Jednotný etický kodex

Transkript

1 Jednotný etický kodex Advanced Filtration Systems Inc. září 2016

2 Obsah Poselství generálního ředitele Sdílené hodnoty společnosti AFSI Etický kodex společnosti AFSI Komise pro dodržování shody společnosti AFSI... 5 Bezpečnost Integrita Identifikování střetu zájmů.. 6 Co dělat, je-li vám nabízeno poskytnutí pohoštění, zábavy nebo dárků....6 Co dělat, nabízíte-li poskytnutí pohoštění, zábavy a dárků dodavatelům či zákazníkům Odmítnutí čehokoliv hodnotného Pamatujte, že odpovědnost nese každý Akceptování těch nejvyšších standardů uplatňovaných vedením společnosti Etický kodex a právo Vedení správných knih a záznamů Ochrana majetku a jeho užívání v souladu se zamýšleným účelem Osobní záležitosti nelze vyřizovat na pracovišti...9 Uchovávání podnikových informací ve společnosti....9 Zacházení s důvěrnými informacemi Komunikace se státními subjekty Definice "čehokoliv hodnotného" 10 Zákon o zahraničních korupčních praktikách Státní úředníci - kdo to je? Protikorupční předpisy a zákon o zahraničních korupčních praktikách Úplatky nejsou vždy přísně zakázány Zabránění nepatřičným platbám pomocí prostředníků a třetích stran

3 Pokyny týkající se odměn za urychlené vyřízení Obchodní pravidla a předpisy Závazek Prohlášení o poslání společnosti AFSI...12 Respekt...13 Komunikujeme otevřeně a upřímně Politická činnost Dodržování kodexu Vyměňujeme si nápady a oznamujeme problémy Jak komunikujeme s našimi dodavateli a zákazníky.. 14 Čestná konkurence Zakázané činnosti Aplikování našeho Etického kodexu Odpovědnost Dozvíte-li se o porušení kodexu, upozorněte na něj Způsoby hlášení Výjimka, která může existovat ve vašem státě...16 Důvěrná a anonymní hlášení Provádění našeho vyšetřování Ti, kteří vyjádří své obavy a upozorní na potenciální pr oblémy, budou chráněni.16 Zaměstnanec je chráněn před nepravdivým obviněním Vyšetřování potenciálních porušení kodexu a postup pro hlášení událostí Rozhodnutí Ti, kteří poruší kodex, budou potrestáni...17 Podávání hlášení o rozhodnutí a vyšetřování týkajících se porušení kodexu 17 Podpis a souhlas Další směrnice a zásady

4 Poselství generálního ředitele Přísný kodex organizační i osobní etiky je klíčem k úspěchu společnosti AFSI. Tento kodex je nutné vždy dodržovat, abychom vybudovali odpovídající pracovní prostředí. Za účelem prosazování organizační i osobní etiky jsme vypracovali Etický kodex, jehož cílem je definovat cestu ke splnění očekávání společnosti. Růst společnosti na globální úrovni vedl ke vzniku potřeby definovat jednu firemní kulturu, ve které jsou aplikovány ty nejvyšší možné standardy. Dobrá pověst společnosti AFSI na trhu je založena na kvalitě a je klíčem k udržení a zlepšování dobrého jména společnosti; znamená to, že všichni zaměstnanci jsou povinni jednat v souladu se zásadami poctivosti, integrity a odpovědnosti. Kromě toho jsme si byli vědomi významu zavedení zcela anonymního způsobu podávání hlášení o jakýchkoliv domnělých či skutečných případech porušení tohoto chování. Naši zaměstnanci musí mít pocit, že mohou vyjádřit jakékoliv obavy bez strachu z možného postihu. V případě, že se dozvíte o konání ve společnosti, které porušuje nebo o kterém se domníváte, že porušuje náš Etický kodex, je vaší povinností nahlásit příslušné informace prostřednictvím horké linky. Vaším závazkem vůči sobě samému i svým spolupracovníkům je činit ze společnosti AFSI to nejlepší možné místo pro práci. Toho lze dosáhnout pouze tehdy, bude-li každý z nás její součástí. Každý rok bude probíhat školení zaměřené na náš Etický kodex, jehož účelem je seznámit zaměstnance s aktuálními informacemi o vývoji a zdůraznit význam kodexu pro trvalý úspěch naší společnosti. Společnost AFSI dosáhla svého úspěchu díky vysoké kvalitě zaměstnanců, které měla v průběhu předchozích let. Tento stav nemůžeme pokládat za samozřejmost a jako společnost musíme učinit vše, co je v našich silách, abychom jej zachovali. Se srdečným pozdravem Tiffany Armas generální ředitel 3

5 Sdílené hodnoty společnosti AFSI Kultura společnosti AFSI je založena na základních hodnotách sdílených jejím vedením a zaměstnanci. Dlouhodobý úspěch naší společnosti závisí na kvalitních zaměstnancích, kteří usilují o splnění cílů společnosti. Jedním z našich hlavních cílů je rozvíjet a udržovat pracovní prostředí, ve kterém mohou zaměstnanci využívat svůj plný potenciál, při současném zajištění toho, aby společnost AFSI dodávala výrobky a služby té nejvyšší kvality. Přísný kodex organizační i osobní etiky je klíčem k úspěchu společnosti AFSI. Tento kodex je nutné vždy dodržovat, abychom vybudovali odpovídající pracovní prostředí. Bezpečnost "Rozpoznáváme a kontrolujeme rizika, abychom chránili sebe a ostatní před jakoukoliv škodou či úrazem." Integrita "Vždy děláme to, co je správné, i když se na nás nikdo nedívá." Závazek "Při všem, co děláme, ze sebe vydáváme to nejlepší, a to nikoliv na úkor druhých." Respekt "Budeme si vážit pocitů, potřeb, myšlenek, nápadů, přání a priorit ostatních." 4

6 Etický kodex společnosti AFSI Závazkem společnosti Advanced Filtration Systems Inc. (AFSI) je jednotně aplikovat vysoké standardy etického a obchodního chování v každé zemi, ve které vykonáváme svou činnost. Věříme, že klíčem k našemu úspěchu je náš dlouhodobý závazek k integritě při našem jednání s našimi zákazníky, zaměstnanci, dodavateli, státními úřady a veřejností. V současné stále globálnější ekonomice se řídíme zákony Spojených států amerických i zákony států, ve kterých sídlíme nebo vykonáváme svou činnost. Naše rozhodnutí budeme vždy činit s ohledem na nejlepší zájmy společnosti a bez ohledu na náš osobní zisk, který by nás k tomu mohl motivovat. Řídíme se našimi sdílenými hodnotami; jsme jedna společnost se sdíleným závazkem k nejvyšším standardům chování. Neusilujeme jen o dodržování zákonů, ale vytváříme pracovní prostředí, na které jsou zaměstnanci pyšní, společnost, kterou ostatní obdivují, a svět, který je díky našemu konání lepší. Etický kodex se vztahuje na každodenní činnosti všech zaměstnanců společnosti AFSI a každý z nás nese osobní odpovědnost za to, aby si přečetl tento kodex, porozuměl jeho smyslu a následně jej aplikoval v praxi. Společně budujeme základy kultury založené na hodnotách, které nás posunou vpřed a pomohou nám dosáhnout ještě většího úspěchu. Společně chráníme dobrou pověst významné společnosti a snažíme se, aby byla zachována i do budoucna. Komise pro dodržování shody společnosti AFSI - září 2016 Debbie Sanford (217) Finanční ředitel, tajemník a pokladník dsanford@afsifilters.com Annette Darling (217) Generalista v oblasti lidských zdrojů annetted@afsifilters.com Katie Spila (217) Hlavní účetní/podnikový analytik katies@afsifilters.com Kevin Quinlan (217) Manažer lidských zdrojů kevinq@afsifilters.com 5

7 Vysvětlení našich hodnot Bezpečnost "Rozpoznáváme a kontrolujeme rizika, abychom chránili sebe a ostatní před jakoukoliv škodou či úrazem." Naším posláním je trvale podporovat a zlepšovat bezpečnost a ochranu zdraví všech zaměstnanců prostřednictvím zavedení přísného systému řízení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Chceme, aby nás naši zaměstnanci, zákazníci a obecná veřejnost uznávali a respektovali pro naše výsledky v oblasti bezpečnosti. Abychom v této snaze byli úspěšní, musíme zachovávat vysokou úroveň bezpečnostní výkonnosti během celé řady hospodářských cyklů a skutečně eliminovat veškeré zaznamenatelné úrazy a nehody, které jsou časově ztrátové. Věříme, že bezpečné a zdravé pracovní prostředí nám poskytuje konkurenční v ýhodu a že zachovávání vysokých standardů v těchto oblastech pomůže zajistit náš dlouhodobý úspěch. To, abychom naši práci vykonávali bezpečně, je vždy důležitější než to, zda práci dokončíme! Integrita "Vždy děláme to, co je správné, i když se na nás nikdo nedívá." Identifikování střetu zájmů Střet zájmů vzniká v případě, kdy vaše osobní konání a/nebo vztahy narušují nebo se zdají, že narušují vaši schopnost jednat v nejlepším zájmu společnosti. Komunikujete-li nebo jednáte s dodavatelem jménem společnosti, vaše osobní zájmy a vztahy nesmí narušovat nebo se nesmí zdát, že narušují vaši schopnost činit rozhodnutí v nejlepším zájmu společnosti. Co dělat, je-li vám nabízeno poskytnutí pohoštění, zábavy nebo dárků Buďte obezřetní, když od dodavatelů nebo zákazníků přijímáte nabídku pohoštění, zábavy a dárků nebo jakoukoliv jinou výhodu, neboť to může mít vliv nebo se může zdát, že by to mohlo mít vliv na vaši schopnost činit objektivní rozhodnutí v nejlepším zájmu společnosti Advanced Filtration Systems Inc. Při přijímání nebo poskytování čehokoliv hodnotného se ujistěte o tom, zda jste informováni o lokálně platných zákonech a předpisech. 6

8 Co dělat, nabízíte-li poskytnutí pohoštění, zábavy a dárků dodavatelům či zákazníkům Poskytování pohoštění, zábavy a dárků třetím stranám musí být vždy podloženo obchodními záměry společnosti. Vždy buďte vnímaví k vlastním zásadám našich zákazníků a dodavatelů týkajících se poskytování dárků. Odmítnutí čehokoliv hodnotného Je-li vám nabízeno poskytnutí dárku, pohoštění nebo zábavy v hodnotě vyšší než CZK, zdvořile odmítněte. Nabízení či přijetí peněz v jakékoliv částce a jakýmkoliv způsobem je zakázáno. Informujte o předpisech společnosti zakazujících vám nabízenou věc přijmout. Pamatujte, že odpovědnost nese každý Od každého z nás se očekává, že bude dodržovat tento kodex a zákony. Kromě toho se předpokládá, že budete předcházet i jen zdánlivě nepatřičnému chování a vždy použijete svůj odborný úsudek. V případě vaší nejistoty ohledně chování v dané situaci, tento kodex vám poskytne radu, jak dále postupovat. V případě vaší nejistoty si položte tyto otázky: Je konání nebo navrhované konání... legální? etické? v souladu s kodexem? něčím, co byste s hrdostí sledovali ve večerních zprávách? V případě, že zní alespoň jedna odpověď na tyto otázky "ne", zdržte se konání. V případě vaší nejistoty ohledně toho, jak jednat v dané situaci, je vaší povinností požádat o pomoc. Chcete-li požádat o pomoc, pohovořte si s vaším nadřízeným nebo manažerem nebo kontaktujte Komisi pro dodržování shody společnosti AFSI. Chcete-li pomoc vyhledat anonymně, podejte váš dotaz prostřednictvím etické linky nebo internetové stránky pro oznamování etických problémů. Etická linka: zdarma USA nebo Česká republika (účtována podle mezinárodních tarifů) Internetová stránka: Telefonáty nebo hlášení lze podávat 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Etická linka i internetová stránka jsou k dispozici v anglickém a českém jazyce. 7

9 Akceptování těch nejvyšších standardů uplatňovaných vedením společnosti Manažer by měl vést ostatní svým příkladem. Z toho důvodu jsou manažeři odpovědni a povinni: prosazovat prostředí, které podporuje otevřenou a upřímnou komunikaci a zajišťovat, aby všichni zaměstnanci cítili, že mohou upozorňovat na vzniklé problémy; nikdy se nerozhodovat pro dosažení podnikových výsledků na účet integrity, etiky a pravdivosti; identifikovat a ukončit porušování zákona nebo Etického kodexu ze strany zaměstnanců, kteří jsou jeho podřízenými; nikdy nepodnikat odvetná opatření v případě, že spolupracovník upozorní na problém; zajistit, aby ostatní zaměstnanci, kteří jsou vám podřízeni, chápali své odpovědnosti vznikající na základě kodexu, zákonů a dalších firemních zásad; vzdělávat ostatní prostřednictvím diskutování o kodexu a opětovně zdůrazňovat význam upřímnosti, integrity a dodržování zásad; při hodnocení zaměstnanců přihlédnout k dodržování Etického kodexu z jejich strany; být vůči všem spolupracovníkům upřímný. Manažer by měl kodexu rozumět a být schopen zodpovědět dotazy, které se ho týkají. Obdržíte-li dotaz týkající se Etického kodexu, dejte si čas na zvážení odpovědi nebo vyhledání pomoci. V případě, že problém nebo otázka vyžadují další vyšetřování podle zásad Etického kodexu, zajistěte, aby byl proces dotažen až do konce k vynesení rozhodnutí. Etický kodex a právo Od zaměstnanců se očekává, že budou dodržovat Etický kodex. Rovněž se od nich očekává, že budou dodržovat veškeré platné zákony, předpisy a nařízení. Zaměstnanci podléhají zákonům jiných států a dalších jurisdikcí kdekoliv na světě, ve kterých mohou vykonávat svou činnost. V případě, že je kodex ve střetu s platnými zákony, tyto zákony je nutné vždy dodržovat. Společnost Advanced Filtration Systems Inc. je založena ve Spojených státech amerických; naši zaměstnanci po celém světě proto často podléhají zákonům Spojených států amerických. Na činnosti společnosti a její zaměstnance se mohou mimo jejich hranice rovněž vztahovat i zákony jiných států. Máte-li dotazy týkající se toho, které zákony se na vás vztahují, nebo pokud se domníváte, že může existovat střet mezi různými platnými zákony, kontaktujte Briana Weissera. Vedení správných knih a záznamů Veškeré firemní a finanční záznamy společnosti musí být správné a úplné. Knihy a záznamy obsahují finanční operace, další záznamy, výrobní zprávy, záznamy o docházce, zprávy o výdajích a předkládané dokumenty jako např. formuláře pro uplatnění nároku na benefit a souhrny. Vaší odpovědností je operace správně zaznamenávat. Odpovědnost nese každý z nás, a nikoliv jen účetní personál. Správné vedení záznamů a výkazů se odráží na dobré pověsti a důvěryhodnosti společnosti a zajišťuje, aby společnost 8

10 plnila své zákonné a regulatorní povinnosti. Níže jsou uvedeny pokyny, které je nutné dodržovat při vedení záznamů společnosti: Nikdy nevystavujte ani nevypracovávejte falešný dokument Nikdy vědomě neobcházejte vnitřní kontrolu Nepředávejte ke schválení operaci, aniž byste vynaložili řádnou péči k pochopení jejích dopadů na podnik Zajistěte, aby všechny výkazy zasílané regulatorním orgánům byly úplné, správné, bez vad a podané včas Operace zaznamenávejte vždy v běžném období a na odpovídající účet. Nezpožďujte ani neurychlujte provedení záznamu o příjmech nebo výdajích za účelem splnění rozpočtových cílů. Veškeré odhady a přírůstky musí být doloženy vhodnou dokumentací a musí být založeny na vašem nejlepším úsudku s vynaložením těch nejlepších informací, které jsou k dispozici Nepřetvářejte skutečnou povahu jakékoliv operace Nikdy neumožňujte jiné osobě, aby se snažila vyhnout daním nebo místním zákonům. Platby obecně je nutné provádět pouze ve prospěch firmy, která skutečně poskytla zboží nebo služby. Od každého se očekává, že se bude při přípravě jakýchkoliv informací pro společnost snažit být přesný, příležitostně však může dojít ke vzniku neúmyslných chyb. Za porušení kodexu je považováno pouze úmyslné úsilí zkreslit nebo nesprávně zaznamenat operace nebo jiným způsobem falšovat firemní záznamy společnosti. Ochrana majetku a jeho užívání v souladu se zamýšleným účelem Pravidla správného úsudku. Občasné osobní telefonáty nebo y z vašeho pracoviště jsou považovány za akceptovatelné a nutné. Na dměrný počet osobních telefonátů nebo např. využití firemní linky pro telefonáty příbuzným v Jižní Americe představuje zpronevěru firemního majetku. Krádeže jakéhokoliv druhu nebudou tolerovány. Krádeže zahrnují fyzickou krádež jako např. krádež zásob z prostor skladu, nebo krádež prostřednictvím zpronevěry majetku nebo úmyslného nesprávného zaznamenání docházky nebo pohybů na skladě, stejně jako krádež duševního vlastnictví firmy. Tyto úkony mohou vést k propuštění a trestnímu stíhání. Společnost AFSI považuje krádež za důvod k ukončení pracovního poměru. Používejte majetek společnosti k zamýšlenému účelu, nevyužívejte majetek k osobnímu obohacení. Toto konání může být v rozporu s vašimi pracovními povinnostmi. Porušení představuje rovněž používání firemního počítače pro nezákonné nebo neetické činnosti jako např. hazard, pornografie nebo jiné nepřístojné záležitosti. Další informace a pokyny naleznete v interních směrnicích společnosti AFSI. 9

11 Osobní záležitosti nelze vyřizovat na pracovišti Osobní záležitosti musí být vyřizovány mimo pracoviště společnosti Advanced Filtration Systems Inc. Příkladem nepatřičného chování může být manažer, který soustavně vyžaduje, aby administrativní asistent/asistentka v pracovní době plánoval/a sportovní aktivity jeho dětí nebo myl/a jeho auto. V tomto případě manažer zneužil pracovní dobu zaměstnance, která je majetkem společnosti. Uchovávání podnikových informací ve společnosti Všichni zaměstnanci musí chránit vlastnické informace společnosti, které zahrnují vše od smluv společnosti přes výrobní plány po cíle, odměny a měření, neboť tyto informace mohou obsahovat technické specifikace a důvěrné informace zaměstnavatele. Zacházení s důvěrnými informacemi Nezpřístupňujte důvěrné informace komukoliv mimo společnost. Neprozrazujte jakékoliv údaje své rodině a přátelům, s výjimkou mimořádných případů, kdy je to nezbytné pro podnikové účely. I v těchto případech podnikněte preventivní opatření a zvažte potřebu uzavření smlouvy o důvěrnosti zabraňující zneužití informací. Důvěrné informace např. zahrnují veškeré informace, které společnost vlastní a které nejsou veřejně známy, včetně: údajů o zaměstnancích výkresů, návrhů výrobků smluv informací o nových výrobcích firemních zásad cen návrhů finančních údajů výrobkových nákladů informací o nových nebo odcházejících zaměstnancích Respektujeme soukromí všech našich zaměstnanců. S osobními údaji musíme zacházet v souladu se všemi platnými zákony o ochraně soukromí a uchovávat je s maximální péčí. Zaměstnanci, kteří se setkávají s tímto typem informací, musí: omezit přístup k informacím na osoby, které s nimi musí být seznámeny zajistit, aby nedošlo k prozrazení neoprávněným osobám dodržovat zákony dodržovat veškeré zvláštní firemní předpisy a pravidla takové informace používat a zpracovávat pouze pro zákonné podnikové účely 10

12 Komunikace se státními subjekty Naše podnikání je globální a vyžaduje komunikaci se státními úřady na celém světě. Komunikace a obchodní transakce se státními úřady a jejich zaměstnanci se často řídí odlišnými a/nebo dalšími předpisy. Máte -li jakékoliv dotazy, kontaktujte Briana Weissera a ujistěte se, zda jste seznámeni s těmito předpisy, pravidly a zákony, zda jim rozumíte a dodržujete je. Nepsaným pravidlem je, abyste státním úředníkům nenabízeli nic za jejich laskavost. Předtím, než jakémukoliv státnímu úředníkovi poskytnete cokol iv hodnotného, jste povinni si vyžádat písemný souhlas Briana Weissera. Rovněž věnujte pozornost tomu, aby veškeré platby státním úředníkům byly řádně zaznamenány v účetní závěrce společnosti. Definice "čehokoliv hodnotného" Veškeré platby nebo výměny čehokoliv, co by mohlo mít hodnotu pro státní úředníky; může se jednat o peníze v hotovosti, dárky, pohoštění, vstupenky, obchodní příležitosti, výrobky společnosti, nabídky zaměstnání, zábavy, postavení atd. Důležité je vědět, že není stanoven žádný peněžní limit. Jinými slovy, i úplatek ve velmi malé výši by mohl být považován za úplatek. Zákon o zahraničních korupčních praktikách Společnost Advanced Filtration Systems Inc. je založena ve Spojených státech amerických. Proto se zákon o zahraničních korupčních praktikách (FCPA) vztahuje na všechny její zaměstnance ve Spojených státech amerických i v zahraničí. Zákon zakazuje poskytování úplatků státním úředníkům mimo území Spojených států amerických. Bližší údaje naleznete v Přehledu zákona o zahraničních korupčních praktikách. Povinností každého zaměstnance je, aby si přečetl pravidla FCPA a naší přílohy o FCPA a aby jim porozuměl. Státní úředníci - kdo to je? Státní úředníci zahrnují: zaměstnance jakéhokoliv státem ovládaného subjektu zaměstnance organizace státní nebo veřejné správy politiky, funkcionáře politických stran a politické kandidáty Každý zaměstnanec nese odpovědnost za to, aby se informoval, zda osoba, se kterou jedná, je státním úředníkem. V případě jakékoliv dotazu neváhejte kontaktovat Briana Weissera. Protikorupční předpisy a zákon o zahraničních korupčních praktikách Spojené státy americké a řada dalších národů přijaly legislativu činící nezákonným poskytování úplatků státním úředníkům. Porušení těchto zákonů může vést ke vzniku závažných sankcí, které často zahrnují přísné pokuty fyzickým a právnickým osobám. Možné je rovněž i uvěznění. 11

13 Úplatky jsou vždy přísně zakázány Úplatek znamená poskytnutí nebo navrhované poskytnutí čehokoliv hodnotnéh o státním úředníkům za účelem ovlivnění jejich rozhodnutí. Úplatky existují v celé řadě forem, příkladem může být platba za účelem podpory získání nebo udržení obchodního vztahu, ovlivnění výsledku státní kontroly nebo ovlivnění daňových orgánů. Existuje celá řada dalších situací, kdy může být platba považována za úplatek. V této souvislosti kontaktujte Briana Weissera, další údaje týkající se dodržování zákona o zahraničních korupčních praktikách naleznete rovněž v tomto dokumentu. Zabránění nepatřičným platbám pomocí prostředníků a třetích stran Společnost Advanced Filtration Systems Inc. může být činěna odpovědnou za úplatky poskytnuté třetím stranám, dodavatelům, prostředníkům nebo konzultantům vykonávajícím činnosti jménem společnosti. Posouzení, zda potenciální třetí strana může státnímu úředníkovi nabídnout poskytnutí něčeho, co by mohlo být považováno za úplatek, věnujte dodatečnou pozornost a zvláštní péči. Všem zaměstnancům je zakázáno obchodovat s externím prostředníkem a/nebo využívat jeho služeb v případě, že existuje jakýkoliv důvod s e domnívat, že se může pokusit uplácet státního úředníka. Rovněž zajistěte, aby všechny třetí strany souhlasily s tím, že budou dodržovat Etický kodex. Zvažte, zda by stávající smlouvy a dohody měly být doplněny o další text a/nebo pozměněny tak, aby bylo zajištěno, že třetí strana rozumí zásadám společnosti Advanced Filtration System Inc. a bude je dodržovat. Další pokyny týkající se plateb státním úředníkům a využití služeb třetích stran naleznete rovněž v přehledu zákona o zahraničních korupčních praktikách. Pokyny týkající se odměn za urychlené vyřízení Platba státnímu úředníkovi může být zákonem dovolena v případě určitých omezených výjimek známých jako "odměna za urychlené vyřízení". Zákon o zahraničních korupčních praktikách umožňuje "odměny za urychlené vyřízení", které představují drobné částky zaplacené státním úředníkům v jiných zemích než ve Spojených státech amerických za účelem urychlení nebo upřednostnění vyřízení neimaginárních úkonů nebo služeb. Příkladem tohoto druhu činností je získán í povolení nebo veřejné služby nebo urychlení naložení či vyložení nákladu. Takovéto platby mohou být nezbytné, společnost však odměny za urychlené vyřízení nepodporuje. Tyto platby dále nemusí být v souladu s místními zákony. Domníváte-li se, že může e xistovat potřeba zaplatit odměnu za urychlené vyřízení, vyžádejte si nejprve souhlas a konzultaci od Briana Weissera. Obchodní pravidla a předpisy Společnost bude dodržovat veškerá případná obchodní omezení a bariéry stanovené vládou Spojených států amerických. Tato omezení zabraňují společnosti vykonávat podnikatelskou činnost v určitých státech a s určitými osobami a subjekty, jako např. teroristi ckými organizacemi. Sankce za nedodržení mohou být velmi přísné a mohou zahrnovat pokuty a uvěznění. Společnost se dále nesmí zapojovat do určitých obchodů. Společnost musí rovněž dodržovat protibojkotové zákony Spojených států amerických, které zakazují společnostem účast v jakémkoliv mezinárodním bojkotu, který není sankcionován vládou Spojených států 12

14 amerických. Další informace o obchodních omezeních získáte od Briana Weissera. Závazek "Při všem, co děláme, ze sebe vydáváme to nejlepší, a to nikoliv na úkor druhých." Prohlášení o poslání společnosti AFSI "Budeme nízkonákladovým výrobcem těch nejkvalitnějších filtrů. Získáme a udržíme si tuto pozici pomocí trvalého zlepšování našich procesů a výrobků." Zaměstnanci společnosti AFSI trvale usilují o plnění prohlášení o našem poslání. Při týmové práci a rozhodování se neustále zaměřujeme na plnění cílů společnosti, a nikoliv na naše osobní záležitosti. Pro naše zaměstnance jsou výzvy prospěšné a nesnadná období úspěšně zvládají, aniž by se odchýlili od cíle vyrábět filtry s nejvyšší kvalitou na trhu za konkurenční cenu. Respekt "Budeme si vážit pocitů, potřeb, myšlenek, nápadů, přání a priorit ostatních." Komunikujeme otevřeně a upřímně Od svého založení v roce 1986 dokázala společnost Advanced Filtration Systems Inc. vybudovat svou dobrou pověst na základě dodávky vysoce kvalitních výrobků a závazku týkajícího se úspěchu našich zákazníků. Základem naší schopnosti vyrábět kvalitní výrobek je náš závazek k pracovnímu prostředí, které podporuje otevřenou a upřímnou komunikaci. Naše neustálá komunikace usnadňuje zdokonalování našich procesů a postupů. Přínos plynoucí z upřímné a otevřené komunikace se odráží v našich výrobcích. Politická činnost Společnost Advanced Filtration Systems Inc. podporuje osoby, které se rozhodly podílet se na 13

15 politickém životě v případě, že aktivity příslušného zaměstnance jsou v souladu s Etickým kodexem a se všemi souvisejícími zákony. Společnost nebude zaměstnancům za jejich politickou činnost vyplácet náhrady ani jakékoliv jiné částky. Pracovní poměr zaměstnance nebude dotčen jeho osobními politickými názory Jméno společnosti nebude užíváno pro podporu vašich vlastních politických zájmů Platí pouze v USA: Plánujete-li usilovat o získání veřejné funkce, jste povinni si nejprve vyžádat souhlas generálního ředitele. Dodržování kodexu Naše schopnost plnit veškeré potřeby a cíle našich zákazníků závisí na našich zaměstnancích, na jejich dodržování Etického kodexu a odpovědnosti za jejich konání. Od každého zaměstnance se očekává, že bude dodržovat zákony a zásady a postupy společnosti AFSI. Tento kodex je vodítkem k tomu, jaké jednání se od vás očekává jakožto od zaměstnance společnosti AFSI. Vyměňujeme si nápady a oznamujeme problémy Společnost AFSI podporuje prostředí, ve kterém mají všichni zaměstnanci pocit, že mohou bez obav komunikovat se svými nadřízenými, od jednoduchých dotazů po nahlášení většího problému nebo obavy. Uvidíte-li něco, s čím se neztotožňujete, můžete to bez obav někomu říci. Uvědomujeme si, že existují situace, kdy pro vás nemusí být příjemné vést rozhovor s vaším nadřízeným nebo manažerem. Například máte -li podezření, že váš nadřízený nebo manažer nesprávně uvádí záznamy o své docházce. V těchto případech vám důrazně doporučujeme prodiskutovat problém s jiným manažerem, zástupcem oddělení lidských zdrojů, nebo věc nahlásit anonymně na horké lince nebo internetové stránce pro oznamování etických problémů. V každém případě si můžete být jisti tím, že společnost AFSI chrání všechny zaměstnance, kteří otevřeně upozorní na problém. Chráníme rovněž anonymitu toho to zaměstnance, aby byla zachována v důvěrnosti jeho totožnost. Veškerá hlášení učiněná v dobré víře budou brána vážně a společnost AFSI vynaloží řádnou péči pro zajištění, aby bylo učiněno spravedlivé a přiměřené rozhodnutí. My všichni ve společnosti Advanced Filtration Systems Inc. musíme dodržovat zákony, nést odpovědnost za své konání a vždy jednat upřímně a s integritou. Etický kodex slouží jako rámec naší odpovědnosti a poskytne nám vodítko k tomu, jak dávat najevo naši otevřenost a integritu. Jakožto zaměstnanci reprezentujeme společnost Advanced Filtration Systems Inc. a tento kodex definuje naše chování. Popisuje naše odpovědnosti vůči společnosti a zaměstnancům, dodavatelům, zákazníkům, státním úřadům a přidruženým společnostem, se kterými komunikujeme. Každý z nás může a od každého z nás se očekává, že bude dělat věci správně. Věříme, že tím, že budeme dávat vždy najevo svou integritu, můžeme chránit a budovat naši dobrou pověst. Naše odpovědnost vůči těmto zásadám bude charakterizovat naší značku zde ve Spojených státech amerických a po celém světě. 14

16 Jak komunikujeme s našimi dodavateli a zákazníky Ceníme si našeho partnerství s našimi dodavateli a zákazníky. Od každého zaměstnance se očekává, že bude k těmto partnerům přistupovat způsobem, jakým očekáváme, že k nim má přistupovat. Buďte čestní a upřímní vůči našim dodavatelům a zákazníkům a chovejte se k nim s respektem: Vždy prezentujte výrobky společnosti poctivým a čestným způsobem Nikdy vědomě neposílejte nekvalitní výrobek zákazníkovi Mluvte upřímně o tom, co můžeme dodat a kdy Nikdy neuvádějte nikoho v omyl ani nelžete Zajistěte, aby veškeré vaše aktivity realizované s dodavatelem nebo zákazníkem byly v souladu s kodexem Očekáváme, že naši dodavatelé se budou chovat způsobem, který je v souladu s naším kodexem. Zaměstnanci, kteří mají na starost řízení vztahu s dodavatelem/zákazníkem, dále zajistí, aby dodržování našeho Etického kodexu bylo podmínkou uvedenou v každé dodavatelské smlouvě. Čestná konkurence Vůči našim konkurentům se chováme čestně a dodržujeme veškeré platné zákony o hospodářské soutěži. Tyto zákony jsou často složité a hodně se liší. Naší odpovědností je porozumět zákonům států a regionů, ve kterých vykonáváme svou činnost. Chování povolené v jedné zemi může být v jiných státech nezákonné; vzhledem k tomu, že sankce mohou být přísné, je důležité těmto odchylkám porozumět. Podporujeme zaměstnance ve využívání informací o našich konkurentech, avšak pouze legálním a etickým způsobem. Je dovoleno shromažďovat znalosti o konkurenci na základě veřejně dostupných informací nebo etického šetření. Například je možné shromažďovat a užívat informace z těchto zdrojů: výroční zprávy novinky a články v obchodních katalozích a publikacích veřejně dostupné zveřejňované dokumenty veřejné průzkumy Můžete rovněž převzít informace o konkurenci nabízené třetí stranou, pokud není důvod se domnívat, že tato třetí strana je vázána smluvní nebo právní povinností tyto informace nezveřejňovat. Zakázané činnosti S ohledem na naši schopnost shromažďovat informace o konkurenci jsou zakázány tyto činnosti: 15

17 informace o konkurenci, u kterých máte důvod se domnívat, že vám byly prozrazeny na základě porušení smlouvy o důvěrnosti; nezákonně získané informace o konkurenci, které byly získány krádeží, tajným odposloucháváním, hackerskou činností, úplatkem nebo jakýmikoliv jinými nezákonnými či neetickými prostředky; prozrazení nebo použití informací o konkurenci, o kterých se domníváte, že by měly být označeny jako "důvěrné". Aplikování našeho Etického kodexu Účelem Etického kodexu je zajistit jednotnost toho, jak se zaměstnanci chovají ve společnosti a mimo společnost. Obsahuje pokyny a postupy pro řešení potenciálních porušení kodexu. Kodex nepopisuje všechny situace a témata, kterým se věnuje, a navrhované pokyny se mohou lišit s ohledem na dodržování lokálních zákonů. Vznikne-li problém, který v tomto kodexu není popsán, vaší povinností je kontaktovat Briana Weissera, který vám sdělí, jak dále postupovat, a případně udělí svůj písemný souhlas. Odpovědnost Odpovědnost za správu kodexu nese komise, přičemž dohled a celkovou odpovědnost nese Komise představenstva společnosti pro audit; ani tato odpovědnost však není konečná. Každý zaměstnanec společnosti Advanced Filtration Systems Inc. nese osobní odpovědnost za to, aby jednal v souladu se zásadami kodexu. Dozvíte-li se o porušení kodexu, upozorněte na něj Vaší povinností je vykonávat činnosti v souladu s etickými standardy společnosti Advanced Filtration Systems Inc. Pokud při výkonu vašich pracovních činností nebo jiným způsobem postřehnete chování, které vás znepokojuje nebo které jakýmkoliv způsobem porušuje kodex, na tuto záležitost ihned upozorněte. Tím poskytnete společnosti možnost problém odstranit, věnovat se mu nebo jej vyřešit předtím, než bude eskalovat. Vaše okamžitá reakce může pomoci zabránit vzniku škody na dobré pověsti a majetku společnosti. Způsoby nahlášení Existuje celá řada možností, jak upozornit na své dotazy, problémy a obavy. Kontaktujte: své nadřízené nebo vedení společnosti, Komisi pro dodržování předpisů, oddělení lidských zdrojů, horkou linku nebo internetovou stránku pro oznamování etických problémů. Výjimka, která může existovat ve vašem státě Některé státy Evropské unie omezují typy hlášení, které je možné předkládat. Pokud se setkáte s problémy při nahlášení příslušné záležitosti, kontaktujte prosím Briana Weissera. 16

18 Důvěrná a anonymní hlášení Podání hlášení prostřednictvím horké linky nebo internetové stránky pro oznamování etických problémů nabízí možnost zůstat v anonymitě. Pokud se rozhodnete prozradit svou totožnost, příslušná podkomise provede veškerá přiměřená preventivní opatření pro utajení vaší totožnosti, v souladu s prováděním důkladného a nestranného vyšetřování. S cílem pomoci zachovat důvěrnost předcházejte prodiskutování těchto záležitostí nebo okolností jakéhokoliv šetření s ostatními zaměstnanci. Vzhledem k tomu, že při vyšetřování usilujeme o dodržení přísné důvěrnosti, o výsledku našeho šetření vás možná nebudeme moci informovat. Provádění našeho vyšetřování Společnost Advanced Filtration Systems Inc. bude ke všem hlášením o možném nepatřičném chování přistupovat vážně. Rozhodneme, zda došlo k porušení kodexu nebo zákonů, prošetříme důkladně celou záležitost a podnikneme vhodné nápravné činnosti, pro současném utajení totožnosti daných osob. Budete-li zapojeni do vyšetřování týkajícího se porušení kodexu, očekává se od vás, že budete plně spolupracovat a úplně a upřímně zodpovíte veškeré dotazy. Ti, kteří vyjádří své obavy a upozorní na potenciální problémy, budou chráněni Uvědomujeme si cenu svých zaměstnanců a potřebujeme od nich, aby identifikovali potenciální problémy nebo potenciální porušení kodexu. Jakákoliv odvetná opatření proti zaměstnanci, který otevřeně upozorní na problém, představují závažné a úmyslné porušení kodexu. V případě, že zaměstnanec otevřeně upozornil na problém nebo je zapojen do vyšetřování, nesmí proti němu být podniknuta negativně zavřená pracovněprávní opatření, včetně ukončení pracovního poměru, přeřazení na nižší funkci a odpovědnost, pozastavení, ztráty benefitů, vyhrožování, obtěžování nebo diskriminace v důsledku jeho úlohy při vyšetřování. Pokud si jste vědomi toho, že zaměstnanec upozornil na své obavy nebo sdělil určité skutečnosti v rámci vyšetřování, jste povinni k němu přistupovat ve shodě s tímto kodexem, to znamená zdvořile a s respektem. V případě, že se domníváte, že proti vám ně kdo podniknul odvetná opatření, oznamte záležitost oddělení lidských zdrojů, Komisi pro dodržování shody nebo na horké lince pro nebo internetové stránce pro oznamování etických problémů. Zaměstnanec je chráněn před nepravdivým obviněním Společnost Advanced Filtration Systems Inc. bude chránit všechny zaměstnance, kteří pravdivě upozorní na své obavy v souladu s našimi zásadami. Úmyslně nepravdivé obvinění, lhaní vyšetřovatelům nebo porušování či odmítání spolupráce při vyšetřování představuje porušení tohoto kodexu. Při upozornění na vaše obavy si nemusíte být 100 % jisti; stačí, když se domníváte, že informace, které poskytujete, jsou pravdivé. Od zaměstnanců se očekává, že veškeré informace budou podávány co nejpřesněji. 17

19 Vyšetřování potenciálních porušení kodexu a postup pro hlášení událostí Na základě povahy hlášení společnost podnikne vhodné opatření ve shodě v postupem pro hlášení událostí. Postup pro hlášení událostí definuje pravidla pro zacházení s různými typy hlášení a stanovuje odpovědnosti s ohledem na vyšetřování a rozhodování. Komise pro dodržování shody bude ke každému hlášení o potenciálním porušení kodexu přistupovat seriózně a je povinna zachovávat důvěrnost. Komise pro dodržování shody je dále zavázána plně prošetřit veškerá podezření. Na povaze a závažnosti tvrzení bude záviset rozsah vyšetřování týkajícího se porušení kodexu. Rozsah vyšetřování týkající se porušení kodexu může sahat od dotázání na jednoduché otázky po úplné prošetření. Zaměstnanci, kteří jsou účastníky vyšetřování týkajícího se potenciálního porušení kodexu, mají možnost vyslovit před konečným rozhodnutím své názory. Rozhodnutí Postup pro hlášení událostí uvádí osoby, které nesou odpovědnost za veškerá rozhodnutí týkající se porušení kodexu a následného disciplinárního opatření, v závislosti na povaze nahlášeného podezření. Zaměstnanci, u kterých je zjištěno, že porušili kodex, se mohou odvolat proti rozhodnutí a jakýmkoli následným disciplinárním opatřením. Ti, kteří poruší kodex, budou potrestáni Naše dobrá pověst závisí na dodržování kodexu z naší strany; Komise pro dodržování shody proto usiluje o stanovení disciplinárních opatření, která odpovídají danému porušení kodexu. V případě, že je zjištěno, že zaměstnanec porušil kodex, do osobní složky zaměst nance budou vloženy jako trvalý záznam podrobnosti o této události. Kromě toho může Komise pro dodržování shody rozhodnout o potrestání, které může zahrnovat ukončení pracovního poměru. Podávání hlášení o rozhodnutí a vyšetřování týkajících se porušení kodexu Hlášení o veškerém probíhajícím vyšetřování a konečných rozhodnutí týkajících se porušení kodexu, včetně disciplinárních opatření, budou posouzeny členy Komise pro audit při představenstvu společnosti za účelem zajištění, zda vyšetřování a konečná rozhodnutí týkající se porušení kodexu jsou řešeny v souladu s těmito zásadami. Podpis a souhlas Každý zaměstnanec je povinen při uzavření pracovního poměru se společností Advanced Filtration Systems Inc. podepsat formulář souhlasu potvrzující, že si přečetl Etický kodex a že souhlasí s dodržováním jeho ustanovení. Všichni zaměstnanci budou povinni každý rok potvrdit svůj trvající souhlas. To, že si zaměstnanec nepřečetl kodex, že mu nerozumí a že nepodepsal formulář souhlasu, jej nezbavuje povinnosti dodržovat tento kodex. 18

20 Další zásady a pokyny, směrnice Etický kodex nepopisuje veškeré chování a postupy na pracovišti. Společnost zavádí další zásady a pokyny a směrnice, které poskytují další vodítko týkající se záležitostí, které v kodexu nejsou řešeny, nebo chování, které v kodexu není popsáno. 19