VNITŘNÍ PŘEDPIS č. 1/2015

Transkript

1 VNITŘNÍ PŘEDPIS č. 1/2015 O FINANČNÍ KONTROLE A VNITŘNÍM KONTROLNÍM SYSTÉMU Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Tento vnitřní předpis stanovuje a upravuje povinnosti naší organizace při zavedení finanční kontroly a zajištění fungování vnitřního kontrolního systému dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění (dále jen zákon ) a dle prováděcí vyhlášky č. 416/2004 Sb., v platném znění. Dalšími předpisy upravujícími tuto oblast jsou zákon č. 552/91 Sb., o státní kontrole, a zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění. 2. Hlavní cíle finanční kontroly: prověřovat dodržování obecně závazných právních předpisů při hospodaření s veřejnými prostředky, zajištění ochrany veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem či jiným nedostatkům včasné a spolehlivé informování vedoucích orgánů veřejné správy o nakládání s veřejnými prostředky, o prováděných operacích, o jejich průkazném účetním zpracování, hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy. 3. Systém finanční kontroly naší organizace je zabezpečen vnitřním kontrolním systémem dle tohoto předpisu a veřejnosprávní kontrolou pravidelně prováděnou zřizovatelem organizace dle ust. 9 odst. 1 zákona o finanční kontrole a ust. 27 odst. 9 zákona o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů. Organizace zřizovateli k provedení takové kontroly poskytuje nezbytnou součinnost. Na základě závěrů kontrol prováděných zřizovatelem organizace vyhodnocuje účinnost vnitřního kontrolního systému nastaveného tímto předpisem. 4. Podle tohoto předpisu postupují všichni zaměstnanci pověření funkcí příkazce operace, správce rozpočtu nebo hlavní účetní, a také všichni vedoucí zaměstnanci a jimi pověření zaměstnanci. 5. Povinnosti vedoucích vyplývající ze zákona o finanční kontrole: Ředitel: je odpovědný za organizování, řízení a zajištění přiměřenosti a účinnosti finanční kontroly, je příkazcem operace přímo ze zákona, pověřuje ostatní zaměstnance výkonem řídící kontroly. Ostatní vedoucí zaměstnanci v rámci vymezených povinností, pravomocí a odpovědnosti: zajišťují fungování vnitřního kontrolního systému. 1

2 Článek 2 Personální zajištění předběžné řídící kontroly 1. Odpovědné osoby ( 26 zákona): Příkazce operace ředitel, v době jeho nepřítomnosti jej zastupuje jeho zástupce, popř. k tomuto účelu pověřený zaměstnanec (vedoucí zaměstnanci). Správce rozpočtu - v době jeho nepřítomnosti jej zastupuje pověřený zástupce. Pověření k zastupování je platné jenom v případě nejméně jednodenní nepřítomnosti správce rozpočtu a pouze na neodkladné operace. Hlavní účetní ekonom, v době jeho nepřítomnosti jej zastupuje pověřený zástupce. Pověření k zastupování je platné jenom v případě nejméně jednodenní nepřítomnosti hlavní účetní. 2. Neslučitelnost funkcí: Při výkonu vnitřního kontrolního systému je důsledně dodržována neslučitelnost funkce příkazce operace s funkcí správce rozpočtu a s funkcí hlavního účetního. Článek 3 Řídící kontrola Řídící kontrola je prováděna ve třech stupních, a to jako: 1. předběžná řídící kontrola 2. průběžná řídící kontrola 3. následná řídící kontrola Průběh a předmět řídící kontroly: Řídící kontrola se uskutečňuje při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření. Předmětem řídící kontroly jsou veřejné prostředky tj. veřejné finance, věci, majetková práva a jiné majetkové hodnoty patřící organizaci, veřejnými financemi se rozumí veřejné příjmy a veřejné výdaje. 2

3 Veřejnými příjmy jsou příjmy organizace, veřejnými výdaji výdaje vynaložené z rozpočtu organizace a z jiných prostředků ze zahraničí poskytnutých na základě mezinárodních smluv nebo poskytnutých k plnění úkolů veřejné správy. 1. Předběžná řídící kontrola Předběžná řídící kontrola se provádí podle zákona o finanční kontrole a vyhlášky č. 416/2004 Sb., v platném znění, a to u veškerých příjmů a výdajů. Při předběžné řídící kontrole se schvalovacími postupy posuzuje, zda plánované a připravované operace odpovídají stanoveným úkolům organizace a jsou v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty, programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s prostředky organizace. Předběžnou řídící kontrolu při správě veřejných příjmů před vznikem nároku zajišťuje příkazce operace, který svým schvalovacím postupem prověří: soulad připravované operace se stanovenými úkoly a schválenými záměry a cíli příspěvkové organizace, správnost operace zejména ve vztahu k - dodržení právních předpisů a opatření příspěvkové organizace v mezích těchto právních předpisů, - dodržení kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, přijetí vhodných opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, která se při uskutečňování připravované operace mohou vyskytnout, doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady. Předběžná řídící kontrola u příjmů po vzniku nároku - zajistí ve své působnosti příkazce operace a hlavní účetní. Příkazce operace svým schvalovacím postupem prověří správnost určení dlužníka, výše a splatnost vzniklého nároku. Prověření těchto kritérií a jejich správnost příkazce operace potvrdí svým podpisem na záznamu o provedení předběžné kontroly příjmů (viz příloha č. 1) Hlavní účetní svým schvalovacím postupem prověří: soulad podpisu příkazce operace v pokynu k plnění příjmů s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru, správnost určení dlužníka, výše a splatnost vzniklého nároku, jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu, souvisejících účetních rizik, která se při uskutečňování operace mohou vyskytnout včetně přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění. 3

4 Prověření těchto kritérií a jejich správnost hlavní účetní potvrdí svým podpisem na záznamu o provedení předběžné kontroly příjmů (viz příloha č. 1). V případě zjištění jakýchkoliv nesouladů, nesprávností či jiných nedostatků informuje o svém zjištění v souladu s Článkem 4 tohoto předpisu ředitele organizace. Předběžná řídící kontrola u výdajů před vznikem závazku - zajistí ve své působnosti příkazce operace a správce rozpočtu. Příkazce operace svým schvalovacím postupem prověří: nezbytnost připravované operace k zajištění stanovených úkolů a schválených záměrů a cílů, správnost operace zejména ve vztahu k dodržení: - právních předpisů a opatření, - kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon, - postupů a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek, - přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, která se při uskutečňování připravované operace mohou vyskytnout, - doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady. Prověření těchto kritérií a jejich správnost příkazce operace potvrdí svým podpisem na záznamu o provedení předběžné kontroly výdajů (viz příloha č. 2 nebo 3). Návrh na vznik závazku je správci rozpočtu následně předkládán jako tzv. individuální příslib či limitovaný příslib. Individuální příslib používá se v případě operací, u kterých je známa (navrhována) konkrétní výše plnění, předpokládaný termín plnění i konkrétní věřitel. Limitovaný příslib - používá se pro účelné zajištění provozních potřeb, vyplývajících z běžné, pravidelné činnosti organizace, které je nutné zabezpečovat operativně, tj. u operací a s tím souvisejících závazků, jejichž věřitel a výše není předem známa. Správce rozpočtu svým schvalovacím postupem prověří, zda připravovaná operace: byla ověřena příkazcem operace v rozsahu jeho oprávnění, a zda jeho podpis na podkladu k připravované operaci souhlasí s podpisem uvedeným na podpisovém vzoru, je v souladu se schválenými výdaji, projekty, uzavřenými smlouvami, odpovídá pravidlům pro financování činnosti organizace stanoveným zákonem č. 250/200 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění, byla prověřena v souvislosti s rozpočtovými riziky, která se při jejím uskutečňování mohou vyskytnout, zejména v souvislosti s dopadem uskutečnění operace na zdroje financování činnosti organizace použitelné v příslušném rozpočtovém a s potřebou zajištění zdrojů pro financování činnosti 4

5 organizace v navazujícím rozpočtovém období, a zda byla stanovena opatření k vyloučení nebo zmírnění těchto rizik. Prověření těchto kritérií a jejich správnost správce rozpočtu potvrdí svým podpisem na záznamu o provedení předběžné kontroly výdajů (viz příloha č. 2 nebo 3). V případě zjištění jakýchkoliv nesouladů, nesprávností či jiných nedostatků informuje o svém zjištění v souladu s Článkem 4 tohoto předpisu ředitele organizace. Podpis správce rozpočtu je pro účely finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí připravovaných závazků v navržené výši (individuální příslib) či dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí předpokládaných závazků v jím stanoveném limitu veřejných výdajů v určeném období (limitovaný příslib). V případě pravidelných výdajů realizovaných na základě uzavřených smluv (např. smlouvy o dodávkách energií a či služeb el. energie, voda, plyn, telefonní služby, internet atp.) se tyto již nemusí opatřovat záznamem o jejich předběžné kontrole, neboť tato proběhla již při uzavírání těchto smluv. Stejně se postupuje např. v případě účtování odpisů, kdy jsou jednotlivé doklady opatřeny pouze schváleným odpisovým plánem podepsaným oprávněnými osobami. Předběžná řídící kontrola u výdajů po vzniku závazku zajistí příkazce operace a hlavní účetní. Příkazce operace svým schvalovacím postupem prověří: správnost určení věřitele, výše a splatnosti vzniklého závazku organizace, soulad výše závazku s individuálním příslibem nebo limitovaným příslibem. Prověření těchto kritérií a jejich správnost příkazce operace potvrdí svým podpisem na záznamu o provedení předběžné kontroly výdajů (viz příloha č. 2 nebo 3). Hlavní účetní svým schvalovacím postupem prověří: soulad podpisu příkazce operace v pokynu k zajištění platby s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru, soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti závazku organizace s údaji ve vydaném pokynu k zajištění platby, kterou je organizace povinna zaplatit věřiteli, podle označení na pokynu příkazce operace k zajištění platby s individuálním příslibem nebo limitovaným příslibem, soulad pokynu příkazce operace k zajištění platby s limitovaným příslibem pro určené a stanovené období, jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, související účetní rizika, která se mohou vyskytnout zejména v souvislosti se zapojením cizích zdrojů, zálohami, hospodařením s fondy a přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění. 5

6 Prověření těchto kritérií a jejich správnost správce rozpočtu potvrdí svým podpisem. V případě zjištění jakýchkoliv nesouladů, nesprávností či jiných nedostatků informuje o svém zjištění v souladu s Článkem 4 tohoto předpisu ředitele organizace. 2. Průběžná řídící kontrola Průběžná řídící kontrola veřejných příjmů Průběžnou řídící kontrolou se zajistí kontrola úplnosti a přesnosti průběhu operací. Důraz je kladen na kontrolu uskutečnění výběru veřejných příjmů. V případě neuskutečnění výběru příjmu do data splatnosti, nahlásí hlavní účetní tuto skutečnost příkazci operace, který provede potřebné kroky k zajištění výběru. Provedené kroky písemně doloží spolu s podpisem. Součástí průběžné kontroly je pravidelná kontrola plnění rozpočtu organizace a provedení případných opatření, a také sestavování stanovených finančních, statistických a jiných výkazů, hlášení a zpráv. Průběžná řídící kontrola veřejných výdajů Průběžnou řídící kontrolou se zajistí kontrola úplnosti a přesnosti průběhu operací. Důraz je kladen na provedení včasné platby vzniklých závazků. Dále se u výkonu průběžných kontrol jedná např. o kontrolní dny a zjišťovací protokoly u investičních akcí nebo kontrolu plnění v návaznosti na uplatňování sankcí. V rámci průběžné kontroly příkazce operace - prověřuje faktury přijaté, vydané, zálohy přijímané i vydávané a jejich soulad s dříve uzavřenými smlouvami, uplatňování smluvních pokuty, kontroluje ostatní závazky, příjmy a výdaje v hotovosti, soulad vyplácení mezd s platnými právními předpisy atp. V rámci průběžné kontroly správce rozpočtu kontroluje čerpání rozpočtových prostředků z hlediska výše a času. V rámci průběžné kontroly hlavní účetní - dbá na dodržování splátkových kalendářů, provádí kontrolu náležitostí dokladů vč. podpisových oprávnění. Průběžnou kontrolu zajišťují i další vedoucí či k tomuto účelu pověření zaměstnanci. Za průběžnou řídící kontrolu se považuje také sestavování stanovených finančních, statistických a jiných výkazů, hlášení a zpráv. Provedení kontroly dokládá podpis vedoucího zaměstnance nebo jím pověřeného zaměstnance na zadní straně kontrolovaných dokumentů, případně doplněný o otisk razítka (viz příloha č. 4). Doložením provedení průběžné kontroly je i např. záznam ve stavebním deníku či na zjišťovacím protokolu. 3. Následná řídící kontrola 6

7 Následná řídící kontrola veřejných příjmů Probíhá po ukončení, závěrečném zaúčtování operací. Kontrolu provádí věcně příslušní vedoucí zaměstnanci (nebo jiní pověření zaměstnanci) na vzorku operací. Jedná se např. o kontrolu dosažení stanovených výsledků a kontrolu postupu vymáhání neuhrazených pohledávek. Záznamy o provedených kontrolách s podpisem zůstávají uloženy na příslušném útvaru. Následná řídící kontrola veřejných výdajů Následná řídící kontrola probíhá po ukončení, závěrečném zaúčtování operací. Kontrolu provádí věcně příslušní vedoucí pracovníci (nebo jiní pověření zaměstnanci) na vzorku operací. Jedná se např. o kontrolu oprávněnosti, hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti vynaložených finančních prostředků, dosažení stanovených výsledků. Záznamy o provedených kontrolách zůstávají uloženy na příslušném útvaru. Správce rozpočtu zajišťuje následnou řídící kontrolu v souvislosti se sestavováním příslušných výkazů o plnění rozpočtu. Hlavní účetní provádí následnou kontrolu při sestavení roční závěrky, vč. správnosti a včasnosti vyúčtování vztahů se státním rozpočtem a územními rozpočty. Provedení následné řídící kontroly je k tomu příslušným zaměstnancem na dokumentu osvědčeno jeho podpisem a otiskem razítka (viz příloha č. 5). Článek 4 Podávání zpráv 1. Zjistí-li správce rozpočtu nebo hlavní účetní při výkonu kontroly, že operace byla provedena bez předběžné řídící kontroly ze strany příkazce operace, nebo že je s veřejnými prostředky nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, popř. zjistí jiné nedostatky, písemně oznámí své zjištění řediteli organizace. 2. V souladu s ust. 22 odst. 3 zákona o finanční kontrole a ust. 32 odst. 3 písm. a) vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), předkládá organizace zprávu o výsledcích finančních kontrol za předcházející rok, a to prostřednictvím portálu Informačního systému finanční kontroly ve veřejné správě. Článek 5 Závěrečná ustanovení 7

8 1. Tímto vnitřním předpisem se zrušuje a v plném rozsahu nahrazuje Vnitřní organizační předpis, Směrnice k finanční kontrole, účinný od Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dne V Praze dne