STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA PODNIKATELSKÁ PROFIT, SPOL. S R.O.

Transkript

1 STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA PODNIKATELSKÁ PROFIT, SPOL. S R.O. IČO: , IZ: (IZO: ) Tel.: , fax: SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘAD Čl.I. ÚVODNÍ USTANOVENÍ Pro zajištění řádného nakládání s dokumenty ve smyslu zák. č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby vydávám tento spisový a skartační řád. je vnitřním předpisem platným pro všechny zaměstnance školy. Čl.II. ZÁKLADNÍ POJMY Původce je každý, z jehož činnosti dokument vznikl. Dokument je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce. Archiválie je takový záznam, který byl vybrán k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Výkon spisové služby je zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Spis je uspořádaný soubor písemností vztahujících se k téže věci. Podací deník (jednací protokol) je evidenční pomůcka, kde se evidují doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti. Podací deník musí obsahovat pořadové číslo dokumentu, datum doručení dokumentu, identifikace odesílatele; číslo jednací odesílatele, stručný obsah dokumentu, název organizační jednotky, způsob vyřízení, den odeslání, spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu a záznam o vyřazení ve skartačním řízení. Podatelna je místo, kde se přijímají doručené dokumenty. Spisovna (příruční registratura) je místo centralizovaného uložení písemností po uplynutí provozně nezbytné doby, většinou po uplynutí 1 roku od vyhotovení a vyřízení. Čl.III. SPISOVÁ SLUŽBA 1. Spisová služba je soubor činností týkajících se manipulace s dokumenty od jejich doručení či vzniku do jejich vyřízení a uložení nebo vyřazení. Základní etapy spisové služby: - příjem zásilek a jejich třídění, - zapisování a označování dokumentů, - oběh a vyřizování, - odesílání dokumentů, - ukládání dokumentů,

2 - vyřazování (skartace) dokumentů. 2. Příjem, třídění a evidence dokumentů 2.1. Dokumenty doručené poštou, em nebo osobně přejímá asistentka školy. Na požádání příjem písemnosti potvrdí otiskem podacího razítka s uvedením data na kopii podání. U dokumentu zaslaného em tento dokument nejprve vytiskne a potom potvrdí otiskem razítka. Toto ustanovení neplatí pro nevyžádané y, reklamu nebo osobní sdělení Asistentka otvírá všechny doručené dokumenty s výjimkou - písemností adresovaných přímo jednotlivým pracovníkům, pokud je jméno adresáta uvedeno před názvem školy. Zjistí-li však adresát, že takto zaslaný dopis má úřední charakter, vrátí jej jednateli k evidenci utajovaných písemností, 2.3. Asistentka roztřídí dokumenty na - dokumenty, které se adresátovi předávají neotevřené (viz bod 2.2) - časopisy, brožury, tiskopisy, reklamní písemnosti, katalogy, ceníky a jiné dokumenty obdobného charakteru, které nepodléhají evidenci - faktury, objednávky a další účetní písemnosti, které předává účetní k účetní evidenci - ostatní doručované dokumenty podléhající evidenci v podacím deníku 2.4. Dokumenty označí asistentka podacím razítkem, vyplní údaje (název určeného původce, datum doručení, číslo jednací, počet listů a počet listů příloh) a zapíše je do podacího deníku. V podacím deníku se uvádějí tyto údaje: - pořadové číslo dokumentu, - datum doručení dokumentu, - identifikace odesílatele, - číslo jednací odesílatele, - stručný obsah dokumentu, - název organizační jednotky určeného původce, - způsob vyřízení, - den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh, - spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu, - záznam o vyřazení ve skartačním řízení. 3. Vyřizování písemností: 3.1. O přidělení dokumentů jednotlivým pracovníkům k vyřízení rozhoduje ředitel školy. Všechny dokumenty musejí být vyřízeny včas, účelně a hospodárně. Lhůty stanovené k vyřízení jsou stanoveny obecně závaznými předpisy Veškeré dokumenty týkající se téže věci (podání, záznamy, stejnopis vyřízení, rozhodnutí ve správním řízení) tvoří spis V případě vyřízení dokumentů telefonicky, em nebo osobním jednáním je třeba učinit záznam v podacím deníku. U vyřizování faxem nebo elektronickou poštou je nutné uchovat i kopii vyřízení v tištěné podobě. 4. Vyhotovování, úprava a odesílání dokumentů: 4.1. Každý úředně odesílaný dokument musí obsahovat - datum vyřízení, - číslo jednací obsahující pořadové číslo a kalendářní rok za lomítkem, - označení adresáta včetně adresy, - vyjádření obsahu dokumentu, - podpis s uvedením jména a funkce podepisujícího se pracovníka,

3 - seznam příloh Dopisy se píší na papír se záhlavím. Záhlaví tvoří název školy podle zřizovací listiny Vyhotovuje-li pracovník školy dokumenty z vlastního podnětu nebo na pokyn nadřízeného, vyžádá si předem v podatelně jednací číslo Dokumenty jsou odesílány obyčejnou poštou, doporučeně, na doručenku, nebo do vlastních rukou podle jejich závažnosti 4.5. Zaměstnancům není dovoleno používat pro soukromou korespondenci papír se záhlavím školy ani ji odesílat prostřednictvím podatelny školy. 5. Ukládání dokumentů: 5.1. Vyřízené dokumenty se ukládají v příručních registraturách. Příruční registraturu spravují pověření pracovníci. agenda II. stupně - zástupce ředitele agenda hospodářská a účetní - účetní agenda mzdová - mzdová účetní a asistentka agenda ředitele školy - ředitel 5.2. V příručních registraturách jsou dokumenty uloženy podle věcných skupin V příručních registraturách jsou uloženy nevyřízené dokumenty a písemnosti z běžného roku. Ostatní se předávají do spisovny Do spisovny se dokumenty ukládají v ukládacích obalech (archivních krabicích, balících nebo pořadačích) opatřených štítkem s následujícími údaji: - jméno předávajícího, - heslovité označení agendy, - časový rozsah dokumentů, - skartační znak a lhůta Pracovník spisovny zaeviduje dokumenty v archivní knize Dokumenty ze spisovny lze zapůjčit - pracovníkovi, který dokument vyřizoval, - jiným pracovníkům se souhlasem ředitele školy. Dokumenty se zapůjčují po řádném vyplnění a podepsání zápůjčního lístku. Čl.IV ARCHIVACE A SKARTACE 1. Bez skartačního řízení nelze žádný dokument ničit, nebo předávat do sběru. Dokumentární hodnota se označuje skartačními znaky spolu se skartační lhůtou. a. Skartační znak "A" (archiv) označuje dokumenty trvalé dokumentární hodnoty (archiválie), které se po uplynutí skartační lhůty navrhnou k odevzdání do archivu, b. Skartační znak "S" (stoupa) označuje dokumenty, které nemají dokumentární (historickou) hodnotu a navrhnou se po uplynutí skartační lhůty ke zničení, c. Skartační znak "V" (výběr) označuje dokumenty, jejichž dokumentární hodnotu nelze v okamžiku vzniku určit a znamená, že dokumenty budou po uplynutí skartačních lhůt znovu posouzeny a pak teprve označeny skartačním znakem A nebo S. 2. Předmětem skartačního řízení jsou veškeré dokumenty vzniklé z činnosti školy, a to včetně došlých dokumentů, u nichž uplynula skartační lhůta a které nejsou již potřebné pro další činnost školy.

4 3. Pro přípravu a provedení skartačního řízení může být zřízena skartační komise, jejíž členy jmenuje ředitel školy. 4. Podle označení dokumentů skartačními znaky rozdělí pracovník pověřený vedením spisovny písemnosti do skupiny A a do skupiny S. 5. U dokumentů skupiny V posoudí pověřený pracovník s pracovníkem pověřeným vedením příslušné agendy, zda budou zařazeny do skupiny A nebo do skupiny S. 6. Pověřený pracovník upraví dokumenty tak, aby byly připraveny k dalším úkonům skartačního řízení, tzn. uspořádá je do přehledných jednotek (balíků, svazků, pořadačů apod.), které průběžně očísluje. 7. Pověřený pracovník upraví dokumenty tak, aby byly připraveny k dalším úkonům skartačního řízení, tzn. uspořádá je do přehledných jednotek (balíků, svazků, pořadačů apod.), které průběžně očísluje. 8. Skartační návrh podepisuje ředitel školy nebo jím zmocněný pracovník, dále jej podepisuje pověřený pracovník, případně členové skartační komise. 9. Skartační návrh, který obsahuje všechny náležitosti, se zasílá Státnímu okresnímu archivu v Praze se žádostí o posouzení. 10. Po vydání povolení Státního okresního archivu v Praze ke skartaci musí být písemnosti skupiny S zničeny tak, aby se s jejich obsahem nemohly seznámit nepovolané osoby. 11. Dokumenty skupiny A zůstanou uloženy ve spisovně do té doby, dokud nebudou odevzdány v dohodnutém termínu k trvalému uložení do Státního okresního archivu v Praze (MHMP). Čl.V ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 1. Tento vnitřní předpis je závazný pro všechny zaměstnance. 2. Tento vnitřní předpis vstupuje v účinnost dnem 10. dubna 2007 V Praze, dne 1. září 2009 PhDr. Josef S v o b o d a Jednatel společnosti Přílohy: 1. Spisový a skartační plán 2. Vzor podacího deníku 3. Směrnice k evidenci tiskopisů vysvědčení, která jsou dokladem o dosaženém stupni vzdělání (maturitní vysvědčení)

5 Příloha 1: SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN 1 Základní dokumentace 1-1 Zřizovací listina A Zápisy do obchodního rejstříku A Rozhodnutí o zařazení do sítě škol A Organizační řád A 10 2 Řízení školy 2-1 Vnitřní směrnice a řády A Pokyny a další řídící akty ředitele školy A Korespondence ředitele školy A Plány práce, plány činností A Výroční zprávy A Smlouvy A Kontroly a inspekce daňové S úřadu práce S úřadu sociálního zabezpečení S zdravotních pojišťoven S inspekční zprávy a protokoly A audity S kontroly zřizovatele S ostatní kontroly S Spisová služba knihy došlé a odeslané pošty S jednací protokol A skartační návrhy a protokoly A přírůstková kniha archivu A evidence výpůjček z archivu S 10 3 Pedagogická dokumentace Třídní kniha S Třídní kniha volitelného předmětu S Záznam o práci v nepovinném předmětu S Přehled výchovně vzdělávací práce ŠD a ŠK S Docházkový sešit ŠD a ŠK pro nepravidelnou docházku S Třídní výkaz a katalogový list A 45

6 3-7 Zápisy z pedagogických rad A Zápisy MS a PK A Školní kronika A Rozvrh hodin S Školní řád A Nevyzvednutá vysvědčení S Protokoly o komisionálních zkouškách S Rozhodnutí o odkladu školní docházky A Ostatní správní rozhodnutí ředitele školy A Učební plán školy A Učební osnovy školy, tematické plány A 5 4 Majetek a finanční účetnictví 4-1 Odpisový plán A Nemovitosti A Dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek (mimo nemovitostí) evidenční kniha S karty evidence S doklady o vyřazení S 5 Drobný dlouhodobý hmotný a nehmotný 4-4 majetek, zásoby evidenční kniha S karty evidence S doklady o vyřazení S skladové karty zásob S Inventarizace ustanovení inventarizační komise, inv. zápisy S ustanovení škodní komise, škodní protokoly S ustanovení likvidační komise, likvidační 5-3 protokoly S inventurní soupisy majetku S Směrnice pro oběh účetních dokladů A 4-7 Ostatní vnitřní směrnice, předpisy a číselníky S Účetní knihy 4-9 Knihy faktur S Účetní doklady S objednávky přijaté faktury vydané faktury bankovní doklady (příkazy k úhradě + výpisy)

7 4-11 Pokladní doklady pokladní kniha příjmové a výdajové doklady přílohy k příjmovým a výdajovým dokladům 4-12 Účetní závěrky A 4-13 Daňová přiznání S Statistická hlášení S 5 5 Mzdové účetnictví a personalistika 5-1 Směrnice, pokyny, řády 5-2 Mzdové listy S Evidenční list důchodového zabezpečení S Předstihové řízení S Doklady o výplatě mezd (výplatní listiny, výplatní lístky, výplatní sáčky) S Mzdové sestavy 5 7 Prohlášení k dani z příjmu ze závislé činnosti S Evidence pracovní doby S Potvrzení o pracovní neschopnosti S FKSP zásady a rozpočet S Kolektivní vyjednávání, kolektivní smlouva A Pracovní úrazy smrtelné A Pracovní úrazy ostatní S Prověrky BOZP S Školení BOZP S Pracovní smlouva, platový výměr S Zápočtový list S Doklady o školení, přezkušování a zdravotní způsobilosti S Ostatní doklady S 5

8 pořadov é číslo dokume ntu datum doručení identifik dokume ace ntu odesílate číslo le jednací stručný odesílate obsah le dokume ntu název organiza ční jednotky způsob určenéh vyřízení o původce den odeslání, počet listů odesílan spisový ého znak, dokume skartační ntu a znak počet a skartační listů lhůta záznam příloh dokume o ntu vyřazení ve skartační m řízení Střední odborná škola podnikatelská PROFIT, spol. s r.o. Příloha 2 Vzor podacího deníku Příloha 3 Směrnice k evidenci tiskopisů vysvědčení, která jsou dokladem o dosaženém stupni vzdělání (maturitní vysvědčení) V souladu se zněním zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), 28., odst. 9, je vydána tato směrnice k evidenci příslušných tiskopisů. Evidence bude počínat od předaných tiskopisů k termínu a bude pokračovat v následujícím období v návaznosti na přebírání (objednávání) dalších tiskopisů. Zodpovědný pracovník školy, tj. ředitelka školy Bc. Věra Drtinová je povinni vést evidenci tiskopisů podle evidenčních čísel a zpracovat protokoly o jejich použití (převzetí, skartaci). Objednávání tiskopisů maturitních vysvědčení provádí výhradně ředitelka školy, která tato vysvědčení osobně v SEVTu převezme. Zaplacení faktury jednatelem společnosti bude provedeno po fyzické kontrole v porovnání s dodacím listem. Čísla maturitních vysvědčení budou zapsána v protokolech o maturitní zkoušce a osobní převzetí bude stvrzeno podpisem přebírajícího maturanta. Zároveň o vydání bude veden přehled v evidenci předaných vysvědčení (číslo vysvědčení, datum vydání, jméno přebírajícího). Součástí této evidence budou rovněž zápisy o případné fyzické likvidaci tiskopisů (skartaci). Kontrolu dodržování této směrnice bude provádět jednatel společnosti. PhDr. Josef S v o b o d a jednatel společnosti