Informační systémy pro polygrafii

Transkript

1 Informační systémy pro polygrafii

2

3 Firma CICERO Stapro Group s.r.o. dodává na trh informační systémy pro polygrafii od roku V počátku působila jako divize se specializací na polygrafii v jedné z nejvýznamnějších českých softwarových firem Stapro s.r.o., později se oddělila do samostatné společnosti, která zajistila lepší předpoklady k dynamickému růstu a k lepšímu uspokojování potřeb zákazníků bývalé divize cicero.

4 MIS Každá společnost je nějakým způsobem řízena a organizována a k této činnosti potřebuje účinné nástroje. Je chybné si myslet, že jednoduchý program nebo evidence v tabulkovém editoru pokryjí všechny důležité procesy v tiskárně, zajistí plnou kontrolu, zvýší efektivitu a využijí plný potenciál trhu, strojů a personálu. Investice do profesionálního polygrafického MIS je investicí, která se tiskárně velmi rychle vrátí a zajistí jí mnoho přínosů ve všech aspektech její činnosti. Trvale. Efektivita Našim cílem je, abyste považovali investici do MIS za nejlepší investici Vašeho podnikání. Investici s nejrychlejší návratností a největším přínosem. Náš argument: naši zákazníci vykazují v průměru 30% nárůst ekonomických ukazatelů bez nutnosti nárůstu personálu. Okamžitý přehled o všech relevantních informacích k zakázce z jakéhokoliv místa ve firmě / krátké a efektivní porady. Přehledné manažerské výstupy o klíčových procesech ve firmě kdekoliv, kdykoliv. Sloučení všech firemních evidencí do MIS, racionalizace administrativních procesů. 4

5 Konkurenceschopnost V dnešní době není možné nechat procesy bez přímé kontroly, nedělat něco na 100%, nevyužít maximálně potenciál Pracovat proti těmto zásadám znamená přenechat trh bez boje konkurenci. Kalkulace přesně odpovídající nákladům na zakázku. Kalkulace a sdělování informací o zakázce může být delegováno na zákazníka. Efektivní prodej. Profitabilita Na prvním místě u majitele, či ředitele nejen polygrafického provozu je profit, zisk. Čím méně vím o interních procesech, tím hůře je dokáži řídit. MIS Cicero Vám poskytuje absolutní a okamžitou kontrolu o všech klíčových procesech ve firmě a velmi efektivně pracuje se strojovou kapacitou a tokem materiálu. Rychlé kapacitní plánování / úspora díky efektivnějšímu využití času strojů a lidí. Přehledy o strojových výkonech a prostojích. Hlídání vícenákladů. Minimalizace (optimalizace) skladových zásob. 5

6 MIS Bezproblémová implementace a přidané služby CICEROplus Zavedení MIS není zrovna malý zásah do organismu společnosti. Pro naše konzultanty je tento proces běžnou rutinou celým zavedením Vás provedeme a navrhneme procesní vylepšení. MIS Cicero není krabicová verze SW podobně jako např. kancelářský SW. MIS Cicero je vždy přesně upraveno dle konkrétních potřeb tiskárny. Procesní analýza mapující zavedené workflow. Doporučení k optimalizaci na základě našich zkušeností. Racionalizace, standardizace, controlling a podpora při dotačních projektech To jsou služby zahrnuté pod názvem CICEROplus. CICEROplus zajišťuje správnou implementaci MIS, optimalizaci a racionalizaci interních procesů včetně ekonomických (controlling), polygrafickou standardizaci a v neposlední řadě optimalizaci investičních prostředků pomocí dotačních projektů. 6

7 Oborová specializace MIS Cicero se vyznačuje svojí úzkou vazbou na polygrafii. Tedy výlučný obor, který se vyznačuje zpravidla zakázkovou výrobou, velkým množstvím typových produktů v rozličném provedení širokou škálou použitých materiálů a výrobních postupů, extrémně krátkými výrobními lhůtami a přísnými technologickými pravidly. Na žádné jiné průmyslové odvětví nejsou kladeny takovéto nároky a proto i MIS pro polygrafii musí být specifický. MIS, který je přesně uzpůsoben potřebám polygrafů. Velký polygrafický výrobce knih (periodik) akcidence s mezinárodní působností Významný producent obalů Regionální středně velká tiskárna Speciální polygrafický provoz Výrobce cenin Digitální tiskárna Digitální tisk, Ofsetový tisk, Rotační tisk, Flexotisk, V1, V2, V8, mailing, signmaking MIS Cicero lze využít v různých polygrafických oborech a díky modulární stavbě v různě velikých společnostech. Každý dostane systém na míru a vždy jsou zohledněny oborové specifika (digitální tisk, ofsetový archový/rotační tisk, flexotisk, dokončující zpracování periodik, měkkých/tuhých vazeb, zpracování mailingů atd.) technologická specifika (vlastní/kooperační procesy, slučování jobů, kombinace zpracování) zákaznická specifika (flexibilní zadávání zakázek přes web, bezpečnost informací, přesné mapování toku materiálu, statistické přejímky a shoda s normami, výstupy v libovolných jazykových mutacích a měnách) 7

8 Aplikace Systém Cicero je MIS zaměřený na oblast polygrafie. Vyznačuje se modulární stavbou síla systému je samozřejmě v jeho využívání jako celku, ale lze využívat pouze některé moduly, popř. zapojovat do řízení jednotlivé moduly postupně. Moduly MIS jsou spolu propojeny, takže vstupní informace se zadají do systému pouze jednou a pak jsou postupně automaticky přebírány dalšími moduly. A stejně tak opačně informace z jednotlivých modulů jsou k dispozici i v ostatních modulech. V jednom modulu tak lze zobrazit kompletní informace k zakázce (z obchodního oddělení, technologie, výroby, nákupu, sběru dat, expedice, fakturace). OBCHOD Maximální využití obchodního potenciálu a náskok před konkurencí jsou priority MIS Cicero pomocí flexibilních postupů CRM, kontroly, správně tříděných a využitých informací, analýzy obchodních procesů VÝROBA Absolutní informovanost a efektivní řízení výrobních procesů znamenají finanční, personální a časové úspory a optimalizaci v oblasti výroby. NÁKUP Pružný tok materiálu je klíčový pro dodržení výrobního plánu a minimalizaci skladových položek a personálu skladu. SBĚR DAT Analýza reálných nákladů přináší velmi cenné porovnání kalkulovaných dat, výkonnostních parametrů strojů a personálu. Je tak nezbytné pro optimalizaci celkové ekonomiky společnosti. LOGISTIKA Organizace kooperačních přesunů materiálu a expedice hotových výrobků přesně dle potřeb všech stran je stejně tak důležitá jako výroba samotná. MIS Cicero poskytuje na pokrytí těchto procesů silné nástroje. FAKTURACE Okamžitá fakturace, kontrola kreditního rámce, platební morálky, blokace a dalších výstupů přispívají k výraznému zlepšení cash-flow a selekci rizikových partnerů. NORMY MANAŽERSKÉ PŘEHLEDY 8

9 kategorizované zápisy z jednání, komunikace se zákazníkem, přidělování úkolů v rámci oddělení obchodu evidence stávajících a potenciálních zákazníků kalkulace a tvorba nabídek evidence zakázek dlouhodobé kontrakty evidence a analýza reklamací správa relevantních dokumentů analýza obchodních procesů přístup ke všem relevantním údajům o zakázce (stav dat, výroby, materiálu, kooperací, fakturace, reklamací atd.) výrobní zakázkový list, generování materiálových požadavků na zakázku správa tiskových podkladů plánování výroby správa výrobních zařízení JDF/JMF komunikace komunikace IS CICERO se stroji prostřednictvím PLC karet přehled rozpracovanosti zakázek správa servisu a údržby sklad materiálu sklad polotovarů sklad hotových výrobků blokace materiálu správa dodavatelů tvorba objednávek správa kooperací JDF/JMF (on-line) PLC karty (on-line) touchscreen (off-line) analýza reálných nákladů na zakázky vyhodnocení rentability zakázek (zpětná kalkulace) detailní analýza výrobního procesu motivace zaměstnanců dodací listy paletové listy evidence vratných obalů plán expedice využití čárových kódů, RFID čipů vystavení a správa faktur sdílené kreditní informace blokace salda komunikace s ekonomickým systémem SW podpora ISO9001 SW podpora FSC SW podpora polygrafických norem Statistické přejímky controling analýza obchodních procesů přehled zaplnění kapacit přehled rozpracovanosti zakázek analýza výkonů strojů a personálu porovnání kalkulovaných a reálných nákladů 9

10 Přínos pro vaši pozici ŘEDITEL VEDOUCÍ VÝROBY DISPEČER TECHNOLOG OBSLUHA STROJE VEDOUCÍ OBCHODNÍHO ODDĚLENÍ» Analyzujete v reálném čase klíčové procesy ve firmě (z oblasti obchodu, nákupu, technologie, výroby, expedice)» Sledujete správného nastavení ekonomiky společnosti pomocí zpětných kalkulací» Kontrolujete kapacitní vytížení strojové kapacity» Máte přehled o flexibilitě interních procesů (je včas kalkulováno, vyrobeno, expedováno, fakturováno?)» Můžete zlepšit cashflow díky využití sdílené databáze kreditních dat zákazníků; blokaci zákazníků; stanovení kreditního rámce apod.» Máte přehled o kapacitním vytížení strojů» Můžete si zaplánovat fixní údržbové a servisní časy» Evidujete servisní práce na strojích a můžete je zpětně analyzovat» Disponujete přehledem výkonů na strojích, popř. u jednotlivých pracovníků, které můžete dle jejich práce motivovat» Vaši podřízení pracují velmi efektivně pomocí komunikace se strojem JDF/JMF; popř. PLC karet» V nastaveném systému není místo pro skreslování údajů a získaná data odpovídají realitě» máte k dispozici plánovací tabuli, kde plánujete sled zakázek na strojích» plánování vám usnadňují nástroje pro efektivní plánování tak aby byl využit co nejefektivněji strojový park a personální kapacita» MIS za vás hlídá dodržení expedičního termínu a technologicky nutných prodlev» Můžete pracovat se zakázkami očekávanými i opakovanými» Pro plánování máte k dispozici veškerá relevantní data (dodání podkladů/materiálu; dostupnou kapacitu atd.)» Plány práce přenáší na pracoviště v reálném čase MIS» Technologický postup máte předpřipraven s provedené kalkulace» Systém Vám navrhuje optimální technologický postup» Máte přehled o ceně navržené technologie oproti kalkulaci» Systém generuje materiálové požadavky do skladu a technologický výrobní list» Přímo na pracovišti máte k dispozici výrobní plán» Sběr dat probíhá buď automaticky nebo přes dotykové displeje» Vaše ohodnocení je přímo úměrné vaší výkonnosti» Pracujete s ucelenou databází potenciálních a stávajících zákazníků» V rámci oddělení udělujete svým podřízeným v MIS úkoly» Snadno analyzujete aktivity a změny spolupráce u klíčových zákazníků» Stav rozpracovanosti zakázky je automaticky načítán z výroby do dispečerské tabule 10

11 OBCHODNÍK VEDOUCÍ NÁKUPU SKLADNÍK EXPEDIENT ÚČETNÍ» Všechny relevantní informace k zakázce naleznete na kartě zakázky» Rychlá kalkulace z předdefinovaných vzorů nebo archivních zakázek» Rychlé vytvoření nabídky v jakékoliv jazykové mutaci a měně (včetně tvorby technologicky velmi komplikovaných produktů)» Spravujete databázi skladového materiálu, včetně cen, šarží, materiálových parametrů.» Využíváte agendu požadavků na materiál z technologie, popř. blokace materiálu z obchodu.» Požadavky na materiál třídíte podle skladového materiálu a materiálu k objednání.» Skladové pohyby běžného materiálu vyřešíte během pár sekund na Skladové kartě» Pro evidenci částí výrobků, které budou využity k dalšímu zpracování, máte k dispozici Sklad polotovarů» Manipulace materiálu je možná velmi rychle s využitím mobilních čteček čárových kódů nebo RFID čipů.» Pro expedici máte k dispozici kompletní agendu tiskovin (dodací listy, paletové/ balíkové štítky» Evidujete vratné obaly» Disponujete skladem hotových výrobků» Stanovujete plán expedic (tzn. optimální vytížení distribučních cest)» Díky propojení MIS se dozvíte o požadavku fakturace okamžitě» Přímo z MIS můžete vystavovat faktury zálohové, dílčí, konečné» Modul Fakturace je plně propojen s ekonomickým účetním systémem; informace máte na obou místech» Souhrnně objednáte všechny denní materiálové požadavky u dodavatelů přímo z MIS Cicero» K práci využíváte čárové kódy, popř. RFID, které vám maximálně zrychlují práci» Disponujete evidencí všech objednávek a využíváte jí transparentně pro párování s DL a kontrolu faktur.» Pracujete s evidencí schválených dodavatelů. 11

12 CICEROplus Naše činnost nekončí prodejem a instalací MIS, ale jde ještě dále. Chceme, aby se našim zákazníkům dařilo, byly konkurenceschopní a profitabilní a náš MIS byl skutečně maximálně využit. K dosažení tohoto závazku využíváme soubor konzultačních služeb CICEROplus. Zahrnuje procesní analýzu a systémovou integraci při implementaci MIS, controlling, implementaci nebo optimalizaci QMS, standardizaci workflow dle polygrafických norem a v neposlední řadě racionalizaci a optimalizaci interních procesů s co nejlepším využitím MIS Cicero. Procesní analýza Jedná se o popis stávajících procesů v tiskárně s definicí jednotlivých vazeb, zdrojů, pravomocí a odpovědností. Výsledkem této analýzy je dokument PROCESNÍ ANALÝZA, který popisuje výše uvedené aspekty a slouží jako podklad pro následnou implementaci systému tak, aby při ní byly co nejvíce zohledněny firemní zvyklosti, obor činnosti a specifika vyráběných produktů. Racionalizace a optimalizace workflow Racionalizace a optimalizace interních procesů probíhá často ruku v ruce s Procesní analýzou. Zatímco procesní analýza respektuje zažité postupy, racionalizace a optimalizace má za cíl měnit interní procesy tak, aby bylo výsledné workflow co nejpružnější, nejstabilnější, aby fungovalo s optimálním stavem zdrojů (tzn. strojů, materiálu a personálu) a maximální profitabilitou. Výsledkem je soubor doporučených kroků a cílový stav včetně konkrétních hodnot z oblasti obchodu, výroby, nákupu a lidských zdrojů. 12

13 Ekonomická analýza Jde o komplexní koordinační koncept, který má za cíl pomáhat a podporovat vedení při optimalizaci chodu podniku v ekonomické oblasti. Výsledkem analýzy jsou tedy konkrétní ekonomické návody týkající se strategického řízení společnosti nejde jen o vnitřní koncepci firmy (hodinové sazby, nákladová místa), ale i vztahy s věřiteli a finančními institucemi. Systémová integrace Ve společnosti mohou (a zpravidla tomu tak je) fungovat dva systémy vedle sebe MIS a ekonomický účetní systém (EIS). V tomto bodě jde o jejich funkční propojení, protože např. účetní informace jsou potřebné jak v účetním EIS tak i MIS (např. bonita zákazníků). Jde tedy o maximální využití informací, které jsou ve společnosti k dispozici. Podpora při dotačním řízení Firma CICERO Stapro Group s.r.o. zajišťuje sama nebo prostřednictvím svých partnerů pro své zákazníky pomoc při získávání dotací na nákup informačních systémů, souvisejících komponentů, případně školení. 13

14 CICEROplus Implemetace QMS Systém zabezpečování kvality (QMS, např. dle ISO9001) je velmi klíčový systém stabilizující chod firmy. Do funkční dokumentace QMS jsou často implementovány další pokyny z oblasti racionalizace a standardizace. Proto je velmi důležité, aby byl celý potenciál systému zabezpečování kvality využit a aby byl respektován. Tedy aby byl managementem chápán jako účinný nástroj řízení a ostatními pracovníky jako pevná pravidla vnitropodnikových procesů. Tato část CICEROplus se týká zavedení nového, popř. optimalizací stávajícího QMS tak, aby byl pro firmu skutečně užitečný, ale zároveň ji neomezoval. Výsledkem jsou perfektně zmapované procesy, stanovená pravidla pro jejich řízení a v neposlední řadě proškolený personál, který QMS rozumí a respektuje ho. Implementace polygrafických standardů PrintQuality je řešení, které standardizuje polygrafické procesy od tvorby dat až po dokončující zpracování. Cílem je implementace důležitých polygrafických mezinárodních, národních norem ISO, ČSN a oborových polygrafických norem institutů Fogra, BVDM a ECI do funkčního a efektivního celku, který firmu nezatěžuje byrokraticky, ale pomáhá jí zefektivnit a stabilizovat výrobní procesy a zvýšit konkurenceschopnost. Výhodou je vyšší konkurenceschopnost, snížení rizika reklamací a obecně snížení vícenákladů na opravy, přídavků a přípravných časů tedy výrazná úspora času a financí. Výstupem jsou konkrétní pracovní instrukce a postupy zajišťující plně standardizovaný proces a certifikát PrintQuality. 14

15 Reference Ringier Axel Springer Print CZ a.s. periodika Slovenská Grafia a.s. akcidence, periodika, mailing GRASPO CZ, a.s. knihy Astron print, s.r.o. digitální tisk KASICO, a.s. tisk cenin Bauch, Navratil s.r.o. packaging obecný 15

16 CICERO Stapro Group s.r.o. sídlo společnosti Pernštýnské nám Pardubice tel.: fax: IČ: DIČ: CZ Firma je zapsána v obchodním rejstříku vedeném u KS Hradec Králové oddíl C, vložka 24014