Podklad k bodu č. 3 Volba člena výboru pozvánky na Shromáždění SVJ Hnězdenská , konaného

Transkript

1 Podklady na shromáždění Společenství vlastníků jednotek Hnězdenská , Hnězdenská 583, Praha 8, které se koná 7. června 2016 v Malém divadelním sále Kulturního domu Krakov, Těšínská 600, Praha 8 od 18:30 hod. Vysvětlivky: Je-li v textu použit výraz družstvo jedná se o Družstvo vlastníků domů Hnězdenská , bytové družstvo, Hnězdenská č. p. 583, Praha 8-Troja, IČ: Je-li použit termín SVJ či společenství jedná se o Společenství vlastníků jednotek Hnězdenská , Hnězdenská 583 Praha 8-Troja, PSČ , IČ: Stav informací: k Podklad k bodu č. 3 Volba člena výboru pozvánky na Shromáždění SVJ Hnězdenská , konaného Členka výboru SVJ Mgr. Anděla Bujalková se rozhodla nepokračovat dál v práci ve výboru z důvodu časové zaneprázdněnosti. O práci člena výboru projevila zájem Ing. Arch. Hana Míková ze vchodu 584, jejíž kandidaturu výbor SVJ předkládá Shromáždění Pokud má někdo o členství a práci ve výboru zájem, prosím přihlaste se před zahájením hlasování k bodu č. 3 nebo máte tip na dalšího kandidáta (který písemně nebo před shromážděním ústně s kandidaturou souhlasí), můžete jej samozřejmě navrhnout před zahájením hlasování k bodu č. 3. Podklad k bodu č. 4 Schválení modernizace kamerového systému pozvánky na Shromáždění SVJ Hnězdenská , konaného Kamerový systém je, jak zaznělo už loni na prosincovém shromáždění, vypnutý. O jeho zprovoznění stojí jak bylo zřejmé na posledním shromáždění drtivá většina obyvatel domu. Dřívější podmínka Úřadu pro ochranu osobních (UOOU) souhlas všech, které kamery zaznamenávají již není ze strany úřadu striktně vyžadována pokud se prokáže, že nad právem na ochranu soukromí převažuje právo na ochranu života, zdraví a majetku. Výbor SVJ je přesvědčen, že toto je i případ našeho domu ve prospěch spuštění kamerového systému hrají dřívější krádeže kol, vyšetřování pokusu o násilný trestný čin, poškozování věcí ve společných prostorách domu, nebezpečné aktivity na schodištích a chodbách domu (kouření a popíjení různých part) poškozování fasády, poškozování nástěnek apod. Výbor SVJ proto požádal firmu, která instalovala kamerový systém, aby zpracovala nabídku na rozšíření a modernizaci systému. Nově by tak měly být kamery umístěny například v kolárnách a kočárkárnách či v suterénu tak, aby zaznamenávaly prostor i při zavřených protipožárních dveřích. Kamery zaznamenávající vstupní dveře budou dle doporučení odborné firmy umístěny tak, aby monitorovaly i prostor u poštovních schránek. Odbornou firmou, která nabídku zpracovala je Griffin-Alkon. Nabídka je zpracována jako úprava a rozšíření stávajícího systému. Obsahuje ale dvě záznamová zařízení, protože při větším počtu kamer je zařízení, které používalo družstvo nedostačující. Nabídková cena činí ,50 Kč bez DPH (nabídka v Příloze podkladů č. 1, nabídka je zpracovaná ve verzi, kdy musíme vše, vyjma kabelů a stávajících kamer hradit sami). Stanovisko UOOU, které bylo zpracováno na základě žádosti výboru SVJ tvoří přílohu č. 2 podkladů. 1 Podklady na shromáždění Společenství vlastníků jednotek Hnězdenská , Hnězdenská 583, Praha 8 konaného 7. června 2016 v Malém divadelním sále Kulturního domu Krakov, Těšínská 600, Praha 8 od 18:30 hod.

2 Otázkou tak zůstává, zda dojde k dohodě s družstvem na odprodeji zařízení za zůstatkovou cenu nebo bezplatnému zapůjčení. Pokud k dohodě nedojde, shromáždění pověří výbor, aby vybrala firmu na instalaci nového kamerového systému. Osobou, která bude zodpovědná za zpracování osobních údajů navrhuje výbor Ing. Jiřího Horela jako jeho zástupce pro případ nepřítomnosti Mgr. Jiřího Kučeru. Návrh usnesení: Shromáždění SVJ souhlasí s instalací a provozováním kamerového systému v objektu. Shromáždění pověřuje výbor SVJ uzavřením smlouvy s firmou Griffin-Alkon, na modernizaci stávajícho kamerového systému vč. registrace systému na Úřadu pro ochranu osobních údajů a pověřuje výbor provozováním kamerového systému. Shromáždění ukládá výboru zpracovat pravidla pro zpracování osobních údajů. Shromáždění pověřuje výbor SVJ uzavřením smlouvy s Družstvem vlastníků domů Hnězdenská , bytové družstvo, Hnězdenská 583, Praha 8 na odkup části stávajícího kamerového systému, případně uzavřením smlouvy na bezplatný pronájem části stávajícího kamerového systému v objektu. Shromáždění SVJ souhlasí, aby v případě, že kdy nedojde k dohodě s družstvem o odkoupení nebo zapůjčení na dobu neurčitou, případně pokud se jednání s družstvem nepodaří úspěšně ukončit do , aby výbor SVJ vybral firmu na instalaci nového kamerového systému a aby uzavřel příslušnou kupní a servisní smlouvu. Cena zakázky nesmí překročit limit stanovený výboru shromážděním. Na příštím shromáždění podá výbor SVJ informaci o modernizaci kamerového systému. Shromáždění souhlasí, aby instalace kamerového systému byla uhrazena z Fondu oprav a správy. Podklad k bodu č. 5 Informace o činnosti výboru od posledního shromáždění pozvánky na Shromáždění SVJ Hnězdenská , konaného 7. června Výbor SVJ respektoval vůli shromáždění a pokusil se opakovaně dohodnout s družstvem na dokončení převzetí správy objektu a dokončení finančního vypořádání. S představenstvem družstva se sešel třikrát, družstvo předalo vždy jen část dokumentace související se správou a část dokumentace související s finančním vypořádáním. Oba tyto úkoly byly splněny, z důvodů na straně družstva jen částečně. Po březnové schůzce ustala ze strany představenstva družstva jakákoliv činnost ve vztahu k dokončení úkolů. Zápisy z jednání jsou k dispozici na webu SVJ Výbor SVJ nechal zrekonstruovat kancelář ve vchodu 583, byl pořízen notebook a tiskárna se skenerem. Byly provedeny elektrorevize a požární prohlídky objektu. Revizní zprávy byly výboru předány, závady v nich uvedené byly odstraněny. Výbor SVJ zpřístupnil 29. ledna 2016 na žádost družstva všechny smlouvy SVJ. Zástupci družstva si vyžádali kopie smluv s firmou Ista, JUDr. Hana Slabá a Ing. Horelem, které jim byly na místě vyhotoveny. Výbor SVJ řešil havárii na stoupačce teplé vody ve vchodu 583, 8. patro. Havárie měla stejné příčiny špatnou instalaci, nevhodný materiál, nesprávné kotvení jako havárie, které předcházely výměně stoupaček ve vchodech 585 a 584. Odměny za práce spojené s odečty vodoměrů: Dohody o provedení práce podepsány a odměny vyplaceny. Celkem vyplaceno 6000 Kč. Výbor převzal dodatečně od družstva ještě jeden elektroměr pro vchod 584. Zaměstnankyni firmy JUDr. Hana Slabá byla formou dohody o provedení práce za práce nad rámec povinnosti při zpracování údajů k vyúčtování vyplacena odměna 5000 Kč. Konkrétně za pořízení měsíční evidence předpisu fondů a záloh na služby u jednotlivých vlastníků a členů 2 Podklady na shromáždění Společenství vlastníků jednotek Hnězdenská , Hnězdenská 583, Praha 8 konaného 7. června 2016 v Malém divadelním sále Kulturního domu Krakov, Těšínská 600, Praha 8 od 18:30 hod.

3 družstva za období 1-6/2015 do počítačového programu na správu majetku tak, aby mohlo být provedeno vyúčtování služeb souvisejících s užíváním bytů v objektu Hnězdenská , Praha 8, za celý rok Podklad k bodu č. 6 Příprava na revitalizaci objektu pozvánky na Shromáždění SVJ Hnězdenská , konaného 7. června Jedním z hlavních dlouhodobých úkolů výboru je příprava revitalizace našeho domu. Protože si členové výboru uvědomují, že tato problematika zajímá většinu obyvatel domu, proběhla na toto téma nedávno anketa, které se zúčastnilo na čtyřicet respondentů. Po vyhodnocení vyplněných anketních lístků vyšlo, že stav a případné potřeby našeho domu vnímáte podobně jako výbor. Nejčastěji byla v položce JE URČITĚ TŘEBA zaškrtnuta IZOLACE ZÁKLADŮ (v 35 případech). Následovalo ZATEPLENÍ FASÁDY (31x), VSTUPNÍ PROSTORY A KAMEROVÝ SYSTÉM (27x), ELEKTROINSTALACE (20x), OKOLÍ DOMU (15x), SPOLEČNÉ PROSTORY a ČIPOVÉ OTVÍRÁNÍ DVEŘÍ (13x), UZAVŘENÉ KLECE NA POPELNICE (11x), VZDUCHOTECHNIKA (8x), ROZVODY VODY (6x), TOPENÍ (2x) a STŘECHA (1x). Kromě toho se v připomínkách objevovaly i další náměty. Všemi podněty se bude výbor zabývat a i do budoucna je možno přispět novými nápady. Dalším krokem pro zlepšení stavu našeho domu a zvýšení kvality bydlení v něm je nechat zpracovat projekty na jednotlivé kroky. Zpracování projektu musí předcházet odborné posouzení stavu objektu. Na základě vypracovaného projektu bude možné zpracovat výkaz výměr a orientační rozpočet. Poté bude možno oslovit realizační firmy a vypsat výběrové řízení na revitalizaci objektu. Výbor SVJ proto předkládá shromáždění návrh rozhodnutí, na základě kterého může nechat odborně posoudit stav objektu a zpracovat projekt. Po vypracování projektu, rozhodne další shromáždění o celkovém rozsahu prací, postupu a financování. Z informací, které výbor dosud získal z diskuzí s odbornými firmami se cena přípravných a projekčních prací může pohybovat v rozsahu ,- až ,- Kč. Návrh usnesení Shromáždění společenství vlastníků jednotek Hnězdenská , se sídlem Hnězdenská 583, Praha 8, IČ: pověřuje výbor SVJ, aby nechal odborně posoudit stav objektu Hnězdenská a nechal zpracovat projekt jeho celkové revitalizace. Celková hodnota výše uvedených prací nesmí překročit ,- Kč. Shromáždění ukládá výboru SVJ povinnost informovat o postupu přípravy revitalizace příští shromáždění SVJ. Podklad k bodu č. 7 Projednání roční účetní závěrky 2014 pozvánky na Shromáždění SVJ Hnězdenská , konaného 7. června Družstvo ani přes několik výzev zaslaných výborem SVJ jak představenstvu, tak účetní firmě družstva nesplnilo úkol z loňského shromáždění a nepředložilo přepracovanou roční účetní závěrku za rok Na shromáždění bylo přijato usnesení: Shromáždění ukládá výboru vyžádat po bývalém pověřeném vlastníkovi, aby ve spolupráci s účetní firmou písemně doplnil a doložil SVJ předložené údaje a následně zpracoval roční účetní závěrku za rok 2014 tak, aby odpovídala platným předpisům a skutečnému stavu, a to do Výbor SVJ proto předkládá Roční účetní závěrku za rok 2014 zpracovanou předchozích pověřeným vlastníkem-družstvem v nezměněné podobě. (Roční účetní závěrka předaná družstvem je Přílohou č. 3 podkladů na shromáždění společenství vlastníků jednotek Hnězdenská , Hnězdenská 583, Praha 8 konaného 7. června 2016.) 3 Podklady na shromáždění Společenství vlastníků jednotek Hnězdenská , Hnězdenská 583, Praha 8 konaného 7. června 2016 v Malém divadelním sále Kulturního domu Krakov, Těšínská 600, Praha 8 od 18:30 hod.

4 Při porovnání dokladů (nikoliv tabulek, které družstvo předalo pod názvem finanční vypořádání na základě stavu hospodaření k a které byly přílohou podkladů na prosincové shromáždění společenství, proto nepřipojujeme) a oficiálních veřejně dostupých dokladů byly zjištěny rozdíly v neprospěch vlastníků. Z tohoto důvodu je připravena žaloba (v datu konání shromáždění již nejspíš byla podána) na vyplacení finančních prostředků, které náležejí vlastníkům. V rámci žaloby na peníze budou po družstvu soudně vymáhány i účetní doklady a další dokumenty související se správou, které nebyly předány. Usnesení k tomuto bodu bude přijato po diskusi vlastníků k tomuto bodu na shromáždění. Podklad k bodu č. 8 Různé pozvánky na Shromáždění SVJ Hnězdenská , konaného 7. června MČ Praha 8 vyhověla žádosti výboru SVJ a zvýšila počet kontejnerů na plast na dva. V našem domě je dobrým zvykem chodit si pro nové klíče od vstupních dveří za správcem objektu. Dosud se klíče platily ze společného. Dle názoru výboru by si ale měl každý zaplatit další klíč sám. Proto výbor navrhuje, aby bylo za vydání nového resp. dalšího klíče účtováno 50 Kč na uhrazení pořizovacích nákladů. Je to výrobní cena. Navíc klíč, který obdržíte od správce není kopie, ale originál vyrobený dle počítačové předlohy, při jeho používání tak nedochází k tak velkému poškozování vložky zámku, jako při používání kopie. Pro zvýšení bezpečnosti vstupu do domu uvažuje výbor o zavedení čipového systému, který se osvědčil u řady domů v Praze. Byla zahájena postupná výměna osvětlení výtahu z úsporných svítidel na LED pásky, návratnost tohoto řešení je cca 1,5 roku. Odstávka teplé vody bude v termínu července Ke schválení nových stanov bude svoláno mimořádné shromáždění dne 19. října 2016, návrh nových stanov bude včas distribuován tak, abyste mohli vznést připomínky. Žádáme všechny vlastníky v předstihu, aby si na tento termín vyhradili čas a přišli. Na shromáždění bude přítomen notář. Nové stanovy musíme přijmout do konce roku Podklady zpracoval: Mgr. Jiří Kučera, předseda výboru Petr Mík, místopředseda výboru 4 Podklady na shromáždění Společenství vlastníků jednotek Hnězdenská , Hnězdenská 583, Praha 8 konaného 7. června 2016 v Malém divadelním sále Kulturního domu Krakov, Těšínská 600, Praha 8 od 18:30 hod.

5 V Hájku Cenová nabídka doplnění kamerového systému Popis Množství Cena / jedn. Cena celkem TURBO HD DVR, 16 vstupů, bez HDD, podpora HD 1080p, HDMI, Audio, I/O 2 ks 9 360,0 Kč ,0 Kč Monitor 24" Samsung 2x HDMI 1 ks 4 650,0 Kč 4 650,0 Kč HDD 2T kompatibilní s digitálním pro 24 hod provoz záznamovým zařízením 2 ks 3 450,0 Kč 6 900,0 Kč DS-2CE56C2T-IRM(2.8mm), Venkovní TURBO HD ball kamera, TD/N, HD 720p, f=2.8mm, IR 20m, 12V 4 ks 1 660,0 Kč 6 640,0 Kč Zdroj 12V 5 A 2 ks 1 230,0 Kč 2 460,0 Kč HDD 2T kompatibilní s digitálním pro 24 hod provoz záznamovým zařízením 1 ks 2 130,0 Kč 2 130,0 Kč Kabel Koaxiální pro kamerové systémy H m 12,3 Kč 3 505,5 Kč Kabel pro napájení 120 m 6,0 Kč 720,0 Kč Spotřební materiál (konektory) Materiál celkem Instalace kabeláže, osazení nových kamer Instalace záznamového zařízení, popis a nastavení kamer Přesun kamer na vstupech směrem na poštovní schránky, nastavení kabeláže a směrů Registrace systému na UOOU Doprava Celkové náklady bez DPH 860,0 Kč ,5 Kč 6 235,0 Kč 3 569,0 Kč 4 235,0 Kč 500,0 Kč 1 000,0 Kč ,5 Kč Ing. Stanislav Kunášek Griffin- ALKON

6 ÚŘAD PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ Pplk. Sochora 27, Praha 7 tel.: , fax: posta@uoou.cz, *UOOUX0092YW2* Čj. UOOU /16-2 Vyřizuje: Ing. Milan Ševčík Vážený pan Petr Mík místopředseda výboru společenství vlastníků jednotek [mik.petr@seznam.cz] Praha 29. ledna 2016 Kamerový systém - odpověď Úřad k pro ochranu osobních údajů (dále jen Úřad ) od Vás obdržel dne 27. ledna 2016 dotaz v souvislosti s provozováním kamerového systému v bytovém domě. K této věci Vám sděluji: Provozování kamerového systému je Úřadem považováno za zpracování osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, pokud součástí kamerového sledování je záznam pořizovaných záběrů s cílem využít tyto záběry k identifikaci fyzických osob. Údaje uchovávané v záznamovém zařízení jsou osobní údaje, pokud na jejich základě lze přímo nebo nepřímo identifikovat fyzickou osobu. Z pohledu zákona o ochraně osobních údajů bude správcem osobních údajů subjekt, který iniciuje pořizování a uchování záznamů kamerového systému a který určí účel a prostředky zpracování - v daném případě společenství. Jeho povinnosti upravují mimo jiné ustanovení 5, 10 až 16 Zákona. Ten v platném znění je zákon dostupný na pod tlačítkem Právní předpisy. Správce může osobní údaje prostřednictvím kamerového záznamu zpracovávat na základě právních titulů, které jsou uvedeny v ustanoveních 5 odst. 2 zákona ochraně osobních údajů. Ačkoli souhlas je jedním z právních titulů, v případě provozu kamerových systémů v bytových domech jej nepůjde z praktických důvodů aplikovat, vzhledem k tomu, že souhlas je odvolatelný a nelze souhlas získat od všech zaznamenávaných osob, např. návštěvy, osoby krátkodobě v bytových jednotkách vykonávající povolání atd. Reálně lze pro provozování kamerových systémů v bytových domech využít 5 odst. 2 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů, dle kterého může správce zpracovávat osobní údaje bez souhlasu subjektu údajů, tj. osob vstupujících do zaznamenávaného prostoru, pokud je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů správce, příjemce nebo jiné dotčené osoby; takové zpracování osobních údajů však nesmí být v rozporu s právem subjektu údajů na ochranu jeho soukromého a osobního života. V případě úmyslu instalace kamerového systému tak

7 je nutné ke každé uvažované kameře provést tzv. test proporcionality, tj. zvážení práva na ochranu soukromí a práva na ochranu života, zdraví a majetku, jinými slovy správce musí provést test nezbytnosti uvažovaného kamerového systému. V případě, že správce dojde po zvážení všech okolností k názoru, že právo na ochranu života, zdraví a majetku převažuje nad právem na ochranu soukromí, lze kameru (kamerový systém) provozovat bez souhlasu subjektu údajů ve smyslu uvedeného 5 odst. 2 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů. V rámci testu proporcionality je zejména možné brát v potaz, zdali již se udály v bytovém domě či v blízkém okolí vážnější incidenty, případně i lokalitu, ve které se bytový dům nachází. Jak uvedeno, prvotně je nutné, aby budoucí provozovatel kamerového systému pečlivě provedl výše zmíněný test proporcionality a na základě jeho výsledku zvážil, jestli jsou jednotlivé kamery i kamerový systém jako celek nezbytný např. za účelem ochrany majetku a osob, což lze považovat za právní zájem ve smyslu 5 odst. 2 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů nebo lze kamery provozovat pouze se souhlasem obyvatel domu. Záznam vstupních dveří do bytu je zpravidla možné pořizovat pouze se souhlasem v bytě bydlících osob, případě jejich zákonných zástupců. Bez souhlasu by se jednalo o výjimečné, krajní, opatření, které musí být na základě provedené analýzy, především předchozích doložených bezpečnostních deliktů, zdůvodněné. Takový postup musí budoucí správce v rámci registračního řízení předem konzultovat s oddělením registračních činností Úřadu tel a Zároveň je nutné přizpůsobit záznam kamer tak, aby zabíral pouze nezbytné prostory ke splnění stanoveného účelu. Je-li třeba zaznamenáváno veřejné prostranství, např. v souvislosti s ochranou fasády obvodových zdí, vstupních dveří do domu apod., musí být zabírán výhradně úsek nezbytný v souvislosti s deklarovaným účelem zpracování, tj. ochranou majetku. Úvahy vedoucí k instalaci kamerového systému lze doporučit zaznamenat. Podle 5 odst. 1 písm. e) zákona je správce povinen uchovávat osobní údaje (kamerový záznam) pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování. Lhůta není dikcí zákona přesněji vymezena. Posuzuje se ad hoc podle konkrétních podmínek zpracování osobních údajů. Obvykle nepřesáhne období několika dnů. Jeli Vámi uvedená doba technicky a organizačně zdůvodněná, je úřadem akceptovatelná. Podle 16 odst. 1 zákona o ochraně osobních údajů, je ten, kdo hodlá jako správce zpracovávat osobní údaje nebo změnit registrované zpracování podle tohoto zákona, s výjimkou zpracování uvedených v 18, povinen tuto skutečnost písemně oznámit Úřadu před zpracováváním osobních údajů. Oznamovací povinnost ve smyslu 16 odst. 1 zákona o ochraně osobních údajů lze splnit elektronicky řádným vyplněním a odesláním registračního formuláře dostupného na v menu Registr. V případě nejasností při jeho vyplňování máte možnost kontaktovat oddělení registračních činností Úřadu, viz výše uvedená telefonní čísla. Ověřit, jestli je předmětné zpracování zapsáno do veřejného registru, lze na webových stránkách Úřadu pod tlačítky Registr/Veřejný registr

8 zpracování/veřejný registr vyhledávání. Do formuláře, který takto otevřete, doporučujeme vyplnit pouze IČ a stisknout tlačítko Hledat. Pokud je kamerový systém již zaregistrovaný, tj. zapsán do veřejného registru, a došlo ke změně zaregistrovaný údajů, např. již není správcem bytové družstvo, ale společenství vlastníků jednotek, změnila se kontaktní osoba, apod., je nezbytné v souladu s ustanovením 16 odst. 1 zákona o ochraně osobních údajů o těchto změnách Úřad informovat a to opětovně prostřednictvím registračního formuláře. Závěrem podotýkám, že na uvedeném webu Úřadu je k dispozici stanovisko č. 1/2016 Umístění kamerových systémů v bytových domech. S pozdravem Mgr. Ladislav Hejlík vedoucí oddělení stížností a konzultací (podepsáno elektronicky)

9

10

11

12

13

14

15

16