KURZ: PRO OJEKTOVÝ MA ANAGEMENT V OBLASTI VZ ZDĚLÁVÁNÍ PROJEKTOVÝ MANAGEMENT TÝMOVÁ PRÁCE A PERSONÁLNÍ ZAJIŠTĚNÍ PROJEKTU

Transkript

1 Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem ČR PROJEKTOVÝ MANAGEMENT V OBLASTI VZDĚLÁVÁNÍ TÝMOVÁ PRÁCE A PERSONÁLNÍ ZAJIŠTĚNÍ PROJEKTU V rámci projektu Vzdělávání vedoucích pracovníků středních škol Zlínského kraje v projektovém řízení CZ.1.07/1.3.09/ Dr. Dan Marek Ing. Tomáš Kantor Velké Karlovice září 2010

2 OBSAH PROJEKTOVÝ TÝM Základní informace Znaky dobrého týmu Skladba týmu Manažer projektu Asistent projektu Finanční manažer TÝMOVÁ PRÁCE Základní informace Výhody Komunikace v týmu Kompetence a odpovědnost Kontinuita 2

3 PROJEKTOVÝ TÝM: základní informace Projektový tým je hlavním výkonným článkem projektu. Řízení lidských zdrojů je jednou z nejdůležitějších částí projektového managementu. Pro každý projekt musí být ustaven konkrétní vybraný projektový tým. Projektový tým = skupina osob, které se realizačně podílejí na splnění cílů projektu a po dobu projektu podléhají řízení projektového manažera, a to v rozsahu přiděleného času nebo určité pracovníkapacityavrámcipřidělených oprávnění a odpovědností. Slovo tým vestaroangličtině znamená spřežení, potah. Ustavení organizační struktury projektu = jeden z prvních úkolů plánovací fáze projektu. 3

4 PROJEKTOVÝ TÝM: základní informace Budování projektového týmu má zcela zásadní význam pro úspěch každého projektu. Před faktickým začátkem samotného projektu hovoříme o tzv. strategickém řízení, kam spadá příprava projektu, definice cílů a nástrojů, navázání partnerských vztahů apod. Po schválení projektu potom začíná tzv. operativní řízení. Náklady na řízení projektu musí být rovněž součástí plánu nákladů; většinou představujíř dt jíčástku pohybující hbjííse mezi 8 13 % celkových nákladů. 4

5 PROJEKTOVÝ TÝM: znaky dobrého týmu Tým lidí, kteří spolupracují, dokáže víc než stejní jedinci pracující jednotlivě (tzv. synergický efekt). Členové týmu si zřetelně uvědomují důvod existence této speciální skupiny lidí a své místo uvnitř týmu. Členové týmu jasně komunikují mezi sebou i s ostatními lidmi ve firměě či instituci. i i Tým jako celek vytváří pozitivní postoje apřesvědčení. Tým má stanovenou hierarchii, která je akceptována členy týmu. Týmoví manažeři povzbuzují pozitivní rysy y týmu a dovedou odvracet destruktivní vlivy. 5

6 PROJEKTOVÝ TÝM: skladba týmu Velmi důležitá je skladba projektového týmu. Uprojektů financovaných ze strukturálních fondů se nepředpokládá, že všechny úkony spojené s řízením projektu bude provádět jedna osoba. Minimálně se doporučuje rozdělení rolí na finanční a věcné řízení projektu. Velikost a organizační č struktura řízeníí projektu závisí na jeho rozsahu. Pro obsazení jednotlivých rolí projektového týmu bývají rozhodující následujících skutečnosti: odbornost vzhledem k požadovanému výkonu; dostupnost v čase vzhledem k harmonogramu projektu; náklady na výkon činnosti podle popisu vzhledem k rozpočtu. 6

7 PROJEKTOVÝ TÝM: skladba týmu Nejčastěji je projektový tým tvořen: projektovým manažerem; asistentem projektového manažera; finančním č manažerem; příslušným počtem vedoucích týmů (počet závisí na rozsahu projektu). K rolím v rámci projektu mohou dále patřit např. projektový výzkumník, projektový administrátor, projektový koordinátor, projektový školitel, projektový metodik apod. Složení týmu by mělo být vyvážené. 7

8 PROJEKTOVÝ TÝM: skladba týmu manažer projektu Manažer projektu je hlavním řídícím článkem projektu, centrálním bodem vztahů všech účastníků projektu a zájmových skupin uvnitř ivně projektu Role projektového manažera = úspěšně naplnit cíl projektu, tedy: řídit lidi zapojené do realizace projektu; řídit a monitorovat procesy; zastupovat projekt navenek; zajišťovat nezbytné zdroje; definovat role; delegovat úkoly; odstraňovat komunikační bariéry; motivovat; spoluvytvářet t projekt se svým týmem; respektovat časové limity a rozvržení zdrojů v projektu; řídit neshody a konfliktní situace (identifikovat různé typy neshod, být schopen předvídat možné problémy); vyjednávat a rozhodovat. 8

9 PROJEKTOVÝ TÝM: skladba týmu manažer projektu Potenciální náplň práce: řízení projektu dle schváleného harmonogramu; zajištění realizace jednotlivých aktivit projektu; zajištění výstupů projektu; ekonomika (kontrola plnění ě rozpočtu, sladění s rozpočtem města, ě hlídání í přímých a nepřímých nákladů, objednávky, kontace faktur, drobné nákupy); komunikace s implementačními orgány regionální politiky EU v ČR; zpráva o zahájení projektu, monitorovací zprávy, závěrečná zprávy (etapové zprávy); žádosti o platbu; zajištění publicity projektu; zajištění propagačních předmětů; spolupráce s vedením města, informování představitelů města o průběhu, aktivitách a výstupech projektu; komunikace s partnery (českými i zahraničními); realizace výběrových řízení; příprava smluv o partnerství, smluv s dodavateli; 9

10 PROJEKTOVÝ TÝM: skladba týmu manažer projektu Možné profesní zaměření, které lze v praxi zúročit: ekonom (faktury, účetnictví, vyúčtování projektu); psycholog (facilitace, řízení týmu); právník (výběrová řízení, příprava smluv); informatik (prezentace); publicista, jazykovědec (tiskové zprávy); písařka (zápisy); personalista (výběr spolupracovníků); kreativec (příprava projektu, soutěže pro školy či veřejnost, tvorba loga); dle zaměření projektu od zemědělce přes sociálního pracovníka po učitele. Pozor! Projektoví manažeři jsou vystaveni velkým nárokům na koordinaci práce v týmu, komunikaci, motivaci pracovníků k co nejvyšším výkonům a zvládání kritických a konfliktních situací. Manažer projektu však není jediným účastníkem projektu, který disponuje autoritou a odpovědností jednotlivci na nižších stupních organizační struktury projektu mohou získat dílčí autoritu a odpovědnost vzhledem ke konkrétnímu úkolu na základě delegování. 10

11 PROJEKTOVÝ TÝM: skladba týmu asistent projektu Potenciální náplň práce: administrativa (tvorba a kontrola výkazů práce, zápisů z jednání, příprava p materiálů, archivace smluv, účetních dokladů, dokladů o publicitě a zápisů, kontrola cestovních příkazů apod.); ekonomika (kontrola plnění rozpočtu, sladění např. s rozpočtem města, hlídání přímých a nepřímých nákladů, objednávky, kontace faktur, drobné nákupy apod.). Spolupracuje s projektovým manažerem na: kontrole dodržování d harmonogramu projektu; zajištění realizace aktivit a výstupů projektu; přípravě podkladů pro monitorovací zprávy; zajištění publicity; komunikaci se členy projektového týmu, partnery, dodavateli. Možné profesní zaměření: ekonom; informatik; sekretářka; jiné - dle zaměření projektu. 11

12 PROJEKTOVÝ TÝM: skladba týmu finanční manažer Potenciální náplň práce: vedení účetnictví projektu; fakturace, likvidace faktur; vedení přehledu čerpání rozpočtu; evidence nákladů na služební cesty; evidence mzdových nákladů; finanční část žádosti o platbu; archivace originálů účetních dokladů (10 let od ukončení projektu); evidence pohybů na účtu projektu, správa účtu; spolupráce s auditorem. S projektovým manažerem zodpovídá za správné čerpání rozpočtu projektu, za řádné vyúčtování nákladů i výnosů projektu, za případné změny rozpočtu projektu (podstatné i nepodstatné). 12

13 PROJEKTOVÝ TÝM: příklad Modernizace střediska odborné přípravy pro výuku gastronomických oborů na SŠGS Přerov Management projektu v předinvestiční fázi Pracovní skupina pro přípravu projektu je tvořena zástupci žadatele o projekt a partnerů projektu. Úkolem skupiny je vypracování žádosti projektu a příprava povinných příloh. Zajišťuje součinnost a spolupráci s dodavateli při přípravě studie proveditelnosti, řeší plán zajištění finančních prostředků pro realizaci projektu. Řeší potřebné administrativní úkony a zajišťuje komunikaci s Úřadem regionální rady v Olomouckém kraji během hodnocení projektu.. 13

14 PROJEKTOVÝ TÝM: příklad Modernizace střediska odborné přípravy pro výuku gastronomických oborů na SŠGS Přerov Management projektu v investiční fázi Radu projektu tvoří zástupci žadatele (Střední škola gastronomie a služeb, Přerov, Šírava 7) a partnerů projektu (Statutární město Přerov, Hospodářská komora okres Přerov). Rada je zodpovědná za úspěšnou realizaci plánovaných výstupů projektu. Zajišťuje řešení otázek, které není možné vyřešit na úrovni manažera projektu nebo projektového týmu. Rozhoduje o klíčových organizačních a ekonomických otázkách projektu. Je zodpovědná za zajištění finančních zdrojů pro spolufinancování projektu dle pravidel Regionálního operačního programu NUTS II Střední Morava (ROP). Je zodpovědná za schvalování realizačních strategií, implementačních plánů, rozsahu a hlavních milníků projektu. Řeší strategické otázky související s projektem. Jmenuje manažera projektu a projektový tým. Má nejvyšší rozhodovací pravomoci a zodpovědnost za projekt. Vedoucí projektu je zodpovědný za řízení a vedení projektového týmu. Koordinuje partnery a pracovní skupiny zainteresované na projektu. Vede koordinační schůzky v rámci projektu. Vytváří a naplňuje detailní plán projektu. Řídí naplňování výsledků projektu v souladu s plánem a rozpočtem projektu. Monitoruje a kontroluje činnosti vyplývající z plánu projektu. Řeší případné odchylky od projektového plánu. Poskytuje pravidelné zprávy radě projektu. Organizuje evaluaci projektu a zajišťuje jeho publicitu. Vypracovává pravidelné zprávy a komunikuje s relevantními orgány ROP. 14

15 PROJEKTOVÝ TÝM: příklad Modernizace střediska odborné přípravy pro výuku gastronomických oborů na SŠGS Přerov Členové projektového týmu poskytují funkční expertízu při realizaci projektu. Pracují nadílčích úkolech v součinnosti s vedoucím projektu a technickým vedoucím projektu. Zajišťují nezbytné podklady pro kontrolu plnění jednotlivých výstupů projektu. Zúčastňují se pravidelných koordinačních schůzek a aktivně přispívají k řešení případných odchylek od plánu projektu. Spolupodílejí se na publicitě projektu v rámci svých organizací. 15

16 PROJEKTOVÝ TÝM: příklad Modernizace střediska odborné přípravy pro výuku gastronomických oborů na SŠGS Přerov Management projektu ve fázi provozní a řízení lidských zdrojů Rada projektu je i v této fázi nadále zodpovědná za schvalování realizačních strategií, implementačních plánů, rozsahu a hlavních milníků projektu. Řeší strategické otázky související s projektem. Zajišťuje komunikaci s dalšími klíčovými členy svých institucí. Je zodpovědná za řízení a vedení projektového týmu. Jeden z jejich členů koordinuje partnery zainteresované na projektu. Vede koordinační schůzky v rámci projektu. Vytváří a naplňuje detailní plán projektu v provozní fázi. Monitoruje a kontroluje činnosti vyplývající z plánu projektu. Řeší případné odchylky od projektového plánu. 16

17 PROJEKTOVÝ TÝM: příklad Modernizace střediska odborné přípravy pro výuku gastronomických oborů na SŠGS Přerov Vedoucí projektu je i v této fázi nadále zodpovědný za řízení a vedení projektového týmu. Koordinuje partnery a pracovní skupiny zainteresované na projektu. Vede koordinační schůzky v rámci projektu. Vytváří a naplňuje detailní plán projektu. Řídí naplňování výsledkůů projektu v souladu s plánem a rozpočtem projektu. Monitoruje a kontroluje činnosti vyplývající z plánu projektu. Řeší případné odchylky od projektového plánu. Poskytuje pravidelné zprávy radě projektu. Spoluorganizuje a řídí školící aktivity v projektu. Organizuje evaluaci projektu a zajišťuje jeho publicitu. Vypracovává pravidelné zprávy a komunikuje s relevantními orgány ROP. Členové projektového týmu i v této fázi poskytují funkční expertízu při realizaci projektu. Zajišťují j nezbytné podklady pro kontrolu plnění jednotlivých výstupů projektu. Zúčastňují se pravidelných koordinačních schůzek a aktivně přispívají k řešení případných odchylek od plánu projektu. Nadále se spolupodílejí na publicitě projektu v rámci svých organizací. 17

18 TÝMOVÁ PRÁCE: základní informace Týmová práce je charakteristická pro projektové řízení. Týmová práce = souhra, součinnost jednotlivců. Složky týmu působí jako celek a plní společný cíl. Vzájemná závislost, kdysičlenové týmu potřebují pomáhat, aby splnili zadaný úkol. Vícedimenzionální charakter týmové práce; skupinové podvědomí. Vzájemná součinnost a inspirace daná komunikací, vzájemným ovlivňováním a respektováním. Vysoce výkonné týmy dosahují dobrých výsledků především díky velice dobré organizovanosti. Týmový práce není pro většinu lidí přirozená, musí se jí učit anapráciv týmu si zvykat. 18

19 TÝMOVÁ PRÁCE: výhody Tým ví víc (víc hlav, víc rozumu). Při práci v týmu dochází ke spojení znalostí jednotlivých členů týmu, k jejich vzájemné inspiraci a sdílení zkušeností. Tým podněcuje. Je-li řešení na mrtvém bode, existuje vetší pravděpodobnost, že některý z členů týmu přijde s myšlenkou, která zprostředkuje nový úhel pohledu. Vzájemná inspirace ke kreativnímu řešení. Tým vyrovnává. Navenek vystupuje jako jeden subjekt - musí stále hledat jednotné řešení. Budování shody vylučuje extrémní hodnoty, postoje a názory. Katalyzátor osobních emocí v krizových situacích a udržování rovnováhy. Úspora času i peněz a znatelné zlepšení kvality. Synergický efekt. 19

20 TÝMOVÁ PRÁCE: komunikace v týmu Klíčem k úspěchu je efektivní týmová komunikace (interní i externí), jejímž základem je oboustranný a otevřený tok informací. Pravidla komunikace je nutno nastavit na začátku projektu, a to zejména v oblasti: otevřených komunikačních časů a klidu na práci (např. nastavení volné komunikace od 10:00 do 15:00, jinak pouze po předchozí dohodě, v rámci plánovaného jednání nebo v situacích ohrožení); dohody o pravidlech používání u (o rozhodování, co a jak tímto kanálem posílat a co řešit osobně nebo telefonem); rozumných komunikačních pravidel. 20

21 TÝMOVÁ PRÁCE: kompetence a odpovědnost Každý člen projektového týmu musí znát popis své práce, za kterou v projektu odpovídá, a své kompetence. Každému členovi projektového týmu musí být jasné zadání práce a kvalita, ve které musí být práce vykonána. Je-li práce zadávána jiným dodavatelům, někdo z projektového týmu nese odpovědnost za monitorování práce vykonané dodavatelem. 21

22 TÝMOVÁ PRÁCE: kontinuita Realizace projektu je proces, pro nějž je podstatné udržování kontinuity. Častou obměnou osob odpovědných za realizaci projektu se zvyšuje riziko chyb způsobených nedostatečným přenosem informací. Mnoho času se ztrácí přebíráním funkce a uvedením do problému. V projektovém řízení plánovaném např. na dva roky je každý měsíc zdržení znát. 22

23 Doporučená literatura COBB, Anthony T.: Leading Project Teams: an Introduction to the Basics of Project Management and Project Team Leadership. Sage Publications DAVIS, Barbee: 97 klíčových znalostí projektového manažera: zkušenosti expertů z praxe. Computer Press HALÍK, Jiří: Vedení a řízení lidských zdrojů. Grada Publishing HAYES, Nicky: Psychologie týmové práce. Portál HORVÁTHOVÁ, Petra: Týmy a týmová spolupráce. Aspi KOLAJOVÁ, Lenka: Týmová spolupráce -- jak efektivně vést tým pro dosažení nejlepších výsledků. Grada Publishing LEWIS, James P.: Fundamentals of Project Management. Amacon LEWIS, James P.: Team-Based Project Management. Beard Books LOCK, Dennis: Project Management. Gower Publishing Limited MAREK, Dan KANTOR, Tomáš: Příprava a řízení projektů strukturálních fondů Evropské unie. Barrister & Principal NEWTON, Richard: Úspěšný projektový manažer. Grada Publishing PARKER, Glenn M.: Team Players and Teamwork: New Strategies for the Competitive Enterprise. Jossey Bass PLAMÍNEK, Jiří: Týmová spolupráce a hodnocení lidí. Grada Publishing ŘEZÁČ, Jaromír: Moderní management: manažer pro 21. století. Computer Press