Metodika k postupu školení kurzu Práce s portálem Czech POINT

Transkript

1 Předmět úpravy Metodika k postupu školení kurzu Práce s portálem Czech POINT Předmětem úpravy je stanovení jednotného postupu výuky při školení kurzu Práce s portálem Czech POINT. Institut pro místní správu Praha připravil dva akreditované kurzy, prezenční a distanční, které si jsou po obsahové stránce rovny, ale jejich užití je rozdílné. Tím, že vzdělávání úředníků a zaměstnanců územních samosprávných celků pracujících s portálem Czech POINT bylo přeneseno z velké části na manažery a školitele egon center se však Institut nechce zbavit své metodické úlohy, a proto vydává tuto metodiku s doporučenými postupy prací. Cílová skupina a forma výuky Všechny níže uvedené postupy výuky nejsou závazné, jsou pouze doporučením. Kurzy Práce portálem Czech POINT jsou dobrovolné a jejich absolvování je započitatelné do plánu vzdělávání úředníků. Toto je třeba od začátku vést v patrnosti. Institut doporučuje organizovat prezenční školení především pro ty úředníky a zaměstnance územních samosprávných celků, kteří s portálem Czech POINT mají malou zkušenost, nebo kteří s portálem Czech POINT ještě nikdy nepracovali. Prezenční školení má plnit úlohu praktického nácviku práce s jednotlivými funkcionalitami portálu Czech POINT s nezbytnou teoretickou složkou, která praktickou část zasadí do teoretického rámce. Institut doporučuje vzdělávání distanční formou zejména pro ty úředníky a zaměstnance územních samosprávných celků, kteří s portálem Czech POINT již mají zkušenost, znají práci s jednotlivými funkcionalitami, avšak potřebují si nastudovat ke stávajícím funkcionalitám teoretický základ nebo se potřebují seznámit s nově zaváděnou funkcionalitou, kterou si chtějí osvojit před jejím spuštěním do ostrého provozu. Všeobecné postupy při distanční výuce Institut doporučuje studujícím, kteří zvolili formu distančního studia postupovat lineárně. Doporučujeme nejprve prostudovat všeobecný základ (počítačová gramotnost, práce s certifikáty a USB tokeny, administrativní bezpečnost a správní poplatky) a teprve pak prostudovat zbývající moduly, konkrétní funkcionality portálu Czech POINT. Každý modul tvoří samostatnou jednotku, a proto zde není třeba stanovovat doporučené pořadí modulů ke studiu. Každý modul má obdobnou strukturu: uvedení do problematiky, legislativní rámec, podmínky a požadavky na vydání ověřeného výstupu z ISVS, přihlášení k Czech POINT, práce s formuláři a jejich vyplňování, praktické rady a odkazy. Doporučujeme jednotlivé kapitoly modulu nepřeskakovat, protože kapitoly na sebe obsahově navazují. Všeobecné postupy při prezenční výuce Institut doporučuje se během prezenčního školení držet totožné osnovy jako u školení distanční formou. Pokud je to technicky možné, doporučujeme školitelům využívat distanční kurz Práce s portálem Czech POINT jako oporu při výkladu. Nedoporučujeme, aby

2 školitelé spoléhali pouze na materiály, které si již jednou z elearningu vytiskli. Pokud tak školitelé učiní a během školení budou používat výhradně vytištěné materiály, měli by si jejich obsah předem zkontrolovat s obsahem v elearningu, protože elearningové kurzy jsou průběžně aktualizovány doplňovány o nové informace. Je výhodné stěžejní kapitoly z distančního kurzu promítat pomocí projektoru na tabuli a z textu vybírat ty nejdůležitější informace, které úředníci a zaměstnanci územních samosprávných celků v praxi upotřebí. Během prezenčního školení je důležité, aby školitelé posluchače nezahltili větším množstvím teorie na úkor praxe. Texty distančního kurzu by školitelům měly sloužit jako opora, informační zdroj k případným dotazům, není však možné, aby školitelé během prezenčního kurzu předali úplný obsah distančního kurzu. Institut doporučuje, aby struktura prezenčního kurzu byla následující: 1) základní filosofie Czech POINT 2) administrativní bezpečnost 3) požadavky na software a hardware 4) práce s certifikáty a tokeny 5) správní poplatky 6) práce s jednotlivými rejstříky (doporučujeme začínat školení a praktický nácvik od jednodušších formulářů, jako je např. výpis z obchodního rejstříku, a končit komplikovanějšími formuláři, jako je například modul autovraků ISOH) Doporučené informační zdroje Institut doporučuje od počátku naučit úředníky a zaměstnance územních samosprávných celků sledovat průběžné informace na webové stránce Naučit je pracovat s touto stránkou zejména od počátku upozorňovat na záložku FAQ, jež obsahuje nejčastěji kladené dotazy. Tato stránka je vítaným pomocníkem při zodpovídání dotazů. Otázky a odpovědi jsou seskupeny dle problematiky do 11 odkazů a velmi často se dotazy při prezenčním školení kryjí s uveřejněnými dotazy a odpověďmi.

3 Další praktickou pomůckou na této adrese je záložka Pro obce, odkaz Dokumenty ke stažení. Doporučujeme od počátku upozorňovat především na odkaz Vydávání výpisů z Rejstříku trestů vzor plné moci, dále Provozní řád a Rozum do kapsy. Všechny tyto odkazy mají využití v praxi a posluchači zejména uvítají vzor plné moci. Zde je třeba během školení důrazně upozorňovat, že tato plná moc není závazným vzorem. Kontaktní místo Czech POINT nesmí odmítnout plnou moc, která je po obsahové a formální stránce správná, avšak liší se grafickým zpracováním. Institut také doporučuje odkazovat na nové webové stránky a to především na záložku Časté dotazy odkaz Czech POINT. Tyto stránky mohou pomoci rovněž při zodpovídání častých dotazů, avšak v mnohém se obsahy těchto stránek překrývají s dotazy na Doporučujeme však školitelům, aby upozorňovali na oba informační zdroje.

4 Tyto webové stránky navíc obsahují praktické rady a informace o zřízení pracoviště Czech POINT, vzorové formuláře žádosti o dotaci na zřízení pracoviště Czech POINT aj.

5 Institut doporučuje během prezenčního školení věnovat čas také důkladnému představení webové stránky která plní podstatnou úlohu pro ty, kteří jsou na úplném počátku a potřebují si zažádat u certifikační autority o certifikáty a USB tokeny. Této problematice je věnována také kapitola v elearningu, avšak během prezenčního školení, je třeba tuto stránku představit, společně projít, ukázat si její možnosti a především apelovat na to, aby si uživatelé pečlivě pročetli příručky, které jsou na této stránce ke stažení. Příručky obsahují všechny potřebné návody, co kdy udělat, obsahují vzory smluv mezi obcí a certifikační autoritou apod. Příručky jsou napsány přehledně, jednoduše a pochopí je i technicky nezdatní uživatelé. Portál Czech POINT

6 Institut doporučuje naučit od počátku pracovat uživatele portálu Czech POINT se záložkou Dokumentace (v pravém horním rohu), která obsahuje všechny provozní řády stávajících funkcionalit. Tyto provozní řády pomohou uživatelům při vyplňování jednotlivých formulářů, jsou samozřejmě součástí elearningového kurzu, avšak jejich nevýhodou je, že poskytují pouze technická data, nikoli výklad obsahu. Obsahovou stránku zajišťuje elearningový kurz. Provozní řády je možné stáhnout a vytisknout. Postup představení jednotlivých funkcionalit

7 Institut doporučuje, aby před praktickým nácvikem práce s jednotlivými formuláři školitelé danou funkcionalitu představili, uvedli posluchače do problematiky, představili legislativní rámec, podmínky a požadavky na vydání ověřeného výstupu z ISVS, a teprve pak přešli k přihlášení k portálu Czech POINT a k práci s formuláři a jejich vyplňování. Pracovní úkoly Doporučujeme, aby si školitelé před výukou připravili úkoly, které budou během praktického nácviku posluchačům rozdávat. Je vhodné, aby školitel měl připravenu jednu sadu úkolů ke každému formuláři, tedy sadu úkolů na výpis z katastru nemovitostí, sadu úkolů na výpis z živnostenského rejstříku atd. Úkoly by měly mít takovou formu, aby se střídala jednoduchá a složitá zadání. Úkoly mohou být ve formě kartiček, které si posluchači budou losovat a cílem této aktivity je simulovat reálné situace. Jeden posluchač si tak při tréninku výpisu z katastru nemovitostí může vylosovat úkol: jednotka 3 v budově č.p. 397 ve městě Písek, Pražské předměstí, druhý posluchač si může vylosovat úkol: LV 17 v katastrálním území Blučina (Brno venkov). Každý školitel by si měl připravit svou sadu úkolů, protože to bude on, kdo bude vědět správné řešení a může posluchače nasměrovat k opravě při chybném zadání dat. Práce s odkazy Institut doporučuje, aby se školitelé od počátku soustředili také na práci s odkazy, s jejichž pomocí je možné vyhledat informace nutné k vyplnění formulářů portálu Czech POINT, pokud žadatel o výpis tyto informace nezná. Odkazy se nacházejí v levém spodním rohu a jsou nedílnou součástí úvodní strany portálu Czech POINT. Doporučujeme, aby se práce s odkazy začlenila do praktického nácviku daného modulu, který se právě probírá. Nedoporučujeme proškolovat všechny odkazy najednou, avšak cíleně je využívat v momentě, kdy se simuluje situace, kdy přijde žadatel na pracoviště Czech POINT a žádá o výpis z nějakého rejstříku, ke kterému však on sám nemá veškeré potřebné informace. K dispozici máme čtyři odkazy, a to na: Český úřad zeměměřický a katastrální (ČÚZK), oficiální server českého soudnictví justice.cz spravovaný Ministerstvem spravedlnosti (OR), živnostenský rejstřík (ŽR) a administrativní registr ekonomických subjektů (ARES). Český úřad zeměměřický a katastrální

8 Doporučujeme, aby se zvýšená pozornost věnovala především odkazu Informace z KN (parcela, budova, jednotka) a odkazu Mapa (katastrální území a přehledová mapa ČR). Doporučujeme, aby školitelé naučili vyhledávat potřebné informace v těchto odkazech a nikoli přímo v portálu Czech POINT. Školitelé by si předem měli sami vyzkoušet práci s tímto pomocným vyhledáváním, včetně práce s mapou, která může velice pomoci v momentě, kdy žadatel potřebuje výpis z KN na svou parcelu (např. zahrádku), ke které žadatel nezná ani list vlastnictví a parcela neleží ani u žádného domu s č. p. apod. Oficiální server českého soudnictví - justice.cz

9 Tento odkaz pomáhá při vyhledání v obchodním rejstříku, kdy je možné hledat na základě dvou kritérií, a to buď dle názvu subjektu, nebo dle jména osoby. Vyhledávání v tomto odkazu je v porovnání s následujícími dvěma možnostmi výběru hledání limitováno, avšak během prezenčního školení je třeba se krátce věnovat i tomuto odkazu, minimálně při simulaci reálné situace a plnění úkolů od školitele. Živnostenský rejstřík Odkaz na živnostenský rejstřík je spravován Ministerstvem průmyslu a obchodu a do databáze vstoupíme prostřednictvím odkazu Vyhledávání. Vyhledávání v tomto odkazu je možné také podle dvou kritérií, podle subjektu a podle osob, avšak vyhledávání je možné podpořit vyplněním dalších položek, které odkaz nabízí, jako podnikatel, obec nebo část obce, ulice apod. Doporučujeme, aby školitelé zadávali takové úkoly, aby posluchači byli nuceni vyhledávat v těchto odkazech. Tedy v tomto případě zadat úkol natolik široký, aby posluchač musel vyhledávat pečlivě.

10 Administrativní registr ekonomických subjektů Administrativní registr ekonomických subjektů je informační systém, který umožňuje vyhledávání nad ekonomickými subjekty registrovanými v České republice. Zprostředkovává zobrazení údajů vedených v jednotlivých registrech státní správy, ze kterých čerpá data (tzv. zdrojové registry). Vyhledávání je možné opět dle dvou kritérií, vyhledávání ekonomických subjektů a vyhledávání osob. Tento odkaz doporučujeme představit až jako poslední, protože víceméně zastřešuje dva předcházející odkazy, které je třeba také procvičit. Školitel by se měl snažit, aby posluchači během prezenčního vyhledávali pomocí všech odkazů, nikoli podle jednoho, který považují za nejlepší. Cílem je, aby si posluchači osvojili práci se všemi odkazy.

11 Práce s dokumentem informace k poli Institut doporučuje klást důraz na to, aby posluchači věnovali pozornost také informacím k poli. Po otevření jakéhokoli formuláře se po pravé straně objeví bílý pruh, který uživatele přesně navádí k tomu, co má kam vyplnit, jaká položka je povinná nebo v jakém tvaru údaje psát. Tyto informace se stanou vítaným pomocníkem, neboť uživatele přesně navigují. Může se stát, že informace k poli jsou vypnuty a technicky nezdatný posluchač neví, jak je zaktivnit. Školitelé by vždy měli pomoci tyto odkazy zprovoznit (zobrazit pracovní panely práce s dokumentem), protože v mnohém mu tyto odkazy během školení pomohou.

12 Práce s formuláři Postup práce a vyplňování jednotlivých formulářů portálu czech POINT je detailně popsán v elearningovém kurzu. Popis práce by jen opisoval obsah, který školitelé budou mít v distanční formě k dispozici. Doporučujeme, aby se školitelé vedoucí prezenční školení drželi této předem dané osnovy, protože tak nemohou během školení zapomenout zmínit veškeré potřebné informace. Doporučení Doporučujeme, aby si na začátku prezenčního školení posluchači napsali svá jména a přihlašovací hesla ke školení na samostatný papír, aby se vždy, když dojde k nějakému technickému problému, dokázali k portálu Czech POINT přihlásit sami již bez pomoci školitele. Závěr Institut doporučuje, aby školitelé vždy vedli v patrnosti fakt, že úředníci nebo zaměstnanci územních samosprávných celků pracující s portálem Czech POINT jsou ti, kteří s občanem přímo jednají. Školení by jim tak mělo poskytnout dostatek praktických rad a zároveň takové množství teorie, které jim dokáže dát do ruky nástroj, jak argumentovat v případě konfliktního střetu s občanem.