Vzdělávací seminář Audit při realizaci projektu II.

Transkript

1 Vzdělávací seminář Audit při realizaci projektu II. Název projektu: Metodická podpora a vzdělávání realizátorů projektů standardizace procesů v oblasti projektového řízení na MV ČR a v jím řízených organizacích Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.00/ Vzdělávací seminář Sekundární kontrolní systém v rámci implementace strukturálních fondů (zkušenosti z auditů a kontrol) Lektor: Ing. Simona Székelyová Praha, Seminář hrazen z projektu Metodická podpora a vzdělávání realizátorů projektů standardizace procesů v oblasti projektového řízení na MVČR a v jím řízených organizacích. Reg. číslo projektu CZ.1.04/4.1.00/

2 Implementační struktura - ŘO Činnostřídícího orgánu musí být v souladu sčlánkem 60 nařízeníč. 1083/2006, který odpovídá za řízení a provádění daného operačního programu. V jeho odpovědnosti je především zajištění, že projekty určené ke spolufinancování z rozpočtu EU jsou vybírány na základě určených kritérií a v souladu s národními předpisy a předpisy ES (nastavení a kontrola systému). Zároveň ověřuje skutečně vynaložené výdaje na operace, které příjemci vykážou (kontrola operací). Dále předkládá platebnímu orgánu podklady pro certifikaci. Vypracovává výroční a závěrečné zprávy o implementaci, které předkládá Evropské komisi. V rámci operačního programu zajišťuje formou hlášení evidenci nesrovnalostí pro Evropský úřad pro potírání podvodných jednání (dále jen OLAF ). 3 Implementační struktura - ZS V průběhu roku 2008 prostřednictvím veřejnoprávních dohod byla převážná část činností souvisejících s administracemi projektů delegována ze strany MMR ČR na zprostředkující subjekty, kterými jsou např. u IOP: Ministerstvo vnitra, Ministerstvo zdravotnictví, Ministerstvo práce a sociálních věcí, Ministerstvo kultury, Centrum pro regionální rozvoj. Mezi delegované činnosti patří příjem žádostí a jejich evidence, kontrola formálních náležitostí a přijatelnosti, hodnocení projektů, monitoring realizace, veřejnosprávní kontroly, administrace žádostí o platbu, šetření podezření na nesrovnalost a zajištění publicity. 4 2

3 Implementační struktura - PCO Dalším subjektem implementace je Platební a certifikační orgán, jehož funkci zastává odbor Národní fond Ministerstva financí. Jeho úkolem je spravovat prostředky z rozpočtu EU, vést systém finančního výkaznictví a vracet neoprávněně vyplacené výdaje Evropské komisi. Metodicky za proces kontrol a hodnocení odpovídá ministerstvo financí. 5 Implementační struktura - AO Za výkon auditu je odpovědný Auditní orgán - Centrální harmonizační jednotka Ministerstva financí, který zajišťuje provádění auditů systému a operací. Své výsledky předkládá Evropské komisi. V jeho kompetenci je určení pověřených auditních subjektů, které audity vykonávají. Do implementační struktury se zahrnuje i Monitorovací výbor programu, který si zřizuje členský stát. Povinností výboru je dohlížet na realizaci operačního programu. Na svých zasedáních za účasti zástupců z Evropské komise hodnotí naplnění cílů programu, posuzuje a schvaluje výroční a závěrečné zprávy. 6 3

4 Výkon auditu dle ZFK Výkon auditů operací PAS probíhá dle 13a ZFK a dle ZSK: a) Výběr vzorku MF AO (audit operací) b) Oznamovací dopis ( příloha č.1 práva a povinnosti) c) Předáním pověření zahájení auditu u auditované osoby d) Auditní šetření e) Návrh zprávy projednání, seznámení s obsahem zprávy f) Stanovisko auditované osoby a jeho zapracování g) Vypracování závěrečné zprávy a zaslání auditované osobě h) Projednání zprávy s vedoucím orgánu veřejné správy audit ukončen i) Odeslání zprávy via ISAO na AO MF a ŘO j) Monitoring řešení nesrovnalosti (audit operací) k) Monitoring přijímání nápravných opatření l) Po vypořádání nápravných opatření audit uzavřen Nesrovnalosti řeší a je za ně odpovědný ŘO. 7 Audit systému - klíčové prvky Vymezení, rozdělení a oddělení funkcí v rámci ŘO Adekvátní postupy pro výběr operací, Adekvátní informační opatření a strategie pro potenciální příjemce Adekvátní řídící kontrola, Adekvátní audit trail, Spolehlivé účetní systému finančního výkaznictví v elektronické podobě Nezbytná preventivní opatření a opatření k nápravě pokud problémy zjištěné auditem jsou systémové povahy 8 4

5 Audit systému zásady hodnocení Hodnocení klíčových požadavků je souhrnem hodnocení podřazených kritérií Jestliže je jedno nebo více základních kritérií je hodnoceno jako 3 systému funguje částečně, je nutné provést podstatná zlepšení nebo jako 4 systém nefunguje, nemůže auditor formulovat závěr o daném klíčovém požadavku jako 1 systému funguje dobře, je potřeba provést pouze nepatrná zlepšení, a to i přesto, že ostatní základní kritéria jsou takto hodnoceny Daný klíčový požadavek nemůže být hodnocen lépe, než je hodnoceno jedno ze základních kritérií (tato kriteria jsou pro fungování systému zásadní) 9 Audit systému výrok Pro hodnocení systému se používají 4 typy výroků auditora Výrok auditora Úroveň spolehlivosti systému Úroveň výběru vzorku Funguje dobře. Je potřeba provést pouze nepatrná zlepšení vysoká Větší než 60% Funguje, ale je potřeba provést několik zlepšení Částečně funguje. Je nutné provést podstatná zlepšení průměrná 70% průměrná 80% Nefunguje nízká Větší než 90% 10 5

6 Audit systému příklad možných zjištění Nedostatečné přenesení podmínek Závazných postupů pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona o veřejných zakázkách do podmínek výzev Neposkytování dostatečných informací žadateli o rozsahu vedení odděleného účetnictví v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb. Nedostatečné nastavení systému prokazování způsobilosti mzdových výdajů v oblasti osobních nákladů Nedostatečně nastaven kontrolní mechanizmus pro ujištění poskytovatele dotace o řádnosti úkonů prováděných v rámci delegovaných činností na ZS 11 Audit operací Zda operace splňuje kritéria výběru pro OP, jedná se například o ověření: Zda vykázané výdaje byly skutečně vynaloženy Zda vykázané výdaje odpovídají rozpočtovým položkám projektu uvedeným v projektové žádosti a následně ve smlouvě, včetně odsouhlasených změn v průběhu realizace, Zda byly uskutečněny dodávky spolufinancovaných produktů a služeb Způsobilost výdajů a správnost vykázaných výdajů z účetního hlediska Soulad uskutečněných operací s vnitrostátními předpisy a předpisy ES (veřejné zakázky) Zda veřejný příspěvek byl příjemci vyplacen v souladu s čl. 80 nařízení Rady č. 1083/2006 Příloha č. 2 obecný check-list 12 6

7 Audit operací Výběr vzorku provádí AO na základě auditu systému klíčových prvků, prostřednictvím ISAO (Informační systém auditního orgánu) Výběr z certifikovaných plateb za předchozí kalendářní rok, za který proběhl audit systému Výběr na základě ŽoP (žádostí o platbu) nebo Projektů 100% vzorek Vzorek výdajů/nesrovnalost = dovzorkování/extrapolace 13 Audit operací - oblasti Osobní a mzdové náklady Publicita Daňové a účetní doklady Monitorovací ukazatele Veřejné zakázky Veřejná podpora, de minimis 14 7

8 Audit operací mzdové a osobní náklady Pracovní smlouvy, DPP, DPČ Datum uzavření, ukončení Pracovní pozice, pracovní úvazek Hrubá mzda Čísla účtů Pracovní výkazy Počet odpracovaných hodin x pracovní úvazek Dostatečný popis práce Podpis oprávněné osoby Soulad výkazu s vykázanými výdaji v monitorovací zprávě Výpisy z účtu Odchod mezd na správný účet odvody 15 Audit operací - publicita Informační cedule Články v tisku Propagační materiály Formuláře a dokumentace Webové stránky 16 8

9 Audit operací účetní doklady Faktury Jednotkové ceny, DPH Datum zdanitelného plnění a proplacení = časová způsobilost Čísla účtů x ověření na banku Náležitosti z hlediska daňového dokladu Náležitosti z hlediska účetního dokladu Zjednodušený daňový doklad Náležitosti Ověření na pokladnu Zaúčtování Odpisy Příloha č. 3 check-list 17 Audit operací monitorovací indikátory Počet proškolených osob Prezenční listiny Počet produktů Monitorovací listy podpořených osob Územní způsobilost Fotodokumentace 18 9

10 Audit operací veřejné zakázky Subjekty Povinnost řídit se zákonem o VZ Soukromé subjekty Nastavení pravidel od ,- Kč Zadávací dokumentace Ověření nabídek Proces VZ dle zákona Proces VZMR dle metodik Příloha č. 4 check-list 19 Audit operací další oblasti Příjmy Řídící kontrola Ceny obvyklé (3 E) Splnění cíle a účelu projektu 20 10

11 Audit operací obecně rizika veřejné zakázky - diskriminační požadavky na prokázání ekonomické a finanční a technické kvalifikace, zakázky zadávány v bloku (velké finanční objemy) netransparentní průběh VZ, nedoloženy některé dokumenty v rámci procesu zadávání VZ, na základě kterých by bylo možno posoudit naplnění pravidel pro zadávání veřejné zakázky u aktivit v rámci výdajů nárokovaných k proplacení nebyly doloženy relevantní dokumenty prokazující jejich skutečné provedení, jejich rozsah a jednoznačný vztah k projektu 21 Audit operací obecně rizika Archivace v archivačním a skartačním řádu nezohledněn požadavek vyplývající z nařízení Účetnictví neprovedená inventarizace majetku neoddělená účetní evidence (především mzdy) Příjmy projektu nezohlednění příjmů v rámci projektu Veřejná podpora nedovolená veřejná podpora 22 11

12 Audit operací - příklady Hodnocení výběrového řízení na zakázku malého rozsahu neproběhlo zcela transparentně U výběrového řízení na Dodání auditní zprávy zaměřené na ověření efektivity vynakládaných prostředků na rozvoj aplikací je v zadávací dokumentaci v části Hodnocení nabídek jako základní hodnotící kritérium stanovena ekonomická výhodnost nabídky. Dílčí kritéria a jejich váhy v tomto případě v zadávací dokumentaci nejsou uvedeny. Přitom podle vnitřní směrnice Výběr a hodnocení dodavatelů, nákup, měla být dílčí kritéria a jejich váha v případě hodnocení podle ekonomické výhodnosti nabídky stanovena. Auditem bylo zjištěno, že komise hodnotila dvě doručené nabídky dle nabídnuté ceny. Tím, že v zadávací dokumentaci nebyla uvedena dílčí kritéria, mohly na straně případných uchazečů vzniknout pochybnosti o podmínkách a kritériích hodnocení. V tomto případě nebyla dodržena zásada transparentnosti podle 6 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. Neuvedením dílčích kritérií nebyla zároveň dodržena vnitřní směrnice. Další chybou, která vznikla při hodnocení nabídek, byla skutečnost, že nabídka firmy XY nesplnila požadavky zadavatele uvedené v zadávací dokumentaci, když neakceptovala požadavek vázanosti nabídkou v délce 5 měsíců, ale svoji vázanost nabídkou garantovala pouze v délce 60 dnů. Tato nabídka měla být vyřazena a uchazeč vyloučen ze zadávacího řízení. Vzhledem k tomu, že tak zadavatel neučinil, porušil zásadu rovného zacházení dle 6 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. Postup výběrového řízení měl být podle názoru auditorů následující: - zadávací dokumentace měla obsahovat dílčí hodnotící kritéria a jejich váhy, - nabídka firmy XY měla být z dalšího hodnocení vyřazena pro nesplnění podmínek zadávací dokumentace, - mělo proběhnout pouze posouzení vhodnosti zbývající nabídky. 23 Audit operací - příklady Vedení odděleného účtování není v souladu s Podmínkami stanovení výdajů Při kontrole mzdových výdajů projektu bylo zjištěno: k žádosti o platbu nejsou přiloženy timesheety pracovníků, kteří nebyli zapojeni 100% do projektu. Zapojení pracovníků do projektu v té době nebylo vždy vyznačeno v popisu pracovního místa a nebyl označen procentní podíl; zaúčtování mezd do nákladů nebylo možné jednoznačně prokázat, protože předložené účetní doklady nebyly úplné a nebylo na nich označeno, kterého projektu se týkají; účetní doklady nesouhlasily se ŽOP; Podle názoru auditorů nebylo zcela naplněno obecné nařízení č. 1083/2006, čl. 56 bod b) - výše výdajů je doložena účetními doklady, jejichž důkazní hodnota je rovnocenná fakturám. Nebyla také úplně dodržena podmínka vedení oddělené účetní evidence podle PŽP uskutečněné příjmy a výdaje musí být analyticky vedeny ve vztahu k příslušnému projektu, na dokladech musí být jednoznačně uvedeno, ke kterému projektu se vztahují. Jedná se zároveň o nedodržení Podmínek stanovení výdajů Příjemce na výše uvedené zjištění přišel sám v průběhu administrace projektu a následně změnil postupy v rámci organizace tak, aby k popsanému zjištění nedocházelo. Správný postup podle názoru auditorů: zapojení pracovníka do jednotlivých programů by mělo být uvedeno v náplni práce. Tento postup by značně snížil riziko dvojího financování, řádné vedení timesheetů u pracovníků, kteří jsou zapojeni do více projektů by bylo možné ověřit podle popisů práce, zavedení odlišení (např. ÚZ) pro každý projekt. Umožní zpracovat účetní sestavu v souladu s žádostí o platbu

13 Audit operací - příklady Nesprávné stanovení pořizovací ceny dlouhodobého majetku Příjemce neoprávněně navýšil cenu pořízení dlouhodobého majetku o částku na zaškolení pracovníků. V případě, že takto stanovená pořizovací cena bude určena jako základ pro odepisování, hrozí riziko zkreslení předmětu účetnictví (nedodržení věrného a poctivého obrazu účetnictví) a nadhodnocení pořizovací ceny dlouhodobého majetku pro odepisování. Správný postup podle názoru auditorů: Auditovaný subjekt měl oceňovat dlouhodobý majetek v souladu s vyhláškou č. 505/2002 Sb., po novelizaci dle vyhlášky č. 410/2009 Sb. 25 Audit operací - příklady Nedostatečná transparentnost při zadávání veřejných zakázek Hodnotící kritéria byla v zadávací dokumentaci nastavena následujícím způsobem: - kvalita a úplnost navrhovaného řešení - výše nabídkové ceny - délka záruky bez detailního členění procentuálního nebo poměrného zastoupení jednotlivých kritérií ve vztahu k celkovému posouzení vhodnosti uchazeče. Zadávací dokumentace dále neobsahovala postup a rozsah hodnocení jednotlivých kritérií. Postup zadavatele byl netransparentní vůči potenciálním uchazečům, protože případní zájemci nebyli seznámeni s podmínkami, rozsahem a způsobem hodnocení jejich nabídek. Uchazečům tak nebyl poskytnut dostatečný prostor pro zpracování konkurenční nabídky dle požadavků zadavatele. Na základě výše uvedeného dospěli auditoři k závěru, že v průběhu hodnocení nabídek zadavatel nedodržel ustanovení 6 ZVZ a nezajistil tak transparentní, objektivní a nediskriminační podmínky pro všechny uchazeče. Správný postup podle názoru auditorů: sestavit podmínky pro hodnocení nabídek i v rámci režimu zakázek malého rozsahu dle ustanovení 6 ZVZ a umožnit tak všem potenciálním uchazečům rovné podmínky pro předkládání konkurenčních a soutěžních nabídek

14 Audit operací - příklady Nesplnění podmínky v oblasti doložení referencí nesplnění kvalifikačních kritérii. Uchazeč nedoložil dobu plnění referencí v dostatečném rozsahu. Z poskytnutých referencí není možné vyhodnotit naplnění kritérií dle zadávací dokumentace. V zadávací dokumentaci je např. uvedeno, že reference nesmí být starší než 3 roky a je přesně stanoveno, že reference má obsahovat tyto údaje: objednatel, doba plnění, druh a rozsah zakázky. Nabídka společnosti XY, s.r.o. nesplnila podmínky v oblasti doložení referencí, uchazeč nedoložil dobu plnění referencí v dostatečném rozsahu. Správný postup podle názoru auditorů: Dle názoru auditorů tak měla být nabídka společnosti XY s.r.o. vyřazena z procesu hodnocení z důvodu nenaplnění kvalifikačních kritérií dle zadávací dokumentace. 27 Audit operací - příklady Nedostatečná úprava způsobu archivace dokladů Spisový a skartační řád organizace neobsahuje informaci o archivaci všech relevantních dokumentů týkajících se projektů do konce roku Nedostatek v úpravě uchovávaní předmětných dokumentů v souladu s požadavky legislativy EU může vést k riziku neschopnosti prokázat oprávněným kontrolním orgánům způsobilost výdajů v delším časovém horizontu. Správný postup podle názoru auditorů: aktualizace spisového a skartačního řádu organizace dle informací uvedených v Podmínkách Rozhodnutí o poskytnutí dotace a dle platné legislativy EU

15 Audit operací - příklady Auditovaná osoba zahájila výzvou ze dne.otevřené řízení na realizaci zakázky Revitalizace návrší v Kotěhůlkách, jejímž předmětem dle zadávací dokumentace bylo zhotovení veškerých prací a děl nutných k úplnému dokončení a zprovoznění stavby. Zadavatel obdržel nabídky od čtyřech uchazečů, přičemž nabídka s nejnižší nabídkovou cenou ,35 CZK vč. DPH uchazeče xyz byla dle Protokolu o otevírání obálek s nabídkami a dle Zprávy o posouzení a hodnocení nabídek, obojí ze dne.., vyloučena z důvodu nevyhovění kontrole úplnosti, tj. nesplnění 76, odst. 1 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále též ZVZ ) a tato nabídka nebyla dále hodnocena. 29 Audit operací - pokračování Neúplnost nabídky spočívala dle Rozhodnutí o přidělení veřejné zakázky ze dne. v nesplnění požadavků zadavatele uvedených v bodě 12 zadávací dokumentace veškeré části nabídky budou tvořit jeden celek, sešití bude opatřeno přelepkou s razítkem nebo provedeno provázkem s pečetí. Smlouva byla uzavřena s uchazečem XY, jehož nabídková cena byla ve výši ,00 CZK vč. DPH. Dle názoru auditorů bylo smyslem výše uvedeného bodu 12 zadávací dokumentace zajistit nabídku proti neoprávněné manipulaci. Po prozkoumání vyřazené nabídky auditoři konstatují, že tato byla řádně zabezpečena (plastová kroužková vazba, každá strana očíslována, orazítkována a podepsána, uveden celkový počet stran) a její vyřazení z důvodu absence provázku či přelepky nebylo oprávněné. Dle názoru auditorů jsou požadavky uvedené v bodu 12 zadávací dokumentace formálního charakteru a nevypovídají o kvalitě nabízeného plnění. Zadavatel by se měl při formulaci požadavků na zpracování nabídek zaměřit na věcnou stránku nabídky, aby tuto bylo možné objektivně porovnat a vyhodnotit její soulad se zadavatelem vymezenými podmínkami

16 Audit operací - pokračování V rámci hodnocení nabídek by měl zadavatel postupovat v rozsahu stanoveném 44, odst. 3, písm. g), tj. posuzovat výhradně věcné požadavky obchodního či technického charakteru vztahující se na vlastní obsah budoucího plnění, nikoliv na formální stránku nabídek, která o kvalitě nabízeného předmětu plnění či jeho realizaci nevypovídá. Jestliže už se zadavatel rozhodne některé z formálních požadavků na zpracování nabídek v podmínkách zadávacího řízení uvést, je vhodné formulovat takové požadavky pouze jako doporučující, jejichž nesplnění nebude mít za následek vyloučení uchazeče ze zadávacího řízení. Auditoři jsou toho názoru, že zadavatel svým postupem závažným způsobem porušil ZVZ a tím ovlivnil nebo mohl ovlivnit výsledek zadávacího řízení, neboť nezahrnul do posouzení a hodnocení nabídku, která nesplňovala formální požadavky zadavatele. Vyřazená nabídka byla o více než CZK nižší než nabídka vítězná, a proto je velmi pravděpodobné, že by se v případě jejího nevyloučení stala nabídkou vítěznou. V souladu s Pokyny ke stanovení finančních oprav, které se použijí pro výdaje spolufinancované ze strukturálních fondů a FS v případě nedodržení pravidel pro veřejné zakázky, bod 6 Použití nezákonných kritérií pro udělení zakázky, stanovují auditoři ohroženou částku ve výši 25 % hodnoty vítězné zakázky, tj. 25 % z ,00 CZK, což je ,25 CZK. Peněžní vyjádření identifikovaného nedostatku: Významnost zjištění: ,25 CZK vysoká závažnost 31 Forma zprávy Obsah zprávy Auditorská zpráva Projednání návrhu zprávy, zjištění, doporučení Stanovisko auditované osoby Závěrečná zpráva Reporting Příloha č. 5 - zpráva vzor 32 16

17 Veřejnosprávní kontrola procesní postupy Výkon veřejnosprávní kontroly probíhá dle ZFK a dle ZSK: a) Výběr vzorku (analýza rizik, ad hoc vzorek, 100%, dožádání, atd.) b) Oznamovací dopis forma není stanovena, nejpozději v den zahájení kontroly (zmaření účelu kontroly), maximální snaha o šetření práv kontrolovaného c) Vyloučení střetu zájmu 10 ZSK d) Pověření (příloha č.6), přizvaná osoba 16ZFK tím je kontrola zahájena e) Zápis o zahájení (příloha č.7) f) Kontrola 33 Veřejnosprávní kontrola procesní postupy g) Protokol 15 ZSK popis skutečností, uvedení nedostatků, uvedení co bylo porušeno (příloha č.8-protokol) h) Seznámení s protokolem i) Poučení kontrolované osoby o její povinnosti přijmout opatření k odstranění nedostatků 18 ZFK j) Ukončení VKS ( marným uplynutím lhůty pro podání námitek, vzdáním se práva na námitky, vypořádáním námitek-dnem doručením rozhodnutí o námitkách) 34 17

18 VSK -Řízení o námitkách Proti protokolu může kontrolovaná osoba dle 17 ZSK podat písemné a zdůvodněné námitky ve lhůtě stanovené protokolem Řízení o námitkách upraveno 18 ZSK A) rozhoduje vedoucí kontrolního orgánu B) rozhodují i kontrolující pokud plně vyhoví C) vyhovím x nevyhovím (další postup) D) rozhodnutí kontrolního orgánu je konečné příloha č.9 Rozhodnutí o námitkách 35 Závěr Rozdíl mezi auditem, řídící kontrolou a veřejnosprávní kontrolou???? Děkuji za pozornost. S případnými dotazy se neváhejte obrátit szesim@mmr.cz, tel

19 Příloha č. 1 Poučení o právech a povinnostech auditované osoby Příjemce dotace je povinen v souladu s Podmínkami Rozhodnutí o poskytnutí dotace po dobu deseti let od ukončení realizace projektu za účelem ověřování plnění povinností vyplývajících z Rozhodnutí o poskytnutí dotace a z Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace poskytovat požadované informace a dokumentaci zaměstnancům a zmocněncům pověřených orgánů a dalších oprávněných orgánů státní správy. Procesní pravidla pro výkon auditu, práva a povinnosti auditovaných osob (kontrolovaných osob) a auditního týmu (kontrolních pracovníků), upravuje ust. 13a ZFK a vybraná ustanovení zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole. Kontrolní pracovníci při provádění kontroly jsou oprávněni: vstupovat do objektů, zařízení a provozů, na pozemky a do jiných prostor kontrolovaných osob, pokud souvisí s předmětem kontroly; nedotknutelnost obydlí je zaručena, 1) požadovat na kontrolovaných osobách, aby ve stanovených lhůtách předložily originální doklady a další písemnosti, záznamy dat na paměťových médiích prostředků výpočetní techniky, jejich výpisy a zdrojové kódy programů, vzorky výrobků nebo jiného zboží (dále jen "doklady"), seznamovat se s utajovanými informacemi, prokáží-li se osvědčením pro příslušný stupeň utajení těchto informací, vydaným podle zvláštního právního předpisu, 2) požadovat na kontrolovaných osobách poskytnutí pravdivých a úplných informací o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech, zajišťovat v odůvodněných případech doklady; jejich převzetí musí kontrolované osobě písemně potvrdit a ponechat jí kopie převzatých dokladů, požadovat, aby kontrolované osoby podaly ve stanovené lhůtě písemnou zprávu o odstranění zjištěných nedostatků, používat telekomunikační zařízení kontrolovaných osob v případech, kdy je jejich použití nezbytné pro zabezpečení kontroly. Kontrolované osoby jsou povinny: v souladu s Podmínkami Rozhodnutí o poskytnutí dotace po dobu deseti let od ukončení realizace projektu za účelem ověřování plnění povinností vyplývajících z Rozhodnutí o poskytnutí dotace a z Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace poskytovat požadované informace a dokumentaci zaměstnancům a zmocněncům pověřených orgánů a dalších oprávněných orgánů státní správy, vytvořit základní podmínky k provedení kontroly, zejména jsou povinny poskytnout součinnost odpovídající oprávněním kontrolních pracovníků uvedeným v 11 písm. a) až f) a h) zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole. Fyzické osoby nemají povinnost podle 11 písm. d) zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole v případech, kdyby jejím splněním způsobily nebezpečí trestního stíhání sobě nebo osobám blízkým, 3) v nezbytném rozsahu odpovídajícím povaze jejich činnosti a technickému vybavení poskytnout materiální a technické zabezpečení pro výkon kontroly. Náklady vzniklé v souvislosti s prováděním kontroly kontrolnímu orgánu nese tento orgán. 1) čl. 12, odst. 1 a 3 Listiny základních práv a svobod (ústavní zákon č. 23/1991 Sb.) 2) Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti občanského zákoníku

20 Fáze testování obecný check list Zprostředkující subjekt: Prioritní osa: číslo údaj ANO NE Nařízení komise (ES) č. 1828/2006 ze dne 8. prosince 2006, článek 16 datum: Příloha č. 2 číslo auditu: číslo projetku: Poznámka 1. Splňují operace kritéria pro danný operační program Podporované aktivity/operace dle Prováděcího/ Programového dokumentu Nařízení komise (ES) č. 1828/2006 ze dne 8. prosince 2006, člán nek 16, písmeno A) 2. Jsou operace provávědny v souladu s Rozhodnutím o poskytnutí dotace? 2.1 Splnil příjemce plně a prokazatelně účel projetku definovaný ve schválené projektové žádosti? 2.2 Předkládá příjemce ZS pravdivé a úplně informace o průběhu realizace projektu? 2.3 Oznámi příjemce ZS všechny změny projektu, které mají vliv na plnění Rozhodnutí, Podmínek a skutečností souvisejících? 2.4 Předložil příjemce žádost o platbu ve stanoveném termínu? 2.5 Naplnil příjemce ke dni ukončení projektu jeho účel a indikátory uvedené v Rozhodnutí? 2.6 Jsou zabezpečeny/ splněny veškeré podmínky pro udržitelnosti projektu? 2.7 Uchovává příjemce veškerou dokumetaci související s realizací projektu a účetní doklady? 2.8 Nečerpal příjemce na realizaci projektu dotaci z žádného jíného operačního programu ani jiných porstředků krytých z rozpočtu EU a finančních mechanizmů? 2.9 Byly dodrženy zásady propagace projektu? 3. Způsobilost výdajů - obecná Pokud je pro projekt relevantní (realizace projetku ukočena) nebo pokud jsou ukazatele projektu definovány přímo ve vztahu u určité fázi (etapy)realizace projektu, která je předmětem posuzování (v tomto případě ale nehodnotit "nesplnění", ale "ohrožení naplnění cílů". Posuzovány budou skutečné výstupy realizace projektu s účelem projektu v projektové žádosti. Jsou monitorovací, etapové, závěrečné zprávy, předkládání v termínu? Odpovídá faktický stav realizace projektu údajům reporotvaným v monitorovacích zprávách? Porovnat reportované údaje se skutečností. Sledovat u všech projektů, nejen s ukončenou realizací. Porovnání skutečného stavu realizace, posoudit zda v projektu měla být hlášena změna, pokud ano, byla hlášena řádným způsobem? Tj. před realizací změny, v případě zásadní změny nutný souhlas ŘO (viz OM IOP, MP 18). Porovnat termín předložení žádosti o platbu s termínem stanoveným v Podmínkách (s ohledem na ukončení realizace projektu/ etapy projektu). Zaměřit se na projekty, jejichž realizace byla ukončena před vydáním Rozhodnutí (kdy byla v tomto případě podána žádost o platbu? kdy bylo vydáno Rozhodnutí? nebyly tímto způsobeny prodlevy v administraci jak na straně žadatele, tak poskytovatele? Pokud je pro projekt relevantní (realizace projetku ukočena) nebo pokud jsou indikátory projektu definovány přímo ve vztahu u určité fázi (etapě) realizace projektu, která je předmětem posuzování (v tomto případě ale nehodnotit "nesplnění", ale "ohrožení naplnění indikátorů"). Posuzovány budou skutečné výstupy realizace projektu s indikátory projektu v projektové žádosti. Posoudit zda jsou měřitelné, sledovatelné a dohledatelné. Zjištění je v tomto případě také to, že nemůžeme ověřit naplnění indikátorů, např. indikátory jsou nepřesně definované. Obecně, idikátory u každého projektu musí být nastaveny v soualdu s cílem a zaměřením projektu, musí být měřitelné, konktrolovatné a mít vypovídací hodnotu přímo souvislou s cílem OP. Podle toho jestli je projekt již v udržitelnosti nebo ne. Pokud je projekt po realizaci, v období udržitelnosti, nesmí majetek získaný z projektu (byď částečně) vypůjčit, pronajmout, uvalit jiné věcné břemeno, nesmí být předmětem právní zástavy bez předchozího souhlasu ZS/ŘO (viz podmínky k zabezpečení udržitelnsoti dle OM IOP). Pokud realizace projektu stále probíhá, posoudit jen aktuální situaci (Popis udržitelnsoti v žádosti, relevantnost, sktutečný průběh realizace, stav na místě - lze předpokládat bezproblémovou udržitelnsot projektu? Má žadatel dostatek finančích prostředků k zabezpečení nezbytných obslužných a údržbových prací?) Délka dokladování a uchovávání dokladů do roku 2021, v souladu s nařízením 1083/2006. viz účetnictní. Dvojí financování nejsme schopni ověřit jinak než přítomností četného prohlášení v žádosti (popř údaje v CEDRu). Pokud se nenaskytne jasný a průkazný případ, navrhuju uvádět že nelze posoudit, protože nejsou dostatenčně zabezpečeny požadavky na nastavení podmínek a kontrolních mechanizmů pro ověřování dvojího financování. Zvláště se zaměřit na projekty, které bezprostředně navazují na projekty starého PO (toto je většinou uvedeno v žádosti o dotaci, protože je hodnocneo pozitivně). Tam je potom vhodné porovnat cíle, zaměření obou projektů. I když nebudeme mít k dispozci dokumentaci k "návaznému projektu" lze vyvodit alespoň riziko možného dvojího financování. Ověření souladu s podmínkami uvedenými v nařízení ohledně zabezpečení publicity, posoudit soulad se skutečností.

21 Soulad operací dle nařízení EK, N 3.1 Jsou výdaje projektu přiměřené? (odpovídají cenám v místě a čase obvyklým) 3.2 Jsou výdaje v rámci projektu vynaložené v souladu s principy hospodárnosti? 3.3 Jsou výdaje v rámci projektu vynaložené v souladu s principy účelnosti? 4. Způsobilost výdajů - časová 4.1 Výdaje projektu vznikly a byly skutečně uhrazeny žadatelem po ? 4.2 Vnikly výdaje v průběhu realizace projektu? 5. Způsobilost výdajů - místní Posoudit přiměřenost výdajů rozpočtu v rámci projektu (např. mzdové náklady), vyhledat pro obvyklé ceny (výše platů) pro danou oblast s ohledem na požadovanou pozici a porovnat zda se nejdená o extrémní rozdíl. Zaměři se také u 5.3. ve vztahu ke zjištění z auditu systému. Porovnat relevantnost ceny s cenami obdobných lokalit, žádostí, projektů, nebo s parametry a koeficienty uváděnými v platném Výkoném ahonorářovém řádu české komory architektů. Minimalizace výdajů při respektování cílů projektu. Přímá vazba na projekt a nezbytnost pro realizaci projektu Samo o sobě není pochybení, je ale nutné se zaměřit na soulad vynakládaných aktivit s cílem projektu (viz uznatelnost výdajů). 5.1 Byly výdaje projektu využity výhradně v podporovaném cíly konvergence? (výdaje mají příčinnou vazbu na region, na který se vztahuje daná podpora) Výdaje mají příčinnou vazbu na region, na který se vztahuje daná podpora. Výdaje na projekty s celkovým či převažujícím dopadem mimo cílový region nejsou způsobilými výdaji. 6. Způsobilost výdajů - specifická pro PO 5.3. Specifické podmínky vycházející z Prováděcího dokumentu pro danou PO. 6.1 Je dodržena minimální přípustná výše celkových způsobilých výdajů na jeden projekt činí 0,3 mil. Kč? 6.2 Je dodržena minimální přípustná výše celkových způsobilých výdajů na jeden projekt činí 1,1 mil. Kč? 7. Křížové financování (pokud je dle Prováděcího dokumentu pro danou PO relevantní) 7.1 Byl v rámci dovoleného křížového financování dodržen max limit 10% na prioritní osu operačního programu k zafinancování aktivity spadající do oblasti pomoci z ESF? Pokud jsou taková opatření nezbytná pro uspokojivé provádění projektu a přímo s ním souvisí. Aktivity financované křížovým financováním musí být v souladu s veřejnou podporou, veřejná podpora je principem nadřazeným principům způsobilých výdajů 8. Veřejná podpora Bez ohledu, zda je dle Prováděcího dokumetu povolena či nikoliv, kontrolujeme vždy. 8.1 Byl v rámci způsobilých výdajů (nákladů projektu) předložen výdaj, který zakládá veřejnou podporu? 8.2 Jedná se o nedovolenou veřejnou podporu? 9. Příjmy projektu 9.1 Generuje projekt příjmy? Projekty financované ze zdrojů EU nesmí zakládat veřejnou podporu nebo, pokud ji zakládají, musí být povolené na základě aplikace výjimek ze zákazu veřejné podpory a nesmí překračovat horní meze výše podpory uvedené v příslušné výjimce. Dle Prováděcího dokuemtu, OM Posouzení zda se jedná o nedovolenou veřejnou podporu přenechat expertovi, můžeme vycházet max. z postupů dle OM, tam ale není konkrétně uvedeno co a kdy lze za veřejnou podporu považovat. Vždy konzultovat. Bez ohledu na skutečnosti uváděnou v Prováděcím dokumentu, kde se předpokládá/ nepředpokládá generování příjmů z realizace projektu. Posoudit vždy. Projektem vytvářejícím příjmy se rozumí jakýkoliv projekt zahrnující investici do infrastruktury, za jejíž používání se účtují poplatky hrazené přímo uživateli, nebo jakýkoliv projekt zahrnující prodej nebo pronájem pozemků či budov nebo jakékoli jiné poskytování služeb za úplatu. 9.2 Pokud ANO, je z příjmy z projektu nakládáno v souladu Nařízením 1083/2006, čl. 55 a nastavenou dokumentací? Způsobilé výdaje se snižují o tyto příjmy při podání žádosti o pomoc z Fondů EU, pokud jsou známy, nejpozději však v okamžiku podání poslední žádosti o platbu. Viz metodika způsobilých výdajů, str. 16, Metodická příručka pro projeky vytvářející příjmy. Pravidlo Projekty vytvářející příjmy se neaplikuje na projekty podléhající pravidlům o veřejné podpoře ve smyslu článku 87 Smlouvy o založení ES. 10. Souhlasí vykázané výdaje s účetními záznamy a s podklady vedenými příjemcem? souhlasí údaje uvedené v ŽOP u ZS/ŘO s účeními záznamy a podklady, které vede příjemce? (1828/2006, čl. 15, a) Jsou všechny výdaje vykazované žadatelem podloženy kompletními dokumenty relevantními ve vztahu k projektu? (1828/2006, čl. 15, d) Porovnat údaje uvedené na soupisce/žádosti o platbu která byla předložena ZS /ŘO s doklady a údaji které žadatel v rámci etapy má k dispozici, cílem je ověřit, zda vedené účetní doklady umožňují ověřit soulad výdajů vykázaných v rámci spolufinancování. Na úrovni příjemce a ZS /ŘO. Jsou výdaje podložené dokumenty týkající se nap. Výběrových řízení, technické specifikace, finanční plán, vazba na projekt (uznetelnost výdajů a podložení věcně zprávnými podklady)

22 1828/2006 ze dne 8. prosince 2006, článek 16, písmeno C) 11. Jsou výdaje vykázané příjemcem v souladu s předpisy společenství a vnitrostátními předpisy 11.1 Není příjemce v insolvenční řízení, likvidaci? závazky vůči orgánům veřejné zprávy, zravotním pojišťovnám a pod.) 11.2 Nebyl příjemce pravomocně odsouzen ve vztahu k aktivinám projektu? (hospodářský trestný čin) 11.3 Jsou veřejné zakázky v rámci projektu jsou uskutečňovány v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb.? Nevycházet jen z údajů dotupných u příjemce a v žádosti. Ověřit v obchodním rejstříku, Insolvenční rejstřík apod. Viz podrobný check list na zakázky podlimitní a zakázky dle zákona /2006 ze dne 8. prosince 2006, článek 16, písmeno D) 12. Byl veřejný příspěvek příjemci vyplacen v souladu s článkem 80 nařízení ES č. 1083/2006? 12.1 Byl žadateli příspěvek vyplacen ve stanoveném ternímu? 12.2 Probíhala komunikace žadatele se ZS v rámci podání žádosti o platbu proběhla bez průtahů? 12.3 Neproběhla se strany žadatele stížnost (popř. urgence) vyřízení žádosti o platbu? jaká je doba od podání žádosti žadatelem do jejího proplacení na účet? Porovnat s OM a PPP/Ž, jak bylo nastaveno žadateli.

23 Fáze testování Audit operace Integrovaného operačního programu Část auditu: Prověřování souladu vedení účetnictví Příjemce dotace: Prioritní osa: číslo údaj ANO NE datum: Příloha č. 3 číslo auditu: číslo projektu: Poznámka 1. Pokud bylo účetnictví auditované osoby (za období vynakládání výdajů na realizaci projektu) ověřeno auditorem, byl výrok auditora bez výhrad? Nutno posoudit, zda bylo ověřováno účetnictví auditované osoby v plném rozsahu nebo byla ověřena pouze část účetnictví týkající se projektu. Výrok auditora rozhoduje o dalším postupu: 1) účetnictví zcela nevěrohodné - není třeba dále oblast účetnictví posuzovat, 2) účetnictví s výhradou - nutné posoudit, nakolik se výhrada vztahuje k projektu, 3) účetnictví zcela bez výhrad - nepřihlíží se, pokud se týká celého účetnictví, pak je nutné posoudit část týkající se projektu. 2. Má auditovaná osoba vypracovány vnitřní účetní směrnice podle zákona o účetnictví, pokud rozsah účetnictví tyto směrnice vyžaduje? Postupuje auditovaná osoba v souladu s těmito směrnicemi? Posuzují se vnitřní účetní směrnice platné v době vynakládání výdajů na realizaci projektu. Obvyklé požadavky na obsah vnitřní účetní směrnice při zohlednění typu účetní jednotky jsou uvedeny v Příloze Vnitřní účetní směrnice (komentář). Právní úprava vybrané problematiky - zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví: 14 - účtový rozvrh, 24 - kurzové rozdíly, 28 - odpisový plán, 29 - termín průběžné inventarizace, 33a - průkaznost záznamu. 3. Vede auditovaná osoba oddělené účetnictví nebo používá odpovídající kód (označení) pro všechny transakce související s operací? Zvolené analytické členění používaných účtů účtové osnovy pro projekt, střediskové hospodaření, členění podle stanovených účelových znaků. O zvoleném způsobu členění účetních operací informuje auditovaná osoba, případně vyplývá z dokumentace programu (PPŽ/P) nebo projektu (Podmínky Rozhodnutí) - např. pevně stanovený účelový znak. Obecná administrativa Má auditovaná osoba zřízen zvláštní účet projektu? (pokud je tato povinnost podmínkami stanovena) Proběhly všechny peněžní operace týkající se projektu přes tento účet? Provádí auditovaná osoba přepočet cizí měny na českou měnu v souladu se zákonem? (pokud eviduje majetek a závazky pořízené v cizí měně) Povinnost zřízení zvláštního účtu projektu musí být stanovena v PPŽ/P nebo v Podmínkách Rozhodnutí. Je potřeba odlišit zvláštní bankovní účet určený pouze pro příjem dotace a zvláštní účet určený pro všechny realizované peněžní operace. Pokud je stanovena povinnost zřídit zvláštní účet projektu, posuzuje se smlouva o zřízení a vedení účtu. Obraty zvláštního účtu by neměly obsahovat peněžní transakce jiné, než týkající se projektu. Pokud byl při realizaci projektu pořízen majetek nebo dodána služba v cizí měně (zahraniční dodavatel nebo tuzemský dodavatel obchodující v cizí měně; směna valut pro účely zahraničních pracovních cest; vedení cizoměnové pokladny). Nutno ověřit správnost použité metody ocenění při přepočtu a existenci vzniku možných kurzových rozdílů a jejich zaúčtování (rovněž vliv na způsobilost výdajů). Zachycení ocenění majetku a závazků a přepočtu cizí měny v účetnictví je uvedeno v Příloze č. 4.

24 O Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví: 31 - Archivace 5 let počínající koncem účetního období, kterého se týkají: Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy, účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá vedení účetnictví (směrnice a vnitřní nařízení) Archivace 10 let počínající koncem účetního období, kterého se týkají: Účetní závěrka, výroční zpráva, 32 - Pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší než lhůta podle 31 odst. 2, uschovává účetní jednotka doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá; pokud se účetní záznam vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku ve lhůtě podle 31 odst. 2, uschovává účetní jednotka tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku. 6. Provádí auditovaná osoba archivaci účetních záznamů v souladu se zákonem? Zákon č. 235/2004 Sb., o DPH: 27 - Archivace 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, na jím zvoleném místě: Všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně. Zákon č. 582/1991 Sb., o daních z příjmů: 35a, odst. 4 - Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat - Archivace 3 roky Stejnopisy evidenčních listů vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce. 35a, odst. 4 - Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat - Archivace 30 let Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění (za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu). 7. Předložila auditovaná osoba účetní doklady v požadovaném rozsahu za celé období realizace projektu? V případě omezeného rozsahu vybraných účetních položek (pokud posuzujeme pouze vybraný vzorek vykázaných výdajů projektu - tj. méně než 100%) se otázka i odpověď vztahují pouze k tomuto vybranému vzorku. Evidence účetních dokladů Splňují účetní doklady všechny náležitosti účetního dokladu v souladu se zákonem? Jsou případné opravy na účetních dokladech prováděny v souladu se zákonem? V případě, že je auditovaná osoba plátcem DPH, vede evidenci pro DPH v souladu se zákonem o DPH? (tj. je schopna prokázat členění přijatých zdanitelných plnění podle nároku na odpočet DPH na vstupu, plnění osvobozených od DPH apod.) Jsou veškeré doklady vztahující se k realizaci projektu zaúčtovány v účetnictví auditované osoby? Viz. Příloha č.0 Viz. ust. 100 zákona o DPH - Plátce je povinen vést evidenci v takovém členění, aby sestavil daňové přiznání. Plátce je povinen vést také evidenci uskutečněných plnění, která jsou osvobozená od daně nebo nejsou předmětem daně. Plátce, který pořizuje zboží z jiného členského státu, a osoba identifikovaná k dani jsou povinni vést evidenci o hodnotě pořízeného zboží v členění na pořízení zboží z jednotlivých členských států. Dále také Příloha č. 5 a Příloha DPH (komentář). Viz Přílohy č. 1, 2, 3, 4, Jsou předložené doklady vztahující se k projektu průkazné ve smyslu uskutečněného plnění? Z popisu fakturované částky uvedeného na dokladu je zcela zřejmý obsah fakturované dodávky, služby, práce (text, odkaz na objednávku, hospodářskou smlouvu apod.) nebo doklad obsahuje přílohu, která ho blíže specifikuje (dodací list, podrobný rozpočet fakturované částky, předávací protokol, presenční listiny, výkazy práce apod.) 12. Provádí auditovaná osoba inventarizaci majetku pořízeného z dotace v souladu se zákonem? Viz. Příloha č. 4 Závěr 13. Je způsob a rozsah vedení účetnictví auditované osoby prováděn v souladu se zákonem? Závěrečné shrnutí po posouzení všech odpovědí na předcházející dotazy.

25 Operační program: Číslo auditu: Auditované období: Číslo projektu: Oblast Otázka ANO NE Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, Závazné postupy zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období , Pravidla a podmínky ŘO pro konkrétní operační program 1. Postupovalo se při zadávání předmětné veřejné zakázky podle platné legislativy ČR, zejména dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále také Zákon ) a Závazných postupů pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období (dále také Závazné postupy? 2. Byl zadavatelem zpracován interní předpis pro zadávání veřejných zakázek? 6 Zákona 3. Dodržoval zadavatel při zadávání veřejné zakázky zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace? 4. Pokud se jedná o veřejnou zakázku s kombinací předmětu (dva ze tří předmětů - dodávky/služby/stavební práce), bylo s ohledem na charakter předmětu veřejné zakázky správně 8 až 10 Zákona vyhodnoceno, o jaký druh veřejné zakázky se jedná (jaký druh plnění z hlediska účelu a finančního vyjádření převažuje)? 12 odst. 3 Zákona 5. Je zadavatel oprávněn s ohledem na druh a předpokládanou hodnotu veřejné zakázky postupovat způsobem upraveným pro zakázky malého rozsahu? 6 a 18 Zákona, lhůty pro jednotlivé druhy zadávacího 6. Stanovil a dodržel zadavatel odpovídající lhůtu pro podání nabídek? řízení dle Zákona, pravidla ŘO stanovená pro konkrétní OP 13 až 16 Zákona 7. Určil zadavatel předpokládanou hodnotu předmětu veřejné zakázky způsobem uvedeným v Zákoně? Směrnice 2004/18/ES a Směrnice 2004/17/ES, 13 odst. 3 Zákona, pravidla ŘO stanovená pro konkrétní OP Kontrolní list pro výkon auditu operací veřejné zakázky 8. Nerozdělil zadavatel uměle předmět veřejné zakázky (tj. nedošlo k umělému rozdělení na části, aby se zabránilo dodržování předpisů EU, právních předpisů ČR nebo jiných pravidel pro zadávání veřejných zakázek)? 21 Zákona, Závazné postupy, pravidla ŘO stanovená pro 9. Byl způsob výběru dodavatele proveden v souladu se Zákonem a stanovenými pravidly? konkrétní OP 10. Je poptávaný předmět veřejné zakázky (dodávky/služby/stavební práce) v souladu s popisem v projektové žádosti? 146, 147 Zákona 11. Dodržel zadavatel povinnost uveřejnění vyhlášení v souladu se Zákonem? 147 Zákona 12. Shoduje se obsah vyhlášení uveřejněný na národní a mezinárodní úrovni (na internetu IS VZ US, TED)? 26 Zákona 13. Obsahoval způsob zahájení zadávacího řízení náležitosti dle Zákona? 50 Zákona 14. Uvedl zadavatel ve způsobu zahájení zadávacího řízení svůj požadavek na kvalifikaci dodavatele? 15. Je ve způsobu zahájení zadávacího řízení identifikován předmět zakázky jasně, přesně a úplně? 39 až 43 Zákona, pravidla ŘO stanovená pro konkrétní OP 16. Dodržel zadavatel v rámci způsobu výběru dodavatele ustanovení Zákona/pravidel ŘO pro konkrétní OP ohledně lhůt? 6 a 18 Zákona, pravidla ŘO stanovená pro konkrétní OP 17. V případě zkrácení lhůt, existuje věrohodné zdůvodnění naléhavosti situace? 18. Uvedl zadavatel v oznámení úmyslu zadat veřejnou zakázku či v zadávacích podmínkách, že se jedná o zakázku financovanou ze strukturálních fondů či Fondu soudržnosti či z národních dotačních programů? 67 Zákona 19. Požadoval zadavatel od uchazečů poskytnutí jistoty? 49 Zákona 20. Byl stanoven termín prohlídky místa plnění veřejné zakázky? 44 Zákona 21. Byla řádně zpracována zadávací dokumentace (obsahuje všechny podrobnosti nezbytné pro zpracování nabídky)? 22. Postupoval zadavatel při zpracování zadávací dokumentace v souladu s legislativou platnou v době přípravy zadávacího řízení/příslušnými pravidly ŘO stanovenými pro konkrétní OP? 44 Zákona 23. Nepoužil zadavatel diskriminační požadavky vůči uchazečům (vazba na jednoho dodavatele)? 45 Zákona 24. Dovolují zadávací podmínky včetně technické specifikace rovný přístup všech potenciálních dodavatelů (tj. nevytvářejí neodůvodněné překážky účasti)? 25. Jsou technické informace v zadávací dokumentaci dostatečné a odpovídající dané zakázce? 49 Zákona 26. Byla podána ze strany některého uchazeče žádost o dodatečné informace k zadávací dokumentaci? 27. Obdrželi ve stanoveném termínu dodatečnou informaci všichni potenciální dodavatelé? 28. Kolik žádostí/nabídek bylo předloženo (z toho zahraniční)? Uveďte odpověď do Poznámka / uveďte podrobně způsob ověření 50, 78 Zákona 29. Byla správně použita kritéria výběru ve fázi zadání veřejné zakázky (směšování hodnotících a výběrových kritérií)? 70 Zákona 30. Vyloučil zadavatel předem varianty nabídky? 31. Odpovídají zadávací podmínky velikosti a povaze veřejné zakázky? 32. Došlo ke změnám v informacích obsažených v zadávací dokumentaci? 33. Jestliže došlo ke změnám v informacích obsažených v zadávací dokumentaci, existuje pro ně dostatečné zdůvodnění? 71, 72 Zákona 34. Bylo otevírání obálek provedeno v termínu stanoveném zadavatelem? 71 Zákona 35. Byla při kontrole úplnosti nabídek některá vyřazena a uchazeč následně vyloučen? 73 Zákona 36. Byl sepsán protokol o otevírání obálek, včetně listiny přítomných uchazečů? 74 Zákona 39. Jmenoval zadavatel hodnotící komisi? 37. Uvádí se v protokolu o otevírání obálek počet doručených nabídek, vyřazené nabídky a důvody vyřazení? 38. Jsou důvody pro vyřazení nabídky uvedeny již v zadávací dokumentaci?

26 74 Zákona 40. Bylo její složení v souladu se Zákonem? 74 Zákona 41. Splňovali členové podmínky účasti v hodnotící komisi dle Zákona (včetně kvalifikace)? 74 Zákona 42. Podepsali všichni členové hodnotící komise Prohlášení o nepodjatosti? 75 Zákona 43. Byl při jednání/usnášení se hodnotící komise přítomen Zákonem požadovaný počet členů? 75 Zákona 44. Byl zpracován samostatný protokol o jednání? 76 Zákona 45. Byly při posuzování nabídek některé vyřazeny? 78 Zákona 46. Bylo zadavatelem zvoleno základní hodnotící kritérium pro zadání veřejné zakázky? 78 Zákona 47. Které základní kritérium pro zadání veřejné zakázky bylo zadavatelem zvoleno? Uveďte odpověď do Poznámka / uveďte podrobně způsob ověření 78 Zákona 48. Je-li základním hodnotícím kritériem pro zadání veřejné zakázky nejnižší nabídková cena (nelze použít u soutěžního dialogu), je v případě, že nabídková cena, která byla nejnižší, nezvítězí (z důvodu nesplnění některých zadávacích kritérií), jistě zaručeno, že skutečný vítěz veřejné zakázky opravdu splňuje všechna tato kritéria (prověření zaslaných nabídek)? 78, 77 Zákona 49 a) Je-li základním hodnotícím kritériem pro zadání veřejné zakázky nejnižší nabídková cena, a pokud došlo k vyřazení nabídky z důvodu mimořádně nízké nabídkové ceny, byl uchazeč a) požádán o zdůvodnění a 49 b) bylo toto zdůvodnění patřičně posouzeno hodnotící komisí? 50. Je-li základním hodnotícím kritériem pro zadání veřejné zakázky nejnižší nabídková cena, byla Evropská komise informována o vyřazení nabídek, které mají mimořádně nízkou nabídkovou cenu v důsledku toho, že uchazeč získal veřejnou podporu a neprokázal, že veřejná podpora byla poskytnuta v souladu s legislativou EU? 78 Zákona 51. Je-li základním hodnotícím kritériem ekonomická výhodnost nabídky, byly kritéria a váhy obvykle užívané vhodné, tj. náležitě nastavené? (dílčí kritéria se vztahují k předmětu zakázky, promítají se do ekonomické výhodnosti nabídky, jejich váhy odpovídají dopadu na ekonomickou výhodnost)? 52. Je-li základním hodnotícím kritériem ekonomická výhodnost nabídky, a pokud se dílčí kritérium dále rozpadá na pod-kritéria, byly zveřejněny váhy pod-kritérií? 53. Je-li základním hodnotícím kritériem ekonomická výhodnost nabídky, shodují se posuzovaná kritéria s kritérii zveřejněnými ve způsobu zahájení zadávacího řízení? 54. Je-li základním hodnotícím kritériem ekonomická výhodnost nabídky, je výše přidělených bodů rozumně zdůvodnitelná a výpočty matematicky správné (body X váha)? 79 Zákona 55. Proběhlo hodnocení nabídek v souladu se Zákonem, případně se Závaznými postupy? 56. Odůvodnil zadavatel dostatečně průběh a výsledky hodnocení nabídek (počet hodnocených nabídek výsledek, hledisko hospodárnosti vyřazení nabídek s nízkou cenou bylo/nebylo oprávněné, resp. dostatečně odůvodněné)? 80 Zákona 57. Byla zpracována zpráva o posouzení a hodnocení nabídek? 58. Jestliže došlo k vyřazení nabídek kvůli nesplnění zadávacích podmínek, je ve zprávě o posouzení a hodnocení nabídek obsaženo dostatečné zdůvodnění s odkazem na nesplnění zadávacích podmínek? 59. Je rozhodnutí hodnotící komise o vyřazení nabídky/nabídek správné a řádně podložené? 81 Zákona 60. Vybral zadavatel jako nejvhodnější nabídku toho uchazeče, jehož nabídka nejlépe splnila požadovaná hodnotící kritéria? 81, 6 Zákona 61. Nedošlo při výběru vítězné nabídky k porušení transparentnosti ve vazbě na zadání veřejné zakázky? 68 Zákona 62. Splňovala vítězná nabídka požadavky dle Zákona? 81 Zákona 63. Zaslal zadavatel všem dotčeným uchazečům a všem dotčeným zájemcům ve stanovené lhůtě písemné oznámení o výběru nejvhodnější nabídky? 84 Zákona 64. Bylo zadávací řízení z důvodů stanovených Zákonem zrušeno? 85 Zákona 65. Byla zpracována písemná zpráva zadavatele (u nadlimitních zakázek)? 110 Zákona 66. Podal některý z uchazečů v termínu a v souladu se Zákonem námitky proti rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky? 110 Zákona 67. Podal některý z uchazečů v termínu a v souladu se Zákonem námitky proti rozhodnutí o vyloučení? Směrnice 2007/66/ES, 111 Zákona 68. Dodržel zadavatel zákonnou lhůtu mezi rozhodnutím o přidělení zakázky a podpisem smlouvy? 69. Podepsal zadavatel smlouvu s uchazečem, jehož nabídka byla vybrána jako nejvhodnější? 70. Byly veškeré požadované záruky poskytnuty dodavatelem před podpisem smlouvy? 71. Jsou dodávky, služby, stavební práce, jež jsou předmětem smlouvy, shodné s těmi, které jsou obsaženy v zadávací dokumentaci? 72. Je smluvní cena shodná nebo nižší s cenou vítězné nabídky? 73. Byly uzavřeny dodatky ke smlouvě? 74. Jsou všechny dodatky ke smlouvě patřičně zdůvodněny? 75. Jedná se v případě víceprací skutečně o nepředvídané a nepředvídatelné skutečnosti? 155 Zákona 76. Dodržuje zadavatel zákonnou povinnost uchování dokumentace o veřejné zakázce? 77. Je zpracován interní předpis zadavatele řešící otázku archivace dokumentace o veřejné zakázce?