SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD. Úvodní ustanovení

Transkript

1 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD obecního úřadu v Horní Moštěnici, vydaný dne , v souladu se zákonem 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a změně některých předpisů a vyhláškou 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. Úvodní ustanovení Tento řád se vztahuje na agendu obecního úřadu v Horní Moštěnici. Spisovou službou se rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem, oběhem, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů. Spisový řád 1. Příjem dokumentů 1) Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určené (podatelna). V den přijetí se dokument označí otiskem podacího razítka. 2) Podací razítko obsahuje název obecního úřadu, datum doručení, číslo jednací, počet listů a o počet listů příloh dokumentu. 3) Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu podle podacího deníku v běžném roce, lomené posledním dvojčíslím letopočtu běžného roku a rozlišovací zkratka vyřizovatele dokumentu. Vlastní dokumenty jsou rovněž označovány číslem jednacím a manipuluje se s nimi jako s ostatními dokumenty. 4) Obálka se ponechává jako součást dokumentu jen tehdy, není-li na samotném dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem na obálce, není-li dokument podepsán, má-li datum podání na poště právní význam, je-li na obálce otištěno podací razítko, u doporučených zásilek a zásilek zasílaných na doručenku. 5) Je-li na obálce uvedeno na prvním místě jméno fyzické osoby, předá se adresátovi neotevřená. Pokud zásilka obsahuje dokument úředního charakteru, zajistí příjemce její dodatečné zaevidování. 2. Evidence dokumentů 1) Základními evidenční pomůckou spisové služby je podací deník. Podací deník je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných listů, v záhlaví je označen názvem Obecní úřad Horní Moštěnice a rokem v němž je užíván. 2) Zápisy v podacím deníku musí být prováděny trvale a čitelně. Chybné zápisy se škrtají tak, aby zůstaly čitelné, oprava se opatří datem a podpisem toho, kdo opravu provedl. Číselná řada v podacím deníku začíná 1. lednem a končí 31. prosincem běžného roku. 3) Do podacího deníku se zapisují dokumenty přijaté i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti. Zápis obsahuje pořadové číslo dokumentu, datum doručení, odesílatele dokumentu (příp. že se jedná o vlastní dokument), číslo jednací odesílatele, počet listů dokumentu a počet listů příloh, stručný obsah dokumentu, kdo dokument vyřizuje, způsob vyřízení dokumentu, datum vypravení, spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu dokumentu. 4) Do podacího deníku se nezapisují některé bezvýznamné dokumenty, jako pozvánky, oznámení, reklamní nabídky apod.

2 5) Přesahuje-li počet dokumentů evidovaných v posledních 5 letech 3000 záznamů ročně, zavede se rejstřík jmenný a věcný. Rejstřík je evidenční pomůcka sloužící k vyhledávání dokumentů v podacím deníku a je veden v podobě knihy nebo kartotéky. Dokument zaevidovaný v podacím deníku se zapíše do rejstříku pod příslušné jméno a věcné heslo. Hesla jsou řazena abecedně. 6) Podací deník i rejstřík může být veden i v digitální podobě, s možností tisku pro archivaci. 3. Vyřizování dokumentů 1) Není-li obecní úřad příslušný k vyřízení přijatého dokumentu, postoupí dokument bezodkladně příslušnému místu a odesílatele o tom vyrozumí. 2) Přijatý dokument je předán k vyřízení příslušnému vyřizovateli. Jméno vyřizovatele se uvede do zápisu v podacím deníku. 3) Veškeré dokumenty, týkající se téže věci, tvoří spis. Spis musí obsahovat soupis čísel jednacích dokumentů, které jsou jeho součástí. Návaznost dokumentů se vyznačí též v podacím deníku. 4) Odpověď na došlý dokument se eviduje, vyřizuje a odesílá pod tímtéž číslem jednacím pod kterým byl dokument evidována při přijetí. Zpracovatel označí dokument spisovým znakem, který označuje obsahovou skupinu dokumentů, skartačním znakem a skartační lhůtou. 4. Úprava a podepisování dokumentů a užívání razítek 1) Obecní úřad používá dopisních papírů a obálek se záhlavím. Podepisování dokumentů se řídí organizačním řádem. Na dokumentu musí vždy být uvedeno jméno, příjmení a funkce podpisujícího. K dokumentu v digitální podobě připojuje pověřený zaměstnanec zaručený elektronický podpis. 2) Pokud tak stanoví zvláštní právní předpis, opatří se dokument otiskem úředního razítka. 3) Při užívání razítek se státním znakem se řídí obecní úřad zvláštními předpisy. 4) V běžném korespondenčním styku se používá otisk podlouhlého razítka. 5) Užívá-li obecní úřad několik razítek shodného typu, rozlišují se pořadovými čísly. 6) Obecní úřad vede evidenci razítek, obsahující otisk razítka, jméno, funkci a podpis zaměstnance, který razítko užívá a datum převzetí razítka, datum vrácení razítka a podpis přebírajícího zaměstnance a datum vyřazení razítka. 5. Matrika Veškeré písemnosti týkající se matriční agendy a agendy ve správním řízení jsou podepisovány matrikářkou a jsou zapisovány do podacího deníku, který je veden pouze pro matriční písemnosti. U došlých písemností se v podacím deníku vyznačí číslo jednací, kterým je pořadové číslo z podacího deníku, datum kdy písemnost došla, od koho písemnost došla, obsah podání, kdo vyřizuje, jakým způsobem je písemnost vyřízena, datum vyřízení, ukládací znak. Matriční písemnosti jsou označeny podacím razítkem, které je odlišeno od podacího razítka pro ostatní agendy tím, že u názvu Obecní úřad je uvedeno Obecní úřad 1. Matriční písemnosti vystavované matrikářkou se označí číslem jednacím z podacího deníku, datem vystavení, dále je uvedeno, že se jedná o poštu vlastní, stručný obsah odesílané písemnosti a komu je písemnost odesílána, kdo vyřizuje, odesláno poštou (převzato osobně), datum odeslání, ukládací znak. 6. Odesílání dokumentů 1/ Dokumenty jsou odesílány obyčejnou nebo elektronickou poštou, podle závažnosti doporučeně, nebo do vlastních rukou. Dokumenty, u nichž je nutno ověřovat doručení, jsou zaslány na doručenku, která se po vrácení připojí ke spisu. 7. Ukládání dokumentů do spisovny

3 1/ Vyřízené dokumenty z uplynulého běžného roku jsou ukládány do spisovny. Před uložením do spisovny musí být dokumenty úplné, přehledně uspořádané a řádně označené (spisový znak, obsah, časový rozsah, skartační znak a lhůta). 2/ Dokumenty se ukládají podle věcných hledisek, uvedených ve spisovém a skartačním plánu, který tvoří přílohu č. 1 tohoto spisového a skartačního řádu. Dokumenty uložené ve spisovně se evidují v archivní knize. 3/ Ukládání dokumentů v digitální podobě se řídí zvláštním právním předpisem ( 3 vyhl. 496/2004 Sb.). Dokument skartačního znaku A a V musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto podmínku nelze zabezpečit, převede se takový dokument do analogové formy a opatří náležitostmi originálu. Skartační řád 1/ Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost úřadu. Provádí se v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartačních lhůt těchto dokumentů. Po dohodě se Zemským archivem v Opavě Státním okresním archivem Přerov (dále jen archiv) může být skartační řízení prováděno i za delší období, minimálně však jednou za 5 let. Vždy musí být provedeno při sloučení nebo rozdělení obcí nebo při jiné správní změně. K provedení skartačního řízení sestaví obecní úřad tříčlennou skartační komisi. 2/ Jak bude s dokumenty naloženo vyjadřují skartační znaky (A, V, S): Skartační znak A - dokumenty navržené za archiválie. Skartační znak S - dokumenty bezvýznamné. Skartační znak V - při přípravě skartačního návrhu skartační komise dokumenty posoudí a dle jejich významu zařadí do kategorie S, popř. A. Skartační lhůta stanovuje dobu, po kterou zůstává dokument po vyřízení uložen ve spisovně. Počíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu. Skartační znaky a skartační lhůty jsou uvedeny ve skartačním plánu (příloha č. 1). 3/ Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu, který obecní úřad zašle archivu. Přílohu skartačního návrhu tvoří seznamy dokumentů kategorie A a S. Skartačním návrhem žádá obecní úřad archiv o odborné posouzení dokumentů. (vzor viz příloha č. 2). 4/ Archivář při odborné archivní prohlídce posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem A odpovídají kritériím stanoveným zákonem k prohlášení za archiválie a zda dokumenty se skartačním znakem S nemají trvalou dokumentární hodnotu. Uloží skartační komisi sepsat seznam dokumentů určených k uložení v archivu a seznam dokumentů určených ke zničení. O výsledku skartačního řízení sepíše archivář protokol, jehož stejnopis obdrží obecní úřad. Dokumenty posouzené jako archiválie budou archivu protokolárně předány v dohodnuté lhůtě. 5/ Předání určených dokumentů archivu i zničení bezvýznamných dokumentů se provádí na náklady obecního úřadu. Závěrečná ustanovení Tento spisový a skartační řád nabývá účinnosti dne Současně se ruší platnost spisového a skartačního řádu vydaného dne

4 ... Zdeněk Vrána starosta

5 Příloha č. 1 Spisový a skartační plán spisový znak heslo skartační znak/lhůta ZNAKY VŠEOBECNÉ 01 Dokumenty starosty V/ Dokumenty zástupce starosty (tajemníka) V/ Zahraniční cesty, družební styky V/5 02 Organizace státních orgánů 02.1 Korespondence s ústředními správními úřady V/ Členství ve Svazu měst a obcí ČR V/5 03 Organizace a působnost obecního úřadu 03.1 Organizační řád a další interní předpisy A/ Konference, porady, konzultace V/5 04 Řízení, kontrola a metodická činnost 04.1 U obecního úřadu A/ U řízených a spravovaných organizací a zařízení A/ Metodické materiály S/5 05 Smlouvy (nejsou-li nedílnou součástí příslušných dokumentů) 05.1 hospodářské, nájemní, majetkoprávní A/10 1 ) 05.2 kolektivní A/ ostatní V/5 1) 06 Statistika, výkaznictví 06.1 Roční výkazy A/ Výkazy s kratší než roční periodicitou S/ Jednorázové soupisy, podkladový materiál k výkazům S/5 07 Stížnosti, podněty a oznámení občanů 07.1 Všeobecné dokumenty V/ Hodnocení, rozbory, evidence A/ Konkrétní případy V/ Petiční právo V/5 08 Civilní obrana S/5 09 Referendum V/5 10 Živelní pohromy a mimořádné události V/5 11 Přestupky všeobecně S/ Rozbory, hodnocení A/5

6 11.2 Evidence přestupků A/ Konkrétní případy V/5 12 Spisová služba všeobecně V/ Skartační řízení A/ Podací deník A/5 2) 12.3 Doručovací knížka S/5 2) 12.4 Jiná pomocná evidence S/5 2) 13 Hospodaření a správa majetku všeobecně V/ Evidence majetku A/ Inventarizace a vyřazování majetku V/ Hospodaření s národním majetkem A/ Rekonstrukce, opravy, údržba V/ Majetkové restituce A/10 14 Privatizace A/10 15 Vyznamenání, čestné občanství A/5 16 Propagační činnost všeobecně V/ Obecní zpravodaj, jiné tiskoviny vydávané obcí A/5 17 Volby do zastupitelských sborů všeobecně V/ Zápisy o hlasování, výsledky voleb A/ Organizačně technické zabezpečení S/ Seznamy voličů, ostatní volební materiály S/ Hlasovací lístky S/5 18 Volby soudců přísedících A/5 ORGANIZACE ČINNOSTI 19 Plány zasedání zastupitelstva, rady a komisí - všeobecně V/ Podkladové materiály V/ Zápisy z jednání zastupitelstva, rady, komisí (včetně příloh) A/ Interpelace členů zastupitelstva V/ Kontrola plnění usnesení A/5 20 Obecně závazné vyhlášky obce A/5 AGENDA KONTROLY 21 Kontroly všeobecně V/ Zápisy z kontrol A/ Rozbory a vyhodnocení V/5

7 PERSONÁLNÍ A MZDOVÉ ZÁLEŽITOSTI 22 Záležitosti pracovně právní - všeobecně S/ Kvalifikace a vzdělávání pracovníků V/10 23 Pracovní poměr všeobecně V/ Osobní spisy (včetně příloh) V/ Ostatní dokumenty týkající se pracovního poměru (pokud nejsou součástí osobního spisu) S Pracovní doba, pracovní úvazky, vedlejší pracovní činnost S/ Různé náhrady S/ Nemocenské a sociální zabezpečení pracovníků S/ Odměny z prostředků obce S/5 24 Záležitosti členů obecního zastupitelstva a členů komisí S/ Pracovně právní vztahy a odměňování S/ Záležitosti důchodového zabezpečení S/ Odměny z prostředků obce S/ Různé náhrady S/5 25 Příjmy z pracovního poměru - všeobecně S/ Platový řád, katalog funkcí a mzdových tarifů S/5 1) 25.2 Dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti S/ Mzdové listy S/ Daň z příjmu S/10 26 Péče o pracovníky - všeobecně V/ Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy, odškodňování pracovních úrazů V/5 FINANCE 27 Rozpočty - všeobecné údaje a dílčí podklady V/ Roční rozpočty, tabulková a textová část A/ Rozbory o plnění rozpočtů a finančního hospodaření A/ Ostatní dokumenty finančního hospodaření S/5 28 Finanční plány řízených organizací a rozpočty rozpočtových organizací - všeobecně V/ Roční finanční plány a rozpočty organizací A/ Rozbory hospodaření organizací A/ Ostatní dokumenty o finančním hospodaření řízených organizací S/5 29 Daně, dávky, poplatky - všeobecně V/ Místní daně a poplatky S/ Katastr domovní daně S/ Daň z přidané hodnoty S/10

8 30 Právní zastupování obce ve finančních záležitostech V/5 31 Konfiskační záležitosti A/5 32 Účetnictví - všeobecně S/ Roční účetní výkazy, roční uzávěrky a výroční správy A/ Ostatní účetní dokumenty (sestavy, krátkodobé účetní výkazy, výplatní listiny, účetní doklady apod.) S/5 ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ 33 Půdní fond všeobecně V/ Vynětí ze zemědělského půdního fondu a rekultivace A/ Změny kultur, ochrana a využití půdního fondu V/ Převod a nájmy zemědělských a lesnických pozemků V/5 34 Zemědělská výroba všeobecně V/ Užívání půdy a jiného zemědělského majetku V/ Evidence soukromě hospodařících rolníků A/ Ochrana proti škůdcům, plevelům, veterinární opatření S/5 35 Zemědělské organizace a podniky - všeobecně V/ Souhlas obecního úřadu k soukromé zemědělské činnosti V/5 36 Honební společenstva, myslivost V/5 37 Rybářství všeobecně V/ Rybářské revíry A/ Rybníky rybníkářsky neobhospodařované A/5 38 Lesní hospodářství všeobecně V/ Lesní půdní fond A/ Lesy v majetku obce V/ Právo užívání lesních pozemků A/ Lesní hospodářské plány A/20 39 Vodní hospodářství - všeobecně V/ Vodoprávní povolení, souhlasy a vyjádření A/ Vodní toky, čistota toků a odpadních vod V/ Pokuty, opravné prostředky proti rozhodnutí S/ Rybníky, nádrže, vodní rekreace (vyjádření, rozhodnutí o povolení kolaudace, revize) V/ Protipovodňová ochrana V/5 40 Voda - všeobecně V/ Potřeba, odběr a odpadní vody, vodní zdroje, hospodaření s vodami A/ Zásobování vodou (povolení, revize) S/ Čistírny odpadních vod a kanalizace V/20

9 41 Ochrana ovzduší všeobecně V/ Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu ovzduší V/ Pokuty za znečištěné ovzduší V/5 42 Ochrana přírody všeobecně V/ Realizace vyhlášky o chráněných částech území A/ Rozhodnutí o výjimkách z chráněných částí přírody A/ Stanovisko k chráněným částem přírody V/ Kácení dřevin rostoucích mimo les S/5 43 Odpadové hospodářství - všeobecně V/ Rozhodnutí podle právních předpisů upravujících odpadové hospodářství A/5 1) 43.2 Evidence skládek odpadu V/5 4) 43.3 Nepovolené skládky, ukládání pokut S/5 MÍSTNÍ HOSPODÁŘSTVÍ, ŽIVNOSTI 44 Organizace a zařízení všeobecně V/ Zřizování, rušení a změny organizací a zařízení A/10 45 Soukromé podnikání všeobecně V/ Registrace a evidence živností fyzických a právnických osob A/10 11) 45.2 Síť podniků, prodejen, provozoven, skladů a trhů V/ Výherní hrací přístroje S/5 46 Cestovní ruch V/5 47 Bytový majetek obce všeobecně V/ Hospodaření s byty (přidělování, směna bytů) S/ Modernizace a adaptace bytů S/ Nájemné S/5 48 Nebytové prostory všeobecně S/ Využívání, nájemné S/5 DOPRAVA A SILNIČNÍ HOSPODÁŘSTVÍ 49 Doprava všeobecně S/ Jízdní řády S/ Provozní objekty, nádraží, čekárny, zastávky V/ Bezpečnost silničního provozu S/ Železniční doprava S/5 50 Silniční hospodářství všeobecně S/ Investiční stavby A/ Údržba silnic a mostů S/ Uzavírky silnic a jiná rozhodnutí S/5

10 50.4 Místní komunikace S/5 ÚZEMNÍ PLÁNOVÁNÍ A STAVEBNÍ ŘÁD 51 Územně plánovací dokumentace V/20 1) 51.1 Územní prognózy, plány a projekty A/20 1) 51.2 Územní rozhodnutí A/ Odvolání proti územnímu rozhodnutí A/ Rozhodnutí o chráněném území A/ Rozhodnutí o stavební uzávěře A/ Oprávnění k projektové činnosti A/10 52 Výstavba (stavební povolení, kolaudace, změny v užívání a další spisy včetně dokumentace týkající se stavby) V/5 5) 52.1 Stavby dopravní, energetické, telekomunikační, speciální A/5 5) 52.2 Povolení terénních úprav, některých prací a zařízení V/ Sankce podle stavebního zákona S/5 53 Stavební úřad V/ Stavební dohled V/ Vstup na cizí nemovitosti S/ Rozhodování stavebních úřadů podle zvláštních předpisů V/10 54 Vyvlastnění A/20 55 Evidence nemovitostí A/20 1) KULTURA 56 Záležitosti kultury všeobecně V/ Péče o občanské záležitosti S/ Slavnosti, kulturně výchovné akce, vzdělávací kurzy S/ Organizační a hospodářské záležitosti kulturních zařízení V/ Kulturní fond, fond mládeže a tělovýchovy S/5 57 Veřejné produkce (registrace, povolení, kontroly, správní řízení) V/5 58 Zájmová umělecká činnost V/5 59 Kroniky A/10 6) 60 Péče o kulturní památky, včetně evidence A/10 ZÁLEŽITOSTI CÍRKVÍ A NÁBOŽENSKÝCH SPOLEČNOSTÍ 61 Věci církví a náboženských společností všeobecně V/10

11 61.1 Církevní majetek, finanční a hospodářské záležitosti V/ Stavby a opravy církevních budov A/20 5) ŠKOLSTVÍ 62 Školy a školská zařízení - všeobecně V/ Správa mateřských škol V/ Správa základních škol V/ Žáci všeobecně V/ Školní jídelny S/5 ZDRAVOTNICTVÍ 63 Zdravotní péče všeobecně V/ Zdravotnická zařízení V/ Léčebné ústavy V/ Alkoholismus a jiné toxikomanie V/ Přírodní léčebné lázně a přírodní léčebné zdroje pro zdraví A/ Hygienická služba V/5 SOCIÁLNÍ PÉČE 64 Sledování sociálních poměrů, evidence sociálně potřebných občanů V/ Mimoústavní sociální péče S/ Pečovatelská služba, kluby důchodců S/ Ústavní sociální péče V/10 65 Péče o rodinu všeobecně V/ Sociálně právní ochrana dětí a mládeže V/5 1) 65.2 Pěstounská péče S/5 1) 65.3 Domovy pro matky s dětmi V/5 66 Státní sociální podpora všeobecně V/ Dávky státní sociální podpory, příspěvky S/ Pokuty na úseku státní sociální podpory, vymáhání pohledávek S/5 67 Péče o společensky nepřizpůsobivé občany V/5 68 Záležitosti národnostních menšin V/5 POŽÁRNÍ OCHRANA 69 Organizace požární ochrany všeobecně V/ Organizace požární ochrany a požárních jednotek A/ Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi (Hasičský záchranný sbor, sbory dobrovolných hasičů aj.) S/ Školení a odborná příprava pracovníků o požární ochraně S/ Prevence požární ochrany S/5

12 VŠEOBECNÁ VNITŘNÍ SPRÁVA, OCHRANA VEŘEJNÉHO POŘÁDKU 70 Sčítání lidu, domů a bytů A/ Pomocný materiál ze sčítání lidu, domů a bytů V/5 71 Shromažďování V/5 72 Záležitosti vojensko-správní S/5 73 Územní členění obce všeobecně V/ Konkrétní územní změny A/ Názvy obcí, ulic a veřejných prostranství A/ Systém číslování domů A/5 74. Evidence obyvatelstva všeobecně V/ Hlášení evidence obyvatelstva V/5 3) 74.2 Národnostní menšiny, cizinci, uprchlíci V/ Rozhodování o zrušení trvalého pobytu V/ Přihlašovací lístek k trvalému pobytu S/50 1) 75 Státní občanství všeobecně V/ Udělení, nabytí a pozbytí státního občanství A/ Osvědčování S/ Ostatní dokumenty V/5 76 Matriční záležitosti všeobecně V/ Dozor a kontrola vedení matrik V/5 77 Hospodářsko-finanční záležitosti všeobecně S/ Poplatky, pohledávky, poštovné, objednávky S/ Telefonní stanice, rozhlas, televize a jiné věci spojů S/ Kancelářské zařízení, služební vozidlo S/5 78 Ochrana veřejného pořádku všeobecně V/ Obecní policie V/ Úřední záznamy o výkonu obecní policie A/ Součinnost s jinými orgány a organizacemi S/ Zprávy a informace o občanech S/ Ztráty a nálezy S/5 79 Státní, místní znaky a symboly V/ Používání státních znaků a symbolů V/ Znaky, barvy a prapory obcí A/ Razítka S/5 1) 80 Sbírky všeobecně V/ Veřejné sbírky V/5

13 80.2 Sbírky pořádané obcí V/5 81 Evidence válečných hrobů A/5 3) Poznámky: 1) Po ztrátě nebo ukončení platnosti. 2) Po dopsání knihy nebo uzavření evidence. 3) Po zřízení nové evidence. 4) Po zrušení nebo ukončení činnosti. 5) Po zániku objektu. 6) Po uzavření svazku.