Inventarizace majetku a závazků vybrané obchodní společnosti

Transkript

1 Bankovní institut vysoká škola Praha Podnikání a oceňování Inventarizace majetku a závazků vybrané obchodní společnosti Bakalářská práce Autor: Karolína Strnadová Ekonomika a management malého a středního podnikání Vedoucí práce: Doc. Ing. Hana Březinová, CSc. Praha Duben, 2012

2 Prohlášení: Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci zpracovala samostatně a v seznamu uvedla veškerou použitou literaturu. Svým podpisem stvrzuji, že odevzdaná elektronická podoba práce je identická s její tištěnou verzí, a jsem seznámena se skutečností, že se práce bude archivovat v knihovně BIVŠ a dále bude zpřístupněna třetím osobám prostřednictvím interní databáze elektronických vysokoškolských prací. V Praze dne Karolína Strnadová

3 Poděkování Ráda bych vyjádřila poděkování svému vedoucímu bakalářské práce, paní docentce Haně Březinové, za projevenou pomoc a poskytování rad během přípravy mé práce. Velice si vážím projevené ochoty, nápomoci a vstřícnosti. Rovněž bych ráda poděkovala pracovníkům finančního oddělení vybrané společnosti, na které jsem se obracela s dotazy.

4 Anotace práce a klíčová slova Anotace: Jako téma své bakalářské práce jsem si zvolila inventarizaci majetku a závazků vybrané obchodní společnosti. Inventarizace je stanovena v zákoně o účetnictví a platí pro všechny účetní jednotky. Cílem mé práce je analyzovat a vyhodnotit proces inventarizace na základě teoretických poznatků o procesu. V práci se věnuji zákonem stanoveným povinnostem, účtováním inventarizačních rozdílů u jednotlivých druhů majetku a závazků, a dále specifikaci vnitřní směrnice a analýze průběhu inventarizace. Na základě poznatků vyhodnocuji své výsledky analýzy a navrhuji firmě doporučení. Klíčová slova: účetnictví, inventura, manko, přebytek, průkaznost Annotation: As a topic of bachelor thesis I have chosen the process of inventory. I evaluate analysis results and I suggest recommendations and improvements to be made within the chosen company. Furthermore, I specify internal guidelines and analysis processes of the inventory based on the theoretical knowledge and the findings I have come to. The aim of my thesis is to analyze and evaluate the process of inventory that is stipulated by law. Key words: accounting, inventory, deficit, surplus, conclusiveness

5 Obsah Prohlášení... 2 Poděkování... 3 Anotace práce a klíčová slova... 4 Obsah... 5 Úvod... 7 Zvolené metody zpracování Teoretická východiska pro inventarizaci Inventarizace jako podmínka průkaznosti účetnictví Povinnosti při inventarizaci Cíl inventarizace Organizace procesu inventarizace Inventura jako součást inventarizace Dokumentace procesu inventarizace Inventarizační rozdíly Dopad do účetnictví Postup účtování Specifikace vnitřní směrnice k inventarizaci vybrané obchodní společnosti Charakteristika vybrané obchodní společnosti Vnitřní předpis na provedení inventarizace Provedení analýzy průběhu inventarizace vybrané obchodní společnosti Analýza konkrétního průběhu inventarizace ve vybrané obchodní společnosti Periodická inventarizace Průběžná inventarizace Realizace inventur Fyzická inventura Dokladová inventura Vyhodnocení výsledků analýzy inventarizace Výsledky inventarizace Vyhodnocení inventarizačních rozdílů Zaúčtování inventarizačních rozdílů Str. 5

6 4.4. Doporučení firmě Závěr Seznam použité literatury Příloha č Oficiální zadání bakalářské práce... 1 Str. 6

7 Úvod Téma bakalářské práce Inventarizace majetku a závazků jsem si zvolila proto, že tato účetní oblast je pro mne zajímavá a patří v mnohých účetních jednotkách k těm, kterým není věnována odpovídající pozornost. Právě účetnictví je v podmínkách tržního hospodářství pro podnikatele nezastupitelné, protože musí podávat věrný obraz o stavu a struktuře majetku, čistého obchodního jmění, výsledcích podnikatelské činnosti a finanční situaci podniku. Inventarizace ovlivňuje i správnost účetnictví a správnost jeho údajů potřebných pro finanční analýzy a daňové účely. Jedním z důležitých předpokladů úspěšného a cílevědomého řízení společnosti v podmínkách tržního ekonomického systému, jsou kvalitní a všestranně správné a spolehlivé informace, které poskytuje především účetnictví. Vliv na to má včasné a řádné provedení inventarizací majetku a závazků, jež současně vytváří i nezastupitelné podmínky pro ochranu majetku účetní jednotky. Nejen, že účetním jednotkám zákon ukládá provést tuto činnost, ale dalším důvodem, proč má být řádně provedená inventarizace, je skutečnost, že jedním ze základních podkladů pro hodnocení činnosti účetní jednotky je rozvaha, kterou sestavují účetní jednotky účtující v soustavě podvojného účetnictví. Tento výkaz musí obsahovat hodnověrné údaje opírající se o realitu. Nezodpovědné či neúplné provádění inventarizací majetku a závazků může poškodit zájmy příslušné účetní jednotky, neboť její účetnictví nelze prohlásit za průkazné. Cílem mé práce je na základě teoretických poznatků o procesu inventarizace analyzovat a vyhodnotit proces inventarizace ve vybrané obchodní společnosti. Zaměřila jsem se na podnikatelskou sféru, protože jsem si vybrala inventarizaci majetku a závazků vybrané obchodní společnosti, která je společností s ručením omezeným. Uvedená právní úprava je platná právě pro obchodní společnosti v roce V této práci chci poukázat na inventarizaci jako podmínku pro průkaznost účetnictví. Dále na základě teoretických poznatků uvádím povinnosti, které jsou součástí inventarizace, organizaci tohoto procesu, důležité činnosti, jako je inventura a v neposlední řadě dokumentaci procesu inventarizace. Výstupem těchto procesů jsou inventarizační rozdíly. Str. 7

8 Zvolené metody zpracování Na základě literatury uvedené v seznamu jsem získala teoretické poznatky, které jsem implementovala do teoretické části práce. Základ praktické části tvoří analýza, resp. pozorování procesu inventarizace, rozhovory se zaměstnanci a prostudování interních materiálů vybrané společnosti. Na analýzu navazuje syntéza zjištěných poznatků a hledání nejvhodnější varianty kombinací jednotlivých poznatků a jejich účelnosti. Ke konci praktické části vyhodnocuji výsledky a navrhuji vhodná doporučení firmě. Str. 8

9 1. Teoretická východiska pro inventarizaci 1.1. Inventarizace jako podmínka průkaznosti účetnictví Definice pojmu inventarizace není v zákoně o účetnictví obsažena. Různí autoři publikací o účetnictví se liší ve výkladu tohoto pojmu. Například Ing. Vladimír Schiffer uvádí, že inventarizace je proces, který zahrnuje: - zjištění skutečného stavu majetku a závazků fyzickou nebo dokladovou inventurou (popř. oběma inventurami), - zapsání skutečných stavů v inventurních soupisech v patřičném množství a ocenění či počtu, popř. vstavení dalších podkladů, - porovnání zjištěných skutečných stavů se stavy jednotlivých složek majetku a závazků podle účetnictví, vykázanými na příslušných analytických nebo syntetických účtech, a vyčíslení inventarizačních rozdílů (manka nebo přebytků) - vypořádání inventarizačních rozdílů včetně provedení příslušných zápisů v účetních knihách, - zhodnocení stavu majetku se zřetelem k poklesu jeho ceny s tím, že při přechodném (dočasném) snížení této ceny se uvedou či zjistí opravné položky vyjadřující rizika, ztráty nebo znehodnocení příslušného druhu majetku. 1 Předmětem inventarizace je ověření toho, zda stav majetku a závazků, vykázaný v účetnictví na příslušných syntetických a analytických účtech, odpovídá skutečnosti. Tento majetek a závazky je rozdělen do různých účtových tříd, dále podle jednotlivých syntetických účtů a analytických účtů dle směrné účtové osnovy pro podnikatele. Právní úprava inventarizace majetku a závazků prošla mnoha změnami. Již do roku 1971 kdy byl platný výnos ministerstva financí čj.182/73.454/1960 o provádění inventarizací v podnicích řízených národními výbory. Později od roku 1972 do konce roku 1991 platila vyhláška č. 155/1971 Sb. o inventarizaci hospodářských prostředků, která pozbyla platnosti dnem účinnosti zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. 2 I když tato vyhláška již není platná a je zastaralá, stále může sloužit jako návod či inspirace k tvorbě vnitřní směrnice podniku. Jsou v ní například ustanovení upravující provádění 1 SCHIFFER, Vladimír. Inventarizace majetku a závazků v praxi podnikatelů. Praha: Bova Polygon, 2005, s SVOBODOVÁ, Jaroslava. Inventarizace praktický průvodce. 6. vyd. Olomouc: Anag, 2011, s. 24 Str. 9

10 inventarizace, zjišťování zda je zajištěna ochrana majetku, zda je řádně udržován a zda jsou zápisy o něm pravdivé. Navíc obsahuje informace o řádné, mimořádné, periodické a průběžné inventarizaci. Dále obsahuje informace o plánování inventarizací a postup při jejich provádění a existenci inventarizačních komisích. Postupy uvedené v této vyhlášce se dají využít i pro současnost. 3 Aktuální právní úprava platná od je zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Již v prvním paragrafu je uvedeno, že tento zákon stanoví v souladu s právem Evropské unie rozsah a způsob vedení účetnictví a požadavky na jeho průkaznost. 4 Dále zákon o účetnictví v 6 odst. 3 uvádí následující: Účetní jednotky jsou povinny inventarizovat majetek a závazky podle 29 a V tomto paragrafu je uvedena povinnost inventarizovat veškerý majetek a závazky a ostatní aktiva a pasiva. Tedy veškerý majetek a závazky jsou předmětem inventarizace. Zákon o účetnictví 8 odst. 4 dále stanovuje: Účetnictví účetní jednotky je průkazné, jestliže všechny účetní záznamy tohoto účetnictví jsou průkazné ( 33a) a účetní jednotka provedla inventarizaci. 6 Tento odstavec zákona nám vypovídá o průkaznosti účetnictví. Jestliže účetní jednotka neprovede inventarizaci, tak její účetnictví je neprůkazné. To znamená, že právě inventarizace je jednou z činností, která přispívá k úplnosti, průkaznosti, věrnosti a správnosti údajů v účetnictví. V zákoně o účetnictví je věnován jeden celý paragraf pouze průkaznosti účetních záznamů. Je jím 33a odst. 1, podle kterého zákon považuje za průkazný účetní záznam pouze - účetní záznam, jehož obsah je prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tento záznam prokazuje, - účetní záznam, jehož obsah je prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů, nebo 3 Vyhláška federálního ministerstva financí o inventarizacích hospodářských prostředků. In: Sbírka zákonů č. 155/1971. Dostupné z: odst. 1 zákona o účetnictví 5 6 odst. 3 zákona o účetnictví 6 8 odst. 4 zákona o účetnictví Str. 10

11 - účetní záznam týkající se výhradně skutečnosti uvnitř jedné účetní jednotky, k němuž je připojen podpisový záznam osoby oprávněné a odpovědné. 7 Zásadní je tedy prokázání porovnáním se skutečností. Dále je v tomto paragrafu důležitý odstavec 2 33a, kde je uvedeno, že pokud účetní jednotka zjistí, že obsah účetního záznamu neodpovídá skutečnosti, je povinna od tohoto okamžiku považovat tento účetní záznam za neprůkazný. Samozřejmě by tato skutečnost měla být co nejdříve opravena. 8 Předpokladem pro průkaznost a věrohodnost účetnictví účetní jednotky je tedy i povinnost inventarizovat její majetek a závazky. Provedení této činnosti přispívá k úplnosti, průkaznosti a správnosti údajů v účetnictví. Pokud by účetní jednotka neprovedla řádnou inventarizaci a toto provedení neprokázala, stává se její účetnictví nevěrohodné a neprůkazné. V tomto případě může účetní jednotce hrozit pokuta dle 37ab zákona o účetnictví Povinnosti při inventarizaci Zákon o účetnictví stanovuje povinnosti, které musí účetní jednotky splnit. Jedná se o vymezení za jakých podmínek a kdy mají účetní jednotky inventarizaci provádět a další náležitosti. Zákon o účetnictví č. 563 Sb. 29 odst. 1 říká: (1) Účetní jednotky inventarizací zjišťují skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřují, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví a zda nejsou dány důvody pro účtování o položkách podle 25 odst. 3. Inventarizaci účetní jednotky provádějí k okamžiku, ke kterému sestavují účetní závěrku jako řádnou nebo mimořádnou (dále jen "periodická inventarizace"). V případech uvedených v odstavci 2 účetní jednotky mohou provádět inventarizaci i v průběhu účetního období (dále jen "průběžná inventarizace"). Ustanovení o provádění inventarizací podle zvláštních právních předpisů nejsou tímto dotčena a odst. 1 zákona o účetnictví 8 33a odst. 2 zákona o účetnictví 9 29 odst. 1 zákona o účetnictví. Zvláštním právním předpisem je např. 31 nařízení vlády č. 108/1994 Sb., který se provádí zákoník práce, ve znění nařízení vlády č. 461/2000 Sb. Přepis byl zrušen zákonem č. 262/2006 Sb. Str. 11

12 Periodická inventarizace Inventarizaci účetní jednotky provádějí k okamžiku, ke kterému sestavují účetní závěrku jako řádnou nebo mimořádnou. V tomto případě se takto sestavená inventarizace v souladu s 29 odst. 1 zákona o účetnictví nazývá periodickou inventarizací. Rozlišujeme ji tedy podle okamžiku provedení inventarizace majetku a závazků. V prvé řádě se jedná o inventarizaci, kterou účetní jednotky provádějí v souvislosti s řádnou účetní závěrkou, to znamená ke konci účetního období. V druhé řadě se jedná o inventarizaci, kterou jsou účetní jednotky povinny provést v souvislosti s mimořádnou účetní závěrkou. 10 Zákon o účetnictví č. 563 Sb. 29 odst. 2: (2) Průběžnou inventarizaci mohou účetní jednotky provádět pouze u zásob, u nichž účtují podle druhů nebo podle míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob, a dále u dlouhodobého hmotného movitého majetku, jenž vzhledem k funkci, kterou plní v účetní jednotce, je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží. Termín této inventarizace si stanoví sama účetní jednotka. Každý druh zásob a uvedeného hmotného majetku musí být takto inventarizován alespoň jednou za účetní období. 11 Průběžná inventarizace Podle zmíněného 29 odst. 2 zákona o účetnictví mohou provádět účetní jednotky inventarizaci v průběhu účetního období. V tomto případě se takto prováděná inventarizace nazývá průběžnou inventarizací. Průběžnou inventarizaci mohou účetní jednotky provádět pouze u zásob, u nichž účtují podle druhů, nebo podle míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob, a dále u dlouhodobého hmotného movitého majetku, jenž vzhledem k funkci, kterou plní v účetní jednotce, je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží. Jedná se např. o dopravní prostředky. U průběžné inventarizace si její termín určí účetní jednotka sama, s ohledem na majetek, kterého se průběžná inventarizace týká, a vzhledem ke svým specifickým potřebám. Pokud účetní jednotka využívá možnosti dané zákonem o účetnictví, je nutné u průběžné inventarizace dodržet povinnosti jí stanovenou v 29 odst. 2, tzn., že tento majetek musí být inventarizován alespoň jednou za účetní období SVOBODOVÁ, Jaroslava. Inventarizace praktický průvodce. 6. vyd. Olomouc: Anag, 2011, s odst. 2 zákona o účetnictví 12 SVOBODOVÁ, Jaroslava. Inventarizace praktický průvodce. 6. vyd. Olomouc: Anag, 2011, s. 132 Str. 12

13 U zásob mohou účetní jednotky provádět inventarizaci průběžně, pokud tomu odpovídá jimi použitý postup účtování. Za podmínky, že má účetní jednotka zajištěnou jejich druhovou evidenci, tzn., účtuje o zásobách podle jejich druhů nebo podle míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob. Oceňování Oceňování je proces, při němž se stanoví cena potřebná k vyjádření dané informace v peněžních jednotkách. 13 Účetní jednotka oceňuje majetek a závazky k okamžiku uskutečnění účetního případu a ke konci rozvahového dne nebo k jinému okamžiku, k němuž se účetní závěrka sestavuje. Toto ocenění je účetní jednotka povinna zaznamenávat v účetních knihách. Ustanovení 26 určuje povinnost účetním jednotkám respektovat při oceňování majetku a závazků v účetnictví a v účetní závěrce zásadu opatrnosti. 14 Druhy cen v oceňování: - pořizovací cena využívá se v případě nákupu aktiva od externího dodavatele a představuje vlastní cenu pořízení daného majetku a případné náklady s pořízením související (např. doprava montáž, clo, provize), - reprodukční pořizovací cena cena, za kterou by byl majetek pořízen v době, kdy se o něm účtuje, - vlastní náklady slouží k ocenění výkonů, které účetní jednotka vytváří vlastní činností a zahrnuje vymezené náklady, které musela účetní jednotka vynaložit na vytvoření daného výkonu, - cena pořízení touto cenou se oceňuje dlouhodobý finanční majetek (včetně emisního ážia), - jmenovitá hodnota (nominální cena) používá se u majetku, jako jsou peněžní prostředky, ceniny, pohledávky, ale také u závazků; představuje hodnotu, která je na daném aktivu uvedena, resp. vyplývá ze smluv a jiné dokumentace s obchodním partnerem BŘEZINOVÁ, Hana. Základy účetnictví. Praha: Bankovní institut vysoká škola, 2011, s SVOBODOVÁ, Jaroslava. Inventarizace praktický průvodce. 6. vyd. Olomouc: Anag, 2011, s BŘEZINOVÁ, Hana. Základy účetnictví. Praha: Bankovní institut vysoká škola, 2011, s. 92 Str. 13

14 Jak již bylo zmíněno v 29 odst. 1, tak se inventarizací zjišťuje, zda nejsou dány důvody pro účtování o položkách podle 25 odst. 3, který zní takto: Účetní jednotky při oceňování ke konci rozvahového dne zahrnují jen zisky, které byly dosaženy, a berou v úvahu všechna předvídatelná rizika a možné ztráty, které se týkají majetku a závazků a jsou jim známy do okamžiku sestavení účetní závěrky, jakož i všechna snížení hodnoty bez ohledu na to, zda je výsledkem hospodaření účetního období zisk nebo ztráta. 16 Ustanovení 26 stanoví postup oceňování při inventarizaci majetku a závazků: (1) Pokud se při inventarizaci zásob zjistí, že jejich prodejní cena snížená o náklady spojené s prodejem je nižší, než cena použitá pro jejich ocenění v účetnictví, zásoby se ocení v účetnictví a v účetní závěrce touto nižší cenou. (2) Pokud se při inventarizaci zjistí, že hodnota závazků je vyšší, popřípadě i nižší než jejich výše v účetnictví, uvedou se závazky v účetnictví a účetní závěrce v tomto zjištěném ocenění. 17 Princip opatrnosti a opravné položky Konkrétně se realizuje tvorbou opravných položek k účtům majetku v případech snížení jejich ocenění v účetnictví prokázaném na podkladě údajů inventarizace majetku, přičemž toto snížení ocenění majetku není trvalého charakteru. 18 Ustanovení 26 zakotvuje účetním jednotkám povinnost respektovat při oceňování majetku a závazků v účetnictví a v účetní závěrce zásadu opatrnosti. V tomto směru lze uvést, že zásada, resp. princip opatrnosti vychází z pravidla užít pro ocenění majetku nižší cenu, pokud existují dvě. U závazků naopak vyšší cenu. To zabraňuje vykazování nezdůvodněně vysokého ocenění majetku a fiktivního zisku. Tento princip se realizuje prostřednictví opravných položek, které se vytvářejí pouze k účtům majetku, a to v případech snížení jejich ocenění v účetnictví, prokázaném na podkladě údajů inventarizace majetku v souladu s ustanovením 26 odst. 1 a 2 zákona. Tyto položky se vytvářejí jen v případech, kdy snížení ocenění majetku v účetnictví není trvalého charakteru. Je to z důvodu, aby zjištěný majetek při inventarizaci pravdivě odpovídal věrnému a reálnému obrazu o skutečnosti. Opravnou odst. 3 zákona o účetnictví zákona o účetnictví 18 SCHIFFER, Vladimír. Inventarizace majetku a závazků v praxi podnikatelů. Praha: Bova Polygon, 2005, s. 89 Str. 14

15 položku tvoříme, pokud došlo ke snížení ocenění přechodného charakteru, ale u zvýšení hodnoty majetku je to zakázáno. Týká se to pouze investičního majetku, zásob, krátkodobého finančního majetku a pohledávek. 19 Zjištěné opravné položky k jednotlivým nebo příslušným druhům majetku se účtují na příslušné syntetické účty, zřizované v rámci účtových skupin 09, 19, 29, 39, se souvztažnými zápisy na vrub nákladů 558, 559 při jejich tvorbě. V případě jejich snížení či zrušení opačným zápisem, ve prospěch nákladů 558, Cíl inventarizace Cílem inventarizace je, aby účetnictví dané účetní jednotky bylo průkazné a věrohodné. Tato činnost je v podmínkách tržního hospodářství významnou součástí vnitřního kontrolního systému účetní jednotky. Vždyť účetnictví je v podmínkách tržního hospodářství pro podnikatele nezastupitelné, protože musí podávat věrný obraz o stavu a struktuře majetku, čistého obchodního jmění, výsledcích podnikatelské činnosti a finanční situaci podniku. Zákon o účetnictví upravuje základní předpoklady průkaznosti a věrohodnosti účetnictví, mezi ně nesporně patří inventarizace. Inventarizace je nástrojem průkaznosti účetnictví, jehož evidenční stav a ocenění majetku a závazku ke dni účetní závěrky odpovídá skutečnosti. Dále zákon o účetnictví přikládá inventarizacím významné, nezastupitelné poslání zejména v souvislosti s účetní závěrkou, již sestavují účetní jednotky k poslednímu dni účetního období, neboť hlavně řádné provedení inventarizace majetku a závazků je jedním ze základních předpokladů věcné správnosti účetní závěrky. 20 Myslím, že je ve vlastním zájmu každé účetní jednotky, aby dbala o ochranu vlastního majetku SCHIFFER, Vladimír. Inventarizace majetku a závazků v praxi podnikatelů. Praha: Bova Polygon, 2005, s. 18 SCHIFFER, Vladimír. Inventarizace majetku a závazků v praxi podnikatelů. Praha: Bova Polygon, 2005, s. 28, SCHIFFER, Vladimír. Inventarizace majetku a závazků v praxi podnikatelů. Praha: Bova Polygon, 2005, s SCHIFFER, Vladimír. Inventarizace majetku a závazků otázky a odpovědi. Praha: Grada, 2006, s. 11 Str. 15

16 Vnitřní kontrolní systém lze označit jako systém provozních, finančních, evidenčních a ostatních kontrol, vytvořený managementem za účelem vedení a řízení účetní jednotky řádným a efektivním způsobem, zajištění dodržování pravidel a opatření stanovených managementem, ochrany majetku a co nejvyššího zajištění úplnosti a přesnosti evidence. Jednotlivé prvky kontrolního systému tvoří kontroly nebo vnitřní kontroly. Právě inventarizace je významným a nezastupitelným nástrojem vnitřního kontrolního systému Organizace procesu inventarizace Zákon samotnou organizaci procesu inventarizace neupravuje. Účetní jednotky mohou využít dostupných publikací, které uvádějí doporučení jak sestavit plán průběhu, vytváření inventarizačních komisí apod. Zákon o účetnictví už neřeší technické a organizační otázky provedení inventarizací, např. existenci inventarizačních komisí, způsob zjišťování stavů jednotlivých složek majetku a závazků, způsob a termíny projednávání inventarizačních rozdílů, ochran majetku účetní jednotky a odpovědnost za majetek. Tyto funkce jsou tedy vnitřní záležitostí účetní jednotky, jak si sama majetek zabezpečí, zda a s jakými pracovníky uzavře dohodu o hmotné odpovědnosti, zda a jak vyhlásí normy přirozených úbytků zásob apod. Vše je v pravomoci dané účetní jednotky, které mají odpovědnost za to, aby průkazným způsobem prokázaly provedení inventarizace veškerého majetku a závazků. 23 Příprava, postup, práce před zahájením, průběh provádění a práce po skončení inventarizace je plně v rukou účetní jednotky. Účetní jednotky by si měli zorganizovat přípravu podle objemu majetku a závazků, podle umístění majetku a počtu pracovníků. 24 Do přípravy patří například vymezení majetku a závazku podléhajících inventarizaci, vypracování inventarizační směrnice, pokynu nebo příkazu. Stanovení inventarizačních komisí v návaznosti na výběru pracovníků do těchto komisí. Pracovníci společnosti by měli být seznámeni s vnitřním předpisem. Zákoník práce ukládá zaměstnavateli povinnost zaučit a proškolit zaměstnance dle 228 odst. 1 a odst. 2. Zákon o účetnictví ukládá účetním 22 SCHIFFER, Vladimír. Inventarizace majetku a závazků v praxi podnikatelů. Praha: Bova Polygon, 2005, s SCHIFFER, Vladimír. Inventarizace majetku a závazků v praxi podnikatelů. Praha: Bova Polygon, 2005, s SVOBODOVÁ, Jaroslava. Inventarizace praktický průvodce. 6. vyd. Olomouc: Anag, 2011, s. 86 Str. 16

17 jednotkám povinnost inventarizovat veškerý majetek a závazky, ale už neřeší technické ani organizační otázky provedení inventarizací, jako například inventarizační komisi. 25 Dalšími doplňujícími informacemi pro firmu může sloužit již neplatná vyhláška č. 155/1971, v ní je uvedeno plánování inventarizací a postup při jejich provádění, inventarizační komise, inventury a inventurní soupisy. Příprava a organizace inventarizací Inventarizace majetku a závazků představují v mnohých účetních jednotkách, zejména ve středních a velkých podnicích rozsáhlou a specifickou činnost, vnitropodnikovou kontrolní akci zaměstnávající mnoho pracovníků. Jsou náročné na jejich přípravu a provedení, zejména pak na jejich organizaci, neboť se jich účastní desítky a stovky pracovníků na nejrůznějších pracovištích podniku, závodů a provozoven. Jedná se o záležitost, která výrazně zasahuje do rytmu pracovní činnosti zaměstnanců i výrobního programu či jiné hospodářské činnosti podniku. V tomto směru jde tedy o to, zorganizovat provádění inventarizací tak, aby nedošlo k narušení řádného chodu provozní a výrobní činnosti podniku a jeho pracovišť. Zákon se tímto nezabývá a účetní jednotky mají naprostou volno, jak si vše zorganizují. Vhodnými aspekty pro provádění je vhodný výběr měsíce, kdy se bude inventarizace provádět, možnosti plánovaného zastavení či snížení výrobní činnosti v době provádění. Toto plánování inventarizací přispívá k vytvoření žádoucích podmínek pro jejich zabezpečení v plném rozsahu. Vhodné je i sestavení plánu s harmonogramem inventarizací, kde se stanoví časový rozvrh provádění inventarizací podle jednotlivých druhů majetku a závazků a podle pracovníků odpovědných za příslušný majetek. Stanoví se termíny inventarizací, doba zahájení a ukončení inventarizačních prací. 26 Inventarizace a pracovníci účetní jednotky Vzhledem k tomu, že zákon o účetnictví upravuje povinnosti účetních jednotek, mezi nimiž jsou jak účetní jednotka velkého rozsahu s mnoha závody, pobočkami i značnými počty zaměstnanců, tak i účetní jednotky reprezentované u drobných podnikatelů často jen jedinou osobou. Je tedy zřejmé, že inventarizaci může provádět či zabezpečit i jen jediná osoba, bez ohledu na množství inventarizovaného majetku SVOBODOVÁ, Jaroslava. Inventarizace praktický průvodce. 6. vyd. Olomouc: Anag, 2011, s SCHIFFER, Vladimír. Inventarizace majetku a závazků v praxi podnikatelů. Praha: Bova Polygon, 2005, s SCHIFFER, Vladimír. Inventarizace majetku a závazků v praxi podnikatelů. Praha: Bova Polygon, 2005, s. 104 Str. 17

18 Požadavky na kvalifikaci osoby, která má provádět, a být odpovědná za inventarizaci nejsou zákonem stanoveny. Zákon nezakazuje ani nepožaduje, která osoba by to měla být. Firma si tedy může sama zvolit, komu uloží tuto povinnost a bude mít v ní důvěru. Vhodnou částí přípravy je a provedení je řádný výběr pracovníků a personální složení komisí. Inventarizační komise Pro podnikatelskou sféru není povinné, aby vytvářeli inventarizační komise, ale zákon tomu nebrání. Záleží na účetní jednotce, zda tyto inventarizační orgány bude mít. Inventarizační komise mohou být dílčí a ústřední. Dílčí inventarizační komise je výkonným orgánem, pod který spadá značný objem inventarizačních prací související s fyzickým zjištěním skutečného stavu majetku. Ústřední inventarizační komise je řídící orgán a současně poradní a kontrolní, který též předkládá vedoucímu či vedení organizace k rozhodnutí nebo ke schválení výsledky inventur s případným návrhem na vypořádání rozdílů Inventura jako součást inventarizace Inventura Zde je vhodné upozornit na pojmovou odlišnost slov inventura a inventarizace. Zatím co inventurou se obecně rozumí zjištění skutečného stavu majetku a závazků k určitému dni, tak inventarizace zahrnuje celý soubor prací, jak již zjištění skutečného stavu, zapsání zjištěných stavů do inventurních soupisů, porovnání skutečnosti se stavem v účetnictví, vypořádání inventarizačních rozdílů včetně zaúčtování. Inventura je pouze částí inventarizačních prací, avšak částí významnou, neboť na jejím řádném provedení především závisí věrohodnost a pravdivost zjištěného skutečného stavu majetku a závazků. Na řádné provedení inventury závisí i správné odpovědi na mnoho dalších otázek, zejména pak na otázku, jak hodnotit činnost pracovníků odpovědných za svěřený majetek, i na otázku, jak je zajištěna ochrana tohoto majetku, jeho údržba, využívání atd. Inventura se provádí dvěma způsoby, podle povahy inventarizovaného druhu majetku a závazků, a to fyzicky nebo dokladově, popř. kombinací obou SCHIFFER, Vladimír. Inventarizace majetku a závazků v praxi podnikatelů. Praha: Bova Polygon, 2005, s SCHIFFER, Vladimír. Inventarizace majetku a závazků v praxi podnikatelů. Praha: Bova Polygon, 2005, s Str. 18

19 Zákon o účetnictví č. 563 Sb. část odst. 1: Skutečné stavy majetku a závazků účetní jednotky při inventarizaci zjišťují a) fyzickou inventurou u hmotného majetku, popřípadě u nehmotného majetku, nebo b) dokladovou inventurou u závazků a pohledávek, popřípadě u ostatních složek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventuru, a tyto stavy jsou povinny zaznamenat v inventurních soupisech. Paragraf nám stanovuje dva druhy inventur a současně říká, u kterého majetku se má používat fyzická inventura, a u kterého majetku a závazků se má použít dokladová inventura. V dalším odstavci zákon určuje období, kdy inventuru provádět podle 30 odst. 4: Fyzickou inventuru hmotného majetku, kterou nelze provést ke konci rozvahového dne, lze provést v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období, popřípadě v prvním měsíci následujícího účetního období. Přitom se musí prokázat stav hmotného majetku ke konci rozvahového dne stavy fyzické inventury opravenými o přírůstky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období, popřípadě za dobu od začátku následujícího účetního období do okamžiku ukončení fyzické inventury v prvním měsíci tohoto účetního období. 30 Ustanovení týkající se vybraného majetku ukládá 30 odst. 5: Pro inventarizaci kulturních památek, sbírek muzejní povahy a archeologických nálezů se ustanovení odstavců 1 až 4 použijí pouze v rozsahu, v jakém je účetní jednotka schopna zajistit inventarizaci tohoto majetku společně s plněním zvláštních povinností o zjišťování skutečného stavu tohoto majetku. Požadavky na organizační zajištění a způsob provedení inventarizace kulturních památek, sbírek muzejní povahy a archeologických nálezů stanoví prováděcí předpis. Prováděcím přepisem je vyhláška 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků. Vyhláška č. 270/2010 stanovuje požadavky na organizační zajištění a způsob provedení inventarizace kulturních památek a sbírek muzejní povahy a archeologických nálezů. Část třetí této vyhlášky stanový inventarizaci vybraného majetku. Podstatnou změnu oproti inventarizaci majetku a závazků je u tohoto vybraného majetku fakt, že pokud si účetní jednotka vloží do vnitřní směrnice víceleté zjišťování skutečného stavu vybraného majetku., může provádět inventuru u vybrané majetku v průběhu několika let zákona o účetnictví 31 Vyhláška 270/2010: ze dne 8. září 2010 o inventarizaci majetku a závazků. Ministerstvo financí České republiky [online] [cit ]. Dostupné z: Str. 19

20 30 odst. 8: Ustanovení týkající se inventarizace majetku a závazků se použijí i pro inventarizaci jiných aktiv a jiných pasiv, včetně skutečností účtovaných v knize podrozvahových účtů. 32 Inventury rozlišujeme podle způsobu zjišťování skutečného stavu, a to fyzickou a dokladovou. Inventura fyzická se používá především u majetku hmotné povahy, jako je hmotný majetek a některý nehmotný majetek (např. softwaru). Touto inventurou se zjišťují např. stavy staveb, pozemků, strojů, přístrojů, inventáře, listinných cenných papírů, zásob materiálu, zboží, výrobků, nedokončené výroby, peněz v pokladně, cenin. Při fyzické inventuře se zjišťuje skutečný stav přepočtením, převážením, přeměřením apod. Tato činnost je pracná, většinou značně rozsáhlá a časově náročná. V žádném případě nesmí být prováděna pouze formálně. Jsou i výjimky, kdy u některých složek majetku je důsledné provedení inventury obtížné a někdy i nemožné. U zásob materiálu, potravin a zboží, které jsou v neotevřených a nepoškozených obalech, se ověří skutečné množství zboží v těchto obalech jen namátkově a celkový skutečný stav se pak zjišťuje podle údajů na obalech, pokud to dovoluje vnitřní směrnice o inventarizaci. U volně uloženého materiálu (hromad uhlí, písku, kamene), kdy nelze přesně zjistit skutečný stav změřením nebo vážením se stav zásob zjistí na základě technického propočtu. Při tomto způsobu zjišťování stavu se vychází z jednotek množství použitých v účetnictví. 33 Inventura dokladová, která se používá v případech, kdy není možné provést inventuru fyzickou. Například je tak u pohledávek, závazků, nákladů příštích období, výdajů příštích období, výnosů příštích období, příjmů příštích období. Podstata spočívá v tom, že skutečný stav je ověřen pomocí různých písemností, např. pomocí účetních dokladů, listin, spisů a smluv nebo korespondence, tedy písemným potvrzením od jednotlivých obchodních parterů a od peněžních ústavů (tzv. konfirmační dopisy), tedy na základě dokumentace vedené jinými subjekty. Mohou být i výjimky, kdy se dokladovou inventurou zjišťuje skutečný stav majetku hmotné povahy, u něhož jiný způsob inventury není možný vzhledem k místu, kde se v době odst. 8 zákona o účetnictví 33 SVOBODOVÁ, Jaroslava. Inventarizace praktický průvodce. 6. vyd. Olomouc: Anag, 2011, s BŘEZINOVÁ, Hana. Základy účetnictví. Praha: Bankovní institut vysoká škola, 2011, s Str. 20