Mefisto ACADEMY 3.4 POS

Transkript

1 Mefisto ACADEMY 3.4 POS

2 Mefisto ACADEMY modul POS MEFISTO SOFTWARE, a.s

3 Seznam kapitol Mefisto ACADEMY modul POS Seznam kapitol O této příručce 1 Vítejte v systému Mefisto 2 Vítejte v POS 3 Použitá terminologie 4 Metodická část 5 Výkonné funkce 6 Doteková obrazovka 7 Klasická klávesnice 8 Tipy a triky 9 POS Konfigurátor 10 Výstupy 11 Obsah - 1

4 Mefisto ACADEMY modul POS Obsah Obsah O této příručce 1-7 Vítejte v systému Mefisto 2-9 Struktura systému Mefisto 2-9 Vítejte v POS 3-13 Části POS 3-15 POS Server 3-15 POS Terminál 3-15 Správa POSu 3-15 Fungování POS 3-16 POS Terminál 3-17 Rozdělení POS Terminálů 3-17 Porovnání POS Terminálů 3-18 Použitá terminologie 4-19 Označení částí systému 4-19 POS 4-19 Pokladna 4-19 Terminál, stanice 4-19 Zdroje 4-19 Tiskárny 4-19 Účetní den 4-20 Účetní skupiny 4-20 Druhové skupiny 4-20 Rozpětí 4-20 Marže 4-20 Osokonta 4-20 Technické výrazy 4-21 SOV 4-21 Archivace 4-21 Databáze 4-21 Aplikační server 4-21 Obsah - 2

5 Obsah Mefisto ACADEMY modul POS Metodická část 5-23 Úvod 5-23 Zavádění POS 5-23 Nastavení systému 5-23 Provázanost POS a FBS 5-24 Provázanost POS a REC 5-24 Průběh dne 5-25 Účetní zpracování 5-25 Výkonné funkce 6-27 Kontrola chodu pokladního systému 6-27 POS Monitor 6-27 Náhled na záznamy terminálů 6-27 Spuštění POS Terminálů v aplikaci MHS 6-28 Předvolby POS Terminálů 6-28 Osokonta 6-30 Co jsou osokonta 6-30 Možnosti použití 6-30 Režimy použití 6-30 Funkčnost osokont 6-30 Kontrolní mechanismy 6-31 Náhled na účty POS 6-31 Stornoprotokoly 6-32 Doteková obrazovka 7-33 Spuštění a vypnutí pokladny 7-33 Práce s dotekovou obrazovkou 7-33 Přihlášení uživatele 7-33 Popis dotekové obrazovky 7-34 Práce s vnořenými obrazovkami 7-35 Markování rychlých účtů 7-36 Založení účtu na číslo stolu 7-36 Vyvolání uloženého účtu 7-37 Markování slev a přirážek 7-39 Storna 7-40 Storna jednotlivých položek 7-41 Storno celého účtu 7-41 Záporné položky 7-41 Obsah - 3

6 Mefisto ACADEMY modul POS Obsah Dělení účtu 7-42 Převádění položek na účtech 7-43 Platba 7-44 Hotovost 7-44 Kreditní karta 7-44 Stravenky 7-45 Na pokoj 7-46 Management, konzumenti na dům 7-47 Několik různých plateb na jednom účtu 7-47 Zvláštní funkce 7-48 Změna platby 7-48 Tisk sestav 7-48 Objednávky zboží na jiných střediscích 7-48 Klasická klávesnice 8-49 Práce s klasickou klávesnicí 8-49 Přihlášení uživatele 8-49 Popis základní obrazovky 8-51 Markování rychlých účtů 8-52 Markování pomocí skupin zboží NLU 8-53 Založení účtu na číslo stolu 8-54 Vyvolání uloženého účtu 8-56 Markování slev a přirážek 8-57 Storna 8-58 Storna jednotlivých položek 8-58 Storno celého účtu 8-59 Záporné položky 8-59 Dělení účtu 8-60 Převádění položek na účtech 8-61 Platba 8-62 Hotovost 8-62 Kreditní karta 8-62 Stravenky 8-63 Na pokoj 8-63 Management, konzumenti na dům 8-64 Několik různých plateb na jednom účtu 8-64 Zvláštní funkce 8-64 Změna platby 8-65 Domarkování tipu 8-65 Obsah - 4

7 Obsah Mefisto ACADEMY modul POS Mezisoučet 8-66 Kopie účtu 8-66 Otevření uzavřeného účtu 8-66 Tisk sestav 8-67 Objednávky zboží na jiných střediscích 8-67 Tipy a triky 9-69 Znovunačtení parametrů stanice 9-69 Porucha komunikace POS Serveru 9-69 Poruchy při používání identifikačních čipů 9-69 POS Konfigurátor Spuštění POS Konfigurátoru Obecná pravidla pro práci s POS Konfigurátorem Pokladny Stanice Základní pojmy týkající se pokladních stanic Klávesnice Editace rozložení klávesnice Dotekové obrazovky Ostatní klávesnice Tisk klávesnic Šablony klávesnic Platby Přirážky a slevy Tiskárny Zdroje Druhové skupiny Struktura prodejních cen Daňová tabulka Uživatelé Výstupy Rozdělení výstupů ze systému Sestavy Rozdělení sestav Živé tabulky s grafy Konfigurace tiskových sestav Seznam tiskových sestav Obsah - 5

8 Mefisto ACADEMY modul POS Obsah Průvodce sestavami Výstupy na terminálech Tiskové sestavy Finančně Druhově Žurnály účtů Stornoprotokoly Tržby na dům Druhově dle DPH Finančně dle DPH Osokonta Sklady - hárek Manažerské výstupy Vývoj tržeb Struktura prodeje Časové statistiky Konfigurace Základní číselníky Klávesnice Obsah - 6

9 O této příručce Mefisto ACADEMY modul POS O této příručce 1 Tato příručka je uživatelským popisem modulu POS, který je součástí softwarových produktů Mefisto GOURMET 3.4, Mefisto GOURMET+ 3.4, Mefisto HOTEL+ 3.4, Mefisto GRAND 3.4, Mefisto SPA 1.3 a Mefisto SPA Příručka obsahuje stručný metodický úvod, popis konfigurace, popis uživatelského ovládání jednotlivých dialogů a popis tiskových sestav. 1-7

10

11 Vítejte v systému Mefisto Mefisto ACADEMY modul POS Vítejte v systému Mefisto 2 Mefisto jsou komplexní softwarové produkty určené pro řízení hotelových, lázeňských, restauračních a všech příbuzných provozů. Mefisto byl navržen s využitím nejmodernějších softwarových technologií. Mefisto je především pro uživatele. Všechny dialogy byly vytvořeny s maximální péčí věnovanou designu, účelnosti, funkčnosti i ergonomii. Mefisto je software určený jak pro provozní pracovníky (recepční, číšníky, sestry), tak pro management a zázemí (počínaje účetní a konče ředitelem). Mefisto řeší základní oblasti hotelového provozu: recepci, směnárnu, pokladní systém, skladové hospodářství, rezervace doplňkových služeb. Mefisto řeší základní oblasti lázeňského provozu: práce sester, lékařů, plánování procedur, zpracování laboratorních výsledků. Produkty Mefisto vyřeší všechny vaše problémy. Struktura systému Mefisto Telefony HOST PACIENT Klimatizace Energetika Kartové zámky Recepce Směnárna Rezervace POS F&B DODAVATEL Vnitřní televizní okruh Další systémy Rezervační systémy Lékař Časování Laboratoř Struktura systému Mefisto 2-9

12 Mefisto ACADEMY modul POS Vítejte v systému Mefisto REC POS FBS řízení provozu recepce rezervace ubytování, rezervace doplňkových služeb hotelová pokladna, směnárna, fakturace banka hostů, konfigurace systému, technologická rozhraní pokladní systém určený především pro restaurační provozy práce s účty v režimu rychlé i pomalé transakce různé typy plateb objednávky do výrobních středisek přímá návaznost na REC a FBS otevřená třívrstvá architektura - různé typy prodejních terminálů (Windows PC, TouchScreen, Orderman, Hartek, Walla,...) skladový systém určený především pro restaurační provozy neomezený počet skladů detailní druhová evidence zboží, oceňování váženým aritmetickým průměrem kalkulace jídel a nápojů evidence všech nestandardních skladových pohybů (manka, přebytky, atd.) on-line napojení na pokladní systém (POS) inventurní soupisy - kdykoli v průběhu měsíce kontrolní analýzy pro detailní sledování hospodaření Rezervace prostor evidence rezervací různých typů služeb - fitness, sportoviště, léčebná stanoviště je součástí REC, má přímou návaznost na rezervace ubytování rezervace na jednotlivé dny s časovým rozlišením v průběhu dne jednorázové i opakované rezervace - permanentky přehledné grafické zobrazení rezervace vícekapacitních služeb po částech i jako celek 2-10 Struktura systému Mefisto

13 Vítejte v systému Mefisto Mefisto ACADEMY modul POS Směnárna směnárna z REC s možností fungování v samostatném provozu nákup i prodej valut a deviz všechny standardní pokladní operace evidence valutové knihy Lékař evidence údajů o pacientech chorobopis/dekurz pacienta žurnál kontrol žádanky pro laboratorní vyšetření léčebné programy multijazyčná podpora ve výstupech pro pacienty Časování procedur automatické převzetí ordinovaných procedure z modulu Lékař evidence pracovišť, rozvrhy, kapacity v čase, návaznosti procedur, obsazování podle pohlaví automatické i ruční plánování Laboratoř automatické převzetí žádanek z modulu lékař evidence materiálu k žádankám, evidence výsledků laboratornách vyšetření, hromadné žádanky pro externí laboratoře zpracování výsledků, automatické upozornění na patologické hodnoty, přenos do dokumentace pacienta Lékárna je využívána funkčnost skladového modul (FBS) modul je určen pouze pro potřeby evidence skladových zásob léků a zdravotnického materiálu, není určen pro provoz veřejných lékáren (neobsahuje podporu přímého prodeje léků) Další společné vlastnosti společné funkce pro konfiguraci systému, správu uživatelů, konfiguraci tiskových sestav grafické uživatelské prostředí moderní architektura Client/Server kombinovaná v případě POS s bezpečnou třívrstvou architekturou modulární stavba systému systém je navržen pro nepřetržitý provoz Struktura systému Mefisto 2-11

14

15 Vítejte v POS Mefisto ACADEMY modul POS Vítejte v POS 3 Základní funkce Modul POS systému Mefisto je pokladní systém, vhodný především pro restaurace. Jeho stavba a funkčnost odpovídá potřebám restauračního provozu. Modul POS navazuje na předchozí verzi pokladního systému PF'93 pro operační systém MS DOS. Úkolem pokladního systému je řízení restauračního provozu, sledování toku financí v restauracích a kontrola personálu restaurací. Dále slouží k přesné evidenci prodávaného zboží. Ta je nutná pro přesnou evidenci skladových zásob a jejich úbytků. Mefisto POS je určen pro provoz v počítačových sítích s operačním systémem Windows. Mefisto POS umožňuje použití širokého výběru různých pokladních terminálů pro provoz v jedné restauraci. Zakládání a udržování restauračních účtů. Přepočty cen na základě parametrů zadaných pro prodejní střediska a pro různé typy plateb. Uzavírání účtů platbou a evidence přijatých financí a jejich třídění do účetních skupin. Operace s účty. Automatický tisk objednávkových bonů pro výrobní a výčepní střediska. Okamžitá kontrola nad provozem. Umožňuje náhledy na aktuální stav tržeb a spotřebovaného zboží na střediscích. Automatické okamžité odtěžování skladů o prodané zboží. 3-13

16 Mefisto ACADEMY modul POS Vítejte v POS HOST SPOKOJENÝ HOST POS terminál markování účtů platby objednávky zboží Hotelová recepce Pokladna F&B systém POS server Uložená data Interfaces Konfigurace Tisky a statistiky Modul POS Host, spokojený host Hotelová recepce Pokladna F&B systém POS Terminál Konfigurace Tisky a uzávěrky Interfaces Zákazníci restaurace. Hotelové účty hostů restaurace. Hotelová pokladna, evidence financí restaurace. Evidence zboží ve skladech. Pokladny určené pro obsluhu v restauracích. Nastavení všech parametrů systému. Přístup ke všem tiskovým výstupům obsaženým v systému. Napojení na externí systémy (elektronické výčepní systémy). 3-14

17 Vítejte v POS Mefisto ACADEMY modul POS Části POS Celý pokladní systém se skládá z několika částí. Každá s nich má svůj význam pro fungování celého systému. POS Server POS Server je aplikace, která zajišťuje komunikaci s databází na jedné straně a komunikaci s jednotlivými POS Terminály na straně druhé. Je spuštěn na jedné stanici sítě (zpravidla to bývá server sítě) a není třeba jej nijak obsluhovat. POS Terminál POS Terminál je část POS, která je určena pro obsluhující personál v restauraci. Její vzhled může být velmi různý. Liší se podle toho, jaký terminál je právě používán. Současné možnosti jsou: Terminál pro klasickou klávesnici připojenou k jakémukoli zařízení s nainstalovanými MS Windows 95/98/ME/NT/2000/XP (může samozřejmě jít o jakoukoli specializovanou klávesnici, jde pouze o to, že tato klávesnice obsahuje konečný počet fyzických tlačítek) Terminál pro dotekovou obrazovku připojenou k jakémukoli zařízení s nainstalovanými MS Windows 95/98/ME/NT/2000/XP Terminál pro kapesní zařízení ORDERMAN Terminál pro koncová zařízení tvořená výčepními zařízeními - HARTEK, WALLA Správa POSu Správa modulu POS je součástí hlavní aplikaci hotelových modulů systému Mefisto (MHS). Tato část je určena především pro následující operace: nastavení celého systému, konfigurace tiskových sestav, tisk sestav včetně manažerských výstupů, monitorování chodu pokladního systému, kontrola zadávaných údajů. Části POS 3-15

18 Mefisto ACADEMY modul POS Vítejte v POS Fungování POS Modul POS je modulární systém umožňující plynulé rozšiřování funkčnosti, a to zejména v oblasti podpory rozličných typů HW zařízení jako jsou pokladní terminály, speciální tiskárny, výčepní zařízení apod. Na schématu jsou zobrazena všechna zařízení v současnosti podporovaná modulem POS systému Mefisto. Objednávkové tiskárny Komunikace POS-Server «--» POS-Terminály POS-Terminály (Windows) LAN LAN modem TCP - POS-potokol POS-Server LAN RS232 RS232 Interface Micros server RS232 Výčepní zařízení Walla / Hartek Micros Orderman Zařízení zapojená v modulu POS (POS - komunikace mezi terminály a serverem) POS Server je koncipován tak, že lze v jedné síti provozovat více POS Serverů, přičemž každý obsluhuje část terminálů či jiných zařízení. Tímto způsobem lze rozdělit zátěž ve větších provozech na více počítačů. Při tvorbě systému byla využita třívrstvá architekturu založená na databázovém SQL serveru Borland Interbase, vlastním aplikačním serveru (POS Server) a klienty (POS-Terminál a další zařízení) Fungování POS

19 Vítejte v POS Mefisto ACADEMY modul POS Třívrstvá architektura modulu POS Uživatelská vrstva POS-Terminály Vrstva logického rozhraní POS-Server Databázová vrstva SQL server Komunikace mezi POS Serverem a POS-Terminály probíhá pomocí firemního speciálně vytvořeného tzv. POS-protokolu, který je založen na protokolu TCP/IP. Je navržen tak, aby minimalizoval objem dat přenášených mezi serverem a klientem. Systém lze proto provozovat i na pevných linkách již od kapacity 64 Kb. POS Terminál Popis práce s POS-Terminálem v tomto manuálu je rozdělen na dvě základní části - práce s terminálem pro dotekovou obrazovku a práce s terminálem pro klasickou klávesnici. Práce s oběma typy terminálů se totiž v mnoha bodech dosti podstatně liší. Je proto vhodné věnovat se ovládání obou skupin terminálů zvlášť. Ti uživatelé, kteří mají ve svých provozech oba typy terminálů, pravděpodobně naopak zjistí, že práce s oběma terminály se v mnohém shoduje. Rozdělili jsme tuto část na dvě oblasti, aby uživatelé systému pouze s dotekovými obrazovkami nebyli zbytečně zmateni popisem operací, které se na jejich terminálech vůbec nevyskytují a naopak. Rozdělení POS Terminálů Třívrstvá architektura POS Modul POS podporuje celou řadu různých HW zařízení, jako jsou pokladní terminály, bonové a účtové tiskárny, speciální pokladní zařízení, výčepní pulty a podobně. Zde se budeme věnovat pouze nejvíce používaným základním pokladním terminálům. Ty můžeme rozdělit takto: Terminál s klasickou klávesnicí Terminál s dotekovou obrazovkou Příruční terminál Orderman POS Terminál 3-17

20 Mefisto ACADEMY modul POS Vítejte v POS Porovnání POS Terminálů Porovnání dle vstupního/výstupního zařízení Následující tabulka zobrazuje porovnání vlastností terminálů podle jejich vstupních zařízení: Typ zařízení Klasická klávesnice Doteková obrazovka touch screen Popis Výhody Nevýhody Většinou speciální gastronomická klávesnice externí nebo integrovaná do pokladny. Popisky kláves buď jako nálepky na každé klávese pod sklíčkem nebo jako vytištěný list papíru pod fólií na ploché membránové klávesnici. Jako levnou alternativu lze použít i PC klávesnici polepenou nálepkami. Většinou LCD displej, který je po celé ploše nebo jen v části citlivý na dotek. Z hlediska programu při doteku prsty či perem generuje události myši. Obrazovka se obsluze "překresluje pod rukama". Po získání praxe jednoznačně rychlejší markování, levnější řešení. Více interaktivní, intuitivní a přirozenější obsluha. Vhodné pro obsáhlý sortiment, jednodušší a pružnější změny sortimentu. Omezený počet kláves, náchylnější na mechanické poškození. Dražší řešení. Porovnání dle umístění Následuje obecná tabulka porovnání typů terminálů jako HW zařízení: Typ terminálu Fixní Handheld (příruční) Popis Výhody Nevýhody Klasický přístroj (pokladna, počítač) umístěný na stálém místě. Mobilní přístroj stále při ruce obsluze. Většinou rádiové (příp. infračervené) spojení se serverem. Pohodlnější a přehlednější obsluha. Větší kapacita vstupu/ výstupu (více kláves, větší display). Rychlejší odbavení hosta. Větší produktivita obsluhy. Celkově kapacitně méně náročné na obsluhu. Topologicky závislé na připojení k síti. Většinou nelze vystavovat venkovnímu prostředí. Menší pohodlí u složitějších funkcí pokladny. Méně přehledné zobrazení POS Terminál

21 Použitá terminologie Mefisto ACADEMY modul POS Použitá terminologie 4 V této kapitole jsou vysvětleny všechny pojmy používané jak v jednotlivých dokumentech a manuálu, tak přímo v programu. Označení částí systému Jednotlivé části systému Mefisto jsou označovány následujícími zkratkami: MHS - označení hotelových modulů systému Mefisto REC - modul obsahující funkčnost recepce POS - modul obsahující funkčnost pokladního systému FBS - modul obsahující funkčnost F&B systému V dalším textu jsou tyto zkratky používány pro rozlišení jednotlivých modulů. POS POS (Point Of Sales) je obecné označení pokladního systému. Hlavní náplní tohoto manuálu je popis POS modulu informačního systému Mefisto. Pokladna Pokladnou je nazýváno každé prodejní místo. Jedna pokladna může mít více prodejních terminálů. Pokladna může i nemusí mít svůj sklad. Příkladem může být např. Restaurace, Sauna, Sál Terminál, stanice Terminál je fyzické zařízení umístěné na prodejním místě. Vlastnosti terminálů určuje nastavení stanice. Jedna stanice může definovat vlastnosti několika terminálů současně. Blíže viz Nastavení systému - Stanice. Zdroje Zdroj je vlastností prodejní varianty, která určuje, na kterých objednávkových tiskárnách se vytisknou bony a ze kterého skladu se tato varianta odtíží v závislosti na pokladně, kde se prodá. Konkrétněji viz Nastavení systému - Zdroje. Tiskárny Tiskárnami z pohledu POS označujeme veškerá zařízení v síti určená k tisku objednávkových bonů, účtů pro hosta nebo výstupních sestav. Nezáleží na tom, zda na tato zařízení přistupuje POS Server či jednotlivé terminály. Všechny tiskárny se definují v modulu Nastavení POS, volba Tiskárny. 4-19

22 Mefisto ACADEMY modul POS Použitá terminologie Účetní den Účetní den definuje kalendářní den, do kterého spadá každý konkrétní doklad (účet) v systému. V POSu je každému účtu přiřazen právě jeden účetní den. Tento den je určen okamžikem uzavření účtu. Pro každou pokladnu je však zlom účetního dne definován zvlášť. Blíže viz Nastavení POS - Pokladny. Účetní skupiny Účetní skupiny slouží pro rozdělení druhových, případně i finančních součtů do konkrétních účetních skupin. Každá prodejní varianta má definovanou svou účetní skupinu, která má potom mimo jiné vliv na začlenění do účetního dokladu. V běžném provozu se pro POS definují většinou tři hlavní účetní skupiny: výroba (AB) zboží (CD) ostatní Druhové skupiny Druhové skupiny slouží pro detailní sledování a rozbory druhových sestav a statistik. Jsou přiřazeny jednotlivým druhovým variantám a mají vliv pouze na jejich seskupování v druhových výstupech. Rozpětí Cenové rozpětí (food cost) je jeden z hlavních ukazatelů provozu sledovaných manažery hotelu. Jedná se o poměr mezi skladovou (nákladovou) a prodejní cenou a udává se v procentech. Rozpětí jinými slovy vyjadřuje, kolik procent z výsledné prodejní ceny na středisku tvoří náklady (skladová cena). Vyjádření vzorcem: food cost = skladová cena / prodejní cena * 100 Marže Marže je další způsob pro vyjádření vztahu nákladů a prodejních cen pro dané zboží (prodejní variantu). Marže je vlastně procenty vyjádřená přirážka ke skladové ceně, pomocí níž vznikne prodejní cena. Vyjadřuje se v procentech. Platí následující vzorce: skladová cena + (skladová cena * marže/100) = prodejní cena, marže = [(prodejní cena / skladová cena) - 1] * 100 Osokonta Osokonta (osobní konta) jsou množiny údajů vážících se ke klientovi, které schraňují informace o jeho čerpání zboží či služeb počítaných pro delší časový interval, např. jeden měsíc. Modul Osokonta se používá pro agendy závodních jídelen, klubové, zákaznické či zaměstnanecké karty, reprefondy, apod. 4-20

23 Použitá terminologie Mefisto ACADEMY modul POS Technické výrazy SOV Pod zkratkou SOV se skrývá střední obecná vrstva. Tato aplikační vrstva systému MHS zajišťuje "předpočítání" časově náročných výpočtů do archivu SOV tak, aby byly výsledky k dispozici pro tiskové výstupy, účetní doklady apod. Pravidelné spouštění nápočtů zajišťuje aplikační server. Archivace V systému MHS existuje mechanismus na pozadí zajišťující komprimaci (zhuštění) starých dat zmenšením detailnosti záznamů při zachování shodných denních součtů. Jelikož je tato komprese ztrátová, původní data se pro případ nutného náhledu na původní informace archivují do speciální databáze a v případě nutnosti se dají opět rekonstruovat do původní podoby. Databáze MHS je informační systém, který ukládá všechna data na jeden vyhrazený počítač v počítačové síti uživatele (server). Na tomto počítači běží program (databázový server), který zajišťuje mimo jiné korektní ukládání dat a jejich opětovné rychlé nalezení. Mnoho složitých výpočtů je zajišťováno právě na databázovém serveru. Komplet uložených dat a programu pro jejich obsluhu se nazývá databáze. Aplikační server Hotelový systém Mefisto Hotel zajišťuje některé náročnější, složitější a delší výpočty pomocí "doplňkových" programů. Tyto programy se nazývají "aplikační servery". Aplikační server pro FBS zajišťuje veškeré zpracování skladových pohybů. Aplikační servery jsou spuštěny většinou na vyhrazeném počítači, který může být současně databázovým serverem (v menších provozech). Technické výrazy 4-21

24

25 Metodická část Mefisto ACADEMY modul POS Metodická část 5 Úvod Pokladní systém (POS) je jednou ze tří stěžejních částí hotelového informačního systému Mefisto (MHS). Spolu s recepcí je zároveň částí, která bývá nezbytná k provozu ve velkých hotelech nepřetržitě celých 24 hodin denně. V těchto případech je vždy některé středisko otevřené (střediska typu personální jídelna/bufet od brzkého rána a provozy typu noční bar/kasino až do rána). Z tohoto důvodu je třeba si uvědomit, že veškeré změny prováděné v nastavení systému se ihned promítají do provozu na běžících pokladnách, a proto je třeba pracovat s určitou rozvážností a obezřetností. Zavádění POS Prvním krokem při zavádění pokladního systému je předem promyslet, co od systému očekáváte a jaké vstupy jste (vy nebo váš personál) ochotni a schopni systému zadávat. Platí, že kvalita systémem poskytovaných informací na výstupu je vždy přímo závislá na přesnosti a podrobnosti lidmi zadávaných údajů na vstupu (ať už se jedná o provozní pracovníky nebo obsluhu v "ostrém" provozu - markující číšníky či prodavače). Některá rozhodnutí je třeba učinit ještě před zakoupením hardwarových zařízení, na kterých budete hotelový informační systém provozovat. Počet a typ pokladních terminálů v jednotlivých provozech závisí na režimu obsluhy, počtu účtujících číšníků či pokladních, jedná-li se např. o silně vytížený provoz s malým sortimentem (použije se klasická gastronomická klávesnice) nebo o příležitostný či sezónní prodej - zahrádky apod. (vhodné pro použití příručních terminálů apod.). Je také třeba se rozhodnout, jaká použijete zařízení k identifikaci markujících (a zda je použijete společně i pro systém dveřních zámků a evidence osob), zda čipy, čipové nebo magnetické karty nebo jen hesla zadávaná z klávesnice terminálu apod. U jídelen, bufetů nebo prodejen se ještě můžete rozhodnout pro použití zásuvek na peníze a zákaznického displeje. Stejně důležité je rozhodnutí o počtu a typech tiskáren použitých v systému. Pro luxusní restaurace je vhodné použít moderní jehličkové tiskárny u pokladny v zázemí na předtištěné účty pro hosty, pro velkoobrátkový provoz bufetového typu je přímo žádoucí užití rychlé bonové termotiskárny. Na toku zboží v hotelu je také závislé rozmístění objednávkových tiskáren. Nastavení systému Druhým krokem je vlastní nastavení systému. Je dobré jej rozmyslet předem, ale lze jej měnit i po získání zkušeností se systémem a poznatků z praxe. Zde je základní časová osnova pro postup nastavení systému: nastavení zařízení v systému pokladny - odbytová střediska tiskárny - všechny tiskárny pokladního systému (tiskárny účtů, bonů, sestav) stanice - pokladní terminály na jednotlivých střediscích Nastavení systému 5-23

26 Mefisto ACADEMY modul POS Metodická část zdroje - definice typů odtížení a směrování objednávkových bonů nastavení sortimentu účetní skupiny (rastry) druhové skupiny daňová tabulka struktura prodejních cen vytvoření prodejních variant rozložení klávesnic Bližší informace o jednotlivých nastaveních získáte dále v oddílu "Nastavení systému" v konkrétních kapitolách. Zde se podrobněji seznámíte s postupem definice sortimentu. Jelikož propojení mezi moduly POS a FBS je přímé, tzn. není zde žádný spojovací můstek, nelze definovat (a markovat) sortiment bez vazeb do skladu tak, jak tomu bylo v předchůdcích systému MHS. Tzn. jakékoliv zboží, které chcete markovat, tj. mít je umístěné na klávesnici terminálu, musí být přímo existující skladovou položkou (kalkulací, surovinou nebo zbožím) v F&B. Pro definici vlastností skladových položek pro uplatnění v POSu slouží právě prodejní varianty skladových položek. Pokud tedy zavádíte pokladní systém, je nezbytně nutné mít pro veškerý prodejní sortiment zavedeny v F&B patřičné skladové položky, ke kterým vytvoříte prodejní varianty a ty pak umisťujete na klávesnice pokladních terminálů. V mezních případech, pokud jste v časovém tlaku a nezvládnete před zahájením ostrého provozu naplnit strom skladových položek, je možno vytvořit jednu skladovou položku typu služba, ke které vytvoříte všechny potřebné prodejní varianty. Toto řešení však příliš nedoporučujeme, jelikož namarkované položky nebudou odtíženy z příslušných skladů a posléze ani nelze změnit jejich vazbu na dodatečně vytvořené skladové položky. Odtížení později vytvořených skladových položek bude třeba provést pomocí rautu. Provázanost POS a FBS Jak již bylo řečeno, mezi POS a FBS je přímé propojení, a to oběma směry: 1. Definiční data - skladové položky (FBS) se prostřednictvím prodejních variant přiřazují přímo na rozložení klávesnic (v POSu). 2. Odtížení namarkovaných položek - namarkované položky (v POSu) se posílají do fronty pro zpracování aplikačním serverem (v okamžiku uložení/uzavření účtu) stejně jako např. položky rautu apod. Provázanost POS a REC Stejně tak i mezi pokladním systémem a recepcí je přímé propojení: 1. Aktuální informace o klientech se přenáší na terminál přímo z datových struktur recepce. 2. Platby na hotelové účty (úvěr/na pokoj, na dům/repre, osokonta) se zapisují přímo do recepčního účtu daného klienta Provázanost POS a FBS

27 Metodická část Mefisto ACADEMY modul POS Průběh dne Oproti předchůdcům systému MHS se v modulu POS nespouští žádná pravidelná uzávěrka systému. Všechny markované účty se ponechávají v databázi v původním stavu, dokud jejich stáří nepřekročí definovanou mez (např. 1 rok). Poté je automaticky aplikační server přesune do speciálního archivu, kde jsou nadále k dispozici k výstupním sestavám. Každý účet je pevně přiřazen do účetního dne podle času jeho uzavření, přičemž zlom účetního dne může být definován pro každou pokladnu v jiný čas (např. účet pořízený v 6:30 na personálním bufetu bude přiřazen aktuálnímu dni, ale účet uzavřený ve stejný čas na pokladně Casino se započte do dne předešlého, jelikož noční provoz kasina započal již předešlý večer). Srovnání kalendářních a účetních dnů 18:00 20:00 22:00 0:00 2:00 4:00 6:00 8:00 10:00 12:00 14:00 Personální jídelna Restaurace Vinárna Casino KALENDÁŘNÍ DEN ÚČETNÍ DEN Graf zlomů účetních dnů na časové ose pro jednotlivé pokladny Otevřené účty se automaticky přenášejí do aktuálního dne a finální přiřazení účetního dne se provede při uzavření účtu. Provoz pokladních terminálů je tedy plně kontinuální, bez jakýchkoliv omezení v čase zlomu dne. V tomto systému se však nepočítá s jiným než denním režimem intervalů "uzávěrky". Účetní zpracování Pokud není implementováno napojení na ekonomický systém třetí strany (např. WAM S/3 společnosti Mikros apod.), jsou v MHS nástroje (tiskové výstupy) pro ruční vytvoření účetního dokladu. Jedná se o následující sestavy: Druhově dle DPH - prodej rozdělený dle účetních skupin a sazeb DPH. Finančně dle DPH - prodej rozdělený dle plateb, účetních skupin a sazeb DPH. Jednotlivé sestavy jsou detailně popsány v kapitole Tiskové sestavy v oddílu Výstupy. Účetní zpracování 5-25

28

29 Výkonné funkce Mefisto ACADEMY modul POS Výkonné funkce 6 Kontrola chodu pokladního systému Pokladní systém obsahuje dvě funkce pro sledování a kontrolu jeho chodu. Jsou to POS Monitor a Náhled na záznamy terminálů. Obě tyto funkce lze spouštět buď z aplikace MHS (z hlavního menu - nabídka POS) nebo přímo ze speciální servisní aplikace POS Diag. POS Monitor Pro sledování aktuálního stavu POS Serveru (příp. více POS Serverů v systému) a připojených terminálů slouží okno POS Monitoru. Při prvním spuštění (nebo po přemístění POS Serveru na jiný stroj v síti) je třeba zadat jméno sledovaného POS Serveru pomocí tlačítka Připojit se k serveru. Po zadání jména serveru nebo jeho vybrání z běžících počítačů v síti se POS Monitor snaží v pravidelném intervalu spojit s daným POS Serverem a převzít od něj seznam připojených pokladních terminálů. Časový interval obnovování seznamu terminálů lze nastavit (případně automatickou obnovu úplně vypnout) tlačítkem Nastavit automatickou obnovu. Tlačítkem Odpojit od serveru zrušíme spojení s aktuálně vybraným serverem v seznamu, pokud jej již nechceme sledovat. Tlačítko Spustit náhled na záznamy terminálů otevře další kontrolní funkci, která je popsána v následující kapitole. Náhled na záznamy terminálů (82003) POS Monitor s připojenými pokladnami. POS Terminály většinou zapisují svou činnost do záznamových souborů (logů). Zde se dají najít případné chyby při běhu programu POS Terminal a při komunikaci s POS Serverem. Většinou jsou logy všech POS Terminálů v síti směrovány do jediné složky i s chybovými záznamy POS Serveru (záleží na nastavení v ini souboru každého terminálu). Právě náhled na tento adresář zprostředkovává funkce Náhled na záznamy terminálů. Kontrola chodu pokladního systému 6-27