Šablóny na tvorbu noriem. Užívateľská príručka

Transkript

1 Šablóny na tvorbu noriem Užívateľská príručka

2 1

3 Obsah 1 Účel šablón Otvorenie šablón Hlavné okno Vpisovanie hodnôt do formuláru Odlišnosti Používanie šablóny Štýly Kapitoly Odrážky Číslovanie Vkladanie textu Vkladanie tabuliek a obrázkov Záverečné úpravy

4 1 Účel šablón Skupina šablón na tvorbu noriem obsahuje nasledovné šablóny: - STN EN (súbor STN_EN.dot) - STN EN (CENELEC) (súbor STN_EN_CENELEC.dot) - STN IEC (súbor STN_IEC.dot) - STN ISO (súbor STN_ISO.dot) Účely týchto šablón sú nasledovné: - Zjednodušiť prácu spracovateľov noriem - Zjednotiť a štandardizovať používané štýly - Popísať a štandardizovať postup práce pri tvorbe prevzatých noriem Zjednodušenie práce pozostáva z formulára v ktorom spracovateľ vyplní všetky informácie, ktoré sa vo výslednej norme viac krát opakujú. Tieto sa automaticky vložia na všetky požadované miesta. Pri správnom používaní šablón a dodržovaní pracovných postupov budú všetky výsledné dokumenty obsahovať rovnaké štýly čo zabezpečí jednotnú vizáž všetkých vytvorených noriem. 3

5 2 Otvorenie šablón Príslušnú šablónu (resp. šablóny) si nakopírujte (z internetu alebo sieťového disku) na lokálny disk počítača (napr. adresár Moje Dokumenty, Plocha, ). Šablóny sa otvárajú štandardným spôsobom ako všetky ostatné súbory (dvojitým kliknutím alebo označením a stlačením klávesu Enter). Alebo si nakopírujte šablónu na miesto, kde je umiestnený súbor NORMAL.DOT, potom je možné otvoriť ju aj cez menu Súbor Nový a vybrať príslušnú šablónu z ponuky. Na otvorenie a prácu so šablónami potrebujeme aplikáciu Microsoft Word 2000 (a vyššie). Keďže šablóny obsahujú makrá, po spustení sa môže 1 objaviť bezpečnostné varovanie, ktoré informuje užívateľa o prítomnosti makier v súbore. Obr. 2-1 Bezpečnostné varovanie Na to, aby šablóny správne fungovali, musí byť povolené spúšťanie makier. Spúšťanie makier povolíme zaškrtnutím políčka Allways trust macros from this publisher * (označené červenou farbou na Obr. 2-2) a kliknutím na tlačidlo Enable Macros * (označené modrou farbou na Obr. 2-2). Pri ďalšom otvorení šablóny sa toto okno nebude zobrazovať. Správne otvorenie šablóny sa prejaví otvorením úvodného okna (Obr. 3-1). Ak sa okno neotvorí, je nastavená príliš vysoká úroveň zabezpečenia. Úroveň zabezpečenia znížime v menu Nástroje Makrá Bezpečnosť. 1 Závisí od nastavenia aplikácie Microsoft Word ostáva rovnaký. * Text môže byť odlišný v rôznych verziách aplikácie Microsoft Word. Umiestnenie a význam však 4

6 Obr. 2-2 Postupnosť klikania pri bezpečnostnom varovaní 5

7 3 Hlavné okno Po úspešnom otvorení šablóny sa zobrazí hlavné okno. Obr. 3-1 Hlavné okno Hlavné okno slúži na vyplnenie informácií, ktoré sa vo výslednom dokumente opakujú viac krát. Po vyplnení informácií stlačíme tlačidlo Vytvoriť normu. Vytvorí sa nový dokument so štandardizovanými štýlmi, v ktorom makrá šablóny automaticky zabezpečia vpísanie zadaných informácií na všetky potrebné miesta. Hlavné okno sa potom zatvorí a v aplikácií MS Word ostane nový dokument (norma) vyplnený základnými informáciami. Spracovateľ s ním ďalej pracuje ako so štandardným dokumentom MS Word dodržujúc pracovné postupy popísané v kapitole Vpisovanie hodnôt do formuláru Pri vypisovaní označenia zahraničnej normy sa automaticky vypisuje políčko s označením slovenskej normy. Toto označenie nie je fixné a môžeme ho ľubovoľne zmeniť. Pri zapisovaní triediaceho znaku sa automaticky vkladá medzera za prvé dve cifry. 6

8 Označenia ICS začínajú textom ICS ktorý je už v políčku zapísaný, takže samotné čísla píšeme zaňho. Podľa potreby môžeme zaškrtnúť políčko čím pridáme označenie preberaného medzinárodného dokumentu pod hlavičku normy na prvej strane (Obr. 3-2). Obr. 3-2 Preberaný medzinárodný dokument Neštandardné znaky (ako napr. ă, ü, ę, õ) vkladáme cez klávesnicu príslušnej krajiny, alebo pomocou Mapy znakov systému Windows. Pri vypĺňaní tabuľky môžme prenášať text z iných aplikácií Windows, nie však z iných dokumentov Microsoft Word (dokumenty nie je možné otvoriť pokiaľ je zobrazené hlavné okno). 3.2 Odlišnosti Úvodné okno je pri všetkých šablónach rovnaké. Okrem šablóny STN EN (CENELEC). Tu je navyše možnosť zadať rok vydania zahraničnej normy (Obr. 3-3). Rok vydania zahraničnej normy sa po vytvorení normy zobrazuje na 3. strane. Obr. 3-3 Odlišnosť v hlavnom okne pri šablóne STN EN (CENELEC) 7

9 4 Používanie šablóny Nasledovné podkapitoly pojednávajú o pracovných postupoch používaných pri písaní noriem. 4.1 Štýly V šablónach sa používajú výhradne štýly, ktoré sa nachádzajú v paneli nástrojov Štýly (Obr. 4-1). Panel nástrojov Štýly sa otvára automaticky po otvorení šablóny. Do dokumentu neprenášame štýly z iných dokumentov. V dokumente sa nepoužívajú odrážky ani číslovanie z panelu nástrojov (tlačidlá a ). Pri odrážkach a číslovaní používame postup z kapitol Obr. 4-1 Panel nástrojov Štýly Kapitoly Na názvy kapitol používame prvých 5 štýlov z panelu nástrojov Štýly (hlavný nadpis, X_nadpis, X.X_nadpis, X.X.X_nadpis, X.X.X.X_nadpis). Znaky X určujú čísla kapitol, resp. podkapitol (štýl hlavný nadpis používame na názvy kapitol bez čísla). Keďže nepoužívame číslovanie programu MS Word, kapitoly číslujeme ručne. Medzi číslo kapitoly (resp. čísla podkapitol) a názov kapitoly vkladáme 4 pevné medzery (Ctrl+Shift+Medzera). Prípadné nedostatky v počte medzier odstraňujú tzv. Záverečné úpravy (kapitola 4.3). Obr. 4-2 Korektne vytvorené kapitoly (zapnuté zobrazovanie ) 8

10 4.1.2 Odrážky Pri vytváraní zoznamu s odrážkami postupujeme nasledovne: 1. Zvolíme štýl odrážka z panelu nástrojov Štýly 2. Napíšeme ručne znak odrážky. Používame dlhú pomlčku (Alt+0150), alebo bodku (Alt+0149) 3. Vložíme tabulátor a pokračujeme v požadovanom texte 4. Pri ďalšej odrážke opakujeme postup Číslovanie Pri vytváraní číslovaného zoznamu postupujeme nasledovne: 1. Zvolíme štýl odrážka z panelu nástrojov Štýly 2. Napíšeme ručne písmeno alebo číslo. Napr. a) 3. Vložíme tabulátor a pokračujeme v požadovanom texte 4. Pri ďalšej odrážke opakujeme postup 4.2 Vkladanie textu Pri vkladaní textu z iných dokumentov dbáme na to, aby sme s textom nepreniesli aj štýly. Preto používame tzv. vkladanie neformátovaného textu, namiesto štandardného prilepenia textu (Ctrl+V). Na vkladanie nenaformátovaného textu môžeme použiť položku Prilepiť špeciálne... v menu Úpravy (vyberieme možnosť Nenaformátovaný text). Ten istý efekt získame aj stlačením tlačidla Vlož text v paneli nástrojov Štýly (Obr. 4-3). Obr. 4-3 Vkladanie textu z iných dokumentov 9

11 4.3 Vkladanie tabuliek a obrázkov Tabuľky a obrázky z iných dokumentov vkladáme štandardným spôsobom cez schránku Windows (Ctrl+C, Ctrl+V, alebo tlačidlami, ). Pri vkladaní tabuľky sa prenesú štýly z prenášaného dokumentu. Tieto po prenesení opravíme na štýly zo šablóny. Pri vkladaní obrázku zo súboru môžme použiť tlačidlo Zo súboru... v paneli nástrojov Štýly. 4.4 Záverečné úpravy Pred ukončením práce s dokumentom prevádzame záverečné úpravy dokumentu. Záverečné úpravy pozostávajú s nasledovných automatických činností: - Úprava medzier pri jednopísmenových slovách. Medzery pred spojkami sa nahradia pevnými čo zabezpečí že žiadna jednopísmenová spojka neostane na konci riadku, ale presunie sa na začiatok nasledovného. - Úprava medzier pri nadpisoch kapitol. Medzery medzi číslom kapitoly (resp. podkapitoly) a názvom kapitoly sa odstránia a nahradia sa 4 pevnými medzerami. - Úprava medzier pri označeniach noriem tak, aby označenia ostali v jednom riadku. Záverečné úpravy spustíme stlačením tlačidla Záverečné úpravy v paneli nástrojov Štýly (Obr. 4-4). Obr. 4-4 Tlačidlo záverečné úpravy 10