AVE.TRAVEL rezervační systém

Transkript

1 AVE.TRAVEL rezervační systém Jedná se o aplikaci fungující na internetových stránkách, tudíž aplikaci přístupnou z jakéhokoli počítače připojeného k internetu. Systém AVE.travel nabízí nejběžnější služby incomingového cestovního ruchu. V systému lze tedy objednat jak ubytování, tak i doplňkové služby, jako jsou transfery, okružní jízdy a výlety, přičemž lze: a) On-line objednat ubytovací služby a transfery z letiště do hotelu. V tomto případě je Vaše rezervace odesílána přímo dodavateli služby, tedy hotelu a dopravci. Omezení on-line rezervací Na jednu on-line rezervaci lze objednat maximálně dva pokoje. V případě, že budete mít požadavek na 3 a více pokojů najednou, musíte udělat postupně více objednávek nebo nás kontaktovat přes ZÁKAZNICKOU PODPORU, popřípadě nád kontaktovat telefonicky. Kontakty naleznete v navigaci stránek pod tlačítkem CALL CENTRUM. b) Off-line objednávat všechny ostatní nabízené služby. V tomto případě je Vaše rezervace zpracovávána pracovníky AVE. V obou případech dostáváte okamžitě závazné potvrzení o provedení rezervace em. Garantem poskytnutí služby Vašim klientům je AVE a.s. OBSAH A. Přístup na AVE.TRAVEL..Str. 2 B. On-line rezervace..str. 4 C. Off-line rezervace.str. 11 D. Platby za objednané služby Str. 13 E. Vouchery..Str. 14 F. Ceny a kurzy Str. 15 G. Speciální požadavky, skupinová akce atd....str. 15 H. Doporučená konfigurace PC pro práci se systémem Str. 15 I. Co je potřeba udělat pro to, abyste mohli systém využívat Str. 16 1

2 A) Přístup na AVE.TRAVEL Systém je umístěn na internetových stránkách Po jejich otevření zadáte námi přidělené Uživatelské jméno USERNAME a Heslo - PASSWORD. Uživatelské jméno je neměnné, heslo změnit lze. Chcete-li změnit heslo, prosím kontaktujte: Libor Kovařík, support@avetravel.cz Klikněte na tlačítko - Odeslat. Pokud jste při zadávání uživatelského jména či hesla udělali chybu, klikněte na tlačítko - Zrušit a zadejte je znovu. 2

3 Po přihlášení se Vám zobrazí internetová stránka, na které již budete pracovat. Cyklotúry kliknutím na tento odkaz se otevře nové okno se stránkami bicycle-tours.cz Bohatá nabídka jedno- i vícedenních výletů po Praze a celé České republice s doprovodem zkušených cykloprůvodců. Tato webová aplikace je naším vlastním produktem a je zaměřený na klientelu všech sportovních výkonostních skupin. 3

4 B) On-line rezervace. Vyplňte vyhledávací okno a klikněte na tlačítko Zobrazí se Vám Výsledek vyhledávání, kde jsou uvedeny všechny dostupné kapacity, a to v pořadí dle: o Našeho doporučení Popularita Hotely si ale můžete nechat seřadit i dle: o Ceny vzestupně od nejlevnějšího ubytování po nejdražší o Kategorie od 5* - 1* hotely 4

5 Ceny se standardně zobrazují v CZK (korunách českých). Je však možné přepnout zobrazování cen na měnu EUR či USD (viz obrázek níže). Detailní informace o hotelu se Vám zobrazí po kliknutí na název hotelu (např. MUCHA Hotel). Pro pokračování v rezervaci stačí okno zavřít pomocí tlačítkem. Dostanete se zpět do výsledku vyhledávání. 5

6 V závislosti na zadaném požadavku se u každého hotelu zobrazí možné kombinace jednotlivých typů pokojů. Např. 2 osoby tak mohou bydlet ve dvou jednolůžkových pokojích, na jednom dvoulůžkovém pokoji, apartmánu pro max. 5 osob, atd. Vyberete si požadovanou kombinaci, resp. typ pokoje(ů) a klikněte na tlačítko Původní cena = pultová cena hotelu. Cena celkem = Vaše nákupní cena. 6

7 Nyní jste se dostali na zabezpečené stránky ( kde rezervaci dokončíte. Chcete-li k ubytování objednat zároveň i transfer z letiště, zaškrtněte prosím požadovaný typ automobilu a klikněte na tlačítko. Pokud má Váš klient nějaké další požadavky na ubytování, uveďte je prosím do textového pole Speciální přání. Doplňte rezervační údaje do jednotlivých políček v poli Kontaktní adresa. Příjmení, Jméno doplňte příjmení a jméno klienta, pro kterého je rezervace určena. Telefon, Ulice, Město, PSČ nemusíte vyplňovat celé (pokud nechcete), stačí, když vepíšete alespoň jeden znak, např. X. zadáte svůj vlastní a to proto, aby Potvrzení rezervace, kterou právě vytváříte, přišlo VÁM. 7

8 Stát vyberete hostovu zemi Zvolte Způsob platby o Zálohovou fakturou (=bankovním převodem) o Kreditní kartou Zaškrtněte políčko Potvrzuji, že jsem četl a souhlasím se Všeobecnými podmínkami rezervace. Klikněte na tlačítko V případě, že jste zvolili platbu kreditní kartou, budete přesměrování na zabezpečený server společnosti MUZO (Global Payments) - viz obrázek, kde zadáte údaje o své firemní kreditní kartě a kliknete na tlačítko. 8

9 Proběhlo-li vše v pořádku, zobrazí se Vám poslední krok rezervace. (V u potvrzení rezervace, který Vám přišel je též odkaz na tuto stránku. Je tedy možné si v budoucnu tisknout potřebné doklady opakovaně.) Kliknutím na tlačítko si vytisknete daňový doklad k právě dokončené rezervaci. Tlačítko Vám umožní vytisknout si AVE Voucher, který můžete, v případě potřeby, použít i pro Vaše klienty (bližsí info str. 14, bod E). V případě, že jste zvolili platbu Zálohovou fakturou (bankovním převodem), vytiskněte si ji tlačítkem a uhraďte nejpozději do termínu splatnosti- pro bližší informace viz str. 13, bod D). Tlačítko Vám umožní vytištění všech informací o právě rezervované službě (totéž Vám přijde i na Vaši adresu e- mailem). (V u potvrzení rezervace, který Vám přišel je též odkaz na tuto stránku. Je tedy možné si v budoucnu tisknout potřebné doklady opakovaně.) 9

10 Storno rezervace služeb on-line V případě, že si přejete rezervaci stornovat, dohledejte si prosím Potvrzení rezervace, který Vám byl zaslán po provedení rezervace. V u je odkaz. Po kliknutí na tento odkaz se dostanete zpět do posledního kroku rezervace (viz obrázek). Zde klikněte na tlačítko. Rezervace bude automaticky stornována. Potvrzení o stornu přijde na Vaši ovu adresu. Případné stornopoplatky se řeší dle smluvních podmínek. Na případný stornopoplatek Vám bude vystavena faktura, která Vám bude zaslána em a originál pak poštou. Změna rezervace služeb on-line V případě, že potřebujete změnit rozsah již objednaných služeb (změna termínu, počtu osob, pokojů, sklady atd.): Rezervaci stornujte dle bodu 1. a vytvořte rezervaci novou. Obraťte se na naše rezervační oddělení, které Vám poskytne asistenci. Kontakty naleznete v navigaci stránek pod tlačítkem CALL CENTRUM. Pro označení uveďte číslo rezervace, které je uvedeno na Potvrzení rezervace. 10

11 C) Off line rezervace V levém menu navigace klikněte na Vámi požadovaný typ služby, např. Zobrazí se Vám přehled všech nabízených typů okružních jízd v Praze. Detailní informace o vybrané okružní jízdě včetně cen, termínů a časů odjezdu atd. se Vám zobrazí po kliknutí na název např. Grand City Tour. 11

12 V případě, že se někde zobrazuje n/a, znamená to, že služba není dostupná (z anglického NOT AVAILABLE). Vyplňte objednávkový formulář v dolní části. Případné další požadavky či informace o Vašich klientech, uveďte prosím do textového pole Poznámka. Klikněte na tlačítko 12

13 Vaše rezervace byla úspěšně dokončena! Nad vyhledávacím formulářem se zobrazí hláška o úspěšném dokončení rezervace. Nyní byste již měli mít v u Potvrzení rezervace. Zálohová faktura Vám bude následně doručena em. Po zaplacení pak poštou i originál ve formě daňového dokladu. Storno rezervace služeb off - line Přejete-li si provést storno služby off-line, kontaktujte prosím naše rezervační oddělení. Kontakty naleznete v navigaci stránek pod tlačítkem CALL CENTRUM. Pracovníci rezervačního oddělení Vámi uvedenou službu stornují a zašlou Vám potvrzení o provedení storna. Případné stornopoplatky se řeší dle smluvních podmínek. Na stornopoplatek Vám bude vystavena faktura, která Vám bude zaslána em a originál poštou. Změna rezervace služeb off-line V případě, že potřebujete změnit rozsah již objednaných služeb (změna termínu, počtu osob, atd.) obraťte se na naše rezervační oddělení, které Vám poskytne asistenci. Kontakty naleznete v navigaci stránek pod tlačítkem CALL CENTRUM. Obdobným způsobem se postupuje i u dalších typů služeb off-line! D) Platby za objednané služby Jak již bylo uvedeno, máte dvě možnosti, jak objednané služby uhradit: a) kreditní kartou - úhrada probíhá na 3D zabezpečeném serveru společnosti MUZO (Global Payments). Částka je z platební karty stažena okamžitě. Daňový doklad si vytisknete ze systému, originál Vám zašleme poštou. b) bankovním převodem na základě zálohové faktury v tomto případě je třeba poukázat celkovou částku za objednané služby nejpozději do data splatnosti uvedeného na faktuře, resp. ve lhůtě stanovené smlouvou uzavřenou mezi Vámi a AVE. Zálohovou fakturu si vytisknete ze systému. Po uhrazení Vám originál daňového dokladu zašleme poštou. V případě, že rezervujete On-line služby (ubytování, popř. vč. transferu) méně než 2 dní před příjezdem, možnost platby na zálohovou fakturu se Vám již nenabídne. V tomto případě je použijte firemní kreditní kartu a služby předplatťe, nebo nás kontaktujte prostřednictvím tlačítka Zákaznická podpora. Může se stát, že v posledním kroku rezervace (viz obrázek) při zvoleném způsobu úhrady zálohovou fakturou a též na zálohové faktuře, kterou jste si ze systému vytiskli, je uvedený jiný termín splatnosti, než který je dohodnutý ve smlouvě mezi 13

14 Vámi a AVE. V tomto případě se, prosím, řiďte termínem splatnosti faktur uvedeným ve smlouvě. E) Vouchery Pro své klienty používejte prosím své vlastní vouchery, kterými se prokáží při příjezdu do hotelu, resp. při čerpání ostatních objednaných služeb. V případě, že jste zvolili úhradu kreditní kartou a platba proběhla v pořádku, v posledním kroku rezervace se Vám nabízí vytisknutí voucheru (viz obrázek). Tento AVE Voucher můžete, v případě potřeby, použít i pro Vaše klienty. 14

15 F) Ceny a kurzy Veškeré ceny zobrazované v systému jsou fakturační NETTO ceny (bez Vaší provize) obsahující DPH. Jedinou vyjímku tvoří tzv. původní cena (viz obrázek na str. 6) u cen hotelů. Jedná se o oficiální pultovou cenu daného hotelu rack rate. Případné další služby a poplatky zahrnuté v ceně rezervované služby (např. snídaně, transfer, průvodce, vstupenky atd.) jsou vždy uvedeny v poznámce. Netto ceny si navyšujete o Vaši obvyklou přirážku. Ceny se standardně zobrazují v CZK (korunách českých). Je však možné přepnout zobrazování cen na měnu EUR či USD (viz obrázek níže). Pro účely fakturace se používají ceny v CZK uvedené v potvrzení rezervace. V případě fakturace v EUR či USD se pro přepočet použije kurz valuty nákup Raiffeisen bank Praha, platný v den vystavení faktury daňového dokladu. G) Speciální požadavky, skupinové akce atd. V případě, že máte jakékoliv poptávky a požadavky nad rámec standardních možností systému či v případě jakýchkoli dotazů, neváhejte nás kontaktovat prostřednictvím ZÁKAZNICKÁ PODPORA (tlačítko v navigaci), či na ech, telefonních a faxových číslech uvedených v navigaci pod tlačítkem CALL CENTRUM. H) Doporučená konfigurace PC pro práci se systémem Operační systém: MS Windows XP Servis pack 2, MS Windows Vista Operační paměť: min. 512MB Internetový prohlížeč: Internet Explorer ver. 6 a vyšší. Povolené ukládání Cookies. Doporučená rychlost připojení do sítě internet: 1024/256 kb/s (Při malé přístupové rychlosti může docházet k pomalejšímu načítání obsahu stránek). 15

16 I) Co je potřeba udělat pro to, abyste mohli systém využívat? Je to velice jednoduché. Z odkazu si prosím stáhněte do počítače návrh smlouvy, v případě, že jste ji neobdrželi em, doplňte údaje o Vaší společnosti a zašlete nám smlouvu em na adresu: support@avetravel.cz. Smlouvu zkontrolujeme, podepíšeme a ve dvou kopiích Vám ji zašleme též k podpisu. Po obdržení Vámi podepsané kopie Vám bude přiděleno uživatelské jméno a heslo. Od té chvíle můžete systém používat. V průběhu spolupráce Vám budeme nonstop k dispozici na kontaktech viz CALL CETNRUM. Máte-li jakékoli dotazy, či potřebujete-li upřesňující informace o využívání systému, kontaktujte prosím: Libor Kovařík Marketing manager Tel: Mob libor.kovarik@avetravel.cz Děkuji za Váš čas a doufám v budoucí spolupráci. V Praze dne: Libor Kovařík 16