Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/ Název projektu: Inovace a individualizace výuky

Transkript

1 Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/ Název projektu: Inovace a individualizace výuky Autor: Mgr. Jitka Machátová Název materiálu: Úprava obchodních dopisů na předtisk Označení materiálu: Datum vytvoření: Vzdělávací oblast: Dokumenty v administrativní činnosti Ročník: druhý Název školy: BEZPEČNOSTNĚ PRÁVNÍ AKADEMIE BRNO, s.r.o., střední škola

2 Anotace učební materiál na téma úpravy obchodních dopisů psaných na předtisk (šablonu) zpracovaný podle upravené podoby normy ČSN z r. 2007

3 Metodické pokyny PPP lze použít k výkladu, samostudiu, opakování a zkoušení tématu o úpravě úředních (obchodních) písemností vyhotovovaných na předtisk (šablonu), jejich náležitostech a obsahu. V závěru jsou kontrolní otázky na úpravu a umístění jednotlivých náležitostí dopisu s uvedením správných odpovědí na následujícím snímku

4 OBCHODNÍ DOPISY Píšeme většinou na papír s předtiskem nebo nověji v textových editorech do šablony Při psaní používáme: - jednoduché řádkování - velikost písma 12 b. (při formátu papíru A4) - blokovou úpravu (všechny části dopisu začínají od levé svislice)

5 PŘEDTISK Na papíru (v šabloně) je předtištěno: - záhlaví (název firmy, adresa, kontaktní údaje, logo atd.) - odvolací údaje (Váš dopis zn./ze dne, naše značka, datum) - adresové okénko

6 Hlavička dopisu úplná poštovní adresa odesílatele údaje o spojení, logo, znak apod. údaj o zápisu v obchodním rejstříku, identifikační číslo (IČ), bankovní spojení (tyto doplňující údaje častěji v zápatí stránky)

7

8 ADRESA ADRESÁTA se umísťuje do adresního okénka vymezeného předtištěnými orientačními značkami. Na dopisních předtiscích je místo pro adresní pole na úrovni svislých odvolacích údajů (podle typu okénkové obálky je častěji vpravo). Přepravní údaje (S doručenkou, Doporučeně apod.) se píší 10 mm nad adresovým polem ve svislici s řádky adresy (velkým písmenem, nezvýrazňují se, bez interpunkčních znamének.

9 ODVOLACÍ ÚDAJE slouží k bližší identifikaci písemnosti, usnadňují třídění a zakládání. Uvádějí se: - ve sloupcové (méně v řádkové) úpravě, - sloupcové odvolací údaje jsou předtištěny vedle adresového pole vpravo nebo od levé svislice. Člení se do tří skupin: Váš dopis značky/ze dne, Naše značka (čj.) Vyřizuje, Telefon, Fax, , Internet Datum Údaje, které doplňujeme, píšeme v jedné svislici s prvním údajem.

10 Sloupcové odvolací údaje Např.: VÁŠ DOPIS ZN.: To/115 ZE DNE: NAŠE ZN.: Za/213/14 VYŘIZUJE: TEL.: MOBIL: Ing. Zachystal l DATUM:

11 VĚC = heslovité vyjádření obsahu dopisu, předmět odděluje se od okolního textu dvěma volnými řádky začíná velkým písmenem, neukončuje se tečkou zvýrazní se zpravidla tučným tiskem Např.: Upřesnění objednávky

12 OSLOVENÍ Náleží do každého dopisu. Začíná vždy od levé svislice velkým písmenem a končí čárkou, vlastní text pak začíná malým písmenem. Mezi oslovením a textem se vynechává jeden řádek. Úřad, podnik, firma se oslovuje např. takto: Vážené paní a pánové, Vážení zákazníci, Vážené paní/vážení pánové, Vážení obchodní partneři,, Vážení, Vážení obchodní přátelé, Vážení klienti, Muži se oslovují 5. pádem: Pane ministře, poslanče, předsedo, řediteli, Nováčku, Vančato, Doležale, Moravče, Krbče (příp. Krbci), Šveci i Ševče, Högře, Richtře (příp. Richtre, Richtere), Ženy se oslovují přechýleným tvarem jejich titulu: Paní doktorko, docentko, poslankyně, předsedkyně, náměstkyně,

13 TEXT DOPISU Podle obsahu se člení do odstavců. Údaje, které je třeba vyzdvihnout, lze napsat na zvláštní řádek a tím zvýraznit. Úprava okrajů Na dopisních papírech s předtiskem je vzdálenost předtisku od levého nebo pravého kraje papíru minimálně 20 mm. Zarovnán (do bloku) je levý okraj textového sloupce. Pravý okraj je psán nezarovnaně; při této úpravě nemají být velké rozdíly v délce řádků. Oba okraje jsou zarovnané text dopisu je zarovnán do bloku od levé i pravé svislice. Doporučuje se používat automatické dělení slov při zarovnání do bloku se tím zabrání přílišnému roztažení některých řádků.

14 POZDRAV Pozdrav se považuje za další odstavec. Začíná vždy od stejné svislice jako předcházející odstavce. Od posledního řádku textu se odděluje jedním prázdným řádkem. Závěrečný pozdrav může být součástí poslední věty nebo souvětí. Např.: Těšíme se na Vaši zprávu a jsme s pozdravem

15 RAZÍTKO Hranaté razítko firmy, podniku nebo úřadu se otiskne se nad vlastnoruční podpis tak, aby jej nepřekrývalo. Kulatá razítka se otiskují doprostřed pod textový sloupec.

16 PODPIS V blokové úpravě od levého okraje se doporučuje umístit vlastnoruční podpis od levé svislice. Pro vlastnoruční podpis se nad vytištěným jménem a příjmením vynechává počet řádků podle potřeby. Pod podpisy odpovědných pracovníků se vytiskne jméno (nezkráceně), příjmení (neproloženě) a jejich funkce. Vždy se uvádí napřed jméno a pak příjmení. Na rozmnožených písemnostech se podpis odpovědného pracovníka vytiskne s poznámkou v. r.: Mgr. Renata Budilová v. r. ředitelka

17 PŘÍLOHY Upozornění na přílohy, které se k dopisu přikládají, se uvádějí od levé svislice (pod posledním řádkem textu se vynechávají tři řádky). Přílohy se mohou: uvést počtem (jsou-li vyjmenovány v textu); zvýrazní se stejným způsobem jako věc, např. Příloha / 1 příloha / Přílohy / 3 přílohy vyjmenovat (při malém počtu); každá příloha se zvýrazní, např.: Katalog Ceník vyjmenovat pod zvýrazněným nadpisem Přílohy; jednotlivé přílohy se již nezvýrazňují, např.: Přílohy Katalog Ceník POZOR! Za nadpisem Přílohy není žádné interpunkční znaménko.

18 ROZDĚLOVNÍK Upozornění, že kopie dopisu byla zaslána někomu jinému na vědomí, se poznamená pod podpis nebo pod přílohy od levé svislice po vynechání jednoho řádku. Nadpis Na vědomí, Rozdělovník nebo Kopie se zvýrazní, nepíše se za ním žádné interpunkční znaménko. Výčet adresátů se píše pod nadpis. (Při nedostatku místa lze rozdělovník umístit v pravé dolní čtvrtině.) Na vědomí Městský úřad Liberec Městský úřad Česká Lípa Městský úřad Chrastava

19 Kontrolní otázky 1. Jaké řádkování a velikost písma se používá v obchodní korespondenci? 2. Co bývá na předtisku (šabloně) předtištěno? 3. Jaká je obvyklá úprava odvolacích údajů? 4. Jak se píše v obchodní korespondenci věc? 5. Co víš o oslovení v obchodních dopisech? 6. Kam přijde razítko, podpis a čím musí být podpis doplněn?

20 Odpovědi 1. Jednoduché řádkování, písmo 12 b. 2. Hlavička (název a adresa firmy, kontaktní údaje, logo); odvolací údaje; adresové okénko (adresa adresáta) 3. Do sloupce, členěné do 3 skupin, vpravo nebo vlevo od adresového okénka 4. Slovo věc se nevypisuje, předmět dopisu se umístí pod odvolací údaje, oddělí dvěma prázdnými řádky od ostatního textu, píše se tučně, velkým začátečním písmem, bez interpunkčního znaménka 5. Píše se vždy, od levé svislice, dělá se za ním čárka, text dopisu začíná malým písmenem 6. Razítko přijde mezi pozdrav a podpis, pod podpis se doplní celé jméno a funkce zástupce firmy

21 Zdroje FLEISCHMANNOVÁ, E., JONÁŠ, I., KULDOVÁ, O. Písemná a elektronická komunikace pro SŠ a veřejnost 2 (upraveno podle ČSN aktualizované v r. 2007). Praha: Fortuna, 2008 ISBN ŠTIKOVÁ, St. Písemná a elektronická komunikace. Plzeň: Stanislava Štiková KORESPONDENT, 2003 KROUŽEK, J. a kol. Technika administrativy 2. Praha: FORTUNA, 1997, ISBN /adresy.htm#varianty38 [cit ] [cit ]