ZÁKLADNÍ RADY K PODÁVÁNÍ ŽÁDOSTÍ O ZMĚNY PROJEKTŮ CIP EQUAL

Transkript

1 ZÁKLADNÍ RADY K PODÁVÁNÍ ŽÁDOSTÍ O ZMĚNY PROJEKTŮ CIP EQUAL Jakoukoliv změnu údajů obsažených v DPA a TCA, resp. změny týkající se všech částí rozhodnutí je třeba bezodkladně nahlásit řídícímu orgánu CIP EQUAL. Změna se řídícímu orgánu oznamuje prostřednictvím NPS, a to na vyplněném formuláři Žádost o změnu (viz. Příloha č. 1). Žádost o změnu se zasílá na předepsaném formuláři spolu se všemi přílohami elektronicky em na adresu equal.nps@cz.pwc.cz s tím, že se uvede předmět zprávy ve tvaru XXXX zadost o zmenu c.yy (kde XXXX je číslo projektu a YY je číslo aktuální změny). Žádost o změnu podstatnou se navíc zasílá písemně ve dvou originálních výtiscích na adresu NPS. Písemně je možno žádost o změnu podstatnou zaslat až po předběžné kontrole její elektronické verze (na základě dohody s odpovědným pracovníkem NPS). Nejčastější příklady podstatných i nepodstatných změn naleznete v Příručce pro příjemce v Kapitole Obecné náležitosti žádosti o změnu: V případě požádání o změnu musí být splněny následující obecné podmínky platné pro podstatné i nepodstatné změny: změnou nesmí být narušen charakter a hlavní záměr projektu, změna musí být NPS/ poskytovateli neprodleně oznámena, nelze žádat o změny se zpětnou účinností (tj. před datem nahlášení změny na NPS), jakákoliv změna musí být řádně zdůvodněna, změna musí být předložena na stanoveném formuláři a musí k ní být přiloženy veškeré relevantní přílohy, žádost musí být přehledná a jasná, v případech, kdy dochází ke změně rozpočtu, je nutné podrobně popsat přesun částek z jednotlivých položek a ke každé položce uvést důvod změny.

2 Formální stránka žádosti Pro zpřehlednění a tím i urychlení celé administrace schvalování žádostí o změny doporučujeme v případech rozpočtových změn uvádět jejich popis v následujícím tabulkovém formátu (příklad Zařazení nového experta): Původní znění: 1.2. Odměny partnera č. 2 den Expert č.7 - Ján Novák den Aktualizované znění: 1.2. Odměny partnera č. 2 den Expert č.7 - Ján Novák den Expert č.8 Jana Malá den Zdůvodnění: Expert č.8 Jana Malá, lektor, byl nově zařazen do projektu z důvodu rozšíření plnění aktivity č. 5 Kurzy pro neslyšící. Částka odpovídající 20 ČLD byla převedena z položky expert č. 7 Ján Novák, neboť tento expert je do realizace projektu zapojen menší mírou než se původně očekávalo. Pokud mají experti jiné jednotky, bude v součtovém řádku pouze částka za Akci 2, za Akci 3 a celková částka za Akci 2 a 3. Vybrané typy změn: 1. Rozpočtové změny U všech žádostí o změnu, při kterých dochází ke změně rozpočtu, musí být detailně popsáno: které rozpočtové položky se mění, zda dochází ke změně počtu jednotek, jednotkových sazeb nebo obojího, zda se při změně překračují některá ze stanovených % omezení, řádné zdůvodnění změn. Nutnou podmínkou ke schválení je dodržení všech obecných náležitostí a přiložení aktuálního rozpočtu zachycujícího změny popsané v žádosti. Změněné rozpočtové položky doporučujeme v rozpočtu barevně odlišit. 2. Změny týkající se zapojení nových pracovníků Příjemce musí popsat, jestli nově zařazený zaměstnanec nastupuje na pozici experta nebo

3 administrativního pracovníka. Přílohami k tomuto typu změn jsou: životopisy všech nově zařazených expertů, nebo aktualizovaný seznam administrativních pracovníků, aktualizovaný rozpočet v případě, že zařazením experta dochází k rozpočtové změně. 3. Změny v rozvojovém partnerství V případě že dochází k jakýmkoli změnám ve složení RP (odstoupení/změna partnerů 1 ) je nutné žádat o podstatnou změnu, ve které je potřebné detailně popsat: kdo a kdy bude vykonávat aktivity odstupujícího partnera: o v případě, že tyto aktivity přebírá příjemce a/nebo jiný stávající partner a/nebo nový partner, musí být přílohou žádosti nový plán aktivit se zvýrazněním aktivit, které převzali, o přijetí nového partnera se připouští pouze v zcela výjimečných případech a to pouze když: odstupující partner vykonával v projektu důležité aktivity, které příjemce ani partneři nejsou vzhledem k jejich vysoké specifičnosti schopni realizovat a jejichž neplnění by mohlo ohrozit cíle nebo chod celého projektu (řádné zdůvodnění této skutečnosti je nedílnou součástí žádosti o změnu), přílohou žádosti o změnu je v takovém případě tabulka s identifikačními údaji přistupujícího partnera (viz. Příloha č.2), jak se mění stávající rozpočet, jako přílohu zasílá příjemce také aktualizovaný rozpočet (doporučujeme s barevným odlišením změn). 4. Změny v plánu pracovního programu Jestliže dochází k mírnému časovému skluzu plnění jedné nebo více klíčových aktivit, je příjemce povinen žádat o nepodstatnou změnu. V samotném textu žádosti je třeba detailně popsat, z jakých důvodů dochází k prodlení a kdy je předpokládaný termín plnění dané aktivity 2. Přílohou k tomuto typu žádosti je vždy aktualizovaný plán pracovního programu. (doporučujeme s barevným odlišením změn). 1 Přistoupení partnera není obecně ŘO podporováno z důvodu stanoviska ÚOHS ve věci partnerství. Příjemce, resp. RP by se vždy měli snažit případného odstupujícího partnera nahradit v rámci stávajícího partnerství. 2 Časové posuny plnění klíčových aktivit do období 1 2 měsíců nejsou důvodem k zasílání žádosti o změnu ale příjemce je povinen tyto změny popsat a zdůvodnit v průběžné technické monitorovací zprávě.

4 Na co si dát při podávání žádostí o změnu pozor 1. V případě personálních změn, (např. zapojení nových pracovníků, změna pracovních pozic apod.) a s nimi souvisejících změn rozpočtu, před odesláním změny NPS zkontrolujte, zda změna obsahuje všechny relevantní dokumenty. Mezi nejčastěji opomíjené patří: - aktualizovaný seznam pracovníků; - životopisy nově zapojovaných expertů spolu s uvedením položek, ze které budou mzdy nárokovány. 2. Pokud v kapitole lidských zdrojů zřizujete novou položku, nezapomeňte na odůvodnění této skutečnosti. 3. U žádostí, kde dochází ke změnám rozpočtu, se zaměřte na popis zdůvodnění změn v rozpočtových položkách (vytvoření, zvýšení, snížení, zrušení). Při rozsáhlejších rozpočtových změnách věnujte pozornost popisu dopadu zvýšení/snížení rozpočtovaných částek na rozsah plnění cílů projektu. 4. Při předkládání změn je také důležité, aby všechny předkládané dokumenty vycházely z aktuálně platných dokumentů. Pokud například ve změně č.8 i 9 dochází ke změně rozpočtu, musíte při sestavování posledně uvedené změny vycházet z rozpočtu schváleného v rámci změny č.8. Tento rozpočet může být v rámci změny schválen v jiné podobě, než v které jste jej předložili. Z tohoto důvodu nedoporučujeme podávat více žádostí o změnu současně. 5. Připomínáme také, že změny nelze uznávat se zpětnou platností. Den, kdy změna nabývá platnosti je den doručení na adresu NPS.

5 Příloha č. 1 Formulář žádosti o změnu Žádost o změnu projektu A. Část vyplňovaná příjemcem 1. Základní identifikační údaje Číslo projektu: EQUAL/2/XX, CZ.0X.X Název příjemce: Název projektu: Název rozvojového partnerství: Začátek Akce 2 a 3: dd/mm/rrrr 2. Typ změny: podstatná / nepodstatná 3. Podrobný popis změny včetně výčtu příloh: 4. Odůvodnění (Podstatná i nepodstatná změna musí být řádně zdůvodněna.) (V případě podstatné změny, popište, proč je změna podmínek Rozhodnutí nutná a případně doložte další požadovanou dokumentaci.) Datum: Razítko organizace a podpis statutárního zástupce:

6 Příloha č. 2 Formulář identifikace nového partnera Název subjektu: Zkratka: Právní forma: Plátce DPH: DIČ: IČ: Partner s finančním příspěvkem 3 : Ulice: Město: Kraj: PSČ: Namísto údajů stávajícího partnera společnosti [ ] bude v části DPA Zapojení partnerů do projektu uvedeno [ ]: Role v projektu: (prosíme doplnit) Důvod zapojení: (prosíme doplnit) Práce s cílovou skupinou: (prosíme doplnit) 3 Do této položky se vyplní celková finanční částka, která podle rozpočtu připadá na nově přistupujícího partnera.