Dokumentace aplikace Pracovních cest na VUT v Brně. Pracovní cesty založení a vyúčtování. Popis procesu Založení pracovní cesty a vyúčtování

Transkript

1 Dokumentace aplikace Pracovních cest na VUT v Brně Oblast: Skupina: Proces: Soubor: Odpovídá: Pracovní cesty založení a vyúčtování Cestující osoba Cestovní příkaz VUT_TM_Cestovní_příkaz_Cestující osoba.doc Iva Sedláková Řešení: Pracovní cesty 2014 Verze: Popis procesu Založení pracovní cesty a vyúčtování Proces: - založení cesty - podpis nadřízené osoby a příkazce - podpis správce - vyplacení zálohy - vyjetí na cestu - vyúčtování a případně dopodepisování příkazcem, správcem - vyúčtování EO Seznam transakcí souvisejících s pracovní cestou a vyúčtováním Cestovní příkaz Podepisování Vyúčtování Cestovní příkaz; verze: 29/04/2014, Strana: 1 Vysoké učení technické v Brně, 2014

2 Obsah Pracovní cesty cestující osoba 1. Aplikace Pracovní cesty Úlohy a delegování práv Delegování práv Nastavení upozornění Zadání vozidla Zadání školení řidičů Cestovní příkaz Nový cestovní příkaz Schválení cestující osobou Podpis cestovního příkazu nadřízenou osobou, případně i příkazcem operace Kontrola a podpis cestovního příkazu správcem rozpočtu (popsáno v manuálu pro ekonomy) Zobrazení cestovního příkazu Vyplacení zálohy (popsáno v manuálu pro ekonomy) Vyplacení zálohy bankovním převodem (popsáno v manuálu pro ekonomy) Vyplacení zálohy pokladnou (popsáno v manuálu pro ekonomy) Vyúčtování pracovní cesty Základní údaje o pracovní cestě Průběh cesty po jednotlivých státech Náhrada za použití motorového vozidla Stravné Jízdné Ubytování Nutné vedlejší náklady Uhradit z Ukončení vyúčtování Ukončení vyúčtování v případě přečerpání předem schválené částky Podpis CP cestující osobou Podpis vyúčtování pracovní cesty nadřízenou osobou Korekce vyúčtování pracovní cesty pracovníkem EO (popsáno v manuálu pro ekonomy v kapitole 4) Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 2 Vysoké učení technické v Brně, 2014

3 1. Aplikace Pracovní cesty Pracovní cesty cestující osoba Do aplikace Pracovních cest se přihlásíte v internetovém prohlížeči na adrese po zadání Vašeho VUTLoginu a VUTHesla, pomocí odkazu na Intraportálu VUT. Do testovací a školicí aplikace se přihlásíte v internetovém prohlížeči na adrese po zadání Vašeho VUTLoginu a VUTHesla na stránkách Odboru ekonomických systémů, v záložce Pro uživatele pomocí odkazu Pracovní cesty testování Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 3 Vysoké učení technické v Brně, 2014

4 Po přihlášení do aplikace Pracovních cest je v levé části menu výběr z možností. Menu může být pro každého uživatele jiné v závislosti na oprávnění, která má na základě organizační struktury (řadový pracovník, nadřízený pracovník), pověřených funkci (příkazce operace, správce rozpočtu, účetní), delegovaná jiným pracovníkem, případně přidělená administrátorem. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 4 Vysoké učení technické v Brně, 2014

5 1.1. Úlohy a delegování práv Pomocí menu Delegovat práva Vlastní práva je možná delegovat na jiného pracovníka. Delegované právo již nelze delegovat na dalšího pracovníka. Zejména se jedná (v případě nepřítomnosti nadřízeného pracovníka) o delegování práv na zástupce, který podepisuje - schvaluje vyslání na pracovní cestu. Běžné oprávnění koncového uživatele je například takové: Pouze názvy úloh, které jsou zvýrazněné lze delegovat. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 5 Vysoké učení technické v Brně, 2014

6 Typy oprávnění/uloh: Editace CP a vyúčtování založení, změna CP, jeho vyúčtování cestující osobou Korekce EO uzavření cesty na ekonomickém oddělení; korekce vyúčtování CP pracovníkem ekonomického oddělení. Cestující osoba doloží ve vyúčtování jednotlivé doklady, vykáže jednotlivé náklady. Pracovník EO zkontroluje správnost vyúčtování, případně provede korekci. Podepisování podepisování CP buď jako nadřízený, nebo jako příkazce (nebo oboje) před cestou (založení CP) tak i po cestě (vyúčtování) Správci rozpočtu podepisování a schválení navrženého a příkazcem podepsaného čerpání finančních prostředků CP Zálohy pokladna úloha k zadávání vyplacených záloh na pokladně Zálohy účet úloha pro přehled vyplácených záloh na bankovní účet převodem Cestovní pojištění úloha pro kontrolu, evidenci a výstup cestovního pojištění do zahraničí Silniční daň úloha pro kontrolu, evidenci a výstup odvodu silniční daně za použití soukromého vozidla Školení řidičů editace školení řidičů; ten, kdo má parametr [ověřuje], ověřuje skolení řidičů Vozidla editace soukromých vozidel a jejich pojištění; ten, kdo má parametr [ověřuje], ověřuje doklady o vozidle a zaplacení pojistného Úrovně oprávnění Specifikuje úroveň oprávnění a zanoření v organizační struktuře bez podř. podř.1 - pouze oprávnění ve vlastní úrovni - například pro oprávnění na (celé VUT) se dostanete pouze o jednu úroveň a to na úroveň součásti - například pro oprávnění na se dostanete na úroveň středisek odboru podř. 2 podř. 3 - dostanete se o dvě úrovně níže - dostanete se o tři urovně níže Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 6 Vysoké učení technické v Brně, 2014

7 1.2. Delegování práv Odkaz Delegovat práva Po kliknutí na příslušné oprávnění/úlohu se dostanete na obrazovku nastavení delegování práva Otevře se dialog pro delegování práva: Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 7 Vysoké učení technické v Brně, 2014

8 Po kliknutí na tlačítko se otevře následující dialog: Zde můžete filtrovat výběr osob podle součásti a podle pracoviště (rozklikávací seznamy) nebo pomocí zadání alespoň 3 počátečních znaků příjmení, případně pomocí zadání VUTID osoby. Vybírat osoby lze podle přiřazené Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 8 Vysoké učení technické v Brně, 2014

9 úrovně oprávnění. Po kliknutí na tlačítko se vám ve spodní polovině dialogového okna zobrazí, podle stanoveného filtru, výběr osob. Kliknutím na příslušný řádek a tlačítkem do pole Komu. zadáte osobu V poli parametry vyberete středisko a úroveň, pro které delegujete oprávnění. V řádku Platnost (od-do) ponecháte, případně upravíte platnost delegování práva. Po kliknutí na tlačítko se delegované oprávnění zapíše do databáze. Takto delegované oprávnění se zobrazí v seznamu oprávnění, je možné jej editovat pomocí kliknutí na smazat kliknutím na pod příslušnou úlohou. nebo Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 9 Vysoké učení technické v Brně, 2014

10 Uživateli, kterému jste delegovali právo se ihned delegace zobrazí v jeho oprávněních. Všimněte si, že delegované právo není zvýrazněné, nelze totiž delegovat dál. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 10 Vysoké učení technické v Brně, 2014

11 1.3. Nastavení upozornění Pracovní cesty cestující osoba Pomocí menu Cestovní příkaz Založit nový cestovní příkaz V případě, že jste osoba oprávněná k podepisování či schvalování, případně osoba delegovaná a to v rolích příkazce operace, vedoucí pracovník, správce rozpočtu máte ve volbě Nastavení upozornění možnost aktivovat či deaktivovat upozorňování na podpis, schválení pracovní cesty jiného pracovníka z oddělení, jež je určeno v parametru Komu příslušné úlohy. Vysvětleno výše. Pomocí odkazu Nastavení upozornění otevřete přehled vašich práv. U úloh, ke kterým nechcete/chcete zasílat ová upozornění, odznačte/označte zaškrtávací pole (checkbox) nalevo od příslušné úlohy. a stiskněte tlačítko odznačit a změnu nastavení uložit.. Provede se změna nastavení. Pokud nechcete zprávy zasílat musíte checkbox Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 11 Vysoké učení technické v Brně, 2014

12 2. Zadání vozidla Pracovní cesty cestující osoba Pro použití soukromého vozidla pro služební jízdu je potřeba mít zadané vozidlo v evidenci vozidel. Následující návod slouží pro zadání všech potřebných údajů. Na každé součásti je jmenovaná osoba, která ověří správnost vyplněných údajů. Pro ověření je nutné jmenované osobě ověřovateli soukromých vozidel doručit ke kontrole technický průkaz malý i velký k vozidlu, smlouvy o zákonném pojištění a havarijním pojištění. Případně další dokumenty (doklad o úhradě havarijního pojištění, zelenou kartu, čestné prohlášení). Odkaz Vozidla Klikněte na Přidat vozidlo pro Otevře se obrazovka pro zadání informací o vozidle, havarijním pojištění a pojištění odpovědnosti (povinném ručení) Uvádějte údaje z technického průkazu vozidla a pojistných smluv. Údaje lze doplnit jednak jednorázově, v případě že nemáte k dispozici veškeré údaje je možné je zadávat postupně. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 12 Vysoké učení technické v Brně, 2014

13 Po vyplnění zaklikněte checkbox žádám o ověření dat a klikněte na ikonu Pozn: Pokud vložíte veškeré informace jednorázově žádáte o celkové schválení (vozidla, havarijního pojištění i pojištění odpovědnosti) Takto zadané vozidlo se vám v přehledu zobrazí následovně Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 13 Vysoké učení technické v Brně, 2014

14 Při postupném zadávání informací o vozidle je nutné nejprve vyplnit základní údaje o vozidle (z technického průkazu) Údaje stačí potvrdit klávesou ENTER a budou zapsány do databáze. V seznamu vozidel se zobrazí následovně: Pro doplnění údajů o pojištění vozidla klikněte do řádku vozidla do sloupce Havarijní pojištění nebo Pojištění odpovědnosti Otevře se obrazovka pro zadání pojistky, vyplňte požadované údaje Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 14 Vysoké učení technické v Brně, 2014

15 Po zadání údajů označte checkbox Žádám o ověření dat a klikněte na ikonu Pozn: Žádáte pouze o ověření dat týkajících se pojistky, ne vozidla celkově. Automaticky se nabídne obrazovka pro zadání další pojistky k vozidlu. Buď vyplňte další pojistku nebo se kliknutím na odkaz Zpět na přehled vozidel přesunete do přehledu vozidel. Stejně postupujte při zadávání obou pojistných smluv. Po vyplnění se pojistné smlouvy zobrazí ve stavu Platné, neověřeno, pojistky jsou ve stavu, kdy čekají na schválení odpovědným pracovníkem. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 15 Vysoké učení technické v Brně, 2014

16 Po zadání pojistných smluv klikněte na SPZ vozidla, které chtece schválit Otevře se obrazovka s detaily Zde zaklikněte checkbox žádám o ověření dat a klikněte na ikonu Pozn.: Tím žádáte o schválení vozidla Po schválení odpovědnou osobou se vozidlo zobrazí v přehledu následovně, a je možné ho využívat pro sl. cesty Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 16 Vysoké učení technické v Brně, 2014

17 3. Zadání školení řidičů Pracovní cesty cestující osoba Pro použití služebního či soukromého vozidla na služební cestu je třeba mít platné školení řidičů referentských vozidel. Následující návod slouží pro zadání všech potřebných údajů. Na každé součásti je jmenovaná osoba, která ověří správnost vyplněných údajů. Pro ověření je nutné jmenované osobě ověřovateli školení řidičů doručit ke kontrole řidičský průkaz a doklad o složení zkoušky referentských vozidel, případně průkaz. Odkaz Školení řidičů, klikněte na volbu přidat nové školení Otevře se obrazovka pro zadání údajů o absolvovaném školení, vyplňte termíny platnosti Zaklikněte checkbox Požaduji ověřit a klikněte na ikonu záznam zobrazí následovně:. V seznamu školení se Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 17 Vysoké učení technické v Brně, 2014

18 Školení ověřuje odpovědná osoba. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 18 Vysoké učení technické v Brně, 2014

19 4. Cestovní příkaz Pomocí menu Cestovní příkaz Na základě oprávnění můžete zadávat cestovní příkazy pouze pro sebe nebo pro více osob. Pokud kliknete na odkaz Cestovní příkaz a máte oprávnění pouze na zakládání a editaci vlastních cestovních příkazů zobrazí se následující nabídka V případě oprávnění pro zakládání a editaci cestovních příkazů pro více osob: Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 19 Vysoké učení technické v Brně, 2014

20 Pokud již máte v systému založené cestovní příkazy zobrazí se v části obrazovky pod čarou jejich seznam. Kliknutím na číslo příslušného cestovního příkazu máte možnost zobrazit detail CP. Podepsané a ukončené CP již nelze modifikovat. Některá pole podepsaného CP nelze modifikovat bez toho, aby byl příkaz znovu odeslán k podpisu. Veškeré informace uvidíte v záhlaví cestovního příkazu, pokud jsou hodnoty CP zobrazena v editačních polích, je možné je editovat. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 20 Vysoké učení technické v Brně, 2014

21 Kliknutím na odkaz pdf je možné zobrazit formulář cestovního příkazu v různých fázích zpracování. - Příkaz k pracovní cestě - Vyučtování - Přílohy vyúčtování - Korigované vyúčtování ekonomickým oddělením - Přílohy korigovaného vyúčtování Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 21 Vysoké učení technické v Brně, 2014

22 4.1. Nový cestovní příkaz Pracovní cesty cestující osoba Pomocí menu Cestovní příkaz Založit nový cestovní příkaz Pokud máte právo editovat cestovní příkazy pro více osob, nabídne se Vám možnost výběru, jak chcete pokračovat: editovat svoje cestovní příkazy vybrat jinou osobu zobrazit přehled cest za pracoviště Při výběru jiné osoby se spustí stejný dialog jako při delegování práv Zde můžete filtrovat výběr osob podle součásti a podle pracoviště (rozklikávací seznamy) nebo pomocí zadání alespoň 3 počátečních znaků příjmení, případně pomocí zadání VUTID osoby. Vybírat osoby lze podle přiřazené úrovně oprávnění. Po kliknutí na tlačítko se vám ve spodní polovině dialogového okna zobrazí, podle stanoveného filtru, výběr osob. Kliknutím na příslušný řádek a tlačítkem osobu, pro kterou chcete vyplňovat cestovní příkaz. zadáte Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 22 Vysoké učení technické v Brně, 2014

23 Zobrazí se volba pro založení CP pro vybranou osobu a seznam existujících cestovních příkazů dané osoby Klikněte na založit nový cestovní příkaz pro: a vyplňte cestovní příkaz Pokud chcete vyplňovat vlastní cestovní příkaz, stačí kliknout na odkaz Cestovní příkaz a Editovat svoje cestovní příkazy Následně kliknout na založit nový cestovní příkaz pro: a vyplňte cestovní příkaz Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 23 Vysoké učení technické v Brně, 2014

24 V první řadě je nutné zadat data cesty včetně časů. Na základě těchto vyplněných polí se Vám ve výklopném seznamu zobrazí pracovní poměry, které jsou v předpokládané době aktivní. Na základě dat cesty je provedena kontrola platnosti školení řidičů a vlastního vozidla. Cestu je možné uložit, pokud vyplníte údaje o místě, začátku, konci a učelu cesty. Jméno pracovníka Pracoviště Místo jednání Je doplněno systémem na základě přihlášení, případně vybrané osoby, které je cestovní příkaz zakládán Při více pracovních poměrech je možné, po zadání dat cesty, vybrat z rozklikávacího seznamu. Od výběru pracoviště se pak odvíjí schválení pracovní cesty nadřízeným pracovníkem. V seznamu jsou zobrazeny u pracoviště také čísla pracovního poměru. Cílové místo jednání, maximálně 60 znaků Předpokládané datum zahájení cesty Datum zahájení pracovní cesty, můžete zadávat ve zkráceném tvaru, např Skutečné datum odjezdu můžete změnit při vyúčtování CP Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 24 Vysoké učení technické v Brně, 2014

25 Předpokládaný čas zahájení cesty Pracovní cesty cestující osoba Skutečný čas zahájení pracovní cesty můžete změnit při vyúčtování CP Předpokládané datum ukončení cesty Analogicky jako Předpokládané datum zahájení cesty Předpokládaný čas ukončení cesty Účel cesty Analogicky jako Předpokládaný čas zahájení cesty Popište, za jakým účelem konáte pracovní cestu K následujícím údajům se můžete do okamžiku schválení pracovní cesty vracet a editovat je. Místo nástupu pracovní cesty Místo ukončení pracovní cesty Pracovní cesta do zahraničí Skutečné místo nástupu a ukončení pracovní cesty, implicitně je to adresa součásti, Můžete změnit, pokud náklady na cestu budou nižší Analogicky jako Místo nástupu pracovní cesty V rozlikávacím seznamu vyberte ANO, pokud se jedná pracovní cestu do zahraničí Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 25 Vysoké učení technické v Brně, 2014

26 Cílový stát Vyberte pomocí tlačítka. Toto pole má vazbu na oddíl formuláře týkající se cestovního pojištění u zahraničních cest a výpočtu stravného. Z rozklikávacího seznamu vyberete stát, automaticky se podle vybraného státu zobrazí denní sazba stravného podle aktuálního sazebníku. Pomocí tlačítka stát a stravné do formuláře pracovní cesty. dosadíte Určený dopravní prostředek Vyberete dopravní prostředek využitý na pracovní cestu. Při více možnostech vyberte tu, která nejvíce převládá. Jakmile je však jedním z prostředků vlastní soukromé vozidlo, vyberte vždy a jen AUV. Možnosti jsou: pouze AUC AUS AUV auto cizí organizace auto služební, přičemž jste řidič - tato volba je dostupná, pokud máte ověřené školení řidiče referentského vozidla AUS-S - auto služební, přičemž jste spolucestující - auto vlastní/soukromé, příčemž jste řidič (tato volba je zobrazena, - pokud máte ověřené soukromé vozidlo, jsou zobrazena pole Vozidlo, způsob náhrady a Důvod použití vozidla AUV-S - auto vlastní/soukromé, přičemž jste spolucestující BUS - autobus LET - letadlo MHD - městská hromadná doprava P - pěšky VLAK - vlak Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 26 Vysoké učení technické v Brně, 2014

27 Vozidlo Způsob náhrady Důvod použití vozidla Spolucestující Cestovní pojištění Varianta Pracovní cesty cestující osoba Možnost vybrat schválená soukromá vozidla (Volba je viditelná pouze tehdy, pokud máte platný záznam o soukromém vozidle) Z rozklikávacího seznamu vyberte, zda náhrada má proběhnout ve výši jízdenky MHD nebo sazbou za 1 km Popište důvod použití soukromého vozidla Pokud cestujete spolu s ostatními osobami, vypište je Zatržení je možné pouze u zahraničních cest. Zatrhněte, pokud využijete cestovní pojištění sjednané v rámci VUT. Nezatrhávejte, pokud jste si sjednali individuální pojištění a budete je vyúčtovávat. Zvolte variantu 1 pojištění, která kryje pouze léčebné výlohy nebo variantu 2 pojištění, která kryje i další rizika Předpokládané náklady a záloha Stravné Podle začátku a konce předpokládaného data pracovní cesty násobeno sazbou stravného se automaticky vypočte částka v Kč nebo cizí měně za stravu; počítá se v celých dnech Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 27 Vysoké učení technické v Brně, 2014

28 Jízdné Ubytování Nutné vedlejší výdaje Forma zálohy Pracovní cesty cestující osoba Vyplňte předpokládanou částku jízdného, připočítejte předem hrazené výdaje Vyplňte předpokládanou částku za ubytování, připočítejte předem hrazené výdaje Vyplňte vedlejší výdaje, připočítejte předem hrazené výdaje (např. konferenční poplatek) Součástí nutných vedlejších výdajů je i pojištění cesty do zahraničí Součástí nutných vedlejších výdajů je v případě použití soukromého vozidla silniční daň Částka za pojištění a za silniční daň vstupuje do obliga, ovšem při vyúčtování se chová podobně jako již fakturovaný (uhrazený) náklad. Vyberte z rozklikávacího seznamu formu vyplacení zálohy U zahraničních cestovních příkazů máte možnost zvolit i vyplacení zálohy v cizí měně. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 28 Vysoké učení technické v Brně, 2014

29 POZOR! Pracovní cesty cestující osoba Řádky stravného, jízdného, ubytování a vedlejších výdajů jsou rozděleny na sloupce tuzemské měny a cizí měny. Vyplňte částku v příslušném sloupci. Pokud je nebo bude alespoň část předpokládaného nákladu vyfakturována a uhrazena, zatrhněte zaškrtávací pole (checkbox) ve sloupci F. Před sloupcem požadovaná záloha v tuzemské měně nebo cizí měně je v příslušném řádku předpokládaného nákladu tlačítko, kterým přenesete zadané budoucí náklady do žádosti o vyplacení zálohy. Částku požadované zálohy můžete ještě upravit zapsáním do příslušného sloupce, případně znova přenést tlačítkem. Formu vyplacení zálohy můžete vybrat z roklikávacího seznamu, jde o možnosti hotově a převodem na váš bankovní účet. Korunovou zálohu lze hradit i převodem, zálohu v zahraničné měně lze vybrat pouze na pokladně. Úhradu provést z Zadejte středisko nebo SPP prvek a zakázku (zdroj), na vrub kterých bude pracovní cesta uskutečněna a zavedena do budoucích nákladů ve výši zadané limitní částky. Firemní měnou v SAP jsou CZK. Po zadání zdroje financování stiskněte tlačítko. Takto můžete přidat více zdrojů financování. Přepínačem (radiobutonem) můžete vybrat, která součást uvedeného zdroje bude účtovací součástí. Dále můžete vybrat, z kterého zdroje financování bude zaúčtováno kapesné a pojištění. Limitní částku můžete i po zadání zdroje financování měnit. Podle zadání zdrojů financování budou obeslání em příkazci operace a požádání o schválení požadovaných prostředků. Tlačítkem je možné položku úhrady odstranit ze seznamu Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 29 Vysoké učení technické v Brně, 2014

30 Požaduji podepsat Po úplném vyplnění cestovního příkazu zatrhněte zašrtávací pole (checkbox), aby vedoucí pracovník mohl schválit vyslání na pracovní cestu. Nakonec klikněte na tlačítko V případě, že zakládaný CP koliduje s jinými pracovními cestami zadanými dříve do systému, zobrazí se hlášení Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 30 Vysoké učení technické v Brně, 2014

31 Aby bylo možné cestu uložit je nutné upravit data a časy odjezdu a příjezdu, tak aby se vzájemně nepřekrývaly. Po uložení se zobrazí seznam cestovních příkazů cestující osoby. V horní části obrazovky se zobrazí (zelený) seznam osob, kterým byl odeslán informativní mail Před schválením CP se do něj můžete kdykoli vrátit a údaje upravit. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 31 Vysoké učení technické v Brně, 2014

32 4.2. Schválení cestující osobou Pokud vyplníte cestovní příkaz pro jinou osobu, zobrazí se po jejím založení následující Cestující osobě byl odeslán s výzvou k podepsání založeného cestovního příkazu. Cestovní příkaz je ve stavu CP čeká na podpis cestující osoby Cestující osoba se musí přihlásit do systému. Po přihlášení vidí následující přehled Kliknutím na číslo CP ho otevře, může zkontrolovat a zeditovat jeho obsah. Označením checkboxu Požaduji podepsat a kliknutím na tlačítko podepíšete a odešlete ke schválení. ve spodní části CP, cestovní příkaz Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 32 Vysoké učení technické v Brně, 2014

33 Po uložení se změní stav CP na CP čeká na podpis vedoucího a/nebo příkazců. Zobrazí se i seznam osob oprávněných podepisovat, které dostaly ové upozornění. Pozn.: Tyto osoby uvidí CP v seznamu pod odkazem Podepisování Pokud potřebujete zjistit, kdo má cestovní příkaz schválit, stačí v přehledu CP najet kurzorem na řádek CP čeká na podpis Zobrazí se nápověda se jménem a číslem osoby. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 33 Vysoké učení technické v Brně, 2014

34 4.3. Podpis cestovního příkazu nadřízenou osobou, případně i příkazcem operace Na váš je doručena zpráva s žádostí o podpis cestovního příkazu jako nadřízeného pracovníka, případně i příkazce v jedné osobě. Pomocí menu Podepisování kliknout na číslo příslušného cestovní příkazu označeného v mailu Ve spodní části Podepisování můžete cestovní příkaz schválit jako nadřízená osoba, tak i jako příkazce operace pokud jste jedním z příkazců zdrojů financování vyplněných v cestovním příkazu. V závislosti na vašich oprávněních jsou aktivní zašrtávací pole u příslušných řádků (nařízení cesty, zdroje financování). Zatržením určte ty řádky, které chcete podepsat. Pro podepsání stiskněte tlačítko Cestovní příkaz se ve vašem zobrazení přesune do druhé části obrazovky. Po odsouhlasení pracovní cesty a podpisu všech příkazců dojde k zápisu předpokládaných nákladů do SAP jako obligo. Přiřadí se a vytvoří se nové číslo objednávky v SAP, pod kterým je obligo v SAP vygenerováno. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 34 Vysoké učení technické v Brně, 2014

35 Pracovní cestu a její předpokládané náklady odsouhlasí správce rozpočtu, pokud je na zadaných zdrojích financování dostatek finančních prostředků. POZOR! Ještě v této fázi před podpisem správce rozpočtu může cestující osoba editovat pracovní cestu. Například na uvedených zdrojích financování není dostatek finančních prostředků, nebo se cesta vůbec neuskuteční. Komunikace v takovém případě mezi správcem a cestující osobou (potažmo příkazcem) probíhá individuálně mailem, telefonicky, a to mimo aplikaci. Cestovní příkaz můžete zobrazit i jako formulář ve formátu pdf viz odkaz vlevo nahoře. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 35 Vysoké učení technické v Brně, 2014

36 4.4. Kontrola a podpis cestovního příkazu správcem rozpočtu (popsáno v manuálu pro ekonomy) 4.5. Zobrazení cestovního příkazu Kliknutím na příslušný řádek cestovního příkazu jej můžete zobrazit, už jej však nemůžete měnit. Všimněte si na předchozím obrázku, že cestovní příkaz je schválen a je ve stavu, kdy čeká na vyplacení zálohy. Na následujícím obrázku, kde je formulář pdf pracovní cesty si všimněte prázdné části Plánovaná záloha. Pole zálohy budou vyplněna až po skutečném vyplacení zálohy. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 36 Vysoké učení technické v Brně, 2014

37 Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 37 Vysoké učení technické v Brně, 2014

38 5. Vyplacení zálohy (popsáno v manuálu pro ekonomy) 5.1. Vyplacení zálohy bankovním převodem (popsáno v manuálu pro ekonomy) 5.2. Vyplacení zálohy pokladnou (popsáno v manuálu pro ekonomy) Tyto položky se netýkají cestující osoby V případě, že jste si zálohu oproti původnímu požadavku nenechali vyplatit, je nutné požádat pokladní o zrušení požadavku na zálohy v systému CP. Pokud se tk nestane, nebude možné cestu vyúčtovat. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 38 Vysoké učení technické v Brně, 2014

39 6. Vyúčtování pracovní cesty Pracovní cesty cestující osoba Vyúčtování pracovní cesty probíhá v několika krocích. Na základě nastavení oprávnění může vyúčtování provádět za cestující zaměstnance například asistentka střediska (stejně jako u založení CP musí vybrat osobu, pro kterou chce vyúčtování CP provádět). Pomocí menu Vyúčtování kliknout na číslo příslušného cestovní příkazu Ve vyúčtování pracovních cest jsou vlastní cestovní příkazy barevně rozlišeny podle fází rozpracování. Klikněte na číslo příslušného cestovního příkazu, který chcete vyúčtovávat. Zobrazí se vám základní informace o cestovním příkazu vyplněného před samotným zahájením cesty. V případě, že se cesta neuskutečnila, stiskněte tlačítko Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 39 Vysoké učení technické v Brně, 2014

40 Jinak začněte vyplňovat údaje potřebné pro vyúčtování pracovní cesty kliknutím na odkaz Základní údaje o pracovní cestě. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 40 Vysoké učení technické v Brně, 2014

41 6.1. Základní údaje o pracovní cestě Pomocí menu Vyúčtování kliknout na číslo příslušného cestovní příkazu Základní údaje o pracovní cestě Pro návrat na obrazovku vyúčtování pracovní cesty můžete použít odkazu vpravo nahoře zpět na úvodní stranu tohoto vyuúčtování. Změňte nebo ponechejte předvyplněná pole, podle skutečnosti: Adresa bydliště Spolucestující Zpráva o průběhu cesty podána dne Určený dopravní prostředek vozidlo jde o adresu vytaženou z personálních dat Pokud cestujete spolu s ostatními osobami, vypište je Den, kdy tuto zprávu vytváříte Vyberete dopravní prostředek využitý na pracovní cestu. Při více možnostech vyberte tu, která nejvíce převládá. Jakmile je však jedním z prostředků vlastní soukromé vozidlo, vyberte vždy a jen AUV. Nelze vyúčtovat AUV, pokud tato možnost nebyla schválena předem v cestovním příkazu. Ostatní dopravní prostředky se od příkazu mohou ve vyúčtování lišit. Možnosti jsou AUC auto cizí organizace AUS auto služební, přičemž jste řidič AUS-S - auto služební, přičemž jste spolucestující AUV - auto vlastní/soukromé, příčemž jste řidič - tato volba je ve výběru, pouze pokud máte schválené soukromé vozidlo, jsou zobrazena pole Vozidlo, Způsob náhrady a Důvod použití vozidla AUV-S - auto vlastní/soukromé, přičemž jste spolucestující BUS - autobus LET - letadlo MHD - městská hromadná doprava P - pěšky VLAK - vlak vyberte ze seznamu schválených soukromých vozidel tato volba je viditelná pouze v případě, že máte evidované ověřené soukromé vozidlo Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 41 Vysoké učení technické v Brně, 2014

42 způsob náhrady vyberte způsob náhrady za použití soukromého vozidla Možnosti jsou podle sazeb za 1km jízdy ve výši ceny jízdenky hromadného dopravního prostředku tato volba je viditelná pouze v případě, že máte evidované ověřené soukromé vozidlo důvod použití vozidla uveďte důvod, proč bylo použito soukromé vozidlo na tuto cestu tato volba je viditelná pouze v případě, že máte schválené soukromé vozidlo Zahájení pracovní cesty místo zahájení pracovní cesty Nelze měnit datum zahájení pracovní cesty Datum zahájení pracovní cesty, můžete zadávat ve zkráceném tvaru, např čas zahájení pracovní cesty Překročení hranic směrem z ČR datum zadejte datum a čas, kdy jste překročili hranice, při letecké dopravě zadejte datum a čas odletu čas Překročení hranic směrem do ČR datum zadejte datum a čas, kdy jste překročili hranice při návratu do ČR, při letecké dopravě zadejte datum a čas odletu čas Ukočení pracovní cesty místo ukončení cesty analogicky jako Místo zahájení pracovní cesty datum ukončení cesty čas ukončení cesty Vracím v zahraniční měně analogicky jako datum a čas zahájení pracovní cesty uveďte částku v zahraniční měně, kterou budete vracet. Vracet cizí měnu do pokladny můžete pouze v případě, že jste v této měně čerpali zálohu. Vratka do pokladny může být maximálně ve výši zálohy. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 42 Vysoké učení technické v Brně, 2014

43 Po úpravě polí stiskněte tlačítko Všimněte si úpravy časů při překročení hranic s ČR. Původní hodnoty se shodovaly se začátkem a ukočením pracovní cesty. Po kliknutí na tlačítko zapsat do databáze se vrátíte do úvodní obrazovky vyúčtování CP. Ve spodní části přibude odkaz Průběh cesty po jednotlivých státech Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 43 Vysoké učení technické v Brně, 2014

44 Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 44 Vysoké učení technické v Brně, 2014

45 6.2. Průběh cesty po jednotlivých státech Pomocí menu Vyúčtování kliknout na číslo příslušného cestovní příkazu Průběh cesty po jednotlivých státech Pro návrat na obrazovku vyúčtování pracovní cesty můžete použít odkazu vpravo nahoře zpět na úvodní stranu tohoto vyúčtování. Změňte nebo ponechejte předvyplněná pole podle skutečnosti: Pokud jste při služební cestě cestovali přes více států (přechod z/do ČR do/z cílového státu jste už zadávali v minulé obrazovce) pak zadejte všechny státy včetně přesných časů překročení hranic. Vyplňte následující údaje: Stát příjezd vyberte stát Datum a čas se přenese z odjezdu z posledního státu Vyberte stát, který následoval po překročení hranic posledního státu, při letecké dopravě zadejte datum a čas odletu datum překročení hranic při opuštění státu zadejte datum a čas, kdy jste překročili hranice, při letecké dopravě zadejte datum a čas odletu čas překročení hranic při opuštění státu Pokud následuje další stát, stiskněte tlačítko Pokud zadávaný stát je poslední stát před návratem do ČR, stiskněte tlačítko Při problémech se zadáváním překročení hranic v průběhu cesty můžete použít tlačítko Čas a datum opuštění posledního státu by se mělo shodovat s datumem a časem návratu do ČR. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 45 Vysoké učení technické v Brně, 2014

46 Po stisku tlačítka je ukončeno zadávání překročení států. Použijte nyní odkaz vpravo nahoře - zpět na úvodní stranu tohoto vyúčtování Všimněte si, že jak postupně vyplňujete jednotlivé kapitoly vyúčtování, objevují se další údaje nutné k vyúčtování cestovního příkazu. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 46 Vysoké učení technické v Brně, 2014

47 Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 47 Vysoké učení technické v Brně, 2014

48 6.3. Náhrada za použití motorového vozidla V případě, že jste na cestu použili schválené soukromé vozdilo, je nutné provést vyúčtování tohoto vozidla. V takovém případě máte v přehledu vyúčtování za cestu volbu Náhrada za použití motorového vozidla. Základní náhrada Podle hodnot zadaných v ověřeném soukromém vozidle je předvyplněna náhrada za 1km. Vyplněním počtu ujetých kilometrů se vypočte celková základní náhrada. Náhrada za spotřebované pohonné hmoty Vyberte, zda cenu za 1l paliva vybíráte dle vyhlášky nebo podle účtenky za nákup PHM v poli cena PHM dle vyhlášky (ANO/NE) V takovém případě ponechejte nebo vyplňte pole cena za 1l paliva. Pole náhrada za PHM celkem se vypočte podle vyplněných hodnot. Ukončete. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 48 Vysoké učení technické v Brně, 2014

49 6.4. Stravné Pomocí menu Vyúčtování kliknout na číslo příslušného cestovní příkazu Stravné Pro návrat na obrazovku vyúčtování pracovní cesty můžete použít odkazu vpravo nahoře zpět na úvodní stranu tohoto vyúčtování. Zašrtněte nebo ponechejte prázdná zaškrtávací pole (checkboxy) u jídel během dne, která byla nebo nebyla poskytnutna zdarma nebo v rámci ubytování, konferenčního poplatku atd. Pro zjednodušení zaškrtnutí můžete použít tlačítka nebo pod příslušným jídlem, případně nebo pro všechna jídla na obrazovce. Po ukončení zadávání stiskněte tlačítko Stravné hrazené přijímající institucí V případě, že máte stravné hrazené přijímající institucí (ve formě poskytnutých finančních prostředků) a příslušné programy (projekty) zakazují výplatu cestovních náhrad na stravné a ubytování ze strany vysílající organizace (VUT v Brně), postupujte následujícím způsobem: Ve vyúčtování stravného (v dolní části obrazovky) zaškrtněte možnost, že stravné nesmí být čerpáno v souladu s podmínkami projektu. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 49 Vysoké učení technické v Brně, 2014

50 Po zaškrtnutí této možnosti bude stravné vynulováno. Příloha týkající se stravného, kterou vytisknete, bude znít též na nulovou částku. Současně s vyúčtováním cestovního příkazu včetně příloh doložte na ekonomický odbor též podklad (v českém jazyce), ze kterého bude vyplývat, že projekt, na základě kterého byla cesta uskutečněna, neumožňuje čerpání stravného zaměstnavatelem (VUT v Brně). V případě, že zaškrtnete výše popsané vynulování stravného, zobrazí se v korekcích červeně upozornění, že není účtováno stravné z důvodu podmínek projektu. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 50 Vysoké učení technické v Brně, 2014

51 6.5. Jízdné Pracovní cesty cestující osoba Pomocí menu Vyúčtování kliknout na číslo příslušného cestovní příkazu Jízdné Pro návrat na obrazovku vyúčtování pracovní cesty můžete použít odkazu vpravo nahoře zpět na úvodní stranu tohoto vyúčtování. Toto zadání především použijete u jízdenek za MHD, VLAK atd. placené před odjezdem hotově na pokladně dopravce, U MHD ve městě nemusíte vyplňovat datum, čas a místo odjezdu a příjezdu. Vyplňte následující údaje: Odjezd (datum, čas a místo) Příjezd (datum, čas a místo) Dopravní prostředek Vyberte dopravní prostředek pro zadání dokladu čerpaného jízdného Částka Měna Zadejte částku dokladu Vyberte měnu dokladu Po zadání dokladu použijte tlačítko Doklad byl přidán do vyúčtování. Kliknutím na zvýrazněný odjezd můžete doklad editovat, případně smazat. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 51 Vysoké učení technické v Brně, 2014

52 Tlačítkem můžete doklad jízdného smazat. Můžete použít odkaz vložit nový doklad. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 52 Vysoké učení technické v Brně, 2014

53 6.6. Ubytování Pomocí menu Vyúčtování kliknout na číslo příslušného cestovní příkazu Ubytování Pro návrat na obrazovku vyúčtování pracovní cesty můžete použít odkazu vpravo nahoře zpět na úvodní stranu tohoto vyúčtování. Podpobně jako u jízdného se zadávájí doklady za ubytování. Pouze s tím rozdílem, že doklady se číslují od 1, uvádí se poznámka (např. datum ubytování a poskytovatel ubytování) Po zadání dokladu použijte tlačítko Pro editaci kliknete na číslo dokladu, položku můžete pak editovat. Tlačítkem ubytování smazat. Můžete použít odkaz vložit nový doklad. můžete doklad Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 53 Vysoké učení technické v Brně, 2014

54 6.7. Nutné vedlejší náklady Pracovní cesty cestující osoba Pomocí menu Vyúčtování kliknout na číslo příslušného cestovní příkazu Nutné vedlejší náklady Pro návrat na obrazovku vyúčtování pracovní cesty můžete použít odkazu vpravo nahoře zpět na úvodní stranu tohoto vyúčtování. Po zadání dokladu použijte tlačítko Pro editaci kliknete na číslo dokladu, položku můžete pak editovat. Tlačítkem nutných vedlejších výdajů smazat. Můžete použít odkaz vložit nový doklad. můžete doklad Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 54 Vysoké učení technické v Brně, 2014

55 6.8. Uhradit z Pracovní cesty cestující osoba Pomocí menu Vyúčtování kliknout na číslo příslušného cestovní příkazu Uhradit z... Pro návrat na obrazovku vyúčtování pracovní cesty můžete použít odkazu vpravo nahoře zpět na úvodní stranu tohoto vyúčtování. Pro přenesení částky za vyúčtování použijte tlačítko. Pro dokrytí cestovního příkazu, protože jste například částku schválenou v žádosti překročili, použijte tlačítko. POZOR! Pokud použijete další zdroj financování, nebo překočíte částku schválených zdrojů financování, bude požadováno analogicky, jako u schválení předpokládaných výdajů, podepsání vyúčtování příkazcem a správcem. Po doplnění částky, či nového zdroje financování použijte tlačítko Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 55 Vysoké učení technické v Brně, 2014

56 6.9. Ukončení vyúčtování Pracovní cesty cestující osoba Pomocí menu Vyúčtování kliknout na číslo příslušného cestovní příkazu V rozklikávacím seznamu vyberte formu vyrovnání vyúčtování cesťáku. Máte k dispozici tři možnosti. Základní dvě možnosti jsou hotově a bankovním převodem. V případě, že máte sepsanou dohodu o srážkách ze mzdy za pracovní cestu, tak máte k dispozici možnost mzdou. Prosím, zkontrolujte, že v případě vyplácení náhrady mzdou nebo na bankovní účet jste číslo svého účtu nahlásili na personální oddělení. POZOR! Zkontrolujte všechny zadané údaje. V případě, že jste nepřekročili schválené plánované náklady na pracovní cestu, nebo nepoužili další zdroj financování, tak bude vaše vyúčtování schvalovat pouze nadřízená osoba. Pro konec vyúčtování použijte tlačítko Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 56 Vysoké učení technické v Brně, 2014

57 6.10. Ukončení vyúčtování v případě přečerpání předem schválené částky V případě, že částka konečného vyúčtování je vyšší než původně schválená částka se v části uhradit z Zobrazí řádek financování červeně!!! Kliknete na tlačítko Při ukončení vyúčtování se zobrazí červené hlášení Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 57 Vysoké učení technické v Brně, 2014

58 Pokud ukončíte vyúčtování s přečerpanou částkou, musí tyto částky následně schválit příkazce a správce rozpočtu. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 58 Vysoké učení technické v Brně, 2014

59 6.11. Podpis CP cestující osobou Obdobný postup jako v kapitole 4.2 tohoto manuálu Cestující osoba obdrží s upozorněním na schválení vyúčtování CP Cestující osoba se musí přihlásit do systému, pod odkazem Vyúčtování se zobrazí seznam CP. CP na obrázku má zelenou barvu = čeká na podpis cestující osoby Kliknutím na číslo CP mohou vyúčtování otevřít ke kontrole a případné editaci Po zkontrolování kliknou na tlačítko CP změní v seznamu barvu na fialovou = čeká na podpis vedoucího Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 59 Vysoké učení technické v Brně, 2014

60 7. Podpis vyúčtování pracovní cesty nadřízenou osobou Na váš je doručena zpráva s žádostí o podpis vyúčtování cestovního příkazu jako nadřízeného pracovníka. Pomocí menu Podepisování kliknout na číslo příslušného cestovní příkazu označeného v mailu Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 60 Vysoké učení technické v Brně, 2014

61 Ve spodní části Podepisování můžete vyúčtování cestovního příkazu schválit jako nadřízená osoba. V závislosti na vašich oprávněních jsou aktivní zaškrtávací pole u příslušných řádků (nařízení cesty, zdroje financování). Zatržením určete ty řádky, které chcete podepsat. Pro podepsání stiskněte tlačítko Cestovní příkaz se ve vašem zobrazení přesune do druhé části obrazovky. POZOR! Ještě v této fázi lze vyúčtování editovat cestující osobou. Pokud k editaci skutečně dojde, bude vyžadován opět podpis nadřízeného. Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 61 Vysoké učení technické v Brně, 2014

62 8. Korekce vyúčtování pracovní cesty pracovníkem EO (popsáno v manuálu pro ekonomy v kapitole 4) Cestovní příkaz, verze: 29/04/2014, Strana: 62 Vysoké učení technické v Brně, 2014