MultiPass. Pokyny pro české koordinátory projektů Partnerství (PŘEDKLÁDÁNÍ PŘIHLÁŠEK PROJEKTŮ PARTNERSTVÍ)

Transkript

1 MultiPass Pokyny pro české koordinátory projektů Partnerství (PŘEDKLÁDÁNÍ PŘIHLÁŠEK PROJEKTŮ PARTNERSTVÍ)

2 Úvod Vítejte v databázi MultiPass, v části pro předkládání přihlášek projektů Partnerství! Elektronická přihláška projektu Partnerství programu Celoživotního učení je součásti systému MULTIPASS. K přihlášení do systému potřebujete uživatelské jméno a heslo. Pokud je Vaše organizace již v systému registrována, můžete se přihlásit do systému a začít s registrací přihlášky okamžitě. Nové žadatelské organizace (které systém nikdy nepoužívaly) se musí v systému nejprve zaregistrovat. Registrace organizace se provádí na adrese kliknutím na odkaz REGISTRACE NOVÉ ORGANIZACE. Zaregistrovaná přihláška Partnerství se vyexportuje do wordového formuláře, vytiskne, podepíše a zašle doporučeně Národní agentuře pro evropské vzdělávací programy společně s požadovanými přílohami, a to do konečného termínu, který je pro předložení přihlášek určen. Registrace přihlášky se skládá ze tří kroků: 1. Registrace Vaší organizace (pro organizace, které ještě nejsou v systému zaregistrovány) 2. Registrace přihlášky 3. Předložení přihlášky Tyto kroky podrobněji vysvětluje tato příručka. Národní agentura pro evropské vzdělávací programy Senovážné náměstí Praha 1 helpdesk: helpdesk.multipass@naep.cz 2

3 Ještě než začnete Přihlašovací stránka Abyste mohli používat MultiPass a registrovat přihlášku, potřebujete připojení na internet. Zobrazení stránek systému zaručuje Microsoft Internet Explorer 5.5 nebo jiný kompatibilní prohlížeč. POZN.: S webovým prohlížečem Mozilla Firefox MultiPass nefunguje! Na úvodní stranu MultiPassu se dostanete zadáním této adresy do adresného řádku ve svém internetovém prohlížeči: Přihlášení Pokud jste již registrovaný uživatel systému, můžete vložit své uživatelské jméno a heslo a kliknout na Přihlásit se. Registrace nové organizace Pokud jste noví uživatelé systému (resp. nová organizace), klikněte na odkaz REGISTRACE NOVÉ ORGANIZACE na stránce dole. Otevře se registrační formulář, do kterého vyplníte informace o Vaší organizaci a o kontaktní osobě. Viz. kapitola 1.3. Registrace žadatelské organizace. Zapomenuté heslo Pokud jste v databázi již zaregistrováni a uživatelské jméno a heslo jste zapomněli, napište svou ovou adresu do kolonky Váš a klikněte na tlačítko Odeslat. Poté obdržíte uživatelské jméno a heslo na , který je uveden v databázi. 3

4 1.2. Informace pro již zaregistrované uživatele Předkladatelé, kteří již systém používají musí v některých případech dodatečně vyplnit další údaje o své organizaci, např.: Právní status Komerční zaměření Územní působnost Počet studentů (je-li to relevantní) EU region (zaktualizovaný seznam) Typ organizace (zaktualizovaný seznam) - vyberte z rolovací nabídky nejbližší možnost (omlouváme se, že z technických důvodů nejsou v tomto formuláři zobrazeny všechny typy organizací; zbylé možnosti vyberete v tabulce, která je přímo v žádosti) Velikost organizace (zaktualizovaný seznam) Ekonomický sektor organizace (zaktualizovaný seznam) Pozn.: Systém bohužel vyžaduje uvedení těchto údajů, abyste mohli pokračovat. Pokud jsou pro Vás nerelevantní, vyberte prosím libovolnou možnost. Do Vaší přihlášky se nakopírují jen takové údaje, které už nyní naleznete v pracovní (PDF) verzi přihlášky, která je ke stažení na našich stránkách nebo které uvidíte při vytisknutí přihlášky. Pokud tyto organizace nejsou zaregistrované, po přihlášení do systému se otevře formulář (žluté okno), který doplníte. Poté klikněte na tlačítko Uložit a budete přihlášeni Registrace nové žadatelské organizace Otevřete stránky MultiPassu a klikněte na odkaz REGISTRACE NOVÉ ORGANIZACE v dolní části okna. V novém okně se otevře formulář pro registraci údajů o Vaší organizaci a kontaktní osobě. Vyplňte všechny tyto položky: Organizace Název organizace vyplňte název organizace v českém jazyce Název organizace v EN, DE nebo FR (překlad názvu) vyplňte název organizace v EN, DE nebo FR Oficiální právní forma vyplňte právní formu Vaší organizace IČO vyplňte identifikační číslo organizace (pokud je to relevantní) DIČ vyplňte daňové identifikační číslo (pokud je to relevantní) Komerční zaměření zvolte, zda je Vaše organizace zisková nebo nezisková Právní status vyberte, zda jste soukromá nebo veřejná organizace Územní působnost zvolte působnost Vaší organizace Budeme žádat finanční úřad o vrácení DPH? (Vyplňují pouze předkladatelé multilaterálních projektů) NEVYPLŇUJTE Sídlo organizace (Ulice - Číslo) - vyplňte adresu (tzn. název ulice a popisné číslo) Adresa 2 - použijte, pokud je to potřeba PSČ - vyplňte poštovní směrovací číslo Město - vyplňte město Kraj - vyplňte kraj Okres vyplňte okres EU region - vyberte region Telefon - vyplňte telefonní číslo Fax - vyplňte faxové číslo Webové stránky - vyplňte webové stránky organizace Typ organizace vyberte z rolovací nabídky nejbližší možnost (omlouváme se, že z technických důvodů nejsou v tomto formuláři zobrazeny všechny typy organizací; zbylé možnosti vyberete v tabulce, která je přímo v žádosti) Velikost organizace - vyberte z rolovací nabídky Ekonomický sektor - vyberte z rolovací nabídky 4 Kraje v regionech: Česká republika Praha Hlavní město Praha Střední Čechy Středočeský kraj Jihozápad Jihočeský kraj Plzeňský kraj Severozápad Karlovarský kraj Ústecký kraj Severovýchod Liberecký kraj Královéhradecký kraj Pardubický kraj Jihovýchod Vysočina Jihomoravský kraj Střední Morava Olomoucký kraj Zlínský kraj Moravskoslezsko Moravskoslezský kraj CZ0 CZ01 CZ010 CZ02 CZ020 CZ03 CZ031 CZ032 CZ04 CZ041 CZ042 CZ05 CZ051 CZ052 CZ053 CZ06 CZ061 CZ062 CZ07 CZ071 CZ072 CZ08 CZ080

5 Počet studentů - vyberte z rolovací nabídky (pokud je to relevantní) Kontaktní osoba Pohlaví vyberte správnou možnost Titul uveďte titul kontaktní osoby Příjmení - vyplňte příjmení Jméno - vyplňte křestní jméno Funkce - vyplňte funkci kontaktní osoby Telefon - vyplňte telefonní číslo Mobil vyplňte číslo mobilního telefonu Fax - vyplňte faxové číslo - vyplňte ovou adresu kontaktní osoby Oddělení vyplňte oddělení, ve kterém kontaktní osoba pracuje Osobní poznámky - vyplňte, pokud je to potřebné Klikněte na tlačítko Uložit na stránce dole. Vložené údaje se uloží a Vy obdržíte uživatelské jméno a heslo poté, co Národní agentura údaje ověří. Uživatelské jméno a heslo budou zaslány na ovou adresu té kontaktní osoby, kterou jste zaregistrovali k Vaší organizaci. Pokud některé informace neznáte nebo jsou ve Vašem případě nerelevantní, uveďte prosím křížky nebo pomlčky (aby Vás systém pustil dále). Formulář je společný pro více typů projektů v různých programech a může být nastaveno povinné vyplňování některých polí, která se netýkají Vaší organizace. 5

6 6 Žádná organizace nesmí být v MultiPassu zaregistrována vícekrát. Neregistrujte znovu organizaci, vyčkejte, až Vám NAEP zašle uživatelské jméno a heslo. Neregistrujte znovu organizaci, ani pokud chcete, aby měla přístup k systému další kontaktní osoba. Informace o tom, jak k Vaší organizaci zaregistrovat více kontaktních osob, naleznete v kapitole 3.2.

7 Pokyny pro registraci přihlášky PARTNERSTVÍ Hlavní strana Po přihlášení se zobrazí hlavní strana systému. Strana se skládá ze tří částí: Horní řádek zobrazuje Vaše jméno (Uživatel) a jméno Vaší organizace (Název organizace), Cílový jazyk, a tlačítko Odhlásit se. Systém je dvoujazyčný, můžete volit mezi dvěma jazyky (čeština a angličtina). Systém si pamatuje poslední zvolenou jazykovou verzi a po dalším přihlášení ji opět použije. Pokud chcete pracovat v angličtině, klikněte na rozbalovací menu a vyberte angličtinu. Poté na svém prohlížeči zvolte funkci Obnovit (Refresh). Pokud chcete ukončit práci, klikněte na Odhlásit se. Záložky V horním menu jsou jednotlivé aktivity rozděleny do záložek. Pro každou aktivitu je zvláštní záložka (viz. obr.): Mobilita pro projekty mobility programu Leonardo da Vinci TOI pro Multilaterální projekty/přenos inovací programu Leonardo da Vinci Přípravná návštěva pro předkládání přihlášek přípravných návštěv všech aktivit programu Celoživotního učení Partnerství - pro předkládání přihlášek projektů Partnerství všech aktivit programu Celoživotního učení 7

8 Hlavní levé menu - zobrazuje se vždy a liší se podle toho, na jakou záložku jste kliknuli. Přihlášky 2009 (Applications 2009) kliknutím zobrazíte přehled Vašich přihlášek. Nepředložené (Unsubmitted) - kliknutím zobrazíte přehled Vašich nepředložených přihlášek. Předložené (Submitted) - kliknutím zobrazíte přehled Vašich předložených přihlášek. Podpořené (Granted) - kliknutím zobrazíte přehled Vašich schválených přihlášek. Partneři (Partners) zde naleznete informace o partnerech, které jste vložili do přihlášky. Aktuality (News) zde naleznete informace od národní agentury. Dokumenty (Documents) zde naleznete příslušné příručky a ostatní dokumenty od národní agentury. Kromě sekcí Přihlášky a Partneři, Aktuality a Dokumenty v levé části nabídky jsou ostatní sekce určeny pouze organizacím se schválenými projekty. Hlavní okno - kliknutím na sekce v levém menu se zobrazí příslušné informace Vytvoření nové přihlášky 1) Vyberte jazyk systému: Angličtina (poté obnovte stránky Refresh). Pozn.: Koordinátoři projektů partnerství musí v systému Multipass vyplňovat přihlášku v anglickém jazyce (jazyk uživatelského rozhraní) a tisknout anglickou nebo německou verzi přihlášky (více informací o tom, jak vytisknout německou verzi přihlášky naleznete v kapitole ) Klikněte na záložku: Partnership. 3) Klikněte na Unsubmitted v levém menu (pod Application ). 4) Klikněte na tlačítko Create new v šedém poli pod nadpisem Unsubmitted partnership applications. 8

9 5) Vyplňte první stranu přihlášky General information. LLP Sub. Programme vyberte příslušný program. Project title vyplňte název projektu. Acronym/short title vyplňte zkrácený název projektu. Working language vyberte pracovní jazyk partnerství. Organisation name název Vaší organizace je vyplněn. Contact person vyberte kontaktní osobu ze seznamu, pokud je odlišná od osoby, kterou jste uvedli při registraci organizace, klikněte na New contact person a vyplňte další osobu, po uložení a zavření okna se osoba vloží do pole. Authorized signatory - vyberte statutárního zástupce ze seznamu, pokud je odlišný od osoby, kterou jste uvedli při registraci organizace, klikněte na New contact person a vyplňte další osobu, po uložení a zavření okna se osoba vloží do pole. Upozornění: Na první straně dbejte na to, abyste vybrali správný podprogram (LLP Sub Programme). Nyní je přihláška vytvořena a je možné ji uložit a zavřít ( Save and close ) nebo pokračovat na další stránku tlačítkem Next. 9

10 Tlačítkem Save and close se vždy dostanete na přehled Vašich přihlášek do sekce Unsubmitted. Poté můžete kliknutím na ikonu ve sloupce Sections vstoupit do příslušné části elektronické přihlášky a pokračovat ve vkládání údajů. Tlačítkem Next nebo Back se uloží vložené údaje stejně, jako kdybyste kliknuli na tlačítko Save and close Vyplnění přihlášky OBJECTIVES RELEVANCE FOR THE OBJECTIVES OF THE PROGRAMME vyberte možnost. TOPICS z rolovací nabídky vyberte téma, zvolené téma se zkopíruje do pole níže, lze vložit více možností. Kliknutím na téma v poli a na tlačítko Odstranit ( Remove ) můžete téma z pole odstranit. Klikněte na tlačítko Next nebo na Save and close. ORGANISATIONS GENERAL DATA ON INVOLVED ORGANISATIONS Vyplňte informace o zapojených organizacích (partnerech). Klikněte na tlačítko Add new organisation. Vyplňte otevřený formulář (u nerelevantních položek vyberte nejbližší možnou možnost nebo vložte křížek nebo jiný znak). Poté, co vyplníte formulář, organizace bude přidána do seznamu partnerů. Vyberte Organisation types, Contact person a Authorised signatory, vyplňte Is the organisation involvement result of a CONTACT SEMINARS/PREPARATORY VISITS?, Total nr of pupils/learners/trainees involved, Total nr of staff involved a The institution volunteers to take over the coordination if needed?. Vloženou organizaci můžete odstranit kliknutím na ikonu. Pokud chcete do tabulky vložit partnera, kterého jste do systému registrovali v předešlých letech klikněte na tlačítko Choose existing organisation. Vyberte partnera kliknutím na Pick existing. PREVIOUS PROJECTS Abyste mohli vyplnit tabulku s informacemi o Vašich předešlých projektech, klikněte na tlačítko Add row. Vyplňte otevřenou tabulku. 10

11 Klikněte na tlačítko Save and close. Údaje se vloží do tabulky. Pokud chcete řádek z tabulky vymazat, klikněte na. PROJECT AIM Vyplňte textová pole: SUMMARY/CONTEXT/BJECTIVES OF THE PARTNERSHIP/PARTNERSHIP AND DISTRIBUTION OF TASKS/COOPERATION AND COMMUNICATION/IMPACT AND EUROPEAN ADDED VALUE/EVALUATION/ACTIVE INVOLVEMENT/INTEGRATION INTO LEARNING AND/OR OTHER ONGOING ACTIVITIES/DISSEMINATION AND USE OF RESULTS. Vlevo nahoře vedle textového pole je počítadlo, které ukazuje, kolik znaků můžete ještě při psaní textu použít. Pokud máte zpracovanou přihlášku nebo jednotlivé kapitoly ve wordu, můžete použít funkce kopírovat a vložit a přenášet tak text z wordového dokumentu do elektronické přihlášky (CTRL + C; CTRL + V). Text ve wordu by neměl být formátován (odrážky, použití tabulátoru). Prosím berte v potaz, že při vyplňování některých částí formuláře bude třeba okno vertikálně či horizontálně posouvat pomocí posuvníků na okraji stránky. WORK PROGRAMME PROPOSED ACTIVITY DATA Abyste mohli vyplnit tabulku s informacemi o pracovním programu, klikněte na tlačítko Add row. Vyplňte otevřenou tabulku. 11

12 Pozn.: Start date a End date zadávejte ve formátu dd/mm/yyyy nebo použijte tlačítko Pick a datum vyberte z kalendáře. Klikněte na tlačítko Save and close. Údaje se vloží do tabulky. Pokud chcete řádek z tabulky vymazat, klikněte na. FINANCIAL PLAN REQUESTED EU FUNDING Pozn.: Abyste mohli vyplnit finanční plán, je nutné nejprve vyplnit sekci ORGANISATIONS. Organisation name partnerské organizace jsou vyplněny automaticky. Country code země partnera je vyplněna automaticky. Partnership type vyberte typ mobility. Nr of planned outgoing mobilities vyplňte počet účastníků mobility. Total nr of outgoing mobilities vypočítá se automaticky. Grant amount requested vypočítá se automaticky na základě sazeb. Klikněte na Save and close. Přihlášku tak zavřete a vrátíte se k úvodnímu přehledu. Symboly v kolonce Sekce ukazují vývoj/stav registrace: = Údaje byly vloženy do všech polí v sekci, sekce je kompletní = Údaje byly vloženy pouze do některých polí v sekci, sekce není kompletní = V sekci nejsou vloženy žádné údaje Jedná se pouze technický ukazatel, ukazující, zda jsou vyplněna všechna pole Dokončení a předložení přihlášky Tisk nepředložené přihlášky Pokud přihlášku nepředložíte (Submit application), je možné ji sice vytisknout (systém automaticky převede do wordu), ale pouze v draftové verzi (TUTO VERZI NEZASÍLEJTE NÁRODNÍ AGENTUŘE). Klikněte na Unsubmitted a poté na ikonu ve sloupci Export. Přihláška se otevře ve wordu, můžete ji číst a kontrolovat nebo zasílat em Vašim partnerům. Elektronické předložení přihlášky Klikněte na Unsubmitted a na ikonu ve sloupci Actions. 12

13 Otevře se nové okno s otázkou Submit application?. Klikněte na tlačítko OK a potvrďte. Přihláška se nyní přesunula do přehledu Applications > Submitted. Nebudete ji již moci upravovat, pouze tisknout nebo zasílat em. Pokud chcete provést změny v předložené přihlášce, požádejte Národní agenturu, aby přihlášku vrátila. Pokud jste dokončili vyplňování elektronické přihlášky, je zapotřebí ji vytisknout, podepsat a poslat Národní agentuře pro evropské vzdělávací programy se všemi požadovanými přílohami a v požadovaných vyhotoveních. Vytisknutou přihlášku pošlete Národní agentuře dle pokynů, které jsou uvedeny ve wordové verzi přihlášky (CHECK-LIST). NEZASÍLEJTE VERZI PŘIHLÁŠKY, KTERÁ JE DRAFTOVÁ (MÁ PŘES KAŽDOU STRÁNKU VLOŽEN VODOZNAK DRAFT ). PŘIHLÁŠKU PRO ZASLÁNÍ AGENTUŘE TISKNĚTE AŽ POTÉ, CO ZVOLÍTE FUNKCI SUBMIT APPLICATION. V případě potřeby může Národní agentura přihlášku odemknout, ale to pouze před závěrečným termínem pro podání přihlášek a pokud jste do agentury již nezaslali papírovou verzi přihlášky. Tisk přihlášky Při funkci Export se obsah elektronické přihlášky kopíruje do wordového dokumentu. Klikněte na Unsubmitted nebo na Submitted a poté na ikonu (Export). Přihlášku je možné předložit pouze, pokud jsou zcela vyplněny všechny sekce (sections). Tzn. v tabulce s projektem pod číslem sekce musí být zelená fajfka. Klikněte na Uložit ( Save ) a uložte si wordový dokument do počítače. Můžete jej zkontrolovat a vytisknout Tisk německé verze přihlášky Informace o projektu vyplňujte do systému v němčině (můžete použít jako cílový jazyk systému češtinu některá pole budou nadepsána česky + německy). Předtím, než budete tisknout přihlášku (Export), mějte systém VŽDY PŘEPNUT NA ČESKÝ CÍLOVÝ JAZYK. 13

14 Ostatní důležité funkce 3.1. Informace o partnerech 3 Klikněte na Partneři (Partners) v levé části menu, zobrazí se seznam všech zaregistrovaných partnerských organizací. Klikněte na ikonu pro zobrazení detailnějších informací o organizaci. Pro změnu údajů klikněte na ikonu. Organizaci, která je spojena s jinou předešlou přihláškou, nelze vymazat. 14

15 3. 2. Registrace další kontaktní osoby (osob) Pokud chcete, aby s projektem pracovala jiná osoba, než je nyní zaregistrovaná v MultiPassu, je možné ji také zaregistrovat. Systém každé zaregistrované osobě přidělí vlastní uživatelské jméno a heslo. Registrace Klikněte na Mé údaje (nahoře v levém menu). V tabulce Kontaktní osoba vidíte seznam zaregistrovaných osob. Klikněte na tlačítko Vytvořit pod tabulkou Kontaktní osoba a vyplňte údaje o další osobě. Klikněte na tlačítko Uložit. Priorita kontaktní osoby znamená pořadí osob, ve kterém se osoby budou zobrazovat. U vložené osoby je automaticky nastaveno č. 1 a takto označené osoby se budou objevovat v přehledech ( Přihlášky). Prioritu (tzn. pořadí) můžete u každé osoby změnit. Pouze osoba s prioritou 1 obdrží automaticky generované zprávy ( y) Zaslání hesla nové kontaktní osobě V systému je nyní zaregistrovaná další osoba. Systém ovšem automaticky nezasílá každé nově vložené osobě heslo. Heslo se může uživatel dozvědět prostřednictvím funkce Zapomenuté heslo. Okopírujte ovou adresu, kterou jste uvedli u nové kontaktní osoby. Vstupte na přihlašovací stránku MultiPassu (např. kliknutím na Odhlásit se v pravém horním rohu). Vložte okopírovaný do kolonky Váš a poté klikněte na tlačítko Odeslat. Nově zaregistrovaná osoba obdrží do své ové schránky uživatelské jméno a heslo, které může použít pro přihlášení do systému. 15

16 Technické záležitosti 4.1. Typy kolonek 4 Zde je popis a význam jednotlivých druhů kolonek a polí, se kterými se při práci s databází budete setkávat: Bílé políčko Klikněte jednou do pole. V levé části pole uvidíte blikající kurzor, napište příslušné informace. Bílé políčko se šipkou napravo Tomuto poli se říká rozbalovací menu. Klikněte na šipku vpravo, zobrazí se různé možnosti. Vyberte hodnotu. Nabídka se také rozbalí, skočíte-li přímo do pole a napíšete první písmeno. Výběrová tlačítka Klikněte na alternativu, kterou chcete zvolit. Tlačítko Jednou klikněte a provede se operace Ikony Zde je popis ikon a jejich funkcí: (Změnit) Zde kliknete pro editaci záznamu. (Zobrazit) Zde kliknete pro zobrazení více informací. Třídění přehledů dle abecedy vzestupně/sestupně. Zde kliknete, pokud chcete poslat . Otevře se Váš poštovní klient, můžete napsat a zaslat zprávu (např. eril@leonardo.org). (Vymazat) Zde kliknete, pokud chcete vymazat přihlášku nebo partnera. Navigační tlačítka. Pravá šipka: jedna strana vpřed. Levá šipka: jedna strana zpět. Dvě šipky vlevo: návrat na začátek seznamu. Dvě šipky vpravo: skok na konec seznamu. (Předložit přihlášku) Zde kliknete a přihláška se předloží (zašle) Národní agentuře. Export přihlášky do wordu. 16

17 Užitečné rady a tipy atd Pokud na jakékoli ikoně podržíte kurzor, zobrazí se název funkce/operace. 2. PSČ uvádějte v tomto formátu: xxx xx 3. Datum pište ve formátu den/měsíc/rok. Vložte dvě číslice pro den i měsíc a čtyři číslice pro rok. Příklad: 19/04/ Telefonní a faxová čísla uvádějte v tomto formátu: +420 xxx xxx xxx 5. POUŽÍVEJTE ČESKOU DIAKRITIKU (NENÍ POTŘEBA VYNECHÁVAT ČÁRKY A HÁČKY). SYSTÉM JE NASTAVEN TAK, ABY JI PŘIJÍMAL. 6. Používejte internetový prohlížeč Internet Explorer 5.5 nebo vyšší! S webovým prohlížečem Mozilla Firefox MultiPass nefunguje! 7. U každé zaregistrované osoby používejte jinou ovou adresu. V budoucnu by jinak mohlo dojít k omylům při zasílání různých zpráv přímo ze systému. 8. Pokud kopírujete texty např. z wordu, je zbytečné je ve wordu různě upravovat (např. tabulátorem nebo odrážkami). V MultiPassu toto formátování nebude fungovat. Pokud chcete text oddělit mezerami, použijte tabulátor až v textovém poli v MultiPassu. V případě dotazů, problémů nebo připomínek k systému se prosím obracejte na pracovníky NAEP. Neprodleně nás prosím informujte o chybách v systému ap. Kontaktní adresa: Národní agentura pro evropské vzdělávací programy Senovážné náměstí Praha 1 Tel.: helpdesk.multipass.cz 17