ŘÍZENÍ ZÁSOB V KONKRÉTNÍM PONDIKU (popis stavu, srovnání s teorií a zhodnocení)

Transkript

1 SOUKROUMÁ VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ ZNOJMO s.r.o. Bakalářský studijní program: Studijní obor: Ekonomika a management Účetnictví a finanční řízení podniku ŘÍZENÍ ZÁSOB V KONKRÉTNÍM PONDIKU (popis stavu, srovnání s teorií a zhodnocení) BAKALÁŘSKÁ PRÁCE Autor: Jana Weingruberová Vedoucí bakalářské práce: Ing. František Kalouda, MBA, CSc. Znojmo, duben 2009

2 SOUKROMÁ VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ ZNOJMO s.r.o. Akademický rok: 2008/2009 ZADÁNÍ BAKALÁŘSKÉ PRÁCE Autor Bakalářský studijní program Obor Jana Weingruberová Ekonomika a management Účetnictví a finanční řízení podniku Název tématu: Řízení zásob v konkrétním podniku (popis stavu, srovnání s teorií a zhodnocení) Zásady pro vypracování: 1. Uvod - definice předmětu a cíle BP. 2. Posis současného stavu předmětu řešení BP 3. Teoretický vstup BP - stanovisko odborné literatury k identifikovaným problémům předmětu řešení BP. 4. Návrhová část - návrhy a doporučení, zaměřená k dosažení cílového stavu. 5. Závěr a souhrn - shrnutí cíle práce, průběhu řešení a závěrů.

3 Rozsah práce: 50 Seznam odborné literatury: 1. EMMET, Stuart. Řízení zásob. 1. Vyd. Brno: Computer Press, a.s., ISBN SYNEK, Miloslav. Manažerská ekonomika. 4. Vyd. Praha: Grada, ISBN JIŘÍ DĚDINA, JIŘÍ ODCHÁZEL. Management a moderní organizování firmy. 1. Vyd. Praha: Grada, ISBN X Datum zadání bakalářské práce: září 2008 Termín odevzdání bakalářské práce: duben 2009 L. S. Jana Weingruberová Autor Ing. František Kalouda, MBA, CSc. vedoucí bakalářské práce Prof. PhDr. Miroslav Foret, CSc. rektor SVŠE Znojmo

4 Abstrakt Ve své práci jsem se zaměřila na problematiku řízení zásob v akciové společnosti TOS ZNOJMO. V zásobách je vázána velká část firemních financí, proto je tato oblast řízení velice důležitá. Je žádoucí jejich optimální stav, což je ovšem veličina dost těžce identifikovatelná. Na radu mého vedoucího práce jsem nejdříve zjistila skutečný stav řízení v akciové společnosti. Zaznamenala jsem systém jako celek a dále jsem se zaměřila na oblasti přístupu k zásobám, na objednávky, na rozdělení zásob a na jejich obrátku. Následně je tato problematika posouzena z teoretického hlediska, vycházejícího z poznatků odborné literatury. V závěru je pak prostor pro zhodnocení získaných poznatků a praktických zkušeností. Z daného jsou následně vyvozeny závěry a možné návrhy pro řešení. Abstrakt In meiner Arbeit richte ich auf die Problematik der Bestandsführung in der Aktiengesellschaft TOS ZNOJMO aus. In Materialen liegt großer Teil der Firmenfinanzen, deshalb ist dieser Führungsbereich sehr wichtig. Es ist Sollzustand optimalen Stand der Vorräte zu haben, was ist aber Parameter, schwer zu identifiziert. Nach Beratung meiner Arbeitsleiter, stellte ich erst den Istbestand der Bestandsführung in der Aktiengesellschaft fest. Ich vermerkte den System wie eine Gesamtheit und dann richtete ich auf die Bereiche der Beständeinstellung, auf die Bestellungen, auf die Beständeteilung und auf den Umlauf aus. Am Ende ist Plaz für die Bewertung meiner Erkenntnisse und praktischen Erfahrungen. Aus diesen Information sind nachfolgende Abschlüsse und mögliche Lössungsvorschläge abgeleitet.

5 Prohlašuji, že jsem bakalářkou práci na téma Řízení zásob v konkrétním podniku (popis stavu, srovnání s teorií a zhodnocení) vypracovala samostatně na základě pokynů vedoucí bakalářské práce, materiálů a vlastních zjištění uvedených v seznamu literatury. Ve Znojmě dne Jana Weingruberová

6 Za odborné vedení při sestavování mé práce bych chtěla poděkovat vedoucímu bakalářské práce Ing. Františkovi Kaloudovi MBA, Csc. Dále pak pracovníkům akciové společnosti TOS ZNOJMO, především Ing. Petru Kopečkovi, Ing. Pavlu Opálkovi a Pavlu Baťkovi, kteří mi věnovali svůj čas a poskytli mi potřebné praktické informace.

7 Obsah 1. ÚVOD Definice předmětu Cíl práce a metodika PRAKTICKÁ ČÁST Profil společnosti Předmět podnikání Obchodní činnost Dlouhodobé cíle jakosti Skladové zásoby Suroviny Označení skladových položek Řízení zásob OR-SYSTEM Sklady Rozdělení skladových položek Materiáloběh Hodnocení a výběr dodavatelů Kontrola jakosti Vývoj zásob v čase Stav zásob Doba obratu zásob TEORETICKÁ ČÁST Řízení zásob Optimalizace zásob Průměrná výše zásob Rychlost obratu zásob Obrátka zásob Doba obratu zásob... 35

8 3.3 Modely řízení Baumolův model firmy Müller - Orrův model Problematika stanovení velikosti dávky Klasifikace výrobků Metoda ABC Dodavatelský řetězec Odběratelsko-dodavatelské vztahy Metoda JIT NÁVRHOVÁ ČÁST ZÁVĚR A SOUHRN SEZNAM LITERATURY Odborná literatura: Časopisy: Interní zdroje TOS ZNOJMO, akciové společnosti: Webové adresy SEZNAM TABULEK SEZNAM OBRÁZKŮ SEZNAM GRAFŮ SEZNAM SCHÉMAT SEZNAM PŘÍLOH... 50

9 1. ÚVOD 1.1 Definice předmětu Řízení zásob je často chápáno pouze jako provozní, den za dnem se opakující zaměstnání. Je však nutné, aby bylo zahrnuto do dlouhodobějších strategických aspektů podnikání. Skladování je klíčovým prvkem v managementu už jen z toho pohledu, že váže velkou část finančních prostředků firmy. Jde tedy o soubor řídících činností, jakými jsou analýza, rozhodování, kontrola nebo hodnocení. Smyslem těchto činností je nalézt a hlavně zajistit optimální výši zásob jednotlivých materiálových druhů. To vše s jediným výsledkem, a to zajištění plynulého průběhu výrobního procesu při optimální vázanosti kapitálu, spotřebě dodatečné práce a samozřejmě při přijatelném riziku. Jako cíl řízení zásob lze označit dosažení požadované úrovně služeb za přijatelnou cenu, což znamená nalezení rovnováhy mezi náklady na skladování a cenou za poskytování požadované služby. Je-li objem zásob vysoký, je vysoká i cena dané služby. Je-li naopak množství zásob malé, jsou nízké náklady, ale i úroveň služeb. Logistika je jedním z významných faktorů konkurenceschopnosti. Velikost výrobních dávek, rozpracovanost, průběžná doba a využití kapacit výrobních linek, to vše je vázané s vnitřním řízením zásob a v poslední řadě to ovlivní i konečnou cenu výrobku. 9

10 1.2 Cíl práce a metodika Má práce je zaměřena na oblast firemních zásob. Jejich řízení je proces od materiálové potřeby, přes objednávku až po jejich vyskladnění. Správné zvládnutí řízení zásob lze označit jako konkurenční výhodu firmy. Hlavními požadavky zákazníků jsou nízká cena a flexibilita v dodávkách. Optimální množství zásob na jedné straně váže co nejmenší množství kapitálu a na straně druhé je dostatek zásob nutností pro stávající i budoucí objednávky (riziko z nedostatku zásob je minimalizováno). Tím pádem je podnik schopen reagovat na zákaznickou potřebu v co nejkratší době a s cenami, které jsou pro zákazníka přijatelné. Praktickou část chci směřovat na zjištění úrovně řízení zásob ve firmě TOS ZNOJMO, akciová společnost. V další části se zaměřím na získání teoretických znalostí dané problematiky, které jsou dostupné jak z tuzemských, tak ze zahraničních zdrojů. Cílem mé práce je využití získaných teoretických znalostí ke zhodnocení aktuální situace v akciové společnosti. Základními informacemi z akciové společnosti budou interní dokumenty, směrnice a praktické zkušeností pracovníků zásobování. Výsledkem bude zjištění jakou metodu řízení zásob používají, způsob jejich třídění a kategorizace, stanovení minimální dávky, obrátky a další aspekty rozhodující o stavu zásob. Literatura, kterou využiji pro teoretickou část mé práce, je z oblasti ekonomiky, logistiky a řízení firmy. Pokud se aktuální stav řízení nebude lišit od teorie, i toto lze přijmout za hodnotný výsledek, pro akciovou společnost velmi pozitivní. Pokud bude zjištěn nějaký rozdíl, bude toto signálem pro možné budoucí změny. 10

11 2. Praktická část 2.1 Profil společnosti První zmínka o firmě TOS ZNOJMO je z roku 1970, kdy vznikla v areálu bývalé vodní elektrárny u řeky Dyje organizační složka národního podniku TOS KUŘIM. Výrobním programem byly součásti frézek a jednoúčelových strojů. Na trhu pohonné techniky se jméno TOS ZNOJMO se objevilo v roce 1978, kdy byl vybudován nový závod na Družstevní ulici ve Znojmě, jehož hlavním výrobním sortimentem byly variátory. Privatizací koncernového podniku TOS KUŘIM v roce 1992 došlo ke vzniku právního subjektu TOS ZNOJMO, akciová společnost. Od té doby došlo k rozšíření výrobního sortimentu a organizační struktury bez zahraniční kapitálové účasti. Veškeré činnosti společnosti jsou ovlivněny certifikovaným systémem řízení jakosti ISO 9001:2000. První systém řízení jakosti firma získala v roce 2002 a v letošním roce byl úspěšně obnoven Předmět podnikání TOS ZNOJMO, akciová společnost je firmou zabývající se vývojem, výrobou a prodejem převodových zařízení. V současné době se specializuje na sériovou výrobu převodovek. Výrobní program zahrnuje převodovky zejména šnekové, čelní, kuželočelní, i planetové, ale také speciální převodové skříně podle přání zákazníka (viz obr. č. 1). Díky progresivní technologii a kapacitním možnostem firmy je vhodným doplňkovým programem výroba částí a součástí nejen pro pohonovou techniku, ale i pro ostatní odvětví. V této oblasti jde především o výrobu hřídelí, ozubených kol a opracování odlitků. Pro zajištění výroby je zapotřebí technologicky i finančně náročných strojů CNC a obráběcích center. Společnost se snaží držet krok ve vývoji nových výrobků se světovou konkurencí a to přináší zvýšené požadavky i na organizaci a řízení logistiky. 11

12 Obrázek č. 1 Výrobní sortiment Zdroj TOS ZNOJMO, akciová společnost. Titulní strana Datum stažení z internetu Dostupné z Obchodní činnost Hlavním obchodním teritoriem akciové společnosti je nejen Česká republika a Slovensko, ale i státy EU, východní Evropy a Asie. Ve většině zemí má firma obchodní zástupce, kteří na základě dlouhodobých smluv provádí prodej výrobků, jejich servis a propagaci. Svým zákazníkům poskytuje firma i její zástupci obchodně-technické a poradenské služby. Největší podíl prodeje tvoří tuzemský trh, který představuje téměř 2/3 celkových tržeb. Převodovky TOS ZNOJMO používají výrobci potravinářských, transportních, textilních, dřevoobráběcích zařízení a strojů. Výrobky TOS jsou ekologicky nezávadné, proto jsou používány i v řadě ekologických soustav (čističky odpadních vod, kotle na biomasu, atd.). Mezi hlavní propagační akce patří pravidelná účast na Mezinárodních strojírenských veletrzích v Brně, Nitře a Hannoveru. 12

13 2.1.3 Dlouhodobé cíle jakosti Představenstvo akciové společnosti stanovilo dlouhodobé cíle jakosti. Dosažení celoročních plánovaných tržeb za prodej výrobků a služeb, rozvoj činnosti v oblasti marketingu (především spokojenost zákazníků), poznání struktury trhu převodových zařízení, vývoj nových typů a velikostí převodovek, systematické vyhledávání nejvýhodnějších dodavatelů, zajištění výroby v plánovaných termínech, pravidelné rozbory ztrát z nekvalitní výroby, zajistit a stabilizovat pracovníky, kteří jsou pro společnost přínosem, zvyšování úrovně znalostí a dovedností pracovníků Skladové zásoby Suroviny Základními surovinami pro výrobu převodových zařízení jsou odlitky z hliníku, šedé litiny a bronzu, hutní materiál, spojovací materiál, těsnící prvky, ložiska a elektromotory. Jde převážně o rychloobrátkový materiál s předvídatelnou budoucí spotřebou. Dále jsou používány suroviny, pomocí kterých se dosáhne požadovaného vzhledu a funkčnosti. Jsou jimi zejména oleje, maziva, lepidla, tmely a různé druhy barev. Zásoby jsou evidovány v pořizovacích cenách, které zahrnují cenu pořízení a náklady, které s pořízením souvisejí (celní poplatky, provize, skladovací poplatky, externí a interní přeprava, atd.). Přírůstek materiálu se oceňuje pomocí metody váženého aritmetického průměru, tedy materiál je odepisován ze skladu za cenu, která je v daný okamžik pohybu aktuální. 1 BAŤKA Pavel. Cíle jakosti pro rok Znojmo: TOS ZNOJMO, akciová společnost,

14 Pro ocenění zásob se používá následující vzorec váženého aritmetického průměru: Průměrná hodnota je používána z důvodu velkého množství druhů materiálu dodávaného různými dodavateli za různé ceny. Jedná se o veličinu proměnlivou, která je lineárně závislá na spotřebě. Hotové výrobky a polotovary jsou oceňovány vlastními náklady dle kalkulace zahrnující cenu vstupního materiálu, práci a poměrnou část výrobních režijních nákladů. Každý výrobek má danou kalkulaci, která vzniká při zavedení daného výrobku do systému Označení skladových položek TOS ZNOJMO, akciová společnost eviduje celkem 158 tis. skladových položek. Z toho 23 tis. položek nakupovaných a zbytek jsou položky vyráběné. Aktuálně je skladem ks nakupovaných položek. Velký počet vyráběných položek je dán různorodostí výrobního sortimentu, který se navíc v průběhu času neustále mění a rozrůstá. Každá, sebemenší varianta či odlišnost výroby je dána novým kódem. Každý druh zásob musí být lehce identifikovatelný, proto má svoji číselnou řadu a svůj způsob kódování. Tak např. vyráběné polotovary mají dvanácti místný, výrobky šestnácti místný a nakupovaný materiál má osmi místný kód. Každá pozice v číselném kódu poukazuje na určitou vlastnost výrobku (typ, velikost, uložení ve skladě, země původu, země vývozu a jiné odlišnosti). Jako příklad lze uvést následující položky: tyč kruhová D kolo MRT 70 SF NL00 Tyto číselné řady jsou velice důležité pro tok materiálu nejen ve výrobě. Je jimi dán pohyb materiálu, polotovarů i hotových výrobků mezi příjmem zboží, jednotlivými sklady i v jednotlivých fázích výroby. 14

15 2.3 Řízení zásob OR-SYSTEM Používaný systém v akciové společnosti umožňuje řízení firmy jako celku (od evidence příchodu a odchodu zaměstnanců, přes plánování výroby a řízení zásob až po celkové účetnictví). Jednotlivé kroky na sebe navazují a každý zásah má vliv na konečný výsledek. Tento systém je tvořen následujícími moduly: jádro obchod konstrukce a technologie výroba údržba kalkulace ekonomika sociální moduly Systém je poskytován firmou OR CZ spol. s r.o., která systém dodala, pomohla zavést a pravidelně kontroluje a inovuje dle firemních, právních a ostatních požadavků. Plynulý chod a jednotlivé aktualizace zajišťuje správce sítě akciové společnosti. Komplexní informační systém OR-SYSTEM je spolehlivým nástrojem pro plánování a řízení výroby. Systém pokrývá celé spektrum informací potřebných pro efektivní řízení podniku, udržuje a zvyšuje jeho konkurenční výroby zabezpečením aktuálních a relevantních informací pro komplexní řízení a včasné rozhodování - vždy ve vhodném okamžiku a na správném místě 2. Schéma č. 1 konkurenční výhody OR-SYSTEMu komplexní informační systém namísto partikulárních řešení plynulá flexibilita na změny legislativy či organizační struktury zrychlení obchodního cyklu - od přijetí objednávky po její vyřízení zkrácení dodacích lhůt díky optimalizaci výrobních procesů standardizace firemních procesů a postupů 2 OR-CZ spol. s r.o. OR System. Datum poslední revize/stažení z internetu Dostupné z < 15

16 podpora při dodržování norem ISO respektování norem pro řízení kvality zabezpečení informací proti ztrátě či zneužití modulární systém - možnost budování po etapách otevřený systém - možnost integrace produktů třetích stran včasné zajištění dostupnosti surovin, materiálů a polotovarů pro zabezpečení výroby výrazné snížení nedokončené výroby a optimalizace skladových zásob optimální využití výrobních kapacit a lidských zdrojů permanentní vyhledávání a včasné eliminování kritických míst ve výrobě nepřetržité sledování nákladů na jednotlivé zakázky v reálném čase důsledné sledování a vyhodnocování všech výnosů a nákladů přímé obousměrné vazby do běžných aplikací elektronického obchodu Sklady Pro co nejlepší uspokojení požadavků odběratelů musí firma zajistit výrobu v požadované kvalitě a termínu. Proto je vedeno skladové hospodářství, obsahující jak krátkodobě uskladněné položky (položky přímo k odběru zákazníkem), tak i položky skladované z důvodu ekonomičnosti pořízení (nákup a výroba v ekonomických dávkách nebo pořízení pojistné zásoby). Pro přehlednost jsou sklady vedeny analyticky (schéma č. 2). Schéma č. 2 Analytická evidence skladů 0001 sklad hotových výrobků a vyráběných náhradních dílů 0003 sklad expedice 0004 sklad exponátů 0010 sklad polotovarů 0012 sklad nakupovaných polotovarů 0014 sklad odlitků dle zakázky 0030 sklad hutního materiálu 0031 sklad barevných kovů 0032 sklad odlitků 3 OR-CZ spol. s r.o. OR System. Datum poslední revize/stažení z internetu Dostupné z < 16

17 0033 sklad spojovacího materiálu 0034 sklad ložisek 0035 sklad elektromateriálu 0036 sklad řetězů 0037 sklad kancelářských potřeb 0038 sklad obalů 0039 sklad drobného nákupu 0040 sklad paliv 0041 sklad kooperace 0042 sklad neshodných výrobků 0050 sklad nářadí 0053 sklad drobného hmotného majetku 0054 sklad modelů 0055 sklad nehmotného majetku. Sklady finálních výrobků, polotovarů, nakupovaného materiálu a pomocných položek (nářadí, kancelářský materiál) váží nejvíce finančních prostředků firmy. Proto jsou vedeny s přesnou evidencí, provádí se statistiky a vykazování a každoroční podrobná inventura. Sklad hotových výrobků TOS ZNOJMO, akciová společnost je zaměřena především na kusovou výrobu dle přání zákazníka. Proto má sklad hotových výrobků charakter dočasného skladu mezi dokončenou výrobou a dodávkou výrobků zákazníkovi. Zde není určen ani minimální stav skladu ani výše ekonomické dávky. Sklad polotovarů Sklad polotovarů je skladem výrobků nutných ke kompletaci finálních výrobků. Ty jsou vyráběny v 10 tis. variantách, ale jejich komponenty jsou pro mnoho z nich totožné. Jelikož je doba nutná pro výrobu těchto komponent dlouhá (dáno množstvím operací, délkou technologických postupů, atd.), jsou tyto polotovary vedeny na skladě v určité minimální zásobě. 17

18 To umožní včas plnit závazky k odběratelům a přitom vyrábět v ekonomických dávkách. Tím je zajištěno snížení nákladů na minimum a také je výroba rentabilní. Jako příklad lze uvést skutečnost, že dodací lhůta standardní převodovky je 5 pracovních dnů. Výroba stěžejních součástí ovšem trvá mnohdy až 6 týdnů a více. Z toho plyne, že takové součástky se musí vyrábět s předstihem již před vznikem zákaznické objednávky. Minimální stav zásob eliminuje riziko nedostatku a tím způsobené prostoje v dodání. Výši minimální zásoby stanovují pracovníci lhůtového plánování na základě navrhovaného minimálního stavu zásob, který řídící systém vypočítá. Tyto výpočty vychází ze spotřeby v předcházejícím období, délky dodací lhůty materiálu, délky výrobní lhůty a konečně statistickým rozptylem spotřeby. Velikost ekonomické dávky je stanovena s ohledem na ceny materiálu, na výši fixních nákladů pro výrobu jedné dávky, na cenu nutnou na každý kus výrobní dávky a konečně také s ohledem na úrokovou míru. Uskladněný materiál váže finanční zdroje firmy, které mohly být uloženy a úročeny. Čím vyšší jsou fixní náklady na výrobu a čím delší je potřebný přípravný čas, tím vyšší je i výrobní dávka. Ekonomická dávka stanovená systémem dle přesných matematických výpočtů platí pro ustálenou sériovou výrobu. U položek, které mají klesající tendenci výroby nebo položky, které jsou naopak v počátcích výroby, tyto vzorce neplatí. Proto je výše ekonomické dávky nutno zkorigovat pracovníky lhůtového plánování dle prognóz a dle technologických možností výroby. Zakázky vznikají na základě závazné objednávky zákazníka. Každou položku, která je potřebná pro zkompletování poptávaného finálního výrobku systém prověří a zkontroluje, zda je na skladě v dostatečném množství a zda po výdeji těchto kusů neklesne stav skladu pod minimální zásobu. Pokud ano, je do výroby zadán požadovaný počet ekonomické dávky nebo její násobek. To vše je řízeno tzv. kódem kumulace. Ten říká, jakým způsobem se zachovat k hodnotám minimálního stavu skladu a k ekonomické dávce. Jednotlivé rozdíly jsou v pojetí zásob u standardní (opakované) a speciální výroby. V TOS ZNOJMO je vedeno sedm kódů kumulace (schéma č. 3). 18

19 Schéma č. 3 Kódy kumulace 0, 1 Do výroby se zadává pouze potřebné množství. Tento kód se používá většinou u výroby finálních výrobků. 2 Zadává se vždy dle ekonomické dávky bez ohledu na minimální množství skladu. 3 Zadává se vždy podle ekonomické dávky, kdy poslední zakázka se rovná zbytku. Minimální množství se nerespektuje. 4 Zadává se pouze potřebné množství s ohledem na minimální množství skladu. 5 Zadává se jedna zakázka na n-násobek ekonomické dávky. Zároveň se bere ohled na minimální množství skladu. 6 Vždy se zadává podle ekonomické dávky, respektuje se minimální množství skladu. 7 Zadání dle ekonomické dávky, kdy poslední zakázka se srovná zbytku. Respektuje se minimální stav skladu. Příklad: Stav skladu 28 ks Ekonomická dávka 20 ks Minimální množství skladu 25 ks Potřeba součástí ze zakázek 55 ks Tabulka č. 1 Řešení příkladu Kód kumulace Dávka 1 Dávka 2 Dávka 3 Stav skladu po Zdroj: Práce autora 19

20 Sklad nakupovaného materiálu Vedení tohoto skladu je jednodušší v tom, že při stanovení ceny položky se vychází z dané ceny od dodavatele. Je tu však větší nejistota z pohledu termínu dodání a kvality. Výrobky, které jsou v akciové společnosti vyráběny, jsou pod kontrolou z obou hledisek. Stanovení výše zásob jednotlivých položek nakupovaného materiálu je dáno obdobnými pravidly jako u položek vyráběných. Na místo výrobní doby zde vystupuje dodací lhůta dodavatele a na místo fixních nákladů výroby zde vznikají náklady na dopravu. V kusovnících je přesně specifikovaný materiál potřebný pro výrobu daného zboží. V průběhu výroby z různých důvodů dochází ke změnám nebo k tzv. vícespotřebě a proto nelze 100% spoléhat na stav potřeby materiálu v okamžiku vydání zakázky. Pro eliminaci takových odchylek provádí řídící systém každý den před zahájením výrobního procesu vyhodnocení potřeby materiálu na veškeré zakázky. Provede kumulaci jejich potřeby dle kódu a termínu dodání. Výsledkem jsou denně aktualizované návrhy objednávek pro zásobování, tzv. předobjednávky. U každé takovéto předobjednávky má referent zásobování k dispozici historii posledních dodávek. Na jejich základě pak může ke každé položce přiřadit vhodného dodavatele. Spárováním těchto dvou údajů vznikne oficiální objednávka se závazným termínem dodání (viz. příloha č. 1). Řídící systém kalkuluje s objednávkami při dalším zpracování, aby nenavrhoval již další potřebu materiálu na již objednané zboží. I nakupovaný materiál je objednáván v ekonomických dávkách (u materiálu, který je nakupován opakovaně). Běžně se ale stává, že objednávky, vygenerované systémem, pokryjí svým množstvím i potřebu materiálu, který vznikne až po jejich vytvoření. Z toho vyplývá výhoda pro pracovníky zásobování, protože řeší pouze případy, kdy je nutno materiál objednat u dodavatele a ne případy, kdy je materiálová potřeba kryta skladovými zásobami z ekonomické dávky nebo z již vytvořených objednávek.termín objednávky materiálu je stanoven na základě požadovaného výrobního termínu. To znamená, že objednávka je uskutečněna o termín dodání dříve, než je skutečná potřeba materiálu. V systému je termín dodání stanoven pro jednotlivý materiál individuálně na základě zkušeností s dodavateli. 20

21 2.3.3 Rozdělení skladových položek V průběhu výroby a nákupu materiálu dochází k nepředvídaným událostem ve výši spotřeby, ať materiálu nebo polotovarů. Takové situace jsou z důvodu změn požadavků od zákazníka (změna rámcové smlouvy, změna provedení, aj.). Takto vznikne neočekávaná skladová zásoba, kterou již ale nemusíme nikdy potřebovat. V tom případě se řeší, jak s takovou položkou naložit. Lze ji dále skladovat a očekávat objednávku od zákazníka na daný materiál (často jde ale o již neprodejné výrobky), rozebrat ji na náhradní díly anebo ji přemontovat na žádoucí stav. Skladovaný materiál se dělí na tři skupiny. Toto dělení je nazváno jako vitalita položky: 1. Živé - položky, které jsou za poslední rok vedeny na skladě pro stávající nebo budoucí výrobu. Jde položky s aktivním příjem na sklad i jejich spotřeba. Aktuálně tuto kategorii tvoří 74% zásob. 2. Skoro mrtvé - položky, které byly za poslední období spotřebovávány velice málo a již se nenakupují. Přesné stanovení je, že se jedná o položky, které za poslední dva roky neměly fyzický příjem na sklad ani výdej do výroby. Takto lze označit 20% skladových zásob. Jde převážně o materiál potřebný pro výrobu výběhových typů převodů, kdy objednávky bývají pouze jednokusovou záležitostí. Skupina je tvořena 10% celkových zásob. 3. Mrtvé - položky, u kterých za poslední dva roky není ani nákup ani výdej do výroby. Mohou se vyskytnout položky, u kterých je veden výdej. Jde ale o výdej za účelem prodeje tohoto materiálu jako náhradního dílu. Celkem 16% z celkových zásob. Hlavně u skupiny mrtvých položek je snaha jejich počet co nejdříve snížit na minimum. Jejich prodejem se dosáhne uvolnění skladových prostor a také uvolnění vázaných finančních prostředků. 21

22 2.4 Materiáloběh Po vystavení objednávky a jejího potvrzení dodavatelem, je v požadovaném termínu a množství dodán materiál, pouze u hutního materiálu se dodané množství může se lišit o předem smluvenou a povolenou toleranci. Pracovník zásobování na základě přiloženého dodacího listu provede účetní příjem materiálu na příslušný sklad a vytiskne příjmový doklad. Následně ho pracovník skladu zodpovědný za fyzický příjem materiálu autorizuje a ověří se skutečně došlým zbožím. Důraz je kladen na kontrolu přijímaného množství a na kvalitu dodaného materiálu. Pokud je materiál skladem (fyzicky i účetně), je možno provést výdej materiálu na základě jednotlivých výdejek (viz. příloha č. 2) pro konkrétní výrobní zakázky. V okamžiku, kdy se na výrobní zakázku dostane materiál, je možno začít provádět jednotlivé operace stanovené v technologickém postupu. Po vykonání poslední operace je možno provést příjem vyrobené součástky na sklad polotovarů. Vzniknou-li při výrobě na zakázce neshodné výrobky (zmetky), odvádějí se na sklad neshodné výroby. Odtud se likvidují jako neshodný výrobek (ze zisku) nebo jako technologická ztráta (do nákladů) účetně i fyzicky pryč. Položky základních součástí se vydávají opět na základě výdejek na zakázku vyšších polotovarů. Tento postup se může i několikrát opakovat, až se skončí na zakázce finálního výrobku. Ke každému finálnímu výrobku patří zakázka, která obsahuje veškeré výdejky jak na polotovary, tak na nakupovaný materiál. Po provedení předepsaných technologických postupů se materiál i polotovary dostanou do montáže, následně na záběh, testování a zkoušení. Poté se hotové výrobky se předají do skladu expedice, kde je provedena předepsaná konzervace. Jakmile je finální výrobek na expedici, může pracovník útvaru prodeje zahájit proces dodání výrobku podle podmínek stanovených v kupní smlouvě a vystavit expediční příkaz. Tento příkaz obsahuje veškeré náležitosti potřebné pro expedici zboží a pro vytvoření příslušného daňového dokladu. Pracovník expedice po obdržení expedičního příkazu vytvoří dodací list a provede výdej ze skladu hotových výrobků. Zároveň je řídícím 22

23 systémem automaticky vygenerován daňový doklad. Tím je úspěšně uzavřen celý výrobní proces. V praxi má tento postup ještě mnoho variací a doplňkových činností, které vznikají na základě nestandardních objednávek či vzniklých situací. 2.5 Hodnocení a výběr dodavatelů Každoročně je prováděna analýza TOP 50, kde jsou hodnoceni dodavatelé s nejvyššími nákupy. Z výsledků analýzy se vyberou dodavatelé podle předem stanovených kritérií (objem nákupu, počet kusů apod.), u kterých se k 31. lednu následujícího roku dále provádí Hodnocení dodavatele (viz. příloha č. 3). Pracovník zásobování soustředí podklady k hodnocení, jedná se zejména o: kopie certifikátů systému jakosti dodavatele, výsledky auditu provedeného pracovníky TOS ZNOJMO, akciová společnost, kopie vybraných daňových dokladů, kopie objednávek s vyznačením čísla příjmu a data příjmu, knihu reklamací. Následně jsou jednotliví dodavatelé hodnoceni podle kritérií, které jsou dány interní směrnicí akciové společnosti 4. Každé kritérium je obodováno a výsledný součet zařadí dodavatele do následujících kategorií: kategorie A schválený dodavatel kategorie B možný dodavatel kategorie C vyřazený dodavatel Každý dodavatel je sledován z hlediska plnění požadovaných kritérií a zkoumají se možnosti jeho náhrady dodavatelem jiným. Pokud ovšem dodavatel dostane známku C, musí se vyřadit a zahájit poptávkové řízení u jiných dodavatelů. 4 Ing. DOUBEK Jiří. Hodnocení a výběr dodavatelů. Znojmo: TOS ZNOJMO, akciová společnost,

24 Základními oblastmi kritérií pro hodnocení jsou: úroveň zabezpečení systému jakosti ekonomická kritéria pružnost a přizpůsobivost požadavků na změny četnost dodávek dostupnost dodavatele kvalita dodávek. V průběhu roku se provádí výběrová řízení položek, u kterých je stávající dodavatel při celoročním hodnocení zařazen do kategorie B nebo C, dále v okamžiku vzniku potřeby nákupu nového materiálu a nebo v okamžiku neschopnosti dodání od stávajícího dodavatele. Pracovníci zásobování soustředí nabídky jimi oslovených subdodavatelů a vyplní formulář Výběr dodavatele (viz. příloha č. 4) a přidělí známky k jednotlivým bodům podle klíče: 1 nejlepší podmínky, vlastní certifikát jakosti 2 dobrá nabídka, připravuje se k certifikaci systému jakosti 3 nedostatečná nabídka, bez certifikace či přípravy k certifikaci systému jakosti 2.6 Kontrola jakosti Kontrolou jakosti se provádí jak při příjmu nakupovaného zboží, tak u jednotlivých operací a výdeji hotových výrobků do skladu expedice. Kontrola se provádí podle požadavků a podle náročnosti výroby a to buď náhodným výběrem, nebo kontrola na 100%. U nakupovaných položek je předmětem kontroly kvalita zboží, dodané množství, nepoškozenost obalů a možná zjevná poškození. To vše podle dodané dokumentace (dodací list, atesty, celní doklady atd.). Pokud je materiál dodaný prověřeným dodavatelem (již známý dodavatel, který již dodává a prošel jak výběrem dodavatele, tak i jeho hodnocením), je kontrola prováděná výběrem podle přejímacího plánu. Jde-li o nového, zatím neznámého dodavatele, provádí se kontrola na 100% (včetně dodaných vzorků). 24

25 Při zjištění jakýchkoli nepřesnosti či poškození se sepíše s dodavatelem zápis o zjištěných závadách. Na základě tohoto zápisu se dále jedná o nápravě vzniklé situace. Výsledky kontroly došlých výrobků a materiálu se evidují a archivují na pracovišti zásobování prostřednictvím evidenční knihy došlého materiálu. Knihy jsou členěné podle jednotlivých druhů výrobků a materiálů 5. Při příjmu zboží do výroby se kontrolují rozměry a počty kusů. Pokud je to předepsáno, je kontrolováno provedení operace a počty kusů jsou podle přejímacího plánu. U vyráběných výrobků jsou rozhodující rozměry předmětem 100% kontroly. Pro kontrolu dílců se používá přejímací plán jedním výběrem (viz tabulka č. 2). Četnost technické kontroly jakosti a množství výrobků je prováděno u: Vstupní TKJ - po každé dodávce Mezioperační TKJ - po každé operaci Výstupní TKJ - při záběhu 100% výrobků, po lakování min. 50% výrobků a po montážních operacích dle požadavků. Pro jednotlivé skupiny výrobků a materiálů je stanoven přejímací plán, kde je stanoven výběr kusů ke kontrole z dávky, maximálně povolený počet neshodných kusů z dávky a minimální počet neshodných kusů, při kterém se vrací celá dávka Tabulka č. 2 Přejímací plán pro ozubená kola s vysokou přesností Velikost dávky Výběr kusů ke kontrole z dávky Maximální počet neshodných kusů Minimální počet neshodných kusů Zdroj BAŤKA Pavel, Návodka č. 1/ŘKJ Přejímací plán, Znojmo: TOS ZNOJMO, akciová společnost, Ing. DOUBEK Jiří. Návodka č. 1/Zásobování Vstupní přejímka zboží. Znojmo: TOS ZNOJMO, akciová společnost,

26 Pro kvalitní provedení technických kontrol rozměrů a kvality jsou v akciové společnosti TOS ZNOJMO k dispozici nejmodernější měřící a hodnotící zařízení. Kvalita je zde totiž hlavním kritériem jak na straně vstupních materiálů, tak na výstupu vyráběných převodovek. 2.7 Vývoj zásob v čase Stav zásob Zásoby jsou vedeny dle jednotlivých účtů, stanovených účetní osnovou. Je to z důvodu velké variability zásob a pro lepší přehlednost je tato analytika nutností. Příkladem uvádím průběžný stav celkových nakupovaných zásob za rok podle jednotlivých měsíců. Graf č. 1 - Stav celkových nakupovaných zásob za rok Zdroj interní podklady TOS ZNOJMO, Stav výrobních zásob č.: 1/09, za období leden 2009 Hodnoty těchto účtů i hodnoty celkové jsou pravidelně kontrolovány a to jejich průměrným stavem. Tyto stavy jsou sledovány v časovém úseku jednoho měsíce. Dále jsou srovnávány mezi sebou navzájem a následně se hodnotí i stav zásob v jednotlivých měsících se stavem stejného měsíce v roce předchozím. 26

27 Stav zásob je pro vedení akciové společnosti TOS ZNOJMO velice důležitý. Každý referent zásobování má na starost určitý počet účtů a jejich výši musí být schopen obhájit. Nežádoucím stavem je jak nadbytek, tak i nedostatek zásob. Pro uspokojující výši zásob jsou k dispozici pracovníkům zásobování historická data z jednotlivých měsíců předchozích roků a stav objednávaného množství nabízeného řídícím systémem. Velká variabilita výše zásob je dána mnoha příčinami. Nejčastěji je to možností nákupu materiálu za výhodné ceny, což bývá podmíněno velkým objemem dodávky. Ke konci roku je další důvod k většímu naskladnění materiálu. Měsíc prosinec má méně pracovních dní, jak ostatní měsíce, proto se nestihne spotřebovat takové množství materiálu. V následním měsíci lednu bývá problém s dodávkami, kdy mnoho firem provádí inventury až do půlky měsíce, a pro plynulost výroby je nutné udělat si v prosinci předzásoby. Výrazný nárůst zásob v jednom měsíci a pokles v druhém bývá i z důvodu naskladnění položek koncem měsíce (tím výše zásob vzroste), ale spotřeba je až v měsíci následujícím (tím je zapříčiněn pokles zásob, protože mnohdy je spotřeba v měsíci bez jakéhokoli příjmu). Stav zásob je předmětem analýzy (Sledování stavu výrobních zásob), kterou pravidelně vedoucí zásobování provádí ke konci každého měsíce. Jakýkoli výkyv (hlavně nárůst) pak musí mít své zdůvodnění Doba obratu zásob Doba obratu zásob je v akciové společnosti velice důležitou a sledovanou hodnotou. Je to z důvodu vázanosti finančních prostředků v zásobách a také z důvodu odvozování budoucího stavu zásob při plánování objednávaného množství a její hodnota je určena vztahem: TOS ZNOJMO, akciová společnost své zásoby prodává pouze minimálně, převážná část je určena pro výrobu. Vzorec z teoretických pramenů, ve kterém se počítá s průměrnými denními tržbami, je proto upraven dle potřeb akciové společnosti. Jako příklad uvádím obrátku účtu 112 a dále obrátku jednotlivých analytických účtů za rok

28 Graf č. 2 Obrátka celkových zásob za rok 2008 Zdroj interní podklady TOS ZNOJMO, Obrátka: rok Graf č. 3 Obrátka za rok 2008 podle jednotlivých analytických účtů Zdroj interní podklady TOS ZNOJMO, Obrátka: rok