Cestovní náhrady. 1 Právní úprava. 2 Obecná pravidla

Transkript

1 Cestovní náhrady Obsah 1 Právní úprava Obecná pravidla Podklady k proplacení cestovného Spotřeba PHM Cena PHM Náhrada za použití vozidla Proplacení ve výši jízdného MHD Vyplnění cestovního příkazu Nacionálie činovníka a bližší určení cesty Informace o konané cestě v tabulce Přehled vyúčtování pracovní cesty Vyplacení cestovní náhrady Výpočet sazby náhrady na 1 km při použití vozidla... 6 Organizační jednotky by měly proplácet náklady, které byly vynaloženy činovníky v souvislosti s výkonem funkce či zadaného úkolu, cestovné patří mezi ty nejobvyklejší. Přesto jsou některá pravidla a postupy v této oblasti stále problematické a proto je třeba věnovat jim náležitou pozornost. 1 Právní úprava V praktickém životě je možné se s cestovními náhradami setkat zejména v zaměstnání, kde se pravidla řídí Zákoníkem práce. Tento zákon se však nevztahuje na členy Junáka, pokud nejsou vůči organizaci v zaměstnaneckém či jiném obdobném poměru. Junák přijal vlastní předpis, který stanovuje pravidla pro organizační jednotky. Je jím Směrnice k proplácení cestovních náhrad. 2 Obecná pravidla Cestovní náhrady se proplácí činovníkům ústředních orgánů, činovníkům organizačních jednotek, dalším členům organizace či osobám, vyslaným na služební cestu v souvislosti s činností konanou ve prospěch organizace. K proplácení cestovních náhrad je oprávněna ta jednotka, v níž činovník funkci vykonává nebo v jejíž prospěch je činnost vykonávána. Služební cestou podle této směrnice není doprava účastníků mladších 18 let a hromadná doprava účastníků starších 18 let spojená s účastí na akci a to včetně jejich případného dospělého doprovodu. V praxi to znamená, že pokud jede družina se svými vedoucími na výlet, tak proplacení jízdného bude provedeno běžným způsobem vyplatí se z pokladny na základě výdajového pokladního dokladu a jízdenky se přiloží. Stejný postup se uplatní tehdy, pokud člen mladší 18 let jede samostatně třeba na Strana 1 z 8 stran

2 střediskový tábor nebo skupina členů starších 18 let jede hromadně (veřejnou dopravou) na akci, typicky na vzdělávací kurz. Naopak cestovní příkaz se musí vyplnit vždy při cestě autem. Směrnice k proplácení cestovních náhrad umožňuje proplacení cestovného prostředky hromadné dopravy (vlak, autobus, MHD); vlastním motorovým vozidlem. Jako součást cestovného nelze proplatit stravné a kapesné; náhrady za jízdy vozem taxislužby; při služebních cestách v České republice nelze proplatit cestovní náhrady za cesty lůžkovým nebo lehátkovým vozem a cesty letadlem. Jako součást cestovného lze proplatit náklady s cestou související místenky, rezervační poplatky, poplatek za zavazadlo, parkovné. I poplatky za vlaky vyšší třídy či ubytování na cestě mohou být proplaceny, záleží na pravidlech jednotky, dohodě s vysílajícím u konkrétní cesty a samozřejmě obecné snaze postupovat úsporně. Tyto vedlejší náklady se proplácejí na základě doložených dokladů. 3 Podklady k proplacení cestovného Už před samotnou cestou musí dojít k jejímu schválení. Směrnice uvádí, kdo může schvalovat cesty z titulu své funkce (vedoucí organizační jednotky, vedoucí akce pro tuto akci). Pro některé jednotky může být vhodnější stanovit jiné osoby nebo rozdělit pravomoci podle různých typů cest to si může pak upravit podle svých potřeb. Směrnice umožňuje, aby schválení nebylo písemné (v praxi velmi obvyklý postup), ale pokud to z nějakého důvodu jednotka nebo vysílaný činovník potřebují (vyžadují), pak je nutné schválit cestu písemně (např. na formuláři cestovního příkazu). Součástí schválení by měla být i domluva na detailech cesty (např. jakým prostředkem). Bez schválení daný činovník riskuje, že mu např. středisko dodatečně z nějakého důvodu (i oprávněně) proplatit náklady odmítne. Byla-li k pracovní cestě použita hromadná doprava, pak se k cestovnímu příkazu přiloží jízdenky a náhrada je pak součtem prokázaného vynaloženého jízdného. Pokud bylo k pracovní cestě použito osobní vozidlo, je situace trochu složitější. Pro stanovení výše cestovného je potřebné 3.1 Spotřeba PHM 1. znát spotřebu PHM vozidla (doloží se kopií velkého technického průkazu); 2. znát cenu PHM (doloží se kopií dokladu o nákupu PHM nebo se použije cena stanovená vyhláškou); 3. znát výši náhrady za opotřebení vozidla. K vyjádření spotřeby auta se použije údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem EU, který je zpravidla uveden v technickém průkazu. U aut vyrobených zhruba od poloviny 90. let je povinně uváděn tento jeden údaj, který v poměru vyjadřuje jízdu ve městě a mimo město. Komplikace může způsobit skutečnost, že často není spotřeba pro kombinovaný provoz v technickém průkazu jednoznačně označena. Podle současných pravidel jde vždy o třetí hodnotu spotřeby Strana 2 z 8 stran

3 v technickém průkazu. Pro ověření je možné provést její výpočet - spotřeba ve městě (první údaj) x 4 + spotřeba mimo město (druhý údaj) x 7 děleno 11 se zaokrouhlením na jedno desetinné místo vyjde kombinovaná spotřeba (třetí údaj). V praxi se kopie technického průkazu nedokládá ke každému cestovnímu příkazu. Pokud se užívá stále stejné vozidlo, pak stačí kopii přiložit jednou tak, aby jej jednotka měla k dispozici ve své evidenci. Pouze u aut, které údaj o kombinované spotřebě nemají, se použije průměr ze všech hodnot uvedených v technickém průkazu. Pokud není spotřeba v průkazu uvedena vůbec, je třeba zajistit jinou oficiální dokumentaci (např. od výrobce) nebo získat údaj o spotřebě technicky srovnatelného vozidla. U aut, které spotřebovávají jiná paliva (např. plyn) se postupuje stejně. Tabulka by měla napomoci orientaci, jaký údaj použít pro výpočet spotřeby auta. Nejčasnější případ v současnosti bude, že auto má uvedenou kombinovanou spotřebu a z technického průkazu se použije třetí hodnota. Počet údajů o spotřebě PHM v technickém průkazu Norma ES Údaj o spotřebě PHM relevantní pro výpočet jízdních výdajů žádný údaj z TP vozidla shodného typu 1 nebo 2 aritmetický průměr 3 normy bez uvedení kombinované spotřeby normy s uvedenou kombinovanou spotřebou norma neuvedena aritmetický průměr třetí údaj aritmetický průměr 4 aritmetický průměr Kombinovaná spotřeba vyjadřuje jedním údajem spotřebu auta v poměru jízdy ve městě a mimo město. U aut vyrobených zhruba od poloviny 90. let je tento údaj uváděn zpravidla povinně. Norem ES je celá řada a stále přibývají nové. Jako příklady můžeme uvést 93/116/ES, 1999/100/ES, 692/2008, EU 566/2011, EU95/2013. Uvedené normy mohou být v technickém průkazu uvedeny bez zkratky ES nebo naopak se zkratkou EU. 3.2 Cena PHM Cenu PHM je možné stanovit dvěma způsoby. Za prvé doložením dokladu o nákupu PHM z doby konání cesty (nejdéle 3 měsíce před cestou a 1 měsíc po cestě). Nedokládáme jím reálný nákup spotřebovaného benzínu, ale cenu, jaká byla běžná cena v daném období. Druhým způsobem je použití vyhlášené průměrné ceny pohonný hmot, které vyhlašuje každoročně Ministerstvo práce a sociálních věcí pro účely cestovného zaměstnanců (pro rok 2016 se jedná například o vyhlášku č. 385/2015 Sb.). Ceny ve vyhlášce se mohou s ohledem na jejich průběžný vývoj i poměrně výrazně lišit Strana 3 z 8 stran

4 od reality. Při použití konkrétního způsobu zvažujte úspornost pro jednotku i spravedlnost vůči činovníkům. 3.3 Náhrada za použití vozidla Při použití vozidla může být přiznána jednotkou i náhrada za jeho použití. Směrnice stanovuje, že proplatit lze náhradu v rozmezí 0 až 3,50 Kč za jeden kilometr. Konkrétní výše je plně v pravomoci jednotky, může mít různou podobu. Rozhodnutí by mělo být zaznamenané (vnitřní předpis nebo rozhodnutí rady). Příklady rozhodnutí o výši náhrady: výše náhrady pro středisko xx se stanovuje ve výši 1,5 Kč/kilometr náhrady pro všechny služební cesty, výše náhrady pro středisko xx je založena na vytížení auta počtem osob - 1 osoba - náhrada 1,50 Kč/km, 2 osoby - náhrady 2,5 Kč/km, 3 osoby - náhrada 3,50 Kč. Za osobu se započítává i přiměřené množství materiálu převážené autem. výše náhrady pro běžné cesty se stanovuje ve výši 1 Kč/km; pro cesty na akcích v terénu a na táborech se stanovuje náhrada ve výši 2,50 km. 3.4 Proplacení ve výši jízdného MHD V praxi se někdy stává, že organizační jednotka buď nedisponuje množstvím volných finančních prostředků či činovník nemá zájem o proplacení celé výše náhrady. V tomto případě je možné sjednat poskytnutí cestovních náhrad za použití auta ve výši ceny jízdného hromadného dopravního prostředku. Prakticky to znamená, že činovníkovi, který jel autem z Pardubic do Prahy a zpět je možné místo vypočtené náhrady Kč vyplatit pouze 280 Kč (tj. cenu jízdenky vlakem tam a zpět). Náhrada se doloží výjezdem ceny jízdného z internetu. 4 Vyplnění cestovního příkazu K proplacení cestovní náhrady je nutné vždy mít řádně vyplněný cestovní příkaz. Ten se může skládat z několika částí: 4.1 Nacionálie činovníka a bližší určení cesty Zde vyplňujeme identifikaci účetní jednotky (můžeme použít pro zjednodušení razítko OJ); příjmení, jméno, titul toho, kdo koná cestu; bydliště; 4.2 Informace o konané cestě v tabulce Počátek pracovní cesty Místo jednání Účel cesty Konec cesty Olomouc Brno Seminář pro vedoucí středisek Olomouc Strana 4 z 8 stran

5 V tabulce není třeba vyplňovat čas odjezdu a příjezdu. Tento údaj je nutný ke spočítání doby trvání pracovní cesty, kterou uskutečnil zaměstnanec. Platí tedy zejména pro zaměstnance. Shoda počátku a konce pracovní cesty není nic výjimečného. Vždy, když cestovatel vyjíždí na pracovní cestu a třeba v rámci téhož dne se vrací, není jiná možnost, jak tuto skutečnost zaznamenat. údaje o spolucestujících (používá se v okamžiku, kdy stejnou cestu jede několik osob společně a dohodnout se, že cestovné vyúčtuje jeden z nich; typické je toto vyúčtování při hromadné jízdence) určený dopravní prostředek - zaznamenáváme typ auta, SPZ podpis činovníka oprávněného k povolení cesty Na každém cestovním příkazu musí být informace o typu vozidla (nejlépe i s SPZ), kterým byla cesta uskutečněna. Je to z důvodu, kdy jeden činovník používá více osobních vozidel a případná kontrola musí jednoznačně zjistit, zda byla řádně spočtena cestovní náhrada (tj. zda byla použita správná spotřeba PHM). Součástí cestovního příkazu musí být podpis schvalovatele pracovní cesty. Schvalovatelem je automaticky vedoucí OJ a u služebních cest konaných v souvislosti s akcemi pak vedoucí akce. Rada příslušné OJ si může tato pravidla změnit (např. schvalováním může pověřit hospodáře). Schválením vyjadřuje souhlas s cestou i s jejím vyúčtováním. 4.3 Přehled vyúčtování pracovní cesty Náležitosti k vyplnění jsou uvedeny v následujícím příkladu. Datum Odjezd - příjezd Hod. Použitý prostředek Km Sazba náhrady Jízdné Celkem Upraveno Olomouc Brno Brno Olomouc AUV 80 4,60-368,00 AUV 80 4,60-368,00 CELKEM 736,00 ZÁLOHA 0,00 Doplatek Přeplatek 736,00 Do sloupce jízdné se zapisují nárokované výdaje za použití dopravního prostředku kromě osobních vozidel a motocyklů, které jsou prokázaným výdajem (nutné doložit jízdenkou). Do sloupce prostředek se zaznamenává druh dopravního prostředku. Ve sloupci sazba se zapisuje částku, která vyšla ve výpočtu jako náhrada na 1 km (pouze v případě použití auta, postup výpočtu viz níže). Do sloupce celkem se zapíše vždy částka po výpočtu, zpravidla zaokrouhlená na koruny. Sloupec upraveno slouží např. pro opravy chybných výpočtů. Pod přehledem vyúčtování je místo pro datum a podpis účtovatele tj. osoby, která žádá o vyplacení cestovného. Podpisem potvrzuje, že cestu provedl a jsou uvedené údaje pravdivé. Strana 5 z 8 stran

6 4.4 Vyplacení cestovní náhrady Některé cestovní příkazy je možné využít zároveň jako pokladní doklady, ať už pro výplatu zálohy nebo vlastních cestovních náhrad. Záleží na zvyklostech hospodáře, zda k cestovnímu příkazu vyplňuje zvláštní pokladní doklad či nikoliv. Výdajový příjmový pokladní doklad číslo 39/2016 Účtovaná náhrada byla přezkoušena a upravena na Kč 760,00 Vyplacená záloha: 0,00 Kč Doplatek přeplatek: 760,00 Kč Slovy: Sedmsetšedesátkorun== Novák 20/5/2016 Hájek 20/5/2 datum a podpis datum a podpis datum a podpis schválil upravil vyúčtování příjemce (totožnost) pokladníka 4.5 Výpočet sazby náhrady na 1 km při použití vozidla Výpočet se vychází z těchto údajů a) spotřeba vozidla na 100 km; b) cena pohonné hmoty za 1 litr; c) částka náhrady za opotřebení; d) počet ujetých km. Cena pohonných hmot se určí z prvotního dokladu od nákupu PHM (doloží se doklad o nákupu) nebo z vyhláška MPSV. Částka náhrady za opotřebení vozidla musí být stanovena rozhodnutím rady příslušné organizační jednotky. Počet ujetých kilometrů zjistíme dle údajů tachometru vozidla. Při výpočtu sazby postupujeme následovně a) spotřeba na 100 km děleno 100 = spotřeba na 1 km (v litrech); b) spotřeba na 1 km krát cena 1 litru benzínu = sazba náhrady za PHM na 1 km (v Kč); c) sazba náhrady za PHM na 1 km plus náhrada za opotřebení vozidla = celková sazba náhrady na 1 km (v Kč); d) celková sazba náhrady na 1 km krát počet ujetých km = celková náhrada za ujeté km (v Kč). Pokud nejsou údaje na cestovním příkazu uvedené jednotlivě (některé formuláře to vyžadují a pak provedou výpočet automaticky), velmi doporučujeme uvést výpočet na formulář (třeba na horní lištu dokumentu) tak, aby bylo jasné, z jakých údajů se vycházelo, a výpočet byl dodatečně zkontrolovatelný. Strana 6 z 8 stran

7 Příklad Navažme na informace, které jsou napsány v jednotlivých částech cestovního příkazu (v ukázkách) a ukažme si prakticky postup výpočtu náhrady. Rekapitulace nutných údajů pro výpočet: spotřeba vozidla na 100 km 7,00 litrů cena za pohonné hmoty za 1 litr 30 Kč částka náhrady za opotřebení 2,50 Kč počet ujetých km 160 km Výpočet celkové cestovní náhrady v příkladu: a) 7 : 100 = 0,07 l b) 0,07 x 30 = 2,10 Kč c) 2,10 + 2,50 = 4,60 Kč d) 4,60 x 160 = 736,00 Kč Vnitřní předpisy zmíněné v tomto metodickém listu najdete na Užitečné informace a další metodické listy můžete najít na Zpracoval: Bořek Slunéčko (květen 2016) Strana 7 z 8 stran

8 Vzor vyplněného cestovního příkazu Strana 8 z 8 stran