!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

Transkript

1

2 OBSAH 1 Co od recenze očekávat Instant Messaging Popis skupiny komunikačních nástrojů Konkrétní příklady nástrojů ICQ Popis nástroje Výhody nástroje Nevýhody nástroje Popis uživatelského rozhraní a ovladatelnosti Kritéria Závěrečné hodnocení Facebook chat Popis nástroje Výhody nástroje Nevýhody nástroje Popis uživatelského rozhraní a ovladatelnosti Kritéria Závěrečné hodnocení Sociální sítě Popis skupiny komunikačních nástrojů Konkrétní příklady nástrojů Facebook Popis nástroje Výhody nástroje Nevýhody nástroje Popis uživatelského rozhraní a ovladatelnosti Kritéria Závěrečné hodnocení Google Popis nástroje Výhody nástroje Nevýhody nástroje Popis uživatelského rozhraní a ovladatelnosti Kritéria Závěrečné hodnocení Videokonference Popis skupiny komunikačních nástrojů Konkrétní příklady nástrojů Skype Popis nástroje Výhody nástroje Nevýhody nástroje... 19

3 4.2.4 Popis uživatelského rozhraní a ovladatelnosti Kritéria Závěrečné hodnocení Plánovací nástroje Popis skupiny komunikačních nástrojů Konkrétní příklady nástrojů IBM Connections Popis nástroje Výhody nástroje Nevýhody nástroje Popis uživatelského rozhraní a ovladatelnosti Kritéria Závěrečné hodnocení Freedcamp.com Popis nástroje Výhody nástroje Nevýhody nástroje Popis uživatelského rozhraní a ovladatelnosti Kritéria Závěrečné hodnocení ový klient Popis skupiny komunikačních nástrojů Konkrétní příklady nástrojů MS Outlook Popis nástroje Výhody nástroje Nevýhody nástroje Popis uživatelského rozhraní a ovladatelnosti Kritéria Závěrečné hodnocení Mozilla Thunderbird Popis nástroje Výhody nástroje Nevýhody nástroje Popis uživatelského rozhraní a ovladatelnosti Kritéria Závěrečné hodnocení Sdílení dokumentů cloud computing Popis skupiny komunikačních nástrojů Konkrétní příklady nástrojů SkyDrive Popis nástroje Výhody nástroje Nevýhody nástroje... 34

4 7.2.4 Popis uživatelského rozhraní a ovladatelnosti Kritéria Závěrečné hodnocení Capsa.cz Popis nástroje Výhody nástroje Nevýhody nástroje Popis uživatelského rozhraní a ovladatelnosti Kritéria Závěrečné hodnocení Tip autorů Přílohy Seznam obrázků Seznam tabulek Legenda ke kritériím... 39

5 1 CO OD RECENZE OČEKÁVAT V dnešní době je (nejen ve školách, ale i firmách) poměrně moderní na projektech pracovat ve skupinách, respektive v týmech. Ať už se jedná o velké nebo malé týmy, je nutné, aby členové mezi sebou nějak komunikovali, předávali si informace, data, dokumenty, případně řešili projekty. Nejlepší formou komunikace je samozřejmě jednání za osobní přítomnosti všech účastníků, ale to není rozhodně vždy možné. Proto existují různé komunikační nástroje a kanály, které mají za úkol komunikaci v týmu zprostředkovat a obstarat i případný přenos dat a sdílení dokumentů. Současný trh těchto nástrojů nabízí nepřeberné množství, řada z nich se překrývá vlastnostmi i použitím, některé jsou všeobecně známé, jiné mají jen svůj malý tržní segment. Ale ať je to tak či onak, není asi v lidských možnostech (pokud se nejedná o specialistu v oboru), aby měl informace o každém nástroji a přesně věděl, jaký si vybrat k optimálnímu provedení sady činností, které potřebuje v dané chvíli vykonat. Tato skutečnost se stala inspirací pro příručku, respektive recenzi, kterou máte před sebou. Za úkol a cíl si autoři stanovili na jednom místě shromáždit informace o nejrozšířenějších a nejpoužívanějších nástrojích z každé skupiny komunikačních nástrojů, které se běžně používají a jsou dostupné pro běžné uživatele. Skupiny komunikačních nástrojů jsou rozděleny podle jedné základní vlastnosti komunikačního nástroje, a to pro snadnější výběr pro uživatele, aby nemusel číst celou recenzi. Když se sestaví tým, je jednou z prvních otázek: Jak budeme komunikovat? Co budeme ke komunikaci používat? Přes co budeme komunikovat? a podobně. Po takových otázkách, pokud si už uživatel není jistý, který komunikační kanál bude používat, nastává čas pro tuto recenzi. Jednoduše otevře příručku Jaký vybrat komunikační nástroj pro komunikaci v týmu a podle rozdělení skupin, vlastností nástrojů a jejich použití si vybere nástroj. Předpokladem je, že uživatel má představu o tom, co od nástroje bude požadovat. Zda půjde pouze o písemnou komunikaci nebo bude uživatel vyžadovat videokonference, sdílení dat a dokumentů či dokonce kombinaci různých vlastností. Účelem recenze není stanovení jasných dogmat, které přikazují použít tento nástroj jako jediný možný, se kterým to jde. Pouze se snaží uživatele vést správným směrem a dát určité doporučení, což by v konečném důsledku mělo vést ke spokojenosti uživatele a případné úspoře nákladů, časových a možná i finančních. A hlavně dosáhnout úspěšnosti na celkovém a koncovém zpracování projektu. Doufáme, že recenze splní svůj účel a bude uživatelům napomáhat a dovádět jejich projekty, také díky komunikaci v týmu, k úspěšnému konci. 5

6 2 INSTANT MESSAGING 2.1 POPIS SKUPINY KOMUNIKAČNÍCH NÁSTROJŮ Instant messaging (IM) představuje textovou komunikaci přes internet, provozovanou v reálném čase. Na rozdíl od u je mnohem rychlejší a je určen pro krátké zprávy podobné rozhovoru, spíše nežli klasickému dopisu. Většinou se jedná o komunikaci mezi dvěma stranami, ale v určitých případech lze využít i chatování mezi více uživateli. IM je vhodný především pro komunikaci přímo při práci v menších týmech. Komunikace je velice rychlá, ale na rozdíl od telefonické komunikace nevyžaduje okamžitou odpověď, a tak tolik neruší při práci. Před tím, než je možné s někým začít chatovat, je většinou potřeba si přidat daného uživatele mezi své kontakty. Přidání ve většině případů musí být schváleno protější stranou a teprve po schválení je možné sledovat, zda je daný uživatel připojený (online), či nikoliv. Klient je aplikace, která je nezbytně potřeba pro využívání IM. V této aplikaci pak probíhá samotná komunikace. V praxi se jedná jak o tvrdé aplikace, které si musíte nainstalovat na vlastní počítač, tak o webové aplikace, ke kterým se přihlásíte z webového prohlížeče. U webové aplikace se tak obejdete bez instalace a je možné ji využívat na každém počítači, kde je přístup k internetu a podporovaný internetový prohlížeč. Instant messaging je možné provozovat přes různé protokoly, které byly během dlouhé historie této komunikace vytvořeny. Většina protokolů je navzájem nekompatibilních, a tak není možné komunikovat s uživateli, kteří využívají jiný protokol. V praxi je pak běžné, že jeden uživatel má účet u více poskytovatelů IM, aby mohl komunikovat se všemi přáteli, kteří jsou online. V takovém případě jsou pak velkou výhodou takzvané multiklienty. Multiklient podporuje více protokolů současně a uživatel, který vlastní více účtů od různých poskytovatelů tak nemusí mít nainststalovaných několik klientů a mít je současně všechny spuštěné. Tento způsob přináší do komunikace více pohodlí a přitom dostupnost na různých protokolech. Další variantou provozování více protokolů současně je otevřený protokol XMPP, který dokáže pomocí transportů komunikovat i s ostatními protokoly. Většina protokolů podporuje i jiné služby, než samotnou textovou komunikaci v reálném čase. Například odesílání souborů se stalo již standardem. Některé protokoly nabízejí i telefonování přes internet včetně video hovorů KONKRÉTNÍ PŘÍKLADY NÁSTROJŮ Jak již bylo uvedeno, protokolů pro instant messaging existuje celá řada. V Error Reference source not found. jsou vypsány jednotlivé protokoly a orientační čísla počtu uživatelů jednotlivých protokolů. Čísla jsou opravdu jen orientační, protože některá jsou již několik let neaktualizovaná. 6

7 Služba Počet uživatelů AIM 53 milionů aktivních, >100 milionů celkem ebuddy 35 milionů celkem Gizmo5 Gadu- Gadu přes 6 milionů aktivních uživatelů (majoritní v Polsku) IBM Lotus Sametime 40 milionů celkem (uživatelé v podnicích, co mají oprávněnou licenci) ichat neznámý ICQ 50 milionů aktivních IMVU 1 milion celkově XMPP milionů celkově Mail.ru Agent 1 milion aktivních (denně) Meebo 1 milion celkově MXit 11 milionů celkově (9 milionů v JAR) Paltalk 3,3 milionů jedinečných návštěvníků každý měsíc PSYC 1 milionů aktivních (denně) (majoritní v Brazílii) Skype 19 milionů online uživatelů ve špičce, 309 milionů uživatelů celkově Tencent QQ 61,3 milionů online uživatelů ve špičce, 440 milionů aktivních uživatelů (včetně uživatelů s více účty), 990 milionů registrovaných účtů celkově. (majoritní v Číně) VZOchat >550,000 Windows Live Messenger 330 milionů celkově (dříve MSN Messenger) Xfire 11,5 milionů celkově Yahoo Messenger 248 milionů aktivních registrovaných uživatelů Yahoo (referuje ke VŠEM Yahoo uživatelům, nejenom uživatelům Instant Messagingu) Google Talk neznámí uživatelé. Chat probíhá na Gmailu, igooglu, a orkutu, Všude na webu, PC a Macu. Facebook Uvádí se 400 milionů uživatelů: Facebook statistiky TABULKA 1 - SEZNAM PROTOKOLŮ A POČTY UŽIVATELŮ Jednotlivé protokoly jsou často populární v určitém regionu. Je to ostatně i logické. Výběr protokolu není jenom na daném uživateli, ale také značně závisí na tom, jaký protokol používají jeho přátelé, respektive lidé, se kterými chce komunikovat. V USA byl dlouho velice populární protokol od společnosti Microsoft nazývaný MSN, dnes přejmenovaný na Windows Live Messenger. Například v Polsku je dominantní služba Gadu- Gadu a v Číně Tacent QQ. V České republice si vydobylo velice silnou pozici ICQ a stalo se zde takřka synonymem pro instant messaging. Takto silnou pozici si drželo poměrně dlouho, ale v posledních letech klesá počet aktivních uživatelů a účty jsou často již nepoužívané. Mnoho uživatelů využívá chat na Facebooku. Důvodů k přechodu je pravděpodobně hned několik. Stoupající popularita Facebooku, kde má účet dnes takřka každý (bavíme se především o mladých lidech, respektive lidech, využívajících internet ve větší míře ke komunikaci). Díky velkému množství uživatelů je tak možné na facebooku zastihnout mnohem větší množství přátel. Facebook chat funguje ve webovém prohlížeči, což je další z jeho silných zbraní. Poslední zde uváděnou populární službou v ČR je Skype. V současné době je stejně jako Windows Live Messenger vlastněný společností Microsoft, která ho bude dále propagovat ve svých operačních systémech. Skype je populární především kvůli telefonování přes internet, video hovorům a konferencím. Instant messaging je sice též podporován, ale není hlavní funkcí Skypu, a proto mu zde dál nebude věnována pozornost. V korporátní sféře je populární Lotus Sametime od společnosti IBM. Na rozdíl od předchozích produktů se jedná o software, na který je nutné zakoupení licence. Většinou slouží pouze pro komunikaci uvnitř společnosti a nabízí vyšší míru bezpečnosti než freewarové produkty. 7

8 2.2 ICQ POPIS NÁSTROJE Jak již bylo řečeno dříve, ICQ je v České republice nejrozšířenějším klasickým instant messengerem, přesto že počty aktivních uživatelů v poslední době klesají. V současné době poskytuje podporu pro ČR společnost CET 21, která podporu převzala po společnosti Centrum Holdings. [Wikipedia] Funkce programu ICQ zahrnují: posílání textových zpráv v reálném čase, offline posílání zpráv (zpráva je doručena, když se druhá strana připojí), skupinové chatování, odesílání SMS zpráv, odesílání souborů, hry pro více hráčů provozované pomocí technologie Flash, Facebook chat, video hovory. Při registraci každý nový uživatel obdrží UIN. UIN je číslo, které jednoznačně identifikuje uživatele a pomocí tohoto čísla se také ke službě přihlašuje. Všechny ostatní údaje jako jméno, příjmení, přezdívka, datum narozeni atd. jsou dobrovolné a uživatel si je může změnit. ICQ se podle podmínek užití může využívat pouze s oficiálním klientem. V Současné době je aktuální verze ICQ 7M. Oficiální klient podporuje všechny výše uvedené služby a je k němu poskytována podpora. Jako zdroj příjmů pro provozovatele jsou reklamy umístěné v chatovacím okně. Kromě oficiálního tvrdého klienta existuje i oficiální webový klient, který umožňuje pouze základní funkce. Právě umístění reklam, pro někoho nepohodlné ovládání nebo svázanost pouze s jedním protokolem vedla uživatele k používání alternativních klientů. Používání takovýchto klientů je v rozporu s podmínkami užití ICQ, přesto je poměrně běžné. ICQ se několikrát pokusilo zamezit užívání alternativních klientů změnou v protokolu. Alternativní klienti však byly okamžitě přizpůsobeny a fungují nadále. Nejpoužívanější alternativní klienti jsou Miranda IM, QIP 2012 (nebo QIP Infium), Pitgin, Digsby, Trillian a další. Většina z uvedených klientů podporuje i další protokoly než jen pouze ICQ VÝHODY NÁSTROJE Mezi hlavní nevýhody patří: rychlá komunikace v reálném čase, bezproblémová funkčnost, oficiální webový klient, oficiální klient pro mobilní telefony snad všech platforem, zdarma NEVÝHODY NÁSTROJE Mezi hlavní nevýhody patří: umístění reklamy (v oficiálním klientu), menší uživatelská základna a pravděpodobně méně kontaktů (ve srovnání s Facebookem). 8

9 2.2.4 POPIS UŽIVATELSKÉHO ROZHRANÍ A OVLADATELNOSTI Uživatelské rozhraní icq je moderní s možností nastavení různých skinů. Velké množství barevných tlačítek s ikonami a blikající reklamy mírně snižují přehlednost, ale přesto je ovládání intuitivní a nezáludné. OBRÁZEK 1 - OBRAZOVKA KONVERZACE ICQ KRITÉRIA Ovladatelnost **** Malý a střední tým (do 10 osob) ***** Použitelnost ***** Velký tým (nad 10 osob) ** Přívětivost uživatelského rozhraní *** Bezpečnost komunikace **** Možnost komunikace v reálném čase ANO Možnosti rozšířené funkcionality **** Typ licence Freeware HW nároky/ rychlost připojení ***** hodnocení: 1 5 (1 nejhorší, 5 nejlepší), vysvětlení kritérií viz legenda ke kritériím v příloze ZÁVĚREČNÉ HODNOCENÍ ICQ můžeme jednoznačně doporučit pro práci v menším týmu na řešení operativních problémů a nejasností přímo při práci. Komunikace je velice rychlá, jednoduchá a přehledná. Nainstalovaný klient přidá ještě více na pohodlí a při vhodném nastavení upozorní na zprávu, takže si jí vždy všimnete, ale při tom vás upozornění nebude příliš obtěžovat. Jedná se o nástroj, bez kterého si týmovou práci prováděnou přes internet uživatelé neumí takřka představit. 9

10 2.3 FACEBOOK CHAT POPIS NÁSTROJE Facebook se stal sociální sítí číslo jedna snad po celém světě, za což vděčí obrovskému množství uživatelů. Jednou z jeho funkcí, kterou ovšem neměl od začátku, je chat. Chat umožňuje přímo z webového prostředí facebooku textově komunikovat s vašimi přáteli. Kromě webového rozhraní existuje i možnost využití klienta pro komunikaci. Například u ICQ zmiňovaný QIP, Digsby a další facebook chat podporují. Komunikace funguje většinou bez větších problémů, ale stává se, že zpráva neprojde a vůbec není doručena anebo doručení trvá o poznání déle, což je při komunikaci v reálném čase nepříjemné VÝHODY NÁSTROJE Mezi hlavní nevýhody patří: široká uživatelská základna, snadná dostupnost přes webový prohlížeč, možnost využití dalších funkcí facebooku (skupiny, sdílení souborů, fotky, ), klienti pro mobilní telefony, zdarma NEVÝHODY NÁSTROJE Mezi hlavní nevýhody patří: pomalejší doručování, webový chat není úplně přehledný (obzvláště při komunikaci s více uživateli), nemožnost nastavení statusů (typu Away, N/A), při práci rušivé okolí v podobě sociálního dění na facebooku, omezená sada nepříliš povedených emotikonů POPIS UŽIVATELSKÉHO ROZHRANÍ A OVLADATELNOSTI Webové rozhraní je velice jednoduché, prakticky bez možnosti jakéhokoliv nastavení. Neskrývá tak žádnou záludnost. Ovladatelnost není špatná, ovšem okno pro chat je velice malé. Vyhledávání v předchozí konverzaci je tak náročnější a méně pohodlné a přímo v chatovacím okně je viditelný pouze omezený počet předchozích zpráv KRITÉRIA Ovladatelnost **** Malý a střední tým (do 10 osob) **** Použitelnost *** Velký tým (nad 10 osob) *** Přívětivost uživatelského rozhraní *** Bezpečnost komunikace **** Možnost komunikace v reálném čase ANO Možnosti rozšířené funkcionality **** Typ licence freeware HW nároky/ rychlost připojení ***** hodnocení: 1 5 (1 nejhorší, 5 nejlepší), vysvětlení kritérií viz legenda ke kritériím v příloze ZÁVĚREČNÉ HODNOCENÍ Facebook je velice rozšířený a je snadno přístupný z jakéhokoliv počítače s připojením k internetu. Přesto se nejeví jako nejlepší volba, co se týče instant messagingu. Ve srovnání s dříve zmíněnými protokoly nepřináší takovou efektivitu do komunikace. Je vhodný spíše na nezávazné konverzování s přáteli odkudkoliv - spíše na podporu týmové spolupráce. 10

11 3 SOCIÁLNÍ SÍTĚ Za jeden z možných komunikačních nástrojů můžeme považovat sociální sítě. V současné době jde o jeden z nejvyužívanějších komunikačních prostředků, převážně mezi mladými lidmi, např. mnoho studentů středních i vysokých škol využívá možnosti vytvoření tematických skupin na těchto sítích ke sdílení a zpracovávání školních prací. I z tohoto důvodu byl tento komunikační nástroj vybrán do skupiny porovnávání nejužitečnějších nástrojů pro komunikaci v týmu. Pomocí vybraných kritérií se pokusíme vybrat toho nejlepšího možného zástupce této skupiny, možná i celé práce. Proč by nejlepším komunikačním nástrojem pro komunikaci v týmu nemohla být sociální síť? V následujícím textu se pokusíme Vás přesvědčit (dokázat Vám), že díky sociálním sítím může probíhat velmi efektivní a celistvá komunikace v rámci pracovních týmů. 3.1 POPIS SKUPINY KOMUNIKAČNÍCH NÁSTROJŮ Sociální síť (Social network) představuje určité propojení skupiny lidí. Jiné názvy pro tento fenomén jsou společenská síť, komunikační síť nebo též komunita. V širším pojetí může tento pojem zahrnovat každou skupinu lidí, která spolu udržuje komunikaci různými prostředky. V užším pojetí (tím se budeme v tomto dokumentu zabývat) jde o službu na Internetu, která všem zaregistrovaným členům umožňuje vytvářet svůj vlastní profil, vytvořit si seznam (agendu) kontaktů na nejrůznější známé, rodinu a přátele, sdílet s nimi své zážitky, fotky, videa, chatovat s nimi a využívat další aktivity, které nejrůznější sociální sítě poskytují (hry, soutěže, atd.) Výhodou komunikace přes sociální sítě je možnost využití soukromé (mezi dvěma uživateli), ale i hromadné (mezi uživatelem a skupinou s ním propojených uživatelů) komunikace. Další výhodou této komunikace je její celosvětové rozpětí, kdy ve vyspělých zemích světa je hojně využívanou internetovou službou. Např. největší (nejrozšířenější), a také asi nejznámější sociální sítí světa je Facebook, který čítá přes 800 mil. registrovaných uživatelů, což je více než 10% celkové světové populace. V celkovém měřítku nejde o velkou četnost, ale musíme brát v úvahu, že Facebook není jedinou sociální sítí a hlavně některé země, převážně v Africe a Asii někdy nemají ani k internetu přístup. Pro porovnávání sociálních sítí podle možnosti využití jako komunikačních prostředků jsme se rozhodli pro 3 celosvětově známé sociální sítě: Facebook Twitter Google + V rámci celosvětově rozšířených sociálních sítí je mnoho dalších příkladů, např. IBM Connection MySpace Linkedln Vkontakte Plurk Mnoho komunikačních nástrojů pro práci v týmu vyžaduje zakoupení různých aplikací, což nepředstavuje problém, pokud se jedná o pracovní tým v rámci nějaké organizace (firma, projektový tým, apod.), kde náklady na využití nástroje nepřipadají na členy týmu. Bezkonkurenční výhodou je právě neplacený nástroj sociálních sítí, u kterých je podmínkou vlastnit e- mail, jehož prostřednictvím se realizuje samotná registrace a zapojení do možnosti využívání této síťové aplikace. Další výhody a nevýhody sociálních sítí budou zmíněny v následujícím textu. 11

12 3.1.1 KONKRÉTNÍ PŘÍKLADY NÁSTROJŮ Facebook Google FACEBOOK Facebook je nejrozšířenější sociální sítí (komunitou) na světě, jak se můžeme dozvědět i mimo jiné ve filmu The Social Network. Jde o vůbec první veřejnou sociální síť. Od svého vzniku v roce 2004 si Facebook podmanil téměř celý svět (většinu zastoupené oblasti) a mnoho lidí si bez něj nedokáže představit jediný den. Zakladatel Facebooku, Mark Zuckerberg jej původně zakládal jako studentskou aplikaci, která velmi rychle dosáhla současného vlivu. V současné době statistiky uvádějí, že Facebook má až 800 mil. uživatelů, přičemž doba strávená průměrně každý den dále stoupá (uživatelé zde tráví stále více času) POPIS NÁSTROJE Sociální síť s největší působností na světě. Umožňuje získávání přátel z celého světa (podle jejich jmen či přezdívek - nickname). Uživatel s těmito přáteli mohou chatovat (komunikace v reálném čase mezi dvěma či více osobami) zasílat zprávy, a to i s možností vkládání příloh (dokumenty, odkazy, obrázky), tím asi nejvíce napomáhá představě využití jako komunikačního prostředku v rámci týmu. Týmová práce nemusí představovat pouze práci s dokumenty v nejrůznější podobě, ale také kreativní práci, což velmi podněcuje možnost nahrávání a sdílení fotek, obrázků a nejrůznějších videí. Jak již bylo zmíněno, sociální sítě umožňují přípravu a naplánování i nejrůznějších událostí, které mohou být realizovány i v rámci týmu (skupiny), tj. uzavřené skupiny lidí. Samotný profil může být jistou vizitkou dané osoby, neboť je možné si na něj přidat své CV zaměstnání, vzdělání, volný čas a jazykové dovednosti. Toto může být dále využito pro možnost vytvoření pracovních a tematických skupin (oslovení jinou osobou). Nedílnou součástí je informování svých přátel o Vaší aktivitě, tj. psaní a komentování statusů, což může být i jen v rámci týmu (vaše statusy jsou vidět jen pro členy týmu) VÝHODY NÁSTROJE 1) Just- in- time takto bych nazvala hlavní výhodu tohoto nástroje a to schopnost a možnost využívání komunikace v reálném čase. Díky možnostem dnešní doby je reálné, aby byl stav Vašeho facebookového účtu sledován Vaším mobilní telefon a při přijetí zprávy o tom informoval, čili i v nepřítomnosti na dané síti je k dispozici komunikace v reálném čase s celým týmem, ať už typu každý s každým anebo metodou konferenčního rozhovoru díky skupinovému chatu. 2) Rozšíření Facebook je nejrozšířenější sociální sítí na světě, a už to mu přidává na atraktivitě, co se individuální účty na Facebooku založeny, což vytvoření virtuálního týmu velmi pomůže. 3) Nákladovost K založení účtu na Facebooku Vám stačí mít založený e- mailový účet (e- mail), díky kterému se můžete k němu zaregistrovat. V dnešní době je jen hrstka lidí (ve vyspělých zemích), kteří nevlastní alespoň jeden e- mail, což je v rámci nulové prvotní investice (investování jen do finální vizuální podoby nepovinné). Pokud by měl daný tým v rámci např. projektu omezený budget, tak toto je velmi výhodné řešení. 4) Zabezpečení 1 Může být jak výhodou, tak nevýhodou. To, do jaké skupiny se Facebook zařadí, záleží jen a pouze na samotném uživateli. Větší bezpečnost je možné ovlivnit dobře zvoleným přístupovým heslem (ne abcde ), správným a rozvážným výběrem svých přátel, popř. nastavení zobrazování svých osobních, ale i pracovních, informací. 5) Přístupnost a potřebný HW facebook je internetovým fenoménem a tedy hlavním předpokladem je připojení k internetu a již zmíněný e- mail. Samozřejmostí je i nějaký HW (PC, mobil, atd.), ale již není podmínkou nějaké bližší specifikum, což je další velkou výhodou. Není potřeba instalace, ani stahování. 12

13 3.2.3 NEVÝHODY NÁSTROJE 1) Zaujatost velkou nevýhodou tohoto nástroje je zaujatost jejich možných uživatelů. Někteří jedinci mohou sociální sítě brát za neseriózní pro týmovou spolupráci. Tato domněnka je velmi posilována mnohými skandály, které se v souvislosti s ní vyskytují, ať už je to problém s krádeží osobních údajů, ztráta soukromí a mnoho mladých, nezralých a neuvědomělých lidí (dětí). Tato možná nevýhoda, je odstraňována např. IBM Connections, což je sociální síť, která je zaměřená spíše na profesní život, a tedy i na možnost týmové spolupráce a komunikace. 2) Zabezpečení 2 Může být jak nevýhodou, tak i výhodou. To, do jaké skupiny se Facebook zařadí, záleží jen a pouze na samotném uživateli. Větší bezpečnost je možné ovlivnit dobře zvoleným přístupovým heslem (ne abcde ), správným a rozvážným výběrem svých přátel, popř. nastavení zobrazování svých osobních, ale i pracovních, informací. 3) Změna UI mnoho uživatelů Facebooku je právě tímto faktorem častokrát velmi ovlivňována. Kdo jsme jeho uživatelem, tak si vzpomeňme, za naší historií, kolikrát se uživatelský interface změnil a často dosti radikálně. Tehdy menší nadšenci přestanou být aktivními uživateli, což není tím efektem, který by měl nastat, a ti větší nadšenci se s tím smíří a naučí se jej znovu využívat, ale také nadávají POPIS UŽIVATELSKÉHO ROZHRANÍ A OVLADATELNOSTI Při začátku, tj. po registraci účtu na Facebooku je Vaše cesta doprovázena mnoha radami a přímo řešeními postupu realizace plnohodnotného účtu (profilu). Po registraci se Vám nabídne možnost vyhledat své přátele podle přihlášeného mailu (kontakty s mailu budou porovnány s uživateli Facebooku). Této možnosti můžete nebo nemusíte využít a v tom případě, si přátele (nebo kolegy) vyhledáte sami (u tohoto způsobu je velmi dobré pokud dotyčná osoba využívá své pravé jméno a nejen nějaké přezdívky (snižuje věrohodnost a důstojnost profilu). Dále si uživatel může přidat své fotky, videa, vytvořit události a to přes nabídkovou lištu, která je uvedena na levé straně UI. Po vytvoření Vašich skupin a týmu se Vám tyto situace budou také objevovat na levé straně displeje (lepší přístupnost, nebo si je můžete poté vyhledat přes přístupový řádek, který je umístěn na hlavním panelu, spolu s možnými novými přáteli, zprávami nebo čímkoliv co s vámi souvisí (komentář u vašeho statusu). Takto zde můžete jednoduše přejít na hlavní stránku nebo na Váš profil. Šipka vpravo rozbaluje nabídku s možností nastavení, včetně možnosti odhlášení. Prostředek stránky zabírá nejen historie zveřejněných statusů, obrázků videí, ale i oblíbených her (uživatel má možnost hrát online hry pro účely týmu ale nevhodné). Po pravé straně je ve většině případů reklamní oblast. OBRÁZEK 2 - HLAVNÍ PANEL (NAHOŘE) OBRÁZEK 3 - VKLÁDÁNÍ KOMENTÁŘŮ (VLEVO) OBRÁZEK 4 - NABÍDKOVÁ LIŠTA (VPRAVO) 13

14 3.2.5 KRITÉRIA Ovladatelnost ***** Malý až střední tým (do 10 osob) ***** Použitelnost **** Velký tým (nad 10 osob) *** Přívětivost uživatelského rozhraní **** Bezpečnost komunikace **** Možnost komunikace v reálném čase ANO Možnosti rozšířené funkcionality ***** Náklady Freeware HW nároky/ rychlost připojení **** hodnocení: 1 5 (1 nejhorší, 5 nejlepší), vysvětlení kritérií viz legenda ke kritériím v příloze ZÁVĚREČNÉ HODNOCENÍ Jelikož je Facebook velmi rozšířen a mnoho uživatelů na něm tráví velké množství času, tak by bylo i velmi efektivní, kdyby při času na něm stráveném ho využili i jako komunikační nástroj v týmu. Na základě zvolených kritérií se jeví jako velmi výhodný, přičemž nejhorší ohodnocení získal u kritéria Zaujatost a Velký tým. Zaujatost je velmi subjektivní takže tento faktor se velmi špatně odstraňuje (když už jednou nastane, je to složité) a druhý faktor je v našem případě méně předmětný, neboť mnoho týmů je do tohoto počtu (10 lidí). Při větších týmech se jedná o velké společnosti a ty většinou využívají své komunikační nástroje. Za náš tým jednoznačné doporučení tohoto komunikačního nástroje. 3.3 GOOGLE + Sociální síť Google+ byla založena 28. Června 2011 (pozn. Docela nová záležitost) a je spravována společností Google. Ze začátku své existence byl přístupný pro osoby starší 18 let, dnes je již limit snížen na 13 let. Do konce roku 2012 se očekává, že Google+ bude mít kolem 400 mil. uživatelů, ovšem čas, který uživatelé zde tráví, se neustále zkracuje POPIS NÁSTROJE Jde o poměrně neznámou sociální síť, která je povědomá spíše díky Googlu a G- mailu, které umožňují k této sociální síti přístup. Google+ je díky velké podpoře jeho tvůrců také rozšířena jako mobilní aplikace, takže stejně jako Facebook, tak i tato sociální síť může být vždy a všude s vámi VÝHODY NÁSTROJE 1) Přístupnost pro uživatele gmailu je přístup velmi jednoduchý, a to kliknutím na přístupové tlačítko, díky kterému se automaticky připojíte na google +. 2) Propojení s g- mailem možnost rychlé změny z mailu na sociální síť (tj. laicky řečeno 2v1) 3) Přístupnost a potřebný HW jde o internetovou aplikaci a tedy hlavním předpokladem je připojení k internetu, s podmínkou e- mailu (gmail, nebo jiný). Samozřejmostí je i nějaký HW (PC, mobil, atd.), ale již není podmínkou nějaké bližší specifikum, což je další velkou výhodou. Není potřeba instalace, ani stahování (pouze potvrzení registrace přes ). 4) Just- in- time takto bych nazvala hlavní výhodu tohoto nástroje a to schopnost a možnost využívání komunikace v reálném čase. Díky možnosti dnešní doby, je reálné aby se stav vašeho účtu hlídal přes Váš mobilní telefon, a při přijetí zprávy Vás o tom informuje, čili i při nepřítomnosti je reálné komunikovat v reálném čase s celým Vaším týmem 5) Nákladovost stejné jako u předchozího nástroje, jediné co teoreticky vynakládáte za využívání je připojení k internetu a samozřejmě elektřině, ale řekněme si, který komunikační nástroj toto nevyužívá (pomineme- li dopis a tužku, což samozřejmě sebou nese jiné náklady) NEVÝHODY NÁSTROJE 1) Zaujatost velkou nevýhodou tohoto nástroje je zaujatost jejich možných uživatelů. Někteří jedinci mohou sociální sítě brát za neseriózní pro týmovou spolupráci. Tato domněnka je velmi posilována mnohými skandály, které se v souvislosti s ní vyskytují, ať už je to problém s krádeží osobních údajů, 14

15 ztráta soukromí a mnoho mladých, nezralých a neuvědomělých lidí (dětí). Tato možná nevýhoda, je odstraňována např. IBM Connections, což je sociální síť, která je zaměřená spíše na profesní život, a tedy i na možnost týmové spolupráce a komunikace. 2) Povědomí a využívání po komunikaci s mnoha lidmi jsme došli k závěru, že Google + má mnoho lidí (někteří o tom ale nevědí), ale přesto jej nevyužívají (jsou pasivní). 3) Srovnávání pro uživatele známějšího a využívanějšího Facebooku bude práce s tímto nástrojem složitější, nebo řekněme jiné. V mnohém se tolik neliší, ale např. po dlouhém bádání nováček nepřišel na to, kde se odesílají zprávy (pokud pomineme ty na mailu) POPIS UŽIVATELSKÉHO ROZHRANÍ A OVLADATELNOSTI Přístup na Google+ je možný též z účtu gmail, kdy na horní liště vpravo je přístup umožněn přes tzv. + a Vaše jméno. Po kliknutí na tento odkaz jste automaticky přihlášeni na Google+ a můžete začít pracovat. OBRÁZEK 5 - PŘÍSTUP NA GOOGLE+ PŘES GMAIL Uživatelské rozhraní je v mnoha ohledech shodné s tím na Facebooku. Vyhledání v rámci Google+ je možné přes horní příkazovou řádku (šipka). Možnosti přístupu (znovunavrácení) na Váš profil a další vyhledávání (novinky, události) je nyní na levé stráně. Jinak celá historie a komentáře vašich přátel se zobrazuje uprostřed UI. Real- time komunikace, tj. chatování je také umístěno na pravé straně vašeho displaye. Toto rozvržení je celkém celistvé, co se týká skupiny sociálních sítí, takže pokud by někdo chtěl využívat několik z nich, tak se v nich bude velmi dobře orientovat. 15

16 OBRÁZEK 6 - UŽIVATELSKÉ ROZHRANÍ GOOGLE KRITÉRIA Ovladatelnost ***** Malý až střední tým (do 10 osob) ***** Použitelnost **** Velký tým (nad 10 osob) **** Přívětivost uživatelského rozhraní **** Bezpečnost komunikace **** Možnost komunikace v reálném čase ANO Možnosti rozšířené funkcionality ***** Náklady Freeware HW nároky/ rychlost připojení **** hodnocení: 1 5 (1 nejhorší, 5 nejlepší), vysvětlení kritérií viz legenda ke kritériím v příloze ZÁVĚREČNÉ HODNOCENÍ Google+ byl na základě našich kritérií stanoven jako velmi vhodný nástroj pro komunikaci v týmu, na základě velké výhody propojení i s vaším mailem (tj. Gmailem, který mimo jiné skýtá i jiné výhody než jen odesílání mailů). Menší nevýhodou, ale jen pro ty co nemají již zmíněný Gmail, je menší funkcionalita, ovlivněná právě širokou možností gmailu (Gmail disk, kalendář, mapy, atd.) I přes tyto výtky vřele doporučujeme, neboť také obsahuje možnost komunikace v reálném čase, sdílení událostí a tvorby skupin. 16

17 4 VIDEOKONFERENCE Nedílnou součástí týmových projektů je komunikace mezi jednotlivými členy. Komunikace může nabývat mnoha různých podob od textové až po hlasovou. Nejvyšším stupněm této komunikace, který má smysl obzvláště při významných rozhodnutích a jednání je videokonference, tedy vzdálené setkání týmu pomocí hlasové komunikace a přenosu videa. 4.1 POPIS SKUPINY KOMUNIKAČNÍCH NÁSTROJŮ Do skupiny videokonference se řadí programy, které umožňují takzvané, VoIP, tedy hlasovou komunikaci přes síť internet, k čemuž se v tomto případě navíc přidává i možnost přenosu obrazu, tedy videa. Vzhledem k náročnosti na připojení k síti internet nejsou příliš vhodné pro místa, kde je připojení pomalé nebo nestabilní a nespolehlivé. Pro týmovou práci bývá nezbytné setkání tváří v tváří pro vyjasnění alespoň základních parametrů či plánů, ujasnění si kompetencí či řešení závažných problémů a částí projektu. Ne vždy je však možné spoléhat se pouze na osobní setkání. V některých případech může být neuskutečnitelné, případně k němu může dojít až příliš pozdě, nebo by náklady na něj byly nepřiměřeně vysoké. V tom případě se může tým spolehnout na programy schopné poskytnou možnost videokonference. Videokonference je de- facto nadstavba na VoIP službou, která umožní uživatelům hlasový hovor, v tomto případě více uživatelů najednou, tedy konferenci. V případě videokonferenčních nástrojů je možné ještě připojit i video, které přenáší obraz účastníků a velmi se tak přibližuje osobnímu setkání. Kromě samotného softwaru musí uživatel též disponovat mikrofonem a webkamerou. Většina notebooků má v dnešní době integrovanou kameru i s mikrofonem, která právě takového konference umožňuje. Druhou možností je pořízení externí webkamery, která mívá i integrovaný mikrofon a lze připojit k jakémukoliv počítači. Pokud má tedy uživatel hardware zajištěn, zbývá mu pouze opatření softwarového nástroje. Tato skupina nástrojů obsahuje dvě velmi odlišné části. Jedno z nich jsou programy zaměřené hlavně na jednotlivce či běžné společnosti. Programy jsou povětšinou zdarma a případné pokročilejší služby jsou za úplatu. Druhou částí skupiny jsou profesionální nástroje zaměřené na velké podniky které potřebují mít možnost kdykoliv komunikovat přes půl světa s dokonalým obrazem i zvukem. Obě tyto skupiny nabízí diametrálně odlišné služby, z čeho též vyplývají velmi rozdílné cenové oblasti. Hlavním zájmem tohoto návodu jsou ale programy z první skupiny a hlavně možnosti, které poskytují zdarma. Skupiny z druhé poloviny spektra, jejímž zástupcem je například CISCO s produktem TelePresence, nabízí pokročilé možnosti videokonference, které se neomezují pouze na nabídku softwaru zprostředkovávajícího hovory i video s nejvyšší kvalitou a zabezpečením, ale i na poskytnutí odpovídajícího hardwaru. TelePresence, kterou například využívají ambasády či velké společnosti, nabízí přímo konferenční místnost, kde je jedna polovina zastoupena obrazovkami, na kterých se promítá druhá polovina stolu i s účastníky. Ve skutečnosti tedy konference opravdu vypadá, jako kdyby probíhala v jedné místnosti. Tomu však odpovídá i cena, která je akceptovatelná pouze pro největší společnosti. 17

18 OBRÁZEK 7 - CISCO TELEPRESENCE KONKRÉTNÍ PŘÍKLADY NÁSTROJŮ Nástroje pro menší uživatele Skype oovoo ichat Nástroje pro velké společnosti AT&T Connect CISCO TelePresence 4.2 SKYPE Skype je název jednoho z nejrozšířenějších nástrojů pro VoIP komunikaci, ať již pouze hlasovou, či o videohovory. Zároveň se jedná o volně stažitelný produkt, který tedy nemůže v této příručce chybět. Jeho možnou konkurencí je například software oovoo, který však poskytuje zdarma pouze individuální videohovory a videokonference má zpoplatněné. Z tohoto důvodu je Skype bezkonkurenčním produktem a dále bude obsáhleji popsán POPIS NÁSTROJE Skype je volně stažitelný softwarový nástroj pro komunikaci přes síť internet. Za jeho stažení neplatíte a neplatíte ani za jeho využívání v rámci sítě skype. Jak hlasové hovory, tak videohovory nebo instant messaging je možné užívat zdarma, pokud jsou vedeny mezi uživateli Skypu. Hlavním zaměřením je právě hlasová komunikace a videohovory, ale nabízí i standardní instant messaging a podporu přenosu souborů. Od roku 2003, kdy Skype poprvé spatřil světlo světa, se stal jednou z nejznámějších softwarových aplikací. V roce 2012 Skype zastřešoval komunitu více než 600 milionů uživatelů, zdarma tedy můžete hovořit s více lidmi, než kolik má většina mobilních operátorů. V roce 2005, tedy dva roky po svém vzniku, byl koupen společností ebay Inc. za 2,6 miliardy dolarů. Když v roce 2011 odkupoval Skype Microsoft, zaplatil za něj již 8,5 miliardy dolarů. Skype dále umožňuje volání do pevných sítí nebo sítí mobilních operátorů, tato služba je však zpoplatněna. Pokus jí chcete využít, musíte si nabít svůj účet odpovídající sumou, ze které se bude postupně strhávat odpovídající obnos dle délky hovoru a daného poplatku. 18

19 4.2.2 VÝHODY NÁSTROJE Výhodou je bezplatné volání v rámci Skype a též možnost bezplatného přenosu videa. Bezplatná registrace, stažení, i základní využívání v rámci sítě umožňuje zapojení kohokoliv, i kdyby si musel vytvářet nový účet. Kvalita přenosu je většinu času na uspokojivé úrovni a spíše než na Skypu samém závisí na používaném hardwaru a rychlosti připojení k síti internet. Počet účastníků videokonference je omezen na maximálně 10. Umožňuje tedy i poměrně velké jednání s vysokým počtem účastníků. Doporučený počet účastníků pro nejvyšší kvalitu přenosu je však NEVÝHODY NÁSTROJE Skype využívá hybridní peer- to- peer sítě, pokud má tedy uživatel zapnutý Skype, pak Skype částečně využívá jeho výkonu pro zajišťování služeb. Z tohoto důvodu je v některých společnostech jeho využívání zakázané. Pravidelně vyvstávají otázky ohledně bezpečnosti Skypu a náročnosti prolomení jeho ochrany. Přestože se může zdát, že Skype dokáže nahradit pevnou linku nebo mobilní telefon, není tomu tak stoprocentně. Sám výrobce doporučuje mít vždy v záloze jiný prostředek pro komunikaci, jelikož Skype neumožňuje volání na nouzové linky POPIS UŽIVATELSKÉHO ROZHRANÍ A OVLADATELNOSTI Skype disponuje poměrně přehledným a intuitivním rozhraním, které vám rychle a spolehlivě umožní zahájit hovory. Po instalaci projde Skype jednoduchou konfigurací, kde uživateli nabídne možnosti nastavení mikrofonu či kamery, možnost pořídit webkamerou snímek do uživatelského profilu, nastavení uživatelského jména a statusu. Poté je již uživatel na hlavní stránce, ze které celý program ovládá. Na levé straně jsou kontakty, na straně pravé pak informace o kontaktu a v případě hovoru i informace o hovoru samotném. Kliknutím na kontakt ze seznamu se vám otevírá možnost spustit hovor, případně videohovor, pokud na to máte hardwarové prostředky. Pro spuštění videokonference stačí zahájit hovor s jedním ze svých kontaktů a poté přizvat další tím, že na ně kliknete a z nabídky vyberete možnost "invite to conference" (záleží na jazykové verzi skypu). Probíhající hovory ovládáte pomocí lišty v pravé části, kde se zobrazují informace o kvalitě přenosu, hlasitosti zvuku či možnosti pro vypnutí mikrofonu, videa nebo ukončení hovoru. Okno s videokonference vypadá přibližně takto: OBRÁZEK 8 - SKYPE VIDEOKONFERENCE 19

20 4.2.5 KRITÉRIA Ovladatelnost **** Malý a střední tým (do 10 osob) ***** Použitelnost ***** Velký tým (nad 10 osob) * Přívětivost uživatelského rozhraní ***** Bezpečnost komunikace *** Možnost komunikace v reálném čase ANO Možnosti rozšířené funkcionality ** Typ licence Freeware HW nároky/ rychlost připojení **** hodnocení: 1 5 (1 nejhorší, 5 nejlepší), vysvětlení kritérií viz legenda ke kritériím v příloze ZÁVĚREČNÉ HODNOCENÍ Skype nabízí každému týmu výbornou možnost pro komunikaci jak mezi jednotlivými členy týmu, tak mezi celým týmem najednou v reálném čase a téměř tváří v tvář. Je na týmu samém, aby se rozhodl, zda potřebuje až takto vysoký stupeň komunikace, nebo zda se spokojí s nižší formou jako je instant messaging, mail, nebo jiný způsob. Pokud se však rozhodnou pro hlasové hovory, případně videokonference, pak jim Skype nabízí vše co potřebují. Na závěr je vhodné zmínit, že Skype spolupracuje s Facebookem na propojení obou sítí a umožňuje nebo v nejbližší době bude umožňovat stejné služby jaké poskytuje v síti Skype i pro síť Facebook, čímž se ještě více navýší počet uživatelů. 20