Právní základ školy Řízení školy - školského zařízení

Transkript

1 Spisový Skartační Skartační Druh dokumentu znak znak lhůta 1. Právní základ školy 1.1. Zřizovací listina, dodatky a změny, doklady k vzniku a zrušení školy - školského zařízení 1.2. Rozhodnutí o zařazení (změnách) do rejstříku škol a školských zařízení, 1.3. Koncepce rozvoje školy - školského zařízení 1.4. Organizační řád (statut) školní a provozní řád, další řády upravující činnost školy - školského zařízení, směrnice včetně 1.5. změn a dodatků Výroční zprávy a zprávy o činnosti školy, školského zařízení 1.6. Souhrnné výkazy, celoroční statistická hlášení, povinné výkazy, pasporty 1.7. Ostatní dílčí plány, zprávy, výkazy a hlášení za dobu kratší než roční 2. Řízení školy - školského zařízení 2.1. Opatření, příkazy a oběžníky ředitele Opatření, příkazy a oběžníky - nadřízených orgánů a ostatní 2.2. Jmenování, odvolání, delegování pravomocí - všeobecně Jmenování ředitele a zástupce ředitele Jmenování ostatních pracovníků Ustanovení a složení - pedagogické rady, poradní sbory, odborné komise, konference 2.3. Podpisové oprávnění ředitele 2.4. Zápisy z pedagogických rad Zápisy z jednání odborných, předmětových komisí, plány komisí V Zápisy z provozních porad Zápisy z porad a konferencí 2.5. Plány práce roční Plány práce měsíční Plány práce týdenní S Organizace školního roku S Organizační zabezpečení akcí pořádaných školou - zařízením S Výroční zprávy a zprávy o činnosti školy, školského zařízení Ostatní dílčí plány, zprávy, výkazy a hlášení za dobu kratší než roční 2.7. Korespondence ředitele Korespondence s rodiči, zákonnými zástupci, plnoletými žákystudenty Korespondence běžná Korespondence se zřizovatelem Korespondence s úřady a nadřízenými orgány Hlášení, zprávy a informace pro nadřízené orgány V Stížnosti, podněty a oznámení včetně šetření a projednávání - v závažných případech V Stížnosti - ostatní 2.8. Písemnosti v rámci správního řízení závažné 2.9. Písemnosti v rámci správního řízení ostatní Autoevaluace zařízení Rada školy A 5

2 Personální záležitosti, péče o zaměstnance, děti, žáky a studenty Systemizace, popisy prací a funkcí (pokud nejsou součástí osobního spisu ) 3.2. Osobní spisy zaměstnanců V Pracovní smlouvy a jejich dodatky (pokud nejsou součástí osobního spisu) 3.4. Nemocenské a sociální zabezpečení S Zdravotní pojištění S Zahraniční cesty - zprávy V Dokumenty týkající se plnění povinností, hodnocení a kázně pracovníka V 10 Dokumenty týkající se povolování změn, vyjímek v pracovní 3.8. době, nařízení práce přesčas, dovolené, náhrady mzdy za dovolenou, náhrady mzdy při zaměstnání, náhrada mzdy v S 10 souvislosti s výkonem pracovní cesty 3.9. Běžné dokumenty ostatní Bezpečnost a ochrana zdraví při práci - předpisy, pokyny Knihy úrazů zaměstnanců Knihy úrazů dětí, žáků, studentů Záznam o úrazu zaměstnanců školy - těžký a smrtelný Záznam o úrazu zaměstnanců školy - ostatní S Záznam o úrazu dětí, žáků, studentů - těžký a srmtelný Záznam o úrazu dětí, žáků, studentů - ostatní S Náhrady, pojistné události V Předpisy, pokyny bezpečostní a hygienické S Školení o bezpečnosti práce Zápisy o prověrkách bezpečnosti práce Ochranné pracovní pomůcky, přidělování, vyřazování apod Protipožární normy A Hlášení, vyšetřování požárů A Kontrola dodržování protipožárních opatření Běžné dokumenty o sociálních a zdravotních podmínkách zaměstnanců Běžné dokumenty týkající se pracovních podmínek žen, mladistvých Dohody o hmotné zodpovědnosti V Písemnosti o náhradách škod V Pracovně právní spory V Směrnice, instrukce, metodické pokyny V Vzdělávání pedagogických pracovníků V Kolektivní smlouvy Statistika roční Statistika měsíční, čtvrtletní Evidence uchazečů o zaměstnání 4. Kontrolní činnost, Česká školní inspekce 4.1. Protokoly, inspekční zprávy a záznamy o kontrolách 4.2. Opatření provedená na základě šetření kontroly V Hospitace 4.4. Ostatní dokumenty 4.5. Kontroly uvnitř organizace 4.6. Kontroly periodické, namátkové, prováděné nadřízenými a mimoresortními kontrolními orgány

3 5. Veřejná prezentace školy - školského zařízení 5.1. Partnetrské styky s jinými školami a školskými zařízeními V Návštěvy V Spolupráce s orgány veřejné správy V Propagace školy, školského zařízení, prezentace v médiích V Dokumentace akcí pořádaných školou, školským zařízením V 5 6. Kronika, pamětní knihy včetně příloh - ( A10 po posledním zápisu v kronice) 7. Pedagogické a studijní materiály 7.1. Matrika žáků A Osobní spisy dětí, žáků, studentů S Třídní výkazy, katalogy, katalogové listy A Třídní knihy S Žákovské knížky, studijní průkazy S Rozvrhy učitelů, tříd a učeben S ŠVP, učební plány a učební osnovy 7.8. Seznamy žáků a tříd 7.9. Záznamy o práci v nepovinném předmětu, zájmovém útvaru S Zápisy z třídních schůzek S Vysvědčení (nevyzvednutá, duplikáty) Akce pořádané školou, zařízením pro děti, žáky a studenty (soutěže, exkurze) V Pedagogicko-psychologické testy V Zápis, nábor žáků Přijímací řízení S Školní docházka Přestupky žáků závažné Přestupky žáků ostatní S Ukončení studia, přestupy, přerušení, opakování S Přehled výchovně vzdělávací práce v MŠ, docházka do MŠ Dozory, suplování, uvolňování učitelů S Výchovná opatření A 5 Individuální vzdělávací plány pro žáky, studenty se speciálními V 10 vzdělávacími potřebami nebo s mimořádným nadáním Logopedie, dyslektická náprava S Školy a pobyty v přírodě, lyžařský výcvikový kurz, sportovně turistický kurz V Omluvné listy S Povolení zvýšené absence žáka Doškolovací akce Krádeže V Statistika roční Podklady pro statistiku Zprávy a výsledkové listiny ze soutěží a olympiád 8. Odborný výcvik 8.1. Dokumentace odborného výcviku žáků 8.2. Řád odborného výcviku A Deník evidence odborného výcviku V Přehled žáků přidělených do odborného výcviku V Práce a hodnocení žáků v odborném výcviku V Zkoušky

4 Přihláška k maturitní zkoušce Maturitní témata Písemná maturitní zkouška V Praktická maturitní zkouška V Protokol o matritní zkoušce (ústní, praktické, písemné) A Organizační zabezpečení maturitní zkoušky Písemná závěrečná zkouška V Praktická závěrečná zkouška V Protokol o závěrečné zkoušce A Kontrolní list o závěrečné zkoušce žáka A Protokol o komisionální zkoušce (opravná, rozdílová zkouška) Záznam o klasifikaci zkoušky (v náhradním termínu) 9.4. Písemné a kontrolní práce žáků, studenů 9.5. Absolutorium VOŠ - protokoly A Mzdové záležitosti Vnitřní platový řád A Mzdové fondy Platové výměry Evidenční listy zaměstnanců S Mzdové listy S Výplatní listiny Výkazy, statistická hlášení roční a delší Výkaz o práci - půlroční Výkaz o pracovní neschopnosti pro nemoc a úraz - půlroční Výkaz, hlášení o vývoji zaměstnanosti Pracovní doba, její úprava, evidence docházky Nadúvazkové hodiny - evidence Dovolená Dohody o provedení práce a pracovní činosti, vedlejší pracovní činnosti S Ostatní mzdové písemnosti (odměny a pod.) Stravování zaměstnanců Korespondence týkající se mezd Pracovní neschopnost, peněžitá pomoc v mateřství, OČR Mzdové sestavy (zdravotní, sociální, srážky daní ) Daňová přiznání a podklady k nim S Prohlášení k dani z příjmu ze závislé činnosti S Účetnictví a operativní evidence Účtové osonovy, předpisy, rozvrhy Účetní výkazy roční Účetní výkazy pololetní, čtvrtletní, měsíční Finanční vypořádání, vyučtování dotací Rozbory hospodaření Korespondence k účetnictví Rozpočty roční a delší Rozpočty dílčí Čerpání rozpočtu Korespondence k rozpočtu Účetní knihy (hlavní, pokladní) Účetní doklady Odpisové plány Odpisy pohledávek S 10

5 FKSP - agenda Evidence cenin Knihy faktur S Výpisy z bank S Podpisové a dispoziční vzory S Objednávky Dokladové revize (účetní kontrola) včetně nápravných opatření V Směrnice a písemnosti o organizaci účetnictví Ostatní pomocné písemnosti v účetní evidenci Inventarizace V Evidence majetku Daně a daňová přiznání Statistické roční výkazy Školné Ubytování 12. Materiálně technické zabezpečení Delimitační výměry Dohody o převodu správy majetku a vlastnického práva Nákup, prodej a vyřazení budov, staveb, pozemků a velkých investic Pojistné události - majetek S Ostatní V Technická dokumentace k budovám škol - projekty, kolaudace, výpisy z majetkové evidence, velké opravy, (do archivu po A skončení existence školy) Revize a kontroly, revizní zprávy Drobné opravy S Smlouvy Majetkoprávní smlouvy V Nájemní smlouvy V Pojistné smlouvy V Ostatní smlouvy 14. Příspěvky a dary Příjmové a výdajové doklady S Darovací smlouvy S Korespondence 15. Školní družina Docházkový sešit do školní družiny Přehled výchovně vzdělávací práce školní družiny Zápisní lístky do školní družiny 16. Školní knihovna Správa knihovny, evidence čtenářů, výpůjční lístky S Soupis knižního fondu (uchovává se po celou dobu existence knihovny) A Jídelna Pokladní kniha S Příjmové a výdajové doklady Kniha faktur - kopie S Faktury Dodací listy - kopie S Objednávky S Výdejky

6 17.8. Jídelníčky S Přihláška ke stravování S Výdejka potravin denní Skladní karta zásob, skladová evidence Protokol o zničení, ztrátě, poškození zásob Inventurní soupis S Záznamy kontrol hygienické stanice Přehledy inventruních rozdílů S Měsíční rekapitulace stravného 18. Domov mládeže - Internát Vnitřní řád Ubytovací řád Přihláška žáka na domov mládeže, internát Osobní spis žáka S Deník výchovné skupiny S Úrazy těžké, smrtelné Ostatní úrazy S Kniha úrazů A Denní záznamy V Výkresová dokumentace domova mládeže, internátu (do skartačního řízení zařazeno po ukončení existence budovy) A Speciálně pedagogické centrum Osobní spisy klientů SPC A Ambulantní kniha SPC S Zařízení pro výkon ústavní výchovy - dětský domov Osobní spisy dětí A Korespondence - soudy (rozsudky, usnesení) S Korespondence s DDÚ, hlášení o změnách ve stavu dětí Doklady o výši přijmu rodičů (úhrada péče v zařízení) Kniha návštěv dětí, kniha útěků, kniha úředních návštěv v DD 21. Dům dětí a mládeže, středisko volného času Deníky pravidelných zájmových aktivit Dokumentace akcí a aktivit DDM a SVČ V Evidence a přihlášky účastníků zájmových aktivit S Spisová služba Spisový řád včetně spisového a skartačního plánu (po skončení jeho platnosti) A Podací deník (po uplynutí poslední skartační lhůty v něm zaznamenané) Archivní kniha A Protokoly o skartaci Předávací protokoly - seznamy archiválií Kniha pošty Evidence razítek S Dokumentace dle normy ISO Příručka jakosti Hodnocení učinnosti SMJ Dokumentace k auditu Dotazníkové šetření Běžné dokumenty ostatní (včetně záloh na CD) 25. Výběrová řízení Velké a významné zakázky

7 25.2. Ostatní 26. Projekty Návrhy projektů neuskutečněné Projekty uskutečněné A Monitorovací zprávy A 15 Autor: Mgr. Pavel Skula Datum: Kontatní osoba: Mgr. Pavel Skula, tel skula@kr-olomoucky.cz