Automatizace a elektronické zpracování faktur

Transkript

1 Automatizace a elektronické zpracování faktur Pokračování série workshopů Bezpapírové organizace 2010 Exact

2 Agenda Představení firem Exact a PosAm Proč uvažovat o automatizaci a elektronickém zpracování Koncepce společného řešení Proces automatizace a elektronického zpracování Vstup papírové faktury do procesu Zavedení do podnikového systému a workflow faktury Úspory a další přínosy řešení Otázky a odpovědi 10/13/ Exact 2

3 Automatizace a elektronické zpracování faktur Představení firem Exact a PosAm 2010 Exact

4 O společnosti Exact Založena 1984 (25 let zkušeností) Euronext Amsterdam od 1999 Tržby 2009: 232 mil EUR EBIT 2009: 54,3 mil EUR zaměstnanců Působnost v 60 zemích světa zákazníků ve 131 zemích Sídlo město Delft, Holandsko 10/13/ Exact 4

5 Organizační struktura 2010 Exact

6 Exact ve světě Americas: 920 Employees Partners ~20,000 Customers 20% EBITDA Margin 44% Recurring Rev. EMEA: 645 Employees Partners ~26,000 Customers 22% EBITDA Margin 48% Recurring Rev. Netherlands: 600 Employees 100+ Partners ~52,000 Customers 45% EBITDA Margin 59% Recurring Rev. APAC: 130 Employees ~800 Customers 21% EBITDA Margin 35% Recurring Rev Exact

7 Vybraní globální zákazníci 2010 Exact

8 Finanční výsledky 2010 Exact

9 Hlavní finanční ukazatele Total Revenue EBITDA ,6 21,7% 57 58,2 22,6% 22,3% 54,3 23,4% Exact

10 Cílový trh Exact s Strategy Framework October 13, Exact

11 Exact cílový trh Exact s Target Market 2010 Exact 11

12 Zákaznická charakteristika Exact s Strategy Framework October 13, Exact

13 Charakteristika zákazníků 2010 Exact 13

14 Tradiční nabídka ERP výrobců Historicky se výrobci SW orientovali na automatizaci administrativní části společnosti Dnes mnoho malých a středních podniků požaduje pouze jednoduchou automatizaci back-office procesů za použití tradičního ERP software Omezená pozornost na klíčové procesy ve společnostech a procesy podporující tyto činnosti jsou důsledkem následující situace v mnoha společnostech Exact 14

15 Současná ICT realita Exact s Strategy Framework October 13, Exact

16 Konsekvence I. Klíčové procesy dodávající přidanou hodnotu jsou velmi často zajišťovány manuálně nebo prostřednictvím několika nepropojených IT nástrojů stejné údaje jsou tak zadávány několikanásobně, vznikají duplicity v datech, vypovídající hodnota takových dat je velmi špatná. Informace jsou uloženy na lokálních harddiscích nebo souborových serverech velmi limitovaný přístup k relevantním informacím, vysoká závislost na jednotlivcích Exact 16

17 Konsekvence II. Nedostatek propojení a procesní integrace mezi back office a front office vede k neefektivní komunikaci a spolupráci = v důsledku zbytečný nárůst personálních zdrojů a dalších nákladů. Chybí jednotný nástroj, který by sjednotil informace i procesy, pro zajištění spolupráce Vaší společnosti s klíčovými externími společnostmi (zákazníci, dodavatelé) V důsledku všech zmiňovaných faktů se společnosti více zaměřují na pokročilé SW nástroje, které lépe podpoří tvorbu přidané hodnoty i veškeré související klíčové procesy v organizaci ( front office ) 2010 Exact 17

18 Exact nabídka 2010 Exact

19 Exact nabídka II. Centrálně uložené informace nezávislé na odděleních, jednotlivcích, nebo procesech pomáhá jednotlivcům nalézt klíčové informace v organizaci. Lepší kvalita informací pomáhá rychlejšímu a přesnějšímu rozhodování Efektivnější komunikace a spolupráce vede k redukci zdrojů a nákladů 2010 Exact 19

20 Exact nabídka III. Přidaná hodnota - zaměření na její tvorbu a dodávku pomáhá společnostem lépe bojovat s konkurencí a zároveň lépe kontrolovat procesy v organizaci Integrace, propojení všech zdrojů a business procesů do jednoho systému poskytuje souvislý a efektivní tok všech procesů, který je jednoduché sledovat a řídit Integrace externích vztahů (zákazník,dodavatel) zákaznicky orientovaný informační systém umožňuje bližší spolupráci se zákazníky či dodavateli a poskytuje všem zúčastněným pocit sounáležitosti s touto business komunitou 2010 Exact 20

21 Produktové portfolio Exact s Strategy Framework October 13, Exact

22 Exact produktové portfolio 2010 Exact

23 Exact Globe: o produktu - Řízení financí a administrativy -Nákup a skladování - Plánování a výroba -Prodej a řízení servisu 2010 Exact 23

24 Exact Globe Poskytuje kontrolu a podporu rozhodování založených na skutečném pohledu přes všechny informace Integruje základní procesy společnosti jako: Řízení financí a administrativy Nákup a skladování Plánování a výroba Prodej a řízení servisu Exact Globe: Driving productivity across your business 2010 Exact 24

25 Exact Synergy: o produktu - motor, který pohání Vaše podnikání - řídí a kontroluje Vaše pracovníky - je nablízku Vašim zákazníkům -rozšiřuje finanční kontrolu na všechny oblasti Vašeho podnikání 2010 Exact 25

26 Exact Synergy Web-based aplikace, která podporuje integraci, řízení, kontrolu a zlepšuje spolupráci Sjednocuje procesy a propojuje informace Navržena pro zlepšení podnikatelských výsledků Výsledkem je jasná struktura a sdílení veškerých informací v jednom prostředí Exact Synergy: Bringing connected insight to your business 2010 Exact 26

27 EBA architecture EXACT Business Analytics Back-Office Database(s) e.g. Globe Power Users Front-Office Database(s) e.g. e-synergy Legacy database(s) e.g. Other ERP EBA Standard Users (Business User, Business User Plus, Dashboard, Web) Spreadsheets / Access Express Users Exact Event Manager 2010 Exact

28 10/13/2010 To change Footer click Insert > Header & Footer 2010 Exact 28

29 Osobní homepage poskytuje pohled na výkonnost společnosti nebo jednotlivce Exact Synergy: Bringing connected insight to your business 2010 Exact 29

30 Řídit vaše zdroje přímo z prostředí MS Outlook Exact Synergy: Bringing connected insight to your business 2010 Exact 30

31 Plná integrace do Synergy Enterprise vám dává okamžitý pohled o dostupnosti vašich kolegů 10/13/ Exact 31

32 Řídit mezinárodní pobočky a jejich vzdálené administrátory Exact Synergy: Bringing connected insight to your business 2010 Exact 32

33 Připojovat oskenované kopie faktur, účtenek..a připojovat je k vašim schvalovacím procesům Exact Synergy: Bringing connected insight to your business 2010 Exact 33

34 Zaměstnanci mohou bezpečně přistupovat ke svým osobním záznamům. Zaměstnanecká karta poskytuje relevantní informace o zaměstnanci. Exact Synergy: Bringing connected insight to your business 2010 Exact 34

35 Všechny související společnosti, transakce (obrat/náklady), projekty, workflow a dokumenty mohou být jednoduše nalezeny. Exact Synergy: Bringing connected insight to your business 2010 Exact 35

36 Nelimitovaný počet procesů může být naimplementován pro podporu procesního řízení společnosti Exact 36

37 Proces může mít několik kroků, každý krok má přidělenou kompetentní osobu (roli) Exact 37

38 Aplikace poskytuje mnoho předefinovaných reportů, nástroj pro tvorbu vlastních analýz (pivotní analýzy) a export do MS Excel, Word Exact 38

39 Synergy je platforma pro sdílení informací mezi zaměstnanci, partnery, zákazníky prostřednictvím integrovaných portálů Exact 39

40 Někteří zákazníci Synergy Enterprise v ČR 10/13/ Exact 40

41 PosAm Praha, spol. s r.o. Holečkova 103/31 PSČ Praha

42 PosAm Praha, spol. s r.o. - profil Působení na českém trhu od roku 1992 Dodávky informačních systémů, digitalizace, automatizované zpracování a archivace papírových dokumentů, vytěžování dat, optimalizace procesů Komplexní řešení i samostatné dodávky v sektoru bankovnictví, pojišťovnictví, leasingu, státní správy, telekomunikací, energetiky a průmyslu Držitel certifikátu systému řízení jakosti ISO 9001:2008 a systému environmentálního managementu ISO 14001: /13/201 42

43 PosAm Praha, spol. s r.o. - služby Skenování (digitalizace) dokumentů Vytěžování dat z naskenovaných i ručně vyplněných dokumentů (faktury, platební příkazy, formuláře, smlouvy, dotazníky pro veřejné průzkumy, marketingové kampaně apod.) Systémy pro správu a archivaci dokumentů (DMS) Outsourcing služeb (skenování dokumentů a jejich vkládání do DMS), vytěžování dat, správa počítačových sítí, servisní činnost) Implementace a integrace rozsáhlých IT projektů Grafika a prepress Dodávka technického vybavení/skenovací pracoviště na klíč Zajištění technické podpory 10/13/201 43

44 PosAm Praha, spol. s r.o. - reference Česká spořitelna, a.s. Kooperativa pojišťovna a.s. Penzijní fond České spořitelny, a.s. společnosti skupiny ING Group Česká podnikatelská pojišťovna, a.s. METROSTAV, a.s. Register trestů GP SR 10/13/201 44

45 Automatizace a elektronické zpracování faktur Proč uvažovat o automatizaci a elektronickém zpracování 2010 Exact

46 Může si vaše firma dovolit ruční zpracování faktur? 10/13/ Exact 46

47 INVOICES 5-5 Automaticky vám připraví všechny příchozí faktury pro další zpracování PosAm 2010

48 Zpracování příchozích faktur vás stojí tisíce Náklady ručního zpracování plynou z: Ručního přepisování Předávání dokumentů z ruky do ruky Ztráta slev za časné platby Penále za zpožděné úhrady Chyby ručního zadávání Špatné vztahy s dodavateli Zpožděné a nepřesné finanční informace Komplikovaný přístup do archívu Těmto nákladům je je možné se vyhnout

49 Snížení nákladů, bezpečnější procesy, Zlepšení vztahů Výhody automatizace zpracování plynou z: Ručně Ručního se již nic přepisování nepřepisuje Předávání Předávání z ruky dokumentů ruky je nahrazeno z ruky do ruky automatickým procesem Zpřístupní Ztráta se slev slevy za za časné včasné platby platby Odpadnou Penále penalizace zpožděné za pozdní úhrady úhrady Eliminují Chyby se ručního chyby vzniklé zadávání překlepy Zlepší Špatné se vztahy vztahy s dodavateli s Rychlé Zpožděné a přesnéa finanční nepřesné informace finanční informace Rychlý Komplikovaný a snadný přístup přístup k archívu do archívu

50 Automatizace a elektronické zpracování faktur Koncepce společného řešení 2010 Exact

51 DOCUMENTS for INVOICES v návaznosti na další systémy

52 Koncepce řešení 10/13/ Exact 52

53 Koncepce řešení Iniciace workflow, výměna dat potřebných pro schvalování a informací o stavu schvalování 2 Přenos datového souboru faktury 1a Přenos image faktury 10/13/ Exact 53 1b

54 Automatizace a elektronické zpracování faktur Proces automatizace a elektronického zpracování 2010 Exact

55 Začlenění produktu ReadSoft Documents for INVOICES 10/13/ Exact 55

56 Úvod Úvod do do DOCUMENTS DOCUMENTS for for INVOICES INVOICES VLASTNOSTI systému DOCUMENTS for INVOICES INVOICES umí zpracovat Všechny formáty zahrnující XML, PDF, obrazové a textové soubory Všechny typy nosičů zahrnující papír, a fax Všechny typy faktur včetně vícestránkových i s řádkovými položkami Rychlé a přesné vytěžení informací INVOICES bude integrováno do vašeho IT prostředí Plná online integrace s vašim finančním systémem Škálovatelnost dle denního počtu zpracovávaných faktur Otevřená architektura pro integraci s dalšími systémy Citrix / Terminal Server Podpora Script Based updates Dostupnost jazykových mutací Plná podpora českých znaků INVOICES se rychle stane součástí vašeho procesu Příjemné intuitivní prostředí Rychlá a jednoduchá verifikace Snadné naučení a používání Rozšiřující nápověda přímo na obrazovce

57 Úvod Úvod do do DOCUMENTS DOCUMENTS for for INVOICES INVOICES DOCUMENTS for INVOICES automatizuje a bezpečnost INVOICES plná automatizace Automatické rozpoznání známého vzoru faktur Identifikace dodavatele porovnáváním u neznámých vzorů faktur Identifikace odběratele porovnáváním u neznámých vzorů faktur Automatická klasifikace faktury na neznámém vzoru faktury Obecná nákladová faktura nebo Fakturace objednávky Faktura nebo Zpráva o úhradě Automatické nasměrování faktury do správné fronty zpracování INVOICES bezpečnost zpracování Podporou standardu Sarbanes-Oxley Act Ověřováním uživatelů Uživatelskými rolemi Auditováním činností v systému Zavedení pravidel schvalování Kontrolou licencí

58 Přehled Přehled funkcí funkcídocuments for for INVOICES INVOICES ReadSoft Reproter for invoices Interaktivní statistika zobrazuje Časové výseče a souhrny Objemy dokladů Časové Finanční Vytíženosti lidských zdrojů Finanční náhledy Auditové náhledy

59 Implementace Kroky nasazení Přehled Přehled funkcí funkcídocuments for for INVOICES INVOICES

60 Přehled procesů produktu ReadSoft Documents for INVOICES

61 Přehled Přehled funkcí funkcídocuments for for INVOICES INVOICES INVOICES 5-5 kroky procesu INVOICES 5-5 Kontrola Zachycení n n Fyzický dopis Elektronická komunikace Identifikace dodavatele Identifikace odběratele a třídění Vytěžení informací správnosti n Separace opravy Archivace Automatická kontrola správnosti Prvotní archivace Konečná archivace Master data Integrace ERP nebo účetní software ( GLOBE) Archív ( SYNERGY)

62 Přehled Přehled funkcí funkcídocuments for for INVOICES INVOICES Vyšší standardy pro elektronické faktury Jakékoli standardní XML soubory Automatizovaná interakce s webovými stránkami Zpracování formátu EDI PDF, digitální obrazy, a faxy Automatické vytvoření ostrého obrazu dokumentu pro Kontroly Workflow Archivaci...

63 Přehled Přehled funkcí funkcídocuments for for INVOICES INVOICES Pořízení dat první krok k automatickému zpracování INVOICES najdou relevantní popisky a loga Relevantní hodnoty jsou připojeny k relevantním popiskům Rozpoznané skupiny hodnot jsou připraveny ke kontrole, spolupráci s ERP a následné zpracování

64 Přehled Přehled funkcí funkcídocuments for for INVOICES INVOICES Všechny informace které potřebujete Informace o dodavateli a kupci Pole hlavičky Řádkové položky Bankovní informace Sazby DPH

65 Začlenění Exact Globe / Registru došlých faktur 10/13/ Exact 65

66 Jak obvykle vypadá proces příjmu a kontroly nákupních faktur? 10/13/ Exact 66

67 Obvyklý proces zpracování faktur Probíhá kontrola před zaúčtováním do účetnictví (Proběhne zadání do registru dodavatelských faktur) Administrativa opatří fakturu košilkou Faktury jsou zasílány různým, nebo i více oddělením Kontroluje se správnost dat Řeší se chyby s dodavatelem Po schválení se faktura zadá do účetnictví 10/13/ Exact 67

68 Vstupu faktury do Globe A/ Proces bez PosAm Documents for INVOICES B/ Proces s využitím PosAm Documents for INVOICES (v obou případech s využitím modulu Registr došlých faktur) 10/13/ Exact 68

69 Registr došlých faktur Faktury načteme do Registru z XML souboru Image faktury je vložen do XML souboru do tagu pro binární data 10/13/ Exact 69

70 Začlenění Exact Synergy / workflow a správy dokumentů 10/13/ Exact 70

71 Kroky procesu workflow Synergy Obousměrná synchronizace dat mezi Globe a Synergy Synchonizační job (CSIIRPoll.exe) Faktura zatím čeká v Globe na dokončení schvalovacího workflow Sekvenční nebo souběžný schvalovací proces podle nastavení konkrétního registru Náhled faktury je uložen do archivu a je k dispozici schvalovateli formou do náhledu 10/13/ Exact 71

72 Elektronické workflow Workflow schválení faktury Hodnoty z Registru, resp. vytěžené faktury Náhled faktury 10/13/ Exact 72

73 Registr došlých faktur / Workflow Automatizuje registraci, autorizaci a zaúčtování faktur Načtení datových podkladů a řízení schvalování elektronickou formou minimalizuje pracnost a redukuje pravděpodobnost chyb Vytvořením různých registrů získáváte nástroj pro přehledné řízení procesu, monitoring stavu a dalších důležitých informací Faktury nikdy nezadáváte do systému 2x 10/13/ Exact 73

74 Ukázka živého prostředí

75 Automatizace a elektronické zpracování faktur Zavedení faktury do Exact Globe a průběh schvalovacího procesu 2010 Exact

76 Načtení faktury 10/13/ Exact 76

77 Menu modulu Registr došlých faktur 2010 Exact

78 Seznam došlých faktur po načtení z XML 2010 Exact

79 Detail faktury po načtení z XML Image faktury (binární data z XML struktury) je přiložen jako příloha 2010 Exact

80 Náhled souboru přílohy Detaily přílohy 2010 Exact

81 Automatická iniciace workflow schvalovacího procesu 10/13/ Exact 81

82 Požadavek workflow na schválení příchozí faktury Detaily faktury Náhled přílohy 2010 Exact

83 požadavek na schválení příchozí faktury (pokračování) Detaily předkontace z Exact Globe Detaily schvalovacího procesu, tj. osoby, pořadí, status, aj Exact

84 Image faktury po uložení v archivu (modul: Dokumenty) Příloha dokumentu zobrazovaná v náhledu Vazby na další entity v systému 2010 Exact

85 Kód registru ovlivňuje přiřazení schvalovatelů a typ schvalovacího procesu 2010 Exact

86 Na základě nastavení kódu registru je do schvalovacího procesu zkopírována metoda schvalování (v tomto případě sekvenčně) a schvalovatelé 2010 Exact

87 Schválení / zamítnutí faktury Prostor pro komentáře ke schvalovacímu procesu 2010 Exact

88 U faktur schvalovaných souběžně nezávisí na pořadí akceptace jednotlivými schvalovateli 2010 Exact

89 Automatická iniciace workflow schvalovacího procesu 10/13/ Exact 89

90 Ukončené workflow 2010 Exact

91 Všichni schvalovatelé odsouhlasili fakturu 2010 Exact

92 Vzniklé transakce je možné kdykoliv dohledat podle celé řady kritérií 2010 Exact

93 projít si zaúčtování v různém zobrazení dle data, dle účtu hlavní knihy, atd. Exportovat transakce, zobrazit přílohy 2010 Exact

94 Případně změnit některé analytické údaje transakce (na základě práv a pravidel) 2010 Exact

95 Automatizace a elektronické zpracování faktur Úspory a další přínosy řešení 2010 Exact

96 Náklady ručního zpracování Počet Denně Týdně Měsíčně Ročně Faktura 166,66 833, , Čas na přepsání - sekund , , hodin ročně 5366,66 hod Mzdové náklady Hrubá (na pracovníka) ,00 Kč 1 300,00 Kč 6 500,00 Kč ,00 Kč ,00 Kč Hrubý na hod 162,50 Kč Superhrubá mzda (cca) ,00 Kč 1 740,00 Kč 8 700,00 Kč ,00 Kč ,00 Kč Super hr na dod 217,50 Kč Energetické náklady Cena kw/h PC + Monitor (350 W + 27W) 4,50 Kč 36,13 Kč 180,65 Kč 758,71 Kč 9 104,55 Kč Za tři roky Mzdové náklady na faktury 29,18 Kč 4 863,54 Kč ,71 Kč ,83 Kč ,00 Kč ,00 Kč Energetické náklady na fakturu 0,23 Kč Celkem náklady na fakturu 29,41 Kč

97 Náklady automatického zpracování Počet Denně Týdně Měsíčně Ročně Faktura 166,67 833, , ,00 Čas na přepsání - sekund , , , ,00 hodin ročně 1073,33 hod Mzdové náklady Hrubá (na pracovníka) ,00 Kč 1 300,00 Kč 6 500,00 Kč ,00 Kč ,00 Hrubý na hod 162,50 Kč Superhrubá mzda (cca) ,00 Kč 1 740,00 Kč 8 700,00 Kč ,00 Kč ,00 Super hr na dod 217,50 Kč Energetické náklady Cena kw/h PC + Monitor (350 W + 27W) 4,50 Kč 7,23 Kč 36,13 Kč 151,74 Kč 1 820,91 Kč Licenční poplatek + rozpuštěná cena implementace a technické podpory Implementace jednorázově Impl. rozpuštěná do 36 měs. 4444,44 Technická podpora měsíčně 4950 Licenční poplatek měsíčně Za ks Denně Týdně Měsíčně Ročně ReadSoft 10,80 Kč 1 799,47 Kč 8 997,36 Kč ,44 Kč ,33 Kč Mzdové náklady na faktury 5,84 Kč 972,71 Kč 4 863,54 Kč ,17 Kč ,00 Kč ,00 Kč Energetické náklady na fakturu 0,05 Kč Celkem náklady na fakturu 16,68 Kč

98 Porovnání nákladovosti Vaše Náklady S PosAm Úspora Za Kus 29,41 Kč 16,68 Kč 12,73 Kč Za měsíc ,83 Kč ,35 Kč ,48 Kč Za rok ,00 Kč ,24 Kč ,76 Kč Za tři roky ,00 Kč ,73 Kč ,27 Kč

99 Přínosy řešení Kompletně digitální proces (A-Z) Bezpečné schvalování přes zaměstnanecký portál Synergy Přednastavená schvalovací kolečka Transparentní a dohledatelné (Workflow, Dokumenty) Šetříme životní prostředí 10/13/ Exact 99

100 ReadSoft Documents for Invoices, Registr došlých faktur a Workflow umožňuje řešit proces kompletně elektronicky a zvýšit tak efektivitu celého procesu. 10/13/ Exact 100

101 Automatizace a elektronické zpracování faktur Otázky a odpovědi 2010 Exact

102 Moduly Registru došlých faktur S Registrem došlých faktur je verifikace a schvalování přesunuta do Workflow v Exact Synergy Enterprise. Pro zprovoznění jsou potřeba následující moduly: SE5311 (Globe) SE5482 (Globe) YA5311 (Synergy Enterprise) 10/13/ Exact 102

103 2010 Exact

104 10/13/ Exact 104

105 Thank You! 2010 Exact