Řešení Business Intelligence pro výrobní podniky a jejich praktická aplikace

Transkript

1 Řešení Business Intelligence pro výrobní podniky a jejich praktická aplikace Petr Sodomka, Hana Klčová, Jiří Kříž Centrum pro výzkum informačních systémů (CVIS) Ústav informatiky, Fakulta podnikatelská Vysoké učení technické v Brně Kolejní 2906/4, Brno info@cvis.cz Abstrakt: Nabídka dodavatelů špičkových BI platforem se nejvíce soustřeďuje na segment velkých organizací, které si mohou dovolit nákladná, na míru uzpůsobená řešení. Výrobním, resp. průmyslovým podnikům pak nabízejí řešení využívající přednastavené balíčky a standardní nástroje, což značným způsobem snižuje náklady a také urychluje nasazení. Tyto tzv. typové aplikace vytvořené v prostředí dané platformy (např. IBM Cognos) nebo obchodního BI řešení (např. GIST BI) poskytují náhled na určitou část podnikové oblasti. Jde o tzv. komoditizaci BI do oborových a procesních přednastavených balíčků pro tvorbu manažerského informačního systému. Komoditizovány jsou hlavní funkční oblasti těchto balíčků, dílčí odlišnosti si pak organizace upraví podle potřeby. Článek popisuje komoditizovaná BI řešení, obsahuje příklady a případovou studii implementace. Klíčová slova: BI (Business Intelligence), BI platforma, MIS (Management Information System), BSC (Balanced Scorecard), OLAP (OnLine Analytical Processing), komoditizace Abstract: Providers of top-quality BI platforms focus mostly on large companies that can afford costly and bespoke solutions. Industrial enterprises are offered solutions that feature pre-set packages and standard tools, which is remarkably cost-effective and fast in terms of the implementation of the system. These so-called type applications that have been created within the environment of the platform in question (e.g. IBM Cognos) or BI solution (e.g. GIST BI) provide an overview of a certain part of the business. This trend has been significantly affected by the commoditization of BI into sector-specific and procedural pre-set packages for the creation of MIS. The main functional aspects of these packages are commoditized, while particulars are set individually by particular organisations, as needed. This paper describes BI solutions that are focused on industrial enterprises. The examples of BI solution for industrial enterprises and the case study of implementation are also involved in this paper. Key words: BI (Business Intelligence), BI platform, MIS (Management Information System), BSC (Balanced Scorecard), OLAP (OnLine Analytical Processing), commoditization 1. Úvod Na českém stejně jako na světovém trhu jsou nabízeny BI platformy (řešení) orientované buď výhradně na analytickou funkcionalitu (SAS Enterprise Intelligence Platform) nebo platformy, které jsou integrální složkou komplexního podnikového řešení (SAP NetWeaver Business Intelligence jako součást SAP Business Suite SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/2011 7

2 Petr Sodomka, Hana Klčová, Jiří Kříž apod.). Moderní BI platformy lze z hlediska praktického využití odlišit na základě podpory dolování dat. Ty, které jsou v této oblasti silné, jako např. SAS Enterprise Intelligence Platform, nacházejí uplatnění především v těchto oblastech: Investice získávání dat k analýze finančních a akciových trhů. Bankovnictví detekce a prevence pojišťovacích a finančních podvodů. Telekomunikace analýza zákazníků se sklonem k migraci mezi poskytovateli služeb. Lékařství stanovení správné diagnózy a vhodné léčby na základě známých symptomů. Elektronický obchod získávání dat o prohlížení webových stránek a analýza chování uživatelů (Web Mining). BI platformy, jež zaostávají v oblasti prediktivních analýz a dolování dat, jako např. IBM Cognos, a zároveň jsou absolutními špičkami v managementu metadat, ETL a v nástrojích pro řízení výkonnosti podniku, pak nacházejí své místo ve výrobních a logistických organizacích. V nižších tržních segmentech (středně velké výrobní a obchodní podniky) se pak střetávají s konkurencí, která sice nepatří ke světové špičce, zato nabízí poměr cena/kvalita (např. MIS DecisionWare, po akvizici je součástí Inforu nebo M-Line řešení na bázi databázové platformy Caché apod.), výhodný pro mnoho tuzemských organizací (ICOM Transport, Connex Moravia, VEBA, textilní závody Broumov atd.). Nabídka dodavatelů špičkových BI platforem se nejvíce soustřeďuje na segment velkých organizací, které si mohou dovolit nákladná, na míru uzpůsobená řešení. Malým a středně velkým firmám, nebo společnostem, pro něž nástroje Business Intelligence nepředstavují kritickou aplikaci, jsou k dispozici řešení vyvíjená a integrovaná v rámci ERP systémů nebo samostatná přednastavená řešení, která využívají předpřipravené balíčky standardních nástrojů a funkcí. Tato řešení nacházejí široké uplatnění právě ve výrobních podnicích. Lze je totiž pořídit a provozovat za nižších nákladů a zavést za kratší dobu, než je tomu u komplexních robustních BI aplikací. 2. Využití BI v rámci ERP systému V průběhu let 2003 a 2006 se BI nástroje staly nedílnou součástí většiny ERP systémů nabízených na českém trhu. Průzkumy trhu z let 2007 až 2010 potvrzují, že pouze necelá tři procenta ERP systémů neumožňují ani statický reporting. Předmětem analýz poskytovaných většinou ERP systémů jsou provozní data, zejména z oblasti účetnictví a obchodu, a to formou předpřipravených reportů. Při rozboru dat v transakčních systémech mají uživatelé možnost přistupovat k těmto reportům. Mohou klást dotazy týkající se např. efektivnosti nákupu a prodeje, stavu a řízení zásob, mohou určovat prodejní strategie, objevovat příležitosti na trhu apod. Analýza provozních dat v ERP systémech má však mnoho omezení, proto někteří dodavatelé nabízejí rozšíření o plnohodnotný datový sklad, resp. externí specializované řešení. Typickým příkladem je nejrozšířenější ERP systém na českém trhu, Helios Orange, který kromě vlastních komponent Dataskop a Helios Intelligence nabízí integraci s modulem Controlling od společnosti GIST. Jiný přístup volí výrobce informačního systému Karat, který používá vlastní plnohodnotný manažerský systém, fungující jak 8 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/2011

3 Řešení Business Intelligence pro výrobní podnikya jejich praktická aplikace nad provozní, tak OLAP databází. Při prezentaci výsledků se opírá nejen o vlastní modul Manažer, ale také o portálové řešení Microsoft Office SharePoint Server, které zpřístupňuje vybrané údaje širokému spektru uživatelů. Další, zejména dodavatelé světových ERP řešení, používají pro vybudování manažerských systémů nástroje a technologie vyspělých BI platforem. Např. Minerva ČR nabízí uživatelům QAD EA aplikace Business Intelligence a CPM na bázi IBM Cognos 8 BI. Základní nástroj pro manažery na jednotlivých úrovních firmy představuje tzv. analytická mapa, kterou tvoří jednoduchá, uživatelsky modifikovatelná tabulka klíčových ukazatelů. Tuto mapu tvoří rozhraní pro řízení dle konceptu BSC (Balanced Scorecard). V jednotlivých perspektivách BSC jsou definovány ukazatele a jejich vlastníci z řad manažerů. Tyto ukazatele jsou navázány na analytické informace, které si manažeři mohou zobrazovat ve formě tabulek, grafů anebo přes odkazy, resp. vstupy do systému. Uživateli se pak každé ráno zobrazují aktualizovaná data, relevantní pro jeho oblast působení a příslušné kompetence. Analytická mapa je standardní součástí systému, takže zkušený uživatel či správce ji může připravit podle individuálních potřeb pro kohokoliv ve firmě. Jedním z často sledovaných analytických ukazatelů je produktivita práce (v BSC perspektiva učení se a růstu). Např. ve společnosti Magna je tento ukazatel zobrazován na elektronické nástěnce, která je na základě čárových kódů neustále aktualizována. Pro složitější analýzy je určen sofistikovaný nástroj QAD BI (Business Intelligence), který pracuje s datovým skladem, do něhož transakční systém data z provozní databáze inteligentně transformuje do požadované struktury. Do OLAP databáze Cognosu se data načerpají z datového skladu, exportují přímo přes připravené knihovny QAD a vznikají datové kostky, nad nimiž pak lze provádět analýzy. Uživatel si je nemusí vytvářet sám. K dispozici má osm modelů s připravenými klíčovými pohledy, ukazateli, analýzami a simulacemi, které představují sadu nejlepších praktik QAD používaných zákazníky po celém světě. Výsledkem je obrazovka s klíčovými indikátory, které ukazují a barevně určují stav sledovaného jevu [1]. SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/2011 9

4 Petr Sodomka, Hana Klčová, Jiří Kříž Obr. 1 Koncept BSC v prostředí ERP systému QAD [1] 3. Přednastavená samostatná BI řešení na českém trhu CVIS sleduje samostatná přednastavená BI řešení od roku Stejně jako v případě výzkumu ostatních oblastí BI trhu čerpá z teoretických východisek těchto autorů a jejich publikací: Kimball (1998) [2], Kimball, Ross (2002) [3], Inmon (2005) [4], Smalltree (2006), [5], Howson (2008) [6]. Vychází také z výzkumů renomovaných analytických agentur [7-8] a vlastních šetření zaměřených výhradně na český trh [9]. Jak ukazuje graf na obrázku 2, proporcionalita nabídky samostatných přednastavených BI řešení se v posledních čtyřech letech výrazněji nemění. Přibližně pětina dodavatelů tuto nabídku neposkytuje. Ze zbývajících čtyř pětin je zhruba polovina samostatných přednastavených řešení univerzálně využitelných. Druhá polovina je orientována oborově (zejména pro oblast dopravy, farmacie, utilit, veřejné a státní správy, telekomunikací a bankovnictví) a procesně. Procesně orientované balíčky zahrnují buď komplexní nastavení procesu (controlling, řízení obchodu, marketingu, servisu, logistiky, výroby, komplexní řízení dle metodiky Balanced Scorecard) nebo jeho specifické části (řízení rizik, řízení investic a portfolií, prediktivní analýzy pro řízení kontaktů apod.). Přednastavená samostatná BI řešení s sebou přináší standardizované manažerské úlohy a know-how, které do nich buď přímo vkládají implementační partneři, nebo vzniká jako nejlepší praktika na základě opakovaného nasazení dané aplikace. Tyto zkušenosti patří k tomu nejcennějšímu, co může předpřipravené řešení malým a středně velkým podnikům, nebo organizacím, pro něž nástroje Business Intelligence nepředstavují kritickou aplikaci, nabídnout. 10 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/2011

5 Řešení Business Intelligence pro výrobní podnikya jejich praktická aplikace Obr. 2 Vývoj nabídky přednastavených BI řešení [9] 4. Přednastavené, procesně orientované BI řešení pro výrobní podniky Altec Productive Intelligence System (APIS) představuje sadu nástrojů BI vybudovanou na platformě Oracle Business Intelligence. Díky ní dokáže: Vytvářet přehledy o provozu, zakázkách, nákladech, vytížení kapacit, úrovni využití zdrojů. Vytvářet analýzy a simulace. Sledovat a řídit výkonnost podniku. Jako datová základna mu může sloužit jak provozní databáze ERP systému, tak OLAP databáze datového kladu. Výsledky pak lze prezentovat ve formě grafických panelů a reportů, které si každý uživatel může jednoduše přizpůsobit podle svých požadavků. Přednastavené funkce jsou orientovány do modulů Finance, Distribuce, Výroba, Personalistika a Monitoring. Každý z uvedených modulů je dále členěn na funkční komponenty, které mohou být provozovány samostatně a nezávisle na ostatních. Specifické potřeby zákazníků lze řešit vývojem zakázkových úprav nebo vlastních samostatných funkcí. Následující případová studie popisuje nasazení APIS ve výrobní společnosti Austin Detonator. 5. Případová studie: Jak úspěšně vybudovat manažerský informační systém Austin Detonator patří k předním evropským výrobcům roznětných systémů. Počátek výroby společnosti, ještě pod názvem Zbrojovka Vsetín, se datuje do období padesátých let minulého století, kdy začala vyrábět první průmyslové elektrické SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/

6 Petr Sodomka, Hana Klčová, Jiří Kříž rozbušky. V roce 1999 byla odkoupena společností Austin Powder International a stala se součástí tohoto nadnárodního koncernu. Hlavní výrobní program tvoří neelektrické a elektrické rozbušky, rozbušky s elektronickým roznětem, komponenty pro výrobu (sestavu) rozbušek, iniciační prostředky, pilule a palníky a pomůcky pro trhací práce. Austin Detonator je exportně orientovaná firma, která více než 90 % své produkce vyváží do zahraničí, a to jak do zemí Evropské unie, tak i do vzdálenějších destinací, jako jsou např. USA, Japonsko, Austrálie a země Středního východu. V současné době zaměstnává přes 700 pracovníků. 5.1 Proč budovat manažerský informační systém Již během výběrového řízení na podnikový informační systém uvažovalo vedení společnosti o pořízení manažerské nadstavby. Nejdříve však přistoupilo k implementaci vybranému ERP řešení IFS Aplikace, který se podařilo úspěšně předat do ostrého provozu k 1. lednu Poté se vedení společnosti vrátilo k myšlence pořídit manažerský informační systém, který by umožnil centralizovat data pro rozhodovací procesy a zprostředkoval globální pohled na chod a hospodaření celé firmy. Stávající způsob reportingu z ERP systému prostřednictvím tiskových sestav a dokumentů v MS Excel totiž nedostačoval, proto bylo rozhodnuto o vybudování MIS, který by uměl čerpat data z provozních aplikací a přetvářet je na informace, které vrcholový i střední management potřebuje k rozhodování. Jedním z hlavních požadavků tak bylo zajistit manažerské informace pro různé úrovně řízení. 5.2 Postupné zavádění systému Poslední fází výběrového řízení bylo vytvoření pilotní oblasti, které proběhlo ještě před podpisem smlouvy o dodávce. Tento test dodavatele ukázal, zda je schopen naplnit požadavky a očekávání zákazníka. V případě neúspěchu by společnost oslovila druhého dodavatele v pořadí. Za pilotní oblast byl vybrán prodej, kde již na začátku měli konzultanti dodavatele jasno, jak by měl výsledek vypadat. Analýzy a reportování v prodeji již byly prověřeny dlouholetým používáním. APIS měl nahradit stávající zpracování s tím, že proces bude probíhat automaticky a umožní v případě potřeby reporty dynamicky měnit. Vytváření celé struktury systému reportování v oblasti prodeje měli pod dohledem pracovníci Austin Detonator, dodavatel pouze převáděl jejich představy a požadavky do vlastního systému. V rámci implementace se také podařilo stávající reporty vylepšit prostřednictvím nových nástrojů, které řešení poskytují. Smlouva o dodávce byla podepsána koncem roku 2009 a konzultanti začali na řešení pracovat hned počátkem ledna následujícího roku. V průběhu devíti měsíců byly dokončeny oblasti uvedené ve schématu na obrázku 3 Inventory, Finance s týdenními reporty, Telephony, Sales a Quality. Jakmile byla implementace každé z oblastí ukončena, bylo možné ihned používat jejich výstupy. Po určitou dobu bylo ponecháno souběžné zpracování v novém MIS a původním způsobem přes MS Excel, aby bylo možné ověřit, zda jsou nové výstupy správné. 12 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/2011

7 Řešení Business Intelligence pro výrobní podnikya jejich praktická aplikace Obr. 3 Procesní model manažerského systému ve společnosti Austin Detonator Od září 2010 používá manažerský informační systém 20 pojmenovaných uživatelů, kteří jsou rozděleni do sedmi skupin. Vlastní tvorbu sestav a reportů zpracovávají tři zaměstnanci. Někteří další pracovníci, např. manažeři prodeje, jsou schopni vytvářet si také vlastní reporty, takže APIS nyní využívá aktivně celkem 10 pracovníků. Ostatní zaměstnanci pracují pouze s předem připravenými reporty. 5.3 Hlavní úkoly pro nový manažerský systém Hlavním požadavkem bylo převedení konkrétních reportů ze skladového hospodářství, prodeje, financí, výroby a kvality do manažerského informačního systému. Týdenní reporty nyní umožňují sledovat pohledávky, závazky, objem prodejů a další důležité ukazatele z těchto oblastí. Významná část řešení pokrývá prodeje, z nichž patří k nejsledovanějším náklady, které slouží jako zdroj pro analýzu obchodních marží. Kromě uvedených oblastí pokrývá manažerský systém také telefonování a poskytuje tak přehledy o veškerých nákladech a druzích volání přes mobilního operátora. Druhým úkolem po převedení reportů bylo využít možností analýz získaných informací. V první fázi byly vytvořeny rozbory zaměřené na obchodní marže z pohledu zákazníků, typů výrobků, teritorií, a to včetně časového vývoje. V oblasti kvality jsou pak rozbory zaměřeny na neshodné výrobky a hledání příčin jejich vzniku. Poslední krok, který je plánován v rámci rozvoje systému APIS, je vytvoření uceleného konceptu řízení dle metodiky Balanced Scorecard. 5.4 Úzká místa budování manažerského systému V průběhu implementace se vyskytla dvě úzká místa. Prvním z nich je samotná analýza a návrh systému tato fáze je velmi citlivá na to, aby uživatel nakonec získal SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/

8 Petr Sodomka, Hana Klčová, Jiří Kříž ty informace, které požaduje. Druhý problém se vyskytl při testování, kdy výsledky ze systému neodpovídaly reportům vytvořeným stávajícím způsobem v MS Excel. Vedlejším přínosem implementace tak bezesporu bylo odhalení nepřesností a chyb, majících původ v ERP systému. Bylo třeba učinit taková opatří, aby již další chyby nevznikaly. Tato zásada se stala výzvou pro celý implementační tým, který nakonec vytvořil celkem tři opravné mechanismy: Data pořizovaná do systému APIS jsou upravena podle předdefinovaných pravidel. Některé doklady jsou označeny určitým atributem tak, aby je bylo možné identifikovat a nastavit jejich chování. Byl změněn proces přeúčtování tržeb pomocí interních dokladů v oblasti prodeje a definován přesný postup, jak takový doklad vyhotovit. Poslední uvedený mechanismus samozřejmě zkomplikoval dosavadní práci účetních. Tyto obtíže však byly vyváženy tím, že nyní jsou veškeré doklady správně zaúčtovány. Při řešení problémů s chybami se ukázalo jako výhodné, že fi rma pořídila transakční i analytický systém od stejného dodavatele. Vyhledání a oprava dat tak byla podstatně rychlejší a snadnější. Podobně jako v jiných organizacích, ani v Austin Detonator se nový manažerský systém nesetkal u všech uživatelů s bezmezným nadšením. Pracovníci doposud zvyklí na své tabulky Excelu se museli naučit, kde a jak reporty najdou. Tato fáze je velmi citlivá, proto je nutné věnovat každé skupině uživatelů dostatek času na školení a individuální konzultace. Jako vhodný model lze doporučit dvoustupňové školení. Koncové uživatele by měli školit vlastníci klíčových procesů, neboť dobře znají detaily práce, např. v oblasti obchodu, řízení vztahů se zákazníky atd. 5.5 Čeho se vyvarovat při výběru a zavádění manažerského systému Již před samotným výběrem systému a dodavatele je třeba důkladně promyslet, jaké manažerské řešení firma opravdu potřebuje, a definovat cíle, kterých chce dosáhnout. Na tyto požadavky by měl potenciální dodavatel umět odpovědět a navrhnout zákazníkovi nejen nejvhodnější cílové řešení, ale i postup jeho vybudování. Josef Hudec, odpovědný ve společnosti Austin Detonator za oblast IT, dodává následující osobní zkušenost: Nikdo by si neměl myslet, že pouze zakoupením licencí od dodavatele dosáhne požadovaných výsledků. Je třeba stavět na osobnostech a zkušenostech konzultantů. Ti by se měli umět zákazníka správně dotázat na jeho potřeby a pochopit je. Dále musí být schopni proniknout do datové struktury firmy, porozumět návaznostem a navrhnout odpovídající řešení. Chcete-li si vyzkoušet tyto schopnosti konzultantů, pak mohu doporučit náš způsob testování na vybrané oblasti ještě před podpisem smlouvy o dodávce systému. 5.6 Přínosy systému v praxi I když společnost ještě není s budováním manažerského systému u konce, je již nyní možné vidět tyto hlavní přínosy: 14 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/2011

9 Řešení Business Intelligence pro výrobní podnikya jejich praktická aplikace Snížení časového vytížení pracovníků controllingu až o 100 %, ti se již nemusí zabývat pořizováním a čištěním dat, ale mohou se plně věnovat analýzám. Vedení společnosti má kdykoli k dispozici informace pro své rozhodování a nemusí čekat, až oddělení controllingu vytvoří potřebné reporty. Jednotná verze pravdy a vyloučení duplicit manažerský systém je nyní centrálním místem pro vyhledávání informací k rozhodovacímu procesu. Zkvalitnění procesu plánování je zřejmé zejména v oblasti investic, kde lze snadno vyhodnotit přínosy a ziskovost konkrétního výrobku. Pro klasické plánování jsou přínosem analýzy minulých let. Konsolidace dat jelikož je společnost složena z více samostatných firem, potřebuje mít možnost náhledu na výsledky celé skupiny, což bylo v minulosti velmi obtížné zajistit a navíc s vysokou mírou chybovosti. Prohloubení možností analýz nahlížení na data z nových pohledů a také použití nových nástrojů pro rozpad, slučování, pivoting apod. 6. Závěr Jedním z hlavních trendů v komerčním i nekomerčním sektoru je tzv. komoditizace BI do oborových a procesních přednastavených balíčků pro tvorbu manažerského informačního systému. Komoditizovány jsou hlavní funkční oblasti těchto balíčků, dílčí odlišnosti si pak organizace upraví podle potřeby. Jeden z takto předpřipravených balíčků představuje informační systém APIS, který jsme i s případovou studií uvedli v tomto článku. Komoditizovány jsou do značné míry také nástroje a funkce BI řešení integrovaných v ERP systémech. Jako příklad jsme zvolili ERP systém QAD EA a využití nástrojů BI platformy Cognos v jeho rámci. CVIS očekává, že tento trend bude v následujících letech významněji posilovat a prosazovat se nejen ve výrobních podnicích, ale také v obchodních a servisních společnostech a částečně i organizacích, které dosud pořizovaly robustní, na míru připravená BI řešení. 7. Literatura [1] KLČOVÁ, H. QAD: Špičkové řešení pro průmyslové podniky. CVIS.CZ [online] [cit ]. Dostupné z www: < [2] KIMBALL, R., et al. The Data Warehouse Lifecycle Toolkit: Expert Methods for Designing, Developing, and Deploying Data Warehouses. New York: John Wiley and Sons, ISBN [3] KIMBALL, R.; ROSS, M. The Data Warehouse Toolkit: The Complete Guide to Dimensional Modelling. New York: John Wiley and Sons, ISBN [4] INMON, W. H. Building the Data Warehouse (Fourth Edition). Indianapolis: Wiley Publishing, ISBN [5] SMALLTREE H. BI s founding father speaks: Q&A with Howard Dresner. SearchData-Management.com [online] [cit ]. Dostupné z www: < techtarget.com> SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/

10 Petr Sodomka, Hana Klčová, Jiří Kříž [6] HOWSON, C. Successful Business Intelligence. New York: McGraw Hill, ISBN [7] FEIMAN, J.; MacDONALD, N. Magic Quadrant for Business Intelligence Platforms. Gartner RAS Core Research Note G , [8] CHANDLER, N.; RAYNER, N.; DECKER, J. E. Magic Quadrant for CPM Suites. Gartner RAS Core Research Note G , [9] SODOMKA, P.; KLČOVÁ, H. Informační systémy v podnikové praxi. 2. aktualizované a rozšířené vydání. Brno: Computer Press, ISBN SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 2/2011