Nastavení služby Profi Komunikace (aplikace Microsoft Lync) jednoduchý uživatelský manuál

Transkript

1 Nastavení služby Profi Komunikace (aplikace Microsoft Lync) jednoduchý uživatelský manuál Obsah Úvod... 2 Stažení aplikace Microsoft Lync... 3 Instalace MS Lync... 5 První spuštění Microsoft Lync... 7 Používání MS Lync - komunikátoru... 9 Vyhledávání uživatele... 9 Rychlé zprávy... 9 Ukládání Historie Rychlých zpráv Audio volání a audiovizuální volání Sdílení plochy a programů Komunikace s více účastníky Konference Vytvoření konference z prostředí MS Lync Vytvoření konference přes webové rozhraní Připojení uživatele do meetingu přes Lync WebApp Připojení uživatele do meetingu přes Lync Attendee Vytvoření konference přes Outlook Nahrávání konference Lync a MAC OS Instalace aplikace Lync na MAC OS Lync na MAC OS a jeho spuštění... 28

2 Úvod Tento uživatelský návod popisuje instalaci a základní používání služby Profi Komunikace, založené na serverovém řešení Microsoft Lync. Microsoft Lync je určený pro firemní komunikaci a pořádání audio/video/webových konferencí mezi uživateli Profi Komunikace nebo externími uživateli (vaši zákazníci nebo obchodní partneři). Služba Profi Komunikace umožňuje tyto základní funkce: - Instant messaging (rychlé zprávy) - Audio / video hovor mezi dvěma účastníky - Audio / video konferenční hovor mezi více účastníky - Online Meeting (virtuální audio/video/webová konference se sdílením zvuku, obrazu a dat) - Zobrazení prezence (aktuálního stavu) uživatele / uživatelů - Sdílení obrazovky Rozdíly v tarifech Profi Komunikace: BASIC BUSINESS Nainstalované aplikace Lync klient Lync klient On-line komunikace (Instant ANO ANO Messaging) Počet účastníků (audio/video 2 20 konference) Počet účastníků (chat) 5 20 Informace o přítomnosti ANO ANO Sdílení souborů a aplikací NE ANO Prezentace/školení NE ANO (konference) Nahrávání NE ANO prezentací/školení Připojení k telefonii NE ANO (při dokoupení Profi Ústředna) Požadavky a předpoklady pro používání služby Profi Komunikace: Služba Profi Komunikace je podporována na operačních systémech Windows XP(SP3)/Vista (SP1)/7, Mac OS X (10.2 a vyšší). Je podporován pro obě architektury operačních systémů 32bit (i386) a 64bit (x64). Aplikace pro webové rozhraní je kompatibilní s IE 6 (a novější) a všechny prohlížeče podporující Silverlight.

3 Stažení aplikace Microsoft Lync Pro provoz služby Profi Komunikace na platformě PC s OS Windows je nutné na uživatelském počítači nainstalovat klientskou aplikaci Microsoft Lync (dále jen MS Lync ). Instalační soubory MS Lync jsou ke stažení v administračním rozhraní Profi Komunikace. Právo na stažení instalačních souborů má pouze administrátor společnosti (pokud nevíte, kdo je administrátorem, tak požádejte techn.podporu podpora@profi .cz, která Vám tuto informaci sdělí). V případě že chcete stáhnout instalační soubor MS Lync, je potřeba otevřít stránku Na této stránce je potřeba dole kliknout na Správa účtu, jak je vidět na obrázku níže: Po kliknutí na Správa účtu se dostanete na stránku přihlášení do administrace. Pro přihlášení je potřeba přihlašovací jméno (ve tvaru vas- @vasedomena.cz např.: lukas.kastovsky@profi .cz) a heslo k vašemu účtu (viz obr.):

4 Po přihlášení do administračního rozhraní se vám zobrazí obrazovka a v levém sloupci je možnost stažení Profi Komunikace pokračujte touto možností dále. Zobrazí se vám na výběr více verzí instalací MS Lync (pro 32b nebo 64b operační systém Windows a CZ nebo EN jazyk), navíc je k dispozici i verze pro operační systém MAC OS (viz obr.). Vyberte verzi a pokračujte tlačítkem Stáhnout pro stažení instalačního souboru MS Lync.

5 Instalace MS Lync Pozn.: Pokud již máte nainstalován MS Office Communicator (předchozí verze klientského prostředí Profi Komunikace), není potřeba jej odinstalovat. Odinstalace se provede automaticky. Po stažení MS Lync do vašeho počítače spusťte instalaci LyncSetup.exe (název instalačního souboru se odvozuje podle verze, kterou stáhnete) Při instalaci doporučujeme ponechat nastavení tak, jak je vidět na obrázku níže. Program files (x86) se zobrazuje u 64bit systémů. Pokračujte tlačítkem Nainstalovat. Po stisknutí tlačítka Nainstalovat se vám zobrazí okno informující o potřebě vypnutí aplikací, které jsou vypsané níže, včetně Microsoft Office Communicator (viz obr.níže). Pokračujte v instalaci tlačítkem Ano.

6 Po úspěšné instalaci se vám ukáže okno, které vidíte na obrázku níže. Zobrazí se vám cesta, kde byl MS Lync nainstalován a zda máte zájem spustit aplikaci Lync. Pokračujte tlačítkem Zavřít.

7 První spuštění Microsoft Lync Pro přihlášení potřebujete: Přihlašovací adresa: Přihlašovací jméno: (pokud používáte službu Profi , tak použijete ovou adresu, kterou máte zřízenou) Heslo: pokud používáte další službu např: Profi , tak je heslo totožné, v opačném případě vám bude vytvořeno Tyto údaje obdržíte od pracovníků technické podpory při zřízení služby Profi Komunikace. Po spuštění aplikace MS Lync se zobrazí následující okno (viz obr.). Zde je potřeba zadat přihlašovací údaje. Přihlašovací adresa bývá většinou stejná jako přihlašovací jméno (ve tvaru vas @profi .cz např.: lukas.kastovsky@mojedomena.cz). Po vyplnění pokračujte tlačítkem přihlásit se. V případě že, přihlašovací adresa je správně zadaná, budete vyzváni k zadání přihlašovacího jména a hesla (přihlašovací jméno bývá ve tvaru jméno@mojedoména.cz) jak je vidět na obrázku níže. Funkce Uložit heslo zajistí, že při každém zapnutí Lync nebude již heslo vyžadováno. V případě, že chcete změnit přihlašovací adresu, pokračujte podtrhnutým textem Změnit, kde je možnost přepsat přihlašovací adresu. Pro přihlášení do aplikace Lync pokračujte tlačítkem Přihlásit se

8 Jestliže prohlášení proběhlo úspěšně, zobrazí se vám okno, které vidíte níže. V tuto chvíli máte Lync připraven k použití.

9 Používání MS Lync - komunikátoru Komunikace se účastní vždy dva a více členů. Jednotlivé funkce lze kombinovat. Během komunikace lze kdykoliv zapnout jak rychlé zprávy, tak audio volání, audiovizuální volání a také i sdílet daný obsah (sdílení plochy, programu, dokumentu, atd.). Vyhledávání uživatele Pro vyhledání uživatele stačí pouze zadat jeho jméno nebo jeho část nebo do obdélníku s lupou vpravo, kde je text Najít Kontakt, jak je vidět na obrázku níže vlevo. Jak je vidět na obrázku níže vpravo, seznam vyhledaných kontaktů se vám během chvíli zobrazí v seznamu kontaktů. Pro zrušení vyhledávání je potřeba zmáčknout křížek, který je ve vyhledávacím poli. Rychlé zprávy Odeslat rychlé zprávy (rychlá textová komunikace / chat) je možno jak na kontakt, který už máte v seznamu kontaktů nebo i kontaktu, který jste vyhledali. Stačí pouze najet myší na daný kontakt a chvilku počkat, než se vám zobrazí přídavné okno, kde máte na výběr více možností. Jednou z nich je právě odesílání rychlých zpráv v podobě bubliny rozhovoru (modře označeno), jako je vidět na obrázku níže. Pro rychlejší otevření okna pro odesílání rychlých zpráv stačí pouze rychle 2x kliknout na daný kontakt.

10 Po zavření tohoto okna bude historie komunikace vymazaná (v případě nastavení ukládání komunikace uložena v Outlooku, pokud používá MS Outlook a poštovní schránku na Exchange serveru (např. v rámci služby Profi ). Ukládání Historie Rychlých zpráv Pokud chcete ukládat komunikaci rychlých zpráv (standardně se po uzavření okna komunikace s kontaktem smaže), je potřeba mít zapnutou možnost ukládání komunikace přes rychlé zprávy, do Outlooku ve vašem počítači. Tuto možnost naleznete tak, že v otevřeném MS Lync vpravo nahoře klikněte na ozubené kolečko (možnosti) - viz dole na obr. červeně označeno. Po kliknutí se vám zobrazí okno nastavení Možnosti. V levém menu je potřeba vybrat možnost Osobní. Je důležité mít vybranou schránku/program, kde se budou informace z MS Lync ukládat (první červený obdélník na obrázku níže) a po té je potřeba mít zaškrtnutou možnost Konverzace pomocí rychlých zpráv ukládat do ové složky Historie konverzací (druhý červený obdélník na obrázku níže. Změny potvrďte tlačítkem OK. Bude se ukládat do složky pošt. schránky (popdorován MS Exchange server, např. služba Profi ).

11 Historii naleznete v Outlooku ve složce Historie konverzací Audio volání a audiovizuální volání Jednou z dalších možností MS Lync je audio volání a audiovizuální volání. Během volání (pouze zvuk) lze jedním kliknutím zapnout i audiovizuální volání (zvuk + video). Pro volání konkrétnímu kontaktu je potřeba v seznamu kontaktů (seznamu vyhledaných kontaktů) přenést kurzor myši na daný kontakt, u kterého se vám zobrazí možnost zavolat (nebo u okna které se vám ukáže ikonka telefonního sluchátka), tímto tlačítkem spustíte audio volání, jak je vidět na obrázku níže. Po zapnutí audio volání vám vyskočí okno daného kontaktu, během volání lze zapnout jak rychlé zprávy, audiovizuální volání, tak i sdílet daný obsah (sílení obrazovky, dokumentu, programu ) tomuto kontaktu. Pod možnostmi komunikace s konkrétním kontaktem naleznete možnosti audio volání - nastavení mikrofonu (můžete mikrofon ztlumit), nastavení reproduktorů nebo sluchátek (zda chcete vypnout nebo zapnout). Vidět také můžete, jak dlouho audio volání trvá, sílu připojení k síti a také je zde možnost přidržet audio volání. Pro ukončení audio volání je potřeba kliknout na ikonku telefonního sluchátka s křížkem nebo dané okno zavřít. Pro zapnutí audiovizuálního volání stačí pouze kliknout na tlačítko Video, tímto krokem zapnete video. Zahájení audiovizuálního rozhovoru musí potvrdit také druhá strana.

12 Jakmile povolí druhá strana video, zobrazí se ve velké obrazovce (do té doby budete vidět pouze sebe vpravo dole). I zde máte možnost různého nastavení a informací, např. ztlumení mikrofonu, reproduktorů (sluchátek), čas audio volání, čas audiovizuálního volání a podržení volání. Navíc můžete nastavit parametry pro video (posunout video do zvláštního okna, ukázat malý/velký vlastní obraz).pro ukončení audio volání je potřeba kliknout na ikonku telefonního sluchátka s křížkem nebo kliknutím na křížek tohoto okna. Sdílení plochy a programů Tato funkce přináší možnost sdílení Vaši obrazovky nebo sdílení libovolné aplikace. Má také možnost předat řízení koncovému uživateli, který bude ovládat Vaši plochu nebo aplikaci S uživatelem můžeme sdílet: - Plocha sdílíme naši plochu - Program sdílíme program, který máme otevřený - Prezentaci PowerPoint - Nová tabule sdílí tabuli, kam můžou psát přizvaní uživatelé - Nové hlasování možnost udělat malou anketu jednoduchým způsobem Po vytvoření sdílení plochy vidíme na obrázku možnost:

13 Bod 1. - tato možnost slouží k předání ovládání Vaši plochy Bod 2. Panely, kde můžeme uživateli soukromě volat psát atd. Bod 3. Možnost náhledu, co právě sdílíte Bod 4. Tento panel a jeho funkce bude popsána dále (komunikace s více účastníky) Bod 5. Umožňuje posílání souboru dané konverzační skupině nebo uživateli. Bod 6. Ukončí sdílení, ale ne konverzaci. Takto vypadá sdílení plochy: Komunikace s více účastníky (rychlé zprávy, audio volání, audio vizuální a sdílení) Do komunikace lze pozvat více kontaktů tak, aby mezi sebou komunikovali jak přes rychlé zprávy, audio volání, audiovizuální volání i sdílení. Stačí pouze kliknout na ikonku dvou lidí vpravo od tlačítka sdílet, jak je vidět na obrázku níže, a stisknout odkaz pozvat zadáním jména nebo telefonní čísla.

14 Otevře se vám nové okno s vašimi kontakty, které ještě v komunikaci nejsou. V případě, že chcete pozvat kontakty, které nemáte ve vašem seznamu kontaktů, můžete požadovaný kontakt vyhledat. Účastníka můžete také přidat jednoduchým přetáhnutím Ikony kontaktu do právě probíhající komunikace.

15 Konference Tato část návodu Vám ukáže, jak vytvářet online meeting (konferenci) pro uživatele, ale i pro hosty. Konference můžete zahájit okamžitě přímo z klienta Lyncu, popřípadě naplánovat WebSchedulerem. Pokud používáte službu Profi , můžete zaplánovat či rovnou zahájit konferenci ze svého MS Outlook. Vytvoření konference z prostředí MS Lync Klikneme na tlačítko zahájit schůzku Panelu Lync. Po zahájení schůzky mohu přizvat uživatele (externí nebo uživatele v lyncu) pomocí následujících kroků:

16 1. Vybereme uživatele Lyncu ze svého seznamu kontaktů nebo ho vyhledáme. 2. Kliknutím na tlačítko Pozvat em se Vám otevře poštovní klient. 3. Zde naleznete odkaz na webovou adresu pro připojení externích uživatelů.

17 Po přihlášení Hosta z webového prostředí a dalšího Účastníka se nám zobrazí následující: Vytvoření konference přes webové rozhraní Zadejte do Internet prohlížeče adresu Zobrazí se stránka, kde se přihlasíte pomocí údajů aplikace Lync (viz obr.):

18 Po přihlášení se otevře okno: 1. Položka 1 zobrazuje již naplánovaný meeting. 2. Kliknutím na odkaz (bod2) se připojíme na meeting. 3. Položka číslo 3 ( Create New Meeting ) vytvoří nový meeting. Nyní vyplníme informace o konferenci, které můžeme poté odeslat účastníkům (viz obr.) Důležitá políčka jsou: Subject(název meetingu), Meeting Time (čas konání), Invitations and Audio ( ové adresy účastníků oddělené středníkem ; )

19 Po vyplnění údajů se zobrazí informace pro připojení do Lync konference (odkaz pro uživatele Lyncu Join online meeting s konkrétním odkazem). Odkaz je uživatelům také zaslán em. Na následujícícm obrázku je vidět vytvořená konference pojmenovaná testovací meeting : Připojení uživatele do meetingu přes Lync WebApp Pokud již máte nainstalovaný MS Lync, stačí kliknout na odkaz pro meeting. Aplikace se sama spustí a připojí k meetingu. Pokud nemáte Lync klienta nainstalovaného, lze se připojit dvěma způsoby: přes webové rozhraní (Lync Web App) nemusíte instalovat žádnou aplikaci na Váš počítač, ale máte omezenou funkcionalitu (pouze rychlé zprávy a sdílení dat. Nelze audio/video). přes aplikaci Lync Attendee nutno nainstalovat speciální aplikaci pro ostatní účastníky, obsahuje většinu funkcí standardního Lync klienta

20 Lync WebApp vypadá následovně: Pokud máte nastaveno zablokování otevírání oken (Pop-up blocker), tak se objeví upozornění na otevření nového okna. V druhém boxu je odkaz Join with pop-up blocker turned on při kliknutí dojde k otevření aplikace v novém okně. Máte dvě možnosti připojení do konference (jako host/ guest nebo jako uživatel Lync s účtem služby Profi Komunikace). První možnost připojit se jako host (Join as a guest): Vyplňte své jméno a připojte se tlačítkem Join Meeting Pokud jste uživatelem Lyncu (mám účet Profi Komunikace), můžete se přihlásit svými údaji:

21 Po přihlášení se otevře okno, kde vidím jednotlivé účastníky konference. Nyní s nimi můžete komunikovat (omezení pouze na chat/rychlé zprávy a sdílení dat) Připojení uživatele do meetingu přes Lync Attendee Lync Attendee Instalátor si můžete stáhnout ec30411bf455&displaylang=cs Lync Attendee je klient, který urychluje a zkvalitňuje práci pro připojení do konference pro hosty. Po nainstalování klienta se Vám otevřou možnosti nastavení, kde si můžete předdefinovat data, pod kterými vystupujete v konferenci. V záložce Osobní můžeme nastavit identifikaci pro připojení ke konferenci. Jako další položky nastavení jsou zvuková zařízení, vyzváněcí tóny a videozařízení. Po připojení do konference se automaticky předvyplní námi definované informace v klientovi Attendee (viz obr)

22 Vytvoření konference přes Outlook Upozornění: Tato možnost je možná pouze tehdy, pokud klient využívá současně i službu Profi . Je to z důvodu nastavení licenční politiky Microsoft. V položce kalendář si zvolíme čas, kdy chceme vytvořit konferenci a na horní panelu zvolíme Nová online schůzka V těle u se vytvořily odkazy pro připojení na konferenci přes klienta Lync nebo Lync Attendee, ale také přes webové prostředí bez použití klienta Lync. Přijetí mailové zprávy vypadá následovně:

23 Nejprve si přizveme účastníky konference pomocí: 1. Pozvání zadáním jména 2. Pozvat em (spustí klienta s možností odeslání mailu) Poté po připojení do konference můžeme používat funkce Zavolat, Video, a Sdílet Nahrávání konference Celý průběh konference máte možnost nahrát na svůj lokální disk a následně sdílet v síti. Během konference stačí provést následující kroky: Kliknutím na Spustit záznam začneme nahrávat, zobrazí se nám upozornění (viz obr.) Během nahrávání konference máte možnost záznam pozastavit a pak dále pokračovat, nebo záznam zastavit a následně ho uložit.

24 Po zastavení záznamu se Vám objeví okno s možností uložení záznamu (viz. Obr.). Přes tlačítko Možnosti můžete ještě nastavit, zda chcete nahrávat Zvuk/Sdílený obsah/rychlé zprávy/video účastníka/panoramatické video a nastavit čas části záznamu, kterou chcete publikovat. Všechny nahrávané záznamy pak můžete shlédnout ve správci záznamu, který najdete buď přímo v MS Lync, nebo ve Správci záznamu v nabídce Start: Po kliknutí na Správce záznamů se Vám zobrazí aplikace, které zobrazuje všechny nahrávané záznamy.

25 Lync a MAC OS Microsoft pro Lync vydal plnohodnotného klienta. Tento klient má totožné funkce jako klient pro Windows. Instalace aplikace Lync na MAC OS Jakmile si stáhnete MS Lync ze stránek Profi Komunikace, dostanete soubor s koncovkou.zip, jak je vidět na obrázku níže. Tento soubor dvojklikem myši otevřete, Mac by vám měl automaticky rozbalit archív. Vytvoří se vám ve stejné složce instalační obraz Microsoft Lync který dvojklikem spustíte Spuštěním se vám otevře okno, které vidíte níže s instalačním souborem MS Lync. Pokračujte otevřením tohoto instalačního souboru.

26 Po spuštění instalátoru se vám otevře další okno s instalačním průvodcem MS Lync. Pokračujte tlačítkem continue Na další stránce se vám ukáže licenční ujednání, které je nutní potvrdit, abyste mohli pokračovat dále v instalaci MS Lync. Pokračujte tlačítkem Continue. Tlačítkem Agree potvrzujete licenční podmínky MS Lync. Pokračujte tímto tlačítkem dále.

27 Na další obrazovce lze nastavit, kde chcete umístit MS Lync a které součásti MS Lync nainstalovat. Doporučujeme nechat standartní nastavení. Pokračujte tlačítkem Install pro nainstalování MS Lync. Po úspěšné instalaci se zobrazí obrazovka s potvrzením úspěšné instalace. Pokračujte tlačítkem close. V tuto chvíli máte MS Lync nainstalován a nic nebrání tomu, abyste program mohli spustit. MS Lync najdete v seznamu aplikací (nebo na spodním panelu).

28 Po prvním spuštění MS Lync se vám zobrazit Potvrzení licenčních podmínek. Pokračujte tlačítkem Accept pro spuštění programu MS Lync. Lync na MAC OS a jeho spuštění Lync pro Mac má stejné vlastnosti jako pro Windows. Ať už jde o přihlášení nebo o používání (zprávy, video, sdílení).