Soft-4-Sale. nečekaně komplexní CRM. autor MTJ Service, s.r.o.

Transkript

1

2 Soft-4-Sale nečekaně komplexní CRM autor MTJ Service, s.r.o.

3 Obsah Kapitoly Část I I. den školení PODZIM SQL verze Technické prostředí Administrator Synchronizace MS Outlook Připojené objekty a obrázky Obecné im porty dat Přečíslování dokladů Část II II. den školení PODZIM Bez vazby na modul Ovládání systém u, ovládací... prvky 23 Křížové tabulky a panely Zboží a ceny Kontakty a operativa Příležitosti Marketingové výběry Plánování času a práce Požadavkový a nám itkový... m anagm ent 49 Reference Spisová služba Marketing Marketingový robot stavů Nabídky Zakázkový systém Přijaté objednávky Vystavené objednávky Faktury vystavené Dodací listy Došlé faktury Doplňky fakturace (vazba na... banky, zápočty, plánování) 58 Servisní zásahy Sklad Logistika Reklam ace Strategie Ekonomika Konfigurace Index

4 I. den školení PODZIM 2010 Část I

5 I. den školení PODZIM I. den školení PODZIM SQL verze Soft-4-Sale na SQL databázi Došlo k rozsáhlé optimalizace zpracování dat pro SQL databázi zrychlení generátorů, přehledů, výpočetních úloh optimalizace přístupu do dat optimalizace horizontálních řezů optimalizace výkonných SQL dotazů vyřešení upgrade SQL - SQL výroba dat satelitu z SQL verze pro satelit v Access verzi Migrace Soft-4-Sale na SQL databázi Microsoft SQL Server Doporučení - KDO MÁ MIGROVAT NA SQL VERZI?: Pokud je splněna kterákoliv z níže uvedených podmínek, doporučujeme migraci na SQL verzi: 1. velikost databází s4s-dat1.mdb + s4s-dat2.mdb se v součtu blíží 1GB nebo je dokonce tuto hodnotu překračuje 2. počet současně pracujících uživatelů dosahuje 10 a více 3. požadavek na ochranu dat má vysokou prioritu (databázi SQL nelze zkopírovat na USB disk) 4. nestabilita prostředí (HW, SW) způsobuje opakované pády aplikace nebo databáze Migrační upgrade vyžaduje: Microsoft SQL Server 2005 nebo vyšší funkční ODBC Driver "Microsoft SQL Server Native Client 2005" na stanice ze které spouštíte upgrade instalovanou sadu "Microsoft SQL Server 2005 Backward Compatibility Components" na stanice ze které spouštíte upgrade znalost hesla uživatele sa (administrátor databáze) - je nutná jen při migračním upgrade, při prvním vytvoření SQL databáze Soft-4-Sale znalost jména databázového serveru navrhnout jméno databáze soft-4-sale (ponecháno na vaší představě)

6 6 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 První krok migračního upgrade - nutné zvolit Formát datové částí Druhý krok vyžaduje znalost jména SQL Serveru a znalost hesla na uživatele sa.

7 I. den školení PODZIM krok je již jen rekapitulace zadání a očekává potvrzení úmyslu. Během bezobslužného průběhu dojde k: vytvoření pracovní kopie dat i aplikace pro případnou obnovu odložení dat do pomocného adresáře OLDVER instalace nové verze systému aplikace zákaznických úprav a konfigurace vytvoření prázdné SQL databáze a přístupu k ní reimport dat do SQL databáze Všechny aktivity systému se během upgrade žurnálují do souborů s4s-upgrade.log a s4s-error.log. Případné chyby reimportu dat se objeví i jako zpráva na obrazovce a jejich dopad nemusí být vždy závažný a navíc je řešitelný i po dokončení upgrade. Konzultujte případný nekorektní průběh u dodavatele, tedy u MTJ Service. Doporučujeme před upgrade provést údržbu dat (pracovní kopii a kompresi) a to především tam, kde neprobíhá údržba pravidelně denně. Reimport mírně technicky poškozených dat může způsobovat chyby při reimportu. Doba trvání upgrade může přesáhnout i jednu či dvě hodiny, především u rozsáhlých databází. Proces upgrade je po úspěšném i neúspěšném dokončení vždy vratný. Dokončení migrace: Oprava profesionálních doplňků u horizontálních řezů přístupových práv. K dispozici je nový příkaz v menu Systém - Přístupová práva -Horizontální řezy přístupu do dat. Správce má možnost vyhledat všechny PROFI doplňky a zapsat jejich novou syntax pro SQL Server. Profi doplněk lze zadat do nového pole pro SQL server a syntax profi-doplňku musí odpovídat jazyku T-SQL. S novou syntaxí jistě pomůže profesionál od dodavatele systému. Jen krátce nejčastější změny: pokud je přístup k tabulce zcela zakázán slovem FALSE nahrazujeme toto slovo text 1=0, příkaz Like se znakem * nahrazujeme Like se znakem %, znak? nahrazuje znak _. Klienti v síti LAN

8 8 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Speciální upgrade klientů v síti LAN není nutný, ale bude nutné vytvořit na každém klientovi prostředí pro provoz Soft-4-Sale v SQL verzi: instalovaný ODBC driver "Microsoft SQL Server Native Client 2005". Tento driver není automatickou součástí prostředí Windows a instalační sadu najdete na stránkách firmy Microsoft nebo na našem FTP: ftp:// ftp.mtj.cz/upgrade/sql/sqlncli.msi resp. ftp://ftp.mtj.cz/upgrade/sql/sqlncli_x64.msi pro 64bit prostředí. instalovanou komponentu "Microsoft SQL Server 2005 Backward Compatibility Components" novou verzi s4s-start.exe - startovacího programu Soft-4-Sale nejméně k G5.35k - listopad Pokud migrace běží proti starší verzi Soft-4-Sale, musí správce pro každého klienta kopírovat novou verzi s4s-start. exe ze serveru a přepsat verzi starší. Ve složce ftp://ftp.mtj.cz/upgrade/sql jsou připraveny ke stažení obdobné komponenty pro databázi Microsoft SQL Server 2008 Další informace najdete Utility pro SQL verzi Nové verze doplňkových aplikací pracují s SQL verzí: přenos replik (s4s-ftp32.exe) zápis u z Outlooku do s4s - (s4sexp-exe) sledovač připomínek (s4sres.exe) Guardien - komunikační program pro internetové nadstavby ekonomický most Pohoda Použití ikony pro Outlook v SQL verzi Při prvním použití musí uživatel konfigurovat nový datový zdroj a ten poklepnutím potvrdit.

9 I. den školení PODZIM Byla optimalizována funkcionalita - načtení seznamu firem, zakázek a marketingových akcí (teploměr) proběhne, jen pokud se uživatel pokusí rozevřít příslušnou nabídku firem, zakázek, marketingových akcí. Funkce tedy okamžitě otevřené okno s funkčním dohledáním firmy a osoby dle u. tato změna je funkční bez ohledu na způsob uložení dat (MS Access, SQL) Výroba dat satelitu, kdy centrální data jsou v SQL databázi Nový formulář "Konverze MSSQL > MDB" (SYSTÉM / SERVISNÍ FUNKCE / KONVERZE MSSQL > MDB). Do zvoleného adresáře převede data v MSSQL databázi do Access tvaru (kompletní sada MDB a TDB souborů). Dalším krokem v nově vytvořených datech v MDB je spuštění updatu datové struktury (SYSTÉM / SERVISNÍ FUNKCE/ UPDATE DATOVÉ STRUKTURY). Vzniknou tak data stejného satelitu jako centrální SQL verze, která pak mohou být podkladem pro standardní výrobu dat satelitu. Řídící soubor s4s.ini

10 10 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Místo datových souborů je v centrálním adresáři Soft-4-Sale uložena distribuční kopie aplikace a řídící soubor s4s.ini obsahující v textovém formátu informace o SQL databázi. Varianty instalací SQL verze instalace klienta rozpozná SQL databázi instalace nové plné SQL instalace instalace migračního upgrade (Access - SQL) instalace běžného upgrade (SQL - SQL) upgrade datové struktury nevytváří pracovní kopii nová verze Soft-4-Sale Údržba SQL databáze Pro údržbu SQL databáze, lze využít tyto funkce standardního nástroje s4s-job.exe: SAVE: vytvoří zálohu SQL databáze a zálohu aplikace, výsledek uloží v ZIP souboru Adresář kam SQL server uloží zálohu musí být korektně konfigurován ze 2 pohledů. 1. z pohledu SQL serveru a 2. z pohledu spuštěného s4s-job.exe. První pohled je zapsán do s4s.ini během instalace migračního upgrade (BACKUP_DIR=F: \SQLDB\Backup\) a druhý pohled do konfiguračního adresáře s4s-job.ini (SAVEFILESQL=F:\SQLDB\Backup\). Tyto pohledy musí směřovat do stejného adresáře ale nemusí být stejné, především tehdy, pokud s4s-job není spouštěn na počítači s SQL serverem. SHRINK: funkce pro výmaz dočasných tabulek, pohledů a standardní SHRINK SQL databáze REINDEX: přebudování všech indexů databáze Soft-4-Sale Současně máte k dispozici nový standardní nástroj pro správu SQL databázi SQL Management Studio Výsledek migrace Chyby během reimportu dat Během reimportu dat se může logicky nebo technicky narušena struktura Access databází projevit tak že SQL databáze nedovolí naimportovat nevyhovující část dat. Chyby jsou kompletně logovány do žurnálu s4s-upgrade.log a z odložené kopie dat. lze chybějící data případně dohrát i po ukončení migrace. Velikost databáze: nárůst o 60-70% Access databáze (s4s-dat1+s4s-dat2.mdb) MB... migrována do MB SQL databáze...62% Access databáze (s4s-dat1+s4s-dat2.mdb) 692 MB... migrována do MB SQL databáze... 72% DEMO Access databáze (s4s-dat1+s4s-dat2.mdb) 17 MB... migrována do 36 MB SQL databáze % Rychlost zpracování Výrazné zrychlení se projevuje: u běžných výkonných příkazů se zápisem do databáze (generátory dokladů, provedení dokladů) především při současné práci více uživatelů u optimalizovaných náročných výpočetních úloh: např. přepočet stavu zásob, příprava dat pro rekapitulační

11 I. den školení PODZIM tiskové sestavy zásob, atd u zpracování využívající SQL View: dělené výnosy a náklady, rozpady konstrukčních celků 1.2 Technické prostředí Microsoft Windows 7, Microsoft Access 2007, Windows Server 2008 Testovali jsme kompatibilitu Soft-4-Sale G5 v novém operačním systému Windows 7, Windows Server 2008 a systém v něm pracuje korektně. Ověřovali jsme kompatibilitu prostředí Access 2003 Soft-4-Sale G5 se současně instalovaným a používaným Access Zde dochází ke konfliktu a pro provoz Soft-4-Sale je nutné dle výrobce modifikovat práva k registrům. Problém se musí řešit především v prostředí Microsoft Vista a Microsoft Windows 7. Tisk do PDF MINI 4 ve Win7 64bit V případě, že používáte operační systém Win7 64 bit, tak je nutné pro správnou funkčnost mít nainstalován nový typ PDF XChange4, který je dostupný pro stažení na adrese ftp.mtj.cz/upgrade/pdfmini/pdfx4sa_sm.zip a nebo můžete formuláře přímo v S4S pro stažení a to v menu Konfigurace/Standard/Nastavení PDF rozhraní, kde je možné pomocí tlačítek Stáhni a Instaluj dosáhnout požadované funkčnosti. Replikace pro Win7 64bit Systém je připraven na replikace pro 64 bitové aplikace. Dochází zde ke změně tvorby souboru pro přenos, již není s koncovkou *ARJ ale *ZIP. pro správné fungování je potřeba pro satelity se systémem x64 nastavit v menu Replikace/Satelity příznak, že se jedná o nový způsob výroby replik ve sloupci ZIP. Dále je potřeba nový soubor s4s-ftp32.exe pro korektní přenos. 1.3 Administrator Pracovní kopie s vyšším zabezpečením

12 12 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Při spuštění s4s-job.exe, pokud se spustí akce začínající C*,S* nebo UNSAVE se do adresáře vytvoří soubor NoStart.log. Po dokončení akce se soubor smaže. Tento soubor zamezí spuštění S4S z klientů. Zkrácený upgrade Verze vytvořená instalací single verze nebo provedením upgrade se distribuuje k zákazníkovi bez datových souborů (S4S-DAT1.MDB a S4S-DAT2.MDB) dále se spustí update datové struktury, provede se export distribuovaných tabulek, provede se oprava dat pro starou verzi a doplní se datovou strukturu, na dotaz i obsah tabulky řídící menu MENU ACCESS podle obsahu v S4S-MAIN.MDB Synchronizace MS Outlook Synchronizace s MS Outlook - nastavení synchronizace ových zpráv Nové řešení umožňuje identifikovat kopie stejné zprávy a nevytváří duplicitní záznamy v Soft-4-Sale. Typicky vznikaly duplicity, pokud odesilatel poslal zprávu na několik osob v kopii a všechny osoby provedly synchronizaci této zprávy, pak tato zpráva nyní bude zapsána pouze jednou a pak již systém rozpozná duplicitní výskyt zprávy a pouze do existující zprávy doplňuje jméno dalšího příjemce do pole na vědomí! - nastavení synchronizace plánu času

13 I. den školení PODZIM nastavení synchronizace úkolů Připojené objekty a obrázky Správa připojených objektů Systém Soft-4-Sale se dočkal rozšíření funkčnosti v oblasti správy připojených objektů. NASTAVENÍ PŘIPOJENÝCH OBJEKTŮ V menu Konfigurace / Standard / Kořenový adresář objektů byly doplněny nové konfigurační volby. V první záložce Hlavní nastavení mimo standardní nástroj pro výběr cesty kořenového adresáře přibyl přepínač se třemi volbami, které se týkají akce, která by měla následovat po zrušení Připojeného objektu v Soft-4-Sale. Implicitní hodnotou je Dotaz pro výmaz... V praxi to znamená, že po zrušení připojeného objektu u dokumentu S4S se systém zeptá zda má i fyzicky odstranit související soubor z PC (přesněji z cesty, která je k němu nastavena). Připojené soubory nemazat systém se na nic neptá a soubory ponechává v uvedené cestě beze změny. Pouze se zruší vazba mezi S4S dokumentem a souborem na disku PC. Připojené soubory mazat bez dotazu systém se nic neptá a bez varování smaže i fyzicky související soubor z disku PC.

14 14 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Konfigurace připojených objektů Hlavní nastavení KOPÍROVÁNÍ OBJEKTŮ Druhá záložka Kopírování objektů již umožňuje automatizovat správu připojených objektů. Cílem je mít všechny soubory připojeny z jednoho kořenového adresáře a současně v tomto kořenovém adresáři mít tyto soubory i fyzicky, byť je uživatel připojí na své stanici ze svých Dokumentů. V horní části okna se znovu pro informaci ukazuje nastavený kořenový adresář, který je v následujícím poli možno ještě upřesnit. (Pokud adresář neexistuje, systém jej po dotazu vytvoří) Cílový adresář objektů je možno ještě dále automaticky členit na roky či na měsíce dle data připojení souboru. Aby se nestalo, že by se do jednoho adresáře snažily uložit dva soubory stejného jména, je možné pomocí příznaků zvolit jak Prefix, nebo jaký Sufix (nebo oba) se má k originálnímu jménu souboru doplnit. V posledním oddílu konfiguračního okna lze určit jak se má systém zachovat v případě, že uživatel připojí objekt jinak, než z kořenového adresáře. Konfigurace připojených objektů Kopírování objektů Pokud není zaškrtnuta žádná akce, systém připojí soubor a upozorní, že nebyl připojen ze standardního adresářového stromu. Soubor se připojí v absolutní cestě... Ukázka nastavení vložení objektu... a současně se zaktivní tlačítka Přesun a Kopie, kterými lze vyvolat ruční akci zkopírování nebo přesunutí

15 I. den školení PODZIM souboru dle nastavené konfigurace. Konfiguraci je možné ještě zkontrolovat nebo upravit přes tlačítko Nastavení. Pokud není zaškrtnuta ani volba neptát se před ruční akcí, systém se ještě jednou zeptá zda skutečně chcete připojený soubor zkopírovat (nebo přesunout) do kořenového adresáře. Po odklepnutí tlačítka Ano se změní cesta v připojeném objektu a připojený soubor se i fyzicky přemístí do struktury kořenového adresáře. Nastavení adresy vloženého objektu Na posledním obrázku je vidět, že se změnila cesta k připojenému souboru v souladu s konfigurací. Originální název souboru byl doplněn o zkratku firmy a číslo dokladu, ke kterému byl připojen. Příznaky Automatická kopie a Automatický přesun provedou akci ihned bez jakýchkoli dotazů po odklepnutí upozornění, že soubor není připojen ze standardní struktury kořenového adresáře. PŘEHLEDOVÁ SESTAVA Ke kontrole veškerých evidovaných připojených objektů slouží Přehled objektů, který byl doplněn o nové funkce Testy objektů. Přehled objektů lze nalézt v menu Standard / Připojené objekty / Přehled objektů Přehledové okno připojených objektů Test objektů trvalý vhodný ke spuštění na serveru systému S4S, protože výsledek se trvale zapisuje do tabulky objektů tedy do dat systému. Lze tedy kontrolu provádět postupně, po etapách, vhodnou volbou výběrových kritérií. Potom zaškrtnutím volby Ověřeno (nebo jejím časovým vymezením) lze pracovat jen s těmi objekty, které už ověřeny byly a nebo naopak nebyly. Test objektů dočasný vhodný ke kontrole stavu objektů například na samostatných satelitech, noteboocích, kdy je například potřeba zjistit, zda správně probíhá synchronizace adresářů s připojenými soubory apod. Kontrola probíhá nad samostatnou tabulkou, která slouží jen pro ten konkrétní případ. Při další kontrole se tabulka buduje znovu. Test objektů spustí akci testování. POZOR v závislosti na množství dat a zvolených kritérií tato akce může trvat velmi dlouho. Na druhou stranu akci lze v průběhu přerušit. Ověřeno příznak, který říká, zda nad daným objektem již byla prováděna kontrola či nikoli. Existence zdrojového dokladu příznak, který říká, zda k připojenému souboru stále ještě existuje v Soft-4-Sale dokument, ke kterému byl původně připojen. Mohou nastat případy, kdy se dokument z nějakého důvodu zruší nebo přejmenuje, ale v tabulce Objekty stále existuje vazba na doklad původní. Existence souboru na PC přesněji v uvedené cestě. Tento příznak řeší opačný případ. V Soft-4-Sale existuje dokument a podle záznamu by k němu měl být připojen nějaký soubor. Opět se mohlo stát, že soubor ať už úmyslně nebo omylem smazal, vůbec nedošlo k synchronizaci adresářů satelitů apod. Ověřeno rozbalovací pole. Nabízí přehled uživatelů systému. Lze tak filtrovat objekty, které ověřil určitý uživatel. Přehled a kontrola objektů má pouze informativní charakter a všechny nalezené nedostatky je třeba napravit ručně.

16 16 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 AUTOMATICKÉ PŘIPOJENÍ OBRÁZKŮ K CENÍKOVÝM KARTÁM Připojení obrázků k ceníkovým kartám Adresář obrázků vyberete adresář, kde má systém obrázky hledat. Systém současně prohledává i jeho podadresáře. Nastavení implicitně přebírá cestu uvedenou ve ZBOŽÍ/KONFIGURACE/KOŘENOVÝ ADRESÁŘ OBRÁZKŮ. Povolené typy konfigurace jednotlivých typů souborů s obrázky Shoda č. zboží systém porovnává číslo zboží s názvem obrázku, pokud je shoda připojí obrázek ke zboží Shoda č. katalog - systém porovnává katalogové číslo zboží (na Základní kartě zboží pole OBJ.Č) s názvem obrázku, pokud je shoda připojí obrázek ke zboží Shoda č. uživatele - systém porovnává uživatelský popis (na Technické kartě zboží pole NÁZEV OBRAZU) s názvem obrázku, pokud je shoda připojí obrázek ke zboží. Mechanismus prochází tyto tři volby shora. To znamená, pokud najde obrázek odpovídající číslu zboží již nepokračuje dál. Pokud ale takový obrázek nenajde, porovnává obrázky s katalogovým číslem. Pokud ani tady neuspěje, hledá shodu číslem uživatelským. Tlačítko START spustí mechanismus, který prohledá uvedený adresář, včetně jeho podadresářů, libovolně dále členěných) a spáruje nalezené soubory s odpovídající kartou zboží. Mechanismus nejprve prohledá uvedený adresář včetně jeho podadresářů a zapíše do tabulky všechny soubory, které nalezl a které odpovídají zadané konfiguraci. K těmto souborům se pokusí v ceníku zboží nalézt ekvivalentní ceníkovou kartu. Nakonec doplní do přehledu všechny ostatní ceníkové karty. Získáváte tak jednak přehled všech obrázků, které jsou uloženy v zadané stromové struktuře, jednak přehled obrázků, které se podařilo přiřadit k ceníkovým kartám a nakonec přehled ceníkových karet, ke kterým se obrázky najít nepodařilo vše v jednom přehledu. Poklepnutím do pole OBRÁZEK lze daný obrázek otevřít a zkontrolovat je-li aktuální, či zda-li vůbec existuje. Může se totiž jednat o starý záznam z ceníkové karty, kdy byl obrázek ručně připojen, ale mezitím byl fyzicky odstraněn nebo přesunut jinam. Pomocí filtrů nad přehledem máte možnost tyto jednotlivé skupiny identifikovat, filtrovat a dále s nimi pracovat. shoda č. zboží: zobrazí takové položky, které byly propojeny na základě této shody shoda katalog č: zobrazí takové položky, které byly propojeny na základě této shody shoda uživatel č. zobrazí takové položky, které byly propojeny na základě této shody obrázek zrušen: u těchto položek existuje v technické kartě zboží záznam o připojení obrázku, ten se ale nenalézá v odpovídající adresářové struktuře dané konfigurací ani na původně zadané cestě. nový obrázek: to jsou položky, u kterých dosud neexistuje záznam o připojeném obrázku a pro které byl obrázek v dané adresářové struktuře nalezen nové umístění:to jsou položky, kde na ceníkové kartě je již evidováno spojení na obrázek, jehož název odpovídá konfiguraci, ale systém jej nyní nalezl v jiné nové cestě. Obrázek mohl být přesunut například v rámci reorganizace struktury úložiště obrázků. sekund.neakcept: v adresářové struktuře byl nalezen další obrázek, který by bylo možno ke kartě zboží připojit, ale zřejmě se jedná o duplicitu, kterou musí uživatel rozhodnout, jeden z obrázků smazat a proces

17 I. den školení PODZIM spustit znovu bez obrázku: to jsou takové položky z ceníku S4S, ke kterým nebyl v minulosti obrázek připojen ani pro ně nebyl nyní nalezen Další kriteria výběru umožňují definovat skupinu zboží, se kterou hodláte pracovat. Třídění lze zvolit dle čísla zboží nebo dle cesty k obrázku a to vzestupně či sestupně. V zeleném sloupci lze z definované skupiny ještě detailně vybrat pouze konkrétní položky, ať jednotlivě nebo hromadně pomocí tlačítek Označ zobrazené nebo Odznač zobrazené Tlačítko AKTUALIZUJ provede zápis souborů s obrázky k položkám, které odpovídají nastaveným filtrům, do Technické karty zboží Obecné importy dat Obecný import dat Tato funkce je k dispozici v menu Standard/Obecný Import Dat Formulář pro import dat - jméno XLS souboru - tlačítko... otevře prohlížeč souborů

18 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM cílová tabulka (nabídkové pole - název a popis) - režim má dva režimy - dohrání nových karet + přepsání starých - tlačítko ukaž vytvoří dočasnou tabulku a otevře ji. Zobrazí se jen ta pole co se budou importovat (pole, jenž mají odpovídající cíl v cílové tabulce) - tlačítko import provede import dat dle zvolených režimů - importy se nereplikují, uživatel si může sestavit import dat i pro tabulku DELTA (replikace) Obecný import má nový režim - "nemám instalovaný Excel", pak zpracuje data bez objektu Excel.Application a jediná uživatelská změna spočívá v tom, že nenabízí jména Worksheetů(sešitů) a ty buď uživatele zadá manuálně nebo je nezadá vůbec a pak systém importuje první list excelovského souboru. Ostatní vlastnosti zůstávají v původním řešení Přečíslování dokladů Nástroj pro přečíslování dokumentů Nástroj vznikl proto, aby zpětně opravil staré číslování dokladů včetně všech souvisejících odkazů v celé databázi a nahradil tak např. nevhodný prefix Z9 prefixem Z09, a Z8 prefixem Z08 v číslování zakázek. Poznámky Pokud nahradíme Z Z80214 za Z Z a Z Z90256 za Z Z090256, pak můžeme pokračovat v řadě Z Z Po přečíslování: číslo zakázky Z je větší než Z b ude takto i řazeno. Bez přečíslování: číslo zakázky Z je menší než Z90256 Bez přečíslování: číslo zakázky Z nelze jednoduše generovat, protože v roce 2001 mohli vzniknout např. zakázky Z Z10112 a systém b ude pro prefix Z10 generovat vždy Z10113!! Faktury vystavené Přečíslování čísla faktury vystavené ovlivňuje variabilní symbol, se kterým příjde platba např. na bankovním výpisu. Přečíslování může sice proběhnout, ale je třeba rozmyslet všechny dopady! Pokud FV9-001 přečíslujeme na FV09-001, variabilní symbol zůstává stejný: 9001 (resp ) Pokud FV přečíslujeme na FV variabilní symbol se změní: na a další příchozí platby nebudou spárovány!! Ceník Nástroj je připraven, tak obecně že umí nahradit i prefix v číslování zboží! Agendy Nástroj je dostupný pro čísla dokladů těchto agend: CENIK leftleftleft DODLIST leftleft DOSLO leftleft FAKTURA left INTERNAL left MAKCE leftleft NABIDKA leftleft OBJEDNAVKA ORDR leftleftleft POPTAVKA left PRODEJ leftleft REPAIR leftleft SMLOUVA left ZAKAZKA leftleft ZARLIST leftleft Zboží Dodací listy Přijaté faktury konečná i zálohová Faktury i proforma faktury vystavené Interní doklady Marketingové akce Nabídky Objednávky vystavené Přijaté objednávky Poptávky Prodejky Kniha oprav Smlouvy Zakázky Záruční listy

19 I. den školení PODZIM Ovládání Funkce je dostupná z okna Uživatelské SQL dotazy pod tlačítkem Prefix ID (viz. menu Systém Servisní funkce - Uživatelské SQL dotazy) Krok 1 - Start Krok 2 zadejte parametry 1. vyberte agendu 2. zadejte oba prefixy Nelze používat speciální zástupné znaky?, #, *, [, ] Nelze používat speciální syntax typu ((List Ob a prefixy musí ob sahovat vlastně jaký text na počátku se vyhledá, a jakým textem se nahradí! Pokud chcete nahradit všech deset let OP0 OP00 až do OP9 OP09, pak se nástroje musí spustit 10x pro každý rok samostatně, neb o také způsob em OP OP0, pak ovšem vše začínající OP b ude nahrazeno OP0 (např. OPD b ude nahrazeno OP0D1-0005) Krok 3 Příprava zobrazí seznam starých a nových čísel dokladů, současně si uživatel může uvědomit dopad přečíslování i počet přečíslovaných dokladů po provedení přípravy se uvolní tlačítko Spustit

20 20 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Krok 3 Aktivace při 1. spuštění si systém vyžádá aktivační klíč Krok 4 Akce potvrďte úmysl a systém už jen zobrazuje průběh přečíslování a oznámí konec (i případné chyby)

21 I. den školení PODZIM Ochrany pro otevření okna Uživatelské SQL dotazy systém vyžaduje znalost systémové hesla pro spuštění funkce přečíslování systém vyžaduje úroveň práv System/CTRL (Y/5) Žurnál systém žurnáluje všechny provedené pokyny přečíslování do centrálního žurnálu s4s-event.log systém žurnáluje všechny chyby do lokálního žurnálu s4s-error.log Replikace přečíslování dokumentů se v současné verzi nástroje NEREPLIKUJE!!! Je nutné realizovat přečíslování na všech satelitech! (lze využít s4s-event.log jako seznam provedených akcí) Aktivace Nástroj není zadarmo (cena: 2000 Kč bez DPH) a jeho použití vyžaduje zadat aktivační klíč. Pokud uživatel zadá správný klíč (který dostane od MTJ na základě objednávky tohoto software), pak stačí zadat klíč pouze 1x!

22 II. den školení PODZIM 2010 Část II

23 II. den školení PODZIM II. den školení PODZIM Bez vazby na modul Ovládání systému, ovládací prvky Klonování všech oken lze klonovat všechna okna, které obsahují modul... typicky všechny karty dokumentů bez omezení nové klonování vyžaduje napoprvé inicializaci pro každý typ okna, tzn.: pro jeden typ okna musím použít funkci klonování napoprvé na dvakrát... systém napoprvé informuje že došlo pouze k inicializaci a je nutné použít funkci ještě jednou pokud okno nelze klonovat (nemá modul) pak se systém sám ozve že klonovat nelze Nové typy tisku řádků Do systému jsou implementovány nové typy tisku řádku - sumační a slevový řádek definovaný vzorcem (také opravné funkce vyrobí tento řádek): - součet si bude pamatovat, které řádky sčítá a pokud se v nich změní cena, pak se i hodnota na tomto řádku změní - sleva si bude pamatovat procento slevy a vůči jakému součtu je aplikována Vzorec je typicky aplikován na řádek běžného typu (1-9) a jde o vzorec pro výpočet jednotkové ceny na řádku a má následující dopad: změním-li strukturu zboží nebo ceny v nabídce změní se automaticky i poskytnutá sleva nebo cena montáže kalkulována jako 5% z celkové ceny dodávaného zboží Řešením je rozšíření vypočtu slevy nad nabídkami na: S10 - vypočet po nejbližší řádek typu 10 SALL - vypočet po první položku

24 24 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 SLEVA - vypočet podle zadané ho vzorce T10 - suma cen po nejbližší řádek typu 10 TALL - suma cen po první položku TOTAL - suma podle zadané ho vzorce Definice vzorce (číslo POZICE): např.: ;006;008 vybere řádky 002,003,004,006 a 008 TYP=aa;DOD=bb;VYR=cc TYP = typ materiálu VYR = výrobce DOD =dodavatel Automatické součty dokladů bez tlačítka PLUS (nabídky, objednávky, faktury, výkazy, opravy,...) Lze nastavit systém tak, aby nedovolil uložit dokument (Nabídka, Pobj) se špatným součtem? Ano nyní je to možné. Dostupné jsou dvě varianty řešení: 1. - před uložením změn v dokladu se provede automaticky součet (Nabídka, Pobj, Dodací list, Faktura vystavená, Poptávka, Servisní zásah, Oprava) 2. - (pro nabídky) systém opravuje součet okamžitě po provedení změny na řádku Vznikla nová konfigurace systémová, vázaná na typ dokumentu,výchozí nastavení = zapnuto, vypnuto pouze pro Fakturu přijatou. Funkce tlačítka + na dokladech je: - u dokladů v přípravě VŽDY PŘEPOČET - doklad, který nemá žádné řádky nuluje součet po dotazu - u provedených dokladů Faktura přijatá a Faktura vystavená vždy KONTROLA a v případě nesouladu dotaz na zápis změny součtu. U ostatních dokladů je změna zapsána bez dotazu na uživatele, pokud je režim automatických součtů zapnutý Křížové tabulky a panely Časová relativita detailně Pro každé výběrové pole obsahující datum lze nastavit relativitu samostatně. Typické sledování např. obratů minulého roku od do : pokud je dnes , pak vyžadujeme aby se měnilo jednou za rok a se měnilo každý den. Detailní nastavení časové relativity umí foťák a procesní panel.

25 II. den školení PODZIM Křížové tabulky s časovým členěním - půlrok Rozšířena konfigurace pro křížové tabulky o položku "půlrok" - takže sledované období již nemusí být jen kvartál a rok. Křížové tabulky s omezením - info v sestavách Pokud je v libovolné křížové tabulce použita ve Volbách sekce Omezovat hodnoty + Způsob omezení, musí se dostat zadané omezení do popisu parametrů křížové tabulky. Pokud není zvoleno žádné omezení nebude se doplňovat nic. Multi-dimenzionální křížové tabulky Křížové tabulky jistě patří mezi oblíbené nástroje pro analýzu dat. Každý modul obsahuje tento nástroj a postupně je rozšiřujeme např. o: křížové tabulky - poptávky křížové tabulky - poptávky - zboží křížové tabulky - dat obchodních analýz a plánů křížové tabulky - servisních firem křížové tabulky - sekundárních dat firem křížové tabulky - reklamace křížové tabulky - reklamace - zboží křížové tabulky - hodnot procesních panelů křížové tabulky - žurnálu změn Každá křížová tabulka obsahuje data jen jediné agendy! Tuto nevýhodu by měl vyřešit nástroj pro spojování více křížových tabulek do jediné Multi-dimenzionální křížové tabulky. Spojení dat více křížový tabulek může do jediné může vyřešit např. tyto situace: křížová tabulka výnosů podle firem, kde na řádku u firmy bude doplněna informace o odpovědném obchodníkovi za firmu a dealerské skupině firmy a na konci je poslední sloupec, kde se objeví aktuální stav dluhu po splatnosti firmy křížová tabulka aktivit obchodníků členěná měsíčně, kde v jediném poli najdete počet nabídek, finanční. objem nabídek, fakturovaný obrat a počet jednání křížová tabulka nedostatků členěná po uživatelích, kde na řádku najdete počet nesplněných úkolů, počet

26 26 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 jednání bez následku, počet živých proaktivit, počet odložených proaktivit víc jak o měsíc, počet časově propadlých příležitostí a nabídek, počet objednávek po termínu a jejich finanční objem Princip funkce Existuje 5 křížových tabulek, které chceme spojit do jediné! Výsledek spojení je jediná křížová multi-dimenzionální tabulka

27 II. den školení PODZIM Definice multi-dimenzionální křížové tabulky začíná od základní křížové tabulky, ke které přidáváme data jiných křížových tabulek. Definice umožňuje, aby systém řádky a sloupce spojoval v 4 možných režimech: Sloupce 1. spojit (sloupce které nebudou shodné s podkladem se budou ignorovat)... buňka bude obsahovat další informaci 2. spojit a rozšířit (sloupce které nebudou shodné s podkladem budou doplněny)... buňka bude obsahovat další informaci 3. nový vpředu (sloupce budou vytvořeny před tabulkou) 4. nový vzadu (sloupce budou vytvořeny na konci tabulky) Řádky 1. spojit (řádky, které nebudou shodné s podkladem se budou ignorovat)... buňka bude obsahovat další informaci 2. spojit a rozšířit (řádky které nebudou shodné s podkladem budou doplněny)... buňka bude obsahovat další informaci 3. nový vpředu (řádky budou vytvořeny na nahoře začátku tabulky) 4. nový vzadu (řádky budou vytvořeny na dole na konci tabulky) Podmínkou fungování multi-dimenzionální křížových tabulek je práce s pamětí filtrů (foťák). Spojují se tabulky, se zadanými parametry zpracování a tyto parametry musí být "nafoceny"! Křížové tabulky mají pro definici dalších rozměrů připraveny nové záložky: Základní - zde je známá původní funkcionalita křížových tabulek Volby - zde je rychle dostupný stav voleb křížových tabulek Multi - zde uživatel připojuje další křížové tabulky Fotky - zde je rychle dostupný stav fotek kritérií a výběrových parametrů křížových tabulek

28 28 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Třídění dle výsledných hodnot Křížové tabulky a grafy (MultiX nebo jednotlivě) Křížové tabulky spisové služby jsou sjednocujícím dokumentem kde se bude tisknout společný graf pro: - počet jednání - počet nabídek - počet faktur vystavených Podmínkou pro správné zobrazení je dodržení několika zásad. V řádku tabulky musí být vždy datumové pole a ve volbách je třeba mít společné časové kritérium, např. měsíční nebo týdenní pohled.

29 II. den školení PODZIM Pod tlačítkem volby vzniklo několik nových možností. Nový typ grafu čára trend jenž ukazuje logaritmickým výpočtem osu. Dále pak možnost volby omezení osy X a Y. Pokud například sledované období je je možnost sledovat jen určitý úsek daného období. Stejně je tomu v případě hodnocení více obchodníků kdy například výše obratu má být společná pro všechny a nikoliv automaticky tvořená systémem dle nejvyšší obratové částky. Karta MultiX tabulky

30 30 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Jednotlivé případy s omezením osy Y

31 II. den školení PODZIM Zboží a ceny Technické parametry 1-4 na kartě zboží jako volitelné povinné údaje Zboží/Konfigurace/Povinné údaje karty zboží - přidána možnost volby Tech. Parametrů 1-4, po zvolení této volby je na kartě zboží vyžadováno zadání na: kartě zboží - základní a technické. Hromadné manipulace nad databází zboží - rozšíření Hromadné manipulace zboží výkonné akce neměly možnost změny technických parametrů vyšších jak 4, tudíž došlo k doplnění zbytku do technického parametru 10.

32 32 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Výběry 5,6 na kartě zboží i v přehledech, tiscích, křížových tabulkách Rozšíření možnosti filtrace zboží konkrétně výběry 5-6 byly zahrnuty i do přehledů zboží(sloupce) dále křížových tabulek,marketingových výběrů zboží,hledání duplicit zboží,tisku ceníku a dalších jejich výskytů. Změna v menu Zboží Menu konfigurace pro ceník je již velmi dlouhé. Proto došlo ke sloučení oken do jednoho formuláře rozděleného na záložky. Uzavření karty zboží proti editaci (všech polí nejen cen) Vznikla nová záložka konfigurace Zboží/Konfigurace/Změna čísla a Nové karty zboží". Zde je možné nastavit režim zamykání celého dokladu, nebo jen cenových polí. Schopnost hromadně označit zboží v přehledu zboží pro zadaná výběrová kritéria Nad zeleným polem v přehledu zboží je nově tlačítko "?" pro hromadné označení, které nabídne uživateli 3 funkce: označ vše, odznač vše, inverze příznaku

33 II. den školení PODZIM Vztahy mezi zbožím - rozšířené řešení (nové přehledy, průhledy na podřízené i nadřízené) Na kartě vztahy dostupný pohled na všechny vztahy k nadřízeným (náhrady+související+příslušenství) Přehled vztahů - velký přehled všech vztahů (viz menu Zboží - Vztahy zboží) Opravena funkce doubleclicku na číslo zboží ve vztahu - otevře stejnou kartu zboží Oprava filtrace speciálních výběrových kritérií u přecenění zboží Přepočet zahraničních cen - u pole 'Typ zboží ' nefunguje filtrace '...' ani '((...', totéž nefunguje ani u přecenění zboží, upraveno v následujících dvou místech: Zboží/Úpravy cen/přecenění Zboží/Úpravy cen/přepočet zahraničních cen Index změny pro konstrukční celek Na kartě konstrukčního celku: index změny (textové pole) automaticky dostává hodnotu při první změně "01", pokud dojde k opravě složení celku systém nabídne automatický zápis indexu změny ( , a...b, 02a... 02b) + datum změny indexu. Tuto nabídku neopakuje příštích 90 minut - považuje tyto změny za stejný index změny. Uživatel může sám požádat o automatické zvýšení indexu změny (tlačítko Změna) a také může index změny sám opravit!

34 34 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Tisk konstrukčního celku obsahuj index změny a datum změny Historie karty zboží sleduje všechny předchozí varianty (číslo, datum a kdy a kdo ji přesunul do historie) Rozpad konstrukční celků N-úrovně Mezi nové možnosti stanovení úrovně rozpadu konstrukčních celků patří stanovení takřka neomezené hloubky rozpadu konstrukčních celků. Využití této schopnosti: použití pro generování hromadné objednávky, kdy rozpad neomezené hloubky rozpadají celky v přijatých objednávkách, ve skladech a ve vystavených objednávkách podle požadavku uživatele generátor rezervaci nad přijatou objednávkou rozpad konstrukčních celku na výdejce a příjemce v rámci hromadných opravných operací

35 II. den školení PODZIM dotaz na skladovou dostupnost materiálu nad přijatou objednávkou s rozpadem konstrukčních celků dotaz na skladovou dostupnost materiálu nad nabídkou s rozpadem konstrukčních celků dotaz na skladovou dostupnost materiálu nad kartou výrobku Konstrukční převodka s výrobnímu čísly jako komponenty 2.3 Kontakty a operativa Nová tisková sestava - cenový list Příklad: Často je potřeba vytisknout pro jednoho zákazníka definici cenotvorby, to znamená, že na některé produkty má zákazník ceny dle dealerské slevy (např. 5% na produkt A a dodavatele A), na jiné produkty má nastavenu smluvní slevu a na další produkty má smluvní cenu. Kromě toho může mít celkovou slevu na úplně všechno. Nyní není možné vytisknout přehled všech těchto definic pro určitého zákazníka na jednom "papíře" (s možností filtru dle Výrobce, typu zboží, atd.). Logicky by tam patřil také údaj o splatnosti nebo limit dluhu, zodpovědná kontaktní osoba. Řešení: Vznikla nová tisková sestava dostupná nad kartou kontaktu (Cenový list) a zobrazuje následující: limit dluhu, případná blokace, fakturační výstraha, počet dní splatnosti faktur, zodpovědný obchodník, dealerská skupina, kontaktní sleva, dealerské slevy, smluvní slevy, smluvní ceny, akční ceny vázané na zákazníka nebo jeho dealerskou skupinu

36 36 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Nová tisková sestava nad přehledem kontaktních osob Nad přehledem kontaktních osob doplněna tisková sestava přehled kontaktních osob pro rychlou možnost tisku, podrobnější sestavy jsou stále umístěny v tisku kontaktních osob. Vazba na systém Octopus Na kartě kontaktu ve vyhledávání parametrů firem na internetu se nabízí nová možnost systému Octopus, daný uživatel vyplní přiřazené heslo, musí být vyplněno i IČO hledané firmy. Po stisknutí Ukaž se otevře okno prohlížeče s nalezenou firmou v systému Octopus - kreditní informace. Tato služba je placená - cenové podmínky dostane od konzultantů. Přehled jednání i v jiných kartách

37 II. den školení PODZIM Přehledy jednání na jiných kartách a) samostatná karta nad základní kartou kontaktu - možnost úpravy designérem, možnost generování nového jednání b) Přehled v rámci marketingové karty kontaktu, přehled v rámci karty kontaktní osoby - možnost úpravy designérem. Designéra lze použít na kartě kontaktu, marketingové kartě kontaktu a samostatném okně přehledu jednání, nad tímto oknem lze vygenerovat nové jednání. Fakturační adresa přímo na kartě zákazníka Základní karta kontaktu Fakturační adresa je dostupná v samostatné záložce přímo na základní kartě a pokud je fakturační údaj vyplněn pak jsou titulky záložek zdůrazněn tučným textem Zadání fakturační adresy je možné přímo na kartě kontaktu a dojde k jejímu zvýraznění. Vyhledání firmy i dle fakturačního názvu resp. adresy Pokud potřebuje vyhledávat i přes fakturační adresu, tak je možnost zapnout příznak vyhledání i přes fakturační údaje. Funguje pro přehled firem, tisky a křížovou tabulkou firem.

38 38 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Tisk přehledu kontaktních osob - doplněna filtrace dle marketingového výběru osob i firem Adresu a název firmy lze aktualizovat dle informací ARES při znalosti IČO Funkce dohledání informací o firmě v on-line databázích státní správy, nyní dokáže navrhnout aktualizaci údajů o firmě dle informací on-line získaných ze systému ARES. Aktualizace porovnává údaje o názvu firmy adrese (město, ulice, PSČ) DIČ a navrhne jejich aktualizaci v s4s. Uživatel nakonec rozhoduje o použití informací. Funkce je použitelná i pro vyplnění zcela nové firmy, podmínkou je znalost IČO.

39 II. den školení PODZIM Funkce je dostupná jen české verzi systému. Existující firma - postupy: otevřít kartu "Parametry hledání firmy na internetu" s vyplněnou hodnotou IČO použij nové tlačítko "Stáhni" (nová funkce, která stáhne dostupné informace o kontaktu z ARES v kartě porovnání informací s databázi ARES systém ukazuje informace vedené v Soft-4-Sale a ARES, barevně zdůrazní (červeně podbarvené) rozdílné hodnoty uživatel má k dispozici tlačítko Změnit pro zápis hodnoty ARES do S4S, resp. tlačítko Změnit vše pro zápis všech rozdílných hodnot Konfliktní situace Informace v ARES se shodují s informacemi v s4s: jen informativní zpráva navržený nový název firmy je již v systému využíván: systém oznámí problém a změnu názvu firmu neprovede! aktivace funkce hledání při zadaném IČO okno porovnání informací s ARES Nový kontakt:

40 40 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 spusťte funkci nová firma, a aniž by jste vyplnili jakýkoliv údaj použijte funkci hledání on-line v okně parametry hledání zadejte IČO použijte nové tlačítko "Stáhni" systém založí dle dostupných informací v ARES novou firmu a tu otevře místo prázdné karty nové firmy Konfliktní situace firma stejného jména existuje v S4S: systém oznámí problém a otevře kartu této firmy. Nyní lze využít funkci aktualizace pro existující firmy. firma jiného jména, ale stejného IČO existuje v S4S: systém oznámí problém a otevře kartu této firmy, resp všech firem které mají shodné IČO. Testy dluhu a blokace tvorby dokladů Režimy: test kontroluje dlužnou částku po splatnosti (původní režim) test kontroluje úvěrový limit - celkový finanční objem dodávek dostupných bez hotovostní platby test kontroluje překročení maximální doby dluhu po splatnosti bez ohledu na finanční limity systém omezuje resp. blokuje tvorbu dokladů systém omezuje resp. blokuje provedení dokladů Kdy má dojít k blokaci limitu? pokud do faktury / dodacího listu vložíme jako odběratele firmu, které nemá na obchodní kartě kontaktu v poli způsob úhrady uvedeno "převodem" (tzn. buď je pole prázdné nebo je v něm jiný text), pak nechť se vygeneruje tato zpráva: "Tento zákazník nemá povolenu úhradu faktury převodem. Proveďte prodej za hotové nebo požádejte odpovědného pracovníka o povolení fakturace a přidělení limitu dluhu." Řešení: nový příznak na obchodní kartě kontaktu - "doklady blokovat" (ve výchozím stavu vypnuto) nový příznak v Konfiguraci kontaktů - "Doklady blokovat - B" (pro zakládání nových karet kontaktů) reakce na příznak "B" = systém bude reagovat u všech vybraných dokladů buď při založení nového nebo změně kontaktu na stávajícím. Vždy se objeví výše uvedený text.!! pokud je na dokladu (faktura, dodací list) vybrána firma, která nemá povolenou fakturaci, nelze takový doklad ULOŽIT (tedy ani vytisknout). Při každém pokusu o uložení se objeví výše uvedená upozornění.

41 II. den školení PODZIM do funkce MARKETING/MARKETINGOVÉ MANIPULACE/HROMADNÉ OPRAVY doplněna možnost hromadné změny stavu příznaku u kontaktů dle výběru. upraveny generátory Faktury ze VŠEHO, Dodacího listu ze VŠEHO Maximální doba trvání dluhu Příklad: Hlídání maximální doby trvání dluhu v obchodní kartě kontaktu máme nastavený limit dluhu a používáme ho. Bylo možné doplnit funkci, která by nezávisle na limitu dluhu hlídal, jak dlouho už ten dluh trvá? Limit dluhu: Kč, dluh: Kč (trvá 30 dnů - některá z faktur je 30 dnů po splatnosti), nastavená max doba trvání dluhu: 25 dnů U tohoto případu by se měla objevit podobná hláška jako při současné funkci limitu dluhu dle výše částky. Tyto funkce by měly fungovat současně a nezávisle na sobě (podle toho, co přijde dřív), případně by se ve zprávě měla objevit informace, že dluh překročil nastavenou finanční hodnotu i nastavenou maximální dobu trvání dluhu. Maximální doba by měla být proměnná hodnota, kterou zapíšeme do nějakého pole, podobně jako limit dluhu. Řešení: Využívá se existující funkce "Blokace dokladů", která je rozšířena ještě o definici a kontrolu doby po splatnosti. Za limit dluhu (v Kč) na obchodní kartě Kontaktu přidáno další pole jako limit dluhu (ve dnech). V konfiguraci kontaktů přidán nový příznak "Doklady blokovat automaticky". Pokud některá z faktur (při Provedení nebo zadání kontaktu na doklad - dle konfigurace Blokace dokladů) přesáhne stanovený limit (ve dnech), pak nastanou tyto dvě situace: a) Jestliže je vyplněn limit dluhu ve dnech a není zatržen tento příznak = pouze textové upozornění uživatele. b) Jestliže je vyplněn limit dluhu ve dnech a je zatržen tento příznak = textové upozornění uživatele + zapnutí příznaku Doklady blokovat na kartě kontaktu (s okamžitou platností). Synchronizace - (duplicity, nežádoucí texty), úkoly, čas Při synchronizaci ů se identifikuje duplicitní výskyt u obdobně jako u velké synchronizace (duplicity vznikají tím, že zákazník pošle stejný více lidem v kopii, nebo se automaticky některé adresy distribuují více lidem). Identifikace duplicity znamená vyhledat shodu na základě shody v následujících polích: - datum jednání (DATUM JED s přesností na vteřiny) - téma jednání (je lepší pokud je vyplněno, ale funguje i na prázdné pole) - typ jednání (odpovídající konfigurovanému typu pro synchro ů) - komunikační kanál = "E" V případě splnění podmínek je uživateli oznámeno, že záznam je již v s4s zapsán a dojde jen k aktualizaci seznamu obchodníků na vědomí. Dále byl doplněn příznak duplicitní doplnit do přehledu k synchronizaci. Pokud je vyhodnocen jako duplicitní, pak systém jen zapíše obchodníka do pole na vědomí... případně rozšíří seznam jmen o další, provede opravu data změny a odreplikuje a zapíše jako importované i do Outlooku.

42 42 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 V okně konfigurace "Nastavení PDF rozhraní" je nová záložka. Zde se zapisují nežádoucí texty (texty, které mají být odstraněny). Zde se také ovládá funkčnost filtru nežádoucích textů a také manažerská komprese. Nastavení je uživatelské. Ve "velké synchronizaci - ové pošty" se pak odfiltrovávají tyto nežádoucí texty a případně se provádí manažerská komprese (odstranění nežádoucích znaků - vypustit násobné mezery, oddělovače řádků...) Ve formuláři synchronizace pod výběrem "Typ Akce" přibyla možnost "NIC". Na formuláři plánu času přibyl příznak "Ignorovat při synchronizaci s MS Outlook". Pokud je záznam ignorován přeskakuje se při čtení z S4S i z MS Outlook. Příznak je možno vypnout v kartě časového plánu Příležitosti Operativní generátory Na kartě příležitosti byly zprovozněny: operativní generátory úkolu, plánu času a proaktivit. Uživatel ve zjednodušené formě může zadat text a zodpovědnou osobu a termín. tlačítko pro uzavření neúspěšné příležitosti tlačítko pro uzavření úspěšné příležitosti

43 II. den školení PODZIM Automatický vznik příležitosti Konfigurovatelné podmínky pro vznik příležitosti umožňují zautomatizovat vznik příležitosti při vzniku nebo uzavření: poptávky nabídky marketingové akci přijaté objednávky Režimy režim "Nová příležitost na pozadí" u dokumentu bez vazby na příležitost se zeptá uživatele zda má vytvořit novou. režim "Volba uživatele nová příležitost/ nová vazba" u dokumentu bez vazby na příležitost otevře nástroj pro propojení na příležitost resp. pro generování nové příležitosti. režim "při proveď" aktivuje pouze při provedení dokumentu režim "při uložení" aktivuje pouze při uložení změny v dokumentu (pouze 1x v rámci otevření dokumentu) Viz menu Marketing - Příležitosti - Konfigurace - Automat vzniku příležitosti

44 44 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Dotaz ihned po vygenerování nového čísla nabídky Povinné údaje příležitosti Vznikl nový formulář viz. menu Mark eting/příležitosti/konfigurace/povinné údaje. Zde si uživatel zvolí povinné údaje pro kartu příležitostí. Implicitní typ příležitosti Oprava drobné chyby - číselník typů příležitostí nereagoval na příznak 1. implicitně doplň typ příležitosti, přestože je 1. zadána. Při vzniku nové příležitosti se typ doplní. Doplněna možnost filtrace dokumentů, které mají resp. nemají vazbu na příležitost Nová filtrace řeší očekávaný dotaz uživatele, která nabídka není spojena s příležitostí. Filtrace je dostupná pro: přehled jednání

45 II. den školení PODZIM přehled úkolů přehled nabídek přijatých objednávek Přepočet finančních hodnot příležitostí viz menu Marketing - Příležitosti - Přepočet příležitostí systém najde poslední nabídku a její finance vloží mezi plánované systém najde přijaté objednávky a jejich součet vloží mezi plánované finance (má vyšší prioritu, než nabídky) systém najde vystavené faktury a jejich součet vloží mezi realizované finance Rozšíření vazebních dokumentů Rozšíření se dotklo mnoha generátorů, kdy se předává informace o příležitosti ze zdrojového dokladu do dokladu cílového a vzniká tak nová vazba na cílový dokument. Nové tiskové sestavy pro finanční vyhodnocení příležitostí Sestavy obsahují informace o plánovaném obratu, včetně přepočtu dle procenta naděje na úspěch, skutečně dosažený obrat a marži, včetně procentuálního vyjádření úspěšnosti a marže. Finanční přehled Finanční vyhodnocení

46 46 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Volba způsobu třídění sestavy řídí, podle kterého údaje se realizují mezisoučty. Rekapitulace neobsahuje detailní informace, jen součty ve 2. úrovních. Nové generátory, doplněny filtrace Zprovozněny generátory Zakázky, Přijaté objednávky, Marketingové akce, Servisního zásahu nad formulářem příležitosti. Filtrace opraveny (i pro křížové tabulky a tisky) + nad přehledem doplněno tlačítko Suma: plán prodeje, plán zisku, plán prodeje * naděje, plán zisku * naděje, realita prodej, realita zisku + přehled optimalizován a doplněny pole (oblast, plán zisku, realita prodeje, realita zisku, ) Nové pole v příležitostech Na záložce Finance a zařazení v příležitostech jsou příjmy, výdaje, naděje jak pro plán, tak pro realitu. Důležité je i pole je zisk, které tam chybělo. Tento zisk je použit i na základní kartě. Je to reakce na následující podnět. Ne vždy velký obrat znamená velký zisk Marketingové výběry Nové možností, jak generovat marketingový výběru osob dle výběru firem 1. všechny osoby firem (fungovalo vždy) 2. jen jedna prioritní osoba pro každou firmu (první osoba firmy a upřednostňují se osoby s příznakem ) 3. jen osoby s příznakem pro Z marketingového výběru firem lze vytvořit použitelný marketingový výběr osob.

47 II. den školení PODZIM Vytvoření marketingového výběru firem Příprav hromadného oslovení firem/osob elektronickou cestou ( ), vyžaduje vyhledat firmy: které lze oslovit přes osobu s adresou které nemají žádnou osobu které nemají žádnou osobu s adresou Nové výběrová kriteria pro tvorbu marketingového výběru firem dokážou vyhledat firmy, které bude nutné oslovit firemním výběrem Plánování času a práce V týdenním plánování času lze zobrazit navíc i úkoly, proaktivity a jednání V týdenním plánování času je nyní možné následující: délku zobrazeného Úkolu se nebere z konfigurace, ale přednostně z pole PRACNOST na kartě úkolu. Pokud pole pracnost bude "0", je zobrazena délka úkolu dle konfigurace. Tím odpadá nutnost duplikovat úkol časovým plánem. úkoly při zvolené konfiguraci "dle začátku" jsou zobrazeny v délce dle konfigurace, začátek je na začátku pracovní doby (7:00), řazení probíhá dle interního čísla úkolu vzestupně (při více záznamech v rámci jednoho dne) záznamy z Jednání jsou zobrazeny v délce dle konfigurace, začátek je na začátku pracovní doby (7:00), řazení je dle čísla jednání vzestupně (při více záznamech v rámci jednoho dne) možnost nastavit čas začátku a konce pracovní doby (barevně odlišná část kalendáře)

48 48 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Měsíční pohled na plán času Operativa/Plánování času/týdenní pohled časových plánů zde je nyní možnost vzhledu v měsíčním pohledu. Rozšíření položek časového plánu Položka časového plánu doznala drobných úprav: - nabízení rozevíracího seznamu ÚKOL v položce časového plánu (nabízet pouze nesplněné úkoly) - nabízení ZAKÁZKA podle firmy vybrané na položce časového plánu. Plán času s barevným rozlišením úkolů V týdenním plánu času je možnost barevně rozlišit úkoly splněné a úkoly nesplněné a ovlivnit nastavení jejich barev.

49 II. den školení PODZIM Požadavkový a námitkový managment Oprava reakcí na trvalé požadavky (pouze zboží) na vystavené objednávky a přijaté faktuře Drobná oprava pro reakce na trvalé požadavky (pouze zboží) na vystavené objednávky a přijaté faktury. Trvalé požadavky fungují i na výkazech servisní činnosti Po zadání zákazníka a nebo po stisku tlačítka Proveď se vyhodnocuje jestli je k tomuto zákazníkovy definována reakce. Po stisku tlačítka Proveď se vyhodnocuje zda bylo stisknuto tlačítko Storno či nikoli. Pokud ano je proces se servisním zásahem ukončen Reference Zprovoznění obrázků na Obrazové záložce reference i pro formáty BMP, JPG, PNG Obrázky k referencím lze připojovat poklepáním na příslušné pole obrázku. Připojené obrázky se zobrazí v poli jako náhled. Pro obrázky připojované obecně do systému doporučujeme používat formáty JPG nebo PNG (vzhledem k jejich datové velikosti, zabírají nejméně místa). Soubor ve formátu BMP Access vloží přímo do dat => velmi narůstá velikost databáze. Pokud není definovaná cesta pro objekt, zachová se původní funkčnost. Pokud je cesta zadaná a obrázek je v jiném formátu než bmp, tak se po uložení obrazové karty referencí zobrazí, do něj už ovšem nelze vkládat pomocí clipboardu a CTRL+V. Pro obnovení funkčnosti stačí smazat cestu k objektu. Generování reference nad fakturou vystavenou Nový generátor Reference nad kartou Vystavené faktury. - po promáčknutí tlačítka generátoru se zapíše do poznámky faktury, že byla generována reference - otevře se okno reference - otevře se okno s dotazem, ze kterého řádku faktury se má reference udělat - do okna reference se převezmou tyto údaje : Název = název zboží na daném řádku faktury Zahr = zahraniční název zboží (ze základní záložky karty zboží) Zákazník = z hlavičky faktury Osoba = z hlavičky faktury Produkt = číslo zboží z daného řádku faktury Instalace = pokud je na faktuře uveden příjemce tak příjemce, jinak stejné jako Zákazník Zakázka = z faktury Datum = datum uskutečnění zdanitelného plnění z faktury Spisová služba Nově šablona pro vzorové jednání Vzorové jednání obsahuje všechna pole s možností předplnění do nového záznamu spisové služby. Doplněna tato pole: ZAKÁZKA, FÁZE, MARK.AKCE, NA VĚDOMÍ, OBLASTI, CÍL, ČETL, ŘEŠENÍ, STŘEDISKO, DALŠÍ OSOBY, N.ZNAČKA, V.ZNAČKA

50 50 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Nové poštovní podací archy S platností od bude česká pošta přijímat pouze nový typ poštovního podacího archu, který je k dispozici na následující adrese Proto byla vytvořena volba pro zvolení tiskového vzoru do a od Marketing Marketingový robot stavů Enter topic text here. 2.5 Nabídky Tiskové sestavy nabídek s obrázky - rozšíření Do sestav nabídek (zahraniční, standard a zahraničními se slevami) je doplněna funkčnost zobrazování obrázků. Pokud je tato funkčnost dostupná je zobrazené označovací políčko "S obrázky?" vyjma sestavy "standard s připojenými obrázky", která je primárně navržená pro zobrazování obrázků. Změna typu tisku řádku v nabídkách Při změně TYP tisku řádku Modifikovaného textu na odpověď NE se změní pouze číslo tisku a neprovede se aktualizaci polí. (Nyní se objeví upozornění, ale při volbě NE, se číslo řádku nezmění.)

51 II. den školení PODZIM Export/Import nabídky Na kartu nabídky přidána funkci pro import řádků nabídky z Excelu. Funkčnost je dostupná pod tlačítkem "export do excelu". Automatická aktualizace připojených obrázku z ceníku do řádku nabídky při změně zboží Drobné vylepšení při práci s nabídkami a připojenými obrázky. Vyskytla se následující situace: Pokud zadáte jednotlivé položky přes ceník a pak je přenesete i s obrázkem tak není problém. Ale jakmile je ručně změníte či zadejte, tak se Vám obrázek neobjeví nebo zůstane obrázek z předchozí položky. Pokud použijete v opravách nástroj doplň obrázky dle ceníku tak se Vám tyto obrázky neopraví. Nezbývá Vám nic jiného než ručně u položky obrázek křížkem odstranit a poté znovu připojit ten, který je u položky. Nové tiskové sestavy nabídek Tiskové sestavy "se slevou v zahraniční měně", "anglicky v zahraniční měně", "německy v zahraniční měně", "rusky v zahraniční měně", "anglicky v zahraniční měně se slevou", "německy v zahraniční měně se slevou", "rusky v zahraniční měně se slevou" "standard-slovensky" reagují na příznak "s obrázky" - pokud je obrázek, popisek zboží roztáhne až k tomuto obrázku, v opačném případě popisek roztáhne na maximální šířku. Možnost zvolit více variant pro součet do hlavičky karty Nabídky. V tabulce Varianty na kartě nabídky je možno zatrhnout více variant současně. V celkovém součtu na kartě nabídky, tedy i v přehledu Nabídek, se objeví celkový součet vybraných variant. (Musí být vybrána alespoň jedna z variant!). Chování tiskových sestav zůstává nezměněno. Nový generátor nad kartou poptávky V systému je nyní dostupný nový generátor zakázky nad kartou poptávky. Zjednodušený generátor nabídky, přijaté objednávky Příklad: Nabídka má řádky s názvem, detailním popisem a technickými parametry, ale již následná přijatá objednávka bude mít pouze názvy zboží. Volba jeho použití je doplněna do konfigurace nabídek, přijatých objednávek. Řešení: Funkčnost spočívá v tom, že všechny následné dokumenty se generují s řádkem TYP1 = pouze název (veškeré údaje v poli popis se ignorují).

52 52 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Nový povinný údaj v konfiguraci nabídky Doplnění nového povinného konfigurovatelného údaje v kartě nabídky - jedná se o pole realizace. Nový způsob zaokrouhlení slev Doposud bylo zaokrouhlení slev používaných v systému na celá čísla. S přechodem na jinou měnu (Slovensko Euro), bylo nutné zareagovat na tuto změnu a umožnit nastavení zaokrouhlení s přesností 0,01. Tato funkčnost byla doplněna do následujících dokladů: přijatá objednávka vystavená objednávka vystavená faktura přijatá faktura nabídka prodejka Kontrola duplicity zboží v nabídkách Při tvorbě poměrně rozsáhlé nabídky (nebo přijaté objednávky) uživatelé naráží na problém, že třeba při 50 objednacím čísle si nejsou jisti, jestli už toto číslo nabídka obsahuje či ne. Řešením je zabudování upozornění, které pracuje na základě těchto pravidel: - "Konfiguraci Nabídek" a "Konfiguraci přijatých objednávek" doplněn o režim "kontrola duplicity zboží". Jestliže je do nabídky vložen řádek se stejným MAT ID objeví se hlášení: "Dokument již toto zboží obsahuje. Chcete opravdu zboží "MAT ID" znovu vložit? ANO - vložit/ne - nevkládat". - Doplněna funkčnost "kontrola zboží na řádku dokladu" volanou tlačítkem (u duplicitních položek se objeví kód "2") 2.6 Zakázkový systém Nový filtr v křížových tabulkách zakázek V zakázkovém modulu přibyl nový filtr Rozpracovanost [%] v přehledu, tisku a křížové tabulce zakázek. Kontaktní osoba objednatele u zakázky

53 II. den školení PODZIM Karta Zakázky doplněno k OBJEDNATELI i možnost výběru kontaktní osoby. Čísla účtů na upomínkách Původní řešení bylo, že na tiskovou sestavu upomínky se bralo číslo účtu z poslední faktury, která byla uvedena na upomínce. Nově je funkčnost tato. Při tisku upomínky se kontroluje, zda jsou čísla účtů na daných fakturách shodná a v případě že ne, nabídne se použití čísla faktury z hlavičky tiskových dokumentů. Tisk přijatých faktur s mezisoučty Zakázky/Přijaté faktury/tisk přijatých faktur Tisková sestava "zkrácený přehled" - má doplněné stejné mezisoučty jako jsou u stejné sestavy faktur vystavených (podle Dodavatele, Obchodníka). V sestavě je dále uveden nadpis mezisoučtu = jméno dodavatele, obchodníka. Nový generátor Nový generátor Zakázky nad Vystavenou objednávkou doplňuje již velkou škálu generátorů, které jsou uživateli k dispozici. Součet hodin na kartě zakázky V kartě zakázky po kliknutí na tlačítko "Výkazy" se otevře formulář "Přepočet výkazů práce zakázky", ve spodní části je nyní zobrazen součet hodin. A je to takto uděláno z důvodu, aby uživatel nemusel používat Projekty Přijaté objednávky Filtrace nad přehledem zboží v přijatých objednávkách - výběr 1, 2 Nad přehledem zboží v přijatých objednávkách doplněna možnost filtrování výběr1, výběr2 z karty kontaktu.

54 54 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Optimalizace provádění příjemky - dohledávání položek Provedení příjemky a zápis DODÁNO bylo optimalizováno pro rychlejší zpracování požadavku a urychlení zápisu do vystavené objednávky. Možnost definice a tisku přijaté objednávky "formou kupní smlouvy III" v různých jazykových variantách Nové vlastnosti tiskové sestavy - formou kupní smlouvy III - úprava tiskové sestavy "forma kupní smlouvy III - xxxxx.". (text popisku xxxxx se mění v závislosti na vybrané jazykové variantě) - úprava definice textů článků - záložka pro každý jazyk, ve kterém je možno připravit texty na kartě zboží. Součástí "jazykové" záložky je i možnost změnit popisky sloupců zboží a označit jednu z jazykových variant jako "vybranou". - doplněny deklarace Nové generátory nad přehledem zboží v přijaté objednávce Zobrazeny generátory Příjem!, Výdej!, Vfak!, Dodl! Nad formulářem Přehled zboží v přijatých objednávkách. Tlačítko generátoru dodacího listu bylo na formuláři zrušeno a nahrazeno generátorem Dodl! v nástrojové liště Dostupnost zboží nad doklady s možností zjištění dostupnosti "náhradního" zboží a jejich záměny na dokladu. Nová funkčnost okna pro zobrazení dostupnosti. - v hlavní části se zobrazují položky a jejich momentální dostupnost (přes všechny sklady), podle dokladu, nad kterým je dotaz na dostupnost volán... - po kliknutí na ikonku "otazník" se v novém okně zobrazí položky a jejich momentální dostupnost (na jednotlivých skladech), které je možno použít jako náhradu. Musí existovat vztah "náhrada" definovaný na kartě zboží "Vztahy". - klepnutím na vybranou "náhradu" (ikona se šipkou) se tato přesune do hlavní části okna... a dostane vizuální příznak, že se jedná o náhradní zboží. - při zavírání okna s dostupností (pokud bylo použito "náhradní" zboží) dotaz: "Použili jste NÁHRADU zboží!!" tlačítka: "Nahradit zboží v dokladu" a "Zpět bez náhrady" a "Storno" (storno slouží k zastavení funkce a návratu zpět do okna Dostupnosti) - záznam do Poznámky na řádku zboží dokladu "Náhrada za zboží xxxx"

55 II. den školení PODZIM Vystavené objednávky Rámcová objednávka i nad vystavenou objednávkou Rámcová objednávka je nyní i nad vystavenou objednávkou. Jedná se o (nezávazný dokument) k němu potom náleží konkrétní objednávky s termínem. Po dodání dílčí objednávky se dodání promítne i do nadřízené rámcové objednávky. V souvisejících dokumentech je poté pod "Rámcovou" vidět všechny "dílčí". Generátor VObj nad VObj zajišťuje vazbu, zkopírování položek a všech potřebných informací. Na kartě objednávky vzniklo rozbalovací pole RÁMCOVÁ, kdy se nabízejí všechny rámcové objednávky stejného dodavatele pro ruční spárování. Chování: Pokud je Vystavená objednávka "provedená" je příznak "rámcová" zamčen. Pokud je Vystavená objednávka označena jako "rámcová" nenabízí se vazba na jinou rámcovou objednávku = pole Rámcová je nedostupné. Pokud je nad Vystavenou objednávkou, která již má vazbu na nadřízenou rámcovou objednávku použit generátor VObj! je uživatel upozorněn: "Tato vystavená objednávka již má vazbu na rámcovou objednávku. Chcete tuto vazbu zrušit? Ano/Ne". "Rámcové" vystavené objednávky jsou vyjmuty z požadavků na skladovou dostupnost... ("na cestě"). Hromadná objednávka nekumulovaně s rezervacemi jako zdroj požadavků. Ve vystavené objednávce (jako hromadná objednávka), vygenerované podle rezervací, chyběl odkaz na přijatou objednávku a po stisku tlačítka Označ PO se neprovedl zápis potvrzeného data dodání z položky vydané objednávky do řádku přijaté objednávky. Tím se ale tato metoda stala nepoužitelnou, protože v těchto objemech nebylo možné provádět zápis potvrzeného termínu do vydané a pak ještě jednou do přijaté objednávky. Odkaz na přijatou objednávku se do řádku vygenerované vydané objednávky nevložil, ani když bylo použito jako zdroj požadavků nedodané přijaté objednávky. Z těchto důvodů došlo k následující úpravě. Doplnění kompletní logiky "detailní řádkování (nekumulovaně)" pro rezervace v Hromadné objednávce. Je třeba objednávky generovat se zapnutým příznakem "detailní řádkování (nekumulovaně)! Možnost filtrace objednávek dle čísla V přehledu zboží ve vystavených objednávkách chybí možnost filtrace dle čísla objednávky - doplněno. V přehledu zboží v přijatých objednávkách chybí možnost filtrace dle čísla objednávky - doplněno Faktury vystavené Tlačítko "trychtýře" na vystavené faktuře Do formulářů vystavené faktury a to i zálohové k poli Zakázka tlačítko trychtýře, které přepíná nabídku výběru otevřených zakázek "Všechny/Pouze k firmě na dokladu.

56 56 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Pro slovenské zákazníky rozdělení polí IČO, DIČ, IČ DPH Podle platné legislativy mají právnické osoby v SR přidělené IČO, DIČ a IČ DPH. Logika využití DIČ a IČ DPH pomocí identifikátoru je zachována. V případě, že DIČ a IČ DPH je zcela odlišné, tak je nutné v kartě kontaktu využít zcela nové pole, pojmenované IČ DPH. Pokud nebude pole vyplněno bude se tisknout v IČ DPH na dokladech hodnota dle stávající logiky. Nová tisková sestava vystavené faktury - "obchodní balík - integrovaný doklad" Vytvořena nová tisková sestava nad kartou Vystavené faktury - "obchodní balík - integrovaný doklad" Adresa DODAVATELE se přebírá z aktivně zvolené tiskové hlavičky, Číslo účtu dodavatele se načítá z karty faktury. Je vhodné, aby číslo účtu na faktuře a zvolená aktivní tisková hlavička byly v souladu!!! Na složence se tiskne i kontaktní osoba ODBĚRATELE, pokud je nějaká vybrána na kartě faktury. Na průvodce obchodního balíku se také vytiskne jméno kontaktní osoby a dále telefonní číslo. Toto číslo je vyhledáno v pořadí - telefon osoby, mobil osoby, telefon firmy (jakmile je první nalezen, systém dál v hledání nepokračuje) Nová volba v křížových tabulkách vystavených faktur Nová volba v křížových tabulkách "celkem bez slev.ř.": pokud uživatel tuto volbu zvolí systém vyhodnotí podíl celkové slevy na faktuře z řádkových slev a tuto slevu aplikuje na cenu zboží prodaného. Rozpoznání slevy: text řádku začíná slovy "Celková sleva", cena je záporná, množství = 1, nejde o dobropis, nejde o zálohovou fakturu. Pozn: před vyhodnocením křížové tabulky se nejdříve počítají hodnoty podílu slev a tato příprava může nějakou dobu trvat.

57 II. den školení PODZIM Nové pole ve faktuře vystavené Na kartě vystavené faktury je nové pole NÁZEV. Pole je obdobou pole NÁZEV v kartě nabídky. V přehledu faktur lze toto pole zaměnit za jiné. V průhledu na kartě kontaktů je toto pole doplněno napevno. Generátorem NAB -> FAK! se pole přenáší. Nastavení počtu kopií faktur na různé tiskárny Systém dohledá zda firma patří do příslušného marketingového výběru pokud ano tiskne zadaný počet kopií(2) na papír a jednu do pdf a pokud existuje konfigurace nastavení ového klienta otevírá poštovní zprávu a v příloze je příslušná faktura. Vždy a pouze na proveď faktury vystavené bez hromadného tisku faktur kde funkce nebude dostupná. Vytvořena konfigurace v ZAKÁZKY\VYSTAVENÉ FAKTURY\KONFIGURACE\KONFIGURACE FAKTUR, pokud je zaškrtnuto "Pro marketingový výběr. Jednu kopii odeslat v pdf em. Kopií vytisknout" tak se pro firmu pokud je ve zvoleném marketingovém výběru při provedení faktury vytvoří pdf a vloží se do nastaveného ového klienta k odeslání + se vytiskne daný počet kopii na implicitní tiskárně. Filtrace dle dlužné částky nad přehledem vystavených faktur Na formulář přehledu faktur vystavených přidáno zatržítko s popisem dlužná. Pokud je toto zatržítko vybrané, pole částka, do i přesnost jsou v režimu dlužné částky. Automatické rozdělení nad vystavenou fakturou - úpravy Automatické generování rozdělení vystavené faktury: 1. Ačkoli je nastaveno generovat Rozdělení automaticky VŽDY + Bez dotazu uživateli tak po provedení faktury se otevře okno s rozdělením a ještě se navíc POTÉ zobrazí hláška "Otevírám rozdělení...". (Hláška je poměrně zbytečná duplicitní akce.) Navíc rozdělení většinou souvisí s účetnictvím a většinou není žádoucí aby uživatelé do rozdělení jakkoli zasahovali. Buď změnit standardní chování a rozdělení při automatickém vygenerování vůbec nezobrazovat anebo přidat konfiguraci k automatické rozdělení - zobrazit přehled rozdělení Ano/Ne. 2. Při změně provedené faktury se systém ptá zda má přegenerovat existující rozdělení. Pokud je nastaveno generovat rozdělení automaticky + bez dotazu uživateli tak by se systém měl chovat stejně jako při provedení faktury, vůbec se neptát a rozdělení přegenerovat (bez ohledu na celkovou částku, protože mohlo dojít ke změně struktury fakturovaných položek) Dodací listy Schvalovací proces u dodacích listů Na kartu dodacího listu byla přidána funkce schvalovacího procesu. Export dodacích listů ve formátu EDI V případě, že z faktury vystavené byl vygenerován dodací list, tak je možné vyexportovat dodací list ve formátu EDI a to přímo z dokladu faktury vystavené. Konfigurace - automatické generování převodky při provedení dodacího listu Při provedení dodacího listu lze nastavit automatické provádění převodky. Konfigurace dodacího listu je rozšířena o sekci pro konfiguraci převodky (z kterého skladu na který sklad, kód pohybu a nebo sklady - toto zadává uživatel).

58 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Došlé faktury Vazba konečné, zúčtovací a zálohové přijaté faktury Funkcionalita generátory opraveny nový hromadný nástroj pro generování konečných faktur z více zálohových faktur nový nástroj pro zpětné párování z konečné faktury - obdoba dle vystavených faktur Při generování konečné faktury ze zálohové se do konečné faktury nyní promítnou zaplacené (zúčtované) zálohy, doplněna vazba mezi konečnou fakturou a zúčtovací fakturou. Plán fakturace tvoří již vystavené a korektně sečtené doklady Hromadný přepočet faktur generovaných z plánu fakturace. Při generování faktur dle plánu fakturace vznikne velké množství faktur, které aby bylo možné vytisknout, musí se jednotlivě otevřít, propočítat a teprve pak tisknout, proto vznikl nový nástroj na hromadný propočet faktur přijatých. Nový generátor vystavené faktury Vznik nového generátoru vystavené faktury nad přijatou fakturou, kdy dochází k přenosu následujících polí do nového dokladu: - FIRMA ID - OBLAST ID - VYŘIZUJE - řádky faktury Doplňky fakturace (vazba na banky, zápočty, plánování) Záznamy o odeslání upomínek Po zapsání upomínek k fakturám je připravena možnost vygenerovat hromadně záznamy spisové služby s volbou vzorového dopisu Na kartě Tisk upomínek doplněno tlačítko: a nabídka vzorových dopisů. Po tisku upomínek lze tedy vygenerovat sadu záznamů spisové služby. obsah záznamu odpovídá vzorovému dopisu firma je dle faktury zdroj jednání je se odkazuje na fakturu - tento záznam spisové služby bude mezi souvisejícími doklady faktury

59 II. den školení PODZIM V přehledové sestavě Upomínky a penále doplněno třídící kriterium "Plán". V přehledu Upomínky a penále doplněna možnost seřadit záznamy podle pole "PLÁN", např. (zajímavé je penále např. od 100,- Kč výš). Načtení aktuálního kurzovního lístku ČNB z internetu Na kartu Kurzovní lístek (viz. menu: zboží >> měny a kurzy >> kurzovní lístek) bylo doplněno tlačítko "ČNB" pro stažení aktuálního kurzu z webových stránek ČNB. V číselníku měn musí být jednotlivé měny uvedeny stejnými zkratkami, jako je používá ČNB. Kurzy se vyhledají pro všechny měny uvedené v číselníku měn. Pokud nebude měna, nebo kurz nalezena, nastaví se v kurzovním lístku kurz dané měny na 0,000. Kurz se mění až v 14:30 => kurz pro den je platný až od 14:30 a platí do (je ke stažení). Historicky to ale už není pravda => platí od od 0:00 do do 23:59!!! Funkci načtení kurzovního lístku je možné najít i přímo v menu a lze ji tedy jednak naplánovat mezi automatické akce po spuštění při startu a jednak přiřadit horkou klávesu pro načtení kurzů. Lze tedy naplánovat naplnění kurzovního lístku bez nutnosti zásahu uživatele.

60 60 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Tiskové výstupy pro platby Pro přehledy plateb faktur vystavených a přijatých doplněny dvě nové tiskové sestavy. Výpočet úroku z prodlení Systém je připraven na nový způsob výpočtu úroků z prodlení v případě nezaplacených faktur vystavených. Změna se týká upraveného výpočtu úroku z prodlení. Nyní se výpočet provádí dle REPO sazeb ČNB. Lze i nastavit jinou než REPO sazbu.

61 II. den školení PODZIM 2010 Výpočet bere ohled i na částečné úhrady po datu splatnosti. Druhá drobná změna je, že v záhlaví tabulky přehledu neuhrazených faktur na upomínce je termín úrok z prodlení. Nová tisková sestava upomínek Nová tisková sestava "standard - přehled závazků", vypadá dost podobně jako Upomínka, ale v řádcích obsahuje: číslo dokladu, datum vystavení, datum splatnosti, částku k úhradě, dluh. Tato nově vzniklá tisková sestava je dostupná v menu Zakázky/Banky a platby/upomínky a penále v tisku upomínek. Import bankovních výpisů rozšířen o GE Money Bank Import bankovních výpisů se rozrostl o nový formát: GE Money Bank verze GE. Zápočty s digitálním podpisem Tisková sestava zápočtu umí reagovat na zapnutý digitální podpis - a to ve všech dostupných tiskových 61

62 62 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 sestavách zápočtů Servisní zásahy Zařízení na kartě servisního výkazu se vyhledává dle obou zákaznických polí (odběratel + místo) + dle zakázky Nabídka zařízení na servisní výkazu obsahuje všechna zařízení dle zákazníka na servisním výkazu (odběratel + místo) + je doplněna možnost zapnout filtraci dle zakázky (tlačítko trychtýř vedle čísla zařízení) - funguje jako přepínač On/Off Rozbor servisních úkonů dle zdroje (help-desk, úkol, servis) - TISK Nová tisková sestava "rozbor dle zdroje", která rozebere servisní úkony dle zdroje: 1. zapsaného na řádku (Help-Desk, Úkol, Jednání) 2. systém se pokusí propojit úkoly a jednání zpět na help-desk + jednání na úkol 3. vše co nevyřeší pováže na servisní výkaz Sestava obsahuje: popis zdroje (číslo, typ, firmu, zadání, řešení, termín, dokončení, plán hodiny a peníze) úkony ke zdroji vyhledaných v dle zadaných parametrů tisku (typ, popis, osoba, den, hodiny, finance prodej, k prodeji, nákup) rekapitulaci všech úkonů ke zdroji bez omezení (osoba + hodiny)... kolik se celkem odvedlo mezisoučty za každý zdroj, typ zdroje a celou sestavu! Rozšíření servisního zásahu o 3. osobu: "Realizuje" + tisk jména osoby a telefonu na servisním zásahu Přidána osoba realizace, takže nyní jsou 3 osoby: 1. osoba Zodpovídá 2. osoba Přijal 3. osoba Realizuje

63 II. den školení PODZIM Výsledek po vyplnění pole "Volající" na kartě servisního zásahu: Na kartě výkazu servisní činnosti dostupná suma hodin a rekapitulace činností osob dle úkonů

64 64 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Nové tlačítko se znakem 'SUMA' pod finančními hodnotami provede jednak součet hodin do pomocného pole a jednak otevře rekapitulaci činností dle osob a typu činností v hodinách Typ servisního zásahu může být uveden jako "typicky interní" V číselníku typů servisních zásahů doplněno pole Interní/externí s tím, že pokud se při zadávání konkrétního servisního zásahu vybere nějaký typ servisního zásahu, pak se do něho automaticky doplňuje i hodnota Typ servisního zásahu. Je zde i vazba na již existující pole interní v servisním zásahu. Servisní zásah v cizí měně - tvorba Malá úprava v servisním zásahu- do hromadných oprav nad servisním zásahem přidány následující akce: jiná zahraniční měna - zboží, kde bude možné zadat měnu a kurz, kterým se přepočtou ceny v servisním zásahu pro položky zboží jiná zahraniční měna - práce, kde bude možné zadat měnu a kurz, kterým se přepočtou ceny v servisním zásahu pro položky práce 2.7 Sklad Hromadné výdeje neprovedených výdejek v tichém režimu Problém: V systému se vyskytuje velké množství neprovedených výdejek z prodejek, za většinu neprovedení může to že se dělají prodejky dříve než se stihnou udělat příjemky nebo převodky Za měsíc počet neprovedených výdejek je dost velký, a tak je příliš časově náročné je jednotlivě kontrolovat přes S? a ty co jdou hned provést provádět. Navrhované řešení: Do Přehledu výdejek doplněno tlačítko s novou funkcí, jež umí podle aktuálního výběru nevyskladněných výdejek provést kontrolu, zda jde každá výdejka provést a v případě že ano tak se rovnou provede. Funkčnost počítá s tím, že po provedení první se zmenší množství pro ostatní kde jsou stejné položky, a tak to prochází zbývající položky a dopočítává zbytek. Provádění prodejek je řazeno dle data vystavení.

65 II. den školení PODZIM Nový generátor nad výdejkou Nad provedenou výdejkou vznikl nový generátor prodejky. Nová tisková sestava pro sklad Nová tisková sestava - inventurní sestava s výrobními čísly ale bez popisu. Sestava byla přidána do Sklad\Tisk stavu zásob. Středisko - na úrovni řádku v příjemce, v přehledech Řádek příjemky a přehled zboží v příjemkách je rozšířeno o pole středisko. Nový generátor nad výdejkou V systému vznikl nový generátor prodejky z výdejky, který umožňuje alternativu k standardnímu pultovému prodeji, kde je opačné pořadí dokumentů. Nová filtrace pro inventurní sestavy Nad skladovou inventurou přidána možnost filtrace na nulové zboží a to včetně tiskových výstupů. Křížové tabulky, tisky pohybu zboží Do křížové tabulky pohybu zboží přidána možnost filtrace na zakázku z řádku skladového dokladu a ne z hlavičky. Přidáno pole ZAKAZKA POL. Středisko ve skladových dokladech Doplněna logika inteligentního doplnění střediska do řádků skladových dokladů (příjemka,výdejka,převodka). V případě, že je zadáno středisko na hlavičce skladového dokladu systém se zeptá, zda chcete doplnit středisko do všech (prázdných) řádků skladového dokladu. Kontrolní sestava cen na příjemce Zadání: Cílem je kontrolovat: - zda nedošlo ke zvýšení ceny příjmu ve srovnání s aktuální průměrnou skladovou cenou - zda prodejní rabat není nižší, než nastavená hodnota

66 66 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Funkčnost: - po provedení příjemky nechť se spustí kontrolní funkce. Pokud bude splněna některá z níže uvedených 2 podmínek, zobrazí se report s přehledem položek. Report bude obsahovat údaje o položkách, které splnily tyto podmínky. Podmínka pro vytvoření sestavy: - na příjemce je alespoň jedna položka, kde procentní rozdíl v ceně CENA POHYB POL a v CENA AVG je větší, než nastavená hraniční hodnota rozdílu (rozdíl NC %, výpočtový vzorec viz tabulka). Tato hodnota se bude nastavovat v konfiguraci příjemky. V konfiguraci se bude dále nastavovat tolerance v absolutním vyjádření (např. 0,20 Kč) tzn. report a položka se nebude zobrazovat, pokud je absolutní rozdíl menší než tato tolerance. - na příjemce je alespoň jedna položka, kde procentní rozdíl v ceně CENA PRODEJ a v CENA POHYB POL je menší, než nastavená hraniční hodnota rozdílu (rabat %, výpočtový vzorec viz tabulka). Tato hodnota se bude nastavovat v konfiguraci příjemky. Do sestavy se zařadí vždy jen ty položky, které splnily jednu z uvedených podmínek. Přičemž se zvýrazní ty problematické. Položka je zařazena do sestavy (je-li důvod rozdíl v nákupní ceně, zvýrazní se rozdíl NC%, je-li důvod v nízkém rabatu, zvýrazní se rabat % ). V konfiguraci se bude nastavovat, pro který sklad se kontrolní funkce má spouštět (nebude-li nastaveno, spouštět se nebude). Zároveň je možné, že každý sklad bude mít různá nastavení hraničních hodnot (podmínek), resp. u některých skladů se nemusí používat např. kontrola rabatu. to vše by mělo být konfigurovatelné. Konfigurace nechť je plošná pro všechny uživatele. Do záhlaví tiskové sestavy/mailu použít údaje: číslo příjemky, dodavatel, datum příjmu, číslo přijaté faktury (naše číslo i číslo dodavatele), číslo vystavené objednávky. Pokud je na příjemce položka, která se nakupuje poprvé (nemá Cenu AVG), ať se pro výpočet hodnoty rozdíl NC % použije nákupní cena z karty zboží CENA NAKUP. Pokud v tomto případě (jen v tomto případě) tato nákupní cena není zadaná nebo je nula, ať se místo hodnoty rozdíl NC % zobrazí otazník. Tento stav považujme za splnění podmínky zařazení položky na report. ŘEŠENÍ: Konfigurace doplněna do číselníku skladů. Vznikly tři pole a dva příznaky. Příznaky zapínají kontrolu vůči nákupní ceně, AVG ceně, nebo oběma. V polích je procentem definována povolená tolerance (oběma směry). U kontroly AVG je možnost definovat i absolutní rozdíl v Kč. Jestliže u kontroly AVG uživatel vyplní jak procenta, tak částku - je cena kontrolována dle procent. Protože tato definice je v číselníku skladů, je možno definovat pro různé sklady různé podmínky. Výsledkem je tabulka s možností tisku (jednoduchý obtisk bez další filtrace a třídění) Nové zjištění dostupnosti Novinkou je zobrazení dostupnosti zboží pro jednotlivé sklady formou bubliny při najetí myši na pole VOLNÉ v tabulce přehledu skladové dostupnosti ( S? ). Pole středisko na převodce Na kartě převodky přidáno do řádků pole středisko, nad přehledem převodek sloupec středisko, a filtraci dle střediska z řádků převodky n-tý rozpad v konstrukční převodce Doplnění n-tého rozpadu do konstrukční převodky dle původní logiky současného řešení, které bylo zdokumentováno na podzim roku Oprava dokladu nad převodkou Nad kartou převodky nebyl nástroj na hromadné "opravy" dokladu. Často se velmi hodí například "kumulace"

67 II. den školení PODZIM podle čísla zboží, protože potom mohou nastat problémy při zjišťování skladové dostupnosti, která je zkreslená, ale hlavně při "provedení" převodky, kdy akce končí hláškou: "Neočekávaná chyba (0)". Sledování textových atributů Pokud má položka sledováni textových atributů aktivní, tak je při označování Dodáno u položek vystavených objednávek kontrolována shoda těchto textových atributů. Servisní export skladů online Sklad/Administrace skladů/sklady - Servisní export je vytvořeno tlačítko "na FTP", které zašle soubor MTJSKLAD.ARJ na ftp.mtj.cz\sklad\ Číslo pokladního dokladu ve faktuře Při pořízení platby faktury v S4S doplněno do poznámky skutečné číslo dokladu, podobně jako to již je u bankovních výpisů. Výdejka na 2 díly Schopnost rozdělit výdejku při nedostatku zboží na 2 díly (výdejka s vydaným a nevydaným zbožím) uvolněna jako uživatelsky konfigurovatelná možnost. Konfigurace se nachází v "SKLAD/VÝDEJE/KONFIGURACE/ KONFIGURACE VÝDEJEK". 2. záložka "AUTOMATICKÉ GENERÁTORY" Při nedostatku zboží se výdejka rozdělí na dvě výdejky. V první budou všechny řádky s vydaným zbožím, ve druhé výdejce je poté veškeré nevydané zboží Možnost otevření zdrojové tabulky dat a jejich snadné převzetí do Excelu nad Výkazem stavu zásob a Inventurními sestavami Do konfiguračního okna "Parametry tisku pohybů" (menu SKLAD / REKAPITULACE) doplněno k tiskovým sestavám "Výkaz stavu zásob" a "Inventurní sestava" a "Rekapitulace zakázkového skladu" tlačítko "Tabulka", které vygeneruje a přímo otevře zdrojovou TMP (dočasnou) tabulku pro možnost přenesení dat do Excelu. Povinné údaje na pokladním dokladu Do konfigurace k pokladním dokladům přibylo nastavení povinných údajů - středisko, oblast.

68 68 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Skladová uzávěrka selektivní jen pro vybraný sklad Úprava nástroje archivace skladů umožní "archivovat" selektivně jen některý sklad. Selektivní archivace skladu k určitému datu znamená: vznikne příjemka nahrazující stav zásob uzavíraného skladu k datu (takovou funkci již máme ve velké archivaci) včetně doladění haléřů a včetně výmazu karet s nulovými zůstatky a včetně replikací všechny převodky, které navazují časově před datum uzávěrky a dotýkají se skladu uzavíraného (tam i zpět) musí být rozpojeny takto část převodky (příjem resp. výdej) uzavíraného skladu - smazat část převodky (výdej resp. příjem) neuzavíraného skladu - zrušit vazební údaj (dál se bude chvat jako samostatný příjem nebo výdej) lze spustit uzávěrku skupiny skladů (klasický ((ListEq=a;b;c Očekávaným efektem je uzavření skladů, které mají k určitému datu zcela nulový stav. Pak na tomto skladu nezůstane žádný doklad a lze je ze systému zrušit, aniž by se musely uzavírat všechny sklady ke stejnému datu. Uzávěrka se ovšem nedotýká nijak dokladů v přípravě a pokud v systému zůstane doklad v přípravě nejde zrušit sklad, dříve než i tyto doklady uživatelé zruší! 2.8 Logistika Nová tisková sestava karty zařízení Nový tisk karty zařízení "zařízení s plánovanou událostí" vhodný na zaslání zákazníkovi - vznik nové sestavy "karta s plánovanou srv. událostí"

69 II. den školení PODZIM Generování dodacích listů z přehledů zařízení V přehledu zařízení se vyberou zařízení - zaškrtnuté v červeném sloupečku, stisknutím generátoru Dodl! dojde k vygenerování nového a nebo doplnění do již existujícího dodacího listu. Generování převodky z dopravního listu Rozšířena konfigurace dopravních listů o generování převodek nad dopravním listem. Samostatně pro odběratele, hromadně pro všechny odběratele v dopravním listu. Vznik nového generátoru v liště, který převezme položky dle výběru. Výchozí sklad je nastaven dle konfigurace Sklad/Konfigurace/Nastavení implicitního skladu. Nový generátor reklamace Nový generátor reklamace nad kartou zařízení s výrobním číslem: - reaguje na řádek komponenty - reklamace na zařízení nebo na danou komponentu - přenos čísla zboží a výrobního čísla zařízení nebo komponenty Reklamace Možnost volby typu reklamace (přijatá nebo vystavená) při generování nad servisním zásahem. Při generování reklamace ze servisního zásahu se zobrazí dotaz zda se má generovat Přijatá či Vystavená reklamace (rozšířená varianta původního dotazu). Dle odpovědi se zařadí FIRMA do pole Odběratel nebo do pole Dodavatel a nastaví se příznak na Přijatou či Vystavenou reklamaci.

70 70 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Rozšíření tiskových sestav reklamací o Sériové číslo a Název zařízení Na tiskové sestavy Reklamace doplnit k číslu zařízení i Název zařízení (podobně jako je na tiskové sestavě servisního zásahu). 2.9 Strategie Procesní panel distribuovaný odkazem Pokud stejnou informaci sleduje v procesním panelu několik uživatelů, jde o duplicitní definice i data. Procesní panel distribuovaný jiným uživatelům jen odkazem na panel zdrojový místo kopírování přináší tyto efekty: zmenšení dat o vypočtených historických hodnotách uvnitř systému zmenšení režie při hromadných přepočtech všech panelů - přepočet panelu probíhá jen nad panelem zdrojovým! zjednodušení správy panelů Jak vytvořit nové procesní panely odkazem jiným uživatelům? Použijete standardní tlačítko pro distribuci panelu a využijete nový režim distribuce "Pouze odkazem na nadřízeného". Jak zrušit panely dříve distribuované kopírování a nahradit jej distribuovaným panelem odkazem? V definice procesního panelu jen zvolíte nadřízeného a dojde ke dvěma událostem: 1. zmizí všechny záložky pro definici nebo data.. tyto informace jsou dále dostupné už jen u nadřízeného panelu a k němu se dostanete jednoduše poklepnutí na odkaz na nadřízeného. 2. pokud byly dříve v tomto panelu uchována historická data, objeví tlačítko "Zruš data". Tyto data nemají již žádný význam, protože data platí a budou vždy načteny a ukládány u nadřízeného panelu. Pokud uživatel

71 II. den školení PODZIM použije toto tlačítko nenávratně se tato zbytečná historická data podřízeného panelu vymažou. Není třeba obav, že by ihned po zadání nadřízeného byly všechny údaje ztraceny. Kdykoliv můžete opět odkaz na nadřízeného smazat a procesní panel se začne chovat tak jak byl dříve definován. Historická data zmizí jen na pokyn uživatele! Časová relativita pro datumové pole Časová relativita pro jednotlivá datumová pole - každé pole může mít jiný způsob relativity. Např.: výběr od do , pole od má relativitu roční, pole do má relativitu denní. Řešení: V záložce relativita se ukazuje seznam datumových polí s možností měnit typ relativity pro každé pole. Foťák má obdobné možnosti jako procesní panel Ekonomika Nedaňové účty - filtrace výsledovky, obratové předvahy, tisky hlavní knihy obratově Je možné na tiskové sestavě zjistit stavy nedaňových účtů? Ano a je potřeba udělat následující. Rozšíření filtrace "daňově uznatelné účty: A/N" se týká sestavy Obratová předvaha + zjednodušené výsledovky + tisk hlavní knihy obratově Označení přenesených dokladů do ekonomiky U všech typů přijatých faktur (tuzemské, zahraniční, interní) se v kartě faktury označí v kolonce "UC-DB:" pod nějakým číslem, že byl doklad přenesen do Ekonomiky (mám na mysli v modulech Zakázky a Sklad Pokladna), ale pro ostatní typy dokladů jako jsou faktury vydané, pokladní doklady, bankovní výpisy, příjemky a výdejky to chybělo. Z tohoto důvodu a pro jednoduchou kontrolu přenosu dokladů bylo vloženo do karty dokladu nové pole s informací o přenosu. Seznam účtů v bankovních výpisech

72 72 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Na bankovních výpisech se zobrazuje seznam účtů jako na fakturách z hlaviček tiskových dokumentů. Změna období DPH v ekonomice Příklad: Pokud se hromadně účtují FV ještě za 2/2010 v měsíci 3/2010, tak se program při každé faktuře ptá, zda chcete změnit zdaňovací období - musíte třeba 300x odkliknout, že ne. Nelze někde nastavit, že "hromadně" NECHCI měnit období pro tuto přenosovou dávku? Ano nyní je možné se rozhodnout při kolizi období dph následovně: "Chcete změnit období dph?" Možné odpovědi: Ano, Ano všem, Ne, Ne Všem Přečíslování účetních dokladů Ekonomika Vznikla funkce pro přečíslování číselné řady dokladů přímo v ekonomice dle data ekonomického dokladu. Uživatel zadá číselnou řadu + první číslo dokladu např "PX0001" a systém přečísluje doklady. Funkce přečíslování je dostupná nad přehledem ekonomických dokladů. Nový tiskový formulář pro přiznání DPH vzor 16 Od dochází ke změně formuláře pro Přiznání k dani z přidané hodnoty - formulář vzor 16. Tento nový formulář je třeba nastavit v modulu Ekonomika. Funkce pro sestavení a vytištění přiznání k DPH pro finanční úřady je umístěna v menu Ekonomika ->DPH>Přiznání DPH. Funkční klávesy Vytvoř PDF tiskárnu. Ukaž Výmaz Zpět - Vytiskne tiskovou sestavu podle zvolených kritérií výběru a způsobu třídění na výstupní - Zobrazí náhled před tiskem. - Vymaže všechny zadaná výběrová kritéria. - Zavře okno pro tisk přiznání DPH. Na novém formuláři přibyla nová pole v oddílu B, která se nastaví v konfiguraci modulu Ekonomika

73 II. den školení PODZIM Ekonomika->Konfigurace->Firemní konfigurace. Souhrnné hlášení ve formátu XML V parametrech tisku přehledu DPH přibyl nově pro tiskovou sestavu Souhrnné hlášení i Formát výstupu - PDF, XML. Funkce pro tisk přehledu pro DPH je umístěna v menu Ekonomika ->DPH->Tisk přehledů pro DPH.

74 74 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 To znamená, že nyní máte možnost zvolit jako formát výstupu dokument PDF nebo soubor ve formátu XML. V případě, že nastavíte formát výstupu XML, použijte pro výstup tlačítko Generuj. Dále v případě nastavení příznaku "jen plátci DPH" budou do souhrnného hlášení generovaného do XML formátu zahrnuty pouze firmy s vyplněným DIČ, Výhoda XML formátu je v tom, že souhrnné hlášení můžete poslat elektronicky přes aplikaci na daňovém portálu ČR ( na této adrese je možné si ověřit i správnost vytvořeného souboru, zda splňuje všechna potřebná kritéria. Vytvořený soubor použijete na portálu daňové správy k odeslání nebo jen ke kontrole správnosti a odeslání lze realizovat i přes datové schránky! Podpůrné změny Nutno vyplnit číslo finančního úřadu Byla rozšířena firemní konfigurace pro výstupy 2010 Ekonom ický doklad nese kód plnění Kód plnění (viz souhrnné hlášení) lze měnit přímo v ekonomickém dokladu

75 II. den školení PODZIM 2010 "0" při dodání zboží do jiného členského státu "1" při přemístění obchodního majetku plátcem do jiného členského státu "2" při dodání zboží uvnitř území Evropského společenství formou třístranného obchodu "3", při poskytnutí služby s místem plnění v jiném členském státě Postup práce na daňovém portálu Úvodní obrazovka Volba souhrnného hlášení Varianta načtení souboru 75

76 76 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010 Po načtení je možná kontrola, tisk, prohlédnutí protokolu chyb

77 II. den školení PODZIM Odeslání Ovládání ekonomického dokladu Ekonomika - Při ručním rozepisování faktur až na úrovni ekonomického dokladu do více řádků (rozkontování) by bylo dobré "opisovat" variabilní a párovací symbol z hlavičky dokladu. Většinou se na ně totiž zapomene. Nyní je v ekonomickém dokladu nová konfigurace "Doplnit údaje z hlavičky" a je ukládána vůči uživateli. Pokud je tento příznak zapnut, doplňují se údaje z hlavičky. Schvalovací proces na formulářích k převzetí V přehledech dokladů k převzetí doplněna možnost filtrace vzhledem ke schvalovacímu cyklu do účetnictví se přebírají pouze vystavené daňové doklady které jsou schválené. Archivace dat přiznání DPH V menu "KONFIGURACE/STANDARD/AUTOMATICKÁ ARCHIVACE DOKLADŮ DO PDF" přibyla možnost archivovat tisk přiznání DPH. Tato možnost reaguje na stisk tlačítka "VYTVOŘ PDF" na formuláři "EKONOMIKA/DPH/PŘIZNÁNÍ DPH" Nové třídění v hlavní knize Setřídění hlavní knihy dle data zaúčtování - důležitý způsob řazení v hlavní knize je nyní plně funkční. Informace o zaúčtování primárního dokladu dostupná u dokladu Pole UC-DB (databázové pole z CFGEKO ID) zobrazuje číslo ekonomické databáze a graficky je zvýrazněno (oranžově podbarveno), pokud je číslo větší než 0 tzn, pokud byl doklad přenesen do ekonomiky. Toto platí pro: - vystavenou fakturu - přijatou fakturu - pokladní doklad - bankovní výpis - příjemku - výdejku

78 78 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM zápočet Dále byla do systému zpracována reakce pro smazání ekonomického dokladu. V případě, že uživatel smaže ekonomický doklad, pak systém vynuluje i číslo ekonomické databáze ve zdrojovém dokladu a tuto informaci odreplikuje. Vícestranné zápočty Při tvorbě zápočtu je možné vybrat pohledávky a zápočty dle IČO a také postupně vybrat pohledávky a závazky různých firem. Dále je součástí řešení, že při převzetí do ekonomiky, systém převezme i firmu z řádku zápočtu a zaúčtuje v jednomu ekonomickém dokladu řádky pro více firem. Období DPH v ekonomickém dokladu "Období DPH" už je zobrazeno na úrovni Ekonomického dokladu, aby se dalo již před zaúčtováním dokladu změnit a nemuselo se dohledávat třeba 10 řádků v hlavní knize a měnit je jednotlivě. V případě, že dojde ke změně Období DPH v hlavičce ekonomického dokladu, dojde ke změně hodnoty i na řádku. Opakované převzetí dokladu Na dokladech vystavené faktury, přijaté faktury a pokladních dokladech je možné opětovné převzetí dokladu do ekonomiky. Lze k tomu použít stávající tlačítko +!, doplněn dotaz na převzetí dokladu - ochrana proti nechtěnému promáčknutí tlačítka či jeho záměně za tlačítko propočtu Konfigurace Pomocné texty nově Do číselníku pomocných textů doplněn automat - příznak pro úvodní i závěrečný text. Rozdělení textů na úvodní a závěrečné - Nabízejí se patřičné texty pro úvod a pro závěr. Pro každou hlavičku jiný digitální podpis pro obchodníka. Na kartě obchodníka přibyla nová záložka "DIGITÁLNÍ PODPISY", zde je možné si nastavit digitální podpis pro určitou hlavičku. Je-li hlavička nastavena, jako neaktivní, nebo není nalezeno nastavení pro aktivní hlavičku, je zobrazen základní digitální podpis obchodníka.

79 II. den školení PODZIM Rozšíření konfigurace horkých kláves V okně horkých kláves je přidáno nové pole, respektive upřesnění zadání. Při nastavení funkce Horká klávesnice pro Přehled firem se v nabídce Akce vyskytoval název dvakrát. Došlo k jednoznačnému rozdělení a přiřazení. Nový uživatel podle vzoru zkopíruje vše Funkce vytvoř nového uživatele dle vzoru zkopíruje všechna nastavení daného uživatele v tabulce GENERAL. Při zapnutém režimu "včetně uživatelských konfigurací" se kopírují i veškerá uživatelská nastavení vzorového uživatele Export nabídky do XLS i s názvem nabídky Export nabídek do Excelu je možné nyní nastavit tak, aby sloupce byly přizpůsobeny velikosti textu a dále nabídky exportované do Excelu již nepostrádají název nabídky. Připojené objekty nově V připojených objektech, pokud zakládáte nový objekt, tak je potřeba JEDNODUŠE vytvořit nový připojený soubor dle obsahu clipboardu, kde máte např. nafocenou obrazovku. Na formuláři připojených objektů přibylo tlačítko Clipboard, řídí se dle nastavení připojených objektů. Uživatel pouze vloží co chce do okna s polem, ukáže se mu cesta, kde bude výsledné pdf. Po kliknutí se provede export a převezme se cesta zpět do připojeného objektu. Paměť poslední cesty k připojení objektu při zadávání více příloh za sebou Pokud se přidává více příloh připojených objektů za sebou, pamatuje si formulář poslední adresář. Po jeho zavření se tato paměť vynuluje a nabízí se opět původní adresář, který se nabízel dříve. Nový vzhled panelu TOP 24 Vytvořena konfigurace barev pozadí,tlačítek (barva textu je vypočtena jako inverze barev pozadí). Nastavení je v menu Číselníky\Sestavení panelu TOP 24.

80 80 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2010