ustanovení ON souvis. ustan. skupina otázek k implement aci ON

Transkript

1 poř.č. Obec: ustanovení ON souvis. ustan. skupina otázek k implement aci ON Pojmenování a popis agendy / parametr zpracování OsÚ Oldřich Kužílek, Tomáš Pavelka, SMS ČR. Nešířit. POMOCNÉ OTÁZKY / příklady forma odpovědi Počet prázdných buněk ve sloupci Barva výplně buňky 3 Filtr 1a - Záznam zpracování (povinné) + Info 6 1a - Záznam zpracování (povinné) + Info a - Záznam zpracování (povinné) + Info 1a - Záznam zpracování (povinné) + Info Záznam zpracování (povinné) + Info S KÝM DPO PROVEDL KONTROLNÍ ZÁZNAM DATUM KONTROL. ZÁZNAMU Jsem správcem nebo zpracovatelem? Pokud zpracovatelem - pro jakého správce (uvést) Účel zpracování Kategorie subjektu údajů Kategorie zpracovávaných osobních údajů Příjemce nebo kategorie příjemců údajů Datum zpracování kontrol.. záznamu? Zpracování provádím jako správce, zpracovatel (pro koho), obojí? 24, 28 Oficiální název agendy - ZVEŘEJŇUJE SE! Kdo jsou subjekty údajů (SÚ) - ZVEŘEJŇUJE SE! Popis kategorií subjektů údajů. Položka se zveřejňuje. Jaké typy osobních údajů (obecně) agenda obsahuje - ZVEŘEJŇUJE SE! Obecné vyjádření, kdo se může na úřadě s OsÚ seznámit a komu se předávají. 30/ 1/b ) 30/ 1/c ) 30/ 1/c ) 30/ 2/a 30/ 1/d 5/1 ) /d) jméno, příjmení, funkce datum (ctrl + ;) S - správce / Z - zpracovatel + v komentáři údaje správce/ kombinace S+Z volný text Např. "mzdová agenda", "Přidělování bytů ze sociálních důvodů", "Evidence služebních cest", "Sledování pohybu služebních vozidel", "Kamerový systém ostrahy objektu", "Poskytování wifi připojení veřejnosti" apod. text, např. zaměstnanci, uchazeči o zaměstnání, členové zastupitelstva, a dále dle agendy, např. ředitelé příspěvkových organizací, členové volebních komisí, účastníci přestupkového řízení, svědci text např. adresní a identifikační, popisné, o jiné osobě, a dále dle agendy, např. týkající se protiprávního jednání přestupce, vztahující se k výkonu práce včetně mzdových nároků, o zdravotním stavu, členství v odborech, ad. textový popis, odrážky

2 a - Záznam zpracování (povinné) + Info 1a - Záznam zpracování (povinné) + Info 3 - zákonnost zpracování + Info 3 - zákonnost zpracování + Info zákonnost zpracování + Info transparent nost a postupy + Info 4 - transparent nost a postupy + Info Doba uchování osobních údajů či kritéria pro ni Předávají se osobní údaje mimo EU? Pokud ano, podrobnosti o předání právní titul účelu zpracování dle ON konkrétní právní základ pro právní tituly c) nebo e), případně i f) Je poskytnutí osobních údajů zákonným či smluvním požadavkem? Má osoba povinnost OsÚ poskytnout? + důsledky neposkytnutí zdroj osobních údajů, pokud se nezískaly od SÚ a jejich získání není upraveno zákonem Zda jde o automatizované individ. rozhodování (vč. profilování), pokud ano, informace o tom (AIR)? Jak dlouho se OsÚ uchovávají? ZVEŘEJŇUJE SE! Předáváte OsÚ do třetí země - tedy mimo EU? ZVEŘEJŇUJE SE! Podle kterého z šesti ustanovení čl. 6/1 ON se agenda zpracovává? (viz Agenda se často zpracovává zároveň na základě určitého zákona, Vyhlášky, Nařízení - uvedeme je Plyne povinnost OsÚ poskytnout ze zákona, z úkolu veřejné moci, ze smlouvy? Jaké budou následky, když OsÚ neposkytne? Pokud jsme o člověku získali a zpracováváme údaje odjinud, než od něj, a přitom to není upraveno nějakým zákonem, musíme mu to sdělit (někdy stačí na webu). Rozhodují o lidech jen čidla, kamery, vstupní data a počítače (AIR) bez lidského posouzení? 5/1 /f) 15/ 26/1 /a, b,c, d,e 6/1 /c, e,f) 13/ 2/e ) 15/ 1/g 22/ 1 13/ 1/f počet roků, měsíců, dnů, kriterium NE/ANO - uvedení třetí země či mezin. Organizace a vhodných záruk a/b/c/d/e/f příslušné ustanovení zvláštního zákona, v případě f) stručný slovní popis oprávněného zájmu Zákonný požadavek /Smluvní požadavek /Ne X/označení ZDROJE OÚ / NELZE zjistit ANO/ NE Další údaje dokládající soulad

3 Doba uchování a perioda likvidace údajů Záznam o opravě, vymazání OÚ Záznam o opravě, vymazání OÚ Záznam o opravě, vymazání OÚ Záznam o opravě, vymazání OÚ Záznam o opravě, vymazání OÚ Záznam o opravě, vymazání OÚ Záznam o opravě, vymazání OÚ Záznam o opravě, vymazání OÚ Záznam o opravě, vymazání OÚ Záznam o opravě, vymazání OÚ Záznam o incidentu Záznam o incidentu Záznam o incidentu Záznam o incidentu Záznam o incidentu Záznam o incidentu

4

5 X Správce X a NE Zpracovatel ANO b ANO - se souhlasem

6 Kombinace Správce+Zp racovatel NE c ANO - bez souhlasu X d doložitelný e X nedoložitelný f ANO-ANO g ANO-NE X X h řádný NE i nedostateč ný řádný j nedostatečný zákonný požadavek smluvní požadavek NE ANO úplně ANO jen editace ANO kombinace úplně a jen editace NE ANO - přesné ANO - nepřesné NE

7 y: žlutě- nutno vyjasnit, oranžově - je problém, nutno řešit Příklad 1: Příklad 2: Vítání evidence pronájem bytu ze dětí obyvatel sociálních důvodů přihlašování k trvalému pobytu vítání občánků Karolína Kafková, účetní Karolína Kafková, účetní Kafková Karolína, účetní a Vítězslav Richter-starosta Správce Správce správce Správce Správce pronájem bytů sociálně potřebným osobám na zákl. usn. RMČ č. 1691/12 organizace vítání občánků, včetně pamětní knihy vítání vedení evidence Přihlášení občana k trvalému pobytu na základě dokumentu organizace vítání občánků, včetně pamětní knihy vítání žadatel, členové domácnosti žadatele nově narozené děti - občané obce obyvatelé obce s trvalým pobytem Přihlášení k trvalému pobytu do objektu v obci Knovíz nově narozené děti - občané obce elektronicky a listinně: jmenné, adresní, adresní, datum identifikační, narození kontaktní, popisné, pamětní kniha: zvláštní kategorie jmenné, datum OÚ narození dokumentace: určení zaměstnanci, předsedkyně členové SPOZ pamětní kniha: volně na obecních akcích, např. jmenné, identifikační, adresní. starosta, místostarosta, účetní, IT pracovník účetní adresní a identifikační, popisné, o jiné osobě elektronicky a listinně: jmenné, adresní, datum narození pamětní kniha: jmenné, datum narození zastupitelé, kulůturní výbor, rodiče, občané obce v pamětní

8 dokumentace: skartační hůta 5 let na OSV, podle trvání pronájmu na OSM. pamětní kniha: trvale; pracovní seznam: 1 měsíc po akci dle archivačního řádu 30 let dle archivačního řádu pamětní kniha: trvale; pracovní seznam: 1 měsíc po akci NE NE NE NE NE e) (agenda odpovídá "plnění úkolu ve veřejném zájmu") e) c e e 16/3 zák. o Praze - samostatná působnost 36a ZOB zákon o evidenci obyvatel, zákon o obcích zákon o evidenci obyvatel, zákon o obcích 36a ZOB zákonný zákonný zákonný NE NE x x x NE NE NE NE ne

9

10

11 NE NE X NE ANO - oprávněně ANO - nutný ANO - soulad ANO - zabezpečeně

12 ANO - neoprávněně ANO - nadbytečný NE ANO-ANO ANO-NE ANO - nesoulad ANO - nezabezpečeně ANO - dostatečná ANO - nedostatečná NE NE - bez rizika

13 blahopřání k významným jubileům volby evidence psů smlouvy na odběr vody a na stočné vyúčtování stočného Vítězslav Richter, starosta Vítězslav Richter, starosta Karolína Kafková, účetní Vítězslav Richter, starosta Vítězslav Richter, starosta Správce Kombinace Správce+Zpracovat el Správce Správce Správce seznam jubilantů z EO VOLBY seznam psů, poplatky seznam poplatků, vedení plateb v programu MUNIS seznam poplatníků a poplatků občané s určitým datem narození ( nad 70 let) zaměstnanci, zastupitelé, starosta, volební komise účetní, starosta účetní, starosta, zastupitelé účetní, starosta obce jmené, adresní adresní, identifikační, kontaktní, popisné, listinně: adresní a zvláštní kategorie identifikační, OÚ popisné elektronicky a listinně: jmenné, adresní, listinně: adresní a identifikační, popisné elektronicky a listinně: jmenné, adresní, listinně: adresní a identifikační, popisné účetní, vedoucí kulturního výboru, jubilanti zaměstnanci, předseda komise, starosta účetní, starosta účetní, starosta, zastupitelé účetní, starosta obce, zastupitelé

14 dle archivačního řádu dle archivačního řádu dle archivačního řádu dle archivačního řádu dle archivačního řádu NE NE NE NE NE c c c b b x zákon o volbách zákon o obcích Není třeba vyplnit buňku. Není třeba vyplnit buňku. zákonný zákonný zákonný smluvní smluvní x x X x x NE NE NE NE NE

15

16

17

18

19 poplatky za svoz komunálního odpadu hřbitovní poplatky a evidence hrobů pronájmy nebytové hospodářství hrací automaty Pozemky (nákup, prodej, směna) Vítězslav Richter, starosta Vítězslav Richter, starosta, Karolína Kafková, účetní Vítězslav Richter, starosta Vítězslav Richter, starosta Vítězslav Richter, starosta Správce Správce Správce Správce Správce seznam občanů s trvalým pobytem, seznam plateb a poplatníků, seznam chalupářů seznam poplatků, vedení plateb v listinné podobě nájemní smlouvy, evidence smluv smlouva a rozhodnutí povolení VH nájemní smlouva, seznam plateb nájmů účetní, starosta účetní, starosta, zastupitelé účetní, starosta, zastupitelé, nájemníci účetní, starosta, zastupitelé, veřejnost účetní starosta, zastupitelé, nájemce elektronicky a listinně: jmenné, adresní, listinně: adresní a identifikační, popisné listinně: adresní a identifikační, popisné elektronicky a listinně: jmenné, adresní, listinně: adresní a identifikační, popisné elektronicky a listinně: jmenné, adresní, listinně: adresní a identifikační, popisné elektronicky a listinně: jmenné, adresní, listinně: adresní a identifikační, popisné účetní, starosta, zastupitelé účetní, starosta, zastupitelé účetní, starosta, zastupitelé, nájemníci účetní, starosta, zastupitelé účetní starosta, zastupitelé

20 dle archivačního řádu dle archivačního řádu dle archivačního řádu a platnosti smluv dle platnosti smlouvy dle archivačního řádu NE NE NE NE NE b b b b b Není třeba vyplnit buňku. Není třeba vyplnit buňku. Není třeba vyplnit buňku. Není třeba vyplnit buňku. Není třeba vyplnit buňku. smluvní smluvní smluvní smluvní smluvní x x x x x NE NE NE NE NE

21

22

23

24

25 KORESPONDEN CE AGENDA X AGENDA X AGENDA X AGENDA X Karolína Kafková, účetní Správce ERMS podatelna - MUNIS účetní, starosta, zastupitelé elektronicky a listinně: jmenné, adresní, listinně: adresní a identifikační, popisné účetní, starosta, zastupitelé

26 dle archivačního řádu NE b x smluvní NE NE NE NE x NE NE NE NE NE

27

28

29

30

31 AGENDA X AGENDA X AGENDA X AGENDA X AGENDA X

32 NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE

33

34

35

36

37 AGENDA X AGENDA X AGENDA X AGENDA X AGENDA X

38 NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE

39

40

41

42

43 AGENDA X AGENDA X AGENDA X AGENDA X AGENDA X

44 NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE

45

46

47

48

49 AGENDA X AGENDA X AGENDA X AGENDA X AGENDA X

50 NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE

51

52

53

54

55 AGENDA X AGENDA X AGENDA X AGENDA X AGENDA X

56 NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE

57

58

59

60

61 AGENDA X AGENDA X

62 NE NE NE NE

63