Microsoft Office systém verze 2007

Transkript

1 iii Microsoft Office systém verze 2007 Příručka recenzenta Květen 2006 Informace pouze pro tisk: Office Reviews Team Waggener Edstrom Worldwide (503) Rapid Response Team (Tým rychlé odezvy) Waggener Edstrom Worldwide (503)

2 Jedná se o předběţný dokument, který můţe být i podstatně změněn v závislosti na uvedení komerční verze popisovaného softwaru. Zde obsaţené informace vyjadřují postoj a názory společnosti Microsoft Corporation v době zveřejnění tohoto dokumentu. Protoţe společnost Microsoft musí reagovat na podmínky na trhu, nelze tento dokument povaţovat za nějaký závazek ze strany spol. Microsoft. Microsoft nemůţe zaručit přesnost informací kdykoliv po datu zveřejnění tohoto dokumentu Tato příručka recenzenta je určena pouze pro informativní účely. MICROSOFT V SOUVISLOSTI S TÍMTO DOKUMENTEM NEPŘEBÍRÁ ŢÁDNÉ ZÁRUKY, AŤ UŢ PŘÍMO VYJÁDŘENÉ ČI PŘEDPOKLÁDANÉ. Uţivatel je zodpovědný za dodrţování veškerých autorských práv. S výjimkou situací a uţití popsaných autorským zákonem nesmí být tento dokument ani jeho části bez předchozího písemného svolení společnosti Microsoft ţádnou formou reprodukován (elektronicky, mechanicky, fotografickou cestou ani jiným způsobem.) Společnost Microsoft můţe být drţitelem patentů, patentovaných aplikací, ochranných známek, autorských práv a dalšího intelektuálního vlastnictví, které se týkají obsahu tohoto dokumentu. Bez doslovného zplnomocnění na základě písemného licenčního ujednání nelze nic z tohoto dokumentu povaţovat za převod práv k těmto patentům, ochranným známkám, autorským právům a dalšímu intelektuálnímu vlastnictví. Microsoft Corp. One Microsoft Way Redmond, WA USA Jména firem, organizací, produktů, domén a lidí, stejně jako místa, události, loga a adresy elektronické pošty uvedené v příkladu jsou smyšlené. Jakákoliv podobnost se skutečnými firmami, organizacemi, doménami, adresami elektronické pošty, logy, osobami, místy a událostmi je čistě náhodná Microsoft Corporation. Veškerá práva vyhrazena. Microsoft, PowerPoint, SharePoint, Excel, Outlook, OneNote, Groove, Windows, the Windows logo, Windows Vista, PivotTable, PivotChart, Windows Server, InfoPath, Internet Explorer, logo Internet Explorer, Visual Studio, Visio, Microsoft Press, Windows Mobile, Active Directory, Visual Basic, IntelliSense a Visual C# jsou buďto registrované ochranné známky nebo ochranné známky společnosti Microsoft Corp. a skupiny společností Microsoft v USA a dalších zemích. SAP je registrovanou ochrannou známkou společnosti SAP AG v Německu a dalších zemích. Jména a produkty skutečných společností mohou být ochrannými známkami jejich vlastníků.

3 Obsah Rychlý přehled... i Microsoft Office PowerPoint i Microsoft Office Word ii Microsoft Office Excel iv Microsoft Office Outlook vi Microsoft Office SharePoint Server x Microsoft Office Groove xiv Úvod...1 Vývoj nástrojů... 1 Přínos systému Microsoft Office...2 Zvýšení osobního vlivu Uţivatelské rozhraní orientované na výsledky... 2 Rychle vytváření působivých dokumentů... 4 Efektivní správa času a informací... 5 Zjednodušení spolupráce... 9 Sjednocená komunikace... 9 Jediné rozhraní pro správu různých typů komunikace Pracovní prostory spolupráce Vzájemné propojení lidí s lidmi, procesy a daty Zjednodušení procesů a správy obsahu Správa obsahu na úrovni podniku Formuláře na serveru Správa podnikových projetků a portfoliat Lepší přehled o podniku Přehled prostřednictvím rozšíření klientských aplikací Přehled prostřednictvím rozšíření serverů Office Vývoj základů Posílené zabezpečení Otevřené formáty XML Rozšířená dostupnost Migrace a nasazení Rozšíření osobních aplikací systému Microsoft Office Microsoft Office Access Microsoft Office Excel Microsoft Office Groove Microsoft Office InfoPath Microsoft Office OneNote Microsoft Office Outlook Microsoft Office PowerPoint Microsoft Office Project

4 Microsoft Office Project Standard Microsoft Office Project Professional Microsoft Office Publisher Microsoft Office SharePoint Designer Microsoft Office Vision Microsoft Office Word Servery Microsoft Office System Microsoft Office Project Server Microsoft Office Portfolio Server Microsoft Office SharePoint Server Microsoft Office InfoPath 2007 Forms Services Sady systému Microsoft Office Microsoft Office Enterprise Microsoft Office Professional Plus Microsoft Office Professional Microsoft Office Standard Microsoft Office Small Business Edition Microsoft Office Basic Microsoft Office Home and Student Závěr Dodatek A: Požadavky na systém a známé problémy Osobní aplikace a sady systému Microsoft Office Servery Microsoft Office System Microsoft Windows SharePoint Services Microsoft Office Groove Server 2007 Groove Manager Microsoft Office Groove Server 2007 Groove Relay Microsoft Office Groove Server 2007 Groove Data Bridge... 81

5 Rychlý přehled Microsoft Office PowerPoint 2007 S aplikací Office PowerPoint je snadné vytvářet rychle prezentace s bohatou grafikou. Uţivatelé mohou jednotlivé snímky sdílet a opakovaně pouţívat prostřednictvím knihovny snímků na serveru Office SharePoint Server. Seznamy s odrážkami můžete snadno a rychle převést na výrazné grafické prvky prostým kliknutím pravým tlačítkem myši na seznamu a výběrem volby Převést na SmartArt. Kontextové záložky se zobrazují s příkazy, které mají platnost pro objekty, se kterými právě pracujete.. Používejte Předběžný náhled (Live Preview) pro formátování snímků a aplikací nejrůznějších efektů včetně 3D. Pruh usnadňuje vyhledání a použití příslušných příkazů Microsoft Office systém verze 2007 Strana i

6 Sdílejte individuální snímky s ostatními prostřednictvím jejich publikace do knihovny snímků na serveru SharePoint. Po přejetí kurzorem myši přes snímek se zobrazí rozšířený náhled. Opakovaně používejte publikované snímky pro rychlou tvorbu prezentací. Microsoft Office Word 2007 Snadno aktualizujte prezentace propojením snímků s originálními verzemi na serveru Office SharePoint Server. Office Word pomáhá lidem vytvářet a sdílet dokumenty profesionálního vzhledu. S vestavěnými sluţbami pracovního toku, které jsou součástí serveru Office SharePoint Server 2007, mohou Microsoft Office systém verze 2007 Strana ii

7 uţivatelé iniciovat a sledovat revize dokumentu a schvalovací procesy přímo z aplikace Office Word Vkládejte grafy a grafiku do dokumentů. Používejte galerie pro rychlé a bohaté formátování dokumentů. Vkládejte snadno a rychle předpřipravené titulní stránky. Microsoft Office systém verze 2007 Strana iii

8 Microsoft Office Excel 2007 Office Excel nyní obsahuje podmíněné formátování pro lepší vizualizaci dat. Zdokonalené funkce pro tvorbu grafů umoţňují vytvářet profesionálně vyhlíţející grafy na několik kliknutí. Integrace se serverem Office SharePoint Server umoţňuje snadno sdílet a centrálně spravovat tabulky Excelu. Podpora více než 1 miliónů řádků a přes sloupců. Použijte možností podmíněného formátování pro rychlou identifikaci trendů v datech. Použijte možností podmíněného formátování pro rychlou identifikaci trendu v datech. Zdokonalené funkce pro tvorbu grafů umožňují vytvářet profesionálně vyhlížející grafy na několik kliknutí. Microsoft Office systém verze 2007 Strana iv

9 Pracovní sešity Excelu lze snadno centrálně sdílet v rámci organizace prostřednictvím jejich publikace na server správy dokumentů, jakým je např. Office SharePoint Server. Microsoft Office systém verze 2007 Strana v

10 Microsoft Office Outlook 2007 Office Outlook pomáhá uţivatelům lépe spravovat jejich čas a informace. Panel úkolů integruje schůzky a úkoly do jediného zobrazení. Zprávy elektronické pošty lze snadno označovat příznaky pro sledování. Tyto jsou automaticky zařazeny do úkolů. Zobrazte si náhled přílohy současně se zprávou. Panel úkolů integruje schůzky a úkoly do jediného zobrazení. Integrace kanálů RSS umožňuje doručování odebíraných informací přímo do schránky elektronické pošty. Označujte zprávy elektronické pošty příznaky kliknutím pravým tlačítkem myši napravo od zprávy. Tyto zprávy jsou pak automaticky zařazeny do seznamu úkolů k vyřízení. Microsoft Office systém verze 2007 Strana vi

11 Automaticky importujte podrobnosti schůzky z kalendáře aplikace Outlooku do aplikace OneNote pro snadné přidávání poznámek. Více kalendářů je možné zobrazit vedle sebe včetně sdílených kalendářů ze serveru SharePoint. Zobrazení Kalendáře obsahuje integrovaný náhled veškerých schůzek a úkolů pro jednotlivé dny. Microsoft Office systém verze 2007 Strana vii

12 Používejte Okamžité vyhledávání (Outlook Instant Search)pro rychlé vyhledání informací, které potřebujete ať už se nachází ve zprávách elektronické pošty, kalendáři, kontaktech či úkolech. Informace o stavu přítomnosti umožňují kontaktovat danou osobu elektronickou poštou, telefonicky nebo zasláním zprávy přímé komunikace (IM). Microsoft Office systém verze 2007 Strana viii

13 Udržujte synchronizované kopie knihoven dokumentů a seznamů SharePoint ve složkách aplikace Outlook. Microsoft Office systém verze 2007 Strana ix

14 Microsoft Office SharePoint Server 2007 Office SharePoint Server je integrovaná sada snadno použitelných serverových aplikací, které vycházejí vstříc podnikovým potřebám z oblasti správy obsahu a procesů, spolupráce a přístupu k datům. Rychle obnovte smazané položky z Koše. Sledujte stav dokumentů zapojených do pracovního toku a otevírejte nové pracovní toky. Rezervujte si dokument pro provádění úprav a pak ho opět zpřístupněte jiným uživatelům (Check-in a Checkout). Schovávejte si jednotlivé verze dokumentů. Microsoft Office systém verze 2007 Strana x

15 Použijte rozhraní se záložkami pro zúžení rozsahu vyhledávání podle specifických kategorií obsahu. Vyhledávací centrála (Search Center) představuje rychlý způsob vyhledávání obsahu v rámci celého podniku. Sumarizace citlivé na dotazy a zvýraznění usnadňují uživatelům prohlížení výsledků vyhledávání a určování, zda jsou tyto výsledky relevantní. Přihlášení k upozornění pro libovolné vyhledávání. Objeví-li se někde nový obsah, který odpovídá dotazu, zašle vám systém upozornění elektronickou poštou společně se seznamem nově nalezeného obsahu. Microsoft Office systém verze 2007 Strana xi

16 Přidejte renderovaný HTML náhled libovolného 1. sešitu Excelu publikovaného na SharePoint přidáním webové části Excel Web Access na stránku. Rychle editujte libovolnou stránku SharePoint prostřednictvím příkazu Editovat stránku (Edit Page) z nabídky Akce webu (Site Actions). Office SharePoint Server 2007 podporuje celou řadu připravených postupů včetně štítkování, expirace a auditu. Zásady správy informací lze definovat pro celý web nebo specifický seznam, knihovnu nebo typ obsahu. Microsoft Office systém verze 2007 Strana xii

17 Depozitář záznamů usnadňuje sběr obsahu (dokumentů, zpráv elektronické pošty, nedigitálních položek) uplatněním konzistentně prosazovaných zásad, uchováváním položek v závislosti na externích událostech a trvalým odstraněním obsahu. Obsah lze po odeslání do Depozitáře záznamů směrovat do správného umístění v rámci systému správy záznamů na základě typu obsahu. Microsoft Office systém verze 2007 Strana xiii

18 Microsoft Office Groove 2007 Office Groove 2007 poskytuje týmům prostředí pro spolupráci a vytváří podmínky pro práci v rámci celé řady projektových aktivit od spolupráce na jednom dokumentu aţ po přizpůsobená řešení integrovaná s podnikovými procesy. Snadno lze vytvářet pracovní prostory, kde mohou lidé společně pracovat na projektu. Přizvěte ostatní do pracovního prostoru. Soubory můžete tahem myši jednoduše vkládat do pracovního prostoru, kde jsou pak dispozici pro ostatní členy daného pracovního prostoru. Synchronizujte soubory s knihovnami SharePoint pro jejich publikaci po dokončení projektu tak, aby byly k dispozici pro celou organizaci. Přidávejte k pracovnímu prostoru správné nástroje pro danou činnost (například soubory SharePointu). Microsoft Office systém verze 2007 Strana xiv

19 Úvod Pracovní prostředí dnes jiţ nevypadá tak, jako před deseti lety. Nevypadá dokonce ani tak, jako před třemi lety. Při zahájení práce na vývoji nové generace systému Microsoft Office hledala společnost Microsoft Corp. odpověď na relativně jednoduchou otázku: Jak zdokonalit systém Microsoft Office tak, aby lidem a organizacím lépe pomáhal dosáhnout úspěchu ve světě, který prochází radikálními změnami? Verze 2007 Microsoft Office systému je odpovědí na tuto otázku. Tato příručka recenzenta se pokouší vysvětlit, jak byl systém Microsoft Office změněn, aby vybavil lidi i organizace lepšími nástroji pro dosaţení úspěchu v novém pracovním prostředí. Vývoj nástrojů Nový produkt jsme začali budovat na výhodách a schopnostech verze 2003 tak, abychom moţnosti systému Microsoft Office rozšířili daleko mimo oblast osobních počítačů. Systém Microsoft Office nyní nabízí kompletní sadu snadno pouţitelných aplikací pro osobní počítače i servery s novými významnými funkcemi, které jsou zaměřeny především na následující cíle: Zvýšení osobního přínosu. Lidé jsou základním faktorem úspěchu kaţdé organizace. Systém Microsoft Office tady musí maximalizovat individuální přínos jednotlivce. Zjednodušení spolupráce. Systém Microsoft Office musí jednotlivcům umoţňovat snadnou vzájemnou komunikaci a sdílení práce přes fyzické i logické hranice. Zjednodušení procesů a správy obsahu. Microsoft Office musí pomáhat organizacím zpracovávat a spravovat obsah i mimo osobní počítače. Musí také lidem umoţňovat podílet se na společných podnikových procesech prostřednictvím jim známých nástrojů. Zlepšení přehledu o podniku. Systém Microsoft Office musí lidem usnadňovat vyhledávání potřebných informací pro provádění správných rozhodnutí. Také musí poskytovat vhodné nástroje, s jejichţ pomocí získají organizace lepší přehled o svém provozu. Kompletní sada snadno pouţitelných klientských a serverových aplikací systému 2007 Microsoft Office umoţňuje lidem lépe se soustředit na jejich práci a vytvářet tak skutečnou hodnotu. Microsoft Office systém verze 2007 Strana 1

20 Přínos systému Microsoft Office Zvýšení osobního přínosu. Uživatelské rozhraní orientované na výsledky Zamyslete se: Původní aplikace Microsoft Word 1.0 obsahovala pouze 100 příkazů. Microsoft Office Word 2003 měl jiţ příkazů více neţ Není sporu o tom, ţe nové příkazy jsou pro lidi uţitečné. Při tomto mnoţství však můţe být často obtíţné vyhledat a pouţít vţdy ten správný příkaz. Uţivatel tak můţe strávit poměrně hodně času prohlíţením nabídek, podnabídek, dialogových oken a přepínacích voleb, neţ se mu podaří najít příkaz, který potřebuje pro danou operaci. Na základě rozsáhlé vyuţitelnosti dat a podstatného posílení hardwaru a softwaru bylo u sad Microsoft Office 2007 přikročeno k nejzásadnějšímu přepracování uţivatelského rozhraní za posledních deset let. Výsledkem je uţivatelské rozhraní, které lidem usnadňuje vyhledávat vţdy přesně ty funkce, které potřebují pro dosaţení poţadovaných výsledků. Cíle a princip vývoje Základním cílem pro vývoj nového uţivatelského rozhraní bylo podstatně usnadnit uţivatelům vyhledávání a pouţívání pokročilých funkcí aplikací systému Microsoft Office. Dalším významným cílem bylo zachovat úsporný pracovní prostor, který nebude působit rušivě a umoţní uţivateli plně se soustředit na práci. Nové uţivatelské prostředí bylo pouţito v následujících aplikacích systému Microsoft Office: Microsoft Office Word 2007 Microsoft Office Excel 2007 Microsoft Office PowerPoint 2007 Microsoft Office Access 2007 Microsoft Office Outlook 2007 (s výjimkou vlastního jádra aplikace) Klíčové funkce Celkový vzhled přepracovaných aplikací je sice zcela nový, nicméně testování prokázalo, ţe uţivatelé si na nové prostředí zvykají velice rychle a snadno si osvojují nový způsob práce. Snadnost, s jakou lidé pracují s novým rozhraním, je dána především následujícími novými prvky a funkcemi. Pruh karet Tradiční nabídky a panely nástrojů byly nahrazeny zcela novým prvkem, který dostal název pruh karet. Obrazují se pouze ty karty s funkcemi, které odpovídají právě prováděným operacím v dané aplikaci Microsoft Office Tak například Office Word 2007 má karty pro vkládání textu a obrázků, nastavení vzhledu stránky, práci s referencemi, hromadnou korespondenci a revize dokumentů. Office Excel 2007 má podobnou sadu karet, které však odpovídají práci s tabulkovým kalkulátorem: vkládání objektů jako např. grafy a obrázky, nastavení stránky, práce se vzorci, správa a revize dat. Karty usnadňují přístup k funkcím aplikace, protoţe organizují příkazy způsobem, který přesně odpovídá tomu, jak lidé pracují s aplikací. Obr.1: Pruh karet v Office Excel 2007 Microsoft Office systém verze 2007 Strana 2

21 Kontextové záložky Některé příkazy mají smysl pouze při práci s určitým typem objektů. Například příkazy pro úpravu grafů nemají smysl, dokud není na stránku vloţen graf a uţivatel si jej nevybere, aby je mohl upravovat. V předchozích verzích Microsoft Office nebyly příkazy pro práci s grafy úplně snadno dostupné. V Office Excel 2007 se po kliknutí na grafu zobrazí záloţka kontextové karty s příkazy pro úpravu grafů hned vedle ostatních záloţek aplikace Excel. Kontextové záloţky jsou zobrazeny pouze tehdy, kdyţ mohou být zapotřebí, takţe uţivatel můţe snáze najít příkazy, které právě potřebuje. Po jejich pouţití se zas pohodlně vrátí do standardního pracovního prostředí dokumentu. Obr.2: Kontextové záložky upozorňují uživatele na potřebné funkce tehdy, kdy jsou zapotřebí. Galerie Galerie jsou srdcem přepracovaných aplikací. Galerie zobrazují výsledky formátování při práci s dokumentem, tabulkou Excelu, prezentací či databází Access. Místo zobrazení sloţitých dialogových oken s nabídkou mnoha moţností, jsou zobrazeny hned ukázky výsledku příslušných nastavení. Celá práce se tak značně zrychluje a Obr.3: Galerie zjednodušují celou zjednodušuje při řadu operací tím, že zobrazují současném příklady výsledků nastavení, které si dosahování uživatel prostě vybere a použije. profesionálních výsledků. Pro uţivatele, kteří chtějí mít plnou kontrolu nad výsledky práce, jsou však tradiční dialogová okna stále k dispozici. Předběžný náhled (Live Preview) Předběţný náhled zobrazuje výsledky pouţitých editačních nebo formátovacích funkcí po přejetí kurzoru myši přes výsledek ukázaný v galerii. Tato nová, dynamická funkce zjednodušuje proces formátování a editace obsahu a umoţňuje vytvářet profesionální dokumenty rychleji a s menší námahou. Více informací o novém uţivatelském rozhraní je moţno získat z následujících zdrojů: Jensen Harris: An Office User Interface Blog: PressPass Q&A with Julie Larson-Green, group program manager for the Office User Experience at Microsoft: res/2005/sep05/09-13officeui.mspx Microsoft Office preview site: efault.mspx Microsoft Office systém verze 2007 Strana 3

22 Rychlé vytváření působivých dokumentů Kromě nového uţivatelského rozhraní obsahuje Microsoft Office 2007 ještě několik dalších vylepšení a novinek, které umoţňují uţivatelům vytvářet profesionálně vyhlíţející dokumenty rychleji a s vynaloţením menšího úsilí. SmartArt Nové grafické moţnosti nového grafického modulu nazvaného SmartArt pomáhají vytvářet vysoce působivé dokumenty, tabulky Excelu a prezentace bez zdlouhavého a pracného formátování. Stačí třeba vybrat typ grafu, rozvrţení a formát z vizuální galerie předdefinovaných moţností. Nebo můţete vyuţít rozšířených grafických moţností pro vytváření profesionálních efektů jako stínování, odrazy, záře, průhlednost a 3D. Building Blocks (objektové bloky) v aplikaci Microsoft Office Word 2007 Nová funkce Building Blocks (stavební bloky) v aplikaci Office Word 2007 šetří čas a sniţuje výskyt chyb prostřednictvím moţnosti vytvořit si bloky nejčastěji pouţívaných informací, které je pak moţné vkládat jednoduchým kliknutím myši. Stavební bloky lze také snadno aktualizovat a sdílet, takţe je uţivatelé v celé organizaci mohou snadno pouţívat. Obr.4: Diagramy SmartArt jsou sdíleny více aplikacemi Microsoft Office, takže uživatelé s nimi mohou ve všech těchto aplikacích pracovat stejným způsobem. Microsoft Office systém verze 2007 Strana 4

23 Efektivní správa času a informací Správa úkolů a času Panel úkolů umístěný na pravé straně obrázku Obr.5 integruje úkoly, zprávy elektronické pošty označené příznakem, naplánované schůzky a informace z kalendáře do jednoho příhodného místa. Dokonce propojuje úkoly vytvořené v aplikacích Microsoft Office OneNote 2007, Microsoft Office Project 2007, a na webech Windows SharePoint Services. Office Outlook 2007 také poskytuje integraci úkolů s kalendářem, takţe umoţňuje jejich lepší sledování. Seznam denních úkolů (Daily Task List) se nachází hned pod kalendářem, s úkoly pro daný den zobrazenými pod datem plnění. Úkoly v seznamu denních úkolů lze vytvářet v podokně Úkoly aplikace Office Outlook 2007, ale také v Microsoft Office OneNote 2007 či jiné aplikaci pracovního toku systému Microsoft Office. Úkoly z těchto zdrojů jsou pak zahrnuty do seznamu denních úkolů současně s úkoly vytvořenými v Outlooku Pro přiřazení času pro práci na úkolu stačí myší přetáhnout úkol do kalendáře. Po dokončení úkolu zůstává úkol přiřazen dni, takţe je zachována vizuální kontrola vykonané práce. Nedokončené úkoly se přesouvají do druhého dne tak dlouho, dokud je neoznačíte za dokončené. Efektivní správa informací Office OneNote 2007 je nyní integrální součástí sad Microsoft Office Enterprise 2007 a Obr.5: Panel úkolů poskytuje konsolidovaný přehled o prioritách jednotlivce, eliminuje potřebu prohlížet různá umístění pro naplánování denního rozvrhu. Integrace seznamu denních úkolů s kalendářem usnadňuje plánování času pro vyřízení jednolivých úkolů. Microsoft Office systém verze 2007 Strana 5

24 Microsoft Office Home and Student Tato aplikace umoţňuje sbírat informace různého typu do jednoho místa a je vybavena výkonnými vyhledávacími nástroji pro rychlé vyhledání potřebných informací. Office OneNote 2007 nyní nabízí vyšší efektivitu také mobilním uţivatelům. Části zápisníku Office OneNote je moţné nosit vţdy s sebou na mobilních zařízeních vybavených operačním systémem Windows. Na mobilním zařízení pak můţete pořizovat poznámky a zvukové nahrávky a později je synchronizovat s notebookem. Obousměrná synchronizace mezi aplikacemi Office OneNote 2007 a Office Outlook 2007 navíc umoţňuje snadné sledování záznamů o událostech a dalších informací, čímţ se z Office OneNote stává ideální partnerský nástroj aplikace Office Outlook. Poznámky v Office OneNote lze propojit s kontakty nebo schůzkami v Outlooku, takţe máte vţdy přehled o kontextu informací a můţete se lépe připravovat. Posílení ochrany soukromí aplikace Office OneNote umoţňuje získat lepší kontrolu nad informacemi stanovením, které části zápisníku Office OneNote bude moţné sdílet a které nikoliv. Navíc je zde moţnost chránit vybrané oddíly zápisníku heslem nebo šifrováním a zajistit tak, ţe k příslušným informacím budou mít přístup pouze pověřené osoby. Automatické ukládání a zálohování umoţňuje zálohovat důleţité informace a zbavit se tak strachu o ztrátu poznámek a informací. Microsoft Office systém verze 2007 Strana 6

25 Rychlé vyhledávání informací Vyhledávání obsahu se systémem Microsoft Office je nyní mnohem snazší neţ dříve. Aplikace Office Outlook 2007 a Office OneNote 2007 jsou vybaveny funkcí rychlého vyhledávání (Instant Search), která indexuje obsah pro rychlý přístup k informacím. Funkce rychlého vyhledávání vyuţívá výkonnou technologii Windows Desktop Search, která urychluje vyhledávání na serveru Office SharePoint Server a dalších depozitářích obsahu vytvořených prostřednictvím Windows SharePoint Services 3.0. Windows Desktop Search bude také začleněn jako klíčový komponent jádra operačního systému Microsoft Windows Vista. Office Outlook indexuje zprávy elektronické pošty, přílohy a záznamy kalendáře, kontaktů i úkolů, takţe veškerý tento obsah lze snadno vyhledat a zobrazit. Funkce rychlého vyhledávání v Office OneNote je rozšířena o optické rozlišování znaků (OCR) umoţňující prohledávání také rukou psaných poznámek, obrázků, skenovaných dokumentů a dokonce i na text zkonvertovaných zvukových a obrazových nahrávek.. 1 Office Outlook i Office OneNote rovněţ vyuţívají word-wheeling, takţe výsledky vyhledávání se začnou zobrazovat okamţitě, jakmile začnete vpisovat 1 Technologie Audio search je k dispozici pro anglickou, francouzskou, německou, japonskou, korejskou, španělskou a činskou (zjednodušenou i tradiční) verzi Microsoft Office OneNote Obr.6: Rychlé vyhledávání v aplikaci Office Outlook 2007 umožňuje rychlý přístup k informacích i v rozsáhlých složkách Office Outlook. klíčová slova pro vyhledávání čím více písmen zadáte, tím přesnější výsledek dostanete. Microsoft Office SharePoint Server 2007 je moţné nakonfigurovat pro automatickou indexaci souborů Office OneNote 2007, takţe data jsou pak zahrnuta do celkové informační báze organizace. Kromě toho mohou uţivatelé udrţovat synchronizované kopie nejčastěji navštěvovaných dokumentových knihoven a seznamů Windows SharePoint Services ve snadno přístupných sloţkách aplikace Office Outlook. To usnadňuje práci se soubory na webu SharePoint. Office Outlook totiţ ukládá tyto kopie na lokální disk, takţe je moţné s nimi pracovat i na cestách nebo při jiných příleţitostech, kdy nejste připojeni k síti. Po opětovném připojení můţete synchronizovat upravené dokumenty uloţené na lokálním disku s kopiemi na serveru SharePointu. Microsoft Office systém verze 2007 Strana 7

26 Obr.7: Když propojíte vizualizační nástroje jako např. tříbarevný barevný přechod, snáze se vám podaří identifikovat relevantní hodnoty v datech a získat lepší přehled o tom, kde se tyto hodnoty nacházejí mezi ostatními zkoumanými daty. A co informace z webových stránek a blogů? Office Outlook 2007 umoţňuje přímé doručování obsahu prostřednictvím RSS kanálů do schránky elektronické pošty nebo do seznamu na webu SharePoint. Prostřednictím RSS můţete rychle a snadno získat informace z oblíbených webových stránek a blogů. To sniţuje čas na sledování informací, ke kterému byste jinak potřebovali jiné nástroje, a zvyšuje to vaši produktivitu. Příjem RSS kanálů je moţné spravovat prostřednictvím nastavených pravidel. Pokud se například ve zprávě přijaté z RSS zdroje objeví nějaká předem nadefinovaná klíčová slova, můţe Office Outlook 2007 zaměřit vaši pozornost na takovou zprávu, takţe se dříve a snáze dostanete ke zprávám, které vás zajímají. Lepší přehled na základě zpracovaných dat Microsoft rozšířil Office Excel 2007 o vizualizační nástroje. Patří mezi ně datové sloupce, trojbarevné barevné přechody a ikony indikátorů výkonnosti, s jejichţ pomocí lze analýzy dat prezentovat mnohem efektivněji neţ dříve. Prostřednictvím těchto vizualizačních nástrojů můţete snadno identifikovat a zvýraznit důleţité trendy či výjimky. Office Excel 2007 také nabízí nové nástroje pro tvorbu pohledů PivotTable a PivotChart a práci s těmito pohledy. Pohled PivotTable představuje neobyčejně uţitečný způsob sumarizace a organizace velkého mnoţství informací, coţ usnadňuje hledání odpovědí na otázky. Pohledy PivotTable lze nyní v aplikaci Office Excel 2007 velice snadno vytvářet prostřednictvím jednoduchého dialogového okna, které umoţňuje prostě kliknout na polích, která si přejete sumarizovat. Zahrnutím indikátorů pro zúţení/rozšíření do pohledu PivotTable bylo dosaţeno jasného přehledu o tom, kdy jsou k dispozici další informace a kdy nikoliv. Vzhled PivotTable lze měnit prostřednictvím galerie. Office Excel 2007 podporuje procesory s více jádry a čipové sady s hyper-threadingem, takţe je moţné pracovat i s velmi velkými tabulkami a provádět náročné výpočty. S programem Microsoft Office Access 2007 mohou informační pracovníci sledovat a zpracovávat sloţité informace s vyuţitím mocných nástrojů relační databáze bez znalosti kódu a náročného studia vývoje databází. Nové uţivatelské rozhraní, nové interaktivní nástroje, funkce pro sledování dat a tvorbu sestav to vše zpřístupňuje moţnosti databáze běţnému uţivateli. Office Access 2007 kromě toho obsahuje hotové šablony databází, které mohou uţivatelé začít okamţitě vyuţívat a upravovat si je pro své potřeby sledování prostředků, kontaktů, problémů apod. Informační pracovníci mohou na šablonách zaloţené aplikace snadno a rychle přizpůsobit specifickým potřebám organizace. Microsoft Office systém verze 2007 Strana 8

27 Zjednodušení spolupráce Microsoft vynaloţil značné investice do usnadnění komunikace a spolupráce v rámci tří specifických oblastí: Sjednocená komunikace Pracovní prostory pro spolupráci Vzájemné propojení lidí s lidmi, procesy a daty Sjednocená komunikace Microsoft Office Outlook 2007 nabízí celou řadu nových a zlepšených funkcí navrţených pro správu komunikace včetně elektronické pošty, okamţitě zasílaných zpráv (IM), RSS kanálů a zpráv SMS a to vše z jediného místa. Kromě toho umoţňuje lokalizovat, spravovat, organizovat a zpracovávat vysoké objemy informací. Microsoft Exchange Server 2007 navíc obsahuje podporu pro sjednocené zasílání zpráv. Microsoft Live Communications Server 2005 poskytuje bohaté funkce sledování přítomnosti osob, které jsou uţivatelům k dispozici prostřednictvím aplikace Microsoft Office Communicator 2005, coţ je integrovaný komunikační klient spojující dohromady výhody osobního počítače a telefonu. Informace o přítomnosti osob jsou však viditelné také v aplikacích systému 2007 Microsoft Office, prostřednictvím Windows SharePoint Services 3.0 a v podnikových aplikacích. Sledování přítomnosti osob usnadňuje komunikaci v reálném čase. Sjednocené zasílání zpráv S moţnostmi sjednoceného zasílání zpráv serveru Microsoft Exchange Server 2007, můţete mít přístup k elektronické poště, hlasové poště a faxovým zprávám v takové podobě, která je nejvhodnější pro vaši práci. Odpadá potřeba pouţívat pro kaţdý typ zpráv samostatnou aplikaci: Outlook nebo Outlook Web Access pro zprávy elektronické pošty, systém hlasové pošty pro zprávy hlasové pošty a fax pro dokumenty doručené faxem. Zprávy hlasové pošty lze přijímat nejen po telefonu, ale také prostřednictvím klientských aplikací, jako např. Microsoft Office Outlook 2007, kde jsou k dispozici vedle zpráv elektronické pošty a faxů. Zprávu je moţné opatřit poznámkami a okamţitě přeposlat kolegům. Zprávy je také moţné synchronizovat s mobilním zařízením okamţitě po doručení prostřednictvím technologie Exchange ActiveSync. Máte tak přístup ke všem svým zprávám, i kdyţ jste Obr.8: Exchange Server 2007 umožňuje přístup k hlasovým zprávám, zprávám elektronické pošty a faxům prostřednictvím známého rozhraní Microsoft Office Outlook. Microsoft Office systém verze 2007 Strana 9

28 zrovna mimo kancelář. Kromě lepších moţností správy hlasových, faxových a ových zpráv nabízí Microsoft Exchange Server 2007 také nový způsob přístupu do poštovní schránky Exchange: Outlook Voice Access. Outlook Voice Access vyţaduje pouze běţný telefon, kterým je moţné pracovat se zprávami prostřednictvím technologie rozeznávání řeči nebo tónové tlačítkové volby. Stačí zavolat a můţete si poslechnout nejen své zprávy halsové pošty, ale také zprávy elektronické pošty, které vám budou přečteny. Dokonce můţete tímto způsobem pracovat i se svým kalendářem, můţete rušit schůzky nebo informovat účastníky schůzky, ţe například dorazíte kvůli dopravní zácpě o něco později. Prostřednictvím sjednoceného zasílání zpráv Exchange máte naprostou kontrolu nad tím, odkud a jakým způsobem budete přistupovat ke svým zprávám, takţe důleţitá podniková komunikace je vám neustále k dispozici. Jediné rozhraní pro správu různých typů komunikace Pro lepší moţnosti správy času a informací nabízí Office Outlook 2007 celou řadu nových a zlepšených funkcí jako např. Rychlé vyhledávání (Instant Search) nebo integrace úkolů do kalendáře. Tyto moţnosti usnadňují lokalizovat, spravovat, organizovat a zpracovávat vysoké objemy informací. Pro lepší spojení se spolupracovníky pracujícími v různých lokalitách a na odlišných platformách nabízí Office Outlook 2007 podstatná vylepšení jako snazší sdílení kalendářů, podpora RSS a integrace informací z Windows SharePoint Services. Integrace s informacemi z Windows SharePoint Services Z prostředí Office Outlook 2007 se můţete připojit ke sdíleným kalendářům, kontaktům a úkolům Windows SharePoint Services, přičemţ máte k dispozici veškeré funkce pro úpravy, ať uţ jste on-line nebo off-line. Takţe se můţete připojit ke sdílenému kalendáři vašeho pracovního týmu přímo z pracovního prostoru SharePoint v aplikaci Outlook, a aniţ byste Outlook opustili, můţete snadno přidávat nové poloţky. Při příští synchronizaci kalendáře aplikace Outlook dojde rovněţ k aktualizaci na serveru SharePoint. Pokud se navíc vaši kolegové přihlásí k odběru daného kalendáře, objeví se jim změny přímo v jejich lokálních kalendářích v jejich aplikaci Outlook. Také můţete uchovávat synchronizované kopie knihoven dokumentů a seznamů Windows SharePoint Services ve sloţkách aplikace Outlook, takţe pak můţete tyto dokumenty organizovat a prohlíţet stejným způsobem jako zprávy elektronické pošty. S těmito dokumenty uloţenými na serveru SharePoint můţete pracovat v aplikaci Outlook kdykoliv, ať uţ jste zrovna připojeníi k síti nebo nikoliv. Kdyţ například připojíte dokument aplikace Word z webu SharePoint k aplikaci Outlook, můţete takový dokument otevřít přímo z aplikace Outlook a pracovat s ním v aplikaci Word jako s kterýmkoliv jiným dokumentem. Pro zajištění snadného přístupu k editovaným dokumentům ukládá Outlook tyto editované a připojené dokumenty do samostatné sloţky. Jakmile se znova připojíte, můţete editované dokumenty snadno identifikovat a jednoduše synchronizovat změny s verzí na serveru. Integrace RSS kanálů Office Outlook 2007 obsahuje přímou podporu RSS kanálů, takţe se můţete přihlásit k odběru obsahu z oblíbených webových stránek a blogů. Zajistíte si tak přísun aktuálních informací ze svého oboru či oblastí zájmu. RSS kanály Microsoft Office systém verze 2007 Strana 10

29 můţete v aplikaci Office Outlook 2007 spravovat a organizovat úplně stejným způsobem jako zprávy elektronické pošty. Můţete je označovat příznaky různých barev či automatizovat zpracování podle nastavených pravidel. Zasílejte a přijímejte zprávy SMS v důvěrně známém rozhraní Office Outlook 2007 umoţňuje zasílání SMS zpráv z počítače na mobilní telefon a naopak. Lidé, kteří chtějí tuto funkci vyuţívat, se musí zaregistrovat pro odběr sluţby, ale nepotřebují ţádný další software ani pro počítač ani pro mobilní telefon. Obr.9: Office Outlook 2007 dokáže odesílat zprávy SMS, takže můžete být s kýmkoliv snadno v kontaktu. Microsoft Office systém verze 2007 Strana 11

30 Pracovní prostory spolupráce Centralizované pracovní prostory pro spolupráci Základem veškerého úsilí společnosti Microsoft v oblasti nástrojů pro podporu spolupráce jsou sluţby Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, které poskytují celou řadu funkcí umoţňujících efektivní spolupráci jednotlivců i skupin tak, aby se všichni mohli soustředit na svou práci místo na organizaci a správu dokumentů a procesů: Základní i rozšířená kontrola verzí Vstupní (check-in) a výstupní (check-out) uzamčení dokumentu pro sdílený depozitář dokumentů Bohatá popisná metadata pro usnadnění vyhledávání a správy informací Moţnosti pracovního toku dokumentů Zásady správy dokumentů, které lze rozlišit podle typu dokumentu Moţnosti auditu Řízení přístupu na základě rolí na úrovni knihovny dokumentů, sloţky či jednotlivých dokumentů Organizace můţe vytvářet weby pro spolupráci na libovolném serveru s operačním systémem Windows Server 2003 a Windows SharePoint Services 3.0. Office SharePoint Designer 2007 obsahuje funkce, s jejichţ pomocí můţe informační pracovník snadno vytvářet a upravovat aplikace a pracovní toky Windows SharePoint Services 3.0. Nástroje typu WYSIWYG umoţňují snadný návrh webu pro spolupráci. S pomocí dalších nástrojů lze navíc nastavit, kteří uţivatelé budou mít podle svých rolí na web přístup, co uvidí a co budou moci dělat. Windows SharePoint Services 3.0 nabízejí také další funkce pro spolupráci: Funkce pro spolupráci na úrovni dokumentů Podpora pro tvorbu wiki-stránek a blogy Podpora RSS Sdílené kontakty, kalendáře a úkoly Integrace elektronické pošty Týmové diskusní panely pro sledování práce na projektech, řešení problémů apod. Hotové šablony aplikací pro urychlení týmové práce poţadavky na help desk, správa projektu a času či hlášení absencí. Windows SharePoint Services 3.0 usnadňují integraci a on-line a off-line synchronizaci s klientskými aplikacemi systému Microsoft Office. Totéţ platí pro sdílené kalendáře, kontakty a seznamy úkolů, wiki a blogy i týmové diskusní panely. Microsoft Office SharePoint Server 2007 staví na klíčových funkcích Windows SharePoint Services 3.0. Office SharePoint Server poskytuje pokročilé funkce pro tvorbu dokumentů jako např. hotové pracovní toky pro automatickou kontrolu dokumentů a směrování schvalování či moţnosti zpracování podnikových dokumentů zajišťující umístění dokumentů na správná místa na základě předdefinovaných zásad. Office SharePoint Server 2007 nabízí funkce pro podporu správy externího i interního webového obsahu a publikování s podporou publikování ve více jazycích. Spolupracující zaměstnanci mohou snadno vytvářet obsah pro jeden nebo více webů a předat ho ke schválení a plánované zveřejnění na Internetu. Správa vícejazyčného obsahu je v serveru Office SharePoint Server 2007 usnadněna prostřednictvím nových šablon knihovny dokumentů navrţených pro zachování vztahů mezi originální verzí dokumentu a jeho jazykovými mutacemi. A stejně jako můţe Office SharePoint Designer 2007 pomáhat správci webu upravovat a dolaďovat weby Windows SharePoint Services 3.0, můţe pomáhat upravovat a dolaďovat také moţnosti Office SharePoint Serveru Office SharePoint Server 2007 také poskytuje specializovanou podporu pro spolupráci na Microsoft Office systém verze 2007 Strana 12

31 Obr.10: Publikování snímků do knihovny snímků PowerPoint usnadňuje maximální využití již vytvořeného obsahu. Není třeba znova vymýšlet a vytvářet již udělané. Prezentace tak lze sestavovat mnohem rychleji z již hotových snímků. prezentacích aplikace Office PowerPoint 2007, a to ve formě knihoven snímků Microsoft Office PowerPoint Zde mohou jednotlivci i skupiny publikovat prezentace pro vyuţívání v rámci celé organizace. Protoţe jsou knihovny umístěny na webu Microsoft Office SharePoint Server, můţe kdokoliv v organizaci snadno vyhledávat a pouţívat stávající materiál v prezentacích PowerPoint. Knihovny snímků PowerPoint pomáhají zajistit aktuálnost obsahu, protoţe uţivatelé mohou své prezentace propojit s verzemi na serveru. Změní-li se verze na serveru, jsou uţivatelé vyzváni k aktualizaci svých lokálních prezentací při příštím otevření. Tím je zajištěno, ţe prezentace vţdy obsahují aktuální informace podle verze v knihovně. Pracovní prostory pro příležitostnou spolupráci Decentralizované pracovní prostory spolupráce vznikají mnohem spontánněji v závislosti na aktuálních příleţitostech či potřebách organizace. Právě pro takové pracovní prostory nabízí 2007 Microsoft Office mnohem větší míru podpory. Office Groove 2007 umoţňuje vytváření virtuálních pracovních skupin, ve kterých lze navzájem propojit lidi z různých organizací a geografických lokalit pro spolupráci na společném úkolu. Funkce sdílení nástrojů (v rámci pracovního prostoru) jakými je např. Office OneNote 2007 usnadňuje skupinám pracovat na pořizování a organizaci nestrukturovaných informací. Rozšířené moţnosti porovnávání dokumentu v aplikaci Office Word 2007 usnadňují spolupráci na dokumentech ať uţ prostřednictvím pracovního prostoru Office Groove 2007 nebo pracovního prostoru na serveru Office SharePoint a určení, kdo co udělal v procesu spolupráce na dokumentu. Office Groove 2007 pomáhá menším pracovním skupinám hladce spolupracovat bez rozsáhlé IT podpory, bez starostí o to, jak propojit lidi s lidmi i s informacemi i bez nutnosti zdlouhavě a pracně se učit nový software. Office Groove poskytuje virtuální pracovní prostor, ve kterém můţe spolupracovat kaţdý, kdo má spuštěn Office Groove ať uţ se nachází uvnitř organizace nebo mimo ni. Aplikace Office Groove překonává fyzické i logické hranice. Kaţdý, kdo je přizván do pracovního prostoru, můţe sdílet dokumenty, vést posloupně uspořádané diskuse a komunikovat s ostatními prostřednictvím okamţitého zasílání zpráv bez ohledu na místo, Microsoft Office systém verze 2007 Strana 13

32 Obr.11: Office Groove umožňuje spolupracovníkům pracovat společně bez nutnosti rozsáhlé IT podpory a vysokých režijních nákladů na IT. odkud se připojuje a bez ohledu na typ síťové infrastruktury. Uţivatelé Office Groove mají vţdy přehled o tom, kteří spolupracovníci jsou právě připojeni, coţ značně usnadňuje komunikaci. Office Groove dokonce synchronizuje uţivatelské pracovní prostory, čímţ dává stejné výsledky synchronizace jako nástroje serveru Office SharePoint Server 2007: Kaţdá spolupracující osoba pracující v Office Groove má uloţenu lokální kopii kaţdého dokumentu, příspěvku do diskusního fóra, prezentace či chatu z pracovního prostoru, takţe mají k těmto materiálům přístup bez ohledu na to, zda jsou připojeni či nikoliv. Vţdy přitom mají k dispozici aktuální verze všech informací. Pokud uţivatel aktualizuje dokument, kdyţ není připojen, provede Office Groove aktualizaci automaticky ihned poté, co se uţivatel znova připojí. Veškerý obsah je tak neustále synchronizován a kaţdý má k dispozici tytéţ informace. Jednotlivci dokonce mohou nakonfigurovat Office Groove tak, aby byla prováděna synchronizace mezi jednotlivými počítači v různých lokalitách, takţe uţivatel má například na svém počítači doma k dispozici vţdy stejný obsah jako na počítači v kanceláři (který je zase synchronizován s počítači dalších kolegů ve stejném pracovním prostoru Office Groove). Pokud pracovní skupina, která spolupracuje prostřednictvím Office Groove, potřebuje sdílet svou práci s širším okruhem spolupracovníků, můţe vyuţít nástroje SharePoint Files, který je součástí Office Groove 2007 a umoţňuje publikovat obsah vytvořený v pracovním prostoru Office Groove 2007 přímo na web Windows SharePoint Services 3.0. Synchronizační moţnosti Office Groove a Windows SharePoint Services spolupracují, takţe dokumenty publikované na webu Windows SharePoint Services zůstávají plně synchronizovány s dokumenty v pracovním prostoru Office Groove. Spolupracovníci nikdy neztratí přehled o tom, kde se který obsah nachází. Vţdy mají k dispozici nejnovější verzi dokumentu. Office OneNote 2007 nabízí podobně posílené funkce pro spolupráci nad nestrukturovanými informacemi volnou formou bez ohledu na to, zda jsou pracovníci zrovna on-line nebo off-line a bez nutnosti manuálně rozesílat aktualizace členům týmu. Novinkou v aplikaci Office OneNote 2007 jsou sdílené zápisníky, které nabízejí týmům společné místo pro sběr, uchování, organizaci a vyhledávání poznámek a Microsoft Office systém verze 2007 Strana 14

33 informací jako jsou například záznamy ze schůzek či podkladové materiály projektu. Pracovní skupina můţe sdílený zápisník uloţit na webu Office SharePoint Serveru a zpřístupnit ho tak všem členům týmu. Členové skupiny mohou k zápisníkům snadno přistupovat a mohou s nimi bez potíţí pracovat a upravovat je z jejich lokální verze Office OneNote, přičemţ jsou veškeré přidané poznámky a změny automaticky zpřístupněny ostatním členům skupiny, aniţ by uţivatel musel provádět manuální aktualizace. Stejně jako ostatní aplikace systému Microsoft dokáţe i Office OneNote 2007 synchronizovat lokální a síťové kopie informací, takţe uţivatelé mohou pracovat s aktuálními verzemi zápisníků na serveru i kdyţ nejsou právě připojeni. Pokud uţivatel provede změny nebo přidá poznámky, zatímco je off-line, synchronizuje Office OneNote lokální a serverové verze automaticky, jakmile se uţivatel zase připojí. Na sdílených zápisnících Office OneNote můţe pracovat více pracovníků současně a to i na různých částech téţe stránky. Office OneNote automaticky zachytí všechny individuální změny. Přitom mají uţivatelé stále plnou kontrolu nad svými informacemi, neboť si mohou sami nastavit, které části zápisníku budou sdílené a které soukromé. Obsah zápisníků OneNote uloţených na webech Office SharePoint, včetně vyhledávání s optickým rozlišováním znaků a vyhledávání audio záznamů, lze prohledávat vyhledávacími nástroji serveru Office SharePoint Server, takţe organizace mají nový způsob pro zahrnutí nestrukturovaných informací do vědomostní základny podniku, zatímco uţivatelé mají k dispozici flexibilní a snadno pouţitelný nástroj pro sběr a organizaci informací. Dalším prvkem na podporu spolupráce je moţnost zahrnutí revizí a komentářů od různých pracovníků. Zdokonalená funkce porovnávání dokumentů v programu Office Word 2007 usnadňuje kontrolu dokumentů a zahrnutí revizí dokumentu. Nyní je velice snadné zjistit rozdíly mezi dvěma dokumenty jejich porovnáním vedle sebe. Nový trojdílný panel revizí umoţňuje zobrazení dvou dokumentů a jednoho dokumentu, který kombinuje změny obou srovnávaných dokumentů. Současné posouvání všech tří zobrazení usnadňuje sledování změn takţe skupiny i jednotlivci mohou vkládat své poznámky, které lze rychle třídit a finalizovat. Microsoft Office systém verze 2007 Strana 15

34 Další uţitečnou funkcí programu Office Word 2007 je rozlišování textu, který uţivatel skutečně změnil, a obsahu, který pouze přemístil na jiné místo dokumentu. Office Word 2007 sleduje změny i přesuny, ale pouhé přesunutí odstavce na jiné místo bez změny obsahu jiţ není označováno jako změna. Místo toho označí Office Word 2007 přesunutý text jinou barvou s vazbou na místo, odkud byl text přesunut. Změny v přesunutém textu budou označeny jako změny, ale celý přesunutý segment bude označen jako přesunutý. Vzájemné propojení lidí s lidmi, procesy a daty Weby SharePoint jsou aplikační portály, které propojují veškeré nástroje a informace související s danou podnikovou aplikací lidské zdroje, ERP, CRM či informace automatizace profesionálních sluţeb (PSA) ke kterým mohou uţivatelé přistupovat s pouţitím oblíbených nástrojů jako Office Excel 2007, Office Access 2007 nebo jen při pouţití běţného internetového prohlíţeče. Spolupracovníci mohou pouţít Microsoft Office SharePoint Designer pro tvorbu podnikových konzolí (tzv. dashboard) v pracovním prostoru serveru Office SharePoint Server, kde se spojují informace z různých podnikových aplikací tak, aby s jejich pomocí snadno a rychle nalezl uţivatel odpověď na nejrůznější specifické otázky. Zajištění správného propojení provádí tzv. Knowledge Network, doplněk pro Office SharePoint Server 2007, který sbírá klíčová slova uţivatele a kontakty pro tvorbu dynamických profilů pro kaţdého člena sítě. Prostřednictvím Knowledge Network mohou zaměstnanci rychle najít spolupracovníky disponující potřebnými informacemi. Rychlejší vyhledávání lidí a dat Office SharePoint Server 2007 rozšiřuje klíčové vyhledávací funkce Windows SharePoint Services 3.0 prostřednictvím vyhledávacích nástrojů s podporou zvýraznění výsledků vyhledávání, potlačení duplicit, opravy chyb s nápovědou chtěli jste napsat... a upozorňování to vše dohromady pomáhá pracovníkům najít přesně to, co potřebují. Hledat je moţné dokonce lidi s příslušnou odborností, je moţné prohledávat obsah webových stránek a databáze podnikových aplikací. Rozšířené vyhledávací funkce serveru Office SharePoint Server 2007 automatizují Obr.12: Sdílení poznámek je s aplikací Office OneNote 2007 snadné. Microsoft Office systém verze 2007 Strana 16

35 extrakci metadat z kaţdého obsahu uloţeného v knihovnách SharePoint, coţ opět urychluje vyhledávání toho správného obsahu. Knowledge Network rozšiřuje tyto funkce o moţnost vyhledávat lidi s příslušnou odborností a propojení s klíčovými kontakty v rámci organizace i mimo ni. Zjednodušení procesů a správy obsahu Správa obsahu na úrovni podniku Verze 2007 Microsoft Office systému nabízí komplexní sadu nástrojů pro správu obsahu (ECM, Enterprise Content Management). Představuje integrované řešení pro správu celého ţivotního cyklu informací včetně dokumentů, formulářů, obrázků, zpráv elektronické pošty, zpráv přímé komunikace (IM) a webových stránek. Microsoft Office SharePoint Server poskytuje základní komponenty tohoto integrovaného ECM řešení včetně správy webového obsahu, správy záznamů, správy dokumentů, spolupráce, vyhledávání a funkcí pracovních toků. A kaţdou z klientských aplikací systému 2007 Microsoft Office lze propojit s těmito funkcemi Office SharePoint Serveru způsobem, který je pro uţivatele snadný a intuitivní. Společné služby Základní myšlenkou při vývoji systému ECM bylo vytvořit integrované ECM řešení zaloţené na společné platformě komponentů a technologií tak, aby byla zajištěna škálovatelnost, interoperabilita a spolehlivost. Tento přístup umoţňuje zajistit pro všechny uţivatele, skupiny a procesy přístup ke klíčovým sluţbám včetně systému webových částí, integrovaného vyhledávání, integrované správy uţivatelů a uţivatelských práv, správy digitálních práv, pracovních toků, bezpečnostních modelů a spolupráce. Microsoft Office 2007 také podporuje sjednocenou infrastrukturu ukládání dat pro ukládání ECM objektů všech typů a velikostí včetně dokumentů, zpráv elektronické pošty, formulářů, obrázků, webového obsahu, příspěvků do diskusních fór a webových odkazů. Společné sluţby umoţňují integraci a konzistentnost různých komponent ECM včetně správy dokumentů, správy záznamů, správy obsahu a správy formulářů. Tato sjednocená architektura ECM také umoţňuje to, ţe Microsoft Office systém verze 2007 můţe pro jednotlivce i skupiny zajišťovat podporu prostřednictvím webu na intranetu, extranetu či Internetu bez nutnosti samostatných systémů pro kaţdou situaci. Flexibilita tohoto přístupu umoţňuje organizacím rozšířit moţnosti ECM systému Microsoft Office postupně o nové funkce snadno a bez nutnosti přepracovávat celou architekturu. Rozšířené vyhledávací funkce Bohatě rozšířené vyhledávací funkce serveru Office SharePoint Server jiţ byli v této příručce částečně popsány vzhledem k jejich schopnosti zlepšit úroveň spolupráce a zvýšit rychlost, s jakou spolupracující zaměstnanci mohou vyhledávat obsah, který vyvíjejí a pouţívají. Z hlediska širší perspektivy ECM mají tyto vyhledávací funkce ještě vyšší hodnotu. Uţivatelé v celé organizaci mohou rychle vyhledávat obsah a nejen soubory podle klíčového slova a názvu, ale také soubory podle specifických frází, interní nebo externí webové stránky, ve kterých se určitý termín vyskytuje poblíţ jiného termínu, soubory vytvořené určitými lidmi či skupinami a mnohem víc. Vyhledávací funkce zvyšují produktivitu a uţivatelský komfort jednotlivce prostřednictvím následujících prvků: Nové vyhledávací centrum pro zadávání dotazů a prohlíţení výsledků vyhledávání Zdokonalený výpis výsledků vyhledávání Zvýraznění výsledků Microsoft Office systém verze 2007 Strana 17

36 Potlačení duplicit Vylepšené vyhledávání podle jistých klíčových slov (včetně podpory pro definici klíčových slov) Automatické generování nápovědy chtěli jste napsat... a synonym klíčových slov. Zdokonalená syntaxe dotazu včetně podpory pro implicitní oborové standardy pro fulltextové vyhledávání a vyhledávání podle vlastností Moţnost přihlásit se k odběru výsledků vyhledávání pro zasílání upozornění v případě, ţe se objeví nový obsah odpovídající zadaným kritériím Schopnost opakovaně vyuţívat a upravovat webové části pro dotazy a výsledky vyhledávání pro přizpůsobená podniková vyhledávací řešení Rozšířené vyhledávací funkce serveru Office SharePoint Server 2007 navíc umoţňují jednotlivcům prohledávat nejrůznější podnikové zdroje obsahu včetně datových zdrojů podnikových aplikací: Data podnikových aplikací a výkazů indexovaná prostřednictvím Business Data Catalog Rozšířené vyhledávání osob a vyhledávání podle profilu Vyhledávání osob podle společných zájmů Zdokonalené prohledávání diskusních fór Podpora pro depozitáře třetích stran prostřednictvím převaděčů protokolů a filtrů IFilter. Správ dokumentů Kromě rozšířených vyhledávacích funkcí, které pracovníkům umoţňují rychle najít potřebné informace, staví Office SharePoint Server na moţnostech Windows SharePoint Services pro usnadnění správy dokumentů v rámci celého podniku. Mezi rozšířené funkce správy dokumentů patří: Speciální šablona umoţňující podniku uchovávat a organizovat veliké mnoţství dokumentů Šablony webu, které lze okamţitě pouţít pro tvorbu spravované knihovny dokumentů, divizní knihovnu nebo knihovnu překladů Integrovaná správa práv a zabezpečení pro jednotlivé poloţky pro lepší ochranu informací uvnitř i vně depozitáře Podpora pro štítkování a čárové kódy Podnikové pracovní toky dokumentů, včetně přizpůsobitelných hotových funkcí pro správu revizí, schvalování, sledování problémů a sběr podpisů, a dokonce i podpora pro východoasijské dokumenty Informační panel dokumentů, s jehoţ pomocí se stává editace vlastností dokumentu integrální součástí přípravy dokumentu Akční lišta dokumentu aktivuje se automaticky, pokud jsou pro dokument uplatněny nějaké zásady nebo pokud je dokument součástí pracovního toku informuje uţivatele o tom, zda dokument podléhá nějakým podnikovým zásadám či pracovnímu toku a jakým způsobem je tedy třeba s dokumentem nakládat (např. Nešířit mimo organizaci nebo V souvislosti s tímto dokumentem máte přiřazen úkol ) Organizace si mohou přizpůsobit dialogová okna Otevřít soubor (File Open) a Uloţit soubor (File Save) tak, aby byla preferována určitá místa uloţení a pracovní toky, coţ můţe slouţit ke správě procesů souvisejících s vytvářením, schvalováním, publikací a uchováváním dokumentů. Příslušné funkce Windows SharePoint Services 3.0, které dodávají informace do SharePoint Serveru 2007, podporují sledování velkých i malých verzí, vstupní (check-in) i výstupní (check-out) zamykání dokumentů, vyhledávání a správu bohatých popisných metadat, uplatňování zásad Microsoft Office systém verze 2007 Strana 18

37 podle typu obsahu, audit a řízení přístupu ke knihovnám, sloţkám i jednotlivým dokumentům podle rolí. Zjednodušení vytváření obsahu a revizních procesů Verze 2007 serveru Microsoft Office SharePoint Server nabízí připravené pracovní toky pro revize a schvalování, které můţe organizace okamţitě začít vyuţívat. Tyto zjednodušené pracovní toky zjednodušují proces revize a schvalování obsahu, coţ zkracuje dobu, kterou musí jednotliví přispěvatelé trávit správou dokumentů v průběhu jejich ţivotního cyklu. Pro inicializaci pracovního toku dokumentu uloţí autor obsahu dokument na server správy dokumentů, který je přístupný příkazem Uloţit jako (Save As) z aplikace systému Microsoft Office. Knihovny serveru správy dokumentů jsou předkonfigurovány pro inicializaci a správu revizního procesu. Recenzentům jsou automaticky zaslány zprávy elektronické pošty s oznámením, ţe pro ně byl uloţen nový dokument k revizi. Po skončení revize umístí recenzenti své dokumenty do knihovny dokumentů, kde jsou jejich komentáře a připomínky okamţitě dostupné. Jakmile příslušní recenzenti dokončí revizi dokumentů a uloţí své poznámky, můţe tvůrce obsahu okamţitě zohlednit jejich připomínky a vypracovat konečnou verzi. Tvůrce obsahu pak pouţije příkaz Dokončit (Finish), který je v aplikaci Microsoft Office dostupný prostřednictvím tlačítka, čímţ je provedena finalizace dokumentu. V rámci tohoto procesu je pak moţnost naposledy dokument zkontrolovat a přesvědčit se, zda byly skutečně odstraněny veškeré komentáře a skrytý text, podepsat dokument digitálním podpisem či dokonce nastavit práva k dokumentu tak, aby k němu měli přístup jen oprávnění uţivatelé. Po skončení finalizace můţe systém pracovního toku umístit dokument do knihovny dokumentů Windows SharePoint a oznámit uţivatelům, ţe je dokument k dispozici. Organizace také mohou rozšířit vyuţívání pracovních toků systému Microsoft Office i mimo pouhé schvalování obsahu. Office SharePoint Designer 2007, Office InfoPath 2007 a Microsoft Visual Studio Tools for Office 2005 obsahují Workflow Designer, který umoţňuje přizpůsobení stávajících pracovních toků potřebám organizace i vytváření pracovních toků nových rychle a snadno. Obr.13: Windows SharePoint Services umožňují automatické vyhledávání metadat v rámci dokumentů systému Microsoft Office. Uživatele mohou také zadávat metadata z klientských aplikací Office Microsoft Office systém verze 2007 Strana 19

38 S přizpůsobenými pracovními toky se můţe ze serveru Office SharePoint Server rychle stát rozcestník všech zjednodušených podnikových procesů, a usnadnit tak automatizaci i správu zpracovávaných procesů. Office SharePoint Server 2007 je úzce integrován s Windows Rights Management Services, coţ organizaci umoţňuje přiřazovat uţivatelská práva dokumentům, tabulkám Excelu, prezentacím i zprávám elektronické pošty. Vzniká tak další vrstva podpory správy dokumentů, která pomáhá chránit digitální informace před neautorizovaným přístupem. Rozšířená podpora správy záznamů Verze 2007 Microsoft Office systému obsahuje několik nových funkcí a rozšíření, které organizace potřebují pro robustní správu záznamů, včetně následujících: Stabilní, škálovatelné a efektivní funkce depozitáře záznamů zaloţené na Windows SharePoint Services 3.0. Lze tak vytvořit trezor záznamů, který zajistí ochranu záznamů před modifikací či zničením. Obr.14: Office SharePoint Designer Workflow Designer umožňuje informačním pracovníkům i bez hlubších znalostí z oblasti vývoje aplikací snadno vytvářet pracovní toky. Microsoft Office systém verze 2007 Strana 20

39 Rozvrhy uchování a expirace dokumentů na základě zásad, audit a výkaznictví akcí na základě zásad a schopnost specifikovat akce po uplynutí lhůty expirace. Zámky dokumentů, které zajistí, ţe vybrané dokumenty zůstanou beze změn pro účely soudních sporů, auditů, vyšetřování apod. Rozhraní sběru záznamů, které umoţňuje jednotlivým pracovníkům ukládat dokumenty do trezoru záznamů bez přímého přístupu do samotného depozitáře. Automatické směrování záznamů ukládá obsah do správného umístění v rámci systému správy záznamů Moţnost spravovat obsah zpráv elektronické pošty jako záznam s integrací s Exchange a dalšími servery elektronické pošty. Při pouţití serveru Office SharePoint Server 2007 mohou organizace uplatňovat zásady správy záznamů, které prosazují: štítkování, audit a expiraci dokumentů coţ jsou vše nezbytné podmínky pro zajištění shody se zákonem Sarbanes-Oxley Act z roku Správce můţe dokonce nakonfigurovat zásady pro specifická úloţiště či typ obsahu. Organizace například můţe zajistit, aby veškeré dokumenty byly ukládány stejným způsobem s nastavením data expirace podle společného kritéria například ke konci fiskálního roku. Office SharePoint Server 2007 podporuje soubor zásad správy informací, které lze definovat pro celý web nebo specifický seznam, knihovnu či typ obsahu. Organizace mohou dokonce vytvořit výkaz pouţitých zásad, který bude uţivatele informovat o tom, jakým zásadám který dokument podléhá. Tento výkaz je pak připojen k danému dokumentu. Výkaz můţe například informovat uţivatele o tom, ţe dokument vyprší za určitou dobu nebo ţe se jedná o důvěrnou informaci, která nesmí být šířena mimo organizaci. Součástí výkazu můţe být také kontakt, kam se můţe uţivatel obrátit pro více informací. Správa webového obsahu Moţnosti Microsoft Content Management Serveru 2002 byly zahrnuty do Office SharePoint Serveru ECM moţnosti systému Microsoft Office tak lze rozšířit o výkonné sluţby zaměřené na správu webového obsahu. Jedná se především o následující funkce zaměřené na správu webového obsahu: Podpora několika nových šablon podnikových webů včetně podnikového portálu, podnikového prezentačního webu, aplikačního portálu a roll-up portálu Bohatý DHTML editor umoţňuje podnikovým uţivatelům vytvářet a upravovat obsah webových stránek s pouţitím opakovatelných HTML fragmentů v kontextu předdefinovaných šablon vzorových stránek a rozvrţení. Nástroje, pracovní toky a sluţby pro kompletní správu tvorby obsahu a procesů schvalování včetně vstupní a výstupní kontroly, moderování obsahu, směrování, revizí a schvalování. Moţnosti konverze na straně serveru, které automaticky transformují dokumenty připravené v programu Microsoft Office Word na HTML Systém rozmísťování obsahu pro přesun obsahu z přípravného do produkčního a plánovacího systému stránek pro nastavení aktivního okna pro webové stránky. Podpora pro ověření autentičnosti na základě formulářů s připojitelnými poskytovateli ověřování autentičnosti. Moţnosti variací webu pro správu vícejazyčného obsahu Funkce správy obsahu serveru Office SharePoint Server 2007 jsou navrţeny pro podporu prostředí se samostatnými pracovními toky tvorby, přípravy a produkce, které jsou součástí formálních procesů publikace na webu. Microsoft Office systém verze 2007 Strana 21

40 Formuláře na serveru Microsoft Office systém verze 2007 obsahuje rozšířenou podporu pro řešení elektronických formulářů. Office InfoPath a InfoPath Forms Services Office SharePoint Serveru pracují ve vzájemné součinnosti pro snadný sběr informací od spolupracovníků, partnerů a zákazníků. Informace zachycené prostřednictvím formulářů lze snadno integrovat do celé řady koncových systémů včetně v podstatě kaţdého systému podporujícího XML organizace tak získává vysoce efektivní formulářové řešení eliminující duplicitní zadávání dat a zajišťující kontrolu, zda jsou pořízené informace konzistentní a přesné. S aplikací Office InfoPath 2007 a sluţbami InfoPath Forms Services serveru Office SharePoint Server 2007 mohou organizace spravovat a vyuţívat podnikové formuláře, které jsou pouţitelné i mimo firewall podniku. InfoPath Forms Services mohou prezentovat šablony formulářů aplikace Office InfoPath jako webové formuláře, pro jejichţ pouţití není zapotřebí lokální instalace Office InfoPath. Webové formuláře poskytované sluţbami InfoPath Forms Services nevyţadují vůbec ţádný speciální software na klientském počítači. Externí uţivatelé mohou vyuţít sofistikovaných funkcí vestavěných do formulářů Office InfoPath včetně ověřování dat, výpočtů, opakování oddílů a volitelných oddílů bez nutnosti čekání na aktualizace aplikace či zdlouhavého stahování. Pro zajištění maximálního dosahu mohou externí uţivatele vyplňovat webové formuláře Office InfoPath s pouţitím v podstatě libovolného dnes běţně uţívaného webového prohlíţeče včetně Microsoft Internet Exploreru, Safari, Netscape Navigatoru a Mozilla Firefoxu. Obr.15: Formuláře Office InfoPath je možné distribuovat a sbírat prostřednictvím aplikace Office Outlook Microsoft Office systém verze 2007 Strana 22

41 Správa podnikových projektů a portfolia Organizace mohou rozšířit dosah podnikového systému správy obsahu prostřednictvím řešení Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM), které zahrnuje Microsoft Office Project Professional 2007, Microsoft Office Project Web Access (PWA) a Microsoft Office Project Server Akvizicí nové technologie bylo navíc umoţněno rozšíření EPM řešení o nový komponent:microsoft Office Project Portfolio Server 2007, který usnadňuje strategická rozhodování o investicích. Profesionální plánovači projektů, kteří dohlíţejí na velké projekty i komplexní programy, potřebují robustní nástroje pro správu projektů za účelem snazší komunikace a lepší spolupráce. Potřebují nástroje a pracovní prostory pro sledování projektů, problémů, rizik, dokumentů a personálu nástroje, které jim zajistí shodu se všemi příslušnými zákony a předpisy. Řešení Microsoft EPM nabízí všechny tyto funkce. EPM pokrývá celý ţivotní cyklus projektu od rozhodování o portfoliu a počátečních návrhů po správu projektů i programů a následné udrţovací práce. Také pomáhá plánovačům spravovat různé zdroje včetně lidí, času, materiálu a financí. Tyto funkce umoţňují stanovit realistické prognózy pro projektové týmy, vedení podniku i Obr.16: Microsoft Office Project Web Access usnadňuje přístup k projektovým informacím prostřednictvím webového prohlížeče. zákazníky. Také usnadňují spolupráci mezi projektovým týmem, vedením a zákazníky a komunikaci o průběhu projektu a problémech. S klientskými a serverovými nástroji jako Office Project či Office Project Server mohou projektoví manaţeři a projektový tým: Sdílet informace s ostatními prostřednictvím formátování různých zobrazení pro prezentaci na osobním počítači, webu či k vytištění. Zvýšit podíl jednotlivce prostřednictvím podávání návrhů a informací v podobě flexibilních předdefinovaných hlášení nebo s vyuţitím sluţby Cube Building Service pro grafickou tvorbu přizpůsobeného analytického výkazu Interagovat s aplikacemi systému Microsoft Office pro analýzy a výkazy postupu projektu např. prostřednictvím funkce Visual Reports, která generuje výkazy s Microsoft Office systém verze 2007 Strana 23

42 vyuţitím profesionálních diagramů Microsoft Office Visio Professional a grafů Office Excel zpracovaných na základě dat z Office Project Kontrolovat přiřazení v rámci projektu v kalendáři a úkolech Outlooku, kde mohou jednotliví členové projektového týmu zadávat informace o časech a stavu. Exportovat náhled projektových informací do dalších aplikací systému Microsoft Office například do programů Office Word 2007 a Office PowerPoint 2007 pro pouţití jako přílohy zprávy elektronické pošty, takţe kaţdý uvnitř i mimo organizaci můţe být okamţitě zpraven o stavu daného projektu. Mezi snadno pouţitelné funkce, které byly přidány do verze 2007 aplikací Microsoft Office Project Professional, Microsoft Office Project Web Access a Microsoft Office Project Server patří víceúrovňová nabídka pro odstranění změn (undo), Task Drivers a zvýraznění změn. Plánování je tak více transparentní a přístupné pro širší okruh uţivatelů. Přidán byl také plný model událostí, který je nyní součástí Microsoft Office Project Tento model lze pouţít pro spuštění Windows Workflow Foundation, coţ uţivatelům umoţní snadněji integrovat podnikové procesy a události správy projektu. Přidány byly také hotové pracovní toky pro schvalování návrhů a harmonogramů. Obr.17: Office Project Professional 2007 s podoknem Task Drivers, otevřenou nabídkou víceúrovňového odstranění změn (undo) a zvýrazněným pozadím buněk. Microsoft Office systém verze 2007 Strana 24

43 Office Project Portfolio Server 2007, nejnovější doplněk řešení Microsoft EPM, umoţňuje vedoucím pracovníkům získat přehled a kontrolu na projektovými, programovými a aplikačními portfolii. Microsoft Office Project Portfolio Server umoţňuje organizacím: Automatizovat a standardizovat řídící procesy pro zajištění odpovídající kontroly nad projektem Konsolidovat investice do podnikových a informačních technologii (IT) v rámci inventáře podniku pro lepší přehlednost Vyhodnocovat investice a objektivně stanovovat jejich priority podle různých ukazatelů Optimalizovat vyuţití rozpočtu a vybírat investice, které nejlépe odpovídají obchodní strategii podniku Integrovat se serverem Office Project Server 2007 pro sledování výkonnosti kaţdé investice v průběhu jejího ţivotního cyklu, od obchodního případu aţ po realizaci výhod. Office Project Portfolio Server 2007 je optimalizován pro velké a středně velké organizace, které potřebují analytický nástroj pro správu portfolia za účelem lepšího rozhodování a zajištění toho, ţe vybraná portfolia budou odpovídat strategickým prioritám podniku. Předpokládanými uţivateli řešení jsou: Lepší přehled o podniku Přehled prostřednictvím rozšíření klientských aplikací Kromě funkcí pro vizualizaci dat obsahuje Office Excel 2007 také podporu pro Knihovny připojení dat (Data Connection Libraries). Tyto knihovny umoţňují jednotlivcům i skupinám přistupovat k externím datům a importovat tato data do tabulek bez znalosti jména podnikových zdrojů dat i bez pomoci IT oddělení. IT oddělení organizace musí definovat sadu databází, ke kterým povolí přístup. Jakmile jsou však tyto databáze v Data Connection Library nadefinovány, můţe uţivatel k datům libovolně přistupovat a importovat je přímo do tabulky bez nutnosti zadávat heslo. Stejně jako v případě ostatních aplikací systému Microsoft Office, jsou i zde data získaná prostřednictvím spojení s Data Connection Library dynamická, coţ umoţňuje jejich automatickou aktualizaci. Kdyţ uţivatel otevře tabulku s daty z Data Connection Library, zobrazí se v tabulce současný stav dat, tak jak jsou dodána přes Data Connection Library. Změní-li se adresa zdroje dat, nemusí uţivatel v tabulce nic měnit. IT oddělení Vedoucí pracovníci a pracovníci s rozhodovací pravomocí Analytici portfolia a zaměstnanci oddělení správy projektů Správci projektů a programů Správci aplikací EPM řešení tak usnadňuje práci od strategického rozhodování o portfoliu aţ po operační řízení projektů, čímţ zvyšuje efektivitu vaší práci. Obr.18: Prostřednictvím Knihovny připojení dat (Data Connection Library) v programu Office Excel 2007 můžete snadno přistupovat k externím datům a importovat je do tabulek bez jmen podnikových datových zdrojů nebo pomoci IT oddělení. Microsoft Office systém verze 2007 Strana 25

44 organizace pouze změní parametr v Data Connection Library a všechny tabulky napojené tímto způsobem na databázi mají i nadále přístup k datům v novém umístění. Data Connection Library v programu Office Excel 2007 umoţňuje snadné spojení tabulek s aktuálními datovými zdroji informací, takţe uţivatelé pracují vţdy s aktuálními daty. Rozšířená integrace s SQL Server 2005 Analysis Services Integrace mezi programem Office Excel 2007 a SQL Server 2005 Analysis Services pomáhá uţivatelům lépe vyuţívat stávajících investic organizace do datových skladů. Uţivatelé, kteří pracují s programem Office Excel, mohou nyní zasílat dotazy do databáze SQL Server Analysis Services a rychle tak získávat nejčerstvější podnikové informace. Office Excel 2007 poskytuje plnou podporu SQL Server 2005 Analysis Services, coţ ve výsledku zaručuje vysokou konsolidaci dat a moţnosti datových skladů a strukturování. Zajištění přehledu prostřednictvím XML V systému 2007 Microsoft Office je XML základním formátem souborů pro obsah vytvářený v programech Office Word, Office Excel a Office PowerPoint. Tento přechod na otevřenou strukturu souborů zaloţenou na XML značně usnadňuje propojení dat v dokumentech Office Word či Office Excel i extrakci specifických informací z těchto zdrojů tak, aby je mohly vyuţívat jiné podnikové aplikace. Je tak zajištěn mnohem plynulejší tok informací v Obr.19: Office Excel je úzce integrován s SQL Server 2005 Analysis Services. rámci podniku, coţ umoţňuje mnohem lepší přehled o stavu podniku a příleţitostech. Přehled prostřednictvím rozšíření serverů Office Microsoft Office SharePoint Server obsahuje depozitáře pro správu dokumentů, které slouţí jako centrální úloţiště podnikových dokumentů a obsahu z celého podniku. Mocné vyhledávací nástroje umoţňují lidem informace rychle a snadno vyhledávat. Hotové konektory a webové části pro běţné podnikové systémy zajišťují snadný přístup k podnikovým datům i prostřednictvím webového prohlíţeče. Integrované funkce business intelligence (BI) jako jsou konzole, webové části pro BI a technologie propojení podnikových dat pomáhají organizacím vytvářet ţivé, interaktivní BI portály, které sestavují kritické podnikové informace z různých zdrojů. Integrované podnikové vyhledávání to vše spojuje dohromady prostřednictvím zahrnutí lidí, podnikových dat, dokumentů a webových Microsoft Office systém verze 2007 Strana 26

45 Obr.20: Office Excel 2007 spolupracuje s Excel Services a Office SharePoint Serverem 2007, čímž poskytuje významné výhody, nabízející mnohem více než prosté uložení souboru do dokumentové knihovny Windows SharePoint Services. stránek do relevantních a komplexních výsledků vyhledávání. Služby Excelu Office SharePoint Server zahrnuje Excel Services, které umoţňují organizaci vytvářet tabulky dostupné uţivatelům prostřednictvím okna webového prohlíţeče. Uţivatelé nepotřebují lokální kopii dané tabulky, a dokonce ani lokální kopii programu Office Excel. Místo toho získají přístup k přesným informacím prostě jen prostřednictvím webového prohlíţeče. Na serveru zaloţené řízení zajišťuje konzistenci všech tabulek v organizaci prostřednictvím automatických aktualizací dat a funkce tvorby výkazů. Excel Services poskytují organizaci také větší míru kontroly nad publikovanými sešity Excelu. Vlastníci dokumentů specifikují oddíly, které je moţné prezentovat pro webový prohlíţeč např. určitý graf či tabulku a jiné oddíly mohou označit za důvěrné a tedy skryté. Při publikování tabulky na Office SharePoint Server 2007 je navíc moţné definovat určité buňky jako vstupní pole nebo parametry pro výpočty v přizpůsobených aplikacích pro webový prohlíţeč. Uţivatelé v celé organizaci tak mohou vyuţívat stejného výpočetního modelu a pouze zadávat vlastní hodnoty a parametry. Office SharePoint Server a portály Business Intelligence Office SharePoint Server 2007 pomáhá organizacím zpřístupnit moţnosti business intelligence (BI) všem zaměstnancům tak, aby mohli sdílet, řídit a opakovaně pouţívat podnikové informace pro tvorbu vlastních rozhodnutí. Funkce BI v Office SharePoint Serveru 2007 poskytují webový a programátorský přístup k publikovaným tabulkám Office Excel, programátorské opakované vyuţití kritických dat podnikových aplikací a snadný vývoj na webu zaloţených BI konzolí a rozpisů, které sdruţují bohaté, s daty spojené klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), webové části a publikované tabulky. Organizace mohou také vytvářet weby Office SharePoint Server Report Center s pouţitím hotových webových šablon. Weby Reportovací centrum (Report Center) poskytují uţivatelům jediné společné místo, kde najdou nejnovější výkazy, tabulky a klíčové indikátory výkonu (KPI, Key Performance Indicators). To Microsoft Office systém verze 2007 Strana 27