Lékařská fakulta v Hradci Králové, Univerzita Karlova v Praze. Opatření děkana č. 1 /

Transkript

1 Lékařská fakulta v Hradci Králové, Univerzita Karlova v Praze Opatření děkana č. 1 / Název: Režim účtování a oběhu účetních dokladů projektu č. CZ.1.05/4.1.00/ Výukové a výzkumné centrum UK v Hradci Králové Platnost a účinnost: podpisem děkana Toto opatření děkana je závazné pro všechny zaměstnance podílející se na finančních operacích spojených s realizací projektu č. CZ.1.05/4.1.00/ Výukové a výzkumné centrum UK v Hradci Králové a čerpáním všech finančních prostředků schválených Rozhodnutím MŠMT o poskytnutí dotace č. 0152/04/01 a jeho přílohami. Čl. 1 Účtování projektu a účtový rozvrh (1) Pro potřeby účtování projektu se používá současný účtový rozvrh Lékařské fakulty v členění na stávající syntetické a analytické účty. Čl. 2 Oddělení účetních operací projektu (1) V rámci vnitropodnikového účetnictví jsou zavedeny čtyři samostatné zakázky a tři střediska: a) Pro způsobilé výdaje projektu investiční zakázka č b) Pro způsobilé výdaje projektu neinvestiční zakázka č c) Pro nezpůsobilé výdaje a příjmy projektu investiční zakázka č d) Pro nezpůsobilé výdaje projektu neinvestiční zakázka č e) Pro způsobilé výdaje projektu středisko č f) Pro nezpůsobilé výdaje a příjmy investiční projektu středisko č g) Pro nezpůsobilé výdaje a příjmy neinvestiční projektu středisko č (2) Na tato střediska a zakázky se účtují veškeré výdaje projektu, které jsou schváleny Rozhodnutím MŠMT o poskytnutí dotace č. 0152/04/01 a jeho přílohou o rozpočtu projektu. Pro účtování finanční spoluúčasti Farmaceutické fakulty na nezpůsobilých výdajích jsou určena nově zavedená střediska a bez zadání zakázky. (3) Všechny účetní doklady účtované na tyto zakázky budou označeny razítkem s číslem 1

2 a názvem projektu, číslem zakázky a budou podepsány projektovým manažerem jako příkazcem operace a finančním manažerem projektu jako správcem rozpočtu v souladu s nařízením děkana o oběhu účetních dokladů. Čl. 3 Evidence účetních dokladů (1) Doklady účtované na tyto zakázky budou evidovány: a) V originále na ekonomickém oddělení fakulty minimálně po dobu 10 let po ukončení projektu v rámci fakultního účetnictví. b) V jedné kopii v kanceláři projektu pro potřebu fyzického oddělení účetních dokladů projektu po dobu minimálně 10 let po ukončení projektu a pro potřebu kontroly a tvorby monitorovacích zpráv projektu s vyúčtováním. Čl. 4 Účtování nezpůsobilých výdajů a spoluúčasti FaF (1) Nezpůsobilé neinvestiční výdaje a spoluúčast FaF Celkové nezpůsobilé neinvestiční výdaje např ,- Kč, 50 % podíl FaF účet 5.. analytika ,- středisko zakázka 8512 účet 5.. analytika ,- středisko bez zakázky účet 315 analytika ,- bez střediska a bez zakázky pro přefakturaci s FaF (2) Nezpůsobilé investiční výdaje a spoluúčast FaF Celkové nezpůsobilé investiční výdaje např ,- Kč, 50% podíl FaF účet 042 analytika ,- středisko zakázka 8511 účet 042 analytika ,- středisko bez zakázky účet 315 analytika ,- bez střediska a bez zakázky pro přefakuraci s FaF Účetní sestavy z obou zakázek tak zajistí úplný přehled o celkových nezpůsobilých výdajích projektu bez spoluúčasti Farmaceutické fakulty. (3) Spoluúčast Farmaceutické fakulty na nezpůsobilých výdajích a dalších výdajích projektu přesahujících jeho způsobilé výdaje je ve výši 50% těchto částek. O realizaci těchto výdajů bude vždy informována tajemnice Farmaceutické fakulty. Čl. 5 Účtování mezd (1) Provádí se elektronicky přenosem dávky mzdových podkladů od pracovnice mzdové účtárny k pracovnici finanční účtárny. 2

3 (2) Pracovnice mzdové účtárny zajistí vytvoření nových zakázek ve mzdovém programu fakulty. Pro tvorbu a evidenci mezd pracovníků projektu, které jsou financovány z dotace projektu (způsobilých výdajů) bude účtováno na zakázku č. 8502, a současně na středisko č , pro mzdy pracovníků projektu, které jsou financovány z vlastních prostředků (nezpůsobilých výdajů) bude účtováno na zakázku č a současně na středisko č (3) O výši mzdových výdajů na zakázkách 8502 a 8512 vytváří každý měsíc pracovnice mzdové účtárny přehled v členění za jednotlivé zaměstnance a celkem za zakázky. Čl. 6 Nezpůsobilé příjmy projektu (1) Tvoří příjem za plánovaný prodej plynovodní přípojky. (2) Plánovaný příjem z prodeje plynovodní přípojky bude realizován po ukončení stavebních prací a kolaudaci stavby a účtování tohoto příjmu bude provedeno běžným způsobem do výnosů fakulty s uvedením zakázky 8511 a čísla střediska jako skutečný příjem snižující investiční nezpůsobilé výdaje projektu. (3) Příjmy realizované v tomto projektu se dělí 50% na Farmaceutickou a Lékařskou fakultu. O těchto příjmech se účtuje analogicky na principu účtování spolufinancovaných nezpůsobilých výdajů projektu. Čl. 7 Hospodářské výkazy projektu (1) Přehled způsobilých výdajů projektu zajistí počítačové sestavy výdajů za zakázky 8501 a (2) Přehled nezpůsobilých výdajů projektu zajistí počítačové sestavy výdajů za zakázky 8511 a (3) Přehled investičních výdajů projektu zajistí počítačové sestavy výdajů za zakázky 8501 a (4) Přehled neinvestičních výdajů projektu zajistí počítačové sestavy výdajů za zakázky 8502 a (5) Přehled o celkových výdajích projektu zajistí počítačová sestava výdajů za všechny zakázky dohromady, tedy 8501, 8502, 8511 a (6) Přehled o 50% příspěvku Farmaceutické fakulty na nezpůsobilé výdaje projektu zajistí porovnání sestav dle bodu (2) se sestavami za střediska a bez zadání zakázky. 3

4 Čl. 8 Kontrola účtování projektu (1) Pro potřebu kontroly účtování a plnění rozpočtu bude finanční manažer projektu předkládat měsíčně sestavu o hospodaření projektu zástupci řídícího týmu projektu. (2) Měsíční sestavu o hospodaření projektu konzultuje finanční manažer s ekonomickým oddělením fakulty, přehled předává vedením obou fakult k odsouhlasení před měsíční uzávěrkou hospodaření, nejdéle do 15. dne následujícího měsíce. (3) Kontrola hospodaření projektu bude prováděna každoročně i nezávislým auditorem vždy nejdéle do konce 1. měsíce následujícího roku. Čl. 9 Oběh účetních dokladů spojených s realizací projektu CZ.1.05/4.1.00/ Oběh účetních dokladů vychází z platné směrnice a je dále upřesněn následujícími ustanoveními. (1) Pro potřebu tohoto Opatření rozlišujeme oběh účetních dokladů spojený se způsobilými výdaji projektu a dokladů spojených s nezpůsobilými výdaji a příjmy projektu. Čl. 10 Hlavní cíle Opatření k oběhu účetních dokladů (1) Mezi hlavní cíle Opatření patří zabezpečení včasného, úplného, správného a hlavně odděleného účtování výdajů a příjmů obsažených v rozpočtu realizovaného projektu. (2) Dále úplná, správná a oddělená archivace kopií všech s projektem souvisejících dokladů zajišťující jejich samostatnou kontrolu a tvorbu čtvrtletních monitorovacích zpráv, které jsou pravidelně předkládány Řídícímu orgánu projektu na MŠMT k vyúčtování poskytnuté dotace. Čl. 11 Způsobilé výdaje projektu (1) Jsou výdaje uskutečněné Lékařskou fakultou při realizaci projektu výstavby Výukového a výzkumného centra UK v Hradci Králové, které jsou schváleny v rozpočtu projektu, proplaceny z dotace poskytnuté na projekt a realizovány na vrub projektového účtu č /0300. (2) Způsobilé výdaje projektu jsou dokládány těmito účetními a dalšími doklady: a) Objednávky na dodávky služeb a zboží b) Výdajový pokladní doklad pro hotovostní výdaje c) Dodavatelské faktury d) Bankovní výpisy z účtu projektu č /0300 4

5 e) Smlouvy f) Mzdové podklady k zaúčtování Čl. 12 Nezpůsobilé výdaje a příjmy projektu (1) Jsou výdaje a příjmy uskutečněné Lékařskou fakultou při realizaci projektu výstavby Výukového a výzkumného centra UK v Hradci Králové, které jsou naplánovány, obsaženy a schváleny v rozpočtu projektu a realizovány na vrub či ve prospěch běžného účtu fakulty. (2) Nezpůsobilé výdaje a příjmy projektu jsou dokládány těmito účetními a dalšími doklady: a) Objednávky na dodávky služeb a zboží b) Výdajový a příjmový doklad pro hotovostní výdaje a příjmy c) Dodavatelské faktury d) Vydané faktury e) Smlouvy f) Mzdové podklady k zaúčtování Čl. 13 Přezkušování účetních dokladů (1) Účetní doklady projektu se přezkušují z hlediska: a) formálního účetní pracovníci přezkoušejí účetní doklady před jejich zúčtováním. Kontrolují, zda mají náležitosti předepsané zákonem o účetnictví, že jsou podepsány pracovníky oprávněnými nařizovat nebo schvalovat operace, jež jsou zachyceny v účetních dokladech. Při přezkušování přípustnosti operací posuzuje odpovědný pracovník, zda realizace účetní operace není v rozporu s platnými právními předpisy a vnitřními předpisy organizace. Pokud zjistí odpovědný pracovník nepřípustnost určité operace, uvědomí o tom neprodleně vedoucího ekonomického oddělení, který zajistí nápravu. V závažných případech informuje tajemníka případně děkana fakulty. b) věcného - tj. z hlediska správnosti (i početní) údajů obsažených v účetních dokladech. Toto přezkoušení provádějí manažer projektu (příkazce operace) a finanční manažer projektu (správce rozpočtu), případně jejich zástupci, kteří provedení těchto prací nařídili nebo schválili. Tito pracovníci svým podpisem potvrzují, že souhlasí s účetní operací, že fakturovaná práce odpovídá skutečnosti, že souhlasí se způsobem provedení účtovaných prací i účtovanou cenou. Provedení této kontroly potvrzují pracovníci razítkem projektu Mephared a svým podpisem. Tímto potvrzením účetního dokladu přebírají odpovědnost za věcnou správnost. 5

6 Čl. 14 Oběh účetních dokladů projektu I. Objednávání zboží a služeb a) Vystavuje elektronicky v aplikaci EIS finanční manažer projektu. b) Správnost schvaluje elektronicky manažer projektu. c) Souhlas s provedenou objednávkou potvrzuje elektronicky tajemnice fakulty. d) Potvrzená objednávka se předává na ekonomické oddělení fakulty k vyřízení. e) Finanční manažer projektu opatří originál objednávky razítkem projektu a podpisem f) Finanční manažer projektu vytvoří kopii objednávky a eviduje ji v kanceláři projektu. II. Výdajový pokladní doklad a) Žádost o hotovostní výdaj vystavuje finanční manažer projektu. b) Správnost schvaluje manažer projektu. c) Souhlas s provedením výdaje potvrzuje tajemnice fakulty. d) Potvrzená žádost se předává na ekonomické oddělení k vyřízení. e) Finanční manažer projektu opatří originál pokladního dokladu razítkem projektu a podpisem f) Finanční manažer projektu vytvoří kopie dokladů a eviduje je v kanceláři projektu. III. Dodavatelské faktury a) pořizuje elektronicky do aplikace EIS pracovnice účtárny a zajišťuje párování na příslušnou objednávku. b) Správnost schvalují elektronicky finanční manažer projektu a manažer projektu. c) Souhlas s proplacením faktury potvrzuje elektronicky tajemnice fakulty. d) Potvrzená faktura se předává na ekonomické oddělení fakulty k vyřízení. e) Finanční manažer projektu opatří originál faktury razítkem projektu a podpisem f) Finanční manažer projektu vytvoří kopie dokladů a eviduje je v kanceláři projektu. IV. Vydané faktury a) Jsou vystaveny v momentě vzniku nezpůsobilého výdaje projektu formou 50% předfakturace těchto výdajů b) Finanční manažer projektu dává pokyny pracovníkům účtárny k vystavení vydané faktury po každém nezpůsobilém výdaji dle rozpočtu projektu realizovaném z běžného účtu fakulty. c) Souhlas s vystavením faktury potvrzuje tajemnice fakulty. d) Finanční manažer projektu opatří originál vydané faktury razítkem projektu a podpisem e) Finanční manažer projektu vytvoří kopie dokladů a eviduje je v kanceláři projektu. V. Bankovní výpisy z projektového účtu a) Originál bankovního výpisu získává a eviduje pracovnice účtárny. b) Finanční manažer projektu opatří originál bankovního výpisu razítkem projektu a podpisem c) Finanční manažer projektu vytvoří kopie výpisů a eviduje je v kanceláři projektu. 6

7 VI. Smlouvy a) Návrh na uzavření smlouvy podává manažer projektu. b) Souhlas s návrhem smlouvy potvrzuje tajemnice fakulty a zároveň tajemnice farmaceutické fakulty. c) Písemná smlouva musí mít podobu v souladu s pravidly publicity projektu. c) Souhlas s uzavřením smlouvy potvrzuje svým podpisem na smlouvě děkan Lékařské fakulty. d) Finanční manažer projektu opatří originál písemné smlouvy razítkem projektu, podpisem svým a projektového manažera a zajistí její uložení na děkanátu Lékařské fakulty. e) Finanční manažer projektu vytvoří kopii písemné smlouvy a eviduje ji v kanceláři projektu. VII. Mzdové podklady k zaúčtování a) Pracovnice mzdové účtárny pořizuje mzdy pracovníků projektu odděleně na dvou zakázkách pro pracovníky vedené ve způsobilých výdajích projektu a samostatně pro pracovníky vedené v nezpůsobilých výdajích projektu. b) Pracovnice mzdové účtárny zajistí každý měsíc zaúčtování mezd na tyto zakázky a vytvoří počítačové sestavy podkladů k zaúčtování mzdových výdajů. c) Finanční manažer projektu opatří originály počítačových sestav razítkem projektu a podpisem.svým a projektového manažera. Originály ponechá k evidenci na finanční účtárně. d) Finanční manažer projektu vytvoří kopie mzdových sestav a eviduje je v kanceláři projektu. Čl. 15 Archivace účetních dokladů (1) Archivace účetních dokladů podléhá příslušným předpisům platným pro archivaci účetních, daňových a mzdových dokladů. V Hradci Králové dne Prof. MUDr. RNDr. Miroslav Červinka, CSc. děkan Lékařské fakulty UK v Hradci Králové 7

8 8