Zápis z 69. jednání Grantové komise pro podporu aktivit studentů konaného dne 5. února 2016

Transkript

1 Zápis z 69. jednání Grantové komise pro podporu aktivit studentů konaného dne 5. února 2016 Přítomni: Mgr. Anna Lukešová, RNDr. Miroslav Randa, Ph.D., Ing. Petr Řezáček, Ph.D. Omluveni: Bc. Pavel Kratochvíl, Bc. Michal Mourek Hosté: doc. RNDr. Tomáš Kaiser, Ph.D. Silvia Simeonová, Ing. Vlastimil Šetka Nepřítomní komisaři zaslali svá stanoviska pomocí prostředků umožňující komunikaci na dálku. Grantová komise pro podporu aktivit studentů byla po celou dobu jednání usnášeníschopná. Předsedkyně komise, Mgr. Lukešová, zahájila jednání s následujícím programem: 1) Různé a. Financování projektů podaných jménem studentské organizace b. Převod finančních prostředků z GRAS 2015 c. Financování GRAS 2016 d. Seznámení předsedy AK AS ZČU Ing. Vlastimila Šetku s GRAS a problémy během řešení projektů 2) Žádosti o projekt GRAS: a. Správa a činnost studentského informačního serveru Dioné - 2. semestr akademického roku 2015/2016 (Lada Zadranská), b. Studentský ples ZČU 2016 (Bc. Jakub Nedvěd), c. Buddy trička - Don't just study be a Buddy (Bc. Jakub Nedvěd), d. Výlety pro zahraniční studenty v letním semestru akademického roku 2015/2016 (Bc. Jakub Nedvěd), e. Administrace a správa studentské organizace ESN Pilsen, z.s. v letním semestru akademického roku 2015/2016 (Bc. Jakub Nedvěd), f. Účast s příspěvkem na konferenci o pevnostech v německém Saarlouis (Aneta Hasíková), g. Hudební aktivity studentů KHK (Michaela Kasalová), h. Kulturní aktivity ESN Pilsen pro české a zahraniční studenty na ZČU v letním semestru v akademickém roce 2015/2016 (Ing. Lukáš Bebr), i. Podpora aktivit v projektu Exchange ability ESN Pilsen v akademického roku 2015/2016 (Petra Lišková), j. Podpora projektu Erasmus in schools v LS 2015/2016 (Petra Lišková), k. PR propagace ESN Pilsen (Lada Heřmanová), l. Technické vybavení ESN Pilsen, z.s (Václav Kubec), m. Festival arabské kultury 2016 (Martin Kollouch), 1

2 n. Buddy víkend a buddy akce (Ing. Jana Turjanicová). Začátkem jednání administrátorka, S. Simeonová, seznámila komisaře s financováním GRAS Z roku 2015 se převáděla nevyčerpaná částka ve výši ,59 Kč. Prostřednictvím pana prorektora Kaisera byl požádán AS ZČU o schválení zbývající částky do výše 1 mil. Kč, která činí ,41 Kč. Dále administrátorka upozornila na směrnici rektora 15R/2013 (dále jen směrnice ) na článek 10, ze kterého vyplývá, že pro financování projektů pod záštitou studentských organizací slouží finanční prostředky uvedené ve směrnici ve článku 1 v bodě 2/c ve výši , Kč. Vzhledem k tomu, že dosud možnost podat projekt pod záštitou studentské organizace studenti nevyužívali, nebylo potřeba o tyto prostředky žádat ZČU. Pro letošní rok tyto finanční prostředky nebylo možné získat, proto po dohodě s vedoucí účtárny, pí. Šístkovou, se převedené prostředky ve výši 200 tis. Kč z roku 2015 využijí na financování studentských organizací. Zbývající částka ve výši ,59 Kč bude využita společně s částkou schválenou AS standardně na podporu projektů podávaných studenty. V současné době je již podpořen projekt Technická renovace studia rádia Bomba ve výši , Kč, podaný studentskou organizací, na další projekty podané studentskou organizací tedy zbývá rozdělit , Kč. Dalším bodem jednání byly nedostatky, které se objevují často a u většiny projektů. Administrátorka upozornila, že řešitelé nemají zájem využít možnosti konzultace před podáním projektů. V případě řešitelů, kteří podávají projekt opakovaně, se jedná o stále stejné nedostatky v projektech. Nejčastěji se jedná o formální náležitosti v projektech, které se musí rovněž řídit směrnicí článkem 6 chybějící měřitelné hodnoty u měřitelných výstupů, nekorespondující harmonogram s termíny projektu, chybějící cíle, organizační zajištění neodpovídá členům řešitelského týmu apod. Komise dlouze diskutovala, jak těmto nedostatkům zabrínit. Dr. Randa navrhl, aby administrátorka předem kontaktovala řešitele a vyzvala je k opravě těchto chyb. Mgr. Lukešová vysvětlila, že projekty jsou podávány na poslední chvíli většinou v den uzávěrky a zároveň podotkla, že dle směrnice článek 2/5 musí být členové komise pozvaní alespoň 7 dní před jednáním a součástí pozvánky je návrh programu jednání včetně podkladů pro jednání. Administrátorka potvrdila, že některé řešitele musí dokonce opakovaně urgovat a připomínat jim stanovený termín uzávěrky. Zároveň projekt musí být ve stavu podaném, aby bylo možné předložit ho komisi k hodnocení. Do té chvíle mohou řešitelé do projektu zasahovat, doplňovat jej nebo nepotřebné údaje mazat. Z tohoto důvodu nelze projekty průběžně kontrolovat ve stavu přípravy ( rozpracovaný ). Ing. Šetka se k diskusi připojil a navrhl, aby projekty, které mají formální nedostatky, byly automaticky zamítnuty, čímž budou řešitelé více zodpovědní při podávání projektů a budou se snažit tyto problémy předem odstranit např. po konzultaci s administrátorkou. Mgr. Lukešová konstatovala, že tyto chyby se objevují u naprosté většiny projektů, což by mohlo vést k tomu, že nebudou schvalovány žádné projekty. Na druhou stranu souhlasila, že přísnější přístup by byl efektivnější v průběhu hodnocení projektů a studenti by se k projektům stavěli zodpovědněji. Prozatím se účastníci jednání shodli na kompromisním řešení administrátorka při identifikaci formálních nedostatků projektů upozorní zvlášť na nedostatky termínové, a zvlášť na nedostatky závažnější jako jsou právě chybějící cíle nebo měřitelné výstupy a především finanční/ekonomické problémy. V druhé části jednání komisaři projednali podané projekty. a) Správa a činnost studentského informačního serveru Dioné - 2. semestr akademického roku 2015/2016 (Lada Zadranská) Jedná se o tradiční projekt. Požadované finanční prostředky jsou jasné, přehledné a adekvátní. Dioné funguje jako celouniverzitní informační zdroj. V návrhu je potřeba upravit termín projektu a bodu harmonogramu tak, aby nekolidovaly s datem zahájení realizace projektu, jímž se stane datum jeho schválení (tj. termíny projektu/harmonogramu nesmí předcházet datu vydání rozhodnutí o schválení projektu). 2

3 Komise jednomyslně podpořila projekt ke schválení. Usnesení č. 1: Komise doporučuje projekt Správa a činnost studentského informačního serveru Dioné - 2. semestr akademického roku 2015/2016 ke schválení. Plánované náklady jsou rozumné a adekvátní. Dioné má na ZČU již tradici a přispívá k rozvoji studentského života a k propagaci ZČU. Zahájení řešení projektu a jeho harmonogramu budou opraveny tak, aby odpovídaly datu rozhodnutí o přijetí projektu. b) Studentský ples ZČU 2016 (Bc. Jakub Nedvěd) Studentský ples ZČU 2016 je tradiční akcí, jež je silně spjatá se Západočeskou univerzitou. Požadované finanční prostředky jsou logické a adekvátní. V návrhu je potřeba upravit termín projektu a bodu harmonogramu tak, aby nekolidovaly s datem zahájení realizace projektu, jímž se stane datum jeho schválení (tj. tyto termíny nesmí předcházet datu vydání rozhodnutí o schválení projektu). Tyto informace by měly vyplynout ze zkušeností z předchozích let organizace této akce. Komisaři se zastavili také nad položkou stipendia pod stipendii se totiž objevuje cestovné a hovorné. Komise chápe intenci řešitele specifikovat, že stipendijní odměna bude kompenzovat mj. i jinak těžko identifikovatelné výdaje spojené s domlouváním akce po telefonu nebo náklady na cesty nutné pro zajištění plesu. V projektu lze u zdůvodnění rozpočtu uvést: stipendia = odměna pro organizátory, která vedle samotné odvedené práce kompenzuje také vedlejší výdaje organizátorů na převoz materiálu, vyzvedávání cen a darů (v odhadované výši X tis. Kč) a telefonické domluvy mezi členy řešitelského týmu (v odhadované výši X tis. Kč). V projektu nelze v rozpočtu uvést: stipendia = cestovné a hovorné Cestovné spadá pod kategorii rozpočtu 2.3 Cestovní náhrady, hovorné pod 2.2 Náklady nebo výdaje na služby. Komise jednomyslně podpořila projekt ke schválení a realizaci. Usnesení č. 2: Komise doporučuje projekt Studentský ples ZČU 2015 ke schválení. Plánované náklady jsou logické a adekvátní. Studentský ples má na ZČU již bohatou tradici a přispívá k propagaci ZČU. Zahájení řešení projektu a jeho harmonogramu budou opraveny tak, aby odpovídaly datu rozhodnutí o přijetí projektu. Zdůvodnění stipendií bude upraveno tak, aby se jednalo o osobní odměnu, nikoli o cestovné či hovorné. c) Buddy trička - Don't just study be a Buddy (Bc. Jakub Nedvěd) Projekt se zaměřuje na propagaci a mobility ZČU formou potištěných triček. Komisaři se shodují, že tento projekt ztrácí smysl, neboť trička budou rozdána českým studentům, nikoliv zahraničním. Rovněž se pozastavili nad požadovanou částkou ve výši 60 tis. Kč, která má sloužit na výrobu triček částečně se to vysvětlilo tím, že vyrobené kusy mají sloužit pro dalších několik let. Vzhledem k tomu, že na ZČU vznikají a budou dostupná k nákupu trička k oslavě 25 let ZČU, je nadbytečné nechávat vyrábět další trička k propagaci ZČU. Administrátorka dodala, že výroba triček je v projektu chybně uvedena do položky 2.1. Materiální náklady, jedná se ale o službu. Rovněž upozornila na další nedostatky a nejasnosti v projektu: Měřitelný výstup v projektu není zcela relevantní vůči projektu. Není jasná souvislost nákupu a výroby triček a spokojenost Buddy studentů a zároveň souvislost s tematickým okruhem mezinárodní mobility. Další nejasnosti se objevují v harmonogramu projektu, jeho část 3 ( Fakturace ZČU ) je nejasná vzhledem k tomu, že projekt podává studentská organizace. Komise jednomyslně nedoporučila projekt ke schválení a realizaci. Usnesení č. 3: Komise nedoporučuje projekt Buddy trička - Don't just study be a Buddy ke schválení a realizaci. Plánované náklady jsou naddimenzované. Není jasná souvislost měřitelného výstupu s cílem projektu. Objevují se formální nedostatky v rozpočtu a harmonogramu projektu. 3

4 d) Výlety pro zahraniční studenty v letním semestru akademického roku 2015/2016 (Bc. Jakub Nedvěd) Projekt je zaměřen na podporu aktivit, a to konkrétně výletů pořádaných studentskou organizací ESN Pilsen, z.s. Administrátorka upozornila na následující formální nedostatky v projektu: organizační zajištění nekoresponduje se členy řešitelského týmu; chybně zdůvodněná položka stipendia v rozpočtu; u měřitelných výstupů chybí měřitelné hodnoty; harmonogram neodpovídá době řešení projektu. Komisaři konstatovali, že se jedná o závažné chyby, které je potřeba, aby řešitel odstranil. Cíl projektu je nejasný. Navrhovatel píše: Cílem naší organizace je kulturní a sociální integrace zahraničních studentů v českém prostředí, zejména se jedná o představení české kultury a zvyků, českého jazyka, přitom v projektu plánuje dvoudenní výlet do Řezna a Norimberku. Komisaři dále konstatovali, že v návrhu projektu řešitel žádá pouze o stipendia, která jsou definována jako náhrada za účastnické poplatky pro doprovod. Stipendia slouží primárně jako odměna pro organizátory a účastníky projektu, nikoliv jako náhrada různých služeb a nákladů s tím spojených. Pro úhradu nákladů a služeb slouží položka 2.2 Náklady nebo výdaje na služby. Zároveň se komisaři pozastavili nad tím, že hlavním koordinátorem projektu je Ing. Jana Turjanicová, přičemž řešitelem projektu je Bc. Jakub Nedvěd. Vzhledem k výše popsaným nedostatkům komise poměrem 3 ku 2 hlasům nedoporučila projekt ke schválení a realizaci. Usnesení č. 4: Komise nedoporučuje projekt Výlety pro zahraniční studenty v letním semestru akademického roku 2015/2016 ke schválení a realizaci, neboť se v projektu vyskytuje velké množství nedostatků. Jedná se o organizační zajištění projektu; chybně definované položky v rozpočtu; u měřitelných výstupů chybí měřitelné hodnoty; termíny harmonogramu nekoresponduje s termíny projektu. e) Administrace a správa studentské organizace ESN Pilsen, z.s. v letním semestru akademického roku 2015/2016 (Bc. Jakub Nedvěd) Hlavním cílem projektu je kompenzace nákladů, které vzniknou organizátorům akcí. Komisaři se pozastavili nad tím, že organizace ESN Pilsen, z.s. žádá o finanční prostředky z GRAS na pokrytí nákladů spojených se správou a administrativou studentské organizace. Komisaři se shodují, že projekt není v souladu s pravidly GRAS, neboť se nevztahuje k žádnému tematickému okruhu dle směrnice projekt nemá jasnou náplň, cíl, definované aktivity atd. Využití finančních prostředků je v tomto případě netransparentní. Studentských organizací je celkem 9 (počet doplnil Ing. Šetka), je neudržitelné podporovat všechny finančně v rámci jejich administrace a správy. Komisaři považují za nepřípustné podporovat organizace za to, že existují. Lze naopak podporovat konkrétní akce/aktivity organizací, pak lze pochopitelně i odměnit organizátory příslušným stipendiem. Komise poměrem 3 ku 2 hlasům nedoporučila projekt ke schválení a realizaci. Usnesení č. 5: Komise nedoporučuje projekt Administrace a správa studentské organizace ESN Pilsen, z.s. v letním semestru akademického roku 2015/2016 ke schválení a realizaci, neboť se nevztahuje k žádnému tematickému okruhu dle směrnice a nevyhovuje pravidlům vnitřního grantového systému. f) Účast s příspěvkem na konferenci o pevnostech v německém Saarlouis (Aneta Hasíková) Hlavním cílem projektu je přednesení konferenčního příspěvku o severočeských pevnostech na konferenci v německém Saarlouis. Komisaři se shodli na tom, že tento projekt je tematicky vhodný do jiného grantového systému, např. do Studentské grantové soutěže (SGS) tím spíš, že očekávaným výstupem je bodovaný článek. Svou náplní se dle směrnice nevztahuje do žádného tematického okruhu GRAS. Komise poměrem 3 ku 2 hlasům nedoporučila projekt ke schválení a realizaci. 4

5 Usnesení č. 6: Komise nedoporučuje projekt Účast s příspěvkem na konferenci o pevnostech v německém Saarlouis ke schválení a realizaci, neboť se nevztahuje k žádnému tematickému okruhu dle směrnice a nevyhovuje pravidlům vnitřního grantového systému. g) Hudební aktivity studentů KHK (Michaela Kasalová) Cílem projektu je podpořit hudební aktivity studentů, kdy předvádí své hudební umění a dovednosti studentské obci nebo širší veřejnosti. Administrátorka upozornila na následující formální nedostatky na základě směrnice: chybí detailní charakteristika a přínos projektu; organizační zajištění nekoresponduje s řešitelským týmem; harmonogram neodpovídá termínům projektu. Komisaři konstatovali, že projekt má potenciál vhodně propagovat ZČU. Vzhledem k výši požadovaných prostředků ale očekávají mnohem podrobnější rozpočet (např. položka stipendia je zcela netransparentní). Některé položky nejsou jasně specifikované (materiální náklady a cestovní náhrady). Veškeré položky v rozpočtu je nutné podrobně zdůvodnit, aby byla patrná souvislost s projektem a jejich využití. Zároveň je nutné odstranit výše uvedené formální nedostatky v projektu. V souvislosti s propagací ZČU by rovněž bylo vhodné, aby si účastníci na jednotlivá vystoupení zapůjčili na odboru Vnější vztahy propagační banner s logem ZČU. Komise jednomyslně projekt zamítla, přesto ideu projektu oceňuje a očekávání podání projektu opraveného. Usnesení č. 7: Komise nedoporučuje projekt Hudební aktivity studentů KHK ke schválení a realizaci. V projektu se objevují formální nedostatky, které je nutné odstranit. Chybí detailní charakteristika a přínos projektu; organizační zajištění nekoresponduje s řešitelským týmem; harmonogram neodpovídá termínům projektu. Rozpočet je nejasný a není náležitě odůvodněn. h) Kulturní aktivity ESN Pilsen pro české a zahraniční studenty na ZČU v letním semestru v akademickém roce 2015/2016 (Ing. Lukáš Bebr) Projekt je zaměřen na podporu aktivit pořádaných studentskou organizací ESN Pilsen. Komisaři velmi ocenili činnost této organizace, v žádosti však identifikovali několik problémů. 1) Termín zahájení projektu, který je stanoven na , koliduje s termínem rozhodnutí PR-V. Projekt nemůže být zahájen dříve, než je vydáno rozhodnutí o jeho schválení. 2) Měřitelný výstup č. 1 není jasně stanovený. Předpokládaný počet zúčastněných studentů je potřeba vyjádřit číselnou, resp. měřitelnou hodnotou. V závěrečném hodnocení projektu potom řešitel sleduje, jak se mu podařilo předpoklad naplnit. 3) Měřitelný výstup č. 2 není zcela jasně formulován jakou měřitelnou hodnotu vidí žadatel pod Volbou nejlepší prezentace zahraničních studentů? Komise doporučuje, aby řešitel rozepsal do měřitelných výstupů jednotlivé akce, které chce financovat z projektu (jeden výstup = jedna akce, výlet nebo kulturní večer) a uvedl k nim reálné očekávání účasti (případně dotazníky spokojenosti apod.). 4) Komisaři konstatovali, že v rozpočtu projektu se objevují nejasnosti. Položky jsou sice v příloze rozepsány po částkách, ale chybí jejich zdůvodnění a podrobnější popis. V rozpočtu projektu je nutné, aby všechny položky byly jasně definovány a vysvětleny. Je potřeba popsat, co řešitel bude kupovat, jaké množství a jakou částku plánuje na jednotlivé aktivity. V případě občerstvení je nutné dokládat podepsanou presenční listinu všemi účastníky a rozepsat jednotlivé kulturní večery. Pokud se jedná o potraviny a suroviny na vaření, bude k tomu zapotřebí počet osob a seznam účastníků. 5

6 5) Organizační zajištění projektu nekoresponduje s řešitelským týmem. Vzhledem k tomu, že řešitel uvádí, že na organizaci projektu se podílí celý tým ESN Pilsen, tak je potřeba, aby tyto osoby byly součástí řešitelského týmu projektu. Komise poměrem 3 ku 2 hlasům nedoporučila projekt ke schválení a realizaci, s tím, že řešitel má možnost podat nový (opravený) projekt dle výše uvedených požadavků. Usnesení č. 8: Komise nedoporučuje projekt Kulturní aktivity ESN Pilsen pro české a zahraniční studenty na ZČU v letním semestru v akademickém roce 2015/2016 ke schválení. Rozpočet je nejasný a není náležitě odůvodněn. Měřitelné výstupy nejsou jasně specifikované. Organizační zajištění projektu nekoresponduje s řešitelským týmem. i) Podpora aktivit v projektu Exchange ability ESN Pilsen v akademického roku 2015/2016 (Petra Lišková) Mezinárodní projekt ExchangeAbility se zaměřuje na zapojení handicapovaných studentů do běžného života. Komisaři hodnotí myšlenku projektu velmi pozitivně. Z návrhu projektu není zcela jasné, zda řešitelka žádá jménem organizace nebo za svou osobu, neboť v žádosti uvádí, že podává projekt pod záštitou studentské organizace, přičemž dále nevyplnila veškeré potřebné údaje o organizaci a zároveň žádá o stipendia, což je v rozporu se směrnicí, článek 7/3: Stipendium nelze přiznat, je-li navrhovatelem studentská organizace. V žádosti se objevují další formální nedostatky. V případě občerstvení je nutné dokládat podepsanou presenční listinu všemi účastníky (jedna akce = jedna prezenční listina). Pokud se jedná o potraviny a suroviny na vaření, bude k tomu zapotřebí počet osob a seznam účastníků. Komisaři se dohodli, že řešitelka bude vyzvána k doplnění a odstranění výše uvedených nedostatků. Tato podmínka bude stanovena v rozhodnutí PR-V. Komise jednomyslně doporučuje projekt ke schválení a realizaci. Usnesení č. 9: Komise doporučuje projekt Podpora aktivit v projektu Exchange ability ESN Pilsen v akademického roku 2015/2016 ke schválení. Komise doporučuje stanovit následující podmínky: v případě podaného projektu jménem organizace doplnit údaje o studentské organizaci. V takovém případě nebudou přiznána stipendia. Alternativou je opravit projekt a podat ho jako student, nikoli organizace. j) Podpora projektu Erasmus in schools v LS 2015/2016 (Petra Lišková), Cílem projektu je seznámit žáky základních a středních škol s možností mobility v rámci Evropy. Zároveň je seznámí s Evropou, jejími občany, kulturou zvyky aj. Komisaři jsou nakloněni tuto formu propagace podpořit. Plánované náklady jsou rozumné a adekvátní. Administrátorka upozornila na vyskytující se formální nedostatky. V případě podání projektu jménem organizace je nutné doplnit údaje o této organizaci. Chybí měřitelné hodnoty u měřitelných výstupů kolik žadatel očekává, že projekt osloví lidí, jakou návratnost dotazníků očekává atp. Jak je uvedeno v projektu, propagační předměty budou zakoupeny z nabídky ZČU, kde je rovněž i logo ZČU. Termíny harmonogramu neodpovídají termínům projektu (projekt začíná nebo ? a končí nebo 6. 5.?). Harmonogram musí odpovídat termínům projektu a zároveň nelze projekt realizovat dříve, než bude vydáno rozhodnutí o schválení projektu. Komise navrhla, aby řešitelka byla vyzvána k odstranění těchto nedostatků v nejkratší možné době. Komise jednomyslně doporučuje projekt ke schválení a realizaci. Usnesení č. 10: Komise doporučuje projekt Podpora projektu Erasmus in schools v LS 2015/2016 ke schválení. Komise doporučuje stanovit následující podmínky: v případě podaného projektu jménem organizace doplnit údaje o studentské organizaci. Doplnit měřitelné hodnoty u měřitelných výstupů. Opravit termíny harmonogramu tak, aby byly v souladu s termíny projektu. k) PR propagace ESN Pilsen (Lada Heřmanová), 6

7 Hlavním cílem projektu je propagace Erasmu a studentské organizace ESN Pilsen pomocí plakátů a propagačních předmětů. Projekt je podáván jménem studentské organizace. V projektu se opět objevují formální nedostatky. V rozpočtu je chybně uvedena definice položky 2.1 Materiální náklady. Tisk plakátů a výroba propagačních předmětů patří do položky 2.2 Náklady nebo výdaje na služby. U měřitelných výstupů chybí měřitelné hodnoty. Termíny harmonogramu neodpovídají termínům projektu. Komisaři se shodli, že rozpočet není jasně specifikován. Je nutné zdůvodnit každou položku v rozpočtu, celkový počet jednotlivých položek a jejich ocenění (jinými slovy kolik čeho plánují koupit). Zároveň je potřeba uvést konkrétní dopad nákupu zmíněných předmětů pro ZČU. Komisaři se shodli, že návrh projektu není úplný, proto poměrem 3 ku 2 hlasům nedoporučili projekt ke schválení a realizaci, s tím, že řešitel má možnost podat nový (opravený) projekt dle výše uvedených požadavků. Usnesení č. 11: Komise nedoporučuje projekt PR propagace ESN Pilsen ke schválení. Rozpočet je nejasný, chybí měřitelné hodnoty u měřitelných výstupů. Harmonogram neodpovídá termínům projektu. Chybně uvedené položky v rozpočtu. l) Technické vybavení ESN Pilsen, z.s (Václav Kubec), Hlavní účel tohoto projektu je vylepšení technického zázemí studentské organizace ESN Pilsen. Ohledně tohoto projektu vznikla dlouhá diskuse. Komisaři se pozastavili nad tím, že studentská organizace žádá o finanční prostředky z GRAS na technické vybavení vlastní kanceláře. Studentské organizace přitom, jak potvrdil i Ing. Šetka, mají k dispozici kancelář na kampusu ZČU. Není tedy vhodné pořizovat kancelářské vybavení do kanceláře jiné. Vhodnější by bylo jednat o rozvoji prostor, které ZČU nabízí v minulém roce byly studentské organizace ředitelem PC pobídnuty, aby spojily své síly a zažádaly o dovybavení zmíněné místnosti, projekt však nepodaly. ZČU také pořídila notebook a projektor, které mají organizace k zapůjčení u projektového manažera pro spolupráci se studentskými organizacemi. Opět se v projektu vyskytují formální nedostatky. Doba řešení projektu nekoresponduje s termíny harmonogramu; chybí měřitelné hodnoty u měřitelných výstupů. Komise poměrem 3 ku 2 hlasům nedoporučila projekt ke schválení a realizaci. Usnesení č. 12: Komise nedoporučuje projekt Technické vybavení ESN Pilsen, z.s ke schválení a realizaci, neboť se nevztahuje k žádnému tematickému okruhu dle směrnice a nevyhovuje pravidlům vnitřního grantového systému. m) Festival arabské kultury 2016 (Martin Kollouch), Festival arabské kultury již tradičně patří k životu ZČU. Jde o velice bohatou akci, která nabízí intenzivní propagaci ZČU prostřednictvím programu dostupného nejen pro studenty a zaměstnance ZČU, ale i pro veřejnost v centru Plzně. Komisaři ocenili pěkně vypracovaný projekt a zhodnocení růstu návštěvnosti z minulých let. Komise jednomyslně doporučila tzv. Arabfest ke schválení a realizaci. Komise řešiteli doporučuje, aby po zahájení řešení projektu využil konzultace s administrátorkou a prošli spolu rozpočet jelikož je obsáhlý, je vhodné zavčasu zkontrolovat správnou klasifikaci položek, postup nákupů atd. Usnesení č. 13: Komise doporučuje projekt Festival arabské kultury 2016 ke schválení. Plánované náklady jsou transparentní, tzv. Arabfest má na ZČU již bohatou tradici a hojně přispívá k propagaci ZČU. n) Buddy víkend a buddy akce (Ing. Jana Turjanicová) Komise během hodnocení posledního projektu, který spadá rovněž pod organizaci ESN Pilsen se pozastavila nad tím, že tato organizace (nebo její členové) podávají projekty velmi podobné charakteristiky. Většina z nich se týká různých aktivit, výletů apod. Komisaři se shodují na tom, že v takovém případě může dojít k duplicitě aktivit a finanční podpory, 7

8 neboť v projektech se opakovaně objevují nejasné měřitelné výstupy (nebo není jasná vazba měřitelných výstupů ke konkrétním akcím/aktivitám), harmonogram je leckdy všeobecný (tj. není vypsána každá aktivita zvlášť), z některých projektů není patrné, jaké akce konkrétně mají být podpořeny apod. Komise chápe, že činnost organizace je obsáhlá a chvályhodná, přesto je potřeba, aby ve financování aktivit byl přehled a pořádek. Vždy je potřeba uvádět konkrétní, kontrolovatelná čísla. V projektu Buddy víkend komisaři konstatovali, že z projektu není zcela jasné, zda se jedná o jeden víkend či více akcí. Také není nikde uveden počet Buddy studentů a počet zahraničních studentů. Projekt je vágní a není zcela jasné, co přesně se bude finančně podporovat. Objevují se zde formální nedostatky. Chybí hlavní cíl projektu a zdůvodnění položek rozpočtu. Je nutné všechny položky blíže specifikovat, hlavně jejich souvislost s projektem. Je potřeba popsat, co řešitel bude kupovat, jaké množství a jakou částku plánuje na jednotlivé položky. Komise poměrem 3 ku 2 hlasům nedoporučila projekt ke schválení a realizaci. Usnesení č. 14: Komise nedoporučuje projekt Buddy víkend a buddy akce ke schválení. Rozpočet je nejasný, chybí bližší specifikace položek rozpočtu. Hlavní cíl projektu není vyplněn. V závěru jednání se přítomní členové komise předběžně dohodli na příštím termínu zasedání komise. Březnové zasedání proběhne od 8:00, pokud se komisaři prostřednictvím prostředků umožňujících komunikaci na dálku nedohodnou jinak. Poté předsedkyně Mgr. Lukešová jednání komise ukončila. V Plzni 5. února 2016 zapsala Silvia Simeonova Mgr. Anna Lukešová předsedkyně komise 8