Benchmarking knihoven

Transkript

1 Benchmarking knihoven Vít Richter Národní knihovna ČR 1

2 Hlavní témata Proč měřit výkony a činnost knihoven? Co je benchmarking? Projekt Benchmarking knihoven Indikátory pro hodnocení činnosti knihoven Příklady porovnávání a využití benchmarkingu K čemu je benchmarking užitečný? 2

3 Knihovny pod dvojím tlakem Knihovna Provozovatel Efektivní využívání rozpočtu Sledování výkonu Snižování rozpočtu Zbytnost instituce Uživatelé Rozsah služeb Kvalita služeb Nezájem o služby 3

4 Často kladené otázky Máte hodně nebo málo pracovníků? Vydáváte na nákup knihovního fondu hodně nebo málo peněz? Chce zřizovatel snížit rozpočet knihovny? Chcete požádat o zvýšení dotace na knihovnu? Jsou služby a zdroje knihovny efektivně využívány? Ve které oblasti dosahuje knihovna dobrých výsledků? Ve kterých zaostává? Máte připravené odpovědi? 4

5 Problémy měření výkonu v knihovnách Jak měřit kvalitu svých služeb? Jak prokázat svou efektivnost? S kým se srovnávat? Ziskovost hospodárnost Problém vstupů a výstupů Vstup = finanční prostředky Výstup = služby = nepeněžní plnění Různorodost výstupů a služeb bez jednotného měřítka výpůjčky vzdělávání, akce návštěvy fyzické návštěvy internetové stránky 5

6 Různé metody měření výkonu a kvality Metody a techniky strategického managementu Finanční analýza Analýza SWOT ISO 9000 CAF společný hodnotící rámec BSC - Balanced scorecart (systém vyvážených ukazatelů výkonnosti podniku) ISO výkonové indikátory knihoven, ISO 2789 statistika knihoven ROI projekt Městské knihovny v Praze Standard VKIS Benchmarking 6

7 Dvě metody pro měření výkonu knihoven Standard veřejných knihovnických a informačních služeb (VKIS) Benchmarking vzájemné porovnávání mezi knihovnami Veřejné knihovny Regionální funkce (služby) krajských knihoven Benchmarking Podle předem určeného standardu Knihovna 1 Knihovna 2 Knihovna 3 Knihovna 4 Knihovna 5 Knihovna 6 Knihovna 7 Knihovna 8 Standard 7

8 Co je BENCHMARKING? Metoda vzájemného srovnávání výkonu a činnosti knihoven CO MY DĚLÁME? JAK TO MY DĚLÁME? JAK DOBŘE TO MY DĚLÁME? CO DĚLAJÍ JINÍ? JAK TO DĚLAJÍ JINÍ? JAK DOBŘE TO JINÍ DĚLAJÍ? SROVNEJTE A UČTE SE PŘÍLEŽITOSTI A NÁMĚTY KE ZLEPŠOVÁNÍ 8 Převzato: A. Plášková: Benchmarking. VŠE

9 Základní údaje o projektu Zahájení projektu 2005 Národní knihovna ČR Kategorizace knihoven Výběr indikátorů pro vzájemné porovnávání Zpracování definic indikátorů Vytvoření databáze pro analýzu dat Metodika srovnávání výkonů knihoven Porovnávání výkonových indikátorů Známkování SWOT analýza Ranking Městská knihovna roku spolupracuje 310 knihoven krajské, městské, obecní + knihovny SR Celkem vstoupilo do projektu 384 knihoven Vstup do projektu volný, bezplatný Elektronická konference, semináře, workshopy, metodická pomoc 9

10 Hlavní inspirace 10

11 Indikátory Bibliotheksindex - VK Nabídka Knihovní fond/1 obyvatel Plocha pro veřejnost m2/1000 obyvatel Pracovníci/1000 obyvatel Stanice s internetem/10000 Internetové služby Využívání Návštěvy/1 obyvatel Virtuální návštěvy/1 obyvatel Výpůjčky/1 obyvatel Obrat knihovního fondu Roční provozní hodiny/1000 obyvatel Akce/1000 obyvatel Efektivnost Výdaj na KF/1 výpůjčka Procento obnovy KF Rozvoj Roční pracovní kapacita/roční provozní doba Procento hodin na vzdělávání Návštěvy/1 provozní hodina Provozní náklady EUR/1 návštěva Výdaje na investice/1 obyvatel

12 Indikátory Bibliotheksindex - AK Nabídka Studijní místa/1 uživatelů Úvazky/1000 uživatelů Výdaje na KF/1 uživatel Podíl výdajů na EIZ Týdenní provozní doba Akce/1000 obyvatel Efektivnost Výdaje/1 uživatel Poměr výdajů na KF a osobních nákladů Poměr mezi počtem zpracovaných KJ a personálními náklady Poměr počtu výpůjček včetně MVS a personálními náklady Využívání Návštěvy/1 obyvatel Virtuální návštěvy/1 obyvatel Vzděl. Akce/1 uživatelů Počet dostupných EIZ Rozvoj Hodiny vzdělání/1 pracovník Podíl výdajů na knihovnu z výdajů univerzit Podíl mimorozpočtových zdrojů Podíl pracovních úvazků na el. Službách

13 Benchmarking muzeí Objem pracovní kapacity vynaložené na úkoly Digitalizace sbírek (%) VaV (%) Zpřístupnění katalogů a průvodců sbírek na internetu (%) Počet muzeem vydaných titulů publikací Odborní pracovníci z celkového počtu Autorský podíl zaměstnanců muzea na vydaných zaměstanců (%) publikacích (%) Sbírkové předměty a knihovní fond na 1 Počet zrealizovaných průzkumů návštěvnosti odborného pracovníka muzea Počet návštěv na internetových stránkách Dobrovolníci spolupracující s muzeem muzea za rok Podíl financování muzea na rozpočtu Bezbariérový přístup do výstavních prostor (%) obce/města (%) Provozní náklady na 1 obyvatele obce/města v Počet dnů návštěvní doby v roce sídle muzea (tis. Kč) Návštěvníci výstavních prostor na 1 návštěvní Provozní náklady muzea na 1 sbírkový předmět den (tis. Kč) Návštěvníci výstavních prostor na 1 m2 výstavní Podíl nezbytných základních provozních výdajů plochy na příspěvku zřizovatele (%) Počet návštěvníků, badatelů atp. na 1 zaměstnance Míra soběstačnosti muzea (%) Podíl mimořádných výdajů na rozpočtu muzea Počet výstupů VaV (%)

14 Kategorizace knihoven Počet obyvatel obce Více než Krajská knihovna Komu je benchmarking určen? Benchmarking je otevřen všem veřejným knihovnám Největší přínos může mít ve větších knihovnách Podmínka: schopnost poskytnout kompletní data pro srovnávání (zejména ekonomická) Krajská knihovna s městskou funkcí 14

15 Knihovny v benchmarkingu r.2015 Banskobystrický kraj 17 Bratislavský kraj 2 Košický kraj 3 Nitrianský kraj 11 Prešovský kraj 8 Trenčianský kraj 3 Trnavský kraj 3 Žilinský kraj 10 CELKEM 57 r Jihočeský kraj 19 Jihomoravský kraj 21 Karlovarský kraj 7 Královehradecký kraj 26 Liberecký kraj 12 Moravskoslezský kraj 46 Olomoucký kraj 12 Pardubický kraj 18 Plzeňský kraj 16 Praha 3 Středočeský kraj 30 Ústecký kraj 12 Vysočina 12 Zlínský kraj 19 CELKEM 253

16 Knihovny v benchmarkingu Krajské knihovny bez městské funkce Krajské knihovny s městskou funkcí Do 1000 obyvatel Od 1001 do 3000 obyvatel Od 3001 do 5000 obyvatel Od 5001 do obyvatel ČR SR Celkem Od do obyvatel Od do obyvatel Více než obyvateli Celkem

17 10 let projektu benchmarkin knihoven Knihovny v benchmarkingu r.2006 r.2007 r.2008 r.2009 r.2010 r.2011 r.2012 r.2013 r.2014 r.2015 Bibliotheksindex 2015 = 146 veřejných knihoven 17

18 Sledujeme 33 indikátorů Podmínky pro činnost knihovny Uživatelé, služby Financování, výdaje, efektivita KF/1000 obyvatel % obsl. populace Provozní náklady/1 návštěva Nabídka % obnovy KF % mládeže Provozní náklady/1 obyvatele Přírůstek/1000 obyvatel Návštěvy/1 obyvatele Náklady KF/obyvatele Periodika/1000 obyvatel Návštěvy/1 provoz. hod. Náklady EIZ/obyvatele Internet/1000 obyvatel Virtuální návštěvy/1 obyvatele Náklady KF/výpůjčky Plocha/1000 obyvatel % návštěv internetu % provozních nákladů Studijních míst./1000 obyvatel Výpůjčky/1 obyvatele % nákladů na KF Úvazky/1000 obyvatel Výpůjčky/čtenář % osobních nákladů Úvazky/1000 čtenářů Obrat KF % získaných dotací Úvazky/1000 návštěvníků Roční provoz. doba/1000 obyvatel Využití, služby Kult. a vzděl. akce/1000 obyv. % vlast. příjmů Financování, efektivita % roč. provoz. doby/prac. fond zam. Internetové služby 18

19 Doplňující informace o činnosti knihovny Název knihovny: Sídlo knihovny (obec/město): Zřizovatel: Uveďte typ organizace: Vykonává knihovna regionální funkce Provozuje knihovna hudební odd.? Půjčuje knihovna zvukové dokumenty? Vzdělávací zařízení ve městě Počet základních škol Počet středních škol Počet jiných vzdělávacích zařízení Počet vysokých škol Jiné 19

20 Databáze Benchmarking knihoven Vložte heslo Co najdete v databázi?

21 Jak pracovat s benchmarkingovou databází? Zpracovatel a provozovatel: NIPOS Obsahuje data více než 310 knihoven účastníků projektu Rok 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 Umožňuje: Propočet výkonových indikátorů z vložených statistických dat Zjištění minimálních, průměrných, maximálních hodnot indikátorů a hodnotu mediánu pro jednotlivé kategorie knihoven Vzájemné porovnávání výkonových indikátorů vybraných knihoven Sledování trendu jednotlivých indikátorů Přístup do databáze: pouze pro účastníky projektu 21

22 Vyberte si knihovny pro porovnávání 22

23 Výběr knihoven pro srovnání 23

24 24

25 Příklad srovnávání knihoven Města až obyvatel: Benešov, Brandýs nad Labem, Rakovník, Slaný 25

26 Srovnávané knihovny Počet obyvatel Pobočky Školy Poplatek dospělý Poplatek děti Benešov Brandýs nad Labem Rakovník Slaný

27 Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel Benešov Brandýs nad Labem - Stará Boleslav Rakovník Slaný min. průměr medián max. průměr Plocha/1000 obyv Standard ČR, SRN: minimálně 60 m 2 27

28 Počet studijních míst na 1000 obyvatel 10,0 9,0 9 8,0 7,0 6,0 5,0 5,0 4,0 3,7 3,0 2, ,0 1,5 1,0 0 0,0 Benešov Brandýs nad Labem - Stará Boleslav Rakovník Slaný min. průměr medián max. průměr Stud.míst./1000 obyv. 5,0 2,4 1,5 3, Standard ČR: 2 stud. místa/1000 obyvatel 28

29 Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel Benešov Brandýs nad Labem - Stará Boleslav Rakovník Slaný min. průměr medián max. průměr KF/1000 obyv

30 Objem přírůstků na 1000 obyvatel Benešov Brandýs nad Labem - Stará Boleslav Rakovník Slaný min. průměr medián max. průměr Přírůstek/1000 obyv

31 Počet výpůjček na registrovaného čtenáře Benešov Brandýs nad Labem - Stará Boleslav Rakovník Slaný min. průměr medián max. průměr Výpůjčky/čtenář

32 Počet návštěv na jednoho obyvatele 8,0 7,0 6,85 6,0 5,6 6,0 5,0 4,7 4,0 3,0 2,4 3,3 3,19 3 2,0 1,0 0,81 0,0 Benešov Brandýs nad Labem - Stará Boleslav Rakovník Slaný min. průměr medián max. průměr Návštěvy/obyv. 4,7 2,4 5,6 6,0 0,81 3,3 3,19 6,

33 Vzdělávací a kulturní akce na 1000 obyvatel 50,0 45, ,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 14, ,0 6,9 5,8 8,6 5,0 2 0,0 Benešov Brandýs nad Labem - Stará Boleslav Rakovní k Slaný min. průměr medián max. průměr Kult. a vzděl. akce/1000 obyv. 6,9 5,8 8,6 14,

34 Počet hodin pro veřejnost týdně Benešov Brandýs nad Labem - Stará Boleslav Rakovník Slaný min. průměr medián max. průměr Provozní doba Standard ČR 45 až 50 hodin 34

35 Registrovaní čtenáři - % z obsluhované populace Benešov Brandýs nad Labem - Stará Boleslav Rakovník Slaný min. průměr medián max. průměr % obsl. popul

36 Registrovaní čtenáři do 15 let - % z obsluhované populace mládeže do 15 let Benešov Brandýs nad Labem - Stará Boleslav Rakovník Slaný min. průměr medián max. průměr % mládeže Standard SRN: 60 % 36

37 % získaných dotací a grantů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz 25,0 23,41 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 1,7 Benešov 0,0 Brandýs nad Labem - Stará Boleslav 0,5 3,2 Rakovník Slaný min. průměr medián max. průměr % získaných dotací 1,7 0,0 0,5 3,2 0 4,13 2,87 23, ,13 2,

38 Využití mediánu pro porovnávání

39 Hledáme středový bod Minimum průměr medián - maximum Dvě možnosti Aritmetický průměr Medián Průměr Medián 39

40 Co je to medián? Výpočet aritmetického průměru Výpočet mediánu hodnoty se seřadí podle velikosti, hodnota mediánu je rovna číslu, které leží přesně uprostřed Medián = 7 Průměr = 15,2 Průměr bez extrémní hodnoty 100 = 6,7 Hodnota 0 0, Výhody mediánu: eliminace vlivu extrémních hodnot Doporučení pro srovnávání: sledovat hodnotu průměru a mediánu 40

41 Výpočet indexu pro porovnávání Základ pro výpočet a porovnávání: hodnota MEDIÁNU Hodnota 0 0, Procenta 0% 6% 29% 57% 71% % % % % % % Hodnota mediánu = 100 % Ostatní hodnoty se převedou na procenta: Nižší hodnoty dosahují méně než 100 % Vyšší hodnoty mají více než 100 % 41

42 Známky a indexy Známka Index až 200 bodů a víc až 160 bodů 3 81 až 120 bodů 4 41 až 80 bodů 5 0 až 40 bodů Pozor na obrácené hodnocení: Počet zaměstnanců Čisté provozní náklady 42

43 Srovnání podle hodnot mediánu 100 = průměr Trenčín Trnava Nadprůměr Podprůměr

44 SWOT analýza Silné stránky Slabé stránka Příležitosti Hrozby 44

45 Soutěž Městská knihovna roku Šest ročníků: 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, kola Hodnocení podle benchmarkingu Prohlídky knihoven 45

46 Výběr indikátorů pro soutěž Indikátor Váha Indikátor Váha 1 KF/1000 obyv. 0,5 9 % reg. čt./obsluh. populace 2,5 2 % obnovy 1,5 10 % reg. čt. do 15 let 3,0 3 přírůstky/1000 obyv. 1,5 11 návštěvy/ 1 obyv. 1,5 4 periodika/1000 obyv 1,5 12 výpůjčky/obyv 2,0 5 pc internet/1000 obyv. 1,0 13 akce/1000 obyv. 3,0 6 plocha/1000 obyv. 2,0 14 Internetové služby 2,0 7 studij. místa/1000 obyv. 1,0 15 náklady na KF/1 obyv. 1,0 8 roční provoz. doba/1000 obyv. 3,0 16 náklady na EIZ/1 obyv. 1,0 46

47 Sledování trendů 47

48

49

50 Spolehlivost údajů 50

51 Příjmy knihovny (20 až 40 tis.obyv.) = 100% % získaných dotací 2% % vlast. příjmů 9% Dotace zřizovatele 89% 51

52 Výdaje - knihovny 20 až 40 tisíc obyvatel = 100 % %provoz.nákl adů 25% % osobních nákl. 65% % nákladů na KF 10% 52

53 Celkové ročné výdaje zřizovatele 2,0 % výdajů z rozpočtu obce, kraje 1,3 1,4 1,2 1,0 1,1 0,8 0,8 0,4 do 1 tis. 1 až 3 tis. 3 až 5 tis. 5 až 10 tis. 10 až 20 tis. 20 až 40 tis. nad 40 tis. KKM KK 53

54 K čemu je benchmarking užitečný? Definuje nejlepší výkony Pružná metoda pro srovnávání možnost zjistit silné a slabé stránky Dává včasné varování, pokud knihovna zaostává Podporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesech Pomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových kontaktů Efektivní využití statistických dat 54

55 Srovnání výkonu českých a německých knihoven Jsou německé veřejné knihovny lepší, než české? 55

56 % Výpůjčky Obrat Knihovní fond/1 obyvatel EUR Knihovní fond na obyvatele Náklady knihovní fond na výpůjčku 7,9 0,28 0,27 0,3 0,27 0,27 2,6 5,0 1,9 4,6 1,6 3,4 1,5 5,0 0,16 Obrat knihovního fondu 1,5 0,13 0,10 0,11 0,22 4,8 4,8 4,8 4,8 SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR4,1 SRN C+SR SRN C+SR Do až až až a více SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR Do až až až a více 1,8 % obnovy knihovního fondu 2,1 2,2 2,2 2,7 Výpůjčky na obyvatele 11,5 11,6 11,1 10,2 10,8 10,8 9,4 SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR Do až až až a více 5,9 6,1 7,9 5,4 7,3 5,2 7,3 3,7 3,8 3,2 3,3 4,9 3,6 SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR Do až až až a více SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR Do až až až a více

57 Počet akcí m2/1000 obyvatel Počet stanic Hodiny Úvazky/1000 obyvatel Roční provozní doba na 1000 obyvatel Počet pracovníků na 1000 obyvatel 0,65 0,60 0,56 0,56 0,49 SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR 5 4,5 SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR4,0 SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR Do až až až a více 3 2,9 Do , až , až až a více 2 1 Kult. a vzdělávací akce na1000 obyv ,6 6,4 5 0 Stanice s internetem na obyvatel 9,3 0,3 78 0,21 0,20 0,21 0, ,4 5,4 5,3 SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR 56 SRN C+SR SRN C+SR Do až až až a více Plocha pro uživatele na 1000 obyv ,7 4, SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR Do až až až a více SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR SRN C+SR Do až až až a více

58 Jaká jsou omezení benchmarkingu? Zvolené indikátory nepokrývají celou činnost a služby knihovny Kvantitativní údaje nemají vždy odpovídající vypovídací schopnost Každá knihovna pracuje v jiném kontextu Knihovny plní různé funkce Problém spolehlivosti a korektnosti statistických dat Problematické údaje: fyzické a virtuální návštěvy, ekonomické údaje Nemusí se vždy podařit najít inspirativní partnery Napodobování postupů nemusí vždy přinést úspěch Chybí hodnocení uživatelů Standardizovaný dotazník pro hodnocení spokojenosti uživatelů Pokud má být benchmarking užitečný, musíme ho my i celá knihovna vnímat jako něco užitečného 58

59 Co nesledujeme? Bibliografické a konzultační služby Meziknihovní výpůjční služby Publikační činnost Pohotovost výpůjčních služeb Efektivnost zpracování KF Podpora vzdělávání pracovníků Úroveň kvalifikace pracovníků Proporce pracovníků: služby, zpracování IT Počet obslužných míst, poboček Činnost knihovny jako informačního centra

60 K čemu využíváte benchmarking? Chci vědět, jak na tom je moje knihovna 78 Snažím se podle výsledků něco v knihovně změnit 42 Zajímá mě, jak na tom jsou jiné knihovny, které znám. 40 O výsledcích informuji pracovníky knihovny, aby si uvědomili, jak na tom jsme 37 O výsledcích informuji svého zřizovatele 24 Zjištěné údaje používám jako argument, když žádám o zvýšení rozpočtu 22 Zjištěné údaje používám jako argument, když chce obec omezit činnost knihovny 15 Některá čísla uvádím ve výroční zprávě. 13 Zjištěné údaje využívám při přípravě nového projektu 12 Benchmarking mi pomohl něco v knihovně změnit 3 Moc mě to nezajímá, ale chtěla to vedoucí či metodička 1 Jen tak ze zájmu. 0

61 Co se podařilo změnit? Doplňování KF Zvýšení financování Proporce knih a časopisů Rozšíření a změna provozní doby Postoj zaměstnanců k rozšiřování provozní doby a ke zvýšení počtu akcí Zvýšení počtu akcí Více počítačů s internetem Změna postoje zřizovatele pobočky, počet pracovníků Uvědomit si své slabiny

62 Co je obtížně ovlivnitelné? Prostor knihovny Personální zajištění Provozní doba Rozpočet knihovny Štěstí přeje připraveným

63 Postup benchmarkingu V čem pomůže projekt? Analýza vlastních výkonů a situace Měřit dosažené výsledky Nalézt knihovnu, která je nejlepší Co musíte udělat knihovna? Porovnat vlastní situaci, využít postupy a řešení Analýza nejlepšího, proč je úspěšný? Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!! 63

64 Důležité odkazy Informace o projektu Benchmarking knihoven 1/Benchmarking.htm Článek Knižnice, 2013, č. 3 Článek Čtenář, 2015, č. 5, s Článek Benchmarking knihoven a německý Bibliotheksindex, In: Knihovna pro všechny, Ostrava, Moravskoslezká vědecká knihovna 2015, s Databáze benchmarkingu Kontakty na NK ČR vit.richter@nkp.cz vláda.pillerova@nkp.cz 64

65 Staňte se lepší knihovnou dříve, než vaše chybičky odhalí váš zřizovatel 65

66 Děkuji za pozornost! 66