Excel pro začátečníky egon centrum Uherské Hradiště

Transkript

1 egon centrum Uherské Hradiště Excel pro začátečníky

2 Spuštění a ukončen ení programu Spuštění programu nabídka Start > Programy > Microsoft office > Excel 2003 Ukončení programu menu Soubor > Konec ikona zástupce Excelu na pracovní ploše panelu rychlého spouštění

3 NÁPOVĚDA Nápovědu lze zobrazit několika způsoby: stiskem klávesy F1 menu Nápověda > Nápověda pro Microsoft Excel přímým vypsáním dotazu v pravém horním rohu obrazovky

4 NÁPOVĚDA

5 NÁPOVĚDA karta Obsah zde je možno vyhledávat nápovědu v jednotlivých kapitolách karta Answer Wizard zadáme dotaz Co chcete dělat? a objeví se seznam témat karta Index zde jsou hesla uspořádána dle abecedy

6 ÚVODNÍ OBRAZOVKA

7 ÚVODNÍ OBRAZOVKA Barevný pruh s názvem aplikace a sešitu Nabídka Menu je přístupná po stisku klávesy F10 nebo kombinací kláves ALT a podtrženého písmena konkrétní volby v Menu Podokno úloh mění se dynamicky podle toho, jaké operace Excel předpokládá, že budeme chtít provádět

8 Pojmy a definice SEŠIT forma, kterou Excel používá k zápisu dat obdoba skutečného sešitu skládá se z listů, které můžeme libovolně přidávat či odstraňovat

9 Pojmy a definice LIST obsahuje 255 sloupců a řádků mezi listy lze přecházet: klepnutím myší na záložku listu v levém dolním okraji pomocí kláves Ctrl + Page Down resp. Page Up

10 Pojmy a definice BUŇKA zapisují se do ní údaje je to průsečík řádků a sloupců každou buňku označujeme její adresou, která je tvořena písmenem sloupce a číslem řádku (např. buňka B5 leží ve sloupci B v řádku 5) adresa buňky sloupec řádek počet buněk je konstantní a nejde zvětšovat

11 Pohyb v listu pomocí kliknutí myší pomocí kláves kurzorové klávesy k posunu na sousední buňku Home na začátek aktuálního řádku Ctrl + Home na začátek listu tj. buňka A1 Page Up resp. Page Down přesun o obrazovku nahoru resp. dolů

12 Práce s buňkou AKTIVNÍ BUŇKA Je to buňka, do které momentálně vkládáme údaje a na které stojí kurzor; je silněji ohraničena. Její souřadnice jsou uvedeny v tzv. poli názvů.

13 Funkce Zpět Touto funkcí vrátím zpět provedené kroky, které si přejeme odstranit a vrátit se k výchozímu stavu. Je možno navrátit až 16 naposledy provedených akcí. Některé akce jsou nevratné (např. odstranění listu ze sešitu) Excel na to upozorňuje. Menu Úpravy Zpět (Ctrl + Z), popř. ikona

14 Funkce Znovu Pokud se přece jen rozhodneme operaci provést, tak funkcí Znovu zopakujeme zrušené kroky Menu Úpravy Znovu (Ctrl + Y), popř. ikona

15 Formátov tování V zásadě lze hovořit o těchto možnostech formátování: Formátování buněk Formátování celých řádků a sloupců Formátování listů Formátování grafů

16 Zformátovan tovaná tabulka

17 Formátov tování listů Nabídka Formát List Přejmenovat přejmenuje aktivní list. Pozn. List můžeme přejmenovat též klepnutím pravým tlačítkem na záložku listu či poklepáním na ni. Skrýt skryje aktivní list. Zobrazit zobrazí se seznam skrytých listů, z něj vybereme ten, který chceme zobrazit. Pozadí je možno vložit nabídnutou tapetu. Barva karty je možno zvolit barvu záložky.

18 Formátov továnířádků Nabídka Formát Řádek Výška výška řádku se udává v bodech. Přizpůsobit upraví výšku řádku na velikost nejvyššího znaku v buňce. Skrýt skryje řádek. Zobrazit zobrazí skrytý řádek.

19 Formátov tování sloupců Nabídka Formát Sloupec Šířka výška řádku se udává v bodech. Přizpůsobit upraví šířku sloupce na velikost nejširší označené buňky. Skrýt skryje sloupec. Zobrazit zobrazí skrytý sloupec. Standardní změní standardní šířku na výchozí společnou šířku pro všechny listy.

20 Formátov tování buněk Formátování buněk pomocí menu Formát Buňky pomocí Místní nabídky kliknout pravým tlač. myši na buňku

21 Formát t buněk karta Číslo Je možno stanovit Druh čísla dle nabídky či vlastního požadavku. Ukázka formátu čísla je vždy v pravé horní polovině karty. Každý jednotlivý Druh čísla má ještě možnosti upřesnění, které se interaktivně mění pravá polovina karty.

22 Formát t buněk karta Zarovnání Zarovnání textu vodorovně, svisle. Odsazení odsazení údajů od jejího levého, pravého či obou okrajů. Orientace je možno měnit směr čtení a zarovnání buněk.

23 Formát t buněk karta Zarovnání Nastavení textu Zalomit text rozdělí text v buňce na několik řádků tak, aby žádný nepřesahoval šířku sloupce. Přizpůsobit buňce zmenší velikosti písma tak, aby nepřesahovala šířku sloupce. Sloučit buňky neovlivní vypisování textu, ale sloučí předem označené buňky, které nadále vystupují jako buňka jediná, příp. ikona

24 Formát t buněk karta PísmoP Většinu nastavení (písmo, řez písma, velikost, barva) lze provést i přes ikony v nástrojové liště. Normální zaškrtnutím zrušíme všechny nastavené složky formátování písma, vrátíme pole k předdefinovanému formátu (Arial CE, obyčejné, velikost 10, žádné podtržení, barva automatická, efekty žádné). Náhled zde se promítají všechny změny formátu písma.

25 Formát t buněk karta Ohraničen ení Mřížka tabulky v listu se netiskne na tiskárně, je proto vhodné nadefinovat v tisknutých tabulkách vlastní mřížku. V sekci Čára zvolíme příslušný styl čáry a ze seznamu Barva požadovanou barvu. Dále klepnutím na příslušná tlačítka nastavíme ohraničení nebo přímo do náhledu ohraničení.

26 Formát t buněk karta Vzorky Zde můžeme vybrat barvu pozadí buňky. Lze nastavit i různé styly šrafování buňky. V poli Ukázka vidíme náhled našeho výběru.

27 Formát t buněk karta ZámekZ Karta Zámek chrání obsah buněk před přepsáním. Existují dvě formy ochrany (Uzamčeno a Skrýt vzorce). Uzamčení se projeví pouze při uzamčení celého sešitu (Nástroje > Zámek > Zamknout list).

28 Automatický formát t buněk Menu Formát Automatický formát Je nutno vybrat oblast, kterou chceme formátovat. Lze dosáhnout efektního, rychlého a snadného formátování. Ke každému formátu je znázorněna ukázka, některé formáty jsou vidět až po použití svislého posuvníku. Zrušením zaškrtnutí některé z voleb v sekci Z formátu použít, se formát nebude na tuto volbu vztahovat.

29 Změna rozměrů buňky pomocí posuvníku dvojklikem na rozhraní dvou sloupců nebo řádků - rozměr buňky se upraví na nejdelší text ve sloupci

30 Ukotvení příček Menu Okno Ukotvit příčky Při práci s rozsáhlejšími tabulkami nebo seznamy potřebujeme vidět nejen data, ale i záhlaví sloupců či řádků. Budou se na obrazovce trvale zobrazovat řádky, které byly v době vybrání volby nad aktivní buňkou a sloupce, které byly vlevo od aktivní buňky (nad a vlevo od pozice kurzoru).

31 Ukotvení příček

32 Vložen ení buňky Menu Vložit Buňky nebo pravým tlač. myši Vložit můžeme: - jednotlivé buňky - celý řádek či sloupec a v dialogovém okně Vložit pak zadáváme, kam se posunou ostatní obsah tabulky.

33 Vyjmutí buňky a její přesun Vyjmutí buňky je většinou součástí přesunu buňky. Menu Úpravy Vyjmout (Ctrl + X; ikona ) Kurzor přemístíme na cíl přesunu buňky. Menu Úpravy Vložit (Ctrl + V; ikona )

34 Vymazání a odstranění buňky Menu Úpravy Vymazat (Delete), resp. Odstranit Vymazání buňky Neovlivní ostatní buňky ani vzhled tabulky, je možno definovat co chceme vymazat. Odstranění buňky Dojde k fyzickému odstranění označených buněk v listu. Je možno definovat jakým způsobem posunout zbylé buňky (viz. Vložení buňky).

35 Kopírov rování buněk Jedna z nejdůležitějších operací v tabulkovém programu. Absolutní a relativní adresa buňky Absolutní jsou to adresy se symbolem $ (např. $A$2), adresy se při kopírování netransformují a zůstávají stálé Relativní bez symbolu $ (např. A2), adresy se při kopírování mění dle řádků a sloupců do kterých kopírujeme symbol $ vložíme současným stisknutím Ctrl+Alt+ů nebo klávesou F4 označením hodnotu ve vzorečku

36 Kopírov rování buněk V případě, že máme v tabulce opakující se výpočty, je jednodušší udělat výpočet v jedné buňce a pak vzorec táhnutím za pupík (černý čtvereček vpravo dole u označené oblasti) zkopírovat do dalších buněk.

37 Kopírov rování buněk 1. Vložíme vzorec pro výpočet a umístíme kurzor na malý čtvereček vpravo dole u označené oblasti. 2. Se stisknutým levým tlačítkem taháme v požadovaném směru. 3. Po označení požadované oblasti uvolníme tlačítko a vzorec se zkopíruje.

38 Kopírov rování buněk Kopírování vzorců s použitím absolutní adresy buňky. Při použití absolutní adresy se při kopírování vzorce odkazuje na tu samou buňku. Na obrázcích vidíme, že ve vzorečku zůstává vždy buňka C1 a násobí se buňkami v jednotlivých řádcích sloupce D.

39 Kopírov rování buněk Další způsob kopírování: 1. Kurzorem označíme buňku, kterou chceme kopírovat a stiskneme kombinaci kláves Ctrl+C nebo v menu Úpravy Kopírovat. 2. Kurzor přesuneme na buňku, kde chceme kopírovaný údaj vložit a stiskneme kombinaci kláves Ctrl+V nebo menu Úpravy Vložit.

40 PRÁCE SE SEŠITEM Rozlišujeme dva druhy obsahu buněk hodnotu a vzorec. Hodnota je chápána v souladu s nastaveným číselným formátem buňky jako číslo, text, datum atd. Vzorec obsahuje operátory, konstanty, funkce, argumenty a představuje výkonný obsah buňky.

41 Vložen ení dat do buňky Jednotlivé údaje lze psát přímo z klávesnice do aktuální buňky. Aktuální buňka se v rámci vybrané oblasti inteligentně přemisťuje pomocí následujících kláves: Enter přesun na buňku dolů Shift+Enter přesun na buňku nahoru Tab přesun na buňku doprava Shift+Tab přesun na buňku doleva

42 Vložen ení nového řádku, sloupce, listu Vložení nového řádku do listu Menu Vložit Řádek Vložení nového sloupce do listu Menu Vložit Sloupec Vložení nového listu do sešitu Menu Vložit List

43 Odstraněnířádku, dku, sloupce, listu Odstraněnířádku, sloupce Označení příslušeného řádku či sloupce určeného k odstranění Menu Úpravy Odstranit nebo kliknout pravým tlač. myši v označené oblasti a volba Odstranit Je-li vybrána pouze buňka, objeví se dialogové okno Odstranění listu menu Úpravy Odstranit list

44 egon centrum Uherské Hradiště Excel pro začátečníky (2. část)

45 PRÁCE S BUŇKOU Vyhledání obsahu Vyhledání a nahrazení Řazení záznamů Použití automatických filtrů

46 PRÁCE S BUŇKOU - Vyhledání obsahu Volba Úpravy Najít (Ctrl+F) - okno Najít a Nahradit, záložka Najít Tlačítko Možnosti rozšíření vyhledávacích podmínek, upřesnění vyhledávání Potvrzení Najít další, výsledek je označen umístěním kurzoru.

47 PRÁCE S BUŇKOU Vyhledání obsahu a nahrazení Volba Úpravy Najít (Ctrl+F) - okno Najít a nahradit, záložka Nahradit Zadání textu k nalezení a k nahrazení Potvrzení Najít další, výsledek je označen umístěním kurzoru Nahrazení Nahradit, Nahradit vše

48 PRÁCE S BUŇKOU Řazení Označení oblasti buněk (bez záhlaví), menu Data Seřadit Nabídka Seřadit podle určení sloupce, dále Vzestupně/Sestupně Možnosti přepnutí na řazení podle řádků Seřadit zleva doprava

49 PRÁCE S BUŇKOU Filtr (automatický filtr) Filtrem definujeme podmínku pro zobrazení řádku v tabulce Menu Data Filtr Automatický filtr (kurzor umístěný v záhlaví) Definice Vlastního automatického filtru

50 PRÁCE SE SOUBORY Vytvoření nového souboru (sešitu) Uložení souboru (sešitu) Otevření existujícího souboru (sešitu)

51 PRÁCE SE SOUBORY Vytvořen ení nového souboru (sešitu) Vytvořeníčistého souboru (sešitu) Soubor = Sešit + pořadovéčíslo nového sešitu (titulní lišta) Menu Soubor Nový (Ctrl+N) Ikona Nový Vytvoření sešitu pomocí šablony v podoknu úloh

52 PRÁCE SE SOUBORY Uložen ení souboru (sešitu) První uložení Složka, do které soubor ukládáme Přechod do nadřazeného adresáře Tlačítka pro rychlý přechod Název souboru Datový typ souboru Tlačítko pro uložení souboru

53 PRÁCE SE SOUBORY Uložen ení souboru (sešitu) Druhé a další uložení kliknutí na ikonu diskety Uložení pod jiným jménem menu Soubor Uložit jako stejné okno jako při prvním ukládání souboru

54 PRÁCE SE SOUBORY Otevřen ení existujícího souboru (sešitu) Ikona Otevřít Menu Soubor Otevřít (Ctrl+O) Přepínání mezi otevřenými soubory Excel (Ctrl+TAB)

55 PRÁCE SE SOUBORY Otevřen ení existujícího souboru (sešitu) Zobrazení okna Otevřít vybereme soubor a zvolíme způsob otevření

56 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Adresa buňky (absolutní, relativní) Vkládání vzorců (pomocí průvodce, ručně) Základní aritmetické operace Základní funkce Logická funkce KDYŽ Chybová hlášení

57 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Adresa buňky Význam absolutní a relativní adres buňky byl objasněn v části Práce s buňkou. Připomenutí: Absolutní adresa C2 Relativní adresa s fixací řádku C$2 Relativní adresa s fixací sloupce $C2 Relativní adresa s fixací buňky $C$2

58 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Vkládání vzorců Vkládání vzorců Pomocí průvodce uživatel je provázen při tvorbě vzorce jednotlivými okny. Časově delší varianta, ale jednodušší. Ručně uživatel napíše přesnou specifikaci vzorce přímo do buňky. Předpokladem je znalost přesné syntaxe vzorce, kterou začátečník zřejmě nezvládne.

59 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Vkládání vzorců pomocí průvodce Spuštění průvodce: Kliknutí na šipku u tlačítka SUM aktivace nabídky Kliknutí na ikonu Vložit funkci

60 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Vkládání vzorců pomocí průvodce Okno průvodce Seznam kategorií funkcí Stručný popis vybrané funkce Seznam funkcí ve vybrané kategorii

61 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Vkládání vzorců pomocí průvodce Argumenty funkce pro každou funkci jiné Oblast buněk, z níž se bude počítat průměr. Zadání oblasti ručně nebo myší. Zobrazení výsledku Potvrzení výběru a spuštění výpočtu

62 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Vkládání vzorců pomocí průvodce Úprava již vytvořeného vzorce Ručně stisknutím klávesy F2 editační režim buňky rozkliknutím buňky přímo v řádku vzorců Klepnutím na tlačítko funkcí a otevření okna pro zadání oblasti (Argumenty funkce)

63 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Vkládání vzorců ručně Předpoklad znalost syntaxe funkce. V buňce, do které chceme vložit funkci (vzorec), musíme na první místo vložit = a pokračovat zadáním konkrétního vzorce.

64 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Základní aritmetické operace Sčítání Násobení Odčítání Dělení

65 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Základní aritmetické operace Sčítání umístění matematického operátoru + Odčítání umístění matematického operátoru - Násobení umístění matematického operátoru * Dělení umístění matematického operátoru / Pozor na upřednostnění operací a používání závorek. Vždy se nejdříve násobí a dělí, potom sčítá a odčítá. C2+D2*C3+D3 2+4*6+8 = 34 (C2+D2)*(C3+D3) (2+4)*(6+8) = 84

66 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Základní funkce SUMA (součet) 1. Ikona AutoSum nebo Aktivace rozvírací nabídky funkcí 2. Výběr oblasti (myší nebo ručně)

67 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Základní funkce MIN, MAX MIN vyhledá nejmenší hodnotu v oblasti MAX vyhledá největší hodnotu v oblasti Aktivace z rozvírací nabídky funkcí 1. Výběr oblasti (myší nebo ručně)

68 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Základní funkce PRŮMĚR PRŮMĚR vypočítá aritmetický průměr hodnot v oblasti Aktivace z rozvírací nabídky funkcí 1. Výběr oblasti (myší nebo ručně)

69 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Základní funkce POČET POČET - určení počtu neprázdných buněk 1. Aktivace z rozvírací nabídky funkcí 2. Argumenty funkce Označení oblasti buněk 3. Potvrzení OK

70 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Základní funkce ZAOKROUHLIT Zaokrouhlení čísla na zadaný počet číslic 1. Tlačítko funkcí 2. Kategorie Matematické 3. Argumenty funkce 4. Číslo buňka 5. Číslice (příklad): 0 zaokrouhlení desetinných míst Záporné číslo

71 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Logická funkce KDYŽ Ověření splnění podmínky a vrácení požadované hodnoty 1. Tlačítko funkcí 2. Kategorie Logické Definice podmínky Akce při splnění podmínky 5. Akce při nesplnění podmínky

72 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY Chybová hláš ášení Chybně zadaný vzorec chybové hlášení s možnostmi: Spuštění nápovědy Průvodce při zadávání funkce Zrušení zadávání vzorce

73 TISK SEŠITU Ikona Tisk (tisk celého obsahu listu bez nastavení parametrů) Nabídka Soubor Tisk (Ctrl+P); otevře se okno pro nastavení parametrů tisku

74 TISK SEŠITU Náhled na tabulku (předtiskov edtisková příprava) prava) Ikona lupy s papírem zobrazení náhledu Panel nástrojů pro nastavení parametrů stránky Okraje stránky (levý a horní) Umístění tabulky na papíře

75 TISK SEŠITU Náhled na tabulku (předtiskov edtisková příprava) prava) Lupa zvětšení a zmenšení náhledu Vzhled stránky Zavření náhledu Změna nastavení okrajů myší nebo vložením hodnoty velikosti okraje Tisk aktivace tiskového okna Okraje aktivace zobrazení

76 TISK SEŠITU Vzhled stránky záložka Stránka Nastavení orientace stránky při tisku Úprava měřítka vhodné pro případy, kdy se tabulka na papír nevejde a okraje jsou již nastaveny na minimum Definice formátu papíru, kvality tisku a čísla první stránky Spuštění tisku sešitu Zobrazení náhledu stránky Možnosti nastavení tisku na konkrétní tiskárně Potvrzení všech provedených nastavení vzhledu stránky

77 TISK SEŠITU Vzhled stránky záložka Okraje Nastavení velikosti okrajů vložením hodnoty ručním vepsáním hodnoty nebo použitím šipek Volba centrování tabulky vodorovně nebo svisle Potvrzení všech provedených nastavení okrajů Spuštění tisku sešitu Zobrazení náhledu stránky Možnosti nastavení tisku na konkrétní tiskárně Nastavení velikosti záhlaví a zápatí

78 TISK SEŠITU Vzhled stránky záložka ZáhlavZ hlaví a zápatz patí Spuštění tisku sešitu Zobrazení náhledu stránky Možnosti nastavení tisku na konkrétní tiskárně Vložení záhlaví a zápatí výběrem z nadefinovaných možností Vložení vlastního záhlaví více možností pro zobrazení údajů v záhlaví (analogie u zápatí)

79 TISK SEŠITU Vzhled stránky záložka List Volba oblasti tisku, pokud se netiskne celý list Opakování tisku zvolených řádků nebo sloupců na každé straně Další předvolby možností tisku Důležité nastavení - mřížka Definice pořadí tisku stránek Spuštění tisku sešitu Zobrazení náhledu stránky Možnosti nastavení tisku na konkrétní tiskárně Potvrzení všech provedených nastavení listu

80 TISK SEŠITU Samotný tisk Další možnosti tisku: náhled, tisk vybrané oblasti, listu, více kopií Výběr z dostupných tiskáren Definice rozsahu tisku výběr stran Definice rozsahu tisku vybraná oblast, list, sešit Definice tisku počet kopií Možnost kompletace při tisku více kopií

81 Děkuji za pozornost.