Název orgánu veřejné správy (OVS)

Transkript

1 Název orgánu veřejné správy (OVS) Směrnice Řízení rizik Číslo jednací: Zpracoval: Kontroloval: Schválil: Tituly, jméno a příjmení Tituly, jméno a příjmení Tituly, jméno a příjmení Datum vydání: Datum účinnosti: Tato směrnice ruší/mění/doplňuje směrnici č.j.: Počet stran: Přílohy: č. 1: Katalog rizik Závaznost: Pro vedoucí a všechny zaměstnance zapojené do identifikace a řízení rizik I. ÚVODNÍ USTANOVENÍ Tato směrnice nastavuje základní vztahy, kompetence a odpovědnosti v oblasti řízení rizik OVS. II. RÁMEC ŘÍZENÍ RIZIK Povinnost OVS řídit rizika vychází z 25 odst. 4 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Dle tohoto ustanovení jsou všichni vedoucí zaměstnanci: v rámci vymezených povinností, pravomocí a odpovědností povinni zajistit fungování vnitřního kontrolního systému, povinni podávat vedoucímu OVS včasné a spolehlivé informace o výsledcích dosahovaných při plnění stanovených úkolů, o vzniku významných rizik, o závažných nedostatcích v činnosti OVS a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě. Postupy k řízení rizik vycházejí z vyhlášky č. 416/2004 Sb., k provedení zákona o finanční kontrole, a Metodického pokynu č. 2. Centrální harmonizační jednotky Ministerstva financí ČR Metodika řízení rizik ve veřejné správě. III. SOUVISEJÍCÍ INTERNÍ PŘEDPISY Organizační řád OVS Pracovní řád OVS Směrnice OVS k finanční kontrole Oběh účetních dokladů OVS Vnitřní předpisy OVS k zajištění jednotlivých agend a provozních činností OVS IV. ZÁKLADNÍ POJMY Riziko je nebezpečí, že při zajišťování činnosti OVS nastane určitá událost, jednání nebo stav s následnými nežádoucími dopady na plnění schválených záměrů a cílů OVS. Nežádoucí dopad na činnost OVS je výsledek působení rizika, který spočívá v narušení bezpečnosti informací, nehospodárném, neúčelném nebo neefektivním využívání veřejných prostředků. Může vést k neplnění stanovených úkolů a závazkových vztahů, příp. poškození dobrého jména OVS. Řízení rizik je soustavná systematická a metodická činnost, která je organizovaná vedoucími zaměstnanci OVS v rámci vnitřního kontrolního systému tak, aby tento systém: 1. Byl způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika vznikající v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů OVS, 2. Součástí procesu řízení rizik je: analýza rizik, stanovení priorit rizik podle stupně jejich významnosti, přijetí konkrétních opatření k vyloučení nebo minimalizaci rizik, anebo snížení jejich nežádoucího dopadu, kontrola realizace a účinnosti těchto opatření. Seznam rizik (katalog) je vytvořený seznam, který poskytuje informace o všech identifikovaných potenciálních rizicích a jejich významnosti vlivu.

2 V. ODPOVĚDNOSTI A ČINNOSTI PŘI VÝKONU ŘÍZENÍ RIZIK Řízení rizik je nepřetržitý proces, který zahrnuje řízení všech rizik, která mohou ohrozit činnost organizace. Proces řízení rizik OVS se rozděluje do fází: definování cílů, procesů, činností, postupů a konkrétních úkolů, které příslušný útvar zabezpečuje, identifikace rizik (co by mohlo ohrozit naši práci, jak často a proč se to stává), hodnocení rizik (hodnocení pravděpodobnosti výskytu a nežádoucího dopadu rizika), řešení rizik (opatření k předcházení, vyloučení nebo minimalizaci rizik), následné prověření (kontrola účinnosti opatření ke zvládání rizik). Řízení rizik probíhá decentralizovaným způsobem a je integrální součástí každého rozhodnutí, které je v rámci OVS vedoucími zaměstnanci přijímáno. Povinnost řídit rizika je uložena všem příslušným vedoucím zaměstnancům, kteří jsou v rámci svých útvarů za řízení rizik odpovědni. Řízení rizik OVS probíhá dle vyhlášky č. 416/2004 Sb. Prakticky se vychází z 9, který stanoví, že při plánování, přípravě a uskutečňování operací se kontrolními postupy veřejnosprávní a řídící kontroly zajistí soustavné, koordinované a včasné zjišťování provozních, finančních, právních a jiných rizik: to znamená, že může nastat určitá událost, jednání nebo stav, který ohrozí nebo znemožní plnění stanovených úkolů s následnými nežádoucími dopady, například: ohrožení nebo újma na majetku a právech OVS, narušení bezpečnosti informací, nehospodárné využívání zdrojů, výkon neefektivních nebo neúčelných činností, nesplnění nebo v prodlení plnění stanovených úkolů, nedodržení požadované kvality úkolů, poškození pověsti OVS Pokud jsou rizika zjištěna, přijmou příslušní vedoucí v rámci kontrolních mechanismů předběžné a průběžné kontroly opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, která se při uskutečňování připravované operace mohou vyskytnout a to: 1) Nastaví a popíší procesy, které se nachází v příslušnosti příslušného útvaru podle jednotlivých fází procesu. 2) V rámci fází procesu identifikují a ohodnotí konkrétní rizika a přiřadí k nim vhodné kontrolní mechanismy (technické, softwarové i lidské). 3) Zaškolí v identifikaci rizik a jejich řízení odpovědné zaměstnance a pověří je provedením kontrol: a) Věcné správnosti. To znamená: soulad operace s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi hospodárností, účelností a efektivností dle kritérií 3E přijatých ve směrnici OVS č: /rok, dále jako správnost dodávky, služby nebo výkonu v porovnání s obsahem objednávky nebo smlouvy, správnost údajů o dodaném množství v účtované jakosti, správnost operace v souladu s obsahem příslušných podkladů a oprávněnost v souladu s právními předpisy, uzavřenými smlouvami, dohodami, rozhodnutími a vnitřními předpisy. b) Formální správnosti. To znamená: kontrola náležitostí předepsaných doklady v rámci jednotlivých agend OVS. c) Správnosti číselných a početních údajů. To znamená: správnost číselných hodnot v jednotlivých dokladech, správnost peněžní částky nebo ceny, početní správnost číselných údajů. Dále za řízení rizik při schvalování operací odpovídají vedoucí zaměstnanci jmenovaní vedoucím OVS: 1) Z pozice věcné jako příkazce operace. Odpovídají za: nezbytnost připravované operace k zajištění stanovených úkolů a schválených záměrů OVS, správnost operace, doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady.

3 2) Z pozice rozpočtové jako správce rozpočtu. Odpovídají za to, že: operaci schválil příkazce operace, který má dostatečné oprávnění k tomuto úkonu, operace je v souladu se schválenými veřejnými výdaji, programy, projekty, uzavřenými smlouvami, operace odpovídá pravidlům stanoveným v zákoně č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, nebo zákoně č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, operace je prověřena v souvislosti s rozpočtovými riziky. 3) Z pozice účetní jako hlavní účetní. Odpovídají za: soulad podpisu příkazce, soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti vzniklého nároku/závazku, soulad s individuálním/limitovaným příslibem, skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a jeho prováděcích předpisů Pro průběžné fungování systému řízení rizik příslušní vedoucí zaměstnanci nastaví, prověřují a aktualizují fungující vnitřní kontrolní systém, který: Zajistí průběžné nebo periodické prověření dodržování stanovených provozních postupů v procesu přímého uskutečňování operací a jejich zpracování v účetnictví za účelem minimalizace provozních, finančních, právních a jiných rizik. Zajistí oddělený výkon činností. To znamená, že žádný zaměstnanec nesmí v celém procesu samostatně operaci připravit, schválit, zaúčtovat a proplatit. Ochranu a bezpečnost osob a veřejných prostředků při hospodaření a nakládání s těmito prostředky včetně jejich ochrany před poškozením, zničením, ztrátou, odcizením nebo zneužitím. Včasnost a přesnost provádění záznamů o všech uskutečňovaných operacích a kontrolách. Fungování zavedeného systému pro včasné předávání informací příslušným vedoucím zaměstnancům. Plnění opatření přijatých k nápravě zjištěných nedostatků, zejména těch, jejichž cílem je včas odhalovat a znemožňovat uskutečňování nehospodárných, neefektivních a neúčelných operací nebo operací, které jsou v rozporu s právními předpisy. Vedoucí zaměstnanec v rámci svých kompetencí odpovídá za: včasné rozpoznávání a vyhledávání rizik v jimi řízeném útvaru, hodnocení stupně významnosti a určování priorit rizik, včasné oznámení skutečností o existenci významných rizik a předkládání návrhů svému nadřízenému pro účely rozhodování a přijímání opatření k vyloučení nebo minimalizaci rizik, průběžné sledování identifikovaných rizik a včasnou reakci na nastalou bezprostřední hrozbu nežádoucího dopadu rizika jeho odstraněním nebo minimalizací, sestavení katalogu aktuálních rizik dle priorit a vedení dokumentace o řízení rizik, pravidelné projednávání problematiky řízení rizik a předávání aktualizovaných katalogů rizik nadřízenému, pokud jsou v útvaru zjištěna rizika, která vedoucí zaměstnanec nemá v kompetenci řešit, postoupí takováto rizika k řešení na úroveň, která má oprávnění v rámci OVS příslušná rizika řešit. VI. IDENTIFIKACE A HODNOCENÍ RIZIK Identifikace probíhá na úrovni oddělení. V každém útvaru vedoucí zaměstnanec zajistí, aby došlo k identifikaci nových nebo přehodnocení stávajících rizik. Při identifikaci a hodnocení rizik se postupuje dle Metodického pokynu č. 2 CHJ MF ČR Metodika řízení rizik ve veřejné správě Hodnocení rizik. Předmětem hodnocení je u každého rizika velikost jeho dopadu (D) a pravděpodobnost výskytu (P). Velikost dopadu rizika je hodnota na stupnici vyjadřující míru závažnosti situace, kterou identifikované riziko může ve vnitřním chodu organizace způsobit. Pravděpodobnost vzniku (výskytu) rizika se určí na základě vyhodnocení aktuálních nebo historických údajů, kdy subjektivně stanovíme pravděpodobnost nebo četnost, se kterou se identifikované riziko již vyskytlo nebo může vyskytnout. Tabulky pro hodnocení dopadu, pravděpodobnosti a významnosti rizik

4 Hodnota Dopad Popis 1 Téměř neznatelný velmi malý Neovlivňují znatelně ani vnitřní chod útvaru, neřeší se na úrovni managementu. 2 Drobný malý Ovlivňuje pouze vnitřní chod jednotlivých útvarů organizace, řeší většinou vedoucí zaměstnanec útvaru, popřípadě nižší úrovně útvaru vedoucí oddělení, vlivy se většinou řeší v rámci běžného chodu. 3 Významný střední Negativní vliv na dosažení stanovených cílů, úkolů organizace či útvaru, není zanedbatelný, vyžaduje se řešení od střední úrovně vedení ředitelů odborů. 4 Velmi významný vysoký 5 Kritický velmi vysoký Významná ztráta, značná škoda, závažná škoda nebo nesrovnalost vedoucí k právním nebo trestně právním šetřením, snížení kompetencí, dále problém ohrožení dosažení stanovených cílů organizace, útvaru nebo problém s implementací programových podpor a vztahy s ostatními institucemi, vyžaduje se řešení od vrcholového vedení organizace. Významná ztráta pověsti, krize ve vedení, ztráta klíčové kompetence, ztráta věrohodnosti, vyžaduje se řešení od vrcholového vedení organizace. Hodnota Pravděpodobnost Popis výskytu 1 Téměř nemožné velmi Vyskytne se pouze ve výjimečných případech. malá 2 Výjimečně možná malá Někdy se může vyskytnout, ale není to pravděpodobné. 3 Běžně možná střední Někdy se může vyskytnout. 4 Pravděpodobná vysoká Pravděpodobně se vyskytne. 5 Hraničící s jistotou velmi vysoká Vyskytne se skoro jistě. Stupeň významnosti rizika (V) je dán součinem bodového ohodnocení dopadu rizika (D) a pravděpodobnosti výskytu rizika (P), tedy V = D x P. Významnost vlivu rizika stanovuje OVS s ohledem na: 1. ohrožení nebo újmu na majetku a právech OVS, 2. narušení bezpečnosti informací, 3. nehospodárné využívání zdrojů, 4. výkon neefektivních nebo neúčelných činností, 5. nesplnění nebo v prodlení plnění stanovených úkolů, nedodržení OVS požadované kvality úkolů, 6. poškození pověsti OVS Hodnota Stupeň Popis významnosti rizika 1 7 Malý význam Málo významné riziko, bez dopadu na činnost organizace 8 12 Střední význam Významné riziko s malým dopadem na činnost organizace Významné až velmi významné Kritické riziko s možným významným dopadem na činnost organizace Identifikovaná a ohodnocená rizika jsou v rámci tvarů sumarizována v tzv. katalogu rizik viz příloha č. 1. Aktuálnost katalogu rizik, a přehodnocení rizik zajišťují při zjištění nových rizik resp. min. 1x ročně příslušní vedoucí zaměstnanci. Katalog rizik schvaluje vedoucí OVS a v příspěvkové organizaci slouží i pro účely interního auditu. VII. Závěrečná ustanovení Každoročně, v termínu do , provedou příslušní vedoucí vyhodnocení uplynulého roku a vypracují dokument Zprávu o stavu řízení rizik a tuto předloží k projednání vedoucímu OVS.

5 Zpráva slovní formou a stručně shrne situaci za minulé období a bude obsahovat minimálně popis a vyjádření k: rozhodujícím procesům, ke kterým byla v příslušném útvaru identifikována rizika, počet identifikovaných rizik celkem v členění podle významnosti (katalog rizik dle útvarů), konkrétní přijatá opatření k eliminaci rizik a vyhodnocení jejich účinku, přetrvávající rizika s možným významným dopadem na činnost OVS.