Kontaktní údaje správce: poštovní adresa: Hradec Králové, K Biřičce 1240, telefon:

Transkript

1 Poučení o ochraně osobních údajů Níže uvedené informace byly poskytnuty v souladu s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, v textu rovněž jako GDPR ). Totožnost správce: Domov U Biřičky, IČ: , zapsaný v OR vedeném u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl Pr, vložka 683 (dále jen jako správce ). Kontaktní správce: poštovní adresa: Hradec Králové, K Biřičce 1240, ddhk@ddhk.cz, telefon: Kontaktní pověřence pro ochranu osobních údajů: Centrum investic, rozvoje a inovací, příspěvková organizace Královéhradeckého kraje vedená u Krajského soudu v Hradci Králové pod sp. zn. Pr 863, se sídlem Soukenická 54/8, Hradec Králové, IČO: telefonní číslo: , vz@cirihk.cz kontaktní osoba: Mgr. Eva Hájková Osobní mohou být zpracovávány automatizovaně i manuálně. V souvislosti se zpracováním osobních údajů pro účely poskytnutí ubytovací sociální služby však nejste předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro Vás mělo jakékoliv právní účinky nebo se Vás jiným způsobem významně dotýkalo. Kategorie příjemců zpracovávaných osobních údajů: správce, zdravotní pojišťovny, správa sociálního zabezpečení, osoby zprostředkovávající a vykonávající pro správce služby zpracovatele údajů. Správce nemá v úmyslu předat osobní do třetí země mimo Evropskou unii. Správce má právo pověřit zpracováváním osobních údajů zpracovatele, který se správcem uzavřel zpracovatelskou smlouvu a poskytuje dostatečné záruky ochrany Vašich Jaká máte práva související se zpracováním osobních údajů? Za podmínek uvedených v čl. 15 až 22 GDPR má Subjekt údajů právo: Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů Máte právo kdykoliv odvolat udělený souhlas se zpracováním Vašich Učinit tak můžete podepsaným písemným oznámením zaslaným na poštovní adresu nebo kontaktní správce uvedený výše. Odvoláním Vašeho souhlasu není dotčeno zpracování osobních údajů před jeho odvoláním. Právo na přístup k osobním údajům Máte právo získat od správce potvrzení, zda Vaše osobní jsou či nejsou správcem zpracovávány. Pokud jsou Vaše osobní zpracovávány, máte dále právo k nim získat přístup spolu s následujícími informacemi o: účelech zpracování; kategoriích dotčených osobních údajů; příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým osobní byly nebo budou zpřístupněny; plánované době, po kterou budou osobní uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritériích použitých ke stanovení této doby; existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů, omezení jejich zpracování či práva vznést námitku proti tomuto zpracování; právu podat stížnost u dozorového úřadu; veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů; tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o použitém postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledcích takového zpracování. Správce Vám poskytne kopii zpracovávaných Za druhou a každou další kopii je správce oprávněn účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů. Právo na opravu Máte právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní, které se Vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte rovněž právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení. Právo na výmaz Máte právo, aby správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní, které se Vás týkají, pokud je dán jeden z těchto důvodů: osobní již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány; odvolali jste souhlas, na jehož základě byly zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování; osobní byly zpracovány protiprávně; osobní musí být vymazány ke splnění právní povinnosti osobní byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti. Právo na výmaz se neuplatní, pokud je dána zákonná výjimka, zejména protože zpracování osobních údajů je nezbytné pro: Stránka 1 z 9

2 jež vyžaduje zpracování podle práva Evropské unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje; pro určení, výkon nebo obhajobu právních Právo na omezení zpracování Máte právo na to, aby správce omezil zpracování osobních údajů, v kterémkoli z těchto případů: popíráte přesnost zpracovávaných osobních údajů, zpracování bude omezeno na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit; zpracování je protiprávní a Vy odmítnete výmaz osobních údajů a požádáte místo toho o omezení jejich použití; správce již osobní nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních Pokud bylo zpracování omezeno, mohou být osobní, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze s Vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu či obhajoby právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Evropské unie či některého členského státu. Právo na přenositelnost údajů Máte právo, aby správce předal Vaše osobní zpracovávané automatizovaně na základě Vašeho souhlasu jinému správci ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů máte právo na to, aby osobní byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné. Jak můžete svá práva uplatnit? Svá práva plynoucí ze zpracování osobních údajů můžete jako subjekt osobních údajů kdykoliv uplatnit kontaktováním správce na poštovní adrese: Domov U Biřičky, K Biřičce 1240, Hradec Králové 8, em na adresu recepcey@ddhk.cz, telefonicky na linku: Právo podat stížnost Ohledně činnosti správce nebo příjemce osobních údajů můžete podat stížnost, a to písemně na poštovní adresu správce: Domov U Biřičky, K Biřičce 1240, Hradec Králové 8, em na adresu recepcey@ddhk.cz, telefonicky na linku: , osobně v sídle správce. Ze stížnosti musí být zřejmé, kdo ji podává a co je jejím předmětem. V opačném případě nebo je-li to nutné k vyřízení, správce vyzve k doplnění ve stanovené lhůtě. Nebude-li stížnost doplněna, nebude moci být vyřízena. Lhůta na vyřízení stížnosti je 30 kalendářních dnů a začíná plynout prvním pracovním dnem po jejím doručení či doplnění. Stížnosti jsou vyřizovány bez zbytečného odkladu. Na postup správce lze podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, Praha 7, Česká republika. Správce osobních údajů zpracovává následující osobní : Osobní zájemců o práci: Výběrová řízení, databáze uchazečů o zaměstnání: - bydliště; - , telefon; - vzdělání; - státní příslušnost; - životopis. Osobní zaměstnanců: Vedení osobních spisů zaměstnanců: - rodné příjmení a všechna dřívější příjmení; Budoucí uzavření pracovního poměru. Stránka 2 z 9 splnění smlouvy (uzavření pracovní smlouvy/dohody konané mimo pracovní poměr); čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR zpracování na základě souhlasu se zpracováním Po dobu konání výběrového řízení a max. po dobu 5 pracovních dní po ukončení výběrového řízení, pokud není s uchazečem dále jednáno o uzavření pracovního poměru. Do odvolání souhlasu se zpracováním, nejdéle však po dobu 1 roku od udělení souhlasu. Uzavření a trvání pracovněprávních vztahů se zaměstnanci, plnění povinností vyplývajících zaměstnavateli zejména z pracovně-právních a daňových předpisů: Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR splnění smlouvy (pracovní smlouvy nebo dohody konané mimo pracovní poměr); Po dobu trvání pracovního poměru, některé osobní zaměstnanců jsou uchovávány na základě zákona i po skončení pracovního poměru: - evidenční listy 3 roky;

3 - místo narození; - adresa trvalého pobytu; - kontaktní adresa; - děti a manželka (pouze u zaměstnanců s požadavkem na snížení zálohy daně z příjmu FO a pro vyúčtování DP FO); - děti rodný list (kopie rodných listů dětí pouze u zaměstnanců s požadavkem na snížení zálohy daně z příjmu FO a pro vyúčtování DP FO); - zdravotní pojišťovna; - státní příslušnost; - rodinný stav; - srážky ze mzdy, důchodu; - vzdělání; - bezúhonnost; - číslo řidičského průkazu (pouze u zaměstnanců užívající služební vozidla); - zdravotní stav. - zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce; - zákon č. 108/2006 Sb., o sociálních službách; - zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění; - zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění; - zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění; - zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád; - zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů; - zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti; - zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti; - zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění; - nařízení vlády č. 201/2010 Sb., o způsobu evidence úrazů, hlášení a zasílání záznamu o úrazu. Zpracování některých osobních údajů po ukončení doby trvání pracovního poměru za účelem která se na správce vztahuje; - záznamy o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti 10 let; - záznamy a o nemocenském pojištění 10 let; - záznamy a o zdravotním pojištění 5 let; - daně z příjmů ze závislé činnosti (zálohové daně, srážkové daně) 3 roky; - záznamy o skutečnostech vedených v evidenci, pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu po dobu 10 let; - mzdové listy a účastní záznamy pro účely důchodového pojištění, např. doklady o vzniku, druhu nebo skončení pracovního poměru, záznamy o pracovních úrazech a nemocech z povolání, záznamy o evidenci pracovní doby apod. 45 let; - záznamy a evidence docházky, doklady o době nepřítomnosti zaměstnance 10 let; - výplatní listy 5 let. - číslo řidičského průkazu; - , soukromý telefon; - zajištění činností spojených s provozem služebního vozidla; - kontaktování zaměstnavatelem v případě naléhavých záležitostí v rámci pracovního poměru; Zaměstnavatel dále uchovává i po skončení pracovního nebo obdobného poměru dokumenty obsahující osobní zaměstnanců za účelem ochrany práv a oprávněných zájmů zaměstnavatele, včetně dohody o hmotné odpovědnosti zaměstnance, a to po dobu 10 let od skončení pracovněprávního vztahu. Po dobu trvání pracovního poměru, případně do odvolání souhlasu. Stránka 3 z 9

4 - číslo bankovního účtu; - zasílání odměny; - fotografie; - zveřejnění fotografií zaměstnance na prezentačních tabulích v budově zaměstnavatele; - otisk prstu. - podobizny zaměstnanců. - zpracování docházky do zaměstnání Osobní stážistů: - potravinářský průkaz, očkování proti žloutence. Výkon stáže, vystavení certifikátu o absolvování stáže pro zaměstnance jiných poskytovatelů sociálních služeb na základě smlouvy se zaměstnavatelem nebo školou. splnění smlouvy o absolvování stáže, vystavení certifikátu; Po dobu trvání smlouvy, nejvýše po dobu 1 roku po ukončení smlouvy z důvodu oprávněného zájmu (případný soudní spor). - zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce; - zákon č. 108/2006 Sb., o sociálních službách. která se na správce vztahuje; - podobizny stážistů. Osobní praktikantů: - adresa bydliště; - potravinářský průkaz, očkování proti žloutence; - obor vzdělání. Zajištění odborné praxe studentů, potvrzení o absolvované praxi zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon; - 12 a 13 vyhlášky č. 13/2005 Sb., o středním vzdělávání a vzdělávání v konzervatoři; - zákon č. 262/2006 Sb., Stránka 4 z 9 splnění dohody o absolvování odborné praxe; která se na správce vztahuje; Po dobu trvání dohody, nejvýše po dobu 1 roku po ukončení smlouvy z důvodu oprávněného zájmu (případný soudní spor).

5 zákoník práce; - zákon č. 108/2006 Sb., o sociálních službách. v případě uplatnění právních - , soukromý telefon. Kontaktování správcem v případě záležitostí v rámci praxe. - podobizny praktikantů. Po dobu trvání dohody, případně do odvolání souhlasu. Osobní dobrovolníků: - adresa bydliště; - čestné prohlášení o bezúhonnosti. Zajištěné činnosti. dobrovolnické - , soukromý telefon. Kontaktování správcem v případě záležitostí v rámci dobrovolnictví. - podobizny dobrovolníků. Stránka 5 z 9 splnění dohody o dobrovolnické činnosti; Po dobu výkonu dobrovolnické činnosti, nejvýše po dobu 1 roku po ukončení smlouvy z důvodu oprávněného zájmu (případný soudní spor). Po dobu trvání dobrovolnické činnosti, případně do odvolání souhlasu. Osobní jiných fyzických osob (obchodních partnerů): Uzavření smlouvy s fyzickou osobou na dodání služby či Smluvní vztahy na základě občanského zákoníku, plnění Dle doby trvání smluvního vztahu, dle lhůt zákona č. zboží: dodávek, vyhodnocování splnění smlouvy; 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhlášených VZMR dle ZZVZ popř. po dobu 10 let od nebo Směrnice č. 3 Rady skončení smluvního vztahu - sídlo nebo adresa Královéhradeckého kraje, z důvodu oprávněného provozovny; evidence v Intranetu, plnění zájmu správce (případný - IČO, DIČ; právních povinností: která se na správce vztahuje; soudní spor). - bankovní spojení; - zákon č. 563/1991 Sb., o - pracovní pozice fyzické účetnictví; osoby. - zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek; - zákon č. 340/2015 Sb., o

6 registru smluv. Osobní dárců: - trvalé bydliště. Přijmutí daru od fyzické osoby identifikace dárce, plnění darovací smlouvy. splnění darovací smlouvy; která se na správce vztahuje; Po dobu trvání smluvního vztahu, dle lhůt dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, nejvýše po dobu 10 let od skončení smluvního vztahu z důvodu oprávněného zájmu správce (případný soudní spor). Osobní zájemců o poskytování pobytové služby: Jednání se zájemcem o Pokud není žádost zařazena poskytnutí pobytové sociální do evidence žadatelů o služby zpracování žádosti a splnění smlouvy poskytování sociální služby - trvalé bydliště; posouzení oprávněnosti (předsmluvní jednání); správcem, či je doručena - aktuální adresa pobytu; zařazení do evidence nekompletní, je skartována - lékařské vyjádření; čekatelů o volné lůžko, do 3 měsíců od data - státní příslušnost; sociální šetření, vyjednávání doručení. - dávky sociální pomoci, stupeň PnP, dávky HN; o budoucím poskytování Pokud žadatel svou žádost - svéprávnost; sociální služby, plnění která se na správce vztahuje; zruší či pomine-li důvod - výše důchodu; právních povinností dle podání žádosti (např. - záznam ze sociálního zákona č. 108/2006 Sb., o čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR úmrtím žadatele), žádost je šetření; sociálních službách. skartována do 2 pracovních - ová dnů od doby, kdy tuto adresa/telefonní informaci obdrží sociální kontakt; pracovnice správce. - kontaktní osob 1x ročně probíhá aktualizace blízkých/zástupce; žádostí tzn. aktivní - požadavek na heslo při dotazování žadatelů ze komunikaci. strany sociální pracovnice správce pověřené agendou jednání se zájemcem o službu, zda mají zájem na dalším uchovávání žádosti v evidenci pokud ne, je žádost skartována bez zbytečného odkladu. Stránka 6 z 9

7 Osobní klientů: - trvalé bydliště; - výše příspěvku na péči; - druh a výše příjmu; - státní příslušnost; - rodné příjmení; - stav; - pohlaví; - zdravotní pojišťovna; - ošetřující lékař; - zdravotní stav; - kontaktní osoby blízké/zástupce; - heslo pro komunikaci. - jméno a příjmení; - číslo a datum platnosti občanského průkazu - fotografie; Poskytování pobytové sociální služby podle zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách. - uvedení jména a příjmení na jmenovce u dveří pokoje klienta za účelem orientace personálu a návštěv a u poštovních schránek; pro žádosti o dotace a sponzorské dary od obcí podle trvalého bydliště; - ověření identity a zajištění platnosti dokladu; - pořizování fotografií do zdravotnické dokumentace z důvodu řádného zajištění ošetřovatelské péče, dále pořizování fotografií na akcích pro účely prezentace správce; splnění smlouvy; Do ukončení poskytování sociální služby a vyřízení pozůstalosti, dále po dobu 5 let. Doba uchování osobních údajů klientů je vymezena Vyhláškou o zdravotnické dokumentaci a vnitřním předpisem zařízení DUB (Spisový řád). Doba uchovávání zdravotnické dokumentace činí 10 let. Do ukončení poskytování sociální služby a vyřízení pozůstalosti, případně do odvolání souhlasu. - záznam GPS - podobizny klientů. - použito jen v nezbytně nutném případě neuvědomělého opuštění prostor z důvodu zajištění bezpečnosti. Osobní kontaktních osob: Komunikace s kontaktní osobou, příp. opatrovníkem: Sociální poradenství, poskytování služby, informování rodiny, plnění zákonné povinnosti (zákon č. Stránka 7 z 9 osobních údajů; Do ukončení poskytování sociální služby a vyřízení pozůstalosti či změny kontaktní osoby, příp.

8 - příbuzenská vazba; - poštovní kontakt; - telefonní kontakt; - ový kontakt. - podobizny kontaktních osob. 108/2006 Sb., o sociálních službách). opatrovníka, do odvolání souhlasu (pokud se jedná o osobní zpracovávané na základě souhlasu subjektu údajů). Osobní plátců úhrad, složitelů depozita: Úhrady klientů, složitelé na Zaúčtování financí, plnění Dle doby trvání smluvního depozita klientů plynoucí od zákonné povinnosti (zákon č. vztahu, dle lhůt zákona č. fyzických osob: 108/2006 Sb., o sociálních splnění smlouvy o 563/1991 Sb., o účetnictví. službách, zákon č. 563/1991 poskytování pobytové Sb., o účetnictví). sociální služby; - adresa trvalého pobytu, kontaktní adresa; - číslo účtu. - podobizny plátců úhrad, složitelů depozita Osobní osob, které uzavřely s DUB spoluúčast na úhradě poskytovaných služeb: Spoluúčast na úhradě Zpracování dohody o Dle doby trvání smluvního poskytovaných pobytových spoluúčasti na úhradě vztahu, dle lhůt zákona č. sociálních služeb: poskytovaných pobytových splnění dohody o spoluúčasti 563/1991 Sb., o účetnictví. sociálních služeb, plnění na úhradě poskytovaných zákonné povinnosti (zákon č. pobytových sociálních 108/2006 Sb., o sociálních služeb; službách, zákon č. 563/ trvalé bydliště. Sb., o účetnictví). Osobní pozůstalých: - adresa trvalého pobytu; - číslo občanského průkazu; - číslo bankovního účtu. - podobizny pozůstalých. Vyřízení pozůstalosti po klientovi správce (zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád). Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR Do doby vyřízení pozůstalosti. Osobní osob navštěvujících zařízení: Stránka 8 z 9

9 - podobizny osob navštěvující zařízení. Stránka 9 z 9