Metodika Full Cost na Mendelov univerzit v Brn. Expertní vyhodnocení variant a doporuení vybrané realizaní varianty

Transkript

1 Metodika Full Cost na Mendelov univerzit v Brn Expertní vyhodnocení variant a doporuení vybrané realizaní varianty 1. ervna 2012

2 str. 2 z 94

3 Obsah 1 Shrnutí Požadavky kladené na metodiku full cost Externí požadavky na metodiku FC Obecné požadavky vyplývající z dokumentace k metodice FC Požadavky veejné podpory Požadavky na zpsobilost nepímých náklad Doporuení metodického postupu pi tvorb smrnice full cost Interní požadavky na metodiku FC Logický koncept FC modelu ešení FC modelu Základní postupy FC modelu Vytvoení cost pools náklad pímé realizace Vytvoení cost pools nepímých náklad Obecný postup vytvoení cost pools Vytvoení cost pools G/A úrovn I. rektorátní a celoškolská pracovišt Vytvoení cost pools G/A úrovn II. a úrovn III Vytvoení cost pool Housing Stanovení hodnot cost drivers Alokace cost pools NN na procesy Tvorba procesn orientovaných CP Vzorový postup alokace Rektorátních a celoškolských CP na procesn orientované cost pools Alokace Cost pools G/A II, G/A III na procesn orientované cost pools Alokace náklad Housing z pracoviš MENDELU Stanovení sazeb nepímých náklad Stanovení sazeb nepímých náklad na NO Projekt VaV Stanovení sazeb nepímých náklad na NO Projekt VZ Stanovení sazeb nepímých náklad na NO Zakázka D Další užití FC modelu Plánování náklad na projekt VaV a projekt VZ Plánování náklad doplkové innosti Manažerské sestavy úplných náklad v oblasti Vzdlávání Alokace náklad na NO Pedmt str. 3 z 94

4 6.3.2 Alokace náklad na NO Obor a program Alokace náklad na NO Student Návrh ešení v informaním systému Související IS a problémové oblasti ve vztahu k Aplikace FC IS SAP Varianty ešení Aplikace FC Identifikace hodnotících kritérií Identifikace variant Vyhodnocení variant nástroji operaního výzkumu Návrh architektury Konceptuální datová struktura IS SAP Controlling Aplikace evidence pracovní nápln FPMS Univerzitní informaní systém Pílohy Vymezení zdroj dat (definice analytik) v rámci úetnictví (CO) Logický full cost model Shrnutí základních definic a postup Definice Základní postupy Vytvoení cost poolu G/A na alokaních úrovních Vlastní postupy v aplikaci FC str. 4 z 94

5 Seznam tabulek Tabulka 1 Nákladové objekty FC modelu Tabulka 2 Cost pools sledované na nákladovém objektu Tabulka 3 Procesní matice rektorátních pracoviš Tabulka 4 Procesní matice celoškolských pracoviš Tabulka 5 Alokace náklad rektorátních pracoviš do cost pools Tabulka 6 Alokace náklad celoškolských pracoviš do cost pools Tabulka 7 Alokace náklad PEF do cost pools G/A II, III Tabulka 8 Náklady budov, lenné procesn a organizan Tabulka 9 Souhrnný pehled využití cost drivers Tabulka 10 Produktivní hodiny pracovník fakult píklad CD Tabulka 11 Produktivní hodiny pracovník ústav PEF píklad CD Tabulka 12 CD výnosy Tabulka 13 CD Výnosy - souet fakulty Tabulka 14 Výsledná hodnota CD výnosy Tabulka 15 Alokace náklad cost pools do procesn orientovaných CP Tabulka 16 Podíl fakult na procesn orientovaných cost pools Vzdlávání Tabulka 17 Stanovení alikvótního podílu Projekt Vz na CP G/A I Tabulka 18 Podíl fakult na procesn orientovaných cost pools - Vda a výzkum Tabulka 19 Podíl fakult na procesn orientovaných cost pools Doplková innost Tabulka 20 Alokace G/A II do procesn orientovaných cost pools Tabulka 21 Stanovení alikvótního podílu Projekt Vz na CP G/A II Tabulka 22 Alokace G/A III do procesn orientovaných cost pools Tabulka 23 Stanovení alikvótního podílu Projekt VZ na CP G/A III Tabulka 24 Alokace náklad smíšené povahy na procesy vzor PEF Tabulka 25 Alokace náklad smíšené povahy na procesy vzor fakulty a ICV Tabulka 26 Stanovení sazeb nepímých náklad na 1h práce Projekt VaV Tabulka 27 Stanovení sazeb nepímých náklad na 1 h práce Projekt VZ Tabulka 28 Stanovení sazeb nepímých náklad na 1h práce Zakázka D Tabulka 29 Použití sazby nepímých náklad fakulta A na projekt VaV, pracovník Tabulka 30 Použití sazby nepímých náklad fakulta B na projekt VaV, pracovník II Tabulka 31 Pehled náklad na projektu VaV dle požadavku 7RP Tabulka 32 Použití sazby NN Projekt VZ Tabulka 33 Pehled náklad Projekt VZ Tabulka 34 Identifikace nákladového objektu Pedmt Tabulka 35 Alokace osobních náklad na pedmt vzor II Tabulka 36 Alokace náklad prostor na pedmt vzor I Tabulka 37 Alokace náklad prostor na pedmt vzor II Tabulka 38 Alokace náklad G/A na pedmt vzor Tabulka 39 Nákladový report pedmtu str. 5 z 94

6 Tabulka 40 Hodnota CD poet zapsaných student na pedmt Tabulka 41 Alokace náklad z NO Pedmt na NO Obor Tabulka 42 Nákladová struktura reportu za obor Seznam obrázk Obrázek 1 Logický koncept FC Obrázek 2 Kontextový model MENDELU Obrázek 3 Grafické vymezení FC modelu Obrázek 4 Specifikace úloh FC a výbru dat dle parametr Obrázek 5 Rozvrhování cost pools na nákladové objekty Obrázek 6 Píklad vytvoení cost pool G/A I.A Obrázek 7 Schéma postupu alokace úrovn I. G/A Obrázek 8 Vytvoení procesn orientovaných CP a alokace na nákladový objekt Obrázek 9 Alokace úplných náklad pedmtu na obor Obrázek 10 Skladba - produktivní as pracovníka Obrázek 11 lenní osobních náklad - základního úvazku Obrázek 12 Aplikace FC vytvoena v prostedí SAP Obrázek 13 Aplikace FC vytvoena mimo prostedí SAP Obrázek 14 Hodnocení variant Obrázek 15 Návrh architektury Aplikace FC Obrázek 16 Základní organizaní lenní návrhu Obrázek 17 Vytvoení cost pools rektorátních a celoškolských pracoviš Obrázek 18 Vytvoení cost pools dkanátu a ústav Obrázek 19 Vytvoení cost pools u úelových zaízení Obrázek 20 Schéma rektorátních pracoviš, vytvoení CP a identifikace alokaní úlohy (CD) Obrázek 21 Schéma celoškolských pracoviš, vytvoení CP a identifikace alokaní úlohy (CD) Obrázek 22 Schéma strukturování náklad objekt UDA Obrázek 23 Schéma strukturování náklad pro FC Obrázek 24 Strukturování prostor v rámci FPMS Obrázek 25 Piazování náklad housingu rektorátním a celoškolským pracovištím Obrázek 26 Vytvoení CP Housing II. ALU Obrázek 27 Vytvoení CP housing Vzdlávání III.ALU Obrázek 28 Housing VaV a vypoet sazby VaV Obrázek 29 Housing VaV a vypoet sazby VaV str. 6 z 94

7 Seznam použitých zkratek ' + +', -! "## $ "%&! () *) *) +) +) "'", ( -./ ( )* ) $""*) 7 " *4 '7 ' * RZ Vz VaV D Rozvrhová základna 8 pedstavuje spojovací mstek který umožuje peklenout nikoliv pímý, ale pouze zprostedkovaný vztah nepímých náklad k jednici výkonu (nákladový objekt). Negarantuje (Pozor: ne každá rozvrhová základna je cost driver) 1 Proces Vzdlávání Proces VaV Proces Doplková innost 1 Více nap. B. Král: Manažerské úetnictví, str. 176,Management Press, Praha 2002, ISBN str. 7 z 94

8 str. 8 z 94

9 1 Shrnutí Tento dokument je výstupním dokumentem dílí zakázky projektu Metodika Full Cost na Mendelov univerzit v Brn financovaného z Operaního Programu Vzdlávání pro konkurenceschopnost (OP VK) Prioritní osy 2 Terciární vzdlávání, výzkum a vývoj, oblasti podpory 2.4 Partnerství a sít. Souástí projektu budou další zakázky, kterými se postupn bude naplovat cíl projektu, kterým je: navýšit píjmy na vdu a výzkum od poskytovatel úelové podpory v rámci nepímých náklad; interní sledování úplných náklad v oblasti vzdlávání a doplkové innosti pro poteby vnitního ízení. Tento dokument pedstavuje závrenou ást této zakázky a pímo navazuje na pedchozí dokument s názvem Identifikace a analýza základních složek FC systému MENDELU a stanovení rozvrhových základen. V tomto dokumentu po provedení potebných analýz byl navržen logický model FC vhodný pro MENDELU, který stanovil logický koncept full cost modelu. V tomto dokumentu je logický model posunut do realizaního modelu, tj. je navázán na konkrétní ekonomické a organizaní prvky, propojen s úetnictvím a dalšími informaními systémy a obsahuje konkrétní algoritmy zajišující požadovaný výstup. V pedkládaném návrhu se zohleduji reálné možnosti informaní základny univerzity. Vytvoený popis full cost modelu je základem pro dodavatele informaního ešení, pro které uruje základní komponenty informaní aplikace, informaní zdroje a pravidla pro jejich tídní a uspoádání a algoritmy požadovaných výpot. Struktura dokumentu Dokument je strukturován do šesti hlavních kapitol s následujícím obsahem: kapitola Požadavky kladené na metodiku full cost analyzuje zejména externí požadavky MŠMT na metodiku full cost. Klíovým výstupem této kapitoly je výet požadavk na nezpsobilé nepímé náklady, které by mly být pro zajištní správné funkcionality FC modelu a které by mly být sledovány na samostatných analytických útech; kapitola Logický koncept FC modelu pipomíná závry první fáze projektu schválené pracovním týmem zakázky a vytváí tak ideové propojení na další kapitoly; kapitola ešení FC modelu popisuje modulovou konstrukci ešení full cost. Konstrukce je popsána po jednotlivých logicky a technologicky propojených ástí, které vytváejí etzec postupných úloh až po požadované výstupy; kapitola Základní postupy FC modelu popisuje vlastní algoritmus a principy navrženého FC modelu. Kapitola navazuje na pedchozí kapitolu ve svém uspoádání a detailn popisuje kroky, které odpovídají poadí jednotlivých alokaních fází úplných náklad na cílový objekt alokace. Kapitoly vždy obsahují konkrétní postup na typových informacích a vzorový píklad, kterým je provována proveditelnost navržených krok; kapitola Další užití FC modelu popisuje zpsob použití sazeb nepímých náklad na projektech VaV a zakázek realizovaných formou doplkové innosti. Dále jsou zde uvedeny postupy alokace úplných náklad v oblasti vzdlávání; kapitola Návrh ešení v informaním systému se zabývá základními variantami ešení Aplikace FC a konceptuální datovou strukturou. Specifikuje konkrétní informaní zdroje koncept informaního ešení. Implementace FC model vyžaduje integraci dat z nkolika informaních systém, z hlediska implementace bude nejvíce nároné vytvoení rozhraní na tyto okolní informaní systémy. Vlastní FC model pak s tmito daty pracuje jednoduchými algoritmy pedstavujícími základní matematické operace. Funkcionalita manažerských sestav v oblasti vzdlávání pedstavuje náronjší úlohu než stanovení sazeb nepímých náklad pro projekty VaV, nebo je nutné vytvoit rozhraní na UIS. Nároná mže být zejména alokace osobních náklad na cílové nákladové objekty v oblasti vzdlávání. str. 9 z 94

10 Pracovní tým Na vytvoení tohoto dokumentu se podíleli povení zamstnanci MENDELU se spolupráci s pracovníky spolenosti CS-PROJECT a auditorské spoleností INTEREXPERT. Dkujeme pracovníkm MENDELU, bez jejichž podpory by návrh FC modelu nevznikl. str. 10 z 94

11 2 Požadavky kladené na metodiku full cost Kapitola shrnuje klíové požadavky na metodiku full cost a uvádí metodický výklad vybraných dokument, které se k uvedené problematice úzce váží. Nejdležitjší ástí kapitoly je návrh nezpsobilých nepímých náklad vyplývajících z požadavk poskytovatel úelové finanní podpory na vdu a výzkum. Hlavní kapitola je lenna do dvou podkapitol: externí požadavky na FC zabývá se pravidly v oblasti plánování a vykazování nepímých náklad projekt VaV; interní požadavky na FC rekapituluje interní požadavky MENDELU na metodiku full cost. 2.1 Externí požadavky na metodiku FC Analýza externích požadavk na metodiku full cost je provedena dle známé dokumentace k prosinci 2011, která zahrnuje následující dokumenty: Dokumentace 7RP Guide to financial issues relating to FP7 indirect actions, Certificates issued by external auditors 2 ; Píruka pro žadatele OP VaVpI ze dne ; Píloha. 10 Obecná pravidla (rámcová metodika) pro vykazování skutených nepímých náklad v projektech OP VaVpI 4 ; Základní metodický výklad výzvy 2.4 OP VK obsahuje Píloha. 3 výzvy. j.: 27010/ Dokumentace 7RP stanovuje souhrnné požadavky a zásady, ze kterých vychází tuzemské dokumenty zejména Píloha. 10. Metodický výklad výzvy 2.4 OP VK se v oblasti problematiky FC odvolává na Pílohu. 10 Obecná pravidla (rámcová metodika) pro vykazování skutených nepímých náklad v projektech OP VaVpI, samostatn nestanovuje žádné požadavky na FC. Významné požadavky uruje Píloha. 10. Analýza nepímých náklad z pohledu jejich zpsobilosti je proto provedena hlavn dle Píruky pro žadatele OP VaVpI a její souásti Pílohy Obecné požadavky vyplývající z dokumentace k metodice FC Následující tabulka shrnuje obecné požadavky na metodiku FC dle Pílohy. 10 Píruky pro žadatele OP VaVpI a uvádí výklad tchto pravidel a pístup k ešení v prostedí MENDELU. ID Požadavek dle Pílohy. 10 Výklad/zpsob ešení 1 2 Odst. 3.1 Zpsobilé nepímé náklady musí být: vynaložené v prbhu realizace projektu Odst. 3.1 Zpsobilé nepímé náklady musí být skutené: Náklady musí skuten vzniknout a být zaznamenány v úetnictví úastníka projektu. Musí být identifikovatelné (doložitelné) a kontrolovatelné. V rámci metodiky MENDELU budou dokládané dokumenty urující výši nepímých náklad s datem uskutenného plnní v intervalu ešení podporovaného projektu. Doklady znjící na jinou organizaci, než je pijímající organizace tj. MENDELU, nemohou vstoupit do úetnictví pijímající organizace, a tudíž nemohou dokládat vznik zpsobilých náklad. Veškeré náklady MENDELU jsou doloženy úetními doklady. Identifikace nepímých náklad v rámci úetního systému MENDELU bude provedena samostatným zákaznickým polem urujícím, zda jde o náklad nepímý. 2 (sekce Guidance documents) str. 11 z 94

12 3 4 Odst. 3.1 Zpsobilé nepímé náklady musí být stanoveny podle obvyklých úetních a manažerských zásad organizace. Musí vycházet z již existujícího úetního systému úastníka. Systém nemže být speciáln vytvoen a upravován pouze pro úely konkrétního projektu. Úetní postupy pro zaznamenávání náklad projektu musí odpovídat úetním pravidlm státu, ve kterém má úastník sídlo. Odst. 4 Zpsobilé nepímé náklady organizace, které budou alokovány na projekt VaV, musí být oištny od režijních náklad, které vznikly v souvislosti s jinými innostmi, než jsou innosti VaV. Organizace, které realizují i innosti jiné než pouze výzkum a vývoj, napíklad výuku i výrobu, musí použít takovou metodiku, která umožní oddlit režijní náklady vztahující se k tmto innostem od režijních náklad na innosti VaV. Manažerské zásady MENDELU v oblasti stanovení a vykazování nepímých náklad projekt VaV budou stanoveny interní smrnicí. Úetní Systém MENDELU nebude speciáln upravován pouze pro úely konkrétního projektu, ani vlastní metodika FC nebude upravována speciáln pro jeden projekt. Stávající úetní postupy MENDELU jsou v souladu s úetními pravidly eské republiky. V rámci navrhované metodiky Full Cost MENDELU bude sledovat náklady po tech innostech (procesech): Vzdlávání, Vda a výzkum, Doplková innost. Na základ procesní analýzy byly vylenny organizaní souásti univerzity, jejichž innosti se jednoznan nevztahují k innostem VaV. Náklady tchto organizaních souástí jsou v úetním systému MENDELU evidovány na samostatných Controllingových objektech (nákladová stediska) Odst. 5 V rámci jednoho právního subjektu musí být používána jednotná metoda. Není možné, aby napíklad jednotlivé fakulty jedné univerzity (které nejsou samostatným právním subjektem) používaly odlišnou metodu. Odst. 5 Tatáž jednotná metoda bude používaná ve všech VaV projektech organizace s pihlédnutím ke specifickým požadavkm jednotlivých program. Odst. 5 V prbhu úetního roku není možné metodu mnit. Odst. 5 Pokud bude metoda zmnna v prbhu trvání jednoho projektu VaV, mže se instituce rozhodnout, zda bude aplikovat od okamžiku zmny do konce trvání projektu novou metodu i zda bude aplikovat pvodní metodu (stejnou metodu) po celou dobu trvání projektu. Toto se bude ídit obvyklou praxí a mlo by to být upraveno vnitními pravidly organizace. Odst. 5 Metoda musí být založena na skutených údajích a doložitelných postupech. Jakékoliv odhady nejsou povoleny. Náklady smíšené povahy jsou alokovány na výše uvedené procesy prostednictvím stanovené rozvrhové základny. Metodika Full Cost respektive zpsoby alokace nepímých náklad na projekt VaV jsou shodné pro všechny fakulty a Institut celoživotního vzdlávání Mendelovy univerzity v Brn. U jednoho poskytovatele úelové podpory bude uplatnn vždy stejný postup a vyazeny stejné kategorie nezpsobilých náklad. Metodika umožuje stanovit zpsobilé nepímé náklady pro jednotlivé poskytovatele umožující financování projekt metodou Full Cost. Metodika Full Cost Mendelovy univerzity v Brn nebude v prbhu úetního roku mnna z iniciativy univerzity. Metodika bude moci být upravena v dsledku naízení poskytovatele, a to pouze v oblasti zpsobilosti náklad. Na víceletý projekt bude aplikována nová metodika od okamžiku její platnosti. Metoda bude popsána v interní smrnici MENDELU, veškeré podklady a postupy budou doloženy. Metoda nepracuje s odhady výše náklad ani jiných parametr vstupujících do FC modelu. str. 12 z 94

13 Odst Aby organizace mohly alokovat zpsobilé nepímé náklady na projekt, musí si zvolit vhodnou rozvrhovou/é základnu/y. Odst Rozhodné datum pro stanovení rozvrhových základen pro alokaci náklad a stanovení sazeb nepímých náklad a pro výpoet nepímých náklad na projektu. Odst Metoda, respektive zvolená rozvrhová základna/y, musí být pro úely vykazování nepímých náklad projektu založena na údajích zanesených v informaních systémech organizace (úetnictví apod.). Pro výpoet rozvrhové základny se pro úely vykazování použijí údaje z posledního uzaveného úetního období (zpravidla úetní rok). Odst Pro úely plánování nepímých náklad projektu je možné použít napíklad údaje vycházející z minulého úetního uzaveného období i údaje vycházející z rozpotu na píslušný rok. Mendelova univerzita stanovila pro výpoet nepímých náklad na projektu rozvrhovou základnu pímá odpracovaná hodina, tato rozvrhová základna odráží nejlépe vztah píinné souvislosti vzhledem ke generování a erpání nepímých náklad. Pi výpotu sazeb nepímých náklad budou rozvrhové základny uzaveny dnem uzavení úetního období Mendelovy univerzity. Pro výpoet nepímých náklad na projektu bude rozvrhová základna tj. odpracovaný as na projektu uzavírán dle požadavku poskytovatele nap. na msíní nebo tvrtletní bázi. Veškeré rozvrhové základny použité v metodice full cost Mendelovy univerzity jsou zaneseny v informaních systémech univerzity. Pro bžný rok jsou použity hodinové sazby nepímých náklad vypotené za pedchozí uzavený rok pro jednotlivé fakulty a ICV Požadavky veejné podpory Metodika Full Cost na Mendelov univerzit v Brn se zabývá projektem pedevším z pohledu obhajoby nepímých zpsobilých náklad projekt VaV. Z pohledu poskytovatel veejné podpory metodika eší následující úlohy: zpsob stanovení sazeb nepímých náklad projekt dle požadavk poskytovatel úelové veejné podpory na vdu a výzkum; zpsob stanovení sazeb nepímých náklad pro doplkovou innost pro stanovení úplných nákladových cen; postup, kterým budou tyto sazby aplikovány na nákladový objekt Projekt a nákladový objekt Zakázka pro komerní sektor v pípad uplatnní metodiky FC. Návrh ešení uvedených požadavk je ešen v kapitole Základní postupy FC modelu a Další užití FC modelu Požadavky na zpsobilost nepímých náklad V souasné dob mezi jednotlivými poskytovateli finanních prostedk (zejména z veejných zdroj) panuje znaná nejednotnost v pravidlech pro vykazování náklad a jejich uznatelnosti v rámci projekt a program jimi vyhlašovaných. Vzhledem k tomu, že jednou z dležitých funkcí systému Full Cost (viz kapitola ) bude poskytování informací pro výpoet nepímých náklad pro jednotlivé poskytovatele finanních prostedk (dotací), je teba zajistit dostatenou variabilitu nastavení výpotu sazeb nepímých náklad, aby univerzita jako píjemce dotace vyhovla rzným požadavkm a pravidlm jednotlivých donor. Sazby nepímých náklad musí být poítány z Cost Poolu nepímých náklad, které již neobsahují náklady neuznatelné pro konkrétního poskytovatele. Analýza byla provedena pro následující poskytovatele, kteí umožují financování projekt metodou úplných náklad: Technologická agentura R (TAR), Ministerstvo školství, mládeže a tlovýchovy (MŠMT) OP VaVpI, Ministerstvo zemdlství (MZe) NAZV, str. 13 z 94

14 Ministerstvo kultury (MK), 7. rámcový program, Požadavky jsou specifikovány zejména MŠMT a 7RP, ze kterých plyne požadavek, aby jimi specifikované kategorie náklad byly útovány na samostatných analytických útech. Následný výet neuznatelných náklad vychází z píruek a pravidel pro píjemce souasných nejvtších poskytovatel dotací a z auditorské praxe: DPH pedpoklad útování DPH na zvláštní analytický nákladový úet v pípad útování do náklad (neuplatnitelná plnní, koeficient, ); ostatní nepímé dan; pímé dan da z píjmu, da z nemovitostí a z pevodu nemovitostí, da ddická, darovací, silniní; clo; odpisy dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku poízeného z dotace; dary; nákladové úroky; rezervy na budoucí ztráty a dluhy; kurzové ztráty; dluhová služba (poplatky vztahující se k úvrm a pjkám); poplatky (výpisy KÚ, OR, notái, soudní poplatky, ); pokuty, penále, sankní výdaje; manka a škody; reprezentace; odpis nedobytné pohledávky; ostatní sociální výdaje (nestatutární) píspvky na penzijní pipojištní, životní pojištní, dary k životním jubileím; opravné položky nad rámec zákona; opravné položky z hospodáské innosti; dohadné položky Doporuení metodického postupu pi tvorb smrnice full cost Pro úely vykazování úplných náklad metodou full cost v projektech vdy a výzkumu musí být tato metodika zachycena v interní smrnici organizace. Smrnice musí v této ásti popisovat obecný postup stanovení sazeb nepímých náklad a její pílohou musí být tisková sestava z Aplikace FC. Obecný postup mže být pevzat z relevantních kapitol tohoto dokumentu, zejména z kapitoly 5. Tisková sestava musí obsahovat zjištné sazby nepímých náklad, ale také zachycovat jednotlivé kroky výpot. Dle vzoru zahraniních vysokých škol doporuujme vytvoit smrnici v následující struktue: úvodní informace o MENDELU, odkazy na platné statuty a jiné vnitní dokumenty; procesní matice; identifikace nepímých náklad v IS SAP; identifikace nezpsobilých nepímých náklad vybrané analytické úty; obecné postupy výpotu sazeb nepímých náklad pro VaV; postup uplatnní sazeb nepímých náklad na projektu VaV; tisková sestava Aplikace FC. str. 14 z 94

15 2.2 Interní požadavky na metodiku FC Analýza interních požadavk byla detailn uvedena v dokumentu Identifikace a analýza základních složek FC systému MENDELU a stanovení rozvrhových základen, zde uvádíme pouze struné shrnutí. Cílem je zajistit interní sledování úplných náklad na hlavní procesy MENDELU dle požadavk vlastník proces a využít FC pro ízení financování hlavních proces. V oblasti vzdlávání by manažerské sestavy mly zajistit zejména informace o úplných nákladech: pedmtu; oboru a programu; pepotu úplných náklad na 1 studenta pedmtu, oboru a programu. Tmito požadavky se zabývá zejména kapitola Manažerské sestavy úplných náklad v oblasti Vzdlávání. str. 15 z 94

16 3 Logický koncept FC modelu Cílem kapitoly je struné pipomenutí logického konceptu FC modelu, který byl detailn popsán v zpráv. 1 z roku 2011, protože na tento koncept dále v tomto dokumentu úzce navazují další kapitoly, které ho rozpracovávají do realizaní podoby. Logický full cost model Logický full cost model kombinuje organizaní a procesní pohled na MENDELU. Podle tohoto modelu je vytvoen model FC, algoritmy FC modelu a výstupy a užití FC modelu popsané v následujících kapitolách. Návrh logického konceptu se opírá o tyto principy: instituce vykonává specifické aktivity spotebovávající zdroje, které vyvolávají náklady; aktivity jsou vykonávány pracovníky, zalennými do útvar organizaní struktury, která má obraz ve struktue hospodáské; aktivity jsou zabezpeené innostmi dvojího charakteru, jedny innosti tvoí pímý proces tvorby hodnoty a další innosti tento proces rznou mrou podporují; náklady jsou pímo, nebo nepímo piaditelné konkrétnímu objektu alokace (nákladovému objektu), který je druhov a objemov vymezen; instituce nemá žádný hlavní proces, který by nebyl alespo minimáln podporován podprnými procesy. Na základ tchto princip je navržena logická konstrukce, jejímž základem je nákladový objekt reprezentující proces a který je nositelem náklad jak pímých, tak nepímých. Aktivity procesu vyvolávají spotebu zdroj, finann vyjádenou náklady. Náklady nákladového objektu jsou seskupeny do tí 5 charakteristických skupin, náklady pímé realizace, náklady Housingu a náklady provozní režie a administrativy (G/A), a to v souladu s charakterem inností, které se na realizaci objektu podílejí. Takto lze ke každému procesu piadit náklady na jeho realizaci. lenní do skupin pak umožuje rychlé analýzy nákladovosti a hledání zdroj pro zvýšení rentability procesu. Náklady jednotlivých skupin se sledují v rámci stávající ekonomické struktury zachycené v IS SAP a piazují se nákladovému objektu alokaními postupy bu pímo, nebo nepímo vztahovou veliinou. Obrázek 1 Logický koncept FC Tento konceptuální model byl pijat pracovním týmem MENDELU, viz Píloha. 1: Logický koncept FC modelu, v následujícím textu je uveden struný popis prvk logického konceptu. 5 V prbhu návrhu bylo ustoupeno od cost pool sdílené služby jež byl souástí referenního modelu v analytické ásti projektu, jeho význam se pro poteby FC MENDELU nepotvrdil. str. 16 z 94

17 Nákladový objekt (NO) kalkulaní jednice NO pedstavuje výstup procesu, který procesn a nákladov sledujeme. Na tuto jednotku výkonu se stanoví nebo zjišují náklady. Rozlišujeme nákladové objekty cílové a odvozené, následující tabulka shrnuje nákladové objekty. Proces Cílový nákladový objekt Odvozené nákladové objekty Vzdlávání Vda a výzkum Doplková innost Projekt VZ Pedmt Projekt VaV VaV tým Zakázka Program Obor Student Tabulka 1 Nákladové objekty FC modelu Full cost model pracuje ješt s nkolika zprostedkujícími nákladovými objekty uvnit vlastního modelu. Výstupy full cost modelu mohou být použity pro sledování výkonnosti pi kombinaci s dalšími informacemi z okolních informaních systém nap. body RIV. Cost pools sledované na nákladovém objektu Cost pool slouží k internímu lenní náklad do relativn homogenních skupin náklad pímých i nepímých. Full cost model bude sledovat následující kategorie cost pools na všech nákladových objektech. Proti standardním typm cost pools zde chybí cost pool Sdílených služeb, protože na instituci nejsou aktivity, které by sdílené služby poskytovaly. Cost pools Pímá realizace innosti Housing General/Administration Charakteristika Cost pool pímých náklad, tj. takových, které vyvolala realizace aktivity (projektu, výuky, zakázek), náklady jsou pímo piaditelné. Cost pool nepímých náklad, tvoí jej náklady na prostory, ve kterém se realizují sledované procesy. Cost pool nepímých náklad, tvoí jej náklady provozní a správní režie. Sledujeme je na všech tech úrovních. Tabulka 2 Cost pools sledované na nákladovém objektu Popis alokaních fází Metodika alokace nepímých náklad je založena na principu Activity Based Costing popsaných v odborné literatue z oblasti manažerského úetnictví 6 se zohlednním konkrétních charakteristických rys innosti vysokých škol. první alokaní fáze piazuje pímé náklady realizace nákladovému objektu, který píinn vyvolal vznik tchto náklad; druhá fáze se zabývá vztahem mezi dílími objekty alokace a objektem, který vyvolal jejich vznik. Tento vztah je kvantifikovatelný hodnotou cost driveru; tetí a poslední fáze se zabývá vyjádením podílu nepímých náklad, pipadajících na nákladový objekt (nap. projekt), pomocí cost drivers. Jednotlivými alokaními fázemi se zabývá kapitola Základní postupy modelu FC a kapitola Další užití FC modelu. 6 Bohumil Král a kol. Manažerské úetnictví. Management press ISBN str. 17 z 94

18 Kontextový organizaní model MENDELU Full cost model sleduje nepímé náklady na tech alokaních úrovních: I. alokaní úrove tvoí Rektorátní a celoškolská pracovišt, jejich náklady pedstavují celouniverzitní režii a jsou alokovány na podízené organizaní úrovn, vetn SKM a školních statk; II. alokaní úrove tvoí fakulty a ICV (dkanáty), jejich náklady pedstavují režie na úrovni jednotlivých fakult; III. alokaní úrove tvoí jednotlivé ústavy, jejich náklady pedstavují režie na úrovni ústav U úelových zaízení nejsou navrženy alokace na nákladové objekty, avšak definovaná pomrná ást celouniverzitních nepímých náklad piazených z I. Alokaní úrovn. Každé alokaní úrovni jsou jednoznan piazeny organizaní souásti MENDELU, které lze identifikovat v IS SAP. Následující obrázek zobrazuje kontextový organizaní model. Obrázek 2 Kontextový model MENDELU Projekty a doplková innost Rektorátu Rektorátní a celoškolská pracovišt a jejich hlavní innosti jsou popsány v dokumentu Identifikace a analýza základních složek FC systému MENDELU a stanovení rozvrhových základen : Vedle toho bylo stanoveno, že jakékoliv pracovišt (nákladové stedisko) mže realizovat projekt (VZ, VaV) nebo zakázku D, nebo se na projektu a zakázce podílet. V tomto pípad pracovišt vždy založí SPP prvek pro oddlené vykazování pímých náklad a v modulu HR bude možné jednoznan identifikovat produktivní as a osobní náklady vztahující se k tomuto SPP prvku. Aby bylo možné alokovat nepímé náklady na SPP prvky reprezentující projekty a zakázky D rektorátních a celoškolských pracoviš, je vytvoen speciální prvek v modelu FC na II. ALU. Tento prvek agreguje a strukturuje procesy reprezentované nákladov SPP prvky I. ALU pro poteby stanovení hodnot rozvrhové základny produktivní as do tí skupin odpovídajících hlavním procesm MENDELU. Tento prvek jsme oznaili Projekty a D rektorátu (viz obrázek. 2). Tím je zajištna alokace nepímých náklad na projekty a D rektorátních pracoviš a z pohledu modelu FC na I. ALU zstanou pouze relevantní procesy a jejich náklady, tedy procesy typu G/A I. Projekty a doplková innost Dkanátu Pro vykazování úplných náklad proces projekt a D na dkanátech budou rovnž založeny SPP prvky, zdroj financování urí jeho procesní charakter (VZ, VaV, D). Produktivní as projekt a D bude rovnž získáván z modulu SAP HR. Tento produktivní as bude využit pro stanovení sazeb NN projekt VZ dkanát, fakult a ICV. Postup pro stanovení sazeb NN je uveden v kapitole 5. Postup uplatnní sazeb pi výpotu NN na všech NO je uvedeným v kapitole 6. str. 18 z 94

19 4 ešení FC modelu Následující kapitoly popisují technologickou realizaci logického konceptu FC modelu. V kapitolách jsou popsány konkrétní informaní zdroje a jejich vztah k FC modelu. Dále jsou popsány prvky FC modelu, jejich funkcionalita, vzájemné vazby a vazby mezi vstupním a výstupním okolím modelu. FC model je schematicky zobrazen na následujícím obrázku. Obrázek 3 Grafické vymezení FC modelu str. 19 z 94

20 FC model je sestaven ze tí ástí (modul) a je provázán na vstupní informaní okolí. První ást FC modelu tvoí modul datových rozhraní Rozhraní Aplikace FC. V této ásti jsou ešeny konkrétní vazby na informaní systémy, které poskytují zdrojová data do FC modelu. Úlohou tohoto rozhraní je na základ výbrových pravidel z informaních systém získat data a ve vhodné strukturované form je uložit a pipravit pro další zpracování. Druhou ást tvoí vlastní algoritmický modul Aplikace FC výpoty. V této ásti se odehrávají zásadní výpoty modelu, dílí zpracování a strukturování dat a vlastní výpoty sazeb dle potebné struktury. Souástí modulu je píprava filtr pro následující reportingový modul. Tetí ást aplikace tvoí reportingový modul Aplikace FC výstupy. Úkolem tohoto modulu je na základ zadaných filtr z databáze FC zpracovat požadované výstupy. Jedná se pedevším o sazebník nepímých náklad a manažerské sestavy pro vzdlávací proces. Následuje struný popis jednotlivých modul a jejich vnitních ástí. V kapitolách 5, 6 a 7 je uveden detailní popis ástí modul. Zdrojové informaní systémy pro FC Zdrojové informaní systémy pedstavují dostupné SW informaní datové zdroje finanních a nefinanních dat FC modelu. Cílem je transformovat ze zdrojových dat pouze nezbytná data a nevytváet nadbytená datová uložišt. Aplikace FC do okolních informaních systém nezasahuje, její požadavek je pouze v získání požadovaných dat. Modul Rozhraní Aplikace FC Výbr dat ze zdrojových IS pro databázi FC modelu Požadavek na data je zabezpeen prvkem Výbr dat pro zpracování FC (rozhraní na okolní IS) ze zdrojových IS. V rámci tohoto prvku jsou definovány požadavky na jednotlivé informaní systémy a to tak, že požadavek je algoritmizovatelný a provádn automaticky. Získaná data jsou ukládána do samostatné datové struktury aplikace FC. Databáze FC Databáze bude vytvoena dle požadované platformy Mendelu. Navrhujeme dv databáze. Do první databáze jsou ukládána data finanní a nefinanní za uzavené úetní období ( ovená data ), databáze slouží pro výpoet sazeb. Do druhé databáze se ukládají data finanní a nefinanní z oteveného úetního období ( neovená data ) ve zvolené period nap. kvartál. Neovená data budou sloužit výhradn pro interní poteby MENDELU. Data se ukládají msín ve struktue analytických út. Databáze bude tedy tvoena pírstkov, aby bylo možné poskytovat výstupy za víceletá asová období. Modul Aplikace FC výpoty Výbr dat pro konkrétní úlohu FC model musí vybrat relevantní zdrojová data z okolních informaních systém pro ešení následujících úloh: pro stanovení sazeb nepímých náklad pro uplatnní v grantových projektech; pro stanovení sazeb nepímých náklad pro uplatnní u doplkové innosti; pro sestavení úplných náklad vzdlávacího procesu pro interní poteby uživatel. Pro uvedené úlohy jsou navrženy následující výbrové parametry: asové období o uzavené úetní období (nemnná data); o nebo perioda aktuálního úetního období (data se mohou mnit); o nebo prez pes nkolik úetních období; Zpsobilost nepímých náklad str. 20 z 94