Nejčastější chyby v Žádostech o poskytnutí dotace a jejich přílohách

Transkript

1 Nejčastější chyby v Žádostech o poskytnutí dotace a jejich přílohách Řídicí orgán ROP NUTS 2 Střední Čechy (dále jen ŘO ) na základě svých zkušeností z prvních výzev vytvořil přehled nejčastějších chyb v Žádostech o poskytnutí dotace a jejich povinných přílohách. ŘO doporučuje každému žadateli/zpracovateli se s nimi seznámit, aby se jich sám při sestavování Žádosti a kompletaci všech příloh vyvaroval a ušetřil si tak případné starosti spojené s jejich odstraňováním. Upozorňujeme, že některé závažné chyby mohou vést rovněž k vyřazení projektu z další administrace. Seznam takovýchto nedostatků bude nově uveden v Pokynech pro žadatele a příjemce (dále jen PPŽP ) pro jednotlivé výzvy. Přehled je rozdělen na problémy a chyby vyskytující se v jednotlivých fázích administrace a výběru projektů a také v elektronickém formuláři Žádosti vyplňované prostřednictvím aplikace IS BENEFIT 7. Fáze výběru a hodnocení: Kontrola přijatelnosti Žadatel uvedl chybné datum ukončení projektu (vč. data pro předložení poslední Zjednodušené žádosti o platbu) po stanoveném termínu ve výzvě (např ). Nebyl dodržen finanční limit pro maximální/minimální dotaci z RR. Náklady na doplňkové typy zařízení ve vzdělávání (tělocvična, jídelna ) překročily 40% celkových způsobilých výdajů. V několika případech nebylo v rozpočtu rozepsáno tak, aby podíl nákladů na tyto budovy byl zřejmý, a žadatel byl vyzván k doplnění. Projekt se zaměřením na vzdělávání byl zaměřen převážně na nákup zařízení a vybavení. V Žádosti nebylo uvedeno žádné výběrové řízení. Do projektu byly zahrnuty nezpůsobilé aktivity (např. ze dvou různých oblastí podpory). Bedlivě si prostudujte specifické podmínky dané výzvy (konečné datum způsobilosti výdajů). Prostudujte si pozorně podmínky výzvy. Podmínky jsou různé, zejména pokud jde o projekt zakládající veřejnou podporu. Pročtěte si pečlivě podmínky výzvy. Rozpočet se snažte vždy co nejpodrobněji specifikovat, vyhnete se tak dodatečnému doplňování. Nejasné nebo nedostatečně odůvodněné položky rozpočtu mohou být označeny jako nezpůsobilé. Prostudujte podmínky výzvy, především uvedené podporované aktivity a svůj projektový záměr konzultujte s pracovníky oddělení Administrace projektů. Rozlišujte hlavní a doplňkové aktivity. Věnujte dostatečnou pozornost závěrečné kontrole žádosti. Zmiňujete-li se o výběrovém řízení v textu, musíte vyplnit i patřičnou záložku v IS BENEFIT7. V podstatě každý projekt výběrové řízení na dodavatele obsahuje, protože jeho části jsou realizovány formou zakázky. Podmínky zadávání zakázek pro ROP NUTS 2 Střední Čechy naleznete v příloze č. V Pokynů pro žadatele a příjemce. Důkladně si prostudujte podmínky výzvy, především uvedené podporované aktivity a svůj projektový záměr konzultujte s pracovníky oddělení

2 Projekty s veřejnou podporou chyběla odkládací podmínka pro koupi nemovitosti. Administrace projektů. Seznamte se s pravidly projektů zakládajících veřejnou podporu (kapitola VIII PPŽP) a prostudujte si všechny náležitosti povinných příloh k Žádosti (příloha č. II PPŽP). Ve fázi kontroly přijatelnosti je v případě nejasností při posuzování jednotlivých kritérií možné vyzvat žadatele k doplnění některých podkladů, které musí být dodány v uvedené lhůtě. Výzva je zasílána statutárnímu orgánu a kontaktním osobám uvedeným v Žádosti. Doporučujeme proto uvést jako hlavní kontaktní osobu pracovníka, který bude po dobu kontrol Žádosti k dispozici (tj. bude mít možnost ihned reagovat na výzvy pracovníků ŘO). Fáze výběru a hodnocení: Kontrola formálních náležitostí Nebyla doložena povinná příloha Doplňující informace k Žádosti (dále jen DIŽ ) a v benefitové žádosti zaškrtnuto nerelevantní. DIŽ nebyly vypracovány v odpovídající struktuře (v ojedinělých případech ji žadatelé pochopili jako nepovinnou přílohu). DIŽ je povinnou přílohou všech projektů. Nahrazuje v podstatě přílohu známou pod názvem Studie proveditelnosti či Feasibility Study a pro hodnocení projektu je nesmírně důležitá. Bedlivě si v příloze č. III PPŽP prostudujte její strukturu a odpovídejte na otázky uvedené v jednotlivých podkapitolách. Vše, co chcete uvést nad rámec povinných příloh, můžete uvést v nepovinných přílohách. Důkladně si v příloze č. III PPŽP prostudujte strukturu této povinné přílohy a odpovídejte na otázky uvedené v jednotlivých podkapitolách. Vše, co chcete uvést nad rámec povinných příloh, můžete uvést v nepovinných přílohách. Snažte se vyvarovat jednoslovných odpovědí. V rámci DIŽ byla špatně vyplněná část věnovaná veřejné podpoře, v některých případech nebyla vyplněna vůbec. Nebyla dodána příloha Doklad o splnění definice malého a středního podniku. Tuto část DIŽ musí zpracovat všichni žadatelé, bez ohledu na to, zda v Žádosti o poskytnutí dotace deklarovali, že projekt zakládá či nezakládá veřejnou podporu. Pozornost by ji měli věnovat především ti žadatelé, kteří označí projekt za nezakládající veřejnou podporu. ŘO totiž musí ověřit správnost tohoto tvrzení. Nedodání této části DIŽ může vést k vyřazení Žádosti z dalšího procesu administrace. Pozorně si prostudujte seznam povinných příloh podávaných spolu se Žádostí o poskytnutí dotace. Formulář pro vyplnění je zveřejněn (v sekci Dokumenty k

3 Žadatelé nedoložili vše, co měli doplnit. Žadatelé doložili něco jiného, než podle výzvy k doplnění měli. Nebylo dodáno územní rozhodnutí / územní souhlas v případě, že k době podání Žádosti nebylo vydáno stavební povolení, byla doložena pouze žádost o stavební povolení. Často se vyskytoval problém s dokládáním vlastnických vztahů výpisy z katastru nemovitostí nezahrnovaly všechny objekty, v nichž bude projekt realizován, nebyly označeny, snímky z katastrální mapy nebyly barevně či jinak označeny, nájemní smlouvy nesplňovaly všechny náležitosti. Ve stavebním povolení uvedeny pozemky, ke kterým nebyly vyjasněny majetkové vztahy. Doklad o posouzení vlivu na životní prostředí nebyl vydán KÚ, často bylo doloženo pouze vyjádření města. Formulář pro hodnocení finančního zdraví žadatele byl předložen bez konečného výsledku. Ve stavebním povolení byly uvedeny pozemky vztahující se k projektu, ke kterým nebyly vyjasněny majetkové vztahy. ROP/Pokyny). Čtěte pečlivě výzvu k doplnění jednotlivých podkladů a vše si ještě před odevzdáním důkladně zkontrolujte. Žadatel je vyzván k doplnění podkladů pouze jedenkrát. Přečtěte si pozorně výzvu k doplnění jednotlivých podkladů. V případě nejasností se obraťte na pracovníky OAP. Žadatel je vyzván k doplnění podkladů pouze jedenkrát. Pozorně si prostudujte seznam povinných příloh podávaných spolu se Žádostí o poskytnutí dotace, jejichž náležitosti jsou podrobně popsány v příloze č. II PPŽP. Prostudujte si seznam povinných příloh podávaných spolu se Žádostí o poskytnutí dotace, jejichž náležitosti jsou podrobně popsány v příloze č. II PPŽP. Pro následující výzvy bude v PPŽP uvedena přehledná tabulka sloužící k vaší kontrole, zda máte vlastnické vztahy náležitě doloženy. Věnujte dostatečnou pozornost seznamu povinných příloh podávaných spolu se Žádostí o poskytnutí dotace, jejichž náležitosti jsou podrobně popsány v příloze č. II PPŽP. Prostudujte si důkladně seznam povinných příloh podávaných spolu se Žádostí o poskytnutí dotace, jejichž náležitosti jsou podrobně popsány v příloze č. II PPŽP. Formulář musí být předložen kompletní. V případě problémů při vyplňování formuláře kontaktujte pracovníky oddělení Administrace projektů uvedené v dané výzvě, kteří vám budou nápomocni. Přečtěte si důkladně a pozorně seznam povinných příloh podávaných spolu se Žádostí o poskytnutí dotace, jejichž náležitosti jsou podrobně popsány v příloze č. II PPŽP. Při kompletaci žádosti se detailně přesvědčte, že máte veškeré dokumenty. K tomu vám může pomoci např. tabulka, která vám

4 bude sloužit jako checklist. Žadatel při výzvě k odstranění formálních nedostatků nebyl zastižen na kontaktním telefonu a si nepřečetl. Ve fázi kontroly formálních náležitostí je v případě formálních nedostatků Žádosti či jejích příloh možné vyzvat žadatele k jejich, a to ve lhůtě dvou pracovních dnů. Výzva je zasílána statutárnímu orgánu a kontaktním osobám uvedeným v Žádosti. Doporučujeme proto uvést jako hlavní kontaktní osobu pracovníka, který bude po dobu kontrol Žádosti k dispozici (tj. bude mít možnost ihned reagovat na výzvy pracovníků ŘO). Nelze činit výjimky, protože tím vlastně zdržujete ostatní žadatele (hodnocení jejich projektů). Kontrola formálních náležitostí neslouží žadateli pro prodloužení lhůty na doložení povinných příloh (také z tohoto důvodu je lhůta pro odstranění formálních nedostatků relativně krátká). Pokud pracovník OAP při kontrole dokumentů předložených na základě výzvy k odstranění formálních nedostatků zjistí, že některá povinná příloha dle Pokynů pro žadatele a příjemce pro danou výzvu byla vyhotovena až po datu registrace projektu, považuje povinnou přílohu za nedodanou. Rozhodující je v tomto případě datum vystavení daného dokumentu. Fáze výběru a hodnocení: Hodnocení projektů Částky v rozpočtu nejsou specifikovány (co do obsahu a rozsahu), často uvedeny jen jako souhrnná částka (především výdaje na vybavení či poradenství). Výkaz výměr a rozpočet v Žádosti nejsou ve vzájemném souladu, často byly objeveny velké rozpory. Z projektu nevyplýval jasně výpočet pro procentuální poměr způsobilých a nezpůsobilých výdajů projektu. Takovéto rozpočty jsou netransparentní a ŘO může tyto částky v případě, že nebudou blíže specifikovány a opodstatněny, označit za nepřiměřené či nezpůsobilé a rozpočet projektu pokrátit. Je tedy ve vlastním zájmy žadatele dodat rozpočet už v Žádosti co nejpodrobnější. Závažný nesoulad mezi informacemi obsaženými v Žádosti o poskytnutí dotace a jejich přílohách může vést k vyřazení Žádosti z dalšího procesu administrace, proto je nutné dbát na vzájemnou provázanost, a to platí obecně o Žádosti a všech povinných přílohách. V případě, že např. celá část objektu neslouží výlučně účelům projektu, je nutné poměr způsobilých a nezpůsobilých výdajů stanovit na základě poměru podlahových ploch způsobilých a nezpůsobilých aktivit projektu. V případě využití jiné metodiky, je potřeba způsob výpočtu jasně popsat. Z rozpočtu projektu musí jasně vyplývat, jak

5 V rámci DIŽ, podkapitoly Další informace o projektu (týká se projektů cestovního ruchu) byly uvedeny nedostatečné informace nebo chyběly úplně. Žadatel pak v hodnocení ztrácí body. V partnerských smlouvách nebyla dobře/byla nedostatečně vymezena role partnera a míra jeho přínosu, v některých případech nebyla uvedena doba trvání partnerské smlouvy. žadatel k rozdělení na způsobilé a nezpůsobilé výdaje došel. Pozorně si v příloze č. III PPŽP prostudujte strukturu této povinné přílohy a odpovídejte na otázky uvedené v jednotlivých podkapitolách. Pro hodnocení projektu jsou tyto informace velmi důležité (viz příloha č. IV PPŽP). ŘO vypracoval rovněž osnovu (strukturu) partnerské smlouvy, která je umístěna na Doba trvání partnerské smlouvy závisí na tom, do jaké fáze projektu (přípravné, realizační, provozní), je partner zapojen. Časté chyby v elektronické žádosti IS BENEFIT7 V Žádostech byly často nevhodně zvoleny indikátory, příp. jejich hodnota. Žadatel špatně zvolil Typ žadatele, nebo Typ podniku. V případě jakýchkoli nejasností či problémů se obracejte na pracovníky oddělení Administrace projektů uvedené v dané výzvě, kteří vám ochotně poradí. V současné době navíc vzniká podrobná metodika k vysvětlení jednotlivých indikátorů, která bude k dispozici podzimním výzvám. Protože tyto informace mají vliv na rozpad financování, je třeba tyto údaje důkladně vyplnit a kontrolovat. Pro určení typu podniku viz PPŽP (Definice pojmů) a dále Komise ze dne 6. května 2003 o definici mikropodniků, malých a středních podniků či publikace Nová definice malých a středních podniků, která je zveřejněna na v sekci Dokumenty k ROP/Metodiky. V Žádosti byly špatně vyplněny veřejné nebo soukromé prostředky. V Žádosti byly špatně vyplněny rozpady financování. V Žádosti bylo špatně vyplněno místo realizace či vypsané jednotlivé obce ve Rozpad financování pro jednotlivé typy žadatelů, včetně uvedení veřejných a soukromých prostředků je uveden v procentním vyjádření v textu výzvy. Rozpad financování pro jednotlivé typy žadatelů je uveden v procentním vyjádření v textu výzvy. Místo realizace není sídlo žadatele (i když může být), je nutné mít na paměti územní zaměření oblasti podpory uvedené ve výzvě a kritérium přijatelnosti,

6 velkém množství. kdy projekt musí mít úplný či převažující vliv na region soudržnosti Střední Čechy. V případě většího počtu obcí, v nichž je projekt realizován, je možno vybrat v Žádosti nadřazenou úroveň (např. obce s pověřeným obecním úřadem) a v příloze pak vypsat podrobně jednotlivá místa realizace.