Kateřina Polívková. Vysoká škola hotelová v Praze 8, spol. s r. o. Bakalářská práce. Katedra hotelnictví. Studijní obor: Hotelnictví

Transkript

1 Činnost hotelového kongresového oddělení při přípravě mezinárodního kongresu, jeho průběhu a zakončení včetně přípravy a realizace doprovodného programu Bakalářská práce Kateřina Polívková Vysoká škola hotelová v Praze 8, spol. s r. o. Katedra hotelnictví Studijní obor: Hotelnictví Vedoucí bakalářské práce: Ing. Vladimír Filip Datum odevzdání bakalářské práce: Datum obhajoby bakalářské práce: kacapolivkova@ .cz Praha 2014

2 Bachelor s Dissertation Preparation and implementation of an international congress and its accompanying program in hotel congress activity departments Kateřina Polívková The Institute of Hospitality Management in Prague 8, Ltd. Department of Hotel management Major: Hospitality Management Thesis Advisor: Ing. Vladimír Filip Date of Submission: Date of Thesis Defense: kacapolivkova@ .cz Prague 2014

3 Čestné prohlášení P r o h l a š u j i, že jsem bakalářskou práci na téma činnost hotelového kongresového oddělení při přípravě mezinárodního kongresu jeho průběhu a zakončení včetně přípravy a realizace doprovodného programu zpracovala samostatně a veškerou použitou literaturu a další podkladové materiály, které jsem použil, uvádím v seznamu použitých zdrojů a že svázaná a elektronická podoba práce je shodná. V souladu s 47b zákona č. 552/2005 Sb., o vysokých školách v platném znění souhlasím se zveřejněním své bakalářské práce, a to v nezkrácené formě, v elektronické podobě ve veřejně přístupné databázi Vysoké školy hotelové v Praze 8, spol. s r. o.... jméno a příjmení autora V Praze dne

4 Ráda bych zde poděkovala panu Ing. Vladimíru Filipovi mému vedoucímu bakalářské práce za cenné rady a připomínky, které mi při jejím vypracování poskytl.

5 Abstrakt POLÍVKOVÁ Kateřina: Činnost hotelového kongresového oddělení při přípravě mezinárodního kongresu, jeho průběhu a zakončení včetně přípravy a realizace doprovodného programu Bakalářská práce. Vysoká škola hotelová. Praha: Celkový počet stran 56 Práce je zaměřena na charakteristiku kongresového cestovního ruchu a analýzu činnosti hotelového kongresového oddělení hotelu Olšanka při pořádání mezinárodního kongresu. Práce je rozdělena na teoretickou, analytickou a návrhovou část. První část byla zpracována na základě odborné literatury a charakterizuje kongresový cestovní ruch. Přibližuje jeho historii, současnost, předmět, funkce a také teoretický popis organizování kongresové akce. Praktická část se především zaměřuje na analýzu činnosti konkrétní hotelu při pořádání kongresové akce. Porovnává teorii s praxí a přibližuje trh kongresového cestovního ruchu a postavení analyzovaného hotelu na něm. Tato část vychází z přímého dotazování, swot analýzy a odborné literatury. V poslední části jsou zmiňovaná doporučení, která by mohla dopomoci hotelu k lepšímu postavení na trhu a poskytování komplexnějších služeb. Cílem práce je zanalyzovat daný hotel a jeho činnosti při pořádání mezinárodní kongresové akce a také zda je schopen tuto akci zajistit. Klíčová slova: Kongresový cestovní ruch, kongresové služby, Hotel Olšanka

6 Abstract My paper is focusing on characteristics of conference and event management market and analysis of functionality of conference and congress department in Hotel Olsanka during hosting an international congress. My paper is divided into 3 parts - theoretical,analytical and suggestions and recommendations. First section is based on relevant literature and is characterising conference and congress market. It describes its history, current situation, roles and also theoretical description of organization of such event. Practical part is mostly analyzing functionality and procedures of specific hotel while hosting congress event. It is comparing theory with the actual situation and describes congress market and current situation of analyzed hotel on the market. This section is based on questionnaires, direct research, swot analysis and relevant literature. Last section contains suggestions and recommendations, which could help this hotel improving its position on the market as well as be able to provide more complex services. The purpose of this paper is analyzing this particular hotel, its functionality and ability to deliver event such as conference or congress. Key words: conference and event management, congress services, hotel Olšanka

7 SEZNAM TABULEK Tab. 1 - Pořadí zemí dle počtu konaných akcí v roce 2009 Tab. 2 - Pořadí měst dle počtu konaných akcí v roce 2009 Tab. 3 - Umístění ČR a Prahy dle počtu akcí a dle počtu účastníků na akcích v roce Tab. 4 - Top 20 kongresových měst světa dle počtu pořádaných akcí v letech Tab. 5 - Tržby za konané akce v letech Tab. 6 - Kongresové prostory hotelu Olšanka

8 SEZNAM ZKRATEK PCO Professional Congrass Organizers FB Food and beverage ICCA International congress and convention association CR Cestovní ruchu UIA Union of International Associations

9 Obsah Úvod Teoretická část Charakteristika kongresového cestovního ruchu Vymezení základních pojmů Vývoj kongresového cestovního ruchu Současná doba a postavení České republiky na trhu kongresové turistiky Předmět kongresového cestovního ruchu Funkce kongresového cestovního ruchu Trh kongresového cestovního ruchu Klasifikace a charakteristika akcí kongresového cestovního ruchu Služby poskytované účastníkům akcí kongresového cestovního ruchu Materiálně-technické podmínky rozvoje kongresového cestovního ruchu Organizování kongresových akcí Analytická část Postavení Prahy na trhu kongresového cestovního ruchu Analýza hotelu Olšanka jako kongresového hotelu Hotel Olšanka a jeho postavení na trhu kongresového cestovního ruchu Historie hotelu Olšanka Ubytování Stravování Doplňkové služby a doprovodný program Prostory hotelu Olšanka Marketing hotelu Olšanka a jeho průzkum konkurence Swot analýza odbytových a kongresových středisek hotelu Olšanka Činnost hotelového kongresového oddělení hotelu Olšanka při realizaci kongresových akcí Získání klienta Nabídka klientovi Cenová kalkulace Přípravné práce... 40

10 2.3.5 Personální a technické zajištění akce Realizace akce Realizace doprovodného programu Návrhová část Závěr LITERATURA Přílohy... 53

11 Úvod Tématem mé bakalářské práce je kongresový cestovní ruch, jeho charakteristika a analýza činnosti hotelového kongresového oddělení při pořádání mezinárodního kongresu. Toto téma mi přišlo od prvopočátku zajímavé a ráda bych se oblasti event management, který pro mě v oboru hotelnictví představuje organizování kongresů, v budoucnu věnovala. Ačkoliv kongresový cestovní ruch zaznamenal v posledních letech pokles a předpokládaný vývoj také není zcela příznivý, neměl by být tento typ cestovního ruchu podceňován. Naopak má velký potenciál zejména v Praze, která má mnoho dobrých předpokladů pro získávání mezinárodních akcí. V dnešní době je jedním z významných kritérií při výběru konání akce, kromě zajištění odborného programu také nabídka dalších aktivit. Praha, která je atraktivní a známá díky své historii, nabízí také širokou škálu volnočasových aktivit a tak toto kritérium výborně splňuje. Díky těmto možnostem je velmi vhodnou destinací pro pořádání mezinárodních kongresů. Kongresový cestovní ruch je zajímavý mimo jiné díky jeho ekonomické funkci. Odborné statistiky ukázaly, že účastníci kongresového cestovního ruchu patří mezi vyšší sociální vrstvu a utratí v místě konání akce dvakrát až třikrát více než běžní turisté čímž napomáhají ekonomice daného města. Moje práce se zabývá vymezením základních charakteristických rysů kongresového cestovního ruchu a posléze analýzou vybraného hotelu na jeho trhu. Cílem této práce je analýza činností hotelu Olšanka při pořádání mezinárodního kongresu a zjištění zda je hotel schopen akci tohoto formátu hostit. K dosažení toho cíle jsem využila spolupráce s manažerem kongresového oddělení hotelu Olšanka a použila metodu přímého dotazování na předem připravené otázky. Odpovědi jsem zaznamenávala na nahrávací zařízení a poté zpracovala. Poskytnuta mi byla také analýza swot k roku 2014, která analyzuje odbytové a kongresové části hotelu Olšanka. 11

12 Práce je rozdělena do čtyř částí, kterými jsou teoretická, analytická, návrhová a závěr. Teoretická část vychází z odborné literatury. Zde se práce zabývá historií, předmětem a funkcemi kongresového cestovního ruchu. Dále jeho trhu, včetně teoretického pohledu na pořádání akce kongresového typu. Pro analytickou část, která se zabývá činností hotelového kongresového oddělení při přípravě mezinárodního kongresu, byl vybrán hotel Olšanka. V první fázi byly vytipovány tři pražské hotely, jež nabízejí možnost uspořádání kongresu v jejich prostorách. Pouze z hotelu Olšanka mi byla nabídnuta spolupráce. V analytické části se dále pojednává o postavení Prahy a hotelu Olšanka na trhu kongresového cestovního ruchu, jednotlivých službách daného hotelu, které nabízí při pořádání mezinárodního kongresu. Návrhová část se snaží poukázat na nedostatky hotelu při hoštění akce tohoto typu a navrhnout vhodná řešení. Poslední část práce celkově shrnuje zjištěné informace o činnosti hotelu při pořádání kongresových akcí a vyhodnocuje cíl práce. 12

13 1. Teoretická část 1.1 Charakteristika kongresového cestovního ruchu Vymezení základních pojmů Mice je všeobecně používanou zkratkou ve sféře cestovního ruchu, jejíž počáteční písmena označují následující anglická slova: Meetings (setkání, schůze) Incentives (incentiva, motivace zaměstnanců) Conventions (kongrsy, konference) Exhibitions/Events (výstavy, akce) Tyto akce můžeme zařadit pod souhrnný pojem kongresový turismus, což je segment cestovního ruchu charakteristický profesním zaměřením. Účastníci kongresového turismu jsou motivováni získáváním nových informací, znalostí, poznatků, zkušeností ve svém oboru, ale také navázáním obchodních vztahů a kontaktů. 1 Kongresový cestovní ruch (ang. Congress tourism, Convention tourism) je forma cestovního ruchu, jejíž účastníci jsou motivování setkáváním s odborníky a odborným programem na kongresech, konferencích, sympoziích, kolokviích, seminářích atd. Má zpravidla tematické zaměření, předem stanovený cíl, jednání, vysoké nároky na organizační a technické zabezpečení a na bezprostřední infrastrukturu. Je jeden z forem cestovního ruchu, který zpravidla není provozován ve volném čase. 1 BERÁNEK, J. a kol. Moderní řízení hotelové provozu Praha : MAG CONSULTING s.r.o., s

14 Z definice a dalších poznatků jsou patrné charakteristiky kongresového cestovního ruchu: jedná se o hromadný cestovní ruch není spojen s volným časem účastníků, ale je organizován v souvislosti se zaměstnáním nejčastěji má podobu vázaného (sociálního) cestovního ruchu, tzn., že účast na akcích kongresového cestovního ruchu bývá účastníkům hrazena třetí osobou (zaměstnavatelem, školou apod.) typická je vysoká odborná úroveň, komplexnost poskytovaných služeb není zde provázanost na standardní turistickou sezónu 2 Kongres Setkání odborníků ze stejného nebo příbuzného oboru, kde počet účastníků dosahuje až několik set nebo tisíc osob. Kongres je pořádán s cílem diskutovat konkrétní oblast nebo témata a diskusní příspěvky jsou zpravidla omezeny na členy. Doba trvání kongresu bývá několik dnů a jednání probíhá paralelně v sekcích. Výsledky kongresu mají teoretický, vědecký, politický nebo společenský význam Vývoj kongresového cestovního ruchu Už od počátku lidské společnosti jednou ze základních potřeb byla potřeba setkávání a komunikace. Sdílení nových poznatků, informací či řešení problémů. I odborné literatury zmiňují cesty poutníků v době středověku, jako schůzky náboženského charakteru a spojují je s účastí za určitým setkáním, avšak éra hospodářských a politických kongresů začala v 17. století. První mezinárodní kongres se uskutečnil v Římě v roce 1681 při setkání lékařů. Nová epocha 2 Event marketing v cestovním ruchu Event marketing MICE pro střední management, Školení a vzdělávání pracovníků v cestovním ruchu s Event marketing v cestovním ruchu Event marketing MICE pro střední management, Školení a vzdělávání pracovníků v cestovním ruchu s

15 cestování epocha novodobého cestovního ruchu a tedy i epocha kongresových akcí začala v roce 1861 při výletě po železnici z Leicesteru do Loughboroughu organizovaným Thomasem Cookem, jenž byl také akcí zaměřenou proti konzumaci alkoholu. Akce pořádané na předem určeném místě a v předem určené době, se staly oblíbenou příležitostí a místem komunikace a výměny informací. Od poloviny 19. století potřeba komunikace sílila a současně se začaly využívat i objevy a vynálezy z oblasti komunikace. Na počátku 20. století trh kongresového cestovního ruchu permanentně expandoval a to jak na straně nabídky, tak i na straně poptávky. Ve vývoji kongresového cestovního ruchu patří významné místo světovým výstavám. První se konala roku 1851 v Londýně v Křišťálovém paláci, postaveném k tomuto účelu. V současné době dělíme výstavy na všeobecné a odborné. Na počátku 60. let 20 století byly poznatky o kongresovém cestovním ruchu nevědecké a neověřené. Kongresový cestovní ruch byl považován dokonce za přežitý a dohody končily obvykle podáním ruky. Existovalo jen pár profesionálních subjektů zaměřených na pořádání kongresových akcí. Ve většině případů se organizování věnovali vedoucí pracovníci daných firem, kteří však byli odborníky v jiných oblastech. I možnosti prostorů pro organizování těchto akcí, byli v tehdejší době omezený. Zařízení se od sebe příliš nelišila a větší akce se konaly převážně v hotelech. Situace v organizování kongresových akcí se začala měnit v 70. letech minulého století. Díky pokroku ve vědě, technice a rozvojem lidského poznání vznikala mezinárodní dělba práce a s tím i související kooperace. Začala výstavba nových prostorů specializovaných na kongresových cestovní ruch převážně kongresových center a paláců. V dnešní době je vývoj lidské společnosti spojen s vývojem informačních technologií a procesem globalizace Současná doba a postavení České republiky na trhu kongresové turistiky V současné době se podle statistik ICCA koná ve světě přibližně kongresů ročně. To představuje přibližně 75% všech akcí kongresového cestovního ruchu. Každý rok se přibližně uskuteční 9-10 tisíc akcí. Statistického údaje v období poukazují na trend meziročního zvyšování akcí a to do roku Zatímco 15

16 od roku 2009 došlo k mírnému poklesu. Přestože, tento pokles není významný,.růst bude posilován jen pozvolna slábnoucí celosvětovou ekonomickou recesí. Podíl České republiky na poli mezinárodního kongresového turismu je pouhý 1,5-2,2%. Počet pořádaných akcí v období se meziročně zvyšoval. Pouze v letech 2004 a 2005 zaznamenal stagnaci, ale již v roce 2006 dosáhl absolutního maxima a to 119 akcí za rok. Bohužel v následujících letech došlo k zásadnímu poklesu a v roce 2009 se konalo pouze 104 kongresových akcí. Postavení České republiky a Prahy na trhu celosvětového kongresového cestovního ruchu z hlediska počtu akcí ukazuje tabulka č. 1 a č.2. Jednoznačně nejdominantnější postavení na trhu obsadily Spojené státy americké. Dalšími významnými zeměmi jsou Německo, Itálie, Španělsko, Francie a Spojené království. Tyto země disponují několika velmi významnýma destinacemi pro pořádání kongresů. Podobně jako Rakousko, Dánsko nebo Maďarsko tak i Česká republika disponuje jednou dominantní destinací, kterou bývá zpravidla hlavní město, kde je pořádáno více než 80% všech mezinárodních akcí. Zajímavostí je, že oproti pořadí zemí podle počtu pořádaných akcí, kde dominovaly Spojené státy americké, městům vévodí převážně Evropa. První desítku obsadilo osm Evropských měst. Jako první se umístila Vídeň se 160 akcemi. S odstupem cca 30 akcemi jsou další v pořadí Barcelona, Paříž a Berlín. První desítku uzavírá Peking, který v roce 2009 hostil 96 akcí. Praha se svými 86 akcemi se zařadila na 15. místo. Tabulka č. 1. Pořadí zemí dle počtu konaných akcí v roce 2009 Pořadí Země Počet akcí 1 Usa Německo Španělsko Itálie Spojené království Francie Brazílie

17 8 Japonsko Cina Nizozemí 236 Rakousko Česká republika 104 Zdroj: ICCA Statistics Report Tabulka č. 2. Pořadí měst dle počtu konaných akcí v roce 2009 Pořadí Město Počet akcí 1 Vídeň Barcelona Paříž Berlín Singapore Kodaň Stockholm Amsterdam 98 Lisabon Peking Praha 86 Zdroj: ICCA Statistics Report Předmět kongresového cestovního ruchu Teprve až 20. kongres Mezinárodního sdružení pracovníků v cestovním ruchu se poprvé systematicky zabýval otázkami rozvoje kongresového cestovního ruchu. Tento kongres se konal v roce 1970 v Haagu. Přesto je i v dnešní době kongresový cestovní ruch pokládán z hlediska motivace za nový druh. Předmětem kongresového cestovního ruchu je považován nejčastěji organizování kongresů, konferencí, sympozií, seminářů, výstav a veletrhů. Zároveň je sem začleňován i incentivní cestovní ruch a služební cesty. Jde o cestovní ruch, který zahrnuje soubor činností spojených s cestováním a pobytem v kongresovém místě, zaměřeným na výměnu vědeckých a odborných poznatků a zkušeností. 17

18 Setkání účastníků kongresového cestovního ruchu bývají označována jako kongresové akce; služby, které jsou při nich poskytovány jako kongresové služby. Součástí kongresových akcí jsou i doprovodné předkongresové a pokongresové programy, spojené s účelným využitím volného času v kongresovém místě, navštíveném regionu nebo státu. Kongresový cestovní ruch je od ostatních druhů cestovního ruchu poněkud odlišný. V prvé řadě se kongresové akce koncentrují zpravidla ve velkých městech. Tyto akce se konají v sezónních obdobích, které ale neodpovídají sezónnosti ostatním druhům cestovního ruchu Funkce kongresového cestovního ruchu Kongresový cestovní ruch plní řadu funkcí, z nichž nejvýznamnější jsou: - Vědecko-informační funkce Tato funkce spočívá ve vzájemné výměně vědeckých a odborných znalostí z oblasti vědy, výzkumu, ale také politiky, sociální oblasti, životního prostředí apod. - Kulturně poznávací funkce Pořádání kongresových akcí je spojeno s poznáváním nových míst a destinací. Součástí bývá často společenský a kulturní program, návštěva významných památek apod. - Ekonomická funkce Jako řada dalších oblastí současného cestovního ruchu má i kongresový cestovní ruch ekonomický význam, který spočívá v: - Podílu na HDP - Podílu na zaměstnanosti - Podílu na devizových příjmech - Vytváření podnikatelských příležitostí - Multiplikačním efektu 18

19 Význam kongresového turismu je umocněn tím, že příjmy z této formy cestovního ruchu jsou udávány jako 2-3x větší než v jiných formách turismu. Je to dáno celou řadou faktorů, především však: - Vyšším a vysokým standardem konzumovaných služeb - Rozsahem konzumovaných služeb včetně služeb speciálních (tlumočnické, překladatelské, kulturně-společenské, služby hostesek, administrativní služby apod.) - Rozsáhlým odborným programem - Doprovodným kulturním a společenským programem - Funkce regionálního rozvoje Kongresový turismus je nástrojem rozvoje území. V některých případech dokonce slouží k revitalizaci území, které bylo opuštěno předchozí činností (těžební, průmyslová) a které nazýváme browfields. Někdy využívá dokonce industriální pozůstatky (tovární haly) k budování kongresových či výstavních prostor Trh kongresového cestovního ruchu Trh kongresového cestovního ruchu je možné definovat jako místo, na kterém se setkává nabídka produktů kongresového turismu s poptávkou po těchto produktech. Obecně je tento trh tvořen subjekty a objekty. Subjekty kongresového turismu můžeme členit do třech velkých skupin a) Zákazníci b) Poskytovatelé služeb c) Zprostředkovatelé Trh cestovního ruchu je možné členit na - Regionální - Národní - Mezinárodní 19

20 - Světový Nabídku na trhu MICE tvoří organizátoři, mezi nimiž mají rozhodující postavení: Podniky, instituce nebo společnosti. Profesionální organizátoři akcí MICE, což jsou: a) profesionální organizátoři kongresů (PCO = Professional Congress Organizer) b) profesionální cestovní agentury pro pořádání kongresů (CTA = Congress Travel Agency) Ostatní cestovní kanceláře, dopravní společnosti. Hotely a ubytovací zařízení, především specializované kongresové hotely. Mezi nejvýznamnější poskytovatele služeb patří dopravci, ubytovací kapacity, stravovací kapacity, průvodci, tlumočníci, překladatelé. Jsou zde ale také poskytovatelé služeb pojišťovacích, finančních (včetně služeb směnárenských), pasových, vízových, celních, dále společensko-kulturních, administrativních apod. Poptávka Zákazníky jsou všichni poptávající služby MICE. Mezi nejvýznamnější zákazníky patří: Asociace. Asociační kongresový cestovní ruch je také nejvýznamnějším a nejdynamičtějším segmentem zákazníků v současné době. Nejvýznamnější asociace jsou sdruženy v UIA. Firmy. Jejich podíl je významný a má rostoucí tendenci. Jedná se o domácí i nadnárodní společnosti. Nejvíce se u nich odráží konkrétní i všeobecná hospodářská situace. Školy a vzdělávací instituce. Jsou významnými zákazníky, z větší části však závislé na vnějších zdrojích financování. Vědecké a výzkumné ústavy. Také zde je prvořadá otázka zdrojů pro financování účastí na kongresovém turismu. Politické strany a uskupení, nadace. Podle Marketingové strategie PAKTu jsou nejdůležitější Decision Makers (tj. ti, kteří rozhodují o uskutečnění kongresové akce) následující: Nadnárodní a národní asociace, federace a ostatní sdružení Národní a nadnárodní společnosti 20

21 Evropská komise a podobné politické instituce PCO (Professional Congrass Organizers), DMC (Destination Managament Companies), Meeting Planners Incentive Houses Touroperátoři Významné marketingové a PR agentury Klasifikace a charakteristika akcí kongresového cestovního ruchu Akce kongresového cestovního ruchu můžeme rozdělit podle několika hledisek. Jako základní hledisko můžeme brát rozdělení akcí na: - Tzv. tradičně kongresové akce kam spadají především kongresy, konference, sympozia a semináře. - Akce spojené s vystavováním různých exponátů kam řadíme výstavy, veletrhy, komerční prezentace, hromadná pracovní setkání (workshopy). Pokud se zaměříme na tradičně kongresové akce můžeme je dále klasifikovat podle - Počtu účastníků (malé, středně velké, velké akce) - Délky trvání (trvání akce ve dnech) - Podle formy (seminář, školení, kolokvium, kulatý stůl, zasedání, konference, sympozium, kongres, sjezd) - Tematického zaměření (politika, ekonomika, obchod, věda, kultura, vzdělávání, náboženství atd.) - Struktury účastníků (národní a mezinárodní akce, akce se zahraniční účastí) - Významu jednání a dosahu přijatých závěrů (regionální, národní, mezinárodní a světové akce) - Možnosti účasti (uzavřené nebo otevřené) - Způsobu organizace (akce v tradičních nebo specializovaných zařízení pohyblivé/putovní akce - Formy akcí (telekongresy, telekonference) 21

22 1.1.8 Služby poskytované účastníkům akcí kongresového cestovního ruchu Pod pojmem produkt kongresového cestovního ruchu si můžeme představit soubor všech poskytnutých služeb jak před akcí, v průběhu tak i po ní. Předpokladem uspokojivého výsledku je samozřejmě vysoký standard těchto služeb a to jak rozsahem, tak i kvalitou. Služby můžeme rozdělit do tří časových úseků a to: - Před akcí tvoří je služby předcházející účasti zájemců na kongresové akci. Jedná se především o informace o akci a podmínkách účasti, rezervace služeb a registrace účastníků přeprava do cílového místa a příjezd do cílového místa. - Na místě - jsou to služby, které souvisejí s pobytem v cílovém místě akce. Řadíme sem transfer do ubytovacího zařízení, registrace a převzetí kongresových materiálů, ubytování, stravování, účast na jednáních, služby během pobytu - Po akci jsou to služby spojené s návratem do místa trvalého bydliště tedy ukončení pobytu s odhlášením, zpáteční doprava do místa bydliště a goodwillové aktivity po kongresu Služby kongresového cestovního ruchu je však možno diferencovat i jinak, a to na služby zabezpečené organizátorem akce pro objednavatele a na jeho účet nebo služby pro účastníky akce a na jejich účet. Organizátor akce zabezpečuje pro objednavatele zejména služby související s jednáním: - Vypracování rozpočtu - Zabezpečení (pronájem) a přípravu jednacích prostor (místnosti) - Zpracování a tisk kongresových materiálů (pozvánek, návratek, programu, referátů atd.) - Propagaci a poskytování informací o programu a organizaci akce - Organizační služby před zahájením a během akce (registrace účastníků, inkaso účastnických poplatků vloženého, odevzdávání materiálů účastníkům apod.) 22

23 - Tlumočnické a překladatelské služby - Tisk a expedici sborníků. Pro účastníky akce zabezpečuje organizátor obvykle všechny služby, které souvisejí s jejich pobytem v cílovém místě: - Přepravu - Ubytování - Stravování - Další služby jako recepční, průvodcovské, směnárenské služby, prohlídky, kulturní a sportovní programy atd. - Služby osobám doprovázejícím účastníky Materiálně-technické podmínky rozvoje kongresového cestovního ruchu Pro konání akcí kongresového turismu jsou typická tato místa - Kongresová centra, konferenční centra, výstavní haly - Kongresové hotely - Vysoké školy - Kulturní společenská centra - Sportovní haly a stadiony - Dopravní prostředky Pro pořádání velkých akcí kongresového typu jsou vhodné především kongresová centra a kongresové hotely. Tyto zařízení musí disponovat technickým vybavením a celkovým technickým zázemím, které je potřebné pro hladký průběh akce. Jedná se především o prezenční techniku, ozvučení a kancelářskou techniku. Pod prezenční techniku řadíme především projektory, promítací plátna, flipchart, ale také laserové ukazovátko, zařízení pro videokonferenci či hlasové zařízení. Pro kvalitní akustiku jsou nejdůležitější mikrofony. Při kongresech a větších akcích se používají především dynamické, kondenzátorové, klopové, hlavové kongresové, diskusní a odposlechové mikrofony. Řečníci také využívají 4 ORIESKA, J. Kongresový cestovní ruch Praha : IDEA SERVIS, konsorcium, s

24 mikroporty. Také kancelářské zázemí je důležitou součástí a to především pro snazší přípravu písemných materiálů, jejich reprodukci, likvidaci atd Organizování kongresových akcí Organizaci dané akce můžeme rozdělit na dvě fáze a to na plánování a příprava akce a samotnou realizaci včetně zjištění zpětné vazby. Před plánováním akce je důležité si stanovit business plán, kde základem jsou tyto části a úkoly - Definování cíle akce - Definování kritérií úspěšnosti, splnění cíle - Rozdělení odpovědnosti (interní tým, externí spolupracující experti, dodavatelé) - Harmonogram prací - Rozpočet - Kontrolní termíny Při stanovení business plánu a naplánování akce, přichází fáze realizace. Tu zajišťuje z velké části realizační tým PCO. Jeho služby zpravidla začínají uvítáním účastníků na letišti, dopravou do hotelu a registrací. Při té dostanou účastníci potřebné materiály obsahující program na následující dny včetně doprovodného programu. Úvodní den kongresové akce bývá zakončen slavnostním večerem, který je příležitostí k navázání bližších kontaktů mezi účastníky. Druhý den bývá vyhrazen jednání v plénu a posléze v sekcích, v dalších dnech přibývá doprovodných akcí a fakultativních aktivit. Úloha pracovníku PCO spočívá hlavně v zajištění informačního toku, koordinaci služeb a řešení případných problémů. Péče o hosty a servis hostesek a koordinátorů (tedy kvalita lidských zdrojů) výrazně ovlivňuje konečný dojem účastníků z organizace kongresové akce. Obsahovou část akce mají obvykle na starosti zástupci objednavatele. 5 5 MAG CONSULTING, Kongresový a incentivní cestovní ruch, Praha s

25 2. Analytická část 2.1 Postavení Prahy na trhu kongresového cestovního ruchu V současné době se kongresovému cestovnímu ruchu daří čím dál méně. Ačkoliv se počet konferencí za 50 let více než ztřicetinásobil, počet účastníků se stále zmenšuje. Tento fakt můžeme sledovat na příkladu, kdy se v 60. letech konference zúčastnilo v průměru 1200 návštěvníků a za posledních pět let to bylo pouze 424 na jeden kongres. Tento pokles bohužel postihl i Českou republiku. Zejména rok 2008 byl krizový a Česká republika zaznamenala 20procentní pokles účastníků na akci. Ani do současné doby se je nepodařilo přilákat zpět. Znatelný pokles kongresového cestovního ruchu postihl i hlavní město Prahu, která je zároveň hlavní kongresové město České republiky. Ačkoliv se v roce 2012 zařadila na 11. místo jako kongresová destinace světa a mezi evropskými městy byla dokonce na 10. místě, v roce 2013 zaznamenala citelný pokles na trhu kongresového cestovního ruchu. Z dat českého statistického úřadu, který sbírá data od hromadných ubytovacích zařízení, vyplynulo, že ve třetím čtvrtletí v roce 2013 došlo k meziročnímu poklesu pořádaných konferencí v Praze o 24%. Tedy celkově ze 740 akcí na 562 ve třetím čtvrtletí. Tento pokles byl zaznamenán i v počtu účastníků akcí. Oproti loňskému roku kdy se v Praze na nejrůznějších akcí ve třetím čtvrtletí zúčastnilo delegátů v letošním roce jich bylo pouze což je o 25% osob méně. Pokud se jedná o poklesy na konkrétních typech akcí, korporátní konference a setkání stále zůstávají nejstabilnější skupinou, ale i zde byl v prvních třech čtvrtletích zaznamenán pokles o 67 akcí roku Incentivní setkání, která obsadila druhé místo, naopak zaznamenala nárůst akcí a to až trojnásobně což představuje 343 akcí oproti původním 103. Následují jiná obchodní setkání s 326 akci a poklesem o 175 akcí avšak největší propad byl zaznamenán u asociačních konferencí a kongresů kde propad činil celých 50%. V letošním roce v Praze proběhlo pouze 56 akcí. O 6 akcí méně také zaznamenaly akce v kategorii výstav a veletrhů, které činí 14 akcí v období od prvního do třetího čtvrtletí. 25