Soft-4-Sale. nečekaně komplexní CRM. autor MTJ Service, s.r.o.

Transkript

1

2 Soft-4-Sale nečekaně komplexní CRM autor MTJ Service, s.r.o.

3 Obsah Kapitoly Část I I. den školení PODZIM Zboží a ceny Obrázky v kartách zboží Výběry zboží Ceny a slevy kom plexně 2 CRM Co s neplatiči... 9 Synchronizace s MS Outllook Hrom adný em ailing Trvalé požadavky Systém a ovládání Přístupová práva Speciální výběrová kritéria Instalace upgrade, klienta,... S4S Utils, PDF Mini 19 Zálohy a údržba systém u Zakázkový systém Hrom adné objednávky Režim y zaokrouhlení DPH Reklam ace, opravy, servisní... zásahy 29 5 Sklady Skladová inventura, skladový... robot a vysavač 32 Nepohyblivé zásoby Stav zásob k určitém u datu Strategie Nastavení a použití procesních... panelů 37 Ukázka obchodní analýzy Křížové tabulky a jejich m ožnosti Uživatelské prostředí - TOP24,... designér, Část II II. den školení PODZIM Bez vazby na modul Nástroj pro údržbu S4S-JOB Ovládání systém u, ovládací... prvky 51 Tvroba PDF a jeho odeslání... PDFm ini 52 Tisk Prostředí: sítě, w indow s,... hardw are, sw 53 Microsoft SQL Server databáze Křížové tabulky Zboží a ceny Bonusový systém Zboží - ceny (dealerské, sm... luvní, m nožstevní) 64 Tisk ceníku Kurzy Konstrukční celky Kontakty a osoby Marketing a operativa Příležitosti Marketingové výběry Dotazníky Proaktivní dokum enty

4 Plánování času a práce Řízení projektů Porady Help - Desk Požadavkový a nám itkový... m anagm ent 81 Reference Evidence zásilek Nabídky a poptávky Poptávky Zakázkový systém Přijaté objednávky Faktury vystavené Dodací listy Došlé faktury Doplňky fakturace (vazba na... banky, zápočty, plánování) 92 Sm louvy Servisní zásahy Kniha oprav Příjem hotového výrobku Sklad a pultový prodej Pokladna 8 Logistika Zápůjčky Výrobní čísla zařízení Reklam ace 9 Strategie Procesní panely Ekonomika Konfigurace Replikace Standard a systém Nadstavby Exporty a im porty Přístupová práva Index MTJ Service, s.r.o.

5 I. den školení PODZIM 2009 Část I

6 I. DEN ú t e r ý P R O G R A M K O L E N Õ 09:30 09:45 ZAHÁJENÍ ŠKOLENÍ 09:45 10:45 Blok 1: Zboží a ceny ceny a slevy komplexn výb ry zboží obrázky v kartách zboží 11:00 11:59 Blok 2: CRM co s neplati i synchronizace s MS Outlook hromadný ing trvalé požadavky 12:00 13:30 OB D 13:30 14:15 Blok 3: Systém a ovládání p ístupová práva speciální výb rová kritéria zálohy a údržba instalace upgrade, klienta, S4S Utils, PDF Mini 14:30 15:15 Blok 4: Zakázkový systém hromadné objednávky režimy zaokrouhlení DPH reklamace, opravy, servisní zásahy 15:30 16:15 Blok 5: Sklady skladová inventura, skladový robot a vysava nepohyblivé zásoby stav zásob k ur itému datu 16:30 17:30 Blok 6: Strategie nastavení a použití procesních panel ukázka obchodní analýzy k ížové tabulky a jejich možnosti uživatelské prost edí TOP 24, designér, Dotazový blok delší než obvykle 18:00 XX:00 ODPO INEK + OSOBNÍ KONZULTACE

7 I. den školení PODZIM Zboží a ceny Obrázky v kartách zboží Automatické připojení obrázků k ceníkovým kartám Adresář obrázků vyberete adresář, kde má systém obrázky hledat. Systém současně prohledává i jeho podadresáře. Nastavení implicitně přebírá cestu uvedenou ve ZBOŽÍ/KONFIGURACE/KOŘENOVÝ ADRESÁŘ OBRÁZKŮ. Povolené typy konfigurace jednotlivých typů souborů s obrázky Shoda č. zboží systém porovnává číslo zboží s názvem obrázku, pokud je shoda připojí obrázek ke zboží Shoda č. katalog - systém porovnává katalogové číslo zboží (na Základní kartě zboží pole OBJ.Č) s názvem obrázku, pokud je shoda připojí obrázek ke zboží Shoda č. uživatele - systém porovnává uživatelský popis (na Technické kartě zboží pole NÁZEV OBRAZU) s názvem obrázku, pokud je shoda připojí obrázek ke zboží. Mechanismus prochází tyto tři volby shora. To znamená, pokud najde obrázek odpovídající číslu zboží již nepokračuje dál. Pokud ale takový obrázek nenajde, porovnává obrázky s katalogovým číslem. Pokud ani tady neuspěje, hledá shodu číslem uživatelským. Tlačítko START spustí mechanismus, který prohledá uvedený adresář, včetně jeho podadresářů, libovolně dále členěných) a spáruje nalezené soubory s odpovídající kartou zboží. Mechanismus nejprve prohledá uvedený adresář včetně jeho podadresářů a zapíše do tabulky všechny soubory, nalezl a které odpovídají zadané konfiguraci. K těmto souborům se pokusí v ceníku zboží nalézt ekvivalentní ceníkovou kartu. Nakonec doplní do přehledu všechny ostatní ceníkové karty. Získáváte tak jednak přehled všech obrázků, které jsou uloženy v zadané stromové struktuře, jednak přehled obrázků, které se podařilo přiřadit k ceníkovým kartám a nakonec přehled ceníkových karet, ke kterým se obrázky najít nepodařilo vše v jednom přehledu. Poklepnutím do pole OBRÁZEK lze daný obrázek otevřít a zkontrolovat je-li aktuální, či zda-li vůbec existuje. Může se totiž jednat o starý záznam z ceníkové karty, kdy byl obrázek ručně připojen, ale mezitím byl fyzicky odstraněn nebo přesunut jinam. Pomocí filtrů nad přehledem máte možnost tyto jednotlivé skupiny identifikovat, filtrovat a dále s nimi pracovat. shoda č. zboží: zobrazí takové položky, které byly propojeny na základě této shody shoda katalog č: zobrazí takové položky, které byly propojeny na základě této shody shoda uživatel č. zobrazí takové položky, které byly propojeny na základě této shody obrázek zrušen: u těchto položek existuje v technické kartě zboží záznam o připojení obrázku, ten se ale nenalézá v odpovídající adresářové struktuře dané konfigurací ani na původně zadané cestě.nový obrázek: to

8 8 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 jsou položky, u kterých dosud neexistuje záznam o pojeném obrázku, a pro které byl obrázek v dané adresářové struktuře nalezen nové umístění:to jsou položky, kde na ceníkové kartě je již evidováno spojení na obrázek, jehož název odpovídá konfiguraci, ale systém jej nyní nalezl v jiné nové cestě. Obrázek mohl být přesunut například v rámci reorganizace struktury úložiště obrázků. sekund.neakcept: v adresářové struktuře byl nalezen další obrázek, který by bylo možno ke kartě zboží připojit, ale zřejmě se jedná o duplicitu, kterou musí uživatel rozhodnout, jeden z obrázků smazat a proces spustit znovu bez obrázku: to jsou takové položky z ceníku S4S, ke kterým nebyl v minulosti obrázek připojen ani pro ně nebyl nyní nalezen Další kriteria výběru umožňují definovat skupinu zboží, se kterou hodláte pracovat. Třídění lze zvolit dle čísla zboží nebo dle cesty k obrázku a to vzestupně či sestupně. V zeleném sloupci lze z definované skupiny ještě detailně vybrat pouze konkrétní položky, ať jednotlivě nebo hromadně pomocí tlačítek Označ zobrazené nebo Odznač zobrazené Tlačítko AKTUALIZUJ provede zápis souborů s obrázky k položkám, které odpovídají nastaveným filtrům, do Technické karty zboží Výběry zboží Výběry zboží Nastavení výběru zboží dle zvolených kritérií výběru, obsahu sloupců a variant výběru. Ovládací prvky karty: NAČTI ULOŽ UKAŽ ZPĚT Načte aktuální nastavení polí obsahů sloupců. Uloží změny v nastavení. Zobrazí náhled před tiskem. Zavře aktuální okno Ceny a slevy komplexně Slevový systém v SOFT-4-SALE V současné verzi systému naleznete poměrně obsáhlou možnost využití slev pro položky zboží s vazbou na jednotlivé zákazníky, skupiny zákazníků. Slevy mohou být jednorázové, časově omezené, závislé na množství, atd. Nastavení této funkcionality je v menu Zboží, kde je celá sekce pro slevový systém, viz. obrázek.

9 I. den školení PODZIM Další nezbytnou součástí je nastavení konfigurace pro výpočet slev, tzn. nastavení pravidel, jak se mají slevy počítat. Je potřeba vybrat typy používaných slev, doklady, kde bude slevový systém aktivní. 1.2 CRM Co s neplatiči Systém hlídání neplatičů. Nový systém sledování platební morálky zákazníků s možností zastavit dodávky největším hříšníků. K zastavení dodávek může dojít ve dvou případech: dojde k překročení limitu dluhu nastaveného na kartě zákazníka (do limitu se počítají pouze faktury po splatnosti) existují faktury, které jsou více jak 30 dnů po splatnosti a při tom suma nezaplacených částek těchto faktur je vyšší jak polovina limitu dluhu. Konfigurace limitu dluhu:

10 10 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Při provedení vystavené faktury nebo přijaté objednávky se spouští kontrolní mechanismus. V případě, že firma má nějakou nezaplacenou fakturu, zobrazí se přehledová tabulka s těmito sloupci: číslo faktury dlužná částka datum splatnosti datum vystavení kumulace dlužné částky Záznamy o fakturách se třídí podle data splatnosti s tím, že nejstarší jsou nahoře; faktury po splatnosti 30 a více dnů se označí červeně, do sloupce kumulace se sčítají dlužné částky a to shora dolů - když se podíváme na sumu u poslední červené faktury vidíme součet všech faktur 30 dnů po splatnosti. V hlavičce tabulky naleznete následující údaje: Firma, limit dluhu, suma faktur po splatnosti, suma všech vystavených faktur. + textová výstraha: "Pozor, uvedená firma má nezaplacené faktury po splatnosti!" Blokace limitu

11 I. den školení PODZIM Kdy má dojít k blokaci limitu? pokud do faktury / dodacího listu vložíme jako odběratele firmu, které nemá na obchodní kartě kontaktu v poli způsob úhrady uvedeno "převodem" (tzn. buď je pole prázdné nebo je v něm jiný text), pak nechť se vygeneruje tato zpráva: "Tento zákazník nemá povolenu úhradu faktury převodem. Proveďte prodej za hotové nebo požádejte odpovědného pracovníka o povolení fakturace a přidělení limitu dluhu." Řešení: nový příznak na obchodní kartě kontaktu - "doklady blokovat" (ve výchozím stavu vypnuto) nový příznak v Konfiguraci kontaktů - "Doklady blokovat - B" (pro zakládání nových karet kontaktů) reakce na příznak "B" = systém bude reagovat u všech vybraných dokladů buď při založení nového nebo změně kontaktu na stávajícím. Vždy se objeví výše uvedený text.!! pokud je na dokladu (faktura, dodací list) vybrána firma, která nemá povolenou fakturaci, nelze takový doklad ULOŽIT (tedy ani vytisknout). Při každém pokusu o uložení se objeví výše uvedená upozornění. do funkce MARKETING / MARKETINGOVÉ MANIPULACE / HROMADNÉ OPRAVY doplněna možnost hromadné změny stavu příznaku u kontaktů dle výběru. upraveny generátory FAK! ze VŠEHO, DODL! ze VŠEHO Fakturační poznámka Na obchodní kartě firmy byla doplněno nové pole, pojmenované "Fakturační výstraha k firmě". Pokud uživatel toto pole naplní libovolným textem, objeví se tento zpráva s tímto textem vždy při prodeji. Zpráva jenž se objeví uživateli, jenž vystavuje fakturu, vždy při provedení faktury pro daného zákazníka. Při otevření okna se zprávou, se může uživatel ještě rozhodnout zda chce pokračovat v procesu fakturace nebo tento proces zastavit. Takovou reakci systému můžete automaticky očekávat pokud fakturační poznámku určitému odběrateli nebo dodavateli vyplníte. Fakturační poznámka bude aktivní na těchto typech dokladů: faktura, zálohová faktura, prodejka, přijatá faktura a zálohová přijatá faktura. přijatá objednávka. příjem opravy zápůjčka vrácení dodací list A její nastavení je v menu Kontakty/Konfigurace/Konfigurace kontaktů

12 12 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM Synchronizace s MS Outllook Hromadný ing Odeslání hromadného u s obrázkem Systém Soft-4-Sale disponuje novinkou v podobě vkládání obrázku do hromadného u. Jedná se o operativní novinku, kterou ocení uživatelé při každodenním použití. Řešení spočívá v úpravě ové zprávy ve formátu HTML, která je popsána níže. Postup: Nejprve je třeba upravit zdrojový kód HTML před název souboru každého obrázku doplnit text cid: (dle příkladu).

13 I. den školení PODZIM V Soft-4-Sale vytvořte vzorový dopis. Ke vzorovému dopisu připojte připravený HTML soubor, který bude tvořit HTML tělo (viz. pole HTML) a jako připojené objekty (ikona zeměkoule) i obrázky, které mají být v HTML tělo zobrazeny (v tomto příkladu "ruze.jpg" a "slogan.gif"). V marketingovém výběru firem nebo osob se přes tlačítko prokliknete do následujícího okna. V tomto okně vyberte vzorový Hromadný dopis. Zobrazí se Vám, že k tomuto dopisu jsou v tomto případě připojeny dvě přílohy. HTML soubor spojený s tímto dopisem se objeví v sekci HTML tělo. Tlačítko Rozesílač vygeneruje tolik ových zpráv, kolik ových adres je uvedeno v poli Zaslat na tyto... Do každé takové zprávy se vloží html tělo a jako přílohy spolu půjdou obrázky, které se mají v html těle zobrazovat. Outlook při odeslání zpráv na základě upraveného html kódu propojí vložené obrázky s přílohami a adresátovi se zobrazí ve formátu html, včetně obrázků.

14 14 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM Trvalé požadavky Trvalé požadavky zákazníků Požadavkový management byl doplněn o možnost zadávat tzv. trvalé požadavky zákazníků resp. dodavatelů do systému tak aby systém: n automaticky oznamoval uživateli tyto požadavky ve vybraných situacích (např. při tvorbě nabídky na tuto firmu) n automaticky doplnil dokument zákazníka/dodavatele v Soft-4-sale o texty trvalých požadavku (v sekci dynamických textů se automaticky doplní požadované texty) tak aby se tyto texty objevily v tisku dokumentu. Reakce dle situace n Tvorba (generování dokladu) n Změna resp. zadání odběratele na dokladu Reakce 1: zpráva pro uživatele s rozhodnutím OK/STOP Reakce 2: naplnění dynamických textů dokumentu n Naplnění během tvorbu dokladu s možností upravit text před provedením n Naplnění až v rámci provedení n Volba úvodní/závěrečný text dokladu n Název a Text se dostává jako dynamický text

15 I. den školení PODZIM n V rámci reakce se smažou dynamické textu jenž nepřísluší dané firmě (např. při změna odběratele z A na B) 1.3 Systém a ovládání Přístupová práva Definice přístupových práv První, základní varianta, kdy přístupové práva v podstatě nejsou využívána vůbec je situace, kdy uživatel pracuje bez definovaných uživatelů a zcela automaticky mu je přiděleno jméno USER, což je jméno uživatele, který má maximální přístupová práva přes celý systém. Takto funguje systém v jedno-uživatelských nastaveních a takto funguje systém po provedení instalace zcela standardně. Po provedení instalace má systém v sobě zabudováno již dopředu jméno uživatele user, má nastavena maximální přístupová práva a tento uživatele nemá přiděleno žádné heslo. Při spuštění ikony ke startu Soft-4-Sale se zcela standardně doplní jméno uživatele user a pokud tento uživatel nemá heslo, projde spuštění SOFT-4-SALE až do standardního běhu bez toho, aby bylo po uživateli požadováno heslo nebo jméno. Druhá varianta využití přístupových práv spočívá v tom, že po spuštění SOFT-4-SALE chce tento systém po uživateli zadat jméno a heslo. Tomuto jménu uživateli jsou nastavena konkrétní přístupová práva k jednotlivým modulům, k jednotlivým funkcím a toto nastavení probíhá samozřejmě pod vedením správce systému uživatelsky. Po vyplnění karty nového uživatele se otevře tzv. mapa přístupových práv, kde správce systému vyplní přístupová práva daného uživatele k jednotlivým modulům. Tato mapa představuje šachovnici, kde na řádcích se objevují názvy jednotlivých funkčních oblastí od zboží po správu systému přes kontakty, sklady,..a ve sloupcích této mapy jsou typy přístupových práv postupně zleva NONE, uživatel nemá přístup k tomuto modulu ani ke čtení dat z tohoto modulu SCAN, uživatel nemá přístup k tomuto modulu, ale má právo načíst data z tohoto modulu. Varianta SCAN se nejčastěji používá k číselníkům, ke zboží, kdy uživatel sice nevidí menu číselníky, kde se číselníky vytváří a nastavují, ale v případě vyplňování karty kontaktu např. se mu ukáží hodnoty z naplněných číselníků, hodnoty číselníků oblastí, obchodníků atd. READ, uživatel má přístup k danému modulu a má právo číst data WRITE, uživatel má přístup k danému modulu a má právo číst i zapisovat data. Klasický čistý přístup k zápisu, kdy je uživateli umožněn nejen čtení, ale i zápis dat MANAG, manažerský přístup k danému modulu a k tomuto přístupu jsou navázány všechny strategické výstupy, které v tomto sytému lze mít. Mezi strategické výstupy patří všechny hromadné výstupy ze systému, tiskové výstupy, exporty ze sytému, statistické výstupy a do manažerského přístupu patří některé speciální funkce např. storno příjemky, výdejky, speciální funkcí v oblasti kontaktů je např. rušení duplicit, v oblasti vystavování faktur je oprava již dříve vystavené faktury, pro oblast zakázek zadání nového čísla zakázek, což se promítá do kompletně všech souvisejících dokladů dané zakázky CTRL, poslední, nejvyšší úrovní přístupových práv je přístup CONTROL. Tato úroveň umožňuje všechno co umožňovala úroveň MANAG a navíc k této úrovni přistupuje právo pro nastavení základních číselníků dané oblasti.

16 16 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Detailní přístupová práva V případě podrobných přístupových práv uživatelů Soft-4-Sale můžete nastavit práva přístupu k jednotlivým funkcím vybraných modulů. Jedná se o pravá pro zobrazení (N), čtení (R) a zápis (W). Přiřazení práva provedeme zvolením jednoho z typů práva (N, R, W). Hierarchie horizontálního řezu Pro horizontální řezy přístupovými právy existuje jedno pravidlo. Jedná se o ochranu a vyčlenění konkrétně informace pro určité uživatele. Př. Chci aby přístup k informacím o jednání této firmy měly pouze nejvyšší manažeři. Chci aby tento záznam z jednání byl skryt ostatním uživatelům, nechci aby si ho četli. Chci aby tento úkol byl v systému úkolového managementu nepřístupný ostatním uživatelům. Doposud byly přístupová práva definována tak, že pokud měl uživatel právo ke čtení úkolů, viděl všechny. Nyní můžeme horizontálně rozříznout konkrétní obor informací na určité úrovně práv. Pro definici úrovně ochrany se používá jednotné tlačítko se dvěma bílými a jedním modrým pruhem. Celý systém je postaven na několika úrovních konfigurace. Úroveň konfigurace spočívá v tom, že uživatelé s nejvyššími právy musí vymyslet úroveň ochrany. Znamená to, že existují dvě implicitní úrovně ochrany: úroveň ochrany 0 ( úroveň ochrany obyčejných informací) tuto úroveň vidí všichni uživatelé. Úroveň ochrany 99 (implicitní možná nejvyšší úroveň ochrany) dostávají všichni uživatelé, jakmile jsou zavedeni do systému. Zařadíte li nového uživatele do systému a nadefinujete mu do jakých úrovní ochran se může dostat, automaticky dostává přístup k nejvyšším úrovním ochrany!! Musíte tedy jeho práva snížit. Kromě úrovní 0 a 99 máte k dispozici 98 úrovní ochran, které můžete sami nadefinovat. Příklad: Nastavení přístupových práv pro obchodníka v síti, který má nad firemními daty vidět pouze jeho nebo jemu určené dokumenty. U jednotlivých dokumentů nastavte v poli profi-doplněk ([nazev tabulky].[jmeno pole] = text v poli ) nazev tabulky je vidět v prvním poli řádku horizontálních řezů jméno pole lze zjistit např. přes designéra nad přehledem nabídek (SMAN ID = obchodník, SMAN2 ID = vypracoval) text v poli např. dle pole Obchodník v číselníku obchodníků

17 I. den školení PODZIM Příklady profi-doplňků pro nabídky: vidět jen nabídky obchodníka 'abc' bez ohledu na to, kdo je vytvořil ([NABIDKA].[SMAN ID] = 'abc') vidět jen nabídky obchodníka 'abc' nebo obchodníka 'xy' bez ohledu na to, kdo je vytvořil ([NABIDKA].[SMAN ID] = 'abc' OR [NABIDKA].[SMAN ID] = 'xy') vidět jen nabídky na některého z obchodníků 'abc', 'xx', 'xy' bez ohledu na to, kdo je vytvořil ([NABIDKA].[SMAN ID] In ('abc','xx','xy')) vidět jen nabídky obchodníků začínajících na 'a' bez ohledu na to, kdo je vytvořil ([NABIDKA].[SMAN ID] Like 'a*') vidět jen nabídky obchodníka 'abc' nebo tvůrce 'abc' ([NABIDKA].[SMAN ID] = 'abc' OR [NABIDKA].[SMAN2 ID] = 'abc') vidět jen nabídky obchodníka 'abc' a zároveň tvůrce 'abc' ([NABIDKA].[SMAN ID] = 'abc' AND [NABIDKA].[SMAN2 ID] = 'abc') Definice uživatelského menu Konfiguraci povolení užívání jednotlivých funkcí nastavíme v modulu Systém/Přístupová práva/definice uživatelského menu. Otevře se Vám okno, kde v levé části vidíte seznam užívaných modulů ve stromovém zobrazení a v pravé části okna máte možnost výběru uživatele, pro kterého nastavíte zobrazení menu. Formou zaškrtnutí zvolené položky v menu zvolíme, které funkce menu mají být uživateli zobrazeny. V případě, že přiřazujeme více uživatelům stejná práva, potom stačí nastavit práva pro jednoho uživatele a pro další uživatele použít funkci nastav dle vzoru. V nabídkové roletě vybereme uživatele, kterého chceme použít jako vzor a klikneme na tlačítko nastav dle vzoru.

18 18 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM Speciální výběrová kritéria Speciální výběrová kritéria V systému Soft-4-Sale je mnoho přehledových sestav, kde je možno složitým či jednoduchým způsobem vybírat informace z databáze. Výběrová kritéria lze budovat podle známých pravidel, např. *židle vybere všechny prvky z ceníku, které mají někde na začátku, uprostřed nebo na konci text židle. Výběrové kritérium [A,B,M] znamená, že vyberu veškeré zařízení jejichž název začíná na A nebo B nebo M. Výběrová pravidla využívaná při zadávání výběrových kritérií vychází z vlastností databáze MS Access. MS Access ovšem neumožňuje některé speciální pohledy, které jsou v datech požadovány. Mezi těmito speciálními pohledy jsou např. ukaž mi všechny faktury, které nemají vyplněnou oblast produkce. Nemohu do oblasti produkce zadat negativní kritérium Nemá vyplněno. Nebo chci vybrat přehled báze zboží a chci vybrat zboží, které je typu paměť nebo procesor nebo videokarta. Takto komplikované výběrové kritérium nelze zadat jednoduchým zadáním. Systém není schopen takovýto výběr provést. Proto jsme rozšířili uměle pravidla pro zadávání výběrových kritérií. Pomocí klíčového textu je možné aktivovat systém speciálních výběrových kritérií. Tento speciální text, který je potřeba zadat do výběrového pole začíná dvěma kulatými závorkami. Jsou k dispozici nyní tyto možnosti: ((Eq=hodnota vybere přesně položky které mají přesně zadanou hodnotu (pokud mám v databázi zboží položky nazvané stůl, stůl železný a stůl plechový pak výběrové kritérium stůl, vybere všechny 3 položky, protože začínají slovem stůl. Kritérium ((Eq=stůl vybere pouze položku stůl.) ((Null výběr všech položek, které mají dané kritérium prázdné (nevyplněné) ((NotNull vybere všechny položky, které mají výběrové kritérium nějak naplněné ((List=h1;h2;h3 vybere položky, které odpovídají některému ze zadaných prefixů ((ListEq=h1;h2;h3 vybere položky, které se přesně shodují s některou ze zadaných hodnot ((Not=hodnota vybere položky, které neodpovídají zadanému prefixu ((Between=h1-h2;h3-h4 vybere položky, které odpovídají některému ze zadaných intervalů prefixu ((Null výběr všech položek, které mají dané kritérium prázdné (nevyplněné) ((Notlist=h1;h2;h3 na seznamu nebudou položky, které odpovídají některému ze zadaných prefixů Tyto speciální syntaxe vyřeší následující dosud neřešitelné požadavky při výběru zboží z ceníku: výběr položek zadaného seznamu typů

19 I. den školení PODZIM výběr položek kromě zadaného seznamu typů výběr položek, které nemají vyplněný typ výběr položek, které mají konkrétní hodnotu typu i když je současně použit prefixu jiného typu Instalace upgrade, klienta, S4S Utils, PDF Mini Instalace upgrade Spuštění SETUP.EXE z instalačního CD nebo instalačního adresáře systému Soft-4-Sale G5. Instalační proces otevře nejdříve dialogové okno, kde uživatel zadává jednotlivé parametry pro upgrade: 1.1 Upgrade adresář - klíč 1.2 Skupina ikona na ploše Zadání jména programové skupiny a rozhodnutí zda požaduje ikonu na plochu a v kladném případě možnost zadat jméno uživatele pro tuto ikonu. Uživatel může změnit název programové skupiny. To je vhodné především pro situace kdy na jednom PC běží více systémů G5 (např. český a slovenský, nebo ostrý a testovací). 1.3 Access Runtime 2002/2003 Pokud nebyla zjištěna přítomnost prostředí RT Access, pak uživatelské rozhodnutí i typu instalovaného prostředí.

20 20 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM Rekapitulace start! Rekapitulace podmínek instalace Instalace runtime Access Start vlastní instalace prostředí RT Access 2003 nebo 2002.

21 I. den školení PODZIM Běží, reimportuje, Běžící instalace upgrade 1.7 Konec Informace o dokončení upgrade Instalace klienta Spuštění SETUP.EXE z instalačního CD nebo instalačního adresáře systému Soft-4-Sale G5. Instalační proces otevře nejdříve dialogové okno, kde uživatel zadává jednotlivé parametry pro instalaci klienta v síti LAN.

22 22 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM Klient v síti, adresář klienta Volba cílového adresáře klienta na lokálním disku, volba typu instalace = klient v síti. 2.2 Adresář s daty serveru Volba centrálního adresáře s daty systému = server. 2.3 Obsah klientského adresáře? Pokud instalujete klienta do stejného adresáře, jako byla verze 4, pak jeho obsah můžete chtít zcela zrušit (doporučeno) nebo jen přesunout do nového podadresáře BAK.

23 I. den školení PODZIM Skupina ikona na ploše Zadání jména programové skupiny a rozhodnutí zda požaduje ikonu na plochu a v kladném případě možnost zadat jméno uživatele pro tuto ikonu. Uživatel může změnit název programové skupiny. To je vhodné především pro situace kdy na jednom PC běží více systémů G5 (např. lokální a síťový). 2.5 Access Runtime 2002/2003 Pokud nebyla zjištěna přítomnost prostředí Access, pak uživatelské rozhodnutí i typu instalovaného prostředí! 2.6 Rekapitulace start! Rekapitulace podmínek instalace 2.7 Instalace runtime Access Start vlastní instalace prostředí Access Běží, instaluji, Běžící instalace upgrade. 2.6 Konec Informace o dokončení upgrade VÝSLEDEK INSTALACE: Skupina úloh pro klienta v síti LAN Odinstalování Soft-4-Sale Oprava a komprese aplikační části Soft-4-Sale G5 Údržba systému konfigurace Vynucená změna verze

24 24 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Ikona na ploše pro klienta Reinstalace Utilit Instalační sada obsahuje 3 soubory: S4S-UTILS.CAB setup.lst setup.exe Instalační sadu najdete na CD nebo na FTP prostoru zabalenou v sekci upgrade jako soubor s4sutilsg5.zip. Instalace obsahuje tyto komponenty: S4S Sledovač podpůrný program sledující výskyt a avizující uživateli proaktivní události v době, kdy na počítači není spuštěný systém Soft-4-Sale. S4S Outlook icon podpůrný program umožňující export jednotlivých zpráv z MS Outlook do Soft-4-Sale G5 S4S FTP podpůrný program umožňující automatický přenos replik na FTP prostor. VÝSLEDEK INSTALACE: Sledovač - funkce sledovače proaktivních událostí zůstává stejná jako u verze 4. Uživatel při prvním spuštění zadává podmínky funkce sledovače včetně případného zadání spustit vždy při startu Windows. Ikona pro Outlook - funkce ikony na nástrojové liště Outlooku při otevřené zprávě zůstává shodná s funkcionalitou verze 4. Jedná se o jednoduchý přenos poštovní zprávy dovnitř dat systému Soft-4-Sale G5. Uživatel při prvním použití zadává podmínky funkce (jméno, uživatele, umístění dat systému) S4SFTP - funkce programu, jenž zajišťuje automatickou synchronizaci replik mezi lokálním diskem a FTP prostorem je totožná s funkcionalitou ve verzi 4. Hlavní změna spočívá v novém jménu programu: s4sftp32.exe. Tento program je využíván jednak uvnitř systému G5, pokud uživatel použije funkci "stáhni" nebo "pošli" repliku a jednak nový nástroj pro údržbu a dávkové úlohy s4s-job používá tento program také, pokud je požadovaná akce stažení nebo odeslání replik na FTP Zálohy a údržba systému S4S JOB Další změnu doznala podpůrná aplikace pro údržbu a správu aplikace (pracovní kopie, komprese, replikace, změna verze). Tento nástroj je možné využívat pouze ve verzi G5 a musí být využíván pro zálohování systému.

25 I. den školení PODZIM Automatické zálohování S4S Soft-4-Sale Backer je nový nástroj, který zálohuje data a zároveň je komprimuje. Takto dosáhneme stavu, kdy záloha má přijatelnou velikost. Další výhodou této utility je možnost spuštění v tichém módu naplánovaných úloh a možnost nastavit počet současně existujících záloh (tedy hloubku zálohování) Instalace Instalace podpůrného nástroje S4S Backer je standardní a uživatelsky nenáročná. Je potřeba zvolit pouze adresář kam bude daný software nainstalován (výchozí nastavení je do C:\Program Files\Softsale ZIP) a název programové skupiny v nabídce Start ve Windows (Soft-4-Sale Backer). Po prvním spuštění je nutné nastavit daný program a to v tomto pořadí: vybrat soubory, které chceme archivovat vybrat cestu kde se archivovaný soubor bude ukládat (NESMÍ BÝT SHODNÁ SE ZDROJOVOU CESTOU, protože nejprve dochází ke zkopírování vybraných souborů a teprve poté ke komprimaci, proto je možné úlohu pustit za plného provozu, což u pracovní kopie nešlo) zvolíme hloubku záloh (pro ilustraci - pracovní kopie má hodnotu 3, pokud tedy nastavíme hodnotu 10 a využijeme možnosti naplánovaných úloh, získáme každodenní automatickou zálohu posledních 10 pracovních dní, ke které je možno se kdykoli vrátit a napravit případné problémy) výběr komprimační metody možnost nastavení verifikace komprimovaného souboru Jestliže se podíváme do adresáře, kde jsou uloženy komprimované soubory, tak jejich názvy budou v tomto tvaru: S4S (jedná se o první zálohu z a byla vytvořena v 10:19, po vytvoření další zálohy se změní pouze číslo zálohy z S4S1 na S4S2) Pro nastavení naplánovaných úloh stačí mít v řádku Spustit cestu k programu a parametr pro spuštění úlohy. Př. "C:\Program Files\Softsale ZIP\ZIP-UTILS.exe" ZIP Spouštěcí složka je potom "C:\Program Files\Softsale ZIP"

26 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Zakázkový systém Hromadné objednávky Objednávka hromadná, reaguje na komplexní potřeby zboží pro obchodní případy a jejich možné řešení v rámci stavu zásob a zboží je na cestě. (dříve objednané)

27 I. den školení PODZIM 2009 Co všechno lze ovládat: zdroj požadavků na zboží zdroj zboží na cestě zdroj dostupného zboží na skladě jaký sortiment bude systém objednávat podmínky kdy začne systém objednávat podmínky kolik systém objedná uživatelské ruční změny Režimy zaokrouhlení DPH Zaokrouhlení DPH Nastavení režimu zaokrouhlení DPH 27

28 28 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Můžete zvolit jeden ze dvou povolených režimů 1 hal matematicky 1 Kč matematicky Zvolený režim je režim systémový a je tedy společný pro všechny uživatele. Režim ovlivňuje způsob zaokrouhlení DPH u nově vznikajících dokumentů (nabídka, přijatá objednávka, prodejka, faktura vystavená,...). Režim použitý v dokumentu V každém obchodním dokumentu lze zjistit použitý režim u dokladu a dokonce i měnit režim zaokrouhlení DPH tohoto dokumentu. Např. pokud potřebujete ještě vystavit fakturu do roku 2008 v režimu zaokrouhlení na desetník nahoru, nebo naopak kdy chcete opravit režim na faktuře vystavené v roce 2009 v nevhodném režimu. Pole s typem zaokrouhlení DPH najdete vždy na spodní hraně okna dokladu. Nastavení režimu zaokrouhlení základu daně pro faktury vystavené Pokud zvolíte zaokrouhlení DPH na 1 Kč, pak je smysluplné zvolit v konfiguraci u faktur vystavených také režim zaokrouhlení celkové ceny také na 1 Kč. Výsledným efektem, budou faktury s celkovou částkou k úhradě zaokrouhlenou na celé koruny a takové faktury jsou tedy vhodné i pro hotovostní úhrady! Tento režim, je ovšem uživatelský a musí si jej tedy nastavit každý uživatel, jenž vystavuje faktury! Systém při propočtu faktury (a také při provedení faktury) automaticky vytvoří zaokrouhlovací řádek Zaokrouhlení u kterého ovšem nebude sazba daně 0%, ale 19% (resp. 9% pokud celá faktur je ve snížené sazbě daně).

29 I. den školení PODZIM Tento režim bude automaticky aktivován na těch fakturách, které mají hotovostní způsob úhrady. A to i v případě, že zaokrouhlení DPH je jinak nastaveno na 1 hal Reklamace, opravy, servisní zásahy Opravy Kniha oprav byla rozšířena o dvě nová časová pole. Jedná se o datum, kdy byla oprava zadána a datum, kdy byla oprava urgována včetně příznaku logického, zda byla zadána, urgována. Tyto dva datumy se zúčastní výběrů logických i časových. Na řádku opravy, kdy je na každém řádku evidováno kolik kusů bylo opraveno a kolik kusů bylo předáno a zda bylo opraveno a předáno, je doplněna možnost časové informace, kdy bylo opraveno a kdy bylo předáno klientovi. Tuto informaci, která je vedena v hlavičce dokumentu opraveno a dodáno, je možné zadávat přímo do řádku včetně datumu. Reklamace Reklamace v systému Soft-4-Sale jsou umístěny v modulu Logistika. Menu reklamací obsahuje funkce: Přehled reklamací i zboží v reklamacích Karta nové reklamace Konfigurace Tisky reklamací i zboží v reklamacích Křížové tabulky reklamací i zboží v reklamacích

30 30 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Možný postup při řešení reklamace: Od zákazníka - přijato (vystavení reklamačního protokolu o přijetí zboží do reklamace) Servisní středisko - odesláno / Odeslání reklamace do servisního střediska Servisní středisko - přijato / Přijetí vyřešené reklamace ze servisního střediska Zákazník - odesláno (vystavení reklamačního protokolu o vyřízení reklamace) Vazby z reklamace: na skladové doklady (příjemka, výdejka, převodka) na servisní zásah Servisní zásahy Servisní zásah eviduje uvnitř jednotlivé servisní úkony, které pracovník při daném servisním zásahu vykonal. V rámci servisních úkonů lze samozřejmě evidovat libovolné činnosti, které se servisním zásahem souvisí. Je možné např. evidovat dopravu, ztrátu času na cestě, a libovolné typy servisních úkonů, které v rámci servisního zásahu technik vykonal. Takový výkaz je možné vést v systému Soft-4-Sale jako detailní podklad pro fakturaci, ale je také možné pomocí tohoto výkazu analyzovat jednotlivé typy zásahu, jejich četnosti a jednotlivé typy úkonů a jejich četnosti nad určitým druhem zařízení. Servisní zásahy v dřívější podobě umožňovaly pouze evidovat servisní zásahy jako takové s určitým vztahem k zakázce, zákazníkovi a samozřejmě k určitému obchodníkovi. V servisních zásazích přibývá možnost navázat servisní zásah k nákladovému středisku, které tento zásah provedlo a je možné přesněji a detailněji evidovat výkony, výnosy a nákladové finanční částky. Servisní zásah se tak dostal do podoby klasického dokladu v rámci Soft-4-Sale s možností zadávat úvodní a závěrečné texty, s možností tisku určitého protokolu, s možností generovat podle servisního zásahu konečnou fakturu a to na základě toho, které úkony jsou a které nejsou placené.

31 I. den školení PODZIM Číselníky vázané na servisní zásahy: Číselník typů servisních zásahů - Servisní zásahy obsahují dva číselníky, které jsou vzájemně provázány. Základním číselníkem, který byl již v omezené podobě v předchozí verzi je číselník typu servisních zásahů. Tento číselník umožňuje roztřídit servisní zásahy do libovolného počtu typů. Číselník typu servisních úkonů - Dalším číselníkem jsou typy servisních úkonů. Tento číselník může roztřídit veškeré činnosti libovolně detailním způsobem. Mezi typy servisních úkonů je možné zařadit i např. dopravu, ztrátu času na cestě, odborná instalace, odbornou montáž atd... Při definici jedné položky typu servisního úkonu definuje již uživatel pro tento systém název tohoto úkonu, jednotkovou cenu prodejní, měrnou jednotku, jednotkovou cenu nákladovou a případně i množství. Množství se nejčastěji doplňuje až na konkrétním servisním zásahu.

32 32 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Oba číselníky jsou vzájemně provázána a to tak, že nad jedním typem servisního zásahu je možné definovat sadu typizovaných servisních úkonů a sestavit tak vzorové servisní zásahy, které se automaticky použijí pro vyplnění karty nového servisního zásahu pokud zvolím tento typ. Vazba na Faktury vystavené: Drobná změna funkčnosti při generování vystavené faktury ze servisního zásahu. Jde o to, že když uživatel generuje fakturu nad rozsáhlým servisním zásahem, systém nabídne kumulaci činností stejného typu do jednoho řádku faktury s popisem dle číselníku činností a s cenou dle servisního zásahu. Faktura se tak výrazně zkrátí když obsáhlý servisní výkaz je stejně přílohou faktury. Generátor faktury tedy obsahuje nově příznak kumulovaně, jenž si navíc pamatuje uživatelské poslední nastavení. 1.5 Sklady Skladová inventura, skladový robot a vysavač Skladová inventura Doporučený postup: Přípravný krok (přepočet stavu zásob a dokladů) Výtisk inventury stavu zásob (aktuální nebo časově zpětný) Vytvoření dokladu inventury (evidenční a skutečně zjištěný stav zásob na jednotlivých skladových kartách) Vygenerování rozdílových opravných dokladů (přebytek, manko, haléřové vyrovnání,) Zaskladnění a tisk opravných dokladů (příjemek) Přepočet skladů skladovým robotem pokud byla inventura realizována zpětně 1. Přepočet stavu zásob Funkce přepočítá stav zásob na skladových kartách. Přepočet proběhne na základě existujících pohybů a rezervací. Ovládací prvky karty PROTOKOL Zobrazí náhled před tiskem protokolu přepočet skladových karet.

33 I. den školení PODZIM PROVEĎ Provede přepočet vybraných skladů. PROTOKOL Zobrazí náhled před tiskem protokolu přepočet dokladů. POHYBY Provede přepočet všech pohybů. PROTOKOL Zobrazí náhled před tiskem protokolu přepočtu textových atributů. JEN TXTA1 Provede přepočet textových atributů. PROTOKOL Zobrazí náhled před tiskem protokolu přepočtu textových atributů. JEN TXTA2 Provede přepočet textových atributů. ZPĚT Zavře aktuální okno. Funkce přepočítává stav zásob na skladových kartách tlačítko Proveď a dále všechny příjemky a výdejky tlačítko Pohyby. Pro výpočet průměrných cen na jednotlivých kartách propočítá všechny provedené a nestornované pohyby. Průměrná cen se vypočítá jako podíl hodnot suma_kč/suma_množství. 2. Tisk inventury Základním předpokladem pro správnou inventuru je inventurní tisková sestava zboží. Tuto sestavu najdete v modulu sklad-tisk stavu. Tento dokument slouží k zápisu fyzického stavu skladu a to v případě že chcete provést inventuru k aktuálnímu dni. Druhá možnost umožňuje výtisk inventury k vámi zadanému datumu. Tuto sestavu aktivujete z menu sklad - rekapitulace. 3. Doklad skladové inventury Vytvoření dokladu inventury nalezneme v modulu sklad -> administrace skladu -> skladová inventura. Zde zadáme údaje, ke kterému dni chceme inventuru provést a na jakém skladě ji chceme provést a po promáčknutí tlačítka Vytvoř systém sám zhotoví skladovou inventuru. Otevřením řádku inventury se dostaneme do celkového přehledu zásob. Systém doporučuje provést uzávěrku příslušného skladu je však na uživateli jak se rozhodne. 4. Vygenerování rozdílových opravných dokladů, Zaskladnění a tisk opravných dokladů Tlačítko Vytvoř provede skladovou inventuru a zapíše se jako řádek inventury skladových zásob. Poklepnutím na řádek se otevře přehled zásob obsahující jak stav evidenční, tak pole pro zápis stavu zjištěného při inventuře. Na přehledové kartě zásob najdeme výběrová kriteria která mají stejnou funkcionalitou jako na kterékoliv jiné přehledové sestavě systému Soft 4 Sale. Množství udávané na přehledu je dle skladové karty a pole skut. je pole kam můžete zapisovat zjištěný stav. Dále zde nalezneme tlačítko Kouzelník a tlačítko Doklady, která budou popsána níže. Ovládací prvky: VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria.

34 34 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 KOUZELNÍK Toto tlačítko slouží jako hromadný příkaz pro doplnění množství na skladových kartách do pole skutečné množství. DOKLADY Tlačítko Doklady " umožňuje opravit vše buď na společný doklad nebo, samostatně. Přebytek, Manko, Haléřové vyrovnání, Opravný doklad bude zapsán jako příjemka a to s datumem ke kterému je inventura udělána. Kontrolou je zápis v přehledu příjemek. Přebytek: skladová karta ukazuje 5 ks skutečnost je 8 ks je třeba vystavit opravný doklad (příjemku na 3 ks nebo výdejku na -3 ks). Tento doklad vznikne použitím tlačítka Doklady Manko: skladová karta ukazuje 5ks skutečnost jsou 2ks je třeba vystavit opravný doklad (výdejku na 3 ks). Tento doklad vznikne použitím tlačítka Doklady Haléřové vyrovnání: Pokud nastane situace kdy množstevní stavy na skladě jsou oba nulové a finanční hodnota je nenulová, pak tlačítko Doklady vystaví příjemku, kde bude uvedeno nulové množství a v ceně finanční hodnota s opačným znaménkem. Tento doklad realizuje haléřové vyrovnání u skladových karet, kde zůstal při nulovém množství finanční přebytek nebo manko. Opravné doklady jsou typicky samostatné příjemky a výdejky. Výhodné je zadávat jen výdejky, které přepočítá robot. Nové příjemky, výdejky jsou vidět v přehledu příjemek, výdejek. Vzniklým příjemkám, výdejkám zadám kód pohybu a pak dám Proveď. Provede se zaskladnění inventurních dokladů. V poznámce inventurní příjemky nebo výdejky je zápis o provedení opravného dokladu vztahující se k inventuře. Po zaskladnění spustím Skladového robota, který přepočte výdejky na průměrné ceny. 5. Přepočet skladů skladovým robotem pokud byla inventura realizována zpětně Funkce "skladový robot" v administraci skladů umožňuje opakovaně realizovat veškeré příjmy a výdeje nad skladem od určitého datumu a dosáhnout tak toho, že veškeré časové a finanční nesrovnalosti, ke kterým došlo v průběhu vedení skladů, budou znovu přepočteny. Jedná se o systém, kdy se využívá základní charakteristiky skladu - a to, že výdeje probíhají na základě váženého průměru skladových cen. Pokud tedy uživatel manipuluje s časem příjmu a výdeje, systém nebere v potaz při aktuálním provedení příjmu nebo výdeje tyto časové manipulace a výdej vždy probíhá podle právě aktuální průměrné skladové ceny přesto, že týden poté co byl proveden výdej někdo zaskladní zboží s časem,

35 I. den školení PODZIM který by měl tento výdej předbíhat. Stejně tak pokud dochází ke změně ceny na příjmu, protože např. přijde pozdě faktura za dopravu a dělá se opravná příjemka, která pouze finančně manipuluje se stavem zásob a oceňuje tak hodnotu příjmu, výdeje, které byly již realizovány nezohlední tyto posuny. Skladový robot tedy bere od určitého data postupně příjmy a výdeje v jejich aktuálních finančních a časových hodnotách a znovu počítá průměrné ceny pro jednotlivé výdeje. Výsledkem práce skladového robota jsou návrhy změn v cenách výdejek podle správného časového sledu a podle správných časových hodnot. Skladový robot má několik výkonných tlačítek a probíhá v několika fázích: Příprava - skladový robot provede výpočet průměrných cen za období od" do" a opraví průměrné ceny na výdejkách. Protokol změn ukazuje záporné stavy (výdej do mínusu) a změnu ceny Náhled na změny doklady - ukazuje položkově finanční rozdíl, ke kterému dochází u výdejů Náhled na změny sklady - ukazuje stav zásob sumárně v Kč Protokol změn dokladů vytvoří protokol podklad pro zaúčtování změn Uživatel má ještě možnost před tím než se rozhodne akceptovat stav, který navrhuje skladový robot, prohlédnout si k jakým změnám došlo, protokol změn, u kterých skladových karet došlo k finančnímu pohybu, v jakém směru a prohlédnout si veškeré výdajové doklady a velikosti finančních změn. Je možné opravovat data, zejména záporné stavy, které robot neopraví a znovu spustit přípravu. Na konci oprav použiji tlačítko Proveď, které všechny navržené změny akceptuje a zapíše do aktuální databáze. Skladový robot má vliv na hodnotu skladových pohybů a je nebezpečné použít skladový robot ve chvíli, kdy je systém Soft-4-Sale přímo provázán s účetním systémem i co do skladových dokladů. Pokud se pravidelně ze systému Soft-4-Sale přenášejí skladové doklady do účetnictví, nebylo by vhodné používat skladového robota, protože by mohlo dojít k finančnímu přecení dokladu, který je již zaúčtován. V tomto případě doporučujeme zavést režim, kdy se např. v průběhu jednoho měsíce neposílají do účetnictví aktuální doklady, pak se pro toto období spustí skladový robot a určité množství dokladů se tak znovu přepočte a teprve poté se přenesou do účetnictví. FIFO robot Doposud pracoval skladový robot pouze v režimu AVG (v režimu průměrné skladové ceny). V současné době umí zpracovat I režim FIFO tzn. umí zpracovat situaci, a zrekonstruovat kompletně příjmy a následně i výdeje podle této metody a tím navrhnout změny v cenách FIFO. Tato úprava je velice podstatná pro ty, kteří používají FIFO a měly s ním trvalé problémy, protože jakýkoli časový posun dokladu příjmového nebo výdajového změnil totálně chování systému a někdy dokonce i rozhodí skladové ceny. Skladový vysavač Další funkcí, kterou najdete ve stále se rozšiřujícím menu administrace skladu, je skladový vysavač, což je nástroj, který umožňuje hromadný výdej, hromadný převod a vyčištění určitého skladu od stavu zásob. Tímto příkazem se můžeme obrátit na určitý sklad a požádat o vytvoření totální výdejky tzn. výdejky, která vydá veškeré nenulové zboží, které je právě aktuálně na skladu. Druhým pokynem je vygenerování převodky, která opět připraví veškeré nenulové zboží, které je na skladě pro převod na sklad, který si uživatel zadá. Oba tyto doklady vznikají, jako doklady v přípravě tzn., že buďto tlačítkem Proveď opravdu sklad vyčistíme - vysajeme celý sklad a nebo právě před vysáním uděláme ještě určité drobné operace, které zajistí, že na skladě zůstanou drobné zásoby, které potřebujeme. Tento způsob vysání skladu - pokud použijeme pro výdej nebo převod zboží pracuje s výstupním dokladem (Výdejka), jež neumí vydávat nulové množství. Je možné, že při zaokrouhlovacích operacích, které probíhají ve skladu na haléře dojde k vydání tří kusů zboží,

36 36 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 kde celková hodnota zásob byla 1,-Kč, tím pádem na skladu zůstává jeden haléř, protože není možné vydat tři kusy v jedné jediné ceně, tak aby na skladě z jedné koruny zbyla nula. Proto se stává, že na skladě může zůstat nulové množství za určitou cenu. Aby vyčištění skladu proběhlo komplexně a optimálně, je ve skladovém vysavači dostupný příkaz opravná příjemka, která již počítá s tím, že sklad zůstane ve stavu, kdy je na skladě nulové množství s určitými cenovými zaokrouhlovacími problémy. Tato doplňková opravná příjemka dokáže vydat 0 ks za 0,20Kč nebo za 0,5Kč a tak dokáže vyčistit sklad i finančně. V rámci opravné příjemky můžeme volit, zda chceme vybrat ceny pouze nulové" viz předcházející příklad. Další funkce Typ zboží" se také týká opravné příjemky Nepohyblivé zásoby Nepohyblivé zásoby Tato analýza vyhledá pro uživatele ze všech skladových karet ty karty, které jeví charakter nepohyblivých zásob. Charakter nepohyblivých zásob je trochu složitý pojem, který si lze představovat různě a v různých firmách může mít různé pojetí. Je třeba si uvědomit, že za nepohyblivé zásoby je možné považovat zásoby, které se nezměnily více jak 20 dní, 100 dní atd. Pro každou firmu pro každý sortiment je tato hranice nepohyblivosti jiná. Navíc je možné, aby uživatel analyzoval vliv této hranice na objem nepohyblivých zásob. Časový interval nepohyblivosti, si tedy můžeme představit jako parametr. V přehledu nepohyblivých zásob je opravdu parametrem a v rámci konfigurace přehledu nepohyblivých zásob jej uživatel může změnit. Druhá podmínka zpracování nepohyblivých zásob je podmínka k jakému dni chci tyto informace zpracovat. Standardní pohled na toto je takový, že chci zjistit informaci k aktuálnímu dni. Je ovšem možné, pokud si chce uživatel udělat představu o tom, jak se vyvíjely zpětně v minulosti nepohyblivé zásoby, zpracovávat analýzu nepohyblivých zásob i k určitému dni. Tzn. k minulému roku, k předminulému roku, pokud obsahuje skladový management opravdu veškeré skladové pohyby za toto období. Přehled nepohyblivých zásob uživateli dodá informaci o položkách, které se jeví jako nepohyblivé a o celkové hodnotě nepohyblivých zásob k tomu dni, ke kterému si uživatel nechal přehled zpracovat. Složitějším pojmem je i to, kterou skladovou kartu je možné považovat za nepohyblivou: Nejjednodušší situace je taková, že v průběhu období, které chce uživatel analyzovat, bylo trvale na skladě určité množství a při tom nebylo toto zboží vydáváno. Druhá situace, kdy je položka považována za nepohyblivou, je situace, kdy na skladě zpočátku bylo určité množství, ale došlo k dalšímu nákupu zboží, aniž by se v daném období položka prodávala.. Třetí a nejsložitější situací je stav, kdy položka stále leží na skladě, ale při tom jsou realizovány drobné výdeje. Současný systém analýzy nepohyblivých zásob pracuje tak, že za nepohyblivé zásoby považuje ty položky, jejichž objem výdejů ve sledovaném období je menší než polovina konečného stavu zásob. Představme si situaci, kdy na skladě je 100ks, dojde k výdeji 20ks a konečný stav na skladě je 80ks. Těchto 80ks lze považovat za nepohyblivé zásoby, protože těchto 80ks se ve sledovaném období např. 90ti dnech nezměnilo. Tudíž leží na skladě 90 dnů a jsou tedy nepohyblivé. Pokud tedy celková hodnota výdejů nepřesahuje ani polovinu konečného stavu zásob, považuje ji systém za nepohyblivou ale objem výdejů vidíte v přehledu. Současně jsou v rámci analýzy ignorovány veškeré převody. Převody do jiného skladu nejsou v současné chvíli považovány za výdeje. Také je nutné si uvědomit, že analýza bude mít většinou smysl jen pro určité sklady. Především pro sklady,

37 I. den školení PODZIM které tvoří centrum prodeje (prodejní sklady) má smysl takto analyzovat. Sklady náhradních dílů budou vykazovat jistě ve velké míře efekt nepohyblivých zásob Stav zásob k určitému datu Rekapitulace stavu zásob Funkce Rekapitulace umožňuje kompletní tisk skaldových zásob evidované v systému Soft-4-Sale. Okno výběru skladové karty Kritéria výběru: Datum od: časové omezení - spodní mez - povinný parametr do: časové omezení - horní mez - povinný parametr Sklad: číslo skladu nebo alespoň počáteční znaky (výběrové pole dle číselníků Sklady) Kód pohybu: kód pohybu nebo alespoň počáteční znaky (výběrové pole dle číselníku Typy pohybů) má smysl pouze pro rekapitulace pohybové (deník příjmů, výdejů a převodů) Typ výstupu: rekapitulace pohybu zásob rekapitulace stavu zásob deník příjmů deník výdejů deník převodů výkaz stavu zásob výkaz stavu zásob znak mód inventurní sestava inventurní sestava s cenami rekapitulace zakáz. skladu 1.6 rekapitulace pohybů zásob součtovaná dle skladu, středisek, kód pohybů rekapitulace stavu zásob (v čase od - do) dle skladů detailní přehled příjmů detailní přehled výdejů detailní přehled převodů detailní přehled převodů detailní přehled převodů ve znakovém módu inventurní sestava k určitému datu inventurní sestava k určitému datu s cenami rekapitulace zakázkově řízeného skladu Strategie Nastavení a použití procesních panelů Procesní panely Procesní panely nám slouží k rychlému a přehlednému sledování zvolených hodnot. Jedná se o funkci, kterou ocení především manažeři, ale díky velké variabilitě možnosti nastavení jednotlivých panelů, může procesní panely prakticky využívat kdokoliv. Sestavení procesního panelu

38 38 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Musíme vybrat zdroj pro procesní panel. V praxi to znamená, že např. když chcete na procesním panelu sledovat vaše nesplněné úkoly, musíte nejdříve otevřít položku Přehled úkolů, modul Marketing Úkoly Přehled úkolů. Podle výběrových kritérií nastavit úkoly, které chcete sledovat (Vaše), případně po jaké období a zvolit výběr. Následně v nástrojové liště klikneme na ikonu Výběr zdroje pro procesní panel Otevře se Vám nastavení, kde musíte zvolit panel umístění, případně barvy atd. V případě přidání dalšího sledovaného okna do procesního panelu opakujte předchozí kroky Novinky v procesních panelech V poslední době doznaly procesní panely výraznou změnu. Na první pohled viditelnou změnou je struktura menu. Strategie - Správa panelů: přehled definic panelů přehled hodnot panelů konfigurace křížové tabulky definic panelů křížové tabulky hodnot panelů panel reaguje na zvoleného uživatele (každý může mít jinak) panel reaguje na zvolený rozsah v rámci konfigurace umístění na obrazovce má nové značení (RC...RowColumn, př. 12: řádek 1, sloupec 2) Možnost barevného nastavení popředí i pozadí sledovaných oken procesního panelu. V definiční kartě si uživatel může definovat vlastní barvu pozadí a popředí. Barevností si uživatel usnadní orientaci v Procesním panelu. Procesní panely pro tiskové sestavy

39 I. den školení PODZIM definice směřuje k parametrům a volbě tiskové sestavy (pravidelný report). Panel může mít zdroj tiskovou sestavu a pamatuje si ji včetně filtrace (i relativní), ale při přepočtu netiskne a nevytváří PDF. interval realizace tiskového výstupu volba tiskárny, satelitu, uživatele, PC kde proběhne tisk při výrobě dat satelitu, při spuštění aplikace, v rámci sledovače (příklad nastavení na předešlém obrázku) archiv sestav PDF s možnosti tisku a ukázky (ukládá se do adresáře nebo dovnitř s4s jako objekt - replikace). Pokud je u panelu se zdrojem tisková sestava a je zadán režim uchovávat PDF soubory pak : přepočet realizuje tisk do souboru PDF (logika uchovávat data jednou za týden funguje i zde) soubory ukládá dle konfigurace do adresáře a připojuje je jako připojené objekty k danému panelu, konfigurace zobrazena výše. Dále uloží datový řádek podobně jako když by počítal hodnotu. Na řádku je ovšem odkaz k připojeném objektu (doubleclick na řádek otevře kartu připojeného objektu s možností otevřít sestavu) na panelu místo tlačítka Graf se zobrazuje tlačítko PDF a to přímo otvírá tiskovou sestavu naposledy vytvořenou z tohoto panelu Časová relativita: definice zobrazení grafu panelu z těchto pohledů - časový limit pro tisk grafů a typ grafu. V definici panelu, sekce "čas relativita" je pole max. hloubka zobrazovaného grafu (ve dnech). Pokud je 0 nebo nevyplněno pak hloubka grafu není omezena. možnost sledovat data v jiném intervalu než denním pohledu (týdenní maxima, týdenní minima, týdenní konečná hodnota + konverze bývalých dat na nový typ sledování). V rámci panelu je možné definovat v následujících intervalech: - denně - sudé dny - týdně - 14 denní - měsíčně - kvartálně - pololetně - ročně systém sice realizuje přepočet denně ale přepisuje záznam do té doby než se datum změní tak, aby došlo k posunu období (např. jiný týden) výmaz starých dat + replikace výmazu, uživatel u každého panelu může definovat hloubku (počet uchovávaných záznamů). Pokud v rámci přepočtu dojde k navýšení počtu záznamů a systém zjistí, že překročil povolený počet, smaže data. Při replikaci přepočtu je logika na straně příjmu repliky stejná a dojde tedy k výmazu dat. v záložce Automat volba nastavení, zda se má panel přepočítat vždy při spuštění S4S. Cílem je vybrat mezi svými panely několik, u kterých požaduji aktualizaci při každém mém spuštění S4S. Bude tedy propočteno velmi omezené množství mých panelů. export a import definic, kde pojem uživatel a obchodník pokud je použit v panelu bude relativní. Export a import je připraven nad definici celého jednoho panelu

40 40 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Strukturované zdroje Další novinkou v Procesním panelu jsou Strukturované zdroje. Znamená to, že jako zdroj procesního panelu může vstoupit křížová tabulka. Křížová tabulka poskytuje celkovou hodnotu (součet všech buněk dané křížové tabulky), která může být využívána pro jednoduchou evidenci jediné sledované hodnoty. Při hledání zdroje pro procesní panel může uživatel využívat nově libovolnou křížovou tabulku fakturace, skladových pohybů, počtu jednání. Tato situace je nová. Jejím cílem je využití křížových tabulek jako zdroje procesního panelu. Cílem tedy není využít celkové hodnoty v křížové tabulce pro podporu sledování hodnot, ale využít strukturu informací tak, aby při sledování např. počtu odvedených obchodních jednání v aktuálním měsíci dostával vedoucí oddělení informaci o počtu jednání a také se zde dozví, který obchodník jaká jednání vedl. Zjistí tak, jak si jednotliví obchodníci vedou. Proto je tak zajímavé sledovat Procesním panelem strukturovanou informaci. Prakticky znamená nastavení této strukturované informace pouze správné nastavení křížové tabulky před tím, než zmáčknete tlačítko Najdi zdroj. Jako struktura se převezmou do Procesního panelu řádky křížové tabulky. Pokud je ve sloupcích např. datum, stav nebo oblast, bude tato informace v Procesním panelu zpracovávána, ale rozhoduje to, co je v křížové tabulce uvedeno na řádcích. Pokud tedy jsou na řádcích obchodníci, bude Procesní panel strukturován po obchodnících, pokud na řádcích budou střediska, bude Procesní panel strukturován podle středisek, atd. Po aktivaci zdroje pro Procesní panel z křížové tabulky systém naplní jak klasický SQL dotaz, tak strukturovaný SQL dotaz a uživatel může pod tlačítkem Zdroj SQL rozhodnout, zda bude využívat i strukturovaný zdroj. Je třeba si uvědomit, že Procesní panel je přepočítáván v podstatě každý den. Pokud by tedy struktura na řádcích odpovídala např. číslům zboží, fakturovaných v rámci posledního měsíce, pak by data Procesního panelu mohla být velice rozsáhlá. Struktura na řádcích by tedy neměla být příliš rozsáhlá, jinak by sledovaná data byla příliš velká a zároveň by pravděpodobně neměla už potřebnou vypovídací schopnost pro daného uživatele. Výsledkem využití křížových tabulek pro Procesní panel uživatel pochopí při použití tlačítka grafu, kde se systém zeptá, ve chvíli, kdy zjistí, že sleduje i strukturovaný zdroj informací, zda chce uživatel graf vykreslit pouze v jednoduchém formátu (jednobarevně) a nebo strukturovaně (každá struktura obchodník, oblast) má svou vlastní barvu v tomto grafu.

41 I. den školení PODZIM Ukázka obchodní analýzy Obchodní analýzy a plány Úplně nový nástroj v modulu Strategie je nástroj pro obchodní analýzy a plánování. Přesto, že zahrnuje pouhé dva příkazy Přehled obchodních analýz a plánů a Nový obchodní plán/analýza, obsahuje rozsáhlé řešení pro realizaci dlouhodobých statistik a pro srovnávání těchto statistik buďto meziročně a nebo srovnávání těchto statistik s plánovanými hodnotami, které je možné do systému zadat. Obchodní plánování je tedy nástroj, který nenahrazuje jednotlivé statistiky, které jsou dostupné v jednotlivých modulech, ale dokáže: popsat zadání pro zpracování analýzy spojit data z více zdrojů do jedné velké analýzy evidovat plánované hodnoty k těmto statistickým výstupům srovnávat hodnoty plánované a hodnoty skutečné srovnávat výsledky jednotlivých období (především roků)

42 42 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Příklad: Ukázka analýzy na rozdělení výnosů v závislosti na čase Křížové tabulky a jejich možnosti Křížové tabulky a jejich možnosti Pojem křížové tabulky je obecný pojem, který je aplikovaný na všechny moduly systému Soft-4-Sale. Křížové tabulky představují metodu, která umožňuje dvourozměrné statistické hodnocení. Největší využití křížových tabulek se předpokládá v oblasti marketingu pro hodnocení práce obchodníků / analýzy záznamů z jednání, vyhodnocení nabídek./. Nesporně důležitou analýzou je analýza kompletní báze firem hodnocení základních marketingových kriterií obsažených v kartě kontaktu / včetně obratu firem/. Křížové tabulky tedy vytvářejí jistý nátlak na pečlivé vyplňování všech důležitých kriterií na kartách kontaktů, faktur atd.. Pokud potřebujete Vaši bázi kontaktů hromadně doplnit o důležité informace doporučujeme věnovat pozornost tzv. marketingovým manipulacím / menu Marketing/. Další neméně důležitou analýzou je analýza vystavených faktur pomocí křížových tabulek. Nejčastější tabulkou v tomto případě bývá tabulka, kde na jedné ose je čas / měsíc, kvartál / a na ose druhé jakékoli marketingové kriterium / např. analýza fakturovaných částek dle teritorií trhu, do kterých patří jednotliví odběratelé/. Příklad: Vyhodnocení práce obchodníků za rok 2008, kde v řádcích sledujeme období (nyní je to měsíční pohled, mohl by být i kvartální, týdenní,...) a ve sloupcích odpovědného obchodníka za nabídku. Výsledkem je počet vytvořených nabídek za dané období. Výsledek je poté zobrazen na následujícím obrázku. Další možností než pouhý tabulkový pohled je vyjádření pomocí grafu. V našem případě je podíl přes sloupce, tedy obchodníka. Ukázka je zobrazena níže.

43 I. den školení PODZIM

44 44 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM Uživatelské prostředí - TOP24, designér,... Horké klávesy V menu Číselníky je příkaz Horké klávesy. Tento příkaz zobrazí okno možného nastavení horkých kláves, kde uživatel vybírá horkou klávesu, která představuje kombinaci řídící klávesy Ctrl a významové klávesy. Těchto variant je asi 25. K vybrané variantě doplňuje akci, kterou chce na tuto horkou klávesu aktivovat. Mezi možnými akcemi najdete vytvoření nové faktury, nové příjemky, nové výdejky, výběr z pokladny. Nejčastěji používané přehledy jsou např. přehledy kontaktů, zboží, vystavených faktur, nabídek, nebo výkonné příkazy jako je zapnutí a vypnutí digitálních podpisů, nastavení aktuální hlavičky firmy nebo volba tiskového formuláře pro vystavenou, přijatou objednávku nebo zakázku. Pomocí takto definovaných horkých kláves může uživatel pokrýt velkou sadu nejčastěji používaných funkcí tak, aby je nemusel hledat v menu. Zvolené nastavení je vázáno ke jménu uživatele. To znamená, že v síti LAN, kde pracuje několik uživatelů, kteří se hlásí svým jménem do systému (jsou aktivovány přístupová práva) může mít každý uživatel svou sadu horkých kláves. Příkaz horké klávesy zobrazuje danému uživateli pouze jeho vlastní nastavení. Toto nastavení lze pomocí tlačítka tisk nebo ukaž před tiskem vytisknout v přehledové sestavě. Standardně po instalaci, upgradu systému jsou nastaveny původní horké klávesy, tzn. Ctrl R - nová prodejka, Ctrl M - přepnutí platné firmy, Ctrl S - aktivace/deaktivace digitálního podpisu na tiskových dokumentech. Další horké klávesy může uživatel sám definovat nebo předefinovat.

45 I. den školení PODZIM Panel TOP 24 Hlavní lišta aplikace S4S řešena jako konfigurovatelný panel Top24. Nastavení tohoto panelu je v menu Číselníky Sestavení panelu Top24, spuštění tohoto panelu proběhne vždy, pokud bude nastavena alespoň jedna akce. Detailní pohled spuštěného panelu Top24 na pozadí okna S4S, barevně označené pole by se po kliku zobrazilo. V případě existence klávesové zkratky je její zobrazení vedle názvu akce. Definice panelu TOP24:

46 46 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Možnosti a vlastnosti panelu Top24: konfigurovatelných 24 úloh jenž budou zobrazováno po startu na ploše aplikace umístění panelu vždy vpravo dole (umístění reaguje na velikost okna a použité rozlišení) konfigurace panelu TOP 24 je připravena k distribuci jednoduše všem ostatním uživatelům uživatel spustí akci jen klepnutím na název název akce lze polidštit v rámci konfigurace pokud je k akci pro uživatele vázána horká klávesa pak se zobrazí informace i o této horké klávese barvy se načítají dle nastavení Windows tak aby toto okno vypadalo jako panel Nastaveni designu oken Funkce je dostupná tehdy pokud uživatel má otevřeno okno u kterého chce nastavit vlastní design nebo si pro tento účel může uživatel připravit horkou klávesu. Funkce se jmenuje "Nastavení designu karet a přehledů" Tento silný konfigurační nástroj je dostupný pro tyto typy oken: přehledových na obrazovce karta dokladu s řádky (konfigurace se týká pouze řádků dokladů) Po aktivaci nad konkrétním přehledem nebo kartou se zobrazí řídící parametrické okno. V takto otevřené sestavě se uživateli nabízí celá řada možností nastavení: opravit pořadí sloupců (přeházet pořadí sloupců) změnit šířku i nadpisy sloupců změnit barvu popředí i pozadí označit položku jako neviditelnou změnit úplně obsah zobrazované informace i nadpis (místo segmentu bude ukazovat dealerskou skupinu) rozhodnout o pohybu kurzoru na řádku dokladu rozhodnout o automatickém doplňování polí s nabídkou

47 I. den školení PODZIM Design okna může být z logického pohledu přístupových a uživatelských práva vytvořen 5 způsoby (od nejnižší priority po nejvyšší): standard Soft-4-Sale (bez úprav, platí pokud uživatel nemá žádnou úpravu) úprava platná pro všechny uživatele neautorizovaná (platí pokud uživatel nemá vlastní úpravu) privátní vlastní návrh uživatele (sám sobě mohu definovat a upravovat pokud nemám aplikován návrh autorizovaný) autorizovaná úprava platná pro všechny uživatele (pokud nemají vlastní autorizovanou úpravu) privátní autorizovaný návrh pro uživatele (správce distribuoval návrh, jenž označil jako autorizovaný a konkrétnímu uživateli a ten jej nemůže změnit) Ovládací prvky karty: PROVEĎ Provede a uloží změny v nastavení designu. POUŽIJ Zadané změny provede a aktuálně zobrazí. VÝCHOZÍ Provede opětovné výchozí nastavení pro uživatele. NAČTI Načte nastaveni dle zadaného uživatele. ZPĚT Zavře okno nastavení. REIMPORT V případě problémů je možné nechat provést reimport při příštím otevření přehledu, karty. Distribuce aktuálního nastavení vybraným uživatelům Obnova dat aktualizace pořadí sloupců Význam sloupců návrháře: V Pole viditelné? ANO/NE AD Pole automaticky doplňované? ANO/NE.. pouze pro pole s nabídkou hodnot na řádku dokladu

48 48 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 TAB Pole, na které bude přeskakovat kurzor po použití klávesy Enter a Tab. Tady je tedy rozhodnutí o pohybu kurzoru na řádcích dokladu. BARVY Kliknutím na levé resp. pravé pole nabídne systém zadání barvy popředí resp. pozadí! VN Zatrhnutím tohoto prázdného pole žádám systém o obnovu výchozího původního nastavení pro toto pole. Pole se automaticky aktualizuje pokud dojde v poli ke změně designu. Spustit při startu V menu Číselníky, v submenu Spustit při startu je možnost popsat která okna a v jakých intervalech se mají automaticky otevírat při startu systému Soft-4-Sale, a to v závislosti na jménu přihlášeného uživatele do systému. V menu číselníky je příkaz spustit při startu. Po otevření tohoto příkazu se otevře okno automatické karty při spuštění Soft-4-Sale, kde uživatel volí jednu z mnoha funkcí, kterou může použít. Nejčastěji se bude asi jednat o kalendář úkolů. Nabídka funkcí odpovídá všem funkcím, které jsou k dispozici na horké klávesy, zvolí si jeden z přehledů a volí četnost s jakou se má toto okno pravidelně otevírat při spuštění. Má k dispozici tři varianty, a to buďto vždy, denně při prvním spuštění systému Soft-4-Salu a nebo týdně, což znamená jednou týdně při prvním spuštění systému Soft-4-Sale v týdnu. Těchto oken může být samozřejmě více než jedno. Postup v jakém se budou otevírat se řídí položkou number v prvním sloupci, bledě modře podbarvenou, která je povinná, kde se vyplňuje pořadové číslo. V takovém pořadí budou okna otevírány, tzn. okno s nejvyšším pořadovým číslem bude otevřeno jako poslední. Vzhledem k tomu, že se okna překrývají, není vhodné otevírat příliš velké množství oken, ale je možné tímto způsobem aktivovat jedno až tři okna podle podmínek zadaných uživatelem. Doporučujeme tento systém využít především tehdy, pokud jsou již aktivována přístupová práva a uživatelé se hlásí vlastním jménem. Pokud se vám nabízí uživatel user, znamená to, že si všichni uživatelé vzájemně přepisují konfigurace a přepisují volby a to co nastaví pro sebe, platí pro všechny uživatele v síti.

49 II. den školení PODZIM 2009 Část II

50 II. DEN s t e d a P R O G R A M K O L E N Õ 09:00-09:10 ZAHÁJENÍ ŠKOLENÍ 09:10-10:00 Blok 1: ZÁKLADNÍ _ BASIC NB kurzy ARES data Uzav ení karty zboží Cenový list, tisk katalogu, servisní firmy... 10:15-11:00 Blok 2: ÚSP CH _ SUCCESS P íležitosti Distribuované procesní panely odkazem Poznámka, Plány asu, Projekty Multi Cross Table 11:15-12:00 Blok 3: PENÍZE _ MONEY Zakázky, objednávky Zú tování faktury v cizí m n Ekonomika novinky 12:00 13:15 OB D 13:15 14:00 Blok 3: SYSTÉM _ SYSTEM Microsoft SQL Server Obecný import dat Utility pro SQL verzi 14:15 15:00 Blok 5: LOGISTIKA _ LOGISTICS Centrální dostupnost Selektivní uzáv rka sklad P ijatá faktura pro více p íjemek Víceúrov ové rozpady zboží Automatický výdej 15:15 16:00 Blok 6: DOPL KY _ ADDIN (P e) íslování pokladních doklad Zaokrouhlení Schvalování dokument P íjem hotového výrobku v zakázkové výrob 16:15 16:30 Blok 7: PLÁN 2010 rozvojový plán 16:30 17:00 UKON ENÍ ŠKOLENÍ

51 II. den školení PODZIM Bez vazby na modul Detailní informace o velikosti konkrétních záznamů v tabulce (odhalení extrémních RTF textů) V datových tabulkách přibylo pole Detailněji - vygeneruje dočasnou tabulku s počty velikosti a základními údaji je primárně určeno pro tabulky NABIDKA, JEDNANI, DYNATEXT, OBJEDNAVKA, DODLIST, OBJECT, ale i pro ostatní zobrazí dané hodnoty (do ID se načte první pole z tabulky) Obecný import dat i bez instalovaného Excelu Obecný import má nový režim - "nemám instalovaný Excel", pak zpracuje data bez objektu Excel.Application a jediná uživatelská změna spočívá v tom, že nenabízí jména Worksheetů(sešitů) a ty buď uživatele zadá manuálně nebo je nezadá vůbec a pak systém importuje první list excelovského souboru. Ostatní vlastnosti zůstávají v původním řešení Nástroj pro údržbu S4S-JOB Po zpracování replikací systém informuje uživatele o stáří a počtu zpracovaných replik Zpracování replikací - příjem je i automatickém režimu (pomocí s4s-job.exe) ukončeno zprávou obsahující informaci o počtu přijatých replik a o stáří dat, které byly z nadřízeného satelitu zpracovány. Informace může mít i negativní charakter, kdy po krátkém průběhu pokusu o příjem repliky systém informuje, že nebyla žádná data zpracována Ovládání systému, ovládací prvky Nový vzhled Soft-4-Sale Vytvoření konfigurace pro zapnutí S4S se vzhledem windows: možnost změnit barvu pozadí (standardní barva bude default světle šedá) kontrola dostupnosti změny designu pro prostředí Access 2002,2003 Nastavení: Systém \ Správa systému > záložka "vzhled" - po zapnutí této konfigurace si každý uživatel může zapnout

52 52 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 možnost vzhledu windows Tvroba PDF a jeho odeslání PDFmini PDF Mini umí doplnit do mailu standardní fixní přílohy a také připojené objekty odesílaného dokumentu V konfiguraci PDF rozhraní nová sekce pro možnost výběru "standardních" příloh 1) v PDF Mini rozhodovací pole "standardní" (tedy z konfigurace PDF rozhraní) s pamětí posledního stavu 2) v PDF Mini rozhodovací pole "dle dokumentu" (tedy z připojených objektů daného dokumentu) s pamětí posledního stavu Volby 1) a 2) lze použít jednu, druhou, nebo obě současně Tisk Možnost uživatelského zapínání a vypínání hlavičky tiskových dokumentů. Cílem této funkce je umožnit selektivně (t.j. jen pro některé typy dokumentů a jen pro některé uživatele) využití firemních papírů, jenž obsahují standardní hlavičkové údaje o firmě. Pokud bude tisk hlavičkových údajů vypnut, systém bude tisknout jen titulek typu sestavy např. "DODACÍ LIST". Zapnutá hlavička Vypnutá hlavička V konfiguračním okně volby tiskové sestavy je nyní dostupná nová sekce "Režim tiskové hlavičky", který má 2 stavy: "zobrazit hlavičkové údaje" "skrýt hlavičkové údaje".

53 II. den školení PODZIM Volbu jednoho z těchto stavů (přepínač) si systém pamatuje, dokud ji uživatel nezmění a nepotvrdí tlačítkem "Ulož". Doplňující možnost představuje dočasné zapnutí, dočasné vypnutí. Konfigurace je uživatelská - každý uživatel má vlastní režim. Pokud uživatel zvolí dočasnou změnu režimu, jde o jednorázovou změnu využitou jen pro příští tisk, aniž se změní trvalý režim dříve zvolený. Ukázka okna volby tiskového formuláře pro přijaté objednávky Nastavení viditelnosti hlavičky v nabídkách nebude ovlivňovat viditelnost hlavičky ve fakturách. Režim je možno použít v následujících dokumentech: Nabídky, Objednávky přijaté, Faktury vystavené, Faktury zálohové, Dobropisy, Dodací listy Prodejky (jen formulář A4) Změna titulku tiskové sestavy Pokud měníme titulek tiskové sestavy (TITLE) nedojde k jeho promítnutí do náhledu dokud nepotvrdím znovu tiskárnu. Systém nyní reaguje za uživatele, aby sestavu přeformátovat znovu bez zásahu uživatele Prostředí: sítě, windows, hardware, sw Microsoft Windows 7, Microsoft Access 2007 Testovali jsme kompatibilitu Soft-4-Sale G5 v novém operačním systému Windows 7 a systém v něm pracuje korektně. Ověřovali jsme kompatibilitu prostředí Access 2003 Soft-4-Sale G5 se současně instalovaným a používaným Access Zde dochází ke konfliktu a pro provoz Soft-4-Sale je nutné dle výrobce modifikovat práva k registrům. Problém se musí řešit především v prostředí Microsoft Vista a Microsoft Windows 7. Návod na změnu práv k registrům Microsoft SQL Server databáze Soft-4-Sale na SQL databázi Došlo k rozsáhlé optimalizace zpracování dat pro SQL databázi

54 54 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 zrychlení generátorů, přehledů, výpočetních úloh optimalizace přístupu do dat optimalizace horizontálních řezů optimalizace výkonných SQL dotazů Migrace Soft-4-Sale na SQL databázi Microsoft SQL Server Migrační upgrade vyžaduje: Microsoft SQL Server 2005 nebo vyšší funkční ODBC Driver "Microsoft SQL Server Native Client 2005" na stanice ze které spouštíte upgrade instalovanou sadu "Microsoft SQL Server 2005 Backward Compatibility Components" na stanice ze které spouštíte upgrade znalost hesla uživatele sa (administrátor databáze) - je nutná jen při migračním upgrade, při prvním vytvoření SQL databáze Soft-4-Sale znalost jména databázového serveru navrhnout jméno databáze soft-4-sale (ponecháno na vaší představě) První krok migračního upgrade - nutné zvolit Formát datové částí

55 II. den školení PODZIM Druhý krok vyžaduje znalost jména SQL Serveru a znalost hesla na uživatele sa. 3. krok je již jen rekapitulace zadání a očekává potvrzení úmyslu. Během bezobslužného průběhu dojde k: vytvoření pracovní kopie dat i aplikace pro případnou obnovu odložení dat do pomocného adresáře OLDVER instalace nové verze systému aplikace zákaznických úprav a konfigurace vytvoření prázdné SQL databáze a přístupu k ní reimport dat do SQL databáze Všechny aktivity systému se během upgrade žurnálují do souborů s4s-upgrade.log a s4s-error.log. Případné chyby reimportu dat se objeví i jako zpráva na obrazovce a jejich dopad nemusí být vždy závažný a navíc je řešitelný i po dokončení upgrade. Konzultujte případný nekorektní průběh u dodavatele, tedy u MTJ Service. Doporučujeme před upgrade provést údržbu dat

56 56 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 (pracovní kopii a kompresi) a to především tam, kde neprobíhá údržba pravidelně denně. Reimport mírně technicky poškozených dat může způsobovat chyby při reimportu. Doba trvání upgrade může přesáhnout i jednu či dvě hodiny, především u rozsáhlých databází. Proces upgrade je po úspěšném i neúspěšném dokončení vždy vratný. Klienti v síti LAN Speciální upgrade klientů v síti LAN není nutný, ale bude nutné spustit Soft-4-Sale 2x a ignorovat chybovou hlášku při prvním spuštění o nedostupnosti dat. První spuštění zajistí aktualizaci startovacího programu a při druhém spuštění již systém (s novou verzí) správně chápe, že data jsou uložena na SQL serveru. Podmínkou funkcionality každého klienta je ovšem: instalovaný ODBC driver "Microsoft SQL Server Native Client 2005" nebo vyšší. Tento driver není automatickou součástí prostředí Windows a instalační sadu najdete na stránkách firmy Microsoft nebo na našem FTP: ftp://ftp.mtj.cz/upgrade/sql/sqlncli.msi resp. ftp://ftp.mtj.cz/upgrade/sql/sqlncli_x64.msi pro 64bit prostředí. instalovanou komponentu "Microsoft SQL Server 2005 Backward Compatibility Components" (pozn. tato komponenta je nutné pro zpracování horizontálních řezů v přístupových právech) Ve složce ftp://ftp.mtj.cz/upgrade/sql jsou připraveny ke stažení obdobné komponenty pro databázi Microsoft SQL Server 2008 Další informace najdete Utility pro SQL verzi Nové verze doplňkových aplikací pracují s SQL verzí: přenos replik (s4s-ftp32.exe) zápis u z Outlooku do s4s - bližší informace viz sledovač připomínek Použití ikony pro Outlook v SQL verzi Při prvním použití musí uživatel konfigurovat nový datový zdroj a ten poklepnutím potvrdit.

57 II. den školení PODZIM Byla optimalizována funkcionalita - načtení seznamu firem, zakázek a marketingových akcí (teploměr) proběhne, jen pokud se uživatel pokusí rozevřít příslušnou nabídku firem, zakázek, marketingových akcí. Funkce tedy okamžitě otevřené okno s funkčním dohledáním firmy a osoby dle u. tato změna je funkční bez ohledu na způsob uložení dat (MS Access, SQL) Křížové tabulky Křížové tabulky s časovým členěním - půlrok Rozšířena konfigurace pro křížové tabulky o položku "půlrok" - takže sledované období již nemusí být jen kvartál a rok. Křížové tabulky s omezením - info v sestavách

58 58 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Pokud je v libovolné křížové tabulce použita ve Volbách sekce Omezovat hodnoty + Způsob omezení, musí se dostat zadané omezení do popisu parametrů křížové tabulky. Pokud není zvoleno žádné omezení nebude se doplňovat nic. Multi-dimenzionální křížové tabulky Křížové tabulky jistě patří mezi oblíbené nástroje pro analýzu dat. Každý modul obsahuje tento nástroj a postupně je rozšiřujeme např. o: křížové tabulky - poptávky křížové tabulky - poptávky - zboží křížové tabulky - dat obchodních analýz a plánů křížové tabulky - servisních firem křížové tabulky - sekundárních dat firem křížové tabulky - reklamace křížové tabulky - reklamace - zboží křížové tabulky - hodnot procesních panelů křížové tabulky - žurnálu změn Každá křížová tabulka obsahuje data jen jediné agendy! Tuto nevýhodu by měl vyřešit nástroj pro spojování více křížových tabulek do jediné Multi-dimenzionální křížové tabulky. Spojení dat více křížový tabulek může do jediné může vyřešit např. tyto situace: křížová tabulka výnosů podle firem, kde na řádku u firmy bude doplněna informace o odpovědném obchodníkovi za firmu a dealerské skupině firmy a na konci je poslední sloupec, kde se objeví aktuální stav dluhu po splatnosti firmy křížová tabulka aktivit obchodníků členěná měsíčně, kde v jediném poli najdete počet nabídek, finanční. objem nabídek, fakturovaný obrat a počet jednání křížová tabulka nedostatků členěná po uživatelích, kde na řádku najdete počet nesplněných úkolů, počet jednání bez následku, počet živých proaktivit, počet odložených proaktivit víc jak o měsíc, počet časově propadlých příležitostí a nabídek, počet objednávek po termínu a jejich finanční objem Princip funkce Existuje 5 křížových tabulek, které chceme spojit do jediné!

59 II. den školení PODZIM Výsledek spojení je jediná křížová multi-dimenzionální tabulka Definice multi-dimenzionální křížové tabulky začíná od základní křížové tabulky, ke které přidáváme data jiných

60 60 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 křížových tabulek. Definice umožňuje, aby systém řádky a sloupce spojoval v 4 možných režimech: Sloupce 1. spojit (sloupce které nebudou shodné s podkladem se budou ignorovat)... buňka bude obsahovat další informaci 2. spojit a rozšířit (sloupce které nebudou shodné s podkladem budou doplněny)... buňka bude obsahovat další informaci 3. nový vpředu (sloupce budou vytvořeny před tabulkou) 4. nový vzadu (sloupce budou vytvořeny na konci tabulky) Řádky 1. spojit (řádky, které nebudou shodné s podkladem se budou ignorovat)... buňka bude obsahovat další informaci 2. spojit a rozšířit (řádky které nebudou shodné s podkladem budou doplněny)... buňka bude obsahovat další informaci 3. nový vpředu (řádky budou vytvořeny na nahoře začátku tabulky) 4. nový vzadu (řádky budou vytvořeny na dole na konci tabulky) Podmínkou fungování multi-dimenzionální křížových tabulek je práce s pamětí filtrů (foťák). Spojují se tabulky, se zadanými parametry zpracování a tyto parametry musí být "nafoceny"! Křížové tabulky mají pro definici dalších rozměrů připraveny nové záložky: Základní - zde je známá původní funkcionalita křížových tabulek Volby - zde je rychle dostupný stav voleb křížových tabulek Multi - zde uživatel připojuje další křížové tabulky Fotky - zde je rychle dostupný stav fotek kritérií a výběrových parametrů křížových tabulek

61 II. den školení PODZIM Zboží a ceny Technické parametry 1-4 na kartě zboží jako volitelné povinné údaje Zboží/Konfigurace/Povinné údaje karty zboží - přidána možnost volby Tech. Parametrů 1-4, po zvolení této volby je na kartě zboží vyžadováno zadání na: kartě zboží - základní a technické.

62 62 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Oprava filtrace speciálních výběrových kritérií u přecenění zboží Přepočet zahr. cen - u pole 'Typ zboží ' nefunguje filtrace '...' ani '((...', totéž nefunguje ani u přecenění zboží, upraveno v následujících dvou místech: Zboží/Úpravy cen/přecenění Zboží/Úpravy cen/přepočet zahraničních cen Uzavření karty zboží proti editaci (všech polí nejen cen) Vznikla nová záložka konfigurace Zboží/Konfigurace/Změna čísla a Nové karty zboží". Zde je možné nastavit režim zamykání celého dokladu, nebo jen cenových polí. Schopnost hromadně označit zboží v přehledu zboží pro zadaná výběrová kritéria Nad zeleným polem v přehledu zboží je nově tlačítko "?" pro hromadné označení, které nabídne uživateli 3 funkce: označ vše, odznač vše, inverze příznaku Vztahy mezi zbožím - rozšířené řešení (nové přehledy, průhledy na podřízené i nadřízené) Na kartě vztahy dostupný pohled na všechny vztahy k nadřízeným (náhrady+související+příslušenství)

63 II. den školení PODZIM Přehled vztahů - velký přehled všech vztahů (viz menu Zboží - Vztahy zboží) Opravena funkce doubleclicku na číslo zboží ve vztahu - otevře stejnou kartu zboží Bonusový systém Rozšíření konfigurace o možnost osobního bonusového systému Bonusový systém byl rozšířen o speciální variantu umožňující spravovat bonusové účty konkrétních osob zákazníka. Princip fungování 1. V konfiguraci bonusového systému zvolíme variantu osobních bonusových účtů a zadáme datum od kdy bonusový systém platí. 2. Vybereme a označíme osoby, které chceme motivovat, tedy pro které chceme sledovat bonusové účty. Pouze osoba s příznakem "bonus" bude mít veden bonusový účet 3. Na kartě osoby uvedeme za kolik Kč obratu získá jeden bod (implicitní hodnota je Kč). Každá osoba může mít jinou hodnotu. 4. Na každé přijaté objednávce, za kterou má být uplatněn bonus, zadáváme "osobu dostávající bonus" za tento obchodní případ. Bonusová osoba je nové pole na přijaté objednávce a nesouvisí s osobou, která objednávku poslala, ale musí se jednat o osoba odběratele! 5. Bonusové body získá osoba až při události úplného zaplacení faktury! Faktura samozřejmě musí být spojena s přijatou objednávkou, kde je uvedena bonusová osoba. Body se počítají z hodnoty obratu faktury bez DPH. 6. Bonusové body odebírá osoba při provedení dodacího listu, kde jsou dodávány bonusové produkty a bonusová osoba je vedena jako odběratel. Matematika bonusových bodu je jednak vedena na kartě osoby (pro získání bonusu) a na kartě bonusových produktů (při odběru bonusových produktů). Systém je tedy připraven pro motivaci konkrétních osob u odběratele, které mohou ovlivnit odběry pokud nabízené bonusové produkty jsou pro tyto osoby zajímavé. Dostupná funkcionalita: přehled bonusových účtů karta bonusového osobního účtu tisk karty bonusového osobního účtu bonusová osoba na kartě přijaté objednávky Najdete v pravém spodním rohu objednávky přijaté bonusové informace na kartě kontaktní osoby příznak os. bonus hodnota obratu pro 1 bonusový bod záložka Bonusy s průhledem do bonusové účtu (stav i historie)

64 64 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Karta kontaktní osoby s informacemi osobního bonusové systému Vytvoření nového osobního bonusového účtu 1. Bonusový účet bude automaticky založen při zaplacení 1. faktury která splňuje výše uvedené podmínky. 2. Bonusový účet můžeme založit pomocí funkce v menu a pak např. zadat ručně základní vklad bonusových bodů, jako nový řádek Systém firemních bonusových účtů a osobních bonusových účtů nelze provozovat současně, je nutné zvolit pouze jednu variantu V konfiguraci Bonusového systému umožněno reagovat na platební morálku zákazníka V konfiguraci bonusové systému byla doplněna podmínka "uhrazení prodejního dokladu N dní od data splatnosti". Tato podmínka způsobuje že systém nepřidělí body, pokud není prodejní doklad včas uhrazen Zboží - ceny (dealerské, smluvní, množstevní) Akční ceny Akční ceny časově odpovídají aktuálnímu datu počítače a cena musí být platná (nezáleží tedy na datu vystavení dokumentu)

65 II. den školení PODZIM Akční ceny se zadávají na cenové kartě zboží Souběh dealerských cen a akčních cen Řešení pro dealery: 1. pokud existuje platná akční cena přímo na konkrétního zákazníka, pak je tato cena použita vždy a dealerská cena se nevyhodnocuje 2. pokud existuje platná akční cena se zadanou shodnou dealerskou skupinu zákazníka, pak je tato cena použita vždy a dealerská cena se nevyhodnocuje 3. pokud vyhovující platná akční cena má zadanou dealerskou skupinu '*', pak je tato cena použita a dealerská cena se nevyhodnocuje 4. pokud vyhovující platná akční cena nemá zadanou dealerskou skupinu, pak je tato cena použita pokud dealerská cena je vyšší než cena akční současně může být i více platných akčních cen (bez dealerské skupiny, pro * skupinu a pro zadané skupiny opět jiná) Řešení pro ne-dealery: 1. pro zákazníka který není dealer musí existovat akční cena která nemá zadanou dealerskou skupinu Příklad: - Pokud akční cena je stanovena na 99,- bez uvedení dealerské skupiny pak je platná i pro všechny dealery, kteří mají svoji cenu vyšší! - Pokud akční cena je stanovena na 99,- s uvedením dealerské skupiny * pak je platná i pro všechny dealery, kteří mají svoji cenu jinou! - Pokud akční cena je stanovena na 99,- s uvedením dealerské skupiny C pak je platná i pro dealery skupiny C, bez ohledu na dealerskou cenu systém akčních cen musí být zapnut v hlavní uživatelské konfiguraci slev Nový režim v zaokrouhlení cen umožňuje stanovit režim zaokrouhlení DPH pro výpočet ceny s DPH u karty zboží Nový režim v zaokrouhlení cen umožňuje stanovit režim výpočtu DPH na kartě zboží (lze tedy zapnout režim na 1 hal i když dokladově probíhá výpočet na celé Kč) + nastavené zaokrouhlení ceny zajistí zaokrouhlení ceny bez DPH (i tady lze zapnout režim na 1 hal)

66 66 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Nastavení zaokrouhlení DPH pro kartu zboží nejvíce ovlivňuje pultový prodej, kde se na řádku upřednostňuje cena včetně DPH. zobrazení ceny včetně DPH a hodnoty DPH na základní kartě zboží zpětnou kalkulačku základu daně (ceny bez daně) po zadání cílové částky včetně daně - kalkulačka je také dostupná na základní kartě zboží! tisk ceníku s cenami včetně DPH Tisk ceníku Tisk Katalogu! Podmínky fungování Obrazová příloha v ceníku bude společná pro více karet zboží a bude na jednu celou stranu A5 pokud ve výběru pro tisk budou karty bez připojeného obrázku budou na samostatné poslední straně řazení stran bude podléhat indexu tisku (min), řazení řádků textu bude opět podléhat indexu tisku Přes obrázek - 1 stranu se vytisknou informace o všech položkách se shodným připojeným obrázkem zkrácený název zboží - musí být vyplněn cena uživatelem volitelná prodejní tuzemská katalogová zahraniční dealerská tuzemská pro zadanou skupinu dealerská zahraniční pro zadanou skupinu a měnu tisk bez cen skladové množství (uživatel může zadat výběr skladů) použitý font pro tisk je Candara

67 II. den školení PODZIM Kurzy Načtení kurzovního lístku distribuovaného ČNB Funkce pro stažení kurzovního lístku z webových stránek ČNB je dostupná na několika místech: 1. Na kartu Kurzovní lístek (menu ZBOŽÍ/MĚNY A KURZY/KURZOVNÍ LÍSTEK) doplněno tlačítko "ČNB" pro stažení aktuálního kurzu z webových stránek ČNB. V číselníku měn musí být jednotlivé měny uvedeny stejnými zkratkami, jako je používá ČNB. Kurzy se dohledávají pro všechny měny uvedené v číselníku měn. 2. Přímo z menu a pro tento příkaz lze nastavit horkou klávesu nebo jej využít při nastavení spustit při startu. 3. V přehledu kurzů je také tlačítko ČNB, ale zde může uživatel navíc také zadat datum a tak stáhnou kurz k libovolnému požadovanému datu zpětně.

68 68 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Kurz se mění až v 14:30 => kurz pro den je dostupný až od 14:30 a bude takto dostupný jako aktuální kurz do Platí ovšem od od 0:00 do do 23:59!!! Funkce aktualizace kurzovního lístku dle ČNB je upravena tak, že i datum se přebírá z kurzovní lístku ČNB Konstrukční celky Rozpad konstrukční celků N-úrovně Mezi nové možnosti stanovení úrovně rozpadu konstrukčních celků patří stanovení takřka neomezené hloubky rozpadu konstrukčních celků. Využití této schopnosti: použití pro generování hromadné objednávky, kdy rozpad neomezené hloubky rozpadají celky v přijatých objednávkách, ve skladech a ve vystavených objednávkách podle požadavku uživatele generátor rezervaci nad přijatou objednávkou rozpad konstrukčních celku na výdejce a příjemce v rámci hromadných opravných operací dotaz na skladovou dostupnost materiálu nad přijatou objednávkou s rozpadem konstrukčních celků dotaz na skladovou dostupnost materiálu nad nabídkou s rozpadem konstrukčních celků dotaz na skladovou dostupnost materiálu nad kartou výrobku 2.3 Kontakty a osoby Grafické odlišení řádku faktur odběratele a příjemce Marketingová karta firmy V záložce FAKTURY systém zobrazuje všechny faktury firmy i když hraje jen roli příjemce. Faktury vázané jen

69 II. den školení PODZIM dle příjemce jsou graficky odlišené - černý podklad, bílé písmo. Využití směřuje především k dealerským prodejům, kde příjemce je konečný zákazník a na kartě konečného zákazníka, pak jsou vidět jeho faktury s černým podkladem. Záložka faktury na marketingové kartě firmy Zobrazení dodaných zařízení Marketingová karta firmy V záložce ZAŘÍZENÍ systém zobrazuje všechny dodané zařízení i když firma je uvedena na kartě zařízení jen v poli MÍSTO. Zobrazení dle odběratele je nadále funkční. Sekundární stavy a oblasti firem Rozšířené řešení: sekundární přehled firem včetně sekundárních stavů (na přehledu + výběrové kritérium) nová "Křížová tabulka sekundárních dat firem" dokáže zobrazit firmy na řádku, sekundární oblasti ve sloupci a dosažený stav jako hodnotu. Fakturační adresa přímo na kartě zákazníka Základní karta kontaktu Fakturační adresa je dostupná v samostatné záložce přímo na základní kartě a pokud je fakturační údaj vyplněn pak jsou titulky záložek zdůrazněn tučným textem Zadání fakturační adresy je možné přímo na kartě kontaktu a dojde k jejímu zvýraznění.

70 70 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Vyhledání firmy i dle fakturačního názvu resp. adresy Pokud potřebuje vyhledávat i přes fakturační adresu, tak je možnost zapnout příznak vyhledání i přes fakturační údaje. Funguje pro přehled firem, tisky a křížovou tabulkou firem. Tisk přehledu kontaktních osob - doplněna filtrace dle marketingového výběru osob i firem

71 II. den školení PODZIM Adresu a název firmy lze aktualizovat dle informací ARES při znalosti IČO Funkce dohledání informací o firmě v on-line databázích státní správy, nyní dokáže navrhnout aktualizaci údajů o firmě dle informací on-line získaných ze systému ARES. Aktualizace porovnává údaje o názvu firmy adrese (město, ulice, PSČ) DIČ a navrhne jejich aktualizaci v s4s. Uživatel nakonec rozhoduje o použití informací. Funkce je použitelná i pro vyplnění zcela nové firmy, podmínkou je znalost IČO. Funkce je dostupná jen české verzi systému. Existující firma - postupy: otevřít kartu "Parametry hledání firmy na internetu" s vyplněnou hodnotou IČO použij nové tlačítko "Stáhni" (nová funkce, která stáhne dostupné informace o kontaktu z ARES v kartě porovnání informací s databázi ARES systém ukazuje informace vedené v Soft-4-Sale a ARES, barevně zdůrazní (červeně podbarvené) rozdílné hodnoty uživatel má k dispozici tlačítko Změnit pro zápis hodnoty ARES do S4S, resp. tlačítko Změnit vše pro zápis všech rozdílných hodnot Konfliktní situace Informace v ARES se shodují s informacemi v s4s: jen informativní zpráva navržený nový název firmy je již v systému využíván: systém oznámí problém a změnu názvu firmu neprovede!

72 72 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 aktivace funkce hledání při zadaném IČO okno porovnání informací s ARES Nový kontakt: spusťte funkci nová firma, a aniž by jste vyplnili jakýkoliv údaj použijte funkci hledání on-line v okně parametry hledání zadejte IČO použijte nové tlačítko "Stáhni" systém založí dle dostupných informací v ARES novou firmu a tu otevře místo prázdné karty nové firmy Konfliktní situace firma stejného jména existuje v S4S: systém oznámí problém a otevře kartu této firmy. Nyní lze využít funkci aktualizace pro existující firmy. firma jiného jména, ale stejného IČO existuje v S4S: systém oznámí problém a otevře kartu této firmy, resp všech firem které mají shodné IČO.

73 II. den školení PODZIM Generátory nad všemi záložkami karty firmy jsou funkční stejně jako pro základní kartu Doplněno pro následující generátory: nová nabídka, nová přijatá objednávka Blokace limitu Kdy má dojít k blokaci limitu? pokud do faktury / dodacího listu vložíme jako odběratele firmu, které nemá na obchodní kartě kontaktu v poli způsob úhrady uvedeno "převodem" (tzn. buď je pole prázdné nebo je v něm jiný text), pak nechť se vygeneruje tato zpráva: "Tento zákazník nemá povolenu úhradu faktury převodem. Proveďte prodej za hotové nebo požádejte odpovědného pracovníka o povolení fakturace a přidělení limitu dluhu." Řešení: nový příznak na obchodní kartě kontaktu - "doklady blokovat" (ve výchozím stavu vypnuto) nový příznak v Konfiguraci kontaktů - "Doklady blokovat - B" (pro zakládání nových karet kontaktů) reakce na příznak "B" = systém bude reagovat u všech vybraných dokladů buď při založení nového nebo změně kontaktu na stávajícím. Vždy se objeví výše uvedený text.!! pokud je na dokladu (faktura, dodací list) vybrána firma, která nemá povolenou fakturaci, nelze takový doklad ULOŽIT (tedy ani vytisknout). Při každém pokusu o uložení se objeví výše uvedená upozornění. do funkce MARKETING/MARKETINGOVÉ MANIPULACE/HROMADNÉ OPRAVY doplněna možnost hromadné změny stavu příznaku u kontaktů dle výběru. upraveny generátory FAK! ze VŠEHO, DODL! ze VŠEHO Cenový list zákazníka Někdy potřebujete vytisknout pro jednoho zákazníka definici ceno-tvorby. Co to znamená: na některé produkty má zákazník ceny dle dealerské slevy (např. 5%), na jiné produkty má nastavenu smluvní slevu a na další produkty má smluvní cenu. Krom toho může mít celkovou slevu na úplně všechno. Logicky by tam patřil také údaj o splatnosti nebo limit dluhu, zodpovědná kontaktní osoba, aj.

74 74 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Nová tisková sestava dostupná nad kartou kontaktu (Cenový list) zobrazuje: limit dluhu a případná blokace fakturační výstraha počet dní splatnosti faktur, zodpovědný obchodník dealerskou skupinu kontaktní slevu dealerské slevy smluvní slevy smluvní ceny akční ceny vázané na zákazníka nebo jeho dealerskou skupinu 2.4 Marketing a operativa Příležitosti Operativní generátory Na kartě příležitosti byly zprovozněny: operativní generátory úkolu, plánu času a proaktivit. Uživatel ve zjednodušené formě může zadat text a zodpovědnou osobu a termín. tlačítko pro uzavření neúspěšné příležitosti tlačítko pro uzavření úspěšné příležitosti Automatický vznik příležitosti Konfigurovatelné podmínky pro vznik příležitosti umožňují zautomatizovat vznik příležitosti při vzniku nebo uzavření: poptávky nabídky marketingové akci

75 II. den školení PODZIM přijaté objednávky Režimy režim "Nová příležitost na pozadí" u dokumentu bez vazby na příležitost se zeptá uživatele zda má vytvořit novou. režim "Volba uživatele nová příležitost/ nová vazba" u dokumentu bez vazby na příležitost otevře nástroj pro propojení na příležitost resp. pro generování nové příležitosti. režim "při proveď" aktivuje pouze při provedení dokumentu režim "při uložení" aktivuje pouze při uložení změny v dokumentu (pouze 1x v rámci otevření dokumentu) Viz menu Marketing - Příležitosti - Konfigurace - Automat vzniku příležitosti Dotaz ihned po vygenerování nového čísla nabídky Povinné údaje příležitosti Vznikl nový formulář viz. menu Mark eting/příležitosti/konfigurace/povinné údaje. Zde si uživatel zvolí povinné údaje pro kartu příležitostí.

76 76 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Implicitní typ příležitosti Oprava drobné chyby - číselník typů příležitostí nereagoval na příznak 1. implicitně doplň typ příležitosti, přestože je 1. zadána. Při vzniku nové příležitosti se typ doplní. Doplněna možnost filtrace dokumentů, které mají resp. nemají vazbu na příležitost Nová filtrace řeší očekávaný dotaz uživatele, která nabídka není spojena s příležitostí. Filtrace je dostupná pro: přehled jednání přehled úkolů přehled nabídek přijatých objednávek Přepočet finančních hodnot příležitostí viz menu Marketing - Příležitosti - Přepočet příležitostí systém najde poslední nabídku a její finance vloží mezi plánované systém najde přijaté objednávky a jejich součet vloží mezi plánované finance (má vyšší prioritu, než nabídky) systém najde vystavené faktury a jejich součet vloží mezi realizované finance

77 II. den školení PODZIM Rozšíření vazebních dokumentů Rozšíření se dotklo mnoha generátorů, kdy se předává informace o příležitosti ze zdrojového dokladu do dokladu cílového a vzniká tak nová vazba na cílový dokument. Nové tiskové sestavy pro finanční vyhodnocení příležitostí Sestavy obsahují informace o plánovaném obratu, včetně přepočtu dle procenta naděje na úspěch, skutečně dosažený obrat a marži, včetně procentuálního vyjádření úspěšnosti a marže. Finanční přehled Finanční vyhodnocení Volba způsobu třídění sestavy řídí, podle kterého údaje se realizují mezisoučty. Rekapitulace neobsahuje detailní informace, jen součty ve 2. úrovních Marketingové výběry Nové možností, jak generovat marketingový výběru osob dle výběru firem 1. všechny osoby firem (fungovalo vždy) 2. jen jedna prioritní osoba pro každou firmu (první osoba firmy a upřednostňují se osoby s příznakem ) 3. jen osoby s příznakem pro Z marketingového výběru firem lze vytvořit použitelný marketingový výběr osob. Vytvoření marketingového výběru firem

78 78 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Příprav hromadného oslovení firem/osob elektronickou cestou ( ), vyžaduje vyhledat firmy: které lze oslovit přes osobu s adresou které nemají žádnou osobu které nemají žádnou osobu s adresou Nové výběrová kriteria pro tvorbu marketingového výběru firem dokážou vyhledat firmy, které bude nutné oslovit firemním výběrem Dotazníky Křížové tabulky vyhodnocení dotazníků opraveny Drobnou úpravou prošli křížové tabulky pro vyhodnocení dotazníků, kde byl problém se zobrazením určitých kombinací řádků a sloupců. Malý kalendář funguje v datumových polích dotazníku - doubleclick na pole Doplněna funkčnost i na uživatelsky tvořená "datumová" pole v rámci dotazníků Proaktivní dokumenty Ovládání připomenutí proaktivit: řazení proaktivit upraveno tak, že nově zadané proaktivity se ukazují nahoře

79 II. den školení PODZIM Doplněna nástrojová lišta s nástroji na řazení a bleskové výběry. Řazení seznamu proaktivit podle data připomenutí je nepraktické, (typicky pokud přesunu sadu proaktivit funkcí připomeň za 1 den, pak všechny proaktivity mají stejný čas připomenutí resp časy jsou rozloženy do 3 vteřin, tak jak to stačil ukládat do databáze), upraveno následovně. Řazení proaktivit je primárně dle původního data připomenutí sestupně (nejnovější proaktivity se tedy ukazují nahoře). Chybějící datum původního připomenutí je součástí seznamu připomenutí Plánování času a práce V týdenním plánování času lze zobrazit navíc i úkoly, proaktivity a jednání V týdenním plánování času je nyní možné následující: délku zobrazeného Úkolu se nebere z konfigurace, ale přednostně z pole PRACNOST na kartě úkolu. Pokud pole pracnost bude "0", je zobrazena délka úkolu dle konfigurace. Tím odpadá nutnost duplikovat úkol časovým plánem. úkoly při zvolené konfiguraci "dle začátku" jsou zobrazeny v délce dle konfigurace, začátek je na začátku pracovní doby (7:00), řazení probíhá dle interního čísla úkolu vzestupně (při více záznamech v rámci jednoho dne) záznamy z Jednání jsou zobrazeny v délce dle konfigurace, začátek je na začátku pracovní doby (7:00), řazení je dle čísla jednání vzestupně (při více záznamech v rámci jednoho dne) možnost nastavit čas začátku a konce pracovní doby (barevně odlišná část kalendáře) Měsíční pohled na plán času Operativa/Plánování času/týdenní pohled časových plánů zde je nyní možnost vzhledu v měsíčním pohledu.

80 80 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM Řízení projektů Zlepšení a rozšíření Vytvořena funkce, která upraví filtr formuláře a zobrazí pouze ty úkoly, které odpovídají filtru, dané kapitole. Kompletní opis obsahu HD - požadavků Help-Desku je součásti tisku projektu Nad přehledem úkolů doplněn filtr dle projektů, tak aby bylo možné vyhledat úkoly vztahující se k danému projektu Do přehledu / tisků / křížových tabulek úkolů přidán odkaz na pole projekt, tak aby se objevily úkoly k danému projektu Porady Oprava: přehled porad : třídění dle pole "Začátek" Menu Operativa - Porady - Přehled porad : třídění přehledu dle pole "Začátek" nefungovalo přesně (záznamy by měly být řazeny podle data OD) - pokud ale byl vytvořen nový záznam zkopírováním některého již existujícího a změněno v něm datum OD KDY, byl nově vytvořený záznam v přehledu stále řazen dle data původního záznamu. Tlačítko PROVEĎ i pro Porady Na kartu porady doplněno tlačítko PROVEĎ - obdobná funkce jako u jiných agend v systému. Nad přehledem porad lze podle tohoto příznaku filtrovat.

81 II. den školení PODZIM Help - Desk Rozšíření HELP-DESKU: nová pole pro hodnocení a pro tvorbu srozumitelné zkrácené dokumentace Pole doplněny (1.větou na základní kartě i na záložce systémové, pole hodnocení doplněno na systémovou záložku). Obě tyto pole jsou v přehledech, tiscích i křížových tabulkách. Pro hodnocení není připraven žádný číselník, systém nabízí ty hodnoty které byly již někdy při hodnocení použity a přitom lze zadat i text který neodpovídá nabídce. Pro pole "JEDNOU VĚTOU" je připravena nová tisková sestava využívající tento údaj pro zpracování zkrácené dokumentace požadavků help-desku Požadavkový a námitkový managment Oprava reakcí na trvalé požadavky (pouze zboží) na vystavené objednávky a přijaté faktuře Drobná oprava pro reakce na trvalé požadavky (pouze zboží) na vystavené objednávky a přijaté faktury. Trvalé požadavky fungují i na výkazech servisní činnosti Po zadání zákazníka a nebo po stisku tlačítka Proveď se vyhodnocuje jestli je k tomuto zákazníkovy definována reakce. Po stisku tlačítka Proveď se vyhodnocuje zda bylo stisknuto tlačítko Storno či nikoli. Pokud ano je proces se servisním zásahem ukončen Reference Zprovoznění obrázků na Obrazové záložce reference i pro formáty BMP, JPG, PNG Obrázky k referencím lze připojovat poklepáním na příslušné pole obrázku. Připojené obrázky se zobrazí v poli jako náhled. Pro obrázky připojované obecně do systému doporučujeme používat formáty JPG nebo PNG (vzhledem k jejich datové velikosti, zabírají nejméně místa). Soubor ve formátu BMP Access vloží přímo do dat => velmi narůstá velikost databáze. Pokud není definovaná cesta pro objekt, zachová se původní funkčnost. Pokud je cesta zadaná a obrázek je v jiném formátu než bmp, tak se po uložení obrazové karty referencí zobrazí, do něj už ovšem nelze vkládat pomocí clipboardu a CTRL+V. Pro obnovení funkčnosti stačí smazat cestu k objektu.

82 82 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Generování reference nad fakturou vystavenou Nový generátor Reference nad kartou Vystavené faktury. - po promáčknutí tlačítka generátoru se zapíše do poznámky faktury, že byla generována reference - otevře se okno reference - otevře se okno s dotazem, ze kterého řádku faktury se má reference udělat - do okna reference se převezmou tyto údaje : Název = název zboží na daném řádku faktury Zahr = zahraniční název zboží (ze základní záložky karty zboží) Zákazník = z hlavičky faktury Osoba = z hlavičky faktury Produkt = číslo zboží z daného řádku faktury Instalace = pokud je na faktuře uveden příjemce tak příjemce, jinak stejné jako Zákazník Zakázka = z faktury Datum = datum uskutečnění zdanitelného plnění z faktury Evidence zásilek Propojení evidence zásilek a dodacích listů Nad evidencí zásilky je nyní možnost přiřadit i dodací list (obdoba faktury,zakázky) a podle něj i vyhledávat v přehledu zásilek. Ve formuláři dodacího listu vzniklo nové pole pro číslo zásilky a je možné podle čísla zásilky vyhledávat nad přehledem dodacích listů. Zadávaní DL je pouze na formuláři zásilky, kde dojde k provázání a zapsání o čísle zásilky do dodacího listu. 2.5 Nabídky a poptávky Vyhledání nabídky i dle kontaktní osoby V přehledu firem pokud je vybrána "Firma" nabídne se v rozbalovacím poli KonOsoba seznam kontaktních osob vybrané firmy. Osoby jsou seřazeny podle příjmení. Pokud není vybrána žádná firma, nabídnou se v poli KonOsoba všechny kontaktní osoby opět seřazené podle příjmení. V rozbalovacím poli je kromě Příjmení, Jména a Titulu osoby uvedena i Firma u níž je daná osoba evidována. V nabídce je možnost využít tisku odběratelských čísel V Nabídce je možnost využít zobrazení odběratelských čísel přednostně na úrovni výběru tiskové sestavy. Funkčnost je použitelná pro následující dvě standardní sestavy, kde se tiskne MAT ID a to pro "standard včetně čísla zboží" a dále "konfigurovatelná na výšku/šířku" Nové tiskové sestavy: se zahraniční měnou a se slevou

83 II. den školení PODZIM nabídka se zahraniční měnou a se slevou nabídka slovensky se zahraniční měnou a slevou Využití pole úspěšnost k oblasti na řádku nabídky + možnost vyhledávání v přehledech řádků, Doplněno nové pole úspěšnost k oblasti na řádku nabídky. Dále přidána možnost vyhledávání v přehledech řádků, křížových tabulek řádků a tisku řádků nabídek Vyhledání nabídky dle finanční hodnoty Filtrace je doplněna vhodnější formou OD - DO, jde o filtr dle částky bez DPH lze najít nabídky s částkou větší než..., menší než lze najít nabídky s částkou v intervalu Nové tiskové sestavy nabídky ve formátu tabulka anglicky a německy Nyní jsou k dispozici navíc tři nové tiskové sestavy: tabulka anglicky s DPH tabulka německy s DPH standard s připojenými obrázky (Anglicky) Nový způsob zaokrouhlení slev Doposud bylo zaokrouhlení slev používaných v systému na celá čísla. S přechodem na jinou měnu (Slovensko Euro), bylo nutné zareagovat na tuto změnu a umožnit nastavení zaokrouhlení s přesností 0,01. Tato funkčnost byla doplněna do následujících dokladů: přijatá objednávka vystavená objednávka vystavená faktura přijatá faktura nabídka prodejka

84 84 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM Poptávky NOVÝ přehled zboží v poptávkách a křížová tabulka zboží v poptávkách Rozšíření funkcionality Přehled zboží poptávek Křížové tabulky zboží poptávek 2.6 Zakázkový systém Barevné zvýraznění objednávek a zakázek v přehledech při neplnění termínů Zvýraznění čísla dokladu v přehledech: vystavených objednávek přijatých objednávek zakázek Význam barev: žlutá = není potvrzený termín červená = dnes je už po termínu a není dodáno, dokončeno oranžová = je dodáno, ale datum dodání je po potvrzeném termínu zbytek = bílá barva

85 II. den školení PODZIM Jednoduše dostupná informace o dluhu po splatnosti u zákazníka na faktuře, zakázce a přijaté objednávce Faktura i když je rozdělena se objevuje v kartě zakázky s celkovou částkou bez DPH Faktura i když je rozdělena se objevuje v kartě zakázky s celkovou částkou bez DPH! + POKUD jsou řádky rozdělení faktury vedeny na jedinou zakázku pak finanční suma z dělení faktury je shodná s finanční sumou na faktuře pokud je zakázka shodná. V takovém případě není informace o dělení faktury pro zakázkový pohled zajímavá!! a takové dělení faktury se NEBUDE zobrazovat!!

86 86 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Finanční proaktivity jako finanční plán velkých zakázek Myšlenka finančních proaktivit je spojena s velkými zakázkami, kde ve smluvních podmínkách existuje určitá představa o postupné fakturaci tedy o finančním průběhu zakázky. Finanční proaktivity umožní uchovat tuto informaci k zakázce a navíc získat výhodu automatického připomenutí termínu fakturace. Proaktivitu lze pak odložit (pokud se termín fakturace objektivně posouvá) nebo splnit a přitom využít případně generátor zálohové a konečné faktury přímo z proaktivity. Funkcionalita Uživatelsky příjemná tvorba finančního plánu (finančních proaktivit) přímo k zakázce Filtrace proaktivit - jen finančních (přehled, křížová tabulka, tisk) Součet finančních hodnot nad přehledem proaktivit Generátory zálohové a konečné faktury přímo na kartě finanční proaktivity. Aktivují standardní generátory faktury nebo zálohové faktury dle zdroje ke kterému je proaktivita navázána: tedy pro zakázku, pro ostatní situace jen otevře novou kartu faktury. Do poznámky proaktivity se zapisuje informace o použití generátoru faktury Finanční plánování z karty zakázky

87 II. den školení PODZIM Karta finanční proaktivity + ukázka použití generátoru zálohové faktury Vyhledání kritických stavů zakázky - logistická kontrola zakázek Vyhledání kritických případů - zjištění nedostatků v detailním plnění zakázky. Funkce pracuje hromadně a kontroluje: 1. soulad v sortimentu (přijatá objednávka - vystavená objednávka - dodací list) 2. soulad v fakturováno - vydáno Funkcionalita tlačítko Kontrola na přehledu zakázek generuje tzv. chybové kontrolní znaky zakázky chybové kontrolní znaky lze využít pro filtraci zakázek nové pole v přehledu zakázek obsahuje uložené informace po provedené kontrole tiskové sestavy na zakázkou Logistická kontrola I a II obsahují detailní porovnání množství zboží na DL a POBj a VOBJ Kontrolní znaky automaticky doplňovány: dl-ok(2) dl-ne:--[2] dl-ne:++[2] vobj-ok(2) vobj-ne:.-[2] vobj-ne:.+[2] fv-bez[2] soulad DL a POBj kde 2 znamená počet sortimentu ve shodě (počet řádků) nesoulad DL a POBj kde 2 znamená počet sortimentu chybějí na DL nesoulad DL a POBj kde 2 znamená počet sortimentu přebývající na DL soulad VOBJ a POBj kde 2 znamená počet sortimentu ve shodě (počet řádků) nesoulad VOBJ a POBj kde 2 znamená počet sortimentu chybějící na VOBJ nesoulad VOBJ a POBj kde 2 znamená počet sortimentu přibývající na VOBJ nesoulad vystavená faktura bez vazby na výdejku, kde 2 znamená počet chybných faktur Nelze realizovat výdej na uzavřenou zakázku bez práv Z5, S5! Nad uzamčenou zakázkou nesmí proběhnou jakýkoliv především finanční pohyb. Funkce odemčení zakázky řeší nestandardní potřebu doplnit doklad po uzamčení. Pokud uživatel má dostatečná práva Z5, S5, pak se systém pouze zeptá na potvrzení úmyslu "Chcete realizovat výdej na uzavřenou zakázku?" Další osoby a jejich role u zakázek Další osoby u zakázek a nabídek - přidán číselník rolí osob u nabídek a zakázek a tím se otevírá možnost

88 88 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 nejen pro roli Kalkuloval ale i pro další. V tiskové sestavě nad kartou projektu struktura fází (etap a procesů) se toto bude tisknout a název pole (role) bude Kalkuloval. Vytvořen nový číselník - Role osob dostupný na kartě Nabídky a Zakázky (Číselníky/Role osob). Nové doklady generované bez detailních popisných informací na řádku (Konfigurovatelné) Příklad: Jestliže v Nabídce použiji typ řádku 2, 3, 4 nebo 5, pak je to proto, že chci zákazníkovi upřesnit parametry zboží. Když ale od zákazníka dostanu objednávku, nemusím už popis sledovat v jiných dokumentech, Proto by bylo vhodné, aby při generování PObj z Nab byly automaticky výše uvedené typy řádků převedeny na typ řádku 1 (pouze název). Podobná kontrola (větně automatické změny typu řádku) by mohla být i při generování Vobj z PObj. Realizace: Vznik nové uživatelské položky v konfiguraci "Číselníky/Typy tisků řádků dokladu". A funkčnost je nyní dostupná nad následujícími generátory: Nab->: Pobj, Vobj, Fak, Zal Fak, Dl Pobj->: Vobj, Fak, Zal Fak, Dodl Vobj->: Dodl Automatický přepočet zakázek při promáčknutí PROVEĎ Při provedení zakázky se automaticky provede i propočet (zachován standardní dotaz). Uzavřít zakázku lze jen jednou a tudíž pokud je zakázka již jednou uzavřena a uživatel se rozhodne pro změnový režim, systém již nenabídne opětovné přepočtení. Je na uživateli aby použil tlačítko plus a nechal přepočítat výnosy a náklady zakázky Nová možnost generování vystavené faktury z příjemek Nový generátor FV na přehledem příjemek. Dle zvolených kriterií se vygeneruje FV která bude obsahovat v řádcích údaje převzaté z příjemky a to následující: pozice číslo zboží cis obj (z karty zboží) číslo přijaté objednávky(z příjemky pozor nezobrazuje se ale je v datech) počet kusů cena jednotková cena celkem V žádném případě nesmí být použita kumulace řádku! Každý řádek z příjemky musí mít samostatný řádek ve vystavené faktuře Přijaté objednávky Nová tisková sestava přijaté objednávky "česky v zahr. měně s DPH" a "česky v cizí měně se slevami" V tiskových sestavách přijaté objednávky vznikly nové sestavy: česky v zahr. měně s DPH česky v jiné měně se slevami Řazení přijatých objednávek v přehledu dle čísla objednávky odběratele

89 II. den školení PODZIM Třídění přehledů objednávek přijatých dle "spravedlivé dostupnosti" Možnost třídit podle dostupnosti - jako datové pole (datum) a tato funkčnost byla přidána do následujících míst v systému: přehled přijatých objednávek přehled zboží v přijatých objednávkách stav skladu Zaokrouhlení přijaté objednávky - nový režim Na kartě přijaté objednávky doplněno nové tlačítko pro konfiguraci zaokrouhlení přijaté objednávky (malá obdoba jako u FV) zaokrouhlení na 1 Kč - aritmeticky/dolů/nahoru režim pro všechny uživatele ANO/NE režim pro všechny uživatele může zadat jen uživatel s právem O/5 pokud je zapnut režim pro všechny uživatele a uživatel nemá právo O/5 pak nemůže konfiguraci měnit systém případně doplní/modifikuje/zruší řádek Zaokrouhlení (typ 9) s finanční hodnotou, jenž zaokrouhlí částku bez DPH na celé Kč při PLUS a při Proveď pokud je PObj vedena j cizí měně (vyplněn kurz a měna) k zaokrouhlení nedochází Rámcová objednávka Karta Přijaté objednávky obsahuje nový příznak "Rámcová", podle kterého je možné filtrovat i Přehled přijatých objednávek. Dále karta přijaté objednávky obsahuje rozbalovací pole "Rámcová", které zajišťuje vazbu mezi objednávkou "dílčí" a její nadřízenou objednávkou "rámcovou". V tomto rozbalovacím poli se nabízí takové přijaté objednávky, které mají zapnutý příznak "rámcová". Příznak "rámcová" lze přijaté objednávce přidělit ručně... pokud uživatel použije generátor PObj! nad přijatou objednávkou je dotázán, zda má být zdrojová objednávky objednávka označena příznakem "rámcová". Odkaz z dílčí objednávky na rámcovou je tedy prostřednictvím rozbalovacího pole. Přehled dílčích objednávek pro danou rámcovou objednávku je dostupný přes související doklady. Při zapnuté konfiguraci "... označovat dodáno..." v dodacích listech nebo výdejkách se zapíše dodané množství nejen do dílčí objednávky, ze které byl dodací list nebo výdejka generovány, ale také do související "rámcové" objednávky. Pokud je množství zboží dodaných dílčími objednávkami rovno nebo větší než množství objednané na rámcové objednávce, je položka rámcové objednávky označena jako dodané. Pokud jsou takto označeny všechny položky, je celá rámcová objednávka označena jako dodané a datem dodání posledního dodacího listu (nebo výdejky) Faktury vystavené Nová tisková sestava vystavené faktury - "obchodní balík - integrovaný doklad" Vytvořena nová tisková sestava nad kartou Vystavené faktury - "obchodní balík - integrovaný doklad" Adresa DODAVATELE se přebírá z aktivně zvolené tiskové hlavičky, Číslo účtu dodavatele se načítá z karty faktury. Je vhodné, aby číslo účtu na faktuře a zvolená aktivní tisková hlavička byly v souladu!!! Na složence se tiskne i kontaktní osoba ODBĚRATELE, pokud je nějaká vybrána na kartě faktury. Na

90 90 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 průvodce obchodního balíku se také vytiskne jméno kontaktní osoby a dále telefonní číslo. Toto číslo je vyhledáno v pořadí - telefon osoby, mobil osoby, telefon firmy (jakmile je první nalezen, systém dál v hledání nepokračuje) Export faktury vystavené ve formátu EDI Datum zdanitelného plnění u dobropisu Rozšířená konfigurace fakturace: datum zdanitelného plnění u dobropisu "smazat při vystavení" nebo "ponechat při vystavení" Vystavení dobropisu - pomocí tlačítka Proved může mít dopad na datum zdanitelného plnění. Dostupné jsou 2 režimy: 1. smazat při vystavení 2. ponechat při vystavení. Výchozí nastavení je: "smazat při vystavení". Konfigurace je systémová (tedy bez vazby na uživatele) Oprava drobných chyb v nastavení: Při kopírování faktury ze staré do nové dostane nová faktura aktuální režim zaokrouhlení DPH V tiskových přehledech faktur vystavených vyloučení zúčtovaných záloh z hodnoty obratu.

91 II. den školení PODZIM Výpočet DPH na fakturách v cizí měně se zúčtovanými zálohami v cizí měně... každá v jiném kurzu! Nová metodika výpočtu DPH u konečné faktury v cizí měně se započtením zúčtovacích faktur také v cizí měně, se dokáže vyrovnat se situací kdy všechny doklady jsou vystaveny v jiných kurzech! 1. nejdříve se zjistí základ pro výpočet DPH v cizí měně (od celkového základu v cizí měně odečte zúčtované zálohy také v cizí měně) 2. základ v cizí měně (ad1) se přepočte kurzem faktury na tuzemskou měnu a je tak stanoven nový základ v tuzemské měně pro výpočet DPH 3. proběhne výpočet DPH dle základu (ad2) v tuzemské měně 4. DPH v cizí měně se vypočte (podíl kurzem) dle DPH v tuzemské měně (ad3) Rozdělení výnosů faktur se zúčtovanými zálohami - k rozdělení celý výnos bez odečtu zúčtovaných Do rozdělení vstupuje celý výnos (obrat), zúčtovací řádky se ignorují zúčtovací faktura má tedy k rozdělení vždy 0 konečná faktura má k rozdělení vždy plný výnos (neproběhne odečtení záloh) optimalizace všech režimů (dělení kumulovaně po zakázkách, oblastech + i bez kumulace) Nový režim fakturace umožňuje automatický výdej pokud je skladem a jinak nechat výdejku v přípravě Automatické generátory výdejky nad Fakturou vystavenou upraveny takto: vždy se generuje výdejka a zůstává "v přípravě", faktura vždy "provedena" vždy se generuje výdejka a pokud je to možné "vyskladní se", faktura vždy "provedena" vždy se generuje výdejka a pokud je to možné "vyskladní se", faktura "provedena" pouze pokud se zboží podaří vyskladnit faktura "provedena" pouze pokud je zboží skladově dostupné, ale výdejka se nikdy negeneruje Zádržné ve vystavených fakturách Dodací listy Schvalovací proces u dodacích listů Na kartu dodacího listu byla přidána funkce schvalovacího procesu. Export dodacích listů ve formátu EDI V případě, že z faktury vystavené byl vygenerován dodací list, tak je možné vyexportovat dodací list ve formátu EDI a to přímo z dokladu faktury vystavené. Konfigurace - automatické generování převodky při provedení dodacího listu Při provedení dodacího listu lze nastavit automatické provádění převodky. Konfigurace dodacího listu je rozšířena o sekci pro konfiguraci převodky (z kterého skladu na který sklad, kód pohybu a nebo sklady - toto zadává uživatel).

92 92 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM Došlé faktury Vazba konečné, zúčtovací a zálohové přijaté faktury Funkcionalita generátory opraveny nový hromadný nástroj pro generování konečných faktur z více zálohových faktur nový nástroj pro zpětné párování z konečné faktury - obdoba dle vystavených faktur Při generování konečné faktury ze zálohové se do konečné faktury nyní promítnou zaplacené (zúčtované) zálohy, doplněna vazba mezi konečnou fakturou a zúčtovací fakturou. Plán fakturace tvoří již vystavené a korektně sečtené doklady Hromadný přepočet faktur generovaných z plánu fakturace. Při generování faktur dle plánu fakturace vznikne velké množství faktur, které aby bylo možné vytisknout, musí se jednotlivě otevřít, propočítat a teprve pak tisknout, proto vznikl nový nástroj na hromadný propočet faktur přijatých Doplňky fakturace (vazba na banky, zápočty, plánování) Záznamy o odeslání upomínek Po zapsání upomínek k fakturám je připravena možnost vygenerovat hromadně záznamy spisové služby s volbou vzorového dopisu Na kartě Tisk upomínek doplněno tlačítko: a nabídka vzorových dopisů. Po tisku upomínek lze tedy vygenerovat sadu záznamů spisové služby. obsah záznamu odpovídá vzorovému dopisu firma je dle faktury zdroj jednání je se odkazuje na fakturu - tento záznam spisové služby bude mezi souvisejícími doklady faktury

93 II. den školení PODZIM Zrychlení tvorby nového zápočtu Při tvorbě nového zápočtu - výběr z faktur je systém velmi pomalý při velkém počtu faktur, problematické místo opraveny, došlo k urychlení otevření nového zápočtu. Načtení aktuálního kurzovního lístku ČNB z internetu Na kartu Kurzovní lístek (viz. menu: zboží >> měny a kurzy >> kurzovní lístek) bylo doplněno tlačítko "ČNB" pro stažení aktuálního kurzu z webových stránek ČNB. V číselníku měn musí být jednotlivé měny uvedeny stejnými zkratkami, jako je používá ČNB. Kurzy se vyhledají pro všechny měny uvedené v číselníku měn. Pokud nebude měna, nebo kurz nalezena, nastaví se v kurzovním lístku kurz dané měny na 0,000. Kurz se mění až v 14:30 => kurz pro den je platný až od 14:30 a platí do (je ke stažení). Historicky to ale už není pravda => platí od od 0:00 do do 23:59!!! Funkci načtení kurzovního lístku je možné najít i přímo v menu a lze ji tedy jednak naplánovat mezi automatické akce po spuštění při startu a jednak přiřadit horkou klávesu pro načtení kurzů. Lze tedy naplánovat naplnění kurzovního lístku bez nutnosti zásahu uživatele. Nová tisková sestava "návrh zápočtu vč. započtených částek" Vznikla nová tisková sestava "návrh zápočtu vč. započtených částek", přidána možnost do formuláře tisku zápočtu. A to aby řešila následující příklad: Není možnost tisku zápočtu s částkami "započteno". U každé faktury na tiskové sestavě by bylo dobré vidět, jaká částka z ní byla započtena. Faktura F1 = 1000 Kč, Faktura F2 = 1000 Kč, Zápočet = 1500 Kč (není zřejmé, která faktura byla "započtena" celá a která jen částečně, nebo obě částečně??) Smlouvy Fakturační adresa v tisku smluv Při tisku smlouvy se objevuje v záhlaví fakturační adresa, pokud je vyplněna v kartě kontaktu a dostává přednost před základní adresou. Vytvořena tisková sestava nad přehledem smluv

94 94 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM Servisní zásahy Zařízení na kartě servisního výkazu se vyhledává dle obou zákaznických polí (odběratel + místo) + dle zakázky Nabídka zařízení na servisní výkazu obsahuje všechna zařízení dle zákazníka na servisním výkazu (odběratel + místo) + je doplněna možnost zapnout filtraci dle zakázky (tlačítko trychtýř vedle čísla zařízení) - funguje jako přepínač On/Off Rozbor servisních úkonů dle zdroje (help-desk, úkol, servis) - TISK Nová tisková sestava "rozbor dle zdroje", která rozebere servisní úkony dle zdroje: 1. zapsaného na řádku (Help-Desk, Úkol, Jednání) 2. systém se pokusí propojit úkoly a jednání zpět na help-desk + jednání na úkol 3. vše co nevyřeší pováže na servisní výkaz Sestava obsahuje: popis zdroje (číslo, typ, firmu, zadání, řešení, termín, dokončení, plán hodiny a peníze) úkony ke zdroji vyhledaných v dle zadaných parametrů tisku (typ, popis, osoba, den, hodiny, finance prodej, k prodeji, nákup) rekapitulaci všech úkonů ke zdroji bez omezení (osoba + hodiny)... kolik se celkem odvedlo mezisoučty za každý zdroj, typ zdroje a celou sestavu! Rozšíření servisního zásahu o 3. osobu: "Realizuje" + tisk jména osoby a telefonu

95 II. den školení PODZIM 2009 na servisním zásahu Přidána osoba realizace, takže nyní jsou 3 osoby: 1. osoba Zodpovídá 2. osoba Přijal 3. osoba Realizuje Výsledek po vyplnění pole "Volající" na kartě servisního zásahu: 95

96 96 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Na kartě výkazu servisní činnosti dostupná suma hodin a rekapitulace činností osob dle úkonů Nové tlačítko se znakem 'SUMA' pod finančními hodnotami provede jednak součet hodin do pomocného pole a jednak otevře rekapitulaci činností dle osob a typu činností v hodinách

97 II. den školení PODZIM Typ servisního zásahu může být uveden jako "typicky interní" V číselníku typů servisních zásahů doplněno pole Interní/externí s tím, že pokud se při zadávání konkrétního servisního zásahu vybere nějaký typ servisního zásahu, pak se do něho automaticky doplňuje i hodnota Typ servisního zásahu. Je zde i vazba na již existující pole interní v servisním zásahu. Servisní zásah v cizí měně - tvorba Malá úprava v servisním zásahu- do hromadných oprav nad servisním zásahem přidány následující akce: jiná zahraniční měna - zboží, kde bude možné zadat měnu a kurz, kterým se přepočtou ceny v servisním zásahu pro položky zboží jiná zahraniční měna - práce, kde bude možné zadat měnu a kurz, kterým se přepočtou ceny v servisním zásahu pro položky práce Kniha oprav Pří kopírování požadavku na opravu nejsou kopírovány údaje o průběhu a dokončení opravy Došlo k úpravě a do nového záznamu se kopírují jen údaje o zadané opravě, nejsou tam kopírovány údaje o průběhu a dokončení opravy. Generátor nové opravy z karty zařízení Příjem hotového výrobku Příjem hotového výrobku a vybudování konstrukčního celku v zakázkové výrobě Řešení dostupné pro zakázkovou výrobu vychází z určitých předpokladů a cílů:

98 98 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Zakázková výroba nemá předem jasné a popsané složení materiálu pro výrobek Během výroby probíhají výdeje materiálu k zakázce Na konci výroby by měl systém dle skutečně spotřebovaného materiálu být schopen: o vypočítat cenu hotového výrobku dle skutečně spotřebovaného materiálu o navrhnout příjem hotového výrobku do skladu o navrhnout a případně zkontrolovat složení konstrukčního celku hotového výrobku I po dokončení výroby, musí být systém schopen změnového režimu - kdy jsou pozdě vytvářeny další výdeje materiálu Před příjmem hotových výrobku, je nutné připravit výrobní čísla výrobků Karta zakázky Na kartě zakázky aktivujeme nástroj pro příjem hotových výrobků: z karty zakázky z karty zakázky při použití generátoru nové příjemky! varianta příjem HV Evidence dokončené výroby - Výkonná záložka n výběrová kritéria reagují okamžitě po vyplnění n logická kritéria jsou připravena pro běžné situace uživatele: ukaž materiál na výdejkách ukaž shodu/neshodu s konstrukčním celkem ukaž materiál nepoužitý pro příjem HV ukaž materiál vydaný, ale nesvázaný s žádným výrobkem ukaž materiál který byl použit pro více výrobků n Skladba: přepracuje skladbu konstrukčního celku dle označených řádků funkce používá jen označené řádky uživatel musí zadat konstrukční celek a množství v zakázce vyrobené pokud existuje původní skladba konstrukčního celku, bude smazána

99 II. den školení PODZIM změna se zapisuje i do poznámky v kartě konstrukčního celku řádek s informací o změně v poznámkovém poli obsahuje číslo zakázky, jméno uživatele a datum a čas změny příznak konstrukčního celku se automaticky zapne! n Označ a Odznač označuje hromadně všechny zobrazené řádky n Výdej: provede zápis do řádku výdeje materiálu o použití pro výrobek. Tato vazba je podmínkou použití materiálu pro výpočet ceny HV na příjemce HV! výrobek musí být zadán (viz pole KONSTRUKČNÍ CELEK nad přehledem) funkce zpracovává jen řádky označené pokud jsou všechny označené řádky jen bez vazby na HV, pak systém jen doplní tyto řádky k výrobku pokud jsou všechny označené řádky jen s vazbou na HV, pak systém jen přepracuje vazbu k výrobku (smaže starou a doplní novou) pokud jsou označené řádky s vazbou na HV i bez vazby na HV, pak systém jen nabídne oba režimy n Příjem: provede vytvoření příjemky (pokud neexistuje) nebo jen finanční modifikaci příjemky HV. Na zpracované řádky nemá vliv označení, ale výsledek předchozí operace Výdej. Podle vtahu výdeje materiálu k výrobku systém vytváří řádek příjmu výrobku. Vztah řádku výdejky k příjemce HV zapisuje také do výdejky Cenu materiálu použije pro výpočet ceny výrobku na příjemce. Funkci Příjem lze použít bez zadání výrobku bude provedeno pro všechny dosud zpracované výrobky Funkci Příjem lze použít se zadáním výrobku - dojde k aktualizaci jen příslušného řádku příjemky) Funkci lze používat opakovaně i v době kdy je příjemka provedená Pokud vzniká příjemka v přípravě nebo je modifikován, systém se snaží využít případné připravené evidence výrobních čísel, a příjemku s těmito výrobními čísly spojí! Provedení příjemky musí provést uživatel! K jedné zakázce vzniká vždy jen jedna příjemka s více řádky, pokud zakázka obsahuje více výrobků. n Obnova: funkce k obnově dat: zpracuje materiál z výdejek k zakázce dle zvoleného skladu materiálu, + propojí se složením zadaného konstrukčního celku (rozpad celku provede dle konfigurované úrovně rozpadu) : přepíná nabídku výrobků mezi 2 variantami: výrobky zpracované doposud v zakázce všechny konstrukční celky vedené v evidenci s4s v databázi zboží n Doubleclick : otevře řádky výdejek s editovatelnou vazbou na výrobek a na příjemku HV! takto lze editovat zapsanou vazbu přímo na řádku výdejky pokud by 2 výdejky obsahovali stejný materiál pro 2 různé výrobky jediné zakázky, musí uživatel zde ručně zadat vazbu na výrobek, aby funkce Příjem dokázala správné přidělit řádky a ceny materiálu k cenám různých výrobků po změnách takto provedených, je nutné použít funkci Obnova! : otevře kartu konfigurace příjmu HV a nebo z menu Zakázky >> Konfigurace >> Konfigurace cen pro příjem hotových výrobků Konfigurace

100 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM Evidence dokončené výroby - Záložka výrobků a výrobních čísel n Výrobky budou automaticky doplněny do této záložky při požití funkce Skladba a Výdej (jen pokud tam chybí) n Řádky lze ale doplnit ručně předem! n Výrobní čísla jsou automaticky zobrazovány z evidence výrobních čísel podle vazby na číslo výrobku a na zakázku n Přechod kurzoru na jiný řádek výrobků znamená změnu zobrazení výrobních čísel n Před příjmem HV uživatel zde může zaevidovat nová výrobní čísla výrobků: zadá nové řádky výrobních čísel n Zadaná výrobní čísla se při generování příjemky předají do příjemky! Tisk příjemky HV n nová variant tisku příjemky se všemi řádky materiálu vydaného pro výrobek Výdejka n na řádku výdejky je viditelná vazba na výrobek a příjemku HV 2.7 Sklad a pultový prodej Vazba více příjemek k jedné nebo více fakturám přijatým Dosavadní stav umožňoval propojit jednu příjemku s jednou nebo více fakturami.

101 II. den školení PODZIM Navržené řešení umožňuje propojit jednu faktur k více příjemkám! A může kombinovat i obě metody. Propojení ovlivňuje: výpočet "ceny fakturované" na příjemce (započte finanční podíly z přijatých faktur). Tato cena se používá k rozdělení nákladů. automatické rozdělení nákladů na příjemce, pokud je tento režim používán zobrazení souvisejících dokladů k příjemce a k přijaté faktuře Postup práce 1. propojení přijaté faktury na více příjemek 2. propojení řádků přijaté faktury na příjemku 3. propojení příjemky k více fakturám, resp. jen k částečným finančním podílům faktury nebo k řádkům faktury Nástroje - vztahy mezi doklady existující propojení neexistující propojení funguje pro vytvoření nového vztahu

102 102 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Došlá faktura je v nadřízeném finančním vztahu k příjemkám, v rámci tohoto vztahu posílá do příjemky i libovolné množství peněz. Pokud je jednou faktura zapojena do vztahu, nebude k této faktuře fungovat finanční ovlivnění příjemky starou metodou zapsáním čísla příjemky do přijaté faktury. Inventura z dat čtečky čarového kódu Nad kartou konfigurace čtečka čárového kódu (Sklad/Skladové terminály/čtečka čárového kódu) možnost přenesení informací z čtečky do již vytvořené inventury, tzn. načtení hodnot z čtečky do tabulky sklad inventura. V případě existence položky ve skladové inventuře dojde k jejímu přičtení. Setřídění řádků objednávek dle umístění na skladě - tisk pro skladníky Setřídění dle umístění na skladě je provedeno do následujících formulářů jako opravná funkce: na vystavené a přijaté objednávce doplněna nová opravná funkce "setřídění dle umístění" kde je nutné v parametrech zadat sklad na dopravním listu, který obsahuje informaci o umístění na skladě je umožněno třídění řádků dle umístění obdoba režimu, který je při volbě tiskového formuláře Hromadné výdeje neprovedených výdejek v tichém režimu Problém: V systému se vyskytuje velké množství neprovedených výdejek z prodejek, za většinu neprovedení může to že se dělají prodejky dříve než se stihnou udělat příjemky nebo převodky Za měsíc počet neprovedených výdejek je dost velký, a tak je příliš časově náročné je jednotlivě kontrolovat přes S? a ty co jdou hned provést provádět. Navrhované řešení: Do Přehledu výdejek doplněno tlačítko s novou funkcí, jež umí podle aktuálního výběru nevyskladněných výdejek provést kontrolu, zda jde každá výdejka provést a v případě že ano tak se rovnou provede. Funkčnost počítá s tím, že po provedení první se zmenší množství pro ostatní kde jsou stejné položky, a tak to prochází zbývající položky a dopočítává zbytek. Provádění prodejek je řazeno dle data vystavení.

103 II. den školení PODZIM Centrální skladová dostupnost Výpočet spravedlivé skladové dostupnosti ukládá výsledek do centrálních dat a je tedy společný všem uživatelům. Lze využít pro tyto situace: uživatel vidí s jak starou informací pracuji, pokud kontrolují dostupnost uživatel může kdykoliv spustit přepočet dostupnosti pokud udělal podstatný krok pro změnu (příjem zboží, nová přijaté objednávka, storno objednávky, změna objednaného množství) správce může zautomatizovat výpočet dostupnosti jako úlohu, která běží na serveru např. každý den ráno! Nad přehledem příjemek vznik nové tiskové sestavy s řádky příjemky Skladová uzávěrka selektivní jen pro vybraný sklad Úprava nástroje archivace skladů umožní "archivovat" selektivně jen některý sklad. Selektivní archivace skladu k určitému datu znamená: vznikne příjemka nahrazující stav zásob uzavíraného skladu k datu (takovou funkci již máme ve velké archivaci) včetně doladění haléřů a včetně výmazu karet s nulovými zůstatky a včetně replikací všechny převodky, které navazují časově před datum uzávěrky a dotýkají se skladu uzavíraného (tam i zpět) musí být rozpojeny takto část převodky (příjem resp. výdej) uzavíraného skladu - smazat

104 104 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 část převodky (výdej resp. příjem) neuzavíraného skladu - zrušit vazební údaj (dál se bude chvat jako samostatný příjem nebo výdej) lze spustit uzávěrku skupiny skladů (klasický ((ListEq=a;b;c Očekávaným efektem je uzavření skladů, které mají k určitému datu zcela nulový stav. Pak na tomto skladu nezůstane žádný doklad a lze je ze systému zrušit, aniž by se musely uzavírat všechny sklady ke stejnému datu. Uzávěrka se ovšem nedotýká nijak dokladů v přípravě a pokud v systému zůstane doklad v přípravě nejde zrušit sklad, dříve než i tyto doklady uživatelé zruší! Pokladna Konfigurace číselných řad pokladních dokladů Konfigurace číselných řad umožní: nastavit režim číslování pokladních dokladů dle přání uživatele zahajovat automaticky číslování nové řady při změně roku přečíslovat staré doklady dle zvoleného režimu, resp. očíslovat znovu pokladní doklady ve zvolené pokladně, pokud není číselná souvislá nebo pokud číslování neodpovídá časové ose! 2.8 Logistika Hromadné manipulace nad knihou zařízení - záměna čísla zboží, platnost Logistika/Kniha zařízení a servis/hromadné manipulace nad knihou zařízení - doplnění již existujícího formuláře náhrada jednoho MAT ID jiným hromadné nastavení platnosti zařízení do výkonných parametrů akce Nová tisková sestava karty zařízení Nový tisk karty zařízení "zařízení s plánovanou událostí" vhodný na zaslání zákazníkovi - vznik nové sestavy "karta s plánovanou srv. událostí"

105 II. den školení PODZIM Zápůjčky Při generování vrácení zápůjčky systém předznačí jen ta výrobní čísla, která jsou nevrácené! 1. Při generování vrácení systém předznačí výrobní čísla, jen ta která jsou nevrácené. Doposud označil všechna, která byla zapůjčena bez ohledu na to zda byla vrácena. 2. Po otevření řádku vrácení se uživateli nabídnou jen ta výrobní čísla, která jsou vedena na zákazníka. Ostatní výrobní čísla na zápůjčním skladu nejsou vůbec uživateli dostupná. Pozn.: nové tlačítko nestandardní situace! vázané na práva L/5 vypne filtr na zákazníka, ale to jen pomůcka pro Výsledkem je tedy stav, kdy při postupném vracení zapůjčených zařízení se uživateli automaticky označí vždy všechna výrobní čísla nevrácené. Pokud zákazník vrací méně, pak některé výrobní čísla uživatel odznačí. Jediným potencionálním problémem, je situace, kdy zákazník stejné zařízení má zapůjčeno na více zápůjčkách a při vracení systém sice správně označí ty která přísluší k zápůjčce, ke které se vrací, ale uživatel vidí všechna výrobní čísla zákazníka, která má aktuálně zapůjčeny a mohl by označení navržené systémem změnit?! Doklad o vrácení zápůjčky v tištěné podobě obsahuje i rekapitulaci dosud nevráceného zboží! Sestava nevráceného zboží s vazbou na zákazníka a zakázku do tabulky zápůjčky, má smysl jen u provedeného vrácení. Při vrácení zapůjčeného zboží dojde při zobrazení tiskové sestavy k vypsání nevráceného zboží vztahující se ke stejné zápůjčce jako zboží na tomto dokladu vrácené Výrobní čísla zařízení V marketingové a obchodní kartě firmy na záložce Zařízení zobrazit i ty zařízení, která mají danou firmu jen jako Objekt Pod formulář kontaktu (záložky - marketingová, obchodní) byl vybudován nový zdroj, obsahující zařízení vztahující se k firmě díky odběrateli a místu. Zařízení tam není duplicitně (např. pokud vyhovuje místo i odběratel současně). Interní servisní zásah pro kartu zařízení jsou doplněny o "dynamické texty" K poli POPIS a ZÁVĚR doplněn rozbalovací prvek, který nabízí k výběru texty nadefinované v ČÍSELNÍKY / POMOCNÉ TEXTY takové, jež mají příznak "S" (servis). Je možné v těchto polích "skládat" více textů. Ze seznamu se vybere jeden vzorový text a poklepáním na pole se vloží do POPISu nebo ZÁVĚRu, vybráním dalšího vzorového textu (a poklepáním) se tento "přidá" k textu již v poli obsaženému (na konec), oddělovačem je ENTER (další text na novém následujícím řádku). Karta zařízení - záložka servis: změna řazení záznamů - nahoře neuzavřené dle plánu a nahlášení, Nahoře jsou nedokončené, neuzavřené setříděné dle data naplánovaného SRV a pokud není dle data nahlášení

106 106 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 závady sestupně, pak teprve budou záznamy dokončené dle data realizace (resp. data plánované realizace pokud datum realizace není vyplněno) sestupně. Generátor výrobních čísel - možnost nastavení vlastní číselné řady Logistika/Kniha zařízení a servis/konfigurace/konfigurace modulu výrobních čísel Reklamace Nová osoba "vyřizuje" v reklamacích Na formulář reklamace přidáno pole Vyřizuje Na přehled reklamací přidáno kritérium výběru Vyřizuje Na přehled zboží v reklamacích přidáno kritérium výběru Vyřizuje V tisku reklamací přidáno kritérium výběru Vyřizuje V tisku zboží v reklamacích přidáno kritérium výběru Vyřizuje V křížových tabulkách reklamací přidáno kritérium výběru Vyřizuje V křížových tabulkách zboží v reklamacích přidáno kritérium výběru Vyřizuje Do všech tiskových sestav přidáno pole Vyřizuje Funkce "související dokumenty" nad kartou Reklamace Do souvisejících dokumentů nad kartou reklamace doplněna vazba na:

107 II. den školení PODZIM proaktivní dokumenty úkol zakázka příjemka výdejka převodka servisní činnost Reklamace na dodavatele přímo na kartě firmy dodavatele (zvýrazněny) V případě práce s reklamacemi máte následující problémy? Máte nutnost sledovat objem reklamací za rok vztažený k obratu a S4S neumí vrátit celkovou hodnotu reklamací u jednoho dodavatele, s časovým omezením, nad přehledem reklamací. Záložka Reklamace existuje na obchodní kartě kontaktu, ale přijaté i vystavené reklamace se zobrazují jen u zákazníka, který reklamaci uplatnil. Chybí Vám také tiskový formulář reklamace, který by ukazoval stav reklamace. U reklamací postrádáte reference na prodejní doklad. Tím může být u přijaté reklamace vystavená faktura nebo prodejka; u vystavené reklamace přijatá faktura. V tuto chvíli na to nejsou vhodná políčka. Tento údaj by se měl tisknout na jednotlivých protokolech (vždy jen relevantní reference, ne obě). Tak všechny tyto body jsou zpracovány a doplněny do standardní funkčnosti. Karta reklamace obsahuje nyní i pole Zařízení Upravena karta reklamací (nové pole zařízení). Upraven generátor reklamací nad servisním zásahem (přenášení pole zařízení). Na kartě reklamace se nabízí k výběru v poli Zařízení všechna zařízení evidovaná na firmy uvedené v polích Odběratel a Dodavatel. Při generování reklamace ze servisního zásahu se přenese "zařízení" uvedené v hlavičce servisního zásahu. Pole "Zařízení" doplněno na všechny tiskové sestavy reklamací. 2.9 Strategie Přepočet platební morálky jako automatizovaná akce Procesní panely Procesní panel distribuovaný odkazem Pokud stejnou informaci sleduje v procesním panelu několik uživatelů, jde o duplicitní definice i data. Procesní panel distribuovaný jiným uživatelům jen odkazem na panel zdrojový místo kopírování přináší tyto efekty: zmenšení dat o vypočtených historických hodnotách uvnitř systému zmenšení režie při hromadných přepočtech všech panelů - přepočet panelu probíhá jen nad panelem zdrojovým! zjednodušení správy panelů Jak vytvořit nové procesní panely odkazem jiným uživatelům? Použijete standardní tlačítko pro distribuci panelu a využijete nový režim distribuce "Pouze odkazem na nadřízeného".

108 108 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Jak zrušit panely dříve distribuované kopírování a nahradit jej distribuovaným panelem odkazem? V definice procesního panelu jen zvolíte nadřízeného a dojde ke dvěma událostem: 1. zmizí všechny záložky pro definici nebo data.. tyto informace jsou dále dostupné už jen u nadřízeného panelu a k němu se dostanete jednoduše poklepnutí na odkaz na nadřízeného. 2. pokud byly dříve v tomto panelu uchována historická data, objeví tlačítko "Zruš data". Tyto data nemají již žádný význam, protože data platí a budou vždy načteny a ukládány u nadřízeného panelu. Pokud uživatel použije toto tlačítko nenávratně se tato zbytečná historická data podřízeného panelu vymažou. Není třeba obav, že by ihned po zadání nadřízeného byly všechny údaje ztraceny. Kdykoliv můžete opět odkaz na nadřízeného smazat a procesní panel se začne chovat tak jak byl dříve definován. Historická data zmizí jen na pokyn uživatele!

109 II. den školení PODZIM Ekonomika Pro saldokonto lze vygenerovat interní doklad pro haléřové vyrovnání nespárovaných haléřových zbytků Nad přehledem saldokonta přibylo tlačítko DOKLAD HV které je však aktivní pouze při zvolené konfiguraci párovacího znaku variabilní symbol(konfigurace saldokonta volba1).systém vytvoří interní doklad a přenese informaci o variabilní symbolu a účtech dle konfigurace pro náklady a výnosy. Dále je důležité nastavit limit pro saldo. Zlepšené ovládání ekonomického dokladu v cizí měně Na ekonomickém dokladu záložka jiná měna je nově tlačítko "plus" které pokud je v řádku k zaúčtování vyplněna cizí měna dopočítá dle kurzu českou cenu. Pokud je česká cena již vyplněna a není zahraniční systém to pochopí jako případně zaokrouhlení a řádek needituje.

110 110 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM 2009 Režim rozkontace ekonomického dokladu Režim rozkontace funguje, nyní takto: převezme z aktuálního řádku do řádku rozkontace všechny údaje (účty, středisko, zakázka, činnost, typ dph) pokud poslední řádek obsahuje stále v popisu text rozkontace a přitom to není řádek kde opravuje uživatel cenu, pak se nevytváří nový řádek jen se vypočte nová cen a údaje řádku kurzor po výpočtu rozkontace se udrží na stejném řádku protože nově rozkontace přebírá údaje z aktuálního řádku, není nutno řešit rozkontace MD a DAL Funkční tlačítka SUMA na přehledech v ekonomice Přehled ekonomických dokladů: počet dokladů, počet nezaúčtovaných dokladů, celková částka, celková částka v cizí měně Přehled FV + FP k převzetí: počet dokladů, počet dokladů nepřevzatých, počet dokladů převzatých nezaúčtovaných, počet dokladů zaúčtovaných, celkový obrat Přehled BV k převzetí: počet dokladů, počet dokladů nepřevzatých, počet dokladů převzatých nezaúčtovaných, počet dokladů zaúčtovaných, celkový debet, celkový kredit Přehled ZAP k převzetí: počet dokladů, počet dokladů nepřevzatých, počet dokladů převzatých nezaúčtovaných, počet dokladů zaúčtovaných Nad ekonomickým dokladem je proclick na doklad do provozního Salu V aktuální verzi je možné nad následujícími doklady: faktury vystavené, faktury přijaté, bankovní výpis a zápočet. Převzetí interních dokladů V menu "Ekonomika/Účetní doklady/převzetí interních dokladů" vznikl nový formulář, který slouží pro přenos interních dokladů do ekonomiky. V "Ekonomika/Účetní doklady/konfigurace/převzetí interních dokladů" vznikla konfigurace interních dokladů Tisk výsledovky dělené na střediska Výsledovka lze filtrovat dle střediska a lze ji vytisknout s rozdělením na střediska.

111 II. den školení PODZIM V detailním přehledu pro DPH doplněn mezisoučet za číselnou řadu dokladů Detailní přehled dokladů pro DPH nyní se objevují celkové součty u jednotlivých druhů účetních dokladů a u jednotlivých řádků přiznání. Kopírování interních ekonomických dokladů Nyní lze kopírovat ekonomické doklady (v případě interního dokladu vznikne následující číslo dokladu, v opačném případě se číslo negeneruje) Přebírají se i řádky k zaúčtování. Přenos pokladních dokladů včetně rozdělení! Drobná oprava v přenosu pokladních dokladů včetně rozdělení, které nebylo úplně správné, nedocházelo k převzetí rozdělení. Formát zobrazení saldokonta obsahuje 2 desetinná místa Přehled saldokonta ve formuláři nejsou vidět haléře, v tisku ano. Drobná úprava, formát zobrazení obsahuje 2 desetinná místa. Nové tlačítko pro přenos faktury vystavené do ekonomického dokladu Na formuláři vystavené faktury přibylo tlačítko (zelené plus) - přebírá a zobrazuje formulář s převzetím faktury. Potřebná práva pro použití tohoto výkonného tlačítka jsou E3 a F3. Tisk pokladní knihy z ekonomiky V menu "Ekonomika/Hlavní kniha/tisk hlavní knihy" vznikly dvě nové tiskové sestavy: Pokladní deník a Pokladní deník v cizí měně.

112 112 Školící dokumentace Soft-4-Sale PODZIM Konfigurace Schvalování dokumentů: automatické odeslání u o schvalovacím kroku Rozšíření Konfigurace schvalovacích procesů o odeslání kopie proaktivity em na adresu obchodníka spojeného s danými uživateli, tzn. (v případě vytvoření proaktivity dojde zároveň k odeslání na adresu obchodníka. Schvalování dokumentů - rozšířeno pro další agendy Nové agendy: zálohové faktury (vystavené i přijaté), spisovou službu, dodací listy, zakázky Opravy ve schvalování dokumentů: při generování nového dokumentu kopírováním ze vzoru se převezme stav schvalování vzorového dokumentu v přehledu Spisové služby nelze vybrat záznam podle stavu schvalování (výběrové pole nenabízí příslušné stavy a nefunguje to ani po ručním zapsání žádaného stavu) v konfiguraci schvalování Spisové služby mám zaškrtnut příznak pop což by mělo umožnit schválení po provedení dokumentu - nefunguje, dokument lze schválit i když není proveden generování proaktivity, je-li definována u některého schvalovacího kroku Replikace Informace o stáří dat centrály trvale v titulku okna s4s Informace o stáří dat z centrály v jako součást titulku okna, aktualizace po příjmu repliky probíhá automaticky

113 II. den školení PODZIM Příkaz pro zjištění stáří dat v menu Replikace Tento příkaz slouží je k informativními zobrazení zprávy o stáří dat získaných z nadřízeného satelitu a lze jej nastavit např. jako automatickou úlohu při spuštění každý den Standard a systém Synchronizace obrázků z databázi zboží - nové výběrová kritéria + optimalizována funkčnost Synchronizace obrázku s ceníkem - doplněna filtrace dle příznaků 1-4