Metodický pokyn k předkládání účetních a finančních výkazů obcemi a dobrovolnými svazky obcí v roce 2016

Transkript

1 Metodický pokyn k předkládání účetních a finančních výkazů obcemi a dobrovolnými svazky obcí v roce 2016 Obsah: 1. Úvod 1 2. Způsob předkládání výkazů 2 3. Termíny a rozsah předkládaných výkazů a doplňujících údajů Měsíčně elektronicky finanční výkaz FIN 2-12 M Čtvrtletně účetní výkazy Rozvaha, Příloha a Výkaz zisku a ztráty Měsíčně elektronicky doplňkové informace konsolidace 5 4. Sběr výkazu Informace o schválení/neschválení účetní závěrky sestavené k Sběr výkazů PAP, rozšířený PAP a PKP 7 6. Seznam účetních jednotek patřících do dílčího konsolidačního celku státu Vznik či zánik DSO či příspěvkové organizace Předávání čtvrtletních účetních výkazů neškolských příspěvkových organizací zřízených ÚSC Personální zajištění činností na oddělení financování obcí KrÚ JMK 12 Brno, Krajský úřad JMK, 1. března 2016

2 1 1. Úvod Cílem tohoto metodického pokynu je stanovit způsob, termíny a rozsah údajů předkládaných za měsíce leden až listopad v roce 2016 krajskému úřadu obcemi a dobrovolnými svazky obcí v Jihomoravském kraji pro splnění povinností vyplývajících z platných právních předpisů: zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky (dále jen prováděcí vyhláška) včetně příloh, ve znění pozdějších předpisů vyhláška č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do centrálního systému účetních informací státu a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů (dále jen technická vyhláška) včetně příloh, ve znění pozdějších předpisů vyhláška č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků (tzv. inventarizační vyhláška), ve znění pozdějších předpisů vyhláška č. 220/2013 Sb., o požadavcích na schvalování účetních závěrek (dále jen schvalovací vyhláška) vyhláška č. 312/2014 Sb., o podmínkách sestavení účetních výkazů za Českou republiku (dále jen konsolidační vyhláška státu) České účetní standardy č ČÚS 701 Účty a zásady účtování na účtech ČÚS 702 Otevírání a uzavírání účetních knih ČÚS 703 Transfery ČÚS 704 Fondy účetní jednotky ČÚS 705 Rezervy ČÚS 706 Opravné položky a vyřazení pohledávek ČÚS 707 Zásoby ČÚS 708 Odpisování dlouhodobého majetku ČÚS 709 Vlastní zdroje ČÚS 710 Dlouhodobý nehmotný majetek a dlouhodobý hmotný majetek zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů vyhláška č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě, ve znění pozdějších předpisů vyhláška č. 5/2014 Sb., o způsobu, termínech a rozsahu údajů předkládaných pro hodnocení plnění státního rozpočtu, rozpočtů státních fondů, rozpočtů územních samosprávných celků, rozpočtů dobrovolných svazků obcí a rozpočtů Regionálních rad regionů soudržnosti včetně příloh. Finanční a účetní výkazy budou předávány elektronicky ve formátu XML. Tuto technickou formu předkládání účetních záznamů a finančních údajů určuje vyhláška č. 383/2009 Sb. a technický manuál. Jedná se o stejný formát, kterým se účetní záznamy (výkazy) zasílají do Centrálního systému účetních informací státu. Proto tento formát musí umět vystoupit každý software bez ohledu na to, zda výkazy předává do Centrálního systému účetních informací státu krajský úřad nebo účetní jednotka sama. V jednom u je vhodné zaslat všechny účetní výkazy. Každý výkaz odpovídá jednomu XML souboru. Ministerstvo financí uveřejňuje na svých stránkách vždy aktuální verzi XSD schémat. Aktuální verze automatu na Krajském úřadu Jihomoravského kraje počítá s touto strukturou, je tedy nutné, aby výkazy byly zasílány vždy v aktuální struktuře. V souvislosti se změnami v legislativě důrazně upozorňujeme na připravenost účetních softwarů pro generování výkazů ve správných formátech! - 1 -

3 2 2. Způsob předkládání výkazů Krajský úřad je oprávněn vzhledem k odpovědnosti za úplnost a správnost výkazů stanovit způsob předávání těchto výkazů a dalších potřebných údajů vztahujících se k finančním a účetním výkazům. Krajský úřad Jihomoravského kraje rozhodl, že v rámci jeho působnosti se bude postupovat podle: 5, odst. 5, písm. b), technické vyhlášky - účetní záznamy (účetní výkazy) obcí a dobrovolných svazků obcí předá do CSÚIS krajský úřad 5, odst. 6, písm. b), technické vyhlášky - účetní záznamy (účetní výkazy) příspěvkových organizací zřizovaných obcemi, dobrovolnými svazky obcí a kraji předá do CSÚIS krajský úřad 5, odst. 7 a 8, technické vyhlášky - bližší podmínky pro toto předání a v souladu s Přílohou č. 2 k vyhlášce č. 5/2014 Sb. (Způsob a termíny předkládání údajů pro hodnocení plnění rozpočtů územních samosprávných celků, dobrovolných svazků obcí a regionálních rad) - předložení finančních výkazů Účetní a finanční výkazy za obce, DSO a příspěvkové organizace (neškolského charakteru) na území Jihomoravského kraje předkládá do Centrálního systému účetních informací státu Krajský úřad Jihomoravského kraje. Tištěné výkazy nebudou od obcí, DSO a neškolských PO požadovány! 3. Termíny a rozsah předkládaných výkazů a doplňujících údajů O otevření Automatu a o možnosti zasílání finančních a účetních výkazů jsou obce informovány vždy aktuálně em

4 3 3.1 Měsíčně elektronicky finanční výkaz FIN 2-12 M za měsíce únor až červen a srpen až listopad. Za měsíce leden a červenec se výkaz FIN 2-12 M nepředává a termín pro předložení výkazů za měsíc prosinec bude stanoven dodatečně metodickým pokynem k roční účetní závěrce za rok Nejsou předávány samostatně počáteční stavy, ty jsou součástí předávaných účetních výkazů. měsíčně vždy nejpozději do 10. dne následujícího měsíce, vždy po pořízení účetních a rozpočtových dat, na automat vykaznictvi.obce@kr-jihomoravsky.cz výkaz pomocí výstupu ve formátu.xml (nelze zasílat ve formátu.pdf,.txt apod.) výkazy je nutné posílat vždy v aktuálních XSD schématech předmět u se správně zaslaným výkazem musí začínat znaky WinVYK25 (viz. Příloha č. 1 Rozhraní automat) Př.: WinVYK25_02/2016_ _08:15:10_ Město XYZ po nahrání a provedení základních kontrolních chodů obdrží obec zpětný protokol s informací, že výkaz byl přijat, popřípadě oznámení o chybách v případě chyb je třeba je opravit a zaslat výkaz znovu - protokol lze prohlížet v programu NOTEPAD (=POZNÁMKOVÝ BLOK), obec je povinna jej porovnat s výstupy ze svého účetnictví, pokud obci nepřichází tyto protokoly, je nutné zkontrolovat nastavení ové adresy, popř. zajistit její přenastavení tak, aby daná pošta nebyla vyhodnocena jako SPAMová, po stanoveném termínu nelze bez souhlasu krajského úřadu provádět opravy, které by měnily podobu již zaslaného výkazu

5 4 3.2 Čtvrtletně účetní výkazy Rozvaha, Příloha a Výkaz zisku a ztráty Účetní výkazy sestavené čtvrtletně, ve stavu k 31.3., a 30.9., je nutné zaslat nejpozději do 15. dne následujícího měsíce (obce s PAP či DPH - do 20. dne následujícího měsíce) na automat vykaznictvi.obce@kr-jihomoravsky.cz výkaz pomocí výstupu ve formátu.xml (nelze zasílat ve formátu.pdf,.txt apod.) výkazy je nutné posílat vždy v aktuálních XSD schématech předmět u se správně zaslanými výkazy musí začínat znaky WinVYK25 Př.: WinVYK25_03/2016_ _08:15:10_ Město XYZ nejlépe všechny 3 účetní výkazy v jednom u!!! Je-li jedním em zasílán pouze jeden výkaz, je třeba hodnotit zpětně zaslaný protokol až po odeslání všech výkazů. Teprve po nahrání všech výkazů mohou proběhnout požadovaným způsobem kontroly, zejména mezivýkazových vazeb. Účetní výkazy je možné odeslat společně s výkazem FIN 2-12 M, pokud má ÚJ již zaúčtovány všechny účetní případy. Součástí kontrol při načítání účetních výkazů bude vedle kontroly formátu XML dále: kontrola součtů výkazu Rozvaha, kontrola součtů Výkazu zisku a ztráty, mezivýkazové kontroly (součástí je informace o tom, zda je jednotlivý výkaz nahrán v daném období či nikoli a vazba Výkazu zisku a ztráty na Rozvahu a výkazu Rozvaha na Přílohu), po nahrání a provedení základních kontrolních chodů obdrží obec zpětný protokol s informací, že výkazy byly přijaty, popřípadě oznámení o chybách v případě chyb je třeba je opravit a zaslat chybný výkaz znovu - protokol lze prohlížet v programu NOTEPAD (=POZNÁMKOVÝ BLOK), obec je povinna výkazy porovnat s výstupy ze svého účetnictví, pokud obci nepřichází tyto protokoly, je nutné zkontrolovat nastavení ové adresy, popř. zajistit její přenastavení tak, aby daná pošta nebyla vyhodnocena jako SPAMová, po stanoveném termínu nelze bez souhlasu krajského úřadu provádět opravy, které by měnily podobu již zaslaných výkazů

6 5 3.3 Měsíčně elektronicky doplňkové informace konsolidace únor až červen a srpen až listopad (za měsíce leden a červenec se výkaz FIN 2-12 M nepředává, takže není nutné v těchto obdobích předávat ani konsolidační tabulku a termín pro předložení výkazů za měsíc prosinec bude stanoven dodatečně metodickým pokynem k roční účetní závěrce za rok 2016) em příslušnému referentu tabulka Konsolidace - konsolidační položky v rámci okresu a kraje POZOR! Tabulku dle přílohy č. 2 (ve formátu.xls) je nutné zasílat em příslušnému referentu v době zaslání výkazu FIN 2-12 M, tj. nejpozději do 10. dne následujícího měsíce Konsolidační tabulka nesmí být zaslána společně s účetní dávkou na adresu automatu, automat takovouto přílohu smaže a k příslušnému referentu se nedostane!!! Tato tabulka v sešitu MS EXCEL musí obsahovat rozpis všech konsolidačních položek a záznamových jednotek, které obec či dobrovolný svazek obcí uvádí v části IV. výkazu FIN 2-12 M a to jak v účetnictví, tak i v rozpočtu, mimo těch položek, které se konsolidují na úrovni účetní jednotky (převody mezi účty). Tyto údaje jsou nutné pro kontrolu konsolidací na úrovni daného okresu a kraje. Vzhledem k tomu, že konsolidace na úrovni okresu a kraje je ovlivněna včasným zaúčtováním přijatých či poskytnutých transferů nebo půjček a obce dostávají výpisy z bankovních účtů v různě stanovených termínech, je nutné, aby byly peněžní transfery jiným obcím a dobrovolným svazkům obcí uskutečněny vždy nejpozději do 25. kalendářního dne v měsíci. V této souvislosti je třeba věnovat pozornost také záznamovým jednotkám. Záznamové jednotky 024, 025, 026, 027 se používají pro transfery obcím resp. DSO nebo od obcí resp. DSO jiného okresu v rámci Jihomoravského kraje, záznamové jednotky 028, 029, 035, 036 slouží pro transfery obcím resp. DSO nebo od obcí resp. DSO jiného okresu mimo území Jihomoravského kraje. Věnujte také patřičnou pozornost označování "nástrojů" a "prostorových jednotek" (dříve tzv. zdroj)

7 6 4. Sběr výkazu Informace o schválení/neschválení účetní závěrky sestavené k sběr výkazu Informace o schválení/neschválení bude probíhat od do výkaz pomocí výstupu ve formátu.xml (nelze zasílat ve formátu.pdf,.txt apod.) předmět u se správně zaslanými výkazy musí začínat znaky WinVYK25 Př.: WinVYK25_05/2016_ _08:15:10_ Město XYZ k problematice Schvalování účetních závěrek obcí, DSO a příspěvkových organizací zřizovaných obcemi je na webových stránkách Jihomoravského kraje zveřejněn komplexní metodický materiál činnosti v rámci účetní jednotky by měly být organizovány tak, aby byla účetní závěrka schválena nejpozději do šesti měsíců ode dne, ke kterému se účetní závěrka sestavuje. Z toho vyplývá, že řádná účetní závěrka (sestavená k ) musí být schválena do 30. června následujícího roku. v případě mimořádné účetní závěrky (jiné datum závěrky než k ) se tato lhůta zkracuje na dva měsíce. výkaz Informace o schválení/neschválení účetní závěrky je nutné předat do CSÚIS v případě řádné účetní závěrky do roku následujícího po účetním období, za které je účetní závěrka schvalována; v případě mimořádné účetní závěrky do 3 měsíců od rozvahového dne výše uvedený metodický materiál obsahuje též detailní informace k vyplnění výkazu Informace o schválení/neschválení účetní závěrky, např. v případě, že účetní závěrka nebyla schválena z věcných nebo formálních důvodů (tj. element Rozhodnuti obsahuje hodnotu NeschvalenoVecneDuvody nebo NeschvalenoFormalniDuvody), je účetní jednotka povinna do výkazu přiložit dokument se zápisem o neschválení účetní závěrky podle 7 odst. 3 nebo 19 odst. 3 vyhlášky č. 220/2013 Sb., a to do elementu NeschvaleniZapis. dále má účetní jednotka bez ohledu na to, zda její účetní závěrka byla či nebyla schválena, možnost uvést identifikaci průkazných účetních záznamů podle 6 odst. 3, případně popis dalších skutečností významných pro uživatele účetní závěrky do elementu ZaznamyUcetni/Identifikace a přiložit tyto dokumenty v podobě souboru. Každý z těchto dokumentů musí být vytvořen jako samostatný element ZaznamUcetni. účetní jednotka rovněž může zaslat ve výkazu vyjádření k výroku o schválení nebo neschválení účetní závěrky nebo k zápisu o neschválení účetní závěrky, případně k dalším skutečnostem souvisejícím se schvalováním účetní závěrky v podobě prostého textu v elementu UcetniJednotkaVyjadreni/Popis, případně toto vyjádření přiložit v podobě dokumentu do elementu UcetniJednotkaVyjadreni/Dokument. pokud není účetní závěrka schválena ve výše uvedených lhůtách, platí, že schválena nebyla, - 6 -

8 7 pokud schvalující orgán neprovedl úkon schválení či neschválení ve lhůtě stanovené 28 odst. 1 vyhlášky č. 220/2013 Sb., do elementu RozhodnutiDatum účetní jednotka vyplňuje hodnotu data , tímto způsobem je nutné postupovat i v určitých mezních situacích (např. pokud zastupitelstvo obce není usnášeníschopné a nemůže rozhodovat o pravomocech podle 84 a 85 zákona o obcích. NEVKLÁDEJTE DO VÝKAZU INFORMACE O SCHVÁLENÍ/NESCHVÁLENÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY ZBYTEČNÉ PŘÍLOHY!!! (Např. účetní výkazy jsou již v CSÚIS zaslány a přikládat tyto výkazy je zbytečné.) 5. Sběr výkazů PAP, rozšířený PAP a PKP Termíny a způsob sběru výkazů PAP, rozšířený PAP a PKP je vždy stanoven ve Zprávách financování obcí. Níže uvedené výkazy má povinnost sestavovat ta ÚJ, která dosáhne uvedených kritérií: Obce nad obyvatel k a odst. 2 písm. c) vyhl. 383/2009 Sb. čtvrtletní výkazy PAP - 7 -

9 8 Obce nad obyvatel k a odst. 2 písm. c) vyhl. 383/2009 Sb. 10 odst. 1 vyhl. 312/2014 Sb. čtvrtletní výkazy PAP + roční rozšířený PAP počet obyvatel počet obyvatel Blansko Kyjov Boskovice Veselí nad Moravou Brno Vyškov Břeclav Znojmo Hodonín Kuřim POZOR - zatím pod hranicí !!! Ivančice DSO 10 odst. 2 vyhl. 312/2014 Sb. Pokud za 2 bezprostředně následující účetní období, za která sestavuje účetní závěrku, předcházející o 1 účetní období účetní období (roky 2013 a 2014), za které se sestavují účetní výkazy za Českou republiku (rok 2016) a za DKCS splnila alespoň jedno z těchto kritérií - aktiva celkem (netto) nebo cizí zdroje nebo celkové náklady (dělené počtem započitatelných měsíců a násobené dvanácti) nebo celkové výnosy (dělené počtem započitatelných měsíců a násobené dvanácti) > 100 mil. Kč - sestavují roční výkaz PKP Výčet konsolidovaných jednotek státu a dalších subjektů zdroj MF ČR IČO Název PKP Části PKP Vodovody a kanalizace Znojemsko X I.,II.,III.,IV.,V Dobrovolný svazek obcí Severovýchod X I.,II.,III.,IV.,V Svazek vodovodů a kanalizací Tišnovsko X I.,II.,III.,IV.,V Svazek obcí pro vodovody a kanalizace Šlapanicko X I.,II.,III.,IV.,V Svazek vodovodů a kanalizací Židlochovicko X I.,II.,III.,IV.,V Svazek vodovodů a kanalizací Ivančice X I.,II.,III.,IV.,V Dobrovolný svazek obcí Domašovsko X I.,II.,III.,IV.,V Svazek vodovodů a kanalizací Boskovice X I.,II.,III.,IV.,V Svazek obcí Tasovice a Hodonice X I.,II.,III.,IV.,V Šatavsko X I.,II.,III.,IV.,V Vodovody a kanalizace Bílovicko X I.,II.,III.,IV.,V Čistírna odpadních vod Mistřín X I.,II.,III.,IV.,V Dobrovolný svazek obcí pro výstavbu společné ČOV a kanalizací v obcích Pavlov X I.,II.,III.,IV.,V Čistírna odpadních vod Drásov - Malhostovice X I.,II.,III.,IV.,V Svazek obcí Sloup, Šošůvka - ČOV a kanalizace X I.,II.,III.,IV.,V Kanalizace obcí v povodí Jevišovky - Kyjovice, Žerotice, Tvořihráz, Výrovice X I.,II.,III.,IV.,V Jihomoravské lázně X I.,II.,III.,IV.,V Svazek obcí Doubravice nad Svitavou, Kuničky, Obora a Újezd u Boskovic X I.,II.,III.,IV.,V Svazek obcí Říčany - Ostrovačice X I.,II.,III.,IV.,V Svazek obcí Hluboké - Krokočín - Újezd u Rosic X I.,II.,III.,IV.,V Vedrovice a Kubšice - ČOV a tlaková kanalizace X I.,II.,III.,IV.,V Dobrovolný svazek obcí Strachotice, Slup X I.,II.,III.,IV.,V Dobrovolný svazek obcí Čistý jihovýchod X I.,II.,III.,IV.,V Svazek obcí Kelčany, Milotice, Skoronice, Vacenovice, Vlkoš X I.,II.,III.,IV.,V

10 9 PO zřizované obcemi (pro úplnost i školské, které zasílají přes odbor školství) 3a odst. 2 písm. d) vyhl. 383/2009 Sb. pokud aktiva celkem (netto) > 100 mil. Kč ve dvou bezprostředně předcházejících účetních obdobích čtvrtletně PAP + roční rozšířený PAP - 9 -

11 10 6. Seznam účetních jednotek patřících do dílčího konsolidačního celku státu Všechny obce a DSO předají ve stanoveném termínu roční výkaz Seznam účetních jednotek patřících do dílčího konsolidačního celku státu. Termín bude stanoven ve Zprávách financování obcí

12 11 7. Vznik či zánik DSO či příspěvkové organizace Všechny obce a DSO jsou povinny informovat odbor ekonomický, oddělení financování obcí, o všech změnách jimi zřizovaných neškolských příspěvkových organizací. Jedná se zejména o vznik či zánik příspěvkové organizace, změnu adresy apod. Ve vztahu k dobrovolným svazkům obcí se pak jedná zejména o povinnost nahlásit vznik či zánik DSO s dostatečným předstihem. Výše uvedené změny je potřeba hlásit Krajskému úřadu Jihomoravského kraje, odbor ekonomický Oddělení financování obcí, na formuláři Formulář aktualizace číselníku UJ viz příloha č. 3. Vznik nové ÚJ je potřeba elektronickou poštou zaslat na formuláři Formulář aktualizace číselníku UJ viz příloha č. 3 (na adresu tomkova.jana@kr-jihomoravsky.cz) a je nutné vyplnit, podepsat a podepsané v originále odeslat obyčejnou poštou Zmocnění pro variantu B viz příloha č. 4. Krajský úřad využije tyto informace pro potřeby nastavení svého software pro přebírání výkazů a rovněž pro zaregistrování nové organizace, nahlášení změn či ukončení aktivity stávajících organizací, do CSÚIS. Rovněž musí pro nově vzniklé organizace zaregistrovat zodpovědnou osobu/náhradní zodpovědnou osobu do CSÚIS. 8. Předávání čtvrtletních účetních výkazů neškolských příspěvkových organizací zřízených ÚSC Pro informovanost ve vztahu k příspěvkovým organizacím sdělujeme, že způsob předávání účetních výkazů neškolských příspěvkových organizací zřízených územními samosprávnými celky zůstává nezměněn a je upraven vždy samostatným metodickým pokynem, který je součástí Zpráv financování obcí

13 12 9. Personální zajištění činností na oddělení financování obcí KrÚ JMK Ing. Antonín Špaček, vedoucí oddělení financování obcí telefon: okres Blansko obce Helena Autratová telefon: DSO Ing. Kateřina Špačková telefon: okres Brno venkov obce A N Jan Klech telefon: klech.jan@kr-jihomoravsky.cz obce O Ž Zdeňka Debefová telefon: debefova.zdenka@kr-jihomoravsky.cz DSO Svatava Pecinová telefon: pecinova.svatava@kr-jihomoravsky.cz okres Břeclav obce + DSO Svatava Pecinová telefon: pecinova.svatava@kr-jihomoravsky.cz okres Hodonín obce + DSO Marie Sojková telefon: sojkova.marie@kr-jihomoravsky.cz okres Vyškov obce + DSO Eva Dvořáková telefon: dvorakova.eva@kr-jihomoravsky.cz

14 13 okres Znojmo obce A M Ing. Kateřina Špačková telefon: spackova.katerina@kr-jihomoravsky.cz obce N Ž Ing. Marek Kurka telefon: kurka.marek@kr-jihomoravsky.cz DSO Ing. Jana Tomková telefon: tomkova.jana@kr-jihomoravsky.cz statutární město Brno Ing. Jana Tomková telefon: tomkova.jana@kr-jihomoravsky.cz Ing. Marek Kurka telefon: kurka.marek@kr-jihomoravsky.cz ŽÁDÁME VÁS O DODRŽENÍ VÝŠE UVEDENÝCH POKYNŮ A STANOVENÝCH TERMÍNŮ. Přílohy (ke stažení) Příloha č. 1 Rozhraní AUTOMAT Příloha č. 2 Konsolidace 2016 Příloha č. 3 Formulář aktualizace číselníku UJ (pouze při zrušení, změně či zániku ÚJ) Příloha č. 4 Zmocnění pro variantu B (pouze pro nové ÚJ)