INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ

Transkript

1 ČESKÉ DRÁHY ČD Sei 605 Předpis Soustavy ekonomických informací INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ

2 ČESKÉ DRÁHY ČD Sei 605 INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ Schváleno rozhodnutím předsedy představenstva a generálním ředitelem Českých drah, a. s. dne 19.února 2004 č. j.: 264/2003-O3/2 Účinnost od

3 SEI Účinnost od OBSAH ZÁZNAM O ZMĚNÁCH... 5 ROZSAH ZNALOSTÍ... 6 SEZNAM POUŽITÝCH ZNAČEK A ZKRATEK... 7 ČÁST PRVNÍ... 8 ZÁKLADNÍ ZÁSADY POJMY A PŘEDMĚT INVENTARIZACE CHARAKTERISTIKA INVENTARIZACE A INVENTUR... 8 KAPITOLA I... 8 Úvodní ustanovení... 8 KAPITOLA II... 8 Základní pojmy... 8 KAPITOLA III Předmět inventarizace ČÁST DRUHÁ OBECNÉ POVINNOSTI VEDOUCÍCH ZAMĚSTNANCŮ A INVENTARIZAČNÍCH KOMISÍ KAPITOLA I Základní povinnosti vedoucích zaměstnanců při inventarizaci KAPITOLA II Inventarizační komise a jejich ustanovení KAPITOLA III Inventarizační písemnosti ČÁST TŘETÍ ORGANIZACE A ŘÍZENÍ INVENTARIZAČNÍCH PRACÍ KAPITOLA I Plánování a organizace provádění inventarizačních prací KAPITOLA II Práva a povinnosti dílčích inventarizačních komisí ČÁST ČTVRTÁ PROVÁDĚNÍ INVENTARIZACE NĚKTERÝCH ÚČTOVÝCH TŘÍD KAPITOLA I Inventarizace dlouhodobého nehmotného majetku KAPITOLA II Inventarizace dlouhodobého hmotného majetku KAPITOLA III Inventarizace dlouhodobého finančního majetku KAPITOLA IV

4 SEI Účinnost od Inventarizace zásob KAPITOLA V Inventarizace peněžních prostředků, cenin a přísně zúčtovatelných tiskopisů KAPITOLA VI Inventarizace pohledávek a závazků KAPITOLA VII Inventarizace časového rozlišení a rezerv KAPITOLA VIII Inventarizace podrozvahových účtů a podle operativní evidence ČÁST PÁTÁ INVETARIZAČNÍ ROZDÍLY A ÚČETNÍ CHYBY KAPITOLA I Vyčíslení inventarizačních rozdílů.. 27 KAPITOLA II 28 Vypořádání inventarizačních rozdílů KAPITOLA III Účtování inventarizačních rozdílů ČÁST ŠESTÁ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ KAPITOLA I Služební tajemství KAPITOLA II Ověřování inventarizace majetku a závazků KAPITOLA III Kontrolní činnost KAPITOLA IV Seznam příloh a některých souvisejících předpisů

5 SEI Účinnost od ZÁZNAM O ZMĚNÁCH číslo č.j. Změna Předpis účinnost od opravil dne podpis 744/ Nakládalová Nakládalová v.r. Držitel tohoto výtisku je odpovědný za včasné a správné provedení schválených změn a provedení záznamu na této stránce. 5

6 SEI Účinnost od ROZSAH ZNALOSTÍ Organizační složka Generální ředitelství a ředitelství odštěpných závodů (TELEMATIKA, VÚŽ, ŽZ, CK) Účtující jednotky odštěpných závodů, výkonných, a účelových a specializovaných organizačních jednotek Organizační útvary ČD Funkce Ředitelé odborů a jejich zástupci Zaměstnanci ekonomických útvarů Ostatní zaměstnanci Vedoucí účtující jednotky (ředitelé, přednostové) a jejich zástupci pro ekonomiku Zaměstnanci ekonomických útvarů, zaměstnanci odpovědní za majetek, zásoby, pohledávky a závazky, investiční technici a investiční účetní Zaměstnanci pověření kontrolou inventarizací a členové inventarizačních komisí Znalost Informativní Úplná Informativní Úplná Úplná Úplná 6

7 SEI Účinnost od SEZNAM POUŽITÝCH ZNAČEK A ZKRATEK AM... Modul AM (dlouhodobý majetek) systému SAP R/3 CK ČD... Cestovní kancelář Českých drah ČD... České dráhy, a. s. TELEMATIKA... TELEMATIKA o. z. DDLNM... Drobný dlouhodobý nehmotný majetek DHM... Drobný hmotný majetek DIK... Dílčí inventarizační komise DLHM... Dlouhodobý hmotný majetek DLM... Dlouhodobý majetek DLNM... Dlouhodobý nehmotný majetek FM... Finanční majetek FÚ... Finanční úřad GŘ O1... Generální ředitelství, odbor finanční GŘ O4... Generální ředitelství, správní odbor GŘ... Generální ředitelství HIK... Hlavní inventarizační komise IK... Inventarizační komise o.z..odštěpný závod MF Ministerstvo financí NKÚ. Nejvyšší kontrolní úřad PC... Osobní počítač SAP R/3... Informační systém pro vedení účetnictví firmy SAP Sb.... Sbírka (zákonů) Sei... Soustava ekonomických informací SKP... Standardní klasifikace produkce SR... Služební rukověť ÚIK... Ústřední inventarizační komise ÚJ... Účtující jednotka VÚŽ.. Výzkumný ústav železniční o.z. ŽZ. Železniční zdravotnictví o.z. 7

8 SEI Účinnost od ČÁST PRVNÍ ZÁKLADNÍ ZÁSADY POJMY A PŘEDMĚT INVENTARIZACE CHARAKTERISTIKA INVENTARIZACE A INVENTUR Kapitola I Úvodní ustanovení 1. Na základě zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, 29 a 30 (dále jen zákona o účetnictví), se tímto předpisem stanovují jednotné zásady pro inventarizaci majetku a závazků v akciové společnosti České dráhy. 2. Předpis stanovuje základní postupy při provádění inventarizací majetku a závazků, vedených v účetnictví a v operativní evidenci a je závazný pro všechny organizační útvary a složky Českých drah, a. s. (dále jen ČD). 3. Předpis a opravy k němu vydává generální ředitelství (GŘ) ČD, odbor finanční, kterému se zasílají prostřednictvím útvarů ekonomiky organizačních složek, včetně jednotlivých odborů GŘ, návrhy na jeho doplnění a opravy. 4. Ekonomický náměstek ČD každoročně vydá Nařízení k provedení inventarizace v ČD. V tomto nařízení vymezuje rozsah inventarizace majetku a závazků a stanovuje harmonogram vlastní inventarizace, způsob provedení a vyhodnocení výsledků. Ekonomický náměstek odpovídá za provedení inventarizace v ČD. 5. Za provedení inventarizace odpovídají v okruhu své působnosti vedoucí příslušných organizačních stupňů a složek ČD. K provedení inventarizace vydávají ve své působnosti vnitřní pokyny a jmenují inventarizační komise. Jsou to: a) ředitelé o.z. (HIK) b) vedoucí (ředitelé, vrchní přednostové) účtujících jednotek (IK) 6. Dnem účinnosti tohoto předpisu se ruší převzatý předpis ČD, s.o., Sei 605 (Sei) Inventarizace majetku a závazků, schválený generálním ředitelem ČD s.o. pod č.j / ze dne 19.dubna 1995 včetně všech změn a oprav k němu vydaných. Kapitola II Základní pojmy 7. Základní pojmy inventarizace jsou uvedeny v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhlášce č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., v Českých účetních standardech pro podnikatele č vydaných Ministerstvem financí (MF) a v předpisech řady Sei 600/*. 8. Inventarizace je soubor činností, směřujících k porovnání inventurou zjištěného skutečného stavu jednotlivých druhů majetku a závazků s jejich účetními hodnotami (stavem) v účetnictví. Zahrnuje rovněž vyčíslení a vypořádání inventarizačních rozdílů. Je prováděna na všech organizačních stupních povinně, ve smyslu zákona o účetnictví 6 odst. 3 a 8 odst. 4. Neprovedení inventarizace má za následek neprůkaznost účetnictví a s tím související sankce. Tento soubor prací představuje v širším pojetí přípravu na provedení a zpracování účetních závěrek. 8

9 SEI Účinnost od Inventarizace může být u ČD vyhlášena jako řádná (která se provádí každoročně k rozvahovému dni kalendářního roku, zpravidla k , tj k řádné účetní závěrce), mimořádná (která se provádí ke dni sestavení mimořádné účetní závěrky podle 17 odst. 2 a 3 zákona o účetnictví a podle zvláštních právních předpisů, především zákona 328/1991 Sb., o konkurzu a vyrovnání. Inventarizace zahrnuje: a) přípravné a organizační práce b) provedení inventury ke stanovenému datu: -zjištění skutečného stavu majetku z hlediska existence majetku -zjištění, že majetek má nižší hodnotu než je v účetnictví - znehodnocený majetek (morálně, fyzicky) c) vyčíslení rozdílů d) objasnění příčin vzniku rozdílů: -dohledání chyb účetního stavu před inventurou -vyčíslení inventarizačních rozdílů -návrh na vypořádání inventarizačních rozdílů -vyhotovení inventarizačního zápisu e) účetní vypořádání inventarizačních rozdílů f) předání inventarizačních rozdílů k dořešení z hlediska náhrady škody 10. V jiných případech, na vybraném druhu majetku či vybraném místě uložení majetku, může být (podle Nařízení vlády č.108/1994 Sb., kterým se provádí zákoník práce a některé další zákony, ve znění zákona č.461/2000sb.) vyhlášena (příslušnými vedoucími zaměstnanci viz Část II) zcela mimořádná inventarizace a to: a) při uzavření dohody o hmotné odpovědnosti se zaměstnancem b) při zániku dohody o hmotné odpovědnosti se zaměstnancem c) při přeložení a při skončení pracovního poměru zaměstnance, který měl uzavřenu dohodu o hmotné odpovědnosti d) po mimořádných událostech (např. živelná pohroma, vloupání, zpronevěra a pod.) e) z rozhodnutí představenstva (valné hromady, generálního ředitele a pod.) 11. U některých druhů zásob a u dlouhodobého hmotného movitého majetku, jenž vzhledem ke své funkci je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, lze provádět t.z.v. průběžnou inventarizaci. Tato inventarizace musí být provedena nejméně jedenkrát za účetní období. 12. Inventurou se rozumí zjištění skutečných stavů majetku a závazků uskutečňované vždy k určitému dni. Podle způsobu provedení rozlišujeme inventuru fyzickou a dokladovou. a) fyzická inventura je zjišťování skutečného stavu majetku hmotné povahy přepočítáním, zvážením, změřením nebo náhradním způsobem, za který lze považovat technický výpočet, a to u volně uloženého hromadného materiálu, zejména u uhlí, koksu, písku, kamene a tekutých látek v nádržích a pod. V žádném případě nelze jako náhradní způsob zjišťování skutečného stavu použít odhadu. b) dokladová inventura je zjišťování skutečného stavu majetku a závazků kontrolou existencí a úplností dokladů, tj. porovnání účetního stavu s doklady, týkajícími se těchto skutečností. Uplatňuje se zejména tam, kde jiný způsob inventury nedovoluje povaha předmětu inventarizace, jako např. u pohledávek, závazků, nákladů příštích 9

10 SEI Účinnost od období, výdajů příštích období, výnosů příštích období, příjmů příštích období, dohadných položek, rezerv, ale také materiálu na cestě, zboží na cestě, pronajatého hmotného majetku, materiál ve zpracování u dodavatele, stroje, dopravní prostředky a inventář v opravě u dodavatelů apod. c) inventura fyzická i dokladová se provádí u některých druhů majetku, především u pozemků, kde je dokonce nutné provádět současně jak fyzickou, tak i dokladovou inventuru. Obdobně se postupuje při provádění inventury nedokončeného dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku. 13. Inventarizační písemnosti jsou průkazné účetní záznamy, které ve smyslu 30 zákona o účetnictví obsahují zákonem požadované údaje. V ČD jsou to: inventurní soupisy, inventarizační zápisy, inventarizační sumáře a prohlášení zaměstnance odpovědného za svěřený majetek. Jejich obsah a forma jsou stanoveny v části druhé v kapitole III. 14. Účtující jednotka je každá účtující jednotka ČD, která účtuje na účtech dle účtového rozvrhu Č D, uvedeného v SR 80 a je uvedena v číselníku účtujících jednotek SR Účtový rozvrh je seznam syntetických účtů a k nim přiřazených účtů analytických používaných u ČD a vyhlášených v SR 80, která je závazná a zpracovaná v souladu s platnou účtovou osnovou, vydanou ministerstvem financí. 16. Inventarizační rozdíly jsou rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, které nelze prokázat způsobem stanoveným dle zákona o účetnictví. Inventarizační rozdíly vyúčtují účetní jednotky do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. a) Manko - rozdíl, kdy skutečně zjištěný stav je nižší než stav v účetnictví, popřípadě jde o schodek u peněžních hotovostí a cenin. Mankem nejsou technologické a technické ztráty vznikající např. rozprachem, vyschnutím v rámci technologických úbytků ve výrobním, zásobovacím a odbytovém procesu. Jde o tzv. ztráty v rámci přirozených úbytků zásob (příloha č.10). b) Přebytek - rozdíl, kdy skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví. c) Za škodu zjištěnou v rámci inventarizace se považuje fyzické znehodnocení, poškození či zničení majetku, a to z objektivních i subjektivních příčin. Kapitola III Předmět inventarizace 17. Inventarizaci podléhá podle 29 a 30 zákona o účetnictví veškerý majetek a závazky s vlastnickým nebo jiným právem: a) majetek vedený v účetní evidenci b) majetek vedený v operativní evidenci (drobný hmotný majetek) c) majetek vedený v podrozvahové evidenci d) cizí majetek najatý, svěřený do úschovy (vč.leasingu a nájmů) Jako zvláštní skupinu je třeba uvést: e) účty časového rozlišení f) rezervy Předmět inventarizace v členění podle účtových tříd a skupin majetku (příloha č.1) rozepíše vedoucí ÚJ do Protokolu o ustanovení dílčí inventarizační komise (příloha č.4). 10

11 SEI Účinnost od Inventarizace majetku a závazků je základním předpokladem průkaznosti a věrohodnosti účetnictví ČD a účtujících jednotek, doložená inventurními soupisy, inventarizačními zápisy a dalšími dokumenty, tj. takovými výstupy, kterými zajišťují svoji povinnost prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení. 19. Neméně důležitým předmětem inventarizace majetku a závazků je vyhodnocení ochrany, ošetřování a údržby majetku a závazků účtujících jednotek, odpovědnosti vedoucích zaměstnanců a zaměstnanců s uzavřenou hmotnou odpovědností za stav majetku a hospodaření s ním. 11

12 SEI Účinnost od ČÁST DRUHÁ OBECNÉ POVINNOSTI VEDOUCÍCH ZAMĚSTNANCŮ A INVENTARIZAČNÍCH KOMISÍ Kapitola I Základní povinnosti vedoucích zaměstnanců při inventarizaci 20. Ředitel odboru finančního GŘ odpovídá ve lhůtách stanovených zákonem 563/1991 Sb., v souladu s Ekonomickými pravidly ČD a Organizačním řádem za organizaci a řízení inventarizace, zejména za: a) vydání seznamu členů ÚIK, stanovení cílů inventarizace b) zpracování Nařízení ENGŘ ČD k provedení inventarizace c) upřesnění metodiky a harmonogramu inventarizace pro příslušné účetní období a jeho předložení na jednání ÚIK d) zabezpečuje přípravu (školení, instruktáž) vedoucích zaměstnanců (předsedů inventarizačních komisí). K tomu vypracovává zápis a pořizuje presenční listinu e) předložení Souhrnného inventarizačního zápisu generálnímu řediteli ČD 21. Ředitel odštěpného závodu odpovídá za včasné a správné provedení inventarizace v rámci své působnosti, ve smyslu Nařízení ENGŘ ČD k provedení inventarizace, tohoto předpisu a pokynů odboru finančního. K tomu zejména: a) vydává vlastní pokyny k provedení inventarizace ve kterých písemně stanovuje termíny inventarizačních prací a odpovědnost za jejich provedení ve svém závodě b) k tomu ustanovuje příslušnou inventarizační komisi (HIK), upřesňuje metodiku, časový a organizační harmonogram inventarizace c) zabezpečuje přípravu (školení, instruktáž) vedoucích zaměstnanců (předsedů inventarizačních komisí) jím řízených účtujících jednotek. K tomu vypracovává zápis a pořizuje presenční listinu d) kontroluje provádění inventarizačních prací z hlediska správnosti, úplnosti, kvality a zodpovědnosti příslušných vedoucích zaměstnanců s cílem zabezpečit včasné předání jednotlivých inventurních soupisů a zápisů do účtárny o.z. a odboru finančnímu GŘ, v termínech stanovených jeho pokynem 22. Vedoucí účtující jednotky odpovídá za včasné a správné provedení inventarizace v rámci své působnosti, ve smyslu tohoto předpisu a pokynů odboru finančního. Je povinen zabezpečit nerušený průběh inventarizací především tím, že: a) vydá pokyny pro provádění inventarizace s ohledem na podmínky účtující jednotky, ve kterých jmenuje inventarizační komise (IK), dílčí inventarizační komise (DIK) a upřesní předmět inventarizace, termíny a způsob provedení b) vydá plán inventarizace obsahující harmonogram prací (příprava inventur, jejich provedení, dohledání rozdílů, vyhotovení inventarizačního zápisu, rozhodnutí o vypořádání, zaúčtování) c) formou instruktáže zabezpečí proškolení všech členů inventarizačních komisí, ze kterého vyhotoví písemný doklad, který bude obsahovat předmět instruktáže, datum jejího provedení a prezenční listinu s podpisy účastníků instruktáže. Tento zápis je přílohou souhrnného inventarizačního zápisu účtující jednotky. Slouží jako důkazní 12

13 SEI Účinnost od listina, při prověrkách roční účetní závěrky, jako doklad o přípravě inventarizací, případně při řešení zanedbání povinností d) kontroluje provádění inventarizačních prací z hlediska správnosti, úplnosti, kvality a zodpovědnosti příslušných vedoucích zaměstnanců s cílem zabezpečit včasné předání jednotlivých inventurních soupisů a zápisů do účtárny a odboru finančnímu GŘ, v termínech stanovených jeho pokynem. 23. Vedoucí účtujících jednotek a předsedové IK (HIK) odpovídají za provedení instruktáže všech členů a předsedů DIK, která musí být v každém účetním období provedena nejpozději do 30. září. Instruktáž DIK provádějících čtvrtletní nebo pololetní inventarizace musí být provedena před začátkem inventarizace. Obsahem instruktáže je zejména: a) organizace inventarizace v účtující jednotce, termíny a způsob provedení b) zásady provádění fyzické a dokladové inventarizace c) bezpečnost práce při inventarizaci některých druhů majetků d) postup provedení technického výpočtu skutečného stavu volně loženého materiálu, normy přirozených úbytků e) způsoby posuzování výše ocenění majetku, jeho stav a použitelnost f) způsoby vytváření opravných položek u majetku a pohledávek, g) neupotřebitelný, popř. přebytečný a nevyužitý majetek, jak s ním má být naloženo, podmínky vyřazení majetku z evidence h) sestavení inventurních soupisů (sumářů), inventarizačních zápisů a návrhů na vypořádání inventarizačních rozdílů i) informace o pořádku uložení, skladování, údržbě a ochraně majetku. Kapitola II Inventarizační komise a jejich ustanovení 24. Inventarizační komise (IK) je odborně způsobilá, řádně proškolená a odpovědná skupina zaměstnanců ČD, ustanovená k provádění inventarizačních prací. V rámci vymezené působnosti plánuje, řídí a kontroluje inventarizační práce. V akciové společnosti ČD se ustavují tyto inventarizační komise: a) Ústřední inventarizační komise (ÚIK) je schvalována generálním ředitelem ČD nejpozději do každého roku. Plánuje, řídí a kontroluje inventarizaci zajišťovanou IK účtujících jednotek a odštěpných závodů. Současně je poradním orgánem, který předkládá generálnímu řediteli Českých drah k rozhodnutí a ke schválení výsledky inventarizace s návrhem na vypořádání zjištěných rozdílů, pokud vypořádání nebylo v pravomoci úseků náměstků GŘ, vedoucího účtující jednotky a ředitele odštěpného závodu. b) Hlavní inventarizační komise (HIK) je jmenována ředitelem odštěpného závodu (pro TELEMATIKA, VÚŽ, ŽZ a CK) nejpozději do každého roku. Je orgánem určeným k plánování, koordinaci, řízení a kontrole inventarizací zajišťovaných IK podřízených účtujících jednotek a současně orgánem poradním, který předkládá řediteli odštěpného závodu k rozhodnutí a ke schválení výsledky inventur s návrhem na vypořádání zjištěných rozdílů, pokud vypořádání nebylo v pravomoci vedoucího účtující jednotky. Ředitelé o.z. oznámí složení HIK odboru finančnímu GŘ nejpozději do

14 SEI Účinnost od c) Inventarizační komise účtující jednotky (IK) je jmenována vedoucím účtující jednotky nejpozději do každého roku. Je orgánem určeným k řízení, kontrole a vyhodnocení inventarizací prováděných dílčími inventarizačními komisemi v okruhu své působnosti. Zabezpečuje přímou přípravu dílčích inventarizačních komisí, zúčastňuje se provádění inventur ve své účtující jednotce. Vedoucí účtující jednotky oznámí jmenování členů inventarizační komise odboru finančnímu GŘ nejpozději do d) Dílčí inventarizační komise (DIK) jsou jmenovány vedoucím účtující jednotky formou Protokolů o ustanovení DIK (příloha č. 4) pro čtvrtletní inventarizace nejpozději do každého roku, pro ostatní do a v počtu, který je nutný pro včasné provedení objemu inventarizačních prací. Jsou výkonným orgánem, který zajišťuje veškeré inventarizační práce v účtující jednotce v rámci vymezené působnosti, souvisejících s fyzickým nebo dokladovým, případně fyzickým a dokladovým zjišťováním skutečného stavu majetku nebo závazků. 25. Ustanovení inventarizačních komisí všech stupňů je písemné, přičemž členové inventarizačních komisí vlastnoručním podpisem potvrzují, že s touto skutečností byli seznámeni, znají své povinnosti, termíny a předmět inventarizace. 26. Vedoucí zaměstnanci příslušného stupně mohou v odůvodněných případech měnit složení inventarizačních komisí v průběhu účetního období. Jejich povinností je však zabezpečit, že všichni noví členové IK budou proškoleni z činnosti související s inventarizací na příslušném stupni. S ohledem na náročnost inventarizačních prací je prvořadým úkolem, především vedoucích účtujících jednotek, stabilizovat personální zajištění inventarizací. 27. V případě, že některý člen IK požádá z vážných důvodů (nemoc, změna pracovního zařazení, podjatost) o zproštění činnosti v IK, může tak učinit jen oprávněný vedoucí zaměstnanec příslušného stupně, který jej do IK jmenoval. 28. Dojde-li k neoprávněnému odvolání člena IK vedoucím zaměstnancem, (např. z důvodu nekompromisnosti při zjištění skutečného stavu majetku nebo závazků) může se (každý člen IK jakéhokoliv stupně DIK, IK, HIK, ÚIK) odvolat k vedoucímu ekonomického útvaru nadřízené organizační složky, který je povinen nejpozději do 30 dnů odvolání prošetřit a závěry projednat s příslušným vedoucím a příslušným zaměstnancem. Kapitola III Inventarizační písemnosti 29. Inventurní soupis obsahuje skutečně zjištěné stavy majetku a závazků v jednotkách množství i v ocenění v souladu se způsobem vedení tohoto majetku v účetnictví nebo v operativní evidenci a musí být vždy podepsán osobami odpovědnými za provedení inventarizace v účtující jednotce s uvedením data jeho vyhotovení. Inventurní soupis také obsahuje: název a adresu účetní jednotky místo provádění inventury (objekt,dílna, sklad, kancelář) druh inventarizace (řádná, mimořádná) název majetku nebo závazků, jehož stav je ověřován datum a čas zahájení a ukončení inventury jméno a podpis osoby odpovědné za tento majetek 14

15 SEI Účinnost od jména a podpisy osob odpovědných za provedení inventury pořadové číslo inventurního soupisu. prohlášení zaměstnance odpovědného za svěřený majetek a) V případě inventury majetku spravovaného hmotně odpovědným zaměstnancem musí být každý list inventurního soupisu, včetně případné rekapitulace, sečten a vždy podepsán členy DIK i hmotně odpovědnou osobou. Podpisový záznam musí být vlastnoruční a odpovídat podpisovému vzoru, který je nedílnou součástí "Oběhu účetních dokladů" účtující jednotky. Pokud je při tisku inventurního soupisu použit tabelační papír (nekonečný), lze tyto podpisy umístit až na poslední stranu. Jednotlivé listy se pak neoddělují a zůstanou spojeny v jeden celek. Jestliže se z nějakého důvodu rozdělí, musí se spojit přelepením a umístěním podpisů na obou spojených listech. b) U majetku s odpovědností obecnou pak stačí, aby součet a podpisy byly až na závěrečné straně soupisu za zaměstnance odpovědného za majetek, vždy však musí být prokazatelné, ke kolika a kterým stranám se součet a podpisy vztahují. c) V případě použití čtecího kódu lze inventurní soupis nahradit automatizovaným záznamem příslušného výpočetního systému. Inventurní soupisy jsou základními písemnostmi každé inventarizace bez ohledu na druh prováděné inventury a každá účtující jednotka je musí mít zpracovány vždy ke každému analytickému účtu, na kterém účtuje (je uveden v předvaze účtující jednotky). Je-li k syntetickému účtu více jak jeden analytický účet, pak je nutno vyhotovit sumář inventurních soupisů, prokazující, že zůstatek příslušného syntetického účtu odpovídá skutečnosti. 30. Vzhledem k tomu, že je pro vedení účetnictví majetku a závazků v ČD využíván ekonomický software (SAP R/3, TESCO, VAX), připouští se využití inventurních soupisů, které jsou těmito programy nabízeny. Pro ostatní druhy majetku, které nejsou vedeny v typových projektech, lze použít inventurní soupisy dle vzoru v příloze č. 8. Uchovávají se po dobu 5 let počínaje koncem účetního období, kterého se týkají. 31. Dílčí inventarizační zápis (viz příloha č.5) obsahuje výsledné údaje o provedené inventuře stanoveného předmětu inventarizace. Zpracovává a podepisuje jej každá dílčí inventarizační komise po ukončení inventury. Součástí inventarizačního zápisu jsou inventurní soupisy, členěné podle jednotlivých analytických účtů, které byly předmětem inventury, opisy dokladů souvisejících se zaúčtováním zjištěných rozdílů s uvedením čísla účetního dokladu a zejména soupisy přírůstků a úbytků (pokud přírůstky a úbytky nastaly po provedené inventuře) do dne, ke kterému se inventarizace provádí, zpravidla k každého roku. U zásob se přikládají soupisy přírůstků a úbytků od rozhodného dne do každého roku (DIK provede kontrolu stavu zásob k rozhodnému dni). 32. Souhrnný inventarizační zápis účtující jednotky (dále jen souhrnný zápis) je v podstatě "sumářem" dílčích inventarizačních zápisů jednotlivých DIK a zpracuje jej každá IK (viz příloha č. 6.). Souhrnný zápis obsahuje výsledné údaje za účtující jednotku, v členění podle dílčích inventarizačních komisí, analytických účtů s uvedením zjištěných rozdílů zůstatků doložených opisy inventarizačních zápisů jednotlivých DIK bez příloh, avšak s údaji o čísle dokladu, datu zaúčtování na účty, na které byly zjištěné rozdíly vyúčtovány. Tento dokument musí být podepsán vždy vedoucím účtující jednotky a vedoucím inventarizační komise příslušné účtující jednotky. Tyto dokumenty tvoří jednu z příloh účetní závěrky účtující jednotky a současně slouží jako podklad pro provádění interního a externího auditu. Souhrnný zápis odesílá vedoucí účtující jednotky odboru finančnímu GŘ, resp. nadřízenému ekonomickému útvaru odštěpného závodu. 15

16 SEI Účinnost od Souhrnný inventarizační zápis odštěpného závodu zpracuje každá hlavní inventarizační komise odštěpného závodu obdobně jako účtující jednotka. Souhrnný zápis obsahuje výsledné údaje za o.z., v členění podle analytických účtů s uvedením zjištěných rozdílů zůstatků. Zůstatky budou doloženy opisy inventarizačních zápisů jednotlivých IK bez příloh, avšak s údaji o čísle dokladu, datu zaúčtování na účty, na které byly zjištěné rozdíly vyúčtovány. Souhrnný zápis odešle ředitel odštěpného závodu odboru finančnímu GŘ. 34. Souhrnný inventarizační zápis ČD zpracuje odbor finanční generálního ředitelství a po kontrole a projednání v ÚIK jej předloží ke schválení generálnímu řediteli, a to nejpozději do termínu uvedeného v předpise Sei 600/6 Předpis o účetnictví roční závěrka. Obsah a forma jednotlivých inventarizačních zápisů mohou být upraveny podle potřeby ÚIK, případně odborem finančním a distribuovány jednotlivým zpracovatelům jako příloha Nařízení náměstka GŘ pro ekonomiku k provedení řádné inventarizace majetku ČD. 35. Inventarizační sumář je přehled majetku a závazků podle účtového rozvrhu a zpracovává jej každá účtující jednotka v programu MS OFFICE EXCEL. Inventarizační sumář je zasílán odboru finančnímu GŘ jako příloha Souhrnného inventarizačního zápisu. 36. Prohlášení zaměstnance odpovědného za svěřený majetek je písemné prohlášení, že: všechny doklady, týkající se stavu a pohybu jím spravovaného majetku, byly odevzdány k zúčtování před zahájením inventur doklady vztahující se k inventarizovanému majetku do zahájení inventury byly vystaveny a jsou zachyceny v účetnictví nebo na podrozvahových účtech, jestliže je odpovědným i za evidenci inventarizovaného majetku (popř. závazků). Tento text je předtištěn na formuláři inventurního soupisu vyhotoveném v typovém projektu nebo viz vzor příloha č

17 SEI Účinnost od ČÁST TŘETÍ ORGANIZACE A ŘÍZENÍ INVENTARIZAČNÍCH PRACÍ Kapitola I Plánování a organizace provádění inventarizačních prací 37. Plánování inventarizací je povinností vedoucích zaměstnanců všech stupňů řízení v závislosti na charakteru inventarizace a způsobu jejího provedení. Vedoucí účtující jednotky vydá plán inventarizace k provedení čtvrtletních a pololetních inventarizací do a řádné účetní závěrky nejpozději do 31.července, který obsahuje harmonogram prací (příprava inventur, jejich provedení, dohledání rozdílů, vyhotovení inventarizačního zápisu, rozhodnutí o vypořádání, zaúčtování). Stanoví termíny, ke kterým jsou provedeny inventury jednotlivých rozvahových účtů, na kterých se účtuje o jednotlivých druzích majetku nebo závazků a podrozvahových účtů, na kterých se eviduje majetek. Při stanovení termínů inventarizace vedoucí účtující jednotky přihlédne k možnosti plánovaného zastavení či alespoň snížení výrobní, opravárenské nebo jiné pracovní aktivity pracovišť. Lhůty provádění řádných inventarizací jsou uvedeny v příloze č. 2. Fyzická inventura zásob se plánuje zpravidla na měsíc říjen až prosinec, kdy bude jejich stav na skladě nižší, avšak zajišťující předpokládané výkony. Fyzická inventura volně loženého materiálu a fyzická inventura pozemků se plánuje na měsíc říjen, nejpozději však měsíc listopad. Fyzická inventura hmotného majetku se plánuje (ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., 30 odst. 4) v měsících září až prosinec, resp. akciová společnost ČD stanovila říjen až prosinec, popřípadě v lednu následujícího účetního období. Přitom se musí prokázat stav hmotného majetku ke dni účetní závěrky údaji fyzické inventury opravenými o přírůstky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období, popř. za dobu od začátku následujícího účetního období do dne ukončení fyzické inventury v prvním měsíci tohoto účetního období. V návaznosti na 29, odst. 2 zákona 563/1991 Sb. nelze však provádět tuto inventarizaci průběžně po celý rok, kromě zásob účtovaných podle druhů nebo podle míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob, a dále u dlouhodobého hmotného movitého majetku, jenž vzhledem ke své funkci (železniční vozy) je neustále v pohybu. Kapitola II Práva a povinnosti dílčích inventarizačních komisí 38. Vedoucí účtující jednotky jmenuje do dílčích inventarizačních komisí zaměstnance, kteří mají provádění inventarizací, resp. provádění inventur, uvedeno v popisu práce (např. zaměstnanci skladů, prodejen, účtáren a pod.) nebo po předchozím souhlasu zaměstnance s prací v inventarizační komisi. Na základě této skutečnosti se práce v inventarizační komisi zapracuje do jeho popisu práce. 39. Počet a složení DIK závisí na objemu, rozmístění, počtu úložišť, druhu a předmětu inventarizovaného majetku a závazků. Vyšší počet DIK při dodržení požadavků na jejich odbornou připravenost inventarizaci urychluje. Přitom je nezbytné dodržovat následující zásady: 17

18 SEI Účinnost od a) DIK provádějící fyzickou inventuru musí být nejméně dvoučlenná a alespoň jeden člen DIK musí odborně znát inventarizovaný okruh majetků a závazků. Zaměstnanec odpovědný za majetek a závazky může být členem, nikoliv však předsedou DIK, který podepíše inventurní soupisy obsahující skutečné stavy jako osoba odpovědná za provedení inventarizace (viz 30, odst. 2 zákona 563/1991 Sb). b) DIK provádějící dokladovou inventuru může být vytvořena ze zaměstnanců účtárny. Jejím předsedou je vedoucí účetní, resp. vedoucí účtárny. Dokladovou inventuru může provádět přímo příslušný zaměstnanec účtárny, příp. zaměstnanci zajišťující příslušnou účetní agendu jako součást svých pracovních povinností. V tomto případě inventurní soupis dokladů příslušných účtů podepíše vždy vedoucí účetní, resp. vedoucí účtárny, který je též odpovědný za provedení inventarizace. Je-li povinnost těchto zaměstnanců provádět dokladovou inventarizaci zahrnuta do jejich popisů práce při uzavírání pracovní smlouvy, je rovněž nezbytné pro takto ustavené dílčí inventarizační komise vystavovat Protokol o ustavení DIK. 40. Hlavní úkoly DIK lze v jednotlivých obdobích inventarizace, t.j. před inventurou, v průběhu inventury a po ukončení inventury shrnout do postupů a činností těchto hlavních úkonů: a) před zahájením fyzické (dokladové) inventury DIK: připravit inventarizační písemnosti, zejména inventurní soupisy a ověřit jejich správnost a úplnost dohodnout s odpovědnými zaměstnanci čas zahájení inventury a jejich přítomnost při inventuře ( příp. i za účasti auditora, požádá-li o to) přesvědčit se, zda je uzavřena platná dohoda o hmotné odpovědnosti s příslušnými zaměstnanci vyžádat si od hmotně odpovědných zaměstnanců písemné prohlášení, že žádný fyzický majetek nezatajili a že k počátku inventury všechny příjmové, výdajové, popřípadě jiné doklady, týkající se stavu a pohybu majetku a prostředků, jsou zachyceny v účetnictví nebo v operativní evidenci, nebo byly předány účtárně převzít všechny doklady nepředané k zaúčtování zkontrolovat správnost všech vah a měr b) v průběhu prováděné fyzické (dokladové) inventury zkontrolovat a zjistit skutečné stavy předmětu inventarizace, včetně všech rizik, ztrát a znehodnocení, které se inventarizovaného majetku a závazků týkají zachytit zjištěné stavy v inventurních soupisech připravených pro inventarizovaný druh majetku a závazků v potřebném počtu, s vlastnoručními podpisy členů a předsedy DIK a odpovědných zaměstnanců za inventarizovaný majetek zjistit neupotřebitelné, popř. přebytečné a nevyužité druhy majetku (stroje, zařízení, inventáře a zásoby) a navrhnout, jak má být s nimi naloženo zjistit, zda a jak je zajištěna ochrana inventarizovaných druhů majetku a zda není jejich uložení v rozporu s bezpečnostními předpisy a pod. zjistit, zda jsou inventarizované druhy majetku řádně udržovány a opravovány zjistit investice, v nichž již delší dobu nebylo pokračováno a které obsahují riziko zmařených investic. K takovýmto zjištění musí být vždy přiloženo stanovisko a vyjádření odpovědného zaměstnance 18

19 SEI Účinnost od zjistit druhy a objemy nevyužitých, poškozených nebo znehodnocených zásob (materiálu, potravin, zboží), případně uvést zřejmé příčiny jejich nevyužívání, poškození nebo znehodnocení a navrhnout způsob jejich likvidace, příp. opravnou položku zjistit pohledávky delší dobu neuhrazené a navrhnout je k příslušnému řízení včetně vytvoření opravné položky. U zaniklých pohledávek je nutno zjistit důvody jejich zániku ( resp. promlčení) zjistit závazky k odepsání a navrhnout jejich odepsání zjistit případy, ve kterých již bylo rozhodnuto, které nebyly ještě vyúčtovány a na tuto skutečnost upozornit zkontrolovat správnost a úplnost zaúčtování časového rozlišení a jeho správnou hodnotu c) při ukončení fyzické (dokladové) inventury sesouhlasit zjištěné fyzické (skutečné) stavy majetku a závazků s jejich stavy v účetnictví nebo operativní evidenci, pokud toto není součástí typových projektů zpracovaných na PC sepsat případné inventarizační rozdíly a vyšetřit příčiny jejich vzniku. Rozdíly zjištěné inventurou rozdělit na: - opravy účetního stavu z titulu nezaúčtování některých skutečností před datem inventury - inventarizační rozdíl (manko, přebytek) - manka a přebytky zásob, které lze vzájemně vyrovnávat vypracovat návrh na vypořádání inventarizačních rozdílů a vytvoření opravných položek sepsat inventarizační zápis, který nejpozději do 30 dnů od ukončení fyzické (dokladové) inventury předá předseda DIK předsedovi IK. 41. Uvedený výčet úkolů DIK není vyčerpávající, ale jejich důsledné naplnění je možno považovat za důkaz o správnosti, úplnosti, průkaznosti, srozumitelnosti a přehlednosti zjišťování skutečného stavu majetku a závazků ve smyslu 8 zákona o účetnictví. 19

20 SEI Účinnost od ČÁST ČTVRTÁ PROVÁDĚNÍ INVENTARIZACE NĚKTERÝCH ÚČTOVÝCH TŘÍD Kapitola I Inventarizace dlouhodobého nehmotného majetku 42. Dlouhodobý nehmotný majetek se inventarizuje kombinací dokladové a fyzické inventury. U software, u kterých se provádí vždy fyzická inventura, je nutno věnovat zvýšenou pozornost jeho legálnímu nabytí. Inventura se provádí porovnáním evidence s originály instalačních disket. U oprávek se sleduje jejich správná výše zaúčtování podle SR 74. Kapitola II Inventarizace dlouhodobého hmotného majetku 43. Dlouhodobý hmotný majetek se inventarizuje porovnáním údajů v účetní evidenci podle inventárního čísla, názvu, předpokládané ceny a umístění DLM, se stavem zjištěným fyzickou inventurou k datu inventarizace. 44. Budovy, haly a stavby podléhají inventarizaci od dokončení, tj. bylo-li na ně vydáno kolaudační rozhodnutí. Stavba je definována stavebně právními předpisy a musí být spojena se zemí pevným základem. Při inventuře budov, hal a staveb DIK zejména: kontroluje jejich celkový stav se stavem podle dokumentace a porovnává s účetní hodnotou kontroluje faktury na opravy objektů a posuzuje, zda nedošlo v rámci opravy k modernizaci nebo rekonstrukci objektu a tím k jeho finančnímu zhodnocení zjišťuje, zda popis v sestavě dlouhodobého hmotného majetku odpovídá skutečnosti a zda kód oboru, pod kterým je objekt evidován odpovídá SR 74 navrhuje, v případě, že vyúčtované oprávky neodpovídají skutečnému stavu objektu, buď jejich zvýšení (jde-li o trvalý stav) nebo opravnou položku (v případě přechodného stavu), nebyla-li však k tomuto účelu pro objekt vytvořena rezerva 45. Inventarizace pozemků se provádí fyzickou i dokladovou inventurou. Při fyzické inventuře se zjišťuje skutečný stav pozemků v terénu. Dokladovou inventurou se sleduje, zda jsou účetní záznamy účtující jednotky, v jejíž evidenci jsou pozemky začleněny, v souladu s evidencí nemovitostí vedenou na listu vlastnictví a evidenčním listu u místně příslušného orgánu státní správy (okresní pozemkový úřad, katastrální úřad). Inventarizací pozemků se zpravidla ověřuje: název vlastníka pozemku České dráhy (název ČSD jako předcházející subjekt je možno ponechat, pokud nebude rozhodnuto jinak) sídlo a adresu účtující jednotky, která má pozemek v evidenci majetku Českých drah označení katastrálního území, číslo parcely, druh pozemku, výměru v ha a m 2, příslušnost k území obce, číslo evidenčního listu, číslo vlastnického listu, příp. číslo listiny omezující vlastnická práva 20