verze 1.0

Transkript

1 RSP Rezervační systém pro penziony Vize projektu verze Termín cvičení: Zimní semestr 2012/2013, pondělí, 12:45 Jméno cvičícího: Martin Komárek Datum odevzdání: Veronika Černohorská Václav Dobeš Michal Siroň Jiří Srna Radim Veselý

2 Obsah 1. Úvod Definice pojmů Současná problematika a odstranění hlavních problémů Rezervační systém Rezervace zaměstnancem Rezervace klientem Rezervace služeb Správa majetku Správa zaměstnanců Nový informační systém Nový rezervační systém Rezervace zaměstnancem Rezervace klientem Rezervace služeb Správa majetku Správa zaměstnanců Nasazení informačního systému Požadavky na systém Licence Závěr...7 2

3 1. Úvod Cílem projektu je zjednodušit komunikaci mezi zaměstnanci penzionu a klienty, kteří projeví zájem o ubytování. Systém zrychlí a zefektivní práci zaměstnancům a klientům poskytne možnost pohodlně zarezervovat pokoj v penzionu z pohodlí domova. Ovládání systému bude jednoduché a přehledné. 2. Definice pojmů V této části dokumentace jsou specifikovány jednotlivé pojmy, které se v projektu vyskytují: zadavatel projektu = majitel penzionu zaměstnanec = osoba, jež obsluhuje informační systém klient = osoba, která projevila zájem o ubytování správce = osoba, která má zvláštní výhody v informačním systému informační systém (dále jen IS) = souhrn procesů, které vytváří dohromady jednotný celek, sloužící k práci zaměstnanců 3. Současná problematika a odstranění hlavních problémů 3.1 Rezervační systém Pokud si chce klient zarezervovat pokoj, musí telefonicky nebo pomocí u, což bývá v mnoha případech pro klienty obtěžující a neefektivní. Tento problém je spojen s nedostupností telefonní linky. Na recepci je pouze jeden zaměstnanec, který je hovory značně vytížen a nemůže se věnovat dalším činnostem. Nový IS by měl vést ke zjednodušení a zefektivnění stávající situace a to zejména pro klienty, kteří projeví zájem o ubytování, a částečné zjednodušení práce pro zaměstnance Rezervace zaměstnancem Tato situace nastává, pokud klient zavolá na telefonní číslo penzionu nebo přijde osobně. Momentální stav takovéto rezervace je, že se zaměstnanec podívá do kalendáře (papírového), kde vyhledá požadovaný termín. Pokud je termín obsazen, zkusí se s klientem domluvit na jiném. Klient tedy nemá představu, kdy jsou pokoje volné a s těžkostí si v průběhu telefonního hovoru dokáže vybavit všechny souvislosti, zda mu termín vyhovuje. To následně vede k rušení rezervací. 3

4 3.1.2 Rezervace klientem Stávající způsob neumožňuje klientovi samostatně rezervovat pokoj. Jediná možnost samostatné rezervace je odeslat a doufat, že v daném termínu již není obsazeno. Pokud v takovémto případě vše proběhne v pořádku, klient dostane odpověď s dalšími kroky. 3.2 Rezervace služeb Rezervace sauny, kol a bazénu jsou nyní řešeny pomocí poznamenání do papírového kalendáře. Tím dochází k častým nedorozuměním mezi zaměstnanci, kdy se který zákazník zarezerovoval jako první. 3.3 Správa majetku Nyní je situace v penzionu taková, že informace o nově zakoupeném majetku jsou uchovávány pouze ve formě daňových dokladů na jednom místě. V případě problému se informace o majetku hledá v nich, což je obvykle zdlouhavé, protože doklady nejsou moc dobře řazeny. 3.4 Správa zaměstnanců Vedoucí penzionu má všechny zaměstnance zapsané v excelových tabulkách. U každého zaměstnance zapisuje jeho plat, počet odpracovaných hodin za týden, pozici a kdy má zaměstnanec dovolenou. I při celkově malém počtu zaměstnanců je jejich údržba zdlouhavá a neefektivní. Například, pokud chce vedoucí zvýšit plat všem uklízečkám, musí projít všechny zaměstnance v seznamu, vybrat uklízečky a každé zvýšit plat. Při takovém postupu se snadno udělá chyba, která se špatně dohledává. Velkou nevýhodou tohoto systému je poměrně komplikovaný způsob vyplácení mzdy na účty zaměstnanců. Penzion raději vyplácí mzdy rovnou zaměstnancům, než aby každý měsíc zadával pro každého zaměstnance nový příkaz k transakci. 4. Nový informační systém 4.1 Nový rezervační systém Po nasazení informačního systému by měl mít klient možnost rezervace pomocí webového rozhraní, telefonu a nebo osobně. V případě webového rozhraní bude klientovi poskytnut přehledný kalendář, ve kterém si bude moci zobrazit volné/obsazené pokoje. Pokud najde termín, který bude vyhovovat jeho představám, ihned si může pokoj rezervovat. Tento postup se bude řídit pravidlem kdo dřív 4

5 přijde, ten se ubytuje. Zaměstnancům penzionu poskytne lepší přehled a tudíž lepší služby klientovi Rezervace zaměstnancem Situace nastává, pokud klient upřednostní telefonní hovor nebo osobní návštěvu před rezervací pomocí webového rozhraní. Zaměstnanec se přihlásí do IS, zjistí, zda má penzion v daném termínu volný pokoj. Pokud nemá, nabídne klientovi alternativní možnost (v IS je vidět kalendář s obsazeností pokojů). V tomto spočívá usnadnění práce zaměstnanci. Zaměstnanec už nebude muset listovat v kalendáři. Pokud je klient spokojen s termínem a vybraným pokojem, zaměstnanec v IS obsadí pokoj na jméno a telefonní číslo klienta. Pokud si klient bude přát, IS poskytuje možnost zaslání vytvořených informací na Rezervace klientem Tato situace nastane, pokud se klient rozhodne uskutečnit rezervaci pomocí webového rozhraní. Na webové stránce penzionu bude umístěn rozpis volných pokojů s přehledným kalendářem. V případě, že bude jeden z volných termínů klientovi vyhovovat, bude mít možnost pokoj ihned obsadit. Po dobu 5 dnů od rezervace musí klient zaplatit zálohu, či celou částku, jinak rezervace nebude platná. Výši zálohy stanoví majitel penzionu. Zaplacením stanovené částky se rezervace stává platnou a penzion s klientem počítá. Po příchodu do penzionu klient nahlásí své jméno a doplatí zbytek ceny. 4.3 Rezervace služeb V informačním systému bude implementován kalendář, ve kterém bude možnost rezervace některé ze služeb, které penzion nabízí. Mezi tyto služby patří například rezervace jízdních kol, sauny, vířivky apod. Tyto služby je možné rezervovat jen po dobu pobytu v penzionu. Při předávání pokoje (odjezdu) klienta IS zahlásí vypůjčená nevrácená kola. Tímto IS předchází krádežím. Klient si dané služby bude moci rezervovat již při rezervaci pokoje. Po zaplacení zálohy rezervované služby vstoupí v platnost. Zrušení/vrácení peněz je možné den před plánovaným vypůjčením. Na zrušení v době kratší než den před výpůjčkou není brán zřetel, peníze není možné vrátit. V době pobytu lze rezervovat služby na recepci. Postup je stejný jako v případě rezervace pokoje. 4.4 Správa majetku Penzion bude mít vlastní databázi s téměř veškerým majetkem. Je zbytečné, aby měl v evidenci každou lžičku na kávu a podobně. Správa bude evidovat větší a cennější věci. Každá položka majetku bude mít uvedenou cenu při nákupu, datum 5

6 nákupu, aktuální stav a místnost, kde se nachází. Tyto informace jsou vhodné například při poškození některé věci a také dávají majiteli celkový přehled o stavu majetku ve všech pokojích. Zaměstnanec má možnost informovat majitele o rozbitém majetku pomocí systému tak, že danou věc v databázi označí jako poškozenou a popíše její stav. Majitel tyto poškozené věci vidí rovnou v systému. 4.5 Správa zaměstnanců Nový informační systém bude obsahovat databázi všech zaměstnanců penzionu. U každého zaměstnance budou uvedené základní údaje jako je jeho celé jméno, rodné číslo telefon, atd. Dále bude uvedeno: pozice, na kterých pracuje (systém umožňuje jednomu člověku přidat více pozic, např. majitel může být zároveň vedoucím), plat a volitelně číslo účtu zaměstnance. Jestliže bude u zaměstnance vyplněno číslo jeho účtu, výplata se mu bude automaticky posílat na účet. Samotnou transakci musí schválit majitel hotelu. 5. Nasazení informačního systému Informační systém efektivně zjednoduší práci zaměstnancům. Zpříjemní a zjednoduší úkony zákazníků. Tato optimalizace s využitím informačního systému bude umožňovat snížení nákladů a díky dynamice, kterou bude systém disponovat, povede k většímu zájmu o poskytované služby, to povede ke zvýšení zisku. Systém bude obsluhovat téměř všechny úkony, které doposud prováděli zaměstnanci penzionu a spoustu věcí navíc. Klient přijde do styku se zaměstnanci jen velmi zřídka. Nebude omezován otevírací dobou penzionu, nebude tedy muset vyhrazovat speciální čas, aby provedl rezervaci. K nasazení IS bude potřeba řešení pomocí ServerHousingu nebo cloudového řešení. Která z možností bude zadavateli více vyhovovat, k té se přikloníme. Tato služba slouží k dostupnosti IS 24/7. Bylo by nemilé, kdyby k IS nebyl přístup kdykoli si jen klient bude přát. Zpočátku náklady na nasazení systému budou vysoké, ale návratnost se odhaduje do jednoho roku užívání. 6. Požadavky na systém V penzionu bude potřeba alespoň jednoho PC, který bude umístěn na recepci. IS nebude nijak náročný. podle odhadů bude stačit starší pc s cenou okolo 4 000Kč. 6

7 odhadované nároky na spuštění IS: CPU: Pentium MHz Memory RAM: 32bit Windows XP 128 MB Disk space: 20GB 7. Licence Vyvíjený IS je součástí semestrální práce z předmětu A7B36USI. Systém tedy nemusí být licencován, ale je možné ho později licencovat. 8. Závěr Pro dnešní styl života je čas hlavní veličinou. Rekreanti chtějí v tomto uspěchaném světě zábavu a pohodlí v co nejpřívětivějším kabátě. Námi vyvíjený informační systém si klade za cíl uspořit co nejvíce času zaměstnancům penzionu a tím šetřit peníze. Přehledná a rychle dostupná rezervace přes internet povede ke zvýšení spokojenosti klientů a lepší/přehlednější evidenci pro zaměstnance. Informační systém bude dostupný 24/7 a stane se tak velmi příjemnou změnou. 7