Ukládání dokumentů ve spisovně a skartační řízení. Lukáš Čoupek Státní okresní archiv Uherské Hradiště

Transkript

1 Ukládání dokumentů ve spisovně a skartační řízení v prostředí essl Lukáš Čoupek Státní okresní archiv Uherské Hradiště

2 O co jde? část životního cyklu dokumentu mezi vyřízením dokumentu (uzavřením spisu) a jeho předáním do archivu, popř. likvidací

3 Ukládání dokumentů ve spisovně Zákon o archivnictví a spisové službě (499/2004 Sb.), 68: Všechny vyřízené dokumenty (uzavřené spisy) jsou po Všechny vyřízené dokumenty (uzavřené spisy) jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovně. Dokumenty se ukládají podle spisového a skartačního plánu, a to zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle.

4 Co na to vyhláška? Vyhláška o podrobnostech spisové služby (259/2012), 19: 1) uzavřené spisy a vyřízené dokumenty se ukládají podle věcných skupin a spisových znaků, 2) před uložením se zkontrolují povinné údaje (viz dále), 3) vede se evidence dokumentů uložených ve spisovně, obsahující obsah dokumentů, označení verze spisového a skartačního plánu, spisové znaky a skartační režim, 4) vede se evidence o zapůjčování a nahlížení.

5 Jak na dokumenty evidované v elektronickém systému spisové služby? Pokud původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v essl, je evidence uložených dokumentů a spisů i evidence zápůjček a nahlížení jeho součástí.

6 Elektronická spisovna Národní standard pro essl: Elektronickou spisovnou je funkční složka elektronického systému spisové služby určená k ukládání, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení. Vedení evidence v esslzáleží na tom, zda jsou dokumenty v essl evidovány, zejména u dokumentů z doby před legislativní úpravou lze předpokládat i listinnou samostatnou evidenci dokumentů ve spisovně. Vyřízením dokumentu vedení spisové služby nekončí! Elektronická spisovna je povinnou součástí essl!

7 Elektronický systém spisové služby Elektronická evidence dokumentů Elektronická evidence dokumentů uložených ve spisovně elektronické dokumenty listinné dokumenty listinné dokumenty z jiných evidencí

8 Fyzické uložení dokumentů Kancelář Elektronický systém spisové služby listinné dokumenty z jiných evidencí elektronické dokumenty listinné dokumenty evidované v essl Spisovna

9 Odbočka č. 1 Elektronický dokument: 1) je originál vyhotovený v digitální podobě, popř. digitální výstup z konverze listinného dokumentu (PDF/A s elektronickým podpisem), 2) není prostá kopie listinného dokumentu, editovatelný soubor (doc), vlastní nepodepsaný soubor.

10 Odbočka č. 1 Listinný dokument: 1) je originál vyhotovený v listinné podobě, popř. listinný výstup z konverze digitálního dokumentu (ověřovací doložka), 2) není prostý tiskový výstup digitálního dokumentů, kopie listinného dokumentu.

11 Co s kontroluje před uložením do spisovny? Stejně jako v analogové spisové službě se u listinných dokumentů ověřuje, zda: 1) jsou doručené dokumenty označeny podacím razítkem, 2) jsou dokumenty a spisy kompletní, 3) jsou označeny spisovým znakem, 4) jsou v evidenci vyplněny všechny údaje.

12 Ale ještě navíc... U dokumentů evidovaných v elektronickém systému spisové služby se kontroluje: 1) označení listinných dokumentů JID, 2) převedení digitálních dokumentů do výstupního formátu, 3) uložení digitálních dokumentů z přenosných nosičů do essl.

13 Odbočka č. 2 Jednoznačný identifikátor: 1) není totožný s číslem jednacím, 2) musí být na každém listinném dokumentu, 3) na cizím dokumentu přilepen na dokument nebo připojen k dokumentu, 4) na vlastním dokumentu vytištěn v záhlaví.

14 Co za nás udělá počítač? essl by měl automatizovaně: 1) nejpozději při vyřizování kontrolovat přidělení spisového znaku, 2) nejpozději v rámci přípravy k předání do spisovny kontrolovat vyřízení dokumentu (uzavření spisu) a převod digitálních dokumentů do výstupního formátu.

15 Co musíme dělat sami? správně označovat listinné dokumenty (včetně JID), spisy opatřit soupisem dokumentů, vyznačovat vyřízení (uzavření spisu) do essl, vyznačit formu dokumentu, fyzicky uložit listinné dokumenty do ukládacích jednotek (archivních boxů, balíků, šanonů, krabic).

16 Fyzická složka (ukládací jednotka, balík) jednotka pro ukládání fyzických rozpracovaných dokumentů a fyzických dokumentů, v případě dokumentů v analogové podobě je v případě dokumentů v analogové podobě je nezbytné spolu s evidencí udržovat jednoznačnou vazbu na fyzické dokumenty, které musí být v souladu s rozhodnutím o výběru archiválií přeneseny nebo zničeny.

17 Ukládání do elektronické spisovny Dokumenty, spisy essl - identifikátor ukládací jednotky -obsah, - časový rozsah, -spisový znak a skartační režim, - datum skartace, -lokace. Popis

18 Ukládání do elektronické spisovny Ukládací jednotka může obsahovat pouze dokumenty (spisy) se stejným spisovým znakem, a tedy i skartačním režimem

19 Proč to všechno? zajištění kontroly všech náležitostí dokumentů a popisných metadat, zaznamenání fyzického uložení listinných dokumentů, evidence nahlížení a výpůjček dokumentů, kontrola plynutí skartačních lhůt (viz GDPR), umožnění řádné skartace dokumentů.

20 Skartační řízení v essl vztahuje se na dokumenty vyřízené po evidované v essl, provádí se prostřednictvím elektronické spisovny v podobě digitálního výstupu z essl (SIP balíčky), a to pro digitální i listinné dokumenty, do skartačního řízení jsou přijata pouze validní data.

21 Validátory na webu Národního archivu 1) Validátor SIP balíčků: Zde je možno ověřit, zda odpovídají NSESSS. 2) Validátor PDF/A: Zde je možno ověřit výstupní datový formát dokumentů.

22 Skartační návrh žádost o přístupové údaje do Národního archivního portálu (Mgr. Hana Fendrychová Křenková, krenkova@mza.cz), nahrání SIP balíčků, zaslání skartačního návrhu Státnímu okresnímu archivu Uherské Hradiště (prostřednictvím datové schránky Moravského zemského archivu v Brně)

23 Elektronické skartační řízení essl archivní portál návrh požadavek na výběr dokumenty k výběru výsledek dokumenty k uložení archiv

24 Jak na Národní archivní portál? Uživatelská příručka pro původce: dci.pdf Podrobný návod na výměnu SIP balíčků v rámci skartačního řízení.

25 Bez elektronické spisovny nelze provést skartační řízení!!! Neprovádění skartačního řízení nebo ztráta dat z essl je porušením zákona!

26 Děkuji Vám za pozornost!