KOLENÍ JARO 2006 SKALSKÝ DV R

Transkript

1 KOLENÍ JARO 2006 SKALSKÝ DV R

2

3

4 I. DEN p o n d l í P R O G R A M K O L E N Í 09:30 09:45 ZAHÁJENÍ KOLENÍ 09:45 10:45 Blok 1: PM, OPERATIVA 1 PROJECT MANAGEMENT 1 nástroje úkolového managementu 1 vyhledání textu 11:00 11:59 Blok 2: MARKETING, CRM 1 Soft-4-Sale CTI identifikace volajícího 1 marketingový robot ukázkové definice v akci 1 kontakty a marketingové novinky 12:00 13:14 OB D 13:15 14:00 Blok 3: INTERNET, SOFT-4-WEB 1 automatické rozesílání sestav 1 SOFT-4-WEB data Soft-4-sale na Internetu 1 internetové novinky 14:15 15:00 Blok 4: HELP-DESK, SERVIS 1 HELP DESK nový modul 1 Help-desk MTJ Service 1 reklamace, reklama ní sklady 1 servis a opravy za ízení 15:15 16:00 Blok 5: MANA ERSKÉ NÁSTROJE 1 zam stnanecké benefity 1 obchodní a finan ní plánování 1 obchodní analýzy a plány 1 sestavení plán a vyhodnocení ziskovosti 16:15 17:00 Blok 6: ANALÝZY A VAZBY 1 ukázka sestavení hitparád 1 oblasti produkce na kart zbo í 1 vyu ití k ových tabulek 1 doklady zú tování záloh dopad na analýzy 17:15 18:00 Blok 7: OPAKOVÁNÍ 1 ukázky hodnotících sestav 1 novinky v mana erských nástrojích 1 analýzy a hodnotící sestavy Dotazový blok del í ne obvykle 18:00 XX:00 ODPO INEK + OSOBNÍ KONZULTACE

5 II. DEN ú t e r ý P R O G R A M K O L E N Í 09:00-09:10 ZAHÁJENÍ KOLENÍ 09:10-10:00 Blok 1: CENOVÉ STRATEGIE, BONUSOVÝ SYSTÉM 1 cenové strategie, nástroje pro stanovení cen 1 recykla ní poplatky 1 BONUSOVÝ SYSTÉM 1 smluvní ceny stanovení dle nabídek 10:15-11:00 Blok 2: SKLADY 1 návrh vyu ití árových kód 1 robot výrobních ísel 1 skladová inventura, uzáv rka 1 hromadné nastavení pro minimální zásoby 1 skladové analýzy, dostupnost, umíst ní na sklad 1 vazba skladu na ú etní systém 11:15-12:00 Blok 3: PODVOJNÉ Ú ETNICTVÍ 1 funkcionalita ú etnictví 1 ení uvnit systému Soft-4-Sale 1 vazba na obchodní moduly Soft-4-Sale 12:00 13:15 OB D 13:15 14:00 Blok 3: OBCHODÍ DOKUMENTY A POSTUPY 1 signace obchodních dokument 1 pultový prodej s registra ní pokladnou 1 zápo ty a bankovní výpisy v zahrani ní m 1 záp ky vrácení výrobního ísla 14:15 15:00 Blok 5: OVLÁDÁNÍ SYSTÉMU 1 klon p i otev ení sady dokument 1 dynamické zv ení vý ky podformulá e 1 ovládací triky 1 novinky v ovládání 15:15 16:00 Blok 6: SPRÁVA SYSTÉMU A DAT 1 data v Soft-4-Sale 1 provoz Soft-4-Sale 1 údr ba Soft-4-Sale Dotazový blok del í ne obvykle 16:15 16:30 Blok 7: Plán rozvoje 2006/ rozvojový plán 16:30 17:00 UKON ENÍ KOLENÍ

6 K O L E N Í J A R O ÍZENÍ PROJEKT, OPERATIVA...4 ÍZENÍ PROJEKT 4 HLAVNÍ VÝHODY POU ÍVÁNÍ MODULU PROJEKTY...4 IVOTNÍ CYKLY ÚKOLU...5 IVOTNÍ CYKLY PROJEKTU...5 ZÁKLADNÍ INFORMACE V PROJEKTOVÉM ÍZENÍ...6 NOVÁ VAZBA NA PROJEKT...7 KARTA ÚKOL...8 HLEDÁNÍ TEXTU V OPERATIVNÍCH DOKUMENTECH...9 EVIDENCE ZÁSILEK 9 POSTUP P I ZAKLÁDÁNÍ NOVÉ ZÁSILKY...10 TISK EVIDENCE ZÁSILEK...10 VNITROFIREMNÍ DIALOGY 12 NASTAVENÍ VNITROFIREMNÍHO DIALOGU...12 KARTA VNITROFIREMNÍHO DIALOGU...13 MARKETING, CRM...14 SOFT-4-SALE CTI IDENTIFIKACE VOLAJÍCÍHO 14 VYTVO ENÍ DATABÁZE TELEFONNÍCH ÍSEL...14 P EHLED TELEFONNÍCH ÍSEL...16 NEZNÁMÉ ÍSLO VOLAJÍCÍHO...16 NAJDI FIRMY DLE OBCHODNIKA BEZ OHLEDU NA MÍSTO ZÁPISU...16 P ÍMÉ I NEP ÍMÉ PROAKTIVITY...17 MNO INOVÉ OPERACE NAD MARKETINGOVÝMI VÝB RY...17 NOVÁ ZÁLO KA OBJEKTY NA MARKETINGOVÉ KART...18 INTERNET, SOFT-4-WEB...19 ROZVOZY SESTAV 19 POSTUP NÁVRHU ROZVOZU SESTAV...21 SOFT-4-WEB: INTERNETOVÁ NADSTAVBA S4S 23 STRUKTURA E ENÍ SOFT-4-WEB...24 POPIS SOFT-4-WEB...25 KARTA DEFINICE VAZEB PORTÁLU SOFT-4-WEB...26 KONFIGURACE S4S GUARDIEN...26 PORTÁL B2B 27 OUTLOOK EXPRESS!...28 HELP-DESK, SERVIS...29 HELP-DESK SOFT-4-SALE 29 E ENÍ PO ADAVK ZÁKAZNÍK...29 ZÁKLADNÍ ROZT ÍD NÍ DO 4 PEVNÝCH KATEGORIÍ...29 KARTA PO ADAVKU HELP-DESKU...31 HELP-DESK SOFT-4-WEB 31 MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 1

7 VÝKAZY SERVISNÍ INNOSTI...33 MANA ERSKÉ NÁSTROJE...34 VNITROFIREMNÍ ZAM STNANECKÉ BENEFITY 34 NASTAVENÍ BENEFIT...35 P EHLEDY BENEFIT...36 GENERÁTORY OBCHODNÍHO PLÁNU NAD 6 TYPY DOKLAD...36 P EHLED ROZPRACOVANOSTI ZAKÁZEK...37 DAILY NEWS...38 ANALÝZY A VAZBY...39 OBRAT...39 ZAKÁZKY...39 TOP SEZNAMY A KOLÁ OVÉ GRAFY U K Í OVÝCH TABULEK...40 ANALÝZA TRHU...41 CENOVÉ STRATEGIE, BONUSOVÝ SYSTÉM...42 RECYKLA NÍ POPLATKY...42 BONUSOVÝ SYSTÉM 43 JAK ZÍSKAT BONUSOVÉ BODY...43 KONSTRUK NÍ CELKY...45 P I AZENÍ ZÁKAZNICKÝCH DEFINIC NAD KARTOU NABÍDKY...46 SKLADY...47 ROBOT VÝROBNÍCH ÍSEL 47 POSTUP SPU T NÍ ROBOTA...47 VÝZNAM VOLEB...48 SKLAD...48 NEPOHYBLIVÉ ZÁSOBY...49 REPLIKACE JEN STAV ZÁSOB...49 ZRYCHLENÍ MANIPULACE SE SKLADOVÝMI DOKLADY...50 NA ZÁP J NÍK DOKLADECH INFORMACE O VRÁCENÍ...50 NÁSTROJ PRO KONTROLU KOREKTNOSTI SKLADOVÝCH P EVOD...51 NAVR ENÍ MINIMÁLNÍCH STAV ZÁSOB DLE OBJEMU PRODEJE V MINULOSTI...51 HLEDÁNÍ DUPLICIT V DATABÁZI ZBO Í...52 HROMADNÉ NASTAVENÍ MINIMÁLNÍHO A OPTIMÁLNÍHO MNO STVÍ...53 NASTAVENÍ POVINNÝCH ÚDAJ KARTY P EVODKY...53 PODVOJNÉ Ú ETNICTVÍ...54 VAZBY MODULU EKONOMICKÉHO NA MODULY OBCHODNÍ...54 START EKONOMIKY V SOFT-4-SALE...55 PROVOZ EKONOMIKY V SOFT-4-SALE...56 FUNKCE EKONOMIKY V SOFT-4-SALE...56 MENU MODULU EKONOMIKA...57 OBCHODNÍ DOKUMENTY A POSTUPY...60 PULTOVÝ PRODEJ S REGISTRA NÍ POKLADNOU 60 NASTAVENÍ ELEKTRONICKÉ POKLADNY...60 KONFIGURACE FISKÁLNÍHO MODULU...60 NEGATIVNÍ HLÁ ENÍ PRO INTRASTAT...62 ZÁPO TY V ZAHRANI NÍ M N...62 OV OVÁNÍ PLATNOSTI ÍSLA ZBO Í V DOKLADECH...62 ODB RATELSKÉ ÍSLO ZBO Í NA DOKLADECH...63 MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 2

8 GENERÁTOR NABÍDKY Z P EHLEDU ZBO Í VE VF...64 NASTAVENÍ STANDARDNÍHO DOPROVODNÉHO TEXTU...65 IMPORT BANKOVNÍCH VÝPIS Z VÍCE Ú T KLIENTA SOU ASN...65 IMPORT BANKOVNÍCH VÝPIS FORMÁTU MULTICASH...65 KONTROLA DUPLICITNÍHO ÍSLA VÝPISU P I IMPORTU...65 KUMULOVANÉ PLATEBNÍ P ÍKAZY...65 DOPLN N SWIFT A IBAN U ZAHRANI NÍCH P IJATÝCH FAKTUR...66 TISK VZÁJEMNÉHO ZÁPO TU V M N EUR...66 TISKOVÁ SESTAVA P ÍMO NAD P EHLEDY...66 GENERÁTOR P IJATÉ OBJEDNÁVKY NAD KARTOU SERVISNÍHO ZÁSAHU...66 KAPACITNÍ P EHLED POLO EK OBJEDNÁVEK...67 MO NOST SLEDOVÁNÍ SOUVISEJÍCÍCH DOKLAD...67 NOVÁ SERVISNÍ FUNKCE NA NA KART OBCHODNÍ ANALÝZY...67 DEFINICE POVINNÝCH ÁDK NABÍDKY...67 OVLÁDÁNÍ SYSTÉMU...69 KONTROLA OBSAHU NABÍDKY...69 PAM TISKOVÝCH DOKUMENT...69 AUTOMATICKÉ ZAKLÁDÁNÍ NOVÝCH ÍSELNÝCH ÁD DOKLAD V NOVÉM ROCE...70 NAPLN NÍ HODNOT PRÁZDNÝCH POLÍ...71 NASTAVENÍ ÍSELNÝCH AD V REPLIKACÍCH...71 IDENTIFIKACE ZODPOV DNÉ OSOBY...71 SPRÁVA SYSTÉMU A DAT...72 NÁSTROJ PRO ODESÍLÁNÍ LOGOVACÍCH PROTOKOL...72 SQL DOTAZ...73 PLÁN ROZVOJE 2006/ MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 3

9 ÍZENÍ PROJEKT, OPERATIVA ÍZENÍ PROJEKT Smyslem nového modulu ÍZENÍ PROJEKT je umo nit ízení slo itých podnikových situací, zakázek a projekt. Pod ozna ením projekt si m eme nap. p edstavit st hování firmy z místa A na místo B nebo nap. p íprava ur ité produktové skupiny k distribuci nebo nap. sestavení marketingového plánu na p tí rok. Projekt si m eme p edstavit libovolnou innost, která vy aduje slo ité koordinace, sou innost mnoha spolupracovník a minimáln vy aduje n jaké organizované zpracování jednotlivých krok. HLAVNÍ VÝHODY POU ÍVÁNÍ MODULU PROJEKTY PROJEKT, JAKO NADSTAVBA SYSTÉMU SOFT-4-SALE Projekt je nadstavbou systému Soft-4-Sale vztahující se k libovolným dokument m v systému. Jedná se o nad ízenou funkci, tzn., e k jednomu projektu m e být p ipojeno libovolné mno ství firem, zakázek, úkol, jednání, nabídek, mark. akcí atd. Navíc zde platí, e jeden dokument m e být p ipojen k více projekt m. Proto vazba mezi projektem a dokumenty nemusí být tak jednozna ná. Jeden dokument nemusí být p id len k jednomu projektu. Projekty tak mohou hrát roli i nap. jako nástroje pro vyhodnocení ur itých kampaní, pokud mám v li a chu do toho projektu zasunout v echny p íslu né faktury, které vypadly díky zpracování ur ité kampan a navíc v té kampani m e být zpracována i kompletní íprava v etn návazností nákladových polo ek (nap. p ijatých faktur za výrobu ur itých propaga ních materiál ). Mohly by tam zapadnout i servisní zásahy, pracovní výkazy lidí, kte í se na tom projektu podíleli. Vazby jednotlivých dokument k projektu mohou být finan ní, pak p iná í k projektu bu to náklady nebo výnosy. Znamená to, e projekt má na sebe navázané libovolné dokumenty, a n které z t chto dokument p iná í i finan ní vazbu, my leno n jaké peníze, které se objevují k vyhodnocení projektu. STRUKTUROVANOST PROJEKTU Druhou výhodou je schopnost zanést do takto komplikované situace ur itou strukturu. Nap. vystavování na veletrhu vy aduje ur itou p ípravnou fázi, realiza ní fázi, která vy aduje vybudování stánku. Následuje vlastní výstava a na záv r vyhodnocení výstavy (zpracování výsledk ú asti na tomto veletrhu). Veletr ní akce pojatá jako projekt má n kolik etap, které se d lí na ur ité fáze. Projektový systém Soft-4-Sale umo uje, aby jeden projekt m l stromovou strukturu fází etap a inností v rámci etap. Zále í na u ivateli, jakým zp sobem zanese do projektové situace jednotlivé kroky. JEDNODUCHÁ A POHODLNÁ P ÍPRAVA etí a ne mén podstatnou výhodou je jednoduchost, jakou p ipravíte jednotlivé plánované innosti k projektu. Jmenovit rychlost zadávání úkol, které se musí zpracovat v rámci projektu, by m la být velmi vysoká a p ipravit takový projekt se stává velmi pohodlné. Následn je nutné se k tomu samoz ejm vracet, rozhodnout o termínech a osobách. OPAKOVATELNÁ VYU ITELNOST Díky jednomu vytvo enému projektu dostanete ablonu pro projekt na dal í rok. Op t, typickou situací je výstava. Má velmi obdobnou strukturu v p tím roce, kdy se jednotlivé kroky musí opakovat, akorát nejsou spln né. Tzn. hodnota takového projektu je vyu itelná i pro dal í rok. PROVÁZANOST S FUNKCEMI SYSTÉMU SOFT-4-SALE Projektový management Vám p inese do systému vysokou mana erskou nadstavbu s pou itím libovolné funk nosti v systému Soft-4-Sale a provázaností do jedné projektové MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 4

10 situace. Tuto situaci je schopen zpracovat, jak pomocí operativních dokument, tak pomocí finan ních dokument, tak aby ji bylo mo né nakonec i vyhodnotit. SYNCHRONIZACE S PO TOVNÍM KLIENTEM Projektový management navazuje i na synchronizaci po ty, kde je mo né u p i synchronizaci rozhodnout, zda ur itá polo ka má být za azena do slo ky k n kterému z projekt, která se synchronizuje. PRÁCE S AKTIVNÍMI PROJEKTY Za dal í výhodu pova ujeme, e v nabídce se zobrazuje pouze omezená skupina práv aktivních projekt. Uzav ené projekty se dále u ivateli nenabízí pro p ipojování dokument. ÚKOLOVÝ MANAGEMENT innosti, které jsou plánovány v rámci projekt, jsou v systému implementovány jako standardní úkoly (úkolový management). Úkol, který je p ímo za azen do projektu je výjimkou 7:40, oproti ostatním dokument m. Tento úkol je p ipojen k úkolovému managementu vazbou 1:1 tzn., e úkol jako innost ur itého projektu m e být pod ízena pouze jedinému projektu. IVOTNÍ CYKLY ÚKOLU Pro snadn í ení projektového systému, byl do úkolového managementu zaveden pojem ivotní cykly. Ka dá fáze projektu má sv j vlastní ivotní cyklus. Zapisován První situace je zapisování úkolu, tzn. postupn je vytvá eno zadání toho úkolu a v této fázi ho nikdo nemá ani p ebírat pro práci. Po ukon ení tohoto cyklu, p echází do cyklu Zadán k ení editace byla ukon ena a p echází se do stavu, e zadání úkolu je kompletní, tak e je ve stavu zadáno. A eká na p evzetí úkolu evzat k ení Zodpov dná osoba p evzala k ení Dokon en Zodpov dná osoba ozna ila jako spln no. Akceptované ení Takto vy ený úkol je zkontrolován tím, kdo úkol zadal Neakceptované ení IVOTNÍ CYKLY PROJEKTU ipravován Zadán Be ící Dokon en MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 5

11 Akceptované dokon ení Neakceptované dokon ení ZÁKLADNÍ INFORMACE V PROJEKTOVÉM ÍZENÍ Ukázka karty projektu Za hlavní informace se pova ují zodpov dná ( ídící) osoba projektu, priorita a typ projektu co jsou dva íselníky, které zakládá u ivatel. Dále datum zahájení, ukon ení a skute né datum ukon ení projektu. Projekt má p edev ím název, p es který se potom bude dále odkazovat a bude vyhledáván. Krom názvu m e být zadán popis projektu v poli obsahu. Projekt m e být za azen pod zakázku, mark. akci p ípadn pro st edisko. Toto za azení by znamenalo, e projekt je pod ízen t mto krok m. Systémové informace obsahují identifikaci projektu, zadávající osobu, datum vzniku, datum poslední zm ny, úrove vno ení a popis vno ení. Tyká se to té situace, e projekt management umo uje krom hlavního projektu evidovat etapy a fáze inností, které jsou naplánovány v rámci toho projektu. Ty u obsahují hlub í úrove vno ení ne je 1. Na úrovni 1 tedy máme ty nejhlavn í zadané projekty. ení projektu je mo né zadat v textové variant i v rámci této karty projektové. Levá zálo ka obsahuje strukturu jednotlivých projekt, p es pravý klik je mo né aktivovat pomocné menu, které umí p esouvat jednotlivé etapy a innosti jednak nahor a dol, tzn. umí p esouvat jejich po adí a umí je povy ovat a poni ovat. Tzn. z etapy ud lat innost nebo z innosti ud lat etapu. Je mo né zde pravým klikem vkládat nové ádky, p ípadn p es pravý klik mazat ádky jednotlivých inností, tzn. struktura projektu se ovládá novým zp sobem p es pravé tla ítko. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 6

12 Pravá zálo ka obsahuje u jednotlivé dokumenty implicitn základní kartou je vazba na úkolový management. Je mo né p ímo zde do nových ádk vypisovat zadání nových inností, které jsou okam it po zapsání vedeny pod situací zadáno (zapisováno). Novou innost je mo né zadat taky jednodu e tím, e se zadání této innosti zapí e do horního ádku, kde se zadá text po adované innosti a systém sám zalo í pro funkci na posledním ádku nový úkol s tímto textem. V zálo ce najdete ve keré dokumenty, které jsou p ipojeny k projektu set íd ny tak, e nej erstv í dokumenty jsou naho e, ale i zde m ete samoz ejm pou ívat filtraci na typ dokumentu tzn. nalézt jenom dokumenty ur itého typu. V zálo ce vidíte záznamy spisové slu by, které pova ujem z hlediska informa ní hodnoty, e nej ast ím a nejzajímav ím dokumentem. Zálo ka ukazuje ve keré proaktivity, které jsou vedeny na dokumenty v projekt managementu a týká se to situace, kdy tyto dokumenty jsou nejen primární ve spojení k t mto projekt m, úkol m, ale jsou vlastn nep ímo p ipojeny k jakémukoliv projektovému dokumentu. Tzn. jakýkoliv dokument je p ipojen k projektu a m e mít proaktivity a tyto ve keré proaktivity se potom zobrazí v zálo ce alarm. Poslední zálo ka umo ní zobrazit ve keré p ipojené objekty, které jsou k projektu p ipojeny. A op t se p edpokládá, e r zné slo ité projekty bude nutné dopl ovat r znými dopl ujícími dokumenty (obrázky, fotky, schémata, tabulky, ). echny tyto soubory budou standardn p ipojeny jako p ipojené objekty a systém je schopen vyhledat v echny p ímo i nep ímo p ipojené dokumenty k zadanému projektu. NOVÁ VAZBA NA PROJEKT Nová vazba na projekt Na nástrojové li nad libovolným dokumentem je k dispozici nové tla ítko pro generování nové vazby na projekt. Nejd íve u ivatel vybere projekt nebo jeho konkrétní etapu a pak systém vybuduje vazbu, jen m e být je modifikována z hlediska informací jen se ve vazb ukládají! MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 7

13 Okno pro výber projektu Okno vazby na projekt Avízo vazby na projekt Pokud k dokumentu existuje vazba na projekt, je na dokumentu viditelné tla ítko pro otev ení projektu. Otev e bu p íslu ný projekt (pokud je vazba jednozna ná), nebo p ehled vazeb, pokud existují z jediného dokumentu vazby na více projekt. KARTA ÚKOL Karta úkolu zcela zm nila design, tak aby se stala p ehledn í a jednodu í. Je postavena na 4 základních zálo kách: základní zálo ka poskytuje obecné informace (zat íd ní k lidem, do íselník, priorita, typ, vazba do systému, p ípadn na konkrétní osobu, vazba na zdroje a následek úkolu, termín a pracnost) pokud chcete úkolu plánovat as, je mo né to plánování zadat do zálo ky plánování asu zálo ka za azení obsahuje (za azení úkolu ke konkrétní zakázce, mark. akci, a investi ní objem finan ní p ípadn vazba na st edisko) systémové informace (kdo úkol zkontroloval, kdy úkol prob hl, jaký byl p vodní termín, vznik úkolu, kdy se zm nil). Na kart úkol je podstatné to, e ji obsahuje tla ítka ivotního cyklu, to znamená, e úkol je nejd íve zapisován, pak je zadán, nakonec je p evzat, vy en a zkontrolován. Tak e ení úkolu jako takového se ji realizuje jediným tla ítkem, které ekne, e úkol byl spln n. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 8

14 Karta úkolu HLEDÁNÍ TEXTU V OPERATIVNÍCH DOKUMENTECH Funkce pro hledání textu v operativních dokumentech je umíst na v modulu Marketing. Byla navr ena a vytvo ena za ú elem snadného a rychlého dohledání informací v operativních dokumentech. Nap. pot ebujete-li dohledat , ve kterém je popsán návrh ení p estavby skladových prostor. Nebo nap. pot ebujete dohledat ást textu ze zápisu z porad. Hlavní výhodou hledání textu v operativních dokumentech je rychlé a pohodlné dohledání hledaného výrazu. Hledání probíhá v t chto typech dokument : spisová slu ba po adavky úkoly porady reference plán asu ceník kontakty dotazníky NASTAVENÍ KRITÉRIÍ HLEDÁNÍ TEXTU Hledaný text je mo né omezit kritérií výb ru. firma asová kritéria výb rem typu operativních dokument ozna ením konkrétních polo ek Hledání textu spustíte kliknutím na tla ítko EVIDENCE ZÁSILEK Evidence zásilek je umíst na v modulu Marketing. Byla navr ena a vytvo ena za ú elem elektronické evidence zásilek v systému Soft-4-Sale. Rychlost a p ehlednost jsou hlavní ednosti této funkce. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 9

15 Obr.. 1: Menu Evidence zásilek POSTUP P I ZAKLÁDÁNÍ NOVÉ ZÁSILKY V menu Evidence zásilek vybereme polo ku Nová zásilka. Otev e se Vám prázdné okno pro zadání údaj o zásilce: status zásilky p ijatá/odeslaná datum zásilky (automaticky dopln no) firma (výb r dodavatele/odb ratele) faktura (výb r ísla faktury, ke které se zásilka vá e) epravní list ( íslo od p epravce) slu ba (forma dopravy) balíky (po et kus ) váha (hmotnost v kg) poznámka OK (p íznak doru ení) oblast (vychází z íselníku oblasti produkce, modul íselníky) zadal vznik (datum vzniku) zm na (datum poslední zm ny) íslo zásilky (eviden ní) TISK EVIDENCE ZÁSILEK Pomocí ikony Náhled p ed tiskem v nástrojové li zobrazíte tiskovou sestavu ehledu evidovaných zásilek. Tisk sestavy P ehled zásilek provedete ikonou pro tisk v nástrojové li. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 10

16 Obr.. 2: Karta evidence zásilek MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , , revize: 47, Strana 11

17 VNITROFIREMNÍ DIALOGY Vnitrofiremní dialogy najdete v modulu Marketing. Byly navr eny za ú elem zefektivn ní interní komunikace ve firm. Formou p ísp vk a p ipomínek nad vybraným tématem ete vést tzv. diskusní skupiny, kde budou tyto záznamy evidovány. P ínosem je edev ím aktuálnost, dostupnost a rychlost zápisu p ísp vk a p ipomínek k tématu. ete tak vést vnitrofiremní dialogy nad velkými projekty, kde budou popsány jednotlivé strategické body realizace navrhovaného ení s mo ností p idání návrh na vylep ení, poznámek k realizaci atd. TYPICKÉ POU ITÍ: ízení firemních projekt evidence nápad a doporu ení k tématu dialogy o stanovení smluvní slevy Obr.. 3: Menu Vnitrofiremní dialogy NASTAVENÍ VNITROFIREMNÍHO DIALOGU ZALO ENÍ NOVÉ KARTY FIREMNÍHO DIALOGU Zvolíme v menu Marketing Vnitrofiremní dialogy Nový vnitrofiremní dialog. Otev e se Vám prázdná karta pro definici vnitrofiremního dialogu a zde vyplníme název p ípadn detailní popis dialogu. 1. ZVOLÍME TÉMATA DISKUZE Musíte zadat témata dialog ipomínky., ke kterým u ivatelé budou mít mo nost psát 2. NASTAVENÍ Ú ASTNÍK DISKUZE Konfigurace ú astník diskuze se týká výb ru z polí OCHODNÍK, VY IZUJE, NA V DOMÍ. echna pole mají podobu nabídkové rolety, kde ze seznamu provedeme výb r. V p ípad, e chceme provést výb r více ú astník diskuze, provedeme dvojklik do pole výb ru, kde se Vám otev e okno Výb r obchodníka/u ivatele, s mo ností za krtnutí ivatel systému Soft-4-Sale. 3. ZABEZPE ENÍ DAT Nastavení úrovn ochrany dat. Pro koho má být karta dialogu nep ístupná. Úrove ochrany dat má vazbu na horizontální ezy. Prove, zajistí uzam ení p ehledu témat diskuze, ale povoluje p idávání p ipomínek od u ivatel. KONFIGURACE TYP STATUS VNITROFIREMNÍCH DIALOG Definici typ status pro vnitrofiremní dialogy naleznete v modulu Marketing Vnitrofiremní dialogy Konfigurace íselník status dialog. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 12

18 KARTAVNITROFIREMNÍHO DIALOGU Seznam témat dialog astníci diskuze, které vybere z rolety. Dvojklikem na pole výb ru se Vám otev e ehled u ivatel, pro výb r více ú astník diskuze. ehled p ipomínek Obr.. 4: Karta vnitrofiremního dialogu MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 13

19 MARKETING, CRM SOFT-4-SALE CTI IDENTIFIKACE VOLAJÍCÍHO Modul Soft-4-Sale CTI identifikace volajícího je dopl ují funkcionalitou kontaktního a operativních funkcí systému. Soft-4-Sale CTI zajistí identifikaci volajícího dle telefonního ísla pokud je toto íslo jakýmkoliv zp sobem zapsáno do systému Soft-4-Sale. ení je postaveno na spolupráci modulu CTI firmy SPRINX a systému Soft-4-Sale firmy MTJ Service. Volané telefonní íslo je identifikováno na stanici u ivatele a sou asn je avizováno v prost edí Windows (klient CTI) a pokud b í na stanici systém Soft-4-Sale je identifikován volající i v tomto systému a v závislosti na konfiguraci má u ivatel mo nost dosáhnou automatické otev ení karty volajícího nebo automatické otev ení karty nového jednání pro volajícího. LOGIKA FUNKCE Telefonní úst edna p íjme hovor a po le ho na telefon a na TAPI server zárove. Na TAPI server je napojen PC (server), kde jsou umíst ny data Soft-4-Sale, a PC v ech u ivatel systému Soft-4-Sale (klient v síti). TAPI server p es S4S data zjistí jméno volajícího a informace po le na p íslu né PC (klient v síti), kde podle zvolené konfigurace zobrazí kartu volajícího. JAK SYSTÉM FUNGUJE? Úst edna se spojí kabelem USB nebo LAN s PC "serverem" - délka kabelu USB by nem la p esahovat 5m. Server: instaluje se ovlada pro danou úst ednu a SPRINX CTI jako SERVER. Jednotlivé PC: instaluje se "klientská ást" aplikace CTI a v nastavení se vybere telefonní linka, kterou daný klient "poslouchá" a kterou p id luje server. i p íchozím hovoru aplikace prohledává databázi telefonních ísel a pokud b í i Soft- 4-Sale pak p edá íslo telefonního hovoru i do systému Soft-4-Sale TECHNICKÉ PO ADAVKY Úst edna: Komunika ní rozhraní s PC (musí podporovat komunikaci p es TAPI rozhraní) ISDN linka d le itá pro zobrazení ísla z úst edny a správnou funkci CTI Podpora rozhraní TAPI a ovlada e vy í ne 1.4 (doporu eno 2.1) Server: Windows 2000 Server a vy í / SBS 2003 SQL Server pro pot eby modulu CTI Report Klient: Microsoft Windows 2000 Professional Microsoft Windows XP Professional Microsoft Windows 98 SE VYTVO ENÍ DATABÁZE TELEFONNÍCH ÍSEL Prvním krokem pro pou ívání funkce Soft-4-Sale CTI je vytvo ení databáze telefonních ísel, ze kterých bude systém Soft-4-Sale erpat. Vytvo ení databáze provede v modulu Kontakty Konfigurace Vytvo ení databáze telefonních ísel. Implicitní cesta pro umíst ní databáze telefonních ísel je nastavena do C:/SoftSale/Save PODKLADY PRO DATABÁZI telefonní ísla MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 14

20 mobilní ísla fax ZDROJE INFORMACÍ karta firmy karta osoby tiskové hlavi ky íselníky obchodník íselníky zam stnanc Systém doká e zpracovat a zapsat do databáze ísla v r zných formátech tím, e pro ka dé íslo vytvo í samostatný zápis: , , Po úsp ném vytvo ení databáze telefonních ísel se objeví informace o dokon ení. Konfigurace Soft-4-Sale CTI Karta pro konfiguraci funkce Soft-4-Sale CTI identifikace volajícího je umíst na v modulu Kontakty Identifikace volajícího Konfigurace databáze telefonních ísel. Karta konfigurace Soft-4-Sale CTI NASTAVENÍ REAKCE NA NALEZENÉ TELEFONNÍ ÍSLO i nalezení telefonního ísla v databázi ísel, systém automaticky provede vybrané akce: otev e kartu firmy/osoby otev e nový záznam spisové slu by otev e nový záznam po adavku AUTOMATICKÁ AKTUALIZACE DATABÁZE TELEFONNÍCH ÍSEL Nastavení automatické aktualizace databáze telefonních ísel p i zm údaj v systému: i oprav telefonu na kart firmy/ osoby i prvním spu ní systému Soft-4-Sale v rámci dne i výrob repliky v tichém re imu (není vázáno na u ivatele) i p íjmu repliky v tichém re imu (není vázáno na u ivatele) Tichým re imem se rozumí p i spu ní automatických akcí (viz. modul Systém Nastavení automatických akcí). SPUSTIT P I STARTU Teprve a po zatrhnutí této volby bude systém hlídat p íchozí telefonní ísla. UMÍST NÍ DATABÁZE TELEFONNÍCH ÍSEL Implicitní cesta pro umíst ní databáze telefonních ísel je nastavena C:/SoftSale/Save. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 15

21 OVLÁDACÍ PRVKY KARTY Ulo í zm ny v nastavení vazeb na telefonní úst ednu. Zav e okno nastavení vazeb na telefonní úst ednu. Spustí funkcí pro vytvo ení databáze telefonních ísel. Zobrazí p ehled databáze telefonních ísel. P EHLED TELEFONNÍCH ÍSEL Tla ítkem Ukázat v konfiguraci databáze telefonních ísel, otev ete p ehled v ech evidovaných telefonních ísel. I nad tímto p ehledem platí, e doubleclickem na za átek ádku otev ete kartu kontakt firmy/osoby. Nad p ehledem telefonních ísel lze generovat nový po adavek nebo novou spisovou slu bu. Podmínkou je umíst ní kurzoru na vybraný ádek kontaktu a následné zvolení akce. NEZNÁMÉ ÍSLO VOLAJÍCÍHO V p ípad, e systém Soft-4-Sale nerozpozná subjekt podle ísla p íchozího hovoru, nabídne ulo ení nového telefonního ísla do databáze systému. V úvahu p ipadají t i mo nosti. 1. p id lení nového ísla stávající firm /osob 2. p epsání stávajícího ísla firmy/osoby novým 3. vytvo ení nového kontaktu (nová firmy/osoba) Volbou zalo ení nového kontaktu Soft-4-Sale otev e novou kartu firmy/osoby s p ed vypln nou kolonkou pro telefonní íslo. Obr.. 5: Formulá pro zadání nového telefonního ísla NAJDI FIRMY DLE OBCHODNIKA BEZ OHLEDU NA MÍSTO ZÁPISU Vyhledání firem nebo osob dle zodpov dné osoby je asto opakovaným úkonem. Zápis zodpov dné osoby je ov em mo ný na dvou místech na kart firmy. zodpov dná osoba nebo seznam osob v poli Realizace. Nový ovládací prvek hledej kdekoliv je dostupný v nástrojích kontaktního managementu a marketingových výb rech a umo ní u ivateli vyhledat v echny firmy obchodníka AAA bez ohledu na to, do kterého pole bylo jméno AAA zapsáno! Tato mo nost se dotýká vyhledání firem a osob i dle marketingových výb, a je pou itelná pro p ehledy, pro tisky a statistiky. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 16

22 ikona aktivace výb ru obchodníka bez ohledu na místo zápisu Pokud pou ijete tuto ikonu, pak z stává aktivní jen jedno výb rové pole obchodníka, ale vyhledání v datech probíhá v obou polích. P ÍMÉ I NEP ÍMÉ PROAKTIVITY NEP ÍMÁ PROAKTIVITA Za nep ímou proaktivitu k firm A lze pova ovat proaktivní p ipomínku generovanou nad nabídkou pro firmu A. Proaktivních p ipomínek nep ímo svázaných s firmou m e být mnoho a mohou být spojeny s r znými dokumenty v systému. Obdobn logicky funguje pojem nep ímá proaktivita k zakázce nebo k marketingové akci. Jde tedy o proaktivity spojené s dokladem zakázky resp. marketingové akce. Nová zálo ka pro nep ímé proaktivity na obchodní a marketingové kart firmy na kart zakázky na kart marketingové akce Nová zálo ka zobrazuje v echny p ímé i nep ímé proaktivity k danému dokladu nebo firm. Obr.. 6: Marketingová karta firmy s napln nou zálo kou pro související proaktivity MNO INOVÉ OPERACE NAD MARKETINGOVÝMI VÝB RY Mno inové operace nad marketingovými výb ry (firem, osob, zbo í) byly sjednoceny do jednoho formulá e a roz eny o mo nosti omezení výsledku. Stávající varianta, p esunutí výsledku do nov vygenerovaného marketingového výb ru, byla roz ena o mo nost dát výsledek do jedné z následujících mo ností: do jednoho z dvou pou itých výb do nového výb ru s konkrétním p edem zadaným jménem (viz. okna pro generování nového výb ru) Replikace t chto zm n musí být zaji na jen replikací tabulky AKCE bez replikace zm n jednotlivých polo ek. Zm na typu A resp. D a A. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 17

23 Obr.. 7: Výsledky mno inových operací nad marketingovými výb ry NOVÁ ZÁLO KA OBJEKTY NA MARKETINGOVÉ KART Na marketingové kart vznikla nová zálo ka Objekty, která umo uje zobrazit v echny objekty p ímo i nep ímo svázané s danou firmou. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 18

24 INTERNET, SOFT-4-WEB ROZVOZY SESTAV AUTOMAT PRO ROZESÍLNÁNÍ TISKOVÝCH VÝSTUP VE FORMÁTU PDF ZÁKAZNÍK M NEBO OBCHODNÍK M. Rozvozy sestav najdete modulu Marketing. Byl navr en a vytvo en za ú elem usnadn ní pravidelného rozesílání informa ních sestav vn i dovnit firmy. P ínosem je p edev ím schopnost rozpoznat, komu zvolenou sestavu má smysl vlastn posílat. Pokud zvolíte nap. sestavu nedodaného zbo í, pak systém rozpozná, pro které zákazníky máte v evidenci nedodané p ijaté objednávky, a pouze pro tyto zákazníky vytvo í jednotlivé tiskové sestavy jejich nedodaných objednávek a tyto sestavy ulo í ve formátu PDF a umí je automaticky distribuovat em jako p ílohy. Obdobn pokud se rozhodnete distribuovat sestavy nespln ných úkol s termínem do minulého týdne, pak systém roze le sestavy jen t m obchodník m, kte í takové nespln né úkoly mají v evidenci systému. TYPICKÉ POU ITÍ: informace o nezaplacených fakturách (tzv. mírné automatické urgence) pro dlu níky informace o p ijatých objednávkách s potvrzením termín rekapitulace nedodaného zbo í s termíny pro zákazníky upozorn ní o datu splatnosti faktury pro platící zákazníky vývojové po adavky se zm nou v posledním týdnu pro zadávající organizace finan ní vyhodnocení prodeje pro editele a vedoucí odd lení (m sí ní, týdenní, kvartální) výkazy inností za poslední týden pro zákazníky v záruce nespln né úkoly po termínu z minulého týdne pro nepo ádné u ivatele rekapitulace dluh po splatnosti pro zodpovídající obchodníky Obr.. 8: Submenu Rozvozy sestav PDF MTJ Service s.r.o., Musilova 2, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 47, Strana 19