Controlling (operativní řízení projektů)

Transkript

1 Controlling (operativní řízení projektů) Řízení projektu z hlediska času, zdrojů a nákladů Změny a změnová řízení při realizaci Obsah Tvorba směrných plánů a procesy aktualizace Kontrola termínového postupu, zdrojů a nákladů Analýza vývoje projektu (EVM) (Reporting) (Change Management) zjištění skutečného stavu rozpracovanosti činností Evidence, směrný plán Řízení realizace Controlling Cíl operativního řízení projektu (Project Control) prosazení plánovaných cílů projektu, Základní vstupy operativního řízení časové plány projektu, plány nákladů a zdrojů (směrný plán) výkazy výkonů, skutečně vynaložené náklady, uskutečněné platby, požadavky na změny. Postup operativního řízení projektu vyhodnocení stavu porovnání skutečnosti a plánu rozhodnutí o dalším postupu nápravná opatření aktualizace event. sestavení nového plánu ukončení a předání projektu závěrečné vyhodnocení projektu poučení z projektu Kontrolní hlášení o stavu projektu Implementační plán projektu Souhrnná zpráva testament projektu Směrný a implementační plán Směrný plán (Baseline) Směrný plán (Baseline) první platná varianta implementačního plánu Obsah: Cíle a rozsah projektu Předměty dodávek projektu Struktura členění prací (WBS) Časový plán projektu a hlavní milníky Časově fázovaný rozpočet, plán nákladů Klíčová rizika Plány řízení Implementační plán srovnávací základna pro sledování a vyhodnocování postupu prací průběžně aktualizován 1

2 Performance Measurement Co neumíme měřit, neumíme ani řídit? Metody zjišťování skutečného stavu rozpracovanosti projektu Metoda proporcionální na základě množství (např. fyz. jednotky) pro měřitelné a spočitatelné výstupy. Metoda sledování procentní dokončenosti menší přesnost, v časových jednotkách, v jednotkách pracnosti, Metoda růstových (přírůstkových) milníků Metoda procentního ohodnocení začátku a konce metoda 50 50, metoda 0 100, Metoda analýzy trendů plnění milníků MTA orientační Pro rozsáhlé projekty: Metoda řízení dosažené hodnoty (Earned Value) (v Kč, v Nh) Metody zjišťování skutečného stavu rozpracovanosti projektu Metoda proporcionální na základě množství (např. fyz. jednotky) pro měřitelné a spočitatelné výstupy. Metoda sledování procentní dokončenosti menší přesnost, v časových jednotkách, v jednotkách pracnosti, Metoda růstových (přírůstkových) milníků Metoda procentního ohodnocení začátku a konce metoda 50 50, metoda 0 100, Metoda analýzy trendů plnění milníků MTA orientační Pro rozsáhlé projekty: Metoda analýzy dosažené hodnoty (Earned Value) (v Kč, v Nh) plán Metoda sledování procentní dokončenosti v časových jednotkách skutečnost předpoklad vývoje další varianty atd. sledovat, co zbývá, ne co bylo provedeno Metoda sledování procentní dokončenosti v jednotkách pracnosti Plán ID Název úkolutrvání Počet Práce (dny) prac. (člověkodny) B Celkem kontrola Metoda růstových (přírůstkových) milníků povolení stavby v území projektová dokumentace 40% stanoviska DOSS 20% veřejné ústní projednání 10% vydání územního rozhodnutí 30% Skutečnost úkol B Začali jsme všichni 3 podle plánu, do konce potřebujeme jen asi 6 člověkodnů. 2

3 Metoda analýzy trendů plnění milníků MTA (Milestone Trend Analysis) datum aktualizace síťového grafu A -grafické zobrazení vývoje očekávaných termínů splnění milníků a odhadu dalšího vývoje (trendu) celého projektu termíny Posun: mílníků 1.7. Ukázka aktualizace (MS Project) Aktualizace plánu Zpoždění 1.4. OK Zrychlení 1.1. Kontrola nákladů Hlavní úkoly vytvoření opatření pro kontrolu nákladů, kontrola výdajů a skutečných nákladů, srovnání skutečných a plánovaných nákladů, analýza odchylek a jejich příčin, uvážení všech změn a požadavků, aktualizace rozpočtu (VK) prognóza zbývajících nákladů a očekávaných celkových nákladů. Kontrola nákladů Vstupy pro kontrolu nákladů srovnávací základna nákladů a jejich rozložení v čase, rozpočet (I) výrobní kalkulace (D) skutečně vynaložené náklady za kontrolní období, požadavky na změny nákladů. Analýza dosažené hodnoty EVA/EVM Earned Value Analysis / Management sledování postupu výkonů vyjádřené v penězích k rozhodnému dni porovnání skutečných nákladů a objemů s plánovanými predikce budoucích nákladů a termínu dokončení náklady Analýza dosažené hodnoty (Earned Value Management) plánované náklady plánovaných prací v daném čase PV (Planned Value) dříve BCWS skutečné náklady provedených prací za kontrolní období AC (Actual Costs) dříve ACWP vytvořená (dosažená) hodnota EV (Earned Value) dříve BCWP plánované náklady provedených prací zpoždění PV AC EV náklady vyšší BAC EAC čas kontroly čas 3

4 Sledování projektu Řízení dosažené hodnoty PV (Planned Value) plánované náklady plánovaných prací AC (Actual Cost) skutečné náklady provedených prací EV (Earned Value) plánované náklady provedených prací prováděcí odchylka (též plánová, rozvrhová), SV (Schedule Variance) SV = EV - PV SV > 0 práce jsou v předstihu oproti plánu, SV < 0 práce jsou ve zpoždění oproti plánu. nákladová odchylka CV (Cost Variance) CV = EV - AC CV > 0 práce provedeny s nižšími náklady CV < 0 práce provedeny s vyššími náklady Sledování projektu Řízení dosažené hodnoty CPI SPI prováděcí index SPI (Scheduled Performance Index) SPI = EV / PV nákladový index CPI (Cost Performance Index) CPI = EV / AC Náklady jsou překračovány 0.5 Náklady jsou překračovány Analýza vývoje nákladů EVA/EVM Příklad BAC (Budget At Completion) = celkové plánované rozpočtové náklady projektu při dokončení (původní směrný plán). EAC (Estimate At Completion) = odhad celkových nákladů projektu při dokončení (aktualizované implementační plány). Způsoby určení EAC odchylky jsou typické u většiny položek původní rozpočtové náklady lze násobit indexem EAC = BAC x AC/EV = BAC/CPI, odchylky jsou netypické u omezeného počtu položek EAC = skutečné náklady provedených prací + zbývající rozpočtové náklady podle původní VK, odchylky ukazují chybný rozpočet EAC = skutečné náklady provedených prací + nový plán nákladů na zbývající práce. Vyhodnoťte průběh projektu po 1. měsíci metodou analýzy dosažené hodnoty (EVM). Harmonogram prací Při kontrole za 1. měsíc byly zjištěny výkony a skutečné náklady (AC) výkony: činnost A hotovo 60% celk. objemu AC: 700 tis. Kč činnost B hotovo 100% 500 tis. Kč činnost C hotovo 40% 600 tis. Kč Činnost Trvání (měs.) Náklady (tis. Kč) A B 0,5 600 C 1, Celkem BAC měsíc 2. měsíc Vyhodnoťte stav projektu z hlediska času a nákladů. Odhadněte skutečné náklady projektu při dokončení (EAC) za předpokladu, že odchylky v rozpočtu jsou nahodilé a netypické. EVA/EVM Příklad EVA/EVM Příklad kontrola po 1. měsíci činnost provedeno PV AC EV A 60% B 100% C 40% Celkem CV = EV - AC = = tis. Kč SV = EV - PV = = tis. Kč CPI = EV / AC = / = 0,93 SPI = EV / PV = / = 1,12 Náklady jsou překračovány CPI SPI 0.5 Náklady jsou překračovány kontrola po 1. měsíci činnost provedeno PV AC EV A 60% B 100% C 40% Celkem Skutečné náklady při dokončení (EAC): BAC = tis. Kč Odchylky jsou nahodilé a netypické tj. skut. náklady za 1. měsíc (AC) + zbývající rozpočet (BAC - EV) EAC = ( ) = tis. Kč 4

5 Tabulka sledování (progress) projektu Graf průběhu dosažené hodnoty výstup v MS Excel ,00 Kč ,00 Kč ,00 Kč ,00 Kč Náklady ,00 Kč 0,00 Kč ,00 Kč ,00 Kč ,00 Kč Total ACWP Total BCWP Total BCWS Total CV Total SV Dny Reporting Obvykle o stavu již provedených prací o průběhu prováděných prací o budoucím průběhu prací Informace o výsledcích prací časovém průběhu prací nákladech kvalitě rizicích aj. externí (zákaznické) - v pravidelných termínech, Obvykle - na základě smluvní dohody, - s pevně stanovenou strukturou. stav zpracování dokumentace projektu (Design Status), stav obstarávání dodávek (Procurement Status), výroba dodávek a stav realizace projektu na místě (Construction Report). zprávy i do okolí projektu (PR) příznivé vnímání projektu interní - četnost zpráv v závislosti na Možnosti zlepšování frekvenci vlivů působících na projekt (např. počet odchylek v nákladech na čas. jednotku) velikosti změn (průměrné odchylky, nejčastější hodnota odchylky). Odstranit časové zpoždění zpráv. Řízení podle odchylek zlepšit sledováním trendů (sezónní výkyvy apod.). Situační zpráva - obvyklý obsah (Summary Report, Current Status Report, Progress Report, apod.) Posun projektu proti poslední kontrole, stav ve srovnání s plánem. Sumární přehled plnění činností. Stav čerpání nákladů a zdrojů Výčet hlavních problémů. Návrhy na opatření a konkrétní úkoly. Jiné skutečnosti, na které je třeba upozornit s ohledem na projekt. + Předpověď dalšího vývoje projektu: zjištěný aktuální stav projektu v čase a nákladech + zbývající čas a náklady Kvalita Náklady Termíny Nápravná Činnost Odchylka Plán Stav Odchylka Plán Stav Odchylka opatření 5

6 Změny odchylky od projektového plánu: vnější: vnitřní: neúplná či dodatečná zadání investora, změna ekonomického prostředí, změna odborných správních předpisů (povolovacích procedur), změny poptávky po produkci projektu na trhu, apod. poznání všech rozhodujících faktorů teprve na jistém stupni vývoje projektu (termíny, náklady, zdroje), nekvalitně provedená dekompozice projektu, nedostatečná odborná kvalifikace manažerů a členů týmu, nefunkční týmová práce bez dostatečné motivace jednotlivců, poznání na základě systematické kontroly projektu, apod. Analýza a vyhodnocení odchylek. Otázky: proč a jak k takové situaci došlo? jak to lze opravit? za jakých podmínek lze projekt dokončit? není nutné projekt ukončit? zaměřeno na celkový stav projektu racionální přístup ke změnám: Identifikace požadavků na změny Vyhodnocení dopadu požadovaných změn bilance náklady-přínosy, analýza možností realizace změny Kompetentní rozhodnutí o přijetí či odmítnutí změny Provedení schválených změn. Průběžná dokumentace celého procesu cca 10 % cca 30 % cca 60 % Hierarchie rozhodování. Hierarchie rozhodování Statutární orgán Řídící výbor, Koordinátor Project Manager 1. tř. 2. tř. 3. tř. Řízení realizace projektu - investor Vstupy pro řízení etapy realizace - Smlouva o dílo na realizaci stavby Předmět plnění (standardy) Cena (rozpočet), Platební podmínky (platební kalendář) Termín plnění (termínové milníky časový plán), Podmínky realizace Bezpečnost a ochrana zdraví a životního prostředí Záruky Pokuty - Projektová dokumentace Dokumentace pro provedení stavby (DPS) na základě DSP - Smlouvy o zastupování Technický dozor, autorský dozor, inženýrská organizace Řízení realizace projektu - dodavatel Výrobní příprava řízení realizace stavby 5 základních pravidel logistiky (materiál, stroje, lidé ) Vstupy - Smlouva o dílo - Projektová dokumentace Dokumentace pro provádění stavby (DPS) - Nabídková příprava časový plán výrobní kalkulace (plánované vlastní náklady na plánovaný objem produkce) předjednání subdodávek zařízení staveniště aj. podmínky výstavby 6

7 Jednotlivé činnosti výrobní přípravy Řízení projektu - dodavatel Rozbor zakázky technický a ekonomický Kontrola projektové dokumentace Technologické nebo pracovní postupy Časové plány a jejich aktualizace Zabezpečení jakosti a kontrolních a zkušebních plánů Zabezpečení BOZP a ochrany životního prostředí Operativní řízení projektu Řízení projektu - dodavatel Základní dokumenty výrobní přípravy Vstupy Výrobní kalkulace Operativní plán Zařízení staveniště etapy DPS a výrobní dokumentace Výstupy Dodavatelské zajištění (vlastní práce, subdodávky) stav disponibilních zdrojů Výrobní faktury (sledování plnění) Závěrečné vyhodnocení stavby - časový horizont 3 měsíce a kratší - operativní plán (čtvrtletní, měsíční, týdenní) Plán výkonů (úkolů) rozvržení činností do času Plán potřeb rozvrh nákladů (např. podle kalk. vzorce) a potřeb (materiál, stroje, pracovníci - limitky) Operativní řízení realizace staveb Členění: celkem provedeno plán období výhled. Operativní řízení realizace staveb - výrobní faktura (obvykle měsíční) plánované náklady a potřeby (PV) plánované náklady a potřeby na skutečně provedené práce (EV) + skutečné náklady a potřeby podle účetní evidence (AC) základ pro zjištění ekonomického stavu podklad pro vytýkací řízení - vstup výrobní kalkulace (PV) účetní evidence skutečné náklady, skutečně provedené práce (AC) 7