UNICORN COLLEGE. Katedra informačních technologií BAKALÁŘSKÁ PRÁCE. Internetové aplikace, jako nástroj pro projektové řízení

Transkript

1 UNICORN COLLEGE Katedra informačních technologií BAKALÁŘSKÁ PRÁCE Internetové aplikace, jako nástroj pro projektové řízení Autor BP: Vladimír Kovář Vedoucí BP: Ing. Marek Beránek, Ph.D Praha

2

3

4 ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ Prohlašuji, že svou bakalářskou práci na téma Internetové aplikace, jako nástroj pro projektové řízení jsem vypracoval samostatně pod vedením vedoucího bakalářské práce a s použitím odborné literatury a dalších informačních zdrojů, které jsou v práci citovány a jsou též uvedeny v seznamu literatury a použitých zdrojů. Jako autor uvedené bakalářské práce dále prohlašuji, že v souvislosti s vytvořením této bakalářské práce jsem neporušila autorská práva třetích osob, zejména jsem nezasáhl nedovoleným způsobem do cizích autorských práv osobnostních a jsem si plně vědom následků porušení ustanovení 11 a následujících autorského zákona č. 121/2000 Sb. V... dne Vladimír Kovář

5 PODĚKOVÁNÍ Děkuji vedoucímu bakalářské práce Ing. Marku Beránkovi Ph. D. za účinnou metodickou, pedagogickou a odbornou pomoc, podporu a další užitečné rady v průběhu zpracování mé bakalářské práce.

6 INTERNETOVÉ APLIKACE, JAKO NÁSTROJ PRO PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ INTERNET APPLICATIONS, AS PROJECT MANAGEMENT TOOL 6

7 ABSTRAKT Bakalářská práce si klade za cíl analyzovat vybrané internetové nástroje pro projektové řízení a to z hlediska množství a kvality nabízených služeb a z hlediska uživatelského rozhraní a uživatelské přívětivosti. První část bakalářské práce je věnována rešerši problematiky projektového řízení, přičemž je definováno několik základních pojmů z této problematiky. Dále jsou v práci představeny dva základní typy metodik projektového řízení (tradiční metodiky, agilní metodiky). V teoretické části práce je dále vysvětleno několik termínů, které jsou důležité k pochopení analýzy v druhé části práce. Ve druhé části práce je provedena analýza vybraných internetových nástrojů. Jednotlivé nástroje byly prozkoumány a testovány na základě vytvořené bodové stupnice. Analýza byla provedena za využití fiktivních scénářů imitujících reálné používání aplikace. Výsledky bodového ohodnocení byly v závěru porovnány se subjektivním vnímáním aplikací a očekáváním autora. Klíčová slova: projektové řízení, projekt, internetová aplikace, Easy Project, Easy Projects, Basecamp, Projectial, User Experience 7

8 ABSTRACT The goal of this bachelor thesis is to analyze a variety of internet tools, which are used for project management. The assed areas are the quantity and quality of services it offers, user interface and user affability. The first part of the thesis contains a thorough research of project management, where some of the basic vocabulary from this field is defined. Furthermore, two types of the main methods are being introduced the traditional methods, the agile methods. The end of the theoretical part explains the vocabulary, which is needed in order to understand the analysis in the second part of the thesis. The second part of the thesis holds the analysis that had been carried out on the chosen internet tools. Individual tools were examined and tested based on a point scale evaluation. The analysis had been done by applying fictional scenarios, which were imitating the real use of the application. The conclusion of the thesis compares the results of the point - scale evaluation to the subjective perception of the applications to the author s expectations. Key words: project management, project, internet application, Easy Project, Easy Projects, Basecamp, Projectial, User Experience 8

9 OBSAH 1. Úvod Projektové řízení v teorii Management Projekt Projektové řízení Meotodiky řízení projektů Tradiční metodiky Agilní metodiky Online aplikace Tlustý klient Tenký klient User experience (UX) a User Interface (UI) Závěr teoretické části Úvod do praktické části Představení jednotlivých produktů Easy Project Easy projects Basecamp Projectial Analýza aplikací Analýza z hlediska kvality a rozsahu služeb Analýza z hlediska UI a UX designu Závěr Conclusion Zdroje Seznam použitých pojmů a zkratek Seznam obrázků Seznam tabulek Příloha č. 1 Ukončení činosti aplikace Projectial

10 1. ÚVOD Práce je zaměřena na projektové řízení a aktivity spojené s tímto procesem. Toto téma jsem si vybral hned z několika důvodů. V dnešní době je čím dál více kladen důraz na rychlost a kvalitu výstupů v oblasti projektového řízení. Abychom tohoto požadovaného stavu dosáhli, musíme vytvořit efektivní systém řízení, který bude odpovídat podmínkám firemního a tržního prostředí. V současné době pracuji jako projektový manažer a sám se s touto problematikou setkávám každý den. Každý den se zamýšlím nad věcmi, které vidím a používám. Jak by bylo možné tyto věci vylepšit či zefektivnit tak, aby přinášely vyšší přidanou hodnotu a dobrý pocit z užívání? Dalším důvodem pro výběr tohoto tématu je úzké propojení s interakčním designem a uživatelskou přívětivostí. Mám rád, když jsou věci užitečné a funkční, pak mě baví je používat. Uživatelská přívětivost bývá v praxi často podceňována a někdy zcela opomíjena. Tím je produkt často odsouzen k záhubě, ačkoli poskytuje mnoho užitečných nástrojů a jeho užívání by poskytovalo vysokou přidanou hodnotu. Kvůli tomu bych chtěl čtenáři přiblížit pohled na věci z hlediska použitelnosti a přívětivosti. Myslím si, že tyto dva pohledy budou v blízké budoucnosti hrát velkou roli a každý z nás se na jejich základě bude rozhodovat, ačkoli si to možná nebude uvědomovat. V práci nejprve provedu krátkou rešerši klíčových pojmů, které s projektovým řízením souvisí, jako je například projekt, management atd. V další části práce se budu věnovat charakteristice projektového řízení a jednotlivých metodik, které se během 20. století začaly formovat. V oblasti metodik se zaměřím na dva základní typy, tradiční metodiky a agilní metodiky řízení. Jak jsem již zmiňoval, aktuální podmínky na trhu se neustále vyvíjí, a zákazník je čím dál více orientován na rychlost a kvalitu odevzdaných výstupů. S tímto samozřejmě souvisí i cena projektů, kterou zákazník skoro vždy požaduje co nejnižší. Na tento vývoj reagují jednotlivé metodiky řízení, které se rozštěpily na tradiční a agilní. V praktické části bakalářské práce se podíváme na online aplikace, které podporují projektové řízení. Před tím si však krátce vysvětlíme, proč se v práci budu zabývat online nástroji a ne desktopovými aplikacemi. V praktické části nejprve představím vybrané online nástroje a definuji jejich základní parametry, včetně důvodů, proč jsem si tyto konkrétní nástroje vybral. Srovnání základních vlastností aplikací a jejich funkcí nám umožní aplikace vzájemně porovnat. Nechci se ale v práci opírat pouze o funkce systému jako takového, proto se zaměřím také na použitelnost jednotlivých aplikací, tedy na UX (User Experience) a UI (User Interface) design. Pro objektivnost srovnání bylo vytvořeno několik fiktivních scénářů, jež byly v rámci možností realizovány v jednotlivých aplikacích. 10

11 2. PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ V TEORII 2.1 Management Pojem management je v dnešní době nepostradatelnou součástí společnosti. S managementem se v určité formě setkal každý z nás. Ve své podstatě je management řízení a vše, co je s ním spojené. Než se budeme zabývat pojetím managementu ve firemním prostředí, stojí za zmínku pojem osobnostní rozvoj (self management). Když jsem v úvodu zmínil, že každý z nás se s tímto pojmem setkal, měl jsem na mysli právě toto pojetí. Každý z nás má určité úkoly, cíle a vize do budoucna. Každý z nás svým způsobem řídí svůj život a dělali to i naši předkové. Představme si, že musíme v pravěku uživit svůj kmen, rodinu. Lidé si odjakživa rozdělovali úkoly a tvořili základní plány do budoucna. Příklad: Ženy sbíraly plody a staraly se o děti. Muži lovili zvěř a snažili se zabezpečit svoji rodinu, popřípadě kmen. Před zimou se snažili vytvořit si dostatek zásob, aby přežili. Nyní se podíváme na management v ekonomickém pojetí. Management řízení má tři základní významy. Můžeme na něj nahlížet jako na proces řízení, nebo skupinu řídících pracovníků, případně jako na interdisciplinární vědní obor. (1) V oblasti řízení jde v praxi především o schopnost přimět ostatní, aby dělali to, co chceme. Management jako proces řízení by měl vést k efektivnímu naplňování cílů firmy. Dlouhodobé cíle jsou naplňovány postupně, iterativně. Efektivní management pak dosahuje cílů s minimálními náklady, resp. maximálním rozdílem mezi efekty a náklady. Na obrázku 1 (Obr. 1) jsou znázorněny dvě cesty k dosažení stejného cíle. Jednotlivé spojnice ukazují na cesty, kterými se management dané společnosti rozhodl vydat k naplnění cíle, délka spojnice pak ukazuje na ekonomickou (finanční) náročnost. Je zřejmé, že červená cesta je efektivnější, než cesta modrá. Obr. 1: Alternativní způsoby naplnění cíle Zdroj: (1) Podle Vebera (1) je management definován jako souhrn všech činností, které je potřeba udělat, aby byl zabezpečen chod organizace. "Účelem managementu je vytvářet organizace, které fungují." Veber (1) pak rozděluje management do 3 základních úrovní s následující stručnou charakteristikou: 11

12 Vrcholová úroveň řízení, vrcholové vedení (top management) Jedná se o nejvyšší řídící pracovníky organizace. Jejich postavení a pravomoci obvykle specifikují základní dokumenty organizace. Střední úroveň řízení (middle management) Jedná se o řídící pracovníky štábních útvarů či nižších liniových útvarů. Základní úroveň řízení (lower management), někdy též označována jako "management první linie" označuje nejnižší úroveň řízení, kdy manažer již řídí výkonné pracovníky. Jako další příklad pojetí managementu jsem si vybral definice a myšlenky z metodiky Unicorn ES Powered Company dále jen UESPC (2): Management je souhrn činností, kterými organizujeme a koordinujeme zdroje k dosažení cílového stavu. Management řídí transformaci podniku ze stavu současného do stavu, který chceme. Obr. 2: Transformace podniku Zdroj: (2) Řízení je disciplína o tom, jak přimět lidi dělat to, co chceme. Samozřejmě, že řídíme i jiné zdroje než pouze ty lidské. Lidé jsou však ti, kteří pro firmu dělají skutečnou práci. Na základě charakteru organizační jednotky rozlišuje UESPC 3 typy řízení: agregační, operační a projektové. Způsob řízení, a tedy i vlastní řídící dokumenty, musí odpovídat typu, účelu a umístění jednotky v organizační struktuře. To se v detailu projevuje v různých typech produktové a procesní dekompozice pro management. Na následujícím obrázku je stručně charakterizováno, jaké oblasti v podniku řeší jednotlivé typy řízení. (2) 12

13 Obr. 3: Typy managementu Zdroj: (2) Zatím co podle Vebera (1) je management dělen do 3 základních úrovní, podle metodiky UESPC (2) je management dělen pouze do dvou: Management zahrnuje činnosti pro řízení organizačních jednotek. Produktem těchto činností jsou řídící dokumenty. Ty slouží pro zahájení, pravidelné zhodnocení, sdílení informací, závěrečné vyhodnocení činnosti a pro formalizované řešení komplexních problémů. Za provádění managementu jsou zodpovědné řídící role (manažeři). Jako elementární (nižší) management označujeme běžné řídící činnosti, které uplatňujeme ve všech procesech. Takové činnosti (např. rozhodování, přidělování úkolů aj.) jsou nedílnou součástí každého z procesů. Za provádění elementárního managementu jsou podle našeho přístupu zodpovědné všechny role (všichni). Dle mého názoru je management na té nejvyšší úrovni brán jako řízení určitých činností a vstupů, s cílem dosáhnout úspěšně předem definovaného cíle a stavu. Management se primárně zajímá o chod společnosti, efektivní plánování zdrojů a výroby. Management také určuje základní principy a procesy v podniku. Je tedy zřejmé, že například rozhodnutí pro používání nástrojů pro projektové řízení, bude v kompetenci managementu. 13

14 2.2 Projekt Abychom si mohli v následující kapitole lépe definovat projektové řízení, je potřeba si důkladně popsat, co je to projekt a jak je různými zdroji vnímán. Dle Doležala (3): Projekt je časem a náklady omezená operace za účelem realizovat množinu definovaných výstupů (prostor naplnění cílů projektu), a to vše dle standardů a požadavků kvality. Definice podle Vebera (1): Specifický způsob dosažení změny; dočasná aktivita, která sjednocuje a organizuje úsilí různých odborností, vynaložené na vytvoření jedinečného záměru (z pravidla výrobku nebo služby). Jde o nerutinní, neopakovatelný, jednorázový úkol se specifickými časovými a nákladovými cíli. Projekt je charakterizován následujícími atributy: jde o dočasné, složité, náročné, pracné činnosti, které vyžadují interdisciplinární přístup; požadovaný výsledek nebo užité postupy k jeho dosažení jsou jedinečné; výsledný cíl i realizace dílčích kroků k jeho dosažení jsou limitovány kvalitou, náklady, časem. Dle Svozilové (4): Projekt je jakýkoli jedinečný sled aktivit a úkolů, který má: dán specifický cíl, který má být jeho realizací splněn, definováno datum začátku a konce uskutečnění, stanoven rámec pro čerpání zdrojů potřebných pro jeho realizaci. Projekt je dočasné úsilí vynaložené na vytvoření unikátního produktu, služby, nebo určitého výsledku. Ve všech definicích se autoři zmiňují o atributech projektu jako je čas, náklady a cíle. Tyto atributy jsou spojeny v takzvaném trojimperativu. Trojimperativ projektu slouží k popisu základních vztahů mezi cílem projektu, náklady a časem, který máme v rámci projektu k dispozici. Z hlediska projektového řízení se pak management snaží efektivně pracovat s časem a náklady tak, aby byl dosažený cíl projektu. Primárně tedy jde o minimalizaci času a nákladů a maximalizaci cíle/ů. (1) Obr. 4: Trojimperativ Zdroj: (1), upraveno autorem 14

15 Podle UESPC (2) rozlišujeme čtyři základní atributy projektu, tzv. KKTR (kvalita, kvantita, termín, rozpočet). Obecně KKTR vychází z trojimperativu projektu, kdy je ale cíl rozdělen na kvalitu a kvantitu. Kvalita - Pomocí kvality určujeme a řídíme úspěšnost realizovaného produktu. Sledujeme, zda jsme dosáhli či nepřekonali schválené požadavky na produkt, který byl vyvinut předem dohodnutým procesem. Kvalitu můžeme například ověřit odpovědí na otázku: Mají naše výstupy schopnost být použity? Kvantita - Slouží jako nástroj pro kontrolu, zda jsme při realizaci splnili všechny požadavky. Kvantita představuje kompletní rozsah požadovaných výstupů. Termín - Definuje časový horizont, ve kterém mají být činnosti a výstupy kompletně realizovány. Důležité je pravidelně kontrolovat, zda jsme schopni jednotlivé termíny dodržet. Rozpočet - Určuje finanční prostředky vyhrazené na realizaci činností a výstupů projektu. Obr. 5: Atributy projektu - KKTR Zdroj: (2) V tomto směru si myslím, že metodika UESPC lépe napomáhá průběžnému kontrolování výstupů. Je tedy potřeba se na výstupy dívat z dvojího pohledu a to z hlediska kvantity a kvality. Dle mého názoru je projekt soubor aktivit, činností a úkolů. U projektu lze definovat počátek, konec a můžeme měřit délku jeho trvání. Každý projekt má své specifické zadání. Vždy musí být definováno, co má být výstupem projektu, kam má jeho realizace vést. Projekt může následně dopadnout trojím způsobem. Buď bude očekávání a cílů dosaženo v plném rozsahu, v takovém případě je projekt úspěšný. Nebo bude projekt dokončen, ale nebude jeden či více atributů KKTR splněno v předem stanoveném zadání. V takovém případě hovoříme o projektu realizovaném s problémy. Poslední a nejméně žádaná varianta je neúspěšný projekt. V takovém případě nedošlo k realizaci projektu. Tedy atributy KKTR nebyly naplněny dle předem stanoveného zadání a byly hrubě porušeny. Z hlediska přístupu můžeme k projektu přistupovat dvojím způsobem. Podle metodiky UESPC (2) rozlišujeme systémový přístup a intuitivní přístup. 15

16 Jak jsem již zmínil v předchozích odstavcích, projekt je souborem několika činností, aktivit a úkolů, kterými dosahujeme transformace vstupů na určité výstupy, které jsou předem definovány. Systémový přístup nám do této transformace zavádí exaktní pohled a my pomocí různých nástrojů, aplikací, řešíme jednotlivé procesy. Systémový přístup nám usnadňuje práci, protože na různé procesy máme předem stanovené scénáře a nemusíme tedy řešit, jak se k jednotlivým problémům postavit. Vezměme si za příklad stavbu rodinného domu. Nyní jsme ve fázi, kdy je potřeba položit podlahu. Pokud bychom postupovali systematicky, víme, že podlahu jsme již jednou pokládali a máme zpracovaný scénář tohoto procesu. Nejdříve překontrolujeme, zda zaschl beton, poté důkladně vyčistíme plochu tak, aby na ní držely další materiály atd. Krok po kroku kontrolujeme a vykonáváme jednotlivé dílčí činnosti. Takto by mohl vypadat ideální případ při dodržení systémového přístupu. Systémový přístup nám určuje co, kdy a jak máme vytvářet. Je to nedílná součást projektového řízení. Nachází uplatnění u všech středních a velkých projektů, které si žádají koordinaci mnoha složitých činností a procesů najednou. Systémový přístup nám pomáhá nezapomenout na určité milníky a poskytuje nám šablonu-návod k tomu, jak v jednotlivých fázích projektu reagovat a postupovat. Vzhledem k faktu, že projekt může ovlivňovat nespočet okolních faktorů, nemůžeme se vždy spoléhat na to, že budeme mít vše předem připravené. U každého projektu mohou nastat případy, na které nemůžeme být nikdy připraveni. V takové situaci je potřeba využít intuice. Vždy je potřeba umět se intuitivně rozhodovat. Pokud bychom se k řešení problému postavili systematicky, bude nám řešení trvat neúměrně dlouho a můžeme tak negativně ovlivnit jeden z atributů KKTR. Vraťme se k našemu případu se stavbou rodinného domu. Představme si například, že uprostřed pokládání podlahy nám dojde materiál. Co v takové situaci dělat? První možností, která se ze zkušenosti nabízí, je zavolat původnímu dodavateli a pokusit se domluvit dodání potřebného materiálu v co nejkratší možné lhůtě. To odpovídá systematickému přístupu. Zkomplikujme si situaci blízkým obchodem s podobným zbožím a mírně vyššími cenami. Z tohoto obchodu získáme materiál dříve, ale dráž. V této chvíli je potřeba nahlížet na každý jeden atribut KKTR a nedržet se slepě systematického přístupu (tedy kontaktování původního dodavatele), který by mohl kvůli poplatkům za dopravu a časovému prodlení ohrozit úspěšnost projektu. Podle UESPC (2) systémem rozumíme soustavu prvků a jejich vazeb, které jsou organizovány za účelem splnění nějakého cíle. Systém může, nebo též nemusí, být podpořen informačními technologiemi. V každém případě je nutné řízení projektů podpořit systémově. Pod termínem "dobrý systém" si tedy představme systém, který je vhodný pro řízení konkrétního projektu. To znamená, že systém není ani přehnaně robustní, s mnoha nevyužitelnými a nepoužitelnými funkčnostmi, ani minimalistického pojetí. 16

17 2.3 Projektové řízení Projektové řízení je přístupem řízení při prosazování závažných změn, které představují s ohledem na složitost, délku trvání a nutnost koordinace obtížný realizační úkol. Vlastní náplň řídících aktivit projektového řízení je rozmanitá, od plánovacích činností přes kompletační a koordinační činnosti, činnosti dozorové, operativní řešení problémů či změn, úlohy evidenční apod. Projektové řízení nemá charakter rutinní činnosti, a proto je pochopitelné, že na rozdíl od řízení standardních, běžně se opakujících aktivit se musí počítat s vyšší mírou rizika při přípravě a hlavně realizaci projektů. Typickým důvodem zvýšení rizik jsou vysoce originální projekty, projekty s dlouhou dobou realizace, projekty, jejichž technické, časové a zvláště ekonomické požadavky nebyly úspěšně dořešeny, apod. (1) Svozilová (4) definuje projektové řízení takto: Projektové řízení je souhrn aktivit spočívající v plánování, organizování, řízení a kontrole zdrojů společnosti s relativně krátkodobým cílem, který byl stanoven pro realizaci specifických cílů a záměrů. Jedná se o aplikaci znalostí, schopností, nástrojů a technologií na aktivity projektu tak, aby tyto splnily požadavky projektu. Podle UESPC (2) je projektové řízení soustava impulzů, kterými ovlivňujeme projekt, tedy transformaci objektu z počátečního stavu do stavu požadovaného. Na rozdíl od Vebera a Kol. (1), který ve své definici říká, že projekt je obtížným realizačním úkolem a že se nejedná o rutinní opakující se činnost, metodika UESPC (2) podporuje myšlenku, že většina obtížných úkolů se dá rozebrat na větší množství jednodušších, se kterými se dá lépe pracovat. Myslím si, že u každého projektu můžeme složité problémy a úkoly rozložit na jednodušší, až elementární kroky, nicméně vyřešit více jednodušších úkolů bude stále složité. Rozložení úkolu na více jednodušších kroků si můžeme demonstrovat na následujícím matematickém příkladu (Obr. 6). Zadáním je vyřešit následující příklad z paměti. Jaký bude postup? Obr. 6: Dekompozice problému =? = = = = = = = Zdroj: vytvořeno autorem Z mého pohledu je projektové řízení komplexní systém procesů, činností, aplikací metod a znalostí, které ovlivňují a kontrolují přeměnu vstupů na požadované výstupy. Proč je důležité podpořit projektové řízení kvalitním informačním systémem, aplikací? 17

18 Podle Mooze, Forsberga a Cottermana (5) je projekt ovlivňován pěti základními elementy: 1. Projektová komunikace. 2. Týmová spolupráce. 3. Životní cyklus projektu. 4. Vlastní součásti projektového řízení. 5. Organizační závazek, který obsahuje: pověření manažera projektu řízením projektu, podporu založenou na organizační kultuře, finanční a jiné zdroje vyhrazené pro realizaci projektu, odpovídající technologie a metodologie. Výše uvedený seznam poměrně kvalitně zpracovává pohled na prostředí projektu a projektového řízení. Projektové řízení se musí starat o splnění KKTR, efektivní využití zdrojů, kvalitní plánování činností, průběžné kontroly a výstupy. Představme si projekt, který má jednoho projektového manažera a dva členy realizačního týmu. Projekt má čtyři základní činnosti a doba realizace projektu je 14 dní. V takovém případě nám bude stačit papír a tužka pro rozdělení úkolů a činností. Komunikaci členů týmu zajistíme em, popřípadě telefonem. Pokud ale bude projekt větší a počet členů realizačního týmu bude několikanásobně vyšší, bude počet úkolů a jednotlivých činností exponenciálně narůstat. V takovém případě je nemyslitelné, že celý projekt můžeme odřídit bez jakéhokoli informačního systému nebo aplikace. Aplikace by měla být adekvátní vašim požadavkům a parametrům projektů. Je zbytečné, a v mnoha případech kontraproduktivní, používat aplikaci, která je příliš složitá a umožňuje vám funkce a nástroje, které ke svému projektovému řízení nepotřebujete. 18

19 3. METODIKY ŘÍZENÍ PROJEKTŮ Metodiky řízení projektů (též metody projektového řízení) jsou rozsáhlé dokumenty, které popisují ověřené principy a podrobně zpracované postupy. Řeší realizaci projektů v komplexním pohledu. Metodiky projektového řízení jsou systémy, jakými lze projektové řízení uchopit a dále s ním pracovat. Jak jsem již zmínil v předchozí kapitole, systém by měl být optimální vůči rozsahu projektu a vůči kladeným požadavkům. Metodiky jsou obecně rozsáhlé a snaží se pojmout co největší spektrum projektů. U většiny tradičních metodik, se v úvodu dozvíme, že se jedná o striktně daný systém, který v žádném případě nelze upravovat, či ohýbat. Účelem projektového řízení je zajistit efektivní řízení této konkrétní sady činností tak, aby přinesla předpokládaný výsledek a užitek. Zvolená metodika projektového řízení je tedy dalším atributem, či faktorem, který zásadně ovlivňuje výběr aplikace jako informačního systému podporujícího projektové řízení. Vzhledem k rozsahu tohoto tématu, se budu v této kapitole věnovat metodikám, které podporují vývoj softwaru a informačních technologií. Trh informačních technologií se od svého vzniku neustále mění. Například vývoj webových aplikací se v průběhu času několikanásobně zjednodušil a tak některé projekty zvládne i průměrný člověk se středoškolským vzděláním. Tento fakt má však velký dopad na trh. Konkurence tímto vysoce stoupá a tak se každý podnik snaží zefektivnit svůj vývoj a najít konkurenční výhody. Zákazníci v oblasti IT již tak často neapelují na řádně zdokumentovaný kód a všechny potřebné dokumenty k vybudování kvalitního, neprůstřelného systému. Začínají se do popředí dostávat dva základní parametry a to čas a cena. Zákazníci zejména potřebují funkční řešení, které mohou nabídnout trhu dříve, než to udělá konkurence. Tento jev se vyskytuje zejména u středních a malých projektů. V průběhu času, v souvislosti s rostoucími požadavky na projektový management, byly metodiky rozděleny do dvou základních vývojových větví, protože reakce na jakékoli změny v průběhu projektu byly zdlouhavé a v oblasti menších projektů začaly být metodiky kontraproduktivní. V tomto směru tedy dělíme metodiky na tradiční a agilní. 19

20 3.1 Tradiční metodiky PRINCE2 PRINCE je zkratka odvozena z anglického PRojects IN a Controlled Environment (Projekty v řízeném prostředí). Jedná se o metodu strukturovaného projektového řízení, založeného na zkušenosti načerpané z tisíců projektů, projektových manažerů, projektových týmů, akademických pracovníků, lektorů a konzultantů. PRINCE2 je celosvětově veřejně dostupná metodika a je jednou z nejčastěji používaných metodik pro projektové řízení obecně. Tohoto postavení metodika docílila svou univerzalitou, kdy je možno ji použít prakticky v jakémkoli projektu, bez ohledu na velikost, typ projektu, organizaci, geografické podmínky nebo kulturu. PRINCE2 izoluje řídící aspekty práce na projektu od odborných jako je design, konstrukce atd. Odborné aspekty jakéhokoli typu je snadné integrovat s metodami PRINCE2 a používat tak bezpečné prostředí pro projektové řízení. Vzhledem k tomu, že PRINCE2 je obecná metodika a je založena na osvědčených zásadách, její aplikování ve společnosti může výrazně zlepšit organizační schopnosti napříč všemi sekcemi. Management PRINCE2 je konkretizací obecného managementu projektu. Jedná se tedy hlavně o řízení lidských zdrojů za účelem dosažení cílů projektu. Řízení tímto způsobem je silně produktově orientováno a je založeno na vyvážené kombinaci procesů a za ně odpovědných rolí. PRINCE2 samotný je založený na 7 základních principech: Průběžné ověřování očekávaných přínosů. Učení ze zkušenosti. Definování rolí a odpovědností. Etapizace projektu. Řízení dle výjimečných situací. Soustředění se na produkty. Přizpůsobení danému prostředí. Projektové řízení dle PRINCE2 je definováno sedmi základními procesy, které jsou dále tvořeny soubory dílčích aktivit a činností. (6) PMBOK PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) je nejstarší standard zabývající se projektovým řízením. Nejedná se však o podrobný návod, jak projekty řídit a co při určitých situacích dělat. PMBOK představuje velice komplexní a ucelený pohled na problematiku projektového řízení a snaží se obsáhnout a obecně popsat veškeré jeho vlastnosti. Jedná se však pouze o soubor informací, metod, výukových materiálů, které jako celek pomáhají tuto problematiku pochopit. Spíše se jedná o rozsáhlou znalostní bázi, než o konkrétní metodiku. PMBOK rozlišuje následující fáze: počáteční (Initial), střední (Intermediate) - jednu nebo více, závěrečnou (Final). PMBOK definuje pro řízení projektů tyto hlavní procesy: 20

21 zahájení projektu (definování cílů projektu, specifikace produktu, časového plánu a finančního rozpočtu), plánování projektu (naplánování splnění cílů projektu), realizace projektu (řízení lidských zdrojů), kontrola (kontrola stavu a postupu projektu, kontrola kvality, zjišťování odchylek od plánu, realizace nápravných opatření), ukončení a vyhodnocení projektu. (7) 21

22 3.2 Agilní metodiky Agilní metodiky řízení (například Scrum, Extreme Programming) jsou v porovnání s tradičními metodikami poměrně novým oborem pohlížejícím na stejnou či podobnou věc. V poslední době se střední a malé firmy pohybují v dynamickém prostředí, kdy je potřeba zejména rychle a správně reagovat na neustále se měnící trh a tak potřebují i dynamické, inovované projektové řízení. S agilními metodikami se setkáváme nejčastěji právě při vývoji softwaru, nicméně řada používaných principů a postupů lze zobecnit a upravit k použití na jiných projektech. Nyní se podíváme, co přesně agilní projektové řízení znamená. Jako hlavního zástupce agilní metodiky jsem si vybral metodiku Scrum, což je dle mého názoru momentálně nejčastější používaná metodika v této oblasti. Agilní projektové řízení vidí projekt jako sled několika iterací v reálném čase. Jedná se tedy o inkrementální, či iterativní řízení. Postupuje se vždy po dílčích funkčních celcích. Tento postup umožní projektovým manažerům a jiným zainteresovaným osobám rychle kontrolovat výstupy a včas reagovat na případné problémy, redefinovat zadání, či zastavit některé činnosti dřív, než dojde k závažnějšímu problému. Právě díky těmto vlastnostem se stalo agilní projektové řízení jedním ze základních principů, jak řídit vývoj softwaru. Jak jsem již zmínil, jedním ze základních zástupců agilních metodik je metodika Scrum SCRUM Scrum je metodika, která přistupuje inkrementálně a iterativně k projektovému řízení. Jak bylo uvedeno výše, tato metodika je primárně využívána v oblasti vývoje softwaru. Metodika nejen posílila zájem o řízení projektů, ale také zpochybnila tradiční představy o řízení. Scrum se zaměřuje na projekty, kde je obtížné plánovat dopředu. Metodika zjednodušuje jednotlivé postupy a zaběhnuté procesy a přispívá tak ke zrychlení a zefektivnění vývojového cyklu. V metodice je používáno několik nových pojmů, jako je například: Release Jedná se o časový úsek, na jehož konci se odevzdává uživateli nová verze systému nebo aktualizace. User Story (US) Popisuje konkrétní požadavek uživatele na funkčnost nebo vlastnost systému. Po zařazení US do Sprintu by se s daným US nemělo hýbat. Sprint Definuje časový úsek, zpravidla 3 týdny, který se skládá z jednotlivých US. Backlog Item (BLI) Existují dva základní typy BLI a to Funkční a Technický. Funkční BLI podrobně definuje daný US, zatímco Technický BLI definuje, co konkrétního je potřeba pro realizaci udělat. Task Úkol, který je delegován členovi realizačního týmu. Daily meeting Krátké jednání na kterém jednotliví členové týmu prezentují, co udělali dnes, včera a co budou dělat v dalších dnech. Zda se nedostali do nějakého problému atd. Pokud se nějaký problém vyskytne, realizační tým reaguje okamžitě. Story Point (SP) a Velocity Užívá se k odhadování pracnosti jednotlivých úkolů. Velocity je pak převodník pracnosti na konkrétní hodiny. Burndown Chart Graf, kde je znázorněn počet SP v průběhu jednoho Sprintu. (8) 22

23 4. ONLINE APLIKACE Abychom se mohli věnovat praktické části mé práce, je potřeba ještě porozumět dalším pojmům, které již nesouvisí s projektovým řízením, ale se samotnými nástroji projektového řízení. Aplikace, se kterými se můžeme v této oblasti setkat, jsou dvojího typu. Buď se jedná o tzv. online aplikace, které pracují na bázi tenkého klienta, nebo se jedná o desktopové aplikace, které fungují na bázi tlustého klienta (pomiňme offline lokální aplikace, které v oblasti řízení nemají velké zastoupení). V této kapitole se dozvíme, jaký je mezi těmito druhy rozdíl a proč se v praktické části věnuji pouze online aplikacím. 4.1 Tlustý klient Tlustý klient je software, který musí být individuálně nainstalován na každém klientském hardwaru, kde má být použit. Obvykle obsahuje prezentační i aplikační vrstvu softwaru a komunikuje přímo s databázovým či jiným serverem. Další vlastností tlustého klienta je přenos velkého objemu dat prostřednictvím sítě, které následně zpracovává a posílá zpět na server. Desktopové aplikace se musí instalovat, konfigurovat a jsou často závislé na použitém operačním systému, softwaru a konfiguraci cílového hardwaru. Z tohoto hlediska je správa takovýchto aplikací finančně mnohem náročnější, než je tomu u aplikací tenkých klientů. (9) Sumarizace tlustého klienta + Server nevyžaduje výkonný HW + Snadný vývoj + Přívětivé uživatelské rozhraní + Možnost pracovat offline + Rychlá odezva aplikace - Klient vyžaduje výkonný HW - Obtížné nasazení - Obtížný update - Stopy aplikace v systému (vlastní program, data, DLL, registry ) 4.2 Tenký klient Tenký klient je zpravidla webový prohlížeč, který je nainstalován na klientském HW. Prostřednictvím bezestavového protokolu http komunikuje s prezentační vrstvou aplikace a stará se tak pouze o zobrazování dat. Tenký klient se nestará o aplikační logiku. Nároky na instalaci, konfiguraci a podporu tenkých klientů, jsou minimální. Uživateli ke spuštění aplikace na bázi tenkého klienta stačí, aby měl na cílové stanici nainstalovaný jeden z webových prohlížečů. Odpadá tak starost o udržování aktuální verze aplikace na všech klientských stanicích. Aplikaci stačí aktualizovat na serveru, odkud se pak stahují všechna data, která jsou tak stále aktuální. V takovém případě mají uživatelé okamžitě k dispozici novou verzi aplikace. Komunikace mezi tenkým klientem a serverem je intenzivnější, než v předchozím případě, ale na druhou stranu se zde přenáší menší objem dat. 23

24 Vývoj aplikace pro tenkého klienta je náročnější především z důvodu bezpečnosti, provozuschopnosti za vysokého počtu současných uživatelů a dále například rozčlenění aplikace do jednotlivých vrstev. (9) Sumarizace tenkého klienta + Klient nevyžaduje výkonný HW + Snadné nasazení + Snadný update + Snadná podpora uživatelů + Snadná distribuce + Přenositelnost + Minimální stopy po aplikaci (cookies, history, temp) - Server vyžaduje výkonný HW - Náročný vývoj (implementace, bezpečnost, závislost na platformě ) - Omezené uživatelské rozhraní - Nemožnost pracovat offline - Pomalá odezva aplikace Obecně nelze jednoznačně říci, který typ klienta je lepší a který horší. Například projektové řízení je potřeba mít dostupné jednoduše a odkudkoli 24/7 pro možnost aktivní komunikace a spolupráce se zbytkem členů projektového týmu. A z tohoto pohledu je výhodnější tenký klient. Ale z hlediska zabezpečení přenášených dat se jeví jako vhodnější tlustý klient. V dnešní době bych volil aplikaci tenkého klienta, tedy online aplikaci. Nejvyšší přidanou hodnotu online aplikací vidím v neustálém kontaktu s kolegy, v možnosti sdílení aktuálních dat a v práci mimo kancelář a na různých podporovaných mobilních zařízeních. 24

25 5. USER EXPERIENCE (UX) A USER INTERFACE (UI) Aplikace není jen o tom, zda splňuje požadavky na všechny funkčnosti nebo zda je levné a rychlé dodání. Aplikace může splňovat všechny výše uvedené parametry, ale pokud nebude použitelná, bude několikanásobně dražší takovouto aplikaci zavést do vlastní společnosti. Náklady se projeví v různých podobách a to například v čase, který zaměstnanci budou věnovat ovládání aplikace. Čas, který dříve trávili vytvářením zisku společnosti, teď obětují učení se novým věcem (ve složité aplikaci). Uživatelské rozhraní a interaktivita aplikace je v tomto směru nepostradatelný parametr, který je potřeba při pořizování nového IS zvažovat. Nový IS musí mít schopnost být použit. UX vyjadřuje cítění uživatele ohledně používání určitého produktu, systému, služby. UX je založen na individuálním přístupu jednotlivých zákazníků či uživatelů produktu. Jedná se tedy o subjektivní cítění, které lze při dostatečném množství pokusů analyzovat a lze z něj vycházet. Základní parametry produktu lze následně generalizovat a najít tak optimální cestu k co nejlepšímu produktu. (10) Jako příklad si můžeme uvést mobilní telefony. V dnešní době je široké spektrum mobilních telefonů a každý z nás si může vybrat libovolný model, který mu vyhovuje po všech stránkách. Ve většině případů je mobilní telefon velký tak akorát do ruky. Můžete ho vložit do kapsy, kabelky, mít ho přichycený na paži při běhání, apod. Velikost telefonu vyplývá z preferencí uživatelů. Nyní si představte, že by nějaká firma začala vyrábět mobilní telefon, který by byl velký jako notebook. Kolik uživatelů by si koupilo telefon, který nemůže strčit do kapsy a nevydrží s ním telefonovat, protože je moc těžký? Tento příklad je velice jednoduchý a každému se může zdát triviální, ale v případě aplikací je problém úplně stejný. Kolikrát jste na internetu otevřeli odkaz, u kterého jste očekávali úplně jiný výsledek? Kolikrát jste zavřeli dokument s domněním, že je uložený a on nebyl? UX není pouze o vzhledu produktu, ale právě o celkovém dojmu z jeho používání. Představme si jinou situaci. Jste ředitelem společnosti a potřebujete zavést IS pro projektové řízení. Nevhodně vyberete produkt a následně budete zaměstnancům prezentovat, co mají používat k jejich práci. Najednou zjistíte, že založení projektu, nebo dokonce úkolu nad projektem, je tak časově náročné, že papír a tužka by bylo efektivnější řešení. V takovém případě musíte kalkulovat i s náklady, které vznikají při používání produktu. Pokud je zaměstnanců 5 a každému zabere práce se systémem půl hodiny denně navíc, není to takový problém, jako kdyby bylo zaměstnanců a každému zabrala práce se systémem 3 hodiny denně navíc. Jsou samozřejmě případy, kde se práce se systémem nedá urychlit, ale v případě jednodušších úkonů je potřeba, aby uživatele systém nezdržoval a naopak mu pomáhal k lepším pracovním výkonům. User interface je používaný pojem v prostředí IT technologií, pod kterým si můžeme představit něco, co stojí mezi člověkem a strojem a umožňuje oběma stranám vzájemnou komunikaci. Uživatel prostřednictvím klávesnice, myši a monitoru ovládá počítač a počítač mu poskytuje prostřednictvím monitoru, reproduktorů a dalších výstupních zařízení výsledek. User interface může být i spojení mezi člověkem a aplikací právě prostřednictvím počítače. UI je tedy něco, co nám zprostředku- 25

26 je komunikaci se softwarem. Přívětivé uživatelské rozhraní je dalším základním atributem, při rozhodování, jaký systém pořídit. (11) 26

27 6. ZÁVĚR TEORETICKÉ ČÁSTI V teoretické části jsem se nejdříve zaměřil na projektové řízení a s ním spojené základní pojmy. Definovali jsme si management, z čeho se skládá projekt a jak ho vidí různí odborníci, kdy a proč používáme projektové řízení a z jakých dílčích celků se projektové řízení skládá. Provedl jsem krátkou rešerši běžně používaných metodik a jejich základní rozdělení do tradiční a agilní vývojové větve. Dále jsem se zaměřil na vysvětlení několika základních pojmů z oblasti softwaru, které budu používat v další části mé práce. 27

28 7. ÚVOD DO PRAKTICKÉ ČÁSTI V praktické části se blíže podíváme na jednotlivé nástroje projektového řízení, které jsou na internetu dostupné. Vzhledem k velkému počtu jednotlivých nástrojů, není cílem této práce vybrat ty nejlepší, ale vybrat pouze určité zástupce. Tyto následně analyzovat a porovnat primárně mezi sebou a vůči očekávanému stavu. Aplikace jsem si vybíral náhodně prostřednictvím internetu, kdy jsem při výběru hodnotil prvotní dojem z aplikace a informace, které jsem se na webových stránkách produktu dozvěděl. Nejdříve jsem tedy aplikace vybral a následně je začal analyzovat. Tento postup jsem si zvolil záměrně, aby výsledky analýzy nebyly předem determinovány subjektivním pocitem. Nejdříve budu hodnotit aplikace z hlediska kvality a kvantity nabízených funkčností. Dále se zaměřím na použitelnost funkčností z hlediska interakčního designu aplikací. Veškeré aplikace, které jsem si k testování vybral, jsou adresovány středním a malým společnostem a určeny k řízení malých a středně velkých projektů. Vlastnosti, které by jednotlivé aplikace měly mít, jsem vybral na základě vlastních zkušeností s projektovým řízením a s ohledem na teoretickou část mé práce, kdy jsem generalizoval jednotlivé pohledy odborníků na danou problematiku a vytvořil tak obecný seznam vlastností, které by aplikace měly podporovat. Zmíněné vlastnosti aplikací jsou uvedeny níže. Správa úkolů a podpora týmové spolupráce Jedním ze základních parametrů, které musí aplikace pro projektové řízení splňovat, je jednoduchý systém pro vytváření, delegování, spravování a reportování úkolů. Úkoly musí jít zapsat do strukturované, přehledné formy. Úkoly by měly mít vlastní stavy, na jejichž základě je lze filtrovat a řadit do určitých kategorií. Úkol je jedna z nejčastějších funkčností, která je v projektovém řízení používána. Zakládání úkolu musí být maximálně jednoduché a rychlé. Úkol lze delegovat na jednotlivé členy projektového týmu, popřípadě role, ve kterých jsou členové zastoupeni. Správa milníků Aplikace by měla umožňovat správu klíčových milníků, které se následně skládají z dílčích úkolů nebo činností. Milníky by měly být vidět například v kalendáři, nebo jiném nástroji jako je například Ganttův diagram. Správa uživatelů a jejich rolí V aplikaci musí být jednoduchý nástroj pro správu uživatelů, kteří by měli v projektech vystupovat pod určitými rolemi. Rolím pak lze definovat různá práva nebo například různé hodinové sazby, které jsou následně zhodnocovány při reportech odpracovaných hodin. Správa zdrojů Jednou z podpůrných funkcí aplikace by měla být správa zdrojů, kde bych si představoval, komplexní správu jejich kapacity. Zaměstnanci si zde například mohou označit dobu, kdy budou v kanceláři, na dovolené, na jednání, služební cestě, školení apod. Projektový manažer tak uvidí 28

29 aktuální vytíženost jednotlivých zaměstnanců a může tak rychle a efektivně delegovat úkoly tak, aby rovnoměrně rozložil práci mezi všechny zaměstnance. Správa souborů a výstupů Soubory a výstupy jsou dalším důležitým prvkem projektového řízení. Uživatelé a zaměstnanci si tak předávají cenné informace a aplikace by měla umožňovat jejich vzájemnou výměnu. Často při absenci této funkčnosti vzniká problém, kdy má každý zaměstnanec soubory uložené na jiném místě. Nejčastěji jsou soubory přenášeny prostřednictvím u, což má za následek ztrátu dat a kontroly nad jednotlivými výstupy. Aplikace by měla umožňovat nahrávat soubory přímo k jednotlivým úkolům, komentovat je a udržovat případně více verzí. 29

30 8. PŘEDSTAVENÍ JEDNOTLIVÝCH PRODUKTŮ 8.1 Easy Project Tab. 1: Základní informace produktu Easy Project Základní informace Provozovatel služby Easy Software s. r. o. Cena produktu (10-20 uživatelů) Webové stránky produktu Jednorázová cena produktu od Kč Kč / měsíc Verze Easy Project 2012 Lokalizace (jazyky) český, anglický Uživatelská dokumentace Ano Zdroj: (12), upraveno autorem Níže uvedené informace o tomto produktu jsou čerpány z webových stránek produktu (12) a z vlastních zkušeností s produktem. Easy Project je produktem společnosti Easy Software s.r.o., která vznikla v roce 2001 na českém trhu. Hlavním oborem činnosti firmy je vývoj inovativních webových řešení. Easy Project je systém pro řízení úkolů, lidí a komunikace v týmu. Stručný výpis poskytovaných služeb: Řízení lidí - Aplikace umožňuje uživateli řízení spolupracovníků v týmu i řízení osobní. Jednotlivé úkoly se dají filtrovat dle různých parametrů, jako jsou termíny, priority atd. Každý projekt má své pracovníky, kteří jsou obsazeni v různých rolích. Řízení procesů - V Easy Project lze mimo projektové role definovat také typy úkolů a stavy úkolů, které jsou pro správu procesů klíčové. Řízení rozpočtů - Aplikace umožňuje sledování ziskovosti jednotlivých projektů a zakázek. V aplikaci lze přímo nastavit hodinové sazby jednotlivých rolí, uživatelů, pozic atd. V případě, že je v aplikaci zapnuté trackování jednotlivých úkolů, lze pak snadno podle výkazu hodin udržovat informace o odpracovaných hodinách a využitých finančních zdrojích. Manažer tak má podrobný přehled o finančních zdrojích na projektu. Mzdy a výkazy - Aplikace umožňuje jednoduše zapisovat strávený čas na jednotlivých projektech a úkolech a umožňuje tak vedení podrobné statistiky o odpracovaných hodinách. Jednotlivé výkazy pak lze exportovat a pracovat s nimi dále. 30

31 Plánování projektů - Plán projektu vytvoříte v Easy Projectu na základě úvodních studií, logické rámcové matice ("logframe", "logického rámce") a WBS (Work Breakdown Structure) nebo si jen určíte milníky a přiřadíte k nim úkoly. Řízení znalostí - Aplikace umožňuje uživatelům spravovat a sdílet svoje znalosti. U jednotlivých záznamů lze nastavovat úroveň zabezpečení, vyhledávací tagy atd. Komunikace - Komunikovat lze v aplikaci nad samotnými projekty či úkoly, nebo lze komunikovat pouze mezi jednotlivými uživateli. Co mě na produktu zaujalo a proč jsem si produkt vybral? Tuto aplikaci jsem si vybral na základě nabízeného množství funkčností a zachování relativně přívětivého prostředí. Aplikace na mě působí upraveným, uceleným dojmem. Příjemně mě překvapila správa financí v jednotlivých projektech, což je funkce, která je často v projektovém řízení velice důležitá a v aplikacích se na ní neklade takový důraz. I přes velké množství funkčností, které lze na projektu využívat, zůstává aplikace přehledná. Co si naopak myslím, že by mohlo být lépe řešené, je šířka aplikace. V dnešní době se často stává, že při vývoji se chce uživateli zobrazit co možná nejvíce informací a tak se aplikace doplňuje o různé informační sloupce, které nelze odstranit. Některé se zobrazují zcela zbytečně a uživatel je tak okrádán o pracovní plochu. Easy Project sice má možnost zobrazit přehled dat v tabulkách na celou obrazovku, ale uživatel kliká zbytečně vícekrát. Navíc je v dnešní době standardem rozlišení monitoru přes 1024px na šířku a Easy Project je optimalizovaný pouze na 1000px. Easy Project je při objednání možné parametrizovat. Tedy upravit si předdefinované typy šablon, názvů apod. Uživatel si tak může přizpůsobit aplikaci k firemním standardům. Využíváním těchto nastavených standardů tak odpadá učení se novým názvům, tvorba dokumentů bez šablon, apod. Celkově je tak zajištěno usnadnění práce se systémem (aplikací). 31

32 8.2 Easy projects Tab. 2: Základní informace produktu Easy Projects Základní informace Provozovatel služby Cena produktu (15 uživatelů) Webové stránky produktu Logic software Kč / měsíc Verze Lokalizace (jazyky) anglický, francouzský, německý, italský, španělský, ruský, polský, slovenský Uživatelská dokumentace Ano Zdroj: (13), upraveno autorem Níže uvedené informace o tomto produktu jsou čerpány z webových stránek produktu (13) a z vlastních zkušeností s produktem. Easy Projects je produktem Kanadské společnosti Logic Software, která se zabývá výrobou desktopových a webových aplikací. Aplikace je velice komplexním produktem, zabývajícím se projektovým řízením. Navíc umožňuje velké množství funkčností, které lze nad projektem spouštět či vytvářet. Stručný výpis poskytovaných služeb: Projektové řízení Aplikace umožňuje širokou správu jednotlivých projektů. Vzhledem k robustnosti aplikace není problém ani při řízení většího množství projektů najednou. Řízení procesů Jednotlivé procesy lze velice dobře strukturovat a definovat u nich různé atributy, díky nimž lze správu procesů zjednodušit a zpřehlednit i při velkém počtu. Uživatel si také může celou strukturu procesů zobrazovat v interaktivním módu, kdy všechny atributy může jednoduše a přehledně spravovat přímo v přehledu. V rámci procesů lze vytvářet úkoly, které mohou mít libovolné množství zanoření. Dále je možné u úkolů definovat velké množství parametrů, které jsou pro dané typy úkolů důležité. Řízení lidských zdrojů Aplikace podporuje komplexní správu lidských zdrojů, kdy administrátor může předdefinovat pracovníkům různé formuláře a dokumenty a může tak evidovat pouze informace, které jsou pro manažery klíčové a důležité. Aplikace umožňuje tvořit přehledy jednotlivých zaměstnanců, kdy může sledovat například jejich vytíženost, plánované dovolené atd. Aplikace je v tomto směru velice robustní. 32

33 Centrální plánování Easy Projects umožňuje manažerům definovat vícedimenzionální přehledy, kdy na jednom místě mají k dispozici veškeré informace o všech požadovaných. S informacemi o projektech lze libovolně pracovat i mimo projekty a vytvářet tak plány pro celou společnost přímo v aplikaci. Co mě na produktu zaujalo a proč jsem si produkt vybral? Easy Projects je určitě nejrobustnějším nástrojem projektového řízení z mnou vybraných aplikací. Produkt je vyvíjen tak, aby zde bylo možné řídit nejen jednotlivé projekty, ale také celou společnost, včetně zdrojů a centrálních plánů. Na druhou stranu je produkt místy nepřehledný a v některých částech aplikace mu chybí jednotný vizuální styl. Oproti jiným uvedeným produktům je méně přehledný a náročnější na ovládání. Jak jsem již zmínil v přehledu výše, tuto aplikaci bych určitě nedoporučoval na řízení menších projektů, které nepotřebují natolik rozsáhlé řízení procesů a úkolů. Aplikace je velice univerzální a uživatel v mnoha případech vidí okna a formulářová pole, která jsou k jeho použití zbytečná a vzniká tak nežádaná desorientace a nepřehlednost. Z hlediska nabízených služeb se mi zdá aplikace velice dobrá. Z hlediska uživatelské přívětivosti se mi zdá aplikace složitá na ovládání a orientaci v jednotlivých funkčnostech. 33

34 8.3 Basecamp Tab. 3: Základní informace produktu Basecamp Základní informace Provozovatel služby Cena produktu (40 projektů najednou) Webové stránky produktu 37signals Kč /měsíc Verze Basecamp 2011 Lokalizace (jazyky) anglický Uživatelská dokumentace Ano Zdroj: (14), upraveno autorem Následující informace jsou čerpány z webových stránek produktu (14) a z vlastní zkušenosti s produktem. Produkt byl realizován v USA. Basecamp je online aplikace, která je primárně určena k podpoře týmové spolupráce. Aplikace je určena k řízení malých a středně velkých projektů. Stručný výpis poskytovaných služeb: Řízení projektů Aplikace umožňuje uživatelům a pracovníkům vytvářet rozvrh projektu/ů a následně nad ním komunikovat se zainteresovanými osobami. Komunikace Uživatelé spolu mohou v aplikaci komunikovat pomocí jednoduchých zpráv, které jsou tříděny dle kategorie a vznikají tak diskuze nad určitými tématy. Součástí zprávy může být i přiložený soubor. Další možností je chat, kde může najednou komunikovat více lidí v reálném čase. Úkoly U každého projektu lze založit list úkolů, čímž jdou jednotlivé úkoly částečně kategorizovat a roztřídit. Úkol pak může být vytvořen v určitém listu a může být delegován konkrétnímu pracovníkovi. Aplikace neumožňuje uživateli vytvořit úkol pod již vytvořeným úkolem. Milníky a kalendář Aplikace umožňuje vytvářet jednotlivé klíčové události v projektu- milníky, na které se následně mohou vázat jednotlivé úkoly. Milníky a úkoly pak může uživatel sledovat v kalendáři, kde je možné je dodatečně editovat. Textový editor Aplikace umožňuje ke každému projektu vytvářet pomocí triviálního editoru textové dokumenty. Textový editor není grafický, a pokud si zde chcete něco naformátovat, musí uživatel použít HTML tagy. 34

35 Sdílení dokumentů V aplikaci lze evidovat jednotlivé dokumenty včetně jejich případných verzí. Výkazy práce Manažer může u jednotlivých úkolů povolit sledování odpracovaného času a pracovníci tak mohou k jednotlivým úkolům zapisovat, kolik času úkolem strávili. Výsledný report pak lze vytvořit přímo ve zvláštní sekci Čas uvnitř projektu. Co mě na produktu zaujalo a proč jsem si produkt vybral? Basecamp je poměrně světově rozšířený produkt. Přímo na stránkách produktu je uvedeno, že je aplikace používána v společnostech, ve 180 zemích a je zde řízeno více jak projektů. Dalším lákadlem, které vás přinutí produkt minimálně vyzkoušet, je kniha, kterou autoři projektu napsali. Kniha s názvem REWORK je alternativní návod, jak se k projektovému řízení postavit z moderního hlediska. Autoři se snaží nabourat zastaralé systémy projektového řízení a vnést tak nový pohled do tohoto odvětí. Aplikace poměrně podtrhuje myšlenku, že spousty věcí, které by se v projektovém řízení měly používat, jsou zbytečné, zastaralé a v mnoha případech zdlouhavé. Aplikace je proto zjednodušena tak, aby bylo možné používat pouze nejdůležitější nástroje. Díky zjednodušení je aplikace tolik chválena, ale i zatracována. Basecamp je určitě použitelný nástroj k projektovému řízení, ale musí tomu odpovídat i projekty. Například si nedokážu představit, že bych v této aplikaci řídil projekt s 20 pracovníky a čtyřmi odvětvími. Aplikace není stavěna na velké množství úkolů v rámci projektu, kde je třeba důležité úkoly správně zařadit, kategorizovat, naformátovat delší zadání. Na druhou stranu je aplikace vhodným a relativně levným nástrojem pro začínající projekty, kde není potřeba řešit velké množství úkolů a rozsáhle komunikace, mezi jednotlivými pracovníky. Basecamp je typická ukázka specifického pojetí aplikace, které se nikdy nebude zamlouvat všem. Vždy bude existovat skupina lidí, která si aplikaci zamiluje a druhá skupina lidí, která nebude spokojena. 35

36 8.4 Projectial Tab. 4: Základní informace produktu Projectial Základní informace Provozovatel služby Cena produktu (neomezeně projektů) Webové stránky produktu Verze Lokalizace (jazyky) Miroslav Pancíř Kč / měsíc Není uvedeno český, anglický, slovenský Uživatelská dokumentace Ano Zdroj: (15), upraveno autorem Níže uvedené informace jsou čerpány z webových stránek produktu (15) a vlastní zkušenosti s užíváním produktu. Projectial je systém na správu projektů, lidských zdrojů a času. Aplikace je dle zakladatelů českým ekvivalentem k výše uvedenému produktu Basecamp. Stručný výpis poskytovaných služeb: Řízení projektů Aplikace umožňuje jednoduchou správu projektů a souvisejících procesů. Kladen je velký důraz na neustálé podávání informací o změnách na projektu. Hlavní stránka projektu je tak složena z výpisu veškerých změn. Komunikace Uživatelé spolu mohou navzájem komunikovat pomocí zpráv, které se zasílají v rámci projektu. Na jednotlivé zprávy lze reagovat pomocí komentářů. Úkoly Aplikace umožňuje vytváření úkolů v rámci projektu. Úkoly mohou být řazeny do různých, uživatelem definovaných kategorií. Úkoly mohou být částečně strukturovány, pokud jsou přiřazeny do určitého milníku. V aplikaci nelze vytvářet úkol pod již vytvořeným úkolem. Milníky a kalendář Uživatelé v aplikaci mohou vytvářet projektové milníky, na které mohou být vázány úkoly. V aplikaci je možné dívat se na všechny aktivity prostřednictvím kalendáře. Jednotlivé činnosti jsou barevně odděleny. Statistiky Jednotlivé úkoly mohou mít buď předdefinované časové dotace, nebo může manažer nastavovat, zda je úkol placený či ne. Pracovníci při práci na úkolu mohou průběžně vykazovat odpracované hodiny. V sekci Statistika v rámci projektu může manažer generovat různé reporty. Reporty jsou rozděleny do třech základních úrovní (celkově, po úkolech, po zaměstnancích). 36

37 Co mě na produktu zaujalo a proč jsem si produkt vybral? V první řadě mě na produktu zaujalo, že se jeho výrobci otevřeně vyjádřili, že chtějí vyrobit konkurenci výše uvedené aplikace Basecamp. Dalším podnětem k výběru tohoto produktu je fakt, že byl realizován v České republice a spuštěn v roce Produkt na mě působí moderním vhledem. Sekce jsou jednoduché, informacemi nepřesycené. Místy je aplikace až moc jednoduchá, ale na druhou stranu, to je stejný problém, jako u aplikace Basecamp. Cílem aplikace je poskytnutí manažerských nástrojů uživateli, ale při tom zachovat jednoduchost ovládání. Co mě na aplikaci nepotěšilo, je absence jakéhokoli nástroje pro správu souborů. Myslím si, že tahle funkčnost bude mnoho uživatelů znepokojovat. Výrobci na jednu stranu hovoří o zbavení se nepřehledné komunikace prostřednictvím u, ale na druhou stranu nedávají uživateli možnost předat výstup právě prostřednictvím aplikace. V poslední řadě mě znepokojuje velice málo informací, které lze evidovat o jednotlivých zaměstnancích. Myslím si, že v aplikaci pro projektové řízení, kdy mají být členové týmu neustále informováni, je udržování pouze přihlašovacího jména, u a hesla nedostačující. 37

38 9. ANALÝZA APLIKACÍ 9.1 Analýza z hlediska kvality a rozsahu služeb V této kapitole jsem aplikace hodnotil z hlediska množství a kvality poskytovaných služeb. Vybral jsem, dle mého uvážení, klíčové funkčnosti, které by aplikace pro projektové řízení měla poskytovat. Následně jsem procházel jednotlivé aplikace a testoval množství a kvalitu těchto funkčností. Bodové ohodnocení jsem zvolil od 0 do 5 bodů, kdy jsem maximálními pěti body ohodnotil funkčnosti splňující očekávanou kvalitu a kvantitu v plném rozsahu. Čtyři body jsem přidělil funkčnostem, které z mého pohledu trochu strádaly buď na kvalitě, nebo na kvantitě, nejednalo se však o klíčové nedostatky. Tři body pak značí stejné drobné nedostatky, ale u kvality a kvantity zároveň, případně u jednoho z atributů absenci klíčové vlastnosti (například při práci se soubory se může jednat o absenci jejich dělení do kategorií). Dvěma body klasifikuji funkčnosti, které mají nedostatky jak v kvalitě, tak kvantitě, s vážnými dopady na použitelnost (například chybějící možnost editace názvů souborů). Jedním bodem známkuji funkčnosti, které jsou v aplikaci dostupné, ale v kvalitě a kvantitě, která neumožňuje jejich běžné využití (například vytváření souborů v rámci aplikace, které je možné exportovat pouze ve formátu txt). Nulou jsem ohodnotil funkčnosti, které v aplikaci zcela chybí. Pro přehlednost přidávám tabulku se stručným popisem klasifikace Tab. 5: Legenda k analýze funkčností Bodové hodnocení Slovní hodnocení 0 Funkčnost není implementována 1 Funkčnost je nevyužitelná 2 Funkčnost není vhodná pro běžné využití 3 Funkčnost má omezené možnosti 4 Funkčnost má drobné nedostatky bez dopadu na využití 5 Funkčnost je plně podporovaná Zdroj: vlastní zpracování V následujících podkapitolách jsou v tabulkách shrnuty hodnocení jednotlivých funkčností, které jsou pro komplexnost analýzy seskupovány do logických modulů, u kterých je uveden součet bodového hodnocení pro snazší porovnatelnost nástrojů také z pohledu preferovaných modulů. 38

39 9.1.1 Výsledky aplikace Easy Project Tab. 6: Analýza aplikace Easy Project Název funkčnosti Hodnocení Odůvodnění 1. Modul Správa projektu Zakládání projektu 5 Mimo základní parametry projektu může uživatel určit, jaké moduly se pro daný projekt mají zapnout. Dochází tak k zjednodušení pro pracovníky, kteří vidí pouze moduly, které jsou pro ně důležité. Modulem v tomto nástroji může být například "Správa dokumentů" nebo "Kalendář" Editace projektu 5 Funkčnost podporuje všechny základní i pokročilejší možnosti editování. Sleduje například i vazby mezi projekty a neumožňuje kruhovou závislost Archivování projektu 4 Aplikace neobsahuje nativní přehled archivovaných projektů, který je nahrazen možností filtrování přes stavy projektu. Chybí informace o úspěšném/ neúspěšném dokončení projektu Přehled projektu 5 Uživatel si může dle svého uvážení nechat zobrazovat určité informace, měnit si informační widgety a zůstat tak permanentně v obraze. Vždy se uživateli zobrazuje pouze to, co si sám navolí. 2. Modul Správa pracovníků v rámci projektu 2.1. Přidávání pracovníků do projektu 2.2. Definice práv jednotlivým pracovníkům/rolím 14 5 Tuto vlastnost aplikace splňuje nadmíru jednoduše a díky možnosti určování jednotlivým pracovníkům jejich role, je administrace jednotlivých pracovníků na projektu velmi přehledná. 5 Práva je možné určit jednotlivým rolím až na nejvyšší úroveň granularity a to jak přes jednotlivé funkce (CRUD), tak i přes funkčnosti, dokumenty a data projektů Správa rolí 4 Funkčnost neumožňuje vytváření vztahů nadřazenosti mezi jednotlivými rolemi. Vzhledem k faktu, že řešíme oblast malých a středně velkých projektů, nejedná se o závažný nedostatek. 3. Modul Správa milníků Vytváření milníků 4 Jeden bod jsem strhl za absenci možnosti určit zodpovědnou osobu za dodržení termínu milníku Přehledy milníků 4 Daná funkčnost neobsahuje možnost filtrování ani kategorizaci milníků Editace milníků 3 Neumožňuje sledování provedených změn v termínech. 4. Modul Správa úkolů Zakládání úkolu 5 Úkol je plně provázaný s projekty, ostatními úkoly i milníky. Lze určovat stavy (i vlastní) i odpovědnosti Editace úkolu 4 Neumožňuje sledování provedených změn v termínech ani v kompetencích. 39

40 4.3. Strukturování úkolů 5 Lze libovolně strukturovat závislosti mezi úkoly vzájemně i mezi úkoly a projekty. Není povolena kruhová závislost Další vlastnosti úkolů (kategorie, stavy) 5. Modul Správa souborů 5 Atributy úkolu jsou plně administrovatelné Práce se soubory 2 Neumožňuje nahrávat více souborů najednou. Při nahrávání souboru chybí údaje o zpracovávání a uživatel tak nabývá dojmu, že se aplikace zasekla. Soubory přiložené ke konkrétnímu úkolu se nezobrazují v centrálním přehledu soborů. V přehledu úkolů chybí indikátor přílohy Možnost vytvářet soubory 5.3. Komentování souborů 0 V aplikaci nelze vytvářet vlastní soubory. Lze psát pouze kratší zprávy, popisy, ale vlastní soubory nelze vytvořit. 1 Komentovat jednotlivé soubory lze pouze ve vlastnostech souboru, což může dělat pouze osoba, která může upravovat soubor Verzování souborů 4 Chybí možnost vkládání vlastní poznámky k verzi (například výčet hlavních změn). 6. Modul Správa zdrojů Přehled finanční situace projektu 6.2. Evidence hodinových sazeb u pracovníků/ rolí 6.3. Evidence vytíženosti jednotlivých zaměstnanců 6.4. Výkazy odpracovaných hodin 6.5. Evidence údajů o pracovníkovi 5 Aplikace umožňuje uživateli evidovat u jednotlivých projektů různé finanční přehledy. U projektu lze definovat hodinové dotace, cenu projektu atd. Následně lze upravovat jednotlivé hodinové dotace různým rolím, do kterých jsou pracovníci obsazo- 5 váni. Když pracovník pod určitou rolí vyplní výkaz odpracovaných hodin, aplikace počítá s hodinovou sazbou role. Myslím si, že tohle je velmi užitečný nástroj. 3 Aplikace obsahuje jednoduchý vykazovací kalendář, kde je možné sledovat odpracované hodiny zaměstnanců na jednotlivých projektech a také hodinové fondy. Jakýkoli jiný detailní přehled vytíženosti zaměstnanců, například plán na příští měsíc, chybí. 4 Aplikace poskytuje jednoduchý report o počtu odpracovaných hodin za určité období a to včetně základních informací o výnosech a nákladech. 5 V tomto směru je aplikace vyhovující. CELKEM: 92 MAXIMUM: 115 Zdroj: vlastní zpracování 40

41 9.1.2 Výsledky aplikace Easy Projects Tab. 7: Analýza aplikace Easy Projects Název funkčnosti Hodnocení Odůvodnění 1. Modul Správa parametrů projektu Zakládání projektu 5 Projekt má všechny základní i pokročilé atributy, které lze spravovat při zakládání projektu na jednom místě Editace projektu 5 Funkčnost podporuje všechny základní i pokročilejší možnosti editování. Nelze však vytvářet jednotlivé vazby mezi projekty a vytvářet tak rozsáhlejší projekt, který by byl skládán z jednotlivých menších projektů. Na druhou stranu je možné předem definovat, jakým rolím či uživatelům se budou podávat pravidelné reporty a notifikace u aktivit nad projektem Archivování projektu 4 Aplikace neobsahuje nativní přehled archivovaných projektů, který je nahrazen možností filtrování přes stavy projektu. Lze ale z přehledu projektů identifikovat, jak projekt dopadl, například zda byly porušeny termíny, nebo zda byl projekt ukončen z jiných důvodů Přehled projektu 5 Přehled projektu je plně editovatelný a uživatel si tak může pro jednotlivé projekty vytvářet vlastní přehledy. Z přehledu například může být patrné v jakém stádiu projekt je, jaké jsou úkoly, které milníky potřebují urgentně dokončit atd. 2. Modul Správa pracovníků v rámci projektu 2.1. Přidávání pracovníků do projektu 2.2. Definice práv jednotlivým pracovníkům/rolím 14 5 Funkčnost je uživateli zpřístupněna a jednotliví členové projektového týmu mohou být spravováni již při zakládání projektu. V rámci přiřazování jednotlivých členů je možné obsazovat je do předem definovaných rolí. V rámci přidávání nelze přidávat nové role. 5 Pracovníkům lze nastavovat práva prostřednictvím rolí, do kterých jsou obsazováni. Lze tedy upravovat jednotlivá práva pro různé projekty Správa rolí 4 Aplikace umožnuje vlastní definici jednotlivých rolí a jejich práv. Funkčnost neumožňuje vytvářet závislosti mezi rolemi. 3. Modul Správa milníků Vytváření milníků 5 Tato funkčnost umožňuje uživateli vytvářet všechny důležité atributy a spravovat všechny klíčové vlastnosti milníku jako jsou například multidimenzionální závislosti mezi jednotlivými milníky a úkoly, možnosti definovat s jakou časovou rezervou má milník kalkulovat, popřípadě s jakým časovým odstupem má být milník dokončen od určité události. Další užitečnou funkčností je při určování odpovědné osoby za milník, možnost zobrazit si u jednotlivých osob aktuální vytížení a rozhodnout se tak, zda je odpovědná osoba schopna milník dodržet a plně se mu věnovat Přehledy milníků 5 Funkčnost umožňuje jednoduché filtrování včetně určitého časového rozsahu. Chybí však filtrování přes odpovědné osoby. 41

42 3.3. Editace milníků 5 Funkčnost umožňuje plnou editaci veškerých atributů milníku, včetně logování úprav. 4. Modul Správa úkolů Zakládání úkolu 5 Úkol je plně provázaný s projekty, ostatními úkoly i milníky. Lze určovat stavy (i vlastní) i odpovědnosti Editace úkolu 5 Funkčnost umožňuje plnou správu všech atributů úkolu. Současně uchovává informace o provedených změnách na jednotlivých úkolech Strukturování úkolů 5 Úkoly lze plně zanořovat. Seznam úkolů je tvořen velmi přehlednou tabulkou, u které lze definovat jednotlivé atributy Další vlastnosti úkolů (kategorie, stavy) 5. Modul Správa souborů 5 Úkoly mohou mít stav, prioritu i kategorii. Veškeré parametry si může administrátor přednastavit a vytvořit si tak vlastní kategorie úkolů a stavů Práce se soubory 3 Neumožňuje nahrávat více souborů najednou. Při nahrávání souboru chybí údaje o zpracovávání a uživatel tak nabývá dojmu, že se aplikace zasekla. Chybí centrální evidence dokumentů Možnost vytvářet soubory 5.3. Komentování souborů 0 V aplikaci nelze vytvářet vlastní soubory. Lze psát pouze kratší zprávy, popisy, ale vlastní soubory nelze vytvořit. 1 Komentovat jednotlivé soubory lze pouze ve vlastnostech souboru, což může dělat pouze osoba, která může upravovat soubor Verzování souborů 0 Nepodporováno. 6. Modul Správa zdrojů Přehled finanční situace projektu 6.2. Evidence hodinových sazeb u pracovníků/ rolí 6.3. Evidence vytíženosti jednotlivých zaměstnanců 5 Aplikace umožňuje uživateli evidovat u jednotlivých projektů různé finanční přehledy. U projektu lze definovat hodinové dotace, cenu projektu atd. Následně lze upravovat jednotlivé hodinové dotace 5 různým rolím, do kterých jsou pracovníci obsazováni. Když pracovník pod určitou rolí vyplní výkaz odpracovaných hodin, aplikace počítá s hodinovou sazbou role. 5 Aplikace obsahuje vykazovací kalendář, kde je možné sledovat odpracované hodiny zaměstnanců na jednotlivých projektech a také hodinové fondy, detailní přehled vytíženosti zaměstnanců, například plán na příští měsíc, apod. Zahrnuje také indikátory přetíženosti jednotlivých zaměstnanců Výkazy odpracovaných hodin 5 Aplikace poskytuje report o počtu odpracovaných hodin za určité období a to včetně základních informací o výnosech a nákladech Evidence údajů o pracovníkovi 5 Funkčnost poskytuje uživatelům uchovávat základní atributy o pracovnících včetně možnosti vytvářet vlastní atributy. CELKEM: 97 MAXIMUM: 115 Zdroj: vlastní zpracování 42

43 9.1.3 Výsledky aplikace Basecamp Tab. 8: Analýza aplikace Basecamp Název funkčnosti Hodnocení Odůvodnění 1. Modul Správa parametrů projektu Zakládání projektu 2 U projektu jsou evidovány pouze základní údaje, a to název projektu a popis projektu. U popisu chybí jakékoli možnosti formátovat text Editace projektu 2 Zobrazuje informaci o změně (včetně možností notifikace na ), ale chybí základní logování změn. Nelze vytvářet jednotlivé vazby mezi projekty a vytvářet tak rozsáhlejší projekt, který by byl skládán z jednotlivých menších projektů Archivování projektu 3 Archivace projektu je podporovaná včetně možnosti projekt obnovit. Chybí možnost evidovat úspěšnost projektu. Archiv nepodporuje ani základní filtrování a kategorizaci projektů Přehled projektu 2 Přehled projektu je zmatečný a strohý. Není zde žádná možnost upravovat jednotlivé reporty podle potřeb. Zcela chybí přehled projektového týmu a aktuální situace projektu. Tuto funkčnost lze do určité míry nahradit ručním vyplněním Whiteboardu, který lze využít jako nástroj pro sdílení informací mezi členy týmu. 2. Modul Správa pracovníků v rámci projektu 2.1. Přidávání pracovníků do projektu 2.2. Definice práv jednotlivým pracovníkům/rolím 4 2 Funkčnost je v aplikaci podporována, nelze ji však využít v průběhu zakládání projektu. Pro využití musí být projekt nejprve založen. Aplikace neumožňuje definování vztahů zaměstnanců k projektu (manažer, programátor, grafik apod.) ani zaměstnanců vůči sobě (nadřízený, podřízený, zástupce apod.) 2 Pracovníkům lze upravovat práva pouze na úrovni celé aplikace, či přístupů na konkrétní projekty. Funkčnost ale nepodporuje správu přístupů a práv v rámci jednoho projektu nebo funkčnosti (vytváření úkolů, mazání příloh apod.) 2.3. Správa rolí 0 Nepodporováno. 3. Modul Správa milníků Vytváření milníků 4 Funkčnost je aplikací podporována, nikoli však v rozsahu jako je tomu u výše uvedených aplikací. Nelze vytvářet žádné vztahy mezi jednotlivými milníky. Eviduje odpovědnou osobu za milník Přehledy milníků 3 Chybí zde jakákoli možnost filtrování či řazení milníků Editace milníků 3 Chybí logování provedených změn. 4. Modul Správa úkolů Zakládání úkolu 4 Úkol je vázán pouze na projekt a odpovědnou osobu. Chybí vzájemné závislosti mezi úkoly Editace úkolu 3 Funkčnost je v systému podporována, chybí zde logování změn. Tuto funkci lze nahradit vytvořením komentáře k úkolu. 43

44 4.3. Strukturování úkolů 2 Úkoly prakticky nelze strukturovat do hlubšího zanoření. Chybí možnost založit úkol pod úkolem atd. Chybí filtrování a řazení úkolů podle jednotlivých atributů úkolu Další vlastnosti úkolů (kategorie, stavy) 5. Modul Správa souborů 1 Chybí kategorizace, určování stavů a priorit Práce se soubory 3 V přehledu souborů lze třídit podle kategorie a uživatel, který soubor nahrál. Dále lze soubory řadit dle data, abecedy a velikosti Možnost vytvářet soubory 5.3. Komentování souborů 0 Nepodporováno. 0 Nepodporováno Verzování souborů 3 Verzování je podporované, neobsahuje však možnost doplnění informací k jednotlivým verzím (například informace o zásadních změnách v dané verzi). 6. Modul Správa zdrojů Přehled finanční situace projektu 6.2. Evidence hodinových sazeb u pracovníků/ rolí 6.3. Evidence vytíženosti jednotlivých zaměstnanců 6.4. Výkazy odpracovaných hodin 6.5. Evidence údajů o pracovníkovi 0 Nepodporováno. 0 Nepodporováno. 2 V aplikaci lze evidovat jednotlivé odpracované hodiny na projektech, nicméně reporty jsou velmi jednoduché a často nedostačující. 4 Aplikace poskytuje report o počtu odpracovaných hodin za určité období. Oproti výše uvedeným aplikacím chybí výpočet finančního plnění. 1 Je evidováno pouze jméno a telefon pracovníka. Některé údaje lze vyplnit do poznámky. CELKEM: 46 MAXIMUM: 115 Zdroj: vlastní zpracování 44

45 9.1.4 Výsledky aplikace Projectial Tab. 9: Analýza aplikace Projectial Název funkčnosti Hodnocení Odůvodnění 1. Modul Správa parametrů projektu Zakládání projektu 2 U projektu jsou evidovány pouze základní údaje a to název projektu, popis projektu a datum dokončení. Nelze definovat odpovědnou osobu za projekt a nelze vytvářet závislosti mezi jednotlivými projekty 1.2. Editace projektu 2 Editace jednotlivých atributů projektu je dostupná, ale veškeré atributy je nutné upravovat zvlášť Archivování projektu 3 Archiv projektů je podporován, není však možné evidovat, v jakém stavu byl projekt ukončen. Je umožněna jednoduchá filtrace projektů Přehled projektu 2 Přehled projektu je pouze výpis veškerých změn, které se na projektu odehrály. Nelze přehled nijak upravovat. Není zde možné získat o projektu základní informace jako je stav projektu, probíhající úkoly či blížící se milníky. 2. Modul Správa pracovníků v rámci projektu 2.1. Přidávání pracovníků do projektu 2.2. Definice práv jednotlivým pracovníkům/rolím 8 3 Funkčnost je v aplikaci podporována, nelze ji však využít v průběhu zakládání projektu. Pro využití musí být projekt nejprve založen. Po založení lze jednotlivé členy projektového týmu přidávat a definovat jim roli v projektu. 3 Funkčnost umožňuje jednotlivým pracovníkům definovat roli, které má implicitně definována práva. V rámci aplikace jsou práva řešena takzvanými přístupovými stupni Správa rolí 2 Pracovníci jsou obsazováni do předdefinovaných rolí, které jim určují práva. Role v aplikaci nelze editovat. 3. Modul Správa milníků Vytváření milníků 4 Funkčnost je aplikací podporována, nikoli však v rozsahu jako je tomu u výše uvedených aplikací. Nelze vytvářet žádné vztahy mezi jednotlivými milníky. Milníky lze minimálně kategorizovat Přehledy milníků 3 Chybí zde jakákoli možnost filtrování či řazení milníků Editace milníků 5 Funkčnost je plně podporována, včetně evidence jednotlivých logů změn. 4. Modul Správa úkolů Zakládání úkolu 5 Aplikace umožňuje zadat kompetentní osobu, přiřadit úkol milníku Editace úkolu 5 Funkčnost je plně podporována, včetně logování změn. 45

46 4.3. Strukturování úkolů 2 Úkoly nelze strukturovat do hlubšího zanoření. Chybí možnost založit úkol pod úkolem Další vlastnosti úkolů (kategorie, stavy) 5. Modul Správa souborů 5 Úkoly mají předdefinované stavy, ze kterých si může uživatel vybírat. Kategorie lze vytvářet libovolně Práce se soubory 0 Nepodporováno Možnost vytvářet soubory 5.3. Komentování souborů 0 Nepodporováno. 0 Nepodporováno Verzování souborů 0 Nepodporováno. 6. Modul Správa zdrojů Přehled finanční situace projektu 6.2. Evidence hodinových sazeb u pracovníků/ rolí 6.3. Evidence vytíženosti jednotlivých zaměstnanců 6.4. Výkazy odpracovaných hodin 6.5. Evidence údajů o pracovníkovi 0 Nepodporováno. 0 Nepodporováno 2 V aplikaci lze evidovat jednotlivé odpracované hodiny na projektech, nicméně reporty jsou velmi jednoduché a často nedostačující. 4 Aplikace poskytuje report o počtu odpracovaných hodin za určité období. Oproti výše uvedeným aplikacím chybí výpočet finančního plnění. V aplikaci lze reporty zobrazovat v grafickém znázornění. 0 Údaje pracovníka jsou nedostačující. Evidováno je pouze přihlašovací jméno. CELKEM: 48 MAXIMUM: 115 Zdroj: vlastní zpracování 46

47 9.1.5 Shrnutí analýzy funkčností Následující tabulka srovnává jednotlivé aplikace (znázorněné ve sloupcích) na základě výsledků z výše uvedené analýzy z hlediska kvality a rozsahu poskytovaných služeb. Pro přehlednost jsou zobrazeny výsledky přes moduly (znázorněné v řádcích). Tab. 10: Výsledky analýzy funkčností Název Easy Project (CZ) Easy Projects Basecamp Projectial Správa projektu Správa pracovníků v rámci projektu Správa milníků Správa úkolů Správa souborů Správa zdrojů bodů 97 bodů 46 bodů 48 bodů Zdroj: vlastní zpracování Podrobné srovnání jednotlivých aplikací a vyvození závěrů je uvedeno až v závěru práce, po provedení analýzy z hlediska UX a UI. 47

48 9.2 Analýza z hlediska UI a UX designu V této kapitole jsou produkty porovnávány na základě interakčního designu a uživatelské přívětivosti. U jednotlivých produktů jsem se zaměřil zejména na komplexní dojem z používání aplikace. Snažil jsem se odpovědět si na otázky, zda mi využívání aplikace přijde jednoduché, přehledné a zda některé dílčí činnosti netrvají moc dlouho. Dále jsem se zaměřil na konzistenci ovládacích prvků aplikace a způsob, jakým aplikace komunikuje s uživatelem Výsledky aplikace Easy Project Obr. 7: Easy Project > Výpis projektů Zdroj: (12), upraveno autorem Aplikace Easy Project má velmi vydařené uživatelské rozhraní. Na vybraném snímku obrazovky (Obr. 7) si můžeme povšimnout základního rozdělení layoutu aplikace. Pod číslem jedna, je hlavní aplikační lišta, která uživatele naviguje v rámci aplikace. Menu je zjednodušené natolik, aby uživatel na první pohled viděl pouze důležité funkčnosti, a zbytek funkčností je ukryt pod položkou Další. Hlavní menu je fixováno k horní hraně prohlížeče a tak je vidět po celou dobu práce s aplikací. Pod číslem dva je zobrazován hlavní obsah jednotlivých sekcí. Většinou je obsah tvořen tabulkou, pokud se jedná o výpisy, nebo je tvořen formuláři, pokud se jedná o editaci či vytváření nových prvků. Poslední orámování značí část aplikace, kde se zobrazují podpůrné či dodatečné informace. Rozdělení layoutu, které je následně dodržováno v celé aplikaci, má za následek zpříjemnění práce s aplikací. Uživatel je při práci s aplikací zvyklý na určité umístění ovládacích prvků, které se mu 48

49 v průběhu práce nemění. Například tlačítka pro vytváření nových položek se zobrazují vždy v pravé části layoutu pod číslem tři. Jak jsem již zmiňoval, aplikace by mohla mít variabilní šířku. Co se týče ovládání aplikace, neměl jsem jediný problém aplikaci projít, vyzkoušet jednotlivé funkčnosti a to vše bez návodu. Myslím si, že tento produkt je opravdu vydařený a jednoduchý na ovládání. Obr. 8: Easy Project > Detail projektu > Přehled projektu 1 2 Zdroj: (12), upraveno autorem Na tomto snímku obrazovky (Obr. 8) je zobrazena sekce Přehled projektu, kterou si uživatel může definovat zcela podle své představy. Pod číslem jedna je nabídka projektu, kde jsou zobrazeny jednotlivé moduly, které může projekt obsahovat. Jednotlivé moduly lze nastavovat v sekci Nastavení. Všechny moduly jsou v projektu pouze na jedno kliknutí myši. Moduly jsou realizovány pomocí záložek a nadpisu, takže uživatel má neustálý přehled o tom, kde se v aplikaci pohybuje. Aplikace je navržena tak, aby uživatel musel klikat co nejméně. Klíčové funkčnosti jsou zobrazovány na prvním místě a jsou stavěny do popředí. Nesetkal jsem se s případem, kdy by důležitá funkčnost byla schována a zanořena někam hluboko. 49

50 Obr. 9: Easy Project > Detail projektu > Nový úkol Zdroj: (12) Tento snímek obrazovky (Obr. 9) znázorňuje vytvoření nového úkolu. Je vidět, že aplikace zůstává přehledná i v případě, že uživatel musí zpracovávat komplikovanější formuláře. Prostor pro obsah byl rozšířen na celou šířku aplikace a uživateli se zobrazují pouze data, která potřebuje k vytvoření nového úkolu. Dále má uživatel možnost se kdykoli přemístit v rámci aplikace. Všechna data zpracovává uživatel najednou. Pokud uživatel vytváří úkol či projekt, vždy vytváří celou položku najednou. V některých aplikacích můžeme narazit na řešení, kdy jsou jednotlivé atributy vyplňovány postupně. Například uživatel nejdříve vyplní název projektu a až po uložení projektu může vyplňovat další informace. Dochází tím ke zbytečným časovým prodlevám. 50

51 9.2.2 Výsledky aplikace Easy Projects Obr. 10: Easy Projects > Výpis projektů Zdroj: (13) Aplikace Easy Projects sice zákazníkům poskytuje největší množství funkčností, nicméně z hlediska uživatelského rozhraní mi nepřijde natolik promyšlená jako například výše uvedená aplikace Easy Project. Aplikace není příliš intuitivní. Jednotlivé funkčnosti musí uživatelé hledat a ztrácí tak přehled o pohybu v rámci aplikace. Často jsou uživateli nabízeny podpůrné funkčnosti (filtry), které zabírají poměrně značnou část z obrazovky a podstatné informace jsou odsunuty až do nižších pozic na stránce. Podpůrné funkčnosti se sice dají předdefinovat, ale jejich zobrazení už ne. Na výše uvedeném snímku (Obr. 10) je pod číslem 1 část layoutu, kde je umístěné menu aplikace. Menu aplikace je příliš komplikované a přijde mi, že jednotlivé úrovně zobrazení neodpovídají reálné úrovni jednotlivých sekcí. Například projekty a úkoly jsou pod jednou záložkou a na pravé straně je samostatná záložka výkazy. Z osobního hlediska mi nepřijde, že by v projektovém řízení měly vetší váhu výkazy, než projekt a úkoly. Další zajímavou položkou v hlavním menu je sekce, kde si uživatel může vytvářet vlastní formuláře pro požadavky nebo například výkazy práce. Z hlediska poskytovaných služeb je to zajímavá funkčnost. Z hlediska frekvence používání funkčnosti, mi přijde služba nepodstatná a nevidím důvod, proč by měla být zobrazována v hlavním menu. Hlavní menu mi přijde nepřehledné a bohužel tak zbytečně vzniká dezorientace uživatele. Pod číslem dva jsou znázorněny filtry. V této části layoutu aplikace se zobrazují filtry pro různé výběry a správu jednotlivých položek. Jak jsem již zmiňoval, filtry mi přijdou zbytečně rozsáhlé a myslím si, že v dnešní době není problém filtry integrovat přímo do sloupců tabulky. Část označená číslem tři pak zobrazuje jednotlivé položky. Položky jsou povětšinou zobrazovány v tabulce, což si myslím, že je správně. 51

52 Obr. 11: Easy Projects > Detail projektu > Přehled úkolů Zdroj: (13) Na snímku obrazovky (Obr. 11) uvedeném výše mě zaujal přehled úkolů, který je tvořen přehlednou interaktivní tabulkou. Všechny údaje o úkolu lze spravovat přímo z tabulky. I když je toto zobrazení příjemné, přehledné a jednoduše ovladatelné, nerozumím tomu, že v jiné sekci už jednotlivé položky nelze takto zobrazit. Uživatel tak pracuje s teoreticky stejnými informacemi, ale pokaždé jinak. Myslím si, že nechat uživatele dělat stejnou věc, pokaždé jiným způsobem, je jedna z nejhorších vlastností systému. Obr. 12: Easy Projects > Detail úkolu 1 Zdroj: (13), upraveno autorem Na snímku obrazovky (Obr. 12) výše je zobrazeno zakládání nového úkolu. Další atributy úkolu jsou na obrázku skryté. Aplikace je na nejnižší úrovni funkčností přehledná a snadno ovladatelná. 52

53 Problém však vzniká u celkové ovladatelnosti aplikace. Jak jsem již zmiňoval, osobně si myslím, že největší problém aplikace z hlediska ovládání je špatně navržené menu aplikace. Bohužel tento fakt kazí celkový dojem z aplikace a její ovladatelnost se s tímto snižuje Výsledky aplikace Basecamp Obr. 13: Basecamp > Výpis projektů 1 2 Zdroj: (14), upraveno autorem Aplikace Basecamp je dle mého názoru typickým příkladem, jak lze jednoduchá funkčnost, věc, udělat složitě. Basecamp je produkt, který o sobě tvrdí, že jeho ovládání je jednoduché, srozumitelné a přehledné. Nevím, jestli je to pouze můj osobní pocit, ale myslím si, že tato aplikace se jednoduše a přehledně neovládá. Na obrazovce (Obr. 13) je pod číslem jedna znázorněný prostor pro hlavní aplikační menu. Pod číslem dva je znázorněný prostor pro obsah jednotlivých sekcí. V určitých částech aplikace, zejména pak ve veškerých výpisech a v seznamech položek, chybí jednotná forma a řád. Je důležité připomenout, že nyní nehodnotíme aplikaci z množství poskytovaných služeb, ale z celkového dojmu používání produktu. Musím ale říci, že například Easy Project poskytuje u jednotlivých projektů mnohem více možností a zůstává mnohem přehlednější. 53

54 Obr. 14: Basecamp > Detail projektu > Přehled projektu 1 2 Zdroj: (14), upraveno autorem Na této stránce (Obr. 14) je patrné, že na zobrazování obsahu jednotlivých sekcí, je něco v nepořádku. Jedná se sice o přehled projektu, takže je zde zobrazeno více různých informací, jako jsou Diskuze, Úkoly nad projektem a Přehled souborů, ale systém zobrazování není přehledný. Každá položka má svůj název, autora, nadpis, popis atd., ale aplikace jednou zobrazuje autora na posledním místě, pak zobrazuje autora na místě prvním. Aplikaci chybí v mnoha částech sjednocení zobrazování informací. Uživatel si musí zvykat v každé sekci na něco jiného. Myslím si, že pokud by byly údaje o položkách zarovnány do pomyslné tabulky, byl by přehled mnohem čistší. Autoři se nepřehlednost snaží vylepšit prostorem, který jednotlivým položkám dají. Jediným výsledkem tohoto jevu je, že obsah jednotlivých sekcí je zbytečně roztažený a zabírá tak více prostoru. Dále si můžeme povšimnout menu projektu, které je umístěné pod názvem projektu (Webová prezentace). Menu ve mně vůbec neevokuje pocit, že bych měl na jednotlivé položky kliknout. Chybí mi zde jednoznačný a konzistentní design u funkčních prvků. 54

55 Obr. 15: Basecamp > Detail projektu > Nový úkol 1 Zdroj: (14), upraveno autorem Poslední snímek obrazovky (Obr. 15) znázorňuje vytváření úkolu v rámci přehledu úkolů. Zde si můžeme povšimnout, že nám zmizelo menu, kterým jsme se mohli pohybovat v rámci projektu. Abychom se dostali do jiné sekce projektu, musíme kliknout na název projektu a dostat se tak do sekce Přehled projektu a opět vybrat správnou sekci. Těchto chyb v interakčním designu (ovládání) je v aplikaci poměrně hodně. Také si zde můžeme povšimnout, že ve vyznačeném poli jedna, kde je zobrazen formulář pro založení nového úkolu, je pouze jedno pole pro vyplnění. U úkolu nemůžeme vyplnit ani název. Dále musíme nejdříve vyplnit určité údaje o úkolu a až následně můžeme úkol někomu přiřadit, nebo například vyplnit datum ukončení. Údaje se tedy nezadávají komplexně na jednom místě. Musím konstatovat, že Basecamp je z hlediska interakčního designu a uživatelské přívětivosti nedostačující. 55

56 9.2.4 Výsledky aplikace Projectial Obr. 16: Projectial > Výpis projektů Zdroj: (15), upraveno autorem Aplikace Projectial je asi nejbližším produktem Basecampu. Co se týče množství poskytovaných služeb, jsou na tom obě aplikace zhruba stejně. Aplikace Projectial má navíc, na rozdíl od Basecampu interakční design, kterým dokáže oslovit. Aplikace je jednoduchá a přehledná. Ovládání aplikace je proto mnohem jednodušší než u Basecampu. Layout aplikace je rozdělen do tří základních částí viz snímek výše (Obr. 16). V levé části pod číslem jedna je hlavní aplikační menu, kterým se uživatel dostane do určité sekce aplikace. V horní části, pod číslem dva, je menu sekce. Pod číslem tři je prostor, kde se zobrazuje samotný obsah sekcí. V aplikaci jsou některé prvky nedořešené, například všechny atributy položky nelze vyplňovat najednou a projekt musíte nejdříve pojmenovat, následně uložit a pak teprve vyspecifikovat případné další parametry. Co se týče chyb v interakčním designu, které jsem uváděl v aplikaci Basecamp, jako je například sjednocení ovládacích prvků, tak to se v Projectialu povedlo a uživatel si tak velice rychle zvykne na ovládání aplikace. Ovládání je v tomto směru konzistentní ve všech sekcích aplikace. 56

57 Obr. 17: Projectial > Detail projektu > Přehled úkolů 1 2 Zdroj: (15), upraveno autorem Na tomto screenu (Obr. 17) je vidět přehled jednotlivých úkolů v rámci jednoho projektu. Úkoly sice nelze výrazně kategorizovat a zanořovat do větších úrovní, ale zobrazení je přehledné a použitelné. Uživatel má z přehledu pojem o celkovém stavu úkolu a nemusí tak přímo zobrazovat detail úkolu. Některé atributy úkolu lze editovat přímo, aniž by uživatel musel komplikovaně rozklikávat strukturu úkolu a hledat atribut, který chtěl upravit. Na druhou stranu může být tato vlastnost nežádoucí při celkové změně úkolu. Obr. 18: Projectial > Výkaz odpracovaných hodin 1 2 Zdroj: (15), upraveno autorem Poslední snímek obrazovky zobrazuje detail úkolu. Myslím si, že z hlediska uživatelské přívětivosti a interakčního designu je aplikace vydařená a používání aplikace je jednoduché a příjemné. 57

58 V porovnání s ostatními produkty je tento produkt nejblíže aplikaci Easy Project, která je dle mého názoru z hlediska UI a UX nejlepší. Bohužel je Projectial slabší v oblasti množství poskytovaných služeb. 58

59 10. ZÁVĚR V první části práce jsem se věnoval charakteristice pojmů spojených s projektovým řízením, jako je management, projekt, agilní a tradiční metodiky. Ukázali jsme si, proč je projektové řízení důležité a proč je vhodné projektové řízení podpořit informačním systémem nebo aplikací. Ukázali jsme si, jak vidí problematiku projektového řízení jednotliví odborníci a co všechno projektové řízení obsahuje a obnáší. Představili jsme si dva základní typy metodik, se kterými se v oblasti projektového řízení můžeme setkat a to tradiční přístup a agilní přístup. Dále jsme si definovali základní pojmy, které byly důležité pro praktickou část práce jako je například uživatelské rozhraní, uživatelská přívětivost či zkušenost. V praktické části mé práce jsem analyzoval čtyři vybrané nástroje pro projektové řízení menších až středně velkých projektů. Analýza byla rozdělena na dvě části a to analýzu kvality a rozsahu poskytovaných služeb a analýzu z hlediska uživatelské přívětivosti a interakčního designu. V rámci analýzy z hlediska funkčností byly aplikace bodovány na základě kvality a kvantity (viz KKTR str. 15) poskytovaných služeb. Jednotlivé aplikace jsem postupně procházel a zkoumal jejich poskytované funkčnosti při vytváření fiktivních projektů a simulaci projektového týmu. V jednotlivých aplikacích jsem se v rámci možností snažil vytvářet stejné scénáře projektového řízení, abych dosáhl co nejlepší porovnatelnosti funkčností. V průběhu podrobné analýzy jsem se potýkal s mnoha problémy spojenými právě s jiným pojetím jednotlivých funkčností ze stran výrobců těchto aplikací. Podívejme se například na funkčnost strukturování úkolů zařazenou do modulu Správa úkolů. Aplikace Basecamp a Projectial považují za nejdůležitější, aby byly úkoly strukturovány a spravovány co nejjednodušeji, nejrychleji a nejpřímočařeji. Proto tuto funkčnost substituují takzvaným To-Do listem, což si lze představit jako sofistikovanější nákupní seznam. Toto pojetí by mohlo být vhodným doplňkem pro agilní metodiky, založené na jednoduchých krátkých iteracích, které nevyžadují několikanásobné zanořování úkolů. Na druhé straně stojí aplikace Easy Project (CZ) a Easy Projects, které umožňují uživatelům vytvářet komplexní závislosti mezi jednotlivými úkoly a dovolují tak multidimenzionální seznamy úkolů, ze kterých lze v závěru vytvářet například Ganttovy diagramy. Níže uvedená tabulka znázorňuje výsledky aplikací z této analýzy, kde je patrné, že aplikace můžeme rozdělit do dvou potenciálních skupin, které tvoří na jedné straně Easy Project (CZ) a Easy Projects a na straně druhé Projectial a Basecamp. Tab. 11: Přehled výsledků z analýzy funkčností Easy Projects Easy Project (CZ) Projectial Basecamp 97 bodů 92 bodů 48 bodů 46 bodů Zdroj: vlastní zpracování Z hlediska kvality a kvantity poskytovaných služeb se na prvním místě umístila aplikace Easy Projects, která uživatelům poskytuje největší množství funkčností a nástrojů pro projektové řízení. Na druhém místě se umístila aplikace Easy Project (CZ), která je dle mého názoru srovnatelná 59

60 z hlediska poskytovaných funkčností s předchozí aplikací. V hodnocení aplikací jsou drobné rozdíly v modulech Správa milníků a Správa zdrojů, nicméně se nejedná o zásadní nedostatky. Lze tedy konstatovat, že aplikace Easy Project (CZ) dopadla v této analýze, stejně jako Easy Projects, velmi dobře. Na třetím místě by se umístila aplikace Projectil, jejíž provoz a vývoj byl bohužel v samotném závěru dokončování mé práce (9. srpna 2012) náhle ukončen (oficiální vyjádření provozovatele aplikace přikládám v příloze č. 1). Aplikace přitom poskytovala uživateli dostatečné množství funkčností k projektovému řízení a myslím si, že by v oblasti menších projektů našla své umístění. Na třetím místě se tedy umístila aplikace Basecamp, která získala v této analýze nejméně bodů. Neznamená to však, že by aplikace byla nepoužitelná v této oblasti. Nicméně množství a kvalita poskytovaných služeb se mi zdála velice strohá a v porovnání s prvními dvěma zmiňovanými aplikacemi je rozdíl znatelný. Tuto aplikaci bych doporučoval pro velice malý projektový tým a projekty, které si nežádají složité a rozsáhlé řízení. Druhou a nedílnou součástí srovnání je pohled na uživatelskou přívětivost a interakční design aplikací. Analýzu z tohoto pohledu jsem prováděl zároveň s hodnocením aplikací z hlediska funkčností. Zaznamenával jsem si klíčové nedostatky a všechny pozitivní či negativní dojmy. Osobně si myslím, že tato analýza je stejně důležitá, jako je analýza předchozí. Aplikace by uživateli měla poskytnout přidanou hodnotu a urychlit či zpřehlednit práci na projektu. Pokud bude práce s aplikací nepřehledná a zdlouhavá, nemůže být aplikace dlouhodobě úspěšná. Celkové hodnocení aplikací, a to i s ohledem na druhou analýzu, vypadá následovně: 1. Easy Project (CZ) 2. Easy Projects 3. Basecamp Na prvním místě bych pro řízení projektů jednoznačně volil aplikaci Easy Project (CZ), která mě překvapila svým intuitivním ovládáním. Aplikace poskytuje velké množství nástrojů, ale zůstává stále přehledná. Easy Project dodržuje konzistenci navigačních a funkčních prvků ve všech sekcích aplikace, což má za následek, že uživatel se naučí aplikaci ovládat během několika desítek minut až hodin. Na druhém místě volím aplikaci Easy Projects, k jejíž uživatelské přívětivosti mám drobné výhrady. Například zobrazování teoreticky stejných informací různým způsobem zbytečně staví uživatele do situací, kdy je zmatený a neví, jak se v aplikaci orientovat. Proto jsem aplikaci musel, právě z hlediska použitelnosti, posunout na druhé místo. Raději bych využíval Easy Project (CZ) s menším množstvím nabízených funkčností, než Easy Projects, který podle mého názoru není ideální z pohledu interakčního designu. Na třetím místě by se umístila aplikace Projectial, která mě příjemně překvapila v oblasti použitelnosti i v oblasti interakčního designu. Aplikace byla u všech sekcí konzistentní v ovládacích a navigačních prvcích. Na druhou stranu se v aplikaci často nedaly zadávat všechny údaje na jednom místě a například při zakládání nového projektu bylo potřeba nejprve napsat název projektu, následně projekt založit a pak teprve jednotlivé atributy dodatečně definovat. Takovýchto nedostatků 60

61 nebylo moc, a proto si myslím, že byla aplikace nadějným konkurentem aplikacím podobného zaměření. Na třetím místě se tedy umístila aplikace Basecamp. Ta mě neoslovila z hlediska interakčního designu, ani poskytovanými funkčnostmi. Očekával jsem, že aplikace bude snadno ovladatelná a práce s aplikací bude rychlá a přehledná. S aplikací se mi však nepracovalo dobře. V Basecampu, dle mého názoru, není dodržena konzistence jednotlivých ovládacích a navigačních prvků a často se zde zobrazují informace, které mají stejné atributy zcela jinak. Uživatel je tak zmatený a interakční design působí chaoticky. Tento jev má za následek neustálé hledání jednotlivých ovládacích a navigačních prvků a nepřehlednost spravovaných informací. Je možné, že je tento pohled pouze mým subjektivním názorem, který nereprezentuje většinu. Nicméně takovéto zkušenosti s aplikací mám a považuji za nutné je konstatovat. Závěrečné vyhodnocení koresponduje s cenami za užívání jednotlivých produktů, kdy na prvním místě se umístil nejdražší produkt. Vzhledem k výsledkům analýz mi stále není jasná úspěšnost produktu Basecamp, který je (podle oficiálních stránek výrobce (14)) celosvětově rozšířeným produktem v této oblasti. 61

62 11. CONCLUSION The first part of the thesis is dedicated to defining the terminology associated with project management, for example management, agile and traditional methods. It had shown why is project management important and why it is convenient to support the project management by an informational system or by an application. It revealed how project management is viewed by individual experts and what sort of things it includes. The two basic types of methods were presented, which one is likely to encounter the agile and traditional method. We also defined the basic vocabulary, which was necessary for the practical part eg.: design interaction, user affability and user experience. In the practical part of my thesis I analyzed four chosen instruments for project management of small to medium sized projects. The analysis had been divided to two parts, in the following matter: first being the analysis of quality and range of the offered services, the second analysis presenting user affability and design interaction. Within the analysis from the functional point of view were the applications rated based on quality and quantity of the offered services (see KKTR page 15). I explored the functionality the individual applications delivered when creating fictional projects and a project management simulation. I tried to create the same scenarios in every single application as much as possible, in order to achieve the best contrast of the functionality. During the detailed analysis I encountered many complications concerning the different concept of the functions from the producer s side. Let s take a look for example at the functionality of structuring assignments, which are part of module Assigment Management. Application Basecamp and Projectil want the structure and management of the assignments to be as easy, fast and straightforward as possible. This function is substituted by a To Do list, which can be imagined as a sophisticated shopping list. This concept would be valid complement for the agile methods, which are based on easy short repeations, which do not need a multiple assignment assemble. On the other side stands Easy Project (CZ) and Easy Projects, which enable the user to create complex relations between individual assignments and thus allow multidimensional assignment lists, from which at the end a Gantt diagram can be created. The chart below shows the results of these applications. It is obvious that the applications can be divided into two potential groups, which on one side are created by Easy Project and Easy Projects and on the other side by Projectil and Basecamp. Tab. 12: Overview of results Easy Projects Easy Project (CZ) Projectial Basecamp 97 Points 92 Points 48 Points 46 Points Source: own processing When considering the quality and quantity of the offered services Easy Projects won the first place, because it supplies the users with the greatest amount of functions and tools for project manage- 62

63 ment. Easy project took second place and it has similar functioning as the previous application. The evaluation contains little differences in the module Milestone management and Resource management, nevertheless this imperfection isn t fundamental to change the results. Therefore it can be said that Easy Project did as well as Easy Projects. Projectil took third place and unfortunately stopped functioning at the end of my thesis (August 9, 2012). The official statement of the application s operator can be found in the appendix number 1. However the application itself offered the user a satisfying amount of functions for project management and I believe that it could ve had a solid position in the area of smaller projects. Finally the third place belongs to the application Basecamp, which attained the least points in this analysis. It doesn t mean that the application is completely unusable in this area, however the range and quality of the offered services was very low and when being compared to the two previous applications the difference was noticeable. I would recommend this application for a very small project team and for projects, which do not need complex management. The second part of the analysis is also vital. It deals with user affability and design interaction. I completed this part of the investigation together with the prior part. I recorded the key deficiencies and all positive and negative impressions. Personally I think that this analysis was as significant as the previous one. The application should be able to provide a certain value added and speed up the project work. If the manipulation of the application should be unclear and slow, the application can be unsuccessful in the long term. When putting the two analyses together, the general evaluation comes up to this: 1. Easy Project 2. Easy Projects 3. Basecamp If I were to pick an application for project management my first choice would be definitely Easy Project (CZ), which surprised me with its intuitive control. The application offers a wide range of tools and stays uncluttered at the same time. Easy Project is consistent with navigational and functional components in all sections, which results in the user being able to operate the application within a couple of hours. The second place in the overall evaluation was given to Easy Projects with some objections to its user affability. For example displaying relatively similar information in various forms puts user in a confusing position when trying to orient him or herself. This is the reason why the application was lowered to second place. I would prefer using Easy Projects (CZ) with a lower range of functions rather than Easy Projects, which in my opinion is unsuitable in design interaction. Projectil would have taken third place if it hadn t stopped operating. It surprised me with its applicability even in the area of interaction design. The application had been consistent in controlling and navigational components. On the other side it was often impossible to enter all the data in one place for example when creating a new project it was necessary first to name the project, only then to it was possible to create the project and at that point it was finally possible to define the 63

64 specific attributes. There weren t many of such shortages and for that reason I believe that the application was able to compete with applications of similar focus. Consequently, the third place was then given to the application Basecamp. It hadn t appealed to me in the areas of design interaction and functions it offered. I expected for the application to be easily controllable, which would make the work fast and clear. However working with this application was a disappointment. In my opinion Basecamp is missing a consistency in controlling and navigational components and often the displays information that have the attributes mixed up. Therefore the user is disordered and the design interaction seems chaotic. This results in never ending search for the controlling ale navigational components and a chaos of the information. It is possible that this insight is subjective and doesn t represent the majority, however this in my personal experience with this application and I feel it s necessary to report it. The overall evaluation corresponds with prices for the use of the individual products, because the first place application is also the most expensive. With regards to my investigation it is still unclear to me why Basecamp is so successful - according to the official webpage of the producer (14) it is a world wide spread product in this area. 64

65 12. ZDROJE 1. Veber, Jaromír a kol. Management. 2. Praha : Management Press, s. r. o., ISBN Kovář, Vladimír, a další, a další. Unicorn ES Powered Company: Management. 1. revidované vydání. Praha : Unicorn College, s. r. o., ISBN Doležal, J. a kol. Projektový management podle IPMA. Praha : Grada, ISBN Svozilová, Alena. Projektový management. 1. vydání. Praha : Grada, ISBN Mooz, Hal, Forsberg, Kevin a Cotterman, Howard. Communicating Project Management. New Jersey : John Wiley a Sons, ISBN The Stationery Office. Managing Successful Projects with PRINCE2. 5. vydání. Londýn : autor neznámý, ISBN Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. 3. vydání ISBN Szalvay, Victor. Scrum: The Basics. Scrum Alliance. [Online] Bruckner, Tomáš a kol. Tvorba informačních systémů. Praha : Grada, ISBN Weinscheng, Susan. 100 věcí, které by měl každý designér vědět o lidech. 1. vydání. Brno : Computer Press, a. s., ISBN Lidwell, William, Holden, Kritina a Butler, Jill. Univerzální principy designu. 1. vydání. Brno : Computer Press, a. s., ISBN Easy Software, s. r. o.. Funkce. Easy Project. [Online] [Citováno: ] Logic Software, Inc. Project Management Software. Easy Projects. [Online] [Citováno: ] signals, LLC. Project management software. Basecamp. [Online] [Citováno: ] Projectial. Projectial - efektivní řízení projektů a lidí. Projectial. [Online] [Citováno: ] 65

66 16. SEZNAM POUŽITÝCH POJMŮ A ZKRATEK Pojem/Zkratka UI UX IT Význam User Interface (uživatelské rozhraní) User Experience (subjektivní pocit, cítění uživatele ohledně vzhledu, používání určité věci) Informační Technologie 66

67 17. SEZNAM OBRÁZKŮ Obr. 1: Alternativní způsoby naplnění cíle Obr. 2: Transformace podniku Obr. 3: Typy managementu Obr. 4: Trojimperativ Obr. 5: Atributy projektu - KKTR Obr. 6: Dekompozice problému Obr. 7: Easy Project > Výpis projektů Obr. 8: Easy Project > Detail projektu > Přehled projektu Obr. 9: Easy Project > Detail projektu > Nový úkol Obr. 10: Easy Projects > Výpis projektů Obr. 11: Easy Projects > Detail projektu > Přehled úkolů Obr. 12: Easy Projects > Detail úkolu Obr. 13: Basecamp > Výpis projektů Obr. 14: Basecamp > Detail projektu > Přehled projektu Obr. 15: Basecamp > Detail projektu > Nový úkol Obr. 16: Projectial > Výpis projektů Obr. 17: Projectial > Detail projektu > Přehled úkolů Obr. 18: Projectial > Výkaz odpracovaných hodin

68 18. SEZNAM TABULEK Tab. 1: Základní informace produktu Easy Project Tab. 2: Základní informace produktu Easy Projects Tab. 3: Základní informace produktu Basecamp Tab. 4: Základní informace produktu Projectial Tab. 5: Legenda k analýze funkčností Tab. 6: Analýza aplikace Easy Project Tab. 7: Analýza aplikace Easy Projects Tab. 8: Analýza aplikace Basecamp Tab. 9: Analýza aplikace Projectial Tab. 10: Výsledky analýzy funkčností Tab. 11: Přehled výsledků z analýzy funkčností Tab. 12: Overview of results

69 PŘÍLOHA Č. 1 UKONČENÍ ČINOSTI APLIKACE PROJECTIAL Údaje převzaté z internetového blogu produktu: 69