4 Část II Základy práce v systému. 6 Část III Úvodní obrazovka. 8 Část IV Práce s přehledy. 13 Část V Kontakty. 19 Část VI Operativa

Transkript

1

2 2 Dokumentace SMAN Obsah Kapitoly Část I Úvod 4 Část II Základy práce v systému 6 Část III Úvodní obrazovka 8 Část IV Práce s přehledy 13 Část V Kontakty 19 Část VI Operativa 23 Část VII Nabídky 35 Index MTJ Service, s.r.o.

3 Úvod Část I

4 4 1 Dokumentace SMAN Úvod Obchodník na webu je webovou nadstavbou informačního systému Soft-4-Sale. Tento modul umožňuje práci v systému z libovolného místa pomocí připojení přes síť internet. Data zapsaná v obchodníkovi na webu jsou pravidelně synchronizována s daty centrály a je tedy zajištěn i přenos informací a jejich aktuálnost. Jediným požadavkem pro práci v tomto modulu je připojení k internetu a nainstalovaný webový prohlížeč.

5 Základy práce v systému Část II

6 6 2 Dokumentace SMAN Základy práce v systému PŘIHLÁŠENÍ Po zadání adresy obchodníka na webu do webového prohlížeče se objeví přihlašovací obrazovka. Zde je nutné zadat přihlašovací jméno a heslo přidělené správcem systému.

7 Úvodní obrazovka Část III

8 8 3 Dokumentace SMAN Úvodní obrazovka ÚVODNÍ OBRAZOVKA ÚVOD Po přihlášení do systému se zobrazí úvodní obrazovka, která uživatele informuje o posledně zapsaných údajích do systému a zobrazuje aktuálních stav základních agend. Úvodní obrazovka se skládá ze tří základních částí: Menu standardní menu pro práci se systémem Informační lišta aktuální stav základních agend systému Poslední zapsané údaje do systému v základních agendách MENU Standardní menu pro práci se systémem je shodné ve všech agendách systému. Slouží pro jeho ovládání a možnost odhlášení ze systému.

9 Úvodní obrazovka 9 Menu obsahuje následující položky: Úvod přepnutí do úvodní obrazovky Kontakty práce s kontakty a kontaktními osobami Operativa práce s jednáními, úkoly, helpdesky, plánováním času a upozorněními (proaktivitami) Nabídky práce s nabídkami a poptávkami Zakázky práce s objednávkami, opravami a servisními zásahy Uživatelská sekce - možnost odhlášení a změny hesla INFORMAČNÍ LIŠTA Informační lišta slouží k rychlému náhledu do stavu jednotlivých agend. Kliknutím na ikonu příslušné agendy se dostaneme na přehled záznamů. Jednotlivé ikony mění svou barvu podle toho, kolik záznamů obsahují: šedá barva neobsahuje žádné položky modrá barva malý počat záznamů (1-10) červená barva střední počet záznamů (11-50) černá barva velký počet záznamů (51 a více) Údaje zobrazované v informačním panelu jsou filtrovány následovně: úkoly je zobrazován počet úkolů, které splňují následující podmínky

10 10 Dokumentace SMAN o jsou pro přihlášeného uživatele o nejsou splněné o jsou staré maximálně 30 dní upozornění podmínky je zobrazován počet upozornění, které splňují následující o jsou pro přihlášeného uživatele o jsou staré maximálně 30 dní jednání je zobrazován počet jednání, které splňují následující podmínky o jako obchodník v jednání je uveden přihlášený uživatel o jsou staré maximálně 30 dní plán času je zobrazován počet zapsaných plánů času, které splňují následující podmínky o jako obchodník v jednání je uveden přihlášený uživatel o ukazuje všechny plány od aktuálního dne 30 dní dopředu nabídky podmínky je zobrazován počet zapsaných nabídek, které splňují následující o datum vzniku je maximálně 30 dní zpět o nebo datum v poli termín je maximálně 30 dní dopředu o nebo platnost nabídky je maximálně 30 dní dopředu POSLEDNÍ ZAPSANÉ ÚDAJE DO SYSTÉMU Sekce posledních zapsaných údajů zobrazuje posledních šest zapsaných záznamů v dané agendě. Pokud v sekci není zapsáno nic, tak umožňuje zápis nového záznamu. Kliknutím na příslušný záznam, se tento otevře.

11 Úvodní obrazovka 11

12 Práce s přehledy Část IV

13 Práce s přehledy 4 13 Práce s přehledy ÚVOD Všechny přehledy záznamů v obchodníkovi na webu jsou koncipovány stejným způsobem. Skládají se z několika základních částí: Název přehledu jaká agenda je v přehledu aktuálně zobrazena Editace záznamů umožňuje editovat záznamy dané agendy (přidání/editace/ smazání) Reset filtrace provede vymazání všech filtrů Filtrace umožňuje filtrovat přehled podle kritérií Výběr sloupců umožňuje vybrat zobrazované sloupce Aktualizace přehledu - umožňuje aktualizaci stránky Stránky počet stran, číslo aktuálně zobrazené stránky, možnost přeskoků na další atp Počet záznamů zobrazených na stránce umožňuje zvolit, kolik záznamů se má zobrazit na jedné stránce

14 14 Dokumentace SMAN Šířku sloupců lze měnit tak, že klikneme na okraj názvu sloupce, držíme tlačítko myši a pohybujeme do stran. EDITACE ZÁZNAMŮ Přidání nového záznamu je možné provést následujícími způsoby: 1) Z menu 2) Nad přehledem a. kliknutím na tlačítko + Přidat nahoře nad přehledem - b. kliknutím na ikonu + dole pod přehledem - Editaci záznamu lze provést těmito způsoby:

15 Práce s přehledy 15 1) Dvojklikem na záznam nad přehledem 2) Po vybrání záznamu lze editovat záznam: a. kliknutím na tlačítko Editovat nahoře nad přehledem - b. kliknutím na ikonu tužky dole pod přehledem - Smazání záznamu lze provést následujícími způsoby: Po vybrání záznamu lze smazat záznam: a. kliknutím na tlačítko Smazat nahoře nad přehledem b. kliknutím na ikonu koše dole pod přehledem - FILTRACE ZÁZNAMŮ (vyhledávání) Filtraci a řazení záznamů lze provádět dvěma způsoby: - Přímým zadáním do filtračních polí nad přehledem - Složení filtračních kritérií pomocí filtrace pod přehledem ikona lupy Filtrace přímým zadáním Filtrace přímým zadáním se provádí tak, že se do bílého pole pod názvem sloupce zapíše vyhledávaná hodnota. Systém dohledává daný řetězec v celém poli (není tedy potřeba zadávat zástupné znaky *). To že je na nějakém sloupci zapnut filtr, je poznat podle žlutě zabarveného pozadí. Pokud chceme podle nějakého sloupce seřadit záznamy, stačí kliknout na název sloupce. Záznamy se poté seřadí podle tohoto sloupce. Přepínání řazení sestupně/ vzestupně se provádí opakovaným kliknutím na název sloupce. To že je na nějakém sloupci zapnuto řazení, je poznat podle červeného písma v daném sloupci.

16 16 Dokumentace SMAN Filtrace složením filtračních kritérií Filtrační kritéria je možné skládat případně upravovat klinutím na ikonu lupy dole pod přehledem. Po kliknutí na tuto ikonu se zobrazí konfigurace, kde je možné jednotlivá pravidla různě kombinovat a upravovat. VÝBĚR SLOUPCŮ Výběr zobrazovaných sloupců v přehledu se provádí kliknutím na tlačítko sloupce dole pod přehledem. Následně lze v zobrazeném seznamu provádět výběr sloupců. Ty, které jsou vybrány pro zobrazení, mají černé pozadí. Výběr se provádí klikáním na jednotlivé názvy pomocí myši za současného držení klávesy CTRL. Následně se výběr potvrdí kliknutím na tlačítko Ulož.

17 Práce s přehledy 17 Aktualizace přehledu Kliknutím na ikonu aktualizace vymazání filtrace a řazení. se provede znovunačtení veškerých dat v přehledu, Stránky přehledu Sekce stránek umožňuje pohyb mezi jednotlivými stranami přehledu.

18 Kontakty Část V

19 Kontakty 5 19 Kontakty ÚVOD Modul kontakty je určen pro práci s kontakty a kontaktními osobami. V menu jsou dostupné následující volby: Přehled firem zobrazí přehled kontaktů Nová firma umožňuje založit novou firmu Přehled kontaktních osob zobrazí přehled kontaktních osob Nová kontaktní osoba umožňuje založit novou kontaktní osobu Způsob práce s přehledy je popsán v úvodní kapitole PRÁCE S PŘEHLEDY. NOVÝ KONTAKT Po kliknutí na volbu nový kontakt se na obrazovce zobrazí karta kontaktu, na které se vyplní požadované údaje. Vyplněné údaje je potřeba uložit kliknutím na zelené tlačítko Ulož. Systém o úspěšném uložení dokladu informuje v informativním okně v levém dolním rohu obrazovky.

20 20 Dokumentace SMAN GENEROVÁNÍ DOKLADU Z KONTAKTU Z karty kontaktu je možné generovat související doklady, přičemž se na vygenerované doklady přenesou základní údaje (jméno firmy atp..). Generování se provádí kliknutím na tlačítko Generuj a následně se vybere, jaký druh dokladu má vzniknout. NOVÁ KONTAKTNÍ OSOBA

21 Kontakty 21 Po kliknutí na volbu nová kontaktní osoba se na obrazovce zobrazí karta kontaktní osoby, na které se vyplní požadované údaje. Vyplněné údaje je potřeba uložit kliknutím na zelené tlačítko Ulož. Systém o úspěšném uložení dokladu informuje v informativním okně v levém dolním rohu obrazovky. GENEROVÁNÍ DOKLADU Z KARTY KONTAKTNÍ OSOBY Z karty kontaktní osoby je možné generovat související doklady, přičemž se na vygenerované doklady přenesou základní údaje (jméno firmy, osoby atp..). Generování se provádí kliknutím na tlačítko Generuj a následně se vybere, jaký druh dokladu má vzniknout.

22 Operativa Část VI

23 Operativa 6 23 Operativa ÚVOD Modul kontakty je určen pro práci s operativními dokumenty tedy: záznamy z jednání, úkolový management, helpdesky, plánování času, upozornění (proaktivity) a připojené objekty. V menu jsou dostupné následující volby: Přehled jednání - zobrazí přehled jednání Nové jednání umožňuje zapsat nové jednání Přehled úkolů - zobrazí přehled úkolů

24 24 Dokumentace SMAN Nový úkol umožňuje zapsat nový úkol Přehled HelpDesků - zobrazí přehled helpdesků Nový HelpDesk umožňuje zapsat nový helpdesk Přehled plán času - zobrazí přehled plánů času Nový plán času umožňuje zapsat nový plán času Kalendář - zobrazí kalendář se souvisejícími plány času Přehled upozornění - zobrazí přehled upozornění (proaktivit) Nové upozornění umožňuje zapsat nová upozornění (proaktivity) Přehled objektů - zobrazí přehled připojených objektů Nový objekt umožňuje uložit nový objekt Způsob práce s přehledy je popsán v úvodní kapitole PRÁCE S PŘEHLEDY. NOVÉ JEDNÁNÍ Po kliknutí na volbu nové jednání se na obrazovce zobrazí karta jednání, na které se vyplní požadované údaje. Vyplněné údaje je potřeba uložit kliknutím na zelené tlačítko Ulož. Systém o úspěšném uložení dokladu informuje v informativním okně v levém dolním rohu obrazovky.

25 Operativa 25 GENEROVÁNÍ DOKLADU Z JEDNÁNÍ Z karty kontaktní osoby je možné generovat související doklady, přičemž se na vygenerované doklady přenesou základní údaje (jméno firmy, osoby atp..). PŘIPOJENÍ OBJEKTU K JEDNÁNÍ Připojení objektu k jednání se provádí pomocí generování dokladu, kde je potřeba jako generovaný doklad vybrat připojený objekt.

26 26 Dokumentace SMAN Po vygenerování dokladu připojeného objektu, je potřeba objekt nejprve vybrat. Výběr objektu je možné provádět dvěma způsoby: 1) Prostým přetažením souboru na plochu obchodníka na webu pomocí myši 2) Kliknutím na zelené tlačítko + nebo je zde vyberte a následným vybráním souboru.

27 Operativa 27 Po korektním vybrání objektu se zobrazí v poli Cesta adresa objektu. Následně je potřeba vyplnit název objektu, případně popis a kliknout na tlačítko Ulož OTEVŘENÍ OBJEKTU NAD JEDNÁNÍM Pokud je nad jednáním připojen objekt objeví se na kartě kontaktu tlačítko Objekty.

28 28 Dokumentace SMAN Po kliknutí na tlačítko Objekty se zobrazí přehled objektů vázaných na příslušné jednání. Následně je potřeba dvojklikem příslušný řádek otevřít. Samotné otevření objektu, nebo uložení na lokální disk se provádí kliknutím na tlačítko Otevřít objekt. Objekty, které lze zobrazit přímo v prohlížeči (např. obrázky) se otevřou v novém okně. Pro ostatní objekty se nabídne možnost stažení/uložení na disk. NOVÝ HELPDESK Po kliknutí na volbu nový helpdesk se na obrazovce zobrazí karta hepldesku, na které se vyplní požadované údaje. Vyplněné údaje je potřeba uložit kliknutím na zelené tlačítko Ulož. Systém o úspěšném uložení dokladu informuje v informativním okně v levém dolním rohu obrazovky.

29 Operativa 29 GENEROVÁNÍ DOKLADU Z HELPDESKU Z karty helpdesku je možné generovat související doklady, přičemž se na vygenerované doklady přenesou základní údaje (jméno firmy, osoby atp..). Generování se provádí kliknutím na tlačítko Generuj a následně se vybere, jaký druh dokladu má vzniknout. NOVÝ PLÁN ČASU Po kliknutí na volbu nový plán času se na obrazovce zobrazí karta plánu času, na které se vyplní požadované údaje. Vyplněné údaje je potřeba uložit kliknutím na zelené tlačítko Ulož. Systém o úspěšném uložení dokladu informuje v informativním okně v levém dolním rohu obrazovky.

30 30 Dokumentace SMAN GENEROVÁNÍ DOKLADU Z PLÁNU ČASU Z karty plánu času je možné generovat související doklady, přičemž se na vygenerované doklady přenesou základní údaje (jméno firmy, osoby atp..). Generování se provádí kliknutím na tlačítko Generuj a následně se vybere, jaký druh dokladu má vzniknout. KALENDÁŘ ÚVOD Kalendář slouží k přehlednému zobrazení plánů času a jejich editaci. Je možno volit mezi měsíčním, týdenním nebo denním zobrazením. Aktuální den je v kalendáři vždy zvýrazněn tmavší šedou barvou. Naplánované schůzky (plány času) se zobrazují jako tmavě modré obdélníky v kalendáři.

31 Operativa 31 POHYB V KALENDÁŘI Pro pohyb v kalendáři se používají ikony umístěné nad kalendářem: Posun v období posouvá zpět/dopředu o měsíc, týden nebo den podle vybraného zobrazení Tlačítko dnes - přesune pohled vždy do aktuálního dne Rychlý posun v kalendáři umožňuje rychlý posun do určitého období Změna typu pohledu mění typ pohledu kalendáře na měsíční, týdenní nebo denní VYTVOŘENÍ NOVÉHO PLÁNU Nový plán času je možné vytvořit přímo nad kalendářem dvojklikem do políčka dne. Otevře se karta plánu času, kde je potřeba po vyplnění údajů kliknout na tlačítko Uložit.

32 32 Dokumentace SMAN EDITACE EXISTUJÍCÍHO PLÁNU Kliknutím na existující plán času v kalendáři je možné otevřít kliknutím. Tímto se otevře karta příslušného plánu, kterou je potřeba po editaci opět uložit kliknutím na tlačítko ulož. NOVÉ UPOZORNĚNÍ Po kliknutí na volbu nové upozornění se na obrazovce zobrazí karta upozornění, na které se vyplní požadované údaje. Vyplněné údaje je potřeba uložit kliknutím na zelené tlačítko Ulož. Systém o úspěšném uložení dokladu informuje v informativním okně v levém dolním rohu obrazovky.

33 Operativa 33

34 Nabídky Část VII

35 Nabídky 7 35 Nabídky Modul nabídky je určen pro zobrazení nabídek vytvořených v systému Soft-4-Sale. Editace nabídek, vytváření nových a agenda poptávek je připravováno v dalších verzích. Nabídku je možné otevřít z jejich přehledu dvojklikem na řádek dané nabídky. Na kartě nabídky je možné se přepínat mezi pohledy, zobrazujícími různé údaje z nabídky: Základní údaje základní informace o nabídce, tedy v jakém je stavu, komu je určena, důležité datumy atp Položky jednotlivé položky nabídky Ceny cenový souhrn nabídky Doklady doklady vázané na nabídku, vazba na zakázku atp

36 36 Dokumentace SMAN TISKOVÁ SESTAVA NABÍDKY Nad nabídkou existuje možnost zobrazení a tisku jednoduché tiskové sestavy. Na sestavě je zobrazena standardní hlavička, položky nabídky a souhrn cen. Tisk je možné vyvolat kliknutím na ikonu Tisk. GENEROVÁNÍ DOKLADŮ Z NABÍDKY Z karty nabídky je možné generovat související doklady, přičemž se na vygenerované doklady přenesou základní údaje (jméno firmy, osoby atp..). Generování se provádí kliknutím na tlačítko Generuj a následně se vybere, jaký druh dokladu má vzniknout.

37 MTJ Service, s.r.o. Žilkova Brno