Ochrana osobních údajů zaměstnance

Transkript

1 APLIKOVANÉ PRÁVO 1/2007 MIROSLAV PINDEŠ Ochrana osobních údajů zaměstnance Listina základních práv a svobod zaručuje každému právo na ochranu před neoprávněným shromažďováním, zveřejňováním nebo jiným zneužíváním údajů o své osobě. 1) Tento ústavě právní princip je blíže rozpracován zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Zároveň tento zákon reflektuje požadavky práva Evropských společenství týkající se možného narušení soukromí osob v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů. 2) Od svého vzniku byl zmíněný zákon několikrát novelizován, 3) zejména pak za účelem sjednocení právní úpravy s úpravou Evropských společenství. 4) Nutno však říci, že vedle obecného zákona o ochraně osobních údajů existují i další právní předpisy, které upravují některé zvláštnosti pro zpracování osobních údajů, čímž mnohdy vybočují z obecného rámce zamýšlené ochrany. V zásadě se jedná zejména o oblast bezpečnosti České republiky, obrany České republiky, veřejného pořádku a vnitřní bezpečnosti, předcházení, vyhledávání, odhalování trestné činnosti a stíhání trestných činů, významného hospodářského zájmu České republiky nebo Evropské unie, významného finančního zájmu České republiky nebo Evropské unie, kterým je zejména stabilita finančního trhu a měny, fungování peněžního oběhu a platebního styku, jakož i rozpočtová a daňová opatření, výkonu 1) Viz čl. 10 odst.3 Listiny základních práv a svobod. 2) Tímto zákonem byla do právního řádu České republiky implementována ustanovení Směrnice Evropského Parlamentu a Rady č. 95/46/ES o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů. Vedle citované směrnice byly zákonem o ochraně osobních údajů implementovány principy ochrany osobních údajů vyplývající z Mezinárodní mluvy o ochraně osob se zřetelem na automatizované zpracování osobních dat č. 108 ze dne Pro Českou republiku vstoupila v platnost dnem a uveřejněna byla ve Sbírce mezinárodních smluv číslem 115/2001 Sb. m. s. 3) Poslední důležitá novela byla provedena zákonem č. 439/2004 Sb. 4) Komise EU ve své zprávě z roku 2002 konstatuje, že legislativa v oblasti ochrany osobních údajů je ve vysoké míře v souladu s acquis, že však je nicméně k dosažení plné shody s acquis třeba zákon o ochraně osobních údajů z r ještě upravit. APLIKOVANÉ PRÁVO 1/

2 kontroly, dozoru, dohledu a regulace spojených s výkonem veřejné moci, nebo činností spojených se zpřístupňováním svazků bývalé Státní bezpečnosti atd. 5) Posláním zákona je zajišťovat ochranu osobních údajů a určení způsobu jejich zpracovávání jak v České republice, tak pro přenos do zahraničí a reguluje vztahy, které v souvislosti s nimi vznikají. Zákon se vztahuje na veškeré osobní údaje, tedy nikoli jen na ty, které jsou vedeny v informačních systémech. Není rozhodující, zda se shromažďování a ukládání osobních údajů uskutečňuje prostřednictvím výpočetní techniky nebo manuálně. Z hlediska osobní působnosti jsou povinny ochraňovat veškeré osobní údaje fyzické a právnické osoby působící ve veřejné, ale i soukromoprávní sféře. Naproti tomu se zákon nevztahuje na zpracování osobních údajů, které jsou shromažďovány pro individuální (tzv. domácí) potřebu fyzických osob. Jedná se o různé adresáře, údaje shromažďované v rámci své hobby apod. za předpokladu, že nejsou předmětem obchodních aktivit, zároveň však nesmějí být zveřejňovány. V rámci ochrany osobních údajů zákon uvádí tři základní kategorie: a) osobní údaj, b) citlivý údaj, c) anonymní údaj. Za osobní údaje se považují jakékoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. 6) Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže jej lze přímo nebo nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. 7) Podle této definice lze zaměstnance jednoznačně určit nejen podle jména a příjmení ve spojení s rodným číslem, ale i jen podle osobního čísla, které má přiděleno u zaměstnavatele a dokonce i podle jeho výrazného rysu psychického či fyzického např. jednoznačně se určí zaměstnanec i takto: Ten vysoký asi dvacetiletý blonďák, co sedí ve třetích dveřích zleva ve čtvrtém patře a koktá, když s ním mluvíte. 8) Citlivým údajem je osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů a jakýkoliv biometrický nebo genetický údaj subjektu údajů. Anonymním údajem se rozumí takový údaj, který buď v původním tvaru nebo po provedeném zpracování nelze vztáhnout k určené nebo určitelné fyzické osobě. V rámci pracovního procesu dochází nejenom ke shromaždování osobních údajů zaměstnance. ale také k jejich uchovávání, dalšímu zpracovávání, blokování, likvidaci atd. K tomu zákon definuje jednotlivé činnosti, které zaměstnavatel (správce) v této oblasti vykonává. 5) K tomu viz blíže 3 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů v platném znění. 6) Subjektem údajů se rozumí fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují. 7) Viz 4 zákona č. 101/2001 Sb., o ochraně osobních údajů. 8) D Ambrozová, H.: K některým povinnostem zaměstnavatelů při ochraně osobních údajů. Mzdy a personalistika 9/2004, s. 32 a násl. 18 APLIKOVANÉ PRÁVO 1/2007

3 Shromažďování osobních údajů je zákonem definováno jako cílevědomá činnost, jejímž cílem je získat určité údaje a informace. 9) Podstatou uchovávání je udržování osobních údajů v takovém stavu, který umožňuje kdykoli je dále zpracovávat. O blokování jde tehdy, je-li po určitou dobu znemožněn přístup k osobním údajům. Tyto údaje tedy nadále existují, ale musí být přijata opatření, aby nemohly být po tuto dobu zpracovávány. Cílem likvidace osobních údajů je jejich neexistence pro jakékoliv další zpracování. Osobní údaje mohou být likvidovány tak, že budou fyzicky zničeny, resp. že bude zničen nosič, na kterém jsou zachyceny. Jsou-li v elektronické podobě, mohou být likvidovány vymazáním (např. prázdnými znaky, nebo překryty jiným textem), jsou-li na papírovém nosiči, mohou být např. začerněny. Dále mohou být učiněny trvale nedostupnými. Správcem se rozumí jednak státní nebo jiný orgán, případně subjekt, jemuž je zákonem uloženo, aby zpracovával osobní údaje, soukromý subjekt nebo fyzická osoba, která zpracovává osobní údaje pro účely podnikatelské, nebo pro jakékoliv jiné účely. Soukromé subjekty mohou osobní údaje zpracovávat, jen pokud to zákon nezakazuje. Vzhledem k tomu, že vznik pracovního poměru probíhá ve dvou fázích, musí zaměstnavatel dodržovat základní principy, jež ze zákona na ochranu informací pro něj vyplývají. O svých budoucích zaměstnancích před vznikem pracovněprávního vztahu a o svých zaměstnancích za trvání pracovního poměru může shromažďovat s jejich souhlasem jen takové osobní údaje, které mají přímý vztah k pracovnímu poměru. Jakmile však pracovněprávní vztah skončí, je povinností zaměstnavatele získané údaje zaměstnanci vydat zpět. Poté, co pracovněprávní vztah skončil, může zaměstnavatel uchovávat osobní údaje pouze pro účely státní statistické služby, pro účely vědecké a pro účely archivnictví. Při použití pro tyto účely je třeba dbát práva na ochranu před neoprávněným zasahováním do soukromého a osobního života a osobní údaje anonymizovat. 10) Všichni pracovníci zaměstnavatele, kteří zpracovávají osobní údaje a kteří přicházejí do styku s osobními údaji ostatních zaměstnanců, jsou povinni zachovávat mlčenlivost, která trvá i po skončení zaměstnání nebo příslušných prací. Každý zaměstnavatel musí dříve, než začne osobní údaje zaměstnance shromažďovat, zpracovávat, uchovávat atd., zaměstnance informovat: a) o tom v jakém rozsahu a pro jaký účel budou jeho osobní údaje zpracovávány, b) kdo a jakým způsobem bude jeho osobní údaje zpracovávat (zda přímo zaměstnavatel, nebo i zpracovatel, se kterým má zaměstnavatel uzavřenu smlouvu, případně komu mohou být jeho osobní údaje zpřístupněny), c) o jeho právu přístupu k osobním údajům a o právu na jejich ochranu. 9) 4 písm. f) zákona zní: Pro účely tohoto zákona se rozumí f) shromažďováním osobních údajů systematický postup nebo soubor postupů, jehož cílem je získání osobních údajů za účelem jejich dalšího uložení na nosič informací pro jejich okamžité nebo pozdější zpracování. 10) D Ambrozová, H.: K některým povinnostem zaměstnavatelů při ochraně osobních údajů. Mzdy a personalistika 9/2004, s. 32 a násl. APLIKOVANÉ PRÁVO 1/

4 Tuto povinnost zaměstnavatel nemá jen tehdy, pokud jsou již zaměstnanci výše uvedené informace dostatečně známy. Všichni zaměstnavatelé musí již v průběhu jednání se zaměstnancem ještě před uzavřením pracovního poměru zaměstnance řádně informovat o všech výše uvedených skutečnostech a řádně si nechávat tuto informaci od zaměstnance podepsat, aby byli kdykoli schopni doložit plnění povinností stanovených zákonem o ochraně osobních údajů. V novele zákona o ochraně osobních údajů provedené zákonem č. 439/2004 Sb. byl definován pojem souhlasu zaměstnance, na jehož základě může zaměstnavatel coby správce osobních údajů provádět zpracování osobních údajů, jakož i uzákonění povinnosti zaměstnavatele informovat při udělení souhlasu zaměstnance ke zpracování jeho údajů o účelu a době, po kterou budou osobní údaje zpracovávány. Zákon o ochraně osobních údajů jednoznačně stanoví, že souhlasem je svobodný a vědomý projev vůle zaměstnance jako subjektu údajů, jehož obsahem je svolení subjektu údajů se zpracováním jeho osobních údajů. Existenci souhlasu zaměstnance je zaměstnavatel povinen po celou dobu, kdy jsou osobní údaje zaměstnance zpracovávány, prokázat. Bez souhlasu zaměstnance může zaměstnavatel jeho osobní údaje zpracovávat jen tehdy: a) je-li zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti zaměstnavatele stanovené mu právním předpisem, b) je-li zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je zaměstnanec, nebo pro jednání o uzavření nebo změně smlouvy uskutečněné na návrh zaměstnance (např. zaměstnavatel zabezpečuje bydlení i pro dceru zaměstnance a k uzavření smlouvy je třeba znát datum jejího narození), c) je-li to nezbytně třeba k ochraně životně důležitých zájmů zaměstnance; v tomto případě je třeba bez zbytečného odkladu získat jeho souhlas; pokud zaměstnanec souhlas nedá, musí správce ukončit zpracování a údaje zlikvidovat (musí se však jednat o skutečně životně důležité zájmy zaměstnance, což přichází v úvahu zpravidla v případě vážných pracovních úrazů), d) jedná-li se o oprávněně zveřejněné osobní údaje v souladu se zvláštním právním předpisem, e) pokud je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů zaměstnavatele; v těchto případech však musí zaměstnavatel zabezpečit, aby získaní osobních údajů bez souhlasu zaměstnance nebylo v rozporu s právem zaměstnance na ochranu jeho soukromého a osobního života, f) pokud poskytuje osobní údaje o veřejně činné osobě, funkcionáři či zaměstnanci veřejné správy, které vypovídají o jeho veřejné anebo úřední činnosti, o jeho funkčním nebo pracovním zařazeni, g) jedná-li se o zpracování výlučně pro účely archivnictví podle zvláštního zákona. V případě, že zaměstnavatel nedodrží ustanovení zákona o ochraně osobních údajů, může mu Úřad pro ochranu osobních údajů uložit ve správním řízení pokutu. 20 APLIKOVANÉ PRÁVO 1/2007

5 Ochrana osobních údajů získaných při uzavírání pracovního poměru Jestliže jednání účastníků směřuje k uzavření pracovní smlouvy, hovoříme o tzv. předsmluvních vztazích. Jedná se především o vzájemné vyměňování si informací stran budoucího pracovního poměru a o otázky ochrany získaných informací a ochrany oprávněných zájmů subjektů. Povinnost ochraňovat osobní údaje, resp. informace nastupuje již samotným podáním návrhu na uzavření pracovní smlouvy. Tato povinnost ovšem nastupuje pouze u takového návrhu, který obsahuje informace nezbytné pro uzavření pracovní smlouvy (např. rodné číslo, bydliště, číslo občanského průkazu atd.). Informace získané v rámci uzavírání pracovní smlouvy mají sloužit především k posouzení, zda osoba splňuje představy zaměstnavatele o zaměstnanci pro určitý druh práce. Zaměstnavatel může zjišťovat takové informace, které přispějí k posouzení rozhodných skutečností pro uzavření pracovního poměru. To znamená, že bude potřebovat znát kvalifikaci zaměstnance, jeho znalosti, zkušenosti, délku praxe atd. V žádném případě nesmí zaměstnavatel získávat při výběru zaměstnance informace týkající se např. národnosti, rasového nebo etnického původu, politických postojů, členství v odborových organizacích, náboženství, filozofického přesvědčení, sexuální orientace, informace, které odporují dobrým mravům a osobní údaje, které neslouží k plnění povinností zaměstnavatele. Ochrana osobních údajů v personální evidenci Personální evidence slouží výhradně pro interní potřebu zaměstnavatele. Zaměstnavatel je povinen zajistit ochranu osobních údajů zaměstnance před neoprávněným přístupem nepovolaných osob nebo před zneužitím. Do osobního spisu smí nahlížet kromě zaměstnavatele pouze vedoucí organizačního útvaru, v jehož přímé řídící působnosti je zaměstnanec zařazen a zaměstnanec, jehož se osobní spis týká. Z vnějších orgánů pouze orgány kompetentní k provádění kontroly dodržování pracovněprávních předpisů a orgány činné v trestním řízení. Zaměstnavatel je oprávněn poskytovat informace o zaměstnanci v rozsahu daném 60 zákoníku práce, v jiných případech pouze se souhlasem zaměstnance. Při zpracování personální evidence prostřednictvím výpočetní techniky je zaměstnavatel povinen zabezpečit ochranu osobních údajů dle zákona č. 01/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Ochrana osobních údajů po skončení pracovního poměru Pracovní posudek Po skončení pracovního poměru může zaměstnavatel na žádost zaměstnance vyhotovit a vydat posudek o jeho dosavadní činnosti. Požádá-li tedy zaměstnanec o vydání pracovního posudku, je zaměstnavatel povinen mu do 15 dnů tento posudek vyhotovit a vydat. Jak vyplývá z výše uvedeného, není tedy stanovena APLIKOVANÉ PRÁVO 1/

6 povinnost vydávat posudek vždy při skončení pracovního poměru, ale pouze na žádost zaměstnance. 11) Zaměstnavatel však není povinen vydat pracovní posudek dříve, než v době posledních dvou měsíců před skončením jeho dosavadního pracovního poměru. 12) Forma žádosti zaměstnance o vydání posudku není stanovena. Je jen třeba, aby byla ve srozumitelné a v prokazatelné formě. Zaměstnavatel je povinen prokázat skutečnosti, které v posudku uvedl a které třeba jsou podle názoru zaměstnance nepravdivé. Posudek by měl obsahovat jen takové údaje, které se týkají pracovní činnosti, nebo s ní přímo souvisejí. Tak např. chování zaměstnance v místě bydliště a jeho rodinný život a soukromé události jsou věcí jeho samého a údaje z této oblasti nemají v pracovním posudku místo, pokud by neexistovala přímá souvislost mezi takovým údajem a výkonem pracovních povinností. Pracovní posudek musí obsahovat pouze pravdivé informace, vztahující se k hodnocení pracovní činnosti zaměstnance. V opačném případě musí být takové informace považovány za nepravdivé, což může mít za následek požadavek opravy ze strany zaměstnance, popřípadě podání žalobního návrhu na opravu nepravdivých informací uvedených v posudku. Je důležité si uvědomit, že za nepravdivý posudek lze považovat i takový posudek, ve kterém jsou uvedeny údaje, jimiž se neobjektivně nebo jednostranně vyzdvihují kladné pracovní vlastnosti zaměstnance. Nicméně se v praxi nejčastěji objevují nepravdivé údaje, kdy zaměstnavatel vyzdvihuje pouze záporné vlastnosti zaměstnance či negativní pracovní činnost. V důsledku nepravdivých údajů může dojít k situaci, že pracovník nebude přijat do pracovního poměru u jiného zaměstnavatele. 13) Nesouhlasí-li zaměstnanec s obsahem pracovního posudku nebo potvrzení o zaměstnání, může se domáhat ve lhůtě tří měsíců ode dne, kdy se o jejich obsahu dověděl, u soudu, aby zaměstnavateli bylo uloženo přiměřeně je upravit. 14) To se vztahuje i na telefonické informace, k jejichž sdělování zaměstnanec nedal souhlas a které zaměstnance ohrozily. V návrhu na opravu posudku musí zaměstnanec uvést, jak by měl být pracovní posudek upraven. Pro soudní řízení je tato skutečnost velice důležitá, neboť soud je vázán návrhem zaměstnance. Např. navrhne-li zaměstnanec, aby určité údaje byly z posudku vypuštěny, může se soud zabývat pouze tím, zda mají být vypuštěny a nemůže je nahrazovat novým zněním, pokud to zaměstnanec nenavrhl. Pro úspěšnost žalobního návrhu je tedy velmi důležité, aby zaměstnanec uvedl přesně požadované znění opraveného posudku, nebo jeho části. Shledá-li soud, že žalobní návrh na opravu posudku je důvodný, uloží zaměstnavateli povinnost, jak má posudek upravit ve formě přesného znění části, jejíž nesprávnost zaměstnanec namítá. 11) K tomu blíže viz 60 odst. 1 zákoníku práce. 12) Pracovním posudkem jsou veškeré písemnosti týkající se hodnocení práce zaměstnance, jeho kvalifikace, schopností a dalších skutečností, které mají vztah k výkonu práce. 13) Viz Jouza, L.: Pracovní posudek nebo informace o zaměstnanci? Právní rádce 4/ 2004, s. 34 a násl. 14) 60 odst. 4 zákoníku práce. 22 APLIKOVANÉ PRÁVO 1/2007

7 Jiné než výše uvedené informace je zaměstnavatel oprávněn o zaměstnanci sdělovat jiným subjektům pouze s jeho výslovným souhlasem. Povinnost zaměstnavatele uchovávat osobní údaje podle zvláštních předpisů však není dotčena. 15) Obdobně tím nejsou dotčeny povinnosti zaměstnavatele vyplývající ze zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Potvrzení o zaměstnání Potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) je v současné době jediným důkazem o skončení pracovního poměru, kterým zaměstnanec prokazuje u jiného zaměstnavatele skončení dosavadního poměru. Zaměstnavatel je povinen vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání a uvést v něm skutečnosti stanovené právním předpisem, a to bez předchozí žádosti zaměstnance. 16) Povinnost zaměstnavatele vydat pracovníkovi při skončení pracovního poměru potvrzení o zaměstnání je vázána na skutečnost, že pracovní poměr skončil. Není ani rozhodné, jakou formou pracovní poměr skončil. Jinak řečeno zaměstnavatel má tuto povinnost jak v případě, kdy pracovní poměr skončí dohodou, výpovědí, okamžitým zrušení, zrušením ve zkušební době atd. 17) Zaměstnavatel je povinen vydat potvrzení o zaměstnání zaměstnanci nejpozději v den, kdy zaměstnanci pracovní poměr končí. Zaměstnavatel nesmí vázat vydání potvrzení o zaměstnání na splnění či existenci dalších skutečností ze strany zaměstnance, jako např. navrácení zapůjčených předmětů, úhradu způsobené škody nebo nákladů apod. Potvrzení o zaměstnání je pro samotného zaměstnance významným dokumentem, kterým zaměstnanec prokazuje existenci a délku dřívějšího pracovního poměru i délku poskytování dávek nemocenského pojištění. Potvrzení o zaměstnání musí obsahovat: základní údaje o zaměstnání (označení zaměstnavatele), druh vykonávaných prací, dosaženou kvalifikaci (zejména tehdy, jestliže si zaměstnanec kvalifikaci během pracovního poměru zvýšil), dobu, která byla zaměstnanci započtena pro účely dovolené na zotavenou, tj. léta odpracovaná po dosažení 18 let věku ( 102 odst. 2 zákoníku práce). 18) V potvrzení o zaměstnání vydaném zaměstnavatelem zaměstnanci při skončení pracovního poměru je třeba kromě výše uvedených údajů uvést: 15) Např. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, nebo zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. 16) Na základě směrnice ES č. 96/46/EC o ochraně jednotlivců ve vztahu ke zpracování dat a o volném pohybu osob nelze potvrzení vydat jiné osobě než zaměstnanci, jemuž pracovní poměr skončil. 17) Jednotlivé formy skončení pracovního poměru upravuje 42 zákoníku práce. 18) K tomu viz Gavlas, M.: Pracovní poměr aneb co by měl vědět každý zaměstnavatel i zaměstnanec.: Elita Bohemia, Brno 1995, s ISBN X. APLIKOVANÉ PRÁVO 1/

8 a) skutečnosti rozhodné pro posouzení nároků na dávky nemocenského pojištění (především podpůrčí doba, po kterou bylo zaměstnanci poskytováno nemocenské), b) údaje o započitatelné době zaměstnání v I. a II. pracovní kategorii pro účely důchodového zabezpečení za dobu před 1. lednem 1993, c) odpracovanou dobu a další skutečnosti rozhodné pro dosažení nejvýše přípustné expoziční doby (např. pro účely zákona č. 98/1987 Sb., o zvláštním příspěvku horníkům), d) údaje o srážkách ze mzdy (důvod srážek, v čí prospěch jsou prováděny, jak vysoká je celková částka, která má být sražena, jaká je výše dosud provedených srážek a jaké je pořadí pohledávek), e) údaje o dohodě o setrvání v pracovním poměru po určitou dobu po vykonání závěrečné zkoušky nebo maturitní zkoušky, popřípadě po uplynutí doby studia (přípravy), včetně údajů o tom, kdy tato doba skončí, byla-li tato dohoda uzavřena před 1. červnem 1994, f) údaje o výši průměrného výdělku a o dalších skutečnostech rozhodných pro posouzení nároku na mzdové vyrovnání, na podporu v nezaměstnanosti a na podporu při rekvalifikaci. 19) Uvádějí se také údaje o pohledávkách zaměstnavatele vůči zaměstnanci (např. o povinnosti podle 143 zákoníku práce o náhradě nákladů za zvýšení kvalifikace). Nesouhlasí-li zaměstnanec s obsahem potvrzení o zaměstnání, může se domáhat ve lhůtě tří měsíců ode dne, kdy se o jeho obsahu dověděl, u soudu, aby zaměstnavateli bylo uloženo přiměřeně jej upravit. Soud sám však nemůže zápočtový list doplňovat nebo upravovat. Kdyby se prokázalo, že zaměstnanci vznikla v důsledku nesplnění povinnosti ze strany zaměstnavatele škoda, mohl by na něm vymáhat i náhradu této škody podle ustanovení 187 odst. 2 zákoníku práce. 20) Povinnost vydat písemnosti Při skončení pracovního vztahu je zaměstnavatel povinen osobní údaje o svém bývalém zaměstnanci zlikvidovat, jakmile pomine účel, pro který byly zpracovány. Zvláštní zákony, např. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, stanoví výjimky a příslušnou dobu archivace. Pokud jsou tyto osobní údaje uvedeny na písemnostech, které náležely nebo jsou spojeny s osobou zaměstnance, zaměstnavatel mu je při skončení pracovního poměru vydává. Zpravidla půjde o osobní dotazník, životopis, kopie či originály vysvědčení, diplomů, potvrzení o zdravotním stavu, výpis z trestního rejstříku apod. Pokud by zaměstnavatel, popřípadě jeho zaměstnanci z hlediska zákona o ochraně osobních údajů bezdůvodně shromažďovali osobní údaje o svých bývalých zaměstnancích, dopouštějí se přestupku, za což jim hrozí pokuta ve správním 19) 3 nařízení vlády č. 108/1994 Sb., kterým se provádí zákoník práce a některé další zákony. 20) Blíže k tomu viz Jakubka, J.: Zákoník práce, chyby a problémy ke sporným případům. Grada Publishing, Praha 2000, s ISBN APLIKOVANÉ PRÁVO 1/2007

9 řízení, popřípadě náhrada újmy, která bývalému zaměstnanci vznikla. Je proto ve vlastním zájmu každého zaměstnavatele, aby po skončení pracovního poměru zaměstnance uchovával co nejméně jeho osobních údajů, a to pouze pokud zvláštní zákon stanoví výjimky, například pro účely uplatňování práv v občanském soudním řízení, trestním řízení či správním řízení. 21) Seznam použité literatury / References D Ambrozová, H.: K některým povinnostem zaměstnavatelů při ochraně osobních údajů. Mzdy a personalistika 9/2004. Gavlas, M.: Pracovní právo. 2. vyd. Masarykova univerzita, Brno s. ISBN Gavlas, M.: Pracovní poměr aneb co by měl vědět každý zaměstnavatel i zaměstnanec. Elita Bohemia, Brno ISBN X. Jakubka, J.: Zákoník práce, chyby a problémy ke sporným případům. Praha: Grada Publishing 2000, ISBN Jouza, L.: Pracovní posudek nebo informace o zaměstnanci? Právní rádce 4/ Maštalka, J.: Co a k čemu je osobní údaj? Daně a právo 4/2002. Matoušová, M.: Jak plnit povinnosti při zpracování osobních údajů, Řízení školy, č. 5/2005. Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a změně některých zákonů. Zákon č. 65/1965 Sb., dřívější zákoník práce. Zákon č. 262/2006 Sb., platný zákoník práce. Věstník ÚOOÚ 3/ 2001 K problémům z praxe č. 1/ Klíčová slova Zaměstnanec, zaměstnavatel, osobní data, ochrana osobních dat, osobní údaj, citlivý údaj, anonymní údaj, personální evidence, pracovní posudek, potvrzení o zaměstnání. Keywords Employee, employers, personal data, protection of personal data, personal datum, delicate datum, anonymous datum, personal evidence, credentials on his or her work activities, certicate of emloyment. 21) Viz Jouza, L.: Pracovní posudek nebo informace o zaměstnanci? Právní rádce 4/2004, s. 34 a násl. APLIKOVANÉ PRÁVO 1/

10 Miroslav Pindeš Employee s Personal Data Protection The Bill of Fundamental Rights and Freedoms guarantees everybody the right for protection from unauthorized collection, publication or other abuse of their personal data. This constitutional principle is elaborated by Act No. 101/2000 on personal data protection. Prior to the formation of employment relation and during the validity thereof, the employer may collect only such personal data about their future employees/employees as are directly related to their employment and with their consent. However as soon as the employment relation is over, it is the employer s duty to return the data collected to the employee. The employer may only keep personal data after the termination of employment for purposes of statistic information for the state, scientific purposes and archiving. When the data is being used for these purposes, it is necessary to protect those concerned from unauthorized interference with private and personal life and the data must be rendered anonymous. All employer s staff processing personal data and working with personal data of other staff are obligated to remain silent which obligation remains in existence even after their employment is terminated. After termination of employment the employer may, upon employee s request, provide credentials on his or her work activities. The employee always receives a certificate of employment which is a proof of existence and duration of the employment and of payments towards health insurance. 26 APLIKOVANÉ PRÁVO 1/2007