Základní požadavky na Aplikaci MS2014+

Transkript

1 Příloha č. 2 Smlouvy o dílo Základní požadavky na Aplikaci MS2014+ Část P1_2_4 Detailní popis procesů P1_2_4_Detailní popis procesů systému

2 1 Obsah 1 OBSAH 2 2 SEZNAM OBRÁZKŮ 11 3 DOKUMENTY 12 4 ÚVOD 13 5 SCHÉMA PROCESŮ ZÁKLADNÍHO MODULU APLIKACE PLÁNOVÁNÍ A VYHODNOCOVÁNÍ V PROCESECH NA NÁRODNÍ ÚROVNI A ÚROVNI OPERAČNÍCH PROGRAMŮ LOKÁLNÍ ZKRATKY A POJMY ZÁKLADNÍ PROCESNÍ OBLASTI PRŮBĚŽNÉ AKTUÁLNÍ VYHODNOCOVÁNÍ PLNĚNÍ CÍLU VŠECH VRSTEV STRUKTURY DOTAČNÍCH NÁSTROJŮ TOK FINANCÍ INDIKÁTORY A AGREGAČNÍ MAPY MAPY AGREGACÍ INDIKÁTORŮ 19 7 P1: NASTAVOVÁNÍ PROGRAMOVÉHO OBDOBÍ SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU SLOVNÍ POPIS SPRÁVA ČÍSELNÍKŮ SPRÁVA DOKUMENTŮ SCHVALOVÁNÍ PROGRAMOVÉHO DOKUMENTU OBDOBÍ Sestavování Schvalování Upravování Posílání oznámení SPRÁVA PLÁNOVÁNÍ ŘÍDÍCÍCH ČINNOSTÍ Zadávání termínů řídících činnosti a kontrol Zadávání pracovních postupů SPRÁVA OBECNÝCH INFORMACÍ VRSTVY HIERARCHIE SPRÁVA FINANCOVÁNÍ CÍLE Správa finančního plánu Operativní plán financování Vyhodnocování plánu financování SPRÁVA VĚCNÝCH UKAZATELŮ Správa dopadových ukazatelů Správa plánu indikátorů 25 P1_2_4_Detailní popis procesů systému 2/186

3 Operativní plán indikátorů Vyhodnocování plánu indikátorů SPRÁVA AGREGAČNÍCH MAP PŘÍPADY UŽITÍ 27 8 P2: NASTAVOVÁNÍ OPERAČNÍCH PROGRAMŮ SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU SLOVNÍ POPIS SPRÁVA ČÍSELNÍKŮ SPRÁVA DOKUMENTŮ SCHVALOVÁNÍ DOKUMENTŮ OPERAČNÍHO PROGRAMU Sestavování Schvalování Upravování Posílání oznámení SPRÁVA PLÁNOVÁNÍ ŘÍDÍCÍCH ČINNOSTÍ Zadávání termínů řídících činnosti a kontrol Zadávání pracovních postupů SPRÁVA OBECNÝCH INFORMACÍ VRSTVY HIERARCHIE Správa dalších vazeb mezi cíly vrstev hierarchie SPRÁVA FINANCOVÁNÍ CÍLŮ VRSTEV Správa finančních plánů cílů vrstev Operativní plány financování vrstev Vyhodnocování plánu financování vrstev SPRÁVA VĚCNÝCH UKAZATELŮ VRSTEV Správa dopadových ukazatelů Správa plánu indikátorů Operativní plán indikátorů Vyhodnocování plánu indikátorů SPRÁVA AGREGAČNÍCH MAP PŘÍPADY UŽITÍ 36 9 P3: NASTAVOVÁNÍ A VYHLAŠOVÁNÍ VÝZEV SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU SLOVNÍ POPIS ZÁKLADNÍ CHARAKTERISTIKA A FUNKCE VÝZEV STANOVENÍ HARMONOGRAMU VÝZEV SIMULACE VÝZVY ZADÁNÍ A ZOBRAZENÍ PLÁNU VÝZVY ZADÁNÍ ÚDAJŮ VÝZVY HODNOCENÍ PRŮBĚHU VÝZVY PŘÍPADY UŽITÍ 47 P1_2_4_Detailní popis procesů systému 3/186

4 10 ADMINISTRACE A MONITORING NA PROJEKTOVÉ ÚROVNI LOKÁLNÍ ZKRATKY A POJMY ŽIVOTNÍ CYKLUS PROJEKTU (ŽCP) KONFIGURACE ŽIVOTNÍHO CYKLU PROJEKTU, STAVOVÁ MAPA PROJEKTU FÁZE PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI Časový sled fáze Projektové žádosti Databáze jednotkových nákladů FÁZE REALIZACE PROJEKTU FÁZE VYUŽÍVÁNÍ VÝSLEDKŮ PROJEKTU UŽIVATELÉ PROCESŮ PROJEKTOVÉ ÚROVNĚ A JEJICH AKTIVITY AKTIVITY SPRÁVCE PROJEKTU - EXTERNÍ UŽIVATEL Pohled Projektové žádosti Pohled Správa projektů AKTIVITY PROJEKTOVÉHO MANAŽERA, HODNOTITELE- INTERNÍ UŽIVATEL Pohled Projektové žádosti Pohled Správa projektů MONITOROVACÍ ZPRÁVA (MZ) P4: VYPRACOVÁNÍ A PODÁVÁNÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU ZA OBDOBÍ SLOVNÍ POPIS SPRÁVA DOKUMENTŮ SPRÁVA PROFILU UŽIVATELE Registrace uživatele Přihlášení uživatele Správa registračních údajů Správa osob profilu SPRÁVA PROJEKTOVÝCH ŽÁDOSTÍ Vytvoření Projektové žádosti Kopírování Projektové žádosti Mazání projektové žádosti Úpravy Projektové žádosti Náhled do hodnocení Projektové žádosti KOMUNIKACE PROJEKTOVÁ ŽÁDOST Správa osob Projektové žádosti Zobrazování stavu Projektové žádosti PROCES PODÁVÁNÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI Informování o výsledku hodnocení Vyplňování Projektové žádosti Kontrolování projektové žádosti Finalizování žádosti Podávání projektové žádosti PŘÍPADY UŽITÍ P5: VYBÍRÁNÍ PROJEKTŮ K REALIZACI A JEJICH AKCEPTACE 74 P1_2_4_Detailní popis procesů systému 4/186

5 12.1. SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU SLOVNÍ POPIS SPRÁVA DOKUMENTŮ HODNOCENÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI První kolo hodnocení Zkoumání neúplné projektové žádosti Závěrečné vyhodnocení a oznámení výsledku Druhé kolo hodnocení Přihlášení/registrace hodnotitele projektu Hodnocení formální Hodnocení přijatelnosti Hodnocení věcné Další nástroje hodnocení Kontroly výběrových řízení Výsledné doporučení/nedoporučení projektů k realizaci Výběr projektů k realizaci Vyhodnocení a výběr projektů k realizaci Zásobník projektů AKCEPTACE PROJEKTU Vytvoření dokumentu Smlouva/Rozhodnutí Zadávání dalších požadavků, negociační proces Schvalování a podepisování Smlouvy/Rozhodnutí Schvalování Smlouvy/Rozhodnutí Podepisování Smlouvy/Rozhodnutí Schvalování projektové žádosti Evropskou komisí REGISTRACE VEŘEJNÉ PODPORY, DE MINIMIS Komunikace PŘÍPADY UŽITÍ P6: KONTROLOVÁNÍ REALIZACE PROJEKTU A OPERAČNÍCH PROGRAMŮ SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU SLOVNÍ POPIS KONTROLOVÁNÍ REALIZACE PROJEKTU A OPERAČNÍHO PROGRAMU SESTAVENÍ PLÁNU A PŘÍPRAVA PODKLADŮ Roční plán kontrol projektů / programu Tvorba / aktualizace šablon pro Kontrolní zprávy Tvorba / aktualizace Check-listů pro proces kontroly Koordinace kontrol v rámci OP Generování seznamu projektů ke kontrole PROVÁDĚNÍ KONTROL EX-ANTE, INTERIM A EX-POST Analýza rizik pro projekt Příprava a provedení fyzické / administrativní kontroly projektu Zpracování námitek, Rozhodnutí o námitkách, ukončení kontroly ZPŘÍSTUPNĚNÍ KONTROLNÍCH ČINNOSTÍ Z JINÝCH PROCESŮ OP Kontrola zadávacího/ výběrového řízení 89 P1_2_4_Detailní popis procesů systému 5/186

6 Kontrola monitorovacích zpráv Kontrola Žádosti o platbu HODNOCENÍ KONTROL A ROČNÍ UZÁVĚRKA Roční uzávěrka operací / nákladů OP Roční hodnocení kontrol projektu v programu PROCESY V MONITOROVACÍM SYSTÉMU NA PODPORU KONTROL PŘÍPADY UŽITÍ P7: SPRÁVA A MONITOROVÁNÍ PROJEKTŮ SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU SLOVNÍ POPIS SPRÁVA PROJEKTŮ Zobrazení informací na úrovni Projektů Registrování Projektové žádosti Přiřazení manažerů na konkrétní Projekty Sledování a řízení Projektů z úrovně ŘO Monitoring a správa Projektů Ukončování Projektu Náhled do hodnocení Projektu Správa kontrol Projektů Sledování Projektů z úrovně příjemce-správce projektu Monitoring Projektu Náhled na kontroly ADMINISTRACE DAT PROJEKTU V OBDOBÍ JEHO REALIZACE Administrace monitorovacích zpráv Projektu Plánování monitorovacích zpráv Příprava formuláře monitorovací zprávy Vyplnění monitorovací zprávy Schvalování monitorovací zprávy Administrace žádostí o platbu (ŽoP) Plánování žádostí o platbu pro Projekt Příprava vzoru formulářů žádostí o platbu Vyplnění formuláře žádosti o platbu Projektu Schvalování žádostí o platbu Projektu Administrace žádosti o změnu (ŽoZ) Příprava vzoru formulářů žádostí o změnu Vyplnění žádosti o změnu Projektu Schvalování žádosti o změnu Projektu Registrace změn Projektu v IS SPRÁVA PROCESU SCHVALOVÁNÍ PROJEKTOVÝCH ŽÁDOSTÍ Příprava hodnotících formulářů Formulář Projektové žádosti Vybírání hodnotitelů Kritéria výběru hodnotitelů Výběr hodnotitelů Zadání přístupových práv Zobrazování výsledků hodnocení 103 P1_2_4_Detailní popis procesů systému 6/186

7 Správa (externích) hodnotitelů Správa databáze hodnotitelů (DH) Hodnocení hodnotitelů, procesu hodnocení Vyplácení hodnotitelům SPRÁVA DATABÁZE JEDNOTKOVÝCH NÁKLADŮ (DJN) INFORMOVÁNÍ A KOMUNIKACE Posílání oznámení Komunikace PŘÍPADY UŽITÍ P8: REALIZACE PLATEB SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU SLOVNÍ POPIS ZÁKLADNÍ PROCESY SOUVISEJÍCÍ S POPISOVANÝM PROCESEM FINANČNÍCH TOKŮ Finanční plánování programu/viz proces č Finanční plánování výzev/viz proces č Finanční monitoring programu/viz proces č ZÁKLADNÍ VÝCHODISKA PRO MONITORING PLATEB Napojení Aplikace MS2014+ na účetní systém CHARAKTERISTIKA SUBPROCESŮ Poskytnutí zálohové platby operačnímu programu z EK Evidence zálohových plateb zaslaných EK jednotlivým operačním programům Poskytnutí prostředků operačnímu programu ze státního rozpočtu na předfinancování plateb příjemcům Evidence finančních dat projektu Rozpočet projektu Finanční plán projektu Poměry financování Zdroje financování Údaje o plánovaných a realizovaných platbách Přehled zdrojů financování Smlouva/Dodatek Monitorovací zpráva Křížové financování Příjmy Podání žádosti o platbu úroveň projekt Podání zjednodušené žádosti o platbu Založení formuláře žádosti o platbu finančním manažerem ŘO Platba v režimu ex ante: Platba v režimu ex post Schválení žádosti o platbu Kontrola žádosti o platbu Schválení a finalizace žádosti o platbu Odeslání požadavku na realizaci platby do účetního systému ŘO Proplacení platby příjemci Platby ex ante Platby ex post 127 P1_2_4_Detailní popis procesů systému 7/186

8 Refundace platby státnímu rozpočtu Autorizace projektu/ platby Žádost o refundaci platby SR Schválení souhrnné žádosti o platbu Proplacení souhrnné žádosti o platbu Certifikace platby Žádost o průběžnou platbu do EK Zaslání průběžné platby z EK Systém vratek Řešení globálních grantů, integrovaných plánů území, finančních nástrojů (nástroje typu GG) PŘÍPADY UŽITÍ P9: INFORMOVÁNÍ ŽADATELE/ ŘÍDICÍHO ORGÁNU SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU SLOVNÍ POPIS DEFINICE TYPŮ UDÁLOSTÍ Událostní Časové DEFINICE PRAVEL PRO ZPRÁVY Zadání Editace Smazání ZOBRAZENÍ ZPRÁV Vytvoření Editace Přiřazení Odložení Smazání GENEROVÁNÍ ZPRÁVY Výskyt události Výskyt časového okamžiku ODESÍLÁNÍ ZPRÁV Pop-up okno Hromadné statistiky PŘÍPADY UŽITÍ P10: MONITOROVÁNÍ A ŘÍZENÍ OPERAČNÍHO PROGRAMU SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU SLOVNÍ POPIS MONITORING OP ZÁKLADNÍ PRAVLA A VSTUPNÍ PŘEDPOKLADY ČASOVÉ HLEDISKO MONITORINGU OP MONITORING PRO ÚROVEŇ EK 153 P1_2_4_Detailní popis procesů systému 8/186

9 MONITORING PRO ÚROVEŇ ČR (CELONÁRODNÍ), ŘO Věcný monitoring operačního programu Finanční monitoring operačního programu Predikce Plnění pravidla n VYHODNOCENÍ VÝZEV, SPRÁVA VERZÍ Správa verzí dat Správa verzí dokumentů SLEDOVÁNÍ PROCESU SCHVALOVÁNÍ POŽADAVKY NA VÝSTUPY MONITORING NÁSTROJŮ TYPU GG PŘÍPADY UŽITÍ P11: MONITOROVÁNÍ PROGRAMOVÉHO OBDOBÍ SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU SLOVNÍ POPIS VYTVÁŘENÍ REPORTŮ Zpráva o realizaci Zprávy o realizaci Operačního programu Vytváření zprávy o realizaci OP Kontrola zprávy o realizaci OP Zveřejnění měsíční o realizaci OP Měsíční monitorovací zprávy (MMZ) Vytváření měsíční monitorovací zprávy Kontrola měsíční monitorovací zprávy Evaluace pokroku Evaluace věcného pokroku Evaluace finančního pokroku adhoc evaluace Strategické evaluace pro EK Vykazování do EK Finanční přehled Výroční zpráva Vytváření zpráv pro EK Odesílání zpráv do EK VYHODNOCOVÁNÍ PLÁNŮ CÍLŮ Vyhodnocování plánu financování Vyhodnocování plánu indikátorů PRŮBĚŽNÉ MONITOROVÁNÍ PŘÍPADY UŽITÍ P12: ADMINISTRACE NESROVNALOSTÍ SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU 172 P1_2_4_Detailní popis procesů systému 9/186

10 19.4. SLOVNÍ POPIS SEZNAM SUBPROCESŮ VE VAZBĚ NA IS REGISTRACE NESROVNALOSTI Zadání údajů o nesrovnalosti Správa a editace údajů FINÁLNÍ ULOŽENÍ NESROVNALOSTI + UZAMKNUTÍ VERZOVÁNÍ HLÁŠENÍ NESROVNALOSTÍ + UZAMYKÁNÍ KONTROLA A POSUZOVÁNÍ NESROVNALOSTI Generování kontrolních sestav Posouzení nesrovnalosti ODESLÁNÍ NESROVNALOSTI V RÁMCI VNĚJŠÍ ÚROVNĚ HLÁŠENÍ VYŘEŠENÍ NESROVNALOSTI + UZAMKNUTÍ PŘÍPADY UŽITÍ P13: REGISTROVÁNÍ A ENTIFIKACE DO INFORMAČNÍHO SYSTÉM SEZNAM PŘÍPADŮ UŽITÍ VAZBA NA OSTATNÍ PROCESY ODHAD KVANTIFIKACE PROCESU SLOVNÍ POPIS DEFINICE ROLÍ A OPRÁVNĚNÍ PRO APLIKACI MS REGISTRACE EXTERNÍHO UŽIVATELE / TYP ZÁKLADNÍ Registrace externího uživatele typ základní pro Aplikaci MS REGISTRACE EXTERNÍHO UŽIVATELE / TYP PLNÝ Registrace externího uživatele typ plný pro Aplikaci MS Delegování pravomoci plného externího uživatele Modifikace práv přístupu externích plných uživatelů PŘIHLÁŠENÍ EXTERNÍHO UŽIVATELE ZÁKLADNÍHO A PLNÉHO DO APLIKACE MS REGISTRACE INTERNÍHO UŽIVATELE Registrace interního uživatele do Aplikace MS Přidělení práv interního uživatele do Aplikace MS SPRÁVA PRÁV INTERNÍCH UŽIVATELŮ Zneplatnění přístupových práv interního uživatele do Aplikace MS Modifikace přístupových práv interního uživatele do Aplikace MS PŘIHLÁŠENÍ INTERNÍHO UŽIVATELE DO APLIKACE MS PŘÍPADY UŽITÍ 183 P1_2_4_Detailní popis procesů systému 10/186

11 2 Seznam obrázků OBRÁZEK 1 VAZBY MEZI HLAVNÍMI PROCESY A EXTERNÍMI SYSTÉMY OBRÁZEK 2 ILUSTRATIVNÍ DIAGRAM PRO VYHODNOCOVÁNÍ CÍLŮ OBRÁZEK 3 GENEROVÁNÍ VÝZVY OBRÁZEK 4 ŽIVOTNÍ CYKLUS PROJEKTU OBRÁZEK 5 DIAGRAM AKTIVIT PRO PROCES VYPRACOVÁNÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI OBRÁZEK 6 DIAGRAM AKTIVIT PRO PROCES SCHVALOVÁNÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI OBRÁZEK 7 DIAGRAM AKTIVIT PRO PROCES AKCEPTACE PROJEKTU OBRÁZEK 8 ZÁKLADNÍ SCHÉMA MODULŮ PRO SPRÁVCE PROJEKTU V APLIKAČNÍM POHLEDU ISKP OBRÁZEK 9 ZÁKLADNÍ SCHÉMA POHLEDŮ PRO INTERNÍ UŽIVATELE V APLIKAČNÍM POHLEDU CSSF OBRÁZEK 10 FINANČNÍ TOKY CELKOVÉ SCHÉMA STÁVAJÍCÍHO ŘEŠENÍ OBRÁZEK 11 NÁVRH ŘEŠENÍ FINANČNÍCH TOKŮ VYBRANÉ OBLASTI Seznam obrázků 11/186

12 3 Dokumenty Příloha č. Titul Podtitul [1] P1_2_0 Základní požadavky na Aplikaci Obecné principy MS2014+ [2] P1_2_1 Základní požadavky na Aplikaci Struktura a logika dokumentace, zkratky a MS2014+ pojmy [3] P1_2_2 Základní požadavky na Aplikaci Základní funkční a technické požadavky MS2014+ [4] P1_2_3 Základní požadavky na Aplikaci Struktura procesů MS2014+ [5] P1_2_4 Základní požadavky na Aplikaci Detailní popis procesů MS2014+ [6] P1_2_5 Základní požadavky na Aplikaci Popis externích systémů MS2014+ [7] P1_2_6 Základní požadavky na Aplikaci Požadavky na Service Desk MS2014+ Dokumenty 12/186

13 4 Úvod Dokument popisuje jednotlivé procesy Základního modulu Aplikace viz kapitola Moduly MS2014+ v dokumentu [3]. Pro pochopení pojmů a procesů v tomto dokumentu popsaných je nutné se nejprve seznámit s principy a implementační strukturou systému dotací v dokumentu [1]- Obecné principy a dále s dokumentem [3] - Základní funkční a technické požadavky a popisujícím Aplikaci MS2014+ jako celek. Dále je nutné nahlížet do dokumentu [2], kde jsou vysvětleny důležité pojmy. Procesy, které využívají některý z externích systémů, odkazují do dokumentu *6] Popis externích systémů. Úvod 13/186

14 5 Schéma procesů základního modulu Aplikace Obrázek 1 Vazby mezi hlavními procesy a externími systémy Základní externí systémy ISAO SFC Brusel EK CEDR VIOLA účetní syst. MF ÚIS ŘO účetní systém řídícího orgánu Státní pokladna IMS monitorování nesrovnalostí EK Info auditu Ţádosti o dotace vyhodnocování OP Evidence dotací Refundace Platby příjemců Předfin. plateb příjemců, refundace Monitorování nesrovnalostí P1: Nastavování programového období P11: Monitorování programového období Vyhodnocování P8: Realizace plateb Termíny OP pro prog. období, číselníky Vyhodnocování plnění OP Platby projektů Vratky P2: Nastavování operačních programů Prioritní osy pro výzvy Registrace a identifikace P10: Monitorování a řízení operačního programu Vyhodnocování projektů Termíny P12: Administrace nesrovnalostí Řízení nesrovnalostí Termíny výborů, stavy procesu schvalování P3: Nastavování a vyhlašování výzev Příprava proj. ţádosti k výzvě Podané proj. ţádosti Info, opravy proj, ţádosti P7: Správa a monitorování projektů Hodnocení a výběr proj. ţádostí Zdroj dat pro kontroly Registrace a identifikace P9: Informování žadatele/ řídicího orgánu P6: Kontrolování realizace projektu Upozornění na plány kontrol P4: Vypracování a podávání projektové žádosti Termíny,stavy procesu schvalování Termíny,stavy procesu schvalování Registrace a identifikace Registrace a identifikace P13: Registrování a identifikace do informačního systému Ověřování ţadatele/ příjemce Registrace a identifikace Ověřování uţivatele Registrace a identifikace Přijaté projekty Výběrová řízení P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace Výběrová řízení Kontrola výběrových řízení Hodnocení projektů Hodnocení projektů Ext. systémy pro validaci Ext. podpůrné systémy Ext. systémy pro validaci Elektronic ký Podpis Základní registry ČR ARES SSV Registr de minimis... ISIR NIPEZ Na obrázku je zobrazen diagram všech 13 procesů s jejich vzájemnými vazbami a také jejich napojení na základní externí systémy. Schéma procesů základního modulu Aplikace /186

15 6 Plánování a vyhodnocování v procesech na národní úrovni a úrovni operačních programů Tato kapitola tvoří rámec procesům na národní úrovni a na úrovni operačních programů, kde dochází především k plánování a vyhodnocování využití dodací EK a rozdělení finančních prostředků fondů: P1: Nastavování programového období P2: Nastavování operačních programů P3: Nastavování a vyhlašování výzev P10: Monitorování a řízení operačního programu P11: Monitorování programového období V této oblasti je obsažen i proces tvorby a vyhlašování výzev jako výkonného instrumentu pro přidělování dotací a regulačního činitele řízení plnění cílů. Tato oblast obsahuje aktivity řídících a zastupujících orgánů a národního koordinátora Lokální zkratky a pojmy Fondy EU Systém Aplikace Strukturální fondy EU a fond soudržnosti Aplikaci MS2014+ Celkový seznam zkratek a pojmů je vysvětlen v dokumentu [2 ] Struktura a logika dokumentace, zkratky a pojmy Základní procesní oblasti Na těchto úrovních a jednotlivých jejich vrstvách probíhají dva základními procesy: Proces plánování ve směru od shora dolů rozpad finančních alokací a věcných ukazatelů od nejvyšší vrstvy k nejnižší, od Cílů regionální politiky EU a Tematických cílů EK (viz obrázek Diagram úrovní řízení HSS v dokumentu [1]) k jednotlivým projektům. Plánování bude probíhat na začátku programového období, ale ve výjimečných případech může dojít po schválení EK k revizím plánů. Proces vyhodnocování ve směru od zdola nahoru výpočet, agregace hodnot čerpání alokace a plnění věcných cílů z jednotlivých vrstev, kdy základem jsou hodnoty jednotlivých projektů. Vyhodnocování se bude na národní úrovni provádět pro Cíle regionální politiky EU a Tematických cílů EK a také pro jednotlivé Strukturální fondy a fond soudržnosti. Výsledky vyhodnocování budou důležité jak pro operativní o strategické řízení operačního programu, tak pro poskytování zpětné vazby o postupu realizace programu a plnění stanovených cílů pro další subjekty implementační struktury (národní koordinátor, platební a certifikační orgán, Evropská Komise). Podrobné informace o hierarchii úrovní, jejich vrstvách a těchto základních procesních oblastech je v dokumentu [1]. V další fázi je zde proces pravidelného vyhodnocení plnění cílů plánů na všech úrovních hierarchie, které by mělo sloužit jako zpětná vazba pro řízení procesu efektivního vyžití dostupných finančních prostředků např. pomocí výzev. Vyhodnocení umožní vyčíslit, jak se daří plnit cíle jako celek z finančního i věcného hlediska a také celý proces regulovat na různých úrovních a vrstvách Plánování a vyhodnocování v procesech na národní úrovni a úrovni operačních programů 15/186

16 Hodnota hierarchie. Navržený algoritmus plánovaného řízení cílů jednotlivých vrstev se zpětnou vazbou vyhodnocení aktuálního stavu v daném okamžiku je v následující kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů Pro řízení a regulaci plnění cílů dotační politiky, efektivní a plné využití přidělených finančních prostředků je třeba mít nástroje, které umožní vyhodnotit aktuální situaci plnění v libovolném čase a trendy plnění. Tyto vstupní hodnoty regulačního procesu dávají možnost budoucího kvalifikovaného rozhodování a tak použitím regulačních nástrojů dospět k co nejlepšímu výsledku. Vyhodnocování plnění cílů se týká všech vrstev sledované hierarchie, a to jak finanční oblasti, tak oblasti ukazatelů plnění cílů indikátorů. Je potřeba zohlednit kvalitativní i kvantitativní hlediska. Pro jednoduchost bude dále použit termín cíl zahrnující obě oblasti. Podrobný popis lze nalézt v dokumentu [1]. Vstupní veličiny regulačního procesu Do procesu bude vstupovat několik veličin. V prvé řadě půjde o plán cílů - finančních alokací a žádaných hodnot indikátorů, který se nejprve zadává na začátku programového období. Vychází z dohod s Evropskou komisí, která schvaluje Smlouva o partnerství a také jednotlivé Programové dokumenty Operačních programů. Z těchto cílů jsou následně odvozeny hodnoty cílů podřízených vrstev. To znamená finanční alokace a žádané hodnoty indikátorů jsou podle potřeb a zvážení na základě zkušeností z minulých programových období rozděleny z úrovně EK, přes Národní úroveň až do vrstev úrovně Operačních programů do Prioritních os, podos atd. V průběhu programového období mohou být hodnoty cílů měněny (např. finanční alokace), avšak pro Národní úroveň a Operační programy vždy jen po schválení EK, jako jeden z mezních nástrojů regulace plnění cílů. Obrázek 2 Ilustrativní diagram pro vyhodnocování cílů 70 Aktuální vyhodnocování plnění cílu Plán Limitní hodnota + Limitní hodnota - Operativní plán Čas Další ze vstupních veličin budou mezní, limitní hodnoty. Pokud si představíme plán v podobě grafické jako průběh (křivka) plánu cílů viz Obrázek 2, křivky spodních a vrchních limitních hodnot bude Plánování a vyhodnocování v procesech na národní úrovni a úrovni operačních programů 16/186

17 kopírovat tvar křivky plánů se zadanou absolutní hodnotou a budou tvořit pásmo tolerance mezi plánovanou hodnotou a limitní. Překročení pásma nebo přiblížení se k limitním hodnotám budou důrazným signálem pro použití některého z regulačních nástrojů. Limitní hodnoty se budou měnit se změnou plánů. Faktorem, který je potřeba brát v úvahu jsou okolní, místní, resortní specifické podmínky. Budou zadávány vstupní parametry algoritmu výpočtu průběhu vývoje čerpání finanční alokace, které mohou podle zkušeností a vnějších podmínek korigovat předpokládaný průběh vývoje. Operativní plán Důležitou složkou regulačního procesu bude určení operativního plánu. Ten vychází z aktuálně známých hodnot v době vyhodnocování. Základem výpočtu operativního plánu budou známé z již uzavřených Smluv/Rozhodnutí o poskytnutí dotace, kde jsou dány finanční prostředky, které budou poskytnuté projektu, cíloví hodnoty indikátorů a také jejich časový plán. Na již realizovaných projektech lze zjistit pro dané období také hodnoty čerpání finančních alokací a naplnění hodnot indikátorů. Podkladem pro odhad budoucího plnění mohou být i projektové žádosti v jejich různých fázích. Parametry z nejnižší úrovně hierarchie (tzn. z úrovně projektů) budou postupně agregovány do vyšších vrstev a vytvoří odhad plnění cílů pro libovolnou vrstvu - pro vrstvu, pro kterou se vyhodnocování provádí. Výsledné hodnoty mohou být korigovány vstupními parametry, jako jsou okolní, místní, resortní podmínky a specifika. Přesný popis algoritmu v tomto rozsahu bude specifikován v průběhu fáze A4-Etapa I realizace. Vyhodnocení Zodpovědný gestor tak bude moci sledovat průběhy operativních plánů a také aktuálních hodnot plnění, porovnávat je s plánovanými hodnotami a mezní hodnotou (křivkou) a sledovat trendy vývoje plnění cílů. Tento postup bude zobrazen, jak formou tabulky, tak graficky a bude možno zobrazit a vyhodnocovat trendy chování systému dotací- vektor křivky skutečného stavu. V případě, že trendy nevyhovují, mohou gestoři činit regulační opatření. Významným regulačním prvkem je plánování a parametry vyhlašování výzev (viz modul Simulování reality výzev v procesu č. 3). Dalšími opatřeními mohou být přesuny alokace finančních prostředků a podmínek Operačních programů, Prioritních os nebo dalších úrovní. PV.11 PV.12 PV.13 PV.14 PV.15 PV.16 PV.17 PV.18 Systém umožní zadat na začátku programového období plán cílů dané vrstvy pro celé období. Popis finančních plánů a plánů indikátorových hodnot je k nalezení v dokumentu [1+ a jednotlivých procesech, finančním plánem se zabývá proces č.8. Systém umožní zadat upravené plány pro období. Původní plán i změny v plánech budou v systému zaznamenány, označeny verzí a po schválení znepřístupněny k editaci. Systém umožní zadat limitní hodnoty odchylky skutečnosti od plánu. Limitní hodnoty budou reflektovat změny plánu a mohou být garantem procesu editovány. Systém umožní zadávat další vstupní parametry algoritmu výpočtu průběhu vývoje plnění cílů jako korekční hodnoty dané specifiky OP apod. Systém vypočte operativní plán. Pro výpočet indikátorů použije indikátorové mapy (viz kapitola Mapy agregací indikátorů). K účelu porovnání plánovaných cílů, limitních hodnot a aktuálního operativního plánu systém poskytne vhodné prostředky: tabulkové výstupy a konfigurovatelné grafy, kde bude možno zobrazit a vyhodnocovat trendy chování systému dotací - vektor křivky skutečného stavu. Funkcionalitu výstupů dat zajistí průřezový modul Vytěžování dat popsaný v dokumentu [3]. Plánování a vyhodnocování v procesech na národní úrovni a úrovni operačních programů 17/186

18 6.4. Tok financí Finanční toky zobrazují cestu finančních prostředků od Evropské komise až žadateli/příjemci. Proces finančních toků na principu předfinancování ze státního rozpočtu. Řídícímu orgánu příslušného operačního programu jsou ze státního rozpočtu převedeny prostředky na financování schválených projektů. Příjemce projektu podá žádost o proplacení již uskutečněných výdajů nebo zálohových plateb, které jsou mu po schválení žádosti z prostředků řídícího orgánu proplaceny. V pravidelných cyklech jsou řídícím orgánem vystavovány Souhrnné žádosti o doplnění prostředků ze zdrojů EK spravovaných Platebním a certifikačním orgánem. PCO po schválení Souhrnné žádosti převádí prostředky strukturálních fondů deponovaných na účtu PCO (zdrojem jsou zálohové nebo průběžné platby z EK) do příslušné kapitoly státního rozpočtu, ze které proběhlo předfinancování plateb pro příjemce. Platební a certifikační orgán pak zasílá Evropské komisi průběžné žádosti o doplnění prostředků EK formou průběžné platby danému operačnímu programu na účet PCO. Pro tyto průběžné platby musí proběhnout certifikace výdajů, které jsou do této žádosti o průběžnou platbu zahrnuty. PCO také před ukončením operačního programu odesílá do EK závěrečnou žádost o platbu z EK (žádost o platbu konečného zůstatku), která obsahuje konečné vyúčtování plateb v rámci celého operačního programu Indikátory a agregační mapy Evropská komise pro příští programové období klade velký důraz na plnění indikátorů a cílů. Z toho důvodu je součástí nařízení pro jednotlivé Fondy seznam indikátorů tzv. společné indikátory. Pro každý členský stát/operační program budou ze seznamu využity pouze relevantní společné indikátory ve vazbě na stanovené cíle a prováděné cílové aktivity. Stávající zkušenosti prokázaly, že pro potřeby evaluací je nezbytné získat přesná a kvalitní data z úrovně projektů, proto hlavním kritériem povinných společných indikátorů je jejich agregovatelnost, vyhodnotitelnost a shodná definice napříč členskými státy. Vedle společných indikátorů definovaných v rámci nařízení, budou součástí Smlouvy o partnerství a OP ještě tzv. specifické indikátory, které doplní indikátorovou soustavu o měření jednotlivých cílů, které nebyly obsaženy v seznamu společných indikátorů, nicméně na základě vytvořené strategie jsou pro sledování plnění národních cílů a priorit klíčové. Pro každou nadefinovanou aktivitu cíle je tedy potřeba stanovit indikátor/y, kterými bude plnění sledováno: Je třeba stanovit výstupové a výsledkové indikátory pro úroveň OP (všech jejích vrstev) a projektovou úroveň a jejich definice a vlastnosti. Tyto indikátory musí mít jednoznačnou vazbu s podporovanou aktivitou cíle. Z těchto indikátorů následně sestavit soustavu indikátorů a tzv. agregační mapu. Výstupové indikátory budou sledovány z projektové úrovně. V rámci všech OP budou podporovány projekty s přímou vazbou k plnění podporované aktivity cíle a v každém projektu sledovat alespoň jeden výstupový indikátor, jenž má být plněn na dané vrstvě úrovně OP/národní úrovně. Nastavení těchto indikátorů musí splňovat pravidlo agregovatelnosti. Výstupové indikátory by měly mít vždy výchozí hodnotu 0. Hodnocení intervencí by mělo být prováděno na základě výsledkových indikátorů z projektů. Hodnoty výsledkových ukazatelů musí prokazovat změnu stavu, tj. výchozí hodnota pro tento indikátor může být nenulová (např. cílem je snížení míry nehodovosti na vybraných úsecích silnic výchozí hodnota nehod za rok, cílová hodnota 800 nehod za rok). Z důvodu zajištění agregovatelnosti bude nutné pro výsledkové indikátory nastavit sledování v absolutních hodnotách a minimalizovat využívání podílových indikátorů s měrnou jednotkou %. Plánování a vyhodnocování v procesech na národní úrovni a úrovni operačních programů 18/186

19 Statistické (kontextové) ukazatele je nutné stanovit na základě pravidelně dostupných dat ze statistických zdrojů např. ČSÚ. Ukazatele budou sloužit pouze k popisu socio-ekonomické situace při tvorbě strategií. U tohoto typu indikátoru nesmí být stanovovány cílové hodnoty a nesmí být použity ani jako milníky, neboť na jejich vývoj mají vliv i jiné faktory než realizace dané intervence, tj. u těchto ukazatelů nelze hodnotit čistý efekt intervencí. V budoucím období by měla být vedle správně nastavených kvantitativních indikátorů doplněna i o kvalitativní ukazatele, např. indikátory typu zvýšení kvality poskytovaných služeb nebo hodnocení kvality certifikovaných kurzů a navazující druhy hodnocení Mapy agregací indikátorů Agregační mapa je soubor vzorců (agregací) podle nichž se provádí rozpad indikátoru při plánování věcných cílů období a agregace indikátorů při vyhodnocování plnění věcných cílů. Agregační mapy na straně garanta plánování a vyhodnocování budou uloženy v souboru a bude mít přísnou předem definovanou strukturu. Typ souboru a struktura popisu agregací indikátorů v něm budou upřesněny ve fázi analýzy Aplikace- fázi realizace A4- Etapa I. Do systému budou tyto mapy zadány na začátku období a během něho mohou být aktualizovány i interaktivně. Na základě těchto map agregací bude Aplikace postupovat v procesu plánování a vyhodnocování. V případě, že bude do systému vložena upravená mapa agregací indikátorů popsaná dohodnutým způsobem, bude Aplikace schopna provádět (po předcházejících testech) příslušné operace bez zásahu dodavatele PV.01 PV.02 PV.04 PV.05 PV.06 PV.07 PV.08 PV.09 PV.10 PV.11 Systém umožní vložit agregační mapy. Systém umožní upravovat agregační mapy a uložit je s verzí, nebo vkládat jejich nové verze. Tyto mapy bude možno znázornit v přehledném grafickém módu pro jejich snadnou kontrolu. Dodavatel vytvoří konfigurátor jednotlivých vzorců. K dispozici bude seznam indikátorů vložených pro období a sada agregačních funkcí. Nově vytvořené vzorce budou zařazeny do mapy agregací indikátorů. Konfigurátor umožní již zadané agregační vzorce v agregační mapě editovat a mazat. Již použité indikátory a vzorce bude možno jen zneplatnit. Dodavatel vytvoří universální algoritmus, který umožní zpracovat mapy agregací pro Aplikaci do požadované podoby a bude podle nich provádět rozpady indikátorů a agregační funkce s příslušnými argumenty. Universální algoritmus umožní, že při aktualizaci agregační mapy bude aplikace provádět příslušné operace bez zásahu Dodavatele. Operace s agregační mapou a vzorci bude moci provádět pouze pracovník s příslušným oprávněním. Systém umožní generovat základ agregační mapy ze struktury číselníků indikátorů definovaných v procesu 1 a 2. Plánování a vyhodnocování v procesech na národní úrovni a úrovni operačních programů 19/186

20 7 P1: Nastavování programového období Tento proces se týká plánování Národní úrovně. Národní úroveň pojme funkce plánování, vyhodnocování dotací za celou republiku a koordinace Operačních programů. Jejich uživatelem bude především hlavní koordinátor NOK. Úroveň EK je zahrnuta pouze potud, že zde budou definovány vazby českých národních cílů a také těch cílů sousedních států podílejících se s ČR na společném Operačním programu, které jsou v tomto OP realizovány (příhraniční spolupráce) na cíle vytyčené EK. Hierarchie úrovní, vrstev jednotlivých úrovní a jejich vzájemných vazeb je popsána v dokumentu [1] Seznam případů užití P1: PŘÍPAD UŽITÍ 1 SPRÁVA CÍLŮ P1: PŘÍPAD UŽITÍ 2 SPRÁVA ČÍSELNÍKŮ, DOKUMENTŮ A PLÁNOVÁNÍ ŘÍDÍCÍCH ČINNOSTÍ, SCHVALOVÁNÍ DOKUMENTU OBDOBÍ Vazba na ostatní procesy Proces č. 2 Proces č.1 umožní zadat východiska pro proces č. 2 Proces č. 9 Proces č. 9 zajistí informovanost správce gestora NOK Proces č. 11 Proces č.1 umožní zadat plány pro vyhodnocování plnění cílů, které se uskutečňuje v procesu č. 11 Proces č. 13 Proces č.13 umožní registraci interního externího uživatele a jeho přístup do systému 7.3. Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů /počet: interní uživatel - pracovník NOK /desítky Periodicita použití: 8/5 (8h,pracovní dny) Typ výstupu /počet za období: Smlouva o partnerství/ 1-3 po cca 100 stranách Počet vložených dokumentů za období: Slovní popis Správa číselníků Číselníky jsou statická data, která vytvářejí technický rámec pro realizaci dotací EK, jsou potřebné pro monitorování a řízení. Na začátku programového období budou číselníky pro tuto úroveň iniciálně zadány a během období mohou být aktualizovány. Číselníky jsou seznamy položek, které se obvykle skládají z identifikačního čísla, názvu položky, informace o platnosti položky. Příklady číselníků: Základní a systémové číselníky platné pro Národní úroveň více v dokumentu [6]. Číselník tematických cílů Evropské komise Číselník cílů kohezní politiky - Evropská komise Číselník českých národních cílů, indikátorů P1: Nastavování programového období 20/186

21 Události do kalendáře (viz kalendář v kapitole Globální požadavky na Aplikaci MS2014+, dokument [3]. Prototypové stavy pracovních postupů procesů - (Modulu Podpora oběhu dokumentu v dokumentu [3]) 01NPO01.P1 01NPO01.P2 01NPO01.P3 01NPO01.P4 Systém umožní založit nový číselník, smazat ho nebo zneplatnit, pokud již byla některá jeho položka použita. Systém umožní zadat položky číselníku několika způsoby, zejména Načtením z některého z externích systémů dle dokumentu *6+, Importováním ze souboru například typu xls, Ručním zadáním jednotlivý položek. Systém umožní položky číselníků editovat, opatřit verzí. Systém umožní položky číselníků zneplatnit a nepoužité smazat Správa dokumentů Proces umožní vkládat do systému dokumenty týkající se programového období, Smlouva o partnerství apod. Proces navazuje na funkce Modulu Podpora oběhu dokumentu popsané v dokumentu [3] Schvalování programového dokumentu období Cílem podprocesu je sestavit a odeslat elektronickou podobu dokumentu Smlouvu o partnerství s popisem a parametry spolupráce ke schválení Evropskou komisí. Smlouva o partnerství se tvoří na počátku programového období. Její návrh a dále pak i změny v průběhu programového období mohou být schvalovány státními orgány a na závěr Evropskou komisí. Schvalovatelem může být úředník na některém státním orgánu ČR, který plní svou úlohu přístupem do Aplikace MS2014+ nebo úředník Evropské komise, který komunikuje s Aplikací MS2014+ prostřednictvím IS SFC (externí systém). Proces schvalování je řešen pomocí modulu Podpora oběhu dokumentů, který je popsán v dokumentu *3+. Zde jde o popis instance pracovního postupu procesu. Jednotlivé verze schvalovaného dokumentu procházejícího tímto procesem je potřeba uložit/archivovat a umožnit nahlédnutí do historie zajistí Modul Podpora oběhu dokumentů [3] a proces Správa dokumentů Sestavování Gestor programového období vytvoří textovou část a sestaví pomocí výstupů strukturovaných dat, které již byly vloženy do systému, kompletní dokument. Ten je vložen do systému jako příloha - zajistí proces Správa dokumentů Schvalování Po vložení dokumentu do systému předá systém dokument do tzv. kolečka schvalování. Dokument postupně prochází všemi kroky schvalovacího procesu podle předem připraveného a do systému vloženého pracovního postupu (workflow). P1: Nastavování programového období 21/186

22 Upravování Schvalovatel bude mít možnost ve vhodném textovém módu vložit své připomínky a návrh změn. Garantovi dokumentu systém umožní zapracovat připomínky nebo přijmout/nepřijmout změny dokumentu. Připomínky i verze dokumentu ze všech fází schvalovacího procesu budou uloženy do systému a systémem vhodně označeny. Historie verzí bude uživateli k nahlédnutí Posílání oznámení Oznámení je zasíláno jako upozornění schvalovateli a garantu dokumentu jako upozornění na aktivitu, která se od nich očekává. V případě nutnosti i upozornění na zadaný termín nějaké činnosti a očekávané, požadované aktivity některého z aktérů. Je pokryto procesem č. 9 01NPO07.01.P1 01NPO07.02.P2 01NPO07.02.P3 01NPO07.02.P4 Systém umožní sestavit a odeslat elektronickou podobu dokumentu Smlouvy o partnerství nebo jiný dokument programového období a podat do schvalovacího procesu. Schvalovací proces Modul Podpora oběhu dokumentu popsané v dokumentu [3]. Systém zajistí oběh dokumentu podle předem připraveného a vloženého postupu a zpřístupní jej schvalovatelům k připomínkám. Systém bude postupně měnit a zobrazí stav schvalovacího procesu. Systém bude sledovat jednotlivé kroky činností, procesů (workflow) a bude je srozumitelně graficky znázorňovat a oznamovat jednotlivým osobám procesu, že dokument je jim zpřístupněn pro jejich práci. Systém bude dále upozorňovat na blížící se termín ukončení nebo překročení termínu jednotlivých kroků. 01NPO07.02.P5 Systém umožní předat dokument schvalovateli EK pomocí IS SFC a přenést výsledky tohoto kroku schvalování do MS Informace o IS SFC lze nalézt v dokumentu [6]. 01NPO07.02.P6 Dokument postupně projde připomínkovým řízením. Pokud nejsou již připomínky, systém oznámí garantovi programového období, že dokument byl přijat. 01NPO07.03.P7 Systém umožní Schvalovateli vložit ve vhodném textovém módu své připomínky a návrh změn. 01NPO07.03.P8 Systém umožní garantovi dokumentu zadat i odezvy orgánů a institucí, které nebudou pracovat v MS2014+ jako jsou připomínky a rozhodnutí o schválení dokumentu. 01NPO07.03.P9 Garantovi dokumentu systém umožní zapracovat připomínky nebo přijmout/nepřijmout změny dokumentu. 01NPO07.03.P10 Připomínky i verze dokumentu ze všech fází schvalovacího procesu budou uloženy do systému a systémem vhodně označeny. Historie verzí bude uživateli k nahlédnutí. 01NPO07.03.P11 Aplikace uloží a označí schválenou verzi dokumentu (popř. všech jeho částí). Uloží elektronické obrazy finální verze všech částí dokumentů, a to ve verzi, která bude identická s fyzicky předkládaným cílovým dokumentem. Aplikace umožní sestavit finální dokument, pokud se skládá s částí. Aplikace umožní vytvořit dokument vhodného formátu (PDF,.doc apod.)a vytisknout. P1: Nastavování programového období 22/186

23 Správa plánování řídících činností Proces zadávání termínů a postupů činností pro účely vrstvy národní úrovně-nok Zadávání termínů řídících činnosti a kontrol Zde bude možnost zadání kalendáře řídících a kontrolních činností a během celého programového období např. plánování termínů koordinačních, monitorovacích a jiných výborů - viz kalendář, Globální požadavky na Aplikaci MS2014+, dokument * Zadávání pracovních postupů V rámci tohoto procesu budou zadávány konkrétní pracovní postupy týkající se plánování programového období na Národní úrovni- Modul podpory oběhu dokumentu * Správa obecných informací vrstvy hierarchie Do systému bude na začátku programového období zadána struktura dotací v České republice a to všech jeho vrstev a vazeb mezi nimi. Tento proces zajistí zadávání na národní úrovni, jak je to popsáno v Diagramu úrovní řízení HSS (obr. 2) v dokumentu [1]. Vazby mezi jednotlivými cíli musí zůstat zachovány pro potřeby vyhodnocování jejich plnění popsaným pro národní úroveň v procesu č NPO04.P1 01NPO04.P2 01NPO04.P3 Systém umožní zadat strukturu cílů, jejich popis zaměření a jejich vazby na fondy EU na úrovni EK. Systém umožní zadat strukturu cílů definovaných ve Smlouvě o partnerství a ke každému cíli zadat popis, zaměření, věcný vztah a vazby na cíle EU - cíle regionální politiky a tematické cíle. Aplikace umožní při případném zadávání personálního obsazení vybírat ze seznamu Organizační struktury popsané v dokumentu [3] v kapitole Globální požadavky na Aplikaci MS Správa financování cíle Proces zajistí rozplánování finančních prostředků pro celé období, po které ČR bude moci čerpat z Fondů EU, a tyto prostředky jsou konkrétně přiděleny pro cíle na národní úrovni. Plán bude během období porovnáván se skutečným průběhem čerpání dotací a může být výjimečně aktualizován podle současných potřeb ČR. Algoritmus porovnávání plánu a skutečnosti a vyhodnocování výsledků pro potřeby regulace přidělování finančních prostředků v celé dotační struktuře je popsán v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5]. Tento proces zajišťuje plány národní úrovně Správa finančního plánu Na začátku programového období bude nastaven plán cílů finančních alokací dané vrstvy pro celé období. Bude čerpán z programového dokumentu období. V průběhu programového období mohou být hodnoty plánu finančních alokací cílů úrovně aktualizovány. Změna se provádí změnou programového dokumentu období. Nový aktualizovaný plán je platný až po schválení programového dokumentu EK. P1: Nastavování programového období 23/186

24 Nové aktuální plány budou uloženy společně s jejich verzí. Plán finančních alokací bude zadán pro jednotlivé roky programového období a jeho položky pro každý rok se budou rozpadat podle zdroje financování alokace. Zdroje financování mohou být: Financování z dotací EU Financování ze státního rozpočtu Jiné zdroje financování (soukromé, z rozpočtu měst, krajů apod.) Podíl různých zdrojů financování bude znám před začátkem plánování. Úvodní informace o finančním plánování je k nalezení v dokumentu [1], finančním plánem se zabývá proces č.8. 01NPO05.01.P1 01NPO05.01.P2 01NPO05.01.P3 01NPO05.01.P4 Aplikace umožní zadat strukturu finančního plánu, rozdělit podle zdrojů financování. Aplikace umožní zadat procentuální podíly zdrojů financování. Aplikace umožní automaticky rozpočítat plány podle zdrojů financování. Pokud se plánování bude provádět odspoda nahoru v jednotlivých vrstvách, aplikace umožní automaticky dopočítat horní vrstvu Operativní plán financování Již popsáno v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5] Vyhodnocování plánu financování Tento proces patří do procesní oblasti č. 11. Již popsáno v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5] Správa věcných ukazatelů Proces zajistí zadání výstupů a dopadů na národní úrovni, které ČR bude realizovat za prostředky alokované na národní úrovni. Do věcného vyhodnocování jsou zařazeny především indikátory, které reprezentují plnění výstupů cílů derivovaných z cílů na úrovni EK. Jsou plánované a kvantifikují požadovaný výstup cíle pro danou úroveň. Dále zde mohou být zařazeny další dopadové ukazatele, jako jsou: environmentální indikátory horizontální témata, jako je dopad na životní prostředí, rovné příležitosti mezi občany, dopad na dané území apod. V závislosti na požadavcích EK nebo národního koordinátora mohou být definovány i další typy dopadových ukazatelů. Dopadové ukazatele mohou být pro sledování zadány již na úrovni EK nebo na každé další nižší úrovni. Proces zajistí na národní úrovni vytvoření plánů indikátorů, které ČR bude realizovat za prostředky alokované na tyto cíle na národní úrovni. Plán bude vytvořen pro celé programové období. Plán bude během období porovnáván se skutečným průběhem plnění a může být výjimečně aktualizován podle současných potřeb ČR. P1: Nastavování programového období 24/186

25 Algoritmus porovnávání plánu a skutečnosti a vyhodnocování výsledků je popsán v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5]. Tento proces zajišťuje plán národní úrovně Správa dopadových ukazatelů Do tohoto procesu spadají v minulém odstavci zmíněné ukazatele kromě indikátorů. Tento proces zajistí zadání těchto ukazatelů, pokud budou platné od Národní úrovně. Ukazatele budou zadávány formou seznamu, číselníku, což řešeno v kapitole Správa číselníků Správa plánu indikátorů Proces zajistí zavedení a určení žádaných hodnot indikátorů pro jednotlivé roky nebo etapy programového období. Na začátku programového období bude nastaven plán cílů indikátorů této úrovně pro celé období. Indikátory budou zadávány formou číselníku, což řešeno v kapitole Správa číselníků. V průběhu programového období mohou být hodnoty měněny jako jeden z krajních nástrojů regulace plnění. Nové aktuální plány budou uloženy společně s jejich verzí. Indikátory a jejich struktura je popsána v dokumentu [1]. Indikátory jsou popsány několika atributy: Identifikátor Jméno popis indikátoru Počáteční hodnota Cílová konečná hodnota Datum počáteční hodnoty Datum cílové hodnoty Jednotky Operativní plán indikátorů Již popsáno v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5] Vyhodnocování plánu indikátorů Tento proces patří do procesní oblasti č. 11. Již popsáno v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5]. 01NPO06.01.P1 01NPO06.01.P2 01NPO06.01.P3 01NPO06.01.P4 01NPO06.01.P5 01NPO06.02.P6 01NPO06.02.P7 Aplikace umožní zadat ručně do číselníku environmentální indikátory platné od Národní úrovně. Environmentální indikátory budou uloženy ve vazbě na úroveň Aplikace umožní zadat ručně do číselníku horizontální témata a jiné možné ukazatele platné od Národní úrovně. Horizontální témata a jiné možné ukazatele budou uloženy ve vazbě na úroveň. Aplikace umožní vložit ukazatele pomocí importu z externího souboru. Aplikace umožní zadat strukturu indikátorů úrovně ručně do číselníku. Aplikace umožní zadat indikátory pomocí importu z externího souboru. P1: Nastavování programového období 25/186

26 01NPO06.02.P8 01NPO06.02.P9 01NPO06.02.P10 01NPO06.02.P11 Aplikace umožní automaticky generovat indikátory, pokud jejich popis je v již zadané agregační mapě. Indikátory budou uloženy ve vazbě na: 1. danou úroveň, 2. své případné předchůdce a následníky v souvisejícím cíli/cílech dalších vrstev, 3. popřípadě Cílům regionální politiky EU nebo tematickým cílům EK a Fondům EU, bude-li požadováno. Aplikace umožní zadat cílové hodnoty indikátorů a dalších jejich atributů. Pokud se plánování bude provádět odspoda nahoru v jednotlivých vrstvách, aplikace umožní automaticky dopočítat hodnoty v horní vrstvě Správa agregačních map Viz kapitola Mapy agregací indikátorů v dokumentu [5]. P1: Nastavování programového období 26/186

27 7.5. Případy užití P1: Případ užití 1 Správa cílů 01NPO04_ Správa obecných informací vrstvy hierarchie Systém Gestor_NOK Správa obecných informací vrstvy hierarchie 01NPO05_ Správa financování cíle 01NPO05.01_ Správa finančního plánu Gestor_NOK 01NPO05.02_ Operativní plán financování 11MPO02.01_ Vyhodnocování plánu financování Správa financování cíle 01NPO06.01_ Správa dopadových ukazatelů Gestor_NOK 01NPO06_ Správa věcných ukazatelů 01NPO06.02_ Správa plánu indikátorů 01NPO06.03_ Operativní plán indikátorů 11MPO02.02_ Vyhodnocování plánu indikátorů Správa věcných ukazatelů cíle 01NPO08_ Správa agregačních map Gestor NOK Správa agregačních map P1: Nastavování programového období 27/186

28 P1: Případ užití 2 Správa číselníků, dokumentů a plánování řídících činností, schvalování dokumentu období Systém 01NPO01_Správa číselníků Gesto číselníků Správa matričních číselníků 01NPO02_Správa dokumentů Gestor_NOK Správa dokumentů Gestor dokumentů 01NPO07_ Schvalování programového dokumentu období 01NPO07.01_ Sestavování Gestor_NOK 01NPO07.02_ Schvalování Schvalovatel <<System>> Externí systém SFC 09IZŘO05_ Posílání oznámení 01NPO07.03_ Upravování Gestor_NOK <<System>> IS Schvalování programového dokumentu období 01NPO03_ Správa plánování řídících činností 01NPO03.01_ Zadávání termínů řídících činnosti a kontrol Gestor_NOK 01NPO03.02_ Zadávání pracovních postupů Správa plánování řídících činností P1: Nastavování programového období 28/186

29 8 P2: Nastavování operačních programů Tento proces se týká plánování úrovně Operačních programů. Národní úroveň pojme funkce plánování, vyhodnocování dotací Operačních programů jim podřízených vrstev. Jejich uživatelem budou především manažeři operačních programů z řídících a zastupujících orgánů. Hierarchie úrovní, vrstev jednotlivých úrovní a jejich vzájemných vazeb je popsána v dokumentu [1] Seznam případů užití P2: PŘÍPAD UŽITÍ 1 SPRÁVA PLÁNOVÁNÍ ŘÍDÍCÍCH ČINNOSTÍ, ČÍSELNÍKŮ A SPRÁVA DOKUMENTŮ, SCHVALOVÁNÍ DOKUMENTŮ P2: PŘÍPAD UŽITÍ 2 SPRÁVA VRSTEV ÚROVNĚ OPERAČNÍHO PROGRAMU, AGREGAČNÍ MAPY P2: PŘÍPAD UŽITÍ 3 SPRÁVA VAZEB MEZI JEDNOTLIVÝMI CÍLE HIERARCHIE, KATEGORIZACE POMOCI Vazba na ostatní procesy Proces č. 1 Proces č. 9 Proces č. 10 Proces č. 13 Proces č.2 navazuje na proces č. 1 při zadávání implementační struktury a plánování cílů jednotlivých vrstev Proces č. 9 zajišťuje informovanost správce gestora vrstvy Proces č.2 umožní zadat plány pro vyhodnocování plnění cílů, které se uskutečňuje v procesu č. 10 Proces č.13 umožní registraci interního externího uživatele a jeho přístup do systému 8.3. Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů/počet: interní uživatel projektový manažer / tisíce (cca ) Současně pracujících uživatelů: stovky Periodicita použití: - 8/5 (8h,pracovní dny) Typ výstupu /počet za období: programové dokumenty/ 1-3, cca stran Počet vložených dokumentů za období: Slovní popis Správa číselníků Číselníky jsou statická data, která vytvářejí technický rámec pro realizaci Operačních programů a projektů, jsou potřebné pro monitorování a řízení. Na začátku programového období budou číselníky pro tuto úroveň iniciálně zadány a během období mohou být aktualizovány. Příklady číselníků: Základní a systémové číselníky platné pro úroveň Operačních programů více v dokumentu [6] Číselník indikátorů pro všechny vrstvy úrovně operačních programů Indikátory na úrovni OP Cíle jednotlivých vrstev úrovně P2: Nastavování operačních programů 29/186

30 Události do kalendáře (viz kalendář v kapitole Globální požadavky na Aplikaci MS2014+, dokument [3] Stavy pracovních postupů procesů - (Modulu Podpora oběhu dokumentu v dokumentu [3]) 02NOP01.P1 02NOP01.P2 02NOP01.P3 02NOP01.P4 Systém umožní založit nový číselník, smazat ho nebo zneplatnit, pokud již byla některá jeho položka použita. Systém umožní zadat položky číselníků několika způsoby, zejména: Načtením z některého z externích systémů dle dokumentu *6+ Importováním ze souboru například typu xls Ručním zadáním jednotlivý položek. Systém umožní položky číselníků editovat, opatřit verzí. Systém umožní položky číselníků zneplatnit a nepoužité smazat Správa dokumentů Proces umožní vkládat do systému dokumenty týkajících se programového období, programového dokumentu operačního programu apod. Proces navazuje na funkce Modulu Podpora oběhu dokumentu popsané v dokumentu [3] Schvalování dokumentů operačního programu Programový dokument a další jiné se tvoří na počátku programového období. Jeho návrh a dále pak i změny v průběhu programového období schvaluje několik státních orgánů a na závěr Evropská komise. Gestor Operačního programu vytvoří textovou část a sestaví pomocí výstupů strukturovaných dat, které již byly vloženy do systému, kompletní dokument (viz výstupní formuláře Modul Individuální formuláře v dokument [3]). Dokument bude vložen do systému. Schvalovatelem může být úředník na některém státním orgánu ČR, který plní svou úlohu přístupem do systému MS2014+ nebo úředník Evropské komise, který komunikuje se systému MS2014+ prostřednictvím IS SFC (externí systém v dokument [5]). Proces schvalování je řešen pomocí modulu Podpora oběhu dokumentů a podrobněji popsán v dokumentu *3+. Zde jde o popis instance pracovního postupu procesu. Jednotlivé verze schvalovaného dokumentu procházejícího tímto procesem je potřeba uložit/archivovat a umožnit nahlédnutí do historie zajistí Modul Podpora oběhu dokumentů [3] a proces Správa dokumentů Sestavování Gestor OP vytvoří textovou část a sestaví pomocí výstupů strukturovaných dat, které již byly vloženy do systému, kompletní dokument. Ten je vložen do systému jako příloha- zajistí proces Správa dokumentů Schvalování Po vložení dokumentu do systému je předán ke schvalování jednotlivým institucím. Dokument postupně prochází všemi kroky schvalovacího procesu podle příslušného pracovního postupu, který již bude předem vložen do systému. P2: Nastavování operačních programů 30/186

31 Upravování Schvalovatel bude mít možnost ve vhodném textovém módu vložit své připomínky a návrh změn. Garantovi dokumentu systém umožní zapracovat připomínky nebo přijmout/nepřijmout změny dokumentu. Systém umožní garantovi dokumentu zadat i odezvy orgánů a institucí, které nebudou pracovat v MS2014+, jako jsou připomínky a rozhodnutí o schválení dokumentu Posílání oznámení Oznámení je zasíláno jako upozornění schvalovateli a garantu dokumentu jako upozornění na aktivitu, která se od nich očekává. V případě nutnosti i upozornění na zadaný termín nějaké činnosti a očekávané, požadované aktivity některého z aktérů. Je pokryto procesem č. 9 02NOP10.01.P1 02NOP10.02.P2 02NOP10.02.P3 02NOP10.02.P4 Systém umožní sestavit dokumenty OP programového období, vložit do systému a podat do schvalovacího procesu. Schvalovací proces Modul Podpora oběhu dokumentu popsané v dokumentu [3]. Systém zajistí oběh dokumentu podle předem připraveného a vloženého postupu a zpřístupní jej schvalovatelům-uživatelům MS2014+ k připomínkám. Systém bude postupně měnit a zobrazí stav schvalovacího procesu. Systém bude sledovat jednotlivé kroky činností, procesů (workflow) a bude je srozumitelně graficky znázorňovat a oznamovat jednotlivým osobám procesu, že dokument je jim zpřístupněn pro jejich práci. Systém bude dále upozorňovat na blížící se termín ukončení nebo překročení termínu jednotlivých kroků. 02NOP10.02.P5 Systém umožní předat dokument schvalovateli EK pomocí IS SFC a přenést výsledky tohoto kroku schvalování do MS Informace o IS SFC lze nalézt v dokumentu [6]. 02NOP10.02.P6 Dokument postupně projde připomínkovým řízením. Pokud nejsou již připomínky, systém oznámí garantovi OP programového období, že dokument byl přijat. 02NOP10.03.P7 Systém umožní Schvalovateli vložit ve vhodném textovém módu své připomínky a návrh změn. 02NOP10.03.P8 Systém umožní garantovi dokumentu zadat i odezvy orgánů a institucí, které nebudou pracovat v MS2014+ jako jsou připomínky a rozhodnutí o schválení dokumentu. 02NOP10.03.P9 Garantovi dokumentu systém umožní zapracovat připomínky nebo přijmout/nepřijmout změny dokumentu. 02NOP10.03.P10 Připomínky i verze dokumentu ze všech fází schvalovacího procesu budou uloženy do systému a systémem vhodně označeny. Historie verzí bude uživateli k nahlédnutí. 02NOP10.03.P11 Aplikace uloží a označí schválenou verzi dokumentu (popř. všech jeho částí). Uloží elektronické obrazy finální verze všech částí dokumentů, a to ve verzi, která bude identická s fyzicky předkládaným cílovým dokumentem. Aplikace umožní sestavit finální dokument, pokud se skládá s částí. Aplikace umožní vytvořit dokument vhodného formátu (PDF,.doc apod.)a vytisknout. P2: Nastavování operačních programů 31/186

32 Správa plánování řídících činností Proces zadávání termínů a postupů činností pro účely vrstvy úrovně operačních programů Zadávání termínů řídících činnosti a kontrol Zde bude možnost zadání kalendáře řídících činností a kontrol během celého programového období např. plánování termínů monitorovacích výborů - viz kalendář, Globální požadavky na Aplikaci MS2014+, dokument [3] Zadávání pracovních postupů V rámci tohoto procesu budou zadávány konkrétní pracovní postupy týkající se plánování programového období na úrovni operačních programů - Modul podpory oběhu dokumentu * Správa obecných informací vrstvy hierarchie Do systému bude na začátku programového období zadána struktura dotací v České republice a to všech jeho vrstev a vazeb mezi nimi. Příklady údajů zadávaných pro jednotlivé vrstvy: Operační program Vytvoření Operačního programu: identifikátor jméno, popis zaměření, kontakty, výkonné orgány, personální zastoupení, programové dokumenty Zadání cílů vrstvy OP: o o vytvoření cílů OP, popis cílů, jejich zaměření a určení přiřazení cílů OP cíli/cílům nadřízené Národní úrovně, popřípadě Cílům regionální politiky EU nebo tematickým cílům EK a Fondům EU, bude-li požadováno Prioritní osa (PrO) a další vrstvy struktury Vytvoření dané vrstvy: identifikátor jméno, číslo, popis zaměření, obecné informace, personální zastoupení Přiřazení dané vrstvy k nadřízené vrstvě: k Operačnímu programu, Prioritní ose apod. Zadání cílů vrstvy: o o vytvoření cílů vrstvy, popis cílů, prioritní témata (forma číselníku), typ území dopadu (forma číselníku), typ finanční pomoci přiřazení cílů vrstvy k cíli/cílům nadřízené vrstvy (cílů Prioritní osy k cílům Operačního programu apod.) 02NOP05.P1 02NOP05.P2 02NOP05.P3 02NOP05.P4 02NOP05.P5 02NOP05.P6 02NOP05.P7 Aplikace umožní zadat operační programy (forma číselníku) a informace o nich. Aplikace umožní zadat strukturu cílů OP a jejich vazby na cíle na Národní úrovni, na úrovni EK a fondy EU. Aplikace umožní zadat prioritní osy a informace o nich. Aplikace umožní zadat strukturu cílů prioritních os a jejich vazby na cíle operačních programů. Aplikace umožní zadat všechny další vrstvy struktury hierarchie a informace o nich. Aplikace umožní zadat strukturu cílů dalších vrstev hierarchie a jejich vazby na cíle prioritní osy. Aplikace umožní při případném zadávání personálního obsazení vybírat ze seznamu Organizační struktury popsané v dokumentu *3+ v kapitole Globální požadavky na Aplikaci MS P2: Nastavování operačních programů 32/186

33 Správa dalších vazeb mezi cíly vrstev hierarchie Proces zajišťuje zadávání vazeb mezi cíly mimo vertikální strukturu vrstev popsané v Diagramu úrovní řízení HSS v dokumentu *1+ např. synergických vazeb mezi Operačními programy (Synergie viz pojmy v dokumentu [2]). Další možné vazby budou vyspecifikovány v průběhu realizace po upřesnění informaci od NOK a EK. 02NOP08.P1 02NOP08.P2 02NOP08.P3 Systém umožní zadat další vazby na úrovni operačních programů. Systém bude připraven na to, že tyto vazby mohou zasahovat z této úrovně do ostatních úrovní hierarchie. Aplikace bude obsahovat jednoduchý nástroj, který umožní vazby tvořit ( nabírat jejich členy) graficky pro intuitivní zadávání Správa financování cílů vrstev Proces zajistí rozplánování finanční prostředků pro celé období, pro jednotlivé vrstvy hierarchie. Plány budou během období porovnávány se skutečným průběhem čerpání dotací a mohou být aktualizovány podle současných potřeb ČR. Algoritmus porovnávání plánu a skutečnosti a vyhodnocování výsledků pro potřeby regulace přidělování finančních prostředků v celé dotační struktuře je popsán v v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5]. Tento proces zajišťuje plány jednotlivých vrstev úrovně operačních programů Správa finančních plánů cílů vrstev Na začátku programového období bude nastaven plán cílů finančních alokací dané vrstvy pro celé období. Pro vrstvu OP bude čerpat z programového dokumentu období. V průběhu programového období mohou být hodnoty plánů finančních alokací cílů vrstev aktualizovány. Změna vrstvy OP se provádí změnou programového dokumentu období. Nový aktualizovaný plán je platný až po schválení programového dokumentu EK. Nové aktuální plány budou uloženy společně s jejich verzí. Plán finančních alokací bude zadán pro jednotlivé roky programového období a jeho položky pro každý rok se budou rozpadat podle zdroje financování alokace. Zdroje financování mohou být: Financování z dotací EU Financování ze státního rozpočtu Jiné zdroje financování (soukromé, z rozpočtu měst, krajů apod.) Podíl různých zdrojů financování bude znám před začátkem plánování. Popis finančních plánů je k nalezení v dokumentu [1], finančním plánem se zabývá proces č.8. 02NOP06.01.P1 02NOP06.01.P2 02NOP06.01.P3 02NOP06.01.P4 Aplikace umožní zadat strukturu finančního plánu, rozdělit podle zdrojů financování. Aplikace umožní zadat procentuální podíly zdrojů financování. Aplikace umožní automaticky rozpočítat plány podle zdrojů financování. Pokud se plánování bude provádět odspoda nahoru v jednotlivých vrstvách, aplikace umožní automaticky dopočítat horní vrstvu. P2: Nastavování operačních programů 33/186

34 Operativní plány financování vrstev Vygenerují je operativní plány jednotlivých vrstev úrovně operačních programů. Postup byl již popsán v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5] Vyhodnocování plánu financování vrstev Tento proces patří do procesní oblasti č.10. Vyhodnocování pro jednotlivé vrstvy již bylo popsáno v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5] Správa věcných ukazatelů vrstev Proces zajistí zadání výstupů a dopadů na úrovni OP, které se budou realizovat za prostředky alokované na této úrovni. Do věcného vyhodnocování jsou zařazeny především indikátory, které reprezentují plnění výstupů cílů derivovaných z cílů na Národní úrovni. Jsou plánované a kvantifikují požadovaný výstup cíle pro danou úroveň a jednotlivé její vrstvy. Dále zde mohou být zařazeny další dopadové ukazatele, jako jsou: environmentální indikátory horizontální témata, jako je dopad na životní prostředí, rovné příležitosti mezi občany, dopad na dané území apod. V závislosti na požadavcích EK nebo národního koordinátora nebo vlastních OP mohou být definovány i další typy dopadových ukazatelů. Dopadové ukazatele mohou být pro sledování zadány již na úrovni EK nebo na každé další nižší úrovni. Proces zajistí vytvoření indikátorů pro celé období pro úroveň operačních programů, které OP bude realizovat za prostředky alokované na tyto cíle. Plán bude během období porovnáván se skutečným průběhem plnění věcných cílů a může být výjimečně aktualizován podle současných potřeb ČR. Algoritmus porovnávání plánu a skutečnosti a vyhodnocování výsledků je popsán v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5]. Tento proces zajišťuje vrstvy úrovně OP Správa dopadových ukazatelů Do tohoto procesu spadají v minulém odstavci zmíněné ukazatele kromě indikátorů. Tento proces zajistí zadání těchto ukazatelů platných na úrovni OP ve všech vrstvách této úrovně. Ukazatele budou zadávány formou seznamu, číselníku, což řešeno v kapitole Správa číselníků Správa plánu indikátorů Proces zajistí určení žádaných hodnot indikátorů pro jednotlivé roky nebo etapy programového období. Na začátku programového období bude nastaven plán věcných cílů této vrstvy pro celé období. Pro vrstvu OP bude čerpat z programového dokumentu období. V průběhu programového období mohou být hodnoty plánů finančních alokací cílů vrstev aktualizovány. Změna vrstvy OP se provádí změnou programového dokumentu období. Nový aktualizovaný plán je platný až po schválení programového dokumentu EK. Indikátory budou zadávány formou číselníku, což řešeno v kapitole Správa číselníků. P2: Nastavování operačních programů 34/186

35 Věcné ukazatele a jejich struktura je popsána v dokumentu [1]. Indikátory jsou popsány několika atributy: Identifikátor Jméno popis indikátoru Počáteční hodnota Cílová konečná hodnota Datum počáteční hodnoty Datum cílové hodnoty Operativní plán indikátorů Obecně již bylo popsáno v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5] Vyhodnocování plánu indikátorů Tento proces patří do procesní oblasti č. 10. Již popsáno v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu [5]. 02NOP06.01.P1 02NOP06.01.P2 02NOP06.01.P3 02NOP06.01.P4 02NOP06.01.P5 01NPO06.02.P6 01NPO06.02.P7 02NOP06.02.P8 02NOP06.02.P9 02NOP06.02.P10 02NOP06.02.P11 Aplikace umožní zadat ručně do číselníku environmentální indikátory platné od úrovně OP. Environmentální indikátory budou uloženy ve vazbě na vrstvu úrovně OP Aplikace umožní zadat ručně do číselníku horizontální témata a jiné možné ukazatele platné od úrovně OP. Horizontální témata a jiné možné ukazatele budou uloženy ve vazbě na vrstvu úrovně OP. Aplikace umožní vložit ukazatele pomocí importu z externího souboru. Aplikace umožní zadat strukturu indikátorů úrovně ručně do číselníku. Aplikace umožní zadat indikátory pomocí importu z externího souboru. Aplikace umožní automaticky generovat indikátory, pokud jejich popis je v již zadané agregační mapě. Indikátory budou uloženy ve vazbě: na danou vrstvu své případné předchůdce a následníky v souvisejícím cíli /cílech dalších vrstev popřípadě Cílům regionální politiky EU nebo tematickým cílům EK a Fondům EU, bude-li požadováno Aplikace umožní zadat cílové hodnoty indikátorů a dalších jejich atributů. Pokud se plánování bude provádět odspoda nahoru v jednotlivých vrstvách, aplikace umožní automaticky dopočítat hodnoty v horní vrstvě Správa agregačních map Viz kapitola Mapy agregačních indikátorů v dokumentu [5]. P2: Nastavování operačních programů 35/186

36 8.5. Případy užití P2: Případ užití 1 Správa plánování řídících činností, číselníků a správa dokumentů, schvalování dokumentů Systém 02NOP01_Správa číselníků Gestor_číselníků Správa matričních číselníků Gestor dokumentů 02NOP02_Správa dokumentů Gestor OP Správa dokumentů 02NOP03_Správa plánování řídících činností 02NOP03.01_ Zadávání termínů řídících činnosti a kontrol 02NOP03.02_ Zadávání pracovních postupů Správa plánování řídících činností 02NOP04_ Schvalování dokumentů OP Gestor OP 02NOP040.01_ Sestavování Schvalovatel <<System>> IS SFC 02NOP04.02_ Schvalování 02NOP04.03_ Upravování Gestor OP <<System>> IS 09IZŘO05_ Posílání oznámení Sestavování a schvalování dokumentů Operačního programu P2: Nastavování operačních programů 36/186

37 P2: Případ užití 2 Správa vrstev úrovně operačního programu, agregační mapy Systém Gestor OP 02NOP05_Správa obecných informací vrstev hierarchie 02NOP05.01_Správa dalších vazeb mezi cíly vrstev hierarchie Správa obecných informací vrstvy dotační struktury 02NOP06_Správa financování cílů vrstev 02NOP06.01_ Správa finančních plánů cílů vrstev Gestor OP 02NOP06.02_ Operativní plány financování vrstev 10MŘO_ Vyhodnocování plánu financování vrstev Správa financování cílů vrstev Gestor OP 02NOP07_Správa věcných ukazatelů vrstev 02NOP07.01_ Správa dopadových ukazatelů 02NOP07.02_ Správa plánu indikátorů 02NOP07.03_ Operativní plán indikátorů 10MŘOP_ Vyhodnocování plánu indikátorů Správa věcného plnění cíle vrstev 02NOP12_Správa agregačních map Gestor OP Správa agregačních map P2: Nastavování operačních programů 37/186

38 P2: Případ užití 3 Správa vazeb mezi jednotlivými cíle hierarchie, kategorizace pomoci Systém 02NOP08_Správa dalších vazeb mezi cíly vrstev hierarchie Gestor OP Správa vazeb mezi jednotlivými cíly hierarchie 02NOP09_Správa kategorizace pomoci Správa kategorizace pomoci P2: Nastavování operačních programů 38/186

39 9 P3: Nastavování a vyhlašování výzev Proces náleží do úrovně Operačních programů a jejich struktury Seznam případů užití P3: PŘÍPAD UŽITÍ 1 VLOŽENÍ HARMONOGRAMU VÝZEV A SIMULACE VÝZVY P3: PŘÍPAD UŽITÍ 2 VLOŽENÍ PLÁNU VÝZVY P3: PŘÍPAD UŽITÍ 3 FINALIZACE VÝZVY P3: PŘÍPAD UŽITÍ 4 ZADÁNÍ VÝZVY DATA PRO VÝZVU Vazba na ostatní procesy Proces č. 4 Proces č. 4 funkčně navazuje na proces č.3 a dovolí využít externímu uživateli vyhlášené výzvy, který zajišťuje výzvy pro Projektové žádosti 9.3. Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů/počet: interní uživatel / tisíce (cca ) Současně pracujících uživatelů: desítky Periodicita použití: - 8/5 (8h,pracovní dny) Typ výstupu /počet za období na operační program: výzvy/ stovky (cca v průměru ) Počet vložených dokumentů /velikost za období na operační program: popis výzvy/ stovky (cca v průměru , cca 10 stran na dokument) 9.4. Slovní popis Základní charakteristika a funkce výzev Výzva představuje konkrétní realizační nástroj, jehož prostřednictvím se řídí a administruje operační program. Výzva plní tyto konkrétní funkce: Umožňuje modifikovat podmínky programu, respektive jejich zacílení dle aktuálního vývoje operačního programu Vymezuje základní pravidla pro žadatele a umožňuje příjem projektových žádostí v IS MS2014+ (tj. každý projekt/nástroj GG je vázán ke konkrétní výzvě) Na základě atributů zadaných na dané výzvě je přizpůsoben datový obsah projektové žádosti, případně další podmínky pro žadatele S vyhlášením výzvy je zveřejněna aktuální dokumentace pro žadatele/příjemce Na výzvu je přidělena část finanční alokace operačního programu a zároveň jsou stanoveny plánované cíle/indikátory Plánování a vyhodnocování výzev je důležitou součástí řízení operačního programu Zpravidla je spojena s konkrétní osou/podosou operačního programu Umožňuje plánování v časově vymezených milnících Je jednoznačně určena identifikačním číslem a názvem P3: Nastavování a vyhlašování výzev 39/186

40 Vlastní proces výzvy může v zásadě probíhat dvojím způsobem: 1. Výzva je vyhlášena v relativně krátkém časovém úseku, např. 2 měsíce. Během výzvy řídící orgán neprovádí žádné operace týkající se hodnocení projektů. Teprve po ukončení výzvy procházejí všechny zaregistrované projekty procesem hodnocení. 2. Výzva je zpravidla vyhlášena v delším časovém období a přihlášené projektové žádosti jsou postupně administrovány hodnoceny i v průběhu výzvy. Co se týká konkrétních činností, které jsou s administrací výzvy spojené, jedná se o: Stanovení harmonogramu výzev (zpravidla roční) Plánování výzvy, včetně simulace klíčových parametrů výzvy o Vyhlášení výzvy (vazba na plán operačního programu, definovaný v procesu 2 tj. finanční plán a cílů/ukazatelů plnění)) o Zveřejnění dokumentace výzvy o Nastavení výzvy v IS MS2014+ Sledování plnění plánu výzvy Stanovení harmonogramu výzev IS MS2014+ umožní řídícímu orgánu zadat plán výzev se stanovenou časovou periodou, např. 1 rok. Tento plán může řídící orgán zadat nezávisle na procesu simulace výzev popsaném v další kapitole nebo s využitím tohoto nástroje. Plán výzev bude obsahovat např. následující atributy: Datum vyhlášení výzvy Datum ukončení výzvy Finanční alokace výzvy Osa/podosa operačního programu, pro kterou je výzva vyhlašována 1 Harmonogram výzev bude možné zobrazit v přehledné tabulce, kde budou výzvy seřazeny podle data vyhlášení. V případě souhlasu ŘO bude harmonogram výzev daného OP dostupný i ostatním řídícím orgánům a bude možné vygenerovat celkový harmonogram výzev za všechny operační programy. 03NVV01.P1 03NVV01.P2 03NVV01.P3 Systém umožní zadat harmonogram výzev jednoho operačního programu Systém umožní zobrazit plánovaný harmonogram výzev jednoho operačního programu za stanovené časové období v přehledné strukturované tabulce v členění dle data vyhlášení výzvy, obsahující základní informace o výzvě (např. operační program, osa/podosa operačního programu, předpokládané datum vyhlášení, předpokládaná finanční alokace) Systém umožní zobrazit harmonogram výzev všech operačních programů v jedné strukturované tabulce v členění dle data vyhlášení výzvy Simulace výzvy V programovacím období bude vlastní implementace programu z úrovně národního koordinátora i u úrovně EK detailně monitorována (viz návrh obecného nařízení např. čl. kapitola II Smlouva o partnerství, kapitola III Tematické zaměření, předběžné podmínky a přezkum výkonnosti,) a na posouzení výkonnosti bude vázáno i přidělení výkonnostní rezervy. To bude klást větší nároky 1 Není zatím nastavena přesná terminologie pro názvy logických celků operačního programu, proto je použit obecný termín osa/podosa programu. Ve stávajícícm programovacím období tomu odpovídá prioritní osa/oblast podpory. P3: Nastavování a vyhlašování výzev 40/186

41 jak na oblasti plánování, tak na oblast průběžného vyhodnocování plnění cílů programu. Jedním z účinných nástrojů se v tomto kontextu může stát i oblast plánování a sledování plnění výzvy. Za tímto účelem je požadována funkcionalita simulace výzvy, která umožní v prvním kroku simulovat parametry výzev, než budou konkrétní výzvy zadané tak, aby reálně mohly naplnit proporciální cíle operačního programu k danému období a splnit pravidlo n+2 stanovené pro daný program a dané období. Proces výzvy navazuje na proces 2 Plánování operačních programů, proces 7 Správa a monitorování projektu, proces 8 Realizování plateb a na proces 10 Monitorování a řízení operačního programu 2. V rámci simulace výzvy IS MS2014+ umožní zadat základní parametry výzvy tj. např. plánovanou finanční alokaci, datum/časové rozpětí výzvy a datum/časové rozpětí realizace projektů do dané výzvy přihlášených, plánované cíle výzvy, vazbu na osu/podosu operačního programu. Dále bude možné na základě zkušeností řídících orgánů simulovat plnění výzvy z realizovaných projektů v jednotlivých letech (např. zadáním konkrétním hodnot nebo % z celkové alokace výzvy, nebo % ze stanovených cílů výzvy). V rámci této simulace budou zadávány finanční částky/počty projektů, kde byla v daném roce uzavřena Smlouva/Rozhodnutí o poskytnutí dotace, finanční částky realizovaných plateb v jednotlivých letech a to v členění dle životního cyklu platby - zejména částky proplacené, vyúčtované a certifikované, a dále související odhad plnění cílů/indikátorů v jednotlivých letech dle zdaného časového rozpětí projektů. Význam tohoto procesu spočívá v tom, že v rámci simulace může řídící orgán zjistit, že vstupní parametry výzvy jsou nereálné, může tedy zadat nové základní parametry výzvy a proces simulace zopakovat, přičemž IS MS2014+ uchová všechny verze simulací. Poté, co bude simulace výzvy ukončena, řídící orgán může simulovat další výzvy nebo přistoupit k zadání plánu konkrétní výzvy. 03NVV02.P1 03NVV02.P2 03NVV02.01.P1 03NVV02.01.P1_01 Systém umožní zadat vazbu na osu/podosu operačního programu a vstupní parametry výzvy (výběrem a úpravou hodnot, které budou dostupné ve formě plánu na dané ose/podose operačního programu) Systém umožní simulovat reálný průběh výzvy na základě zadaných vstupních parametrů výzvy a kvalifikovaného odhadu řídícího orgánu o průběhu výzvy v jednotlivých letech vymezených časovým rámcem výzvy a počtem/finančním objemem projektů, u kterých bude v daném roce uzavřena Smlouva/Rozhodnutí o poskytnutí dotace, finančním objemem proplacených prostředků v členění zálohové platby, vyúčtování, standardní platby, certifikované platby, odhad naplnění cílů/indikátorů v jednotlivých letech vymezených časovým rámcem výzvy. Následně bude možná korekce vstupních parametrů výzvy a opakování průběhu simulace, přičemž systém uloží všechny simulační varianty. Systém umožní přehledné zobrazení výsledků všech zadaných variant simulace výzvy a to jak v plném rozsahu zadaných veličin, tak jen pro veličiny vybrané (např. průběh financování, průběh plnění cílů/indikátorů). Údaje zadané v rámci simulace výzvy bude možné překopírovat do plánu výzvy po zadání zvolené varianty simulace 2 Pokud bude možné na této úrovni zobrazit i dimenzi agregace výzva, kam se agregují data z jednotlivých projektů. Pokud ne, pak by agregace dat z projektů probíhala přímo v procesu Výzva tj. v rámci tohoto procesu by probíhalo jak plánování, tak sledování skutečnosti a porovnání s plánem. P3: Nastavování a vyhlašování výzev 41/186

42 Zadání a zobrazení plánu výzvy Plán výzvy bude zadán prostřednictvím plánovaných dat výzvy v níže uvedeném členění. Pro efektivní řízení programu bude tedy systém umožňovat zadat plánovaná data dané výzvy, přičemž pro efektivní nastavení plánu výzvy může řídící orgán využít simulaci výzvy popsanou v předešlé kapitole. Rozsah sledovaných plánovaných dat na výzvě bude určen zejména: finančním plánem plánem cílů/indikátorů, případě dalších ukazatelů plnění výzvy vazbou na osu/podosu operačního programu časovým plánem výzvy časovým plánem pro realizaci projektů dané výzvy Plán výzvy zahrnuje nejen celkovou alokaci výzvy a plán cílů/indikátorů, ale i plán postupu realizace výzvy v letech, přičemž tento postup realizace bude vyjádřen prostřednictvím zasmluvněných, proplacených 3 a certifikovaných finančních prostředků výzvy v jednotlivých letech (a to jak v absolutních hodnotách, tak jako procento z finanční alokace výzvy) a prostřednictvím stanovení odhadované hodnoty zasmluvněných a splněných cílů/indikátorů/ukazatelů v jednotlivých letech a to jak v absolutních hodnotách, tak jako procento z celkové hodnoty cíle/indikátoru přiřazeného na výzvu). Cílem je možnost porovnání plánovaných hodnot finančního čerpání a plnění cílů/indikátorů/ukazatelů s reálně dosaženými hodnotami v jednotlivých letech. Ke stanovení těchto údajů může řídící orgán použít nástroj simulace výzvy. Na základě průběžného hodnocení skutečného průběhu výzvy může dojít ke korekci plánu výzvy. Systém tedy umožní zadat novou verzi plánu výzvy (plán výzvy bude možné aktualizovat jednou ročně, případně jednou za 6 měsíců), při jeho tvorbě bude možné kopírovat a editovat údaje z předchozího vloženého plánu výzvy a nově zadanou verzi plánu výzvy bude možné označit jako aktuální plán. Na základě tohoto příznaku budou pak v procesu vyhodnocení průběhu výzvy porovnávány agregované, skutečně dosažené/zasmluvněné hodnoty evidované na projektech dané výzvy s plánem výzvy, který bude systémem označen jako aktuální. 03NVV03.P1_01 03NVV03.P1_02 03NVV03.01.P1 03NVV03.02.P1 Systém umožní zadat vazbu na osu/podosu operačního programu a vstupní parametry výzvy (výběrem a úpravou hodnot, které budou dostupné ve formě plánu na dané ose/podose operačního programu). Tyto údaje mohou být vloženy i zkopírováním údajů ze zvolené varianty simulace výzvy. Systém umožní zadat plánovaná data výzvy, a to jak základní parametry výzvy, tak plán postupu realizace výzvy v letech, vymezených časovým rámcem výzvy, finančním plněním a plněním cílů/indikátorů. Tyto údaje mohou být vloženy i zkopírováním údajů ze zvolené varianty simulace výzvy. Systém umožní přehledné zobrazení naplánovaných dat výzvy a to jak v plném rozsahu zadaných veličin, tak jen pro veličiny vybrané (např. průběh financování, průběh plnění cílů/indikátorů). Systém umožní zadat novou verzi plánu výzvy, při její tvorbě bude možné kopírovat data z již zadané verze plánu, zadání nové verze plánu bude možné s roční periodicitou (případně jednou za 6 měsíců) a bude možné nově zadaný plán výzvy označit jako aktuální. 3 V případě potřeby i s rozlišením na zálohové platby, vyúčtování plateb nebo standardní platby. P3: Nastavování a vyhlašování výzev 42/186

43 Zadání údajů výzvy V rámci tohoto procesu jsou v systému evidovaná data ke konkrétní výzvě a to v následujících formách: Dokumentace dané výzvy, kterou tvoří vlastní text výzvy, který seznamuje žadatele se základními podmínkami výzvy, a dále související dokumentace pro žadatele, která poskytuje podrobnější informace, na jejichž základě je žadatel schopen seznámit se se základními podmínkami operačního programu, připravit projektovou žádost a seznámit se s podmínkami, kterými je vázán po uzavření Smlouvy/Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Tato dokumentace má zpravidla podobu příručky pro žadatele, příručky pro příjemce, která je doplněna sadou příloh metodické povahy, vzorových šablon pro jednotlivé úkony žadatele apod. Tato dokumentace bude k dispozici v elektronické podobě. Data výzvy (např. název a číslo výzvy, název a číslo osy/podosy, ke které se výzva váže, finanční alokace výzvy, cíle/indikátory výzvy včetně dat, která ovlivňují datový obsah projektu dané výzvy (např. omezení číselníků nebo potvrzení že pro danou oblast nemá být číselník omezen - podoba rozpočtu, poměry financování pro jednotlivé zdroje, typy projektů, šablony pro detaily plateb, povinnost použít CBA, platné přílohy, hodnotící kriteria apod. Dále by na dané výzvě měla být registrována informace, zda na dané výzvě budou použity všechny indikátory dané osy/podosy nebo pouze jejich výběr. Výzva bude tedy v IS zadávána prostřednictvím definovaného rozsahu dat (dále jen data výzvy) v části CSSF2014+ (viz obr. 1. Generování výzvy). Data výzvy budou zadávána pracovníky ŘO a dále budou přenášena do části KP2014+ a na jejich základě dojde k úpravě parametrů formuláře pro podání projektové žádosti. Tím bude zajištěno, že registrovaný projekt bude přiřazen k dané výzvě a žadatel bude v rámci formuláře zadávat pouze relevantní data ve vztahu k dané výzvě (viz předchozí odstavec). Systém umožní snadné a uživatelsky přívětivé zadání vstupních dat výzvy tak, aby tyto údaje mohl zadávat pracovník řídícího orgánu bez součinnosti dodavatele, např. formou strukturované tabulky. Zadaná data pro danou výzvu bude možné zobrazit ve strukturované podobě, systém bude dále evidovat stav výzvy (např. plánovaná, finalizovaná, vyhlášená, ukončená, pozastavená). Zadaná data na výzvě bude možné editovat do okamžiku finalizace výzvy. Pro správu výzvy bude v Aplikaci MS2014+ vymezena samostatná role/oprávnění. 03NVV04.P1 03NVV04.01.P1 03NVV04.02.P1 03NVV04.03.P1 03NVV04.03.P1_01 Systém umožní zadat vazbu na osu/podosu operačního programu a vstupní parametry výzvy (výběrem a úpravou hodnot, které budou dostupné ve formě plánu na dané ose/podose operačního programu) a další atributy výzvy popsané v kapitole Údaje bude zadávat do systému pracovník řídícího orgánu. Dále bude možné využít plánovaná data výzvy dostupná na zadaném plánu výzvy. Systém umožní zadat dokumentaci dané výzvy. Bude zadávána elektronická podoba listinné řízené dokumentace. Systém umožní editaci vložených dat výzvy. Systém umožní finalizovat proces zadání dat výzvy a po této finalizaci budou data uzamčena k další editaci. Ve výjimečných a odůvodněných případech bude editace umožněna, ale pouze po předchozím odsouhlasení požadavku registrovaného v aplikaci Service Desk. Systém umožní evidovat stav výzvy (výběrem z číselníku, automatika po splnění stanovených kriterií) - podrobné informace jsou uvedené v příloze č. P3: Nastavování a vyhlašování výzev 43/186

44 03NVV04.04.P1 P1_2_2 Základní technické a funkční požadavky na systém, kapitola Modul podpora oběhu dokumentů. Systém umožní operaci otevření výzvy otevřením výzvy dojde ke zpřístupnění šablon projektových žádostí pro danou výzvu daného operačního programu dle parametrů zadaných na výzvě, a to k datu vyhlášení výzvy. Tento proces je nezbytné zajistit pro vyhlášení výzvy, což umožní žadatelům předkládat projektové žádosti do dané výzvy daného operačního programu Hodnocení průběhu výzvy V rámci tohoto procesu budou porovnávány údaje z plánu výzvy, který bude označen jako aktuální s agregovanými, skutečně dosaženými hodnotami evidovanými na projektech dané výzvy. Pro zařazení těchto údajů do příslušného roku bude určující datum, které je na projektu evidované u dané hodnoty. Např. pro evidenci projektů a souvisejících finančních částek v daném roce, kde byla uzavřena Smlouva/Rozhodnutí o poskytnutí dotace, bude využito datum uzavření Smlouvy. Pro zařazení realizovaných plateb do jednotlivých let bude opět určující registrované datum příslušného typu platby. Pro zajištění tohoto subprocesu bude využit modul vytěžování dat. Konkrétně se v rámci vyhodnocení výzvy budou sledovat zejména následující údaje: Počet a finanční objem projektů, kde byla v daném roce uzavřena Smlouva/Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Údaje budou dostupné za jednotlivé roky formou sledování přírůstku za daný rok i formou kumulovaných hodnot daného roku s hodnotami dosaženými v předchozích letech. Závazkové/cílové hodnoty indikátorů včetně data dosažení cílové hodnoty (nejedná se o skutečně dosažené cílové hodnoty, ale o závazky, ke kterým se příjemce zavázal ve Smlouvě/Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Údaje budou dostupné za jednotlivé roky formou sledování přírůstku za daný rok i formou kumulovaných hodnot daného roku s hodnotami dosaženými v předchozích letech. Finanční částky proplacených a certifikovaných prostředků v jednotlivých letech (v rozlišení dle životního cyklu platby - např. zálohové platby, jejich vyúčtování, standardní platby, platby zařazené do refundace, refundované platby, certifikované platby 4 - tyto údaje budou dostupné na záznamech detailu plateb daného projektu). Tyto údaje budou dostupné jak v absolutní hodnotě, tak vyjádřené jako % z finanční alokace výzvy. Údaje budou dostupné za jednotlivé roky formou sledování přírůstku za daný rok i formou kumulovaných hodnot daného roku s hodnotami dosaženými v předchozích letech. Vyhodnocení skutečně dosažených cílů nebo jejich částí v jednotlivých letech a to prostřednictvím vyhodnocení plnění skutečně dosažených hodnot indikátorů v jednotlivých letech (údaje budou přebírány z monitorovacích zpráv projektů), které na tyto cíle navazují, přičemž tyto údaje budou dostupné jak v absolutních hodnotách, tak vyjádřené jako % z celkové hodnoty cíle/indikátoru zadaného v plánu výzvy. Údaje budou dostupné za jednotlivé roky formou sledování přírůstku za daný rok i formou kumulovaných hodnot daného roku s hodnotami dosaženými v předchozích letech. Vlastní proces hodnocení bude probíhat tak, že systém porovná plánované hodnoty pro jednotlivé roky registrované na plánu výzvy, který bude označen jako aktuální s hodnotami, které budou sečteny z jednotlivých projektů dané výzvy a které budou splňovat časový test pro daný rok. Toto porovnání bude možné přírůstkovým způsobem za jednotlivé roky i kumulativně, kdy se hodnota plánovaného i dosaženého údaje daného roku sčítá s hodnotami let předchozích. 4 Životní cyklus plateb je podrobně popsán v procesu 8 Realizace plateb. P3: Nastavování a vyhlašování výzev 44/186

45 Dále systém umožní sledovat plánované i skutečně dosažené údaje v jednotlivých letech v absolutních hodnotách i vyjádřené jako % z celkového finančního plánu výzvy a z celkových hodnot plánovaných cílů/indikátorů dané výzvy. Dalším požadavkem pak je, aby bylo možné v rámci systému porovnat dosažené skutečné hodnoty v oblasti financí, cílů, indikátorů, příp. horizontálních témat zjištěných agregací údajů z projektů dané výzvy s plánovanými hodnotami těchto ukazatelů na vrstvě podosa/osa operačního programu. A to nejen pro jednu výzvu, ale přehledně zobrazit výsledky za všechny výzvy, které pod danou podosu/osu operačního programu spadají. Celkový proces je indikativně znázorněn na grafickém schématu Generování výzvy 03NVV05.P1 Systém umožní porovnat plánované a skutečně dosažené hodnoty v rámci dané výzvy v konkrétních datových oblastech popsaných v této kapitole. 03NVV05.P2 V případě odchýlení dané hodnoty od plánu o více než zadaný rozdíl systém v rámci daného zobrazení porovnání plánovaných dat a skutečnosti zobrazí varování. 03NVV05.P3 Porovnání plánovaných a skutečně dosažených hodnot v jednotlivých letech bude možné buď formou porovnání přírůstků za jednotlivé roky nebo formou kumulativně dosažených hodnot v daném roce. 03NVV05.P4 V rámci porovnání plánu a skutečnosti bude možné porovnat přírůstkovou nebo kumulativní skutečnost v daném roce s plánem stanoveným pro jednotlivé roky nebo přírůstkovou nebo kumulativní skutečnost s celkovým finančním plánem výzvy nebo celkovými cílovými hodnotami stanovenými pro indikátory, případně jiné ukazatele popisující věcné plnění. 03NVV05.P4 Systém dále umožní v rámci dané výzvy porovnat dosaženou skutečnost s plánovanými hodnotami pro finance a indikátory (horizontální témata) na dané podose/ose operačního programu, a to nejen v rámci jedné výzvy, ale přehledně zobrazit výsledky za všechny výzvy, které jsou na danou podosu/prioritní osu operačního programu navázány. P3: Nastavování a vyhlašování výzev 45/186

46 Obrázek 3 Generování výzvy Operační program /proces 2 Finanční plán Roky Zdroje Plán cílů/indikátorů Roky? Prioritní osa/oblast podpory Finanční plán Roky Zdroje Plán cílů/indikátorů Harmonogram výzev Seznam plánovaných výzev na budoucí období (6 měsíců nebo 1 rok) Číslo výzvy Datum vyhlášení Datum ukončení Stav Vyhlášení výzvy Podmínky implementace Soubor kriterií (pro práci s projekty) Poţadované přílohy Matriční data výzvy (omezení číselníků, rozpočet) Poměry financování pro všechny typy ţadatelů Alokace Šablony šablon (administrace plateb) Plán výzvy č.1 Finanční plán výzvy Plán cílů/indikátorů Období výzvy Operativní plán oper. programu Finanční plán Plán cílů/indikátorů Období rok Členění do úrovně obl.podpory Plán výzvy č.2 Finanční plán výzvy Plán cílů/indikátorů Období výzvy Plán výzvy č.3 Finanční plán výzvy Plán cílů/indikátorů Období výzvy Sumární plán výzev (modul Vytěžování dat) Období výzvy Číslo výzvy Oblast podpory Stav výzvy Období realizace projektů výzvy Plánovaný objem zasmluvněných projektů Predikce čerpání výzvy po letech/zdroje/kurs Sumární informace za všechny výzvy po letech Plnění výzev/ akčního plánu Agregace dat z projektů dle zadaného stavu z moţností agegace dle výzvy a dle let Finance Indikátory % plnění k plánu Simulace výzvy a jejích plánovaných výstupů Výběr oblasti podpory Datum výzvy Výběr reţimu plateb Finanční objem výzvy/zdroje/kurs Fin. objem zasmluvněných projektů/období Období realizace projektů dané výzvy Proplaceno/v členění na roky/moţnost odlišit zálohové platby a vyúčtování Certifikováno/členění na roky/zdroje/kurs Indikátory, cíle/členění na roky/ P3: Nastavování a vyhlašování výzev 46/186

47 9.5. Případy užití P3: Případ užití 1 Vložení harmonogramu výzev a simulace výzvy Systém 03NVV01_Vloţení harmonogramu výzev Gestor_dat_NW Vloţení harmonogramu výzev 03NVV02_ Simulace výzvy 03NVV02.01_ Zobrazení výsledku simulace výzvy Manager OP Simulace výzvy P3: Případ užití 2 Vložení plánu výzvy Systém Manager OP 03NVV03_Vloţení plánu výzvy Vloţení plánu výzvy 03NVV03.01_ Zobrazení plánu výzev 03NVV03.02_ Vytvoření a zobrazení dalších verzí plánu výzvy P3: Případ užití 3 Finalizace výzvy Systém <<System>> IS 03NVV05_ Hodnocení průběhu výzvy 03NVV05.01_ Posílání oznámení Finalizace výzvy P3: Nastavování a vyhlašování výzev 47/186

48 P3: Případ užití 4 Zadání výzvy data pro výzvu Systém 03NVV04.01_ Zadání dokumentace výzvy Manager OP 03NVV04_Zadání výzvy data pro výzvu 03NVV04.02_ Editace výzvy 03NVV04.03_ Finalizace výzvy Zadání výzvy data pro výzvu 03NVV04.04_ Otevření výzvy P3: Nastavování a vyhlašování výzev 48/186

49 10 Administrace a monitoring na projektové úrovni Tato kapitola tvoří rámec procesům na projektové úrovni, kde dochází k vlastní realizaci rozdělování finančních prostředků EK a také monitorování plnění vytyčených cílů: P4: Vypracování a podávání projektové žádosti P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace P7: Správa a monitorování projektů Do této oblasti je nutné zahrnout také problematiky kontrol Projektů a vyplácení příjemců, které jsou součástí procesů: P6: Kontrolování realizace projektu a operačních programů P8: Realizace plateb Tato oblast obsahuje aktivity žadatele/příjemce podpory nebo jeho zástupce obecně správce projektu (viz výklad pojmů) a manažerů projektů apod. na straně řídících nebo zprostředkujících orgánů Lokální zkratky a pojmy Fondy EU Systém Aplikace IS Správce projektu Smlouva Rozhodnutí Podmínky Externí uživatel Interní uživatel Strukturální fondy EU a fond soudržnosti Aplikace MS2014+ Informační systém - Aplikace MS2014+ Správcem projektu je označena osoba/osoby, které participují na vytváření projektové žádosti ve funkci žadatele o dotaci a déle spravují projekt ve fázi realizace projektu ve funkci příjemce dotace. Správci projektu mohou být Žadatel/Příjemce, partneři projektu nebo jiná osoba (agentura), která je pověřená Žadatelem/Příjemcem, aby ho zastupovala ve vypracování projektové žádosti a správě jeho projektu/ů v různých fázích jeho životního cyklu. Roli Hlavního správce projektu vykonává pouze jediný správce projektu. Smlouva o financování se uzavírá mezi příjemcem podpory a řídícím orgánem daného operačního programu. Součástí smlouvy o financování je hlavně: identifikace smluvních stran, vymezení předmětu a účelu smlouvy, rozpis finančního krytí projektu, vymezení způsobu proplácení finanční pomoci, harmonogram, atd. Součástí tohoto dokumentu jsou také tzv. podmínky. Rozhodnutí o poskytnutí dotace je dáno pro investiční projekty a nově i pro neinvestiční projekty zařazené do programového financování zákonem č.218/2000sb a obsahuje částky, indikátory, termíny a podmínky. Společně se smlouvou jsou základním dokumentem pro poskytnutí podpory. Podmínky mimo jiné stanovují pravidla, jimiž se příjemce dotace musí řídit po dobu realizace projektu a také stanovenou dobu po ukončení projektu (např. předkládání zpráv o realizaci projektu) Všichni předkladatelé projektů a jejich spolupracující subjekty, tj. externí uživatel SW aplikace (terminologie Service Desk). Jde o správce projektu. Uživatel Monitorovacího systému MS14+ z řídících orgánů, zastupujících subjektů, platebního a certifikačního orgánů, auditního orgánu a dalších subjektů pro hodnocení a kontrolu projektů (terminologie Service Desk). Jde zaměstnance ŘO, ZS např. projektové a finanční manažery, pracovníky NOK, ale i o externí hodnotitele, Administrace a monitoring na projektové úrovni 49/186

50 PPP Projekt Projektová žádost (PŽ) kontrolory, experty apod. Pracovní postup procesu, jak je popsáno v modulu Podpora oběhu dokumentů, kapitola Pracovní postupy procesů v dokumentu [3]. Časově ohraničená cílená činnost prováděná příjemcem podpory za účelem dosažení požadovaného výsledku v rámci operačního programu. Forma, jak zažádat o přidělení dotace z fondů EU na realizaci Projektu. Projektová žádost vzniká a je podávána v procesu 4 a může mít několik verzí vzešlých z procesu hodnocení a akceptace proces 5. Všechny verze PŽ jsou asociovány s Projektem, pro který vznikly. Celkový seznam zkratek a pojmů je vysvětlen v dokumentu [2 ] Struktura a logika dokumentace, zkratky a pojmy. Pokud nebude řečeno jinak, budeme souhrnně pro účely popisu Projektové úrovně označovat Projektem, jak individuální, grantový projekt, velký projekt i Nástroje typu GG. Ve stejném smyslu je pak potřeba chápat termín Projektová žádost. Vztah obou pojmů je vysvětlen v tabulce Lokální zkratky a pojmy Životní cyklus Projektu (ŽCP) Realizace vytyčených cílů EK, stejně tak cílů na národní úrovni je prováděna pomocí Projektů. Životní cyklus Projektu můžeme rozdělit do tří fází: Fáze Projektové žádosti Fáze realizace Projektu Fáze využívání výsledků Projektu Životní cyklus Projektu ilustrativně ukazuje Obrázek 4 Životní cyklus projektu. Jednotlivé body schématu jsou stručně popsány v následujících kapitolách a podrobně pak v kapitolách procesů P4 až P Konfigurace životního cyklu Projektu, stavová mapa Projektu Jednotlivé operační programy mohou požadovat poněkud odlišný průběh celého životního cyklu projektu, jeho fází nebo jeho jednotlivých částí. Některé části mohou být dokonce vynechány. Specifika a požadavky jednotlivých OP a dalších vrstev hierarchie včetně výzvy bude odražen v konfiguraci jednotlivých instancí pracovních postupů procesů (PPP)-viz kapitola Pracovní postupy procesů v modulu Podpora oběhu dokumentů v dokumentu [3] a v tvorbě variant potřebných formulářů např. formulářů Projektových žádostí, hodnotících formulářů, formulářů monitorovacích zpráv a žádostí o platbu -viz Vstupní formuláře v modulu Individuální formuláře v dokumentu [3]), nebo šablon výstupních formulářů Smluv a Rozhodnutí -viz Výstupní formuláře v modulu Individuální formuláře v dokumentu [3]). Vhodným příkladem je podproces hodnocení) ve Fázi Projektové žádosti, kdy se praktiky jednotlivých ŘO a ZS liší a to i v ohledu na odlišnosti Projektů (Projektových žádostí), které jednotlivé orgány řeší. Typové PPP hodnocení bude obsahovat všechny možné typové stavební kameny, ze kterých bude možno sestavit instanci hodnocení na míru. Dále půjde o procesem hodnocení související vyplňování Projektové žádosti, postup při vyhodnocování práce hodnotitele, proces rozhodování o přijetí Projektu a podepisování Smlouvy nebo Rozhodnutí nebo také podávání a schvalování monitorovacích zpráv a žádostí o platbu. Administrace a monitoring na projektové úrovni 50/186

51 Obrázek 4 Životní cyklus projektu Výzva Založení Projektové žádosti Vyplnění a podání Projektové žádosti Hodnocení Projektové žádosti Doporučení Projektu k realizaci Výběr a akceptace Projektu Začátek realizace Projektu Monitorovací zpráva 1 Kontrola 1 Žádost o platbu1... Monitorovací zpráva n Žádost o platbu n Konec realizace Projektu Závěrečná monitorovací zpráva Závěrečná kontrola Finanční vyrovnání - poslední ŽoP Ukončení Projektu Sledování Projektu Kontrola udržitelnosti1 Monitorovací zpráva v době udržitelnosti 1... Monitorovací zpráva v době udržitelnosti n Kontrola udržitelnosti n Konec sledování Projektu čas Fáze Projektové ţádosti Fáze realizace Projektu Fáze vyuţívání výsledků Projektu Administrace a monitoring na projektové úrovni 51/186

52 Celý životní cyklus Projektu bude jeden z konfigurovatelných pracovních postupů procesu (PPP). Při konfiguraci se bude vycházet z typového PPP Projektu a budou zde řešena specifika a odlišné požadavky jednotlivých OP a jejich administrátorů (ŘO, ZS). Budou konfigurovatelné i jednotlivé dílčí podprocesy celého PPP životního cyklu Projektu. U každého Projektu bude možné zobrazit tzv. stavovou mapu Projektu. Tato mapa bude zobrazovat základní milníky v životním cyklu Projektu. V každé části stavové mapy Projektu bude možno zobrazit detail stavové mapy podprocesu, je-li takový podproces v dané fázi definován (např. detail hodnocení ve stavové mapě životního cyklu Projektu) Fáze Projektové žádosti Počátek životní cyklus přímo navazuje na proces vyhlášení výzvy. Ta informuje potencionální žadatele o konkrétních podmínkách pro předkládání Projektových žádostí a Projektů v nich popsaných souladu s pravidly daného operačního programu. První krokem žadatele (správce projektu) je založení žádosti o Projekt (Projektová žádost) náležející k vybrané výzvě. Žadatel projektovou žádost vypracuje, vyplní její příslušná pole a podá k příslušnému řídícímu orgánu (proces P4). Po přijetí Projektové žádosti a její registraci (proces P7) bude Projektová žádost i potencionální příjemci podpory - realizátoři projektu hodnoceni a výsledky budou sloužit jako podklad pro rozhodnutí o přijetí projektu k realizaci (proces P5). Proces hodnocení a s tím spojené vypracovávání PŽ může probíhat najednou ( hlavní kolo hodnocení) nebo může být rozdělen do dvou částí, dvou kol. Postup bude individuálně platný pro jednotlivé Operační programy podle jejich potřeby. To bude realizováno konfigurací jednotlivých instancí PPP hodnocení a podávání Projektové žádostí a v tvorbě variant formulářů Projektových žádostí zohledňujících počet kol. V prvním kole žadatel vyplní zkrácenou neúplnou Projektovou žádost. Provede se předběžný výběr Projektových žádostí podle předem daných kritérií. Toto kolo slouží k výběru takových Projektů, které mají reálnou naději na úspěch při přidělování dotací. Jinými slovy nevpustí do dalšího kola Projekty, které mají podstatné nedostatky, neplní zcela zřetelně význam a určení výzvy nebo mají výrazné formální nedostatky apod. Hodnotit se také bude žadatel a jeho partneři v Projektu, jeho důvěryhodnosti a schopnost dostát svým závazkům při realizaci Projektu. Dostatečně ohodnocené Projektové žádosti (s dobrou známkou ) postupují do druhého kola, kde budou vybírány různými typy hodnocení. Do druhého kola již musí žadatel podat plnou Projektovou žádost. Toto kolo se bude skládat z několika typů hodnocení. V procesu P5 jsou popsány typy hodnocení, které se používají v současném programovém období a je vysoká pravděpodobnost, že se budou používat i v tom příštím. K upřesnění dojde po vytvoření příslušných metodik. Pokud bude upřednostněno pouze jednokolové hodnocení, typy hodnocení uvedené v prvém kole v procesu 5 mohu být realizovány v hlavním kole. Výsledky hodnocení z jednotlivých fází hodnocení po jejich uzavření budou uloženy do systému a znepřístupněny k editaci. Proces hodnocení probíhá u Projektových žádostí všech typů Projektů včetně většiny Nástrojů typu GG. Pro některé z nich jako je např. IPRM však může být hodnocení Projektových žádostí nepovinné. Po ohodnocení Projektů, vyhodnocení výsledků a pořadí Projektů podle dosažených výsledků dojde k výběru nejlepších Projektů k realizaci a podepsání příslušných smluv a dokumentů Časový sled fáze Projektové žádosti Následující diagramy (Obrázek 5, Obrázek 6, Obrázek 7) ilustrativně popisují předpokládanou časovou souslednost aktivit obsažených v různých procesech na Projektové úrovni, týkajících se fáze Projektové žádosti tzn. doby od vyhlášení výzvy, kdy žadatel na tuto výzvu reaguje, až po uzavření Administrace a monitoring na projektové úrovni 52/186

53 Smlouvy/ vydání Rozhodnutí. Uzly diagramu aktivit jsou označeny procesem, ve kterém je daná aktivita obsažena a popsána. Diagramy na sebe přímo navazují v pořadí, v jakém jsou seřazeny Databáze jednotkových nákladů Definice pojmu je v dokumentu [2]. Cílem je vybudovat celorepublikovou jednotkovou databázi jednotkových nákladů. Databáze jednotkových nákladů bude založena a spravována pro potřeby přípravy Projektových žádostí a porovnávání cen při hodnocení Projektových žádostí v rámci vybírání projektů k realizaci. Bude také sloužit pro hodnotitele jako zdroj informací o jednotkových nákladech a tak přispěje k transparentnosti a lepšímu porovnávání jednotlivých projektových žádostí. DJN bude i zdrojem dat pro modul CBA při přípravě Cost Benefit analýzy. DJN bude realizována jako seznam jednotkových nákladů, jehož záznamy budou vkládat zodpovědní pracovníci jednotlivých ŘO a za správnost hodnot bude odpovídat metodik a zadavatel údajů. Jednotlivé položky Databáze budou členěny například resortně, podle místa použití, budou náležet jednotlivým OP. Jejich použití bude záviset na metodických pokynech a například podmínkách výzvy. PV.01 PV.02 PV.03 PV.04 PV.05 PV.06 PV.07 PV.08 PV.09 Aplikace umožní zadávat jednotlivé položky jednotkových nákladů. Aplikace umožní importovat položky ze souboru správného formátu a vhodného typu zejména xls, xlsx, csv, txt apod. Aplikace uloží položky s vazbami na jejich dříve popsané členění a budou opatřeny verzí a časovou značkou. Aplikace umožní jednotlivé položky editovat avšak jejich hodnotu pouze při vzniku nové verze. Aplikace umožní jednotlivé nepoužité položky mazat. Použité pouze zneplatnit. Aplikace zajistí možnost vkládání, editace, mazání a zneplatnění pouze uživatelům s patřičným oprávněním. Aplikace bude nabízet DJN pro výběr při vypracovávání Projektové žádosti. Pole Projektové žádosti vyplněná hodnotou z DJN budou mít zaznamenánu vazby na danou položku. Aplikace bude předávat hodnoty položek DJN jako zdroj pro modul CBA. Aplikace umožní exportovat DJN nebo její část do souboru typu zejména xls, xlsx, csv, txt apod. Administrace a monitoring na projektové úrovni 53/186

54 Obrázek 5 Diagram aktivit pro proces vypracování Projektové žádosti Vypracování a podávání projektové ţádosti, Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace Proces vypracování projektové ţádosti a její podávání P13:Přihlášení P4:Zaloţení ţádosti u vybrané výzvy ano Nová ţádost? ne P4:Zadání zákl. informací poţad výzvou Vicekolové schvalování? ano P5:Proces kola schvalování, komunikace se ţadatelem Poţadavky, opravy ano ne ne P5:Hodnocení kola, doporučení P5,P9:Info ţadateli ano projekt do dal. kola? P5: Odemčení projektové ţádosti P4:Zadání informací projektu poţad výzvou P4:Kontrola, finalizace, podání, uzamčení, projektové ţádosti ne P9:Info, komunikace proj.manaţer x správce projektu P5:Příjem projektu, formální kontrola ne projekt OK? ano P7:Registrace, zařazení k hodnocení P5:Oznámení ţadateli, ukončení procesu P9: Info správci projektu 1 Administrace a monitoring na projektové úrovni 54/186

55 Obrázek 6 Diagram aktivit pro proces schvalování Projektové žádosti Vypracování a podávání projektové ţádosti, Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace Proces schvalování projektové ţádosti 1 P7:Výběr hodnotitele/ů P9: Info hodnotitelům Hodnotitel přijímá? ano ne P7,P13:Přístupová práva hodnotitelům P13:Přihlášení hodnotitele Typ hodnocení Textové Bodové Typ X P5:Zápisu textu hodnocení P5:Přidělení bodových hodnot do formuláře.. P5:Zápis hodnocení P5:Ohodnocení, doporučení P5,P9:Komunikace projektový manaţer x správce projektu Postup další fáze? ne ano ne Poslední fáze? ano P5:Celkové vyhodnocení, doporučení PŢ P5,P9:Oznámení výsledku správci projektu P7:Zpřístupnění hodnocení Projekt doporučen ano? ne 2 Administrace a monitoring na projektové úrovni 55/186

56 Obrázek 7 Diagram aktivit pro proces akceptace Projektu Vypracování a podávání projektové ţádosti, Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace Proces akceptace projektu 2 P5:Vybírání projektu Projekt vybrán? ano P5:Další poţadavky, negociační proces, podmínkysmlouvy/rozhodnutí ne P5:Zápis do zásobníku projektů P5,P9:Komunikace projektový manaţer x správce projektu Splněno? ano Vytvoření Smlouvy/ Rozhodnutí ne P5: Projekt odmítnut, výběr jiného projektu ze zásobníku projektů Schvalování Smlouvy/ Rozhodnutí ne ano OK? Poslední schvalovatel ne P5:Výběr jiného projektu ze zásobníku projektů ano P5:Podpis smlouvy/ rozhodnutí P13:Přidělení příst. práv do správy projektů P5,P9:Oznámení ţadateli, ukončení procesu Administrace a monitoring na projektové úrovni 56/186

57 Fáze realizace Projektu Realizační fáze začíná podepsáním Smlouvy/ Rozhodnutí, od data začátku realizace, ke kterému se Příjemce zaváže. V této fázi, kterou se zabývá především proces P7, příjemce realizuje schválený Projekt a pravidelně podává zprávy o pokroku v realizaci Projektu a žádosti o vyplacení přidělených prostředků formou zálohy nebo již realizovaných finančních částek. Příjemce informuje ŘO o změně nebo návrhu na změnu Projektu a tato změna musí být obvykle manažerem projektu nebo jinými orgány schválena. Fáze končí datem ukončení Projektu a splněním dalších podmínek, které jsou popsány v procesu P7 v kapitole Ukončování Projektu. Projekt bude kontrolován příslušným kontrolním orgánem. Některé kontroly budou probíhat i na místě realizace. Četnost kontrol bude mimo jiné závislá na analýze rizik vypracované před začátkem realizace. Popis aktivit příslušejících k této fázi lze nalézt v následujících odstavcích této kapitoly a v procesu P Fáze využívání výsledků Projektu Tato fáze je dána povinným parametrem každého Projektu, kdy mluvíme o tzv. udržitelnosti (viz Pojmy v [2]. Udržitelnost je doba, po kterou musí příjemce podpory udržet výsledky Projektu, pro který mu byly přiděleny finanční prostředky. Každý Operační program blíže specifikuje dobu udržitelnosti a to je zpravidla po dobu pěti let od dne ukončení fyzické realizace Projektu. Naplňování a udržení hodnot výstupů Projektu je Příjemcem po celou dobu udržitelnosti, vykazováno pomocí Monitorovacích zpráv (viz Monitorovací zprávy, Proces P7) a může být předmětem kontroly ze strany příslušných institucí. Při nesplnění povinnosti udržitelnosti může být Příjemce požádán o vrácení dotace nebo její části. Popis aktivit příslušejících k této fázi lze nalézt v následujících odstavcích této kapitoly a v procesu P Uživatelé procesů Projektové úrovně a jejich aktivity Z pohledu systému můžeme rozdělit uživatele této úrovně do dvou skupin (dle procesu P13) : Externí uživatel - Externím uživatelem bude osoba/osoby, které se zúčastňují na vytváření Projektové žádosti ve funkci žadatele o dotaci a déle spravují Projekt ve fázích realizace Projektu a využívání výsledků Projektu ve funkci příjemce dotace. Může to být Žadatel/Příjemce, partneři Projektu nebo jiná osoba (agentura), která je pověřená Žadatelem/ Příjemcem, aby ho zastupoval ve vypracování Projektové žádosti a správě jeho Projekt/ů v různých fázích jeho životního cyklu. Pro všechny tyto osoby je v rámci této dokumentace použit souhrnný název Správce projektu. Interní uživatel Interním uživatelem nazýváme osoby z NOK, řídících orgánů a zastupujících subjektů ( např. projektoví a finanční manažeři), platebního a certifikačního orgánů, auditního orgánu a dalších subjektů pro hodnocení a kontrolu Projektů Aktivity správce projektu - externí uživatel Správce projektu bude přistupovat do systému pomocí webového rozhraní IS KP14+. Grafické znázornění je na obrázku Základní schéma modulů pro správce projektu v aplikačním pohledu ISKP14+. Ve fázi vypracování Projektové žádosti bude mít přístup pouze do pohledu Projektových žádostí. V okamžiku elektronického podávání Projektové žádosti certifikovaným způsobem (elektronický podpis) tzn. certifikovanou registrací, mu bude přidělen důvěrnější přístup do systému a Administrace a monitoring na projektové úrovni 57/186

58 to do pohledu Správy projektů. Tento přístup zůstává správci projektu v platnosti po celou dobu platnosti jeho certifikace pro správu jeho realizovaných Projektů i v případě vypracovávání další Projektové žádosti. Certifikovaný přístup se bude v pravidelných intervalech ověřovat a obnovovat. Obrázek 8 Základní schéma modulů pro správce projektu v aplikačním pohledu ISKP14+ Aplikační pohled IS KP14+ Pohled Projektové žádosti Pohled Správa projektů Správa profilu/účtu uživatele Monitorování projektů Správa projektových žádostí Nová/ kopie/mazání Administrace projektů Monitorovací zprávy Náhled hodnocení Žádosti oplatbu Projektová žádost Žádosti o změnu Profil projektové žádosti Přehled kontrol Podávání projektové žádosti Pohled Projektové žádosti Pohled umožní správu vlastního profilu a Projektových žádostí daného správce projektu v rámci fáze Projektové žádosti. Pohled umožní realizovat procesy: Správa profilu/účtu uživatele o registrace a údržba registračních údajů o údržba statických údajů pro Projektové žádosti Správa Projektových žádostí o vytvářet, kopírovat a mazat (jen nepodané) Projektová žádosti o nahlížet do hodnocení Projektových žádostí Projektová žádost o udržovat profil jednotlivých Projektových žádostí správa osob a sledování stavu Administrace a monitoring na projektové úrovni 58/186

59 o o podávání Projektové žádosti: vypracování Projektové žádosti na uživatelsky vytvořeném formuláři odpovídajícím podmínkám výzvy, její kontrola, finalizace, elektronické podání včetně příloh komunikace, předání informací, dokumentů Pohled Správa projektů Pohled umožní správu Projektů ve fázích realizace a využívání výsledků Projektu daného správce projektu. Pohled umožní realizovat procesy: Monitorování Projektů bude zobrazen přehled relevantních Projektů se základními informacemi, jejich vazby na nadřízené i podřízené vrstvy struktury dotací s možností snadného pohybu mezi vrstvami. Pro konkrétní Projekt budou zobrazeny jeho atributy, stav (graficky), mezníky a aktuální události Projektu pro potřeby správce projektu, PPP Projektu. Administraci Projektů o Monitorovací zpráva (MZ) - vypracování MZ na formulář (vytvořený pro daný typ Projektů) a jeho elektronické podání v termínech plánu MZ o Žádost o platbu (ŽoP) - vypracování ŽoP na formulář (vytvořený pro daný typ Projektů) a jeho elektronické podání v termínech plánu ŽoP o Žádost o změnu (ŽoZ)- vypracování ŽoZ na formuláři vytvořeném na základě Projektové žádosti a jeho elektronické podání. o Komunikace s projektovým/finančním manažerem, případné opravy a doplnění předcházejících formulářů Přehled kontrol vykonaných na Projektech, jejich výsledek a kontrolní formuláře Aktivity projektového manažera, hodnotitele- interní uživatel Projektový manažer, (externí) hodnotitel, kontrolor, správce formulářů obecně interní uživatel bude přistupovat do systému pomocí webového rozhraní CSSF14+. Grafické znázornění je na obrázku Základní schéma pohledů pro interní uživatele v aplikačním pohledu CSSF14+. Každý interní uživatel bude mít přidělena potřebná přístupová práva k vykonávání svých aktivit na spravované sadě Projektů a Projektových žádostí. Některý interní uživatel jakým je například hodnotitel bude mít tato práva přidělena jen dočasně - po dobu hodnocení Projektových žádostí Pohled Projektové žádosti Pohled umožní internímu uživateli vykonávat jeho činnosti spojené s Projektovými žádostmi v rámci fáze Projektové žádosti: Správa Projektových žádostí o přijímání, registraci a správa Projektových žádostí podaných správci projektů o komunikace se správci projektů v rámci následujících procesů Hodnocení Projektové žádosti o Příprava hodnotících formulářů, jejichž obsah bude podléhat typu Projektu / výzvy o Výběr hodnotitelů pro dané hodnocené Projekty a administrace s tím spojená Administrace a monitoring na projektové úrovni 59/186

60 o o Hodnocení Projektových žádostí ve všech jeho fázích a kolech, aktivita (externího) hodnotitele Doporučení a výběr Projektové žádosti k realizaci v závislosti na výsledcích hodnocení, činnost hodnotící komise apod. Obrázek 9 Základní schéma pohledů pro interní uživatele v aplikačním pohledu CSSF14+ Aplikační pohled CSSF14+ Pohled Projektové žádosti Pohled Správa projektů Správa projektových žádostí Monitorování projektů Hodnocení projektových žádostí Příprava hodnotících formulářů Administrace projektů Monitorovací zprávy Správa hodnotitelů Žádosti oplatbu Výběr hodnotitelů Hodnocení projektových žádostí Doporučení a výběr projektové žádosti k realizaci Akceptace projektových žádostí Žádosti o změnu Ukončení projektu Kontroly projektů Komunikace, negociační proces Dokument Smlouvy/ Rozhodnutí pro PŽ Schvalování a podepisování Smlouvy/ Rozhodnutí Akceptace Projektových žádostí o Komunikace zástupce ŘO se správce projektu ŘO, předání dodatečných informací, negociační proces o Vypracování dokumentů Smlouvy/Rozhodnutí a dalších pro Projekty (Projektové žádosti) vybrané k realizaci o Schvalování a elektronické podepisování již schválených dokumentů Administrace a monitoring na projektové úrovni 60/186

61 Pohled Správa projektů Pohled umožní správu Projektů ve fázích realizace a využívání výsledků Projektu daného manažera projektu. Pohled umožní realizovat procesy: Monitorování Projektů bude zobrazen přehled relevantních Projektů se základními informacemi, jejich vazby na nadřízené i podřízené vrstvy struktury dotací s možností snadného pohybu mezi vrstvami. Pro konkrétní Projekt budou zobrazeny jeho atributy, stav (graficky), mezníky a aktuální události Projektu pro potřeby správce projektu, PPP Projektu. Administraci Projektů pro každý typ následně popsané zprávy nebo žádosti bude správcem dokumentů vytvořen příslušný formulář (viz Modul individuálně nastavitelných formulářů v [3]). o Monitorovací zpráva (MZ) kontrola a schválení MZ elektronicky podané správcem projektu podle v termínech plánu MZ o Žádost o platbu (ŽoP) - kontrola a schválení ŽoP elektronicky podané správcem projektu o Žádost o změnu (ŽoZ - kontrola a schválení ŽoZ elektronicky podané správcem projektu o Komunikace se správcem projektu, případné opravy a doplnění předcházejících formulářů o Uzavírání Projektů na konci jeho realizace - Projekt bude sledován po dobu jeho deklarované udržitelnosti Plán a přehled kontrol vykonaných na Projektech, jejich výsledek a kontrolní formuláře Monitorovací zpráva (MZ) Povinností příjemce je předkládat informace o stavu realizace projektu prostřednictvím monitorovacích zpráv. Pro názornou představu o její složitosti je zde uveden její popis platný pro současné programové období. Její obsah se může pro jednotlivé OP a typy Projektů lišit. MZ se předkládá v závislosti na podmínkách OP a etapách Projektu např. čtvrtletně nebo pololetně v určeném termínu po skončení etapy. Typy monitorovacích zpráv: 1. Průběžná 2. Etapová 3. Závěrečná 4. MZ době udržitelnosti V MZ jsou uvedeny typicky následující údaje: informace o projektu; informace o monitorovací zprávě; popis realizace projektu a problémů při realizaci za monitorované období (včetně informace o aktivitách projektu zajištěných formou přímého nákupu a včetně změn, ke kterým došlo v průběhu sledovaného období); další plán realizace projektu; plnění finančního plánu; informace o monitorovacích indikátorech; informace o horizontálních tématech; zajištění publicity a informování o projektu; informace o výběrových řízeních; Administrace a monitoring na projektové úrovni 61/186

62 důvody k vrácení/zamítnutí MZ/výhrady ke schválení. Přílohy: Pověření oprávněné osoby od statutárního orgánu k podpisu MZ; Pokud MZ podepisuje oprávněná osoba, musí být jako příloha přiloženo pověření od statutárního orgánu příjemce. Soupiska faktur k MZ (dle stanoveného vzoru =.xls) výkaz výdajů vynaložených příjemcem v třídění dle RPD (v případě předkládání monitorovací zprávy bez ŽoP není třeba dokládat). Kopie dokladů souvisejících se zadávacím řízením (VŘ) na dodavatele (nepředkládá se, bylo-li již ke kontrole předloženo dříve). Kopie uzavřených smluv s dodavateli na základě VŘ (v monitorovaném období). Kopie prezenčních listin, pozvánek apod. (u měkkých projektů-např. školení, konference) Kopie účetních dokladů uvedených v soupisce faktur. Kopie výpisů z bankovních účtů dokládajících uskutečnění plateb v souvislosti s realizací projektu za monitorované období (v případě monitorovací zprávy bez ŽoP není třeba dokládat). Seznam čísel účtů s uvedením názvu banky, využívaných příjemcem v souvislosti s realizací projektu (předkládá se k monitorovací zprávě za 1. etapu projektu a pak bezprostředně při případné změně čísel účtu). Kopie protokolu o předání a převzetí díla v souvislosti s realizací projektu (předávací a akceptační protokoly za monitorované období). Kopie pracovní smlouvy, popř. DPP, popř. DPČ, jmenování, pracovní náplně, výkazy práce (timesheety) a sumární rekapitulace mzdových výdajů za monitorované období (v případě předkládání monitorovací zprávy bez ŽoP není třeba dokládat). Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu (fotodokumentace, printscreeny, pokud je to relevantní). Doložení vlastnických vztahů (nabývací smlouvy apod.), zadání prací (pokud je součástí projektu nákup informačních technologií, jejichž umístění je možné určit až po ukončení zadávacího řízení na dodavatele a tyto doklady nebyly doposud doloženy). Seznam příloh Výpis z oddělené účetní evidence k projektu/etapě (v případě předkládání monitorovací zprávy bez ZŽoP není třeba dokládat). Závěrečná monitorovací zpráva se může lišit počtem a typem příloh např. stavební povolení doklad o pojištění MZ v době udržitelnosti podává informace o užití výsledků projektu v předepsané době udržitelnosti. Administrace a monitoring na projektové úrovni 62/186

63 11 P4: Vypracování a podávání Projektové žádosti Proces popisuje funkcionality na Projektové úrovni a to převážně z pohledu žadatele nebo jeho zástupce (správce projektu) a zahrnuje činnosti týkající se vytvoření a podávání Projektové žádosti. Je zde popsán proces začínající registrací uživatele do systému, údržby registračních údajů, vytváření a podání hotové projektové žádosti, způsob informování žadatele o procesu hodnocení jeho projektové žádosti, vzájemné komunikaci s řídícím orgánem v této fázi. Pokud nebude řečeno jinak, budou souhrnně pro účely podávání žádosti o dotaci označovány Projektem, jak individuální, grantový projekt, velký projekt i Nástroje typu GG. Ve stejném smyslu je pak potřeba chápat termín Projektová žádost. Vztah obou pojmů je vysvětlen v tabulce Lokální zkratky a pojmy Seznam případů užití P4: PŘÍPAD UŽITÍ 1 SPRÁVA PROFILU UŽIVATELE, DOKUMENTŮ A PROJEKTOVÝCH ŽÁDOSTÍ P4: PŘÍPAD UŽITÍ 2 PROJEKTOVÁ ŽÁDOST A KOMUNIKACE Vazba na ostatní procesy Proces č. 3 Proces č. 5 Proces č. 7 Proces č. 8 Proces č. 9 Proces č. 13 Popisovaný proces funkčně navazuje na proces č.3, který zajišťuje výzvy pro Projektové žádosti Postup hodnocení Projektová žádosti, jejím výběru k realizaci a uzavírání a podepisování Smlouvy nebo Rozhodnutí je popsáno z pohledu řídícího orgánu Správa a monitorování projektů z pohledu řídícího orgánu a tak Správce projektu, registrace Projektové žádosti Slouží k zadávání rozpočtů a finančních plánů do projektových žádostí Zajišťuje komunikaci mezi správcem projektu a projektovým manažerem a informovanost správce projektu Umožňuje registraci správce projektu jako externího uživatele Odhad kvantifikace procesu za období Typ uživatelů/počet: externí uživatel správce projektu (žadatel, zprostředkující osoba, partner projektu)/ desítky tisíc (cca ) Současně pracujících uživatelů: tisíce (cca 2000) Periodicita použití: denní 20/7 Typ výstupu /počet za období: Projektová žádost-celkem/ stovky tisíc (cca ) Projektová žádost-podané/ stovky tisíc (cca ) Projektová žádost-přijaté/ desítky tisíc (cca ) Počet vložených dokumentů/velikost na Projektovou žádost: Projektová žádost/ desítky stran (cca 25) Přílohy Projektové žádosti / desítky (cca 10-15), jednotky až desítky stran na přílohu P4: Vypracování a podávání Projektové žádosti 63/186

64 11.4. Slovní popis Proces se řadí do Projektové úrovně. Popisem pro tuto úroveň se zabývá kapitola Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5]. V této kapitole jsou uvedeny informace, které se týkají spolupráce především procesů 4, 5 a 7 a jejich společných východisek. Pro řádné pochopení těchto jednotlivých procesů je nezbytné nastudovat nejprve zmíněnou kapitolu. Hlavním cílem procesu je vypracování a podávání Projektové žádosti zamýšleného Projektu řídícímu orgánu, komunikace správce projektu s přiděleným projektovým manažerem v rámci hodnocení a výběru projektu k realizaci. Podávání projektové žádosti může probíhat ve dvou krocích v závislosti na počtu kol hodnocení, jak bylo popsáno v kapitole Administrace a monitoring na projektové úrovni. Znamená to, že projektová žádost může být podávána buď jako celek plně odpovídající požadavkům výzvy nebo nejprve ve formě předběžné informace o Projektu registrační/neúplné Projektové žádosti, která je ohodnocena a případně vpuštěna do druhého kola. Proces podávání Projektové žádosti bude probíhat a systémem řízen podle individuálně konfigurované instance PPP (zajistí modulu Podpora oběhu dokumentů, jehož příslušná funkcionalita je popsána v kapitole Pracovní postupy procesů v modulu v dokumentu [3]). V případě Nástroje typu globálního grantu (viz Pojmy, dokument [2]) bude postup podávání projektové žádosti obdobný jako u individuálních projektů. Projektová žádost Nástroje typu GG bude hodnocena a schvalována k realizaci stejně jako individuální projekty. V případě schválení bude pro NGG vypsána výzva a budou přijímány projektové žádosti projektů NGG, na které se bude vztahovat stejný postup podávání a schvalování jako na klasické individuální projekty. Budou ale platit poněkud odlišná pravidla zadávání projektové žádosti. Projektová žádost a pak i vlastní monitorování bude zjednodušeno, jen se základními údaji o projektech. Vyplývá to i z využívání odlišných finančních nástrojů těmito programy a sledování odlišných finančních toků, které nejsou relevantní pro daný monitorovací systém. Tyto projekty budou zahrnuty do sledování a vyhodnocování věcných plnění cílů Operačního programu. IPRM může být financováno a plnit cíle různých OP. Proto je nutno neustále zachovávat vazby jednotlivých projektů na všechny cíle a OP pro potřeby pozdějšího vyhodnocování Správa dokumentů Viz Modul Podpora oběhu dokumentů v dokumentaci [3] Správa profilu uživatele Uživatel se registruje v systému. Jeho registrační data jsou uložena pro opětovné přihlášení - další informace jsou v procesu 13 Registrování a identifikace do informačního systému a dokumentu [7] vztahujícímu mu se k Service Desku. K dané registraci budou asociovány všechny Projektové žádosti a Projekty, které má ve správě. Ať již ty, které sám uživatel vytvořil, nebo ty, které mu byly předány. Uživatel je vůči Projektu a Projektové žádosti v roli správce projektu (viz Lokální zkratky a pojmy procesu). Každý projekt/projektová žádost má tzv. hlavního uživatele hlavního správce projektu, který má všechna práva k Projektu a jeho Projektové žádosti. Stává se jím automaticky správce projektu, který projektovou žádost projektu zakládal. Hlavní správce projektu přidělí podle potřeby ostatním správcům projektu přístupová práva. Hlavní správce projektu se může vzdát této jedinečné role a přenechat ji jinému správci projektu. P4: Vypracování a podávání Projektové žádosti 64/186

65 Registrace uživatele Postup a detaily registrace uživatele popisuje podrobněji proces č Přihlášení uživatele Postup a detaily přihlašování uživatele popisuje podrobněji proces č Správa registračních údajů Uživatel Aplikace bude moci své registrační údaje doplňovat a editovat. Půjde zejména o změnu hesla, kontrolní otázky, telefonního čísla apod Správa osob profilu Uživatel si může vytvořit seznam účastníků všech svých projektů se všemi potřebnými údaji. V seznamu osob budou informace o žadateli, osobách oprávněných pracovat na projektech, správcích projektů, partnerech popřípadě členech realizačního týmu apod. Bude obsahovat informace potřebné a vyžadované pro podávání projektové žádosti a dále i realizace projektu: název osob, adresa, korespondenční adresa, IČ, čísla účtů, data elektronického podpisu a datové schránky apod. Tento seznam bude bez vazby na Projektové žádosti a Projekty a bude určen k přenosu jednotlivých osob i s jejich daty do Projektové žádosti. Při tomto přenosu budou údaje ověřovány v Základních registrech ČR, registrech elektronických podpisů a datových schránek. Bude zde i upozornění pro zadavatele projektové žádosti o potřebě aktualizace údajů, které nelze ověřit automaticky. 04VPPŽ02.01.P1 04VPPŽ02.01.P2 04VPPŽ02.02.P3 04VPPŽ02.02.P4 04VPPŽ02.02.P5 04VPPŽ02.02.P6 Aplikace v rámci procesu umožní udržovat a editovat registrační/přihlašovací a bezpečnostní údaje uživatelského účtu. Aplikace zajistí při změně údajů uživatelského účtu vazbu na Service Desk. Aplikace umožní zadat profilový seznam osob účastnících se na projektech spolu s přihlášeným uživatelem. Aplikace provede ověření osoby v Základních registrech ČR, registrech elektronických podpisů a datových schránek buď na vyžádání, nebo při přenosu osoby do Projektové žádosti. Po přenosu údajů o osobě do projektové žádosti Aplikace upozorní na potřebu aktualizace údajů, které nelze ověřit automaticky. Aplikace umožní aktualizovat profilový seznam osob Správa Projektových žádostí Uživatel správce projektu bude mít přístup ke všem Projektovým žádostem, ke kterým má vazbu. Pokud mu oprávnění dovolí, může Projektové žádosti vytvářet, kopírovat, mazat, přejmenovat apod Vytvoření Projektové žádosti Nová Projektová žádost je vždy zakládána pro řídícím orgánem (zprostředkujícím subjektem) vyhlášenou a aktuálně platnou výzvu za účelem plnění cílů některého Operačního programu, prioritní osy (viz Proces č. 3). To znamená, že nová Projektová žádost bude vždy asociována k dané výzvě a tím i k jednotlivým vrstvám hierarchie. P4: Vypracování a podávání Projektové žádosti 65/186

66 Kopírování Projektové žádosti Správce projektu bude moci vytvářet kopie Projektových žádostí jako vzor-podklad a tento podklad použít pro novou Projektovou žádost. Tu bude přiřazovat k výzvě i jiného typu, než ke které byla přiřazena Projektová žádost původní, nebo do jiného režimu - z testovacího režimu do ostrého apod. V tomto případě bude tato instance projektové žádosti přístupna k editaci. Správce projektu musí upravit údaje v nové žádosti tak, aby vyhovovaly zvolené výzvě Mazání projektové žádosti Zatím nezaregistrované projektové žádosti (neúplné, testovací, nepotřebné) bude možno smazat Úpravy Projektové žádosti Do okamžiku podání bude Projektová žádost dostupná k editaci správci projektu s příslušným přístupovým oprávněním. Po podání bude Projektová žádost dostupná do doby podepsání Smlouvy/Rozhodnutí (proces č. 5) jen po zpřístupnění v odůvodněných případech projektovým manažerem. V tomto případě se budou vytvářet verze dané Projektové žádosti s údaji o jejich vzniku a identifikací projektového manažera, který Projektovou žádost zpřístupnil, a správce projektu. Po podpisu Smlouvy/ Rozhodnutí nebude Projektové žádost přístupná vůbec Náhled do hodnocení Projektové žádosti Bude k dispozici náhled, nikoliv editační mód, na výsledky hodnocení projektové žádosti popsaného v procesu č. 5 (Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace). V žádném případě nebude zobrazena nebo jinak dostupná identita hodnotitelů. 04VPPŽ03.P1 04VPPŽ03.P2 04VPPŽ03.01.P3 04VPPŽ03.02.P4 04VPPŽ03.02.P5 04VPPŽ03.03.P6 04VPPŽ03.04.P7 04VPPŽ03.04.P8 04VPPŽ03.04.P9 04VPPŽ03.05.P10 Aplikace zobrazí aktuálně platné, vyhlášené výzvy a relevantní informace o nich. Aplikace umožní přiřadit nově vzniklou Projektovou žádost k vybrané výzvě. Aplikace umožní založit novou Projektovou žádost ve vazbě na vybranou výzvu. Tato projektová žádost bude přístupná pro editaci. Aplikace umožní kopie jakékoliv správci projektu přístupné Projektové žádosti. Aplikace umožní vytvoření nové Projektové žádosti na základě kopie jiné Projektové žádosti a její přiřazení k libovolné aktuální výzvě. Tato projektová žádost bude přístupná pro editaci. Aplikace umožní mazání nezaregistrované - nepodané Projektové žádosti. Aplikace umožní editaci nezaregistrované - nepodané Projektové žádosti. Aplikace umožní editaci zaregistrované - podané Projektové žádosti, která byla správci projektu zpřístupněna projektovým manažerem pro opravy. Aplikace zajistí vytváření verzí takové Projektové žádosti včetně uložení údajů o čase vzniku a identifikací projektového manažera, který Projektovou žádost zpřístupnil, a správce projektu. Aplikace zabrání editaci Projektové žádosti po jejím přijetí a po podpisu Smlouvy/ Rozhodnutí. Aplikace zpřístupní náhled na výsledky hodnocení Projektové žádosti - na hodnotící protokoly hodnotitelů a také na výsledky hodnocení dalších typů. P4: Vypracování a podávání Projektové žádosti 66/186

67 Komunikace Proces umožní komunikaci mezi správcem projektu a ŘO/ manažerem projektu. Systém umožní, aby záznam komunikace byl dostupný pro další osoby zainteresované na projektové žádosti (další správci projektu, zástupci ŘO apod.). Komunikace umožní výměnu informací po celou dobu životního cyklu projektové žádosti (později i přijatého projektu). A to především v průběhu podávání projektové žádosti zvláště v případě dvoukolového hodnocení (viz proces č. 5), ale i době realizace (proces č. 7). 04VPPŽ04.P1 Funkcionalitu zajistí průřezový Modul interních depeší popsaný v dokumentu [3] Projektová žádost Postup vyplňování a podávání Projektové žádosti bude závislý na tom, zda bude Projektová žádost hodnocena jednokolově nebo dvoukolově. Tento postup bude alternativní. Postup podávání a hodnocení Projektové žádosti je popsán graficky v kapitole Administrace a monitoring na projektové úrovni. Správce projektu musí mít v rámci tohoto procesu přístup k základním parametrům všech, hlavně aktuálně vyhlášených výzev, jejich základní parametry např. cíle výzvy, plánovaná finanční alokace a ukazatele, průběh čerpání finančních prostředků (zůstatek alokace) a plnění cílů výzvy, termín vyhlášení a ukončení výzvy, počet podaných projektových žádostí, zůstatek dosud podanými projektovými žádostmi nezarezervované finanční alokace apod Správa osob Projektové žádosti Správce projektu zadá požadované osoby, které se budou zúčastňovat na daném projektu. Může si je nabírat ze svého profilového seznamu osob. Bude zde uveden hlavní správce projektu. K projektu mohou být přiřazeny i jiné osoby, které se mohou účastnit různým způsobem na vytváření a podávání Projektové žádosti a na realizaci Projektu - další správci projektu. Pro kteréhokoliv správce projektu budou v seznamu viditelní všichni správci daného Projektu. Dále zde budou osoby, které budou na realizaci Projektu spolupracovat s údaji požadovanými řídícími orgány. Jejich příklady jsou: Partneři Projektu - jakýkoliv partner účastnící se na Projektu Identifikační údaje partnerů Projektu Další informace o partnerech jako jsou jeho zkušenosti s podobnými projekty, odkazy na ně Osoby žadatele Realizační tým Zobrazování stavu Projektové žádosti V každý okamžik bude zobrazen aktuální stav Projektové žádosti, ve které se projektová žádost nachází, např.: projektová žádost je vytvářena, podána, hodnocena, vybrána, nasmlouvána apod. (viz životní cyklus projektu v kapitole Administrace a monitoring na projektové úrovni). Budou zde i informace o stavu jednotlivých procesů jako je hodnocení a výběru Projektové žádosti, fáze podepisování Smlouvy/Rozhodnutí. Dále budou zobrazovány požadované termíny a blížící se lhůty procesů viz proces č. 5 a 9. P4: Vypracování a podávání Projektové žádosti 67/186

68 04VPPŽ05.P1 04VPPŽ05.02.P2 04VPPŽ05.02.P3 Aplikace zobrazí informace o vyhlášených výzvách. Aplikace umožní zadat do příslušných polí formuláře požadované osoby, které se budou zúčastňovat na daném projektu. Umožní vybírat z připraveného profilového seznamu osob. Aplikace umožní aktualizovat profilový seznamu z pole Projektové žádosti. Pro kteréhokoliv správce projektu budou v seznamu viditelní všichni správci daného projektu. 04VPPŽ05.02.P4 Aplikace umožní ověření osob v Základních registrech ČR, registrech elektronických podpisů a datových schránek na vyžádání nebo při přenosu osoby do profilového seznamu. 04VPPŽ05.03.P5 Funkcionalitu zajistí průřezové moduly Podpora oběhu dokumentů v jeho části Pracovní postupy procesů - řízení procesu a Interní depeše (dokument [3]) a proces č Proces podávání projektové žádosti Informování o výsledku hodnocení Správce projektu bude mít informace o stavu v procesu hodnocení jeho projektové žádosti. Tuto činnost zajišťuje proces č. 5 a průřezový Modul interních depeší popsaný v dokumentu [3] Vyplňování Projektové žádosti Formulář Projektové žádosti bude vytvořen uživatelsky, na základě požadavků výzvy, pro kterou budou Projektové žádosti podávány. Budou zde zohledněny požadavky na druh a typ parametrů vycházejících z výzvy - zajišťuje proces 7. Některá z polí, která budou správcem projektu vyplňována, budou určena pro zveřejnění, podání informací široké veřejnosti. Tato pole musí být zřetelně označena. Pokud vycházíme ze současného programového období, bude Projektová žádost typicky obsahovat údaje typu: Přiřazení Projektu Projekt bude přiřazen ke konkrétní vyhlášené výzvě. Výzva se vztahuje k řídícímu orgánu (zprostředkujícímu subjektu) a operačnímu programu, prioritní ose nebo prioritním osám nebo jiným vrstvám hierarchie. Zadání základních informací o Projektu Identifikační údaje a základní informace o projektu, jeho vlastnosti Typ: grantový, individuální, IPRM synergie (OP, oblast podpory, podoblast) viz Kapitola Pojmy v dokumentu [2] Realizační tým Seznam osob realizačního týmu, jejich kontaktních údajů apod. viz Správa osob Projektové žádosti Popis Projektu Popis cíle projektu v souladu s cíli programu, prioritní osy a dalších vrstev dotační struktury, zdůvodnění potřebnosti, popis cílové skupiny a přínos projetu pro cílovou skupinu, rizika projektu, opatření na eliminaci rizik, udržitelnost, popis přidané hodnoty projektu, vazby na jiné projekty, vnitřní postupy řízení a organizace a vnitřní kontrolní systém, definování klíčových aktivit apod. Fáze Projektu Popis původního stavu, jednotlivé kroky přípravy a realizace, způsobu udržení výsledků projektu, připravenost projektu k realizaci, předpoklady a rizika realizace projektu. P4: Vypracování a podávání Projektové žádosti 68/186

69 Území dopadu a realizace Určí se místo realizace projektu, území, adresa, zeměpisné souřadnice (GPS pozice). Časový harmonogramu projektu Časový plán projektu, termíny předpokládaného zahájení a ukončení projektu a plán činností. Rozpočet Typy výdajů (způsobilé, nezpůsobilé, křížové, investiční, neinvestiční, mzdové), Podmínky zadávání rozpočtu popisuje podrobněji proces č. 8. Pro zadávání rozpočtových výdajů bude možné použít Databázi jednotkových nákladů (popsáno v kapitole Administrace a monitoring na projektové úrovni v tomto dokumentu. Přehled financování Finanční plán, zdroje financování viz proces 8 Harmonogram čerpání Plán žádostí o platbu. Výběrová řízení Plánovaná výběrová řízení typ, cena, stav, předpokládaný začátek a konec. Publicita Popis způsobu zajištění publicity. Plánované věcné ukazatele (popis v procesu č.1 a 2): dopadové ukazatele o environmentální indikátory o horizontální témata Indikátory - zadání se bude provádět ze seznamu platného pro výzvu Budou zadány parametry ukazatelů a jejich plánované hodnoty. CBA (Cost-benefit analysis) ŘO mohou v některých oblastech a u náročnějších Projektů požadovat analýzu nákladů a výnosů (CBA) a hodnocení na základě databáze jednotkových nákladů (DJN). Správci projektu budou mít k dispozici moduly CBA viz Modul CBA dokument [3] a DJN popsanou v kapitole Administrace a monitoring na projektové úrovni. Kromě zde již zmíněných oblastí mohou jednotlivé Operační programy ve svých výzvách požadovat další údaje v závislosti na jejich potřebách. To se odrazí ve formuláři Projektové žádosti, který bude pro dané potřeby příslušným gestorem formulářů uživatelsky nakonfigurován Kontrolování projektové žádosti Systém průběžně kontroluje uživatelem ukládaná data, jejich integritu, konsistence, limity, věcnou smysluplnost. Při vzniku chyby je uživatel informován srozumitelným chybovým reportem. Po zadání celé žádosti může uživatel provést celkovou kontrolu úplnosti a správnosti údajů Finalizování žádosti Poté, co se správce projektu ujistí, že projektová žádost je úplná a bez chyb (viz proces Kontrolování projektové žádosti), systém na pokyn uživatele změní stav projektové žádosti, opatří ho verzí a zamkne, aby se zabránilo změnám dat Podávání projektové žádosti Vyplněná a zkontrolovaná žádost bude podána elektronickou cestou za použití elektronického podpisu nebo datových schránek řídícímu orgánu. K žádosti budou elektronicky připojeny požadované přílohy. Později již zaregistrované žádosti projdou procesem hodnocení a akceptace viz proces č. 5 (Vybírání projektů k realizaci a jeho akceptace). P4: Vypracování a podávání Projektové žádosti 69/186

70 04VPPŽ P1 04VPPŽ P2 04VPPŽ P3 04VPPŽ P4 04VPPŽ P5 04VPPŽ P6 04VPPŽ P7 04VPPŽ P8 04VPPŽ P9 04VPPŽ P10 04VPPŽ P11 04VPPŽ P12 Funkcionalitu Informování o výsledku hodnocení zajistí průřezový modul Interní depeše (dokument [3]) v souvislosti s procesem č. 5. Aplikace umožní zadat informace do příslušných polí formuláře Projektové žádosti. Funkcionalitu s tím spojenou zajistí průřezový modul Individuální formuláře (dokument [3]). Aplikace zajistí uložení obsahu jednotlivých polí na lokaci v DB Aplikace podle specifikace obsažené ve vstupním formuláři Projektové žádosti a zachová vazbu na Projektovou žádost. Příklady typů polí. Jednotlivé typy polí budou dány návrhem vstupního formuláře a budou pro konfigurátor vyspecifikovány ve fázi A4-Etapa I. Textové: Formulář aplikace umožní zadat textová pole nebo sady polí tvořící logický celek, jako například: Popis Projektu Fáze Projektu Publicita Reference na jiné objekty: Formulář aplikace umožní zadat pole nebo sadu polí představující vazby na jiné objekty, které již byly zadány. Typicky se jedná o pole Přiřazení Projektu. V Projektové žádosti budou vyplněny všechny tyto údaje tak, že se příslušná pole vstupního formuláře se vyplní automaticky v závislosti na vybrané výzvě. Ve formuláři budou zobrazeny texty nebo hodnoty, na které reference odkazuje. Numerická: Formulář aplikace umožní zadat jednotlivá numerická pole nebo tabulková numerická pole jako například: Zeměpisné souřadnice Rozpočet Přehled financování Příklady vyplňování polí Přehled financování Formulář aplikace umožní zadat strukturu finančního plánu, rozdělit podle zdrojů financování. Formulář aplikace umožní zadat procentuální podíly zdrojů financování. Formulář aplikace umožní automaticky rozpočítat plány podle zdrojů financování. Věcné ukazatele Formulář aplikace umožní vybrat ze seznamu, který je poskytnut na základě výzvy, horizontální témata a zadat jejich hodnotu. Formulář aplikace umožní vybrat ze seznamu, který je poskytnut na základě výzvy, environmentální indikátory, které budou v Projektu plněny a zadat jejich cílovou hodnotu. Formulář aplikace umožní vybrat ze seznamu, který je poskytnut na základě výzvy, indikátory, které budou v Projektu plněny a zadat jejich cílovou hodnotu a hodnoty jejich atributů. 04VPPŽ P13 U všech věcných ukazatelů bude zachována vazba na Projektovou žádost / Projekt. P4: Vypracování a podávání Projektové žádosti 70/186

71 04VPPŽ P14 04VPPŽ P15 04VPPŽ P16 04VPPŽ P17 04VPPŽ P18 04VPPŽ P19 04VPPŽ P20 Území dopadu a realizace Formulář aplikace umožní vybrat ze seznamu/ číselníku místo realizace a dopadu Projektu. Adresy bude umožněno ověřit v Základních registrech ČR. Formulář aplikace umožní zadat na základě mapového podkladu zeměpisnou polohu místa dopadu a realizace projektu. Cost-benefit analýza CBA Cost-benefit analýza se bude vytvářet pomocí modulu CBA, jehož popis a způsob použití je popsán v dokumentu [3] Databáze jednotkových nákladů -DJN Vytvoření a popis použití DJN je možno nalézt v kapitole Administrace a monitoring na projektové úrovni tohoto dokumentu [5] a v dokumentu [3] v kapitole popisu modulu CBA. Aplikace zajistí před uložením hodnot vstupních polí do databáze komplexní kontrolu vstupních hodnot jednak na úrovni formuláře a také na úrovni aplikační logiky a také ochrannými mechanizmy databázového stroje. Součástí kontroly jsou i odpovídající chybová hlášení. Aplikace na pokyn správce projektu změní stav Projektové žádosti (Pracovní postupy procesů v modulu Podpora oběhu dokumentů dokument[3]), opatří ho verzí a znepřístupní, aby se zabránilo změnám dat. Aplikace umožní podání uložení Projektové žádosti do systému. Projektová žádost bude buď elektronicky podepsána, nebo zaslána řídícímu orgánu prostřednictvím datové schránky. Pokud Projektová žádost byla doručena Datovou schránkou, Aplikace zajistí možnost potvrzení ověření věrohodnosti takového dokumentu při jeho ukládání do systému. K žádosti budou elektronicky připojeny požadované přílohy. P4: Vypracování a podávání Projektové žádosti 71/186

72 11.5. Případy užití P4: Případ užití 1 Správa profilu uživatele, dokumentů a projektových žádostí Systém 04VPPŢ01_ Správa dokumentů Správce dokumentů Správa dokumentů 13RIIS_ Registrace uţivatele 04VPPŢ02_ Správa profilu uţivatele 13RIIS_ Přihlášení uţivatele Správce projektu 04VPPŢ02.01_ Správa registračních údajů Správa profilu uţivatele 04VPPŢ02.02_ Správa osob profilu 04VPPŢ03.01_ Vytvoření projektové ţádosti Správce projektu 04VPPŢ03_ Správa projektových ţádostí 04VPPŢ03.02_ Kopírování projektové ţádosti 04VPPŢ03.03_ Mazání projektové ţádosti 04VPPŢ03.04_ Úpravy projektové ţádosti 04VPPŢ03.05_ Náhled do hodnocení projektové ţádosti Správa projektových ţádostí P4: Vypracování a podávání Projektové žádosti 72/186

73 P4: Případ užití 2 Projektová žádost a komunikace Systém 04VPPŢ05.01_ Správa osob projektové ţádosti Správce projektu <<System>> IS 04VPPŢ05_ Projetová ţádost 04VPPŢ05.02_ Zobrazování stavu projektové ţádosti 04VPPŢ05.03_ Proces podávání projektové ţádosti Správce projektu <<System>> IS 04VPPŢ _ Vyplňování projektové ţádosti 04VPPŢ _ Kontrolování projektové ţádosti Správce projektu 04VPPŢ _ Finalizování projektové ţádosti <<System>> IS 04VPPŢ _ Podávání projektové ţádosti Projektový manaţer Projektová ţádost 04VPPŢ _ Informování o výsledku hodnocení <<System>> IS 04VPPŢ02.04_ Komunikace Správce projektu Komunikace P4: Vypracování a podávání Projektové žádosti 73/186

74 12 P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace Proces se řadí do Projektové úrovně. Popisem pro tuto úroveň se zabývá kapitola Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5]. V této kapitole jsou uvedeny informace, které se týkají spolupráce především procesů 4, 5 a 7 a jejich společných východisek. Pro řádné pochopení těchto jednotlivých procesů je nezbytné nastudovat nejprve zmíněnou kapitolu. V této kapitole je popsán i graficky postup podávání, hodnocení Projektové žádosti a výběru Projektu. Pokud nebude řečeno jinak, budou souhrnně pro účely podávání žádosti o dotaci označovány Projektem, jak individuální, grantový projekt, velký projekt i Nástroje typu GG. Ve stejném smyslu je pak potřeba chápat termín Projektová žádost. Vztah obou pojmů je vysvětlen v tabulce Lokální zkratky a pojmy Seznam případů užití P5: PŘÍPAD UŽITÍ 1 SPRÁVA DOKUMENTŮ, KOMUNIKACE, REGISTR DE MINIMIS P5: PŘÍPAD UŽITÍ 2 HODNOCENÍ PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI P5: PŘÍPAD UŽITÍ 3 AKCEPTACE PROJEKTOVÉ ŽÁDOSTI Vazba na ostatní procesy Proces č. 4 Proces č. 7 Proces č. 9 Proces č. 13 je proces vytváření a podávání projektových žádostí, navazuje hodnocení projektových žádostí Zajišťuje podmínky pro hodnocení projektových žádostí Zajišťuje komunikaci mezi správcem projektu/ hodnotiteli a projektovým manažerem a informovanost správce projektu Umožňuje registraci správce projektu jako interního uživatele (projektový manažer, hodnotitel apod.) Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů /počet: externí uživatel správce projektu / desítky tisíc (cca ) interní uživatel projektový manažer, hodnotitel / tisíce (cca ) Současně pracujících uživatelů: externí uživatel stovky interní uživatel stovky (600) Periodicita použití: externí uživatel, správce projektu - 20/7 (20h, 7 dní v týdnu) interní uživatel, projektový manažer - 8/5 (8h,pracovní dny) interní uživatel, hodnotitel -20/7 (20h, 7 dní v týdnu) Typ výstupu /počet a velikost na hodnocenou Projektovou žádost: Výsledky hodnocení, hodnotící protokoly /jednotky - desítky, jednotky - desítky stran na dokument Smlouvy/Rozhodnutí, podmínky /jednotky (cca 3), desítky stran na dokument P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace 74/186

75 Počet vložených dokumentů/počet a velikost na hodnocenou Projektovou žádost: Výsledky hodnocení, hodnotící protokoly, Smlouvy/Rozhodnutí, Podmínky, další přílohy/ desítky, jednotky - desítky stran na dokument Slovní popis Správa dokumentů Viz modul Podpora oběhu dokumentů v dokumentaci [3] Hodnocení projektové žádosti Proces popisuje rozdělení hodnocení do dvou kol. Pokud se ŘO rozhodne pouze pro jednokolové hodnocení, budou obě kola sloučena v jeden celek První kolo hodnocení V prvním kole správce projektu v Projektové žádosti (tento typ zkrácené, neúplné Projektové žádosti jsou někdy nazývány registrační žádosti apod.) vyplní jen ty údaje, které jsou požadovány v tomto kole. O tom, jaké to budou údaje rozhodnou příslušné ŘO a budou zveřejněny např. v informacích o výzvě nebo ve výzvě samotné. Především jde o základní informace o záměrech Projektu. Důležité budou informace o cíli projektu vzhledem ke společenské potřebnosti a dosavadnímu plnění cílů dané výzvy, OP apod. Dalšími údaji by mohla být předpokládaná finanční náročnost. Podle současných zkušeností to mohou to být informace o žadateli, popř. partnerech projektu, důležité pro jejich prověření, vyhodnocení jejich důvěryhodnosti, finančního zdraví, potřebné kvalifikaci pro případné plnění projektu Zkoumání neúplné projektové žádosti Na základě údajů z této Projektovou žádosti o zamýšleném projektu a jeho realizátorech zodpovědný manažer vyhodnotí, zda projektová žádost a její žadatel splňuje všechny podmínky, aby Projektová žádost mohla být propuštěna do dalšího kola. Hodnocení se bude provádět jednak posouzením, zda by Projekt plnil záměry výzvy apod., které provede projektový manažer nebo expert. Systém dá k dispozici řadu SW nástrojů, které možní ověření potencionálního příjemce jako jsou eraiting, Registr veřejné podpory, SSV Systém sledování vazeb, Insolvenční rejstřík ISIR (popis v dokumentu [2 ]) Výsledek bude zaznamenán do systému Závěrečné vyhodnocení a oznámení výsledku Pokud dojde ke shodě a projekt i žadatel vyhoví kritériím výzvy, požadavkům OP, projekt postupuje do dalšího kola. V druhém kole správce projektu doplní další požadované údaje a podá svou úplnou žádost, viz proces 4. Pokud projekt nevyhoví, správce projektu nepokračuje dále v zadávání, proces je ukončen. Tím se ušetří nemalé finanční i časové náklady na nepoměrně složitější část práce, jak žadateli, tak i hodnotitelům a projektovým manažerům. Správce bude informován o výsledku prvého kola a popřípadě vyzván k podání úplné Projektové žádosti P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace 75/186

76 Druhé kolo hodnocení Ve druhém kole proběhne hodnocení již úplné Projektové žádosti. Druhé kolo se bude moci skládat z několika fází a používat různých metod hodnocení (individuální PPP). V následujících odstavcích jsou popsány typy hodnocení vycházející ze zkušeností ze současného programového období a předpokládáme, že se nebudou příliš měnit. Ke konečnému upřesnění dojde po vytvoření příslušných metodik. Výsledky rozhodnutí z jednotlivých fází budou uloženy do systému a bezpečně znepřístupněny pro jakékoliv změny Některé typy hodnocení jako věcné a přijatelnosti mohou být vícestupňové Přihlášení/registrace hodnotitele projektu Vybraným hodnotitelům budou zaslány anonce o jejich výběru k hodnocení a přiřazena přístupová práva k příslušnému projektu. Po přihlášení nejprve hodnotitel potvrdí svou ochotu vykonat hodnotitelskou činnost. Evidence hodnotitelů bude vedena v informačním systému, viz proces č. 7. Výběr a přidělení přístupových práv hodnotitelům je řešeno v procesu Hodnocení formální V této fázi hodnocení jsou hodnoceny formální náležitosti žádosti podle předem stanovených kriterií, případně uvedených ve výzvě. Správci projektu, jejichž žádosti tomuto hodnocení nevyhoví, mohou být vyzváni k odstranění chyb a nedostatků. I v případě, že žádost nesplnila podmínky formálního hodnocení, mohou případně postoupit do další fáze. I zde je důležitá komunikace mezi správcem projektu a projektovým manažerem, která bude probíhat prostřednictvím systému Hodnocení přijatelnosti Jde o posouzení souladu žádosti s ohledem na základní podmínky výzvy k předkládání žádostí. V případě, že žádost nesplní podmínky přijatelnosti, bude z dalšího procesu hodnocení vyřazena. Může být zkoumána i finanční realizovatelnost projektu daným žadatelem a jeho partnery, např. zda firma má dostatek financí na realizování celého projektu z vlastních zdrojů. Žádosti, které v první fázi nesplnily podmínky formálního hodnocení, avšak splnily podmínky hodnocení přijatelnosti, mohou být vráceny v dodatečném termínu k dopracování. Pokud správce projektu nedostatky z formálního hodnocení neodstraní do předem stanovené lhůty, bude žádost z dalšího procesu hodnocení vyřazena. Výsledek hodnotící fáze bude prostřednictvím systému sdělen žadateli/správci projektu Hodnocení věcné Věcné hodnocení je prováděno na základě posuzování žádosti ve vztahu ke stanoveným věcným hodnotícím kriteriím. Bývá hodnoceno externími individuálními hodnotiteli, kteří se vybírají podle odbornosti, losováním z databáze hodnotitelů. Část bodového hodnocení mohou provádět přímo pracovníci ŘO a část hodnotící komise. Obecně hodnotitel zapíše své bodové a textové hodnocení a jeho odůvodnění pro jednotlivá kritéria na připravený formulář vložený do systému. Výsledek je do databáze systému uložen. Formuláře se mohou lišit podle požadavků výzvy, operačního programu a podobně. Po ukončení práce všech hodnotitelů je výsledné bodové hodnocení kalkulováno podle předem zadaného algoritmu. Algoritmus bude individuální pro praktiky jednotlivých OP. Půjde o jednoduché algoritmy. Jako příklad lze požít takový postup, kdy budou stanoveny limitní hodnoty bodového hodnocení pro úspěch Projektu v tomto typu hodnocení. Pokud se budou výsledky od P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace 76/186

77 jednotlivých hodnotitelů (obvykle dvou) podstatně lišit, bude vyzván třetí hodnotitel-arbitr. Dále dojde k zprůměrování bodových hodnot jednotlivých hodnotitelů. Hodnocení bude ve zvoleném okamžiku (pravděpodobně po dokončení hodnocení nebo výběru projektové žádosti) zpřístupněno také žadateli pro náhled. Žadatel (správce projektu) uvidí bodové hodnocení projektové žádosti a jeho zdůvodnění, ale ne identitu hodnotitele, který bodování provedl Další nástroje hodnocení U nestandardních projektů nebo jejich částí je žádoucí expertní posudek. Pro hodnocení je vhodné požít Cost-benefit analýzu, kterou bude zajišťovat průřezový modul CBA. Tato analýza může být součástí Projektové žádosti. Náklady deklarované v rozpočtu Projektu bude moci ověřit pomocí Databáze jednotkových nákladů (DJN). Stejně tak může být požadována analýza rizik Kontroly výběrových řízení Během přípravy a realizace projektu mohou být vyhlašována a realizována výběrová řízení různého druhu. V této fázi se budou provádět kontroly těchto výběrových řízení. Protokoly o kontrolách budou zaznamenány do systému například tzv. checklistu. Záznam bude k dispozici kontrolnímu orgánu- navazuje na proces č. 6 (Kontrolování realizace projektů a operačních programů). 05VPRA02.P1 05VPRA02.01.P2 05VPRA02.01.P3 05VPRA02.02.P4 05VPRA P5 05VPRA P6 05VPRA P7 Aplikace zpřístupní příslušnému projektovému manažerovi podanou a zaregistrovanou Projektovou žádost. 1. kolo Aplikace umožní pomocí výše uvedených externích systémů ověřit žadatele a jejich firmy. Aplikace umožní uložit výsledky hodnocení: externích informačních systémů interních-budou to textová pole a taká numerické pole s jakousi celkovou známkou, pro tyto účely doporučujeme zvážit použití individuálního formuláře Aplikace umožní zapsat celkové vyhodnocení prvního kola. 2. kolo Hodnocení formální Aplikace umožní zapisovat do systému výsledky formální kontroly Projektové žádosti a přiložených dokumentů. Aplikace umožní zpřístupnit Projektovou žádost (PŽ) k editaci správci projektu pro doplnění a úpravy. Po zpětném odeslání PŽ správcem projektu Aplikace PŽ opatří novou verzí a časovým razítkem a znepřístupní ji správci projektu k editaci. Hodnocení přijatelnosti Aplikace umožní pomocí výše uvedených externích systémů ověřit žadatele a jejich firmy. Aplikace umožní zapisovat do systému výsledky hodnocení přijatelnosti a uložit data/dokumenty z externích systémů. Hodnocení věcné Výběr a registrování hodnotitelů je řešen v procesu 7. Stejně jako vytváření hodnotících formulářů. V tomto procesu aplikace umožní hodnotiteli vyplnit hodnotící formulář a P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace 77/186

78 05VPRA P8 05VPRA P9 05VPRA02.P10 05VPRA02.P11 05VPRA02.P12 jako ověřený soubor ho odeslat do systému. Tam bude uložen a asociován k danému projektu a hodnotiteli. Pole z formuláře budou uložena do DB i jako strukturovaná data a budou sloužit mimo jiné i k hodnocení práce hodnotitelů (proces 7). Systém umožní aplikovat algoritmus specifikovaný řídícími orgány OP nebo umožní zadat výsledky algoritmu ručně. Systém umožní zpřístupnit hodnotící formuláře správci projektu. Další nástroje hodnocení Aplikace umožní uložit výsledky expertního posudku. Protokol a dokument posudku bude uložen v systému a to jak ve strukturované podobě (v případě dat, která mohou být užitečná v této formě pro pozdější použití), tak jako přiložený dokument. Použití modulu CBA je popsáno v dokumentu *3+). Aplikace umožní ověřit náklady pomocí Databáze jednotkových nákladů. Popis a použití jsou uvedeny v kapitole Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5]. Aplikace umožní uložit protokoly analýzy rizik. Kontroly výběrových řízení Aplikace umožní uložit protokoly kontrol výběrových řízení ve strukturované i nestrukturované formě. Aplikace zpřístupní protokoly kontrolnímu orgánu Kontrola zadávacího řízení se automaticky uloží na záložku kontroly jako automatický záznam, aby byla zajištěna přehlednost a jednotnost zobrazení kontrol pro statistické účely a účel správného monitoringu projektu. Výsledky vyhodnocení fází v rámci kol aplikace uloží do systému. Po dokončení jednotlivých fází aplikace znepřístupní hodnocení pro jakékoliv změny. Případné nutné editace pouze osob s vysokým oprávněním budou nezrušitelně zaznamenány do systému tak, aby mohly sloužit pro pozdější kontrolu a dohledání. Aplikace umožní komunikaci mezi správcem projektu a projektovým manažerem prostřednictvím modulu Interních depeší. Aplikace umožní informování správce projektu o výsledcích jednotlivých kol a typů a projektovým manažerem prostřednictvím modulu Interních depeší. Aplikace umožní informovat správce projektu o výsledcích hodnocení z jednotlivých kol a jejich fází. Aplikace umožní informovat manažera projektu o odeslaném hodnotícím protokolu. Zajistí modul Interní depeše v dokumentu [3] Výsledné doporučení/nedoporučení projektů k realizaci Projektové žádosti, které prošly úspěšně předešlými koly hodnocení, jsou podle daného algoritmu doporučeny k realizaci. Tímto algoritmem může být např. dosažení zvolené bodové úrovně. K tomuto účelu může být zpracována i analýza rizik. 05VPRA02.03.P1 Aplikace umožní uplatnit automaticky algoritmus doporučení tzn. například označit Projektové žádosti, které dosáhly nadlimitní počet bodů jako Doporučené. P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace 78/186

79 Výběr projektů k realizaci Aplikace umožní uplatnit daný algoritmus projektovému manažerovi ručně. Aplikace umožní uložit protokoly analýzy rizik Vyhodnocení a výběr projektů k realizaci Obvykle výběrová komise/hodnotitelská komise (název podle zvyklostí ŘO) nebo jiný orgán vybere k realizaci Projekty ze seznamu doporučených Projektových žádostí např. podle pořadí v seznamu seřazeném dle přidělených bodů s přihlédnutím k finančním prostředkům, které má výzva k dispozici nebo podle jiných hledisek Zásobník projektů Doporučené, ale nevybrané Projektové žádosti se budou vkládat do procesního zásobníku projektů - např. formou atributu Projektové žádosti. To bude znamenat, že tyto Projektové žádosti budou označeny jako pořadím podle stanoveného algoritmu (v závislosti na hodnocení). Pokud se některý z vybraných projektů nebude realizovat (například z důvodu nesplnění některého z dalších požadavků, které se na projekt kladou, např. nevyhovující analýza rizik, nedodání požadovaných aktuálních dokumentů apod. nebo žadatel odstoupí od svého záměru) vybere se ze zásobníku projekt, který je na řadě. 05VPRA P1 05VPRA P2 05VPRA P3 05VPRA P4 Aplikace umožní vložit informace o zasedání a složení výběrové komise (kalendář viz dokument [5]) do systému. Aplikace umožní vložit výsledky rozhodnutí výběrové komise do systému. Výsledky budou uloženy jako ověřený (elektronicky podepsaný) dokument se znepřístupněním pro pozdější editaci a budou svázány s konkrétním zasedáním výběrové komise, výzvou, Projektem apod. Výsledky budou uloženy jako strukturovaná data do DB aplikace například jako atribut projednávaných Projektů. Aplikace vloží nevybrané projekty do zásobníku projektů (např. vybrané Projety budou označeny jako Vybrané ostatní Doporučené jako Nevybrané - popis je uveden pouze jako ilustrativní příklad složitosti algoritmu). Aplikace umožní vyjmout nevybrané projekty ze zásobníku projektů (např. v závislosti na pořadí v daném seznamu/zásobníku označit Nevybrané Projekty jako Vybrané -popis je uveden pouze jako ilustrativní příklad složitosti algoritmu) a zahájit s příslušným správcem projektu další jednáníviz následující odstavce Akceptace projektu Akceptace projektu vrcholí podepsáním příslušného dokumentu Smlouvy nebo Rozhodnutí. Který typ dokumentu bude použit a jeho obsah závisí na rozhodnutí příslušného ŘO. Stejně tak ŘO určuje, jaké další dokumenty budou vytvořeny a jaký bude postup v procesu akceptace Projektu. Pro tento proces bude opět využita funkcionalita vytváření instancí PPP modulu Podpora oběhu dokumentů (dokument [3]) a tvorby variant šablon výstupních formulářů v modulu Individuální formuláře (dokument [3]). P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace 79/186

80 Celý proces opět probíhá v rámci systému, jeho kroky jsou evidovány, verze dokumentů ukládány a žadateli (správci projektu) i poskytovateli dotace (projektovému manažeru) jsou poskytovány elektronickou cestou relevantní informace o celém procesu Vytvoření dokumentu Smlouva/Rozhodnutí Projektový manažer připraví návrhy Smlouvy nebo Rozhodnutí a další požadované dokumenty. Pro některé projekty (např. investiční) bude Rozhodnutí vytvořeno v externím systému (např.eds/smvs) a vloženo do systému Zadávání dalších požadavků, negociační proces Projektový manažer připraví návrhy Smlouvy nebo Rozhodnutí a další požadované dokumenty. Žadateli nebo správci projektu bude v systému předložen návrh Smlouvy/Rozhodnutí a Podmínek. Správce projektu, pokud je to potřeba, upraví některé povolené parametry Projektu, kde došlo ke změně nebo jsou nereálné (např. termíny začátku a konce realizace Projektu, pokud došlo z důvodu délky výběru ke zdržení). Metodou této úpravy může být zpřístupnění Projektové žádosti k těmto úpravám, popřípadě změny jsou navrženy pomocí Žádosti o změnu. Poté správce projektu potvrdí v systému souhlas s dokumenty. Projektový manažer zadá správci projektu (podle předem daných pravidel) následné požadavky potřebné a podmiňující přijetí Projektu k realizaci (tzn. podepsání Smlouvy/Rozhodnutí) např. dodání aktuálních informací, dokumentů potvrzujících způsobilost Projektu k realizaci, včetně fotodokumentace před zahájením realizace. U některých Operačních programů může probíhat tzv. negociační proces, kdy se ŘO snaží na základě doporučení hodnotitelů změnit podmínky realizace Projektu např. cenu (rozpočet), časový harmonogram apod. V systému by měla být uložena a vhodně označena verze Projektové žádosti před vyjednávacím procesem a po něm. V této fázi může být také vypracována analýza rizik daného projektu. Ta je vložena buď strukturovaně, nebo jako dokument do systému a může sloužit jako podklad pro kontroly. 05VPRA03.01.P1 05VPRA03.02.P2 05VPRA03.02.P3 05VPRA03.02.P4 05VPRA03.02.P5 05VPRA03.02.P6 Aplikace umožní vytvořit dokumenty Smlouvy/ Rozhodnutí, Podmínek a popřípadě dalších dokumentů na základě šablon výstupních dokumentů (modul Individuální formuláře, dokument [3]). Aplikace umožní vložit dokument Rozhodnutí vytvořený v externím systému. Aplikace zpřístupní výše zmíněné dokumenty správci projektu. Aplikace umožní správci projektu dokumenty schválit. Aplikace umožní zpřístupnit Projektovou žádost správci projektu pro úpravy povolených parametrů. Aplikace uloží změny v Projektové žádosti na základě schváleného dokumentu žádosti o změnu-viz proces 7. Aplikace umožní projektovému manažerovi zadat správci projektu následné požadavky a žádosti o další dokumenty (modul Interní depeše). Negociační proces: Projektový manažer bude vyjednávat o změně podmínek projektu pomocí modulu Interních depeší. Pokud dojde ke shodě, bude zpřístupněna funkcionalita bodu 05VPRA03.02.P3 Aplikace umožní vložit strukturovaně i nestrukturovaně výsledky analýzy rizik. P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace 80/186

81 Schvalování a podepisování Smlouvy/Rozhodnutí Schvalování Smlouvy/Rozhodnutí Dokument Smlouvy/Rozhodnutí bude tedy vytvářen v systému nebo bude do něho vložen jako příloha. Dokument podléhá schvalovacímu procesu. Pro tyto účely bude vytvořena instance PPP schvalovacího procesu a oběh zajistí modul Podpora oběhu dokumentů (dokument [3]) Podepisování Smlouvy/Rozhodnutí Po schválení Smlouvy/Rozhodnutí bude dokument elektronicky podepsán. Smlouva zástupcem poskytovatele dotace a příjemcem dotace, Rozhodnutí zástupcem poskytovatele dotace. Příjemce bude informován o podepsání dokumentu. Po podpisu Smlouvy/Rozhodnutí bude žadateli, nyní již příjemci podpory, umožněn přístup do monitorovacího systému pro správu jeho projektu viz proces Schvalování projektové žádosti Evropskou komisí Pouze Velké projekty podléhají režimu schvalování Evropskou komisí. Pro velké projekty bude vytvořena další instance PPP akceptace (modul Správa oběhu dokumentů) 05VPRA P1 05VPRA P2 Aplikace umožní vložit dokumenty Smlouvy/ Rozhodnutí do schvalovacího procesu. Aplikace umožní elektronicky podepsat dokumenty. Aplikace umožní dokumenty poslat příjemci pomocí Datové schránky. Aplikace bude informovat příjemce o podepisování dokumentu. Aplikace umožní změnit přístupová práva příjemci hlavnímu správci projektu (viz proces 4) tak, aby mohl monitorovat a administrovat své projekty. 05VPRA P3 Aplikace bude postupovat podle instance schvalovacího procesu individuálně vytvořené pro velký projekt Registrace veřejné podpory, de minimis Pro akceptaci, hodnocení projektu je potřeba určit, zda Projekt splňuje podmínky definující veřejnou podporu a pokud ano, zda příjemce spadá do blokové výjimky (pravidlo de minimis). K tomuto účelu bude použit Centrální registr podpor malého rozsahu, viz dokument [6]. V rámci výběru projektu budou z tohoto externího systému vyžádána data o minulých veřejných podporách daného příjemce. Pokud projekt splní pravidla a bude vybrán k realizaci, systém uloží relevantní informace o projektu v relaci k žadateli/příjemci do Centrálního registru podpor malého rozsahu. 05VPRA04.P1 05VPRA04.P2 05VPRA04.P3 Systém umožní komunikaci s Centrálním registrem podpor malého rozsahumodul Univerzální komunikační rozhraní Aplikace zpřístupní data žadatele a umožní ověřit, zda Projekt, který by dostával veřejnou podporu, spadá do blokové výjimky. Pokud bude Projekt akceptován a realizován, aplikace zašle relevantní data o Projektu do Centrálního registru podpor malého rozsahu. P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace 81/186

82 Komunikace Pro zvýšení komfortu a dostupnosti podpory žadatelům se převážně v rámci prvního kola hodnocení a formálního hodnocení/ kontroly dá předpokládat úzká spolupráce manažera projektů se žadatelemsprávcem projektu. Komunikace bude potřebná i v dalších fázích tohoto procesu jako je akceptace. 05VPRA05.P1 Funkcionalitu zajistí průřezový Modul interních depeší popsaný v dokumentu [3]. P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace 82/186

83 12.5. Případy užití P5: Případ užití 1 Správa dokumentů, komunikace, registr de minimis Systém 05VPRA01_ Správa dokumentů Uţivatel doc systému Správa dokumentů 05VPRA05_ Komunikace Hodnotitel Správce projektu Projektový manager Komunikace Projektový manager 05VPRA04_ Registrace veřejné podpory, de minimis <<System>> Centrálního registru podpor malého rozsahu Registrace veřejné podpory, de minimis P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace 83/186

84 P5: Případ užití 2 Hodnocení projektové žádosti Správce projektu Projektový manaţer 05VPRA02.01_ První kolo hodnocení 05VPRA02.02_ Druhé kolo hodnocení Systém 07SMP03_ Přihlášení/registrace hodnotitele projektu 05VPRA _ Zkoumání neúplné PŢ 05VPRA _ Závěrečné vyhodnocení a oznámení výsledků 05VPRA _ Hodnocení formální 05VPRA _ Hodnocení přijatelnosti Hodnotitel Projektový manaţer 05VPRA02_ Hodnocení projektové ţádosti 05VPRA _ Hodnocení věcné Hodnotitel Projektový manaţer 05VPRA _ Kontroly výběrových řízení 05VPRA _ Další typy hodnocení 05VPRA _ CBA 05VPRA _DJN 05VPRA _ Expertní kontrola, posudek 05VPRA02.03_ Výsledné doporučení/ nedoporučení projektu k realizaci 05VPRA _ Analýza rizik Projektový manaţer <<System>> IS 05VPRA _ Vyhodnocení a výběr projektu 05VPRA02.04_ Výběr projektu k realizaci 05VPRA _ Vloţení projektu do zásobníku projektů Projektový manaţer Hodnocení projektové ţádosti 05VPRA _ Vybrání projektu ze zásobníku projektů P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace 84/186

85 P5: Případ užití 3 Akceptace projektové žádosti <<System>> IS Systém 05VPRA03.02_ Zadávání dalších poţadavků-negociační proces Správce projektu Projektový manager 05VPRA03_ Akceptace projektu 05VPRA03.01_ Vytvoření dokumentu Smlouva/Rozhodnutí 05VPRA03.03_ Schvalování a podepisování Smlouvy/Rozhodnutí Schvalovatel 05VPRA _ Schvalování Smlouvy/Rozhodnutí Správce projektu 05VPRA _ Podepisování Smlouvy/Rozhodnutí Zástupce poskytovatel <<System>> IS SFC 05VPRA _ Schvalování projektové ţádosti Evropskou komisí Akceptace projektové ţádosti P5: Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace 85/186

86 13 P6: Kontrolování realizace projektu a operačních programů Kontrolu zajišťuje primárně dedikovaný útvar kontroly Operačního programu, který zajišťuje plánování, provádění kontrol v celém časovém horizontu projektů. Základními postupy jsou: Vypracování analýza rizik Příprava a provádění kontrol projektu Zpracovávání námitek v kontrole Kontrolní činnost projektů se provádí Před zahájením projektu (Ex- Ante) V průběhu projektu (Interim) Po ukončení projektu (Ex-Post) Některé typy administrativních kontrol zajišťují pracovníci v jiných definovaných oblastech zejména Oblast O2. Následné sdílení všech výsledků provedených kontrol v útvaru kontroly je podmínkou efektivní kontrolní činnosti. Specifickou úlohu v procesu kontroly zajišťuje Auditní orgán ČR a kontrolní útvary EK, jejichž funkce podporuje MS2014+ hlavně tím, že předává požadovaná data do externího systému Auditního orgánu ČR, a též tím, že přádává požadované údaje do systému Evropské unie. Kontrolní útvar Operačního programu pak dle požadavků spolupracuje s auditnímy orgány ČR a Evropské unie Seznam případů užití P6: PŘÍPAD UŽITÍ 1 SESTAVENÍ PLÁNU KONTROL A JEHO HODNOCENÍ P6: PŘÍPAD UŽITÍ 2 PROVÁDĚNÍ KONTROL EX-ANTE, INTERIM A EX-POST P6: PŘÍPAD UŽITÍ 3 ZPŘÍSTUPNĚNÍ KONTROLNÍ ČINNOSTI Z JINÝCH PROCESŮ OP P6: PŘÍPAD UŽITÍ 4 HODNOCENÍ A ROČNÍ UZÁVĚRKA Vazba na ostatní procesy Proces č. 7 Proces č. 9 Proces č. 13 Proces č. 7 poskytuje údaje o výstupech kontrol Zajišťuje komunikaci mezi uživateli a jejich informovanost Proces č.13 umožní registraci interního uživatele a jeho přístup do systému Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů /počet: interní uživatel kontrolor / stovky (cca 200) Současně pracujících uživatelů: desítky stovky (cca 100) Periodicita použití: interní uživatel - kontrolor - 8/5 (8h,pracovní dny) Typ výstupu /počet: Výsledky kontrolní protokoly na projekt /jednotky Výsledky kontrolní protokoly na operační program /desítky P6: Kontrolování realizace projektu a operačních programů 86/186

87 Počet vložených dokumentů/velikost: Výsledky kontrolní protokoly na projekt /jednotky, jednotky desítky stran na dokument Výsledky kontrolní protokoly na operační program /desítky, jednotky desítky stran na dokument Slovní popis Kontrolování realizace projektu a Operačního programu Kontroly projektů pro jednotlivé Operační Programy vychází z příslušné legislativy zákon č. 552/1991 Sb. 320/2001 Sb., Zákon č. 218/2000 Sb., a zákon č. 250/2000 Sb. Monitorovací systém MS2014+ poskytuje podporu pracovníkům, kteří kontroly vykonávají Sestavení plánu a příprava podkladů Roční plán kontrol projektů / programu Plán kontrol, podle něhož budou všichni pracovníci Řídícího orgánu /ŘO/ postupovat. Plán kontrol je v gesci ŘO. Dokument bude uložen v Monitorovacím systému MS2014+ (dále též jen MS2014+), a sice základní údaje z plánu kontrol budou uloženy ve strukturované podobě a dále systém umožní uložit celý podepsaný dokument v listinné podobě. Maximální rozsah je několik stran textu Tvorba / aktualizace šablon pro Kontrolní zprávy Pojem Kontrolní zpráva a Protokol Kontroly je pro účely popisu procesu identický. Příprava standardních šablon pro Kontrolní zprávy resp. jejich aktualizace. Tyto šablony však musí být modifikovatelné pro specifické kontroly. Šablony / formuláře/ se ukládají v Monitorovacím systému. Počet šablon je celkem cca 20. Počty položek v jedné šabloně jsou v řádu desítek Tvorba / aktualizace Check-listů pro proces kontroly Check-listy jsou seznamy úkolů/úkonů, které je třeba vykonat při Kontrole projektu. Lze chápat i jako seznam kontrolních otázek které je nutné ověřit před dokončením nějakého úkonu. Check-listy musí být modifikovatelné pro jednotlivé ŘO. Počet Check-listů bude cca do 10, každá v rozsahu cca několika desítek položek Koordinace kontrol v rámci OP Koordinace prováděných kontrol prováděných pro projekty, jednotlivými subjekty mimo Kontrolní útvar ŘO, zejména: Kontroly plánované a prováděné Auditním orgánem ČR /AO ČR/, Kontroly prováděné Platebním a certifikačním orgánem /PCO ČR/, Kontroly prováděné orgány Evropské Unie, Kontroly prováděné dalšími kontrolními orgány ČR /NKÚ/ apod. P6: Kontrolování realizace projektu a operačních programů 87/186

88 K plánování těchto kontrol bude mít AO ČR, PCO ČR možnost je případně koordinovat /plánovat/ v Monitorovacím systému. To znamená, že Aplikace umožní koordinaci časových harmonogramů kontrol jednotlivých subjektů Generování seznamu projektů ke kontrole Tento automatizovaný výběr projektů pro kontrolu bude v gesci ŘO, který nastavením kritérií pro výběr provede automatizovaně v Monitorovacím systému vytvoření seznamu projektů, které použije vedoucí útvaru kontroly pro sestavení a aktualizaci plán kontrol projektů. 06KRP01.01P1 06KRP01.02.P1 06KRP01.02.P2 06KRP01.03.P1 06KRP01.03.P2 06KRP01.04.P1 06KRP01.05.P1 06KRP01.05.P2 Systém umožní vytvořit zadat do systému základní údaje z plánu kontrol, a vytvořený dokument roční plán kontrol projektů/programu uložit do systému. Systém umožní pro operační program vytvořit šablonu pro Kontrolní zprávy, a uložit. Viz též modul Individuální formuláře Systém umožní pro operační program aktualizovat existující šablonu pro Kontrolní zprávy, a uložit ji. Viz též modul Individuální formuláře Systém umožní pro operační program vytvořit Check-listy pro Kontrolní zprávy, a uložit je. Viz též modul Individuální formuláře Systém umožní pro operační program aktualizovat existující Cheb-listy pro Kontrolní zprávy, a uložit ji. Viz též modul Individuální formuláře Systém umožní zadat jednoduchý kalendář plánovaných kontrol pro projekty. Systém umožní zadat kriteria pro výběr projektů pro kontrolu a jejich počet Systém umožní vybrat dle zadaných kritérií projekty pro kontrolu s využitím náhodného výběru a uložit výběr do systému Provádění kontrol ex-ante, interim a ex-post. Provádění kontrol projektů ve všech 3 fázích: ex-ante před samotným začátkem projektu, interim v průběhu projektu ex-post - po ukončení projektu. Na základě analýzy rizikovosti nejsou některé projekty ke kontrole zařazeny vůbec. Dále uváděné procesy nemusí být prováděny ve všech 3 fázích kontroly Analýza rizik pro projekt Provedení analýza rizik projektu dle předložené dokumentace resp. z předchozích analýz rizik či provedených kontrol v předchozí fázi. Provedená analýza rizik se ukládá do Monitorovacího systému v elektronické podobě listinného dokumentu Příprava a provedení fyzické / administrativní kontroly projektu V návaznosti na analýzu rizik resp. provedené Kontroly v dřívější fázi se připraví a provede kontrola. V přípravě se využije Check-list pro kontrolu a šablona Kontroly. Administrativní kontrola projektu se provádí ve všech případech a je součástí procesů č. 5 a 7. Administrativní kontrola je kontrolou dokumentace a může být prováděna ve všech fázích. P6: Kontrolování realizace projektu a operačních programů 88/186

89 Zpracování námitek, Rozhodnutí o námitkách, ukončení kontroly Pokud jsou námitky k prováděné kontrole, pak se zapracovávají námitky, které se zaznamenávají do Rozhodnutí o námitkách, které schvaluje vedoucí kontrolního útvaru. Rozhodnutí o námitkách k příslušnému Protokolu se ukládají v elektronické podobě do Monitorovacího systému. 06KRP02.01P1 06KRP02.02.P1 06KRP02.03.P1 Systém umožní vložit vypracovanou elektronickou podobu listinného dokumentu Analýza rizik projektu. Využití i modulu Individuální formuláře. Systém umožní vložit vypracovanou elektronickou podobu listinného dokumentu Kontrola projektu. Využití i připravených šablon, Check- listů viz modul Individuální formuláře. Systém umožní vložit vypracovanou elektronickou podobu listinného dokumentu Rozhodnutí o námitkách do systému. Využití i modulu Individuální formuláře Zpřístupnění kontrolních činností z jiných procesů OP Kontrolní činnost je spjata s dalšími procesy v Monitorovacím systému a zpravidla je neprovádí ani pracovník Kontrolního útvaru ŘO. Informace o výsledcích těchto provedených kontrol musí být po jejich dokončení zpřístupněny Kontrole, protože mohou následně ovlivnit další postup při kontrolní činnosti. Dále jsou uvedeny základní typy kontrolních činností pro zpřístupnění Kontrola zadávacího/ výběrového řízení Kontrolu provádí zpravidla projektový manažer v procesu č. 5 (Vybírání projektů k realizaci) nebo procesu 7 (Správa a monitorování projektů) Po ukončení kontroly se příslušný záznam automaticky zpřístupní pro pracovníky útvaru kontroly. Pozn.: Pokud je provádění Kontroly výběrových řízení součástí Kontroly na místě, je tato skutečnost zahrnuta v Kontrolní zprávě Kontrola monitorovacích zpráv Kontrolu provádí zpravidla projektový manažer v procesu č. 7 (Správa a monitorování projektů). Po ukončení kontroly se příslušný záznam automaticky zpřístupní pro pracovníky útvaru kontroly Kontrola Žádosti o platbu Kontrolu provádí zpravidla finanční manažer v procesu č. 8 (Realizace plateb). Po ukončení kontroly se příslušný záznam automaticky zpřístupní pro pracovníky útvaru kontroly. 06KRP03.01.P1 06KRP03.02.P1 06KRP03.03.P1 Systém umožní informovat pracovníka kontroly o provedené kontrole Zadávacího řízení (viz modul Interní depeše) a příslušný dokument je zpřístupněn pro útvar kontroly. Návaznosti na procesy 5 nebo 7. Systém umožní informovat pracovníka kontroly o provedené kontrole Monitorovacích zpráv (viz modul Interní depeše) a příslušný dokument je zpřístupněn pro útvar kontroly. Návaznost na proces 7. Systém umožní informovat pracovníka kontroly o provedené kontrole Žádosti o P6: Kontrolování realizace projektu a operačních programů 89/186

90 platbu (viz modul Interní depeše) a příslušný dokument je zpřístupněn pro útvar kontroly. Návaznost na proces Hodnocení kontrol a roční uzávěrka Roční uzávěrka operací / nákladů OP Sestavuje se souhrnný přehled podle směrnic EU KOM (2011) 615. (Viz Příloha dokumentace P1_2_1 Struktura a logika dokumentace). Elektronická podoba listinného dokumentu se ukládá v Monitorovacím systému a zasílá PCO/ zpřístupní pracovníku PCO. Zodpovědnost za sestavení dokumentů roční uzávěrky určí OP. Roční uzávěrka je ukládána v Aplikaci MS2014+ ve formě elektronického dokumentu Roční hodnocení kontrol projektu v programu Provádí se hodnocení provedených kontrol projektů daného Operačního programu. Dokument se ukládá v Monitorovacím systému. Roční hodnocení je ukládána v Aplikaci MS2014+ ve formě dokumentu a dle ŘO i ve formě strukturovaných dat. 06KRP04.01.P1 06KRP04.02.P1 Systém umožní vložit vypracovanou elektronickou podobu listinného dokumentu Roční závěrka a informovat Interní depeší pracovníky PCO a AO. Systém umožní vložit vypracovanou elektronickou podobu listinného dokumentu Roční hodnocení kontrol a informovat Interní depeší pracovníky PCO a AO Procesy v Monitorovacím systému na podporu Kontrol Oznamování termínu plánovaných kontrol kontrolorům i subjektu kontroly Oznamování termínu na uzavření provedené kontroly /podpisy/ Vypořádání námitek a nápravných opatření uvedených v Protokolu kontroly. Detaily sledování harmonogramu a informování dotčených subjektů jsou popsány v procesu č. 9 a v příloze P1_2_2 (Základní technické a funkční požadavky). P6: Kontrolování realizace projektu a operačních programů 90/186

91 13.5. Případy užití P6: Případ užití 1 Sestavení plánu kontrol a jeho hodnocení Systém 06KRP01_ Sestavení plánu kontrol a jeho hodnocení 06KRP01.01_ Roční plán kontrol projektů/programu Vedoucí kontroly 06KRP01.02_ Tvorba/aktualizace šablon pro Kontrolní zprávy Kontrolor 06KRP01.03_ Tvorba/aktualizace šablon pro checklisty pro proces kontroly Vedoucí kontroly 06KRP01.04_ Koordinace Kontrol v rámci OP Kontrolor AO 06KRP01.05_ Generování seznamu projektů ke kontrole Vedoucí kontroly Sestavení plánu kontrol a jeho hodnocení P6: Kontrolování realizace projektu a operačních programů 91/186

92 P6: Případ užití 2 Provádění kontrol ex-ante, interim a ex-post Systém Projektový manaţer 06KRP02_ Provádění kontrol-exante, interim a ex-post 06KRP02.01_ Analýza rizik 06KRP02.02_ Příprava a provedení fyz./administrat. kontr.projektu Kontrolor 06KRP02.03_ Zpracování námitek, Rozhodnutí o námitkách a ukončení kontroly Vedoucí kontroly Provádění kontrol ex-ante, interim a ex-post P6: Případ užití 3 Zpřístupnění kontrolní činnosti z jiných procesů OP Systém 06KRP03_ Zpřístupnění kontrolní činnosti z jiných procesů OP 06KRP03.01_ Kontrola zadávacího/ výběrového řízení Projektový manaţer 06KRP03.02_ Kontrola monitorovacích zpráv Jiná určená role Finanční manaţer 06KRP03.03_ Kontrola ţádosti o platbu Kontrolor Zpřístupnění kontrolní činnosti z jiných procesů operačního programu P6: Kontrolování realizace projektu a operačních programů 92/186

93 P6: Případ užití 4 Hodnocení a roční uzávěrka Systém Pracovník PCO 06KRP04_ Hodnocení a roční uzávěrka 06KRP04.01_ Roční závěrka operací/nákladůprogramu Kontrolor AO 06KRP04.02_ Roční vyhodnocení kontrol projektů/ programu Vedoucí kontroly Hodnocení a roční uzávěrka P6: Kontrolování realizace projektu a operačních programů 93/186

94 14 P7: Správa a monitorování projektů Proces náleží do Projektové úrovně. Proces je určen jednak pro správce projektu (externí uživatele), kterým umožní monitorovat a administrovat projekty, které byly přijaty k realizaci. Dále pro manažery projektů pro správu a monitorování jim přidělených projektů, registraci projektových žádostí a také pro přípravu procesu hodnocení. Pokud nebude řečeno jinak, bude souhrnně pro účely podávání žádosti o dotaci označován jako Projekt, jak individuální, grantový projekt, velký projekt i Nástroje typu GG. Ve stejném smyslu je pak potřeba chápat termín Projektová žádost. Vztah obou pojmů je vysvětlen v tabulce Lokální zkratky a pojmy Seznam případů užití P7: PŘÍPAD UŽITÍ 1 SPRÁVA PROJEKTŮ, INFORMOVÁNÍ A KOMUNIKACE P7: PŘÍPAD UŽITÍ 2 ADMINISTRACE DAT PROJEKTU V OBDOBÍ JEHO REALIZACE P7: PŘÍPAD UŽITÍ 3 SPRÁVA PROCESU SCHVALOVÁNÍ PROJEKTOVÝCH ŽÁDOSTI A DATABÁZE JEDNOTKOVÝCH NÁKLADŮ Vazba na ostatní procesy Proces č. 5 Proces č. 6 Proces č. 8 Proces č. 9 Proces č. 13 Proces č. 7 poskytuje podporu pro proces hodnocení projektových žádostí Proces č. 7 poskytuje údaje Správa a monitorování projektů z pohledu řídícího orgánu a tak Správce projektu, registrace Projektové žádosti Slouží pro podporu správce projektu při podávání žádostí o platbu a uskutečňování finančních toků týkajících se projektů Zajišťuje komunikaci mezi správcem projektu a projektovým manažerem a informovanost správce projektu Umožňuje registraci uživatelů systému, externího i interního uživatele Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů/počet: externí uživatel správce projektu / desítky tisíc (cca ) interní uživatel projektový manažer, hodnotitel / tisíce (cca ) Současně pracujících uživatelů: externí uživatel - tisíce interní uživatel - stovky (cca 600) Periodicita použití: externí uživatel, správce projektu - 20/7 (20h, 7 dní v týdnu) interní uživatel, projektový manažer - 8/5 (8h,pracovní dny) Typ výstupu /počet na Projekt: Monitorovací zpráva / jednotky- desítky Žádost o platbu/ jednotky- desítky Žádost o změnu/ jednotky P7: Správa a monitorování projektů 94/186

95 Počet vložených dokumentů na Projekt/velikost: desítky/ desítky Monitorovací zpráva + přílohy/ desítky- stovky, jednotky stran na dokument Žádost o platbu+ přílohy / desítky- stovky, jednotky stran na dokument Žádost o změnu + přílohy / desítky, jednotky stran na dokument Slovní popis Proces se řadí do Projektové úrovně. Popisem pro tuto úroveň se zabývá kapitola Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5]. V této kapitole jsou uvedeny informace, které se týkají spolupráce především procesů 4, 5 a 7 a jejich společných východisek. Pro řádné pochopení těchto jednotlivých procesů je nezbytné nastudovat nejprve zmíněnou kapitolu Správa Projektů Proces umožní získat přehled o realizaci a stavu Projektů. Je určen jednak pro příjemce dotace - správce projektů a také pro manažery operačních programů. Kromě individuálních projektů se budou zobrazovat a mohou být řízeny i Nástroje typu globálního grantu. Musí být jasně určena a zobrazena vazba jakéhokoliv Nástroje typu globálního grantu na jeho jednotlivé projekty - projekty Nástroje typu globálního grantu. Z jiného úhlu pohledu se tomuto tématu věnuje kapitola Uživatelé procesů Projektové úrovně a jejich aktivity v dokumentu [5] Zobrazení informací na úrovni Projektů Umožňuje uživatelům různých oprávnění tvorbu sestav, výpis informací na úrovni Projektů pomocí zadaných kritérií, filtrů jako například: zobrazení seznamu všech žadatelů/příjemců a základních údajů o nich, jejich Projektech zobrazení seznamu všech Projektů daného správce projektu/příjemce se základními údaji. Řídícím orgánům umožní snazší eliminaci dvojího financování Projektů z různých OP zobrazení seznamu všech Projektů daného manažera projektu se základními údaji náhled nad Projekty v rámci výzvy, OP statistiky Projektových žádostí Funkcionalita je řešena modulem Vytěžování dat, který je popsaný v dokumentu [3] Registrování Projektové žádosti Po podání Projektové žádosti bude žádost zaregistrována, bude jí přiřazeno jednoznačné registrační/evidenční číslo, pod kterým bude uchována, uložena do systému. Registrační číslo by mělo zajistit jasnou a snadnou identifikaci Projektu (identifikace přechází z Projektové žádosti na Projekt) po celou dobu jeho administrace napříč celou administrativní strukturou. V tomto programovém období se osvědčilo registrační číslo, které je sestaveno z identifikace operačního programu, prioritní osy, dalších vrstev hierarchie a případně informace o jaký Nástroj typu globálního grantu jde apod Přiřazení manažerů na konkrétní Projekty Půjde jak o projektové manažery věcné oblasti tak finanční manažery, v závislosti na metodice daného Řídícího orgánu. Budou vybráni úvahou vedoucího manažera z nabízeného seznamu popř. P7: Správa a monitorování projektů 95/186

96 systémem např. podle vytížení nebo kombinací obou. Musí být možnost seznam doplňovat nebo osoby z něho vyřazovat. Ne však mazat (pouze funkce deaktivovat), aby byla zachována vazba projektového manažera (i takového, který již tuto funkci nevykonává, změnil pozici nebo zaměstnavatele) na jím řízené Projekty Sledování a řízení Projektů z úrovně ŘO Manažer projektů bude mít zobrazeny všechny jím spravované Projekty a informace o nich. Bude zde znázorněna vazba na výzvu, na příslušné úrovně struktury poskytování dotací a jejich cíle. Umožní projektovému manažerovi získat přehledně informace o jím spravovaných Projektech Monitoring a správa Projektů Pro jednotlivé projektové manažery budou přehledně zobrazena data všech jím spravovaných Projektů jako: Plán cílů Projektu, aktualizovaný plán cílů Projektu, stav plnění cílů Projektu Plán alokací, aktualizovaný plán alokací, stav čerpání finanční alokace Náhled na harmonogram a přehled monitorovacích zpráv Náhled na harmonogram a přehled žádostí o platbu Přehled podaných změn Stavová mapa Projektu (viz Konfigurace životního cyklu Projektu, stavová mapa Projektu z kapitoly Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5]. Manažerovi projektu jakéhokoliv typu bude zpřístupněn seznam všech dalších manažerů daného Projektu Ukončování Projektu Proces ukončování Projektu začíná k plánovanému datu ukončení, které je dané ve Smlouvě/Rozhodnutí. Pokud příjemce potřebuje datum změnit, učiní tak předem pomocí žádostí o změnu ŽoZ. Podmínkou pro ukončení Projektu je Ukončení realizace Projektu Závěrečná monitorovací zpráva (ZMZ), její kontrole a akceptace ŘO. Přílohy mohou být rozšířeny o další dokumenty jako např. stavební povolení, pojištění postaveného objektu, fotodokumentace dokumentující stav po dokončení díla, která může být použita pro účely publicity apod. Vyrovnání finančních prostředků prostřednictvím vratky, případně závěrečné žádosti o platbu (její kontrola a akceptace). Projekt bude sledován a kontrolován po dobu jeho udržitelnosti, po správci projektu budou požadovány monitorovací zprávy, viz Administrace dat projektu a kapitola Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5] Náhled do hodnocení Projektu Bude k dispozici náhled, nikoliv editační mód, na ohodnocení Projektu, výsledek hodnocení popsaného v procesu č. 5 (Vybírání projektů k realizaci a jejich akceptace). P7: Správa a monitorování projektů 96/186

97 Správa kontrol Projektů Bude k dispozici náhled, nikoliv editační mód, na kontroly provedené na Projektu po celou dobu jeho životního cyklu popsaných v tomto dokumentu i v procesu č. 6 (Kontrolování realizace projektů a operačních programů) Kontroly výběrových řízení Během přípravy a realizace Projektu mohou být vyhlašována a realizována výběrová řízení různého druhu. V této fázi se budou provádět kontroly těchto výběrových řízení. Protokoly o kontrolách budou zaznamenány do systému například systémem tzv. checklistu. Záznam bude k dispozici kontrolnímu orgánu - navazuje na proces č. 6 (Kontrolování realizace projektů a operačních programů) Sledování Projektů z úrovně příjemce-správce projektu Správce projektů zde bude mít zobrazeny všechny jím spravované Projekty a informace o nich. Bude zde znázorněna vazba na výzvu, Operační program, na všechny úrovně struktury poskytování dotací a jejich cíle. Správce projektu bude moci nahlížet na vybrané informace, která má k dispozici projektový manažer, ale editace bude povolena jen pro vybrané údaje Monitoring Projektu Projektová žádost již zaregistrovaných, hodnocených nebo přijatých Projektů bude uzamčena. Může být dána k editaci správcem projektu za předem dohodnutých podmínek např. v procesu hodnocení, v případě navrácení Projektu k dopracování, opravy chyb nebo doplnění údajů. V seznamu správců projektu budou pro každého uživatele viditelní všichni správci projektu. Po výběru jednotlivého Projektu bude správci k dispozici stejné kategorie informací, jako bude mít projektový manažer: Plán cílů Projektu, aktualizovaný plán cílů Projektu, stav plnění cílů Projektu Plán alokací, aktualizovaný plán alokací, stav čerpání finanční alokace Náhled na harmonogram a přehled monitorovacích zpráv Náhled na harmonogram a přehled žádostí o platbu Přehled podaných změn Stavová mapa Projektu (viz Konfigurace životního cyklu Projektu, stavová mapa Projektu z kapitoly Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5] Náhled na kontroly Bude k dispozici náhled, nikoliv editační mód, na kontroly provedené na Projektu po celou dobu jeho životního cyklu popsaných v tomto dokumentu i v procesu č. 6 (Kontrolování realizace projektů a operačních programů). 07SMP01.01.P1 07SMP01.02.P2 07SMP01.02.P3 07SMP01.02.P4 Funkcionalita je řešena modulem Vytěžování dat. Aplikace umožní zaregistrovat Projektovou žádost přidělením registračního čísla. Dodavatel navrhne jednoznačnou syntaxi referenčního čísla tak, aby splňovali podmínky popsané v odstavci Aplikace bude registrační číslo generovat. P7: Správa a monitorování projektů 97/186

98 07SMP01.03.P5 Aplikace umožní zadat manažery ze seznamu Organizační struktura (popsáno v kapitole Globální požadavky na Aplikaci MS2014+ v dokumentu[3]] 07SMP01.03.P6 Zadavatel navrhne algoritmus automatického výběru manažerů. 07SMP01.03.P7 Aplikace dovolí kombinovat metody popsané v požadavcích 07SMP01.03.P5 a 07SMP01.03.P6. 07SMP01.03.P8 Aplikace zajistí nezrušitelnost asociace manažerů a Projektových žádostí a dále pak i Projektů podle příslušného popisu v odstavci SMP01.04.P9 Aplikace zajistí přehledné zobrazování dat podle Sledování a řízení projektů z úrovně ŘO Funkcionalita je řešena modulem Vytěžování dat. 07SMP P10 Manažerovi projektu jakéhokoliv typu bude zpřístupněn seznam všech dalších manažerů daného Projektu. 07SMP P11 Aplikace umožní ukončení Projektu- změna stavu procesu 07SMP P12 Aplikace umožní vyrovnání finančních prostředků proces 8 07SMP P13 Závěrečná monitorovací zpráva (ZMZ) viz a Monitorovací zpráva v kapitole Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5] 07SMP P14 Aplikace umožní nahlížet projektovému manažerovi na hodnocení jím spravovaných Projektů bez možnosti editace. 07SMP P15 Aplikace umožní nahlížet projektovému manažerovi na kontroly provedené na jím spravovaných Projektech bez možnosti editace. 07SMP P16 Aplikace umožní uložit protokoly kontrol výběrových řízení ve strukturované i nestrukturované formě. Aplikace umožní nahlížet projektovému manažerovi na kontroly výběrových řízení provedené na jím spravovaných Projektech bez možnosti editace. Aplikace zpřístupní protokoly kontrolnímu orgánu. Kontrola zadávacího řízení se automaticky uloží na záložku kontroly jako automatický záznam, aby byla zajištěna přehlednost a jednotnost zobrazení kontrol pro statistické účely a účel správného monitoringu Projektu. 07SMP P17 Funkcionalita je řešena modulem Vytěžování dat. 07SMP P18 Aplikace umožní nahlížet správci projektu manažerovi na hodnocení jím spravovaných Projektů bez možnosti editace. 07SMP P19 Aplikace umožní nahlížet správci projektu na kontroly provedené na jím spravovaných Projektech bez možnosti editace. 07SMP P20 Aplikace umožní nahlížet správci projektu na kontroly výběrových řízení provedené na jím spravovaných Projektech bez možnosti editace Administrace dat Projektu v období jeho realizace Jednotlivé OP a ŘO budou požadovat variantní průběh procesu administrace Projektu. V některých případech jsou monitorovací zprávy svázány se žádostí o platbu a některé OP tuto vazbu nevyžadují. Budou se tedy vytvářet instance pracovních postupů procesů např. podávání a schvalováni monitorovacích zpráv, žádostí o platbu i žádostí o změnu. Konfigurace PPP a řízení procesu jsou zajištěny pomocí modulu Podpora oběhu dokumentů (viz kapitola Pracovní postupy procesů v dokumentu [3+). Dále budou konfigurovány v modulu Individuální formuláře varianty vstupních formulářů např. monitorovacích zpráv a žádostí o platbu (popis v dokumentu [3]) P7: Správa a monitorování projektů 98/186

99 Administrace monitorovacích zpráv Projektu Režimu monitorovacích zpráv mohou podléhat i globální granty, obecně všechny Nástroje typu globálního grantu Plánování monitorovacích zpráv Na základě Smlouvy/Rozhodnutí a Projektové žádosti bude projektovým manažerem vytvořen nebo automaticky vygenerován plán monitorovacích zpráv pro daná časová období v rámci realizace Projektu i po jeho ukončení. Tento plán je pro příjemce dotace závazný. Je zaznamenán do systému a zobrazuje se také správci projektu Příprava formuláře monitorovací zprávy Monitorovací zprávy budou mít celkově jednotný formát. Přesný obsah je závislý na typu Projektu tzn. na požadavcích a parametrech výzvy apod. To znamená, že různé typy formulářů mohou obsahovat odlišná pole, jsou požadovány různé hodnoty a hlášení. Pracovník řídícího orgánu garant formulářů, vytvoří vzor formuláře podle daných požadavků. Formuláře budou k dispozici správci projektu pro podání monitorovací zprávy Vyplnění monitorovací zprávy Správce projektu vyplní monitorovací zprávu do formuláře náležejícímu k jeho Projektu. Systém umožní jako součást monitorovací zprávy přiložit k formuláři různé typy dokumentů včetně fotodokumentace Schvalování monitorovací zprávy Manažer projektu zkontroluje podanou monitorovací zprávu. Případné chyby a nedostatky budou odstraněny po komunikaci projektového manažera se správcem projektu, kdy je správci projektu dočasně zpřístupněn formulář monitorovací zprávy pro editaci. Po schválení monitorovací zprávy je automaticky vytvořen záznam o kontrole dle skutečného výsledku kontroly monitorovací zprávy. Záznam je k dispozici kontrolnímu orgánu - navazuje na proces č. 6 (Kontrolování realizace projektů a operačních programů). Všechny verze monitorovacích zpráv a komunikace mezi správcem projektu a manažerem projektu v rámci schvalování budou uloženy v systému Administrace žádostí o platbu (ŽoP) Další informace o ŽoP a proplácení dotací jsou obsaženy v procesu č. 8 (Realizování plateb) Plánování žádostí o platbu pro Projekt Na základě Smlouvy/Rozhodnutí, Projektové žádosti apod. může být (v závislosti na typu Projektu, výzvy, Operačním programu) finančním manažerem projektu vytvořen nebo vygenerován plán žádostí o platbu pro daná časová období v rámci realizace Projektu. Tento plán je zaznamenán do systému a je dostupný také správci projektu Příprava vzoru formulářů žádostí o platbu Formulář žádostí o platbu je závislý na typu Projektu tzn. na požadavcích a parametrech výzvy apod. To znamená, že různé typy formulářů mohou obsahovat odlišná pole, jsou požadovány různé P7: Správa a monitorování projektů 99/186

100 hodnoty a hlášení. Pracovník řídícího orgánu garant formulářů, vytvoří vzor formuláře podle daných požadavků. Formuláře budou k dispozici správci projektu pro podání žádostí o platbu Vyplnění formuláře žádosti o platbu Projektu Správce projektu vyplní formulář žádosti o platbu náležejícímu k jeho Projektu. Po podání a jejím příjmu finančním manažerem Řídícího orgánu je žádost správci projektu znepřístupněna pro editaci. Systém umožní uložení ŽoP jako nestrukturovaný dokument a jeho export a tisk Schvalování žádostí o platbu Projektu Finanční manažer projektu zkontroluje podanou žádost. Po komunikaci se správcem projektu, kdy je správci projektu dočasně zpřístupněn formulář žádosti pro editaci, jsou odstraněny případné chyby. Po schválení žádosti o platbu je automaticky vytvořen záznam o kontrole na příslušné záložce kontrol. Záznam je k dispozici kontrolnímu orgánu - navazuje na proces č. 6 (Kontrolování realizace projektů a operačních programů) Administrace žádosti o změnu (ŽoZ) V této kapitole popsaný způsob podávání žádostí o změnu se týká jak jednotlivých individuálních projektů tak obecně všech Nástroje typu globálního grantu Příprava vzoru formulářů žádostí o změnu Formulář žádosti o změnu je připraven systémem na základě Projektové žádosti a již dříve podaných a schválených změn tzn. všechna pole včetně jejich aktuálního obsahu. Manažerem projektů/formulářů a správcem projektu mohou být na základě nabídky dodána některá další požadovaná pole Vyplnění žádosti o změnu Projektu Správce projektu vyplní změnu v jeho Projektu do příslušného pole. V případě, že jde o doplnění informací, které v Projektové žádosti nebyly - např. další výběrová řízení apod., jsou zde k dispozici přídavná variabilní pole. Po potvrzení a odeslání formuláře systém vytvoří rozdílový dokument, tzn. do žádosti o změnu zaznamená pouze pole se zanesenou změnou. Změnu, rozdíl oproti původnímu stavu Projektu, v žádosti zřetelně označí. Po podání a jejím příjmu manažerem Řídícího orgánu je ŽoZ správci projektu znepřístupněna pro editaci. Systém umožní uložení ŽoZ jako nestrukturovaný dokument a jeho export a tisk Schvalování žádosti o změnu Projektu Manažer projektu zkontroluje podanou žádosti o změnu Projektu. Po komunikaci se správcem projektu, kdy je správci projektu dočasně zpřístupněn formulář změn pro editaci, jsou odstraněny případné chyby a nedostatky. Aby byla změna přijata, musí být věcně posouzena a schválena. Všechny verze žádostí o změnu a komunikace jsou uloženy v systému Registrace změn Projektu v IS Po schválení MZ, ŽoP a ŽoZ jsou aktualizována průběžná data Projektu a jednotlivé dokumenty uloženy s časovým označením a popř. verzí. P7: Správa a monitorování projektů 100/186

101 07SMP02.P1 07SMP P2 07SMP P3 07SMP P4 07SMP P5 07SMP P6 07SMP P7 07SMP P8 07SMP P9 07SMP P10 07SMP P11 07SMP P12 07SMP P13 07SMP P14 07SMP P15 07SMP P16 07SMP P17 07SMP P18 07SMP P19 07SMP P20 07SMP P21 07SMP P22 07SMP P23 07SMP P24 07SMP P25 07SMP P26 07SMP P27 Zajistí moduly Podpora oběhu dokumentů a Individuální formuláře. Monitorovací zpráva (MZ) Aplikace umožní vložit plán monitorovacích zpráv zajistí Kalendář (kapitola Globální požadavky na Aplikaci MS2014+ v v dokumentu [3]). Aplikace automaticky vygeneruje do Kalendáře plán monitorovacích zpráv na základě dat příslušných k Smlouvě/Rozhodnutí. Zajistí modul Individuální formuláře. Aplikace umožní vyplnění monitorovací zprávy, přiložení příslušných dokumentů a její podání. Po podání bude MZ nedostupná správci projetu k úpravám. Aplikace umožní export MZ do souboru a jeho tisk. Proces řízení schvalování zajistí modul Podpora oběhu dokumentů. Aplikace umožní zpřístupnit MZ správci projektu k opravám. Po ukončení editace aplikace opět správci projektu MZ znepřístupní. Aplikace umožní uložit schválenou MZ jako nestrukturovaný dokument a také jako strukturovaná data. Obě formy budou asociovány k dané MZ daného Projektu. Aplikace automaticky vytvoří záznam o kontrole MZ. Záznam bude zpřístupněn kontrolnímu orgánu. Žádost o platbu (ŽoP) Aplikace umožní vložit plán ŽoP zajistí Kalendář (kapitola Globální požadavky na Aplikaci MS2014+ v v dokumentu [3]). Aplikace automaticky vygeneruje do Kalendáře plán ŽoP na základě dat příslušných k Smlouvě/Rozhodnutí. Zajistí modul Individuální formuláře. Aplikace umožní vyplnění ŽoP, přiložení příslušných dokumentů a její podání. Po podání bude ŽoP nedostupná správci projektu k úpravám. Aplikace umožní export ŽoP do souboru a jeho tisk. Proces řízení schvalování zajistí modul Podpora oběhu dokumentů. Aplikace umožní zpřístupnit ŽoP správci projektu k opravám. Po ukončení editace aplikace opět správci projektu ŽoP znepřístupní. Aplikace umožní uložit schválenou ŽoP jako nestrukturovaný dokument a také jako strukturovaná data. Obě formy budou asociovány k dané ŽoP daného Projektu. Aplikace automaticky vytvoří záznam o kontrole ŽoP. Záznam bude zpřístupněn kontrolnímu orgánu. Žádost o změnu (ŽoZ) Aplikace vytvoří formulář ŽoZ na základě formuláře Projektové žádosti se všemi vlastnostmi tohoto vstupního formuláře a přidá další požadovaná pole (nejčastěji textového charakteru). Po otevření bude formulář ŽoZ obsahovat verze dat Projektu uložených v aktuální verzi příslušné Projektové žádosti. Aplikace umožní vyplnění ŽoZ, přiložení příslušných dokumentů a její podání. Po podání bude ŽoZ nedostupná správci projetu k úpravám. Aplikace vytvoří pro manažera projektu změnový formulář ŽoZ. Proces řízení schvalování zajistí modul Podpora oběhu dokumentů. Aplikace umožní zpřístupnit ŽoZ správci projektu k opravám. P7: Správa a monitorování projektů 101/186

102 07SMP P28 Po ukončení editace aplikace opět správci projektu ŽoZ znepřístupní. 07SMP P29 Aplikace umožní uložit schválenou ŽoZ jako nestrukturovaný dokument a také jako strukturovaná data. Obě formy budou asociovány k dané ŽoZ daného Projektu. 07SMP02.04.P30 Plní požadavky 07SMP P10, 07SMP P20 a 07SMP P29 07SMP02.04.P31 Práci s dokumenty zajistí modul Podpora oběhu dokumentů Správa procesu schvalování Projektových žádostí Jednotlivé OP a ŘO mohou požadovat odlišný průběh procesu schvalování Projektové žádosti. Různit se budou například formuláře Projektových žádosti a hodnotící protokoly. Některé části, jako je tvorba databáze hodnotitelů, hodnocení práce hodnotitelů nebo vyplácení hodnotitelů, mohou být vynechány. Specifika a požadavky jednotlivých ŘO budou řešeny konfigurací jednotlivých instancí pracovních postupů procesů (viz kapitola Pracovní postupy procesů v modulu Podpora oběhu dokumentů v dokumentu [3]) a v tvorbě variant potřebných formulářů např. Projektových žádostí, hodnotících formulářů (viz Vstupní formuláře v modulu Individuální formuláře v dokumentu [3]) Příprava hodnotících formulářů Projektový manažer připraví a vloží do systému formulář s věcnými kritérii vytvořený v závislosti na podmínkách výzvy, který bude sloužit pro věcné hodnocení. Bude vytvořen pomocí průřezového modulu Individuálních formulářů Formulář Projektové žádosti Formulář Projektové žádosti bude vytvořen na základě podmínek výzvy a požadavků OP pomocí konfigurátoru vstupních formulářů popsaném v průřezovém modulu Individuálních formulářů v dokumentu [3]. Takto vytvořený formulář dokáže zohlednit také možnosti jednokolového nebo dvoukolového hodnocení Projektové žádosti (viz proces 5) Vybírání hodnotitelů Hodnotitelé (externí) jednotlivých Projektových žádostí budou vybíráni losováním nebo jiným podobným algoritmem z databáze hodnotitelů a to v závislosti na jejich odbornosti. Hodnotitelů bývá vybráno několik (obvykle nejprve dva a v případě neshody třetí arbitr). Hodnotiteli je zasláno oznámení o jeho vybrání. Může mu být poskytnuta lhůta pro přijetí hodnocení. Pokud tuto úlohu nepřijme, je algoritmem/losováním vybrán jiný hodnotitel nebo osloven další v pořadí předešlého výběru (viz proces 5) Kritéria výběru hodnotitelů Nejprve je nutno zadat kritéria pro výběr hodnotitelů. Kritéria mohou být zadána přímo projektovým manažerem nebo mohou vyplývat z podmínek výzvy, ke které Projektová žádost přísluší. Kritériem může být odbornost, zkušenosti, příslušnost nebo znalost území s plánovaným dopadem vybíraného Projektu, ohodnocení jeho předešlé práce apod. Zadán bude i počet hodnotitelů potřebných pro hodnocení Projektu. P7: Správa a monitorování projektů 102/186

103 Výběr hodnotitelů Pro daný Projekt nebo sadu Projektů bude vybrána množina hodnotitelů, která odpovídá odbornostním a znalostním kritériím a z nich se losováním nebo jiným algoritmem přiřadí hodnotitelé k vybíraným Projektům. Oboje je možno provádět buď automaticky algoritmem aplikace, nebo úvahou projektového manažera, ručním losováním apod. a následným zaznamenáním výsledku výběru přiřazením hodnotitele k Projektu v systému Zadání přístupových práv Hodnotitel Pro vybrané hodnotitele budou zadána na omezenou dobu přístupová práva k příslušné Projektové žádosti a jejím přílohám, které hodnotitel potřebuje ke své práci. Je mu zpřístupněn formulář hodnocení. Po ukončení procesu hodnocení budou tato práva opět odebrána a hodnotící formulář znepřístupněn k úpravám. Pokud bude žádoucí v odůvodněných případech hodnocení přepracovat, bude hodnotící formulář zpřístupněn osobou se zvláštními přístupovými právy a tento akt bude zaznamenán do historie procesu včetně verzí hodnocení a identifikací účastníků aktu. Příjemce-správce projektu Po podpisu Smlouvy/Rozhodnutí budou žadateli, nyní již příjemci podpory, rozšířena jeho přístupová práva, aby mu byla umožněna administrace Projektu Zobrazování výsledků hodnocení Informační systém zajistí, že výsledek bude přístupný jednak projektovému manažerovi, žadateli - správci projektu (jen výstupy z hodnocení, je nežádoucí identifikace hodnotitelů) popřípadě jiným oprávněným osobám. Nebude je však možno modifikovat, viz proces Správa (externích) hodnotitelů Správa databáze hodnotitelů (DH) V systému bude vedena evidence hodnotitelů. Hodnotitelé budou členění podle zadavatele (OP) a také podle odbornosti, fundovanost v nějaké problematice, znalosti území a jeho života (atributy hodnotitele)apod. To umožní, aby jejich znalosti odpovídaly typu Projektu, na který budou vybráni. Řídící orgány si budou moci vytvářet v DH vlastní evidencí a pak ji používat nebo někteří hodnotitelé například znalci speciální problematiky mohou být používání všemi OP. Bude zde zaznamenána jasná vazba na Projekty, jejichž hodnocení se hodnotitelé zúčastnili. U jednotlivých hodnotitelů budou také zaznamenány výsledky jejich práce, jejich ohodnocení. Tyto údaje budou sloužit jako vstupní pro srovnávání či kontrolu kvality systému Hodnocení hodnotitelů, procesu hodnocení Po ukončení hodnocení, kdy hodnotitel uzavře své hodnocení Projektu, dojde k vyhodnocení práce hodnotitele. Kritérii známkování mohou být termíny vyhotovení, kvalita jejich hodnocení apod. Hodnotitelé budou patřičně ohodnoceni bodováni, známkováni, slovně ohodnoceni. Toto ohodnocení se může projevit jako jedno z kritérií při příštím výběru hodnotitelů. P7: Správa a monitorování projektů 103/186

104 Vyplácení hodnotitelům Po ohodnocení hodnotitelů a v závislosti na jeho výsledku dojde k přípravě na vyplácení hodnotitele. Systém automaticky vygeneruje fakturu a předá ji do účetního systému řídicího orgánu, odkud bude výplata hodnotitele za určené období (měsíc) provedena. 07SMP03.01.P1 07SMP03.01.P2 07SMP P3 07SMP P4 07SMP03.03.P5 07SMP03.03.P5 07SMP03.04.P6 07SMP P7 07SMP P8 07SMP P9 Aplikace umožní vytvoření formuláře Projektové žádosti a jeho začlenění do Aplikace. Aplikace umožní vytvoření formuláře hodnocení a jeho začlenění do Aplikace. Aplikace umožní zadat kritéria výběru hodnotitelů a jejich počet. Kritéria budou atributy a jejich hodnoty jednotlivých hodnotitelů uložených v databázi hodnotitelů. Aplikace umožní zadat počet potřebných hodnotitelů. Aplikace umožní vybrat hodnotitele těmito způsoby. úvahou projektového manažera a pak aplikace umožní tento výběr zadat. aplikací. Dodavatel navrhne příslušný algoritmus o složitosti přibližně podle návrhu v kapitole kombinací obou způsobů. Aplikace umožní přidělit hodnotiteli přístupová práva do systému a k příslušnému Projektu a jeho přílohám. Aplikace zajistí, aby po ukončení hodnocení byla hodnotiteli tato práva odebrána. Aplikace zajistí, aby po ukončení hodnocení byl hodnotící formulář uzamčen pro editaci. Aplikace umožní, aby byl po ukončení hodnocení formulář za specifických podmínek opět zpřístupněn pro editaci původnímu hodnotiteli a tomu opět předělena příslušná přístupová práva. Tento proces aplikace zaznamená. Aplikace zajistí zpřístupnění výsledků hodnocení příslušným osobám/rolím. Aplikace umožní vkládat do DB aplikace záznamy externích hodnotitelů. Každá záznam bude obsahovat několik atributů jako je odbornost hodnotitele, zkušenosti s jeho dosavadní prací, fundovanost v nějaké problematice apod. Bude zde zaznamenána vazba na zakladatele záznamu a Projekty, jejichž hodnocení se hodnotitel zúčastnil. Aplikace umožní vložit ohodnocení práce hodnotitele (body a slovní poznámky) a to i do několika posuzovatelů. K záznamu hodnotitele pak bude uložen jednoznačný výstup, zda hodnotitel splnil požadavky. Aplikace automaticky vygeneruje, pouze po kladném ohodnocení hodnotitele fakturu, a tu pak pošle do účetního systému (externí systém) k výplatě Správa Databáze jednotkových nákladů (DJN) V tomto procesu bude spravována DJN. Její funkcionalita je popsána v kapitole kapitola Administrace a monitoring na projektové úrovni v dokumentu [5] P7: Správa a monitorování projektů 104/186

105 Informování a komunikace Posílání oznámení Systém zasílá oznámení o zaslání elektronické komunikace prostřednictvím systému, zaslání dokumentu, termínu monitorovacích zprav a jiné. Tímto tématem se zabývá proces číslo 9 (Informování žadatele/ řídicího orgánu) Komunikace V různých fázích administrace Projektu bude probíhat elektronická komunikace prostřednictvím systému mezi správcem a manažerem projektu. Komunikace bude do systému zaznamenána včetně časového označení. Do systému bude možnost zaznamenat i popis a výsledek komunikace jinými médii (telefon, ové pošta) formou poznámky, uložení ové zprávy a podobně. 07SMP05.P1 Funkcionalitu zajistí průřezový Modul interních depeší popsaný v dokumentu [3]. 07SMP05.P1 Funkcionalitu zajistí nástroj Poznámky popsaný v kapitole Globální požadavky na Aplikaci MS2014+ v dokumentu [3]. P7: Správa a monitorování projektů 105/186

106 14.5. Případy užití P7: Případ užití 1 Správa Projektů, informování a komunikace <<System>> IS Systém 7SMP01.01_ Zobrazení informací na úrovni projektů 7SMP01.02_ Registrování projektové ţádosti Projektový/finanční manaţer 7SMP01.03_ Přiřazení manaţerů na konkrétní projekty 7SMP _ Monitoring a správa projektů Projektový/Finanční manaţer 7SMP01_ Správa projektů 7SMP01.04_ Sledování a řízení projektů z úrovně ŘO 7SMP _ Ukončování projektu 7SMP _ Náhled do hodnocení projektu 7SMP _ Správa kontrol projektů Správce projektu Správa projektů 7SMP01.05_ Sledování z úrovně příjemce 7SMP _ Monitoring projektu 7SMP _ Náhled do kontroly Správce projektu Projektový/Finanční manaţer 07SMP05_ Informování a komunikace 07SMP05.02_ Komunikace 07SMP05.01_ Posílání oznámení <<System>> IS Informování a komunikace P7: Správa a monitorování projektů 106/186

107 P7: Případ užití 2 Administrace dat Projektu v období jeho realizace Správce formulářů Projektový/ Finanční manaţer Systém 7SMP02.01_ Administrace MZ projektu - zpráv o pokroku 7SMP _ Příprava vzoru formulářů MZ 7SMP _ Plánování monitorovacích zpráv projektu 7SMP _ Vyplnění MZ Správce projektu 7SMP _ Schvalování MZ Projektový/ Finanční manaţer Správce formulářů Finanční manaţer 7SMP02_ Administrace dat projektu v období jeho realizace 7SMP02.02_ Administrace ŢoP 7SMP _ Příprava vzoru formulářů ŢoP 7SMP _ Plánování ŢoP pro projekt 7SMP _ Vyplnění formuláře ŢoP Správce projektu 7SMP _ Schvalování ŢoP Finanční manaţer 7SMP02.03_ Administrace ŢoZ Správce formulářů Správce projektu 7SMP _ Příprava formuláře ŢoZ 7SMP _ Vyplnění ŢoZ projektu Projektovýmanaţer <<System>> IS 7SMP02.04_ Registrace změn projektu v systému Administrace dat projektu v období jeho realizace 7SMP _ Schvalování ŢoZ projektu P7: Správa a monitorování projektů 107/186

108 P7: Případ užití 3 Správa procesu schvalování Projektových žádosti a databáze jednotkových nákladů Systém Správce formulářů 07SMP03.01_ Příprava hodnotících formulářů 07SMP _ Kritéria výběru hodnotitelů Projektový manaţer <<System>> IS 07SMP03_Správa procesu výběru projektových ţádostí 07SMP03.02_ Vybírání hodnotitelů 07SMP03.03_ Zadání přístupových práv 07SMP _ Vlastní výběr hodnotitelů 07SMP03.04_ Zobrazování výsledků hodnocení ţadateli Projektový manaţer Garant přístupových práv <<System>> IS 07SMP03.05_ Správa hodnotitelů 07SMP _S práva databáze hodnotitelů Garant DB hodnotitelů 07SMP _Hod nocení hodnotitelů, procesu hodnocení <<System>> IS Správa procesu schvalování projektových ţádostí 07SMP _Vy plácení hodnotitelů 07SMP04_Správa Databáze jednotkových nákladů Projektový manaţer Správa databáze jednotkových nákladů P7: Správa a monitorování projektů 108/186

109 15 P8: Realizace plateb Proces náleží do Projektové úrovně a úrovně Operačních programů a jejich struktury monitorovacího systému. Proces realizace plateb je v tomto kontextu chápán jako popis veškerých subprocesů, které zajišťují podání žádosti o platbu od jednotlivého příjemce přes její celkovou administraci v rámci celého platebního cyklu se zapojením aktérů příjemce - ŘO- PCO, EK. V rámci tohoto procesu jsou tedy popsány finanční toky nejen na úrovni jednotlivých plateb jednotlivých příjemců, ale i souhrnné finanční toky mezi ŘO a PCO a mezi PCO a EK. Částečně se tedy v tomto procesu prolíná projektová úroveň s úrovní vyšší hierarchie (např. tvorba souhrnné žádosti o platbu zahrnuje práci s daty z více projektů), ale pouze v oblasti administrace. Tento přístup byl zvolen proto, aby celý proces administrace plateb bylo možné řešit z jednoho místa. V oblasti monitoringu bude jasně oddělená projektová úroveň (proces 7) od úrovně programu (proces 10) Seznam případů užití P8: PŘÍPAD UŽITÍ 1 POSKYTNUTÍ ZÁL.PL. OP EK P8: PŘÍPAD UŽITÍ 2 POSKYTNUTÍ PROSTŘEDKŮ OP ZE SR NA PŘEDFINANCOVÁNÍ P8: PŘÍPAD UŽITÍ 3 EVENCE FINANČNÍCH DAT PROJEKTU P8: PŘÍPAD UŽITÍ 4 PODÁNÍ ŽÁDOSTI O PLATBU P8: PŘÍPAD UŽITÍ 5 SCHVÁLENÍ ŽÁDOSTI O PLATBU P8: PŘÍPAD UŽITÍ 6 PROPLACENÍ PLATBY PŘÍJEMCI P8: PŘÍPAD UŽITÍ 7 CERTIFIKACE PLATEB P8: PŘÍPAD UŽITÍ 8 REFUNDACE PLATBY SR P8: PŘÍPAD UŽITÍ 9 ŽÁDOST O PRŮBĚŽNOU PLATBU DO EK, ZASLÁNÍ PRŮB.PLATBY DO EK, EVENCE VRATEK, MONITORING FIN.DAT GG A FIN., NÁSTROJŮ Vazba na ostatní procesy Proces č. 1 Proces č. 2 Proces č. 3 Proces č. 7 Proces 8 zajistí podporu pro finanční plánování v rámci Národní úrovně. Proces 8 zajistí podporu pro finanční plánování v rámci operačního programu a jeho vrstev. Proces 8 zajistí podporu pro finanční plánování v rámci výzev. Slouží pro podporu správce projektu při podávání žádostí o platbu a uskutečňování finančních toků týkajících se projektů Proces č. 10 Proces 10 žádá o platbu do EK, včetně výkazu výdajů, což řeší proces č. 8. Proces č. 12 V případě využívání vratek bude P12 vázán na proces č. 8 realizace plateb Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů/počet: interní uživatel finanční manažer/ tisíce Současně pracujících uživatelů: interní uživatel - desítky až stovky Periodicita použití: interní uživatel - 8/5 (8h,pracovní dny) Typ vstupu /počet: P8: Realizace plateb 109/186

110 Žádost o platbu/ (cca 4 na projekt) Počet vložených dokumentů/velikost(mb): / Slovní popis Celý systém stávajících finančních toků je zachycen ve schématu: Obrázek 10 Finanční toky celkové schéma stávajícího řešení Základní procesy související s popisovaným procesem finančních toků Finanční plánování programu/viz proces č Finanční plánování výzev/viz proces č Finanční monitoring programu/viz proces č Základní východiska pro monitoring plateb Celý systém finančních toků projektů a souvisejících plateb je postaven na předfinancování plateb, které jsou z úrovně ŘO propláceny příjemcům ze státního rozpočtu (SR), a tyto prostředky SR jsou následně refundovány z prostředků strukturálních fondů EU deponovaných na účtu PCO do příslušné kapitoly SR, ze které bylo provedeno předfinancování. Tyto procesy musí být jasně odděleny na všech úrovních dat. Dalším důležitým paradigmatem jsou postupy realizace plateb příjemcům. V zásadě se používají tři scénáře: Příjemce obdrží platbu předem (zpravidla pro uzavření Smlouvy/Rozhodnutí), než doloží jakýkoliv výstup/aktivitu projektu. Takto poskytnutou zálohovou platbu následně příjemce vyúčtuje a požádá o další zálohu. Frekvence a výše požadovaných plateb (jak na úrovni záloh, tak na úrovni vyúčtování) by měla být žadatelem uváděna již v projektové žádosti (finanční plán) a dále průběžně aktualizována 5. Tento způsob financování se označuje jako financování ex ante, zadává se u některých operačních programů již na výzvě a platba je administrována pomocí formuláře, který nese označení formulář F1 6, do kterého se načítají automaticky údaje, které příjemce zadává v tzv. zjednodušené žádosti o platbu 7. Detailní informace o požadované a realizované platbě jsou dále v systému evidovány pomoci klasifikací plateb/detailu platby 8 (požadovaná částka platby se rozpadá na jednotlivé zdroje a rozlišuje, zda se jedná o investiční/neinvestiční výdaj, zachycuje další účetní charakteristiky apod.). V rámci jednoho formuláře F1 příjemce vyúčtovává předchozí poskytnuté zálohy a zároveň 5 Důležitý předpoklad pro to, aby ŘO mohl vytvářet kvalitní predikce předpokládaných plateb 6 Autorem formulářů je Odbor rozpočtu MMR 7 V některých případech příjemce zjednodušenou žádost o platbu nepodává (zpravidla první zálohové platby u ex ante financování a formulář F je pak v celém rozsahu vyplněn finančním manažerem). 8 Klasifikace/detail platby má vazbu na formulář F1. Určitou výhodou toho, že klasifikace/detail platby je samostatná entita (byť s vazbou na F1) je to, že klasifikace/detail platby, které se váží k jednomu formuláři F1, mohou být zadány na různé řádky evidenčního seznamu, což je důležité pro sledování logiky zálohových plateb a jejich vyúčtování. Záloha i její následné vyúčtování musí mít jednoznačnou informační vazbu. P8: Realizace plateb 110/186

111 Obrázek 10 Finanční toky celkové schéma stávajícího řešení FINANČNÍ TOKY Webová aplikace (formuláře, elektronický podpis) inteligentní rozpočet, detail,vazba na soupisku faktur Elektronická žádost o poskytnutí dotace (finanční data) Rozpočet/Způsobilé výdaje Poţadovaná výše dotace Finanční plán poţadovaných plateb Úroveň etapy/projekt Přehled zdrojů financování/příjmy Elektronická monitorovací zpráva/změny projektu po jejím schválení dojde k aktualizaci vybraných dat projektu (např. je moţno aktualizovat touto cestou rozpočet projektu, způsobilé výdaje, finanční plán poţadovaných plateb) Elektronická žádost o platbu - zjednodušená Realizované Způsobilé výdaje Poţadovaná dotace Příjmy Účet příjemce u modifikovaných plateb je zajištěna přímá platba dodavateli e CBA Výzva rozpočet, poměry financ. zdroje Rozpočet projektu/ CZV Ţádost o platbu, Členění dle zdrojů INV/NEINV, Finanční plán plateb projektu Klasifikace platby EU, klasifikace plateb NZ ţádost/skutečnost záloha/standardní platba Předfinancování/standard INV/NEINV Účetní systém ŘO příkaz k proplacení zasílá informaci o provedené platbě do IS ŘO Účet ŘO Přehled zdrojů financování / příjmy Smlouva/ Rozhodnutí o dotaci (zdroje financování ) Platební kalendář jsou zde navázány klasifikace plateb Klasifikace platby EU Ţádost/typ refundace NZ- ţádost/skutečnost refundace/standard/alternativně vyuţití stáv.klasif Kapitola SR předfinancování plateb příjemci, následná refundace z prostředků EK Autorizace platby/ projektu Souhrnná data dle OP, centrální část Vystavení Souhrnné ţádosti o platbu (zařazeny klasifikace typu refundace EU) Ţádost /alternativně jiţ existující klasifikace Evidence klasifikací refundace EU skutečnost IS VIOLA (IS PCO) Schválení souhrnné ţádosti o platbu, Generuje klasifikace refundace pro Zdroj Příspěvek Společenství Účet PCO Finanční plán operačního programu schválený EK, kategorizace pomoci, earmarking Výkaz výdajů (podklad pro certifikaci) Přehled zaslaných plateb z/ do EK pro daný OP Průběţná ţádost o platbu do EK (vystavuje MF) Data pro SFC2007 IS EK Finanční plán OP, kategorizace pomoci, earmarking (plán) Výkaz výdajů, Průběţné ţádosti o platbu - schválení Roční odhad pravděpodobných plateb výdajů Finanční oddíl výročních zpráv a závěrečných zpráv o provádění Účet EK P8: Realizace plateb 111/186

112 žádá o další zálohu (příjemce obdrží platbu až po vykázání příslušných aktivit projektu a doložení související požadované dokumentace včetně doložení úhrady souvisejících výdajů dodavatelům - faktury, smlouvy s dodavateli, výpisy z bankovních účtů, výpisy z účetní evidence apod.). Příjemce musí nejdříve zrealizovat aktivity projektu v souladu s časovým a finančním plánem (finanční plán požadovaných plateb je součástí projektové žádosti), uhradit související výdaje a teprve následně žádá o platbu. Tento režim se označuje jako režim plateb ex post, zadává se u některých operačních programů již na výzvě. Platba je administrována pomocí formuláře F1 a souvisejících klasifikací/detailů platby. Příjemce obdrží platbu až po vykázání příslušných aktivit projektu a doložení související požadované dokumentace, nemusí však prokázat úhrady prací a služeb dodavatelům. Ty jsou provedeny až z poskytnuté platby, o kterou požádal ŘO, přičemž konkrétní forma úhrady faktur se může u jednotlivých operačních programů lišit. Může probíhat průběžně (tzv. limitky), nebo jednorázově na základě podané žádosti o platbu 9. Tento typ platby se označuje jako modifikovaná platba a je pro ni používán formulář F1 typu ex post. 10 Určitou modifikaci výše uvedených typů platby představují tzv. limitky. Jedná se o režim platby, kdy je na základě vystaveného Rozhodnutí o poskytnutí dotace vystavena tzv. limitka pro úvěrující banku příjemce. Příjemce následně předkládá faktury a po jejich kontrole ze strany příslušného subjektu úvěrující banka, která obdržela příslušnou část prostředků operačního programu, příjemci tyto faktury proplácí. Příjemce následně za danou fázi/etapu realizace projektu vystavuje žádost o platbu typu ex ante. Výhodou tohoto postupu je průběžné financování předkládaných faktur. Novela zákona č. 218/2000 Sb. limitky ruší, neboť je zaveden nový režim placení prostřednictvím rezervace prostředků v IISSP. Nicméně i ten bude umožňovat čerpání z účtu organizační složky státu formou inkasa z účtu podobně tomu je u limitek. Vzhledem k tomu, že je životní cyklus platby poměrně komplikovaný proces skládající se z velkého počtu operací a zahrnující řadu aktérů, viz schéma na výše uvedeném obrázku, je nutné zajistit monitoring životního cyklu platby ve všech důležitých milnících, a to jak na úrovni plánovaných dat, závazkových dat, tak zejména v oblasti realizovaných plateb. Pro tyto účely je tedy třeba platby sledovat zejména v těchto indikativních časových/logických milnících: Plánované platby (stav dle aktuální žádosti o platbu, aktuální plánovaný stav) Závazkové platby (výše závazku dle Smlouvy/Rozhodnutí a následně dle uzavřených dodatků) Realizované platby příjemci Registrované žádosti o platbu od příjemců Schválené žádosti o platbu příjemcům Proplacené zálohové platby příjemcům Vyúčtované zálohové platby s vazbou na vyplacenou zálohu Proplacené standardní platby 11 příjemcům Autorizované platby Registrované žádosti řídícího orgánu o refundaci prostředků vyplacených příjemcům 12 Schválené (zaúčtované) žádosti řídícího orgánu ze strany PCO o refundaci prostředků vyplacených příjemcům Proplacené/refundované platby do příslušné kapitoly státního rozpočtu Platby zahrnuté do certifikace 9 Modifikované ex-ante platby realizované v OPŽP viz Metodika finančních toků , kapitola Metodika zde není zcela jednotná, některé ŘO používají i formulář ex ante. 11 Standardní platba platba, kde vyplacena záloha, platba v režimu ex post 12 Žádost o refundaci je zahrnuta do souhrnné žádosti o platbu P8: Realizace plateb 112/186

113 Certifikované platby Obrázek 11 Návrh řešení finančních toků vybrané oblasti P8: Realizace plateb 113/186

114 Napojení Aplikace MS2014+ na účetní systém Vazba na externí systém 13 realizovaná pomocí definovaného rozhraní mezi Aplikací MS2014+a účetním systémem. Indikativní rozsah informací přenášené z Aplikace MS2014+ do účetního systému: Výše závazku vůči příjemci (částka ze Smlouvy/dodatku) Požadavek na platbu (formou klasifikace/detailu platbu- typu předfinancování žádost) Aktuální disponibilní závazek (částka ze Smlouvy po odpočtu realizovaných plateb) v současné době se nepřenáší, ale je součástí rozvojových požadavků Informace přenášené z účetního systému do Aplikace MS2014+ Informace o realizované platbě (formou klasifikace/detailu platby skutečnost, která má vazbu na související požadavek na platbu) Číselníky rozpočtové skladby Údaje o realizovaných platbách (formou exportu dat umožňujících automatické vyplnění soupisky faktur, která je přílohou žádosti o platbu Charakteristika subprocesů Poskytnutí zálohové platby operačnímu programu z EK Výstup: Evidence zálohových plateb poskytnutých EK na financování operačních programů Evidence zálohových plateb zaslaných EK jednotlivým operačním programům Evidence zálohové platby, částka, datum, kurs, výše a rok zálohové platby pro každý OP je vymezena v rámci Obecného Nařízení EK. 08RP01.01.P1 Evidence zálohové platby, částka, datum, kurs, výše a rok zálohové platby pro každý OP Poskytnutí prostředků operačnímu programu ze státního rozpočtu na předfinancování plateb příjemcům V rámci zrychlení finančních toků ze strukturálních fondů pro příjemce OP dochází k úhradě plateb příjemců z prostředků příslušné kapitoly státního rozpočtu a tyto prostředky jsou následně refundovány z prostředků strukturálních fondů z účtu PCO. Na poskytnutí prostředků státního rozpočtu je v případě, že řídící orgán operačního programu není organizační složkou státu, vystaveno Rozhodnutí, které specifikuje výši poskytnutých finančních prostředků, termíny úhrad a povinnosti daného ŘO. Požadavek na evidenci těchto částek v Aplikaci MS2014+ v členění dle jednotlivých operačních programů. Ve stávajícím období se tento údaj v IS neeviduje V současné době není znám počet subjektů, u kterých bude třeba zajistit napojení mezi IS a účetním systémem 14 V rámci operačních programů, kde je řídící orgán organizační složkou státu jsou prostředky standardním způsobem narozpočtovány ve státním rozpočtu, případně je provedeno rozpočtové opatření, žádné rozhodnutí P8: Realizace plateb 114/186

115 08RP02 Systém umožní evidenci částek poskytnutých danému operačnímu programu ze státního rozpočtu na základě vydaného Rozhodnutí (týká se pouze operačních programů, kde řídící orgán není organizační složkou státu Evidence finančních dat projektu Kromě vlastní datové oblasti projektu bude sledována též v datové oblasti monitoring plateb, případně monitoring plateb projekt (viz obr. č. 2) s výjimkou rozpočtu, který bude sledován v datové oblasti rozpočet. Vstupní informace jsou uváděny v projektové žádosti. Po přijetí žádosti do Aplikace MS2014+ jsou u schválených projektových žádostí data případně modifikována ze strany finančního manažera nebo automaticky v následujících milnících: Před uzavřením Smlouvy/Rozhodnutí o dotaci (ruční editace). V rámci změnového řízení (evidence podstatných a nepodstatných změn projektu) bylo by vhodné evidenci změnových řízení také zajistit elektronicky prostřednictvím webové žádosti s následnou automatickou aktualizací dat na projektu. V současné době příjemce podává žádosti o změnu v listinné podobě a data jsou v IS ŘO aktualizována ručně. V rámci informace o realizovaném pokroku projektu prostřednictvím monitorovacích zpráv. Monitorovací zprávy jsou podávány přes webovou aplikaci, kalendář MZ s definovaným typem a datem je vytvořen v IS ŘO, při přípravě MZ si může příjemce stáhnout aktuální finanční data z projektu. Metodické poznámky: Jednoznačná povinnost předkládání monitorovacích zpráv a změnových hlášení v elektronické podobě s povinnou aktualizací dat projektu z monitorovací zprávy nebo změnového hlášení. Možnost zobrazení vybraných finančních dat projektů v agregacích dle výběru, v definovaných časových milnících. Alternativní řešení provazby žádosti o platbu a monitorovací zprávy: Varianta 1 pouze v metodické rovině (preference) Varianta 2 v technické rovině (tj. podání monitorovací zprávy a žádosti o platbu bude v MS2014+ spojeno). V úvahu k zapracování přicházejí obě varianty. 08RP03.P1 Evidence finančních dat projektu v požadovaném rozsahu, v definovaných časových milnících, možnost agregovat finanční data z více projektů dle zadaných hierarchií a kriterií Rozpočet projektu Bude sledováno v datové oblasti Rozpočet. Návrh koncepce rozpočtu Podrobný položkový rozpočet bude vytvářen v samostatné datové oblasti. Definování položek a potřebných agregací bude v gesci ŘO. Tento podrobný položkový rozpočet bude mít zpracované automatické kontrolní algoritmy na soupisku faktur, která by měla stejné členění jako položkový rozpočet. Navržená indikativní úroveň detailu členění rozpočtu účetní osnova. V rámci této datové na poskytnutí prostředků řídícímu orgánu tudíž není vydáváno; výjimku tvoří globální granty, kdy jsou krajům jako ZS poskytnuty prostředky na předfinancování z kapitoly SR rozhodnutím o poskytnutí dotace. P8: Realizace plateb 115/186

116 oblasti budou evidovány a postupnou agregací načítány soupisky faktur z již realizovaných plateb tak, aby ke každé evidované položce rozpočtu bylo možné zjistit aktuální zůstatek při administraci aktuální platby. Možnost generování údajů z této datové oblasti do MS Excel a možnost načítání dat v této datové oblasti z MS Excel. Položky si budou jednotlivé ŘO upravovat dle svých potřeb (k tomuto účelu budou využity inteligentní formuláře), "inteligentní formulář" bude umožňovat flexibilní práci uživatele s formulářem, bude reagovat na zadávané vstupní informace, dynamicky zpřístupňovat a zobrazovat jen relevantní oblasti, bude umožňovat automatické propočty, agregace a jiné akce. V případě rozpočtu projektu by měl "inteligentní formulář" umět rozpad položek rozpočtu projektu do let, zadání konkrétních položek rozpočtu z číselníku, automatické agregace položek rozpočtu do nadřazených úrovní, které budou definovány zadavatelem, nebo ruční editací, dopočíst procentní podíly jednotlivých položek rozpočtu, porovnat rozdíly mezi jednotlivými verzemi rozpočtu, zadat limitní omezení pro některé rozpočtové položky, např. formou absolutní hodnoty, procentem ke stanovené referenční hodnotě, což může být např. celková suma způsobilých výdajů projektu, nebo jiná položka rozpočtu, apod. apod. Do dalších datových oblasti/záložek Aplikace MS2014+, budou zasílána agregovaná data v takovém detailu, který bude nutný pro návazné automatické algoritmy (např. celkové způsobilé výdaje, investiční CZV, neinvestiční CZV, celkové nezpůsobilé výdaje, křížové financování) Bude provázán na soupisku faktur (automatická kontrola soupiska vs. rozpočet), Rozpočty budou verzovány ve stanovených časových milnících (např. žádost, Smlouva, Dodatek, MZ, aktuální stav) rozpočet se bude chovat jak stavová veličina Možnost vyhodnocování změn mezi zvolenými verzemi rozpočtů Možnost kumulace dat ze soupisek faktur (toková veličina, proto nutná agregace) Zobrazování disponibilního zůstatku aktuálního rozpočtu, který bude následně překlopen do finální verze rozpočtu Funkcionalitu datové oblasti Rozpočtu upravit tak, aby byla možná evidence zásahů ŘO (tj. korekce rozpočtových položek) např. sloupce požadováno, schváleno Na jedné záložce v jedné datové oblasti budou evidovány všechny rozpočty pro definované milníky (žádost, Smlouva, Dodatek, MZ, aktuální stav) Možnost propojení položek soupisky faktur s datovou oblastí projektu, kde budou evidovány částky realizovaných výběrových řízení projektu. Indikativní minimální rozčlenění verzí rozpočtu: Rozpočet dle projektové žádosti Rozpočet dle Smlouvy/Rozhodnutí o poskytnutí dotace Rozpočet dle změnového řízení s vazbou na Dodatek ke Smlouvě Rozpočet dle změnového řízení bez vazby na dodatek ke smlouvě Rozpočet dle monitorovací zprávy 08RP03.P1_01 08RP03.P1_02 Detailní evidence rozpočtových položek v definovaných časových milnících a verzích, s možností vzájemného porovnání verzí rozpočtů, porovnání na soupisku faktur, zobrazování zůstatku dané rozpočtové položky apod. Možnost úpravy rozpočtu dle potřeb ŘO, umožnit flexibilní práci uživatele s formulářem, systém bude reagovat na zadávané vstupní informace, dynamicky zpřístupňovat a zobrazovat jen relevantní oblasti, bude umožňovat automatické propočty, agregace a jiné akce. V případě rozpočtu projektu by měl "inteligentní formulář" umět rozpad položek rozpočtu projektu do let, P8: Realizace plateb 116/186

117 zadání konkrétních položek rozpočtu z číselníku, automatické agregace položek rozpočtu do nadřazených úrovní, které budou definovány zadavatelem, nebo ruční editací, dopočítat procentní podíly jednotlivých položek rozpočtu, porovnat rozdíly mezi jednotlivými verzemi rozpočtu, zadat limitní omezení pro některé rozpočtové položky, např. formou absolutní hodnoty, procentem ke stanovené referenční hodnotě, což může být např. celková suma způsobilých výdajů projektu, nebo jiná položka rozpočtu, apod. 08RP03.P1_03 Systém umožní agregovat položky rozpočtu, které následně umožní automatické výpočty vybraných finančních charakteristik projektu v definovaných časových milnících Finanční plán projektu Registrace plánovaných nároků na platby ze strany příjemce (uvádí se částka, datum). U zálohových plateb v rámci finančních plánů sledovat jak plán budoucích zálohových plateb, tak plán jejich vyúčtování. Z metodického hlediska bude snaha o sjednocení obsahu finančních plánů napříč OP a používání jednotné metodiky pro jejich aktualizaci (např. prostřednictvím monitorovacích zpráv). Na finančním plánu se registruje plán požadovaných plateb i proplacená skutečnost. Výstup: Registrace finančního plánu. Na záložce finančního plánu se tedy konkrétně sleduje plán budoucích plateb projektu/gg v rozlišení částka a datum. U ex ante projektů je důležité na finančním plánu sledovat nejen požadovanou částku zálohové platby, ale i předpokládané datum a částku vyúčtování, protože pouze vyúčtování plateb je relevantní pro zahrnutí do souhrnné žádosti a do certifikace a tedy i pro predikce plnění pravidla N+3/N+2. Finanční plán projektu s metodicky sjednoceným obsahem bude také dostupný na záložce Monitoring plateb (viz kapitola ). 08RP03.P1_04 Evidence finančního plánu projektu v definovaných časových milnících a v definovaném rozsahu (např. zálohové platby, vyúčtování, realizované platby Poměry financování Budou zadávány v procentech pro jednotlivé zdroje a pro jednotlivé typy příjemců 15 na výzvě 16 a budou používány k automatickým výpočtům v celé řadě dalších finančních oblastí, např.: Pří generování údajů o plánovaných platbách dle zdrojů financování z finančního plánu Při výpočtu částek pro jednotlivé zdroje financování projektu z celkových způsobilých výdajů projektu Pří výpočtu částek plateb pro jednotlivé zdroje z celkových způsobilých výdajů Při automatickém doplňování částek na klasifikace/detaily plateb Při výpočtu částek pro údaje ve Smlouvě Při automatickém dopočtu vratek za národní zdroje 15 V současné době jsou typy příjemců interním číselníkem v IS ŘO a jsou plnitelné libovolnými údaji bylo by vhodné sjednotit 16 Je však možné, že některé ŘO budou požadovat možnost zadávat poměry financování i jinou formou P8: Realizace plateb 117/186

118 Tyto automatické výpočty budou především spočívat v automatickém rozpadu jasně definované finanční částky, která bude na projektu, nebo na platbě dostupná na jednotlivé definované zdroje financování právě podle evidovaných procentních poměrů těchto zdrojů. Varianta: A Změna poměrů financování během realizace projektu není možná. Varianta B možná změna poměrů financování během realizace projektu. S tímto postupem je však spojena řada rizik, které bude nutné detailně popsat a ohodnotit 17. Současná koncepce poměrů financování je navržena bez zásadnější změny oproti současnému programovému období. 08RP03.P1_05 08RP03.P1_06 Systém umožní zadat a zobrazit zadané procentní hodnoty pro jednotlivé zdroje financování programu/projektu, které bude následně možné využít k automatickým výpočtům v dalších definovaných finančních datech projektu. Systém umožní automatické výpočty, které budou především spočívat v automatickém rozpadu jasně definované finanční částky, která bude na projektu, nebo na platbě dostupná na jednotlivé definované zdroje financování právě podle evidovaných procentních poměrů těchto zdrojů, např. v následujících oblastech: Pří generování údajů o plánovaných platbách dle zdrojů financování z finančního plánu Při výpočtu částek pro jednotlivé zdroje financování projektu z celkových způsobilých výdajů projektu Pří výpočtu částek plateb pro jednotlivé zdroje z celkových způsobilých výdajů Při automatickém doplňování částek na klasifikace/detaily plateb Při výpočtu částek pro údaje ve Smlouvě Při automatickém dopočtu vratek za národní zdroje Zdroje financování Evidence zdrojů financování zajišťujících: Celkovou realizaci projektu a s ní spojené finanční výdaje Poskytnutou dotaci Finanční rámec daného projektu dle jednotlivých zdrojů financování V níže uvedeném indikativním přehledu zdrojů financování jsou obsaženy jak primární zdroje příjemce, ze kterých je možné financovat projekt, tak výpočtové položky, přičemž algoritmus bude jednoznačně určen Indikativní přehled zdrojů financování 18 Zdroje EU Veřejné národní zdroje Veřejné zdroje Celkové zdroje připadající na způsobilé výdaje snížené o příjmy 17 Např. problematický výpočet národního zdroje u vratek (viz proces ) 18 Veřejné národní zdroje se budou dále dělit do většího detailu, např. finanční prostředky ze státního rozpočtu, finanční prostředky ze státních fondů, finanční prostředky z rozpočtu regionální rady, finanční prostředky z rozpočtu krajů, finanční prostředky z rozpočtu obcí, jiné národní veřejné prostředky P8: Realizace plateb 118/186

119 Příjmy dle čl. 55 připadající na způsobilé výdaje Jiné peněžní příjmy připadající na způsobilé výdaje Soukromé zdroje Celkové zdroje připadající na způsobilé výdaje Celkové zdroje připadající na nezpůsobilé výdaje Celkové zdroje projektu 08RP03.P1_07 08RP03.P1_08 Systém zobrazí informace o jednotlivých zdrojích podílejících se na financování projektu/programu/platby, data tj. typ zdroje financování bude zadávána z číselníku. Konkrétní hodnoty (částky) pro některé zdroje budou zajištěny automatickým výpočtem pro definované oblasti dat na základě zadaných poměrů financování Údaje o plánovaných a realizovaných platbách Je sledován záznam plánu jedné platby z jednoho zdroje financování, je vázán k jednomu záznamu finančního plánu. Je evidován pro IP, GP i GG. Jsou zde k dispozici jak plánované finanční částky (získané rozpadem z finančního plánu na jednotlivé zdroje financování dle poměrů financování pro jednotlivé zdroje), tak finanční částky z realizovaných plateb z navázaných klasifikací/detailu plateb tj. lze pro každý zdroj financování zjistit celkový plánovaný harmonogram plateb za jednotlivé zdroje, plánované částky jednotlivých plateb, částky plateb, o kterou příjemce skutečně požádal, částky plateb, které mu byly proplaceny, datum, čísla souvisejících žádostí o platbu, zda je jedná o zálohou platbu nebo vyúčtování zálohové platby, dále lze zjistit, zda příslušná klasifikace/detail platby byla zahrnuta do souhrnné žádosti o platbu, jaký má identifikátor platby (tj. např. zda již byla refundována PCO a certifikována). Tyto informace lze získat také částečně z žádostí o platbu a navázaných klasifikací/detailů platby, ale zde jsou dostupné údaje vždy jen k jedné žádosti o platbu a nejsou zde k dispozici údaje z finančního plánu. 08RP03.P1_09 08RP03.P1_10 08RP03.P1_11 Systém zajistí dostupnost těchto údajů na záložce/oblasti monitoring plateb, která bude dostupná na úrovni prokliku z jednotlivého projektu. Pro daný projekt by tak bylo možné přehledně zobrazit jak plánované platby (rozpadem z finančního plánu projektu za použití poměru financování pro jednotlivé zdroje), tak realizované platby včetně vzájemných vazeb zálohových a zúčtovacích plateb, tj. v systému bude zajištěno, že k dané zálohové platbě bude možné jednoduše přiřadit všechny platby, které tuto zálohovou platbu vyúčtovávají 19 a tyto realizované platby bude možné dále rozpadat dle typu klasifikace/detailu platby a pro jednotlivé zdroje. Na této záložce bude možné zobrazit finanční data vážící se k jednomu projektu i agregovaná data za vyšší hierarchické úrovně (vrstvy). Bude k dispozici filtrační okno, které umožní výběr projektu, nebo vrstvy. Další členění např.: typ žadatele, území (NUTS 2 NUTS 5), oblast podpory, výzva, závazkové částky, položka finančního plánu 20, konkrétní platby (plánované, schválené, realizované - zálohové, vyúčtovací, standardní, refundační, 19 Přičemž jedna platba/vyúčtování se může vztahovat i k více zálohám 20 Možnost zadat buď konkrétní číslo položky/platby z finančního plánu, nebo časový interval načtou se všechny položky z finančního plánu, které mají datum platby v tomto časovém intervalu. P8: Realizace plateb 119/186

120 certifikované), dle data a čísla platby, dalším filtračním kriteriem bude i zdroj financování Vazba na modul vytěžování dat. 08RP03.P1_12 Okno pro zobrazení vybraných agregovaných údajů: Finanční plán (i v detailu jednotlivých zdrojů) Rozpočet (pouze agregované položky) Závazkové částky (žádost, Smlouva, Dodatek) členění dle zdrojů po rozkliknutí nebo výběr konkrétního zdroje Plánované/schválené/realizované platby (celkové v členění dle typu a životního cyklu platby viz filtrační data jednotlivých zdrojů) RP03.P1_13 Agregace budou možné dle kombinace filtračních kriterií, na požadované úrovni vrstvy a za zvolené časové období. Vazba na Proces č. 10 Monitoring operačního programu Přehled zdrojů financování Automatická návaznost na evidované údaje o Smlouvě/Dodatku Rozpis financování, dále automatické načítání dat z projektové žádosti, z agregovaného rozpočtu, který je označen jako aktuální, a dále automatické načítání částek z klasifikací plateb/detailu plateb s příslušným identifikátorem platby. 08RP03.P1_14 08RP03.P1_15 Bude evidováno na záložce monitoring plateb, která umožní zobrazit finanční data v členění dle zdrojů: Z finančních plánů Z finančních závazků Z administrovaných plateb Umožní také zobrazit aktuální zůstatky finančních závazků, pomocí předdefinovaných algoritmů též plnění pravidla n+2, v administraci plateb pak umožní sledovat platby jak podle typu (zálohové, vyúčtovací, standardní, refundační), tak podle zdroje, tak podle postupu implementace (plánované, schválené, proplacené, zařazené do SŽ, schválené SŽ, proplacené SŽ,zařazené do certifikace, certifikované). Finanční data bude možné vybírat dle výše uvedených filtračních kriterií a na vybrané úrovni vrstvy (indikativně fond, program, cíl, prioritní osa, oblast podpory, výzva, GG) Vazba na modul vytěžování dat. Vazba na Proces č. 10 Monitoring operačního programu Smlouva/Dodatek Na této záložce budou evidována data vztahující se k uzavřené Smlouvě/Rozhodnutí o poskytnutí dotace, případně k následným dodatkům k této Smlouvě rozpis dle jednotlivých zdrojů financování. Plní se automaticky rozpadem celkových způsobilých výdajů v datové oblasti Rozpočet typ Smlouva dle poměrů uvedených v datové oblasti Poměry financování projektu. Evidence křížového financování. 21 Bude Doplněna provazba mezi zálohovou platbou a jejím vyúčtováním 22 Pro zadávání plateb samostatná záložka Administrace plateb ve stejné datové oblasti 23 Pokud nebude na filtru vybrán konkrétní zdroj financování, finanční data se zobrazí za všechny zdroje tam, kde je to relevantní, ale kliknutím na částku se tato dále rozbalí do úrovně jednotlivých zdrojů. P8: Realizace plateb 120/186

121 08RP03.P1_16 08RP03.P1_17 Záložka, bude dostupná ze záložky/datové oblasti monitoring plateb (úroveň jednotlivého projektu), data z ní se budou zároveň agregovat na centrální část záložky financování do oblasti finančních závazků. Možnost evidovat údaje o uzavřené Smlouvě, včetně finančních charakteristik, a to i v členění na jednotlivé zdroje. Vazba na modlu vytěžování dat Monitorovací zpráva 24 Nástroj umožňující aktualizovat data projektu dle postupu jeho implementace vykázaného na monitorovací zprávě. Monitorovací zpráva je podávána elektronicky. Monitorovací zprávu je možné podat se žádostí o platbu nebo bez žádosti o platbu. Příjemce prostřednictvím monitorovací zprávy aktualizuje následující finanční data projektu: Rozpočet (v IS ŘO registrován jako rozpočet dle MZ, v rámci MZ lze zadávat pouze nepodstatnou změnu rozpočtu) 25, k řešení zůstává otázka, zda rozpočet je nutnou součástí monitorovací zprávy Výdaje projektu Finanční plán pouze datové položky - Odhad vyúčtování částka o Celkem o Z toho investiční 08RP03.P1_18 Elektronická monitorovací zpráva v definované struktuře, vazba na proces č. 7 s definovanou vazbou na žádost o platbu (možnost) Součástí MZ podrobný rozpočet (evidence ve speciálním datové oblasti MS2014+ s vazbou na soupisku faktur a s agregovanými položkami pro úroveň IS ŘO) RP03.P1_19 Aktualizace definovaných dat projektu na základě údajů uvedených v elektronické monitorovací zprávě, vazba na proces č Křížové financování Jeho registrace vyplývá z požadavku Nařízení EK (jedná se o povolené procento evidovaných výdajů projektu, které může být financováno v režimu pravidel jiného fondu EU). 08RP03.P1_20 Evidence křížového financování v členění dle jednotlivých zdrojů na definovaných finančních údajích projektu a v definovaných milnících projektu) Jedná se o variantní řešení. 24 V této kapitole řešeno pouze ve vazbě na finanční data projektu 25 I zde se však pravidla jednotlivých ŘO liší např. ŘO OP VK neumožňuje příjemci aktualizovat rozpočet prostřednictvím monitorovací zprávy vůbec. Dále se mohou lišit pravidla i pro aktualizaci finančního plánu vzhledem k jeho nejednotné struktuře a metodice jeho aktualizace. 26 Pokud bude MZ spojena se žádostí o platbu P8: Realizace plateb 121/186

122 Příjmy Příjmy mohou být za určitých podmínek jedním ze zdrojů financování projektu. Příjmy je nutné registrovat v MS2014+ v souladu s relevantními Nařízeními EK a metodickými pokyny Odboru rozpočtu MMR. Je k dispozici pouze upozornění PCO, že je možné, že stávající níže popsaný způsob evidence příjmů bude ještě doplněn alternativním sledováním formou paušálu. V současné době se příjmy evidují jako příjmy dle čl. 55 Obecného nařízení EK a dále jako jiné peněžní příjmy. Příjmy nejsou evidovány ve struktuře rozpočtu, je pro ně vytvořen číselník na projektové žádosti, monitorovací zprávě a žádosti o platbu. Příjmy se vykazují na přehledu financování projektu v projektové žádosti, v monitorovací zprávě a na žádosti o platbu. 08RP03.P1_21 08RP03.P1_22 08RP03.P1_23 Evidence příjmů projektů v souladu s legislativními a metodickými dokumenty na základě jednotné metodiky Evidence příjmů v rozlišení dle kategorií např. příjmy dle čl. 55 stávajícího Obecného nařízení č. 1086/2006, jiné peněžní příjmy Evidence příjmů v různých fázích projektového cyklu (tj. i když na projektu příjmy nebudou evidovány v době podání projektové žádosti, bude možné jejich evidenci doplnit následně. Zohlednění příjmů v automatickém výpočtu způsobilých výdajů a výše dotace na: Projektové žádosti Monitorovací zprávě Žádosti o platbu Evidence příjmů i v rámci agregovaných dat na úrovni přehledu financování operačního programu Podání žádosti o platbu úroveň projekt Bude řešeno v datové oblasti Administrace plateb Podání zjednodušené žádosti o platbu Zjednodušenou žádost o platbu bude podávat příjemce pomocí formuláře zjednodušené žádosti o platbu. Kromě požadované částky dotace, celkových způsobilých/nezpůsobilých výdajů budou v rámci zjednodušené žádosti o platbu evidovány i příjmy. Příjemce dále ve formuláři uvede, o jaký typ platby se jedná (zálohová, vyúčtovací, standardní, modifikovaná). P8: Realizace plateb 122/186

123 08RP04.01.P1 08RP04.01.P2 08RP04.01.P3 08RP04.01.P4 Systém umožní příjemci podat žádost o platbu v definované struktuře a tuto žádosti o platbu registrovat v Aplikaci MS Systém umožní svázat žádost o platbu s monitorovací zprávou (možnost) Systém umožní vrátit příjemci žádost o platbu k dopracování a znovu podat, přičemž zvýrazní, k jakým změnám došlo oproti předchozí verzi. Systém umožní evidovat lhůty, po kterou je zjednodušená žádost v jednotlivých stavech (např. zaregistrovaná, přijatá, vrácena k dopracování apod.) Založení formuláře žádosti o platbu finančním manažerem ŘO Na základě registrace zjednodušené žádosti o platbu v MS2014+ zakládá finanční manažer ŘO formulář žádosti o platbu, do kterého se automaticky načítají údaje ze zjednodušené žádosti o platbu 27. Finanční manažer do tohoto formuláře doplňuje další údaje nezbytné k administraci platby (např. účetní a rozpočtové charakteristiky platby, kurs, schválené částky, vystavení detail platby/klasifikace platebních požadavků na jednotlivé zdroje) a kontroluje data zaslaná příjemcem. V současné době je používáno několik typů formulářů platby v závislosti na typu platby: Platba ex ante (předfinancování příjemce před realizací aktivit projektu) Platba ex post (příjemce může předložit žádost o platbu až poté, co zrealizoval relevantní aktivity projektu a uhradil související platby dodavatelům. Přípustná je u některých OP i varianta, že příjemce musí doložit realizaci aktivit, ale vlastní platba dodavatelům je realizována až z poskytnuté dotace (tzv. modifikovaná platba, není však pro ni používán samostatný formulář, jde o speciální typ platby ex post.) 08RP04.02.P1 08RP04.02.P2 Vyplněný formulář žádosti o platbu se zapracovanými automatickými algoritmy usnadňujícími jeho vyplnění, včetně detailních informací o požadované platbě (příslušné klasifikace/detaily platby) s vazbou na registrovaná finanční data projektu. Vyplněny detaily plateb vážící se k dané žádosti o platbu s využitím šablon a automatických algoritmů (např. přebírání údajů včetně schválených částek z formuláře žádosti o platbu a jejich rozpad na jednotlivé zdroje dle poměrů financování, přebírání údajů z předvyplněných šablon) které umožní maximální podíl automatického vyplnění detailu plateb Platba v režimu ex ante: Je používán formulář F1 ex ante. Je zde registrován požadavek příjemce na proplacení dotace, případně i vyúčtování platby a dále schválené částky ze strany ŘO. Výstup: Navrhovány dva formuláře: Samostatný formulář pro ex ante platby Společný formulář pro modifikované platby a platby ex post Detaily platby v požadované struktuře 27 V případě režimu ex ante plateb nemusí příjemce podávat zjednodušenou žádost o platbu P8: Realizace plateb 123/186

124 S formulářem žádosti o platbu jsou spojené tzv. klasifikace/detaily plateb (platební nárok pro jednotlivé zdroje), které se automaticky generují ze šablon po schválení požadovaných částek ze strany ŘO. Do formuláře F1 je možné automaticky načíst data ze zjednodušené žádosti o platbu (pokud je u zálohových plateb zakládána). Jednotná metodika číslování ŽoP Režim ex ante plateb se zpravidla používá pro projekty neinvestičního charakteru, zejména u operačních programů financovaných s Evropského sociálního fondu Platba v režimu ex post Je používán formulář F1 ex post. Je zde registrován požadavek příjemce na proplacení dotace. Současná struktura záložek je poněkud rozsáhlá a nepřehledná, autorem formulářů je PCO, a dále je zde pracovní skupina pro formuláře, kterou vede OR MMR. Tyto fomuláře budou ještě modifikovány (Sjednocení a zjednodušení formulářů plateb v součinnosti s PCO a výše uvedenou pracovní skupinou). S formulářem žádosti o platbu budou spojené klasifikace/detaily plateb, které se budou automaticky generovat ze šablon po schválení požadovaných částek ze strany ŘO. Do formuláře F1 je možné automaticky načíst data ze zjednodušené žádosti o platbu vystavené příjemcem Schválení žádosti o platbu Finanční manažer zkontroluje a doplní formulář žádosti o platbu. Pokud jsou v datech příjemce převzatých ze zjednodušené žádosti o platbu zjištěny chyby, je žádost o platbu vrácena příjemci k přepracování. Návaznost na proces 7 a kapitolu RP05.P1 Schválený formulář žádosti o platbu, evidence aktuálního stavu platby, 08RP05.P2 systém umožní sledovat lhůtu schvalování žádosti o platbu a to formou sledování doby setrvání v jednotlivých stavech platby 08RP05.P3 Vyplněny detaily plateb vážící se k dané žádosti o platbu s využitím šablon a automatických algoritmů (např. přebírání údajů včetně schválených částek z formuláře žádosti o platbu a jejich rozpad na jednotlivé zdroje dle poměrů financování, přebírání údajů z předvyplněných šablon), které umožní maximální podíl automatického vyplnění detailu plateb Pozn. Šablonou je míněn předvyplněný formulář, toto předvyplnění provede na dané šabloně finanční manažer a takto předvyplněná šablona je pak k dispozici i pro další relevantní detaily plateb Kontrola žádosti o platbu Tento proces navazuje na proces č. 6 Kontrolování realizace projektů a operačních programů (kontrola interim s proplacením). V rámci kontroly jsou kontrolována nejen data ze zjednodušené žádosti o platbu, ale i všechny relevantní přílohy, včetně podrobných položkových rozpočtů, soupisek faktur, účetních dokladů, bankovních výpisů apod. V případě zjištěných vad, v případě zvýšeného rizika zjištěného na základě analýzy rizik nebo v dalších případech určených metodikou ŘO je administrativní kontrola žádosti o platbu doplněna případnou fyzickou kontrolou na místě. P8: Realizace plateb 124/186

125 Administrativní kontrola žádosti o platbu je realizována prostřednictvím checklistu, který je součástí formuláře žádosti o platbu Vrácení žádosti o platbu k přepracování příjemci V případě, že jsou v předložené zjednodušené žádosti o platbu nebo přiložených přílohách zjištěny chyby nebo jiné nedostatky (např. chybějící dokumentace) je vrácena příjemci k přepracování. Informační systém musí tedy evidovat verze předložených žádostí o platbu a jejich stavy, které popisují postup administrace platby (viz požadavek č. 08RP04.01.P3). 08RP05.01.P1 08RP05.01.P2 Zkontrolovaná žádost o platbu podaná příjemcem včetně všech příloh, vazba na proces 6 Záznam o provedené administrativní nebo fyzické kontrole v datové oblasti Kontroly vazba na proces Schválení a finalizace žádosti o platbu Po ukončené kontrole žádosti o platbu, vyplnění kontrolního checklistu jsou na formuláři žádosti o platbu zaznamenány schválené částky pro všechny zdroje financování a další relevantní informace. Rozsah povinně vyplňovaných údajů je stanoven pracovní skupinou pro formuláře, jejímiž členy jsou i OR MMR a PCO. Po potvrzení schválených částek jsou následně finančním manažerem založeny tzv. klasifikace/detaily platy. Po jejich vyplnění a finálním uložení je žádost o platbu schválená. 08RP05.02.P1 08RP05.02.P2 Systém umožní finální uložení formuláře žádosti o platbu a finalizací souvisejících detailů plateb. Po finálním uložení nebude možná další editace dat Systém umožní vygenerovat, schválit a finalizovat požadavek na proplacení Poznámka: Pro záznamy plateb jednotlivých finančních zdrojů jsou používány tzv. klasifikace/detaily plateb, které umožňují rozlišit jednak zdroj financování a související specifikace a jednak typ platby (investiční, neinvestiční), případně další atributy. Další požadavky: Zvážit nutnost specifické klasifikace/detailu platby pro nárok na refundaci platby z PCO Zjednodušit formulář/záznam klasifikace/detailu platby Zajistit jednotný postup zamítání klasifikací/detailu platby účetním systémem Zajistit systémovou kontrolu, že částky odeslané do UIS se rovnají částkám z UIS vyplaceným Jednotné metodické postupy pro zakládání klasifikací/detailů plateb (automatiky) Možnost jednoduchého zobrazení dat z klasifikací/detailu plateb v požadované úrovni agregace, dle široké škály filtračních kriterií Rozsah a obsah filtračních kriterií by měl být definován pro celou oblast finančního monitoringu. P8: Realizace plateb 125/186

126 Možné Varianty řešení: Sjednocení a zjednodušení klasifikací Zachování stávajícího systému klasifikací/detailu plateb s odstraněním typu klasifikace/detailu platby refundace do souhrnné žádosti by bylo možné zahrnout stávající klasifikace/detaily platby po splnění definovaných podmínek. o Výhoda: výrazné zjednodušení administrace, snazší monitoring, menší zátěž systému, odstranění duplicitních dat. Bylo by však nutné zkonzultovat s MF, umožnit na klasifikaci/detail platby doplnit některé údaje, které jsou nutné pro refundaci např. jiné číslo účtu, účetní zařazení apod. Poněkud zásadnější změnu představuje alternativa, že by se pro klasifikace/detail platby používal pouze jeden záznam (tj. např. poskytnutí zálohy, vyúčtování této zálohy, zbývající nevyúčtována záloha a částka zahrnutá do refundace, částka schválená pro refundaci, částka refundovaná, certifikovaná) to vše by byl jeden narůstající záznam, který by měl své detailní obrazovky pro jednotlivé fáze, i základní přehledovou obrazovku o Výhody: jednoduše dohádatelný finanční tok platby, PCO by mělo veškeré údaje k platbě dostupné na jedné klasifikaci o Nevýhody: změna rozhraní do IS VIOLA - bylo by nutné nově nadefinovat Před vlastním schválením žádosti o platbu jsou tyto klasifikace/detaily platby finalizovány a následně je vystaven souhlas příkazce operace s realizací platby Odeslání požadavku na realizaci platby do účetního systému ŘO Odeslání požadavku je realizováno prostřednictvím rozhraní mezi Aplikací MS2014+ a účetním systémem ŘO. Přenáší se klasifikace/detail platby typu žádost z Aplikace MS2014+ do UIS (nárok na platbu). V případě, že účetní systém identifikuje v zaslaném požadavku na proplacení chybu, požadavek na proplacení účetní systém zamítne a v Aplikaci MS je nutné vystavit nový/opravený požadavek (nová klasifikace/detail platby). 08RP05.03.P1 Systém umožní odeslat požadavek na proplacení platby do účetního systému v požadované struktuře (detail platby žádost) Proplacení platby příjemci Po realizované platbě je z UIS do IS odesílána klasifikace/detail platby typu skutečnost. Platba příjemci je předfinancována ze státního rozpočtu. K přenosu informací o platbách mezi IS a UIS dochází automaticky na základě definovaného rozhraní. Systém je nutné nastavit tak, aby na straně účetního systému nebyly možné ruční úpravy nárokovaných plateb (praxe některých operačních programů ve stávajícím období). P8: Realizace plateb 126/186

127 08RP06.P1 08RP06.P2 Systém umožní přijetí informace o realizované platbě z účetního systému řídícího orgánu ve formě detailu platby skutečnost Systém umožní sledovat celkovou lhůtu od podání zjednodušené žádosti o platbu po její proplacení, tato data zobrazovat ve strukturované přehledné formě nejen na úrovni jednoho projektu, ale i za vybrané skupiny projektů a na úrovni vrstev pak nabízet statistické přehledy (např. počet registrovaných, počet navrácených, počet přepracovaných žádostí o platbu, průměrná doba schvalování, průměrná doba proplacení, maxima, minima, apod.) vazba na modul vytěžování dat. Proces proplacení příjemci je v IS nutné sledovat i z hlediska lhůt administrace žádosti o platbu a opakovaného vracení příjemci k dopracování (problém současného programového období dlouhé lhůty administrace, opakované vracení žádosti o platbu k dopracování). Pokud jsou při kontrole žádosti o platbu (MZ) ze strany ŘO zjištěny nedostatky, může být žádost o platbu vrácena příjemci k přepracování, je tedy třeba evidovat lhůty a stavy ŽoP tak, aby bylo možné jednoduše zjistit celkovou dobu administrace ŽoP, kolikrát byla vrácena příjemci k přepracování, celková doba administrace ze strany příjemce, celková doba administrace ze strany ŘO a to jak za jednotlivý projekt, tak v agregacích dle vybraných kriterií (např. dle oblasti podpory, typu příjemce, apod. (velmi cenná data pro řízení administrace ŽoP, kvality práce finančních manažerů, kvality práce s příjemci, zpětná vazba pro ŘO i NOK) Platby ex ante V tomto režimu příjemce obdrží zálohu před vlastní realizací aktivit projektu Je použit formulář F1 pro ex ante platby 29. Zpravidla příjemce pro první zálohovou platbu nevystavuje zjednodušenou žádost o platbu, ale formulář F1 zakládá finanční manažer na základě pravidel daného OP. Záloha je poskytnuta v % z celkové dotace, která jsou stanovena na výzvě 30, nebo v řízené dokumentaci OP. Následně příjemce prostřednictvím další žádosti o platbu 31 vyúčtuje předchozí zálohu a požádá o další zálohovou platbu. Tento algoritmus se opakuje až do vyčerpání částky dotace dle Smlouvy. V případě, že příjemce nevyúčtuje poskytnuté zálohy v plné výši, v závěrečné žádosti o platbu nevyúčtovanou zálohu vrací Platby ex post V tomto režimu příjemce obdrží platbu až realizaci naplánované části aktivit projektu a poté, co uhradí související náklady dodavatelům. Tento režim tedy představuje větší nárok na cash flow příjemce, lze ho však částečně korigovat kratšími lhůtami pro předkládání žádostí o platbu v řízené 30 Žádosti o platbu nejsou číslovány u všech OP dle stejného algoritmu. Námět použít unifikovaný algoritmus číslování, ze kterého by bylo zřejmé i to, zda se jedná pouze o zálohovou platbu, její samostatné vyúčtování, nebo vyúčtování předchozí zálohy spolu s žádostí o další zálohu, 31 S žádostí o platbu příjemce předkládá monitorovací zprávu, která je s žádostí o platbu buď pevně spojena, nebo je režim monitorovací zprávy samostatný. A dále doklady k vyúčtování platby požadované ŘO formou příloh. 32 K tomuto účelu se používají záporné klasifikace/detaily plateb s označením přeplatek. P8: Realizace plateb 127/186

128 dokumentaci OP. To však přestavuje vyšší nároky na plynulou administraci plateb ze strany ŘO. 33 Tento režim je zpravidla používán pro projekty z operačních programů financovaných z ERDF. Příjemce předkládá v určených lhůtách zjednodušenou žádost o platbu (spolu s monitorovací zprávou) Údaje ze zjednodušené žádosti o platbu jsou následně načteny do formuláře F1 ex post a jsou doplněny/korigovány finančním manažerem. V režimu ex post jsou dále administrovány tzv. modifikované platby 34. Tento postup v současné době používají jen některé ŘO. Výhodou tohoto postupu pro příjemce jsou nižší nároky na cash flow při realizaci projektu, protože příjemce nemusí doložit, že uhradil faktury dodavatelů. Refundace platby SR V rámci tohoto subprocesu dochází k refundaci plateb státního rozpočtu použitých na předfinancování příjemců. Řídící orgán vystavuje požadavek na refundaci po splnění předepsaných procedur (Metodika finančních toků, Metodika monitorování) na PCO a PCO po kontrole požadavek schvaluje a proplácí přímo příslušné kapitole státního rozpočtu, nebo v případě zjištění chybných údajů požadavek zamítá Refundace platby státnímu rozpočtu V rámci tohoto procesu dochází k vytvoření nároku na refundaci prostřednictvím autorizace (kontrola dat projektu/platby před zpracováním souhrnné žádosti), zahrnutí autorizovaných plateb do souhrnné žádosti za daný operační program, přiřazení příslušných klasifikací/detailů plateb, odeslání souhrnné žádosti na PCO, kontrola a schválení souhrnné žádosti ze strany PCO, zaúčtování platby a proplacení platby, evidence proplacených plateb do státního rozpočtu. 08RP07 Systém umožní záznam, finalizaci, schválení, a evidenci nárokovaných, zaúčtovaných a refundovaných částek do státního rozpočtu pro každý operační program prostřednictvím záznamů definovaných v subkapitolách této kapitoly Autorizace projektu/ platby V rámci procesu autorizace je potvrzována správnost údajů před zařazením žádosti o platbu konkrétního projektu do souhrnné žádosti 36. Pro nový IS doporučujeme provádět autorizace na stejné záložce/datové oblasti, ve kterém bude administrována platba tak, aby celý proces administrace platby byl prováděn z jednoho umístění v IS. Vlastní proces autorizace zahrnuje následující aktivity: Autorizace projektu kontrola údajů s uzavřenou smlouvou - I. stupeň Autorizace projektu kontrola údajů s uzavřenou smlouvou - II. stupeň Tisková sestava po provedené autorizaci projektu Další aktivity v oblasti autorizace je možné realizovat až po ukončené realizaci autorizace projektu: Autorizace žádosti kontrola údajů s žádostí o platbu Autorizace žádosti kontrola údajů dle přehledu financování projektu Není sjednoceno, může jít i o platby typu ex ante 35 Bude třeba dospecifikovat v součinnosti s PCO. 36 Souhrnná žádost zahrnuje dílčí realizované platby příjemcům a spolu se zařazenými klasifikacemi/detaily plateb představuje nástroj pro uplatnění nároku na refundaci proplacených prostředků ze SR z prostředků strukturálních fondů deponovaných na účtu PCO. 37 Přehled financování projektu poskytuje detailní informaci o financování projektu v rozčlenění na jednotlivé zdroje a vzhledem ke klíčovým realizačním milníkům P8: Realizace plateb 128/186

129 Autorizace žádosti kontrola údajů s dodatky smlouvy/rozhodnutí 38 Výsledek autorizace export do IS VIOLA Tisková sestava po provedené autorizaci žádosti Vlastní režim autorizace mají dále velké projekty a globální granty s horním platebním cyklem RP P1 08RP P2 08RP P1 08RP P1 08RP P2 08RP P3 Systém umožní záznam o autorizaci projektu, bude k dispozici Check list k provedené autorizaci, systém umožní řešit jako dvoustupňový proces Systém umožní vygenerovat tiskovou sestavu o provedené autorizaci projektu Systém umožní záznam o autorizaci platby, bude k dispozici Check list k provedené autorizaci, Systém umožní vygenerovat tiskovou sestavu o provedené autorizaci platby Systém umožní export výsledku autorizace do IS VIOLA Systém umožní parametrizovat režim autorizace pro velké projekty a nástroje typu GG Žádost o refundaci platby SR V rámci tohoto subprocesu je vystavován nárok řídícího orgánu na PCO na poskytnutí prostředků strukturálních fondů EK deponovaných na účtu PCO, kterými budou uhrazeny prostředky státního rozpočtu použité na financování plateb příjemců. Související metodika metodika finančních toků a Vlastním nástrojem, kterým je tento nárok v MS2014+ zaznamenán, je tzv. souhrnná žádost o platbu, která zahrnuje dílčí realizované platby na úrovni jednotlivých projektů. Doporučujeme jako v případě autorizace tento proces řešit v rámci komplexní administrace platby z jednoho místa a dále maximálně automatizovat proces tvorby souhrnné žádosti o platbu s automatickými součty zařazovaných dílčích plateb a automatizovanými kontrolními mechanismy. Uživateli bude umožněna následná editace zařazení dílčích plateb automatickým algoritmem. Zvážit nutnost autorizace souhrnné žádosti o platbu (před tvorbou souhrnné žádosti musela již proběhnout autorizace jednotlivých projektů a plateb do souhrnné žádosti zařazovaných). Je přenášena do IS VIOLA a procesně představuje nárok na refundaci prostředků SR použitých na předfinancování projektu. 08RP07.02.P1 08RP P1 Systém umožní založení souhrnné žádosti, zařazení dílčích žádostí o platbu do souhrnné žádosti, autorizace souhrnné žádosti, odeslání souhrnné žádosti do IS VIOLA Systém umožní založení souhrnné žádosti (systém umožní automatické 38 Tento proces je funkční, pokud dodatek Smlouvy/Rozhodnutí existuje 39 GG s horním platebním cyklem způsob implementace části OP, kdy je v rámci OP vyčleněna finanční alokace pro GG, na realizaci GG je uzavírána smlouva/rozhodnutí (zpravidla se zprostředkujícím subjektem, ale např. v případě stávajícího OP LZZ se jedná o odbory MPSV). Správce globálního grantu s horním platebním cyklem pak získává finanční prostředky GG v souladu s pravidly řízené dokumentace daného OP a tyto prostředky následně vyúčtovává (používají se specifické formuláře pro platby GG formuláře F5). Do souhrnné žádosti o platbu a následně do certifikace jsou zahrnovány pouze platby na úrovni GG (tj. vazba na formuláře F5 (obdoba formuláře F1 pro úroveň globálního grantu) a související klasifikace/detaily platby na úrovni GG). Pod daným GG jsou pak v rámci zodpovědnosti správce globálního grantu administrovány jednotlivé projekty, jejichž realizací je globální grant naplňován. Tyto projekty jsou v informačním systému evidovány ve stejném rozsahu, jako standardní projekty a se stejnými pravidly v oblasti předkládání a proplácení žádostí o platbu. P8: Realizace plateb 129/186

130 08RP P1 08RP P2 08RP P1 08RP P2 08RP P1 08RP P2 vyplnění údajů, které jsou již v Aplikaci MS2014+ dostupné) Systém umožní zařazení dílčích žádostí o platbu/detailů plateb do souhrnné žádosti, přičemž způsob výběru bude uživatelsky přívětivý Systém umožní vytvoření celkového rozpisu projektů a rozpisů projektu dle zadaných atributů Systém umožní autorizaci souhrnné žádosti Systém umožní tisk souhrnné žádosti Systém umožní odeslání souhrnných žádostí včetně rozpisu projektů do IS VIOLA Systém umožní přehledné zobrazení odeslaných souhrnných žádostí včetně stavu administrace pro daný operační program a jeho vrstvu, přičemž bude možné v detailu zobrazit i zařazené detaily plateb/dílčí platby zahrnuté do souhrnné žádosti Schválení souhrnné žádosti o platbu Je provedena kontrola souhrnné žádosti o platbu pracovníky PCO, v případě zjištění chyb je souhrnná žádost o platbu zamítnuta (související klasifikace/detaily platby jsou v MS2014+ registrovány s nulovou částkou). Je li v rámci administrované souhrnné žádosti ze strany PCO zamítnutá dílčí žádost o platbu, je jí přiřazen specifický stav, formuláře F1 se opravují a nově se vystavuje klasifikace/detaily platby pro zdroj Příspěvek Společenství, (na původní zamítnuté klasifikaci/detailu platby je registrována nulová částka). Nové klasifikace/detaily platby za Příspěvek Společenství vážící se k editované F1 lze znovu zahrnout do souhrnné žádosti. Pro klasifikace/detail platby za národní spolufinancování je množné chybná data opravit na původní klasikami/detailu platby Je li v rámci administrované souhrnné žádosti ze strany PCO vyloučena/vyřazena dílčí klasifikace/detail platby, nejsou vytvářeny opravné klasifikace a klasifikace/detail platby žádost může být znovu předložena v SŽ V případě schválení souhrnné žádosti je na související klasifikace/detail platby doplněno datum zaúčtování souhrnné žádosti, které je určující pro kurs EUR/CZK, který se použije pro stanovení kursu realizované platby. Dle vyjádření PCO se pro příští období připravuje změna kurs realizované platby se bude odvíjet od data proplacení platby příjemci 08RP P1 08RP P1 08RP07.03.P3.P1 08RP07.03.P3.P2 Systém umožní registraci schválené souhrnné žádosti 40 z IS VIOLA Systém umožní registrovat v Aplikaci MS2014+ zamítnutou dílčí platbu v rámci souhrnné žádosti (na detailu platby bude evidována nulová částka) na základě kontrolního procesu PCO Tato informace exportována z IS VIOLA Systém umožní registrovat v Aplikaci MS2014+ vyřazenou dílčí platbu ze souhrnné skutečnosti na základě kontrolního procesu PCO. Tato informace exportována z IS VIOLA Systém umožní opravu zamítnuté dílčí platby (nová verze dílčí platby) a vyřazené dílčí platby (editace) a jejich zahrnutí do další souhrnné žádosti 40 Pro schválené a proplacené souhrnné žádosti se používá termín souhrnná skutečnost P8: Realizace plateb 130/186

131 Proplacení souhrnné žádosti o platbu Z Is Viola bude do MS2014+ zasílána souhrnná skutečnost. Po zaúčtování Souhrnné žádosti v IS VIOLA SF/CF bude předána zaúčtovaná Souhrnná skutečnost (s Datem zaúčtování žádosti, Částkou v CZK i EUR, Směnným kurzem ). Směnný kurz je platný pro všechny dílčí skutečnosti, proto i dílčí zaúčtované skutečnosti budou mít stejný směnný kurz, jaký nese Souhrnná skutečnost. Následně budou z IS VIOLA SF/CF zasílány k původní zaúčtované Souhrnné skutečnosti (i dílčím skutečnostem) informace o jejím proplacení. (s Datem zaúčtování platby). Avšak dle sdělení zástupců PCO současné nastavení rozhraní mezi IS a IS VIOLA neumožňuje postihnout případy, kdy na dané souhrnné skutečnosti byla proplacena nižší částka, než o kterou bylo požádáno. 41 Tato skutečnost je způsobena tím, že do certifikace se zařazují i souhrnné skutečnosti pouze s Datem zaúčtování žádosti a PCO záměrně pro certifikaci vytváří určitou finanční rezervu, která však následně není v plné výši proplacena (jedná se však o relativně nízký počet případů). Bude umožněna evidence proplácení SŹ dle reálných finančních toků ( úplné proplacení, částečné proplacení, průběžné, apod.) Na základě úhrady platby odpovídající souhrnné skutečnosti ze strany PCO dochází k refundaci finančních prostředků do příslušné kapitoly SR, ze které byly předfinancovány platby jednotlivých příjemců - na základě provedené kontroly správnosti souhrnných žádostí předkládaných ŘO převádí prostředky z rozpočtu EU na příjmové účty správců jednotlivých kapitol SR do 5 pracovních dnů od obdržení souhrnné žádosti 08RP07.04 Systém umožní evidenci převodu prostředků z rozpočtu EU deponovaných na účtu PCO na příjmové účty správců jednotlivých kapitol státního rozpočtu a to formou, evidence realizované platby prostřednictvím doplnění data platby na detaily plateb/dílčí platby zařazené do souhrnné skutečnosti Certifikace platby Certifikace plateb se řídí Metodikou certifikace v gesci PCO. Tato procedura umožňuje následně certifikované platby zahrnout do výkazu výdajů pro EK, který je součástí průběžné žádosti o platbu vystavované PCO na Evropskou Komisi. Platební a certifikační orgán: certifikuje vynaložené výdaje a zasílá Evropské komisi certifikát o vynaložených výdajích spolu s výkazem výdajů a s žádostí o průběžnou platbu nebo platbu konečného zůstatku; zaměstnanci PCO konají v rámci svých certifikačních aktivit veřejnosprávní kontroly na místě u ŘO, ZS. Tyto kontroly jsou prováděny za účelem získání ujištění o tom, že ŘO, ZS, finanční útvary, příjemci nebo kontroloři dodržují stanovené písemné postupy pro svoji činnost a dané řídící a kontrolní systémy zajišťující řádné finanční řízení jsou v praxi funkční; vytváří a aktualizuje metodické dokumenty pro provádění certifikace výdajů z rozpočtu EU a pro finanční toky a kontrolu prostředků z rozpočtu EU; z hlediska konkrétních aktivit v IS spojených s certifikačním procesem se jedná o doplnění informace o výsledku certifikace na příslušné klasifikace/detaily plateb. Na základě tohoto příznaku mohou být takto označené detaily plateb načteny do výkazu výdajů. 41 Tento stav je způsoben tím, že na souhrnné skutečnosti nelze zadat jinou částku, než je v souhrnné žádosti P8: Realizace plateb 131/186

132 08RP08 Systém umožní evidovat záznam o provedené certifikaci platby (export údajů z IS VIOLA) na příslušných detailech plateb/dílčích platbách zahrnutých do certifikace a vygenerovat požadované sestavy pro certifikace Žádost o průběžnou platbu do EK Vystavuje PCO pro jednotlivé operační programy, údaje dostupné v části CSSF2014+, záložka žádost o platbu povinnou součástí průběžné žádosti o platbu je Výkaz výdajů, jehož obsah je určen příslušným Nařízením EK a který obsahuje údaje o certifikovaných platbách (agregace na úrovni prioritních os). 08RP09.P1 08RP09.01.P1 08RP09.02.P1 08RP09.03.P1 Systém umožní vytvoření formuláře o průběžnou platbu do EK s definovanými přílohami a odeslání formuláře do informačního systému EK (SFC) Systém umožní vytvořit sestavy pro výkaz výdajů s údaji o certifikovaných platbách za období, za který je výkaz výdajů zpracován Systém umožní vygenerovat formulář průběžné žádosti o platbu za daný operační program Systém umožní odeslat formulář průběžné žádosti o platbu za daný operační program do EK Zaslání průběžné platby z EK Na základě schválení průběžné žádosti o platbu ze strany EK dochází k úhradě průběžné žádosti o platbu na účet PCO. Takto poskytnuté prostředky jsou evidovány v MS RP10.P1 Systém umožní evidovat přijaté částky průběžných plateb zasílaných z EK danému operačnímu programu Systém vratek Vratky představují nárok ŘO/PCO na část prostředků poskytnutých příjemci v případě, že byly tyto prostředky použity v rozporu s podmínkami řízené dokumentace daného OP, v režimu porušení rozpočtové kázně, v režimu nesrovnalosti. Vratky jsou prostředky, které PCO obdržel na svůj účet. Obecně se v IS VIOLA vratky rozdělují na S certifikací a Bez certifikace (nepřenáší se dále). Vratka se účtuje s certifikací tehdy, pokud u daného projektu zaúčtovánav IS Viola, případně certifikována žádost (žádosti) na daný projekt minimálně ve výši účtované vratky. Tyto vratky (podíl EU) budou prostřednictvím interface zasílány do AplikaceMS Dále bude docházet k přenosu dopočtených částek národního spolufinancování k vratce z Apliakce MS2014+ do IS VIOLA, včetně vratkových částek za křížové financování K zaúčtování vratky je používán kurz EK k datu zaúčtování související žádosti o platbu, nikoliv kurz k datu připsání vratky na účet PCO. PCO získává na svůj účet pouze vratky za podíl Příspěvek společenství. Protože národní spolufinancování (příp. soukromé spolufinancování) vykazované do EK musí přesně odpovídat poměru, v jakém je projekt financován a vymáhání prostředků za národní spolufinancování je na vymáhání prostředků Příspěvku společenství nezávislé, je výše národního P8: Realizace plateb 132/186

133 spolufinancování v Aplikaci MS2014+ dopočítávána podle poměru, v jakém je projekt financován Náhled na vratky je možný jen uživatelům majícím roli Gestor vratek. Rovněž je tímto způsobem administrováno Rozhodnutí o prominutí odvodu (ať částečné, tak úplné) nebo úspěšnému odvolání vůči nařízenému odvodu, které má z logiky věci z finančního pohledu opačný dopad na výkaz výdajů. Pro účely tohoto dokumentu se vratkami míní: vratky od FÚ jako prostředky operačních programů strukturálních fondů a Fondu soudržnosti, které byly vymoženy finančními úřady a vráceny na účet Platebního orgánu penále, která vznikají z titulu pozdního zaplacení odvodu finančnímu úřadu ostatní vratky, např. prostředky vymožené správcem grantového schématu a zaslány na účet PCO. dodatečně vykázané příjmy po finančním ukončení projektu V monitorovacím systému se jedná o platby typu Skutečnost identifikované typem platby - 4 Vratka od FÚ - 5 Penále - 6 Vratka - ostatní. Východiska primárním zdrojem dat je IS VIOLA SF/CF (vratky za zdroj financování Příspěvek Společenství), je potřeba zajistit zachování poměrů národního spolufinancování ve výstupních sestavách a Výkazu výdajů (dopočítat k vratkám a odečíst tzv. korekční částky), je potřeba zajistit omezený přístup k datům o vratkách a k výstupním sestavám (mlčenlivost) data mají obdobnou strukturu jako platby, ale neváží se k žádosti, pouze k projektu.42 Vratky Příspěvku Společenství jsou předávány z IS VIOLA SF/CF stejnými tabulkami jako běžné platby typu skutečnost Vratky jsou platby (záporné skutečnosti) vztahující se k danému projektu (lze navázat na projekt, nikoli na žádost) s výše uvedenými typy plateb. Z IS VIOLA SF/CF jsou zasílány: částka v EUR, částka v CZK a směnný kurz (pro přepočet bude použit kurz ECB platný ke dni zaúčtování připsání vratky na účet PA určený pro vyrovnávání kursových rozdílů a pro příjem odvodů od finančních úřadů). Data předávaná s vratkami: Datum zaúčtování vratky (obdoba zaúčtování žádosti), Datum zařazení k certifikaci, Datum certifikace. 08RP11.P1 08RP11.P2 Systém umožní evidovat platby v režimu vratek, rozlišit typ vratky (export údajů Z IS VIOLA, evidence ŘO) Systém zajistí omezený přístup k těmto údajům na základě definovaných rolí Řešení globálních grantů, integrovaných plánů území, finančních nástrojů (nástroje typu GG) Pro nový IS navrhujeme zvážit po konzultaci s PCO, případně dalšími dotčenými subjekty nový model evidence takových implementačních nástrojů, které nepředstavují standardní model projektu financovaného prostřednictvím dotace. Zdůvodnění: 42 Podrobné informace jsou dostupné v dokumentu Systém vratek. P8: Realizace plateb 133/186

134 V současné době se v IS v případě globálních grantů, IPRM eviduje jak celkový finanční rámec a indikátory na úrovni GG a IPRM, tak i detailní data o jednotlivých projektech, které GG nebo IPRM naplňují. V rámci procesu zjednodušování jsou možné následující varianty: V Aplikaci MS2014+ tyto dílčí projekty evidovat, ale umožnit i evidenci ve zjednodušené verzi a tyto údaje případně doplnit ve stanovené periodicitě z externích zdrojů Pro všechny výše uvedené nástroje použít v Aplikaci MS2014+ jednotné nebo obdobné řešení ( bude - li to po detailní analýze možné) Zachovat stávající model GG a rozšířit ho na ostatní nástroje typu GG V tomto případě jsou na úrovni globálního grantu evidovány obdobné údaje jako na úrovni projektu (např. žádost, Smlouva, Dodatek, finanční rámec, stanovené cíle, indikátory, apod.) Pro globální granty jsou také vyhlašovány výzvy. Po schválení GG je uzavřena Smlouva GG a následně jsou vyhlášeny výzvy na projekty, které globální grant naplňují. Tyto projekty se administrují standardně (jak je výše popsáno) s tím, že tyto projekty je množné přiřadit ke konkrétnímu globálnímu grantu. Navíc i na úrovni globálního grantu jsou evidovány a administrovány platby GG (formuláře platby, detaily platby) které je třeba provázat s dílčími platbami na úrovni projektů. Do souhrnných žádostí o platbu jsou pak zařazeny platby na úrovni GG (nikoli dílčí platby jednotlivých projektů) 43 08RP12.P1 08RP12.P2 08RP12.P3 Systém umožní Evidenci vybraných dat v definované dvouúrovňové struktuře na úrovni projektu/finančního nástroje a na úrovni nástroje GG, přičemž je důležité evidovat vzájemné provazby a zajistit jak monitoring na úrovni projektu/finančního nástroje, tak na úrovni nástroje typu GG, který je těmito projekty/finančními nástroji naplňován Systém umožní administraci a monitoring plateb/finančních dat v definované dvouúrovňové struktuře Systém umožní nastavení specifického procesního workflow pro finanční nástroje, a to jak pro oblast administrace, tak pro oblast monitoringu. Východiska Praxe používaná i v jiných členských státech Zjednodušení administrace v IS na druhou stranu je fakt, že zodpovědnost za monitoring jednotlivých projektů naplňující výše uvedené nástroje by byla na správci daného nástroje (GG, IPR, finanční nástroje) a je možné, že tito správci budou zachování podrobného monitoringu požadovat. V současné době se finanční nástroje s IS ŘO nesledují s výjimkou OPPI přesto, že i některé ŘO finanční nástroje používají. Návrh obecného Nařízení pro období upravuje použití finančních nástrojů v čl. 32. : Finanční nástroje lze kombinovat s granty, se subvencemi úrokových sazeb a se subvencemi poplatků za záruky. V takovém případě se musí vést samostatně záznamy pro každou jednotlivou formu financování. Čl. 33 Provádění finančních nástrojů Při provádění čl. 33 mohou řídící orgány finančně podporovat: Finanční nástroje na úrovni Unie, spravované přímo či nepřímo Komisí 43 Výše uvedený princip platí pro tzv. globální granty s horním platebním cyklem. U globálních grantů s dolním platebním cyklem jsou do souhrnných žádostí o platbu zařazovány dílčí platby z úrovně projektů. P8: Realizace plateb 134/186

135 Finanční nástroje zřízené na vnitrostátní, regionální, nadnárodní nebo příhraniční úrovni, spravované řídícím orgánem nebo na jeho zodpovědnost. Čl. 35 Žádosti o platby včetně plateb pokrývající výdaje na finanční nástroje Nároky na monitoring finančních nástrojů se mohou lišit jak od monitoringu projektů, tak od od monitoringu ostatních nástrojů typu GG 08RP13.P1 Možnost úpravy workflow procesu pro monitoring finančních nástrojů. Detailní informace k tomuto subprocesu nejsou v současné době dostupné. P8: Realizace plateb 135/186

136 15.5. Případy užití P8: Případ užití 1 Poskytnutí zál.pl. OP EK <<System>> IS PCO <<System>> IS EK 08RP01_ Poskytnutí zál.pl. OP z EK Systém 08RP01.01_ Evidence zálohových plateb EK jednotlivým OP Poskytnutí zálohové platby OP z EK P8: Případ užití 2 Poskytnutí prostředků OP ze SR na předfinancování Systém MF ŘO 08RP02_ Poskytnutí prostředků OP ze SR na předfin.plateb příjemcům OR MMR Poskytnutí prostředků OP ze SR na předfinancování P8: Případ užití 3 Evidence finančních dat projektu Systém Příjemce 08RP03_ Evidence finančních dat projektu Finanční manager Evidence fin.dat projektu P8: Realizace plateb 136/186

137 P8: Případ užití 4 Podání žádosti o platbu Systém 08RP04.01_ Podání zjednodušené ţádosti o platbu Příjemce Finanční manager 08RP04_ Podání ţádosti o platbu Podání ţádosti o platbu - úroveň projekt 08RP04.02_ Zaloţení ţádosti o platbu finančním manaţerem ŘO P8: Případ užití 5 Schválení žádosti o platbu Systém Příjemce 08RPO05_ Schválení ţádosti o platbu 08RPO05.01_ Kontrola ţádosti o platbu 08RPO _ Vrácení ŢoP k přepracování a její oprava příjemcem Finanční manager 08RPO _ Kontrola ţádosti o platbu po přepracování 08RPO05.02_ Finalizace ţádosti o platbu <<System>> UIS <<System>> IS 08RPO05.03_ Odeslání poţadavku na proplacení na účetní systém ŘO Správce UIS Schválení ţádosti o platbu P8: Realizace plateb 137/186

138 P8: Případ užití 6 Proplacení platby příjemci Systém Příkazce operace <<System>> UIS 08RP06_ Proplacení platby příjemci Proplacení platby příjemci Pracovník platební jednotky ŘO P8: Případ užití 7 Certifikace plateb Systém ŘO 08RP08_ Certifikace plateb PCO Certifikace plateb P8: Realizace plateb 138/186

139 P8: Případ užití 8 Refundace platby SR Systém 08RP _ Autorizace projektu Gestor autorizace plateb pro I. a II. stupeň 08RP07.01_ Autorizace 08RP _ Autorizace ţádosti Pracovník ŘO 08RP _ Vytvoření souhrnné ţádosti o platbu Gestor autorizace SŢP 08RP07.02_ Ţádost o refundaci platby SR 08RP _ Zařazení dílčích ţádostí o platbu <<System>> IS Viola 08RP07_ Refundace platby 08RP _ Autorizace souhrnné ţádosti <<System>> IS PCO <<System>> IS Viola 08RP07.03_ Schválení ţádosti o refundaci platby SR (souhrnná ţádost) 08RP _ Odeslání souhrnné ţádosti 08RP _ Schválení souhrnné ţádosti o platbu <<System>> IS RP _ Odeslání schválené souhrnné skutečnosti do IS RP _ Zamítnutí souhrnné ţádosti o platbu PCO Pracovník ŘO 08RP07.04_ Proplacení souhrnné ţádosti o platbu 08RP _ Odeslání zamítnuté souhrnné ţádosti do IS PCO Refundace platby SR P8: Realizace plateb 139/186

140 P8: Případ užití 9 Žádost o průběžnou platbu do EK, zaslání průb.platby do EK, evidence vratek, monitoring fin.dat GG a fin., nástrojů Systém 08RP09.01_ Vytvoření výkazu výdajů Finanční manager ŘO <<System>> IS PCO 08RP09_ Ţádost o průběţnou platbu do EK 08RP09.02_ Vytvoření ţádosti o průběţnou platbu Finanční manager OSMS <<System>> IS PCO 08RP09.03_ Odeslání ţádosti o průběţnou platbu do IS EK Ţádost o průběţnou platbu do EK 08RP10_ Zaslání průběţné platby z EK 08RP11_ Evidence vratek 08RP12_ Monitoring finančních dat GG 08RP13_ Monitoring finančních nástrojů Zaslání průběţné platby do EK, Evidence vratek, Monitoring fin.dat GG a fin. nástrojů P8: Realizace plateb 140/186

141 16 P9: Informování žadatele/ řídicího orgánu Proces bude zajišťovat služby a asistenci pro různé typy řízení a sledování jejich činností a pracovních postupů. Umožňuje vzájemnou komunikaci mezi uživateli systému pracujícími v ostatních funkčních oblastech.: Inicializace do systému budou zadány work-flow různých procesů, data, termíny, kalendáře, pro události a konečné termíny, na která je potřeba automaticky upozornit uživatele systému. Může jít o termíny monitorovacích zpráv, různých pravidelných schůzek, maximální doby reakce na požadavky apod. Informování uživatele proces zajistí podporu a zadávání dat pro o Nástěnku o Interní depeše o Poznámky o Upozornění na termíny, zprávy a odezvy od účastníků procesů a změny stavů o Sledování procesů Jednotlivé nástroje a požadavky jsou popsány v dokumentu [3]Poznámky Seznam případů užití P9: PŘÍPAD UŽITÍ 1 DEFINICE TYPŮ UDÁLOSTÍ P9: PŘÍPAD UŽITÍ 2 DEFINICE PRAVEL PRO SPRÁVY P9: PŘÍPAD UŽITÍ 3 ZOBRAZENÍ ZPRÁV P9: PŘÍPAD UŽITÍ 4 GENEROVÁNÍ ZPRÁVY P9: PŘÍPAD UŽITÍ 5 ODESÍLÁNÍ ZPRÁVY Vazba na ostatní procesy Proces č. 9 obstarává pro všechny ostatní procesy podporu, službu a asistenci pro různé typy řízení a sledování jejich činností a pracovních postupů. Umožňuje vzájemnou komunikaci mezi uživateli systému pracujícími v ostatních funkčních oblastech. Proces úzce souvisí s Modulem Podpora oběhu dokumentů a Modulem Interní depeše Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů/počet: externí uživatel správce projektu / desítky tisíc interní uživatel projektový manažer, finanční manažer, gestor operačního programu apod./ tisíce (cca ) Periodicita použití: přihlášení uživatele, kontinuální běh na pozadí, periodické spouštění systémovým časovačem, vazba na systémové události externí uživatel - 20/7 (20h, 7 dní v týdnu) interní uživatelr - 8/5 (8h,pracovní dny) Typ výstupu: plány, work-flow procesů, kalendáře (termíny, lhůty), alerty, komunikace P9: Informování žadatele/ řídicího orgánu 141/186

142 16.4. Slovní popis Cílem procesu je zajistit kontrolované generování a zasílání zpráv mezi jednotlivými subjekty v rámci celého monitorovacího systému v souladu s potřebami monitorování. Centralizovaná konfigurace na úrovni typů událostí a pravidel pro generování zpráv zajistí soulad s potřebami monitorování a možnost vyhodnocování dodržování požadovaných postupů a lhůt napříč celým monitorovacím systémem. Provázanost mezi typy událostí, pravidly pro generování zpráv, periodicitou a eskalačními /delegačními pravidly má odlehčit jednotlivým subjektům od rutinních administrativních úkonů a zajistit v maximální možné míře dodržování všech lhůt a termínů. Pro účely manažerského řízení a optimalizaci vytížení a plánování rozvoje dostupných zdrojů poskytne statistické přehledy vytížení zdrojů a dodržování lhůt a průběhu workflow Definice typů událostí Cílem podprocesu je zajistit kontrolovanou množinu minimálního rozsahu událostí, na něž je možno navázat generování zpráv pro Informování žadatele / řídicího orgánu. Rozsah kontrolované množiny událostí bude spravován jedinou logickou osobou administrátorem která může být na základě přesně stanovených pravidel rozdělena mezi více fyzických osob. Bude poslední instancí na verifikaci požadavků oprávněných interních uživatelů proti potřebám monitorování. Administrátor: Eviduje přehled všech definovaných událostí v systému, které mohou být použity pro navázání generace zpráv Informování žadatele / řídicího orgánu pravidel jak na úrovni událostí vzniklých v monitorovacím systému, tak i v čase. Zadává požadavky dodavateli systému na vytvoření nových konektorů pro navázání pravidel pro generování zpráv jak na systémové úrovni monitorovacího systému, tak i na úrovni změn v datech uložených v databázi. Následně je zpřístupňuje ve formě popsaných definovaných událostí v systému, které mohou být použity pro navázání generace zpráv Informování žadatele / řídicího orgánu. Sleduje a vyhodnocuje používání jednotlivých pravidel a navrhuje jejich optimalizaci s ohledem k optimálnímu využití v definovaných workflow podle potřeb monitorování. Nastavuje možnosti výběru eskalačních a delegačních pravidel pro vygenerované zprávy podle časových i jiných příznaků. Ve spolupráci se správcem skupin uživatelů, rolí a oprávnění definuje a spravuje organizační strukturu v granularitě nutné pro nastavení workflow, eskalačních a delegačních pravidel. 09IZŘO01.P1 09IZŘO01.P2 09IZŘO01.P3 09IZŘO01.P4 Systém umožní definovat konektory pro možnost navázání událostí procesu Informování žadatele / řídicího orgánu Systém umožní aktivovat / deaktivovat definované konektory pro možnost navázání událostí procesu Informování žadatele / řídicího orgánu Systém zobrazí statistiku použití jednotlivých konektorů v závislosti na jejich navázání na definovaná pravidla i na četnost jejich aktivace Systém přebírá potřebné parametry z definovaných workflow a uživatelů, rolí a organizační struktury v míře nutné pro vyhodnocování a optimalizaci pravidel pro Informování žadatele / řídicího orgánu P9: Informování žadatele/ řídicího orgánu 142/186

143 Událostní Typy událostí navázané na systém na systémové i datové úrovni. Systémové: o přihlášení, aktivita / neaktivita uživatele o manuální i automatické použití eskalačních a delegačních pravidel o vytvoření uživatelů / záznamů o průchody stavem workflow o příchod u / doručenky Datové: o založení záznamu sledovaného typu o změna hodnoty ve sledovaném poli o trend hodnoty ve sledovaném poli 09IZŘO01.01.P1 09IZŘO01.01.P2 Pro každou spočitatelnou datovou událost systém umožní nadefinovat typ trendu hodnoty závislý i na jiných hodnotách v databázi Systém eviduje / protokoluje všechny změny sledovaných hodnot s možností aplikovat modifikované pravidlo v případě, že dojde k vícenásobné změně sledované hodnoty v periodě pro generování zprávy Časové Kromě nastavení aktivačního času události možnost nastavit i offset zaslání zprávy do budoucnosti i minulosti. Jedná se o definici aktivačního pravidla, ne o datum zaslání zprávy. Příklad: na 1.1. v roce může být navázáno pravidlo Příprava výroční zprávy s ofsetem 1 měsíc do minulosti pro žadatele a pravidlo Kontrola odeslaných výročních zpráv s ofsetem 1 týden do budoucnosti pro ŘO. Nastavení periodicity, ukončení po definovaném počtu výskytů nebo datu ukončení. Možnost definovat aktivaci / deaktivaci časových pravidel v závislosti na výskytu systémové nebo datové události. Pevně definované: o navázané na pevné kalendářní datum o navázané na kalendářní datum popsané metadaty Plovoucí: o navázané na pole datum v jiné části systému o navázané na systémovou událost Definice pravidel pro zprávy Cílem podprocesu je zajistit minimální, ale efektivní množství pravidel sloužících ke generování zpráv pro Informování žadatele / řídicího orgánu v souladu s potřebami monitorování. Rozsah kontrolované množiny pravidel bude spravován administrátorem a určenými pracovníky ŘO v zájmu zajištění přehlednosti a konzistence definovaných pravidel a jejich souladu s potřebami monitorování a jinými předpisy. Definice pravidel pro automatické generování zpráv systémem pouze na základě předdefinovaných typů událostí viz Možnost specifikace primárního adresáta i adresátů "na vědomí" v rozsahu delegovaných eskalačních a delegačních pravidel a definované organizační struktuře. Konkrétní přiřazení bude v multidimenzionálním prostoru tvořeném jednotlivými typy prvků definovanými v sekci Definice typů událostí. Příkladem dimenzí v multidimenzionálním prostoru je P9: Informování žadatele/ řídicího orgánu 143/186

144 např. čas, aktivita uživatele, postup dokumentu ve workflow. Kombinací lze potom nastavit např. upozornění ŘO, že žadatel přečetl zaslanou zprávu a uplynulo více než 30 dnů a nebyl založen nový (zaslanou zprávou požadovaný) dokument. Definice hodnot parametrů, které převáží původní hodnoty v případě použití automatické eskalace a delegace. Možnost definice generování / zasílání okamžitě nebo v denním souhrnu. Možnost povolení / blokace zaslání notifikace / přeposlání celé zprávy na alternativní cílovou destinaci případně i s použitím alternativního komunikačního kanálu. Definice požadované úrovně průkaznosti pro doručení / přečtení zprávy Zadání Vytvoření nového pravidla zcela od začátku nebo možnost použít stávající pravidlo a modifikovat jeho parametry. 09IZŘO02.01.P1 09IZŘO02.01.P2 Vytvoření nového pravidla vyplněním všech potřebných hodnot, primárně použito na tvorbu vzorových pravidel Vytvoření nového pravidla s defaultním automatickým omezením primárního výběru seznamu pravidel nabízených k modifikaci na pravidla dříve zadaná přihlášeným uživatelem nebo podle příslušnosti přihlášeného uživatele do skupin: modifikací již existujícího aktivního s uložením pod novým názvem využitím vzorového (předdefinovaného podle potřeb monitorování) využitím smazaného a jeho modifikací Vždy zůstává zachována informace o vazbě na zdrojové pravidlo a jeho verzi Editace Úprava pravidla pro generování zpráv, veškeré úpravy jsou i s datem změny protokolovány pro možnost zobrazení historie změn. Po editaci důležitých položek vycházejících z potřeb monitorování systém nabídne automatickou či asistovanou modifikaci existujících zpráv založených na tomto pravidlu i s možností použití filtrace podle jiných atributů. 09IZŘO02.02.P1 09IZŘO02.02.P2 09IZŘO02.02.P3 09IZŘO02.02.P4 09IZŘO02.02.P5 Úprava stávajícího pravidla s povinností doplnit popisný komentář důvodu úpravy Zobrazení chronologické historie úprav pravidla s komentáři Zobrazení rozdílných hodnot mezi jednotlivými verzemi pravidla Zobrazení rozdílných hodnot mezi zobrazeným pravidlem a zdrojovým pravidlem Automatická / asistovaná modifikace zpráv založených na modifikovaném pravidlu Smazání Znamená to potlačení funkčnosti pravidla. Vlastní definice pravidla v systému zůstane zachována pro následnou možnost reaktivace nebo použití jako vzoru pro definici nového pravidla. 09IZŘO02.03.P1 09IZŘO02.03.P2 Zneplatnění pravidla Zobrazení stále aktivních workflow využívajících zneplatňované pravidlo s možností jejich uvolnění přiřazením jiného pravidla v automatickém nebo asistovaném režimu P9: Informování žadatele/ řídicího orgánu 144/186

145 Zobrazení zpráv Cílem podprocesu je zajistit možnost protokolované manipulace se zprávami pro Informování žadatele / řídicího orgánu jak na úrovni zobrazení, tak i vytváření a povolené modifikace zpráv v souladu s potřebami monitorování. Možnost ručně vyvolat zobrazení všech zpráv přiřazených uživateli / skupině a jejich kontrolovaná správa. Použití výchozího filtru závisí na přihlášeném uživateli a kontextu, z něhož je zobrazení zpráv vyvoláno. Možnost filtrace na aktivní / všechny zprávy a podle rozsahu dat. Možnost prokliknutí ze zprávy na předmět, jehož se týká a jeho použití pro následné kontextové filtrování. V případě navázání na definované workflow zobrazení jeho postupu i s indikací dodržování definovaných paramertů. Pro nadřízeného v rámci definované organizační struktury možnost měnit pohled z přihlášené osoby na autory či adresáty zpráv. 09IZŘO03.P1 09IZŘO03.P2 09IZŘO03.P3 Zobrazení relevantních zpráv pro přihlášeného uživatele na základě členství ve skupinách, rolích a přiděleném oprávnění Zobrazení pozice zprávy v aplikovaném workflow Změna aplikovaného výchozího filtru na zobrazení zpráv: ručně automaticky proklikem z definovaných položek obsahujících relevantní relační data (množina definovaných položek se mění v závislosti na pozici přihlášeného uživatele v organizační struktuře) Vytvoření Ruční vytvoření konkrétní zprávy, možnost použít jako poznámkový blok přihlášeného uživatele nebo zprávu přiřadit jinému uživateli (předání úkolu)/skupině (např. info pro všechny hodnotitele)/objektu (např. projektu). 09IZŘO03.01.P1 Vytvoření nové zprávy a její zařazení podle adresáta do jedné z kategorií: privátní (sloužící jen jako poznámkový blok autora) vzorová (použití jako šablony v budoucnosti) skupinová (oslovení určité skupiny definované v rámci organizační struktury nebo definice oprávnění) Editace Ruční úpravy v povolených polích zprávy s protokolováním původní hodnoty a data změny. 09IZŘO03.02.P1 09IZŘO03.02.P2 09IZŘO03.02.P3 Úprava stávající zprávy v povolených polích a automatické verzování Zobrazení historie úprav Zobrazení rozdílných hodnot mezi jednotlivými verzemi P9: Informování žadatele/ řídicího orgánu 145/186

146 Přiřazení Ruční delegování existující zprávy jinému objektu (hlavně uživatelům / skupinám) Odložení Odložení termínu splnění zprávy. Pokud je to povoleno/požadováno a parametry odložení splňují i další kriteria, tak automatické vygenerování notifikační zprávy v eskalační hierarchii Smazání Označení zprávy jako vyřízené, ve skutečnosti jen její zneviditelnění a označení příznakem, jestli se jednalo o automatické smazání v rámci definovaného workflow nebo ruční zásah zaprotokolovaného uživatele. Pokud je to povoleno / požadováno a parametry ručního smazání zaprotokolovaným uživatelem splňují i další kriteria, tak automatické vygenerování notifikační zprávy v eskalační hierarchii. 09IZŘO03.05.P1 09IZŘO03.05.P2 Automatické smazání (zneviditelnění) zprávy na základě postupu procesu do dalšího stavu workflow Ruční smazání (zneviditelnění) s případnou notifikací v eskalační hierarchii Generování zprávy Cílem podprocesu je zajistit automatické vytváření zpráv systémem na základě požadavků zadaných uživateli a jejich ukládání do fronty ke zpracování. Využití administrátorem definovaných typů událostí viz a aplikace definovaných pravidel na jejich použití viz Výskyt události Zpracovává se okamžitě při výskytu události. Přihlášení uživatele generuje mimo jiné události o oslovení skupiny z organizační struktury o oslovení nadřízeného o zpět převzetí automaticky delegovaných úkolů Událost podle definice administrátorem Výskyt časového okamžiku Kontroluje se 1xdenně, zohledňuje se přehled pracovních dnů / svátků Odesílání zpráv Cílem podprocesu je zajistit automatizované doručení/zobrazení zpráv primárním příjemcům i příjemcům podle nastavených pravidel fixního a dynamického delegování. Podle zvolené požadované úrovně průkaznosti automaticky vybírá komunikační a notifikační kanál. Podle definovaných parametrů v zaslání notifikace nebo i kopie na alternativní cílovou destinaci případně i s použitím alternativního komunikačního kanálu P9: Informování žadatele/ řídicího orgánu 146/186

147 Doručování zpráv podle nastavených pravidel jednotlivě nebo agregovaně za zvolené časové období / množství. 09IZŘO05.01.P1 09IZŘO05.01.P2 Automatické zasílání zpráv systémem Uživatelem vyžádané přeposlání zpráv podle volitelných filtrů Pop-up okno Při přihlášení konkrétního uživatele / uživatele z definované skupiny, nebo při výskytu události (vygenerování urgentní zprávy) nebo na vyžádání uživatele. Možnost automatického filtrování obsahu podle kontextu, v němž bylo okno vyvoláno. Možnost nastavení vlastního filtru podle času, termínů, případů Hromadné statistiky Managerské statistiky pro jednotlivé interní uživatele a jejich nadřízené i externí uživatele a korespondující pracovníky ŘO. Možnost vyhodnocování dodržování procesních lhůt a termínů a jiných sledovaných parametrů včetně vyhodnocování vytížení jednotlivých interních uživatelů. Rozsah je kalkulován na cca 10 ks pro každý výrazně odlišný postup obsažený v potřebách monitorování. P9: Informování žadatele/ řídicího orgánu 147/186

148 16.5. Případy užití P9: Případ užití 1 Definice typů událostí 09JZŘO01_ Definice typu událostí Systém 09JZŘO01.01_ Událostní NOK 09JZŘO01.02_ Časové Administrator IS 09JZŘO _ Pevné NOK 09JZŘO _ Plovoucí Administrator IS Definice typů událostí P9: Případ užití 2 Definice pravidel pro správy Systém Ţadatel 09JZŘO02.01_ Zadání 09JZŘO02_ Definice pravidel pro zprávy 09JZŘO02.02_ Editace Ţadatel 09JZŘO02.03_ Smazání ŘO Definice pravidel pro zprávy P9: Informování žadatele/ řídicího orgánu 148/186

149 P9: Případ užití 3 Zobrazení zpráv Systém 09JZŘO03_ Zobrazení zpráv 09JZŘO03.01_ Vytvoření 09JZŘO03.02_ Editace Uţivatel 09JZŘO03.03_ Přiřazení 09JZŘO03.04_ Odloţení Zobrazení zpráv 09JZŘO03.05_ Smazání P9: Případ užití 4 Generování zprávy Systém <<System>> IS 09JZŘO04_ Generování zprávy 09JZŘO04.01_ Výskyt událostí 09JZŘO _ Přihlášení uţivatele 09JZŘO04.02_ Výskyt časového okamţiku 09JZŘO _ Událost Generování zprávy P9: Informování žadatele/ řídicího orgánu 149/186

150 P9: Případ užití 5 Odesílání zprávy Systém 09JZŘO05_ Odesílání zpráv 09JZŘO05.01_ <<System>> IS 09JZŘO05.02_ Pop-up okno Odesílání zpráv 09JZŘO05.03_ Hromadné statistiky P9: Informování žadatele/ řídicího orgánu 150/186

151 17 P10: Monitorování a řízení operačního programu Proces náleží do úrovně Operačních programů a jejich struktury Seznam případů užití P10: PŘÍPAD UŽITÍ 1 MONITORING PRO ÚROVEŇ EK P10: PŘÍPAD UŽITÍ 2 MONITORING PRO ÚROVEŇ NSRR, OP P10: PŘÍPAD UŽITÍ 3 SPRÁVA VERZÍ A SLEDOVÁNÍ PROCESU SCHVALOVÁNÍ Vazba na ostatní procesy Proces č. 2 Proces č.2 umožní zadat plány pro vyhodnocování plnění cílů, které se uskutečňuje v procesu č. 10 Proces č. 8 Proces 10 žádá o platbu do EK, včetně výkazu výdajů, což řeší proces č. 8. Proces č. 9 Zajišťuje komunikaci mezi uživateli a jejich informovanost Proces č. 11 Proces č. 11 navazuje v rámci vyhodnocování Proces č. 13 Umožňuje registraci uživatelů systému Odhad kvantifikace procesu Typ uživatelů/počet: interní uživatel projektový manažer / tisíce (cca ) Současně pracujících uživatelů: stovky Periodicita použití: - 8/5 (8h,pracovní dny) Typ výstupu /počet za období: Reporty, evaluace, monitorovací zprávy / stovky (cca 300) Počet vložených dokumentů /velikost za období: stovky, desítky stran na dokument Slovní popis Monitoring OP základní pravidla a vstupní předpoklady V rámci monitoringu OP bude zajištěno porovnání plánovaných ukazatelů (finance, indikátory, cíle) na úrovni operačního programu v hierarchickém členění dle vrstev a úrovní definovaných v úvodním dokumentu tj. v příloze č. P1_2 a v rámci procesu 1 a 2 tohoto dokumentu se skutečností, která bude zjišťována agregací dat z úrovně jednotlivých projektů, v případě indikátorů zároveň se zohledněním agregačních map indikátorů pro jednotlivé operační programy. Základní princip porovnávání je popsán v kapitole Průběžné aktuální vyhodnocování plnění cílu všech vrstev struktury dotačních nástrojů v dokumentu Detailní popis procesů příloha P1_2_4. Na tento proces (č. 10), který provádí toto porovnávání na úrovni OP jako podklad pro regulaci plánování jednotlivých cílů a také výzev jako významného regulačního prvku, navazuje proces č. 11 se stejným cílem pro úroveň Národní. P10: Monitorování a řízení operačního programu 151/186

152 To umožní efektivní sledování průběhu realizace operačního programu a přijímání včasných adekvátních opatření v případě detekce významné odchylky skutečnosti od plánu. Efektivitu procesu vyhodnocování bude ovlivňovat i kvalita plánování pro tyto účely umožní Aplikace MS2014+ plánovat nejen na úrovni operačního programu a jeho vrstev, ale i na úrovni výzvy, která je dosud vnímána jako operativně - administrativní nástroj pro realizaci operačního programu, ale rozšířením výzvy o plánovací nástroje a atributy se s výzvy stává strategický nástroj přispívající k účinnému řízení operačního programu. Bude proto třeba zajistit porovnání plánovaných ukazatelů se skutečností též na úrovni výzvy tato problematika je detailně popsána v procesu 3. Stěžejní roli v monitoringu operačního programu hrají indikátory, neboť jejich prostřednictvím lze vyhodnotit (alespoň do jisté míry) naplňování stanovených cílů, ke kterým jsou dané indikátory přiřazeny. Proto je třeba vzít v úvahu dokument Doporučení pro nastavení indikátorů podklad pro seminář Role evaluace při přípravě a realizaci programového období , který definuje základní principy pro tvorbu indikátorové soustavy pro období Stěžejním předpokladem korektního monitoringu v oblasti indikátorů je včasné zahájení přípravy indikátorové soustavy, která bude mít jasně stanovená metodická pravidla a vzájemné vazby mezi jednotlivými úrovněmi implementace (Smlouva o partnerství, operační program, priorita, aktivita - patří sem jak oblast podpory, tak nástroje typu GG 44, finanční nástroje, projekt). Podrobnější informace k hierarchii monitoringu definované prostřednictvím úrovní a vrstev je v dokumentu č. P1_2. Jedině tak bude možné v rámci sledování realizace projektů vyhodnotit, jak přispívají indikátory vybrané na úrovni konkrétních projektů k naplňování cílů aktivit, prioritní osy, operačního programu a Smlouvy o partnerství. Nelze ani zapomenout na nastavení a sledování vazby indikátorů na tematické cíle definované v Návrhu Obecného nařízení v čl. 11, případně na cíle stanovené na úrovni ČR. Obdobné nastavení hierarchických vazeb (vrstev) platí i pro monitoring finančního pokroku. Kromě porovnání plánu a skutečnosti bude Aplikace MS2014+ umožňovat i prostou agregaci dat z jednotlivých projektů/respektive plateb projektů (jedna platba v rámci projektu představuje nižší granularitu než projekt) dle definovaných filtračních kriterií na danou vrstvu návaznost na modul Vytěžování dat, který je popsán v dokumentu P1_2_2 Základní technické a funkční požadavky na systém MS Takto bude možné agregovat data jak z oblasti financí (podrobněji je rozsah monitorovaných dat pro oblast financí popsán v procesu 8 Realizace plateb), tak v oblasti věcných ukazatelů jako jsou např. indikátory, environmentální indikátory, horizontální témata, publicita, území, typ žadatele, typ výběrového řízení apod. Indikativní rozsah oblastí, které budou monitorovány v rámci této kapitoly: Smlouva o partnerství / program Program / prioritní osa / oblast podpory Nástroje typu GG Finanční nástroje 44 Nástroje typu GG globální granty, integrované plány území, finanční nástroje P10: Monitorování a řízení operačního programu 152/186

153 Výzvy Projekty (zdroj agregovaných dat) Monitoring subjektů Hodnocení pokroku v oblasti finančního a věcného monitoringu pro výše uvedené vrstvy Monitoring pro potřeby EK Lhůty (pro potřeby administrace a řízení) Výběrová řízení Časové hledisko monitoringu OP Vzhledem k významné změně připravované pro programové období spočívající v přezkumu výkonnosti operačních programů dle definovaných milníků a cílů (výkonnostní rámec) ve Smlouvě o partnerství v letech 2017 a 2019, na které bude vázáno přidělení výkonnostní rezervy ve výši 5% prostředků vyčleněných pro operační program, bude stěžejní také časové hledisko při sledování vývoje naplňování indikátorů v souladu se stanoveným výkonnostním rámcem. Tzn. bude nutné monitoring indikátorů na úrovni plánování a porovnání plánu a skutečnosti zajistit v členění po letech nebo ke stanoveným časovým milníkům, totéž platí pro monitoring plnění finančního plánu Monitoring pro úroveň EK Tato oblast je pro stávající programové období vymezena dokumentem METODICKÝ POKYN PŘEDÁVÁNÍ ÚDAJŮ DO DATABÁZE EVROPSKÉ KOMISE SFC 2007, verze březen 2011 V návaznosti na návrh Obecného Nařízení pro období 2014+, jehož plný název je uveden v příloze č. P1_2 je nutné na úrovni operačního programu zajistit celou řadu požadovaných výstupů, jejichž indikativní seznam je uveden v následující tabulce. Detailněji tyto povinností vymezí tzv. Prováděcí Nařízení EK, které v současné době není k dispozici. Monitoring pro úroveň EK bude koncipován tak, že bude využívat údaje sledované v rámci finančního a věcného monitoringu operačního programu a strukturovat tyto údaje do výstupů definovaných Prováděcím Nařízením pro strukturální fondy pro období 2014+, případně dle dalších požadavků EK na strukturu dat zasílaných do SFC. K tomuto účelu bude využíván modul Vytěžování dat (příloha P1_2_2) a dále šablony výstupních formulářů (viz požadovaný výstup 10MŘOP01.01.P9). Tato problematika je zároveň řešena v procesu 11. P10: Monitorování a řízení operačního programu 153/186

154 V rámci tohoto procesu bude také probíhat schvalování dokumentů definovaných Obecným, případně Prováděcím Nařízením, nebo Nařízením vztahujícím se ke konkrétním strukturálním P10: Monitorování a řízení operačního programu 154/186