Hodnocení spolehlivosti veřejně prospěšných organizací

Transkript

1 Hodnocení spolehlivosti veřejně prospěšných organizací ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA Z HODNOCENÍ Žadatel Název: IQ Roma servis, o. s. Právní forma: spolek Ulice, č. popisné: Vranovská 846/45 Město, PSČ: Webové stránky: Telefon, Statutární zástupce: Kontaktní osoba: Kontaktní údaje: Brno , iqrs@iqrs.cz Mgr. Katarína Klamková, ředitelka Mgr. Lenka Maléřová, zástupkyně ředitelky pro projekty a finance , lenka.malerova@iqrs.cz Vstupní hodnocení Vstupní kritéria kontroloval/a: Aleš Mrázek Datum: Výsledek hodnocení: Uchazeč splňuje vstupní kritéria pro Hodnocení spolehlivosti veřejně prospěšných organizací. Komentář: - Důvěrný materiál 1

2 Hlavní hodnocení Hodnotitel /é: Datum osobní návštěvy hodnotitele v organizaci: Hlavní hodnotitel: Jan Horký Konzultováno: Závěry hodnocení: Hodnotitel doporučuje IQ Roma servis udělit Značku spolehlivosti. Doporučení hodnotitele/ů: Doporučení k aktuálně zjištěným skutečnostem: Na propagační materiály uvádět informace o tom, že zobrazení osob probíhá s jejich souhlasem. Informovat individuální a firemní dárce o konkrétním účelu, na který byl použit přijatý dar. Do výroční zprávy IQ Roma servis, nebo do přílohy k účetní závěrce uvádět informaci o výši a využití zisku z činnosti společnosti Diversitas, s.r.o. Jako většinový vlastník Diversitas, s.r.o. dohlédnout na zveřejňování její účetní závěrky ve Sbírce listin. Do následující výroční zprávy IQ Roma servis zahrnout všechny informace podle Standardů zpracování výročních zpráv pro Hodnocení spolehlivosti, a to zejména stručnou historii organizace, jmenovité uvedení osob ve vedení organizace, výši přijatých darů a informace o konkrétním způsobu využití darů, odkaz na zveřejněnou přílohu k účetní závěrce. Doporučení k dalšímu strategickému rozvoji organizace: Vzhledem k tomu, že většina služeb je poskytována osobám mimo členskou základnu spolku, doporučujeme zvážit ve střednědobém plánu transformaci do vhodnější formy právní subjektivity. Pokračovat v zahájené strategii a dlouhodobě vyhledávat příležitosti k posílení finančních zdrojů nezávislých na veřejných rozpočtech. Důvěrný materiál 2

3 Rada pro hodnocení spolehlivosti (dále jen Rada ) Termín jednání Rady Značka spolehlivosti udělena / neudělena Odloženo Doporučení / podmínky Rady Přítomní členové Rady si vyžádali následující doplnění informací a podkladů do dalšího jednání Rady ( ), aby mohli rozhodnout pro udělení / neudělení značky spolehlivosti: - Přehled finančních toků mezi organizacemi IQRS a Diversitas, s.r.o. (jejímž je IQ Roma servis většinovým vlastníkem) v letech 2012, 2013, Objasnění dělení zisku v Diversitas, s.r.o. - výši zisku ve výše uvedených obdobích, jeho rozdělení a využití. - Jako většinový vlastník zajistit doplnění zákonem předepsaných dokumentů Diversitas, s.r.o. do Sbírky listin za uplynulá období (stačí, pokud bude k dispozici potvrzení o podání). Rada konstatovala, že nastavení jednotlivých podílů v Diversitas, z nichž část tvoří podíl IQRS a část tvoří podíl jednotlivých zaměstnanců, resp. ředitelky IQRS je z hlediska IQRS poněkud nešťastným řešení a mohlo by vést k určité netransparentnosti v rozhodování a řízení. Přítomní členové Rady si do následného jednání vyžádali zjištění informace, zda zaměstnanci jsou ochotni převést veškeré vlastnické podíly v Diversitas, s.r.o. ve prospěch IQRS do Hodnotitel Horký do následného jednání Rady tyto informace od IQ Roma servis zjistí a bude členy Rady informovat Rada pro hodnocení spolehlivosti (dále jen Rada ) Termín jednání Rady Značka spolehlivosti udělena / neudělena udělena Důvěrný materiál 3

4 Doporučení / podmínky Rady Značka spolehlivosti byla udělena s následující podmínkou: Převedení veškerých vlastnických podílů v Diversitas, s.r.o. ve prospěch IQ Roma servis do (jedná se o termín převedení, nikoliv zapsání do rejstříku). Dále Rada doporučila v nově upravených stanovách zohlednit oddělení kompetencí pozice statutára a zaměstnance ředitelky/ředitele. S ostatními doporučeními hodnotitele se Rada ztotožnila. Důvěrný materiál 4

5 1 Poslání, cíle a hodnoty organizace 1.1 Veřejně prospěšný charakter organizace - oblast působení organizace - otevřenost a dostupnost služeb - veřejně prospěšné zaměření poslání organizace Poslání IQ Roma servis je definováno takto: Být prostředníkem, který podporuje možnosti, příležitosti a odhodlání Romů na cestě jejich růstu a společenského uplatnění; a chrání jejich práva a důstojnost v rámci společnosti. Oblastí působení organizace je zejména sociální činnost, ochrana lidských práv, volnočasové aktivity, vzdělávání. IQ Roma servis vyvíjí činnost v programech: PRO RODINY - podpora rodičovských kompetencí v péči o děti, s důrazem na kvalitní předškolní a základní vzdělávání inkluzivního typu. PRO DOSPĚLÉ - pomoc pro lidi v nepříznivé sociální situaci (bydlení, zadluženost aj.), hledajících práci či právní ochranu, starších 15 let, jež na řešení aktivně spolupracují. PRO MLADÉ - podpora vzdělávání, prevence a osobnostního rozvoje mladé romské generace, program Gendalos zaměřený na podporu romských středoškoláků. PRO SPOLEČNOST - kampaně, školení a stáže, případová a koncepční spolupráce, komunitní kampaně do romské komunity, udělování značky Ethnic Friendly zaměstnavatel. Cílovou skupinou přímé práce jsou primárně sociálním vyloučením ohrožení Romové a Romky v nepříznivé životní situaci, kterou oni sami chtějí aktivně řešit a měnit, a jejich poptávka spadá do působnosti nabízených služeb. V případě potřeby a volné kapacity žadatel nabízí služby také dalším osobám potýkajícím se s uvedenými jevy bez ohledu na etnickou příslušnost. V jednotlivých programech jsou pak konkrétně specifikovány cílové skupiny podle typu nabízených služeb. Společnost není založena či zřízena za účelem podnikání, jejím hlavním cílem je naplňovat stanovené poslání, což lze konstatovat z charakteru poskytovaných služeb podmínek jejich poskytování. 1.2 Historie organizace, vývoj poslání a cílů - dvouletá historie - vývoj a milníky organizace bylo skupinou občansky aktivních Romů založeno občanské sdružení IQ Roma servis. V roce 2003 dochází k profesionalizaci organizace, byli přijati první zaměstnanci, začaly být poskytovány sociální a podpůrné služby klientům. V roce 2005 získává občanské sdružení první velký projekt z programu EQUAL, v dalších letech probíhá regionální rozšíření do dalších obcí v Jihomoravském kraji, r je otevřena pobočka v Břeclavi, r také pobočka ve Vyškově. Důvěrný materiál 5

6 V období dochází k rekonstrukci objektu Centra integračních služeb v Brně, které je zprovozněno , veškeré služby pro klienty v Brně jsou přestěhovány z dosavadních poboček na Hybešově a Cejlu do Centra integračních služeb na Vranovské 45. V souvislosti s novým občanským zákoníkem jsou v roce 2013 aktualizovány stanovy, začátkem roku 2014 proběhla automatická transformace z občanského sdružení na spolek. Od roku 2014 se rozbíhají první systematičtější fundraisingové aktivity. Ve vedení společnosti probíhá diskuse ohledně vhodné právní formy subjektu, nyní je právní formou spolek, úvahy jsou vedeny směrem k založení zapsaného ústavu a zároveň nového spolku. 1.3 Naplňování poslání, soulad činností a služeb s posláním a zakládacími dokumenty - soulad vyvíjených činností a služeb s posláním, odpovídající cílové skupiny - převaha vykonávání veřejně prospěšných služeb nad podnikáním, výdělečnou činností či nad zajištěním obživy pracovníků Charakter nabízených služeb a činností je v souladu s posláním definovaným ve Stanovách IQ Roma servis, účastníky programů a dalších činností jsou odpovídající cílové skupiny. Podnikatelská činnost v současné době probíhá v rámci sociální firmy Diversitas s.r.o., ve které má IQ Roma servis majoritní podíl. Diversitas s.r.o., byla založena v roce 2012, 60% podílníkem je IQ Roma servis, další podíly drží 3 osoby z vedení spolku, resp. s.r.o. Impulsem pro založení sociální firmy bylo podání projektu sociálního podniku (zřízení restaurace s mezinárodní romskou kuchyní), první podání projektové žádosti nebylo schváleno, je plánováno projekt znovu podávat v novém programovacím období ESIF. Diversitas s. r. o. nyní poskytuje akreditované kurzy, vzdělávací stáže a semináře, zisk je určen na podporu realizace aktivit a služeb IQ Roma servisu. Do roku 2014 byly tyto vzdělávací služby provozovány v rámci vedlejší činnosti IQ Roma servis, příjmy z nich činily 218, resp. 83 tisíc korun za rok. ZDROJE A PROSTŘEDKY OVĚŘENÍ: Stanovy občanského sdružení IQ Roma servis, o.s.; Výpis ze spolkového rejstříku; formulář Žádosti Hodnocení spolehlivosti AVPO; Výroční zpráva 2012, 2013, ZÁVĚR A DOPORUČENÍ HODNOTITELE Kapitola 1 IQ Roma servis v souladu se svými Stanovami naplňuje svými službami a činnostmi poslání, které spočívá v podpoře příležitostí Romů na cestě jejich růstu a společenského uplatnění; a v ochraně jejich práv a důstojnosti v rámci společnosti. V roce 1997 bylo založeno občanské sdružení IQ Roma servis, 2014 došlo k transformaci na spolek. Služby a činnosti pro cílové skupiny probíhají ve 4 programech: PRO RODINY, PRO DOSPĚLÉ, PRO MLADÉ, PRO SPOLEČNOST. IQ Roma servis je hlavním podílníkem společnosti Diversitas s.r.o., která v současnosti nabízí vzdělávací služby. Důvěrný materiál 6

7 Doporučení: Vzhledem k tomu, že většina služeb je poskytována osobám mimo členskou základnu spolku, doporučujeme zvážit ve střednědobém plánu transformaci do vhodnější formy právní subjektivity. Podle názoru hodnotitele IQ Roma servis v kapitole 1. Poslání, cíle a hodnoty organizace splňuje podmínky pro udělení Značky spolehlivosti. Důvěrný materiál 7

8 2 Správa, řízení a vnitřní kontrola organizace 2.1 Obsazení a činnost řídících a dozorčích orgánů společnosti - soulad složení orgánů a managementu organizace s publikovanými dokumenty - vyloučení střetu zájmů (provázanosti členů orgánů s jinými profitujícími subjekty) - stabilita a kontinuita obsazení orgánů i managementu - odpovídající činnost orgánů (četnost a obsah jejich jednání, reálný vliv na chod organizace) - schopnost orgánů reagovat na aktuální stav a dění v organizaci - kontrolní činnost dozorčího orgánu Orgány IQ Roma servis představuje: Členská schůze nejvyšší orgán spolku, tvoří jej 14 členů. Ředitelka statutární zástupce, Mgr. Katarína Klamková Kontrolní komise - kontrolní orgán, Ing. Jana Kubačková Buzinisová, Ing. Petr Raus, Mgr. Rozita Mertová Zástupkyně ředitelky Veronika Vaňková, Mgr. Lenka Maléřová Orgány IQ Roma servis jsou obsazeny v souladu se zákonem a Stanovami. Personální obsazení orgánů je stabilní. Členská schůze v souladu se Stanovami řádně zasedá jednou ročně, Kontrolní komise jednou ročně předkládá kontrolní zprávu o hospodaření společnosti. Členové jsou v průběžném kontaktu s ředitelkou, jsou také využívány zkušenosti, znalosti a kontakty aktivních členů. Z dostupných informací vyplývá, že obsazení orgánů je prosté vazeb, které mohou být rizikové vůči transparentnosti organizace, nedochází ke střetu zájmů členů orgánů. Poznámka: Existuje personální propojení na jiný subjekt u rodičů ředitelky D. Klamkové a E. Klamky, kteří jsou zároveň členy členské rady, a zároveň jednateli firmy Finnline s.r.o., která provádí externí dohled nad kvalitou účetnictví. Tento vztah vychází z doby, kdy D. Klamková zdarma vedla účetnictví IQ Roma servis. Transparentnost řízení organizace podle vyjádření žadatele není tímto faktem narušena veškerá zásadní rozhodnutí organizace probíhají na základě kolektivních jednání a rozhodování vedení. Objem fakturace mezi IQ Roma servis a Finnline s.r.o. činil řádově tis. Kč ročně. 2.2 Plánování a vyhodnocování cílů a ukazatelů, organizační struktura, kontrola strategický plán, strategické a operativní plánování sledování a vyhodnocování cílů a ukazatelů organizační struktura organizace, rozdělení zodpovědnosti ve výkonných pozicích přiměřenost struktury managementu nástroje pro každodenní řízení organizace, jejich přiměřenost Důvěrný materiál 8

9 Základním aktuálním strategickým dokumentem je Strategický plán , na jehož tvorbě se podíleli všichni pracovníci organizace. Jednou ročně je vyhodnocován, na tomto základě se stanovují roční plány pro jednotlivé týmy. Součástí strategického plánu i ročních plánů jsou konkrétní hodnoty indikátory plnění cílů, podle typu indikátoru se vyhodnocují ve čtvrtletním, půlročním, či ročním intervalu. Organizační struktura je přiměřená rozsahu činností a celkovému počtu zaměstnanců, v Organizačním řádu jsou popsány jednotlivé pracovní pozice, jejich zodpovědnost a rozdělení do dílčích týmů. Jsou stanoveny komunikační nástroje a formy společných porad. Porady probíhají v několika stupních: Porady týmů se konají 1 x týdně, porady vedoucích 1 x za 2-4 týdny, porady širšího vedení 1 x měsíčně, porady užšího vedení 1 x za 2 týdny, celoorganizační porady jsou čtvrtletní, pololetní nebo roční. Ze všech stupňů porad se vyhotovují zápisy. 2.3 Pracovníci a dobrovolníci pracovní tým, řízení kvality výkonu obsazování pracovních pozic rovným, nediskriminačním způsobem dle předpokladů uchazečů popis pracovních míst a náplně práce vyhodnocování činnosti pracovníků nástroje pro podporu rozvoje a motivaci pracovníků stabilita pracovního týmu nástroje pro spolupráci s dobrovolníky V IQ Roma servis bylo k zaměstnáno 47,25 zaměstnanců. Výběr nových pracovníků probíhá na základě směrnice, součástí výběrového procesu je zpracování motivační dopisu, odpovědí na zadané otázky, případně zpracování praktického úkolu, následuje ústní pohovor, v konkrétních případech může být součástí výběru zkušební stáž. Náplň práce je pro každého zaměstnance stanovena v popisu pracovní role, navazuje na očekávané výstupy ze strategického plánu. Vyhodnocování činnosti pracovníků probíhá na základě Směrnice k hodnocení práce 2 x ročně, hodnocení provádí osoba v organizační struktuře nadřízená, určená pro každého pracovníka individuálně Organizačním řádem nebo ředitelkou. Jednou měsíčně probíhají individuální schůzky s nadřízeným, je zde poskytována bezprostřední zpětná vazba. Součástí procesu jsou také individuální rozvojové plány pracovníků. Obsazení pracovních pozicí je ve vedoucích pozicích stabilní; v přímé práci vzhledem k nárokům, která tato činnost klade, dochází k častějším obměnám. Motivace, podpora pracovníků je rozvíjena mimo jiné možností finančních odměn na konci kalendářního roku, nabídkou zahraniční spolupráce a zahraničních cest, dlouhodobější pracovníci se mohou zapojit do lektorské činnosti. V IQ Roma servis v roce 2012 pracovalo 66 dobrovolníků, v roce 2013 potom 60 dobrovolníků. Spolupráce s dobrovolníky je založena na základě smlouvy, organizace je registrovaná u MV ČR. Dobrovolníkům je poskytováno vzdělávání, účastní se společných akcí. Důvěrný materiál 9

10 2.4 Vztahy s třetími stranami spolupracující organizace, dodavatelé výběr dodavatelů (způsoby výběru, porovnávání výhodnosti nabídek) hospodárnost v nákupech Výběr dodavatelů u jednotlivých nákupů probíhá na základě porovnání ceny a kvality zboží nebo služeb. Interní pravidla pro výběr dodavatelů nejsou písemně stanovena, organizace se řídí pravidly dárců, kteří projekty financují, resp. zákonem o veřejných zakázkách. Za hospodárnost nákupů zodpovídá finanční manažer organizace. IQ Roma servis je členem následujících zájmových sdružení, resp. spolupracuje s následujícími subjekty: AVPO, Aliance proti dluhům, Česká odborná společnost pro inkluzivní vzdělávání, Platforma pro sociální bydlení, EAPN EU i ČR (Evropská síť proti chudobě a sociálnímu vyloučení), Komise pro sociální začleňování při MPSV, Monitorovací výbor Agentury pro sociální začleňování, Pracovní skupina pro sociální začleňování Svazu měst a obcí, komunitní plánování sociálních služeb v jednotlivých obcích, metodické porady v obcích JMK; spolupráce se základními školami a dalšími subjekty. 2.5 Poskytované činnosti a služby vyhodnocování a řízení kvality nástroje pro řízení a vyhodnocování kvality činností a služeb registrace, osvědčení a další doklady o kvalitě služeb zjištění kontrol externích orgánů způsoby zjišťování a sledování zpětné vazby od klientů vyhodnocování nových potřeb v oblasti působení organizace IQ Roma servis poskytuje 4 registrované sociální služby: Odborné sociální poradenství, Terénní programy, Nízkoprahová zařízení pro děti a mládež, Sociálně-aktivizační služby pro rodiny s dětmi; dále také registrace SPOD (sociálně právní ochrany dětí). Řízení a vyhodnocování kvality služeb probíhá na základě vyhodnocování dosažených indikátorů. 1 x ročně jsou hodnoceny kvantitativní ukazatele, 1 x ročně hodnocení kvality metodou cross-check: Na základě obecných kritérií je náhodně vybrán u každého pracovníka jeden klient, se kterým vede jiný pracovník rozhovor. Obsahem rozhovoru je zpětná vazba k poskytované službě, na cíle programu v daném období a analýza potřeb klienta. Mezi nástroje evaluace patří také standard Stížnost na kvalitu služby. Pro celkové hodnocení kvality v organizaci je vyčleněn částečný úvazek odborné pracovnicespecialistky na evaluaci. Zavádění nových služeb probíhá na základě zjištěných potřeb od klientů, nejčastěji v návaznosti na stávající služby. Záměrem je co nejvyšší zapojení cílových skupin do řešení zjištěných a řešených problémů. Důvěrný materiál 10

11 V roce 2010 proběhla inspekce terénních programů ze strany KÚ Jihomoravského kraje s výborným hodnocením standardů služeb, v roce 2014 inspekce dalších 3 služeb ze strany KÚ Jihomoravského kraje a Magistrátu města Brna také s vysokým hodnoceným. IQ Roma servis získal v posledních 2 letech ocenění kvality: Neziskovka roku 2013 (od Nadace rozvoje občanské společnosti); Ocenění Evropského hospodářského a sociální výboru v roce 2014; Národní cena kariérového poradenství 2012 (od Centra Euroguidance Dům zahraničních služeb); Cena Český direkt 2014 (od Asociace direct marketingu, e-commerce a zásilkového obchodu ADMEZ a Aktivační agentury AKA) ZDROJE A PROSTŘEDKY OVĚŘENÍ: Formulář Žádosti Hodnocení spolehlivosti AVPO; Výroční zpráva 2012, 2013, Zápisy z členské schůze 2012, 2013, 2014; Strategický plán IQRS , dodavatelské smlouvy, Operační plán 2013 AMU; Organizační řád IQRS; Zápis z porady týmu fundraisingu, vzory pracovních smluv, Smlouva o výkonu dobrovolnické služby, Protokol o výsledku inspekce terénních programů 2010, Směrnice k hodnocení práce, Certifikáty ocenění Neziskovka roku 2013, Ocenění Evropského hospodářského a sociální výboru, Národní ceny kariérového poradenství 2012, Ceny Český direkt 2014, metodika Stížnosti na kvalitu služby Centra poradenství a zaměstnanosti. ZÁVĚR A DOPORUČENÍ HODNOTITELE Kapitola 2: IQ Roma servis má obsazeny orgány v souladu se Stanovami a se zákonem. Zapojení členů je dlouhodobé a stabilní, stejně tak působení ředitelky a klíčových pracovníků vedení. Naplňování poslání a vize organizace vychází ze strategického plánu, na který navazují operační plány v rámci jednotlivých týmů, resp. programů. Všechny úrovně plánování jsou zaměřeny na dosahování a sledování konkrétních cílů a jejich ukazatelů až do úrovně činnosti jednotlivých pracovníků. Pracovní tým organizace je v počtu téměř 50 přepočtených zaměstnanců rozsáhlý, dělí se do menších týmů podle charakteru vykonávané činnosti. Na významné části poskytovaných služeb se podílí více než 60 dobrovolníků. Silný důraz klade vedení společnosti na kvalitu poskytování služeb a jejich pravidelnou a systematickou evaluaci. IQ Roma servis poskytuje 4 registrované sociální služby, inspekce ze strany kontrolních orgánů hodnotí standardy poskytovaných služeb výborným stupněm kvality. IQ Roma servis je také držitelem ocenění Neziskovka roku 2013, ocenění Evropského hospodářského a sociální výboru v roce 2014, Národní ceny kariérového poradenství 2012, a dalších ocenění. Podle názoru hodnotitele IQ Roma servis v kapitole 2. Správa, řízení a vnitřní kontrola organizace splňuje kritéria pro udělení Značky spolehlivosti. Důvěrný materiál 11

12 3 Fundraising, vztahy s veřejností 3.1 Pravidla a přiměřenost způsobů propagace a fundraisingových metod plány propagace a fundraisingu pravidla provádění propagačních a fundraisingových aktivit formy systematické propagace činností, služeb a značky organizace přiměřenost forem a rozsahu propagačních aktivit Činnosti a služby IQ Roma servis jsou financovány především z veřejných rozpočtů. V roce 2012 činily příspěvky EU, státu, krajů a obcí 86 % z celkových ročních příjmů organizace, v roce 2013 potom 96% z celkových ročních příjmů. Za výnosy z fundraisingových aktivit lze považovat výnosy z vlastní činnosti a přijaté dary, obojí v řádu několika stovek tisíc korun ročně. Oslovování individuálních a firemních dárců navazuje na propagaci jednotlivých programů, probíhá například skrze Darujme.cz, je organizována Vánoční benefiční akce programu Gendalos s patronkou A. Polívkovou, dárci jsou osloveni k darování hmotného daru apod. Vedení organizace spatřuje aktuální potenciál pro zvýšení finanční nezávislosti a stability především ve vlastní výdělečné činnosti, dále v zapojení komunitního prvku formou provozně soběstačných menších komunitních projektů (v současné době například připravovaný projekt nahrávacího studia a zkušebny s kavárnou). Plánování fundraisingu i propagace je zahrnuto do strategického a operačního plánování, je vydána podrobná Směrnice pro public relations a fundraising, jejíž součást tvoří popis fundraisingových zdrojů organizace, pravidla pro jednání s dárci a spolupracujícími subjekty, jejich evidence. Další dokument - Strategie komunikace s dárci zahrnuje konkrétní cíle a úkoly v oblasti fundraisingu směrem k individuálním a firemním dárcům. Do roku 2014 probíhaly fundraisingové aktivity směrem k individuálním a firemním dárcům spíše jako jednotlivé až nahodilé příležitosti, od roku 2014 je snaha o vyšší systematičnost, mimo jiné i zřízením nové pozice fundraisera. V současné době se připravuje kampaň 2015 s cílem oslovení sympatizantů, kteří již mají nějaký vztah k organizaci. V PR oblasti obsahuje Směrnice pro public relations a fundraising obecná pravidla propagace, pokyny pro správu kontaktů, podrobná ustanovení pro jednotlivé typy propagačních prostředků (tištěné výstupy, web, atd.), přílohou Směrnice je manuál vizuální identity. Propagace činností, služeb a značky organizace je velmi rozsáhlá, probíhá zejména následujícími formami: Webové stránky Facebookové profily, účet na Twitteru, videa na Youtube kanálech, měsíční ový newsletter, magazín Romano VIP, organizace kampaní oceňovaná kampaň My pracujeme.cz, spolupráce s médii tiskové zprávy, zprávy v médiích, vydávání tištěných materiálů a propagačních předmětů. Důvěrný materiál 12

13 3.2 Etika propagace a fundraisingu poskytování jasných, srozumitelných, pravdivých a nezavádějících informací organizace nevyužívá přehnaně emotivní prezentace, nevzbuzuje pocit viny a strachu zachování důstojnosti a ochrany soukromí prezentovaných osob srozumitelné informování dárců o využití darovaných prostředků soulad propagačních aktivit s platnou legislativou a se Standardy etického fundraisingu pro Hodnocení spolehlivosti veřejně prospěšných organizací Předložené propagační a fundraisingové materiály obsahují srozumitelné a pravdivé informace o činnosti a probíhajících službách; neobsahují nátlakové, či přehnaně emotivní prezentace. Zobrazení klientů, či pracovníků organizace na propagačních materiálech probíhá s jejich písemným předchozím souhlasem. Existuje vícestupňový systém klientských souhlasů pro různé stupně užití osobních údajů. Přijetí daru probíhá na základě uzavřené darovací smlouvy, resp. vydaného potvrzení o přijetí daru. Seznam dárců je uveřejněn ve výroční zprávě, bez uvedení darovaných částek, bez uvedení konkrétního účelu užití daru. V hodnocených obdobích 2012 a 2013 probíhala veřejná sbírka na podporu účastníků studijního programu Gendalos, její trvání bylo prodlouženo do Shromažďování prostředků probíhá na transparentním účtu a na benefičních akcích. 3.3 Nakládání s údaji dárců nakládání s adresami dárců a členů organizace (souhlas pro zpřístupnění třetím stranám apod.) oslovování osob prostřednictvím telemarketingu pouze s jejich předchozím souhlasem shromažďování osobních údajů dárců v souladu s legislativou a jejich předchozím souhlasem IQ Roma servis eviduje adresy a kontakty na jednotlivé adresáty a dárce v interní zabezpečené databázi CRM, která obsahuje 2200 aktivních záznamů, z toho je 55 dárců. Adresáti a dárci poskytují svoje údaje po předchozím poučení a souhlasu. Adresy nejsou předávány třetím stranám. Organizace neprovádí telemarketingové oslovování dárců. IQ Roma servis má 4 registrace ve Veřejném registru zpracovatele osobních údajů, které se vztahují k nakládání s osobními údaji klientů ve službách a 1 registraci zahrnující údaje dárců pro účely fundraisingových aktivit. 3.4 Zajištění a vyhodnocování fundraisingu a propagace vyhodnocování efektivity fundraisingu a propagace písemná definice spolupráce s externími dodavateli v oblasti PR a fundraisingu Důvěrný materiál 13

14 Hodnocení fundraisingu probíhá vždy po dokončení příslušné kampaně, či akce, jedná se zejména o vyhodnocení získaných příjmů a vynaložených výdajů. Vedle vyhodnocení příjmů jsou důležitým ukazatelem i nefinanční přínosy, například návštěvnost webu, reakce na sociálních sítích, zvýšení počtu dobrovolníků. Hodnocení propagačních aktivit se děje jednou za 3 měsíce, podkladem je i profesionální placená služba monitoringu tisku (Newton) a sociálních médií. Je vyhodnocován dopad mediálních aktivit návštěvnost, sledovanost, apod. V oblasti propagace jsou veřejností i odborníky pozitivně hodnoceny kampaně IQ Roma servis, kampaň Mypracujeme.cz, V jedné lavici a další. Spolupráce s externími dodavateli je zaměřena pouze na oblast propagace, vztahy jsou upraveny písemnými smlouvami, dodavatelé nepracují s osobními údaji, ani přímo neoslovují konkrétní osoby. Smlouvy na provádění fundraisingu nejsou zadávány. 3.5 Využívání získaných prostředků - výše darů, výše nákladů a odměňování, efektivita nákladů využívání finančních prostředků k naplňování poslání, nezbytné propagaci a zabezpečení přiměřené správy organizace hospodárné využívání darovaných prostředků odměňování pracovníků v přiměřené a obvyklé výši plnění limitu celkové odměny za externí fundraising (max. do výše 50 % získané částky) přiměřená výše propagačních a administrativních nákladů organizace podle Metodiky členění nákladů AVPO ČR IQ Roma servis využívá získané prostředky pro poskytování služeb a činností v souladu s definovaným posláním. Odměňování zaměstnanců je v přiměřené, mírně nadprůměrné výši, maximální výše průměrné měsíční hrubé mzdy včetně odměn činila v roce 2013 u třech nejvyšších položek Kč/měsíc. Propagační a administrativní náklady v hlavní činnosti činily v posledních dvou uzavřených účetních obdobích: V roce propagační náklady 1,69%; administrativní náklady 43,67% z celkových nákladů na hlavní činnost, v roce propagační náklady 3,69%; administrativní náklady 36,42% z celkových nákladů na hlavní činnost. Objem nezahrnuté dobrovolnické práce činí v jednotlivých letech: dobrovolníků, kvalifikovaný odhad hodin = přepočteno na Kč dobrovolníků, 1350 hodin = Kč (Pro finanční vyjádření hodnoty práce dobrovolníků jsou počty hodin dobrovolnické práce oceněny sazbou 150 Kč/hod, tj. průměrná hodinová mzda pedagogického pracovníka IQRS vč. zákonných odvodů). Důvěrný materiál 14

15 ZDROJE A PROSTŘEDKY OVĚŘENÍ: Formulář Žádosti Hodnocení spolehlivosti AVPO; Výroční zpráva 2012, 2013, Strategický plán IQRS , Organizační řád IQRS; Zápis z porady týmu fundraisingu; Směrnice pro public relations a fundraising; Strategie komunikace s dárci; ukázky propagačních a fundraisingových materiálů; Logomanuál a Manuál základního vizuálního stylu; Tabulka členění nákladů; Oznámení o konání veřejné sbírky. ZÁVĚR A DOPORUČENÍ HODNOTITELE Kapitola 3: Hlavním zdrojem financování činností a služeb IQ Roma servis jsou veřejné rozpočty, jejichž příspěvky tvoří 85 95% z celkových ročních příjmů organizace. Cílem vedení IQ Roma servis je dlouhodobá stabilizace a finanční udržitelnost vyvíjených činností, k čemuž může přispět i posílení vlastní výdělečné činnosti jak v rámci Diversitas, s.r.o., tak i finanční soběstačnost menších komunitních projektů IQRS. Propagace služeb, značky i idejí organizace probíhá na velmi profesionální úrovni, realizované kampaně zasahují poměrně značnou část veřejného prostoru. Propagační a fundraisingové aktivity probíhají v souladu s platnou legislativou a se Standardy etického fundraisingu pro Hodnocení spolehlivosti veřejně prospěšných organizací. Dobré jméno organizace a její profesionální přístup ve všech ohledech svého působení má pozitivní finanční dopad zejména u zástupců municipality a poskytovatelů dotací z veřejných zdrojů. I přes dlouhodobou zdařilou mediální prezentaci se zatím tato silná stránka organizace nepromítá do konkrétních výsledků ve znatelném zvýšení podílu individuálních, či firemních dárců. Vedení IQ Roma servis uvedené skutečnosti řeší stanovením cílů a postupů v rámci aktuálních plánů fundraisingu, mimo jiné i zřízením pozice fundraisera. Odměňování zaměstnanců je v přiměřené, mírně nadprůměrné výši, v kontextu dotovaných projektů. Propagační a administrativní náklady v hlavní činnosti činily v roce 2013 přibližně 45%, v roce 2014 pak 40 % z celkových nákladů. Poměrně vysoký podíl administrativních nákladů vyplývá zejména ze skutečností: 1. Vysoký počet dotovaných projektů, u kterých je vyžadována vyšší míra administrativní náročnosti, 2. Spolupráce s více než 60 dobrovolníky ročně, jejichž dobrovolná činnost není součástí vyčíslených příjmů, nicméně náklady na jejich podporu a poskytnutí zázemí jsou nezbytné. Podle názoru hodnotitele IQ Roma servis v kapitole 3. Fundraising, vztahy s veřejností většinově splňuje kritéria pro udělení Značky spolehlivosti. Doporučení: Informovat individuální a firemní dárce o konkrétním účelu, na který byl použit přijatý dar. Na propagační materiály uvádět informace o tom, že zobrazení osob probíhá s jejich souhlasem. Pokračovat v zahájené strategii a dlouhodobě vyhledávat příležitosti k posílení finančních zdrojů nezávislých na veřejných rozpočtech. Důvěrný materiál 15

16 4 Finanční řízení a hospodaření organizace 4.1 Nástroje finančního řízení finanční přehledy, schvalování a kontrola výdajů, cashflow, správa majetku nástroje a procesy zajišťující správné plánování, hospodaření a kontrolu finančních prostředků plánování a schvalování rozpočtu, řízení cash-flow proces schvalování a proplácení výdajů (dvojstupňová kontrola) kontrola hospodaření a nakládání s majetkem ze strany dozorčího orgánu zásady řádného hospodaření při nakládání s majetkem a v investicích Plánování a řízení finančních prostředků probíhá na základě ročního rozpočtu. Finanční manažer sestavuje rozpočty jednotlivých projektů, které jsou potom sloučeny do rozpočtu celé organizace. Plánovaný roční rozpočet schvaluje ředitelka organizace, hospodaření uplynulého roku schvaluje členská schůze jakožto nejvyšší orgán. Systém finančního řízení, procesy a pravidla proplácení výdajů jsou podrobně popsány v Metodice finančního řízení. Existuje vícestupňová kontrola ve schvalování, proplácení a zaúčtování výdajů. Řízení a kontrola cash-flow jednotlivých projektů spadá do pravomoci finančního manažera, který v 3měsíčním cyklu předává ke schválení ředitelce návrhy na řešení případných výpadků ve finančních tocích. Činnost kontrolní komise v oblasti hospodaření organizace spočívá zejména ve vypracování roční kontrolní zprávy a jejím předložení členské schůzi. IQ Roma servis nevlastní nemovitý majetek, v roce 2009 získalo investiční dotaci z ROP na rekonstrukci prostor Centra integračních služeb, celkové náklady do roku 2013 činily téměř 25 mil. Kč. Objekt vlastní Město Brno, nájemní smlouva s IQ Roma servis je uzavřena na 17 let. Vlastní finanční prostředky ve výši přibližně 0,5 mil. Kč slouží jako provozní rezerva organizace. 4.2 Účetnictví a audit vedení účetnictví, povinnost auditu, výstupy z účetnictví, členění dle jednotlivých činností rozlišení výnosů a nákladů souvisejících s administrativou, propagací a vykonáváním veřejně prospěšných činností dle Metodiky členění nákladů. vedení účetnictví v souladu se zákonem o účetnictví (účetní závěrka složená z rozvahy, výkazu zisku a ztráty a přílohy k účetní závěrce) přesné a srozumitelné zobrazení hospodaření organizace ve finančních přehledech audit - u organizací jejichž celkové roční výnosy přesáhly v posledních dvou uzavřených účetních obdobích 3 mil. Kč Důvěrný materiál 16

17 IQ Roma servis předložil členění výnosů a nákladů za rok 2013 a 2014 na náklady související s administrativou, propagací a vykonáváním veřejně prospěšných činností. Zpracování účetnictví společnosti probíhá interně v rámci pracovního poměru účetní a mzdové účetní. Mimo to je zajišťován externí dohled nad správností zaúčtování mezd a dotací a grantů externí účetní firmou Finnline s.r.o., Holzova 127, Brno, IČ: (jednatelka Darina Klamková). Interní směrnice zahrnují mimo jiné Směrnici k nákupům, pokladně a vyplácení záloh, Metodiku finančního řízení a další. Účetnictví je vedeno v souladu se zákonem, účetní závěrka složená z rozvahy, výkazu zisku a ztráty za rok 2013 a 2012 je zveřejněna na webových stránkách organizace. Ve Sbírce listin doposud nebyly výroční zprávy s účetní závěrkou zveřejňovány. Audit účetnictví organizace provádí firma Audit Brno spol. s r.o., Příkop 6, Brno, IČ: Auditorská zpráva za 2012 i 2013 neobsahovala výhrady. 4.3 Vlastní hospodářská činnost organizace využití výnosů z hospodářské (doplňkové, vedlejší) činnosti v souladu se zakládacími dokumenty a efektivním způsobem poskytování transparentních informací o využívání výnosů IQ Roma servis vlastní 60% podíl v sociální firmě Diversitas s.r.o., která poskytuje akreditované kurzy, vzdělávací stáže a semináře. Zisk z hospodářské činnosti je určen na podporu realizace aktivit a služeb v rámci hlavní činnosti. Informace je obsažena v Příloze k účetní závěrce. Diversitas, s.r.o. doposud nezveřejňovala účetní závěrku a přílohu k účetní závěrce ve Sbírce listin. 4.4 Dotace a granty z veřejných zdrojů řádné využívání a vypořádání grantů a dotací poskytovaných z veřejných zdrojů v dotovaných projektech neexistují závažná pochybení řádné vypořádání případných odvodů a penále za porušení rozpočtové kázně IQ Roma servis každoročně financuje většinu svých činností a služeb formou dotovaných projektů. V roce 2013 byly realizovány projekty s podporou: - 9 projektů s národní a regionální podporou (poskytovatelé MPSV, MŠMT, Úřad vlády, MVČR, Jihomoravský kraj, Statutární město Brno a další) projektů s podporou EU (programy OPVK, OPLZZ, ROP Jihovýchod, LLP - Youth in Action, Comenius Regio, Progress, Základní práva a občanství) - 4 projekty s podporou nadací a velvyslanectví (Velvyslanectví Spojených států amerických, Open Society Fund Praha, Open Society Institute) Důvěrný materiál 17

18 Ve dvou dotovaných projektech z prostředků EU (OPLZZ, OPVK) došlo ke vzniku neuznatelných výdajů ve výši Kč a Kč, nesrovnalosti byly vypořádány s poskytovateli. ZDROJE A PROSTŘEDKY OVĚŘENÍ: Formulář Žádosti Hodnocení spolehlivosti AVPO; Výroční zpráva 2012, 2013, Organizační řád IQRS; Směrnice k nákupům, pokladně a vyplácení záloh, Metodika finančního řízení, Rozpočet IQRS, ZÁVĚR A DOPORUČENÍ HODNOTITELE Kapitola 4: Finanční řízení IQ Roma servis probíhá na základě písemně stanovených postupů, je popsána zodpovědnost jednotlivých pracovníků, kteří plánují, schvalují nebo uskutečňují finanční operace. Je zajištěna vícestupňová kontrola. Posledním kontrolním článkem je kontrolní komise, která jednou ročně vydává kontrolní zprvu o hospodaření organizace. Účetnictví IQ Roma servis je vedeno interně s využitím dohledu externí účetní firmy, hospodaření každoročně prochází externím auditem. IQ Roma servis vlastní 60% podíl v sociální firmě Diversitas s.r.o., která poskytuje akreditované kurzy, vzdělávací stáže a semináře. IQ Roma servis je velmi úspěšný v získávání grantů a dotací z veřejných prostředků, většina služeb a činností organizace je hrazena z veřejných prostředků. Ve sledovaném období bylo realizováno několik desítek takto financovaných projektů. Podle názoru hodnotitele IQ Roma servis v kapitole 4. Finanční řízení a hospodaření organizace splňuje kritéria pro udělení Značky spolehlivosti. Doporučení: Do výroční zprávy IQ Roma servis, nebo do přílohy k účetní závěrce uvádět informaci o výši a využití zisku z činnosti společnosti Diversitas, s.r.o. Jako většinový vlastník Diversitas, s.r.o. dohlédnout na zveřejňování její účetní závěrky ve Sbírce listin. Důvěrný materiál 18

19 5 Transparentnost vůči veřejnosti 5.1 Obsah výroční zprávy popis organizační struktury včetně personálního složení orgánů a vedení společnosti informace o realizovaných projektech a oblastech činnosti včetně výnosů a nákladů členěných na jednotlivé projekty a činnosti informace o počtu zaměstnanců, spolupracovníků, případně dobrovolníků popis používaných metod fundraisingu a reklamy (s ohledem na transparentnost a akceptovatelnost) finanční zpráva obsahující rozvahu, výkaz zisku a ztráty a přílohu k účetní závěrce, porovnání vůči předchozím rokům, včetně komentáře ke všem významným skutečnostem a změnám, které nastaly přehled přijatých darů, dotací a jiných příspěvků (u příspěvků nad 10 tis. Kč s uvedením dárců) přehled poskytnutých darů, dotací a jiných příspěvků (u příspěvků nad 10 tis. s uvedením osoby příjemce) informace o použití darů a jiných finančních zdrojů organizace ve vykazovaném roce (ve vazbě na zůstatek finančních zdrojů z předchozího roku a zůstatek do roku následujícího) zpráva o finančním auditu (byl-li prováděn) Výroční zprávy IQ Roma servis jsou velmi kvalitně graficky zpracované, obsahují informace o jeho činnosti. Výroční zprávy slouží jako jeden z nástrojů pro komunikaci s veřejností. V souladu s metodikou Hodnocení spolehlivosti AVPO obsahují výroční zprávy popis struktury a orgánů společnosti, členů a dobrovolníků. Dále jsou zde uvedeny informace o jednotlivých programech a poskytovaných službách. Velmi podrobně a zdařile jsou zpracované údaje o poskytovaných službách a počtech zúčastněných, resp. podpořených osob. Finanční část výročních zpráv zahrnuje údaje o hospodaření společnosti a zprávu auditora. Součástí výročních zpráv je také seznam dárců. Výroční zprávy za rok 2012 a 2013 neobsahují stručnou historii organizace, jmenovité uvedení osob ve vedení organizace. Výroční zpráva také neuvádí informace o konkrétním způsobu využití darů, výši přijatých darů. Výroční zpráva neobsahuje odkaz na přílohu k účetní závěrce. 5.2 Publikace výroční zprávy zveřejnění na webových stránkách organizace do šesti měsíců po skončení účetního období další zveřejnění dle zákona Výroční zprávy jsou publikovány na webových stránkách organizace Důvěrný materiál 19

20 5.3 Webové stránky existence vlastních webových stránek podstatné a aktuální informace o činnosti organizace (aktualizace minimálně jednou za šest měsíců) Webové stránky IQ Roma servis jsou profesionálně a přehledně strukturovány, obsahují dostatek aktuálních informací pro cílové skupiny, veřejnost i dárce. Stránky mají kvalitní grafické zpracování a celkový vzhled. Organizace komunikuje s veřejností pomocí dalších webových stránek: IQ Roma Servis spravuje stránku na Facebooku a účet na Twitteru ZDROJE A PROSTŘEDKY OVĚŘENÍ: Formulář Žádosti Hodnocení spolehlivosti AVPO; Výroční zpráva 2012, 2013, ZÁVĚR A DOPORUČENÍ HODNOTITELE Kapitola 5: IQ Roma servis prezentuje informace o své činnosti ve výročních zprávách, které jsou kvalitně obsahově i graficky zpracovány. Výroční zprávy jsou zveřejňovány na webových stránkách společnosti. Webové stránky i ostatní stránky, které organizace spravuje, přinášejí veřejnosti i cílovým skupinám dostatek informací o činnosti organizace, jsou pravidelně aktualizovány. Podle názoru hodnotitele IQ Roma servis v kapitole 5. Transparentnost vůči veřejnosti většinově splňuje kritéria pro udělení Značky spolehlivosti. Doporučení: Do následující výroční zprávy IQ Roma servis zahrnout všechny informace podle Standardů zpracování výročních zpráv pro Hodnocení spolehlivosti, a to zejména stručnou historii organizace, jmenovité uvedení osob ve vedení organizace, výši přijatých darů a informace o konkrétním způsobu využití darů, odkaz na zveřejněnou přílohu k účetní závěrce. Důvěrný materiál 20