Vzděláváním k úspěšnému zemědělskému a potravinářskému podniku. Výpočetní technika ve vztahu k základní a pokročilé IT komunikaci

Transkript

1 Vzdělávací materiály k projekt: 13/018/1310b/120/ Vzděláváním k úspěšnému zemědělskému a potravinářskému podniku kurz: Výpočetní technika ve vztahu k základní a pokročilé IT komunikaci TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKOU UNIÍ EVROPSKÉHO ZEMĚDĚLSKÉHO FONDU PRO ROZVOJ VENKOVA 1

2 Základní ovládání počítače a periferií Každý uživatel, který pracuje s počítačem musí zvládat základní ovládání počítače a jeho periférií. Periférie jsou zařízení, která se připojují k počítači pod tím pojmem si můžete představit jak myš nebo klávesnici, tak tiskárnu, skener a další zařízení. Perifériemi může být myšleno každé zařízení, které se připojuje k počítači. Počítačem je myšlena především základní jednotka. Jedná se o skříň, která je obvykle umístěná pod stolem nebo přímo na pracovním stole. Základní jednotka počítače obsahuje vlastní elektronické obvody. Pro uživatele není až tak důležité, co základní jednotka obsahuje, ale jak se ovládá. Zapnutí počítače se provede pomocí vypínače na přední straně dříve bylo možné tyto vypínače nalézt i vzadu, dnes se nachází jen vepředu a mají formu tlačítka. Po stisku se tlačítko vrátí opět do stejné polohy tlačítkem pouze dáte impulz a elektronika počítače se již postará a zapnutí. Dále se na základní jednotce nachází optická, případně u některých počítačů také disketová mechanika a tlačítko reset. Optická a disketová mechanika slouží ke vkládání disket či DVD a CD médií. Zatímco do disketové mechaniky se disketa zasouvá a vysune se tlačítkem, u optické mechaniky se CD nebo DVD disk pokládá na vysunutý šuplík, který se po opětovném stisknutí tlačítka zasune dovnitř počítače. Tlačítko reset slouží k opětovnému startu počítače, pokud se stane, že počítač zatuhne. K tomuto stavu může snadno dojít například pokud spustíte mnoho programů. Provede se vlastně rychlé vypnutí a zapnutí počítače, ale mnohem šetrnější. Zapnutím počítače ale ovládání celé počítačové sestavy nekončí. K počítačové sestavě patří i monitor, který lze označit za periferní zařízení. Moderní monitory se zapnou automaticky, jakmile zjistí, že je zapnutý počítač a vysílá obraz do monitoru. Stejně tak se monitor umí automaticky vypnout. Monitor však můžete vypnout i ručně, tak aby nebyl ani v pohotovostním režimu. Bude jej ale nutné i zapnout ručně. Další možnosti monitoru jsou především jas a kontrast. U starých monitorů k ovládání sloužily otočné prvky, u moderních monitorů a LCD panelů se tyto parametry obrazu ovládají přes tzv. OSD menu. Každý monitor má vzhled menu a jeho ovládání jiný. 2

3 Tiskárna je dalším periferním zařízením, které bývá obvykle připojené k počítači. Tiskáren je mnoho a každá tiskárna se bude jinak chovat. Obvykle tiskárnu zapnete až ve chvíli, kdy potřebujete tisknout. Většina tiskáren se zapne automaticky sama, pokud do nich pošlete z počítače úlohu. Některé tiskárny je však potřeba zapnout ručně hledejte na tiskárně velký spínač. Moderní skenery se připojují přes USB rozhraní, takže veškeré ovládání se provádí přes ovládací program skeneru. Napájení skeneru je také provedeno pomocí USB, není tedy nutné hleda žádný vypínač skener se zapne společně se zapnutím počítače a to samé platí i pro vypnutí. Klávesnice a myš se zapíná rovněž s počítačem. Ovládání klávesnice a myši je naprostý základ pro práci s počítačem. Ovládání klávesnice myši tak, jak je nutné jej znát pro práci s operačním systémem Windows je popsáno v dalších kapitolách Mezi periferní zařízení se mohou řadit i reproduktory. Reproduktory mohou být umístěné například i v monitoru, případně to mohou být samostatné bedničky, které jsou volně položené na stole. Pokud se reproduktory nacházejí v monitoru, pak k jejich zapnutí není potřeba nic speciálního zapnou a vypnou se současně s monitorem. K ovládání hlasitosti se používá ovládacích prvků monitoru nebo panelu pro ovládání hlasitosti ve Windows. Klasické reproduktory mají ovládání hlasitosti na sobě, stejně jako síťový vypínač. K ovládání počítače a periférií není zapotřebí mít nějaké hluboké znalosti problematiky. Obvykle jsou všechna tato zařízení uživatelsky velmi přívětivá, takže i začátečník se s nimi dokáže popasovat. 3

4 Základy práce s počítačem v prostředí Windows Zapínáme počítač a přihlašujeme se do Windows Počítačové sestavy se montují do mnoha skříní rozličných tvarů. Není proto snadné jednoduše popsat, kde na počítačové skříni najdete tlačítko pro zapnutí. Obvykle je to to největší, které je na pohled viditelné to stačí stisknout. Rozsvítí se barevné diody, které značí, že počítač je v provozu. Po chvíli se rozsvítí i monitor (ten se zpravidla zapne automaticky jakmile zjistí, že počítač je zapnutý) a jdou vidět první informace. Ty jsou pro běžného uživatele nepodstatné. Odborník, který jim rozumí z nich dokáže vyčíst například jaký procesor je v počítači či jakou kapacitu má operační paměť nebo pevný disk. Tyto informace se ale zobrazí jen na chvíli a u některých počítačů vůbec. Naopak startovací obrazovka Windows se zobrazí vždy. Chvíli bude na monitoru jen nápis Windows a aby uživatel neměl dojem, že se nic neděje, zpravidla se kolem nápisu i něco hýbe. Start Windows trvá na každém počítači jinak dlouho. O době startu rozhoduje rychlost počítače, ale i kondice operačního systému. Čerstvá Windows po instalaci budou startovat rychleji než Windows, které na počítači již pár měsíců používáte. Po startu je několik možností. Buďto se objeví ihned pracovní plocha Windows a můžete pracovat, nebo vás 4

5 operační systém vyzve k zadání hesla a jména, případně vám nabídne několik uživatelů na výběr. Po zadání hesla či výběru uživatele můžete dále pracovat. Při zapnutí počítače se mohou ale objevit i neobvyklé informace či oznámení systému. V žádném případě nepanikařte. Obvykle se jedná o chybu, která souvisí se špatným vypnutím počítače. Pokud počítač vypnete aniž byste počkali až Windows uloží všechna data, pak se může při startu spustit program Scandisk. Ten má za úkol najít chyby, která takovým vypnutím vznikly a opravit je. Pokud například systém Windows nedokáže správně nastartovat díky chybě, spustí se obrazovka, která Vám nabídne možnost nastartovat do nouzového režimu. Ten je určený právě k tomu, aby bylo možné odstranit chyby, díky kterým není možné systém spustit klasickým způsobem. Práce s myší a klávesnicí Každý uživatel, který chce pracovat s počítačem si musí osvojit základy jeho ovládání. Je to především proto, aby při nastartování počítače netápal a dokázal jednoduše a rychle pracovat. Co tedy obnáší dovednost ovládat počítač a periférie? V operačním systému Windows je to především práce s myší. Klávesnice je také důležitá, ale i myš je pro základní ovládání počítače nezbytná. Myš je polohovací zařízení, kterým uživatel hýbe po stole a pohyb přenáší na obrazovku počítače. Po ní se pohybuje kurzor (šipka), kterým se ukazuje na ikony či další prvky, které jsou zobrazené na pracovní ploše. Při práci s myší je důležité mít na paměti, že jedno kliknutí levým tlačítkem znamená výběr objektu, dvojí kliknutí znamená spuštění vybraného objektu. Myš má ale i pravé tlačítko. Kliknutí pravým tlačítkem zpravidla vyvolá tzv. lokální menu, nabízející akce, které můžete s vybraným objektem provést. Dvojité kliknutí se u pravého tlačítka nepoužívá. U moderních myší se také používá rolovací kolečko. To je umístěné mezi dvěma tlačítky a přijde vhod například při prohlížení vícestránkových dokumentů. Tam, kde byste použili kurzorových kláves na klávesnici můžete velmi snadno rolovat právě kolečkem. Některé myši mívají i více tlačítek taková tlačítka se pak dají naprogramovat pro různé účely, ale k tomu je již zapotřebí pokročilých dovedností. Klávesnice se ve Windows skrývá tak trošku ve stínu myši. Ale i klávesnice je pro práci nezbytná. Proto je dobré znát základní klávesové zkratky, které se používají. Tím urychlíte práci především sami sobě, protože zatímco jedna ruka pracuje s myší a ukazuje na objekty na pracovní ploše, druhá ruka může ovládat klávesnici a používat právě klávesových zkratek pro práci s vybranými objekty. Seznam klávesových zkratek bude tématem jedné z dalších kapitol. Klávesy jsou na klávesnici rozděleny do několika skupin. Vpravo je numerická klávesnice, která usnadní zadávání čísel. Vlevo je alfanumerická část, kde jsou písmena společně s národními znaky (na české klávesnici písmena s čárkami a háčky) a čísla. V horní části jsou pak funkční klávesy a uprostřed speciální klávesy a kurzorové klávesy. 5

6 Klávesnice pro Windows také obsahují speciální, tzv. Win klávesy. Klávesa s logem Windows vyvolá tzv. Start nabídku, zatímco klávesa s obrázkem menu s kurzorem vyvolává lokální menu, o kterém už byla řeč v souvislosti s pravým tlačítkem myši. V poslední době se stává zvykem, že i obyčejné klávesnice mají tzv. multimediální klávesy. To jsou speciální klávesy, které jsou vyčleněné bokem od běžných kláves, které mají všechny klávesnice. Slouží k ovládání například hlasitosti reproduktorů či spouštění kalkulačky a dalších funkcí operačního systému. Tyto klávesy nebudeme dále popisovat, protože jsou u každé klávesnice odlišné a mnohdy potřebují speciální nastavení, které není pro začínajícího uživatele úplně snadné. Především začátky bývají složité a ne každý se rychle sžije s myší. Každý uživatel se ale dříve nebo později naučí s počítačem a jeho perifériemi pracovat a osvojí si základy tak, aby dokázal rychle a efektivně pracovat. Pracovní plocha Windows, nabídka Start a Hlavní panel Pracovní plocha Windows je to, co každý uživatel spatří ihned po startu operačního systému. Na pracovní ploše jsou rozmístěné ikony ty si může každý uživatel rozmístit dle svého uvážení. Na pozadí plochy si můžete nastavit libovolný obrázek. Klepnutím na tlačítko Start zobrazíte nabídku, která vám zjednoduší přístup k většině užitečných položek v počítači. Klepnete-li na příkaz Nápověda a odborná pomoc, můžete získat informace o tom, jak používat systém Windows. Klepnutím na příkaz Všechny programy otevřete seznam programů, které jsou aktuálně nainstalovány v počítači. 6

7 Seznam programů v nabídce Start je rozdělen na dvě části: na programy zobrazené nad oddělovací čarou a na programy zobrazené pod oddělovací čarou (označované také jako seznam nejčastěji používaných programů). Programy ze seznamu položek připojených k nabídce Start zůstávají na svém místě, abyste k nim měli vždy přístup a mohli je klepnutím spustit. Do seznamu položek připojených k nabídce Start můžete přidávat další programy. Do seznamu nejčastěji používaných programů bude program přidán v případě, že jej použijete. Hlavní panel se v systému Windows nazývá dolní část plochy. Někdy se mu také říká lišta. Hlavní panel slouží k zobrazování informací o spuštěných aplikacích a nachází se na něm také tlačítko pro vyvolání nabídky Start a další užitečné nástroje (hodiny, ovládání hlasitosti, panel rychlého spuštění). Nejdůležitější funkcí hlavního panelu je zobrazování spuštěných aplikací. Díky tomu máte přehled o tom, které programy běží a jedním kliknutím na hlavní panel můžete vyvolat okno příslušného programu do popředí. S hlavním panelem úzce souvisí další ovládání programů. Používáme hlavní panel a nabídku Start Zvládnutí práce s Hlavním panelem a nabídkou Start je základem pro úspěšnou práci ve Windows. Nabídku Start budete potřebovat každý den, hned jak zapnete počítač. Nabídka Start je menu rozbalující se po kliknutí na tlačítko Start v levé části hlavního panelu nebo po stisknutí klávesy s logem Windows. Nabídka usnadňuje přístup k programům, souborům a dalším objektům ve Windows. Pohyb mezi jednotlivými položkami nabídky Start se provádí kurzorem myši nebo kurzorovými klávesami na klávesnici. Ve Windows XP může mít Start nabídka dvě podoby. První je Klasická nabídka Start, která se drží zaněhnutého systému již od dob Windows 95. Druhou možností je nová nabídka Start, která byla přepracována právě ve Windows XP a nabízí rychlejší přístup především k často používaným aplikacím. 7

8 Nastavení požadované nabídky Start se provede v nastavení Vlastností Hlavního panelu a nabídky Start. Toto nastavení spustíte kliknutím pravého tlačítka na Hlavním panelu a výběrem položky Vlastnosti. 8

9 Hlavní panel je společně s nabídkou Start nejdůležitějším prvkem Windows. Díky hlavnímu panelu máte jako uživatel přehled o spuštěných aplikacích a můžete je ovládat. Hlavní panel ve Windows XP má tu vlastnost, že pokud spustíte více stejných aplikací najednou, seskupí takové aplikace do jedné položky. Teprve po kliknutí na tuto položku hlavního panelu uvidíte, jednotlivé aplikace. Kliknutím na jednu z nich ji vyvoláte jako hlavní a její okno se přesune do popředí. Hlavní panel dále obsahuje Panel snadného spuštění (malé ikony vedle tlačítka Start). Ten usnadňuje spouštění nejvíce používaných aplikací a můžete si jej velmi snadno upravit snadným přetažením zástupce dané aplikace do prostoru tohoto panelu. V pravé části hlavního panelu pak najdete hodiny a takzvanou oblast Systém Tray, kde se zobrazují ikony aplikací, které jsou spuštěné na pozadí to může být například antivirový program či komunikační program ICQ. Spouštíme a ovládáme jednoduché programy Spouštění a ovládání programů je ve Windows velmi jednoduché díky grafickému rozhraní. Způsob jak programy ovládat je stejný pro všechny bez výjimky. Otevření programu je možné několika způsoby. Prvním z nich je zástupce takového programu na ploše poklepáním na tohoto zástupce program spustíte. 9

10 Pokud se zástupce programu nenachází na ploše, je možné jej najít v menu Start v kategorii Programy. Zde už není nutné poklepat dvakrát, ale stačí jednou kliknout. Oba způsoby by měly vést k tomu, že se spustí žádaný program. Příklad uvedu na programu Malování, který můžete najít v kategorii Příslušenství v menu Start. Pro uživatele jsou velmi důležitá tři tlačítka v pravém horním rohu okna. Kliknutím na první tlačítko přesunete okno tzv. na lištu. Lištou se rozumí hlavní panel. Program zůstává stále spuštěný a připravený k použití, ale bude skrytý. Vyvolat jej můžete kliknutím na něj v hlavním panelu. Druhé tlačítko maximalizuje okno. Kliknutím na toto tlačítko roztáhnete okno spuštěného programu na celou obrazovku. Pokud je okno roztaženo na celé obrazovce, můžete velmi snadno okno opět zmenšit kliknutím na to samé tlačítko. Třetí tlačítko zavírá program. Po kliknutí na něj se může stát, že Vás program vyzve k uložení rozpracovaného souboru to ale jen v případě, že je založený nový soubor a program si není jistý, zda si jej přejete uložit pro další práci či nikoliv. To samé se stane v případě, že jste do již uložené souboru provedli nějaké změny. 10

11 Otevírání a ukládání souborů Ucelenou skupinu dat, se kterou aplikace pracuje jako se samostatným celkem, nazýváme dokument. Uzavřená skupina dat, uložená na disku, se nazývá soubor. Pro potřeby této pasáže budeme používat pojem soubor. Vyskytují se v zásadě dva způsoby otevření souboru. Prvním případem je otevření nového souboru. V aplikacích MS Office se zpravidla při jejich spuštění nabídne otevřený nový soubor, se kterým můžete rovnou začít pracovat. Pokud vytváříte nový soubor při práci s aplikací, využijete nabídku Soubor Nový z nabídkového pruhu, odpovídající ikony standardního panelu nástrojů nebo kombinace kláves Ctlr + N. Druhou možností je otevření již existujícího souboru, tedy již někde uloženého. V takovém případě je užitečné znát název souboru, jeho typ a pokud možno i adresu, na které je uložen. Pak můžete postupovat pomocí nabídky Soubor Nový z nabídkového pruhu, klepnout na ikonu standardního panelu nástrojů Otevřít, případně použít klávesové zkratky Ctrl+O. Dialogové okno Otevřít umožní vyhledat složku s dokumentem a poklepáním na jeho ikonu (název) dokument otevřete. V nabídce Soubor jsou, v závislosti na nastavení, zobrazovány názvy naposledy použitých dokumentů, můžete je otevřít odtud. Pokud nemáte přesnou znalost názvu a umístění souboru, nezbude než využít funkce Hledat z nabídky Start. Při práci s dokumentem je třeba si uvědomit, že Vámi zadávaná data jsou v té chvíli v operační paměti, která se při výpadku napájení či nechtěném vypnutí počítače vymaže. Tím by byly výsledky Vaší práce ztraceny. Prevencí proti tomu je uložení Vašeho souboru na pevný disk nebo jiný nosič dat. Při ukládání nového souboru vyžaduje počítač nezbytné informace, ke kterým patří Název souboru Místo uložení souboru Typ (formát) uloženého souboru Uložení nového souboru provedete takto: 11

12 V nabídce Start zvolíte Uložit nebo Uložit jako (v daném případě jde o rovnocenné funkce), klepnete na ikonu Uložit na standardním panelu nebo zadáte kombinaci kláves Ctrl+S. Vždy se zobrazí okno Uložit jako, kde vyplníte pole Uložit do (disk, složka), Název souboru, Typ souboru. Všimněte si, že počítač si pracovně tato pole vyplnil, je ale na Vás zadat požadované parametry. Po zadání všech údajů stačí klepnout na tlačítko Uložit a soubor bude uložen. Přehled klávesových zkratek ve Windows Klávesové zkratky jsou jednou z možností, jak ovládat počítač. V některých případech je to rychlejší a pohodlnější než ovládání myší. Postup použití klávesové zkratky je následující: Nejdříve stiskněte první klávesu, uvedenou v kombinaci, a tuto klávesu podržte stisknutou Poté stiskněte další klávesu v kombinaci Obě klávesy uvolněte Kombinace kláves nebo klávesa CTRL+C CTRL+X CTRL+V CTRL+Z DELETE SHIFT+DELETE Podržení stisknuté klávesy CTRL při přetažení položky Podržení stisknutých kláves CTRL+SHIFT při přetažení položky CTRL+ŠIPKA VPRAVO CTRL+ŠIPKA VLEVO CTRL+ŠIPKA DOLŮ CTRL+ŠIPKA NAHORU CTRL+SHIFT a některá z kláves se šipkami CTRL+A CTRL+F4 CTRL+ESC Akce Kopírování Vyjmutí Vložení Zpět Odstranění Trvalé odstranění vybrané položky bez jejího umístění do koše Zkopírování vybrané položky Vytvoření zástupce vybrané položky Přesun kurzoru na začátek dalšího slova Přesun kurzoru na začátek předchozího slova Přesun kurzoru na začátek dalšího odstavce Přesun kurzoru na začátek předchozího odstavce Zvýraznění bloku textu Výběr všech položek Zavření aktivního dokumentu v programech, které umožňují otevření více dokumentů současně Zobrazení nabídky Start 12

13 ALT+F4 ALT+ENTER ALT+MEZERNÍK ALT+TAB ALT+ESC ALT+MEZERNÍK Zavření aktivní položky nebo ukončení aktivního programu Zobrazení vlastností vybraného objektu Zobrazení místní nabídky aktivního okna Přepnutí mezi otevřenými položkami Přepínání mezi položkami v pořadí, v jakém byly otevřeny Zobrazení systémové nabídky aktivního okna ALT+podtržené písmeno v názvu nabídky Zobrazení příslušné nabídky BACKSPACE SHIFT+F10 SHIFT a některá z kláves se šipkami ŠIPKA VPRAVO ŠIPKA VLEVO ESC Podtržené písmeno v názvu příkazu v otevřené nabídce Funkční klávesy: F1 F2 F3 F4 F5 F6 F10 Zobrazení složky o úroveň výš v okně Tento počítač nebo Průzkumník Windows Zobrazení místní nabídky u vybrané položky Výběr více než jedné položky v okně nebo na ploše nebo výběr textu v dokumentu Otevření další nabídky směrem doprava nebo otevření podnabídky Otevření další nabídky směrem doleva nebo zavření podnabídky Zrušení aktuální úlohy Provedení příslušného příkazu Vyvolání nápovědy Přejmenování vybrané položky Vyhledání souboru nebo složky Zobrazení pole Adresa v okně Tento počítač nebo v Průzkumníkovi Windows Aktualizace aktivního okna Přepínání mezi prvky na obrazovce v okně nebo na ploše Aktivace panelu nabídek v aktivním programu Pro Vaši možnost si uvedený přehled klávesových zkratek vytisknout samostatně, jej máte přiložen jako samostatný PDF soubor BONUS_klávesová_zkratky.pdf, případně jako soubor obrázku BONUS_klávesová_zkratky.bmp: 13

14 Správné držení těla pro práci s počítačem Práce na počítači, stejně jako práce s jakýmkoli jiným zařízením, představuje zatížení lidského organizmu. Chcete-li se vyvarovat možných zdravotních potíží, věnujte pozornost i této kapitole. Pro pohodlnou a bezpečnou práci na počítači je důležité jeho vhodné umístění. Týká se to monitoru, který by neměl být ani příliš nízko, ani příliš vysoko obojí zatěžuje nepříznivě krční páteř. Doporučuje se umístit monitor tak, aby jeho střed byl mírně pod úrovní Vašich očí, ve vzdálenosti cca cm dle jeho velikosti. Z hlediska světelných podmínek je nejvhodnější nepříliš intenzivní, rozptýlené světlo, které nedopadá přímo na monitor. Podobně je důležitá správná výška pracovního stolu, na kterém leží klávesnice a odpovídající výška Vaší židle. Obecně se doporučuje, aby při práci na klávesnici byly Vaše 14

15 paže po loket svisle podél těla a dolní část od lokte včetně zápěstí byla vodorovná. Nesprávné nastavení brzy pocítíte bolestmi v bederní páteři, případně v zápěstí. Podobná pravidla platí i pro umístění myši. Zde je vhodné připomenout, že existuje možnost nastavit myš i pro používání levou rukou. Také Vaše pracovní židle by měla splňovat ergonomické požadavky, zejména možnost nastavení výšky sedáku, výhodná je také opěrka bederní páteře. Práce na počítači obvykle člověka plně zaujme, ale snažte se dodržovat vzpřímený způsob sezení, nepracujte v neustálém předklonu. I když budete dodržovat všechna výše uvedená pravidla, dopřejte si po určité době malou přestávky, zkuste se projít po místnosti, protáhnout se, odpoutat pozornost od monitoru. Pokud by se přesto u vás projevily problémy se zrakem, krční či bederní páteří nebo zápěstím, pokuste se znovu přehodnotit uspořádání Vašeho pracoviště dříve, než bude nutná lékařská pomoc. 15

16 Práce se soubory a složkami Data v počítači co to je soubor a složka Ať už otevřete jakékoliv okno ve Windows, vždy uvidíte ikony. Ikony reprezentují objekty, kterými mohou být soubory nebo složky (případně zástupci, o kterých bude řeč později). Tato kapitola by měla vysvětlit rozdíl mezi souborem a složkou. Složka má žlutou ikonu ve tvaru papírové složky. V systému MS-DOS se složka nazývala adresář, mnoho uživatelů toho značení respektuje i nadále. V systému Windows, kde je vše vyobrazeno graficky dostal adresář název složka a odpovídající ikonu. Složka je prvek, který umožňuje spravovat soubory na disku. Soubory, které patří jednomu programu nebo mají něco společného se ukládají do složek. Systém je pak přehlednější a lépe se spravuje. Samozřejmě, složka může obsahovat další složku a v té může být další složka. Větvení je neomezené a závisí jen na tom, jak daleko chce uživatel zajít. Složky obsahují kromě složek také soubory. To jsou dále nedělitelné objekty. Soubor může být například dokument ve Wordu, tabulka v Excelu nebo fotografie či hudba. Soubor nefunguje jako složka, nemůže obsahovat další soubor ani složku soubor je poslední článek řetězu. 16

17 Ikony, které reprezentují složky a soubory mohou mít mnoho podob. Pro složku je obvyklá právě ikona složky, nicméně soubory mají ikony různé. Zpravidla má soubor ikonu programu, který jej vytvořil nebo ve kterém bude otevírán. To znamená, že pokud vytvoříte dokument ve Wordu, soubor bude mít ikonu Wordu a při poklepání na tuto ikonu bude spuštěn Word a v něm otevřen tento soubor. Toto velmi usnadní a zrychlí práci. Při poklepání myší na složku se vždy tato složka otevře a Vy můžete nahlédnout do jejího obsahu. Obsah složky je možné libovolně mazat a upravovat. Práce s programem Průzkumník Ve Windows samotných existuje několik možností jak procházet obsah počítače a pracovat s ním. Především je možné veškeré operace provádět pomocí běžných oken, která si otevřete v potřebném počtu pak můžete složky přesouvat či kopírovat mezi okny. To ale někdy pro rychlou a efektivní práci nestačí. Windows proto nabízí základního souborového manažera program Průzkumník. Vzhled průzkumníka si můžete prohlédnout na obrázku. Průzkumníka spusťte přes menu Start, Programy, Příslušenství. 17

18 V levém panelu je zobrazený strom složek a pevných disků v počítači. Klepnutím na malé + můžete vždy danou složku rozbalit a nahlédnout do jejího obsahu. Stejně tak se zobrazí její obsah i v levém panelu okna. Práce s průzkumníkem je velmi jednoduchá a intuitivní. Složky i soubory je možné snadno přesouvat myší a to jak z pravého panelu do stromu, tak obráceně. Díky tomu můžete velmi rychle a jednoduše kopírovat či přesouvat. Při kopírování je nutné podržet klávesu Ctrl, pokud toto neprovedete, objekt se přesune. Doporučuji si osvojit a používat i klávesové zkratky pro práci se schránkou : Ctrl + C zkopíruje vybraný objekt do schránky Ctrl + X vyjme vybraný objekt a umístí jej do schránky Ctrl + V vloží obsah schránky do vybraného umístění Další možnosti jak pracovat se složkou či souborem v průzkumníku se ukrývají v lokálním menu. O tomto menu byla řeč již v kapitole o práci s myší. Lokální menu vyvoláte tak, že kliknete na vybraném objektu pravým tlačítkem myši. Lokální menu je možné vyvolat stiskem klávesy pro vyvolání lokálního menu tato klávesa je obvykle vpravo od klávesy s logem Windows na Vaší klávesnici. Lokální menu vždy nabídne akce, které jsou přípustné pro daný objekt. V tomto případě jsem jej vyvolal na složce a mám tedy možnost složku přejmenovat, smazat, kopírovat, vyjmout (tyto funkce je možné provést i klávesovými zkratkami), odeslat (a vybrat cíl odesílání), sdílet, prozkoumat, otevřít, vyhledávat v ní či jen vyvolat její vlastnosti (například pokud si přejete zjistit velikost složky). Položka Vlastnosti Vám poskytne podrobné informace o vybrané složce. Po kliknutí na Vlastnosti se zobrazí malé okno s přehledem. Nejenže je možné i zde složku přejmenovat, ale můžete vidět umístění složky a její velikost. Vlastnosti zobrazí i další užitečné informace například o tom, kolik složka obsahuje souborů a složek či kdy byla vytvořena. 18

19 Vlastnosti je možné vyvolat i na souboru, zde se ještě kromě obvyklých informací přidá informace o tom, v jakém programu bude soubor otevřený a o jaký soubor se vlastně jedná. 19

20 Vytváříme složky a práce s nimi Jak už bylo napsáno, složka je důležitá pro organizaci souborů a přehlednost dat v počítači. Vytvoření složky není nic složitého. Ať jste v průzkumníkovi nebo v běžně otevřeném okně, vždy postačí kliknout pravým tlačítkem a vyvolat lokální menu. Složku vytvořte tak, že v menu vyberete položku Nový, kurzor na této položce chvíli podržíte a rozevře se další menu s výběrem objektů, které můžete nově vytvořit. Protože vytváříte složku, ukažte myší na Složka a klikněte. 20

21 Do okna bude přidána složka s názvem Nová složka. Jelikož název je zvýrazněn modře a bliká u něj kurzor, Windows Vás tímto vyzývají, abyste zadali název této složky. Pokud jen stisknete Enter, nic se nestane a složka se bude nadále jmenovat Nová složka. Další možností jak vytvořit novou složku je panel pro práci se složkami. Najdete ho v levé části okna, které máte otevřené. Pomocí tohoto menu můžete vytvořit taktéž novou složku a dále s ní pracovat. Obsah tohoto menu se mění právě podle toho, kde se aktuálně nacházíte a jaké možnosti máte k dispozici. Prací se složkou se rozumí její kopírování, přesouvání, mazání či přejmenování. Všechny tyto akce je možné provádět přes lokální menu (pravé tlačítko myši). Kopírovat a přesouvat můžete též pomocí klávesových zkratek. Další možnost je přesouvání pomocí myši mezi jednotlivými okny nebo mezi panely v Průzkumníku. Při přesouvání postačí složku uchopit myší a přesunout ji do nového umístění, při kopírování je nutné podržet klávesu Ctrl. Je na každém, jaký způsob je mu bližší a který bude používat. Kopírujeme, přesouváme a mažeme soubory 21

22 Vytvářet, přesouvat a kopírovat složky již umíte. To samé je ale možné provádět se soubory. V zásadě platí stejný princip jako při práci se složkou.soubor je možné přesouvat, přejmenovat, smazat, ale i zkopírovat. Většina akcí je dostupná přes lokální menu, které vyvoláte stiskem pravého tlačítka na objektu, se kterým chcete pracovat. Přesunutí či kopii lze provést také pomocí schránky a známých klávesových zkratek nebo v Průzkumníku. Mazání souboru, stejně jako mazání složek je možné provést klávesou Delete nebo výběrem příkazu Odstranit v lokálním menu. V obou případech se soubor přesune do Koše. Koš je složka, která je ukrytá a v obsahu pevného disku ji běžný uživatel nevidí. Do Koše se přesouvají smazané objekty a díky Koši můžete tyto objekty obnovit. Pokud si však přejete soubor smazat aniž by byl umístěn do koše, podržte ke klávese Delete ještě klávesu Shift. Tento příkaz zařídí okamžité smazání. Příkazy pro práci se soubory jsou dostupné i z menu v levé části okna. Toto menu vždy nabídne aktuální možnosti pro daný soubor. 22

23 K práci se soubory patří také nastavení atributů souboru. Atributy jsou informace o tom, jak se má soubor zpracovávat. Atributy se nastavují přes Vlastnosti klikněte tedy na soubor pravým tlačítkem a v lokálním menu zvolte Vlastnosti. Nastavením atributů můžete dosáhnout toho, že soubor bude určený jen pro čtení či bude skrytý. Pokud soubor skryjete a nemáte navolenou možnost vidět i skryté soubory, nebudete jej dále vidět. Navolením atributu Jen pro čtení zamezíte dalším úpravám tohoto souboru od jakéhokoliv uživatele. Atributy souboru může ale také kdokoliv změnit, myslete tedy na to, že nejsou nepřekonatelnou zábranou. Co se smazaným souborem program Koš Každému se jistě někdy stalo, že smazal soubor nebo složku, kterou smazat nechtěl. V dobách minulých, kdy uživatelé pracovali v systému MS-DOS jim zůstaly jen oči pro pláč a velmi malá šance, že soubor či adresář obnoví. Tvůrci Windows s tímto počítali a vytvořili složku, která se jmenuje Koš. Koš je složka ukrytá před běžným uživatelem a slouží ke shromažďování smazaných dat. Pokud na složce nebo souboru zvolíte příkaz smazat, pak si můžete být jistí tím, že skončí právě v Koši. Z tohoto faktu vyplývá důležitá informace každý smazaný soubor je možné opět obnovit. Stačí jej pouze najít v Koši. Koš je umístěný na ploše jako složka s ikonou odpadkového koše. Práce s ním je jednoduchá. 23

24 Pokud v Koši cokoliv hledáte, můžete hledat jako v běžné složce. Pakliže omylem smazaný objekt naleznete, kliknutí pravým tlačítkem vyvolá lokální menu kde můžete zvolit možnost Obnovit. Obnova proběhne tak, že se soubor či složka přesune do původního umístění, kde byly smazány. Je důležité mít na paměti, že koš není bezedný a má limitovanou kapacitu. Pokud je koš plný, to, co mažete se dále do něj neukládá a bez možnosti obnovení se tato data odstraní. Proto je vhodné alespoň jednou denně po skončení práce s počítačem Koš vysypat. Vysypání Koše je možné provést opět v lokálním menu příkazem Vysypat Koš nebo v levém panelu pro práci s Košem. Po vysypání Koše již není možné žádnou z položek obnovit vysypáním Koše se tyto položky nenávratně smažou. Uživatel může také specifikovat velikost, respektive kapacitu koše vzhledem k velikosti pevného disku. Klikněte pravým tlačítkem na ikonu Koše, která se nachází na ploše. V menu zvolte Vlastnosti. 24

25 V okně, které se zobrazí je několik záložek. V záložce globální nastavení můžete určit, zda nastavíte velikost koše pro každý pevný disk zvlášť či pro všechny pevné disky dohromady. Pokud nastavíte první možnost, na záložce každého disku můžete specifikovat kolik procent z kapacity disku bude určeno pro smazané soubory. Pokud nastavíte druhou možnost, bude kapacita koše na všech discích nastavena současně. Zatržítko Nepřesouvat soubory do koše, ihned je odstraňovat zajistí, že koš bude vyřazen z činnosti a soubory, které mažete již nepůjdou obnovit. Toto nastavení nedoporučuji zapínat. Zástupce souboru a složky Praktickým pomocníkem při práci se složkami a soubory je Zástupce. Použití zástupců souborů nebo složek je výhodné proto, že umožňují snadný a rychlý přístup k oblíbeným složkám a dokumentům. Stačí poklepat na příslušnou ikonu zástupce. Nejčastěji se s ním můžeme setkat na Ploše. Ikona zástupce má podobu ikony zastupovaného objektu s tím rozdílem, že v jejím levém dolním rohu se nachází malá černá zahnutá šipka. Důležité je, že umístění zástupce nemění nic na umístění původního souboru. Druhou důležitou informací je, že odstranění (smazání) zástupce nemá žádný vliv na objekt, který zastupuje. Pokud naopak smažeme daný objekt, jeho zástupce zůstane zachován, ale cesta k objektu již bude neplatná a systém nahlásí, že daný objekt nemůže nalézt. Vytvoření zástupce na ploše Pro vytvoření zástupce na ploše lze použít následující postupy: Nejdříve klepněte na pracovní ploše pravým tlačítkem myši. Zobrazí se Vám místní nabídka, ve které zvolte Nový a poté Zástupce. 25

26 V dialogovém okně Vytvořit zástupce vyhledejte umístění složky nebo souboru, který má být zastupován, v dalším okně budete dotázání na název zástupce (je nabídnut původní název objektu, ale můžete jej libovolně změnit) a v tlačítkem Dokončit tvorbu zástupce ukončete. Zástupce nemusíte vytvářet jen pomocí průvodce, ale stačí vám často k tomu pouze myš a klávesnice. Vše závisí i na tom, kde a od kterého objektu budete zástupce vytvářet. Jestliže si například chcete rychle vytvořit zástupce souboru, který se přímo nachází ve složce Dokumenty, tak si nejprve soubor najděte. Pak jen stačí podržet klávesu Ctrl a přitom myší táhnout zvolený soubor na plochu počítače. Pozor, nejprve na ploše uvolněte levé tlačítko myši a poté teprve klávesu Ctrl. Jinak by se na ploše sice zástupce vytvořil, ale zároveň by se daný program ztratil ze složky Dokumenty. Další způsob pro rychlé vytvoření zástupce je i pomocí pravého tlačítka myši. Zkuste si například otevřít okno Tento počítač nebo určitou složku pomocí Průzkumníka Windows. Vyhledejte si soubor, ke kterému chcete vytvořit zástupce. Tento soubor chytněte pomocí pravého tlačítka myši a přetáhněte do složky, kam ho potřebujete umístit (například na plochu). Po uvolnění pravého tlačítka se zobrazí nabídka, ve které již levým tlačítkem myši klepněte na položku Vytvořit zde zástupce. 26

27 Tím bude zástupce na daném místě (na ukázce na ploše) vytvořen. Pokud se vám nebude líbit jeho název, stačí ho myší nebo pomocí klávesy F2 přejmenovat. Komprimace souborů Komprimace je zjednodušeně řečeno zhutnění. Soubory a složky zabírají určité množství místa na pevném disku. Někdy je žádoucí, aby složky a soubory zabíraly co nejméně místa. To může být z různých důvodů chcete poslat více souborů em, potřebujete uvolnit místo na pevném disku, přejete si přenést několik set souborů na flash disku. Komprimace soubory zhutní a zabalí do jednoho souboru. Díky tomu snížíte velikost těchto souborů na minimum a ještě z nich vytvoříte jen jeden soubor, který se mnohem snadněji přenáší jak internetem, tak například na flashdisku. Windows XP a novější již mají v sobě ukrytý komprimátor. Jedná se o program ZIP, který je snad nejznámějším programem v této kategorii. Zazipování souborů nebo složek je tak díky tomu velmi jednoduché. Otevřete si složku, ve které se nachází soubory či složky, které si přejete zazipovat. 27

28 Vyberte ty soubory či složky, které budou tvořit zip soubor pro výběr klikněte na soubor či složku, další soubory či složky označíte stejným způsobem, ale se stisknutou klávesou Ctrl. Pokud chcete vybrat vše, stačí stisknout kombinaci kláves Ctrl+A. Po označení vyvolejte kliknutím lokální menu (pravé tlačítko myši). V menu vyberte příkaz Odeslat a zde na druhém řádku položku Komprimovaná složka (metoda ZIP). Potvrďte kliknutím. Podle objemu komprimovaných dat a rychlosti počítače se za určitou dobu vytvoří nová složka komprimovaná složka ZIP. 28

29 Komprimovaná složka má název jako jeden ze souborů či složek, které obsahuje. Název samozřejmě můžete kdykoliv změnit s komprimovanu složkou je možné pracovat jako s jakoukoliv jinou složkou, nicméně navenek se tato složka chová jako soubor. Pro práci s komprimovanými soubory existuje řada dalších aplikací. Ty vytváří nespočet typů souborů, se kterými si Windows nedokáží poradit. Příkladem může být další známý program RAR. Jeho komprimované soubory bez speciálního programu ve Windows neotevřete. Nastavení počítače nejen pro začátečníky Přizpůsobení vzhledu obrazovky Pracovní plocha ve Windows je velmi variabilní. Každý uživatel ji může nastavit v mnoha ohledech. Veškerá nastavení se provádí v ovládacím panelu obrazovky. Ten spustíte buďto přes Ovládací panely z menu Start nebo kliknutím pravého tlačítka na ploše a volbou položky Vlastnosti. 29

30 Dialogové okno pro nastavení má několik záložek. První z nich je záložka Motivy. Dobrá zpráva pro uživatele, kterým se nelíbí vzhled Windows XP je, že mohou právě v této záložce nastavit vzhled klasický, tedy takový, na jaký byli zvyklí ve Windows 98. Toto nastavení provedete tak, že v seznamu motivů vyberete Klasické nastavení. Po potvrzení bude chvíli trvat, než se změní vzhled. Toto nastavení se doporučuje používat v případě, že Váš počítač je méně výkonný. Windows v tomto nastavení nepoužívá tolik obrazových efektů a nezatěžuje tolik procesor a další prvky počítače. Další záložkou je záložka Plocha. Na této záložce můžete nastavit tolik oblíbené pozadí plochy. 30

31 Na výběr máte z pozadí, která jsou již obsažena v základní instalaci operačního systému Windows, ale můžete samozřejmě pomocí tlačítka procházet zvolit jakýkoliv obrázek, který si přejete umístit na pozadí. Tlačítko Vlastní nastavení plochy slouží k definování ikon, které budou na ploše zobrazeny (Tento počítač, Místa v síti, Koš a další). Roletka barva nastaví barvu pozadí, tj. barvu, která bude zobrazena, pokud nebude zvolen žádný obrázek na pozadí. Spořič obrazovky slouží k šetření monitoru při delší nečinnosti. K dispozici je několik spořičů, které jsou v systému Windows nainstalovány. Další spořiče je možné stáhnout z internetu a instalovat dodatečně. Spořiči můžete nastavit dobu nečinnosti, po jaké se spořič spustí, případně heslo, které je nutné zadat po vypnutí spořiče. To je možné použít například ve velké kanceláři za účelem chránění počítače před zvědavými kolegy. 31

32 Nastavením vzhledu je možné docílit odlišení Vašich Windows. Tato záložka především dovolí měnit barvy oken a jejich částí. 32

33 Poslední záložkou je záložka Nastavení. Zde se nachází poměrně podrobné nastavení obrazovky, především tedy fyzické parametry. Proto doporučuji nezkušeným uživatelům s tímto nastavením nemanipulovat. V případě, že Váš počítač má starší monitor se může snadno stát, že monitor špatným nastavením poškodíte nebo zničíte. Nastavení národního prostředí, jazyka, data a času Pro nastavení Windows slouží Ovládací panely. Můžete je vyvolat v menu Start, Nastavení. 33

34 Pro nastavení národního prostředí, data a času slouží samostatná kategorie. Klikněte na ní a zobrazí se dialogové okno pro nastavení. Místní nastavení umožní nastavit měnu, formát data a času a další podrobnosti, které se v různých zemích liší. Nastavení jazyka je podstatné především pro psaní na klávesnici. Jazyk jako takový mají Windows již určený díky instalaci. Standardně je ve Windows kromě národní nainstalována 34

35 možnost anglické klávesnice. Pokud potřebujete přidat další klávesnici, přejděte do záložky Jazyky a zde příslušný jazyk přidejte. Při této akci si mohou Windows vyžádat instalační CD. Datum a čas je možné nastavit přes volbu Změnit datum a čas. Po kliknutí na tuto položku se otevře dialogové okno. Toto okno je možné vyvolat také poklepáním na hodiny v hlavním panelu. Nastavení data a času je poté už jen maličkost. 35

36 Na dalších záložkách máte možnost nastavit například časové pásmo. To využijí majitelé notebooků při cestách za hranice. Poslední záložka nabízí synchronizaci času s přesnými hodinami na internetu. Nastavení složek a souborů Zobrazení složek a souborů má bohaté možnosti nastavení. Tyto možnosti vyvoláte tak, že v libovolném okně kliknete v menu na položku Nástroje - Možnosti. Obecné možnosti složky Na záložce obecné se nastavuje především zobrazení okna a chování myši. První volba rozhoduje o tom, zda bude zobrazen panel pro práci se složkou či soubory. Druhou volbou můžete ovlivnit, jak se bude chovat okno při procházení složek. Tj. zda se bude měnit obsah jednoho okna, či se při každém otevření další složky otevře i nové okno. Poslední možnost nastaví zda postačí myší klepnout na položce nebo je nutné poklepat dvakrát. 36

37 Možnosti zobrazení V této záložce můžete nastavit mimo jiné zobrazování skrytých souborů. S tímto nastavením doporučuji zacházet opatrně mnoho systémových souborů je skrytých právě proto, aby je běžný uživatel neviděl a nemohl s nimi manipulovat. Nicméně pokud potřebujete nějaké soubory skrýt, ale mít o nich přehled, jinak než tím, že v tomto nastavení povolíte jejich zobrazení je neuvidíte. K obnovení původního nastavení můžete použít tlačítko Obnovit výchozí. Veškerá nastavení se vrátí do původního stavu. K práci se soubory patří také nastavení atributů souboru. Atributy jsou informace o tom, jak se má soubor zpracovávat. Atributy se nastavují přes Vlastnosti klikněte tedy na soubor pravým tlačítkem a v lokálním menu zvolte Vlastnosti. 37

38 Nastavením atributů můžete dosáhnout toho, že soubor bude určený jen pro čtení či bude skrytý. Pokud soubor skryjete a nemáte navolenou možnost vidět i skryté soubory, nebudete jej dále vidět. Navolením atributu Jen pro čtení zamezíte dalším úpravám tohoto souboru od jakéhokoliv uživatele. Atributy souboru může ale také kdokoliv změnit, myslete tedy na to, že nejsou nepřekonatelnou zábranou. Hledáme soubor nebo složku Postupem času narůstá počet souborů, které jsou uloženy na Vašem počítači, a pamatovat si jejich přesné uložení je stále obtížnější. To je právě situace, kdy nám může pomoci funkce hledání souborů. Tato funkce je přímo součástí operačních systémů řady Windows. Můžete ji dokonce použít i v případě, kdy vůbec nevíte, jak se soubor, který hledáte, jmenoval, a máte k dispozici jen dílčí informace. Funkci hledání souborů spusťte přes tlačítko Start a dále volby Hledat Soubory či složky. Zobrazí se následující dialogové okno: Zvolte možnost Všechny soubory a složky. Tato varianta hledání má nejrozsáhlejší možnosti vyhledávání. 38

39 Ve zobrazeném okně Výsledky vyhledávání do kolonky Část nebo celý název souboru. vepište název souboru nebo slovo, které název obsahuje. Může to být také část (fragment) názvu souboru. Vyhledávání potom najde všechny soubory obsahující zapsané slovo nebo znaky. Nebo můžete k vyhledávání použít tzv. masku. Maska představuje zápis jména hledaného souboru pomocí zástupných znaků. Zápis může vypadat např. takto: Školen*.doc. Hvězdička v tomto konkrétním případě zastupuje text í na PC. K dispozici jsou následující zástupné znaky:? zastupuje jeden libovolný znak (číslici, znak abecedy, speciální znak) * zastupuje několik znaků najednou Další možností je zadat slovo nebo frázi, ze souboru, určit kde ve Vašem počítači má být hledáno (disky, složky ). Můžete také vyhledávat podle data poslední změny souboru, podle jeho velikosti a v rozšířených možnostech zadat typ souboru a další detaily: Kdy byla položka změněna? pokud si vzpomenete, zadejte co nejpřesněji datum, kdy byl hledaný dokument naposledy editován Jaká je velikost souboru? zadejte předpokládanou velikost hledaného souboru Rozšířené možnosti o Typ souboru zde zadejte typ souboru podle aplikací (totéž kritérium jako při zadávání extenzí přes masku) o Prohledávat systémové složky je-li zatrženo zatržítko, probíhá vyhledávání i v systémových složkách. Tato volba je implicitně zapnuta. o Prohledávat skryté soubory a složky je-li zatrženo zatržítko, probíhá vyhledávání i ve složkách a souborech, která mají nastaven atribut souboru na skrytý o Prohledávat podložky je-li zatrženo zatržítko, probíhá hledání i v případných podložkách. Jinak se hledá pouze v označeném adresáři. Tato volba je implicitně zapnuta. o Rozlišovat malá a velká pokud zapnete tuto možnost, tak při vyhledávání budou činěny rozdíly mezi malými a velkými písmeny o Prohledávat zálohy na páskách při zapnutí budou prohledávány i připojené páskové zálohovací jednotky. Při volbě Tento počítač se standardně neprohledávají. Pro prohledání záloh na páskách musí být zapnuta tato možnost. 39

40 Poté již klepněte na tlačítko Hledat a proces vyhledávání začne. Pokud soubor, vyhovující Vámi zadaným podmínkám, ve vašem počítači existuje, bude nalezen. Pokud nebude, zkuste ještě tyto podmínky nově definovat. Nalezený soubor poté můžete poklepáním na název otevřít, můžeme ho přesunout, kopírovat, mazat dle potřeby. Vyčerpali jste téměř všechny možnosti pro vyhledávání souborů. Pokud jste hledaný soubor přese všechno úsilí nenalezli, pravděpodobně neexistuje nebo byl smazán, poškozen, přesunut na server apod. Ještě prohlédněte Koš. Tam popisované vyhledávání neprobíhá. Instalujeme další programy Dříve nebo později nastane situace, při které vám nebudou postačovat programy, které jsou ve vašem počítači instalovány, a rozhodnete se instalovat další. Tato operace není příliš složitá. Instalační CD Nejčastějším způsobem instalace nového programu je založena na použití datového nosiče CD-ROM. Po jeho vložení do příslušné mechaniky se obvykle spustí tzv. tzv. autorun. Tento soubor. inicializuje úvodní obrazovku instalace. Dále již obvykle postupujete podle pokynů průvodce instalací. Jedním Vaším úkolem v tomto procesu bude určit složku, do které má být program nainstalován. Zpravidla máte i možnost zvolit druh instalace - typickou, kompletní a uživatelskou instalaci. Uživatelská instalace již vyžaduje určité znalosti. Po výběru typu instalace se zobrazí informace o tom, kolik místa je požadováno a kolik místa je k dispozici. Programy jsou obvykle instalovány do složky Program Files, kde při instalaci je založena složka se shodným názvem, jako je název programu. Některé programy nepoužívají složku Program Files, ale vyžadují, aby byly instalovány do určité složky přímo v kořenovém (hlavním) adresáři disku. Pokud bychom nastavení změnili, nemusel by program pracovat korektně. Ovládací panel Přidat nebo odebrat programy Druhý postup instalace je založen na použití ovládacího panelu Přidat nebo odebrat programy. K němu se dostanete přes klepnutí na tlačítko Start a volby Ovládací panely- Přidat nebo odebrat programy. 40

41 Poklepáním na tuto volbu se zobrazí následující dialogové okno. Také v tomto případě postupujete dále podle pokynů z jednotlivých dialogových oken, dokud instalace není dokončena. Odinstalace programu Odinstalace programu probíhá obdobným způsobem, jako jeho instalace, prostřednictvím ovládacího panelu Přidat nebo odebrat programy. 41

42 Ze zobrazeného seznamu vyberte příslušný program a poté klepněte na tlačítko Odstranit.. Restartujeme počítač Při práci s počítačem se může stát, že se spuštěný program zasekne nebo chod počítače natolik zpomalí, že je nutné systém spustit znovu. Na skříni počítače se nachází tlačítko RESET. Tento reset se doporučuje používat pouze v krajní nouzi tedy v případě, že počítač nereaguje na žádné jiné podněty (ani z klávesnice, ani z myši). Pokud je počítač pouze zacyklený nebo jen pomalu reaguje, nepoužívejte nikdy reset na skříni počítače. Použijte reset, který nabízí Windows. Před resetem si totiž systém uloží nutná data a bez problémů bude moci nastartovat. V opačném případě můžete způsobit i pád systému Windows nebudou moci znovu nastartovat. Restart počítače proveďte tak, že v nabídce Start zvolte možnost Vypnout. Kliknutím na Vypnout se otevře dialogové okno, ve kterém máte na výběr z několika možností. 42

43 Vypnout ukončí všechny otevřené programy a vypne počítač (počítač nevypínejte jiným způsobem) Odhlásit uživatele odhlásí přihlášeného uživatele Restartovat ukončí všechny otevřené programy a restartuje počítač (pro restart doporučuji používat právě tuto volbu) Přepnout do úsporného režimu přepne počítač do úsporného režimu, po probuzení budou všechny programy, které byly před uspáním spuštěné obnoveny Přepnout do režimu spánku počítač uloží všechny otevřené programy a ropzracovaná data na pevný disk a vypne se. Po zapnutí bude rozpracovaná práce obnovena. Pro restart tedy vyberte Restartovat a potvrďte tlačítkem OK. Windows zavřou všechny otevřené programy a restartují počítač. Před restartem, pokud je to možné uložte rozpracovanou práci. Data, která nebudou uložena se nenávratně ztratí. Základní anglické výrazy pro práci s počítačem I přesto, že většina aplikací, které denně používáte je lokalizována do českého jazyka, je počítačovým jazykem stále angličtina. Některé výrazy je proto dobré znát. Acces - anglicky přístup. Pokud se pokoušíte například otevřít soubor, ke kterému nemáte přístup, bude toto slůvko zcela jistě přítomno v chybovém hlášení, které vzápětí uvidíte Acces point přístupový bod, k němu se lze připojit, pokud používáte bezdrátovou síť Aplikace aplikace je jiné označení pro programy v počítači. Aplikací může být například Word, Excel, ale i Malování či poznámkový blok Bit je základní a současně nejmenší jednotkou informace Byte další jednotka používaná v informatice, obsahuje 8 bitů Card reader čtečka paměťových karet, používá se pro usnadnění práce s paměťovými kartami Cartridge náplň do inkoustové tiskárny 43

44 Clipboard schránka. Virtuální odkládací prostor, do kterého si můžete zkopírovat dočasně soubory, složky, texty či jiná data Copy kopírovat. Pomocí kopírování se přenáší soubory a složky. Pro kopírování lze použít kombinaci kláves Ctrl+C CPU Central processor unit procesor, rozhoduje velkou měrou o rychlosti počítače, je to jeho základní součást Dokument dokument je výsledkem práce s jakoukolik aplikací dokumentem může být dopis, tabulka, kniha, ale i obrázek E-book elektronická kniha. Kniha v elektronickém formátu, je možné ji číst v počítači elektronická pošta File anglicky soubor. Soubor je základním objektem ve Windows, soubory mhoou být různé dokumenty, programy, hudba, video, fotografie a další Firmware jedná se o základní ovládací program jednoduchých elektronických zařízení například mobilní telefon Flashdisk flashdisk je jednoduché zařízení pro přenášení dat, připojuje se do USB portu Floppy drive disketová mechanika, dnes pomalu ale jistě na ústupu Folder složka, adresář. Jedná se o základní objekt ve Windows. Složky mohou obsahovat další složky nebo soubory Freeware programy, které je možné volně používat bez omezení Harddisk jedná se o pevný disk počítače, na kterém jsou uložena data Hardware označení pro fyzickou část počítače ICQ komunikační program, tzv. Instant Messenger Keyboard klávesnice, základní periferní zařízení, slouží k psaní Komprimace zhutnění souborů a složek, komprimace pomůže změnšit velikost a zabalí všechny složky a soubory do jednoho objektu LAN počítačová síť, tzv. Local Area Network, tedy místní počítačová síť Mouse myš, základní perifrerní zařízení, pomocí myši se ovládá kuzor na obrazovce Windows MP3 komprimovaý formát pro hudbu Network počítačová síť, propojení více počítačů Notebook přenosný počítač Office balík kancelářských aplikací od společnosti Microsoft Open anglicky otevřít. Opět je možné se s ním setkat v aplikacích, které nejsou přeložené do českého jazyka Operační systém základní program v počítači, který umožňuje spouštět další programy. Bez operačního systému není možné počítač spustit Paste vložit. Vkládat je možné text, soubory, složky a další objekty. Pro vložení lze použít klávesovou zkratku Ctrl+V PC personal computer, osobní počítač Periférie zařízení, která se připojují k počítači POP3 síťový protokol pro stahování elektronické pošty do počítače Preview náhled, může být použit i jako náhled před tiskem. Můžete se podívat, jak bude dokument vypadat na papíře Print tisk, pokud používáte aplikaci, která není přeložená do českého jazyka, hledejte při tisku právě toto slůvko RAM operační paměť počítače Reset, restart jedná se o opětovný start počítače. Používá se v případě, že počítač přestane reagovat na zadané povely Save anglicky uložit. Pokud pracujete s aplikací, která není přeložena do českého jazyka, bude toto slůvko pravděpodobně jedno z nejčastějších, které potřebujete 44

45 Server server je centrální počítač v sítí. Serverů může být v síti i více Shareware programy, které je možné volně používat, ale jsou nějakým způsobem omezené Síťový protokol soupis pravidel a předpisů, který slouží k definování síťové komunikace Skener zařízení, sloužící k převodu informací z papíru do elektronické podoby SMTP síťový protokol pro odesílání elektronické pošty Software označení pro programové vybavení počítače Switch přepínač, umožňuje propojení více počítačů v počítačové síti Toner náplň do laserové tiskárny USB Universal seriál bus rychlé rozhraní, které je koncipováno jako univerzální a je možné přes něj připojovat periferní zařízení WiFi bezdrátová síť, umožňuje propojit libovolný počet počítačů bez použití kabelů Window okno. Operační systém Windows používá grafické rozhraní s okny Workstation pracovní stanice, obvykle výkonný stolní počítač WWW Worl Wide Web, jedná se o základní službu internetu, která umožňuje procházet webové stránky 45

46 Případová studie sběr informací V této kapitole si ukážeme, jak může kontroler (pracovník zabývající se ve firmě kontrolingem) využít EXCELU při sběru informací z firmy tak, aby byl schopen sestavit potřebné plány, rozpočty nebo výhledy do budoucnosti. V první případové studii se budeme zabývat sběrem informací o nákupu drobného vybavení kanceláří. V mnoha firmách se dlouze a detailně zkoumají velké investiční záměry, ale nákup drobného vybavení nebo kancelářské techniky zůstávají na okraji zájmu. Pokud se však podíváme co bylo v minulém roce nakoupeno za zařízení, mnoho finančních ředitelů je překvapeno kolik se koupilo varných konvic, digitálních fotoaparátů, kopírek atp. Tento stav je často spojen se snahou dočerpat zbývající peníze v rozpočtu na konci roku. Sběrem požadavků a kontrolou nákupů v této oblasti můžeme účinně bojovat proti výše popsanému jevu "vánočního šílenství". Od sebraných informací můžeme dále očekávat zjištění reálné potřeby jednotlivých útvarů firmy. Jistě, můžeme se setkat i s přehnanými požadavky, ale zkušený a odpovědný manažer by měl tyto požadavky umět vyřadit. V této oblasti můžou výrazně pomoci tzv. standardy vybavení ale rozebírání této části není předmětem knihy. Dalším důvodem pro sběr požadavků na plánované nákupy je nejen možnost připravit komplexní plán nákupu, ale i možnost vyjednávat o cenách zařízení. Díky sběru požadavků můžeme při vyjednávání o cenách dosáhnout zajímavých množstevních slev při pořízení (daleko lépe se bude vyjednávat o nákupu dvaceti nových židlí v jasně daných termínech, než vyjednávat samostatně o každé z nich), tak i o následném servisu a údržbě. Dosažený standard nakoupeného zařízení může být vyšší kvality než při individuálním nákupu za stejnou cenu. Ten kdo nakupuje, může v průběhu roku sledovat příslušnou komoditu a využít například období slev nebo speciálních akcí, což v důsledku ušetří nemalé prostředky při těchto nákupech. Z manažerského pohledu můžeme výhody těchto informací shrnout do následujících bodů : zamezení hromadným nákupům na konci roku ve snaze vyčerpat rozpočet přehled o potřebách útvarů na vybavení kancelářskou a výpočetní technikou možnost držet v rámci firmy jednotné standardy vybavení, což snižuje náklady na údržbu a opravy přípravou plánu nákupu vznikají informace, které lze využít při jednání s dodavateli, nebo sledovat komodity a nákup provést v nejvýhodnější okamžik Zájmy a pohledy kontrolera jsou ve většině případů stejné jako zájmy manažera, neboť úkol kontrolera je podporovat manažera při rozhodování a dodávat mu potřebné informace. Pro kontrolera plynou ze sběru informací následujících výhody : znalost o plánovaných jednotkových cenách nakupovaných komodit 46

47 informace o celkovém objemu schválených nákupů informace o věcné podstatě plánu (co se skrývá pod jednotlivými čísly) informace o dopadech do cash-flow firmy a do výsledovky v podobě odpisů nebo přímých nákladů Dle výše uvedených argumentů potenciální přínosy sběru informací nejsou malé, avšak pracnost sběru a zpracování těchto informací nesmí být větší než jejich hodnota. Pokud tedy máme definovat požadavky na řešení, tak by mělo splňovat následující kritéria: formulář pro sběr informací musí být snadno vyplnitelný i laikem u dat musí být zajištěna jejich jednotnost, aby nebylo nutné jednotlivé formuláře zpětně kontrolovat a opravovat ještě před fází jejich sumarizace snadné hromadné zpracování Nyní, když jsme si objasnili souvislosti této případové studie, můžeme přistoupit k definici zadání studie a podívat se i a její řešení. Požadavky na řešení a použité nástroje v EXCELu Připravte systém, který umožní připravit plán nákupu drobného vybavení do kanceláří a provozních prostor. Systém musí být připraven v následujících oblastech: popis procesu a rolí jednotlivých pracovních pozic v procesu příprava časového harmonogramu pro vypracování tohoto plánu odhad časové náročnosti pro jednotlivé pracovní pozice v procesu odhad nákladů spojených s realizací tohoto procesu odhad potencionálních úspor a ostatních přínosů vyplývajících ze sběru informací pomocí multikriteriálního hodnocení vyhodnotit, zda tento systém zavést nebo nikoliv Přestože zadaná analýza vypadá na první pohled hrozivě a rozsáhle, při použití zdravého nadhledu je možné ji připravit poměrně přesně a v krátkém časovém horizontu. Příprava analýzy samozřejmě závisí na velikosti organizace a dostupnosti historických dat z účetnictví. Jak jste si jistě všimli, do tohoto okamžiku nebyla vůbec řeč o EXCELU a konkrétním zpracování. Výše uvedeným výčtem jsme chtěli ukázat, co by mělo být uděláno ještě před tím, než vůbec přistoupíme k realizaci tohoto úkolu. Je velmi důležité držet se klasického českého přísloví "třikrát měř a jednou řež", tj. analýzou užitečnosti sběru, která bude předcházet vlastnímu sběru informací, můžeme zabránit nepříjemným překvapením a mrháním času zaměstnanců. Pro další pokračování tedy předpokládejme, že analýza dopadla dobře a máme zelenou pro přípravu celého systému sběru informací. Protože se pohybujeme v oblasti využití EXCELU při plnění kontrolingových úkolů nebudeme se zabývat souvisejícími procesy, ale pouze se zpracováním formulářů v EXCELU. Podívejme se na kritéria, která musí tabulka - formulář splňovat a způsob naplnění těchto kritérií. Kritéria je možné rozdělit do dvou základních kategorií a to: 47

48 Funkční požadavky Tato skupina požadavků definuje chování EXCELu při práci. Omezuje volnost pracovníka který tabulku vyplňuje požadavky na nákup (dále jen uživatel ) a zároveň by mu splnění těchto požadavků mělo ulehčit vlastní práci. Základní funkční body jsou tedy následující: vést uživatele při vyplňování formuláře nabízet možnosti formou výběru kontrolovat vstupy (datum, atp...) poskytnout nápovědu k jednotlivým položkám formulář musí obsahovat kontaktní osoby pro řešení problémů Správné vytvoření funkčností zajistí větší ochotu uživatelů správně vyplnit formulář, což zvyšuje vypovídající schopnost formuláře. Zpracovatelům a uživatelům výstupů umožní jednodušší další zpracování. Nezapomeňte, že uživatelé mohou mít k funkčnosti připomínky a vy je můžete zapracovat do příští verze formuláře. Tento způsob komunikace posiluje ochotu spolupracovat. Věcné požadavky Pokud máme definovat věcné požadavky pak jsou to informace, které chceme ze sebraných údajů získat. seznam požadovaných zařízení včetně počtu kusů podle organizačních jednotek jednotkové plánované ceny jednotlivých zařízení a celkové plánované výdaje podle organizačních jednotek a jednotlivých druhů zařízení odpisy z jednotlivých zařízení, případně rozčlenění na spotřebu drobného hmotného majetku a na investiční část. termín kdy je zařízení požadováno - datum uvedení do užívání (většinou vyhovuje údaj o čtvrtletí nebo měsíc) Podívejme se, jak můžou jednotlivé nástroje EXCELU pomoci při plnění funkčních požadavků. Prvním z funkčních požadavků je vést uživatele při vyplňování formuláře. Tento požadavek znamená, že v okamžiku, kdy uživatel otevře váš formulář, tak mu musí Excel jasně napovídat, které údaje a kam má vyplnit. Ke splnění tohoto úkolu výborně poslouží jednoduchá makra, pomocí kterých vytvoříme dialogová okna pro hladké provedení uživatele celým procesem vyplňování tabulky. Zde si popíšeme jak vytvořit konkrétní dialogy, ale nebudeme se zabývat všemi souvislostmi maker. Tím, že se naučíte tvořit jednoduchá dialogová okna a provedete uživatelem vyplněním tabulky, ušetříte si,ve fázi stahování dat do jednoho souboru, spoustu práce kontrolováním. 48

49 Pravděpodobně se vám nestane, aby některý horlivý uživatel přidával do tabulky sloupce, nebo prováděl jiné úpravy, které by mohly vaši snahu sebrat data úplně znehodnotit. Dalším funkčním požadavkem je nabízet možnosti formou výběru. V našem případě při vyplňování dialogových oken, sestavených pomocí maker, využijeme číselníků. Pomocí těchto číselníků je zároveň prováděna kontrola vstupního údaje - zda zadaná hodnota odpovídá očekávané. Neméně důležitým funkčním požadavkem je poskytnutí nápovědy k jednotlivým položkám formuláře. K tomuto úkolu lze přistoupit opět dvěma způsoby: první a podstatně jednoduší je pomocí vložení komentářů do jednotlivých buněk. Uživatel uvidí ve formuláři v některých buňkách v rohu červený trojúhelníček, který naznačuje, že buňka obsahuje komentář, ve kterém může být nápověda k dané buňce. V praxi taková buňka vypadá asi jako ta na obrázku č.1 Obrázek 1 Tento způsob nápovědy je, podle našeho názoru, pro uživatele tím nejpřehlednějším. Snadno se vytváří a je téměř nepřehlédnutelný. V našem případě však nebudeme používat tento způsob tvorby nápovědy, ale nápovědu kterou nám umožňují makra a dialogová okna. Tento způsob vytváření nápovědy je sice složitější, ale výsledek vypadá daleko profesionálněji. Posledním funkčním požadavkem je uvedení seznamu kontaktních osob. Tento požadavek splníme tím, že umožníme zpracovateli formuláře si kdykoliv ze základního menu vyvolat příslušný seznam odpovědných osob pro řešení případných problémů s vyplňováním. Tento seznam je rovněž součástí dialogového okna, vytvářeného pomocí maker. Jak již bylo dříve popsáno, věcnými požadavky se rozumí výstupy, které chceme z tabulek dosáhnout. Shrňme si tedy výstupy, kvůli kterým tento sběr informací provádíme. Příprava plánu nákupu Vyčlenění výdajů na drobná zařízení z důvodu řízení Cash-Flow Příprava plánu odpisů Jednoznačná identifikace, které zařízení si kdo objednal a proč jej potřebuje Výše uvedené výstupy mají spoustu společných bodů. Pojďme si tedy probrat bod po bodu a sestavit seznam údajů, které budeme muset zanést do připravované tabulky. Jako první bod máme uvedenou přípravu plánu nákupu. K sestavení tohoto plánu potřebuje nákupní oddělení vědět jaká zařízení, kdy a v jaké plánovací ceně má nakoupit. Tyto body jsou tedy prvními údaji, které bude tabulka obsahovat. 49

50 Pokud se potřebujeme na plánované nákupy dívat z pohledu Cash-Flow firmy, tak potřebujeme znát dva údaje. Tím prvním je jakou částku plánujeme vydat a kdy tento výdaj nastane. To znamená, že pro řízení Cash-Flow i pro plán nákupu potřebujeme společné údaje. - tzn. při sběru požadavků stačí sestavit tabulku jednou a teprve při zpracování formulářů si připravíme sestavy s různými pohledy na data. Pro plán odpisů budeme u každého zařízení, nebo jiné odpisované položky, potřebovat dobu odepisování a v tabulce pak provedeme vlastní výpočet výše odpisů. Protože podle našich současných zákonů je možné jednorázově odepsat zařízení do 40 tis. Kč s dobou použitelnosti ne delší než jeden rok může být většina položek odepsána během jednoho roku. Hranice je však individuální a firma si může hranici pro evidenci snížit vnitřním předpisem. Může se tedy stát, že v jedné firmě je stejné zařízení odepsáno jednorázově, zatímco v jiné je odepisováno např. po dobu 4 let v první odpisové skupině. Pro výpočet plánovaných odpisů tedy potřebujeme částku, za kterou bude každé konkrétní zařízení pořízeno a dobu odepisování. Odpisy se většinou evidují na střediscích, pro která bylo zařízení nakoupeno, a proto je dobré mít i informaci o číslu vnitropodnikového nákladového střediska, které bude zařízení mít zařazeno v majetku, nebo bude pro něj pořízeno. Kvůli možnosti řídit náklady, potřebujeme rovněž vědět, kdo si dané zařízení objednal a jak jeho nákup zdůvodní. Navíc je možné opatřit každou položku prioritou, která ukazuje nakolik je nakupované zařízení pro útvar důležité. Prioritizace je dobrý nástroj k řízení. Nesmí však dojít k tomu, že se pravidelně požadavky s nejnižší prioritou škrtají, protože výsledným efektem je, že žadatelé pak automaticky posouvají svoje požadavky do vyšších priorit, aby je mohli realizovat. Daleko účinnější metodou je například schválení dvou nejvyšších priorit s tím, že dvě nižší priority budou realizovány za přesně definovaných podmínek. Tyto podmínky by mohou být např.: pokud dojde k úspoře v nákupu zařízení z priority 1 a 2, nebo pokud nákup schválí ne přímo nadřízený pracovník žadatele, ale žadatelův nadřízený o úroveň výše. Tento mechanizmus pak při realizaci může odfiltrovat nákup věcí, které jsou pouze přáním zaměstnanců, ale k výkonu vlastní činnosti jej opravdu nepotřebují. Shrňme si tedy údaje, které musíme v tabulce mít proto, abychom byly schopni dostat veškeré informace které potřebujeme. Útvar požadujícího nějaké zařízení (jeho název, popřípadě i číslo v organizační struktuře) Číslo nákladového střediska organizačního útvaru firmy pro evidenci odpisů Název zařízení, které chce útvar (žadatel) pořídit Požadovaný termín dodání Počet kusů od daného zařízení Jednotková cena Celková cena pro jedno zařízení a jedno středisko Doba odepisování Priorita, s jakou žadatel chce zařízení pořídit Zdůvodnění požadavku Výpočet výše odpisů Tip: 50

51 Než se pustíte do čtení této části tak by bylo vhodné si vyzkoušet činnost přiloženého souboru na CD aby jste si lépe dovedli představit popisované funkce a části tabulky. V této kapitole si budeme popisovat tvorbu a souvislosti v tabulce kterou najdete na přiloženém CD pod názvem Sběr_investic.xls. Tvorba číselníků Číselníky slouží k tomu, aby obsahovaly pevné a neměnné údaje, které budou použity při zadávání dat. Proto je nutné věnovat zvýšenou pozornost jejich sestavování. Uvědomte si, že každá chyba v číselníku se vám vrátí přesně podle počtu uživatelů. Někdy je lepší - pokud je v číselníku údajů více, než bude pravděpodobně použito, ale pokud jich je méně, můžeme očekávat hodně dotazů a budeme řešit spoustu problémů s uživateli číselníků. Jako prvním a nejdůležitějším číselníkem je číselník zařízení, které je možné zakoupit. K jeho tvorbě můžeme přistoupit dvěma rozdílnými způsoby. První z nich, podle mého názoru ten snazší, lze použít v případě, pokud ve společnosti existují pravidla pro standardy vybavení jednotlivých pracovních míst. V těchto standardech najdeme tedy všechna potenciální zařízení, která mohou být nakoupena. Tím, že máme seznam práce nekončí, ale je nutné získat k jednotlivým položkám podrobnější informace. Zde vstupuje do celého procesu nákupní oddělení, které by mělo u jednotlivých zařízení provést bližší specifikaci. Tato specifikace však musí být srozumitelná pro laika. Nemůže se jednat o číslo modelové řady některého výrobku, ale mělo by spíše jít o srozumitelný krátký popis nakupovaného zařízení, kterému bude odpovídat i cena. Například: pokud nakupujeme kopírky, tak by určitě nemělo stačit jako popis kopírka, ale popis by měl obsahovat i informaci kolik kopií za měsíc by měl daný typ být schopen zvládnout. Právě tento parametr výrazně ovlivňuje cenu. Proto se může stát, že položek typu kopírka bude v číselníku více. Máme tedy seznam jednotlivých zařízení, jejich předpokládanou pořizovací cenu a chybí nám doba odepisování. Tento údaj můžeme požadovat po útvaru, který se stará o majetek, tj. řídí pořizování majetku z účetního pohledu. Tím jsme doplnili poslední chybějící část největšího a nejkomplikovanějšího číselníku. Strukturu číselníku si můžete prohlédnout na následujícím obrázku. 51

52 Tip : Na obrázku si můžete všimnout, že pokud máme označenou část seznamu, kde se nacházejí data o jednotlivých zařízeních, objeví se mi vlevo nahoře místo odkazu na buňky, které mám označeny název Seznam_zařízení. Pomocí pojmenování oblasti si můžete ušetřit spoustu práce s dalšími úpravami tabulky například v makrech. Pokud se budeme odkazovat na oblast s názvem - jsme nezávislí na tom, kde tato oblast je a jak je veliká. Druhým způsobem, jak číselník připravit, je vyjít z nákupů v loňském roce. Tento způsob lze použít pouze v případě, že máme tyto informace dostupné v účetním systému. Pokud těmito 52

53 informacemi nedisponujeme, tak nám nezbývá než si sednout a tento seznam se pokusit vytvořit. Je to způsob, který v sobě bude určitě zahrnovat největší množství chyb. Dalším číselníkem, který budeme používat, je organizační struktura včetně čísel útvarů a příslušných nákladových středisek. Tento číselník je standardní součástí všech vnitropodnikových systémů a neměl by být problém jej z něj získat. Pokud nevíte vy, doporučuji se obrátit na správce vašeho SW a společně se pokusit tento číselník získat. Číselník pro organizační strukturu by mohl například vypadat podle následujícího obrázku. Předposledním číselníkem, který budeme používat. je číselník priorit. V tomto číselníku by měla být uvedena i definice použité priority tak, aby bylo na první pohled zřejmé jak je daná priorita definována. Ukázku číselníku máme opět na obrázku. V praxi se osvědčilo používat maximálně 4 priority. Více priorit již vedlo k problémům s jejich používáním a definicí tak aby nebylo možné více výkladů. Naopak méně priorit zase zmenšovalo manévrovací prostor při schvalování rozpočtu. 53

54 Posledním číselníkem, který budeme používat je seznam měsíců v roce. Tento seznam slouží k určení doby pořízení určitého zařízení. Tato forma použití seznamu je jednodušší než jeho definování prostřednictvím maker. Obě cesty jsou však možné. U číselníků může vzniknout problém, pokud je budeme připravovat v opravdu velké organizaci s rozmanitými činnostmi. Seznam zařízení a organizační struktura může způsobit, že soubor naroste do takových rozměrů, že jej nebude možné na běžných PC používat, nebo bude velice pomalá jejich distribuce pomocí u. Pokud tedy soubor překročí 500Kb (což považuji za maximální hranici), je nutné se pokusit o jeho rozdělení do několika částí, např. podle organizace v případě, že určité organizační jednotky používají jen specifické zařízení. Pokud toto rozdělení nelze provést, pak je možné rozdělení provést například podle typu zařízení. Rozdělení podle typu by mohlo být například následující : IT zařízení - osobní počítače - klávesnice - myši - CD mechaniky Kancelářské vybavení - kopírky - faxy - stolní telefony - mobilní telefony Ostatní vybavení - lednice - myčky na nádobí - varné konvice Výše uvedené rozdělení může efektivně zmenšit velikost souborů, ale pro uživatele přináší komplikaci v tom, že musí vyplňovat místo jedné tabulky tři. Tím můžeme považovat tvorbu číselníků za ukončenou a můžeme přejít přímo k tvorbě vlastního formuláře, do kterého se bude sběr dat provádět. Tvorba formuláře Ve věcné specifikaci jsme si nadefinovali položky, které potřebujeme pro sběr dat. Tyto položky jsou zároveň definicí sloupců obsažených ve formuláři. K již definovaným položkám je možné přidat ještě úplně první sloupec obsahující identifikační číslo požadavku. Žadatel uvidí kolik typů zařízení požaduje a zpracovatel dat může pomocí kombinace čísla útvaru v organizaci a identifikačního čísla vytvořit jednoznačné číslo požadavku. U formuláře budeme zcela určitě potřebovat informaci o tom, kdo formulář vyplňoval a kontakt na něj (žadatel). Tato osoba bude řešit spolu s námi případné nejasnosti ve formuláři a bude kontaktní osobou pro informaci o výsledku schvalování jednotlivých požadavků. Většinou se jedná o ekonomy příslušných útvarů nebo sekretariáty. 54

55 U přípravy formulářů se vyplatí označit oblasti které se mají vyplňovat a které ne. V našem případě jsem použil modrou barvu pro označení polí do kterých se žádné údaje nevyplňují. Tato pole jsou buď již vyplněna nadpisy, nebo obsahují vzorce, které jsou použity při doplnění nebo výpočtu hodnot. Aby efekt byl dokonalý, je možné list uzamknout a povolit zápis pouze do položek, které nejsou barevné. Podívejme se však ještě na vzorce, které formulář obsahuje a popišme si jejich funkci. Prvním použitým vzorcem je funkce SVYHLEDAT. Která slouží k vyhledání určité hodnoty v číselníku a doplnění odpovídající hodnoty z příslušného sloupce. Tuto funkci používám pro automatické určení : Čísla žádajícího útvaru Nákladového střediska útvaru Jednotkové ceny zařízení Doby odepisování Podívejme se na jeden vzorec podrobněji. Ostatní jsou pouze jeho drobnou obměnou. =KDYŽ(C6="";"";SVYHLEDAT(C6;Organizační_struktura;3)) Tento vzorec je uložen v buňce B6 na listu Formulář. Jádrem vzorce je funkce SVYHLEDAT (vyhledat svisle v seznamu). První parametr C6 označuje odkaz na buňku která obsahuje vyhledávanou hodnotu. V našem případě se jedná o název organizačního útvaru. Druhým parametrem je Organizační_struktura. Tento parametr je názvem oblasti která je na listu Číselníky ohraničena buňkami E4 : G24 (viz. pojmenované oblasti v předcházející kapitole). Posledním parametrem je číslice 3. Ta říká kolikátý sloupec se má použít pro vytažení hodnoty. Pokud se podíváme na seznam tak uvidíme, že útvaru Odbor nákupu odpovídá číslo Pokud bychom vzorec nechali pouze ve tvaru jak je výše popsáno, tak v případě, že název útvaru nebude nalezen - vrátí chybovou hodnotu #N/A, tedy nedostupná. K zabránění této situaci použijeme podmínky KDYŽ. To znamená - pokud je buňka, která má obsahovat název organizačního útvaru, prázdná tak místo zobrazení chybového hlášení #N/A se v buňce nezobrazí žádná hodnota. Díky tomuto ošetření můžeme vyplnit vzorcem i buňky, které nebudou obsahovat další záznamy, a zároveň se neobjeví chybové hlášení. V tabulce je předpřipraveno 25 řádků pro data, podle zkušeností tento počet dostačuje. Kdo by si chtěl jistotu více zvětšit, může přidat počet řádků, nebo se vydat složitější cestou, a to připravit makro, které bude vzorce, hodnoty a formátování doplňovat přesně podle počtu vložených zařízení. Podívejme se na další komplikovanější vzorec v tabulce. Tímto vzorcem je výpočet odpisů. Výpočet je založen na předpokladu rovnoměrného odepisování. Odpis pro příslušný rok se tedy počítá buď jednorázový, nebo podle počtu měsíců v kterých bude zařízení užíváno. Samozřejmě pravidla odepisování může mít firma nastavena i jinak. Účetní odpis může být stejný jako daňový odpis, můžeme mít zrychlené odepisování, nebo rovnoměrné. Pro všechny tyto metody jdou postavit vzorce. My si tedy ukážeme vzorec pro výše uvedený případ, kdy 55

56 odpis máme buď jednorázový v celé částce, nebo v případě, že je na více let tak přesně podle počtu měsíců kdy se zařízení v daném roce používá. =KDYŽ(G6=0;"";KDYŽ(J6=0;0;+KDYŽ(J6=1;I6;I6/J6/12*(12- POZVYHLEDAT(F6;Měsíce;0))))) Nejprve se podívejme na funkci POZVYHLEDAT. Tato funkce nám vrátí pořadové číslo měsíce uloženého v buňce F6 v roce, resp. v tabulce označené jako Měsíce (oblast na listu Číselníky K4 : K15). Pokud tedy v buňce F6 je například Duben pak funkce POZVYHLEDAT nám vrátí číslo 4, tedy jako čtvrtý měsíc v roce. Parametr 0 znamená, že má počítat od začátku seznamu. Funkce +KDYŽ(J6=1;I6;I6/J6/12*(12-POZVYHLEDAT(F6;Měsíce;0))) je jádrem výpočtu. Zbylé dvě KDYŽ pouze ošetřují chybové stavy. Podívejme se tedy na výpočet: když J6 (doba odepisování) je rovna jednomu roku - tak doplň do buňky M6 celkovou částku za nakoupená zařízení (hodnota v buňce I6), pokud doba odepisování není jeden rok - tak do buňky M6 doplň alikvotní část z roční částky do konce roku. I6/J6/12 nám vypočítá výši měsíčního odpisu a násobení (12-POZVYHLEDAT(F6;Měsíce;0)) nám určí počet zbývajících měsíců do konce roku. Pokud v řádku nejsou vyplněna data, tak se stane, že nám EXCEL nahlásí chybovou hodnotu v okamžiku, když buňka J6 (doba odepisování) má nulovou hodnotu. Tohoto chybového hlášení se zbavíme pomocí podmínky, která ohlídá zda je buňka J6 nulová a pokud ano, tak zabrání pokračování výpočtu a dosadí do M6 hodnotu 0. Vzorec s touto podmínkou pak má tvar KDYŽ(J6=0;0;+KDYŽ(J6=1;I6;I6/J6/12*(12-POZVYHLEDAT(F6;Měsíce;0)))) Ve vzorci je umístěna ještě jedna kontrola, a to pokud je počet požadovaných kusů nulový, tak neprováděj žádné výpočty, ale ponech buňku prázdnou. =KDYŽ(G6=0;"";KDYŽ(J6. Toto byly oba nejkomplikovanější vzorce, které se v tabulce vyskytují. Máme tady ještě jeden vzorec s podmínkou: KDYŽ a nad tím můžete zkusit hloubat sami. V buňce I6 je následující vzorec =KDYŽ(G6=0;"";+G6*H6) Jeho interpretace pro vás určitě nebude žádným problémem. Takto tedy vypadá vytvořená tabulka. 56

57 Tvorba dialogových oken a maker Konečně se dostáváme k nejzajímavější části přípravy formuláře a tou je tvorba dialogových oken a maker. Projdeme si postupně všechna dialogová a okna a k nim příslušející makra. Hned první věc, která vás možná zarazí, je to, že se první dialogové okno spustí okamžitě po otevření sešitu. Tohoto stavu jsem docílil velice jednoduchým makrem přiřazeným k objektu ThisWorkbook. K tomuto objektu, stejně jako ke všem ostatním, se dostanete stiskem tlačítka Ruční editace tabulky nebo pomocí horké klávesy ALT + E. Tímto krokem opustíte právě spuštěné makro a můžete pomocí kombinace ALT + F11 spustit Microsoft Visual Basic editor. V tomto editoru budeme i nadále pracovat a ukazovat si jednotlivá makra a dialogová okna. 57

58 Na předcházejícím obrázku můžete vidět modře vyznačený objekt ThisWorkbook. Zkuste na něj ukázat myší a stisknout její pravé tlačítko. Z nabídnutého menu vyberte položku View Code. Pokud jste vše provedli správně tak se vám v pravé části objevilo nové okno s tímto makrem : Private Sub Workbook_Open() Sheets("Formulář").Select Range("A1").Select Rozcestnik.Show End Sub Právě toto makro způsobí, že se Rozcestník objeví obrazovce hned po otevření sešitu. Podívejme se na něj trochu podrobněji. Klauzule Private Sub zajistí, že makro je platné pouze v tomto sešitu a nelze k němu přistupovat z jiných sešitů Workbook_Open() definuje událost ke které píšeme kód, v tomto případě, je to událost otevření sešitu Následuje kód, který se provede po každém otevření sešitu: Sheets("Formulář").Select tato formulace zaktivuje list který se jmenuje Formulář, což je list na kterém si ukládáme data Další řádek (Range("A1").Select ) nastaví aktivní buňkou buňku A1 právě vybraného formuláře, tato část makra není nezbytně nutná jen vám může usnadnit další práci v tabulce, protože přesně víte která buňka a který list jsou po otevření sešitu aktivní. Posledním řádkem pak zobrazíme již připravené dialogové okno se jménem Rozcestník - Rozcestnik.Show jeho definici můžete vidět na obrázku s definicí projektu v části nazvané Forms Pak již následuje ukončení celé akce a na obrazovce nám zůstane aktivní dialogové okno s rozcestníkem. Toto makro je velice jednoduché, ale může se vám při vaší vlastní tvorbě hodit. Prvním dialogovým oknem, které se tedy objeví na obrazovce hned po otevření tabulky je Rozcestník. Jeho obrázek vidíte hned u tohoto textu. Přesně podle definice jednotlivých funkčních požadavků je makro uspořádáno tak, aby uživatele provedlo celým vyplněním formuláře. Uživateli stačí jít pouze tlačítko po tlačítku a z nadpisů již rozumí, co od něj může očekávat. Zkuste si i pohyb po Rozcestníku pomocí klávesy TAB, uvidíte, že se pohybujete pěkně z jednoho tlačítka na tlačítko, které je umístěno pod ním, nebo v případě posledního tlačítka na první tlačítko. Zároveň si můžete všimnout, že každé tlačítko má definovanou horkou klávesu. Jedná se o kombinaci ALT + příslušné písmeno. Jak všechny tyto vlastnosti nastavit si ukážeme za chvíli. Teď snad jen shrnutí toho, co vidíme na obrázku a co by měl správný dialogový box splňovat za podmínky, aby byl pro uživatele dostatečně přítulný. 58

59 Rozměr dialogového okna musí být úměrný informacím na něm umístěným. Není dobré příliš veliké okno pouze s několika ovládacími prvky a stejně tak na uživatele dobře nepůsobí přeplácané okno. V tomto případě můžeme použít například záložek které si ukážeme u nápovědy Rozmístění jednotlivých prvků dialogového okna musí být rovnoměrné, prvky by měly být stejně daleko od sebe, stejných rozměrů. Výrazně to usnadní orientaci uživateli v dialogovém okně. Pomocí klávesy TAB by pohyb po dialogovém okně měl být přehledný, nemělo by docházet k přeskakování některých prvků dialogového okna a k navracení se k nim po vyplnění prvků které po něm následují. Pokud si toto vyžaduje logika dialogu tak se zamyslete nad změnou uspořádání. Každý aktivní prvek okna by měl mít i svoji horkou klávesu tento prvek je hlavně pro tzv. skalní zastánce klávesnice. Je pravdou, že v období windows je jich stále méně a méně, ale stále se vyskytují. Osobně si také stále myslím, že ovládání z klávesnice je tím nejrychlejším možným způsobem. Takže na prvním dialogovém okně jsme si ukázali zásady jejich tvorby a jejich zobrazování. Pokročme však ve výkladu dále a podívejme se na jednotlivé vlastnosti jednotlivých prvků tohoto dialogu. Ve všech případech se jedná o tlačítko CommandButton. Popíšeme si tedy vlastnosti jednoho. U ostatních je vše obdobné. Podrobně si tedy rozebereme hned první tlačítko u ostatních si ukážeme pouze kód který je pod tlačítky skrytý. 59

60 Pokud si v módu zobrazení editoru VBA (Visual Basic) poklepete v okně Project na ikonu formuláře Rozcestník tak se vám na pravé straně zobrazí dialogové vytvořené dialogové okno. V tomto okně si klepněte na tlačítko Vyplnit údaje o zpracovateli. V levé dolní části obrazovky se objeví v okně Properties možnosti nastavení tohoto tlačítka (vidíme je na následujícím obrázku). Z celého množství nastavení použijeme jenom některé a o těch si právě teď povíme. Prvním z použitých nastavení je položka (Name). Tato položka nám slouží k pojmenování tlačítka (resp. jakéhokoliv objektu. Používání pojmenování pomůže v orientaci v kódu makra a zpřehlední práci s ním. Doporučuji pojmenování používat jinak se za chvíli ztratíte v názvech jako je například CommandButton12. Já jsem toto tlačítko pojmenoval Zpracovatel_údaje. Druhá použitá položka je Caption. Do tohoto políčka můžete vyplnit text, který se objeví pokud ukážete kurzorem myši na tlačítko a chvíli počkáte. Je to stejný příklad jako když ukážete v menu EXCELU na ikonu a u kurzoru myši se vám objeví název ikony. Já jsem do této položky doplnil větu vysvětlující funkci tlačítka. 60

61 Další měněnou položkou oproti nastavení při vytvoření tlačítka je položka Accelerator. Do této položky se vyplňuje písmeno, které má aktivovat toto tlačítko při stisku kombinace ALT + písmeno. V tomto případě se jedná o tlačítko v. Poslední měněnou položkou je TabIndex. Tato položka určuje, na kolikáté stisknutí klávesy TAB se tlačítko aktivuje. Pokud je TabIndex nastaven na 0 je toto tlačítko aktivní po zobrazení dialogového okna. U ostatních prvků v tomto dialogovém okně je nastavení podobné. Proto se nadále budu zabývat pouze připojenými makry k jednotlivým tlačítkům. První tlačítko nám má tedy vyvolat dialogové okno požadující údaje o zpracovateli formuláře. Toto mako je velice jednoduché. Podívejte se sami. Private Sub Zpracovatel_udaje_Click() Zpracovatel.Show End Sub Naprosto shodné makro je i pro vyvolání nápovědy. Private Sub Napoveda_Click() Napoved.Show End Sub V případě volby zadávání zařízení je makro doplněno ještě přesunem informace o posledním zásahu do tabulky. Jedná se o volání makra z jiného makra. Jak vidíte, volání provádíme pouze uvedením jeho jména. Private Sub Zadavat_zarizeni_Click() Datum_zpracování Zarizeni.Show End Sub Podívejme se co dělá makro Datum_zpracování. Sub Datum_zpracování() ' ' Datum_zpracování Makro ' Makro zaznamenané ' Range("Dnešní_datum").Select Selection.Copy Range("Datum_formuláře").Select Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues,_ Operation:=xlNone, SkipBlanks:=False, Transpose:=False Application.CutCopyMode = False End Sub Komentář, který vidíme pod hlavičkou makra je typický pro makra zaznamenaná pomocí záznamníku maker. Tento nástroj vám může velice účinně pomoci při tvorbě maker a při 61

62 učení se jazyka VBA. Všimněte si řádek, které jsou na začátku uvedeny apostrofem. V editoru jsou tyto řádky v zelené barvě a tato barva nám říká, že se jedná o komentář. Komentář může být také uveden slovem Rem z anglického remark (poznámka). Používání komentářů je velice důležité v případě složitějších projektů, kdy nám poznámky umožňují od sebe odlišit ucelené bloky kódu VBA a navíc k nim přidat informaci co tato část provádí, jaká jsou vstupní a výstupní data. Používání poznámek doporučuji zejména u maker, která budete opakovaně používat a vylepšovat. Mnohdy si člověk nepamatuje jak to myslel po měsíci, natož po roce. Právě v tomto případě je pravděpodobné, že za rok, až se znovu rozběhne plánování, se k tabulkám vrátíte a budete je chtít vylepšit a upravit. V tomto okamžiku jsou poznámky u maker k nezaplacení. Zpět však k vlastnímu kódu makra. Pokud si přečteme kód, můžeme jej interpretovat následovně. Vyber buňku pojmenovanou Dnešní_datum (to je buňka M3 na listu Formulář). Vybranou buňku umísti do clipboardu (schránka) ke zkopírování. Vyber buňku pojmenovanou Datum_formuláře (buňka M1 na listu Formulář). Vlož do vybrané buňky jen hodnotu (Paste:=xlPasteValues). Zruš označení buňky Dnešní_datum. Konec makra. Jak je vidět čtení maker není zase až tak obtížné. Podívejme se co se stane když stiskneme tlačítko Konec práce. Private Sub Konec_prace_Click() ActiveWorkbook.Save ActiveWorkbook.Close End Sub Toto makro uloží aktivní sešit, stejně jako by jste kliknuli na ikonu s disketou a sešit zavře. EXCEL zůstane spuštěný pro další použití. U posledního tlačítka ( Odešli tabulku ) je ještě navíc vyvolání dialogového okna pro odeslání tabulky mailem. Tento komfort rozhodně uživatel ocení. Private Sub Odeslat_tabulku_Click() Application.Dialogs(xlDialogSendMail).Show ActiveWorkbook.Save ActiveWorkbook.Close End Sub 62

63 Teď se posuneme o kousek dále a podíváme se na dialogová okna, která jsou vyvolána tlačítky Vyplnit údaje o zpracovateli, Zadávat zařízení a Nápověda a kontaktní osoby. Začněme tím posledním dialogovým oknem. Jedná se o okno, od kterého pouze chceme aby se otevřelo, uživatel dostal potřebné informace a po návratu se opět aktivoval Rozcestník. Vzhledem k tomu, že nápověda má dvě části, použil jsem k jejich oddělení dvě stránky se záložkami. Na jedné stránce by byly informace nepřehledné a pro majitele monitorů s nízkým rozlišením (800x600) by se dialogové okno nemuselo ani vejít na obrazovku. Právě pro tento případ jsou multiple-pages (stránky se záložkami) určeny. Mezi jednotlivými stránkami se můžeme pohybovat třemi způsoby : Pomocí kombinace kláves CTRL + PgDown (PgUp) Pomocí horkých kláves ALT + n ( k ) Pomocí myši 63

64 Na dialogovém okně je pouze jediné tlačítko. Podle přiřazeného makra (viz. níže) vidíme, že pouze skryje tento dialog a tím se stane Rozcestník zase aktivním dialogem a my můžeme pokračovat v práci. Private Sub CommandButton1_Click() Napoved.Hide End Sub Doposud jsme se bavili pouze o dialogových oknech, která po nás nechtěla žádné údaje. Teď však přistoupíme k analýze nejdůležitějších dialogů v celém souboru. Jedná se o dialogy, které vloží do formuláře data. Bez nich by tvorba maker a dialogů neměla smysl. První dialog, ze dvou výše uvedených, na který se podíváme, je zadání údajů o žadateli. Jak je z obrázku vidět, pro vstup dat jsem použil dva typy vstupních polí. Tím prvním a jednodušším je TextBox (dále jen textové pole). Textové pole je použito pro vstup jména a telefonního čísla. Obě dvě vstupní pole jsem nechal prakticky beze změn oproti tomu jak je vytvořil EXCEL. Neobsahují žádnou kontrolu vstupu a ani omezení. Do těchto polí lze zadat prakticky jakýkoliv text. Zajímavější pole je Organizační útvar. Toto pole obsahuje předdefinované údaje ze seznamu hodnot, který jsme si připravili v kapitole číselníky. Po rozbalení pole pomocí šipky vpravo se vám nabídne seznam organizačních jednotek firmy a vy si můžete vybrat. Je to užitečná pomůcka, která dovolí automaticky do tabulky pomocí funkce VVYHLEDAT doplnit další potřebné údaje o organizaci. Další výhodou používání pojmenovaných oblastí je, že v makrech se můžeme odkazovat na pojmenované oblasti a ne na buňky. Díky tomuto triku můžete klidně svoji reálnou organizační strukturu doplnit do listu číselníky, klidně můžete přidat nebo ubrat libovolný počet řádků. V případě, že novou oblast pojmenujete stejně, jako je nyní pojmenovaná ta se cvičnou organizační strukturou, nemusíte nic v makrech měnit. Takže poučením by mělo být, pokud to je jen možné, při programování používat odkazy na jména oblastí buněk a ne jen na buňky jako takové. Jestli si ještě pamatujete, v části o číselnících jsme si oblast se jmény organizačních útvarů pojmenovali Organizační_struktura. S tímto názvem budeme pracovat i nyní. Jak tedy naplnit seznam hodnotami? Postup je velice jednoduchý. Odkaz na hodnoty přidáme do vlastností tohoto seznamu. Na následujícím obrázku si všimněte poslední vlastnosti RowSource. Tato vlastnost v překladu znamená zdroj řádků a právě do tohoto zdroje jsem doplnil název oblasti ze které se mají data do řádků seznamu doplnit. 64

65 Nyní máme dialogové okno připravené a máme do něj nastavené i přednastavené hodnoty. Otázkou však zůstává, jak tyto hodnoty přeneseme do odpovídajících buněk ve formuláři. Vlastní přesun z hodnot v polích do tabulky se děje po stisknutí tlačítka OK. Podívejme se teď na toto makro podrobněji. Private Sub CommandButton1_Click() If TextBox1.Value = "" Then MsgBox "Musíte zadat jméno!" Exit Sub End If Range("D1") = TextBox1.Value Range("D2") = ComboBox1.Value Range("D3") = TextBox3.Value Zpracovatel.Hide End Sub Jako první věc kterou makro po kliknutí na tlačítko OK udělá je, že zkontroluje zda vůbec nějaké jméno bylo zadáno. Pokud uživatel nezadal jméno, tedy textové pole zůstalo prázdné, tak zobrazí zprávu, že je nutné jméno zadat a nedovolí vám opustit dialogové okno. Teprve, když textové pole obsahuje nějaký text, tak provede uložení hodnot do tabulky. Do buňky D1 vloží hodnotu z prvního textového pole (Jméno), do buňky D2 vloží jméno organizačního útvaru vybraného ze seznamu a do buňky D3 vloží text vložený do druhého textového pole v dialogovém okně. Tímto textem je telefonní číslo. 65

66 A zbývá nám poslední dialogové okno které má spoustu stejných prvků jako to co jsme si právě prošli, ale přece jen v sobě skrývá některé odlišnosti. Posledním dialogovým oknem které tedy budeme zkoumat je dialogové okno sloužící k zadání typu a množství zařízení do tabulky. Většinu prvků v tomto dialogovém okně už známe a už jsme je použili, ale přesto je zde několik novinek. První novinkou je pole zdůvodnění a komentáře, ale od předchozích polí se liší tím, že má více řádek, komentář je tedy teoreticky omezen pouze množstvím znaků, které se vejdou do buňky v EXCELu. Aby bylo možné do textového pole psát do vícero řádků, které budou automaticky zalamovány podle konce okna, je nutné nastavit vlastnost MultiLině na hodnotu True. Tím zajistíme, že se text bude na konci okna automaticky zalamovat podle jeho okraje. Další změnou oproti předchozímu dialogu je, že nám přibylo na levé dolní straně okna tlačítko pro uložení dat do formuláře. Formulář se totiž automaticky opakuje do doby než stisknu tlačítko 66

67 Konec zadávání.. podívejme se tedy co se stane když stisknu tlačítko Vlož zařízení do seznamu. Private Sub CommandButton1_Click() Rem Kontrola jestli je uveden název zařízení If ComboBox2.Value = "" Then MsgBox "Musíte zadat název zařízení!" Exit Sub End If Rem Nalezení první volné pozice v seznamu zařízení Sheets("Formulář").Activate Další_řádek = Application.WorksheetFunction.CountA(Range("C:C"))_ + 1 Rem Vyplnění dat z dialogu do formuláře Cells(Další_řádek, 3) = ComboBox1.Value Cells(Další_řádek, 5) = ComboBox2.Value Cells(Další_řádek, 6) = ComboBox3.Value Cells(Další_řádek, 7) = TextBox1.Value Cells(Další_řádek, 11) = ComboBox4.Value Cells(Další_řádek, 12) = TextBox2.Value Rem Vynulování hodnot ve formuláři Rem ComboBox1.Value = "" ComboBox2.Value = "" ComboBox3.Value = "" TextBox1.Value = "" ComboBox4.Value = "" TextBox2.Value = "" End Sub Toto makro opět začíná kontrolou. Kontroluje jestli žadatel vložil název zařízení které chce dodat. Pokud žadatel nezadal název zařízení je zobrazeno okno s oznámením, že pokud mají být údaje vloženy do tabulky musí zadat název zařízení. Pokud název zařízení existuje a je tedy co vkládat do tabulky makro pokračuje vyhledáním první volné buňky ve sloupci C. Pořadové číslo tohoto řádku je vloženo do proměnné se jménem Další_řádek. Tuto proměnnou použijeme při vyplňování dat do tabulky. Do buňky která má souřadnice Další_řádek a sloupec 3 (C) se vloží jméno organizačního útvaru. Obdobně do řádku Další_řádek a do sloupce 7 (H) se vloží počet zadaných zařízení. Tímto způsobem vložíme do tabulky všechny údaje které jsou v dialogovém okně zadány. Poslední část makra smaže všechny údaje které jsou v dialogovém okně zadány a připraví jej na další zadávání. Všimněte si, že v této části jsem označil do komentáře vynulování seznamu se jménem organizační jednotky. Pokud předpokládáme, že žadatel vyplňuje tabulku vždy za jeden útvar nemusíme tuto část odstraňovat a můžeme mu ji nechat vyplněnou od okamžiku kdy ji poprvé zadá. Při jakékoliv další změně bude zachován poslední zadaný název organizační jednotky. Pokud Rem odstraníme, bude se i tato položka mazat po uložení dat do tabulky. 67

68 Poslední tlačítko ke kterému musíme přiřadit makro je ukončení zadávání. Makro je velice jednoduché a podobná již byla popsána. Private Sub CommandButton2_Click() Zarizeni.Hide End Sub Tak a tabulku máme kompletně připravenou a můžeme ji distribuovat mezi uživatele a čekat až se nám vyplněná vrátí. 68

69 Controlingové formuláře 2.část V předchozí kapitole jsme si ukázali jakým způsobem lze zformalizovat sběr informací. Jakým způsobem lze shromáždit větší množství dat v rámci firmy. Již vytvořený formulář použijeme v této kapitole a zaměříme se na zpracování obdržených informací. Výsledkem minulé kapitoly je několik souborů s daty o nákupech vybavení pro jednotlivé útvary firmy. Tyto soubory jsme postupně obdrželi pomocí u od vedoucích jednotlivých útvarů a uložili jsme si je na disk. Výsledkem sběru informací může být například seznam souborů uvedený na následujícím obrázku. Tento vzor dat naleznete v přiloženém ZIP souboru. Při ukládání souborů z u si musíme dát pozor abychom každý soubor měli v adresáři určeném pro hromadné zpracování pouze jednou. Značně nám to ulehčí orientaci v platných souborech. Nahrazené soubory pak můžeme přesouvat do adresáře sloužícího k archivaci. Zadání úkolu Jistě se dokážete vžít do reálné situace kdy na Vás vedoucí tlačí aby informace o tom kolik souborů bylo posláno a jaká obsahují data měl na stole co nejdříve. Vy máte buď možnost ručně otevřít každý soubor a data v něm obsažená kopírovat do souboru obsahujícího všechna data ze všech doručených souborů a nebo si přesun dat do sumárního souboru zautomatizovat.samozřejmě, že automatizovaná verze je pružnější a spolehlivější. Proto si ukážeme jak ji připravit a následně i použít. Stejně jako v minulé kapitole musíme začít s definicí požadavků na naši sumární tabulku. Nejprve si sepišme funkční požadavky: 69

70 interaktivní vedení tvorbou sumární tabulky informace o počtu již zpracovaných souborů možnost ruční editace všech dat v sumární tabulce Následující požadavky patří do kategorie věcných požadavků. možnost výběru souborů které budeme zpracovávat údaje budou automaticky načteny do společné tabulky chceme mít možnost dodatečně přidávat soubory k již načteným sumární soubor bude obsahovat předem definované výkazy a statistiky Tvorba sumární tabulky Nyní můžeme tedy přistoupit k tvorbě sumární tabulky. Nejdříve si otevřete prázdný sešit ( Soubor -> Nový ). Jako první si pak vytvoříme list na kterém budeme shromažďovat data z jednotlivých dílčích tabulek. Tento list si pojmenujeme Data. Údaje které zde shromáždíme nám budou sloužit pro pozdější tvorbu výkazů a statistik. Proto je důležité, aby data a jejich struktura obsahovaly všechny v budoucnu potřebné informace. My využijeme již definovaných dat v souborech které sloužily pro sběr informací a do sumárního souboru si nadefinujeme ty sloupce, které jsou obsaženy v již zaslaných souborech. Struktura shromažďovaných dat bude následující : identifikační číslo požadavku v zaslaném souboru číslo žádajícího útvaru jméno žádajícího útvaru nákladové středisko útvaru název požadovaného zařízení 70

71 požadovaný měsíc dodání počet kusů plánovaná cena za kus plánovaná částka za všechny kusy doba odepisování hodnota odpisu v plánovaném roce priorita pro pořízení zdůvodnění požadavku jméno žadatele útvar žadatele telefon žadatele datum vyplnění datum kdy byla provedena sumarizace Všimněte si, že údaje o žadateli máme v jednotlivých formulářích uvedeny v záhlaví tabulky s daty. Do sumární tabulky tyto údaje budeme vkládat ke každému záznamu. Důvodem je aby u každého záznamu který budeme analyzovat byly všechny relevantní informace. Teď, když máme připraven list do kterého budeme ukládat data, můžeme přistoupit k tvorbě mechanismu, který zajistí načtení všech položek z jednotlivých souborů. Připravíme si další list s názvem Soubory. Tento list nám bude sloužit pro přehled o zpracovávaných souborech. Oblast, do které se budou jména zpracovávaných souborů ukládána si pojmenujeme stejně jako název listu. Pro připomenutí si uvedeme detailní postup : 71

72 1. označíme si oblast B4:B104, místo pro 100 zpracovávaných souborů 2. menu Vložit -> Název -> Definovat 3. do dialogového okna vložit název oblasti a její rozsah Tímto krokem máme vše připravené pro tvorbu makra které nám připraví názvy souborů které budeme postupně zpracovávat. Připomeňme si jak vyvolat editor maker. Z menu Nástroje vyberte položku Makro a z ní pak zvolte Editor jazyka Visual Basic. U této položky můžete vidět i klávesovou zkratku ALT+F11. Pokud máte v rámci firemní počítačové sítě zablokován přístup k položce Makro pomocí bezpečnostních nastavení pak můžete stále vyvolat editor jazyka VBA pomocí klávesové zkratky ALT+F11. Dá se říci, že se jedná o bezpečnostní chybu která bude jistě odstraněna. Připravit makro které nám umožní výběr souborů z disku se může na první pohled zdát jako komplikovaná záležitost. Obzvláště v případě pokud chceme aby bylo možné procházet mezi adresáři, manipulovat s nimi, umožnit vícenásobný výběr souborů a podobně. Naštěstí můžeme využít již vestavěných dialogových oken. V našem případě použijeme okno které se používá pro otevření souboru. Názvy souborů, které vybereme pomocí tohoto dialogu, uložíme na již připravený list Soubory. Jméno dialogu, které použijeme při psaní makra je GetOpenFilename. Parametry které použijeme při volání dialogu jsou následující : titulek okna Title - Ttulek filtr podle kterého se nám zobrazí soubory FileFilter - Filtr umožnění výběru více souborů MultiSelect Seznam označených souborů pak bude dialogovým oknem předán do proměnné Jméno_souboru. Kód pro vyvolání dialogového okna pro výběr souboru a umístění vybraných souborů do listu Soubory najdete v Modulu1 a je následující : 72

73 Sub Vyber_soubory_pro_import_dat() Rem Vyplní oblast listu názvy souborů které se mají naimportovat do společné tabulky Dim Filtr As String Dim Jméno_souboru As Variant Dim Titulek As String Dim i As Integer Rem Vymazání oblasti pro umístění názvů souborů (Soubory = název oblasti v tabulce) Sheets("Soubory").Select Range("Soubory").Clear Range("A1").Select Rem Při výběru nabídni možnost souborů XLS a * Filtr = "Excel Files (*.xls),*.xls," & "All Files (*.*),*.*" Rem Nastavení hlavičky dialogového okna Titulek = "Vyber soubory pro import dat :" Rem Otevření dialogového okna Jméno_souboru = Application.GetOpenFilename(FileFilter:=Filtr, Title:=Titulek, MultiSelect:=True) Rem Zpráva při zrušení okna nebo pokud nejsou vybrány žádné soubory If Not IsArray(Jméno_souboru) Then Počet_souborů = 0 MsgBox "Nebyly vybrány žádné soubory." Exit Sub End If Rem uložení jmen souborů do pracovního listu Range("Soubory").Select For i = LBound(Jméno_souboru) To UBound(Jméno_souboru) ActiveCell.Offset(i, 0) = Jméno_souboru(i) Next i Počet_souborů = UBound(Jméno_souboru) - LBound(Jméno_souboru) + 1 Range("A1").Select End Sub Výsledné dialogové okno můžete vidět na následujícím obrázku. Dialog má námi definovaný titulek, nabízí soubory typu xls a nabízí všechny možnosti které nabízí okno pro otevírání souborů. 73

74 V kódu jsou použity dvě nezvyklé funkce LBound a UBound. Obě funkce se týkají zjišťování velikosti pole. Jejich použití souvisí s proměnnou Jméno_souboru a předáním dat o vybraných souborech z dialogu do excelu. Při ukončení dialogu je seznam označených souborů zapsán do proměnné Jméno_souboru a to takovým způsobem, že první vybraný soubor má číslo 0, druhý 1 a tak dále. Proměnná Jméno_souboru se tedy chová jako pole. Jméno_souboru(0) = Ekonomický_úsek.xls Jméno_souboru(1) = Obchodní_úsek.xls Jméno_souboru(2) = Personální_úsek.xls Funkce LBound (lower - nejnižší) nám vrátí nejnižší hodnotu indexu pole. V našem případě se jedná o číslo 0. Funkce UBound (upper - nejvyšší) nám vrátí nejvyšší hodnotu indexu pole. V případě, že vybereme všechny soubory, které jsou uvedeny v příloze pak vrácená hodnota je číslo 11. Rozdílem těchto dvou hodnot zvýšený o jedničku získáme počet souborů vybraných v dialogovém okně. Výstupem výše uvedeného makra je seznam souborů které budeme dále zpracovávat. 74

75 Nyní můžeme pokračovat asi nejobtížnější částí přípravy sumarizačního formuláře. Touto částí je zpracování dílčích souborů a zápis v nich obsažených dat do sumarizačního souboru. Celý problém si rozdělíme na několik dílčích částí a ty budeme řešit postupně. Tento princip nám umožní se v přípravě kódu neztratit a vše dovést k úspěšnému konci. Kroky ke správnému zpracování jsou následující : 1. vstupem do procedury bude jméno dílčího souboru včetně cesty kde se nachází 2. provedeme otevření souboru s dílčími daty 3. zkopírujeme si data z dílčího souboru do pomocného listu v sumarizační tabulce 4. uzavřeme soubor s dílčími daty 5. v sumarizačním souboru si přesuneme data z pomocného listu do listu s daty 6. smažeme obsah pomocného listu 7. vrátíme se do stavu před vstupem do procedury Kód který budeme rozebírat v následující části najdete v Modulu1 Krok 1 - vstupem do procedury bude jméno dílčího souboru včetně cesty kde se nachází Aby procedura pracovala se jménem souboru který ji předáme musíme nadefinovat vstupní proměnnou která bude toto jméno obsahovat. Sub Načti_data_ze_souboru(Jméno As String) Procedura Načti_data_ze_souboru bude mít jako vstupní parametr Jméno (jméno souboru který bude touto procedurou zpracováván). Jméno tohoto souboru bude předáván do procedury jako řetězec ( String ) 75

76 Krok 2 - provedeme otevření souboru s dílčími daty Vlastní otevření souboru s daty je jednoduchou záležitostí. U objektu Workbooks zavoláme metodu Open u které určíme jako jméno otevíraného souboru ( FileName ) naši proměnnou Jméno. Tato proměnná bude obsahovat jméno a cestu k souboru který se má otevřít a zpracovat. Workbooks.Open FileName:=Jméno Pro usnadnění práce se sumarizačním a dílčím datovým souborem provedeme před otevřením dílčího datového souboru několik úkonů. a) jméno sumarizačního souboru si uložíme do proměnné Sumarizace b) jméno dílčího datového souboru si uložíme do proměnné Data c) kvůli rychlejšímu zpracování vypneme překreslování obrazovky ( ScreenUpdating ) Výsledný kód je následující : Dim Sumarizace As String Dim Data As String Rem Otevření sešitu s daty a uložení jmen otevřených souborů pro další použití Application.ScreenUpdating = False Sumarizace = ThisWorkbook.Name Worksheets("Temp").Visible = True Workbooks.Open FileName:=Jméno Data = Application.ActiveWorkbook.Name Nesmíme zapomenout, že pro správný průběh kódu musíme mít vytvořený pomocný list se jménem Temp do kterého budeme přesouvat data z dílčího souboru. Vytvoření tohoto listu vidíte na následujících obrázcích. Zároveň si na tomto listu můžeme vytvořit vzorce. Tyto vzorce nám poslouží při přesunu dat z hlavičky dílčích souborů do sumární tabulky. V hlavičce dílčích souborů máme údaje o tom kdo vypracoval dílčí požadavky, telefonní spojení a identifikaci útvaru. Zatímco tyto údaje jsou umístěny na listu svisle, údaje o požadavcích jsou umístěny vodorovně. Pro snadnější manipulaci s těmito daty si je pomocí vzorců přesuneme do vodorovné polohy ke každému řádku s požadavkem. Vzorce vložte do oblasti od buňky N5 až po buňku R30. Vzorce v jednotlivých buňkách budou následující : N5 =$D$1, do řádku s položkou přidáme informaci o tom, kdo formulář vyplnil 76

77 O5 =$D$2, telefonní číslo žadatele P5 =$D$3, útvar žadatele Q5 =$M$1, datum kdy formulář naposledy editoval R5 =NYNÍ(), datum kdy jsme provedli sumarizaci Vzorce z výše uvedených buňek zkopírujte až do řádku 30. V tomto případě využíváme znalosti kde se která data nacházejí a pomocí vzorců si je přeneseme do míst která vyhovují nám. Krok 3 - zkopírujeme si data z dílčího souboru do pomocného listu v sumarizační tabulce V tomto kroku si nejprve zkopírujeme data z dílčího souboru (jméno souboru máme uloženo z druhého kroku v proměnné Data ) do schránky. Rem Kopírování oblasti z datového sešitu Workbooks(Data).Sheets("Formulář").Range("A1:M30").Copy Možná vás napadlo, že výše popsaný postup má slabinu v tom, že oblast kterou kopírujeme je pevně vymezena buňkami A1:M30. Tato slabina opravdu existuje a je možné výše popsaný kód nahradit kódem který zkopíruje libovolně velkou souvislou oblast buněk. Range( A1 ).Select Range(Selection, ActiveCell.SpecialCells(xlLastCell)).Select Jedná se o stejný případ jako kdybychom na buňce A1 stiskli kombinaci kláves SHIFT + CTRL + END. Sestavení tohoto upraveného kódu si můžete jednoduše vyzkoušet pomocí záznamového makra. Z mých zkušeností mohu říci, že ve většině případů výběr opravdu proběhne podle představ uživatele, ale v případě, že jsou na listu v těsné blízkosti i jiné oblasti dat nelze se na tento výběr spolehnout protože velice rád zahrnuje i sousedící souvislé oblasti plných buněk. Teď provedeme přípravu vložení buněk zkopírovaných do schránky do sumarizačního souboru (jméno sumarizačního souboru máme z druhého kroku uložené v proměnné Sumarizace ). Nejdříve si vypneme hlášení excelu o tom, že ve schránce je velké množství dat a jestli chceme tyto data ze schránky vymazat v případě opuštění souboru z kterého byly kopírovány. Application.DisplayAlerts = False Teď se přepneme do sešitu se sumárními daty a nastavíme si list Temp jako aktivní. Workbooks(Sumarizace).Activate Sheets("Temp").Select Range("A1").Select Na závěr můžeme provést vlastní vložení dat ze schránky do sumarizačního souboru. Rem Vložení dat do sumarizačního sešitu jako hodnoty 77

78 Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, _ Operation:=xlPasteSpecialOperationNone, _ SkipBlanks:=True, Transpose:=False Vkládání provádíme tak aby vložený obsah buněk neobsahoval vzorce, ale pouze hodnoty (Paste:=xlPasteValues). Tento kód lze také jednoduše získat pomocí záznamového makra. Krok 4 - uzavřeme soubor s dílčími daty Teď již můžeme zavřít soubor s dílčími daty a nadále pracovat pouze se sumarizačním souborem. Zároveň je možné vrátit zpět případná upozornění excelu (DisplayAlerts). Rem Uzavření sešitu s daty Windows(Data).Activate ActiveWindow.Close (False) Application.DisplayAlerts = True Klauzule False při uzavírání sešitu nám zajistí, že se excel nebude ptát jestli je nutné ukládat změny. My víme, že jsme žádné změny neprováděli a proto není nutné soubor před uzavřením ukládat. Krok 5 - v sumarizačním souboru si přesuneme data z pomocného listu do listu s daty Nejobtížnější částí tohoto kroku bude najít v seznamu sumárních dat první volnou buňku. Postupujme však od začátku. Nejdříve si z listu Temp vložíme data do schránky. Workbooks(Sumarizace).Sheets("Temp").Range("A6:R35").Copy Potom si musíme aktivovat list data a najít první prázdnou buňku. Od této buňky budeme data z dočasného listu vkládat. Tento postup nám zajistí, že budeme mít data ze všech dílčích souborů naskládána pěkně pod sebou. Určitě již tušíte, že ke zpracování výkazů pak bude možné použít kontingenčních tabulek. První prázdnou buňku najdeme pomocí cyklu Do Loop. Slovně popsáno funguje cyklus následujícím způsobem. Dokud buňka která je momentálně aktivní (na kterou ukazuje kurzor ActiveCell.Offset(0,0)) není prázdná tak posouvej ukazatel aktivní buňky (kurzor) vždy o jeden řádek dolů (ActiveCell.Offset(1,0)). Rem Najdi první prázdnou buňku Sheets("Data").Select Range("B1").Select Do While ActiveCell.Offset(0, 0).Value <> "" ActiveCell.Offset(1, 0).Select Loop Po ukončení tohoto cyklu máme kurzor na první prázdné buňce ve sloupci B na listu Data. Teď je možné data ze schránky vložit na toto určené místo jen je nutné data vkládat od sloupce A a ne B. Vložení provedeme pomocí následujícího kódu. ActiveCell.Offset(0, -1).Select Selection.PasteSpecial Paste:=xlValues, _ Operation:=xlNone, SkipBlanks:=False, _ 78

79 Transpose:=False Opět data vkládáme jako hodnoty i když to již není nezbytně nutné, protože vzorců jsme se zbavili v předchozím kroku. Tento zápis vyplývá především díky tomu, že je velice snadné zkopírovat již jednou napsanou část kódu a vložit ji na místo kde potřebujeme. Když bychom si pozorně prohlédli výsledek našeho dosud napsaného kódu tak zjistíme, že při přenášení dat jsme přenášeli i identifikační čísla jednotlivých požadavků z dílčích souborů. Tyto identifikační čísla jsou nastavena na My při kopírování přenášíme všech 25 řádků i když neobsahují žádná data. Proto je nutné přebytečné (prázdné) řádky odstranit. Rem Smaž přebytečné řádky Range("B1").Select Do While ActiveCell.Offset(0, 0).Value <> "" ActiveCell.Offset(1, 0).Select Loop ActiveCell.Offset(0, -1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(100, 100)).Clear V kódu mažeme pro jistotu oblast 100 x 100 buněk nacházející se pod poslední buňkou obsazenou nějakými daty. Krok 6 - smažeme obsah pomocného listu Smazání obsahu listu Temp je již snadnou záležitostí. Rem Vymazání oblasti s daty Sheets("Temp").Select Range("A1:M30").Clear Krok 7 - vrátíme se do stavu před vstupem do procedury V tomto kroku vrátíme vše do stavu v jakém jsme se zpracováním dílčího souboru začali. Není nutné aby list Temp byl vidět a proto jej můžeme skrýt (Visible = False) a znovu obnovíme překreslování obrazovky (ScreenUpdating = True) Rem Návrat na list odkud byla procedura volána Sheets("Soubory").Select Worksheets("Temp").Visible = False Application.ScreenUpdating = True Tímto posledním krokem jsme uzavřeli zpracování dílčího souboru a je možné si prohlédnout finální kód. Sub Načti_data_ze_souboru(Jméno As String) Dim Sumarizace As String Dim Data As String Rem Otevření sešitu s daty a uložení jmen otevřených souborů pro další použití Application.ScreenUpdating = False Sumarizace = ThisWorkbook.Name 79

80 Worksheets("Temp").Visible = True Workbooks.Open FileName:=Jméno Data = Application.ActiveWorkbook.Name Rem Kopírování oblasti z datového sešitu Workbooks(Data).Sheets("Formulář").Range("A1:M30").Copy Rem Vložení dat do sumarizačního sešitu jako hodnoty Workbooks(Sumarizace).Activate Sheets("Temp").Select Range("A1").Select Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, _ Operation:=xlPasteSpecialOperationNone, _ SkipBlanks:=True, Transpose:=False Rem Uzavření sešitu s daty Windows(Data).Activate ActiveWindow.Close (False) Application.DisplayAlerts = True Rem Zpracování nakopírovaných dat Workbooks(Sumarizace).Sheets("Temp").Range("A6:R35").Copy Rem Najdi první prázdnou buňku Sheets("Data").Select Range("B1").Select Do While ActiveCell.Offset(0, 0).Value <> "" ActiveCell.Offset(1, 0).Select Loop ActiveCell.Offset(0, -1).Select Selection.PasteSpecial Paste:=xlValues, _ Operation:=xlNone, SkipBlanks:=False, _ Transpose:=False Rem Smaž přebytečné řádky Range("B1").Select Do While ActiveCell.Offset(0, 0).Value <> "" ActiveCell.Offset(1, 0).Select Loop ActiveCell.Offset(0, -1).Select Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(100, 100)).Clear Rem Vymazání oblasti s daty Sheets("Temp").Select Range("A1:M30").Clear Rem Návrat na list Parametry Sheets("Soubory").Select 80

81 Worksheets("Temp").Visible = False Application.ScreenUpdating = True End Sub Pokud si tuto proceduru vyzkoušíte na souboru připraveném v minulé kapitole tak zjistíte, že při každém otevření dílčího souboru se automaticky spustí makro definované v dílčím souboru. Výsledkem tedy je, že se nám pokaždé zobrazí nabídka kterou jsme vytvářeli v minulé kapitole. To je velice nepříjemné protože musíme u každého dílčího souboru stisknout tlačítko k ruční editaci tabulky aby náš kód pro přenos dat do sumarizačního souboru mohl pokračovat dále. Nepříjemnost je možné odstranit pomocí kousku kódu který vložíme do dílčích souborů. Tuto úpravu je ideální udělat ještě před tím, než se soubory pro vyplnění rozešlou žadatelům. Úprava spočívá v identifikaci již v excelu otevřeného souboru. Pokud tímto souborem je Formuláře_sumarizace.xls tak již nespouštěj v dílčím souboru Rozcestník, ale předej řízení zpět do sumarizačního souboru. Následující kód je tedy nutné přidat do souborů určených k rozesílání jednotlivým žadatelům. Private Sub Workbook_Open() Rem Kontrola přítomnosti sumarizačního souboru Dim X As Object 81

82 On Error Resume Next Set X = Workbooks("Formuláře_sumarizace.xls") If Err = 0 Then GoTo ExitSub Rem Původní kód Sheets("Formulář").Select Range("A1").Select Rozcestnik.Show ExitSub: End Sub V tomto okamžiku máme již jádro našeho sumarizačního souboru připravené. Teď je načase připravit pohodlné ovládání. Začneme přípravou dialogového okna které nám umožní pohodlně vybrat dílčí soubory ke zpracování a podá nám základní informaci o tom kolik máme souborů vybraných. Dialogové okno může vypadat například jako to na následujícím obrázku. Dialogové okno obsahuje jedno tlačítko ( CommandButton1 ) a dvě textové položky. Label1 s obsahem Počet vybraných souborů : a Label2 které nám bude zobrazovat kolik soborů jsme vybrali. Kód přiřazený k tlačítku je velice jednoduchý. Private Sub CommandButton1_Click() Call Vyber_soubory_pro_import_dat Label2.Caption = Počet_souborů + 1 End Sub Tento kód je proveden v okamžiku když nastane událost Click. To znamená pokud myší klikneme na tlačítko, nebo pokud stiskneme Enter když je tlačítko aktivní. Kód obsahuje volání procedury pro výběr souborů a podle počtu vybraných souborů změní text textového pole Label2. 82

83 Určitě vás zarazilo, že počet souborů je zvětšen o jedničku. V našem případě máme v adresáři 12 souborů. Excel jim ale přiřazuje čísla podle pravidla, že první je 0, druhý 1, třetí 2 a tak dále. Excel tedy přiřadí nejvyšší číslo 11 a ne 12. Další tlačítko které si připravíme bude tlačítko na načtení dat z vybraných dílčích souborů do sumarizačního souboru. Jméno tohoto tlačítka je CommandButton2. Událost kterou budeme zpracovávat bude opět Click. Po stisknutí tohoto tlačítka musíme projít názvy všech vybraných dílčích souborů. Postupně je otevírat a pomocí již připraveného makra přenášet data do sumarizačního souboru. Kód pomocí kterého se vše provede je následující. Private Sub CommandButton2_Click() Dim X As Integer Dim Název_souboru As String For X = 0 To Počet_souborů Sheets("Soubory").Select Range("B5").Select Název_souboru = ActiveCell.Offset(X, 0) Call Načti_data_ze_souboru(Název_souboru) Next X End Sub V případě, že máte málo výkonný počítač zjistíte, že během provádění tohoto kódu vás nic neinformuje o tom jak zpracování dílčích souborů pokračuje a vy začínáte být nervózní zda se počítač nezasekl. Ale i v případě, že máte vysoce výkonný počítač a celá operace netrvá déle něž pár vteřin, musíte uznat, že by bylo efektní kdyby vás Excel informoval kolik procent souborů již zpracoval a vše ještě zobrazil pěkně graficky. 83

84 Podívejme se jak takovýto objekt vytvořit a následně pak použít. Výše uvedené dialogové okno se skládá ze čtyř základních prvků. tělo dialogového okna, tento prvek již důvěrně známe z předchozích příkladů textové položky která nás informuje o tom, že se zpracovávají data z dílčích souborů prvku Frame, v nadpisu tohoto prvku jsou zobrazena % zpracování prvku ProgressBar První tři prvky najdete ve standardní nabídce Toolbox v editoru VBA. Prvek ProgressBar si však budeme muset do nabídky Toolbox přidat. 1. v editoru VBA si zvolte menu View a zkontrolujte zda máte zobrazené menu Toolbox 2. v menu Toolbox stiskněte pravé tlačítko myši a zvolte z nabídky položku Additional controls 3. na obrazovce se vám objeví nabídka s dalšími dialogovými prvky, z množství nabízených prvků vyberte Microsoft ProgressBar Control 84

85 4. v menu Toolbox vám přibude nová ikona zobrazující prvek ProgressBar, tento prvek nám umožní zobrazit pruh, který se bude postupně zabarvovat v závislosti na tom kolik souborů je již zpracováno 5. nyní můžeme tento prvek umístit do dialogového okna Ve VBA editoru by měl být výsledek po drobných úpravách vlastností jednotlivých prvků následující. Nyní když již máme potřebný dialog vytvořený můžeme k němu vytvořit i potřebný kód. Abychom správně sestavili všechny události které musí nastat seřadíme si je do následujících kroků. 85

86 1. z nabídky v menu klikneme na položku Přidej data do tabulky 2. zkontrolujeme jestli máme vybrány soubory které budeme zpracovávat 3. zobrazíme si dialogové okno s oznámením kolik procent již máme zpracováno 4. zpracujeme soubory a zároveň aktualizujeme data o pokroku ve zpracovávání 5. uzavřeme okno s informací o postupu zpracování 6. vrátíme řízení původní nabídce Předchozí kód pro načtení souborů musí být změněn následujícím způsobem. Private Sub CommandButton2_Click() Call Zpracování_datových_souborů End Sub Tento kód najdete u formuláře UserForm1. V Modulu1 pak najdete vlastní proceduru která provede kontrolu zda máme vybrané soubory pro zpracování. Pokud soubory existují zobrazí dialogové okno s prvkem ProgressBar. V opačném případě pak ukončí proceduru s chybovým hlášením, že nebyly vybrány žádné soubory ke zpracování. Sub Zpracování_datových_souborů() If Počet_souborů = 0 Then MsgBox ("Nebyly vybrány žádné soubory ke zpracování!") Exit Sub Else End If UserForm2.Show Unload UserForm2 End Sub Předchozími dvěmi částmi kódu jsme provedli všechny kroky výše uvedeného seznamu kromě kroku 4. Tento krok se provede v okamžiku kdy aktivujeme UserForm2. Pomocí cyklu For Next postupně zpracujeme všechny soubory které se nacházejí na listu Soubory od buňky B5 směrem dolů. V průběhu zpracovávání souborů budeme také aktualizovat dialogové okno s informacemi o postupu zpracování. Private Sub UserForm_activate() Dim x As Integer Dim Název_souboru As String Dim Hotovo As Single For x = 0 To Počet_souborů Rem Nalezení jména souboru ke zpracování Sheets("Soubory").Select Range("B5").Select Název_souboru = ActiveCell.Offset(x, 0) 86

87 Rem Aktualizace postupu zpracování Hotovo = x / Počet_souborů ProgressBar1.Value = Hotovo Frame1.Caption = Format(Hotovo, "0%") UserForm2.Repaint ProgressBar1.Refresh Rem Provedení zpracování dílčího souboru Call Načti_data_ze_souboru(Název_souboru) Next x UserForm2.Hide End Sub Touto částí kódu jsme ukončili sehrávání dat z jednotlivých dílčích souborů do souboru sumárního. Teď si připravíme makro na jednoduchý výmaz již zapsaných dat do sumární tabulky. V současném stavu pokud budeme vybírat další a další soubory tak se nám budou načítat k již sumarizovaným datům. Tento postup je dobrý pro případ, že nám data chodí postupně a my si je postupně můžeme sehrávat. Pokud bychom ale chtěli data načíst znovu od začátku tak nemůžeme. Výmaz načtených dat nám umožní data znovu načíst bez ohledu na předchozí obsah souboru. V dialogovém okně Načtení datových souborů si připravíme další tlačítko. toto tlačítko bude mít název Výmaz existujícíhc dat ( CommandButton5 ). K tomuto tlačítku přiřadíme kód který vymaže oblast dat na listu Soubory a zároveň vymaže seznam posledních souborů určených k načtení. Private Sub CommandButton5_Click() Call Výmaz_existujících_dat Label2.Caption = 0 End Sub 87

88 Sub Výmaz_existujících_dat() Dim Sumarizace As String Application.ScreenUpdating = False Sumarizace = ThisWorkbook.Name Workbooks(Sumarizace).Activate Sheets("Data").Range("A3:R65536").Clear Sheets("Soubory").Range("B:B").Clear Application.ScreenUpdating = True End Sub Posledním tlačítkem bude tlačítko na opuštění dialogového okna a umožnění ruční editace tabulek. Tlačítko které vytvoříme pod názvem Editace tabulky má označení CommandButton4 Private Sub CommandButton4_Click() UserForm1.Hide End Sub Tímto krokem jsme ukončili část týkající se programování. Tvorba reportingových výkazů Vraťme se zpět od programování k praktickému použití sumarizovaných dat. Sumarizovaná data lze v praxi použít pro minimálně čtyři účely. Každý účel vyžaduje jinou strukturu dat, ale věcný obsah bude stále stejný. Z dat obsažených v našem sumarizačním souboru lze připravit reporty pro následující účely : report sloužící k rozhodování o tom které zařízení bude nakoupeno a které nikoliv report sloužící finančnímu řediteli jako podklad pro zpracování plánu hotovostních toků v podniku report pro finančního ředitele ve kterém bude mít připraven plán odpisů pro plánovaný rok report pro vedoucího oddělení nákupu který bude sloužit k plánování nákupů a k vyjednávání co nejlepších cen s dodavateli 88

89 dalším reportem by měla být zpětná vazba pro žadatele vybavení zda jejich požadavek byl schválen nebo byl zamítnut. Report sloužící k rozhodování V průběhu plánovacího procesu je téměř pravidlem, že požadavky zaslané jednotlivými útvary (Botoom-Up) téměř vždy překračují představy managementu nebo majitelů firmy (Top-Down). Díky tomuto rozporu dochází pravidelně ke krácení požadavků jednotlivých žadatelů. Naším úkolem je připravit report pomocí kterého bude možné snadno rozhodnout o tom které požadavky budou realizovány a které nikoliv. Vy jako pracovník kontrolingu se musíte umět vžít do role managerů kteří budou rozhodovat a report připravit tak aby měli po ruce všechny potřebné údaje. Nejlepší způsob jak se takového úkolu zhostit je představit se sám sebe v pozici rozhodovatele a připravit report tak aby vyhovoval vám. Pak je velká pravděpodobnost, že bude vyhovovat i vašim nadřízeným. Výsledné položky reportu by měli obsahovat následující údaje. jaká zařízení požadují žadatelé v jakém množství za jaký objem peněžních prostředků si organizační útvary zařízení požadují jak mají požadovaná zařízení rozdělena do priorit jak zdůvodňují svoje požadavky Postup rozhodování by s těmito údaji mohl vypadat následovně : 1. manager nejdříve zjistí zda požadavky sebrané zdola převyšují možnosti rozpočtu, pokud ano postupuje dalším krokem, v opačném případě může všechny požadavky schválit 2. do vymezeného rozpočtu se pokusí vejít pomocí rychlého krácení, toto krácení spočívá v neschválení poslední a popřípadě i předposlední priority, pokud by ani tyto opatření nepomohla je nutné přistoupit ke třetímu kroku 3. je nutné provést detailní revizi požadavků, počty požadovaných kusů, zdůvodnění, tuto fázi je nutné dělat ve spolupráci s jednotlivými žadateli Teď když máme představu jak by měl report vypadat a jak by mohlo vypadat rozhodování můžeme začít připravovat konkrétní podobu reportu. Vzhledem k tomu, že máme data ze všech dílčích souborů naskládána na jednom listu sumarizačního souboru můžeme pro tvorbu reportu použít kontingenční tabulky. Tento nástroj nám umožní uspořádat data do takové podoby jaká je požadována. Kontingenční tabulku připravíme následujícím způsobem. 1. z menu Data vyberte položku Kontingenční tabulka a graf 2. na obrazovce uvidíte Průvodce kontingenční tabulkou a grafem (1/3) 89

90 3. naše data k analýze se nacházejí v aplikaci Microsoft Excel a proto označíme právě tuto volbu 4. ve stejném dialogovém okně označíme, že kontingenční sestava bude ve formě tabulky ne grafu 5. klikněte na tlačítko Další 6. objeví se druhá část Průvodce kontingenční tabulkou a grafem (2/3) 7. kurzor umístíme do políčka s názvem Oblast: 8. v místě záložek jednotlivých listů excelu klikneme na list DATA 9. klikněte na buňku A1 10. stiskněte kombinaci kláves CTRL+SHIFT+END, díky této kombinaci kláves se vám jako oblast označí veškerá data na tomto listu, pro případ, že budeme data doplňovat můžete označenou oblast rozšířit o několik řádků směrem dolů 11. klikněte na tlačítko Další 12. na otázku průvodce kde chceme kontingenční tabulku umístit odpovězte, že ji chcete umístit na Nový list 13. klikněte na tlačítko Dokončit Kontingenční tabulku máme vytvořenou. Teď je nutné ji naplnit daty tak aby odpovídala výše uvedeným požadavkům na report 90

91 Přetahování položek proveďte následujícím způsobem. Do oblasti řádkových polí přetáhněte tyto položky : Jméno žádajícího útvaru Název zařízení Zdůvodnění požadavku Do oblasti sloupcových polí patří položka : Priorita Do oblasti datových položek umístíme : Celková částka Počet kusů 91

92 Datová pole se vám automaticky umístí na konec řádkových polí. Aby informace byly přehledně uspořádány přesuňte položku Data na spodní okraj nadpisů sloupcových polí. Položka Data se vám potom objeví vedle položky Priorita. Datová pole jsou nastavena tak, aby ukazovala počet hodnot. Toto nastavení je pro naše účely nepoužitelné a proto si toto nastavení změníme na součty datových polí. 1. umístěte kurzor do libovolného pole v datové oblasti a stiskněte pravé tlačítko na myši 2. z nabídky vyberte položku Nastavení pole 3. v zobrazeném dialogovém okně klikněte na pole Součet a stiskněte OK Stejný postup použijeme i pro druhou datovou položku Počet kusů. Takto připravená tabulka sice obsahuje všechny potřebné údaje, ale nevypadá pěkně. S formátem tabulky je možné libovolně manipulovat. Je možné měnit šířku a výšku řádků, typ písma, barevné schéma atp Pokud provedete svoje úpravy vzhledu tabulky nezapomeňte na jednu důležitou věc. Při každé aktualizaci tabulky použije excel automatický formát a všechny vámi pracně nastavené detaily formátu tabulky jsou ztraceny. Tomuto se lze vyhnout pokud zrušíte v nastavení použití automatického formátu v nastavení možností kontingenční tabulky. Výslednou tabulku si můžete prohlédnout v souboru Formuláře_sumarizace.xls. 92

93 Report sloužící jako podklad pro vytvoření plánu hotovostních toků Tento report by měl sloužit finančnímu řediteli k tomu aby věděl kdy a jaké výdaje jej očekávají. V praxi se může stát, že při výplatě ročních odměn si může firma sáhnout na dno svého běžného účtu. V případě, že finanční ředitel ví o této skutečnosti dopředu, může dát impuls k tomu, aby nákup některých zařízení byl o měsíc odložen. Vzhledem k cenám kontokorentních rámců je plánování a řízení hotovostních toků pro firmu velice důležité. Když již víme k čemu by měl report sloužit není problém takovýto report z našich sumarizovaných dat sestavit. Postupovat budeme stejně jako v předchozím případě, jen umístění jednotlivých polí kontingenční tabulky bude jiné. Do oblasti řádkových polí přetáhněte tyto položky : Požadovaný měsíc dodání, předpokládáme, že měsíc dodání se rovná měsíci kdy bude dodané zboží i uhrazeno Priorita, toto pole slouží k lepší orientaci v případě, že proběhne krácení požadavků formou škrtnutí některé z priorit Do oblasti sloupcových polí patří položka : Číslo žádajícího útvaru Název žádajícího útvaru, obě položky jsou pouze informativní Do oblasti datových položek umístíme : Celková částka, bude se jednat o sumu peněz, kterou bude finanční ředitel v každém měsíci potřebovat na pokrytí odsouhlasených požadavků Opět budeme muset nastavit data do stavu součtů a před formátováním vypnout v možnostech kontingenční tabulky funkci automatického formátování. Pokud vytvoříte novou kontingenční tabulku formou kopírování listu s již existující tabulkou ušetříte si nejen námahu s pracným označováním oblasti dat které chcete analyzovat, ale i s formátováním tabulky. Další velkou výhodou je i úspora paměti. Excel při práci s kontingenční tabulkou postupuje tak, že si data z vámi označeného listu přesune do zásobníku dat (cache) a analýzu dat pak provádí nad tímto zásobníkem dat. V případě zkopírování listu s již existující kontingenční tabulkou excel nevytváří další zásobník dat, ale vytvoří jen další pohled na tyto data. Tento postup oceníte především u rozsáhlých oblastí s daty k analýze. 93

94 Report sloužící k přípravě plánu nákupu Jako poslední report který si probereme bude podklad pro přípravu plánu nákupu. Zajisté budete se mnou souhlasit, že pokud vím co a kdy budu nakupovat v průběhu roku tak mám daleko lepší pozici pro vyjednávání, než když jen čekám co kdo bude chtít. Možnost dosažení množstevních slev a nebo lepší využití speciálních prodejních akcí se přímo nabízí. S informacemi které jsme schopni poskytnout nákupnímu oddělení přispíváme ke zvýšení efektivity nákupů jako takových. Právě tento druh informací je od kontrolingu očekáván a je i oceňován. Které informace budou tedy nákupčí potřebovat : jaké zařízení bude nakoupeno v jakém měsíci má k nákupu dojít pro koho je nákup určen v jaké prioritě se požadavek nachází Z těchto údajů jsme již schopni sestavit potřebnou kontingenční tabulku. Vzhledem k tomu, že máme v sešitu uloženo několik tabulek je při jakékoliv změně sumarizovaných dat relativně obtížné aktualizovat všechny kontingenční tabulky tak aby obsahovaly vždy aktuální data. Celý postup by spočíval v tom, že musíte postupně projít všemi vytvořenými kontingenčními tabulkami a z menu Data provést volbu Aktualizovat data. Naštěstí můžeme celý proces velice jednoduše automatizovat pomocí přidáním jednoho řádku do modulu s makry. Nejvhodnější místo pro aktualizaci všech kontingenčních tabulek je při přechodu z menu se sumarizací dat do módu ručního editování tabulky. V tomto okamžiku je vhodné data aktualizovat. Makro pro CommandButton4 upravíme pouze o jeden řádek. Upravené makro vypadá pak následujícím způsobem. Private Sub CommandButton4_Click() ActiveWorkbook.PivotCaches(1).Refresh UserForm1.Hide End Sub Jak vidíte stačí provést aktualizaci pouze zásobníku dat a všechny kontingenční tabulky které jsou nad tímto zásobníkem postaveny se již samy automaticky zaktualizují. Tady vidíte další praktické využití předchozího tipu s kopírováním listů excelu s kontingenční tabulkou. 94

95 Závěr Na začátku minulé části jsme identifikovali hypotetický problém jedné společnosti. V závěru této kapitoly máme k dispozici pomocí relativně jednoduchého nástroje spoustu detailních informací s velice širokým použitím. Právě kreativní přístup k problémům bez předsudků nás může dovést k očekávaným výsledkům. Doufám, že pokud tento příklad v praxi přímo nepoužijete tak vás inspiroval k jiným nápadům, nebo jste alespoň pochytili nové znalosti a zkušenosti s přípravou jednoduchých aplikací v excelu. 95

96 Aplikace analytických metod v Excelu Excel je možné využít jako velice silný a efektivní analytický nástroj. S jeho pomocí lze provádět vše: od analýzy finančních výkazů přes statistická šetření nebo audit datových souborů až po náročné optimalizační metody. Úkolem této kapitoly není Vás zahltit spoustou teorie a ukázat co nejširší možnost použití, ale na praktickém příkladu Vás provést jednou konkrétní analýzou od začátku až do konce. Ukážeme si, že vlastní výpočet je jen takovou třešničkou na dortu, že vlastní příprava modelu je stejně důležitá jako znalost Excelu. Pro tuto analýzu použijeme pouze základní funkce a nebudeme potřebovat ani hluboké znalosti některé odborné oblasti, jakými jsou například ekonomie, matematika nebo statistika. V dnešní době je hodně diskutované téma nákupu vlastní nemovitosti. Snad každý by chtěl svůj dům nebo alespoň byt. Ve většině případů jsou však omezujícím faktorem finanční možnosti potenciálního investora. Pokud si však myslíte, že na nákup domu nebo bytu máte prostředky, stojí za to si udělat analýzu kolik peněz mohu do pořízení nemovitosti investovat. V první chvíli se zdá vše jasné: měsíčně ušetřím tolik a tolik peněz, mohu si dovolit tedy tolik a tolik splácet a tedy i půjčit. Jenže situace se stává zajímavější pokud mám možnost použít různé zdroje financování nákupu. Typickou kombinací je použití hypotéky, stavebního spoření a vlastních prostředků. V tomto okamžiku již není až tak snadné říci jak je nejvhodnější disponibilní zdroje zkombinovat a použít. Předmětem, nebo lépe řečeno cílem, naší práce bude určit kolik mohu do nemovitosti maximálně investovat za předem stanovených podmínek. Výstupem by měl být univerzální model použitelný pro široké spektrum potenciálních uživatelů. Proto abychom úspěšně tento úkol mohli vyřešit musíme udělat několik po sobě následujících kroků: 1. Identifikovat všechny vstupní údaje 2. Připravit tabulku do které se budou vstupní údaje zadávat 3. Připravit tabulku s analýzou vstupních dat 4. Nastavit modely, scénáře a možné výstupy z analýzy 5. Připravit návod k používání tabulky Identifikace vstupních údajů Jako první krok, který musíme udělat je, že si utřídíme vstupy do naší analýzy bez kterých bychom nebyli schopni rozhodnout. Udělejme si seznam jednotlivých vstupů, které si rozdělíme ještě na několik skupin. Jako první skupinou vstupů bude naše rodinná finanční situace. Naše současné celkové úspory Kolik jsme schopni měsíčně spořit při zachování stávající životní úrovně Kolik můžou být jednorázové roční úspory (typicky se jedná o vyplacené odměny nebo mimořádné prodeje stávajícího majetku apod.) Jaké budeme mít příjmy navíc pokud záměr s nákupem nemovitosti zrealizujeme (typicky se může jednat o prodej stávajícího bytu, nebo jeho pronájem) Zvláštní příjmy (jedná se o příjmy z poběhlých stavebních spoření, výplaty hypotéčních zástavních listů apod.) 96

97 Můžeme říci, že pomocí výše uvedených pěti bodů se nám povede poměrně univerzálně popsat současnou ekonomickou situaci potenciálního investora. K úplnému popisu nám však spousta věcí chybí. Podívejme se tedy na další kapitolu, nebo chcete li na další potenciální zdroj financování. Tímto zdrojem bude hypotéční úvěr. Hypotéční úvěr si můžeme popsat pomocí následujících parametrů: Kolik si na hypotéku půjčím Jakou budu mít úrokovou sazbu Jak dlouho budu splácet Jaké jsou poplatky za získání hypotéky Jaký je poplatek za vedení hypotéčního účtu Jak vidíte, hypotéka není jen o její výši a o úrocích, ale i o souvisejících poplatcích. Tyto poplatky mohou zvedat celkové zaplacené peníze až o 1%. Proto není dobré je opomíjet. Výše uvedený výčet však není ještě zdaleka kompletní, protože spolu s hypotéčním úvěrem bude nutné uzavřít ještě životní pojištění a pojištění nemovitosti. Tato pojištění slouží podle výkladu banky k tomu, aby jste byly pokud možno chráněni co nejvíce před ztrátou koupené nemovitosti. Pravdou je, že špatně sjednané pojištění tuto funkci vůbec nemusí splňovat. Podívejme se na parametry které nám obě pojištění charakterizují. Částka životního pojištění se rovná částce hypotéčního úvěru Částka pojištění nemovitosti se odvíjí od celkové ceny nemovitosti bez ohledu na to z jakého zdroje byl nákup proveden, obecně je základní částka u pojištění nemovitosti vyšší než základ z kterého se vypočítává výše životní pojistky Výše pojistné platby, případně procentní část ze základní částky pojištění Doba trvání pojištění, u obou případů je doba trvání pojištění minimálně rovna době splácení hypotéčního úvěru Jak jsme však v zadání měli psáno, hypotéční úvěr není jediný možný zdroj úvěrového financování nákupu nemovitosti. Dalším, a nutno říci díky zásahům našich politiků, velmi oblíbeným způsobem financování nákupu nebo výstavby nemovitosti je použití úvěru ze stavebního spoření. Druhů stavebních spoření je spousta, ale všechny se dají charakterizovat několika společnými parametry 1. Částka úvěru ze stavebního spoření Výše úrokové sazby Doba splácení úvěru Poplatek za získání úvěru Poplatek za vedení úvěrového účtu Jak vidíte údaje jsou obdobné jako u hypotéčního úvěru. Jedinou výjimkou může být nezbytné ručení u úvěru ze stavebního spoření. Ve většině případů ručitel je někdo z rodiny, nebo velice dobrý známý který nám tuto službu dělá zdarma, ale může se i stát, že dotyčný bude chtít něco za poskytnutí ručení zaplatit. Pokud by tomu tak bylo, pak by tento náklad přímo souvisel s úvěrem ze stavebního spoření a 1 Pro jednoduchost nebudeme rozebírat možnost překlenovacích úvěrů, ale budeme se zabývat pouze variantou řádného úvěru ze stavebního spoření. 97

98 musel by být zahrnut do výše uvedené tabulky. Také je dobré si uvědomit, že rodiny nemají pouze jedno stavební spoření, ale mají jich několik. Na tuto variantu je nutné při přípravě tabulky pamatovat. Doposud jsme se zabývali pouze tím za co budeme kupovat, ale stejně důležitá je i druhá strana co budu kupovat. Stejně jako v předchozích skupinách si nadefinujeme jednotlivé skupinu výdajů týkajících se pozemku a vlastní stavby. Rozloha pozemku Cena za metr čtverečný Celková cena pozemku Za stavbu pak budeme sledovat následující výdaje. Cena domu Cena vybavení Částka nezbytná na úpravy terénu (zarovnání, skalky, stromy, květiny, atd ) Tímto výčtem jsme ukončili přípravu vstupů do naší analýzy. Všechny vstupy ještě musíme uzpůsobit tomu, aby bylo možné s nimi manipulovat v čase. Příprava tabulky se vstupy Kompletní sepsání všech vstupních údajů nám umožní si připravit vhodné rozvržení vstupních dat na datový list. Ušetříme tak spoustu času neustálým přehazováním oblastí buněk, dodatečným formátováním a podobně. Až si budete připravovat svůj první model určitě tento postup oceníte více než systém pokusu a omylu. Jako první jsme si připravili vstupní data pro sumarizaci našich volných nebo krátkodobě získatelných finančních prostředků. Výsledná tabulka by mohla vypadat jako například ta na následujícím obrázku. Úspory a hotovost Dále Měsíční úspory : Roční extra úspory : Úspory : Ukončení stav. spoření : Měsíční pronájem bytu : Doba pronájmu bytu (měsíce) : Celková hotovost : Podívejme se na tabulku trochu podrobněji. Probereme si použité vzorce a důvody proč je tabulka koncipována zrovna takto a ne jinak. Na úvod se ale podíváme na jeden tip. v Kč Poměrně výrazně na začátku tabulky působí inverzní šipka (). Tato šipka dává jasně najevo kde tabulka začíná a přiměřeně zvýrazňuje i nadpis tabulky. Jak bylo tohoto symbolu dosaženo? Postup je velice jednoduchý. 1. Umístíte kurzor na buňku do které chcete tento, nebo podobný symbol vložit. 98

99 2. Z menu vyberte položku Vložit Symbol 3. Vyberte sadu písma Windings a vložte požadovaný symbol Postup je relativně jednoduchý a ve znakových sadách najdete spoustu zajímavých symbolů pro oživení vaší tabulky. Vraťme se však zpět k naší analýze. V tabulce jsou použity pouze základní vzorce. Za zmínku stojí jen logické uspořádání měsíčních a ročních hodnot. Je nutné pamatovat, že tyto hodnoty nemůžeme pouze sčítat, ale měsíční je nutné násobit dvanácti. Proto také zdánlivě nesedí součet měsíčních úspor a ročních úspor. Tato forma je zvolena tak aby byla pro uživatele co nejjednodušší k vyplnění. Většina z vás ví kolik si může dovolit dát měsíčně stranou a stejně tak ví kolik dostane na prémiích nebo odměnách. Vyplnění horní části tabulky by mělo být co nejjednodušší a nemělo by vyžadovat přepočty mezi ročními a měsíčními hodnotami nebo naopak. 99

100 V druhé části tabulky máme oblast pro vyplnění případných výplat stavebních spoření pokud si nebudeme brát úvěr. V tomto případě bereme vyplacené peníze jako hotovost navíc a nebudeme je zařazovat mezi peníze poskytnuté z úvěrů. Jedná se o naše zhodnocené peníze ne o peníze půjčené bankou. V poslední části pak máme uvedeny platby za současné bydlení. Ve většině případů se bude jednat o nájem původního bytu, ale může se i vyskytnout varianta jednorázového prodeje. V případě nájmu jsou malým písmem pod částkou měsíčního nájmu napsány i hodnoty které odpovídají době pronájmu v tom kterém roce po měsících. Například hodnota 6 znamená to, že byt bude pronajmout jen polovinu příslušného roku. Pro úplnost a přehlednost vlastních úspor a dostupné hotovosti máme řádek s celkovým součtem všech vstupujících položek. Všimněte si zakončení tabulky z časového pohledu. V detailu máme zpracováno období od nákupu pozemku až po dokončení výstavby domu. V dalších obdobích pak pro zjednodušení používáme opakování předchozího roku. Vzhledem k časovému horizontu, se kterým pracujeme, je toto zjednodušení akceptovatelné. Jako druhou vstupní oblastí kterou jsme si popsali je oblast hypotéčního úvěru. Zde již budeme používat složitější vzorce, ale v celku bude tabulka také jednoduchá. Úvěry Hypotéční úvěr Částka [Kč] % p.a. Spl. [roky] Poč. čerp. Poč. spl % Poplatky za získání úvěru 1% Kč Roční poplatek za vedení účtu Kč Dále Splátky roční Splátky měsíční Poplatek za získání hypotéky Roční poplatek za vedení v Kč V horní části tabulky máme uvedeny jen základní parametry úvěru tak jak jsme si je definovali v předchozí části. Druhá část, pod čarou, je daleko zajímavější a to především z pohledu použitých vzorců. U této tabulky jsme se oproti realitě opět dopustili jednoho malého zjednodušení. Tímto zjednodušením je, že po celou dobu úvěrování máme nastavenou stejnou úrokovou sazbu. Ve skutečnosti se sazba bude měnit podle nastavených smluvních podmínek. Ve většině případů je tato doba 5 let, ale mohou se objevit i výjimky. Pro investora, který očekává růst úrokových sazeb, může být doba konstantního úroku (takzvané fixace) nastavena třeba na 10 let. Naopak ten, který očekává v brzké době pokles úrokových sazeb, si nechá fixovat úroky třeba jen na jeden rok. Vzhledem k nejistotě a velkému množství uživatelů tohoto modelu bude zjednodušení formou konstantní úrokové sazby na celou dobu splácení akceptovatelné. Je však nutné do návodu k použití poznamenat, že by měla být uvedena očekávaná efektivní úroková sazba úvěru. Důležitá jsou také data počátku čerpání úvěru a počátku splácení. Ve většině praktických příkladů jsou tyto okamžiky od sebe vzdáleny asi jeden rok (jedná se o dobu výstavby nemovitosti). Podívejme se na spodní, z pohledu vzorců daleko zajímavější, část tabulky. Nejprve si ukážeme vzorec pomocí kterého určíme výši pravidelné roční splátky. Jedná se o část vzorce 100

101 s klauzulí PLATBA. Jak je na barevném obrázku vidět tato funkce nám ze vstupních parametrů skládajících se z roční úrokové míry (%p.a.), doby splácení v letech a celkové částky úvěru spočítá výši roční splátky. Pro lepší představivost je možné tuto částku vydělit dvanácti a dostaneme pravidelnou měsíční splátku. Vzorec jako takový je však daleko složitější podívejme se na jeho první část, která začíná klauzulí KDYŽ. Důvodem, proč je zde tato podmínka umístěna, je zajistit aby se splácení úvěru projevilo jen v letech do kterých patří. To znamená v tomto případě v roce 2007 a následujících. Vždy je porovnáván rok v tabulce a rok uvedený v hlavičce úvěru. Vzorec by se dal přeložit do standardní řeči následovně: Vlož do buňky výpočet výše splátky pokud rok v hlavičce tabulky úvěru (modrý rámeček) je větší nebo roven roku kdy provádíme výpočet (zelený rámeček), pokud je rok v hlavičce menší než rok pro který provádíme výpočet tak vlož nulu. Obdobné vzorce naleznete i v dalších řádcích tabulky s hypotéčním úvěrem. Pokud se vám podaří tento vzorec si rozebrat a pochopit tak si velice usnadníte práci s ostatními úvěrovými tabulkami. Zobrazení vzorce stejné jako na předcházejícím obrázku dosáhnete velice jednoduše. Stačí když s kurzorem v příslušné buňce stisknete klávesu F2. S hypotéčním úvěrem souvisí i životní pojištění a pojištění nemovitosti. Pro tyto dvě pojištění si také připravíme vstupní tabulku. Pojištění Pojištění nemovitosti Částka [Kč] % p.a. Poč. platby ,20% Dále Splátky roční Splátky měsíční v Kč Životní pojištění Částka [Kč] % p.a. Doba poj. Poč. platby ,30% Dále Splátky roční Splátky měsíční Tato tabulka obsahuje obdobný vzorec jako jsme použili u hypotéčního úvěru a jeho vztahu k jednotlivým rokům =KDYŽ(NEBO($Q17=P18;$Q17<P18);$L17*$M17;0). Protože se jedná o poměrně komplikovaný vzorec pokusme si jej ještě jednou vysvětlit pomocí vývojového diagramu. 101

102 Z KDYŽ + Počátek platby je větší nebo roven počítanému roku? NEBO($Q17=P1 8;$Q17<P18) - Proveď výpočet výše splátky pojistného. $L17*$M17 Neprováděj žádný výpočet a doplň nulu. K Tento způsob je přehledný a názorný. Pokud chcete vysvětlit složitější vzorce může být tento způsob ideální. S příslušným komentářem může pak vzorec pochopit i méně zkušený uživatel. Ve vstupních parametrech máme ještě jednu úvěrovou tabulku. Jedná se o tabulku se stavebním spořením. Tato tabulka se prakticky neliší od tabulky na hypotéční úvěr. Stejné je i uspořádání tabulky a i použité vzorce. Stavební spoření III. Částka [Kč] % p.a. Spl. [roky] Poč. čerp. Poč. spl. STČS 0 6% Poplatky za získání úvěru 1% 0 Kč Roční poplatek za vedení účtu 0 Kč Dále Splátky roční Splátky měsíční Poplatek za získání úvěru Roční poplatek za vedení Poslední vstupní oblastí jsou údaje o pořizované nemovitosti. Jedná se o pozemek a vlastní stavbu nebo byt. Všimněte si, že například stavba domu je rozdělena do více let. Snahou modelu je co nejvíce se přiblížit realitě a právě stavba domu je ve většině případů rozložena do dvou let především z technologických důvodů(např. hrubá stavba se má nechat vymrznout ). Doposud jsem se nezmínil o oranžových polích. V těchto polích jsou uložena základní vstupní data. Ostatní data jsou pak do vstupního modelu dopočítána. Barevné označení umožní lepší orientaci uživatele tabulky v základních vstupních datech. Pro lepší ochranu vzorců můžeme list zamknout pro úpravy a pouze barevné buňky budou přístupné pro úpravy a opravy. 102

103 Pozemek a stavba Pozemek : Rozloha : 815 m 2 Cena za metr : Kč/m 2 Cena celkem : Kč Dům : Celkem 80% 20% Cena domu : Vybavení : Teréní úpravy : Maximální hypotéka : v Kč Princip uzamykání buněk je následující: 1. Označ buňky které se nebudou zamykat Stiskněte na buňce pravé tlačítko myši a vyberte z menu položku Formát buněk 2. Zamkni celý list nebo sešit. Z menu vyberte položku Nástroje Zámek Zamknout list 103

104 Analýza vstupních dat Nyní máme připravená vstupní data a můžeme začít s přípravou tabulky která nám dá odpovědi na prvotní otázku. Jak se nám podaří splácet potenciální úvěry a kolik peněz se nám podaří našetřit? Analýzu opřeme o jednoduchou úvahu. Jestliže chceme vědět jak, bude vypadat naše budoucí finanční situace, musíme si připravit rozdíl mezi veškerými příjmy a výdaji. Mezi příjmy musíme počítat jak naše ušetřené peníze během roku a obdržené odměny, ale i příjmy z případného hypotéčního úvěru nebo stavebních spoření. Mezi výdaje pak patří především náklady na pořízení nemovitosti, dále pak splátky jednotlivých úvěrů a platby za související pojištění. Tabulka pro příjmy by mohla vypadat například tak jako ta na listu Toky v přiloženém ukázkovém souboru. Příjmy Úspory a hotovost Měsíční úspory : Roční extra úspory : Ukončení stav. spoření : Měsíční pronájem bytu : Celkem Celkem kumulovaně Úvěry Hypotéční úvěr Stavební spoření Petr Stavební spoření Táta Stavební spoření Marcela Celkem Celkem kumulovaně Celkem Celkem kumulovaně v Kč Aby analýza měla vypovídající schopnost, je nutné zahrnout období od pořízení pozemku, přes výstavbu domu až po nejméně pět let po ukončení stavby. Zajisté podle vlastní zkušenosti budete se mnou souhlasit, že období nejbližších pěti let po začátku splácení úvěru je nejtěžších. Jelikož se musíte naučit s tímto břemen žít a počítat s ním, je tabulka provedena až do roku Výhodou tohoto dlouhodobého pohledu je také možnost udělat si například i obrázek o tom kdy si budu moci koupit nové auto, popř. počítat s variantou 1 pravidelného příjmu, pokud bude partner(ka) na rodičovské dovolené odkázán(a) pouze na státní příspěvek (v našem příkladu nezohledněno). Tento 104

105 pohled nám umožní správně korigovat optimální variantu financování nemovitosti i s ohledem na další potřeby rodiny. Náklady musí být kvůli porovnatelnosti spočítány na stejnou dobu jako příjmy. Tabulku opět naleznete v přiloženém souboru. Výdaje Pozemek a stavba Pozemek Dům Celkem Celkem kumulovaně Pojištění Pojištění nemovitosti Životní pojištění Celkem Celkem kumulovaně Splátky úvěrů Hypotéční úvěr Stavební spoření Petr Stavební spoření Táta Stavební spoření Marcela Celkem Celkem kumulovaně Celkem Celkem kumulovaně v Kč Pokud si projdete vzorce v obou předcházejících tabulkách tak jistíte, že se jedná pouze o dotažení dat z připravených tabulek ve vstupní části. Tabulky plní pouze funkci přehledné sumarizace všech hotovostních toků. Nejočekávanějším výstupem je však tabulka která nám udělá přehled o tom kolik peněz nám opravdu zůstane a jestli jsou naše představy reálné. Toky Roční toky Kumulovaný tok v Kč Jak však poznáme že je všechno pořádku nebo že jsou naše představy přehnané. Podívejme se na logiku tabulky Toky. V prvním řádku Roční toky máme rozdíl mezi ročními příjmy a výdaji. V této řádce tedy vidíme kolik tento rok ušetříme, kolik budeme mít tento rok volných finančních prostředků. Pokud nám zde vyjde záporná hodnota znamená to, že ten daný rok nemáme na výdaje a k jejich pokrytí musíme použít i jiné zdroje. Pro zjištění jestli máme potřebné finance k dispozici musíme připravit ještě druhý řádek Kumulovaný tok. V tomto řádku najdeme tedy pohled který nám umožní zjistit jestli daný projekt je ufinancovatelný nebo ne. V zásadě se musíme orientovat na dvě základní věci které nám dají přehled o naší budoucí situaci. 1. Žádná z hodnot nesmí být záporná. Záporná hodnota značí, že i dříve našetřené prostředky nestačí na pokrytí všech výdajů. Řešením této situace je zvýšení našeho zadlužení, které pokryje zvýšenou potřebu finančních prostředků. 2. Hodnoty po ukončení stavby by měly mít rostoucí tendenci. Klesající trend naznačuje, že vydáváte více než jste schopni ušetřit. V dlouhodobém horizontu to znamená, že nebudete schopni splácet úvěry a můžete přijít o zastavený majetek, což může nadále zhoršit možnost splácení. U každého modelu je důležité, aby výstupy byly jednoduché, jasné a srozumitelné. V tomto případě máme jako výstup jeden řádek u kterého je třeba hlídat pouze dva klíčové parametry. Samozřejmě vedle těchto údajů máme k dispozici i spoustu dalších, ale ty jsou pouze vedlejším produktem naší analýzy. 105

106 Práce s modelem Teď když již máme připravený model můžeme vyzkoušet některé analytické metody. Jako první si vyzkoušíme najít maximální možnou cenu nemovitosti za současně definovaných podmínek. Budeme hledat takovou cenu nemovitosti při které máme v kumulovaném hotovostním toku nulu. Tato nula musí být v roce s největším propadem finančních prostředků. Pro provedení této analýzy použijeme funkci zvanou Hledání řešení. Tuto funkci naleznete v menu. Po vyvolání menu se nám na obrazovce objeví dialogové okno pomocí kterého můžeme požadovanou analýzu provést. Nastavená buňka je pole v kumulovaném toku kde máme největší roční výdaje. Cílovou hodnotou tohoto pole je nula. Maximalizovat pak chceme celkovou cenu nemovitosti. Po kliknutí na OK se nám na obrazovce objeví následující dialogové okno. Jedná se o oznámení, že EXCEL nalezl řešení a buňky jsou nastaveny podle našich požadavků. 106

107 Pozor, po provedení této akce již nefunguje volba Krok zpět. Uvedenou akci není možné tímto způsobem vrátit zpět. Na modelu Vám určitě schází jedna věc. Tou věcí je, že si nemohu uložit a prohlédnout různé varianty a možné kombinace financování. I pro tento problém nabízí EXCEL řešení. Nástrojem který nám umožní pracovat s více variantami se jmenuje Správce scénářů. Vyvolání tohoto nástroje provedete z menu Nástroje Správce scénářů. Správce scénářů nám umožňuje ukládat různé varianty vstupních hodnot a my si pak můžeme poměrně snadno prohlížet různé dopady do výsledků analýzy. Pokud již máme jednotlivé varianty, scénáře, definovány pak nám stačí vybrat si příslušnou variantu a kliknout na tlačítko Zobrazit. 107

108 Podívejme se jak si nadefinujeme nový scénář: 1. Klikněte na tlačítko Přidat v dialogovém okně Správce scénářů. Po kliknutí se vám zobrazí následující dialogové okno. 2. Jako první krok v tomto dialogovém okně je vyplnění názvu scénáře. Jedná se o název který se vám bude zobrazovat v přehledu jednotlivých scénářů. Je vhodné aby název nějakým způsobem popisoval vyplněná data. 3. Klíčovým okamžikem je určení buněk které budete měnit. V našem případě zadáme do tohoto pole seznam buněk které obsahují vstupní hodnoty našeho modelu. Měli by to být prakticky všechny barevné buňky na listu Vstupy 108

109 4. Jakmile máte všechna data vyplněna klikněte na tlačítko OK 5. Dostanete se do fáze zadávání vstupních údajů vašeho scénáře. Až vyplníte všechny vstupní hodnoty klikněte na OK. Scénář je definován a připraven k použití. V dialogovém okně, do kterého zadáváte hodnoty buněk scénáře, se vám pro lepší orientaci mohou objevit názvy buněk míst nic neříkajícího popisu umístění. Toto dokážete pokud si buňky pojmenujete. Podívejme se jak si můžeme udělat přehled jednotlivých scénářů. Tak abychom měli přehled o všech vstupních údajích které jsme si připravili. Všechny scénáře si můžeme zobrazit najednou. Toto provedeme pomocí funkce Zpráva scénáře. Ve správci scénářů klikněte na tlačítko Souhrn. Zobrazí se následující menu Zpráva scénáře. Jak vidíte scénáře byly nedefinovány tak abychom viděli za jakých podmínek jak drahou nemovitost si můžeme pořídit. Jednotlivé scénáře pak můžeme porovnávat s realitou a udělat si tak velice rychle 109