M a s a r y k o v a u n i v e r z i t a Ekonomicko správní fakulta ANALÝZA SOFTWARU PRO ZPRACOVÁNÍ MEZD. Analysis of software for payroll processing

Transkript

1 M a s a r y k o v a u n i v e r z i t a Ekonomicko správní fakulta ANALÝZA SOFTWARU PRO ZPRACOVÁNÍ MEZD Analysis of software for payroll processing Bakalářská práce Vedoucí bakalářské práce: Ing. Zuzana Kříţová, Ph.D. Autor: Dana Malinková Brno,

2 2

3 Masarykova univerzita Ekonomicko-správní fakulta Katedra ekonomie Akademický rok 2013/2014 ZADÁNÍ BAKALÁŘSKÉ PRÁCE Pro: Obor : MALINKOVÁ Dana Finance Název tématu: Analýza softwaru pro zpracování mezd Analysis of software for payroll processing Zásady pro vypracování: Cíl práce: Analýza současné situace vyuţití informačních technologií ve mzdovém účetnictví a formulace doporučení vhodného softwaru pro vybrané účetní jednotky. Postup práce: 1. Popis vývoje a vyuţití softwaru pro zpracování mezd ve světě. 2. Analýza nabídky účetního softwaru zaměřeného na zpracování mezd v České republice. 3. Zhodnocení klíčových faktorů určujících strukturu trhu a analýza předpokládaných trendů vývoje, případně srovnání s vybranou zahraniční oblastí. 4. Doporučení vhodného softwaru pro vybrané účetní jednotky. Pouţité metody: Analýza, syntéza a komparace. 3

4 4

5 Rozsah grafických prací: dle pokynů vedoucího Rozsah práce bez příloh: stran Seznam odborné literatury: MEJZLÍK, Ladislav. Účetní informační systémy :využití informačních a komunikačních technologií v účetnictví. Vyd. 1. Praha: Oeconomica, s. ISBN BAGRANOFF, Nancy A., Mark G. SIMKIN a Carolyn Strand NORMAN. Core concepts of accounting information systems. 10th ed. New York: Wiley, xiii, 513. ISBN BASL, Josef. Inovace podnikových informačních systémů :podpora konkurenceschopnosti podniků. 1. vyd. Praha: Professional Publishing, s. ISBN SODOMKA, Petr. Informační systémy v podnikové praxi. 1. vyd. Brno: Computer Press, a.s., s. ISBN Vedoucí bakalářské práce: Datum zadání bakalářské práce: Ing. Zuzana Kříţová, Ph.D. Termín odevzdání bakalářské práce a vloţení do IS MU je uveden v platném harmonogramu akademického roku vedoucí katedry děkan 5

6 V Brně dne

7 Jméno a příjmení autora: Dana Malinková Název práce: Analýza softwaru pro zpracování mezd Název práce v angličtině: Analisys of software for payroll processing Katedra: Financí Vedoucí práce: Ing. Zuzana Kříţová Ph.D. Rok obhajoby Anotace Předmětem bakalářské práce na téma Analýza softwaru pro zpracování mezd je analýza vyuţití informačních technologií ve mzdovém účetnictví. První část práce je věnována definici pojmů a procesů ve mzdovém účetnictví a analýze dostupných softwarů pro zpracování mezd. Ve druhé části je představena konkrétní firma, provedena analýza dosud pouţívaného softwaru, který je porovnán s dalšími dvěma vybranými produkty Anotation The subject of the bachelor thesis on the topic of Analysis software, por payroll processing is the analysis of the use of information technology in payroll accounting. The first part of the work is devoted to the definition of the concepts and processes in the payroll accounting and analysis of the available software for payroll processing.in the second part of the particular company is presented, analyzed, with current used software is compared with the other two selected products Klíčová slova Software pro zpracování mezd, mzdové účetnictví, řízení lidských zdrojů,informační systém, analýza, srovnání, ERP systémy, podnikový software, Keywords software for payroll processing, payroll accounting, management of human resources information system, analysis, comparison, ERP systems, enterprise software 7

8 8

9 Prohlášení: Prohlašuji, ţe jsem bakalářskou práci Analýza softwaru pro zpracování mezd vypracovala samostatně pod vedením Ing. Zuzany Kříţové Ph.D. a uvedla v ní všechny pouţité literární a jiné odborné zdroje v souladu s právními předpisy, vnitřními předpisy Masarykovy univerzity a vnitřními akty v řízení Masarykovy univerzity a Ekonomicko-správní fakulty MU. V Brně dne vlastnoruční podpis autora 9

10 10

11 Poděkování: Na tomto místě bych ráda poděkovala Ing. Zuzaně Kříţové, Ph.D. za cenné připomínky a odborné rady, kterými přispěla k vypracování této bakalářské práce. 11

12 12

13 OBSAH ÚVOD OBLAST ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ VE FIRMĚ MZDOVÁ ÚČTÁRNA HISTORICKÝ VÝVOJ PODNIKOVÝCH SOFTWARŮ Etapa ručního zpracování Etapa mechanizace účetnictví Etapa automatizace účetnictví ERP SYSTÉMY PRO ŘÍZENÍ PODNIKOVÝCH PROCESŮ ZPŮSOBY POŘÍZENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU ERP SYSTÉMY NA ČESKÉM TRHU SOFTWARE PRO ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ KRITÉRIA PRO POROVNÁNÍ PODNIKOVÝCH SOFTWARŮ ANALÝZA TRHU Z HRM SYSTÉMY SPOLEČNOST DÜRR ECOCLEAN INFORMAČNÍ SYSTÉMY VE SPOLEČNOSTI DÜRR ECOCLEAN ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ VE SPOLEČNOSTI SROVNÁNÍ SYSTÉMŮ PRO POTŘEBY SPOLEČNOSTI ZÁVĚR SEZNAM POUŢITÝCH ZDROJŮ MONOGRAFIE SEZNAM POUŢITÝCH ZDROJŮ INTERNETOVÉ ZDROJE SEZNAM OBRÁZKŮ A TABULEK

14 14

15 Ú V O D K hospodářské činnosti, jejíž hlavní formou je výroba v nejširším pojetí, jsou zapotřebí výrobní faktory. V podnikové ekonomice se obvykle uvádějí čtyři podnikové výrobní faktory: řídící (dispozitivní) práce, výkonná práce, dlouhodobý majetek a materiál. Úkolem řídící práce (managementu) je výrobní faktory efektivně využívat k tvorbě nových hodnot - výrobě výrobku, poskytování služeb) Na významu nabývají a v poslední době rozhodujícím výrobním faktorem se stávají znalosti. 1 Optimální vyuţití lidské práce v kombinaci s ostatními výrobními faktory napomáhá dosaţení maximálního výkonu organizace a zabezpečuje splnění cílů firmy v náročném trţním prostředí. Lidské zdroje se svým znalostmi a zkušenostmi se stávají základním prvkem konkurence a stejně tak nabývá na významu dostupnost a kvalita informací. 2 Znalosti a informace jsou v dnešní době jednoznačně spojovány s výpočetní technikou. Informační a komunikační technologie zaznamenaly v posledních desetiletích prudký vývoj, postupně se staly součástí našeho kaţdodenního ţivota a významně ovlivnily ekonomiku jako celek. Moderní výpočetní technika tedy počítače, počítačové sítě, komunikační magnetická a optická médii a dalšími technologické prvky tvoří v podniku informační systém. 3 K základu podnikových informačních systémů patří také procesy, které se týkají řídící i výkonné lidské práce a řízení lidských zdrojů v organizaci celkově. Tato agenda bývá nazývána HRM (z anglického Human Resources Management) a zahrnuje všechny oblasti, které zpracovávají data zaměstnanců jako výrobních faktorů - personalistiku, evidenci docházky a zpracování mezd. Cílem této práce je analýza současné situace vyuţití informačních technologií ve mzdovém účetnictví a doporučení vhodného softwaru pro vybrané účetní jednotky. Práce je systematicky tříděna do třinácti kapitol, které zahrnují část praktickou a teoretickou. První dvě kapitoly této práce definují základní pojmy a procesy v oblasti řízení lidských zdrojů a mzdového účetnictví. 1 SYNEK, Miroslav a KISLINGEROVÁ, Eva a kol Podniková ekonomika. 5. přepracované vydání. Praha : C.H.Beck, IBN Str.55 2 SYNEK, Miroslav a KISLINGEROVÁ, Eva a kol Podniková ekonomika. 5. přepracované vydání. Praha : C.H.Beck, IBN Str DOUCEK, Petr Řízení projektů informačních systémů. 1.vydání. Praha : Kamil Mařík - Professional publishing, str. 162 s. ISBN Str.8 15

16 Třetí a čtvrtá kapitola je věnována popisu historických mezníků a událostí které postupně vedly ke vzniku prvních softwarů pro zpracování ekonomických procesů jako celku a vývoji ERP systémů, které zahrnují i oblast personálních procesů. V páté kapitole jsem pak zmínila také vývoj ve způsobu pořízení IS v návaznosti na dostupné technologie. Kapitola šestá je věnována analýze českého trhu s ERP systémy. V kapitolách sedm a osm jsem popsala vyuţití softwarů přímo v oblasti řízení lidských zdrojů a moţná kritéria pro jejich porovnání. Devátá kapitola je věnována analýze českého trhu z pohledu HRM systémů a porovnání vybraných produktů. Kapitola desátá aţ třináctá popisuje činnost konkrétní firmy a informační systémy v ní pouţívané. Poslední kapitola pak srovnává stávající pouţívaný software s vybranými produkty. Při zpracování práce jsem čerpala informace z různých zdrojů: z monografií, internetových článků, a webových stránek dodavatelů softwaru. Vyuţila jsem metody analýza, syntézy a komparace. 16

17 1 OBLAST ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ VE FIRMĚ Personální řízení patří ke klíčovým činnostem v řízení firmy. Kvalita lidských zdrojů organizace má pro fungování firmy a její rozvoj rozhodující význam. 4 Jedním z klíčových procesů ve firmě, které byly zahrnuty v informačních systémech podniku jiţ od počátku jejich vývoje, byla personalistika. Zpracování dat osobního charakteru, plánování počtu zaměstnanců, získávání a výběr zaměstnanců, hodnocení práce, popis pracovních míst, systémy firemního vzdělávání a mnoho dalších činností spojených s lidskými zdroji bývá převáţně v kompetenci personálního oddělení. V oblasti personálního řízení je základním nástrojem pro realizaci podnikové strategie mzdový systém. Je to systém odměňování a zaměstnaneckých výhod, který má za úkol uskutečňovat mzdovou politiku podniku. Obecně patří k cílům mzdové politiky získávat a stabilizovat zaměstnance, motivovat je k maximálnímu pracovnímu výkonu, zajistit spravedlivou odměnu za vykonanou práci při efektivním objemu mzdových prostředků v rámci ekonomických moţností firmy. 5 Organizace personální práce a zpracování mezd je závislá na organizační struktuře firmy, velikosti a kvalitě lidských zdrojů. Nastavení určité mzdové strategie je v kompetenci vedení podniku, většinou ve spolupráci s niţšími vedoucími pracovníky. Praktické činnosti s tím spojené jsou vykonávány v rámci personálního oddělení a mzdové účtárny. Ve firmách s menším počtem zaměstnanců můţe tuto oblast spravovat pouze mzdová účtárna na příklad ve spolupráci s nadřízenými pracovníky jednotlivých zaměstnanců. 4 SYNEK, Miroslav a KISLINGEROVÁ, Eva a kol Podniková ekonomika. 5. přepracované vydání. Praha : C.H.Beck, IBN Str SYNEK, Miroslav a KISLINGEROVÁ, Eva a kol Podniková ekonomika. 5. přepracované vydání. Praha : C.H.Beck, IBN Str

18 2 MZDOVÁ ÚČTÁRNA V této kapitole si popíšeme práci ve mzdové účtárně a základní legislativní předpisy. Mzdová účtárna je důleţitým prvkem ve firmě, i kdyţ nepatří mezi velká oddělení, v mnoha případech se jedná o jednoho zaměstnance. Základem práce ve mzdové účtárně je zpracování mezd a platů, včetně všech úkonů s tím spojených vůči orgánům státní správy. Legislativa v této oblasti je velmi různorodá a často se mění. Jako hlavní podklad pro zpracování mezd slouţí evidence docházky, v případně úkolové mzdy také například výkazy práce, dále doklady prokazující překáţky v práci, jako je nemoc, ošetřování člena rodiny, návštěva lékaře dovolená a další. Údaje o vypočtených hrubých i čistých mzdách a vyměřovacích základem pro výpočet daně a odvodů na sociální a zdravotní pojištění jsou uvedeny v zúčtovacích případně výplatních listinách. Údaje o mzdách jednotlivých zaměstnanců jsou obsahem mzdového listu. 6 Pracovně právní vztah - mzdy a platy jsou odměnou za práci, kterou vykonává zaměstnanec pro zaměstnavatele na základě pracovně právního vztahu. Základní forma tohoto vztahu je pracovní poměr a zakládající písemný dokument se nazývá pracovní smlouva. Pouze v některých specifických případech uvedených v zákoníku práce je pracovní poměr zakládán jmenováním. Některé příleţitostné případně krátkodobé činnosti mohou být ve firmě zajišťovány na základě dohod o pracích vykonávaných mimo pracovní poměr, které jsou také upraveny zákoníkem práce. Základní legislativa: zákon č. 262/2006 Sb. zákoník práce zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů vládní nařízení o minimální mzdě vnitropodnikové předpisy zaměstnavatele, pracovní řád, kolektivní smlouva apod. Mzda za vykonanou práci je stanovena buď přímo v pracovní smlouvě, případně v dohodě o pracích vykonávaných mimo pracovní poměr nebo je upravena mzdovým výměrem. Zdanění mezd a platů činnost vykonávaná na základě pracovně právních vztahů je povaţována za činnost závislou. Z vypočtené mzdy je stanoven měsíční základ daně, coţ je v současné době hrubá mzda navýšená o pojistné odváděné zaměstnavatelem superhrubá mzda. Pokud se jedná o příjem, který nezakládá účast na pojistném na sociální a zdravotní pojištění je základ pro výpočet daně hrubá mzda. Povinností mzdové účetní je vypočítat, srazit a odvést zálohy na daň, v některých případech 6 KŘÍŢOVÁ, Zuzana Účetní systémy na PC. 1.vydání. Brno : Masarykova univerzita, ISBN Str.12 18

19 konečnou daň ve stanoveném termínu. Nárok na zákonem stanovené slevy na dani jako je například sleva na poplatníka, sleva na nezaopatřené dítě ţijící ve společné domácnosti a další, prohlašuje poplatník v tiskopise Prohlášení poplatníka a prokazuje předloţením příslušných dokladů. Po uplynutí zdaňovacího období můţe poplatník poţádat o roční zúčtování záloh na daň, kde je moţné uplatnit další zákonem stanovené poloţky, které sniţují základ daně a slevy daně. Provést toto zúčtování na základě ţádosti poplatníka a vrátit přeplatek na dani případně doplatit daňový bonus patří k dalším povinnostem mzdové účtárny. Vůči příslušnému finančnímu úřadu je pak mzdová účtárna povinna podat vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti a funkčních poţitků a daně sráţkové. Základní legislativa: zákon č. 586/19912 Sb., o daních příjmů zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád Zdravotní pojištění povinností mzdové účtárny je přihlásit zaměstnance ke zdravotnímu pojištění, měsíčně stanovit vyměřovací základ zdravotního pojištění a odvést pojistné za zaměstnance i zaměstnavatele a podat Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele na příslušnou zdravotní pojišťovnu. K základní legislativě patří: zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění zákon č. 551/1991 Sb., o Všeobecné zdravotní pojišťovně České republiky zákon č. 280/1992 Sb., o resortních, oborových, podnikových a dalších pojišťovnách, ve znění pozdějších předpisů Sociální pojištění pojistné na sociální zabezpečení zahrnuje platby na nemocenské pojištění, důchodové pojištění a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti. Povinností mzdové účtárny je přihlásit zaměstnance k nemocenskému pojištění, měsíčně stanovit vyměřovací základ sociálního pojištění a odvést pojistné za zaměstnance i zaměstnatele a podat Přehled o výši pojistného v zákonem stanoveném termínu. Kaţdý rok vyhotovit a příslušné OSSZ (Okresní správa sociálního zabezpečení) předat ELDP (evidenční listy důchodového pojištění) a oznámit odchod svého zaměstnance do důchodu. Další povinnosti vyplývají z povinnosti vyplácet dávky nemocenského pojištění případně evidovat nepřítomnost z důvodů dočasné pracovní neschopnosti, ošetřování člena rodiny a mateřské nebo rodičovské dovolené. Novinkou v oblasti důchodového pojištění je důchodové spoření, které bylo zavedeno v rámci důchodové reformy, v rámci důchodového spoření je mzdová účtárna povinna odvést zákonem stanovenou částku na účet důchodového spoření u příslušného správce daně a podat hlášení. 19

20 K základní legislativě patří: zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, zákon č. 100/1988 Sb., o sociálním zabezpečení, vyhláška č. 284/1995 Sb., kterou se provádí zákon o důchodovém pojištění, vyhláška č. 149/1988, Sb., kterou se provádí zákon o sociálním zabezpečení 20

21 3 HISTORICKÝ VÝVOJ PODNIKOVÝCH SOFTWARŮ V této kapitole si popíšeme historické mezníky a podněty, které postupně vedly ke vzniku prvních počítačů a softwarů pro řešení podnikové informatiky. Z hlediska historického vývoje není moţné vyčlenit vznik softwaru pro zpracování mezd, proto budeme hovořit o účetnictví podniku jako celku. Software chápeme jako do počítače (hardwaru) vloţený předpis, který zpracovává určené informace. Člověk jej vynalezl a postupně zdokonaloval spolu s moţnostmi technickými tedy hardwarem z důvodů stále vyšších nároků na funkcionalitu informačních systémů zejména v oblasti ekonomické. Informační systémy existují, co existuje lidstvo, základním informačním systémem, který člověk pouţívá je jeho mozek. Podle Molnára 1992 můţeme definovat informační systém takto: Informační systém je soubor lidí, technických prostředků a metod (programů), zabezpečující sběr, přenos, zpracování a uchování dat za účelem prezentace informací pro potřeby uživatelů činných v systémech řízení. S prováděním prvních hospodářských transakcí vznikla potřeba nějakým způsobem tyto skutečnosti zaznamenávat. První systematické zaznamenávání hospodářských transakcí můţeme pozorovat jiţ v kolébce veškeré kultury lidstva u starých Babyloňanů a Egypťanů v dobách kolem roku let před n. l. Prvotním úkolem těchto záznamů byla podpora paměti člověka. Do těchto prvotních jednoduchých záznamů, postupně vnikají obsahové prvky, které jim dávají ráz obecné srozumitelnosti, jednotnosti a soustavnosti. 7 Zároveň s tím jak se vyvíjela v různých kulturách konstrukce účetního modelu po obsahově metodické stránce (jakými postupy a co v účetnictví vykázat a zachytit) tak se vyvíjela i technologie zpracování účetních informací a mechanické pomůcky, které se k tomu pouţívaly. 8 Metodika i technologie zpracování účetních informací se postupně zdokonalovaly s ohledem na měnící se podmínky a nároky na co nejefektivnější zpracování. S rozvojem průmyslu a stále se zvyšujícím mnoţstvím zaznamenávaných hospodářských operací bylo nutné hledat nové postupy a techniky při optimálním sladění poţadavků na kvalitu zpracování účetních informací, rychlost a náklady na vedení. Při hledání optimálního poměru těchto tří poţadavků docházelo k zásadním změnám v technologii vedení účetnictví, coţ zároveň podpořilo vývoj technických pomůcek, které 7 FIALA, Josef Knižnice zpráv záloženských, Dějiny účetnictví. Praha : Pragotisk, Peroutka a spol., Sv. první. str MEJZLÍK, Ladislav Účetní informační sytémy. 1. vydání. Praha : Vysoká škola ekonomická v Praze, Nakladatelství Oeconomia, ISBN Str.16 21

22 mohly být následně vyuţity i v jiných oblastech. A naopak, nové technické moţnosti měnily procesy zpracování dat. Obrázek č. 1 Časová osa základních změn v technologii vedení účetnictví Účetnictví vedené v počítači Mechanizace účetnictví Ruční účetnictví Přepisovací formy Propisovací formy Stroje na děrné štítky Účetnictví vedené v počítači veden v počítači Elektronický účetní doklad Zdroj: 9 upraveno 3.1 Etapa ručního zpracování V této etapě je přepisovací forma historicky nejstarší systém záznamů hospodářských transakcí. Záznamy byly vedeny ve vázaných knihách a přepisovaly se z memoárů (memoriál je kniha pro evidenci všech skutečností, týkajících se koupě, prodeje se všemi podrobnostmi - počty kusů, datum splatnosti apod.) 10 přes ţurnál do hlavní knihy. Později byl memoriál nahrazen účetními doklady, vznikly tak oddělené deníky pro jednotlivé sourodé skupiny transakcí a sborníky, které sloučily poloţky deníku se stejnou předkontací a umoţnily z věcného hlediska jejich zaúčtování do hlavní knihy jedním zápisem. Pro usnadnění prováděných výpočtů slouţily velmi jednoduché analogové 9 MEJZLÍK, Ladislav Účetní informační sytémy. 1. vydání. Praha : Vysoká škola ekonomická v Praze, Nakladatelství Oeconomia, ISBN Str FUKSA, Josef Slovník obchodně technický účetní a daňový 4. díl Ch Konsorcium. Praha: Tiskové podniky Ústředního svazu československých průmyslníkův Praze, Kapitola Italské účetnictví. Str

23 technické pomůcky, jako byl Akabus zaloţený na principu posuvných korálků, později například logaritmické tabulky nebo logaritmické pravítko a první mechanické kalkulátory. 11 Zvyšující se náročnost vedení systému účetnictví si vyţádala první zásadní změnu v technice zpracování. Byla zaloţena na úvaze, ţe všechny tři zápisy do jednotlivých účetních knih jsou po stránce obsahové a formální stejné, proto je moţné je provést zároveň průpisem přes úhlový papír tedy formou propisovací. 12 Při tomto postupu však bylo v praxi zároveň nutné upustit od tradičních vázaných knih a přejít na systém volných listů. To umoţnilo dělbu práce při zpracování účetních informací a postupně se vytvářela samostatná organizační struktura útvarů pro vedení účetnictví v podniku Etapa mechanizace účetnictví Mechanizace účetnictví spočívá ve zpracování zápisu informace pomocí stroje. Tato moţnost se otevřela v okamţiku, kdy se pro zápis účetní informace začaly vyuţívat volné listy na místo původních vázaných knih. Ve vývoji výpočetních pomůcek byl významným posuvem Arithmometer, zaloţený na technologii stupňovitých válců. Byl to na svou dobu technicky dokonalý stroj a byl také jeden z prvních, který se začal hromadně vyrábět a prodávat. Kalkulační stroje na tomto principu se setkaly s velkým ohlasem, v praxi se pouţívali dlouhá léta, dokonce ještě v druhé polovině minulého století byly jejich poněkud vylepšené verze nezbytnou součástí našich kanceláří a účtáren. Byly nahrazeny aţ elektronickými kalkulačkami a později počítači. 14 Ve druhé polovině 19. století byly také sestaveny první účtovací a později fakturační stroje, které byly kombinací psacího a počítacího stroje a pomohly eliminovat chyby spojené s přepisováním výsledků z počítacích strojů. S rostoucími nároky na rychlost, efektivnost a přesnost zpracovávaných informací bylo nutné převést účetní informaci do takové podoby, aby byla čitelná přímo strojem. S vyuţitím technologie děrných 11 Ročníková práce v xhtml 1.1 na téma "Počítače a příslušenství" - Historie počítačů. [Online] [Citace: 20. říjen 2013.] Dostupné na WWW:< 12 MEJZLÍK, Ladislav Účetní informační sytémy. 1. vydání. Praha : Vysoká škola ekonomická v Praze, Nakladatelství Oeconomia, ISBN Str KŘÍŢOVÁ, Zuzana Účetní systémy na PC. 1.vydání. Brno : Masarykova univerzita, ISBN Str.9 14 DAVIDOVÁ, Andrea Někdejší výpočetní pomůcky. [Online] [Citace: 20. září 2013.] Dostupné na WWW:< 23

24 štítků byly údaje zakódovány do karet, které uměl elektromechanický stroj přečíst a zpracovat. Zpět, do podoby čitelné pro člověka byla data převedena pomocí tiskárny Etapa automatizace účetnictví Etapu automatizace nastartovalo pouţití prvních počítačů pro zpracování účetních informací. Počítač se odlišoval od původních elektromechanických strojů existencí programu, který automaticky řídí postup (algoritmus) zpracování dat. Technologie děrných štítků byla i nadále základním komunikačním prostředkem člověka s počítačem a vyuţívala se aţ do druhé poloviny 20. století. Vyuţívání prvních počítačů můţeme datovat do období konce 40. let minulého století. První komerčně dostupný počítač byl vyroben v roce 1951, ale k praktickému vyuţívání počítačů v průmyslu a obchodu začíná aţ kolem konce 60. let 20. století, kdy měla jiţ řada velkých firem tzv. Data Procesing Unit, česky - oddělení pro zpracování dat. Od konce 19. století hovoříme o tzv. generacích počítačů, liší se od sebe pouţitou technologií, výkonem a v neposlední řadě taky rozměry a cenovou dostupností pro uţivatele. 16 Tabulka č. 1 - Přehled generací počítačů Generace Rok Konfigurace Rychlost operací Součástky velký počet skříní jednotky relé desítky skříní elektronky do 10 skříní tisíce tranzistory do 5 skříní desetitisíce integrované obvody skříň desítky milionů mikroprocesory Zdroj: převzato z 13 Etapa klasické automatizace - v počátcích této etapy, tedy zhruba od 70. let minulého století, první počítače vyuţívat pro podporu a automatizaci některých podnikových procesů. Vznikaly první samostatné aplikace, které nebyly vzájemně propojeny. Klíčovou činností při vývoji softwaru v této etapě bylo, najít vhodný algoritmus pro zpracování dané úlohy a převést ho do některého počítačového jazyka (Fortan, Cobol apod.). V těchto prvních počítačích byl popis dat součástí těla programu, kaţdá změna struktury dat vyţadovala opakování překladu programu, coţ zvyšovalo 15 MEJZLÍK, Ladislav Účetní informační sytémy. 1. vydání. Praha : Vysoká škola ekonomická v Praze, Nakladatelství Oeconomia, ISBN Str Historie a generace PC. estránky.cz. [Online] [Citace: 25. říjen 2013.] Dostupné na WWW: < 24

25 náklady na vývoj a údrţbu programů. Zpočátku velmi finančně náročná výpočetní technika byla dostupná pouze velkým podnikům, ostatní subjekty vyuţívaly k externímu zpracování dat specializované firmy. Hlavní profesí, která zajišťovala vývoj a údrţbu programu i vlastní zpracování dat byl programátor-analytik. Zpracování probíhalo v dávkách, do kterých se shromáţdily vstupní údaje, v první fázi této etapy byly základním komunikačním prostředkem mezi člověkem a počítačem děrné štítky, později byly nahrazeny magnetickou páskou. Výsledky počítačového zpracování dat ve formě tiskových sestav měl konečný uţivatel k dispozici aţ v průběhu několika hodin případně i dnů Od konce 70. let nasazení výpočetní techniky zaměřuje na komplexní podporu vybraných útvarů v podniku například útvaru práce a mzdy, finanční účtárny apod. Snahou programátorů bylo, navrhnout aplikace pro jednotlivé útvary tak aby spolu vzájemně komunikovaly a byly schopny si předávat data, coţ jim postupně umoţnilo i zdokonalení hardwaru pouţívání počítačů druhé generace s výkonnější pamětí. Z důvodů zvyšující se nároků na rychlost a dostupnost informací a také niţší pořizovací ceny výpočetní techniky, přestalo většině firem externí zpracování dat vyhovovat a začaly budovat vlastní výpočetní střediska. Většina podniků si vyvíjela vlastní aplikační software, na trhu nebyl dostupný typový aplikační software, který by byl schopen pokrýt zvyšující se poţadavky na funkcionalitu v různých oblastech. Při pouţívání rozsáhlejších aplikací, jiţ byla oddělena oblast vývoje od vlastního provozování dané aplikace, vznikly další profese pro obsluhu výpočetní techniky a přípravu dat. 17 V průběhu celé etapy se postupně automatizovaly všechny účetní agendy. V první řadě to byla evidence dlouhodobého majetku a zásob, později také saldokonta dodavatelů, odběratelů fakturace. Ve mzdové oblasti byly předpisy velmi komplikované, z tohoto důvodu byly zpočátku automatizovány pouze výpočty do úrovně hrubých mezd. 18 Etapa pouţívání interaktivních systémů počátek této etapy zhruba v 80. letech minulého století je spojen s nástupem počítačů čtvrté generace, které nastartovaly éru osobních počítačů PC (z anglického personal computer). Nejrozšířenější architekturou osobních počítačů je IBM PC kompatibilní hardware, zpočátku byly pouţívány jednoúlohové operační systémy DOS, které byly 17 VOŘÍŠEK, Jiří a kolektiv Principy a modeyl řízení podnikové informatiky. 1.vydání. Praha : Vysoká škola ekonomická v Praze, Nakldatelství Oeconomia, ISBN Str KŘÍŢOVÁ, Zuzana Účetní systémy na PC. 1.vydání. Brno : Masarykova univerzita, s. ISBN Str

26 později nahrazeny systémy víceúlohovými. Nejrozšířenější a zároveň monopolní software je Microsoft Windows a méně rozšířené unixové systémy Mae OS X,Linux a další. 19 Osobní počítače a rozvoj počítačových sítí s sebou přinesl plnou automatizaci všech účetních agend. Hlavním rysem zpracování účetních informací je integrovaný přístup. Zadavatel vstupních dat se stává i bezprostředním uţivatelem výstupů z informačního systému. Náplň práce účetních se přesouvá z oblasti zabezpečení a kontroly do oblasti určování a nastavování pravidel zpracování a vyuţití výstupů z informačních systémů. Dochází také k rozvoji některých základních funkcí účetnictví. Informační a komunikační funkce účetnictví je podpořena začleněním základních účetních informací do celkového informačního systému podniku. Dostupné a aktuální účetní informace, které je moţné podrobně analyticky třídit, slouţí jako nástroj operativního řízení podniku a po úpravě vhodnými matematickými metodami mohou být vyuţity i pro dlouhodobé plánování a strategické řízení podnikových procesů Historie a generace PC. estránky.cz. [Online] [Citace: 25. říjen 2013.] Dostupné na WWW: < 20 KŘÍŢOVÁ, Zuzana Účetní systémy na PC. 1.vydání. Brno : Masarykova univerzita, ISBN Str

27 4 ERP SYSTÉMY PRO ŘÍZENÍ PODNIKOVÝCH PROCESŮ V této kapitole jsem se věnovala vývoji ERP systémů, které zahrnují veškeré podnikové procesy. Jako ERP (Enterprise Recource Planing) označujeme informační systém, který spravuje a řídí podnikové procesy v oblasti ekonomiky, výroby, logistiky a řízení lidských zdrojů. Podstatou ERP sytému je ekonomický (podnikový) software. Podle některých definicí se u softwaru nazvaného ERP předpokládá o něco vyšší funkcionalita např. v návaznosti na výrobu a logistiku neţ u softwaru ekonomického, ale v podstatě můţeme říci, ţe ERP systém je plně integrovaný ekonomický software. Oblast vývoje aplikačních systémů se postupně vyčlenila z podniků a začaly vznikat samostatné specializované firmy. Na trhu se objevily typové aplikační softwary, jejichţ nejtypičtějším představitelem je ERP Enterprise Resource Planinng. Jedná se o ekonomický software, který by měl pokrýt a integrovat hlavní interní podnikové procesy: výrobu, (vnitřní) logistiku, personalistiku. Pokud bychom pouţili přesnější definici podle Petra Sodomky 2006: Informační systém kategorie ERP definujeme jako účinný nástroj, který je schopen pokrýt plánování a řízení hlavních podnikových procesů (zdrojů a jejich transformace na výstupy), a to na všech úrovních, od operativních až po strategickou Nejdůleţitější vlastnosti ERP systému: - automatizace a integrace hlavních podnikových procesů - sdílení dat, postupů a jejich standardizace přes celý podnik - vytváření a zpřístupňování informací v reálném čase - celkový přístup k prosazování ERP koncepce 21 Za prehistorické předchůdce ERP povaţovány systémy pro zpracování informací firmy Baťa a Philips jiţ ve 20. a 40. letech století. Snahou obou společností bylo vyuţít podnikové informace k řízení vnitropodnikových procesů s cílem zvýšení efektivity výrobních procesů a konkurenceschopnosti. Jednalo se o manuální systémy zpracování podnikových dat, ve kterých je evidentní snaha o sníţení časové náročnosti při předávání a zpracování informací o maximální moţnou automatizaci opakujících se procesů. Podniková data byla organizována do předem 21 SODOMKA, Petr Informační systémy v podnikové praxi. 1. vydáni. Brno : Computer Press. a.s., ISBN Str.86 27

28 vymezených a přesně definovaných struktur. Přestoţe byla automatizace dat omezena technickými moţnostmi této doby, byly tyto struktury základem dnešních databázových aplikací. 22 V 70. letech začínají vznikat první softwarové korporace, jako byla firma SAP, Lawson Software, JD Edwards, Oracle a další, které se zaměřují na vývoj podnikových aplikací. Všeobecná dostupnost a klesající cena informačních technologií vedla k vysokému nárůstu trhu s ERP systémy. V Čechách byla v 80. letech největším dodavatelem firma Kancelářské stroje, která nabízela systémy zaměřené zejména na strojírenské podniky s označením MARS a VARS. Firma SAP se postupně stala největší světovým dodavatelem systému na podporu výrobních a obchodních procesů. V 90. letech v době největšího boomu informačních technologií bylo snahou dodavatelů vytvořit integrovaný balík s vysokou funkcionalistou a schopností pokrýt podnikové procesy v mnoha odvětvích. Firmy investovaly nemalé prostředky do integrovaných, někdy aţ zbytečně sloţitých aplikací v očekávání zvýšení efektivity a dosahování lepších ekonomických výsledků. Vysoká integrita je sice předností, ale tento přístup konstrukce IS má i řadu nevýhod, obzvlášť pro menší firmy, které zdaleka nevyuţijí nabízenou funkcionalitu. Systémy se pak stávají velmi nákladné z důvodů vysokých nároků na počítačové vybavení a školení uţivatelů, jejich ovládání je zbytečně sloţité a nastavení pro konkrétního zákazníka obtíţné. Na přelomu století začala ekonomika stagnovat, vysoké investice do IS všeobecně nepřinášely očekávané výsledky, v USA i dalších zemích splaskla tzv. internetová bublina. Firmy začaly redukovat svoje náklady a mimo jiné začaly hledat i úspornější řešení v oblasti informatiky. 23 Trh z ERP systémy byl v této době jiţ nasycen, převládla nabídka nad poptávkou a bylo třeba oslovit zákazníky s novými nabídkami. Dodavatelé ERP systému rozšířily svoje sluţby spojené se servisem a údrţbou podnikových informací a začaly vyvíjet systémy funkčně a oborově specializované a odlehčené formy, které sice nepokrývaly vţdy všechny výrobní procesy, byly finančně méně nákladné a proto vhodné i pro malé a střední firmy SODOMKA, Petr Informační systémy v podnikové praxi. 1. vydáni. Brno : Computer Press. a.s., ISBN Str VOŘÍŠEK, Jiří a kolektiv Principy a modeyl řízení podnikové informatiky. 1.vydání. Praha : Vysoká škola ekonomická v Praze, Nakldatelství Oeconomia, ISBN Str SODOMKA, Petr Informační systémy v podnikové praxi. 1. vydáni. Brno : Computer Press. a.s., ISBN Str

29 Podle rozsahu pokrytí podnikových procesů klasifikuje Sodomka ERP systémy takto: (Sodomka 2006) Tabulka č. 2 Klasifikace ERP systémů ERP systém Charakteristika Výhody Nevýhody ALL-in-One Best-of-Breed Life ERP Schopnost pokrýt všechny klíčové interní procesy (personalistika, výroba, logistika, ekonomika) Orientace na specifické procesy nebo obory, nemusí pokrývat všechny klíčové procesy Odlehčená verze standardního ERP zaměřená na trh malých a středně velkých firem Vysoká úroveň integrace, dostačující pro většinu organizací Špičková detailní funkcionalita, nebo specifická oborová řešení Niţší cena, orientace na rychlou implementaci Niţší detailní funkcionalita, nákladná customizace Obtíţnější koordinace procesů, nekonzistentnost informací, nutnost řešení více IT projektů Omezení ve funkcionalitě, počtu uţivatelů, moţnostech rozšíření Zdroj: převzato z 25 upraveno 25 SODOMKA, Petr Informační systémy v podnikové praxi. 1. vydáni. Brno : Computer Press. a.s., ISBN Str.87 29

30 5 ZPŮSOBY POŘÍZENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU Co se týká dodávky IS i tady se hledala stále nová řešení v návaznosti na zvýšení efektivity podnikové informatiky, zkvalitnění poskytovaných sluţeb a flexibility systému na měnící se podmínky. V souvislosti s dostupnými technologiemi se postupně nabízely tyto způsoby dodávky IT. Software jako licence - tradičním způsobem vývoje a pořízení informačních systému. V tomto případě podnik koupí ERP systém i potřebnou technologii od externích dodavatelů. Implementaci provede specializovaná firma a podnik dále provozuje systém na svoje náklady. Při tomto způsobu pořízení můţe docházet neplánovanému nárůstu nákladů. Vysoké tempo vývoje technologií si totiţ mnohdy vynucuje pořízení nových výkonnějších hardwarových i softwarových komponent, i kdyţ přímo s daným podnikovým procesem tento vývoj nesouvisí. Software jako licenci můţeme pořídit i jako tzv. krabicového systému, kdy podnik koupí licenci v podobě nabízeného balíku, který zahrnuje základní podnikové procesy, zpravidla si tento systém i sám nainstaluje. Následné aktualizace jsou pak zveřejňovány na webových stránkách dodavatele IS a zákazník je o nich informován mailem, případně informací přímo v aplikaci. Instalace a pouţívání aktuální verze, která je vţdy v souladu s platnou legislativou je uţ v kompetenci uţivatele. K tomu aby byly aktualizované verze k dispozici je zpravidla zapotřebí zaplatit poplatek za aktualizace na příslušný rok. Tento způsob pořízení IS je vhodný pouze pro malé podniky. 26 Outsourcing provozu IS firma převede na externího partnera všechny svoje zdroje IS (hardware, software i pracovníky) a nakupuje od této společnosti většinu ICT (informační a komunikační technologie). Výhodou tohoto řešení je odbourání investic do ICT, převod všech starostí s vývojem a provozem na poskytovatele sluţeb a také variabilita odebíraného objemu sluţeb dle skutečných potřeb podnikových procesů. Toto řešení umoţňuje uţivateli plně se soustředit na svůj hlavní předmět činnosti a očekává se úspora nákladů na ICT v porovnání s interním zajištěním. To můţe být problém u vysoce nestandardních specializovaných činností, kdy u externího poskytovatele nedochází právě kvůli úzké specializaci k úsporám z rozsahu, coţ vede ke zdraţení poskytovaných sluţeb. Software jako sluţba SaaS (Software as a Services) tento způsob pořízení IS patří do kategorie sluţeb poskytovaných na základě tzv Cloud Computing modelu 27, coţ umoţnila aţ dostupnost 26 VOŘÍŠEK Jiří, a kolektiv Principy a modely řízení podnikové informatiky. Praha : Vysoká škola ekonomická v Praze, Nakladatelství Oeconomica, s. ISBN Str Název Cloud Computing je odvozen od anglického slova cloud česky mrak a computing tedy práce s počítačem 30

31 internetu a vysokorychlostních komunikačních sítí. Sluţby jsou poskytované prostřednictvím standardního webového prohlíţeče případně pomocí speciálních klientských aplikací. Specializovaný poskytovatel dává k dispozici aplikaci umístěnou na svém hardwarovém vybavení, kterou provozuje, udrţuje a zároveň poskytuje podpůrné sluţby. Tuto aplikaci můţe vyuţívat mnoho uţivatelů z různých organizací společně. Uţivatel této sluţby nekupuje ţádné licence, platí pouze za sluţby, které byly v daném období vyuţity. Implementace tohoto modelu nebývá časově ani finančně náročná. Zpracovávaná data mohou být umístěna buď přímo na hardwaru zákazníka, pro tento účel pak bude jednorázovým nákladem pro klienta pořízení počítače s odpovídajícím výkonem, který bude fungovat jako server. Druhým způsobem můţe být umístění dat na tzv. cloudu, tedy v oblacích, coţ znamená převedení firemního serveru mimo firmu. V realitě to znamená, ţe zákazník se ze svého počítače na, kterém běţně pracuje, připojuje na počítač, který je umístěn v serverovém centru. Toto řešení přináší několik výhod, především kompletní technickou podporu na veškerou výpočetní techniku pouţívanou v rámci této sluţby, moţnost přístupu k datům všude tam kde je připojení na internet, sníţení časové náročnosti při implementaci celého systému a úsporu nákladů na IT. Pořízení IS formou sluţby obecně není potřeba mnoho technologických a lidských zdrojů ze strany zákazníka a patří k nejpouţívanějšímu způsobu pořízení v současné době VOŘÍŠEK Jiří, a kolektiv Principy a modely řízení podnikové informatiky. Praha : Vysoká škola ekonomická v Praze, Nakladatelství Oeconomica, ISBN Str

32 6 ERP SYSTÉMY NA ČESKÉM TRHU Cílem této práce je analýzy softwaru pro zpracování mezd, tato agenda je však nedílnou součástí ekonomického softwaru jako celku. Český trh s ERP systémy patří k nejrozvinutějším v Evropě. Najdeme zde velké mnoţství produktů od tuzemských i zahraničních dodavatelů. Vysoká konkurence přispěla k tomu, ţe pořizovací ceny ekonomických sytému patří k nejniţším v Evropě a kvalita tuzemských produktů je srovnatelná s předními zahraničními dodavateli. Podle názoru Martina Korejse v článku zveřejněném na stránkách společnosti VHsoft můţeme říci ţe: Český trh s ekonomickými systémy je jiţ v současné době stabilizovaný a obsahuje ucelenou škálu pouze kvalitních systémů od krabicových řešení po sofistikované systémy implementované na míru. 29 Ve prospěch tuzemských dodavatelů hovoří nejen pořizovací cena, která bývá zpravidla niţší neţ při pořízení sytému od zahraničního dodavatele. Další výhodou můţe být například znalost podmínek, díky návaznosti na orgány veřejné správy jsou tuzemští dodavatelé schopni velice rychle reagovat na legislativní změny. Zejména v oblasti zpracování mezd je legislativa v jednotlivých zemích velmi různorodá a často se mění a pro velké nadnárodní korporace je velmi nákladné tuto legislativu pro jednotlivé lokality ve svém systému udrţovat. Podle mých zkušeností z praxe pak podniky mnohdy volí kombinaci mezi zahraničním a tuzemským dodavatelem. V některých případech jsou totiţ tuzemské firmy z důvodů vlastnických vztahů v zahraničí a nutnosti sdílení podnikových dat nuceny přejít na společný systém, pro zpracování mezd však často volí tuzemský software případně outsourcing mezd. Centrum pro výzkum informačních systémů (CVIS) provádí hodnocení českého ERP trhu jiţ od roku Bylo hodnoceno 62 All-in-One ERP systému nasazených v malých, středně velkých a velkých organizací v ČR. V roce 2011 vypadaly trţní podíly dodavatelů ERP systému ve sledovaných segmentech takto: Jak je na tom český trh z ERP systémy? VHsoft. [Online] [Citace: 18. listopad 2013.] Dostupné na WWW:< 32

33 Obrázek č. 2 ERP systémy v malých organizacích (10-49 zaměstnanců) 2.3% 2.4% 2.8% 3.0% 3.3% 10.6% 16.9% 29.2% 29.5% HELIOS ABRA G2-G4 ALTUS VARIO K2 MONEY S4-55 BYZNYS ERP QI ORSOFT OSTATNÍ Zdroj: převzato z CVIS 2012 upraveno Všech osm nejvýznamnějších dodavatelů jsou dodavatelé tuzemští, coţ odpovídá dlouhodobému trendu v orientaci malých organizací na tuzemské dodavatele ekonomických systémů. Podle údajů ČSÚ vyuţívá pouze 18% podniků zařazených do této kategorie plnohodnotný ERP systém. Důvodem je nedostatečná informovanost a obavy z nedostatku finančních i personálních zdrojů při implementaci sloţitějšího sytému. Přesto však vzrůstající tlak na konkurenceschopnost a nutnost dodrţování termínů a sledování zakázek vede i tyto podniky k zavádění integrovaných podnikových systémů. Můţeme tedy předpokládat nárůst implementací v této kategorii. 33

34 Obrázek č. 3 ERP systémy ve středně velkých organizacích ( zaměstnanců) 22.4% HELIOS 30.4% ABRA G2-G4 MICROSOFT DYNAMIC BYZNYS ERP 10.0% ORSOFT SAP 3.5% 4.4% 4.9% 5.1% 9.6% 9.7% QI ES09 OSTATNÍ Zdroj: převzato z CVIS 2012 upraveno Kategorie středních podniků jiţ zahrnuje i firmy vysoce profesionálně řízené s dostatečnými zdroji pro zavádění ERP projektů na vyšší úrovni. První dva nejvyšší trţní podíly v této kategorii mají opět tuzemští dodavatelé, mezi nejúspěšnějších osm uţ se ale dostaly i zahraniční dodavatelé jako Microsoft Dynamic nebo SAP. Velký procentní podíl tvoří kategorie ostatní, jsou zde zahrnuty systémy s niţším neţ 3% podílem a jsou to většinou systémy s vysokou specializací pro určitou oblast podnikání. V tomto segmentu vyuţívá podle ČSÚ v současné době ERP systém jenom zhruba 50%, lze tedy i tady očekávat další nárůst tohoto počtu. 34

35 Obrázek č. 4 ERP systémy ve velkých organizacích ( zaměstnanců) 2.1% 2.6% 3.4% 3.4% 20.9% 8.5% 11.0% 17.5% 30.6% HELIOS SAP MICROSOFT DYNAMIC BYZNYS ERP ORSOFT INFOR QI K2 OSTATNÍ Zdroj: převzato z CVIS 2012 upraveno V rámci velkých organizací mají opět největší procento implementací systémy Helios, silné zastoupení však mají i světové společnosti jako je SAP a Microsoft Dynamics. Podle mého názoru můţe být vyšší podíl zahraničních dodavatelů v této kategorii způsoben zejména tím, ţe velké organizace bývají častěji propojeny s partnerskými zahraničními společnosti, vzniká tak potřeba integrace a automatizace ekonomických dat v rámci nadnárodních organizací a tuzemské organizace pak přistupují k implementaci stejného systému, jaký pouţívá jejich zahraniční partner. Dalším důvodem můţe být i to, ţe větší organizace, které působí jiţ déle na našem trhu, zaváděly integrované systémy ještě v době, kdy tuzemský trh nebyl na úrovni, která by jim vyhovovala, proto zvolili zahraničního dodavatele. Na rozdíl od malých a středních podniků je v tomto segmentu trh jiţ poměrně nasycen a nových projektů přibývá jen malé mnoţství SODOMKA, Petr, KLČOVÁ,Hana Český ERP trh zrychlil růst, v segmentu SME přibylo projektů. CVIS. [Online] 15. listopad [Citace: 18. listopad 2013.] Dostupné na WWW:< 35

36 7 SOFTWARE PRO ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ Software pro zpracování mezd je součástí oblasti podnikové agendy nazývané řízení lidských zdrojů nebo-li HRM (z anglického Human Resources Managemnt), která patří k základům ekonomického systému. Do této oblasti spadá nejen zpracování mezd, ale i personalistika a evidence docházky. Personalistika je základem systémů pro řízení lidských zdrojů, společným jmenovatelem všech agend v této oblasti je zaměstnanec a s ním spojené procesy a data. Nyní si podrobněji rozebereme funkce jednotlivých modulů. Personalistika - eviduje základní data o zaměstnanci potřebná pro zpracování mezd, podporuje také např. systémy podnikového vzdělávání, sledování poţadavků a výsledků lékařských prohlídek, evidenci pracovních pomůcek a také veškeré procesy a úkony spojené s nástupem zaměstnance do pracovního poměru, případně jeho ukončením. Některé softwary mají tuto oblast přímo spojenou se zpracováním mezd v agendě nazvané Personalistika a mzdy. Nároky na funkcionalitu v této oblasti budou velmi záleţet na konkrétních podmínkách dané organizace. Malé organizace s poměrně stabilním stavem několika desítek zaměstnanců obvykle vystačí s personalistikou ve smyslu evidence potřebných dat o zaměstnancích a podpory softwaru pro zpracování mezd. Naopak organizace s velkým počtem zaměstnanců vysokou fluktuací, zaměstnávající sezonní zaměstnance, které mají rozsáhlejší víceúrovňovou organizační strukturu, budou vyţadovat od tohoto systému plnou podporu kompletního cyklu práce personalisty od evidence uchazečů, přes výběrová řízení, aţ po uzavření pracovního poměru, následné zařazení do podnikové organizační struktury a poskytování kompletních informací o zaměstnanci včetně dosaţeného vzdělání, pracovních zkušeností a podobně. Evidence docházky - splňuje povinnost zaměstnavatelů uloţenou zákoníkem práce ohledně evidování pracovní doby a plně nahrazují manuální zadávání dat. Data se zadávají pomocí terminálů a elektronických čipů, v některých nejmodernějších systémech fungují jiţ snímače biometrických údajů. Moderní docházkové systémy mají samoobsluţné funkce, které slouţí ke komunikaci a předávání informací mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem pomocí webového rozhraní. Mobilní aplikace docházkových systémů, zaloţené například i na vyuţití chytrých telefonů, pak ocení zejména ve firmách, kde zaměstnanci pracují v terénu např. na stavbách nebo z domova, případně jezdí často na sluţební cesty. Jana Benáková ředitelka společnosti OKsystém v článku Docházkové systémy dostupném na shrnuje základní procesy, které zpravidla realizuje docházkový systém: příprava a zveřejnění směnových rozvrhů pro každého zaměstnance či skupinu 36

37 příchodů, odchodů do/ze zaměstnání plánování nepřítomnosti, dovolené, cesty, apod. ) schvalovací procesy automatická validace, kontrola konzistence, hlídání limitů uzavření a schválení docházky nadřízeným přenos docházky do mezd a dalších systémů Mezi hlavní přínosy moderních docházkových systémů patří zejména urychlení komunikace mezi jednotlivými úrovněmi a pracovišti v podniku ohledně organizace pracovní doby, moţnost zadávání dat přes mobilní aplikace, manaţerský přehled odpracované doby podřízených, okamţitá dostupnost dat, moţnost průběţného vyhodnocování dat, vytváření různých přehledů, sestav a plánů, elektronické uzavírání a schvalování docházky a při napojení na přístupový systém také moţnost monitorování pohybu osob v prostorách firmy. 31 Pro mzdovou účtárnu je jednoznačným přínosem těchto systémů automatický přenos dat do softwaru pro zpracování mezd. Data v docházce je moţné průběţně kontrolovat, porovnávat s příslušnými doklady o nepřítomnosti v práci a eliminovat chyby, jiţ v průběhu daného měsíce, coţ přináší mzdové účetní úsporu času v období, kdy zpracovává samotné mzdy. Software pro zpracování mezd - je nezbytnou součástí informačních systémů. Zatímco personalistiku, evidenci docházky, případně další nadstavbové moduly pro řízení lidských zdrojů některé velmi malé podniky nemusí nutně vyuţívat, software pro zpracování mezd je základní součástí i těch nejjednodušších krabicových podnikových systémů. Na rozdíl od ostatních agend z oblasti lidských zdrojů jsou funkce a postupy pro výpočet mezd jednoznačně dány zákonem. Pro mzdový software je specifické, ţe nepracuje v reálném čase, ale zpracovává podklady za minulý měsíc. Výplata mezd i příslušné odvody i podání nejrůznějších hlášení vůči státním institucím mají pevně stanovené termíny, coţ vede k nárazovému způsobu práce a vysokému zatíţení na 31 BENÁKOVÁ, Jana Docházkové systémy,it systém. SystemOnLine. [Online] [Citace: 23. listopad 2013.] Dostupné na WWW: < ISSN X. 37

38 zaměstnance a systém v určitém období. K zatíţení mzdové účtárny dochází i ze strany zaměstnanců, z důvodů vydávání různých potvrzení, vysvětlování dotazů a podobně. 32 K optimalizaci zatíţení ve mzdové účtárně by měl slouţit právě mzdový systém, přičemţ je velmi důleţité, na kolik procent jsou jeho moţnosti vyuţívány. Velmi častým problémem je malé vyuţívání mzdového informačního systému, řada reportů a potvrzení se zbytečně dělá "ručně" v Excelu Základem práce se mzdovým softwarem je nastavení aktuálních dat organizace a všech platných legislativních poţadavků. Časté legislativní změny stejně jako novinky zaměřené na zjednodušení a zrychlení práce v systému jsou součástí nových aktualizací, které poskytuje dodavatel a je třeba se s nimi seznamovat a vyuţívat je. Kromě platné legislativy je třeba nastavit a udrţovat data příslušných státních institucí jako jsou zdravotní pojišťovny, správa sociálního zabezpečení a územní pracoviště Finančních úřadů. Mzdový software musí také obsahovat informace pro zaúčtování jednotlivých poloţek mezd do účetnictví. Všechna osobní data zaměstnance potřebná pro správný výpočet a výplatu mzdy jsou většinou zadávána na tzv. kartě zaměstnance. Podle toho jak je software konstruován, jsou základní data zadávána buď v personalistice, nebo přímo ve mzdách. Některé systémy obsahují modul nazvaný Personalistika a mzdy jinde jsou tyto agendy odděleny případně doplněny o další aplikace. V integrovaných systémech jsou pak tato data vyuţívaná pro všechny moduly v oblasti řízení lidských zdrojů. Všechny softwary tedy zpravidla obsahují základní seznam zaměstnanců, ze kterého pak vychází vytváření jednotlivých pracovních poměrů. V této části můţeme u jednotlivých dodavatelů softwarů hodnotit zejména celkovou přehlednost a způsob zadávání těchto dat, vytváření různých sestav a přehledů, pro interní potřebu případně pro statistické účely. Důleţitá je také funkcionalita týkající se povinností vůči státním organizacím jako je např. automatické generování přihlášek a odhlášek pro účely zdravotního a nemocenského pojištění. Zaměstnanci, kterému jsme vytvořili pracovní poměr, tedy pravidelně zpracováváme mzdu. Jako jsem uvedla jiţ dříve podkladem pro výpočet mezd je evidence docházky, která můţe být automaticky načtena do mzdového softwaru. Poţadavky na funkcionalitu systému při samotném zpracování mezd se budou velmi výrazně lišit v závislosti na mnoha faktorech. Patří sem zejména oblast podnikání, počet zaměstnanců, organizační struktura zaměstnavatele, způsob odmněňování, 32 PRISTACHA, Daniel Vlastní mzdová účetní nebo dodávka mezd na klíč od cizích?jaká jsou specifika mzdové účtárny ve firmě. ProByznys.info. [Online] 7. listopad [Citace: 15. listopad 2013.] Dostupné na tni-mzdova-ucetninebo-dodavka-mezd-na-klic-od-cizich-jaka-jsou-specifika-mzdove-uctarny-ve-firme>. 38

39 sloţitost a struktura provozu a další. Například poţadavky na mzdový systém pro banku, kde je zaměstnancům vyplácená měsíční mzda a případné provize z prodeje finančních produktů, budou naprosto jiné, neţ v případě strojírenské firmy která funguje v nepřetrţitém provozu a vyplácí zaměstnance hodinovou nebo úkolovou mzdou, včetně všech zákonných příplatků, prémií, osobního ohodnocení a podobně. V této části hodnotíme při výběru softwaru zejména schopnost plnit funkce s ohledem na činnost společnosti a také časovou i finanční náročnost případných úprav daného programu podle konkrétních poţadavků zákazníka. K výhodám moderních mzdových softwarů patří také automatické opravy mzdy při kaţdé změně zadané poloţky s tím, ţe je moţné provádět opravy i do minulosti a tyto se automaticky přepočtou do běţného období. 33 Po ukončení zpracování mezd nabízí většina softwarů moţnost uzavření daného měsíce, čímţ se zamezí moţným nechtěným změnám a tímto krokem převede software potřebná data do dalšího období. Následuje splnění všech povinností vůči státním institucím podání přehledů a hlášení, vytvoření výplatních lístků pro zaměstnance a generování platebních příkazů pro úhradu mezd a odvodů. Podoba výstupů vůči státním institucím je dána zákonem, ale můţeme porovnat způsob, jak jsou vytvářeny a také funkčnost pro elektronická podání. Dalším kritériem pro porovnání softwarů můţe být přehlednost vytvářených sestav, jejich mnoţství a vyuţití pro konkrétní potřeby firmy. Předávání dat ze mzdového softwaru do účetnictví je v případě pouţívání jednotného integrovaného systému provedeno automaticky. Pokud pořizujeme software pro zpracování mezd od jiného dodavatele neţ software účetní, bývá zpravidla jedním z poţadavků zákazníka moţnost automatického převodu podkladů pro zaúčtování mezd do jiného programu. 33 ROSOL, Ivo Změny softwaru pro řízení lidských zdrojů. SystemOnLine. [Online] [Citace: 28.listopad 2013.] Dostupé na WWW: ISSN X. 39

40 8 KRITÉRIA PRO POROVNÁNÍ PODNIKOVÝCH SOFTWARŮ Obecně můţeme podle Mejzlíka 34 jednotlivá kritéria pro porovnání podnikových softwarů rozdělit do tří kategorií: Obsahová kritéria posuzujeme obecnou vhodnost programu pro konkrétní činnost firmy a také moţnosti přizpůsobení speciálních poţadavků zákazníka. Důleţitý je také subjektivní hodnocení konkrétního uţivatele na celkovou konstrukci daného softwaru a způsob ovládání. Měl by být uţivatelsky příjemný, přehledný s jednoduchým ovládáním a maximálně usnadňovat zpracování konkrétních podnikových procesů. Systémová kritéria do této kategorie patří zejména poţadavky na architekturu systému a pouţívané platformy operačního klienta a databáze. Na základě těchto poţadavků můţe odborník na IT posoudit kvalitu, bezpečnost a spolehlivost poskytovaných dat. Tyto poţadavky jsou v současné době u jednotlivých produktů naprosto srovnatelné. Obecně je nejrozšířenější platformou operační systém Windows, menší mnoţství systémů podporuje i Lunix nebo Unix. Architektura systému většinou funguje na principu klient/server. Dnešní běţně pouţívané počítače jsou jiţ natolik výkonné, ţe většinou splňují poţadavky pro fungování podnikových softwarů. Hlavním systémovým poţadavkem tedy můţe být pořízení odpovídajícího serveru pro umístění databáze, v případě cloudového řešení umístění dat odpadá i tento poţadavek, ale je důleţité kvalitní připojení k internetu Obchodní kritéria v této kategorii je rozhodujícím kritériem cena programu, ale neměla by být nejdůleţitějším kritériem v rozhodování obecně, měli bychom vţdy porovnávat poměr cena/kvalita. Mezi obchodní kritéria můţeme zařadit také například kvalitu webových stránek, počet konzultantů, dostupnost dodavatelské firmy z hlediska umístění pobočky, reference od stávajících zákazníku nebo poskytování systémové podpory a nápovědy. 34 MEJZLÍK, Ladislav Účetní informační sytémy. 1. vydání. Praha : Vysoká škola ekonomická v Praze, Nakladatelství Oeconomia, str. 16. ISBN Str

41 9 ANALÝZA TRHU Z HRM SYSTÉMY V kapitole ERP systémy na českém trhu jsem popsala situaci na trhu s těmito produkty. Protoţe software pro zpracování mezd patří k základům kaţdého ekonomického systému, jedná se při analýze trhu se mzdovými softwary z větší části o stejných okruh dodavatelů. Pro srovnání produktů zaměřených na podnikovou agendu zpracování mezd jsem pouţila stránky kde najdeme spoustu uţitečných informací a odborných článků z oblasti IT. Je zde vytvořen přehled HRM systémů od dodavatelů, kteří poskytují svoje sluţby pro uţivatele z České a Slovenské republiky. Data jsou velmi přehledně uspořádána, průběţně aktualizovaná a u kaţdého produktu je vyznačeno datum poslední aktualizace. Můţeme si zde porovnat celkem 47 produktů od tuzemských i zahraničních dodavatelů. Všichni dodavatelé IS samozřejmě nevyuţijí moţnost prezentovat zde svoje data, ale domnívám se, ţe základní přehled nabídky produktů od nejvýznamnějších dodavatelů nám tyto stránky poskytnou. Jedná se o kompletní HRM systémy, coţ znamená produkty, které nezahrnují jen zpracování mezd. Najdeme zde v první řadě informaci o dodavateli softwaru, jeho webové stránky a počet konzultantů v ČR i na Slovensku. Následuje podrobný seznam moţných funkcí v oblasti personalistiky, vzdělávání, hodnocení a odměňování pracovníků, mzdových forem, plánování směn i evidence docházky. Můţeme zde například zjistit, ţe některé softwary od zahraničních dodavatelů například od společnosti Oracle Czech s.r.o., jsou zaměřeny pouze na funkce v oblasti personalistiky a vůbec nepodporují české mzdy. Nechybí ani základní informace ohledně architektury a platformy systému, počtu uţivatelů, délce implementace a hlavních referenčních zákazníků. Pro účely dalšího srovnání jsem vybrala celkem 25 produktů, u kterých je databáze důsledně vyplněna datum aktualizace u většiny z nich je v roce 2013 a samozřejmě podporují české mzdy. V následující tabulce můţeme vidět názvy jednotlivých produktů jejich dodavatele a webové stránky Přehledy informačních systémů HRM. SystemOnLine. [Online] [Citace: 7. prosinec 2013.] Dostupné na WWW<: ISSN X. 41

42 Tabulka č. 3 HRM systémy Název produktu Název výrobce WWW výrobce Altus Vario Altus software AZ.PRO PROSPEKT-IT Bílý Motýl BM SERVIS BYZNYS ERP J.K.R. DUNA MZDY TILL CONSULT a.s. FLUXPAM Flux HELIOS GREEN Asseco Solution HELIOS ORANGE Asseco Solution HELIOS WÉČKO Asseco Solution Wema Wema IFS aplikace IFS AB KARAT Karat Software KelSQL KELOC CS Kompas2 PC HELP KS program KS program ABRA ABRA Magma Magma HC Microsoft Dynamics AX Microsoft MYWAC MyWAC technolgy Orsoft ORTEX PERM Kvasar Kvasar s.r.o. PERMIS ALTEC a.s. QI DC Concept a.s. RONMZDY-PROFI RON Software, spol. s r.o. SOFTIP Human Resources SOFTIP a.s. Zdroj: vlastní úprava Všechny tyto systému podporují zpracování mezd podle české legislativy ve všech oblastech podnikání. Co se týká odměňování pracovníků ve státní správě existují zde určité zvláštnosti a některé softwary tuto oblast nezahrnují. Z výše uvedených je to software Altus Vario. Microsoft Dynamics AX od zahraničního dodavatele nemá informaci ohledně mezd ve státní správě vůbec uvedenu. Předpokládám, ţe produkty od zahraničních dodavatelů obecně nejsou schopny zpracovávat tuto problematiku. Co se týká zpracovávání mezd na nadnárodní úrovni, přibliţně polovina srovnávaných produktů tuto moţnost nabízí. V oblasti personalistiky nabízí zhruba 64% z vybraných produktů kompletní funkčnost ve všech sledovaných kritériích, zbylé procento má funkce personálního řízení omezené a například software DUNA MZDY dle dostupných informací nepodporuje tyto procesy vůbec a je zaměřený pouze na 42

43 zpracování mezd. S tím souvisí i to, ţe je vhodný pouze pro malé podniky, jak je uvedenou v databázi. Podporu při plnění zákonných povinností v oblasti BOZP (bezpečnost a ochrana zdraví při práci) poskytují všechny zkoumané produkty. Co se týká evidence docházky, moţnost propojení s vlastním terminálem docházky nenabízí pouze produkty DUNA MZDY a Orsoft. Všech 25 produktů pak umoţňuje napojení na externí docházkový systém. Pokud bychom se zaměřili na technická data, architektura všech těchto systémů je postavena na principu klient/server, coţ znamená, ţe uţivatelský počítač komunikuje s daty uloţenými na serveru prostřednictvím sítě. Tato architektura můţe být dvouvrstvá, která se skládá ze samotné aplikace a databáze nebo vícevrstvá, kde funguje ještě uţivatelské rozhraní tzv. prezenční vrstva. Co se týká poţadavků na operační systém klienta nebo serveru, standardně je to Windows. Jako platformu pro uloţení databáze pouţíva většina systému MS SQL server. Výjimku tvoří DUNA MZDY platforma databáze Visual FoxPro, dále Helios Wéčko uvedena platforma xbase, software Wema má vlastní databázi a IFS aplikace pouţívá pro svoji databázi platformu Oracle. Na základě uváděných informací o počtu klientů na území České a Slovenské republiky, jsem vytvořila graf procentuálního zastoupení jednotlivých produktů. 43

44 Obrázek č. 5 Procentuální podíly počtu zákazníku srovnávaných produktů v ČR a na Slovensku HELIOS ORANGE Wema 3% 3% 2% 2% 2% 1% 1% 1% 2% 22% HELIOS WÉČKO Altus Vario SOFTIP Human Resources ABRA PERM Kvasar 3% BYZNYS ERP 3% DUNA MZDY 3% FLUXPAM 4% 4% 5% 7% 15% 16% QI Magma KS program KARAT RONMZDY-PROFI KelSQL HELIOS GREEN Orsoft ostatní - méně než 0,99% Zdroj: vlastní úprava Nejvyšší podíl zákazníků mezi srovnávanými produkty zaujímá produkt Helios Orange od společnosti Asseco Solution, a.s. Tato společnost je zde zastoupena ještě dalšími produkty, přičemţ systém Helios Wéčko je určený pro slovenský trh. Na základě toho zjištění můţeme konstatovat, ţe produkty Helios mají nejvyšší trţní podíl v oblasti HRM systémů, coţ samozřejmě souvisí i s tím, ţe se jedná o nejprodávanější ERP systém. Druhý nejvyšší podíl zákazníků mezi srovnávanými produkty má systém Wema, jedná se o značku, která neměla ţádné zastoupení mezi významnými dodavateli ERP systémů. Společnost Wema a.s. zaměřuje svůj produkt více na oblast lidských zdrojů a zpracování mezd. 44